Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại ủy ban nhân dân thành phố cẩm phả

Mục tiêu nghiên cứu Đề tài của tôi hướng đến những mục tiêu cơ bản sau: Một là qua khảo sát thực tiễn và những lý luận đã trang bị để đánh giá tình hình công tác văn thư cũng như thực t

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẨM PHẢ

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn : THS TRẦN VIỆT HÀ

Sinh viên thực hiện : PHẠM NGỌC ANH

Mã số sinh viên : 1405LTHC001

Khóa : 2014-2018

Lớp : ĐH LTH 14C

HÀ NỘI - 2018

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

5 Lịch sử nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 6

7 Giả thuyết nghiên cứu 6

8 Bố cục của Khóa luận 6

Chương 1 NHỮNG VẪN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI UBND TỈNH CẨM PHẢ 8

1.1 Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả 8

1.1.1 Chức năng 8

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 9

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 10

1.2 Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của UBND thành phố Cẩm Phả 10

1.3 Ý nghĩa của việc ứng dụng thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại UBND thành phố Cẩm Phả 12

1.4 Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản tại Uỷ ban nhân dân thành phố Cẩm Phả 14

1.4.1 Trách nhiệm của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả 15

1.4.2 Trách nhiệm của Chánh văn phòng 16

1.4.3 Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả 17

1.4.4 Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách trong Ủy ban nhân

dân thành phố 17

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 19

2.1 Quy định của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả về ứng dụng công nghệ thông tin quản lý và giải quyết văn bản 19

2.2 Cơ sở vật chất phục vụ việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý và giải quyết văn bản 20

2.2.1 Máy tính 21

2.2.2 Máy scan 21

2.2.3 Mạng internet, mạng LAN 22

2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả 23

2.3.1 Soạn thảo văn bản 23

2.3.2 Quy trình phát hành văn bản đi 27

2.3.3 Quy trình xử lý văn bản đến 30

2.3.4 Xử lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc 41

2.4 Nhận xét, đánh giá chung việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến - đi tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả 42

2.4.1 Ưu điểm 42

2.4.2 Hạn chế 44

2.4.3 Nguyên nhân 46

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 48

3.1 Nhóm giải pháp chung 48

3.1.1 Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo, sự quan tâm của Lãnh đạo cơ quan đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải

quyết văn bản 48

3.1.2 Hoàn thiện các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư nói chung và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản nói riêng tại cơ quan 48

3.1.3 Xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản 50

3.1.4 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ 50

3.1.5 Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan 52

3.1.6 Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản 53

3.1.7 Nâng cấp hệ thống máy chủ và chương trình ứng dụng trong thông tin điều hành của UBND 54

3.2 Nhóm giải pháp cụ thể 54

3.2.1 Hoạt động quản lý 54

3.2.2 Con người 57

3.2.3 Cơ sở vật chất 59

KẾT LUẬN 62

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 64 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại của sự bùng nổ thông tin như hiện nay đã đẩy nhanh xu hướng toàn cầu hóa trên toàn thế giới, trong đó có Việt Nam Công nghệ thông tin đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất cả các dữ liệu thông tin, khả năng lưu trữ thông tin khổng lồ, và xử lý chúng với tốc độ nhanh Có thể nói, công nghệ thông tin là một trong những động lực phát triển của mọi quốc gia Đây là vấn đề đang được các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nhà nước quan tâm sâu sắc, đặc biệt là trong việc quản lý hành chính

Trong việc quản lý hành chính nói chung và công tác văn phòng nói riêng, việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng là một yêu cầu mang tính tất yếu Đặc biệt, đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ Trong các nghiệp vụ của công tác văn thư, quản lý và giải quyết văn bản là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nói chung và trong quản lý văn bản nói riêng là một yêu cầu cấp thiết Quản lý văn bản với phần mềm chuyên dụng sẽ thay thế cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi…Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt, nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã được kết nối

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản nói riêng cũng như trong công tác văn thư nói chung, đã được Đảng và Nhà nước ta quan tâm từ lâu Điều đó được cụ thể hóa bằng các văn bản quy phạm pháp luật như: Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VIII…Thêm vào đó là một số văn bản của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin như: Luật Giao dịch

điện tử được Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2005; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước…

Trước tình hình thực tế đó, Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả - cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, là một trong những

cơ quan nhà nước ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào việc quản lý hành chính Đặc biệt, UBND thành phố Cẩm Phả đã và đang áp dụng phần mềm vào công tác văn thư, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

nó góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc và phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức nói chung và Ủy ban nói riêng

Với tất cả những lý do trên, tôi đã chọn “Ứng dụng công nghệ thông

tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài của tôi hướng đến những mục tiêu cơ bản sau:

Một là qua khảo sát thực tiễn và những lý luận đã trang bị để đánh giá tình hình công tác văn thư cũng như thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả;

Hai là từ cơ sở đánh giá thực trạng công tác văn thư nói chung và thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả

để đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm xây dựng và hoàn thiện hơn việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại đây

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được những mục tiêu đề ra, khóa luận sẽ tập trung giải quyết những nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả, tình hình công tác văn thư tại UBND thành phố;

- Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả

- Đánh giá và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là ứng dụng công nghệ thông tin trong

quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi về nội dung: nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả, bao gồm các bước từ soạn thảo và ban hành văn bản, tiếp nhận và giải quyết văn bản trong quản lý văn bản

- Phạm vi về không gian: Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả, tỉnh Quảng Ninh, trong đó tập trung nghiên cứu tại Văn phòng HĐND và UBND - nơi trực tiếp diễn ra các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản và ứng dụng CNTT vào công tác này Thời gian nghiên cứu đề tài này chủ yếu tập trung từ năm 2017 - 2018

5 Lịch sử nghiên cứu

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư nói chung cũng như trong quản lý và giải quyết văn bản nói riêng là một trong những đề tài mới hiện nay và đã có nhiều tác giả viết về đề tài này, có thể kể đến như:

- Các văn bản quy phạm pháp luật của Đảng và Nhà nước liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư như: Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa VIII về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước; Quyết định số 112/2001/QĐ-

TTg ngày 25 tháng 7 năm 2001của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ; Luật Lưu trữ đuợc Quốc hội thông qua ngày 11 tháng

11 năm 2011;Luật Công nghệ thông tin được Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2006…

- Luận văn Thạc sĩ của tác giả Lê Tuấn Hùng với đề tài “Ứng dụng

công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học - Công nghệ” Với nôi dung khẳng

định ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là một giải pháp quan trọng để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Đồng thời xác định rõ mục tiêu của việc ứng dụng CNTT và yêu cầu về các chức năng của phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý văn bản…

- Khóa luận tốt nghiệp có các đề tài liên quan như: “Ứng dụng CNTT

trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ"của sinh viên Phan Thị Hải Ninh trường

Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như một số khóa luận của sinh viên trường Khoa

học xã hội và nhân văn với chủ đề tương tự như: “Ứng dụng CNTT trong

công tác văn thư tại UBND thành phố Hà Nội” của sinh viên Phạm Thị Bích

Thảo, hay tại UBND tỉnh Hà Tây của sinh viên Nguyễn Thúy Hường, UBND tỉnh Bắc Giang của sinh viên Trần Thị Kim Linh,… Các đề tài này đã trình bày và mô tả được nội dung về các thao tác nghiệp vụ văn thư khi ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan

- Các Báo cáo khoa học của sinh viên đề cập đến vai trò của việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản của một số Bộ trên địa bàn thành phố Hà

Nội, tiêu biểu là “Ứng dụng khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan

Bộ Khoa học và Công nghệ” của sinh viên Lê Thị Minh; “Ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Quận ủy Đống Đa” năm 2001 của

Hà Tiến Quân…

- Tạp chí ngành, và các đề tài viết của tác giả Kiều Mai như “Vài nét về

Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng Chính phủ” và “Đề

án 112 với việc quản lý văn bản và quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng Chính phủ” đã đề cập đến một phần nội dung của Ứng dụng CNTT trong công tác

văn thư

- Cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư - lưu trữ”

của TS Dương Văn Khảm, nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Hà Nội, năm

1994 đã đề cập đến các vấn đề như vai trò của CNTT trong công tác văn thư

và một số hoạt động quản lý và giải quyết văn bản

- Ngoài ra, còn có các giáo trình về văn thư trong đó có ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, cũng như một số bài viết có liên quan trên các website như: www.archives.gov.vn; vanthuluutru.com; www.chinhphu.vn; quanlyvanthu.vn;…

Như vậy, các đề tài của sinh viên đều khảo sát, mô tả lại các bước của quy trình Ứng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ công tác văn thư từ Soạn thảo văn bản, đến lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại một cơ quan, và đề ra một số giải pháp tại một cơ quan cụ thể

Với đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết

văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả” cũng là một đề tài về

việc ứng dụng công nghệ thông tin nhưng có kế thừa các công trình trước và

có phần đi sâu hơn về một khâu nghiệp vụ là quản lý và giải quyết văn bản Bởi đó là một khâu quan trọng trong công tác văn thư để giúp cán bộ quản lý

và xử lý công việc Hơn nữa, công nghệ thông tin luôn luôn thay đổi và tiến

bộ, và mỗi cơ quan lại áp dụng một phần mềm quản lý khác nhau Vì vậy, với

đề tài này sẽ góp phần vào việc làm phát triển của công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nói chung, và quản lý và giải quyết văn bản nói riêng

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, tôi đã thực hiện các phương pháp sau:

- Phương pháp quan sát: Sử dụng phương pháp này, tôi đã trực tiếp quan sát công việc, thực tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản trong công việc của các cán bộ tại UBND

- Phương pháp khảo sát thực tế: Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, tôi sử dụng phương pháp này để khảo sát tình hình ứng dụng và khai thác phần mềm quản lý văn bản trong quá trình giải quyết công việc của các phòng, ban của cơ quan

- Phương pháp phỏng vấn, được thực hiện đối với hầu hết các phòng, ban của UBND Việc phỏng vấn tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng vấn đề trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư của UBND

- Phương pháp phân tích tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa, phát triển; hạn chế và nguyên nhân hạn chế của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại cơ quan

- Phương pháp hệ thống, thống kê, so sánh: Căn cứ vào tình hình thực

tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan, so sánh với tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan khác

7 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư được thực hiện một cách khoa học, chặt chẽ thì sẽ góp phần quyết định chất lượng làm việc của bộ phận văn thư nói riêng và của toàn bộ UBND thành phố Cẩm Phả nói chung

8 Bố cục của Khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài bao gồm 03 chương chính sau đây:

Chương 1: Giới thiệu về Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả và tình hình quản lý văn bản tại Ủy ban

Nội dung chương này giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban thành phố Cẩm Phả

và tình hình quản lý văn bản tại Ủy ban

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả

Nội dung chương này bao gồm những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Đảng, Nhà nước và Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản; quy trình ứng dụng công nghệ thông tin tại Uỷ ban

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả

Nội dung chương này bao gồm những nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả

Chương 1 NHỮNG VẪN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

TẠI UBND TỈNH CẨM PHẢ 1.1 Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả

Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015, vị trí, chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân thành phố Cẩm Phả được trình bày như sau:

1.1.1 Chức năng

Tại Điều 8, Luật Tổ chức chính quyền địa phương dân ngày 19/6/2015

quy định như sau:

Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và

cơ quan hành chính nhà nước cấp trên

- Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn huyện

- Quyết định những vấn đề của huyện trong phạm vi được phân quyền, phân cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên ủy quyền

- Kiểm tra, giám sát tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phương cấp xã

- Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp tỉnh về kết quả thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở huyện

- Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền

làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn huyện

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Theo tinh thần của Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015 của Quốc hội, tại Điều 28, Mục 2 Chương II, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thành phố Cẩm Phả được quy định như sau:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật này và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện

- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền

- Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

UBND thành phố Cẩm Phả hoạt động trên cơ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015 của Quốc hội Để hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, UBND thành phố Cẩm Phả đã sắp xếp tổ chức bộ máy làm việc như sau:

Bộ máy lãnh đạo bao gồm 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch;

Phòng ban chuyên môn trực thuộc bao gồm 12 phòng ban sau:

- Văn phòng HĐND và UBND;

- Phòng Nội vụ;

- Phòng Tài chính - Kế hoạch;

- Phòng Quản lý đô thị;

- Phòng Lao động - Thương binh và xã hội;

- Phòng Tài nguyên và Môi trường;

- Thanh tra Thành phố;

- Phòng Y tế;

- Phòng Văn hóa và Thông tin;

- Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

- Phòng Giáo dục và đào tao;

- Văn bản của các tổ chức Đảng, Đoàn thể

Trong giới hạn của bài khóa luận này, tác giả tập trung vào khối tài liệu hành chính đây là khối tài liệu chủ yếu hình thành và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả là cơ quan nhà nước tại địa phương, có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật chủ yếu mà

Ủy ban thành phố ban hành về những lĩnh vực mà Ủy ban quản lý như: Hành chính, An ninh trật tự, Kinh tế - Xã hội, Giải quyết khiếu nai,…

Ví dụ: Trong lĩnh vực Hành chính: Quyết định số 2439/QĐ-UBND của

Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả ban hành ngày 22 tháng 6 năm 2017 về việc công bố Danh mục văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND thành phố hết hiệu lực năm 2016

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng

để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan Những loại văn bản hành chính thông thường mà

Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả ban hành chủ yếu là: Công văn, Kế hoạch, Thông báo,

Ví dụ: Công văn số 1426/UBND-VP của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả ban hành ngày 02 tháng 8 năm 2015 về việc phát động cuộc thi tìm hiểu pháp luật trên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban dân tộc

Theo thống kê Công văn số 976/UBND-NV ngày 05/4/2017, số lượng văn bản đi của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả phát hành cụ thể như sau:

STT Tên cơ quan Năm Số lượng

văn bản đi

Số lượng hồ

sơ công việc

Ghi chú

Phụ lục 2: Công văn số 976/UBND-NV ngày 05/4/2017

Tóm lại, trong quá trình hoạt động và phát triển của mình, Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả đã sản sinh một khối lượng lớn với nhiều loại văn bản khác nhau để phục vụ công tác tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương Tài liệu của Ủy ban nhân dân thành phố phong phú về mặt nội dung, đa dạng về thành phần, chiếm khối lượng lớn và có ý nghĩa nhiều mặt đối với đất nước cũng như đối

Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản

lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải chỉ là của người làm văn thư

Đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ Bởi vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu

để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng Đặc biệt là trong quản

lý và giải quyết văn bản Nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hóa hoặc bán tự động, góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con người, đồng thời nâng cao năng suất lao động của cán bộ văn thư

Để xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại cần phải cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian trao đổi và xử lý thông tin văn bản giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả công việc, đảm bảo tính công khai, minh bạch trong hoạt động của cơ quan nhà nước cũng như đảm bảo khả năng tiếp cận các nguồn tài nguyên thông tin

Yêu cầu trên đòi hỏi phải đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào quy trình làm việc với văn bản tại các cơ quan quản lý hành chính nhà nước Nhận thức rõ điều này, Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả mong muốn ứng dụng CNTT nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của mình Trong các hoạt động đó, công

tác văn thư được xác định là một mặt không thể thiếu ở mỗi cơ quan, đơn vị với vai trò đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý, điều hành Công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước, vì nó là một công tác có quan hệ mật thiết với việc xây dựng, ban hành, quản lý và giải quyết các văn bản hành chính trong cơ quan, đơn vị Chính vì thế, công tác văn thư có ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng, hiệu quả hoạt động của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả

Công tác văn thư nói chung, công tác quản lý văn bản nói riêng tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả những năm qua không ngừng được đổi mới

và phát triển đặc biệt là việc ứng dụng CNTT nhằm CCHC trong công tác quản lý văn bản Từ năm 2015, Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả đã đưa phần mềm quản lý văn bản vào sử dụng, từng bước hiện đại hóa công tác văn thư, góp phần đtôi lại hiệu quả thiết thực, bước đầu giúp các cán bộ làm quen

và khai thác hệ thống tin học hóa, áp dụng cách làm việc mới, giảm thời gian tra cứu khai thác thông tin cũng như chi phí văn phòng

1.4 Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản tại Uỷ ban nhân dân thành phố Cẩm Phả

Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với nhiều mức độ phức tạp khác nhau Tuỳ thuộc vào cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong Ủy ban nhân dân thành phố có thể tham gia vào những nội dung nhất định Để công việc thực hiện được thuận lợi, Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả đã

có sự phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người, từng bộ phận trong Ủy ban nhân dân

Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả được quy định tại Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan UBND thành phố Cẩm Phả (Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2016/QĐ-UBND ngày 01/7/2016 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả)

Phụ lục 3: Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan UBND thành phố Cẩm Phả

Theo đó, có thể tóm lại như sau:

1.4.1 Trách nhiệm của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả

Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc

Công tác văn thư của Ủy ban nhân dân thành phố có làm tốt, đúng hay không, trước hết là phụ thuộc vào lãnh đạo Để làm được nhiệm vụ này, lãnh đạo, cụ thể là Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm như sau:

- Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền

Ngoài ra, lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan, tổ chức Có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan, tổ chức theo quy định của Đảng, của Nhà nước và theo quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố

Để giúp việc cho Chủ tịch trong công tác văn thư - lưu trữ, các Phó Chủ tịch có trách nhiệm sau:

- Trực tiếp phụ trách, chỉ đạo: Văn phòng HĐND và UBND thành phố; các phòng, ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc lĩnh vực được Chủ tịch

Uỷ ban nhân dân thành phố phân công

- Giúp Chủ tịch ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các

chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

- Phối hợp với Thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

Ngoài ra, tuỳ vào điều kiện cụ thể của Ủy ban nhân dân thành phố mà lãnh đạo có thể làm một số công việc cụ thể như xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở cơ quan, ở cơ quan cấp dưới hoặc ở các đơn vị trực thuộc

1.4.2 Trách nhiệm của Chánh văn phòng

Chánh văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân là người trực tiếp giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố trực tiếp tổ chức quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Ủy ban nhân dân thành phố

Chánh văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phải trực tiếp làm các công việc sau:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân công cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố về những công việc quan trọng

- Ký thừa lệnh lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố một số văn bản được lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành

- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố

- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành

- Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi

- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách

- Chánh văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

1.4.3 Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả

Tất cả cán bộ, công chức trong Ủy ban nhân dân thành phố nói chung phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình, cụ thể là:

+ Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố

+ Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình

+ Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định

+ Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản

+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thư của Ủy ban nhân dân thành phố

1.4.4 Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách trong Ủy ban nhân dân thành phố

1.4.4.1 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Nhận văn bản đến

+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

+ Trình văn bản đến

+ Đăng ký văn bản đến

+ Chuyển giao văn bản đến

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến

1.4.4.2 Đối với việc quản lý văn bản đi

+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi + Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu

+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường

+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản

1.4.4.3 Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành

1.4.4.4 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu

+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu Ủy ban nhân dân thành phố, dấu văn phòng, dấu chức danh)

+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của

Ủy ban nhân dân thành phố

Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ thể của Ủy ban nhân dân thành phố mà văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẨM PHẢ

2.1 Quy định của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả về ứng dụng công nghệ thông tin quản lý và giải quyết văn bản

Để thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, đặc biệt là trrong việc quản lý và giải quyết văn bản, Ủy ban nhân dân thành

phố Cẩm Phả đã triển khai thực hiện ban hành một số văn bản như sau:

- Quyết định số 708/QĐ-UBND ngày 14 tháng 4 năm 2014 của UBND tỉnh Quảng Ninh về ban hành quy chế đảm bảo an toàn thông tin trong hoạt động ứng dụng CNTT của các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Quảng Ninh

- Quyết định số 797/QĐ-UBND ngày 13 tháng 4 năm 2015 của UBND tỉnh Quảng Ninh Ban hành Quy định về việc trao đổi văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ninh

- Quyết định số 03/2016/QĐ-UBND ngày 1 tháng 7 năm 2016 của UBND thành phố Cẩm Phả về việc Ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan UBND thành phố Cẩm Phả

- Kế hoạch số 1457/KH-UBND ban hành ngày 21 tháng 3 năm 2016 của UBND tỉnh Quảng Ninh về việc Duy trì và nâng cao chỉ số sẵn sàng cho phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông năm 2016

- Công văn số 324/STTTT-CNTT ngày 28 tháng 4 năm 2016 của Sở Thông tin và Truyền thông phát hành về việc triển khai Kế hoạch nâng cao chỉ số sẵn sàng cho phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông năm 2016

- Công văn số 976/UBND-NV ngày 05 tháng 4 năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả về việc tổng hợp số liệu lưu trữ tồn đọng và số

lượng hồ sơ, tài liệu cần số hóa; xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;

- Công văn số 3404/UBND-NV ngày 13 tháng 12 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả về việc thống kê số lượng tài liệu phục vụ công tác xây dựng Kế hoạch số hóa

- Kế hoạch số 100/KH-UBND ban hành ngày 15 tháng 6 năm 2015 của UBND tỉnh Quảng Ninh về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước thành phố Cẩm Phả năm 2016 và giai đoạn 2016-

2020

Phụ lục 4: Kế hoạch số 100/KH-UBND ban hành ngày 15 tháng 6 năm

2015 của UBND tỉnh Quảng Ninh về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước thành phố Cẩm Phả năm 2016 và giai đoạn 2016-2020

Hiện nay chưa có văn bản từ cấp trung ương quy định cụ thể về ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, đặc biệt là trong quản lý và giải quyết văn bản dẫn đến các cấp ban ngành địa phương chỉ ban hành các văn bản dựa trên thực tế và chưa có hành lang pháp lý cho việc xây dựng và triển khai ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản Đây là một số văn bản do Ủy ban nhân dân thành phố ban hành dựa trên tình hình thực tế của thành phố để phù hợp với thực tiễn ứng dụng

2.2 Cơ sở vật chất phục vụ việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý và giải quyết văn bản

Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đtôi lại hiệu quả rất cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư đã hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp

vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc Một trong những việc để thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư đó là

đầu tư cơ sở vật chất như:

2.2.1 Máy tính

Máy tính là một trong những trang thiết bị văn phòng được đầu tư ở hầu hết mọi cơ quan, tổ chức nếu muốn ứng dụng công nghệ thông tin một cách dễ dàng, thuận tiện Bởi nó tham gia vào tất cả các khâu nghiệp vụ văn thư từ soạn thảo văn bản, cho đến việc quản lý văn bản

Trong soạn thảo văn bản, máy tính được cài đặt phần mềm Word Đây

là một trong ba phần mềm cơ bản hỗ trợ việc soạn thảo bên cạnh Exel, Power Point Word là một phần mềm không thể thiếu được đối với những người làm văn phòng Công cụ này cho phép chúng ta soạn thảo văn bản với các căn chỉnh định dạng Phù hợp với việc soạn thảo văn bản với nhiều tính năng như màu sắc và các hiệu ứng đơn giản

Trong công tác quản lý và giải quyết văn bản, máy tính giúp cán bộ văn phòng lưu trữ tài liệu với số lượng lớn và tìm tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện với những thao tác đơn giản

Với những tính năng trên, Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả đã trang bị 60 máy tính cho các phòng, ban, đơn vị thuộc Ủy ban Riêng phòng Văn thư thuộc Văn phòng được trang bị 04 máy tính cho 04 cán bộ văn thư để giải quyết công việc hàng ngày

Phụ lục 5: Hình ảnh máy tính được trang bị ở phòng Văn thư

2.2.2 Máy scan

Máy Scan hay chính xác hơn là Scanner tên tiếng việt gọi là máy quét Máy quét - scanner là một thiết bị chụp và chuyển hình ảnh vật lý từ các bản

in văn bản, tài liệu, áp phích, các trang tạp chí và các nguồn tài liệu tương tự

để hiển thị và chỉnh sửa trên máy tính Tài liệu được nạp cho máy scan là dạng bảng (tờ) phẳng cho phép quét các tài liệu đen trắng hoặc màu sắc Các Máy Quét - Scanner thường được trang bị các phần mềm đi kèm, chẳng hạn như Photoshop của hãng Adobe, cho phép bạn có thể thay đổi chỉnh sửa kích

thước của một hình ảnh nào đó Máy Quét, Scanner thường được cài đặt vào máy tính với một hệ thống máy tính giao diện nhỏ ( SCSI *) Một ứng dụng như Photoshop sử dụng chương trình TWAIN** để đọc hình ảnh

Tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả được trang bị 12 máy scan cho 12 đơn vị, phòng ban để phục vụ giải quyết công việc hàng ngày

2.2.3 Mạng internet, mạng LAN

Mạng Internet là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy nhập công cộng gồm các mạng máy tính được liên kết với nhau Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu (packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng đã được chuẩn hóa (giao thức IP) Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính nhỏ hơn của các doanh nghiệp, của các viện nghiên cứu và các trường đại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu Internet mang lại tiện ích cho con người, nó cung cấp một khối lượng thông tin khổng lồ

LAN là viết tắt của Local Area Network là mạng cục bộ dùng để kết nối các máy tính với nhau trong 1 khu vực Kết nối được thực hiện thông qua môi trường truyền thông tốc độ cao như dây cáp Các LAN cũng có thể kết nối với nhau thành WAN

LAN thường bao gồm một máy chủ (server, host) còn gọi là máy phục

vụ Máy chủ thường là máy có bộ xử lý (CPU) tốc độ cao, bộ nhớ (RAM) và đĩa cứng (HD) lớn Khi lắp đặt mạng lan sẽ cần các thiết bị kết nối khác giữa các máy tính với nhau

Với hai loại mạng trên giúp cho việc quản lý và giải quyết văn bản trên máy tính trở nên dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn Mạng Internet giúp cán bộ gửi những văn bản đến các cơ quan khác trong môi trường mạng môt cách nhanh chóng, kịp thời Mạng LAN giúp cán bộ chuyển văn bản từ phòng ban, đơn vị này sang phòng, ban, đơn vị khác trong nội bộ cơ quan đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời Tại UBND thành phố Cẩm Phả,

nhà mạng FPT đang được sử dụng rất nhiều để phục vụ quản lý và giải quyết văn bản nói riêng và công tác văn thư - lưu trữ nói chung

2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả

2.3.1 Soạn thảo văn bản

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân thành phố

Cẩm Phả được thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản pháp luật như:

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và các văn bản pháp luật có liên quan khác

Theo thống kê hồ sơ, tài liệu cần số hóa, cần xây dựng cơ sở dữ liệu, cụ thể năm 2017 (Ban hành kèm theo Công văn số 976/UBND-NV ngày 05/4/2017), Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả tỉnh đã ban hành 229.116 văn bản bao gồm các thể loại như Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Công văn,… Công tác soạn thảo đều đúng thể thức và đúng trình tự theo quy định của pháp luật Trong đó:

- Về thể thức: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả tỉnh được căn cứ vào Thông tư 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Theo Thông tư trên, văn bản hành chính của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả có đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Các thành phần khác

- Về quy trình ban hành văn bản:

Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Soạn thảo văn bản, kỹ thuật trình

bày được thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015

Đối với văn bản hành chính: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả căn cứ vào Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư; Thông

tư 01/2011/TT-BNV về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và một số văn bản quy phạm pháp luật khác cũng như Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả (Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2016/QĐ-UBND ngày 01 tháng 7 năm 2016 của

Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả) Theo đó, quy trình được thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Phòng chuyên môn, công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản

có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản bằng chương trình Microsoft Word hoặc Microsoft Excel, sau đó lưu văn bản vào file nhất định trong máy tính

Bước 2: Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã

duyệt

Dự thảo văn bản do người có thẩm quyền (cấp Trưởng hoặc cấp Phó)

ký duyệt Trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản trình người đã duyệt dự thaot xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung

Bước 3: Đánh máy, sao văn bản

Việc đánh máy phải đám bảo các yêu cầu sau:

- Đánh máy văn bản theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bảy văn bản;

- Nhân bản đúng với số lượng quy định phát hành;

- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng quy định

Việc sao văn bản được quy định như sau:

- Các hình thức bản sao bao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao

- Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV;

- Việc sao y bản chính, sao lục và trích sao phải do Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố và Chánh Văn phòng HĐND và UBND thành phố quyết định;

- Bản sao y bản chính, sao lục và trích sao được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính;

- Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) thì chỉ

có giá trị thông tin, tham khảo;

- Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan Ủy ban nhân dân thành phố những ý kiến ghi bên lề văn bản Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính

Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Người đứng đầu phòng, ban hoặc cá nhân, đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, ký nháy/tắt

vào cuối nội dung văn bản (sau dấu /.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ

chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định

- Chánh Văn phòng giúp Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”

Bước 5: Ký văn bản

- Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc ủa UBND thành phố Đối với cơ quan làm việc theo chế độ tập thể như Ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả thì trước những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

+ Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo

ký các văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố như Quyết định, Kế hoạch, Đề án,…;

+ Phó Chủ tịch được thay mặt tập thể, ký thay Chủ tịch những văn bản theo uỷ quyền của Chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

- Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký các văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành Các trường hợp phải ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.)

Riêng trường hợp ký thừa lệnh, căn cứ Khoản 4 Điều 10 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP thì Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể “giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số loại văn bản Việc giao ký thừa lệnh này phải được quy định

cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức” Ví dụ: Chủ tịch uỷ nhiệm cho Chánh Văn phòng ký các văn bản hành chính thông thường (không phải văn bản quyết định một chủ trương, chính sách, chế độ) như: thông báo, công văn đôn đốc, trả lời mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, điều hoà, phối hợp để thực hiện một quyết định của cấp trên hoặc các giấy tờ hành chính như mời họp, giấy giới thiệu…

- Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản

Nhìn chung, chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân

dân thành phố Cẩm Phả ngày càng được nâng cao, đáp ứng tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân thành phố Việc ứng dụng công nghệ thông tin bằng cách sử dụng máy tính và chương trình soạn thảo văn bản Microsoft đã tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản, giúp việc ban hành văn bản nhanh chóng, kịp thời Các văn bản được ban hành đều đảm bảo đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm quyền ban hành, nội dung văn bản đều hợp pháp và thống nhất; thể thức, kỹ thuật trình bày đúng quy định

2.3.2 Quy trình phát hành văn bản đi

Các văn bản do các phòng ban chuyên môn trình kí đăng kí lấy số qua

bộ phận văn thư, bộ phận văn thư thực hiện nhập văn bản đi như sau:

2.3.2.1 Nhập văn bản đi

Bộ phận văn thư nhập các thông tin của văn bản vào các trường Số văn

bản do phần mềm cấp tự động theo thứ tự Khi vào Mục “Nhập văn bản cơ

quan” ta có màn hình sau:

(Nguồn: Ảnh chụp giao diện hệ thống thông tin quản lý hành chính cấp

huyện sử dụng tại VP UBND Cẩm Phả)

Trong đó:

Tên trường Mô tả

Loại sổ Loại sổ để quản lý thông tin các công văn đi của cơ quan Số/ký hiệu Số đi và ký hiệu của văn bản

Mã tài liệu Mã quản lý các văn bản của đơn vị

Ngày soạn thảo Ngày soạn thảo văn bản

Ngày phát hành Là ngày văn bản được phát hành

Tên loại văn bản Là các tên loại văn bản theo quy định nhà nước ban hành Người ký Người ký văn bản đi để phát hành

Đơn vị soạn thảo Phòng ban của người soạn thảo nội dung văn bản

Độ khẩn Mức độ khẩn của văn bản

Nơi nhận Nơi nhận là các cơ quan khác cơ quan phát hành

Trích yếu Nội dung tóm tắt của văn bản phát hành

Nơi lưu Nơi lưu văn bản phát hành

Số bản Số lượng bản phát hành

Số tờ Số tờ của một bản phát hành

Ghi chú Ghi những điểm cần thiết khác về văn bản phát hành

Tệp nội dung Đính kèm tệp nội dung văn bản phát hành

Thông tin xử lý Thông tin xử lý văn bản

Ý kiến xử lý Nội dung ý kiến xử lý

2.3.2.2 Phát hành văn bản

Sau khi nhập số văn bản sẽ được trình lãnh đạo phê duyệt Sau khi ký, đóng dấu, văn bản sẽ được quét, ký số và tải lên phần mềm quản lý văn bản (bằng chức năng quét văn bản) và phát hành

(Nguồn: Ảnh chụp giao diện hệ thống thông tin quản lý hành chính cấp

huyện sử dụng tại VP UBND Cẩm Phả)

Hình ảnh văn bản đã nhập đầy đủ thông tin và có thể phát hành

2.3.2.3 Tìm kiếm văn bản đi

Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm các văn bản đi, hiển thị

được danh sách các văn bản đi theo các tiêu chí tìm kiếm Khi chọn “Tìm

kiếm văn bản đi”, các bước sẽ tương tự như “Tìm kiếm văn bản đến” và ta có

màn hình hiển thị như sau:

(Nguồn: Ảnh chụp giao diện hệ thống thông tin quản lý hành chính cấp

huyện sử dụng tại VP UBND Cẩm Phả)

Tiếp nhận văn bản đến là chức năng đầu tiên trong việc xử lý văn bản

sử dụng đối với các văn bản giấy Văn thư thực hiện cập nhật thông tin văn bản để phục vụ tra cứu và quản lý về sau:

Trong đó:

Loại sổ Loại sổ công văn đến

Tên loại văn bản Là các tên loại văn bản theo quy định nhà nước ban hành

Độ khẩn Mức độ khẩn của văn bản

Độ mật Mức độ mật của văn bản

Phòng ban Tên phòng ban nhận văn bản

Người nhận Tên người nhận văn bản đến

Nơi gửi Nơi gửi của văn bản đến

Trích yếu Nội dung tóm tắt của văn bản đến

Ghi chú Ghi những điều cần chú ý về văn bản

Vănbản liên kết Số văn bản liên quan đến nội dung của văn bản đến

Tệp nội dung Đính kèm tệp nội dung văn bản đến

Phương thức nhận Phương thức nhận văn bản đên

Hạn xử lý Thời hạn xử lý của văn bản đến

Thông tin xử lý Thông tin xử lý văn bản đến

Ý kiến xử lý Nội dung ý kiến xử lý của văn bản đó

* Quy trình Tiếp nhận văn bản đến

Chức năng này dùng để cập nhật các thông tin văn bản đến vào hệ thống phần mềm.Từ màn hình giao diện chính sau khi đăng nhập người dùng thực hiện như sau:

- Bước 1: Chọn mục Văn bản đến

- Bước 2: Chọn Tiếp nhận văn bản đến Khi đó màn hình sẽ hiển thị như sau

- Bước 3: Nhập thông tin văn bản đến và thông tin xử lý

+ Phần “Thông tin văn bản” dùng để quản lý văn bản, người sử dụng

cập nhật thông tin của văn bản để phục vụ tra cứu và quản lý về sau

 Số/ký hiệu: hệ thống sẽ hỗ trợ kiểm tra văn bản trùng của cùng một

Tác giả mà người dùng đã nhập vào phần mềm Trường hợp này sẽ xuất hiện

thông báo

+ Nhấn nút để đính kèm tệp nội dung bảnmềm của văn bản Hoặc nhấn nút sẽ hiển thị màn hình quét văn bản, hỗ trợ người sử dụng quét trực tiếp văn bản giấy vào hệ thống

(1) Nhấn để quét trực tiếp văn bản giấy vào hệ thống (2) Nhấn để tải lên bản scan vào hệ thống phần mềm

(3) Nhấn để trở về màn hình trước

+ Phần “Thông tin xử lý” nhập nội dung trao đổi hoặc xin ý kiến xử lý