Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý tại trung tâm thông tin thư viện trường đại học FPT

Thư viện là một cơ quan hoặc một bộ phận của cơ quan có nhiệm vụ cung cấp các thông tin tư liệu cho các đối tượng người dùng tin trong đó có lãnh đạo quản lý đáp ứng nhu cầu hoạt động củ

** BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ XÃ HỘI

************

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÊN ĐỀ TÀI

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO

VÀ QUẢN LÝ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC FPT

Ngành dào tạo : KHOA HỌC THƯ VIỆN Người hướng dẫn : ThS NGÔ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ NGẦN

Mã số sinh viên : 1605KHTA028 Khóa, Lớp : 2016-2020, 1605KHTA

Hà Nội, 2020

** BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ XÃ HỘI

************

BÁO CÁO TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÊN ĐỀ TÀI

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO

VÀ QUẢN LÝ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC FPT

Ngành dào tạo : KHOA HỌC THƯ VIỆN Người hướng dẫn : ThS NGÔ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ NGẦN

Mã số sinh viên : 1605KHTA028 Khóa, Lớp : 2016-2020, 1605KHTA

Hà Nội, 2020

LỜI CAM ĐOAN

Chúng tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng chúng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong đề tài nghiên cứu là trung thực và chưa được công bố trong các công trình khác Nếu không đúng như đã nêu trên, chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề tài của mình

Nguyễn Thị Ngần

Sinh viên thực hiện

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới giảng viên hướng dẫn - Th.s.Ngô Thị Thu Huyền, người đã tận tình hướng dẫn cho em trong suốt quá trình để hoàn thiện đượck hóa luận Xin chân trọng cảm ơn tập thể cán bộ thư viện tại Thư viện trường Đại học FPT đã truyền đạt, nhiệt tình giúp đỡ tôi thu thập thông tin, cung cấp tài liệu cho đề tài này, chỉ dạy những kiến thức quý báu trong suốt quá trình thực hiện khóa luận của mình Trong quá trình làm khóa luận, ngoài những thuận lợi, em cũng gặp những khó khăn nhất định về: điều kiện, khả năng và thời gian nghiên cứu nên khóa luận không tránh khỏi còn nhiều hạn chế

Em rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy, cô để khóa luận được hoàn chỉnh Xin chân trọng cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Ngần

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 THƯ VIỆN VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ 7

1.1 Khái niệm 7

1.1.1.Khái niệm tổ chức 7

1.1.2 Khái niệm quản lý 7

1.1.3 Khái niệm lãnh đạo 8

1.1.4 Khái niệm thông tin 8

1.1.5 Khái niệm thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý 9

1.1.6 Khái niệm tổ chức thông tin 9

1.1.7 Khái niệm hệ thống 10

1.1.8 Khái niệm hệ thống thông tin 10

1.1.9 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 11

1.1.10 Khái niệm tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý 11

1.2.Vai trò của tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý trong hoạt động thông tin thư viện 11

1.2.1 Đối với các nhà lãnh đạo, quản lí 11

1.2.2 Đối với Thư viện 12

1.3 Các yếu tố đảm bảo tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý trong hoạt động thông tin thư viện 13

1.3.1 Nguồn lực thông tin 13

1.3.2 Nhân lực thông tin 13

1.3.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin lãnh đạo quản lý 14

1.3.4 Cơ sở vật chất 15

1.4 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý trong hoạt động thông tin thư viện 18

1.4.1 Phân loại và xác định nhu cầu thông tin của các cấp lãnh đạo quản lý 18

1.4.2 Thu thập thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý 19

1.4.3 Xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý 20

1.4.4 Lưu trữ và bảo quản thông tin 22

1.4.5 Cung cấp và phổ biến thông tin 22

Tiểu kết chương 1 24

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC FPT 25

2.1 Khái quát về trường Đại học FPT và Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT 25

2.1.1 Khái quát về trường Đại học FPT 25

2.1.2 Khái quát về Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT 27

2.2 Quy trình tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học FPT 32

2.2.1 Nghiên cứu nhu cầu tin của lãnh đạo và quản lý 32

2.2.2 Thu thập thông tin 39

2.2.3 Xử lý thông tin 43

2.2.4 Lưu trữ và phổ biến thông tin 48

2.2.5 Cung cấp và phổ biến thông tin 52

2.3 Nhận xét về tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT 54

2.3.1 Ưu điểm 54

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 59

Tiểu kết chương 2 63

Chương 3 GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC FPT 64

3.1 Nhóm giải pháp về quy trình tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý 64

3.1.1 Phát triển nguồn lực thông tin 64

3.1.2 Chuẩn hóa trong xử lý thông tin 70

3.1.3 Lưu trữ và phổ biến thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý 74

3.2 Nhóm giải pháp về vận hành hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và

quản lý 87

3.2.1 Tăng cường số lượng và chất lượng của nhân lực thông tin 87

3.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý 90

Tiểu kết chương 3 94

KẾT LUẬN 95

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 96

PHỤ LỤC 98

Bảng 2.4: Bảng thống kê sự đánh giá của người dùng tin

về chất lượng của sản phẩm thông tin thư viện tại Thư

viện trường Đại học FPT

36

5 Bảng 2.5: Bảng thống kê sự đánh giá về chất lượng dịch

vụ thông tin thư viện tại Thư viện trường đại học FPT 37

1 Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện tần suất lên thư viện của

2 Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể hiện nhu cầu về nội dung tài

3 Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thể hiện nhu cầu về loại hình tài

4

Biểu đồ 2.4: Biểu đồ thể hiện sự đánh giá của người

dùng tin về chất lượng của sản phẩm thông tin thư viện

tại Thư viện trường Đại học FPT

37

5

Biểu đồ 2.5: Biểu đồ thể hiện sự đánh giá của người

dùng tin về chất lượng dịch vụ thông tin thư viện tại Thư

viện trường Đại học FPT

38

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức hiện tại và tương lai, xây dựng hệ thống thông tin là một nhu cầu tất yếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Tổ chức hệ thống thông tin sẽ giúp cung cấp thông tin khoa học và kịp thời cho hoạt dộng lãnh đạo quản lý Hoạt động lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau như: Lập kế hoạch và ra quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện quyết định; tổng kết và rút kinh nghiệm Như vậy, nắm bắt, thu thập và xử lý thông tin là khâu đầu tiên để ra quyết định nhưng nó đóng vai trò quyết định tất cả các khâu tiếp theo của chu trình hoạt động lãnh đạo, quản lý Đặc biệt, đối với khâu ra quyết định của người lãnh đạo, quản lý, việc thu thập, xử lý thông tin đóng vai trò nòng cốt Chất lượng của các quyết định quản lý tùy thuộc vào chất lượng của thông tin được cung cấp

Thông tin được các cán bộ lãnh đạo, quản lý tiếp cận dưới nhiều góc độ khác nhau, với những quan niệm khác nhau Tuy nhiên, có thể hiểu rằng thông tin là tất cả các sự kiện, sự việc, ý tưởng, phán đoán làm tăng sự hiểu biết của con người Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp, phương tiện thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu hoặc từ các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh Thông tin phản ánh các quy luật của tự nhiên, xã hội và tư duy của con người Trong thời đại phát triển của kinh tế tri thức, thông tin tác động một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có hoạt động lãnh đạo, quản lý Người cán bộ lãnh đạo, quản lý các cấp phải nắm bắt, thu thập và xử lý những thông tin có liên quan đến hoạt động của mình

Người lãnh đạo, quản lý ra quyết định bằng cách đưa ra nhiều phương

án khác nhau để chọn lấy một phương án có khả năng thực hiện Như vậy, quyết định là sản phẩm sáng tạo của người lãnh đạo, quản lý trong quá trình

giải quyết công việc Để chọn một phương án có khả năng thực hiện phụ thuộc nhiều vào việc người lãnh đạo, quản lý thu thập, tiếp nhận và xử lý thông tin như thế nào Nhà lãnh đạo, quản lý có thể thu thập thông tin qua nhiều kênh: Chỉ đạo của cấp trên, phản ánh của cấp dưới, tài liệu, hội họp,… Việc ban hành quyết định trong lãnh đạo, quản lý đúng hay sai, kịp thời hay không kịp thời phụ thuộc vào việc nắm bắt, thu thập, xử lý thông tin Nếu không có thông tin hoặc thiếu thông tin, người lãnh đạo, quản lý sẽ thiếu cơ

sở khoa học để đưa ra các quyết định

Trong mỗi cơ quan tổ chức, mỗi phòng ban chức năng đóng vai trò nhất định tùy thuộc vào chức năng nhiệm vụ được phân công trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo quản lý Thư viện là một cơ quan hoặc một bộ phận của cơ quan có nhiệm vụ cung cấp các thông tin tư liệu cho các đối tượng người dùng tin trong đó có lãnh đạo quản lý đáp ứng nhu cầu hoạt động của cơ quan tổ chức Kênh thông tin được cung cấp qua thư viện luôn là kênh thông tin đáng tin cậy và thường xuyên nên được cán bộ lãnh đạo, quản lý quan tâm và sử dụng với tần suất cao

Trường Đại học FPT là cơ sở giáo dục tư nhân với thế mạnh chủ đạo là các ngành đào tạo về công nghệ thông tin So với nhiều cơ sở giáo dục, Trường Đại học FPT có thời gian ra đời chưa lâu nhưng với sự cố gắng nỗ lực của ban lãnh đạo nhà trường, tập thể cán bộ nhân viên, giảng viên của nhà trường đã bước đầu hình thành một cơ sở giáo dục đào tạo có chất lượng và hiệu quả với 14 chuyên ngành Thư viện Trường Đại học FPT là một đơn vị trực thuộc Trường với số lượng nhân lực hạn chế nhưng đã đáp ứng nhu cầu của các đối tượng người dùng tin trong đó có lãnh đạo quản lý thông qua tổ chức hoạt động thông tin khoa học (họ coi thư viện là kênh cung cấp thông tin đáng tin cậy với tỷ lệ 77,8 người dùng tin lãnh đạo quản lý tại Trường) Hoạt động tổ chức thông tin tại Thư viện đã góp phần cung cấp sản phẩm, dịch vụ thông tin hiện đại, chất lượng, kịp thời cho lãnh đạo quản lý tại Trường nâng

cao chất lượng của các quyết định quản lý Tuy nhiên trong thực tế với nhân lực còn trẻ và số lượng hạn chế, hoạt động tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý tại Thư viện Trường còn nhiều khó khăn nhất định trong bối cảnh nhu cầu sử dụng các sản phẩm, dịch vụ thông tin tại Thư viện của lãnh đạo, quản

lý nhà trường với tần suất ngày càng cao

Như vậy, tổ chức thông tin của Thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động ra quyết định của người quản

lý, lãnh đạo tại Trường Đại học FPT Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã chọn đề

tài khóa luận của mình là “Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và

quản lý tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT”

2 Tình hình nghiên cứu

Tình hình nghiên cứu trên thế giới

Nghiên cứu về vấn đề tổ chức hệ thống thông tin có nhiều nghiên cứu khác nhau của các tác giả như: Wenshin Chen, Rudy Hirschheim, Adrian Williamson, Constantinos Illiopoulos [20] tập trung cho rằng sự phát triển của

hệ thống thông tin theo xu hướng hỗ trợ cho hoạt động tổ chức học tập, tri thức và được thực hiện trên cơ sở có sự đầu tư về công nghệ

Theo tác giả Gerard Salton [22], tổ chức thông tin trong thư viện hướng đến các dịch vụ tự động hóa gồm: Thu thập, phân loại, phân tích, lưu trữ, truy xuất, truyền tải và phổ biến thông tin Việc phân tích đánh giá hệ thống thư viện được giới thiệu dưới dạng các mô hình lý thuyết cũng như các ứng dụng thực tế

Tình hình nghiên cứu ở Việt Nam

Vấn đề “ tổ chức hệ thống thông tin” đã được nhiều nhà khoa học, giảng viên, sinh viên tiến hành nghiên cứu thông qua các công trình sách, đồ án, luận án, luận văn, ….với nội dung chủ yếu tập trung vào một số lĩnh vực nhất định như:

Kế toán, du lịch, quản trị Một số công trình tiêu biểu của các tác giả Nguyễn Hoàng Dũng [3], Đỗ Nguyễn Thùy Dương [4], Phan Thị Huệ [8],

Nghiên cứu về hệ thống thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo quản lý tại Thư viện được nhiều nhà thư viện học tìm hiểu nghiên cứu từ những năm đầu của thập niên 90 Các tác giả tiêu biểu như: Đoàn Phan Tân [15], Nguyễn Thị Đông [5], Bùi Loan Thùy [16], Tác giả Đoàn Phan Tân [15] tập trung nghiên cứu về các hệ thống thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý như MIS, ES, Tác giả Bùi Loan Thùy [16], Nguyễn Thị Đông [5] đã giới thiệu và phân tích về quy trình tổ chức hệ thống thông tin trong hoạt động thư viện, lưu trữ, quản trị văn phòng bao gồm các khâu: Thu thập thông tin, xử lý thông tin, lưu trữ và bảo quản thông tin, phổ biến thông tin và vai trò của thông tin với việc ban hành các quyết định quản lý

Nghiên cứu về hoạt động của Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học FPT

Trường Đại học FPT là một cơ sở giáo dục đào tạo còn non trẻ, do đó số lượng đề tài nghiên cứu về hoạt động của Thư viện Trường còn hạn chế Một số công trình nghiên cứu tiêu biểu tập trung vào các mặt hoạt động cụ thể của Thư viện và không mang tính tổng thể đa chiều của các tác giả: Nguyễn Phương Anh, Trần Thị Ngân Tác giả Nguyễn Phương Anh [1] đã nghiên cứu chuyên đề vào hoạt động xây dựng phát triển nguồn lực thông tin, thông qua nghiên cứu thực trạng và đề xuất các giải pháp phát triển nguồn lực thông tin tại Thư viện Trường Tác giả Trần Thị Ngân [11] tập trung vào quá trình sử dụng phần mềm libl 6.0 vào hoạt động của Thư viện Trường Tác giả Nguyễn Mạnh Nguyên [12] đã có bài viết đăng tải trên tạp chí Thông tin Tư liệu với nội dung chủ yếu tập trung vào sử dụng hình thức marketing trực tuyến trong hoạt động thư viện dựa theo kinh nghiệm và thực trạng hoạt động của Thư viện Trường Đại học FPT

Như vậy, chưa có một đề tài nào nghiên cứu về tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý tại Thư viện trường Đại học FPT Do đó, đây là một

đề tài mới, không trùng lặp

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học FPT

Phạm vi nghiên cứu:

Không gian: Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT tại cơ sở

Hà Nội ở Khu Công nghệ cao Hòa Lạc, km29 Đại lộ Thăng Long, huyện Thạch Thất, Hà Nội

Thời gian: Từ đầu năm 2019 đến tháng 4 năm 2020

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo

và quản lý tại Thư viện Trường Đại học FPT, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản

lý tại Thư viện trường Đại học FPT

Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lý luận về tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý

Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý tại Thư viện Trường Đại học FPT

Giải pháp nâng cao hiệu quả trong tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý tại Thư viện Trường Đại học FPT

5 Giả thuyết khoa học

Vấn đề tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý tại Thư viện Trường Đại học FPT còn nhiều hạn chế nhất định về các mặt hoạt động như: Thu thập, xử lý, lưu trữ bảo quản và phổ biến thông tin Các hạn chế do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan mang lại Vì vậy, cần đưa ra giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế, nâng cao hiệu quả trong tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý tại Thư viện trường Đại học FPT

6 Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu phù hợp gồm:

Phương pháp luận: Chủ nghĩa Mác Lenin, tư tưởng Hồ Chí Minh, chủ trương của Đảng và Nhà nước Việt Nam về hoạt động thông tin

Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Điều tra bằng bảng hỏi, phân tích tổng hợp thông tin, so sánh,…

7 Đóng góp của khóa luận

8 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần lời cam đoan, lời cảm ơn, lời nói đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Thư viện với hoạt động tổ chức hệ thống thông tin phục vụ

lãnh đạo và quản lý

Chương 2: Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và

quản lý tại Thư viện Trường Đại học FPT

Chương 3: Giải pháp tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo và

quản lý tại Thư viện Trường Đại học FPT

Chương 1 THƯ VIỆN VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG

THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ 1.1 Khái niệm

1.1.1.Khái niệm tổ chức

Trong thực tế có nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức theo các khía cạnh khác nhau: Nghĩa danh từ và động từ, theo nghĩa trạng thái tĩnh, theo nghĩa trạng thái động Theo đó tổ chức là một thể chế, một quá trình, một công cụ của con người, các yếu tố trong đó có mối quan hệ chặt chẽ, có vai trò thúc đẩy đạt được mục đích chung của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Theo tác giả Đoàn Phan Tân, “tổ chức là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu tác động của môi trường đó” [15]

Từ các khái niệm trên, có thể khái quát chung về tổ chức như sau: Là tập hợp của ít nhất hai cá nhân trở lên cùng hoạt động trong những hình thái

cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung Yếu tố liên kết gắn bó các cá nhân chính là mục tiêu chung Khi tham gia vào tổ chức các cá nhân có thể theo đuổi những mục tiêu cá nhân khác nhau nhưng họ đều hướng tới mục đích chung

1.1.2 Khái niệm quản lý

Theo tác giả Đoàn Phan Tân, “quản lý là một hoạt động thiết yếu của con người nhằm thiết kế và duy trì một môi trường làm việc bên trong và bên ngoài của tổ chức sao cho nó đảm bảo sự phối hợp những nỗ lực của các cá nhân, các bộ phận để có thể hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu đã định, trên cơ sở sử dụng tốt nhất các nguồn tài nguyên” [15] Các nguồn tài nguyên

ở đây bao gồm con người, tiền của, vật chất, năng lượng,…

Như vậy chủ thể và khách thể của hoạt động quản lý đều là con người hay nói cách khác là mối quan hệ giữa người quản lý và người được quản lý Thông qua hoạt động của người quản lý nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

bằng việc bố trí và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức

Quá trình quản lý có thể được xác định như là một loại các hoạt động định hướng theo mục tiêu, trong đó có các hành động cơ bản là : Xác định mục tiêu, lập kế hoạch để thực hiện mục tiêu, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó

1.1.3 Khái niệm lãnh đạo

Mỗi tổ chức đều cần một bộ phận lãnh đạo Những người lãnh đạo của một tổ chức là một nhóm nhỏ những người có trách nhiệm vận hành công việc của một tổ chức và có trách nhiệm báo cáo với một người trong nhóm có trách nhiệm lãnh đạo cao nhất gọi là thủ trưởng

Theo tác giả Nguyễn Thị Đông, “lãnh đạo là việc định ra chủ trương, đường lối, mục đích, tính chất, nguyên tắc hoạt động của một hệ thống nào đó trong các điều kiện môi trường nhất định Lãnh đạo là quá trình định hướng dài hạn cho một chuỗi các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý [5]

Như vậy, nội dung của hoạt động lãnh đạo đó là xác định phương

hướng, mục tiêu hoạt động lâu dài; Chọn lựa chủ trương đường lối chiến lược; Điều tiết phối hợp các mối quan hệ Chủ thể quản lý ở đây chính là nhà quản lý, đối tượng được quản lý chính là con người, cơ sở vật chất, tài chính, quy trình

1.1.4 Khái niệm thông tin

Thông tin tồn tại rất đa dạng và có vai trò quan trọng trong xã hội Khái niệm thông tin được rất nhiều nhà khoa học, tổ chức hiểu theo nhiều cách khách nhau

Theo tác giả Đoàn Phan Tân, “Thông tin là sự loại trừ tính bất định của các hiện tượng ngẫu nhiên” [14] Đây là khái niệm thông tin được thừa nhận

và phản ánh chính xác bản chất của thông tin Như vậy thông tin không phải

là những tin tức thông thường bất biến, thông tin phản ánh quy luật phát triển của thế giới tự nhiên, xã hội và tư duy con người

1.1.5 Khái niệm thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý

Kết quả của hoạt động lãnh đạo quản lý là ra quyết định quản lý của một bộ phận hoặc tổ chức/cơ quan thông qua các thông tin đã được phân tích tổng hợp xử lý theo các phương pháp khác nhau Do đó bản chất của hoạt động lãnh đạo quản lý chính là xử lý thông tin Thông tin ở đây rất đa dạng phong phú về nội dung, loại hình, nguồn cung cấp Chính hiệu quả của hoạt động xử lý thông tin sẽ quyết định chất lượng của các quyết định quản lý Qua nghiên cứu thực tế và tài liệu tham khảo, tác giả cho rằng thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý là tất cả những thông tin có giá trị như thông báo, sự kiện, số liệu, dữ liệu, tài liệu khoa học được sử dụng làm nguyên liệu đầu vào cho thực hiện các chức năng quản lý hỗ trợ ra quyết định

1.1.6 Khái niệm tổ chức thông tin

Theo quan điểm của tác giả, tổ chức thông tin là hoạt động tiếp nhận,

xử lý, lưu trữ và truyền tải thông tin đến người dùng tin

Tiếp nhận thông tin hay còn gọi là thu thập thông tin Đây là quá trình xác định nhu cầu tin của người dùng tin, tìm kiếm, chọn lọc và bổ sung thông tin từ nhiều nguồn tin đáng tin cậy phù hợp với chức năng nhiệm vụ của một

cơ quan, tổ chức và nhu cầu của người dùng tin

Xử lý thông tin là một quy trình gồm nhiều công đoạn khác nhau nhằm tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ người dùng tin

Lưu trữ và truyền tải thông tin là quá trình xây dựng bộ máy tra cứu, tổ chức kho, bảo quản và cung cấp thông tin đến người dùng tin

1.1.7 Khái niệm hệ thống

Hệ thống là một tập hợp các phần tử hay các bộ phận khác nhau có mối quan hệ tác động qua lại với nhau và được sắp xếp theo một trình tự đảm bảo tính thống nhất và có khả năng thực hiện một số chức năng và mục tiêu nhất định

Như vậy hệ thống có ba thành phần tương ứng với chức năng cơ bản có quan hệ tương tác với nhau là: Đầu vào, xử lý, đầu ra Yếu tố đầu vào là các yếu tố được thu thập vào hệ thống để xử lý như: Dữ liệu, nguồn nhân lực, Yếu tố xử lý bao gồm quá trình xử lý chế biến các yếu tố vào thành các yếu tố ra như: Quá trình xử lý dữ liệu, quá trình sản xuất, Yếu tố dầu ra bao gồm các phần tử được tạo ra từ quá trình xử lý cho mục đích cuối cùng như: Sản phẩm thông tin, dịch vụ thông tin,

1.1.8 Khái niệm hệ thống thông tin

Theo tác giả Đoàn Phan Tân, Bùi Loan Thùy, hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ thông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra” [15], [16, tr.155]

Hệ thống thông tin bao gồm tập hợp các đơn vị thông tin được tổ chức theo một trật tự nhất định, chúng tác động tương hỗ với nhau cùng thực hiện chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin với mục tiêu chung là cung cấp thông tin cho người dùng tin đạt hiệu quả cao

Như vậy các khái niệm hệ thống thông tin đều có điểm chung là một quá trình tiếp nhận, xử lý thông tin tạo thành các yếu tố đầu ra là các sản phẩm thông tin thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin Quá trình trên được tổ chức theo một trật tự nhất định có sự vận dụng của các nguồn lực trong của tổ chức như: Nhân lực, công nghệ thông tin (phần cứng, phần mềm), dữ liệu/thông tin

1.1.9 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý

Trong thực tế có nhiều quan điểm khác nhau về hệ thống thông tin quản lý: Góc độ cung cấp thông tin, góc độ tổ chức thông tin, góc độ áp dụng công nghệ thông tin, góc độ quản lý thông tin Các khái niệm đều nhấn mạnh vào mục đích tổ chức thu thập, xử lý lưu trữ và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của tổ chức Theo tác giả Bùi Loan Thùy, “hệ thống thông tin quản lý

là một tập hợp các phương tiện, công cụ, phương pháp, tổ chức và con người

có liên quan chặt chẽ với nhau nhằm đảm bảo việc thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết giúp người quản lý ra các quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý” [16; tr.157]

Từ đó có thể đưa ra khái niệm hệ thống thông tin quản lý theo góc độ tổng quát: là một tập hợp các cơ quan, đơn vị thông tin được tổ chức theo một trật tự nhất định có tác động tương hỗ với nhau thể hiện chức năng thu thập,

xử lý, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin

1.1.10 Khái niệm tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý

Theo quan điểm của tác giả, tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý là các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ về tìm tin, thu thập, xử

lý, lưu trữ và phổ biến thông tin tới các nhóm người dùng tin ở các thẩm quyền quản lý khác nhau nhằm đáp ứng kịp thời thỏa mãn nhu cầu tin phục

vụ lãnh đạo quản lý

Như vậy có thể nói tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý là một quy trình nghiệp vụ gồm các công đoạn khác nhau có vai trò và quan hệ mật thiết với nhau tạo nên một chu trình thông tin hiệu quả và chất lượng

1.2.Vai trò của tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý trong hoạt động thông tin thư viện

1.2.1 Đối với các nhà lãnh đạo, quản lí

Thư viện cung cấp tài liệu về đường lối, chiến lược, chỉ thị, nghị

quyết của Đảng, pháp luật của nhà nước; kế hoạch, chiến lược phát triển kinh

tế, văn hóa, giáo dục, khoa học công nghệ Đây là những thông tin quan trọng trong quá trình hoạch định xây dựng chiến lược quản lý và phát triển giáo dục đào tạo trong các cơ sở giáo dục

Việc tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý hiệu quả giúp nâng cao nhận thức của lãnh đạo, quản lý về vai trò của thư viện trong hoạt động của một cơ quan tổ chức Từ đó họ sẽ có sự quan tâm đầu tư nhất định

về cơ chế chính sách, tài chính và nhân lực đảm bảo hoạt động thư viện đạt chất lượng cao

Tổ chức hệ thống thông tin sẽ đáp ứng nhu cầu đa dạng của các đối tượng người dùng tin khác nhau Bên cạnh đó, tổ chức hệ thống thông tin giúp người dùng tin xây dựng thói quen sử dụng thư viện trong hoạt động nghiên cứu, giảng dạy và lãnh đạo, quản lý

1.2.2 Đối với Thư viện

Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu tin cho lãnh đạo quản lý còn giúp thư viện khẳng định được vị thế của mình trong hoạt động của một

cơ quan, tổ chức

Tổ chức hệ thống thông tin phụ vụ lãnh đạo quản lý giúp thư viện quảng bá, tuyên truyền được chức năng, nhiệm vụ và điều đó sẽ giúp thu hút đông đảo các đối tượng người dùng tin, trong đó có đối tượng người dùng tin

là lãnh đạo quản lý trong sử dụng nguồn lực tại Thư viện

Thông qua mục tiêu đáp ứng nhu cầu tin của các đối tượng người dùng tin nói chung và lãnh đạo quản lý nói riêng, ban lãnh đạo và nhân lực thư viện càng thêm yêu nghề, nhận thức được tầm quan trọng trong công tác tổ chức thông tin chất lượng, hiệu quả Từ đó thư viện sẽ dần dần cải tiến hoạt động tổ chức thông tin cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại đáp ứng nhu cầu của người sử dụng

1.3 Các yếu tố đảm bảo tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý trong hoạt động thông tin thư viện

1.3.1 Nguồn lực thông tin

NLTT yếu tố đầu vào của một hệ thống thông tin và là một nguồn lực quan trọng cho thư viện vì đây là một trong bốn yếu tố cốt lõi cấu thành nên hoạt động của bất kỳ một thư viện Nó được ví như cầu nối giữa bạn đọc và thư viện Bạn đọc đến thư viện với mục đích sử dụng NLTT thông qua các sản phẩm, dịch vụ thư viện

NLTT giúp duy trì tính thống nhất chuẩn hóa trong hoạt động thư viện cũng như tạo lập, mở rộng, đa dạng hóa các sản phẩm- dịch vụ thông tin thư viện và nâng cao vị thế xã hội của thư viện Các sản phẩm và dịch vụ thư viện chính là đầu ra của quy trình xử lý kỹ thuật nghiệp vụ đối với NLTT được bổ sung về thư viện Nhờ NLTT mà các chuẩn thư viện như: Chuẩn trong biên mục (Marc21, ISBD), chuẩn trong xử lý nội dung (Phân loại theo KPL DDC

14, định từ khóa sử dụng Bộ Từ khóa) được các Thư viện Trường thực hiện

1.3.2 Nhân lực thông tin

Nhân lực là sức lực con người, nằm trong mỗi con người và làm cho con người hoạt động Sức lực đó ngày càng phát triển cùng với sự phát triển của cơ thể con người và đến một mức độ nào đó, con người đủ điều kiện tham gia vào quá trình lao động – con người có sức lao động Nguồn nhân lực

là nguồn lực con người Nhân lực thông tin là người làm công tác thông tin, chuyên gia thông tin tại các cơ quan tổ chức

Nhân lực thông tin là một trong bốn yếu tố cấu thành nên hoạt động của một cơ quan thông tin thư viện Nếu không có nhân lực thông tin thì không thể có hoạt động của một thư viện bởi nhân lực thông tin vừa là chủ thể của quá trình tổ chức hệ thống thông tin vừa là cầu nối giữa thư viện và bạn đọc Vì vậy trong hoạt động thông tin, việc tuyển dụng và bố trí sắp xếp vị trí việc làm của nhân lực thông tin đóng vai trò then chốt giúp phát huy vai trò

của thư viện trong một cơ quan, tổ chức Trong một cơ quan thông tin thư viện, thông thường hai yếu tố quan trọng về nhân lực thông tin luôn được quan tâm là: số lượng nhân lực và trình độ chuyên môn của nhân lực Hai yếu

tố trên cần được đảm bảo hài hòa và phù hợp sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi thư viện

Các chuẩn mực đối với chuyên viên làm công tác phục vụ thông tin lãnh đạo quản lý:

Được đào tạo bài bản ngành lưu trữ, thông tin thư viện, quản trị văn phòng

Sử dụng hệ thống thông tin phải đảm bảo hệ thống được thu thập kịp thời chính xác đồng bộ

Có trách nhiệm bảo vệ các hệ thống thông tin và dữ liệu Truy cập và

xử lý thông tin theo đúng thẩm quyền

Không tiết lội các thông tin bảo mật qua hệ thống thông tin

Phải nắm vững và sử dụng thành thạo hệ thống thông tin

Tuân thủ các quy định về an toàn sử dụng mạng Không truy cập trang web, phát tán các tập tin và chương trình vi phạm pháp luật, thông tin sai lệch

Ngôn ngữ giao tiếp lịch sự rõ ràng ngắn gọn dễ hiểu

Quản lý máy tính được cấp, đảm bảo hoạt động thông tin đều đặn thông suốt

1.3.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin lãnh đạo quản lý

Xác định nhu cầu thông tin của các cấp, các khâu quản lý là một sự cần thiết khách quan, hệ thống thông tin phải chọn lọc những thông tin thiết yếu cho từng cấp, từng khâu quản lý, tránh tình trạng các nhà quản lý phải làm việc trong điều kiện quá thiếu hoặc quá tải thông tin Đồng thời tất cả các cấp, các khâu đều cần được cung cấp thường xuyên những thông tin thuộc thẩm quyền của mình, tránh tình trạng cấp này, khâu này thì được cung cấp nhanh, cấp khác, khâu khác thì cung cấp chậm hoặc không được cung cấp

Người dùng tin ở các cấp lãnh đạo quản lý phân chia phụ thuộc vào các yếu tố: Cấp độ quản lý và thẩm quyền lãnh đạo (Trung ương, trung gian, cơ sở); Trình độ nghiệp vụ; Phạm vi và trách nhiệm quản lý; Đặc điểm chức năng được giao

Người dùng tin thuộc các cấp lãnh đạo quản lý khác nhau sẽ có nhu cầu

về nguồn thông tin, phạm vi, mức độ xử lý thông tin, tầm định hướng, nội dung, hình thức và tần suất sử dụng khác nhau

Trong một tài liệu của Mintzberg xuất bản năm 1979 [21], ông cho rằng nhu cầu tin phụ thuộc vào vị trí của mỗi cá nhân trong các bộ phận khác nhau, gồm 5 yếu tố:

Cấp chiến lược – cấp quản lý cao nhất nơi mà tổ chức được quản lý ở tầm vĩ mô nhất

Cấp then chốt – nơi mà các công việc cơ bản tạo ra các sản phẩm và dịch vụ

Cấp trung gian – bao gồm nhà quản lý làm cầu nối giữa cấp chiến lược

1.3.4 Cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất thư viện là toàn bộ trụ sở và trang thiết bị của các thư viện sử dụng nhằm tổ chức hệ thống thông tin đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin Trụ sở thư viện là tổng diện tích của một hoặc các tòa nhà thư viện của một cơ quan cùng khuôn viên xung quanh thuộc quyền quản lý của thư viện Trong trụ sở thư viện, các phòng ban chức năng được tổ chức và bố trí hợp lý tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức và nhân lực của mỗi thư viện Trang

thiết bị gồm phần mềm quản trị thư viện, máy tính và hệ thống trang thiết bị cần thiết đảm bảo cho hoạt động của một thư viện như: Đèn chiếu sáng, quạt, giá sach, tủ đồ, dụng cụ chữa cháy,

Khoa học công nghệ đóng vai trò quan trọng là nền tảng để đánh giá trình độ phát triển kinh tế xã hội của một quốc gia, dân tộc Khoa học công nghệ luôn thay đổi, do đó để có thể phát triển, các ngành nghề và lĩnh vực đều phải biết cách vận dụng trong các điều kiện hoàn cảnh cụ thể Ngành thư viện cũng không nằm ngoài xu hướng thực tế đó

Trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin, các thư viện cần vận dụng các tiến bộ khoa học công nghệ vào các công đoạn trong dây chuyền thông tin

tư liệu nhằm tiết kiệm thời gian công sức của nhân lực thông tin, thông tin được xử lý với tốc độ nhanh hơn và tốc độ truy cập thông tin của người dùng tin nhanh, tiện lợi hơn

Đặc thù công việc của lãnh đạo quản lý là ra các quyết định quản lý

Họ thường không có nhiều thời gian cho hoạt động tìm kiếm thông tin trực tiếp tại các thư viện Để ra các quyết định quản lý, họ cần thông tin có độ sâu,

độ bao quát cao và được cung cấp một cách kịp thời Để thực hiện được yêu cầu đó, thư viện cần tăng cường ứng dụng công nghệ trong hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ, phổ biến thông tin hiệu quả Vì vậy, việc sử dụng các phần mềm thư viện hiện đại với việc tích hợp đa dạng các module cùng với các trang thiết bị cần thiết (máy tính, đường truyền dữ liệu) đóng vai trò rất quan trọng trong điều phối hoạt động của một thư viện

Tác dụng của tổ chức hệ thống thông tin quản lý được tin học hóa: Thực hiện nhanh các quá trình thống kê, kế toán với các số liệu chính xác cung cấp cho cán bộ lãnh đạo quản lý

Đảm nhiệm toàn bộ phần thu thập xử lý thông tin, giảm thời gian và công sức xử lý thông tin, vì thế mở rộng khả năng sáng tạo của nhà lãnh đạo, quản lý

Tăng khả năng xử lý linh hoạt, cung cấp thông tin nhạy bén kịp thời trong hoạt động quản lý

Tạo khả năng liên lạc dễ dàng với các bộ phận chức năng, khả năng trao đổi thông tin với môi trường bên trong và bên ngoài

1.3.5 Tài chính

Tài chính là một trong các yếu tố không thể thiếu, điều kiện cần cho hoạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức Đối với các thư viện công lập, hàng năm nhà nước đều có ngân sách hỗ trợ cho các hoạt động thường xuyên Đối với các thư viện dân lập không được nhận ngân sách hỗ trợ của nhà nước nên hoạt động còn rất nhiều hạn chế

Như đã trình bày cụ thể, các lãnh đạo quản lý tại các cơ sở đào tạo cần thông tin được phân tích tổng hợp, có tính cập nhật được cung cấp kịp thời đáp ứng yêu cầu thực tiễn Để đạt được yêu cầu đó thư viện cần có nguồn tài chính để phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại như: CSDL toàn văn chuyên ngành, tạp chí chuyên ngành, tổng luận tổng quan khoa học, dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc, dịch vụ tư vấn thông tin,

Nếu không có nguồn tài chính thì thư viện cũng không thể đảm bảo cho hoạt động thường xuyên như: Trang bị trang thiết bị cơ sở vật chất hiện đại, xây dựng nguồn lực thông tin, đào tạo phát triển nhân lực thông tin, tổ chức các hoạt động tuyên truyền giới thiệu tài liệu theo định kỳ,

Đối với các thư viện kể cả các thư viện công lập và thư viện dân lập, họ vẫn triển khai đầu tư phát triển một số dịch vụ có thu phí và thực hiện tốt công tác xã hội hóa sự nghiệp thư viện thông qua hoạt động hợp tác, kêu gọi

sự hỗ trợ, tài trợ của các tổ chức, cá nhân, cơ sở đào tạo bên ngoài nhằm thu hút tài trợ về nguồn lực thông tin, vốn, cơ sở vật chất, từ đó tăng thêm nguồn kinh phí cho hoạt động của thư viện

1.4 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý trong hoạt động thông tin thư viện

1.4.1 Phân loại và xác định nhu cầu thông tin của các cấp lãnh đạo quản lý

Nhu cầu thông tin của cấp quản lý chiến lược

Là mức cao nhất của công tác quản lý có tác động đến toàn bộ tổ chức Việc quản lý ở đây nhằm xác định các mục tiêu chiến lược và các đường lối

chính sách để thực hiện các mục tiêu đó

Trong khi đó hầu hết các thông tin mà cấp quản lý chiến lược yêu cầu

là được dùng cho ra quyết định Đặc trưng thông tin ở cấp quản lý chiến lược

là chúng phải có tính tổng hợp, ít chi tiết, những thông tin có tính dự báo, có quy mô rộng và thường không được xác định trước Đó là những thông tin không có cấu trúc Trong nhiều trường hợp thông tin này phải được trình bày dưới dạng đặc biệt, những bảng số liệu mang tính so sánh, những biểu đồ nói lên tình trạng cơ bản và xu hướng phát triển của tổ chức Thông tin chiến lược bao gồm thông tin được sinh ra từ nội bộ và các thông tin nhận được từ bên ngoài tổ chức Các thông tin về bên ngoài bao gồm các thông tin về các đối tác và môi trường hoạt động của tổ chức Đó là những thông tin không thể thiếu trong quá trình ra quyết định của nhà quản lý

Nhu cầu thông tin của cấp quản lý chiến thuật

Quản lý mức chiến thuật: Đây là công tác quản lý ở mức trung gian, có quy mô một đơn vị Quản lý chiến thuật là xác định các chức năng cụ thể cần làm gì để thực hiện các mục tiêu và đường lối đã đề ra trong mức quản lý chiến lược Nó định hướng vào các nhiệm vụ và các quá trình

Các nhà quản lý chiến thuật và tác nghiệp đòi hỏi thông tin có tính chi tiết, những thông tin được quy định trước, có tính định kỳ và với quy mô nhỏ, phản ánh tình trạng hiện tại của tổ chức Trong nhiều trường hợp đó là những

thông tin được rút ra từ báo cáo định kỳ hoặc từ việc kiểm tra hàng ngày các hoạt động của tổ chức

Nhu cầu thông tin của cấp quản lý tác nghiệp

Quản lý mức tác nghiệp: Đây là quản lý các công việc hàng ngày, nhằm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể với quy mô phòng làm việc, tổ công tác hoặc một phân xưởng sản xuất

Các thông tin tác nghiệp là những thông tin có cấu trúc, dựa trên dữ liệu rút ra từ các hoạt động nội bộ của tổ chức, trên phạm vi hẹp, được thu thập trong khoảng thời gian ngắn và được sử dụng để quyết định những vấn

đề diễn ra trong thời gian ngắn như trong giờ, trong ngày hoặc trong tuần như: Báo cáo lượt bạn đọc và lượt luân chuyển tài liệu trong tuần/tháng/quý/năm,

1.4.2 Thu thập thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý

Tổ chức thu thập thông tin là hình thành hệ thống các kênh thông tin bên ngoài và bên trong tổ chức, trực tiếp hay gián tiếp qua các nút tin trung gian Đây là công đoạn có vai trò quan trọng trong quy trình xử lý thông tin vì chỉ có thu thập đầy đủ các thông tin cần thì mới đảm bảo cho ta được số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của một hiện tượng xã hội

mà chúng ta quan tâm

Phương thức thu thập thông tin tại thư viện

Bổ sung tài liệu thư viện theo định kỳ: Có hai phương thức bổ sung là

bổ sung mất tiền và bổ sung không mất tiền Đây là hình thức thu thập thông tin sử dụng chủ yếu của các cơ quan thông tin thư viện để làm phong phú thêm nguồn lực thông tin của mình

Phương thức thu thập trực tiếp: Thông qua tiếp xúc trực tiếp giữa nhân lực thông tin và cán bộ lãnh đạo quản lý qua các hình thức như: tổ chức hội nghị hội thảo, tọa đàm, sử dụng bảng hỏi, phiếu hỏi phát trực tiếp, phỏng vấn trực tiếp,

Phương thức thu thập gián tiếp: Quá trình thu thập thông tin không qua tiếp xúc trực tiếp giữa nhân lực thư viện và cán bộ lãnh đạo quản lý Các hình thức thu thập gián tiếp như: Sử dụng email, phiếu hỏi, hộp thư, phản hồi

Các nguồn thông tin chủ yếu

*Phân loại nguồn thông tin theo nội dung thông tin phản ánh

Nguồn thông tin pháp luật: Các văn bản pháp quy,…Đây là các nguồn thông tin về văn bản quy phạm pháp luật, các điều ước quốc tế mà Việt Nam

là một bên ký kết hoặc tham gia, các dữ kiện được tạo lập và thu nhận trong quá trình lập pháp, hành pháp, tư pháp

Nguồn thông tin kinh tế: Nguồn thông tin về chính sách, chiến lược thông tin, thương mại, đầu tư, luật kinh tế, quy định việc kinh doanh của các nước, thông tin về lao động và nguồn lao động,

Nguồn thông tin thống kê: Bảng thống kê, bảng số liệu,…

Nguồn thông tin khoa học: Hội thảo khoa học,…

Nguồn thông tin an ninh quốc phòng

Nguồn thông tin về kỹ thuật nghiệp vụ, hành chính quản trị, nguồn vốn, tình hình sử dụng trang thiết bị trong cơ quan tổ chức, doanh nghiệp,

*Phân loại nguồn thông tin cần thu thập theo hình thức

Văn bản pháp quy: Công văn chỉ thị hướng dẫn, nghị quyết, quy chế Thông tin chuyên đề: Kỷ yếu hội thảo, hội nghị, kỷ yếu khoa học, báo cáo kết quả đề tài nghiên cứu khoa học

Niên giám thống kê: Niên giám thống kê của Cục thống kê, niên giám thống kê của các tỉnh thành phố

Sách, báo, tài liệu tham khảo trong và ngoài nước có liên quan

1.4.3 Xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý

Đây là khâu quan trọng và khó khăn, phức tạp nhất của quá trình thông tin Trong thực tiễn công việc này thường chủ yếu do các bộ phận và các cán

bộ tham mưu giúp việc cho lãnh đạo hay do bản thân những người lãnh đạo,

quản lý trực tiếp thực hiện Thực chất của xử lý thông tin là trình tự các bước tác động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới cần thiết cho quá trình quản lý

Xử lý thông tin là quá trình chế biến dữ liệu thô đã thu thập từ nhiều nguồn, loại bỏ thông tin nhiễu trở thành thông tin có giá trị và phù hợp với yêu cầu tin của nhà lãnh đạo quản lý Xử lý thông tin bao gồm: Xử lý thông tin về hình thức và xử lý thông tin về nội dung

Xử lý thông tin về hình thức: Đó là lựa chọn các yếu tố đặc trưng về

hình thức của tài liệu để mô tả theo quy tắc nhất định Xử lý hình thức có mục đích giúp người dùng tin tìm kiếm tài liệu theo các yếu tố hình thức, cung cấp các thông tin địa chỉ truy cập đến thông tin

Xử lý thông tin về nội dung: Là quá trình phân tích nội dung tài liệu và

thể hiện chúng bằng một hình thức trình bày mà hệ thống thông tin sử dụng

Các mức độ xử lý nội dung tùy thuộc từng cơ quan, thông thường có các mức độ sau: Phân loại, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt chú giải, tổng quan,… tạo thành các điểm tiếp cận thông tin là ký hiệu phân loại, các từ khóa, các bài tóm tắt chú giải, bài tổng luận

Công cụ xử lý thông tin: Đây là các căn cứ cơ sở để các cơ quan thông

tin thư viện tiến hành xử lý hình thức và nội dung thông tin/ tài liệu Công cụ

xử lý thông tin gồm:

Công cụ xử lý chuyên biệt: Để xử lý hình thức tài liệu các thư viện cần

áp dụng các quy tắc mô tả như: ISBD, AACR2 Để xử lý nội dung tài liệu cần các loại công cụ như sau: Bảng phân loại, từ điển từ chuẩn, bộ từ khóa, bảng tiêu đề chủ đề và các công cụ tra cứu trợ giúp

Công cụ hiện đại: Sử dụng máy tính, phần mềm và các trang thiết bị để

nhận thông tin (bàn phím và chuột), xử lý thông tin (Bộ xử lý thông tin CPU, phần mềm chuyên dụng), xuất thông tin (Màn hình, máy in), lưu trữ thông tin (Bộ nhớ máy tính, đĩa, vi phim vi phiếu, )

1.4.4 Lưu trữ và bảo quản thông tin

Bảo quản tài liệu là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài

Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng Tài liệu lưu trữ dễ

bị hư hỏng khi chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất

và nhân tố con người Thực hiện các nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, giữ được thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu sử dụng Vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, nóng, ẩm, nhiều mưa, các loại vi sinh vật, nấm mốc côn trùng dễ có điều kiện môi trường phát triển tác động, gây hư hại tài liệu lưu trữ rất lớn Việc bảo quản tài liệu ở nước ta là nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp

Trong quá trình bảo quản cần phân chia loại hình tài liệu bảo quản theo chất liệu: Tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử để có thể áp dụng các biện pháp và tiêu chuẩn bảo quản phù hợp

Lưu trữ thông tin chính là quá trình xây dựng bộ máy tra cứu của thư viện Trong quá trình xây dựng bộ máy tra cứu tùy từng cơ quan thông tin sẽ

có một mức độ áp dụng công nghệ thông tin nhất định vào hoạt động này đặc biệt việc thống nhất trong sử dụng khổ mẫu biên mục và định kỳ sao lưu dữ liệu thư viện

1.4.5 Cung cấp và phổ biến thông tin

Đây là công đoạn cuối cùng trong dây chuyền thông tin tư liệu Muốn

cung cấp và phổ biến thông tin cần xác định rõ nhu cầu thông tin của các cấp quản lý, các khâu quản lý Yêu cầu của vấn đề này là đáp ứng nhu cầu phục

vụ kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, bằng các hình thức thích hợp Trong quá trình cung cấp và phổ biến thông tin cần trả lời các câu hỏi:

+ Cung cấp và phân phối thông tin gì ? (nội dung)

+ Cung cấp và phân phối thông tin cho ai ? (đối tượng)

+ Cung cấp và phân phối thông tin lúc nào ? (thời gian)

+ Cung cấp và phân phối thông tin như thế nào ? (hình thức)

+ Xác định những thông tin đó có thể khai thác ở đâu ? (nguồn tin)

Các hình thức phục vụ thông tin cho cán bộ lãnh đạo và quản lý

Phục vụ rộng rãi: Đây là hình thức phục vụ cho mọi cán bộ lãnh đạo

quản lý không phân biệt trình độ và lĩnh vực quản lý của họ Hình thức này nhằm đáp ứng nhu cầu tin thường xuyên đã được xác định trước về những vấn

đề nhất định trong một khoảng thời gian dài Chẳng hạn thông tin về các vấn

đề chung, mang tính chất liên ngành, đa ngành Ví dụ như: Tổng luận chuyen

đề “Khoa học – Công nghệ - Kinh tế”, Bản tin “Thông tin chiến lược phát triển khoa học kỹ thuật kinh tế” ra hàng tháng,

Phục vụ theo nhóm: Phục vụ thông tin theo nhóm cán bộ lãnh đạo quẩn

lý có trình độ khác nhau cùng hoạt động trong một lĩnh vực hoặc cùng đảm nhiệm những trách nhiệm về chuyên môn giống nhau thỏa mãn nhu cầu tin về các vấn đề chuyên ngành hẹp hoặc từng lĩnh vực hoạt động cụ thể Ví dụ như: Bản tin chọn lọc phục vụ lãnh đạo quản lý ngành giáo dục đào tạo, bộ tài liệu đặc biệt phục vụ lãnh đạo cán bộ nghiên cứu các ngành khoa học xã hội,

Phục vụ cá nhân: Đây là hình thức phục vụ thông tin theo địa chỉ xác

định cho những cán bộ lãnh đạo quản lý chủ chốt của các cơ quan trung ương

và địa phương, các ngành nghề, các cấp

Các cơ quan thông tin sẽ cụ thể hóa các hình thức phục vụ người dùng tin lãnh đạo quản lý bằng các sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp như: Sản phẩm thông tin (tổng luận khoa học, đề tài khoa học, tạp chí tóm tắt, kỷ yếu hội nghị hội thảo, tạp chí chuyên ngành, CSDL, ), dịch vụ thông tin (tư vấn thông tin, phổ biến thông tin có chọn lọc, )

Tiểu kết chương 1

Trong chương 1 tác giả đã trình bày và phân tích cơ sở lý luận về tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý tại cơ quan thông tin thư viện bao gồm: Khái niệm, vai trò của tổ chức hệ thống thông tin tại các cơ quan thông tin thư viện, phân tích các yếu tố đảm bảo cho tổ chức thông tin tại các cơ quan thông tin thư viện và nội dung của tổ chức thông tin tại các cơ quan thông tin thư viện Từ đó có thể thấy rằng tổ chức thông tin là hoạt động then chốt trong các cơ quan thông tin thư viện nhằm phục vụ hiệu quả các đối tượng người dùng tin khác nhau đặc biệt là đối với người dùng tin là cán bộ lãnh đạo quản lý, bởi đây là đối tượng người dùng tin đặc thù với đặc điểm và nhu cầu tin có sự khác biệt nhất định so với các đối tượng người dùng tin khác Chương 1 là nền tảng để tác giả nghiên cứu thực trạng và giải pháp được áp dụng tại một cơ quan cung cấp thông tin cụ thể

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC FPT 2.1 Khái quát về trường Đại học FPT và Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học FPT

2.1.1 Khái quát về trường Đại học FPT

Lịch sử hình thành phát triển

Đại học FPT được thành lập ngày 8/9/2006 theo Quyết định số 208/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và hoạt động theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học tư thục theo Quyết định số

61/2009/QĐ-TTg ban hành ngày 17/4/2009 của Chính phủ

Là một bộ phận trực thuộc Tập đoàn FPT - Tập đoàn công nghệ thông tin và truyền thông số 1 của Việt Nam Sứ mệnh của Đại học FPT là đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao trong giai đoạn hội nhập, cung cấp năng lực cạnh tranh toàn cầu cho người học, góp phần mở mang bờ cõi trí tuệ đất nước Khác biệt trong phương pháp đào tạo của Đại học FPT là gắn kết chặt chẽ với các doanh nghiệp, đào tạo theo chương trình chuẩn công nghệ quốc tế, thành thạo hai ngoại ngữ, rèn luyện kỹ năng mềm, chú trọng phát triển con người toàn diện, hài hòa

Mục tiêu trước mắt của Trường Đại học FPT là đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao chuyên ngành CNTT, Kinh tế, Mỹ thuật và các nhóm ngành khác cho các doanh nghiệp trong nước cũng như các tập đoàn thế giới

Hiện tại trường Đại học FPT có 4 cơ sở khác nhau trên cả nước:

Cơ sở Hà Nội: Khu Công nghệ cao Hòa Lạc, Km29 Đại lộ Thăng Long, huyện Thạch Thất, Tp Hà Nội

Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh: Lô E2a-7, Đường D1 Khu Công nghệ

cao, P.Long Thạnh Mỹ, Quận 9, TP Hồ Chí Minh

Cơ sở Đà Nẵng: Khu đô thị công nghệ FPT Đà Nẵng, Phường Hoà Hải, Quận Ngũ Hành Sơn, Tp Đà Nẵng

Cơ sở Cần Thơ: Số 600, đường Nguyễn Văn Cừ, phường An Bình, quận Ninh Kiều, TP Cần Thơ

Hiện tại trường đào tạo 14 ngành học Ngoài ra nhằm nâng cao chất lượng giáo dục và phát triển hợp tác đào tạo quốc tế, nhà trường cũng đã thực hiện các hoạt động hợp tác liên kết đào tạo: Trao đổi sinh viên với các trường Đại học ở các nước các nước như Mỹ, Thái Lan, Malaysia, Ấn Độ, Nhật…; Kết nối mạng lưới doanh nghiệp toàn cầu, gắn kết doanh nghiệp, sinh viên thực tập và làm việc thực tế tại doanh nghiệp trong và ngoài nước

Sứ mệnh của Trường Đại học FPT là xây dựng mô hình của một Trường Đại học thế hệ mới, có triết lí giáo dục hiện đại, gắn liền đào tạo với thực tiễn cuộc sống và nhu cầu nhân lưc của đất nước, góp phần đưa giáo dục Việt Nam lên ngang tầm các nước tiên tiến trên thế giới

Mục tiêu trước mắt của Trường Đại học FPT là đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao chuyên ngành CNTT, quản trị kinh doanh và các nhóm ngành đào tạo khác có liên quan cho tập đoàn FPT cũng như các tập đoàn CNTT toàn cầu tại khắp nơi trên thế giới và các doanh nghiệp Việt Nam Nhằm mục đích tạo ra những công dân của xã hội tri thức thì ngoài những kiến thức chuyên môn vững vàng sinh viên Trường còn được trang bị những

kĩ năng mềm như tự học, đổi mới sáng tạo, giao tiếp, ngoại ngữ Chính với những điều này đang giúp cho Đại học FPT trở thành Trường đại học của kỹ năng mềm

Đội ngũ nhân lực lãnh đạo quản lý

Hiện nay Trường Đại học FPT cơ sở Hà Nội có số cán bộ lãnh đạo quản lý là 25 người gồm: Ban Giám hiệu, trưởng phó các phòng, khoa, bộ phận, tổ trưởng tổ chuyên môn với trình độ chuyên môn từ Cử nhân trở lên

Ban giám hiệu có nhiệm vụ đề ra chủ trương phương hướng hoạt động của Trường theo giai đoạn và trong từng năm và quản lý hoạt động chung của các phòng ban, bộ phận trực thuộc

Trưởng phó các phòng, khoa, bộ phận và tổ chuyên môn có nhiệm vụ quản lý hoạt động của các bộ phận phòng ban, tổ bộ môn được giao phụ trách

2.1.2 Khái quát về Thư viện trường Đại học FPT

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Chức năng

Thư viện Trường Đại học FPT là một trung tâm học liệu tích hợp được xây dựng và phát triển với nhiệm vụ hỗ trợ hiệu quả việc giảng dạy, nghiên cứu và các hoạt động học thuật của đội ngũ giảng viên, nhân viên và sinh viên Trường Đại học FPT Thư viện Đại học FPT Hà Nội luôn đảm bảo 4 chức

năng chính của thư viện là: Chức năng thông tin, giáo dục, văn hóa, giải trí

Là một thư viện của một Trường Đại học chuyên ngành hẹp, Thư viện luôn coi trọng chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản

lí của nhà Trường thông qua việc sử dụng khai thác các loại tài liệu có trong thư viện (Tài liệu in, tài liệu điện tử, mạng internet ) nhằm tạo ra môi trường học tập kiểu mới là giảng đường thứ hai đối với các bác sinh viên, học viên

Nhiệm vụ

Tham mưu những kế hoạch tổ chức hoạt động của thư viện cho ban giám hiệu nhằm mục đích xây dựng chiến lược phát triển phù hợp cho Thư viện đáp ứng được nhu cầu công tác đào tạo của nhà Trường

Thu thập, bổ sung, trao đổi tài liệu, các CSDL, nguồn tài nguyên thông tin Tiến hành xử lí kĩ thuật cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản trị Tổ chức, quản lý và khai thác có hiệu quả các loại tài nguyên thông tin phục vụ yêu cầu giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giáo viên và sinh viên Đặc biệt Thư viện có nhiệm vụ cung cấp toàn bộ giáo trình giảng dạy và học

tập cho giảng viên và sinh viên vào đầu các block

Thu nhận và xử lý các tài nguyên nội sinh để đem ra phục vụ người dùng tin như các đồ án nghiên cứu, luận án, luận văn …

Tổ chức sắp xếp, bảo quản, quản lý, kiểm kê các loại tài nguyên thông tin Tổ chức phục vụ và phổ biến thông tin cho NDT Đào tạo NDT biết cách

sử dụng, tìm kiếm thông tin trên hệ thống tìm tin hiện đại của thư viện

Xây dựng và phát triển mối quan hệ hợp tác với các cơ quan thư viện, các trung tâm thông tin, các trường đại học trong và ngoài nước nhằm tăng cường nguồn tài nguyên, chia sẻ nguồn lực thông tin làm phong phú thêm nguồn lực thông tin của thư viện mình, mặt khác nâng cao trình độ cán bộ thư viện Học hỏi những kinh nghiệm hay trong việc tổ chức hoạt động Tham gia hoạt động trong liện hiệp hội thư viện phía Bắc, Liên hiệp thư viện Việt Nam

Tiếp nhận tài trợ, giúp đỡ của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước Tham gia các hội nghề nghiệp trong nước và Quốc tế về thư viện

Xuất, nhập, lưu trữ, bảo quản giáo trình của trường theo yêu cầu của cấp trên, lưu trữ các tài liệu theo quy đinh của Chính phủ

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức và nhân sự

Cơ cấu tổ chức

Thư viện của Trường Đại học FPT có cơ cấu tổ chức gồm 5 bộ phận

chuyên môn phụ trách các công việc khác nhau Cụ thể như sau:

Bộ phận hành chính

Bộ phận phục vụ

Bộ phận nghiệp vụ

Bộ phận marketing

Bộ phận Báo – Tạp chí

Nhân lực thư viện

Tổng số nhân lực của Thư viện Trường Đại học FPT là 5 trong đó có

01 Trưởng bộ phận và 04 cán bộ chuyên viên phụ trách các mảng của Thư viện Trình độ của các nhân lực đều từ trình độ Cử nhân chuyên ngành Thông tin Thư viện trở lên Hiện Thư viện có 3 nhân lực có trình độ Thạc sĩ, 2 nhân lực có trình độ cử nhân

Đội ngũ nhân lực tại Thư viện Trường luôn có lòng yêu nghề và nhiệt huyết trong công việc

2.1.2.3 Nguồn lực thông tin

Về bản chất, vốn tài liệu và nguồn lực không phải là hai thực thể riêng biệt, không liên quan đến nhau Đó chỉ là tên gọi khác, sự tiếp nối, kế thừa, phát triển để hòa nhập với xu thế phát triển chung và đáp ứng tốt hơn nhu cầu

NDT Theo Luật Thư viện “Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu

tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học của nghiệp vụ thư viện để tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản” Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố cốt lõi cấu thành nên hoạt động của một thư viện

Tài liệu truyền thống: Bao gồm sách, báo tạp chí

Hiện Thư viện có hơn 80.000 bản sách giáo khoa và tham khảo chuyên ngành thuộc các ngành Công nghệ thông tin, Quản trị kinh doanh, Ngôn ngữ Anh, Ngôn ngữ Nhật

Thư viện bổ sung và tổ chức hơn 17 loại báo tạp chí được cập nhật thường xuyên, bao gồm: Làm bạn máy tính, Thời báo vi tính, Hoa học trò, Sinh viên Việt Nam, Thời báo kinh tế tài chính, Tuổi trẻ,

Thư viện chia làm 2 kho lớn là kho giáo trình và kho tham khảo Từ 2 kho lớn này chia thành các kho nhỏ hơn theo nội dung tài liệu:

Sách được tài trợ bởi Quỹ sách châu Á

Kho sách Số tên

sách

Số bản

tiếng Thái, tiếng Việt

Sách về lĩnh vực công nghệ

Đối với tài liệu điện tử

Thư viện Trường đại học FPT có CSDL (CSDL Dpace và CSDL Bookx24x7) với hơn 65.700 tài liệu điện tử Bộ sưu tập DVD, CD phục vụ nhu cầu học tập nghiên cứu chủ yếu thuộc các môn học ngoại ngữ và công nghệ với 165 tên và 343 bản Thư viện đang quản lý 2 CSDL trực tuyến:

2.1.2.4 Cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất trang thiết bị là một trong bốn yếu tố cấu thành nên hoạt động của một cơ quan thông tin thư viện, là điều kiện để một thư viện có thể triển khai các hoạt động đáp ứng nhu cầu tin Cơ sở vật chất gồm: Trụ sở, trang thiết bị, phần mềm thư viện

Trụ sở Thư viện