Số hóa tài liệu lưu trữ tại bộ văn hóa, thể thao và du lịch

Trước những khó khăn khi sử dụng các công cụ tra cứu truyền thống cũng như ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu thì Văn phòng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã nghiên cứu, triển khai và

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC

HÀ NỘI - 2018

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Văn thư – Lưu trữ đã cho tôi có cơ hội được làm khóa luận tốt nghiệp Đây là một cơ hội rất tốt đối với những sinh viên năm cuối như tôi

Lời cảm ơn tiếp theo, tôi xin phép được gửi đến ThS Phạm Thị Hồng Quyên, người đã hướng dẫn tôi viết khóa luận tốt nghiệp Trong quá trình hướng dẫn tôi, giảng viên đã nhiệt tình, tận tụy cũng như chỉ bảo tôi rất nhiều để tôi có được bài khóa luận hoàn chỉnh như ngày hôm nay

tác số hóa tài liệu lưu trữ nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi thực hiện đề tài Để khóa luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy, cô và các bạn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 14 tháng 3 năm 2018

Sinh viên

Lê Phương Thảo

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là: Lê Phương Thảo

Mã số sinh viên: 1405LTHA054

Sinh viên lớp: Đại học Lưu trữ học 14A

Tôi xin cam đoan mọi thông tin, số liệu trong đề tài khóa luận “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” là hoàn toàn chính xác Những nội dung trong bài tiểu luận này là do tôi thực hiện Mọi tài liệu tham khảo nằm trong bài khóa luận đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, công trình nghiên cứu, thời gian Và tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp này của tôi

Người cam đoan Sinh viên

Lê Phương Thảo

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ VĂN HÓA THỂ THAO VÀ DU LỊCH 8

1.1 Cơ sở lý luận của công tác số hóa tài liệu lưu trữ: 8

1.1.1 Khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ 8

1.1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ dạng số (Bản số hóa tài liệu lưu trữ) 10

1.1.3 Mục đích, ý nghĩa của công tác số hóa tài liệu lưu trữ 11

1.1.4 Yêu cầu đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ 14

1.1.5 Nguyên tắc đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ 16

1.2 Cơ sở pháp lý của công tác số hóa tài liệu liệu lưu trữ 20

1.3 Cơ sở thực tiễn 24

1.3.1 Giới thiệu khái quát về Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch 24

1.3.2 Giới thiệu khái quát tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch 26

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH 32

2.1 Chủ trương số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch 32

2.1.1 Lý do thực hiện dự án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” 33

2.1.2 Mục đích, ý nghĩa của dự án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” 33

2.1.3 Yêu cầu của dự án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” 33

2.1.3 Lộ trình thực hiện dự án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” 34

2.2 Xây dựng văn bản hướng dẫn thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch 35

2.3 Bố trí địa điểm và đầu tư trang thiết bị phục vụ cho dự án số hóa tài liệu

lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch 36

2.4 Nguồn nhân lực tham gia dự án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” 37

2.4.1 Thành phần tham gia 37

2.4.2 Trình độ của các cán bộ lưu trữ tham gia, phối hợp thực hiện số hóa tài liệu 38

2.5 Đặc điểm tài liệu lưu trữ được đưa ra số hóa 38

2.5.1 Các tiêu chí để lựa chọn tài liệu lưu trữ đưa vào dự án số hóa tài liệu lưu trữ ở Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch 38

2.5.2 Khối lượng tài liệu đưa ra số hóa 39

2.5.3 Tình trạng tài liệu đưa ra số hóa 39

2.5.4 Phạm vi thực hiện 40

2.6 Quy trình thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ 40

2.6.1 Bàn giao hồ sơ 40

2.6.2 Số hóa tài liệu 41

2.6.3 Chuyển bản số hóa tài liệu lưu trữ từ các máy tính vào máy chủ 42

2.6.4 Lập danh mục thống kê tài liệu số hóa 42

2.6.5 Giao nhận dữ liệu tài liệu lưu trữ dạng số và chuyển dữ liệu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu 43

2.6.6 Bàn giao tài liệu lưu trữ gốc và tiếp tục bàn giao hồ sơ của đợt tiếp theo 43

2.7 Nhận xét, đánh giá về công tác số hóa tài liệu lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch 44

2.7.1 Nhận xét về quy trình số hóa tài liệu lưu trữ 44

2.7.2 Nhận xét chung về công tác số hóa tài liệu lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch 44

Chương 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH 50

3.1 Đối với các cơ quan quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ 50

3.2 Đối với Văn phòng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch 53

KẾT LUẬN 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Từ rất lâu con người đã nhận thức được tầm quan trọng của việc lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu tồn tại và phát triển của mình Tài liệu lưu trữ đã mang lại lợi ích rất lớn trong các lĩnh vực như chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học,… của mọi quốc gia Vì tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính – là một trong những nguồn chứa đựng thông tin trong quá khứ và được lựa chọn để lưu trữ Chính vì vậy, mà độ chính xác cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ

là rất cao

Và hiện nay, khi xã hội ngày càng phát triển và hiện đại thì việc khai thác và

sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng Để đảm bảo sự an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ cũng như để việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả được thuận tiện hơn thì một số nước tiên tiến trên thể giới đã áp dụng công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật vào lưu trữ của mình Có thể kể đến lưu trữ của Anh

là kho lưu trữ tự động hiện đại; lưu trữ Mỹ ứng dụng mạng xã hội; lưu trữ của Úc

đã kết hợp lưu trữ với giáo dục;… Ở Việt Nam, cũng đã áp dụng thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo quản, phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả đó là số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu lưu trữ chính là việc sử dụng các thiết bị số để chuyển hóa nguồn thông tin tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau sang dạng số và được quản lý bằng các thiết bị điện tử Điều này nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc, giúp việc khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, tiện lợi Ở nước ta, việc số hóa tài liệu lưu trữ, ngoài các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia áp dụng, đã có một số

cơ quan áp dụng và thực hiện số hóa tài liệu như Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố

Hà Nội, Sở Tư pháp thành phố Hà Nội, Sở Quy hoạch – Kiến trúc thành phố Hà Nội, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên – Huế, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang

Qua tìm hiểu và được tiếp cận thực tế em nhận thấy kho lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch hiện tại đang lưu giữ và bảo quản một khối tài liệu lớn, có

giá trị cao và thường xuyên được các cán bộ chuyên trách khai và sử dụng để phục

vụ cho công việc của mình Trước những khó khăn khi sử dụng các công cụ tra cứu truyền thống cũng như ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu thì Văn phòng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã nghiên cứu, triển khai và thực hiện dự án số hóa tài liệu lưu trữ trong kho

Trong quá trình kiến tập và thực tập tốt nghiệp tại đây, tôi nhận thấy việc thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực sự rất cần thiết Công tác nghiên cứu khoa học về số hóa tài liệu lưu trữ đã cho thấy những lợi ích mà số hóa tài liệu lưu trữ đem lại là rất lớn Bên cạnh đó, việc nghiên cứu khoa học về số hóa tài liệu lưu trữ còn chỉ ra những khó khăn, hạn chế mà các cơ quan, tổ chức ở nước

ta gặp phải trong việc số hóa tài liệu lưu trữ Để khắc phục những khó khăn, hạn chế đó ta cần phải đẩy mạnh các công tác nghiên cứu, áp dụng thực tiễn để phát huy những ưu điểm cũng như tìm ra những hạn chế gặp phải để đưa ra giải pháp phù hợp để cái thiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ

Chính từ những lý do trên, tôi đã lựa chọn đề tài “Số hóa tài liệu lưu trữ tại

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công nghệ số hóa tài liệu đã mang lại rất nhiều cơ hội mới không chỉ trong lĩnh vực lưu trữ mà còn trong lĩnh vực bảo tàng, thư viện Số hóa tài liệu lưu trữ đã đóng góp rất nhiều lợi ích vào công tác bảo quản tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Việc số hóa tài liệu lưu trữ không những tăng cường bảo quản tài liệu lưu trữ gốc mà còn giúp độc giả tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, thuận lợi, tiết kiệm được thời gian và công sức Vì vậy, đã có rất nhiều bài viết, bài nghiên cứu, các buổi hội thảo khoa học nghiên cứu về vấn đề này Cụ thể:

Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học

1 Luận văn Thạc sĩ: “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tài Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ”, của tác giả Nguyễn Thị Hạnh, khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN),

Hà Nội, 2016

2 Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác số hóa tài liệu của phòng Tài nguyên và Môi trường quận Hai Bà Trưng”, của tác giả Nguyễn Thị Thảo, khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội, năm 2016

3 Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III”, của tác giả Nguyễn Khánh Hòa, khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội, năm 2017

Các bài viết trong các cuốn kỷ yếu Hội thảo khoa học

1 “Một số kinh nghiệm về số hóa tài liệu Châu bản, Mộc bản”, của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, trong cuốn kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế: “Số hóa tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm”, Hà Nội, 2009

2 “Vài ý kiến bước đầu về số hóa tài liệu tại trung tâm lưu trữ quốc gia III”, của tác giả Vũ Văn Tâm, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, trong cuốn kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong các trung tâm lưu trữ quốc gia”,Hà Nội, 2011

3 “Số hóa tài liệu và những vấn đề đặt ra”, của tác giả Nguyễn Thị Thu Hoài, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, trong cuốn kỷ yếu Hội thảo khoa học

“Thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong các trung tâm lưu trữ quốc gia”, Hà Nội, 2011

Các bài viết trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Bản tin thư viện – công nghệ thông tin,…

1 “Số hóa tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ”, của tác giả Dương Văn Khảm, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 3, 2013

2 “Những vấn đề cơ bản trong số hóa tài liệu lưu trữ”, của tác giả Nguyễn

Bá Phong, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt nam, số 10, 2009

3 “Quy trình công việc cho một dự án số hóa”, của tác giả TomDe Mulder, Bản tin thư viện – công nghệ thông tin, tháng 10, 2007

4 “Công tác số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang”, của tác giả Phạm văn Thiện, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 8, 2017

5 “Ý kiến của các nhà chuyên môn Mỹ về số hóa tài liệu”, của tác giả Thu

Hà và Phương Thảo, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 8, 2017

6 “Bàn về chiến lược bảo hiểm tài liệu lưu trữ của Việt Nam”, của tác giả Trần Hoàng, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 12, 2017

Công tác số hóa tài liệu lưu trữ của Việt Nam vẫn còn nhiều vấn đề cần quan tâm và nghiên cứu Các bài viết, các công trình nghiên cứu trên đã cho chúng ta cái nhìn rõ hơn về một số khía cạnh trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ Từ đó có thể rút ra bài học, kinh nghiệm để áp dụng vào thực tiễn số hóa tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức

Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao

và Du lịch” để có thể hiểu rõ hơn việc áp dụng công tác số hóa tài liệu lưu trữ vào thực tiễn của một cơ quan cụ thể, từ đó phát hiện những ưu điểm và hạn chế khi thực hiện cụ thể vào công tác lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Và đưa

ra được những đề xuất phù hợp với thực trạng công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

3 Mục tiêu đề tài

Đề tài “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” hướng tới việc nghiên cứu quy trình số hóa tài liệu lưu trữ và đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại đây

Đề tài hướng đến mục tiêu cụ thể như sau:

Hệ thống hóa và làm rõ những khái niệm liên quan đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ; nêu ra được đặc điểm của tài liệu lưu trữ dạng số và những nguyên tắc đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ; làm rõ các yêu cầu đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ; hệ thống những văn bản quy định của pháp luật về công tác số hóa tài liệu lưu trữ

Phản ánh khái quát thực trạng áp dụng công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá về công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Trên cơ sở thực trạng công tác số hóa tài liệu lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đề xuất một số giải pháp để nâng cao và hoàn thiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ ở Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch mà ở tất cả các cơ

quan, tổ chức áp dụng công tác số hóa tài liệu để bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của mình

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để hướng tới các mục tiêu trên, tôi cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Khái quát những vấn đề lý luận về số hóa tài liệu lưu trữ: hệ thống các khái niệm liên quan đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ, hệ thống những văn bản quy định của pháp luật về công tác số hóa tài liệu lưu trữ Từ đó, sẽ là cơ sở để nghiên cứu đề tài khóa luận

Tìm hiểu tình hình, đặc điểm của tài liệu lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác số hóa tài liệu lưu trữ (tài liệu giấy) của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Số hóa tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch từ năm 2001 đến nay

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

số hóa tài liệu của Văn phòng Bộ Văn hóa, Thể thao Và Du lịch để có cái nhìn tổng quan và chính xác nhất về công tác số hóa tài liệu lưu trữ

thu thập được, tiến hành phân tích và tổng hợp lại thông tin, lựa chọn những thông tin có giá trị để từ đó thấy được công tác số hóa tài liệu lưu trữ của Văn phòng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch được thực hiện như thế nào

Phương pháp hệ thống, thống kê: Căn cứ vào những thông tin đã tổng hợp được, tiến hành hệ thống lại những thông tin đó theo trật tự lôgic về công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại đây

7 Bố cục của khóa luận

Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, khóa luận với đề tài “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở khoa học của công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Trong chương này, tôi làm rõ một số khái niệm liên quan đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ như khái niệm số hóa, khái niệm tài liệu lưu trữ, khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ

Bên cạnh đó, tôi còn đề cập đến các đặc điểm của tài liệu lưu trữ dạng số (bản số hóa tài liệu lưu trữ), mục đích, ý nghĩa, yêu cầu và nguyên tắc đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ

Ngoài ra, tôi còn hệ thống những văn bản quy định của Nhà nước về số hóa tài liệu lưu trữ

Cuối chương 1, tôi giới thiệu khái quát về Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch như lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và đặc điểm tài liệu lưu trữ được bảo quản trong kho lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Chương 2: Thực trạng công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Trong chương 2, tôi tập trung trình bày về thực trạng công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Chương 3: Một số đề xuất nâng cao hiệu quả công tác số hóa tài liệu lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Ở chương 3, tôi xin đưa ra nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Và cũng trong chương này, tôi xin được đưa ra các đề xuất của bản thân mà tôi nghĩ chúng sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác số hóa tài liệu lưu trữ của

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện đề tài khóa luận của mình, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy, cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cũng như các kiến thức mà thầy cô giáo đã truyền đạt và giảng dạy lại cho tôi Cùng với đó, một số cán bộ lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi được tìm hiểu, khảo sát tại cơ quan, đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của ThS Phạm Thị Hồng Quyên – giảng viên đã trực tiếp hướng dẫn tôi làm đề tài khóa luận này Tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới các sự giúp đỡ trên

tác số hóa tài liệu lưu trữ nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi thực hiện đề tài Để khóa luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy, cô và các bạn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 14 tháng 3 năm 2018

Sinh viên

Lê Phương Thảo

Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC SỐ HÓA

TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ VĂN HÓA THỂ THAO VÀ DU LỊCH 1.1 Cơ sở lý luận của công tác số hóa tài liệu lưu trữ:

1.1.1 Khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ

Khi khoa học kỹ thuật phát triển đã có rất nhiều công nghệ tiên tiến mới được ra đời trong đó có thể kể đến công nghệ “số hóa” Xã hội càng phát triển và hiện đại thì cụm từ “số hóa” càng được nhắc đến nhiều hơn Cũng từ đó, có rất nhiều ý kiến về khái niệm “số hóa” được đưa ra Một số khái niệm số hóa như:

Tại Khoản 18, Điều 4 của Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 có

quy định “Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số”

Và trong văn bản Quy trình Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) cũng quy định: “Số hóa là việc biến đổi các loại

hình thông tin sang thông tin số”

Trong hai văn bản trên, khái niệm “số hóa” đã được quy định rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu hơn làm cho người đọc có thể đưa ra những hình dung ban đầu về

“số hóa” Tuy nhiên, khái niệm này mới chỉ đưa ra khái quát về “số hóa”

Ở trang 101, cuốn kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế: “Số hóa tài liệu lưu trữ

- chia sẻ kinh nghiệm” năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có đưa ra

khái niệm về “số hóa” Cụ thể: “Số hóa là một quá trình vật lý nhằm tạo ra sự thể

hiện bằng kỹ thuật số của nguồn tư liệu analog như tài liệu hình ảnh, phim điện ảnh, âm thanh hoặc vật thể bằng việc sử dụng máy quét hình hoặc các thiết bị ghi hình kỹ thuật số khác”.[37;Tr.101]

So với các khái niệm trên, khái niệm này có trình bày cụ thể hơn Nhưng khái niệm này lại mang tính thuật ngữ hơn Điều này có thể gây khó hiểu cho một

số người đọc

Theo tôi, số hóa là quá trình sử dụng và ứng dụng khoa học công nghệ thông tin để chuyển đổi thông tin truyền thống sang thông tin số Thông tin truyền thống bao gồm các dạng tài liệu, văn bản, tranh vẽ, bản đồ, băng hình, băng ghi âm… Kết quả của việc số hoá, tạo nên các tệp dữ liệu được lưu trữ trên máy tính điện tử

Số hóa chính là việc sử dụng kỹ thuật số để ghi, để truyền, để quản lý, để sử dụng thông tin Bản chất của số hóa là mã hóa thông tin dưới dạng dãy số nhị phân và phải sử dụng các chương trình phần mềm tương ứng để đọc

Giống với khái niệm “số hóa”, cũng đã có rất nhiều các quan điểm về khái niệm tài liệu lưu trữ được đưa ra Trong tất cả các khái niệm đó, tôi thấy khái niệm tài liệu lưu trữ được nêu trong Luật lưu trữ là một khái niệm chặt chẽ và đầy đủ hơn cả

Cụ thể là tại Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ có quy định rằng: “Tài liệu lưu

trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”

Tuy các trường phái đưa ra khái niệm về tài liệu lưu trữ là khác nhau nhưng lại có hai điểm chung cơ bản Một là, tài liệu lưu trữ phải có nguồn gốc xuất xứ Tức là tài liệu phải được sinh ra trong quá trình theo dõi, giải quyết, quản lý công việc của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Hai là, tài liệu lưu trữ phải là bản gốc, bản chính trong trường hợp không còn bản gốc và bản chính thì lúc này bản sao hợp pháp sẽ được thay thế cho bản gốc, bản chính của tài liệu

Tại Việt Nam, có rất nhiều tài liệu có giá trị cao phải kể đến “Mộc bản”,

“Châu bản” triều Nguyễn; bản “Tuyên ngôn Độc lập”; “Di chúc” của Chủ tịch Hồ Chí Minh; … Bên cạnh đó, trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân có rất nhiều tài liệu được sản sinh ra và sau khi công việc kết thúc thì các tài liệu này sẽ được chọn lọc để đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ Các tài liệu lưu trữ đã mang lại nhiều giá trị trong hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử Chính vì giá trị của các tài liệu lưu trữ là rất lớn nên có rất nhiều người có nhu cầu khai thác Nhằm đảm bảo bảo quản an toàn cho các tài liệu lưu trữ và nâng cao chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa đã được đưa vào và áp dụng trở thành công tác số hóa tài liệu lưu trữ

Quan điểm của cá nhân tôi khi nghiên cứu đề tài này về số hóa tài liệu lưu trữ là việc sử dụng các thiết bị số để chuyển hóa nguồn tin tài liệu lưu trữ khác

nhau sang dạng số và được quản lý bằng các thiết bị điện tử Các nguồn tin khác nhau ở đây chính là tài liệu lưu trữ truyền thống như tài liệu lưu trữ trên nền giấy, tài liệu nghe nhìn và các loài tài liệu khác Sau khi được số hóa các tài liệu lưu trữ truyền thống sẽ trở thành tài liệu lưu trữ dạng số mà máy tính có thể hiểu được

1.1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ dạng số (Bản số hóa tài liệu lưu trữ)

Tài liệu lưu trữ dạng số (Bản số hóa tài liệu lưu trữ) là một trong các dạng của tài liệu lưu trữ điện tử khác với tài liệu lưu trữ truyền thống Vì vậy, bản số hóa tài

liệu lưu trữ mang những đặc điểm riêng so với tài liệu lưu trữ truyền thống như:

Một, thông tin trong bản số hóa tài liệu lưu trữ là thông tin đã đươc mã hóa

dưới dạng dãy số nhị phân Đây là đặc điểm khác biệt lớn nhất của tài liệu lưu trữ dạng số với tài liệu lưu trữ truyền thống Các thông tin trong tài liệu lưu trữ truyền thống sau khi được số hóa thì các thông tin này trở thành thông tin dạng số và được

mã hóa dưới dạng nhị phân

Hai, bản số hóa tài liệu lưu trữ được lưu giữ trong môi trường điện tử và con

người phải sử dụng các chương trình, phần mềm tương ứng để đọc Nếu như tài liệu lưu trữ truyền thống được bảo quản trong kho lưu trữ và con người có thể nhận dạng, đọc bằng mắt thường thì tài liệu lưu trữ dạng số phải được lưu trữ, bảo quản trong môi trường điện tử và con người phải sử dụng thiết bị điện tử, phần mềm thích hợp để đọc Vì các thông tin trong bản số hóa tài liệu lưu trữ đều ở dạng số

Ba, bản số hóa tài liệu lưu trữ từ lúc được tạo ra cho đến khi kết thúc vòng

đời không tách rời cơ sở dữ liệu Tài liệu lưu trữ dạng số được tạo ra bằng cách số hóa tài liệu lưu trữ truyền thống Các thông tin trong tài liệu này từ khi được sản sinh ra đã ở dạng số Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ dạng số luôn luôn gắn chặt cơ sở

dữ liệu

Tư, các bản số hóa tài liệu lưu trữ sẽ được quản lý vĩnh viễn Các tài liệu này

sẽ luôn được quản lý trong môi trường điện tử Môi trường này có tuổi thọ cao chưa kể được cập nhật, thay đổi thường xuyên để có thể tồn tại trong một thời gian dài Vậy nên, các tài liệu lưu trữ dạng số sẽ được quản lý vĩnh viễn

Năm, bản số hóa tài liệu lưu trữ sẽ đảm bảo tính toàn vẹn đầy đủ của tài liệu

lưu trữ gốc Do được số hóa từ tài liệu lưu trữ gốc nên nội dung trong bản số hóa

tài liệu lưu trữ sẽ luôn đảm bảo sự toàn vẹn cho tài liệu lưu trữ gốc Cũng như nội dung, thông tin của tài liệu gốc không bị sửa đổi trong bản số hóa tài liệu lưu trữ

Sáu, các bản số hóa tài liệu lưu trữ sẽ làm giảm chi phí vận hành và quản lý

nhưng hiệu quả lại cao Chi phí để bảo quản tài liệu lưu trữ truyền thống thường khá cao như phải đầu tư kinh phí để phòng, chống các yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ do điều kiện tự nhiên hay mỗi vật mang tin lại phải có những cách bảo quản khác nhau Nhưng với các tài liệu lưu trữ dạng số thì ngược lại, chi phí để vận hành và bảo quản chúng thấp hơn so với tài liệu truyền thống Và chúng mang lại hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cao hơn so với việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ truyền thống

Có thể nói, tài liệu lưu trữ dạng số mang lại nhiều lợi ích cho công tác lưu trữ cũng như bản số hóa tài liệu lưu trữ có một vài ưu điểm nổi bật hơn so với tài liệu lưu trữ truyền thống Nhưng không một tài liệu lưu trữ dạng số nào có thể thay thế vị trí, chỗ đứng và giá trị của tài liệu lưu trữ truyền thống

1.1.3 Mục đích, ý nghĩa của công tác số hóa tài liệu lưu trữ

Công tác số hóa tài liệu lưu trữ được ra đời từ bốn mục đích cơ bản trong công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức nói chung và tại các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử nói chung:

Thứ nhất, công tác số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản an toàn tài liệu gốc, kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc, tránh việc mất mát hoặc nhàu nát tài liệu gốc trong quá trình lưu trữ Sau khi tài liệu lưu trữ gốc được số hóa, tài liệu lưu trữ dạng số được

ra đời Lúc này, các bản số hóa tài liệu lưu trữ sẽ được độc giả khai thác và sử dụng các nội dung, thông tin trong tài liệu lưu trữ gốc mà không cần phải trực tiếp tiếp xúc, tác động lên tài lưu trữ gốc Nhờ thế sẽ làm giảm được nguy cơ gây hư hỏng cho tài liệu lưu trữ gốc

Thứ hai, công tác số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chia sẻ thông tin, làm giảm thời gian tìm kiếm tài liệu và chia sẻ thông tin được nhanh chóng Việc

số hóa tài liệu lưu trữ đẩy mạnh chất lượng công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ ở bản dạng giấy sang khai thác tài liệu lưu trữ dạng số Giúp độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

được nhanh chóng, thuận tiện, hiệu quả, dễ dàng và tiết kiệm thời gian Đồng thời, các cán bộ lưu trữ phụ trách quản lý phòng khai thác tài liệu sẽ phục vụ nhanh chóng yêu cầu của các độc giả

Thứ ba, công tác số hóa tài liệu lưu trữ tạo thuận lợi cho việc lập bản sao bảo hiểm Việc chuyển dữ liệu số hóa sang phim bảo hiểm được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng Vì vậy, số hóa tài liệu cũng đóng góp rất nhiều trong việc lập bản sao bảo hiểm

Thứ tư, công tác số hóa tài liệu lưu trữ giúp làm giảm không gian lưu trữ Đối với những hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản không phải là vĩnh viễn, sau khi được thực hiện số hóa, sẽ được mang ra để hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét Nếu hồ sơ, tài liệu lưu trữ vẫn còn giá trị sẽ được xác định thời hạn bảo quản để tiếp tục bảo quản Còn đối với những tài liệu không được tiếp tục bảo quản sẽ được xem xét để tiêu hủy tài liệu Nhưng nội dung của các loại tài liệu lưu trữ này vẫn được bảo quản dưới dạng nội dung, thông tin của bản số hóa tài liệu lưu trữ Chính vì vậy, công tác số hóa giúp làm giảm không gian lưu trữ Có một điều cần lưu ý không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa

Nếu như công tác số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức được thực hiện tốt sẽ đem lại rất nhiều ý nghĩa, cụ thể:

Số hóa tài liệu lưu trữ làm giảm thiểu diện tích và không gian lưu giữ tài liệu Như đã phân tích ở trên, việc làm giảm thiểu diện tích và không gian lưu trữ tài liệu chỉ đúng đối với những tài liệu không được tiếp tục bảo quản sẽ được xem xét để tiêu hủy tài liệu Nội dung của các loại tài liệu này vẫn được bảo quản dưới dạng nội dung, thông tin của bản số hóa tài liệu lưu trữ Vì vậy, tiết kiệm được nhiều diện tích kho lưu trữ

Bên cạnh đó số hóa tài liệu hỗ trợ mở rộng phạm vi quy mô lưu giữ tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ dữ liệu số hóa có thể lưu trữ được dữ liệu khổng lồ với dung lượng ngày càng lớn hơn Để có được điều này phần lớn nhờ vào sự phát triển khoa học công nghệ, kích thước của một ổ cứng không đổi nhưng dung lượng thì lại tăng lên

Ngoài ra số hóa tài liệu lưu trữ giúp kéo dài tuổi thọ của các tài liệu lưu trữ

và bảo quản an toàn tài liệu gốc Số hóa tài liệu nhằm tạo ra bản số hóa tài liệu lưu trữ Khi tiến hành triển khai và thác sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ sử dụng những tài liệu lưu trữ dạng số và không sử dụng đến tài liệu lưu trữ gốc để tra cứu Vì vậy, không cần phải trực tiếp tiếp xúc, tác động lên tài lưu trữ gốc Nhờ thế sẽ làm giảm được nguy cơ gây hư hỏng cho tài liệu lưu trữ gốc

Hơn nữa số hóa tài liệu lưu trữ sẽ đảm bảo thông tin trong tài liệu lưu trữ Những thông tin trong tài liệu lưu trữ có độ tin cậy cao, được dùng để phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử Nếu như tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc bị mất do một vài lý do khách quan hoặc chủ quan thì sẽ không có nguồn tin nào có thể thay thế Vì vậy, số hóa tài liệu lưu trữ sẽ là phương án tối ưu trong trường hợp này Số hóa tài liệu lưu trữ gốc để tạo ra bản sao lưu dự phòng và bản này sẽ không được bảo quản chung với tài liệu lưu trữ gốc

Số hóa tài liệu lưu trữ còn giúp bảo quản đồng nhất các dữ liệu số Mỗi loại hình tài liệu lưu trữ sẽ có những cách bảo quản khác nhau từ nhiệt độ, độ ẩm cho đến các trang thiết bị bảo quản cũng khác nhau Nhưng đối với tài liệu lưu trữ dạng

số, sau khi tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ truyền thống, tất cả các thông tin trong tài liệu gốc sẽ được mã hóa dưới dạng nhị phân, toàn bộ tài liệu được đồng nhất sang dạng số Vì vậy, số hóa tài liệu sẽ bảo quản đồng nhất các dữ liệu số

Không những thế số hóa tài liệu lưu trữ sẽ thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu và mở rộng phạm vi độc giả khai thác, sử dụng tài liệu Số hóa tài liệu lưu trữ sẽ tạo ra một điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu thông tin tài liệu được nhanh chóng, chính xác Và việc tra cứu không chỉ còn trong phạm vi từng tập hồ

sơ, tài liệu mà có thể tra cứu về một vấn đề trong toàn bộ khối tài liệu lưu trữ trên mạng nội bộ Ngoài ra, việc số hóa tài liệu lưu trữ sẽ tạo kiều kiện dễ dàng hơn để

mở rộng phạm vi độc giả khai thác và sử dụng tài liệu, khắc phục được tình trạng muốn khai thác tài liệu nhưng không thể vì khoảng cách về vị trí địa lý quá xa

Và số hóa tài liệu lưu trữ cũng góp phần nâng cao trình độ, kỹ năng và tính chuyên nghiệp cho các cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức Để tổ chức, vận hành, lưu trữ và khai thác hệ thống dữ liệu số hóa đòi hỏi đội ngũ cán bộ trong cơ

quan, tổ chức phải có trình độ, kiến thức về công nghệ thông tin Chính vì vậy, muốn khai thác, sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ dạng số đòi hỏi các cán bộ, nhân viên phải rèn luyện kỹ năng, chuyên môn và trình độ của mình

Cuối cùng, số hóa tài liệu lưu trữ góp phần phát triển hạ tầng kỹ thuật trong

cơ quan, tổ chức Để thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức đã nâng cấp, mua sắm, lắp đặt các trang thiết bị chuyên dụng và không chuyên dụng để phục vụ cho việc số hóa Góp phần nâng cao, phát triển hạ tầng kỹ thuật của cơ quan, tổ chức

Ngoài những vai trò nêu trên, số hóa tài liệu lưu trữ còn hỗ trợ và làm hoàn thiện tổ chức khoa học và hiện đại hóa công tác lưu trữ

1.1.4 Yêu cầu đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu lưu trữ đã đóng vai trò to lớn trong việc bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ gốc và đã tạo ra hình thức về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, trong mọi việc luôn tiềm ẩn nhiều nguy cơ và công tác số hóa tài liệu lưu trữ cũng không phải là ngoại lệ Vì vậy, luôn cần phải đặt ra những yêu cầu cụ thể đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ

Các yêu cầu đối với cơ quan thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ

hướng dẫn trên cơ sở quy định của nhà nước Khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, các quan, tổ chức phải thực hiện theo những văn bản hướng dẫn cơ sở quy định của Nhà nước Điều không những giúp công tác số hóa tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao mà còn đảm bảo việc thực hiện số hóa theo đúng pháp luật quy định

tầng công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác tài liệu số Để thực hiện số hóa đòi hỏi cơ quan, tổ chức phải có hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại Đảm bảo đáp ứng được những đòi hỏi khi quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ dạng

số

Để công tác số hóa tài liệu lưu trữ đạt được hiệu quả cao, phải có nguồn nhân lực công nghệ thông tin Khi thực hiện số hóa cũng như quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ dạng số đòi hỏi phải có nguồn nhân lực và đội ngũ cán bộ có trình độ, hiểu biết và chuyên môn về công nghệ thông tin

Yêu cầu đối với việc số hóa tài liệu

Một là tính quy phạm Đối với tất cả tài liệu lưu trữ phải được số hóa bằng phương pháp kỹ thuật, cách thức văn bản và tiêu chuẩn theo quy định hiện hành của nhà nước

Hai là tính an toàn Phải đảm bảo an toàn cho bản gốc của tài liệu lưu trữ Hạn chế tối đa các tác động đối với tài liệu lưu trữ trong quy trình số hóa

Ba là tính xác thực Phải đảm bảo tính chân thực của nội dung tài liệu Bởi

vì, số hóa chỉ là sự thay đổi về trạng thái tồn tạicủa thông tin

Bốn là tính hiệu quả Bản số hóa tài liệu lưu trữ phải đáp ứng được yêu cầu của độc giả trong khai thác, sử dụng tài liệu cũng như chúng phải phát huy được vai trò của nó trong công tác lưu trữ

Yêu cầu đối với hệ thống số hóa tài liệu lưu trữ

Hệ thống số hóa tài liệu cần phải được thiết kế mở để đảm bảo tính cập nhật Việc số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ diễn ra một lần mà cần phải được thực hiện thường xuyên sau mỗi lần nộp lưu, thu thập và chỉnh lý tài liệu lưu trữ Vì vậy, hệ thống dữ liệu số hóa phải thiết kế mở để đảm bảo tính cập nhật thường xuyên

Tôn trọng hệ thống thông tin, thông tin hiện có Một trong những nguyên tắc của công tác số hóa tài liệu lưu trữ cần phải đảm bảo tính chính xác, giữ nguyên thông tin của tài liệu lưu trữ gốc trong tài liệu lưu trữ dạng số Tuyệt đối không được làm sai lệch các thông tin trong tài liệu lưu trữ dạng số

Phải có cơ chế an toàn bảo mật thông tin Khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ không những phải đảm bảo an toàn bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ gốc

mà còn phải có chế độ bảo mật an toàn cho tài liệu lưu trữ dạng số Tránh diễn ra tình trạng đánh cắp, phá hoại hoặc chỉnh sửa, thay đổi hệ thống dữ liệu số hóa

Trước khi tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ, cần phải có giai đoạn thử nghiệm trước khi triển khai đồng loạt Trước khi tiến hành số hóa tất cả phạm vi tài liệu trong dự án số hóa, cần phải cho tiến hành chạy thử nghiệm một số lượng nhỏ tài liệu lưu trữ Điều này không chỉ để đội ngũ cán bộ thực hiện số hóa được làm quen với quy trình số hóa tài liệu mà còn để phát hiện và chỉ ra những sai sót, những điểm bất cập, không phù hợp nếu có khi tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ

Việc xây dựng hệ thống dữ liệu cần phải gắn liền với cải cách hành chính Chính phủ đã chọn cải cách thủ tục hành chính là nhiệm vụ trọng tâm của cải cách hành chính Tránh các thủ tục rờm rà, mất nhiều thời gian gây khó khăn khi khai thác và sử dụng hệ thống dữ liệu số hóa

1.1.5 Nguyên tắc đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ

Trong mọi công việc luôn có những nguyên tắc nhất định Nguyên tắc được đặt ra để làm cơ sở tiến hành công việc, những nguyên tắc luôn mang tính bắt buộc Và công tác số hóa tài liệu lưu trữ cũng vậy, nó cũng có những nguyên tắc riêng để đảm bảo việc thực hiện số hóa được tốt hơn

Để tìm hiểu các nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ, tôi đã khảo cứu được một

số tài liệu sau:

Trong chuyên đề 15: số hóa tài liệu lưu trữ của Tài liệu bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh lưu trữ viên (Hạng III) (Ban hành kèm theo Quyết định số 1276/QĐ-BNV ngày 12 tháng 4 năm 2017) có đưa ra nguyên tắc số hóa tài liệu

Áp dụng nguyên tắc này trong số hóa tài liệu lưu trữ cũng cần chú ý đến chế

độ sử dụng của tài liệu Những tài liệu có chế độ bảo mật đặc biệt cần phải xem xét, cân nhắc trước khi thực hiện số hóa vì trong môi trường số, mức độ an toàn thông tin của tài liệu có thể gặp những rủi ro, sự cố trong quá trình sao lưu, lưu trữ

b) Nguyên tắc số hóa theo nhu cầu sử dụng:

Tức ưu tiên lựa chọn để số hóa các tài liệu lưu trữ theo tỷ lệ khai thác sử dụng cao của người dùng Lựa chọn phương thức này, trước tiên phải tiến hành phân tích thông tin của người khai thác sử dụng và kiểm duyệt thông tin của tài liệu lưu trữ của kho, tiếp đó xác minh định số lượng khai thác sử dụng hoặc loại tài liệu lưu trữ trong kho mà những người khai thác sử dụng là các người dùng quan trọng thường dùng, từ đó tính toán để tiến hành số hóa Đồng thời cũng có thể lựa chọn các phương thức để bổ sung như: kểm tra khi người dùng yêu cầu kiểm tra, thông qua yêu cầu khi miêu tả đối với tài liệu giấy để tiến hành số hóa các nguồn tài liệu lưu trữ và mô hình quản lý số hóa tài liệu lưu trữ

Trong khi phân tích thông tin về người khai thác sử dụng và thông tin được kiểm duyệt tại kho lưu trữ cần chú ý đến các thời kỳ lịch sử khác nhau, các thứ bậc người dùng khác nhau, với những mục đích nghiên cứu khác nhau thì nhu cầu về thông tin lưu trữ của các người dùng cũng khác nhau

c) Nguyên tắc về tính mở (chế độ sử dụng)

Tức là ưu tiên tiến hành lựa chọn số hóa cho các tài liệu lưu trữ có khả năng

mở Mức độ mật của các tài liệu lưu trữ có khả năng mở Mức độ mật của các tài liệu lưu trữ là nhân tố chủ yếu ảnh hưởng tới tính mở Ở các cấp mật khác nhau, phạm vi khai thác sử dụng và mức độ khai thác sử dụng cũng khác nhau Khi tiến hành số hóa, cần ưu tiên lựa chọn để tiến hành số hóa các loại tài liệu lưu trữ được giải mật nhằm cung cấp kịp thời cho người dùng khai thác sử dụng Với các tài liệu lưu trữ không thể công khai bởi những hạn chế tạm thời về cấp mật, tạm thời về chưa thực hiện số hóa, đồng thời kịp thời tiến hành kiểm định với các loại tài liệu đã mãn thời hạn bảo quản, kịp thời giải mật tài liệu lưu trữ đó và đưa vào

số hóa

d) Nguyên tắc tính đặc sắc

Tức ưu tiên tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ đặc sắc trong kho Do ở mỗi vùng địa lý, mỗi hệ thống chuyên ngành đều có những đặc thù riêng trong khi hình thành tài liệu lưu trữ, hơn nữa ở mỗi quốc gia lại có những quy định đặc thù đối với ngành lưu trữ, chính vì vậy ở mỗi kho lưu trữ đều có tính đặc sắc riêng của

mình Lựa chọn những tài liệu lưu trữ không có trong kho lưu trữ để tiến hành số hóa, sáng tạo thương hiệu thông tin sản phẩm trong kho, điều này thể hiện giá trị

và đặc sắc của kho đây chính là con đường tuyên truyền rất tốt cho kho lưu trữ

Tuân theo các nguyên tắc trên, tức là có thể tiến hành tuần tự việc thực hiện

số hóa tài liệu lưu trữ trong kho, hơn thế còn có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng.” [36;Tr.290-292]

Tại Điều 9, Chương II của Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc (ban hành kèm theo Quyết định số: 30/2017/QĐ-UBND ngày 11 tháng 9 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc) có quy định nguyên tắc trong việc số hóa tài liệu lưu trữ

Cụ thể:

“1 Việc thực hiện quét (scan) phải tuân thủ theo nguyên tắc về nghiệp vụ

lưu trữ và kỹ thuật và kỹ thuật công nghệ thông tin

2 Phải đảm bảo tính chính xác, giữ nguyên bố cục của tài liệu gốc

3 Việc sử dụng các định dạng tệp văn bản điện tử sau khi quét phải thống nhất định dạng có đuôi “.pdf”

4 Việc lưu trữ, sắp xếp các file điện tử phải được ký hiệu thống nhất, theo trình tự khoa học, an toàn thông tin, có khả năng truy cập, khai thác ngay khi tài liệu được tạo lập

5 Việc tạo nguồn lưu trữ dữ liệu, cần thống nhất các ký hiệu, phân quyền truy cập để đảm bảo việc giao nộp hồ sơ, tài liệu được an toàn, tránh mất mát hoặc sau khi giao nộp vẫn còn lưu lại gây lãng phí thiết bị lưu trữ.” [41;Tr.8]

Và tại Điều 11, Mục 4, Chương II của Quy định Về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (Ban hành kèm theo Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố) cũng quy định nguyên tắc trong việc số hóa tài liệu Cụ thể:

“1 Việc thực hiện quét (scan) phải tuân thủ theo nguyên tắc về nghiệp vụ

lưu trữ và kỹ thuật và kỹ thuật công nghệ thông tin

2 Phải đảm bảo tính chính xác, giữ nguyên bố cục của tài liệu gốc

3 Việc sử dụng các định dạng tệp văn bản điện tử sau khi quét phải thống nhất định dạng có đuôi “.pdf”

4 Việc lưu trữ, sắp xếp các file điện tử phải được ký hiệu thống nhất, theo trình tự khoa học, an toàn thông tin, có khả năng truy cập, khai thác ngay khi tài liệu được tạo lập

5 Việc tạo nguồn lưu trữ dữ liệu, cần thống nhất các ký hiệu, phân quyền truy cập để đảm bảo việc giao nộp hồ sơ, tài liệu được an toàn, tránh mất mát hoặc sau khi giao nộp vẫn còn lưu lại gây lãng phí thiết bị lưu trữ.” [40;Tr.9]

Có thể thấy ở một vài địa phương đã quan tâm hơn đến công tác số hóa tài liệu cụ thể là ở tỉnh Vĩnh Phúc và Thành phố Hồ Chí Minh Ngoài quy định về nguyên tắc trong việc số hóa tài liệu lưu trữ, cả hai văn bản cũng đã quy định nội dung công tác số hóa tài liệu tại các cơ quan tổ chức

Tôi đồng tình với hai quy định về nguyên tắc trong việc số hóa tài liệu trong hai văn bản trên Nhưng hai nguyên tắc này mới chỉ dành cho việc số hóa tài liệu chứ không phải là số hóa tài liệu lưu trữ Căn cứ vào hai quy định trên, tôi xin đưa

ra ý kiến cá nhân của mình về nguyên tắc đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ:

Nguyên tắc 1: Việc số hóa tài liệu lưu trữ phải tuân thủ theo nguyên tắc về nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin Khi thực hiện số tài liệu lưu trữ cần phải thực hiện đúng và tuân thủ theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin thì công tác số hóa tài liệu lưu trữ mới đạt được chất lượng và kết quả tốt nhất

Nguyên tắc 2: Cần phải xác định rõ các khối tài liệu lưu trữ lưu trữ được số hóa Phải phân loại cẩn thận tài liệu lưu trữ nào được đưa vào số hóa, tài liệu lưu trữ nào không được đưa vào số hóa Vì nếu xác định được đúng tài liệu lưu trữ để đưa vào số hóa sẽ tránh được tình trạng gây lãng phí, tốn kém khi số hóa không đúng tài liệu lưu trữ Ngoài ra, nếu xác định tài liệu lưu trữ để số hóa có thể các thông tin trong tài liệu sẽ bị đánh cắp, rỏ rỉ ra bên ngoài Trường hợp sẽ rất nghiêm trọng nếu những thông tin đó là thông tin có độ mật hoặc là thông tin bí mật của quốc gia

Nguyên tắc 3: Trong quá trình thực hiện số hóa phải đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ gốc Khi thực hiện số tài liệu lưu trữ cần tuyệt đối giữ an toàn cho tài liệu lưu trữ gốc Tuyệt đối không được đánh mất, thất lạc hoặc gây hư hỏng tài liệu lưu trữ gốc

Nguyên tắc 4: Phải đảm bảo tính chính xác, giữ nguyên bố cục của tài liệu lưu trữ Tuyệt đối không được làm sai lệch thông tin trong tài liệu lưu trữ dạng số

so với tài liệu lưu trữ gốc Khi số hóa tài liệu lưu trữ phải luôn đảm bảo rằng các tài liệu lưu trữ dạng số sau khi hoàn thành phải giống 100% so với tài liệu lưu trữ gốc Người số hóa tài liệu không được thay đổi, chỉnh sửa hoặc làm sai lệnh thông tin, bố cục trong tài liệu lưu trữ dạng số

Nguyên tắc 5: Việc sử dụng các định dạng cho tài liệu lưu trữ dạng số sau khi được scan phải thống nhất định dạng có đuôi “.pdf” Việc để định dạng đuôi

“.pdf” cho tài liệu lưu trữ dạng số nhằm chia sẻ tài liệu lưu trữ dạng số được rộng rãi nhưng tránh được việc tài liệu bị chỉnh sửa, thay đổi và vẫn giữ được nguyên định dạng và nội dung so với tài liệu lưu trữ gốc

Nguyên tắc 6: Việc lưu trữ, sắp xếp các file scan phải được ký hiệu thống nhất, theo trình tự khoa học Điều này tránh sự nhầm lẫn, lẫn lộn, lộn xộn các file scan với nhau Mỗi file scan cần được đánh theo ký tự đã quy định trước đó và phải sắp xếp các file scan theo một trật tự nhất định Tuyệt đối không được tự ý thay đổi, tráo đổi các ký hiệu file scan và vị trí trật tự của file scan này

Trên đây là ý kiến của của tôi, tôi mong rằng các nguyên tắc tôi đưa ra không chỉ tạo sự đồng nhất quy trình số hóa tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức

mà còn giúp cho việc thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ được thuận lợi hơn

1.2 Cơ sở pháp lý của công tác số hóa tài liệu liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng trong các cơ quan, tổ chức Ở mỗi cơ quan, tổ chức lại có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng trong quá trình quá trình hoạt động tất cả các cơ quan, tổ chức này đều sản sinh ra tài liệu, văn bản giấy tờ Những văn bản, tài liệu có giá trình phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đều được lưu trữ lại để khai thác, sử dụng khi cần thiết Nhằm tạo thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng cũng như bảo quản tài liệu được an toàn,

rất nhiều cơ quan, tổ chức đã áp dụng số hóa tài liệu vào công tác lưu trữ của mình Tuy nhiên, trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của công tác lưu trữ lại chưa có những quy định cụ thể về số hóa tài liệu

Sau đây, tôi xin liệt kê một số quy định về công tác số hóa tài liệu lưu trữ

Cụ thể:

Tại Điều 13 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (do Quốc hội khóa XIII ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011) có quy định việc Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tuy nhiên lại chưa đề cập đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ hay tài liệu lưu trữ dạng số (bản số hóa tài liệu lưu trữ) Ở Khoản 3, Điều 3 của Luật Lưu trữ mới chỉ

đề cập đến việc “Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác

không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa” Với quy định này, mới chỉ

khắng định giá trị của bản số hóa tài liệu lưu trữ không thể thay thế cho giá trị của tài liệu lưu trữ gốc, chưa có quy định cụ thể nào về công tác số hóa tài liệu lưu trữ hay bản tài liệu lưu trữ dạng số

Ở một văn bản quy phạm pháp luật khác về công tác lưu trữ, việc số hóa tài liệu lưu trữ cũng đã được quy định thêm so với trong Luật Lưu trữ Cụ thể tại Khoản 1, 2 Điều 5 của Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ ban hành ngày 03 tháng 01

năm 2013 có quy định rằng “Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài

liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa” và “Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa” Theo tôi, các quy định về tài liệu

lưu trữ dạng số trong Nghị định số 01/2013/NĐ-CP vẫn chưa được cụ thể mà chỉ mới dừng lại ở mức chung chung

Để thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức đều cần phải có kinh phí Kinh phí để thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ được quy định trong Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế, kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Trong văn bản này

có định mức lao động cũng như ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên

chức tương đương đối với những người thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ Và trong Điều 5, Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ Tài chính Hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước quy định:

“Điều 5 Quản lý, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí:

1 Kinh phí để chi cho nhiệm vụ này được sử dụng trong dự toán chi ngân sách hàng năm của các cơ quan, đơn vị được cơ quan có thẩm quyền giao Việc quản lý, chi tiêu theo quy định hiện hành của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện

2 Các khoản chi được thanh toán theo hợp đồng giữa các cơ quan, đơn vị

và nhà cung cấp, bảo đảm tuân thủ quy định hoá đơn chứng từ và quy định về đấu thầu, mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ của pháp luật

3 Các khoản chi cho cán bộ, công chức, viên chức theo chế độ tiền lương làm thêm giờ thực hiện thanh toán theo quy định hiện hành và hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 08/2005/TTLT-BNV-BTC ngày 05/01/2005 của Liên Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ trả lương làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức.”

Về trách nhiệm số hóa tài liệu được quy định tại Điều 6, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước

Về chính sách của nhà nước đối với việc số hóa được quy định tại Điều 3, Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006 của Quốc hội khóa XI

Để có cái nhìn tổng quát về cơ sở pháp lý trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ, tôi xin được hệ thống lại các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp

vụ có liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ:

Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006 của Quốc hội khóa XI

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa XIII

Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước

Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ Tài chính Hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước

Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ

Quyết định số 175/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Ban hành Quy trình và Hướng dẫn thực hiện Quy trình chuyển dữ liệu số hóa sang phim bảo hiểm

Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Ban hành Quy trình và Hướng dẫn thực hiện Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng

Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Có thể thấy, trong suốt thời gian qua, hệ thống văn bản quy định về công tác

số hóa tài liệu lưu trữ dần được xây dựng nên và mỗi văn bản như một viên gạch xây dựng nên hành lang pháp lý cho việc thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức Nhưng cho đến thời điểm hiện tài, hệ thống văn bản này vẫn chưa

đủ vững chắc so với sự tiến bộ của thời buổi công nghệ thông tin như hiện nay Các văn bản này mới chỉ quy định khá chung về công tác số hóa tài liệu lưu trữ mà chưa đề cập cụ thể đến từng khía cạnh của việc số tài liệu lưu trữ như quy định về việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ dạng số, chất lượng của tài liệu lưu trữ

dạng số hay tiêu chuẩn của một tài liệu lưu trữ dạng số hoàn chỉnh,… Chính vì vậy, trong thời gian sắp tới hệ thống này cần được bổ sung thêm những văn bản quy phạm pháp luật về công tác số hóa tài liệu lưu trữ, điều nay không chỉ giúp các

cơ quan, tổ chức căn cứ để thực hiện cũng như tạo sự thống nhất ở các cơ quan tổ chức khi áp dụng số hóa tài liệu lưu trữ trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ

1.3 Cơ sở thực tiễn

1.3.1 Giới thiệu khái quát về Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

1.3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch kể từ khi thành lập đến nay, trải qua quá trình xây dựng và phát triển, Bộ đã không ngừng lớn mạnh, đóng góp to lớn vào sự nghiệp cách mạng chung của đất nước qua các thời kỳ lịch sử

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ngày nay có nền tảng là Bộ Thông tin, Tuyên truyền Ngày 25/8/1945, Chính phủ ra Tuyên cáo thành phần Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa gồm 13 Bộ và 15 Bộ trưởng do Chủ tịch Hồ Chí Minh đứng dầu Trong cơ cấu của Chính phủ có Bộ Thông tin, Tuyên truyền do Ông Trần Huy Liệu làm Bộ trưởng

Trải qua 10 năm hoạt động với nhiều lần thay đổi vị trí, chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và ba lần đổi tên thì ngày 20/9/1955, tại Kỳ họp Quốc hội khóa V đổi tên Bộ Tuyên truyền thành Bộ Văn hóa

Ngày 13/7/1977, Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Quyết định số 99/NQ/QHK6 phê chuẩn việc hợp nhất Bộ Văn hóa và Cục Thông tin thành Bộ Văn hóa và Thông tin

Ngày 31/3/1990, Hội đồng Nhà nước ban hành Quyết định số HĐNN8 thành lập Bộ Văn hóa – Thông tin Thể thao và Du lịch

244/NQ-Ngày 27/7/1991, Nghị quyết Quốc hội khóa VIII kỳ họp thứ 9 đổi tên Bộ Văn hóa – Thông tin Thể thao và Du lịch thành Bộ Văn hóa Thông tin và Thể thao

Nghị quyết Quốc hội khóa IX kỳ họp thứ nhất ngày 30/9/1992, quy định danh sách các Bộ và cơ quan ngang Bộ của Chính phủ trong đó có Bộ Văn hóa – Thông tin

Ngày 31/7/2007, tại kỳ họp thứ 1, Quốc hội khóa XII đã ra Nghị quyết về việc thành lập Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch trên cơ sở sáp nhập mảng Văn hóa của Bộ Văn hóa - Thông tin, Tổng cục Thể dục Thể thao và Tổng cục Du lịch

Ngày 17 tháng 7 năm 2017, Chính phủ ban hành Nghị định số

79/2017/NĐ-CP Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

1.3.1.2 Vị trí, chức năng của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

1.3.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch được quy định trong Nghị định số 79/2017/NĐ-CP của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (Chi tiết tại phụ lục 01: Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch)

1.3.1.4 Cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch được quy định trong Nghị định số 79/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và

Du lịch (Chi tiết tại phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và

3088/QĐ-quan, đơn vị thuộc Bộ.”

1.3.2 Giới thiệu khái quát tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch có nhiệm vụ quản lý ba lĩnh vực quan trọng đó là văn hóa, thể thao và du lịch Kể từ khi thành lập đến nay, trải qua quá trình xây dựng và phát triển, Bộ đã không ngừng lớn mạnh, đóng góp to lớn vào sự nghiệp cách mạng chung của đất nước qua các thời kỳ lịch sử Trong quá trình hoạt động của mình, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã sản sinh ra rất nhiều tài liệu có giá trị rất lớn đối với đất nước Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ của Bộ chủ yếu là những tài liệu quý giá, có giá trị rất lớn, phục vụ các hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử

1.3.2.1 Khối lượng tài liệu lưu trữ

Hiện trong kho lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đang bảo quản

696 mét giá tài liệu Đây là tài liệu của các lãnh đạo Bộ và tài liệu của tất cả các

Vụ, các đơn vị trực thuộc Bộ được sản sinh ra trong quá trình hoạt động và của các

cơ quan cấp trên, các cơ quan hữu quan gửi đến Ngoài ra, còn có tài liệu của phòng Quản lý nhà đất thuộc phông tài liệu Bộ Văn hóa Thông tin cũng hiện đang được bảo quản trong kho

1.3.2.2 Loại hình tài liệu lưu trữ

Trong kho lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch chỉ có một loại hình tài liệu lưu trữ là tài liệu lưu trữ trên nền giấy Trong tài liệu lưu trữ nền giấy có hai loại là tài liệu hành chính và tài liệu khoa học – kỹ thuật và công nghệ

Tài liệu hành chính bao gồm những tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch từ năm 2001 đến nay như công văn đi; văn bản, tài liệu của các lãnh đạo Bộ; hồ sơ quản lý và giải quyết công việc của các cán bộ chuyên môn ở các đơn vị thuộc nguồn lưu vào kho lưu trữ của Bộ

Tài liệu khoa học – kỹ thuật và công nghệ là bản vẽ thiết kế thi công xây dựng công trình của trụ sở Bộ 51 Ngô Quyền, Hà Nội; khối các trường; khối bảo tàng; các trung tâm và các nhà hát Hồ sơ từng hạng mục xây dựng hoặc sửa chữa của các công trình xây dựng do Bộ cấp vốn hoặc quản lý

1.3.2.3 Nội dung tài liệu lưu trữ

Nội dung cơ bản của tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ của Bộ là:

Các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực văn hóa, thể dục, thể thao, gia đình và du lịch do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành theo thẩm quyền

Công văn, quyết định lưu của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch và Văn phòng Bộ là các văn bản được ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch và Văn phòng Bộ

Nhóm tài liệu lưu trữ tổng hợp trong các lĩnh vực văn hóa, thể dục, thể thao

Nhóm tài liệu lưu trữ của Vụ Đào tạo về đào tạo trong các lĩnh vực văn hóa, thể dục, thể thao và du lịch từ năm 2001 đến năm 2016 của phông tài liệu Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Nhóm tài liệu lưu trữ Quản lý nhà đất về tình hình quản lý và sử dụng đất tại các khu đất thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quản lý

Nhóm tài liệu lưu trữ khoa học – kỹ thuật và công nghệ về công xây dựng công trình của trụ sở Bộ 51 Ngô Quyền, Hà Nội; khối các trường; khối bảo tàng; các trung tâm và các nhà hát và từng hạng mục xây dựng hoặc sửa chữa của các công trình xây dựng do Bộ cấp vốn hoặc quản lý

1.3.2.4 Tình trạng tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ Bộ Văn hóa, Thể thao

Tuy nhiên, tính đến thời điểm hiện tại, toàn bộ tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã được chỉnh lý, vào hộp và xếp lên giá

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch có giá trị trên nhiều phương diện khác nhau Cụ thể:

Đối với các cán bộ chuyên môn đang làm việc trong các đơn vị thuộc cơ cấu

tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Để có chỉ chỉ đạo, lãnh đạo và điều hành một cơ quan đứng đầu phụ trách các lĩnh vực văn hóa, thể thao và du lịch thì các Lãnh đạo Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch nói chung và các thủ trưởng của các đơn vị thuộc Bộ nói riêng luôn cần phải biết và nắm bắt rất nhiều thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý Một trong các nguồn thông tin uy tín đó là từ tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao, chứa đựng các thông tin đảm bảo độ tin cậy phục vụ rất nhiều cho hoạt động quản lý trong cơ quan, tổ chức

Cán bộ chuyên môn có thể sử dụng tài liệu lưu trữ để làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày Trong quá trình trực tiếp theo dõi và giải quyết công việc hằng ngày, cán bộ chuyên môn phải lập hồ sơ công việc Những hồ sơ công việc

mà có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên sẽ được nộp lưu vào lưu trữ Chính vì vậy, có thể sử dụng và khai thác những hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã nộp lưu để phục

vụ giải quyết các công việc hằng ngày Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn là căn cứ để

chứng minh kết quả quá trình giải quyết công việc

Tài liệu lưu trữ sẽ là cơ sở để nghiên cứu lịch sử xây dựng và phát triển của

cơ quan, tổ chức Bộ Thông tin, Tuyên truyền – cơ quan tiền thân của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ra đời cách đây gần 73 năm, trải qua một thời gian dài hoạt động với nhiều lần chuyển đổi, sáp nhập và đổi tên để trở thành Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch phát triển và lớn mạnh như ngày hôm nay Để nghiên cứu được lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch hì cần phải sử dụng và khai thác rất nhiều tài liệu lưu trữ Không chỉ đối với Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch mà ở tất cả các cơ quan, tổ chức khác cũng vậy Muốn tìm hiểu, nghiên cứu lịch sử xây dựng và phát triển tại của một cơ quan, tổ chức cần phải khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là căn cứ để nghiên cứu

Đối với Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Về chính trị: Căn cứ vào tài liệu lưu trữ, các đơn vị thuộc Bộ sẽ lên kế hoạch

hợp tác với các cơ quan, tổ chức và các nước về các lĩnh vực văn hóa, thể thao và

du lịch Điều nay không chỉ góp phần nâng cao chất lượng các lĩnh vực văn hóa, thể thao và du lịch của hai bên mà còn làm tăng sự bền chặt mối quan hệ của Việt Nam và các nước hợp tác, đẩy mạnh công tác ngoại giao của Việt Nam với các nước trên thế giới

Về kinh tế: Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng kế hoạch phát

triển lĩnh vực du lịch (dài hạn và ngắn hạn) Năm 2017, Việt Nam đón gần 13 triệu lượt khách quốc tế và là nước đứng thứ 6/10 quốc gia có tốc độ tăng trưởng du lịch cao nhất thế giới và đứng đầu châu Á – Thái Bình Dương Việt Nam được tổ chức

Du lịch thế giới đánh giá là điểm đến du lịch quen thuộc với du khách quốc tế, là một điểm đến hấp dẫn khách du lịch bởi nền văn hóa, lịch sử lâu đời, ẩm thực phong phú và cảnh quan tự nhiên hấp dẫn Năm 2016, lĩnh vực du lịch đóng góp 6,6% GDP quốc gia Để đạt được những thành công trong lĩnh vực du lịch là do đã

có những kế hoạch phát triển lĩnh vực du lịch đúng đắn Không những vậy việc sử dụng tài liệu lưu trữ vào trong việc nghiên cứu và phát huy các loại hình nghệ thuật dân gian, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để sửa chữa, nâng cấp và bảo tồn các công trình xây dựng để thúc đẩy lĩnh vực du lịch phát triển Đem loại hiệu quả

kinh tế từ lĩnh vực du lịch cho Việt Nam Ngoài ra, việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc xây dựng các đề tài, dự án, đề án, kế hoạch phát triển du lịch của từng địa phương, từng vùng, từng khu vực

Về văn hóa – xã hội: Việt Nam có 54 anh em dân tộc, mỗi dân tộc lại có

những nét văn hóa khác nhau, việc sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa của các dân tộc, văn hóa vùng miền để bảo tồn bản sắc văn hóa của các dân tộc, các vùng miền Tài liệu lưu trữ cũng góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu, bảo tồn và phát huy các giá trị của các di sản văn hóa phi vật thể quốc gia Sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu các hình thức văn hóa nghệ thuật của quốc gia, dân tộc, từ đó đưa các hình thức văn hóa nghệ thuật trở thành các di sản văn hóa phi vật thể quốc gia; nghiên cứu để đưa các địa điểm nổi tiếng, mang dấu tích lịch sử, có giá trị về mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội để trở thành các di tích quốc gia, di tích quốc gia đặc biệt Bên cạnh đó, sử dụng và khai thác tài liệu lưu trữ để tái hiện các sự kiện lịch sử tạo nên các bộ phim, vở kịch, chương trình lịch sử - những món ăn tinh thần cho nhân dân Ngoài ra, sử dụng tài liệu lưu trữ

để xét tặng các giải thưởng, các huân chương, trao các danh hiệu cho các cá nhân, các nghệ sĩ

Về giáo dục và nghiên cứu khoa học: Các giáo viên, giảng viên sẽ sử dụng

tài liệu lưu trữ là cơ sở để trao đổi, thảo luận và truyền tải kiến thức về văn hóa, du lịch, các nét đẹp truyền thống tới học sinh, sinh viên Từ đó sẽ xây dựng, giáo dục

và tuyên truyền về tình yêu quê hương, đất nước cho các lớp trẻ Và tài liệu lưu trữ cũng sẽ được các nhà nghiên cứu khoa học, học sinh, sinh viên dùng làm tư liệu để phục vụ cho quá trình nghiên cứu các đề tài khoa học của mình về các lĩnh vực văn hóa, thể thao và du lịch

Chính vì tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn như vậy, việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch để bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ là điều vô cùng cần thiết

* Tiểu kết

Trong chương này, tôi đã trình bày và làm rõ một vài vấn đề về cơ sở lý luận,

cơ sở pháp lý của công tác số hóa tài liệu lưu trữ và cơ sở thực tiễn của công tác số

hóa tài; giới thiệu vài nét về Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch cũng như các tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho lưu trữ Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Những vấn đề tôi đã được trình bày trong chương này, có thể cho thấy một cái nhìn tổng quát nhất về công tác số hóa tài liệu lưu trữ và công tác này cần thiết,

có ý nghĩa như thế nào trong công tác lưu trữ của mọi cơ quan, tổ chức

Từ đó, tôi nhận thấy rằng trong xã hội bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, số hóa tài liệu lưu trữ là việc làm cần thiết đối với mọi cơ quan, tổ chức nói chúng và đối với Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch nói riêng

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH 2.1 Chủ trương số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Dự án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” được triển khai nhằm nâng cao chất lượng hoạt động tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đồng thời giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ của Bộ

Nhận thấy việc số hóa tài liệu lưu trữ đang là điều cần thiết trong công tác lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch nên Văn phòng Bộ Văn hóa, Thể thao

và Du lịch đã giao cho phòng Hành chính – Lưu trữ (trước khi sát nhập là phòng Lưu trữ - Thư viện) xây dựng kế hoạch về việc thực hiện chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ Việc thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch được thực hiện theo đúng kế hoạch đặt ra

2.1.1 Lý do thực hiện dự án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch”

Việt Nam đang bước vào cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 về sản xuất thông minh nhờ các đột phá của công nghệ số Mở đầu Chỉ thị số 16/CT-TTg ngày

04 tháng 5 năm 2017 của Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc Về việc tăng cường năng

lực tiếp cận cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 có nói rằng “Cuộc Cách mạng

công nghiệp lần thứ 4 với xu hướng phát triển dựa trên nền tảng tích hợp cao độ của hệ thống kết nối số hóa - vật lý - sinh học với sự đột phá của Internet vạn vật

và Trí tuệ nhân tạo đang làm thay đổi căn bản nền sản xuất của thế giới Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 với đặc điểm là tận dụng một cách triệt để sức mạnh lan tỏa của số hóa và công nghệ thông tin”.[9;Tr.1] Vì vậy, để tiến bước cùng với

sự phát triển của thế giới nói chung trong cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và hòa nhịp với đất nước đang trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa nói riêng cũng như thực hiện nhiệm vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ theo Công văn số 1408/VTLTNN-NVTW ngày 22 tháng 12 năm 2016 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 đối với các cơ quan, tổ chức trung ương và Công văn số 213/BVHTTDL-

VP ngày 18 tháng 01 năm 2017 của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 mà Văn phòng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã cho triển khai số hóa tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

2.1.2 Mục đích, ý nghĩa của dự án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch”

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo tồn di sản văn hóa của quốc gia nói chung và các tài liệu lưu trữ có giá trị cao nói riêng

Công tác số hóa tài liệu lưu trữ góp phần nâng cao công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Nhằm kéo dài tuổi thọ cho các tài liệu lưu trữ bản gốc Giảm thiểu sự xuống cấp về tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ gốc

Đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ bản gốc

Việc số hóa tài liệu lưu trữ đẩy mạnh chất lượng công tác tổ chức khai thác

và sử dụng tài liệu lưu trữ Chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ ở bản dạng giấy sang khai thác tài liệu lưu trữ dạng số Giúp độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, thuận tiện, hiệu quả, dễ dàng và tiết kiệm thời gian

Phục vụ nhanh chóng yêu cầu của các cán bộ chuyên môn của các đơn vị thuộc Bộ có nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho lưu trữ Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tài liệu lưu trữ

2.1.3 Yêu cầu của dự án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch”

Thực hiện chỉnh lý những tài liệu trong tình trạng bó gói trong kho lưu trữ của Bộ Chuẩn bị cơ sở vật chất cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ của Bộ Tài liệu lưu trữ được đưa ra số hóa phải là những tài liệu có giá trị cao nhưng không chứa đựng các nội dung mật, tối mật, tuyệt mật

Bản số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng, phải

có các bản sao lưu dự phòng cho tài liệu lưu trữ gốc

Kết quả đầu ra của tài liệu lưu trữ được số hóa: tài liệu A4, định dạng file pdf, scan ảnh màu, tỉ lệ 100%, độ phân giải 300pdi

Tất cả dữ liệu của các hồ sơ sẽ được tích hợp vào cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý để phục vụ cho việc quản lý, khai thác sử dụng

Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính pháp lý và tính trung thực của hồ sơ, tài liệu lưu trữ bản gốc; tuân thủ và thực hiện nghiêm túc quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

2.1.3 Lộ trình thực hiện dự án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch”

Giai đoạn 1: Căn cứ theo Công văn số 213/BVHTTDL-VP ngày 18 tháng 01 năm 2017 của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 và căn cứ theo kế hoạch, nhiệm vụ công tác lưu trữ năm 2017 của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch do Lãnh đạo Văn phòng Bộ giao nhiệm vụ cho phòng Lưu trữ - Thư viện (trước khi sáp nhập thành phòng Hành chính – Lưu trữ) thực hiện

Việc lên kế hoạch và ký chủ trương dự án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” được thực hiện tháng 4-5 năm 2017

Giai đoạn 2: Từ tháng 5 đến tháng 8 năm 2017, phòng Lưu trữ - Thư viện làm việc với các nhóm trong dự án số hóa tài liệu lưu trữ, gồm các nhóm: nhóm thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, nhóm tư vấn và cung cấp trang thiết bị phục vụ cho dự án số hóa tài liệu lưu trữ và nhóm chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trong quá trình làm việc, Trưởng phòng Lưu trữ - Thư viện sẽ thường xuyên báo cáo, trình văn bản cho Lãnh đạo Văn phòng Bộ xem xét và ký duyệt

Giai đoạn 3: Từ tháng 9 năm 2017 đến 01/02 năm 2018, dự án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” bắt đầu được thực hiện Cụ thể:

Nhóm chỉnh lý tài liệu bắt đầu thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ Việc chỉnh

lý tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ được thực hiện từ tháng 9 năm 2017 đến

giao lại cho các cán bộ lưu trữ Bộ ngày 31/01 và 01/02/2018