Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại chi cục văn thư lưu trữ thành phố hải phòng

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮKHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI C

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ -

LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn : TS NGUYỄN THỊ NGỌC MAISinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ PHƯƠNG

Mã số sinh viên : 1405LTHC050

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài khóa luận của tôi, do tôi tự làm, không saochép của ai Mọi số liệu sử dụng trong bài khóa luận tốt nghiệp đều chính xác,chân thật Bài khóa luận có tham khảo thông tin ở một số tài liệu khác nhưngđều được trích nguồn rõ ràng

Hà Nội, ngày 26 tháng 3 năm 2018

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được bài khóa luận tốt nghiệp này, trước hết cho tôi xingửi lời cảm ơn đến cô giáo Nguyễn Thị Ngọc Mai, cô đã rất tận tình, chu đáochỉ bảo, hướng dẫn, giúp tôi hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp này

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô trong khoa Văn thư– Lưu trữ đã nhiệt tình truyền thụ kiến thức cho chúng tôi và cũng vô cùngcảm ơn các cán bộ công tác tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố HảiPhòng đã nhiệt tình cung cấp số liệu, hướng dẫn, chỉ bảo giúp tôi có nguồnthông tin thực tiễn để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN 2

LỜI CẢM ƠN 3

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 4

MỞ ĐẦU 9

1.Lý do chọn đề tài 9

2.Mục tiêu của đề tài 11

3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 11

4.Nhiệm vụ nghiên cứu 11

5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 12

6.Phương pháp nghiên cứu 16

7.Đóng góp của đề tài 16

8.Bố cục của đề tài 17

Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CNTT VÀO TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLLT TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 19

1.1 Cơ sở lý luận của việc ứng ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác và sử dụng TLLT 19

1.1.1 Một số khái niệm 19

1.1.1.1 Khái niệm TLLT 19

1.1.1.2 Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 21

1.1.1.3 Khái niệm CNTT 22

1.1.1.4 Khái niệm ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 24

1.2 Cơ sở pháp lý về việc ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 24

1.2.1 Văn bản Luật về việc ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử

dụng TLLT 24

1.2.2 Văn bản dưới Luật về việc ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 25

1.3 Cơ sở thực tiễn của việc ứng ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác và sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng 26

1.3.1 Khối lượng, thành phần, nội dung của khối TLLT đang bảo quản tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng 26

1.3.1.1 Khối lượng, thành phần 26

1.3.1.2 Nội dung 27

1.3.2 Giá trị của khối TLLT 28

1.3.3 Văn bản hiện hành quy định về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng 30

* Tiểu kết 32

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT VÀO TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLLT TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 34

2.1 Khái quát về Chi cục văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng 34

2.1.1 Lịch sử hình thành Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng .34

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng 35

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng .36

2.1.3.1 Về cơ cấu tổ chức của Chi cục gồm: 36

2.1.3.2 Về đội ngũ nhân sự của Chi cục 38

2.2 Thực trạng quản lý và tổ chức khoa học khối TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng 39

2.2.1 Thực trạng thu thập, phân loại, xác định giá trị TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố Hải Phòng 39

2.2.1.1 Thực trạng thu thập và bổ sung TLLT tại Chi cục Văn thư –

Lưu trữ thành phố Hải Phòng 39

2.2.1.2 Thực trạng phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng 42

2.2.2 Thực trạng bảo quản TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố Hải Phòng 43

2.3 Thực trạng ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng 45

2.3.1 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng 45

2.3.1.1 Tổ chức sử dụng TLLT tại phòng đọc 45

2.3.1.2 Triển lãm TLLT 46

2.3.1.3 Cung cấp bản sao lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ 48

2.3.1.4 Giới thiệu TLLT trên trang thông tin điện tử 50

2.3.2 Thực trạng ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng 52

2.3.2.1 Thực trạng ứng dụng CNTT vào hình thức sử dụng TLLT tại phòng đọc 52

2.3.2.2 Thực trạng ứng dụng CNTT vào hình thức triển lãm TLLT 55

2.3.2.3 Thực trạng ứng dụng CNTT vào hình thức cung cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ 56

2.3.2.4 Thực trạng ứng dụng CNTT vào hình thức giới thiệu TLLT trên trang thông tin điện tử 57

2.3.3 Đánh giá 58

2.3.3.1 Ưu điểm 58

2.3.3.2 Hạn chế 59

2.3.3.3 Nguyên nhân của hạn chế 61

* Tiểu kết 62

Chương 3 62

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT VÀO TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLLT TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 63

3.1 Sự cần thiết của việc nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào tổ chức

khai thác, sử dụng TLLT 63

3.1.1 Đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT 63

3.1.2 Góp phần đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu và hiện đại hóa công tác lưu trữ 64

3.2 Một số giải pháp ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng 65

3.2.1 Ứng dụng Web 2.0 vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng 65

3.2.1.1 Khái niệm Web 2.0 65

3.2.1.2 Ứng dụng thành tựu của web 2.0 vào việc tạo tài khoản facebook giới thiệu TLLT 66

3.2.1.3 Ứng dụng thành tựu của web 2.0 vào xây dựng phòng đọc ảo.68 3.2.1.4.Ứng dụng thành tựu của web 2.0 vào triển lãm TLLT trực tuyến .74

3.3 Điều kiện triển khai 75

3.3.1 Cơ sở pháp lý hoàn thiện 75

3.3.2 Cần sự hợp tác giữa Ngành VT - LT và Ngành CNTT 77

3.3.3 Chi cục cần hoàn thiện nguồn tài liệu được số hóa trên những vật mang tin khác 77

3.3.4 Cần đầu tư kinh phí; cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật 78

3.3.5 Cần nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên 79

* Tiểu kết 80

PHẦN KẾT LUẬN 81

TÀI LIỆU THAM KHẢO 83

PHỤ LỤC 86

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thông đạt số 01-C/VP ngày 03/01/1946 của Chủ tịch Hồ Chí Minh đãkhẳng định: “Tài liệu có giá trị đặc biệt trên phương diện kiến thiết quốc gia”.TLLT là một loại di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của dân tộc, nó chứa đựng

ký ức thiêng liêng của cả một dân tộc, quốc gia, có độ tin cậy cao, phản ánhtrung thực, toàn diện mọi mặt của đời sống xã hội và phục vụ hữu ích các nhucầu nghiên cứu khoa học, thực tiễn cuộc sống của con người Tuy nhiên,TLLT chỉ thực sự có giá trị khi chúng được đem gia phục vụ mọi mặt hoạtđộng xã hội khác nhau của con người Xác định được tầm quan trọng của việc

đó, tại Đại hội Đại biểu toàn quốc của Đảng khóa VI (12/1986), “Báo cáoChính trị” của Ban chấp hành Trung ương Đảng trình bày trước Đại hội đãxác định công tác lưu trữ là một bộ phận trong hệ thống thông tin quan trọngphục vụ cho công tác lãnh đạo của Đảng và quản lý Nhà nước Từ quan điểm

đó, Đảng đã đề ra chủ trương phải “tổ chức tốt công tác lưu trữ; bảo vệ antoàn và sử dụng có hiệu quả TLLT Quốc gia”

Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay, khoa học công nghệ ngày càngphát triển, đặc biệt là CNTT phát triển với tốc độ như vũ bão, đã từng bướclen lỏi vào mọi ngõ ngách của đời sống xã hội, làm thay đổi cuộc sống củacon người và trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống Sự pháttriển đó đã góp phần tạo lên một xã hội thông tin đa dạng hóa về cả nội dung

và hình thức, con người chìm ngập trong dòng khai thác thông tin và sự địnhhướng cho người khai thác thông tin cách thức tìm kiếm thông tin trong xuhướng hiện nay là một vấn đề hết sức quan trọng đối với Nhà nước nói chung,với các cơ quan quản lý Ngành VT - LT nói riêng Đây chính là một trongnhững nhiệm vụ mới đặt ra đối với công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLTtrong bối cảnh CNTT phát triển như ngày nay Để đáp ứng xu thế đó, ngày

02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về tăngcường bảo vệ và phát huy giá trị TLLT Chỉ thị đã chỉ ra nhiệm vụ rõ ràng đối

với các cơ quan, tổ chức như “đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về công tác lưu trữ”, “nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác TLLT” Sau đó, để tiếp tục củng cố việc

ứng dụng CNTT trong việc phát huy giá trị TLLT, năm 2013, Chính phủ banhành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định về chi tiết thi hành một số điều

của Luật lưu trữ, nhấn mạnh: “Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức Khuyến khích việc thực hiện dịch

vụ sử dụng TLLT điện tử trực tuyến”.

Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng là cơ quan trực thuộc

Sở Nội Vụ có chức năng giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBNDthành phố quản lý Nhà nước về VT - LT của thành phố và trực tiếp quản lýTLLT lịch sử của thành phố theo quy định của pháp luật Hiện nay, khối tàiliệu đang được Chi cục bảo quản là rất lớn, đa dạng về về nội dung lẫn hìnhthức, phản ánh cả một thời kỳ phát triển huy hoàng của thành phố Cảng HảiPhòng Nhưng trên thực tế, việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cụcđang dừng ở mức khiêm tốn: chưa tổ chức đa dạng các hình thức khai thác, sửdụng TLLT Đặc biệt trong thời kỳ CNTT phát triển như ngày nay, việc ứngdụng CNTT trong tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu đem lại hiệu quả rất cao,nhưng do giới hạn về kinh phí, cơ sở vật chất, kỹ thuật hạ tầng, nguồn nhânlực nên việc ứng dụng CNTT vào công tác này tại Chi cục còn rất hạn chế:Trang thông tin điện tử tại Chi cục chỉ đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin ởcấp độ 2, việc ứng dụng CNTT vào các hình thức khai thác tài liệu còn chưanhiều, chưa phát huy tối đa giá trị thông tin trong khối TLLT đang bảo quảntrong các kho Vì vậy, việc đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức

khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

để đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong tổchức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố HảiPhòng là một trong những việc làm vô cùng cần thiết

Từ các lý do và thực trạng trên, tác giả quyết định chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng” làm đề tài khóa luận tốt

nghiệp

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài hướng tới mục tiêu như sau:

Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng và đưa ramột giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong việc phát huygiá trị TLLT

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Hiệu quả ứng dụng CNTT vào tổchức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố HảiPhòng

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

+ Thứ nhất, hệ thống hóa được cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và thực tiễn

của việc ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

+ Thứ hai, khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng CNTT vào tổ

chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố HảiPhòng

+ Thứ ba, nghiên cứu đề xuất ra những giải pháp cụ thể đối với việc

nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT vànhững điều kiện cần thiết để triển khai những giải pháp đó tại Chi cục Vănthư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng thông tin trong TLLT đểphục vụ nghiên cứu khoa học, thực tiễn đời sống ngày càng cao Điều đó đòihỏi các cơ quan quản lý Ngành VT - LT cần nghiên cứu và đề ra nhiều hìnhthức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT mới phù hợp với xu hướng xã hỗi đểđáp ứng được nhu cầu khai thác thông tin của mọi người Có nhiều tài liệuliên quan đến vấn đề “nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong tổ chức khaithác, sử dụng TLLT” bao gồm sách, báo, tạp chí, luận văn thạc sỹ, khóa luậntốt nghiệp tiếng Việt và tiếng nước ngoài Cụ thể:

* Các nghiên cứu của Việt Nam

+ Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đạihọc Nội Vụ Hà Nội do NXB Lao động xã hội xuất bản năm 2016 đã trình bày

hệ thống lý luận về hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Đồngthời cuốn giáo trình cũng đưa ra được hệ thống văn bản quản lý nhà nước vềcông tác lưu trữ làm căn cứ để mọi cơ quan, tổ chức thực hiện, qua đó đảmbảo được tính thống nhất trong công tác lưu trữ

+ Thông qua thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Bộ Giáodục và Đào tạo, Phạm Thị Chung đã đề xuất một số giải pháp nhằm củng cốnhững thành tựu đã đạt được và khắc phục những hạn chế hiện nay còn gặpphải trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Bộ Giáo dục và Đào tạo trong

Luận văn thạc sĩ “Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng TLLT tại Bộ Giáodục và Đào tạo” năm 2009

+ Luận văn thạc sĩ “Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phụ vụ khaithác, sử dụng TLLT ở Việt Nam” của tác giả Đỗ Thu Hiền năm 2014 (KhoaLưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội vàNhân văn) đã nêu ra những ưu điểm và hạn chế của các hình thức tổ chứckhai thác, sử dụng TLLT truyền thống, qua đó thấy được sự cần thiết của việcxây dựng phòng đọc ảo trong xu thế hiện nay để phụ vụ khai thác Đồng thờiluận văn cũng đề xuất mô hình phòng đọc ảo cũng như các điều kiện tiênquyết và hỗ trợ để triển khai được dự án xây dựng phòng đọc ảo

+ Thông qua thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cụcVăn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệuquả tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phốHải Phòng” năm 2015 (Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đạihọc Khoa học Xã hội và Nhân văn) của Nguyễn Thị Hương đã đề ra một sốbiện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này như hoàn thiện hệ thốngpháp luật, tổ chức khoa học TLLT, maketing TLLT, ứng dụng CNTT vào tổchức khai thác, sử dụng TLLT

+ Một số khái niệm và những ưu điểm vượt trội của Web 2.0 trong tổchức khai thác, sử dụng TLLT; những cơ hội cũng như những thách thức củaviệc ứng dụng Web 2.0 vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Việt Nam đãđược TS Nguyễn Thị Chinh truyền tải trong bài viết “Web 2.0 – Cơ hội vàthách thức đối với công tác tổ chức, sử dụng TLLT” năm 2017 (Kỷ yếu hộithảo nghiệp vụ “Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng TLLT” tại Cục Vănthư và lưu trữ Nhà nước)

+ Bài viết “Triển lãm trực tuyến trong tổ chức, sử dụng TLLT tại lưutrữ Quốc gia Singapore” của Th.S Nguyễn Phạm Ngọc Hân năm 2017 (Kỷ

yếu hội thảo nghiệp vụ “Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng TLLT” tạiCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) đưa ra khái niệm “Triển lãm trực tuyến”

và những thông tin về cơ quan Lưu trữ quốc gia Singapore cũng như thiết kếtriển lãm trực tuyến TLLT tại đây

+ Bài viết “Một số vấn đề về triển lãm TLLT trực tuyến” của Tạc ThịMinh Huyền đăng tải trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, số 4 năm 2017 đã đưa

ra khái niệm về “triển lãm trực tuyến”, cơ sở pháp lý, ưu nhược điểm của hìnhthức này, thực trạng tổ chức triển lãm trực tuyến trên thế giới và ở Việt Nam,giải pháp

* Các nghiên cứu của nước ngoài

+ Một số đặc điểm cũng như kinh nghiệm xây dựng và phát triển kholưu trữ trực tuyến tại 5 năm nước Mỹ, Anh, Australia, Canada, Singapore đãđược La Kinh đề cập trong bài viết “Kinh nghiệm xây dựng và phát triểnnguồn lưu trữ trực tuyến của năm nước Mỹ, Anh, Australia, Canada,Singapore” năm 2014 đăng tải trên Báo lưu trữ Trung Quốc Qua đó, thấyđược, cả 5 nước đều xây dựng kho lưu trữ trực tuyến trên cơ sở lấy ngườidùng làm định hướng, chú trọng đến nhu cầu người dùng và phân loại ngườidùng Đồng thời, 5 nước cũng tập trung phát triển kho lưu trữ trực tuyến bằngcách tổ chức các dịch vụ công trực tuyến, dịch vụ tương tác toàn diện trênwebsite, hệ thống giáo dục công đặc biệt, hỗ trợ trực tuyến chuyên nghiệp,triển lãm trực tuyến chất lượng cao

+ Khái niệm Web 2.0 và sự thay đổi xã hội hoàn toàn khi web 2.0 xuấthiện như con người có thể nhanh chóng thu thập thông tin trên những trangđiện tử về lưu trữ cũng như phản hồi về thông tin ngược lại tới các lưu trữ đó,hay sự lan truyền thông tin nhanh chóng tới mọi người trong thời gian ngắn,qua đó giúp mọi người nhanh chóng tiệp cận với nguồn thông tin đã đượcDaniel Nations đề cập trong bài viết “How Web 2.0 Completely ChangedSociety” năm 2016

+ Bài viết “5 Free and Open Source Tools for Creating DigitalExhibitions” đã đề cập đến triển lãm kỹ thuật số - một hình thức giới thiệuTLLT được sử dụng ở các Bảo tảng và thư viện Bài viết đã đưa ra khái niệm

“triển lãm kỹ thuật số” và giới thiệu phần mềm chính (Contentdm(http://www.contentdm.org/) trong thiết kế triển lãm kỹ thuật số Tuy nhiên,phần mềm này với giá rất đắt đỏ gây khó khăn trong việc triển khai triển lãm

kỹ thuật số nên tác giả đã giới thiệu phần mềm 5 công cụ miễn phí và mãnguồn mở thay thế cho phần mềm chính trong thiết kế triển lãm kỹ thuật đểgiảm chi phí thiết kế, đó là: Omeka (http://omeka.org/; Collective Access(http://collectiveaccess.org/); CollectionSpace (http://www.collectionspace.org/);Open Exhibits (http://openexhibits.org/); Pachyderm (http://pachyderm.nmc.org)

Qua khảo sát và nghiên cứu các tài liệu trên, thấy rằng có những tàiliệu, bài viết liên quan đến lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT; liênquan đến các giải pháp về nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

ở Việt Nam cũng như tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia Đặc biệt, trong đó

có những tài liệu liên quan trực đến việc nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTTtrong tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, cụ thể các bài viết đã đề cập đến xâydựng mô hình phòng đọc ảo, triển lãm trực tuyến TLLT, giới thiệu TLLT trêncác phương tiện thông tin đại chúng Đấy vừa là những giải pháp để phát huygiá trị TLLT vừa là để áp dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng tài liệugóp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ Việt Nam nói chung Đồng thời, đâycũng là những tài liệu tham khảo hữu ích cho việc nâng cao hiệu quả ứngdụng CNTT trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư –Lưu trữ thành phố Hải Phòng Tuy nhiên, hiện nay còn rất ít các bài viếtnghiên cứu chuyên sâu liên quan đến “Nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTTvào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ lịch sử cấp Tỉnh nói chung,tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng nói riêng” Do đó, đề tài

“Nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại

Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng” là đề tài nghiên cứu mới.

6 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp này, tác giả sử dụng những phươngpháp nghiên cứu khác nhau:

- Điều tra thu thập số liệu: Thông qua các báo cáo tổng hợp, số liệuthống kê, các báo cáo tham luận của Chi cục Văn thư – lưu trữ thành phố HảiPhòng cũng như các bài viết về lịch sử hình thành Chi cục để biết được khốilượng thành phần, nội dung khối tài liệu Chi cục đang bảo quản và thực trạngứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục

- Phương pháp thống kê so sánh: So sánh, đối chiếu số lượng lượt khaithác, sử dụng TLLT qua các năm, qua đó đánh giá được hiệu quả của việc tổchức khai thác, sử dụng TLLT qua từng năm của Chi cục Văn thư – Lưu trữthành phố Hải Phòng

- Phương pháp tổng hợp, phân tích số liệu: Tổng hợp số lượng lượt khaithác, sử dụng TLLT của các hình thức khai thác, sử dựng TLLT tại Chi cụcVăn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, qua đó phân tích, đánh giá được hìnhthức phục vụ khai thác thác, sử dụng TLLT truyền thống hay hình thức ứngdụng CNTT mang lại hiệu quả cao

+ Đóp góp một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTTtrong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ

+ Làm tài liệu tham khảo cho sinh viên ngành Lưu trữ học

Chương này viết về cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn, cơ sở pháp lý củaviệc ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Vănthư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng.

Chương này tập trung giới thiệu khái quát về Chi cục Văn thư – Lưutrữ thành phố Hải Phòng, thực trạng quản lý và tổ chức khoa học TLLT vàthực trạng ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng

Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào tổchức khai thác, sử dụng TLLT và những điều kiện triển khai để thực hiệnđược những giải pháp đó

Trong quá trình thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp, tôi đã nhận được sựgiúp đỡ tận tình của giảng viên hướng dẫn – TS Nguyễn Thị Ngọc Mai, sựgiúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô Phạm Thu Hương - Chi cục trưởng Chi cụcVăn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, Trường phòng quản lý kho lưu trữkho lưu trữ Đỗ Thị Thơm, chuyên viên Trần Ngọc Ánh đã hướng dẫn cho tôitrong suốt quá trình khảo sát cũng như nhiệt tình cung cấp những thông tin

cần thiết liên quan đến hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chicục Tuy nhiên, ngoài những thuận lợi trên, tôi cũng gặp những khó khăn nhưmột số kết quả của hình thức khai thác, sử dụng TLLT tài liệu tại Chi cục Vănthư – lưu trữ thành phố Hải Phòng chưa được tổng hợp cụ thể khiến việc thuthập số liệu phục vụ bài viết của tôi còn hạn chế Do vậy, từ khó khăn trênnên bài khóa luận tốt nghiệp của tôi sẽ có những sai sót nhất định Tôi rấtmong nhận được sự đóng góp ý kiến, nhận xét của các thầy cô trong khoa VT

- LT để bài khóa luận này được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Theo cách hiểu đơn giản, TLLT là những tài liệu có giá trị phục vụ nhucầu sử dụng của con người Tuy nhiên, TLLT có rất nhiều sự định nghĩa khácnhau và hiện nay có 3 trường phái cơ bản quan niệm về khái niệm này

Trường phái thứ nhất cho rằng “TLLT là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những

ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm

mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một số cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng” (Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988).

Định nghĩa này đã được hình thành dựa trên giá trị tiềm năng của tài liệu saukhi hết giá trị hiện hành tức là để một tài liệu trở thành TLLT khi mà tài liệu

đó đã hết giá trị hiện hành nhưng vẫn phải còn giá trị lưu trữ để tiếp tục bảoquản

Trường phái thứ hai do các nước Châu Âu đại diện và căn cứ vào

nguồn gốc xuất xứ của tài liệu để định nghĩa về TLLT Đơn cử, trong Luật

Lưu trữ Pháp năm 1979 quy định: “TLLT là tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và mật mang tin của chúng như thế nào” Định nghĩa này cho thấy, ngay tại thời điểm tài liệu được sinh

ra, tài liệu đã trở thành TLLT, hay trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổchức, cá nhân nhận được tài liệu thì tài liệu đó cũng được coi là TLLT miễn lànhững tài liệu đó có nguồn gốc xuất xứ từ một cơ quan, cá nhân cụ thể

Trường phái thứ ba đại diện bởi Liên Xô và các nước xã hội Chủ nghĩa

trước đây Định nghĩa TLLT do trường phái này đưa ra nhấn mạnh về nơi bảo

quản, coi “TLLT là tài liệu được các lưu trữ bảo quản” (Trích trong Từ điển

thuật ngữ xuất bản năm 1982 tại Maxcơva) Tuy nhiên, đến nay khái niệmTLLT của Liên bang Nga có những nét đổi mới và được quy định trong LuậtLiên bang Nga về “Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” có hiệu lực từ năm

2004 như sau: “Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các yếu tố thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định đối với công dân, xã hội và Nhà nước”

Ngoài ba trường phái trên, Việt Nam đã đưa ra quan niệm về TLLT

mang tính chất dung hòa của các trường phái trên: “TLLT là những tài liệu có giá trị được lựa chọn trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp

và cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác, sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của

xã hội” [7;5] Đến nay, khái niệm TLLT của Việt Nam đã có sự điều chỉnh và chính thức quy định trong khoản 3, điều 2, Luật Lưu trữ: “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thể bằng bản sao hợp pháp” Với khái

niệm này, TLLT phải đảm bảo 3 yếu tố: Thứ nhất, phải có giá trị; thứ hai,được lựa chọn để lưu trữ; thứ ba, là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp

Như vậy, qua tổng hợp và phân tích có rất nhiều quan điểm về kháiniệm TLLT, tuy nhiên theo khoản 3, điều 2, Luật Lưu trữ Việt Nam, TLLT có

thể hiểu: “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thể bằng bản sao hợp pháp”

1.1.1.2 Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là một nghiệp vụ quan trọng và cũng

là mục đích cuối cùng của các lưu trữ cần thực hiện Vậy trước khi đi địnhnghĩa khái niệm “Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT” là gì, chúng ta nên đi tìmhiểu định nghĩa “Tổ chức” trong thuật ngữ này được quan niệm như thế nào.Trong thực tế, “Tổ chức” được hiểu theo hai nghĩa, vừa là động từ vừa làdanh từ

Đối với nghĩa động từ, theo Đại từ điển Tiếng Việt (Nguyễn Như Ý chủbiên) định nghĩa: “Tổ chức là cách sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùngthực hiện một nhiệm vụ hoặc một chức năng chung” [11; 1662]

Đối với nghĩa danh từ, theo giáo trình Hành chính công (Học ViệnHành chính quốc gia xuất bản), “tổ chức là một tập hợp của nhiều người – haingười trở lên, cùng với việc sắp xếp công việc cụ thể và thống nhất với nhau

vì một hay một vài mục tiêu” [9; 8]

Trong bài viết này, khái niệm “Tổ chức” được nghiên cứu và tìm hiểuvới nghĩa là động từ Tổ chức ở đây là “cách bố trí, sắp xếp các nguồn lực đểthực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả” Với cách định nghĩa như vậy, thấyrằng khái niệm “Tổ chức khai thác, sử dung TLLT” trong cuốn Giáo trình

“Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của tổ bộ môn Khoa VT - LTtrường Đại học Nội Vụ Hà Nội đưa ra phù hợp với tiêu chí định nghĩa “Tổchức” theo nghĩa là động từ và phù hợp với bài khóa luận này, nên tác giảchính thức sử dụng khái niệm “Tổ chức khai thác, sử dụng tài TLLT” trongcuốn giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” để phục vụ hoàn

thiện bài viết: “ Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là quá trình tổ chức khai thác thông tin lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân” [5; 239]

1.1.1.3 Khái niệm CNTT

Thuật ngữ CNTT lần đầu tiên được đề cập đến vào năm 1958 Hai tácgiả Leavitt và Whisler đã nhắc đến Thuật ngữ CNTT trong bài viết của mình

đăng tải trên tạp chí Harvard Business Review vào năm 1958, họ cho rằng:

"Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng Chúng ta sẽ gọi là CNTT(Information Technology - IT)” [26] Sau khi thuật ngữ CNTT ra đời, địnhnghĩa về thuật ngữ này cũng được đưa ra ngay sau đó Theo từ điển Oxford:

“CNTT là việc nghiên cứu hoặc sử dụng thiết bị điện tử, đặc biệt là máy vi tính, để lưu giữ, phân tích và gửi thông tin” [23; 666]

Sau đó, vào khoảng năm 2000 thuật ngữ “CNTT và truyền thông” xuất

hiện “CNTT và truyền thông là một tập hợp đa dạng các công cụ và tài nguyên công nghệ được sử dụng để giao tiếp, tạo ra, phổ biến, lưu giữ và quản lý thông tin.” [21;1] Các công nghệ ở đây là gồm công nghệ truyền

thông (đài và vô tuyến), điện thoại, máy tính và Internet Như vậy có thể thấy,

khái niệm “CNTT và truyền thông” bao hàm khái niệm CNTT Tuy nhiên,hiện nay, việc phân biệt hai khái niệm này cũng không được mọi người tậptrung nghiên cứu Tại Việt Nam các văn quy định của Nhà nước cũng tậptrung hướng tới định nghĩa khái niệm CNTT theo nghĩa “CNTT và truyềnthông” như: Luật CNTT ngày 29 tháng 6 năm 2006 hay Công văn số9854/BGDĐT-CNTT ngày 07/9/2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về hướngdẫn thực hiện nhiệm vụ năm học 2007 – 2008 về CNTT

Tại Việt Nam, Nghị quyết Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993 là vănbản pháp quy đầu tiên đề cập đến khái niệm CNTT: "CNTT là tập hợp các

phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội" Đến nay, khái niệm CNTT

ở Việt Nam đã có sự đổi mới và được quy định tại khoản 1, điều 4, LuậtCNTT năm 2006: “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ

và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ

và trao đổi thông tin số” Có thể thấy khái niệm này chú trọng đến hai phần: Thứ nhất: về phương pháp khoa học, công nghệ, khoa học kỹ thuật ở đây gồm

công nghệ truyền thông (đài và vô tuyến), điện thoại, máy tính và Internetcùng tất cả các thiết bị, dịch vụ liên quan đến các công nghệ này như blog

(trang viết cá nhân trên mạng), e-mail ; thứ hai: về đối tượng xử lý: là thông

tin ở dạng tín hiệu số

Tóm lại, khái niệm CNTT trong khoản 1, điều 4, Luật CNTT năm 2006

quy định CNTT là: “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”.

1.1.1.4 Khái niệm ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

Cùng với những khái niệm về TLLT, Tổ chức khai thác, sử dụngTLLT, CNTT trình bày ở trên, khái niệm “Ứng dụng CNTT trong tổ chức

khai thác, sử dụng TLLT” như sau: “Ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là sử dụng các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại vào phục vụ quá trình tổ chức khai thác thông tin lưu trữ qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia đáp ứng yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân”

1.2 Cơ sở pháp lý về việc ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT

1.2.1 Văn bản Luật về việc ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT

Ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT không còn xa lạ

gì đối với Việt Nam, tuy nhiện hiện nay, Việt Nam chưa có văn bản Luật cụthể nào quy định chi tiết về vấn đề này mà chỉ được đề cập gián tiếp trong vănbản Luật khác, cụ thể:

Trong Luật Lưu trữ 01 năm 2011, tại khoản 2, điều 4 Chính sách của Nhà nước về lưu trữ quy định: “Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ”, hay tại điểm h, khoản 1, điều 39 quy định về việc đầu tư kinh phí cho “Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ” Như vậy, có thể thấy

các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ nói chung và các lưu trữ nói riêng đãcoi ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ là một trong những mục tiêu cốt lõicủa Ngành VT - LT Qua đó tạo tiền đề cho việc đẩy mạnh ứng dụng CNTTvào nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại các cơ quan

1.2.2 Văn bản dưới Luật về việc ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

Công văn số 608/LTNN-TTNC của Cục lưu trữ Nhà nước ngày 19tháng 11 năm 1999 quy định về việc hướng dẫn ứng dụng CNTT trong côngtác VT- LT Nội dung trong văn bản chưa quy định cụ thể về ứng dụng CNTTtrong tổ chư khai thác, sử dụng TLLT mà chỉ tập trung hướng dẫn về ứngdụng CNTT trong công tác VT - LT Nhưng có thể nói đây là cơ sở có tínhtiền để để các lưu trữ tiến hành các hình thức khai thác, sử dụng TLLT hiệnđại

Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Chính Phủ về việc tăngcường bảo vệ và phát huy giá trị TLLT, nhấn mạnh: “Nghiên cứu ứng dụngcác thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảohiểm và quản lý, khai thác TLLT” Qua đó cho thấy, ngay từ khi Luật Lưu trữchưa ra đời, các cơ quan quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ đã chú trọngđến việc tăng cường ứng dụng CNTT trong việc bảo quản, bảo vệ an toànTLLT qua đó đảm bảo điều kiện tốt nhất cho việc ứng dụng CNTT vào việcphát huy tối đa giá trị thông tin của khối TLLT

Ngoài ra, việc khuyến khích ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác, sửdụng TLLT cũng được đề cập đến trong một văn bản pháp lý cao chỉ dướiLuật, đó là Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 củaChính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; khoản 2, 3điều 9: “Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủtục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT điện tử trên trang tin điện tử của

cơ quan, tổ chức Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT điện tửtrực tuyến” Như vậy, việc khuyến khích ứng dụng CNTT vào tổ chức khaithác, sử dụng TLLT đã được đề cập đến trong Nghị định 01/2013/NĐ-CP làcăn cứ để các cơ quan, tổ chức triển khai các hình thức khai thác, sử dụngTLLT có ứng dụng CNTT như: Tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT, xây dựng

phòng đọc ảo hay giới thiệu TLLT trên facebook, youtube

Để tiếp tục củng cố việc ứng dụng CNTT trong phát huy giá trị TLLT,

Bộ Nội Vụ nhấn mạnh một số chỉ tiêu cần đạt được của Ngành VT - LT tớinăm 2030 và các chỉ tiêu này được quy định trong Quyết định 579/QĐ-BNVngày 27/6/2012 của Bộ Nội Vụ về việc phê duyệt quy hoạch Ngành VT - LT

2020, tầm nhìn đến năm 2030: “50% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng,50% hồ sơ tài liệu được công bố, triển lãm giới thiệu cho công chúng; bìnhquân hàng năm, phục vụ 20.000 lượt người/năm đến khai thác sử dụng, trong

đó 20% thông tin của TLLT (thuộc diện sử dụng rộng rãi) được cungcấp trên mạng diện rộng của Ngành VT - LT để phục vụ nhu cầu khai thác

sử dụng của công chúng Hoàn thiện hệ thống công cụ tra tìm tài liệu truyềnthống và đẩy mạnh việc xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai

thác sử dụng tài liệu trong toàn ngành’’ Qua đó, có thể thấy được quyết tâm

của Đảng và Nhà nước, của Ngành VT – LT trong việc ứng dụng khoa họccông nghệ vào công tác phát huy giá trị TLLT, phục vụ nhu cầu của nhân dântrong bối cảnh toàn cầu hóa

Căn cứ vào các quy định của Nhà nước về ứng dụng CNTT trong tổchức khai thác, sử dụng TLLT trên, ta thấy được một trong những nhiệm vụtrọng tâm của Ngành VT - LT là phải hiện đại hóa công tác tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT để không những đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu khai tháctài liệu của độc giả mà còn phát huy hơn nữa giá trị của TLLT

1.3 Cơ sở thực tiễn của việc ứng ứng dụng CNTT vào tổ chức khai thác và sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

1.3.1 Khối lượng, thành phần, nội dung của khối TLLT đang bảo quản tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

1.3.1.1 Khối lượng, thành phần

Hiện nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đang lưu trữ gần 943,5 mét giá tài

liệu có giá trị của 59 Phông với thành phần tài liệu như sau:

- Tài liệu hành chính; tài liệu khoa học - kỹ thuật của các cơ quan, tổchức thuộc nguồn nộp lưu lưu vào Lưu trữ Lịch sử đã nộp vào Chi cục Vănthư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng có thời gian từ năm 1955 đến 2008

- Hồ sơ, cán bộ đi B do Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bàn giao lại

Tài liệu của các Phông lưu trữ sở, ban, ngành thuộc thành phố HảiPhòng đã phản ánh được quá trình hoạt động của thành phố trên các lĩnh vựckinh tế, giáo dục, văn hóa, quốc phòng, ngoại giao, y tế, thể thao, du lịchtrong suốt thời kỳ từ khi thành lập thành phố cho đến nay

- Tài liệu khoa học – kỹ thuật

Loại hình tài liệu này chiếm khối lượng tương đối nhỏ, chiếm khoảng230.6 mét giá tài liệu bao gồm những hồ sơ về phát minh sáng chế, nghiêncứu khoa học, đánh dấu sự phát triển kinh tế - xã hội và những hồ sơ xâydựng, sửa chữa, cải tạo các công trình công cộng trên địa bàn thành phố từnhững năm 1959 như công trình xây dựng Nhà hát lớn Hải Phòng, cảng Hải

Phòng hay công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo mạng lưới điện

1.3.2 Giá trị của khối TLLT

Bên cạnh đó, TLLT ở Chi cục cũng góp phần không nhỏ trong việccung cấp thông tin phục vụ cho việc điều tra, vây bắt tội phạm, giữ gìn trật tự

an toàn, xã hội Đồng thời, với số lượng bản đồ đang được bảo quản tại Chicục Văn thư – lưu trữ thành phố Hải Phòng hiện nay như là một bằng chứngtrong việc bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, biên giới và hải đảo Ví dụ: tháng 9năm 2014, Chi Cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hải Phòng đã tổ chức buổitriển lãm với chủ đề “Hoàng Sa, Trường Sa của Việt Nam - Những bằngchứng lịch sử” Thông qua buổi triển lãm, TLLT được phát huy giá trị trởthành bằng chứng đanh thép góp phần vào việc chứng minh chủ quyền lãnhthổ Việt Nam trên biển Đông

* Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội

Tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của con người nên

nó trực tiếp phản ánh đời sống vật chất và tinh thần của chính họ NhữngPhông lưu trữ Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Sở lao động – Thương binh

và xã hội; Ban tôn giáo đang được bảo quản tại Chi cục chứa đựng nguồnthông tin phục vụ cho nghiên cứu văn hóa của vùng miền, phản ánh nhữngthành quả lao động sáng tạo của nhân dân Hải Phòng qua các thời kỳ kịch sử

Do vậy, thông qua việc nghiên cứu những nét đặc thù của văn hóa Hải Phòng,những đặc trưng tiêu biểu của người dân nới đây và những lễ hội mang đậmmàu sắc vùng miền sẽ góp phần vào việc bảo tồn, giữ gìn và phát huy bảnsắc văn hóa vùng miền trong giai đoạn hội nhập ngày

Bên cạnh đó, với khối lượng lớn hồ sơ về tiếp nhận, thuyên chuyển,nâng lương cán bộ, công nhân viên, quân nhân, học sinh, sinh viên từ 1967 -

2004 thuộc Phông lưu trữ Sở Nội vụ là nguồn thông tin quý giá cho độc giảđến xác định lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, qua đó làm căn cứ

để giải quyết các chế độ chính sách

* Trong lĩnh vực kinh tế

Các kết quả nghiên cứu tổng kết quy luật vận động và phát triển kinh tếtrong lịch sử thành phố Hải Phòng được đúc rút từ TLLT là nguồn tài liệu quýgiá phục vụ việc xây dựng và hoạch định chiến lược kinh tế của thành phố.Thông qua TLLT của các Phông Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viênkhai thác công trình thủy lợi Hải An, Phông Công ty trách nhiệm hữu hạn mộtthành viên xổ số và đầu tư tài chính, Phông Công ty trách nhiệm hữu hạn mộtthành viên quản lý và kinh doanh nhà Hải Phòng, Phông Công ty trách nhiệmhữu hạn một thành viên điện chiếu sáng Hải Phòng, Phông Sở Kế hoạch vàđầu tư, Phông Sở Xây dựng , các cơ quan, doanh nghiệp nhanh chóng khaithác, thu thập được những thông tin, số liệu về kinh tế, xã hội, điều kiện tựnhiên của địa phương để xây dựng những đề án, kế hoạch khả thi phù hợpvới quy hoạch của vùng

Ngoài ra, với khối TLLT đang bảo tại Chi cục Văn thư –Lưu trữ thànhphố Hải Phòng còn góp phần vào việc trùng tu, sửa chữa các công trình xâydựng công cộng trên địa bàn thành phố như nhà hát lớn của thành phố, CảngĐình Vũ, các hạng mục lưới điện

* Trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học

Trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, tính kế thừa các thành tựu khoahọc là một yếu tổ bắt buộc và TLLT là nguồn thông tin có độ chính xác caonhất để các nhà nghiên cứu khoa học đi sâu nghiên cứu, kế thừa các thành tựukhoa học Với khối TLLT đang bảo quản tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thànhphố Hải Phòng là một nguồn sử liệu quý giá để biên soạn những cuốn sách vềthành phố Hải Phòng Bên cạnh đó, khối TLLT cũng là tư liệu để sinh viêncủa các Trường đại học Hàng Hải Việt Nam, Đại học Hải Phòng đến nghiêncứu thông tin, hoàn thiện bài khóa luận tốt nghiệp, nghiên cứu khoa học, luậnvăn thạc sĩ, tiến sĩ

Như vậy, có thể thấy rằng, Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố HảiPhòng đang bảo quản một khối lượng lớn TLLT với thành phần nội dung đadạng, phong phú, có giá trị trên mọi mặt Góp phần phục vụ hữu ích việc khaithác sử dụng tài liệu của độc giả

1.3.3 Văn bản hiện hành quy định về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

Nhận thức được giá trị to lớn của TLLT cũng như tầm quan trọng việcphát huy giá trị TLLT nên Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng đãban hành những văn bản quy định về tổ chức khai thác sử dụng TLLT tại Chicục Những văn bản của Chi cục ban hành đều dựa trên những văn bản phápquy của Nhà nước, cụ thể:

- Quy chế công tác VT - LT ban hành kèm theo Quyết định CCVTLT ngày 11/3/2014 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việc ban hànhQuy chế công tác VT – LT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

48/QĐ Quyết định 2406/2016/QĐ-UBND ngày 19 tháng 10 năm 2016 vềviệc ban hành quy chế khai thác, sử dụng TLLT tại Lưu trữ Lịch sử thành phố

- Thông báo số 221/TB-CCVTLT ngày 06 tháng 12 năm 2017 về việcgiới thiệu TLLT và quy trình khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư –Lưu trữ (thay Thông báo số 54/TB-CCVTLT ngày 05/04/2016 về việc giớithiệu phòng đọc – tra cứu và sử dụng tài liệu)

- Quy trình phục vụ việc sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhântại Phòng đọc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ngày 24/11/2017 (Phụ lục 1)(thay thế Quy trình phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc - tra tìmban hành ngày 05/08/2014)

- Quy trình cung cấp bản sao, chứng thực lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO9001:2015 ngày 24/11/2017 (Phụ lục 2) (thay thế Quy trình cấp bản sao,chứng thực lưu trữ ngày 10/10/2013)

- Quy trình số hóa TLLT theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ngày24/11/2017 quy định các bước thực hiện số hóa TLLT (Phụ lục 3)

Qua việc nghiên cứu các văn bản hiện hành về tổ chức khai thác, sửdụng TLLT tại Chi cục Văn thư –Lưu trữ thành phố Hải Phòng trên, thấyđược một số văn bản đã quy định về vấn đề ứng dụng CNTT trong tổ chứckhai thác, sử dụng TLLT Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, cụthể như sau:

Để cụ thể hóa các văn bản pháp quy của Nhà nước đề cập đến ứngdụng CNTT trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT, Chi cục Văn thư - Lưutrữ thành phố Hải Phòng đã tham mưu UBND thành phố Hải Phòng ban hành

“Quy chế khai thác, sử dụng TLLT tại Lưu trữ lịch sử” Trong đó, điều 3 có

đề cập đến “Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử” là một hình thức khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục; tiếp

đến tại điều 7 đề cập đến những yêu cầu cơ bản để triển khai được hình thức

này: “1 TLLT tại Lưu trữ lịch sử thành phố được giới thiệu trên phương tiện

thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử của thành phố, Sở Nội Vụ và Chi cục Văn thư – Lưu trữ 2 Chỉ giới thiệu trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử nội dung thông tin chung về các phông tài liệu và những TLLT được sử dụng rộng 3 Chi cục Văn thư – Lưu trữ căn cứ vào các TLLT tra tìm được để biên soạn một hệ thống những thư mục giới thiệu tài liệu chuyên đề sự kiện để phục vụ theo theo yêu cầu của người dùng”.

Ngoài ra, để phụ vụ cho việc tìm kiếm trực tuyến TLLT, Chi cục Vănthư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng đã tiến hành mua phần mềm quản lýTLLT từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nươc vào năm 2009 và đồng thời cũngtiến hành dự án số hóa TLLT theo kế hoạch số 100/KH-TTLT ngày 19 tháng

10 năm 2009 về số hóa và khai thác sử dụng tài liệu năm 2009 (lúc bấy giờChi cục vẫn là Trung tâm lưu trữ) Đến nay, Chi cục đã chính thức hoàn thiện

“Quy trình số hóa TLLT theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015” vào ngày24/11/2017 Qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc số hóa TLLT, phục vụhữu ích cho việc khai thác TLLT trực tuyến

Như vậy, có thể thấy Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

về cơ bản đã ban hành được những văn bản quy định tổ chức khai thác, sửdụng tài liệu đáp ứng được phần nào nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu củađộc giả Đặc biệt những văn bản ban hành đã cụ thể hóa được quy định củaNhà nước về ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nhưquy trình số hóa TLLT để phục vục tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trựctuyến hay quy định giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng,trang thông tin điện tử là một hình thức khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục.Tuy nhiên, Chi cục vẫn chưa ban hành được các văn bản quy định đa dạngcác hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu có ứng dụng CNTT vào pháthuy giá trị TLLT

* Tiểu kết

Qua việc trình bày các cơ sở khoa học của việc ứng dụng CNTT vào tổchức khai thác, sử dụng TLLT ở chương này như: đưa ra các khái niệm; trìnhbày các văn bản quy định của Nhà nước về ứng dụng CNTT trong tổ chứckhai thác, sử dụng TLLT cũng như giới thiệu khối lượng, thành phần, nộidung, giá trị khối tài liệu đang bảo quản tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thànhphố Hải Phòng và các quy định về ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT tại Chi cục với mục đích nhằm giới thiệu cơ sở khoa học củaviệc cần thiết ứng dụng CNTT trong phát huy giá trị TLLT giai đoạn hiện naytại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng Chương 1 vừa là cơ sởkhoa học vừa là căn cứ tiền đề cho việc đánh giá thực trạng ứng dụng CNTTvào phát huy giá trị TLLT tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

ở chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT VÀO TỔ CHỨC KHAI THÁC,

SỬ DỤNG TLLT TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

2.1 Khái quát về Chi cục văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

2.1.1 Lịch sử hình thành Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

Ngay từ khi nước nhà mới giành được độc lập cho đến nay, công táclưu trữ vẫn luôn giữ một vị trí quan trọng, không chỉ có ý nghĩa quan trọngtrong một lĩnh vực mà có ý nghĩa đối với nhiều lĩnh vực khác nhau Tuynhiên, trong thực tế còn rất nhiều người chưa đánh giá đúng tầm quan trọngcủa công tác này Vì vậy, quá trình thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữThành phố Hải Phòng – cơ quan trực tiếp giúp Giám đốc Sở Nội Vụ thammưu cho UBND thành phố quản lý Nhà nước về công tác VT - LT thành phốHải Phòng là một chặng đường dài, đầy khó khăn

Năm 1980, Ủy ban hành chính Hải Phòng thành lập bộ phận văn thư vàlưu trữ thuộc Phòng VT - LT (Ủy ban hành chính thành phố Hải Phòng) gồmhai cán bộ làm kiêm nhiệm cùng với các trang thiết bị thô sơ, thiếu thốn Đếnnăm 1998, 1999, bộ phận văn thư và lưu trữ được giải thể, thay vào đó thànhlập tổ Lưu trữ thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính văn phòng UBND thànhphố Hải Phòng Tổ Lưu trữ được thành lập với chức năng, nhiệm vụ quản lýTLLT của UBND và phục vụ nhu cầu khai thác TLLT của các cơ quan, tổchức trên địa bàn thành phố Hải Phòng

Ngày 23/3/2001, UBND thành phố Hải Phòng ban hành Quyết định số535/QĐ- UBND về việc thành lập Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng UBNDthành phố Hải Phòng Theo Quyết định này, Trung tâm lưu trữ thành phố HảiPhòng đảm nhiệm chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và TLLT

của thành phố đồng thời thực hiện nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào kholưu trữ lịch sử; kiểm tra và tổ chức các lớp bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ chocác cơ quan, tổ chức nhà nước trên địa bàn thành phố

Tiếp đó, năm 2008, chức năng quản lý Nhà nước về công tác VT - LTlại có sự thay đổi: Trung tâm lưu trữ thành phố từ thuộc sự quản lý của Vănphòng UBND thành phố Hải Phòng chuyển sang thuộc sự quản lý của Sở Nội

Vụ theo Quyết định số 68/QĐ-SNV về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ thành phố Như vậy lúc này, chứcnăng quản lý Nhà nước về công tác VT - LT trữ đã chuyển sang lĩnh vực nội

vụ Sau đó, để tiếp tục củng cố bộ máy quản lý Nhà nước về công tác VT

-LT, năm 2010, UBND thành phố Hải Phòng ban hành Quyết định số1691/QĐ – UBND ngày 13/10/2010 về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu

trữ (Phụ lục 4) Theo Quyết định này “Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hải Phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Chi cục Văn thư – Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động

do Ngân sách Nhà nước cấp theo quy định của pháp luật” [2]

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

Căn cứ Quyết định số 1691/QĐ – UBND ngày 13 tháng 10 năm 2010của UBND Thành phố Hải Phòng về việc thành lập Chi cục Văn thư – Lưutrữ thành phố Hải Phòng, Chi cục có chức năng, nhiệm vụ như sau:

* Chức năng

Chi cục Văn thư – Lưu trữ là cơ quan trực thuộc Sở Nội Vụ có chứcnăng giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND thành phố quản lý Nhànước về VT - LT của Thành phố và trực tiếp quản lý TLLT lịch sử của thànhphố theo quy định của pháp luật

*Nhiệm vụ, quyền hạn

Giúp Giám đốc sở Nội Vụ thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Trình cấp có thầm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn,hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quyđịnh về VT - LT;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệuhết giá trị” của Lưu trữ Lịch sử thành phố và “Danh mục tài liệu hết giá trị”bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử;

- Nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công VT – LT;

- Hướng dẫn, kiểm tra, tập huấn các lớp nghiệp vụ về VT – LT;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn vàthành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu và Lưu trữ Lịch sử của thành phố”;

- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội Vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý

- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

- Thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác phát sinh do Giám đốc Sở Nội vụ giao

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

2.1.3.1 Về cơ cấu tổ chức của Chi cục gồm:

- 01 Chi cục trưởng;

- 01 Chi cục phó;

- 03 phòng ban, chuyên môn: Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ; phòngQuản lý kho lưu trữ; phòng Hành chính - Tổng hợp

+ Phòng Hành chính – Tổng hợp được thành lập theo Quyết định số

14/QĐ-CCVTLT ngày 10/12/2010 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việcthành lập Phòng Hành chính - Tổng hợp Căn cứ Quyết định này, Phòng đảm

nhiệm chức năng, nhiệm vụ sau:

 Quản lý công tác tài chính kế toán, đầu tư xây dựng cơ bản, quản lýtài sản của cơ quan; thực hiện công tác tổng hợp; hành chính; văn thư, lưu trữ

và thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công

+ Phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ đảm nhiệm chức chức năng,

nhiệm vụ được quy định theo Quyết định số 11/QĐ-CCVTLT ngày10/12/2010 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việc thành lập Phòng Quản lýVăn thư - Lưu trữ:

 Tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạchdài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công

+ Phòng Quản lý kho lưu trữ đảm nhiệm những chức năng, nhiệm vụ

được quy định trong Quyết định số 12/QĐ-CCVTLT ngày 10/12/2010 củaChi cục Văn thư - Lưu trữ về việc thành lập Phòng Quản lý Kho lưu trữ:

 Khuyến khích, động viên các cá nhân, gia đình, dòng họ ký gửi, hiếntặng tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ cho lưu trữ nhà nước và tiếp nhận,bảo quản các tài liệu đó theo đúng quy định;

 Thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, bổ sung, xác địnhgiá trị TLLT, phân loại, chỉnh lý, xây dựng công cụ tra cứu tài TLLT Đặc

biệt, tổ chức các hình thức phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu; thực hiệnviệc thông báo, giới thiệu, công bố và triển lãm TLLT; tổ chức phục vụ sửdụng TLLT thuộc phạm vi quản lý của Chi cục đối với mọi cơ quan, tổ chức,công dân

 Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định củapháp luật hiện hành

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công

Như vậy, trên thực tế các phòng, ban chuyên môn của Chi cục Văn thư– Lưu trữ thành phố Hải Phòng đã được quy định chức năng, nhiệm vụ rõràng, đó là điều kiện thuận lợi trong quá trình hoạt động Trong đó, PhòngQuản lý kho lưu trữ của Chi cục là Phòng đảm nhiệm nhiệm vụ phục vụ nhucầu khai thác, sử dụng TLLT tại phòng đọc và phục vụ cung cấp bản sao, bảnchứng thực lưu trữ Đối với các hình thức tổ chức khái thác, sử dụng TLLTkhác sẽ được trưởng phòng Quản lý kho lưu trữ phân công nhiệm vụ tất cảmọi người cùng thực hiện

2.1.3.2 Về đội ngũ nhân sự của Chi cục

Chức danh lượng Số

Trung cấp

Cao đẳng

Đại học

Sau đại học

Lưu trữ

Ngành khác

Như vậy, có thể thấy số lượng cán bộ trong Chi cục không nhiều, quy

mô nhân sự nhỏ nhưng sự bố trí vị trí việc làm của Chi cục tương đối hợp lý:Phòng Hành chính - Tổng hợp đảm nhận lĩnh vực hành chính chung của cảChi cục nên hiện nay trong phòng bố trí 01 công chức tốt nghiệp Đại học

ngành Lưu trữ học đảm nhiệm công tác văn thư và những cán bộ tốt nghiệpngành khác đảm nhận về kế toán, pháp chế, quản trị là hợp lý; Phòng Quản

lý kho lưu trữ - trực tiếp thực hiện những khâu nghiệp vụ liên quan đến lưutrữ nên hiện nay 6/7 viên chức tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ, 1 viên chứctốt nghiệp ngành Việt Nam học (viên chức tốt nghiệp Ngành Việt Nam học sẽgóp phần hỗ trợ tốt trong công tác phát huy giá trị TLLT - giá trị của một loại

di sản văn hóa dân tộc) ; Phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ đảm nhiệm việcquản lý Nhà nước ở cấp Tỉnh về VT - LT và nghiên cứu khoa học, ứng dụngCNTT trong công tác VT - LT nên phòng hiện bố trí 2 công chức tốt nghiệpNgành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng và 1 cán bộ tin học Ngoài ra, trình

độ chuyên môn của Ban lãnh đạo Chi cục đều là những đồng chí có bằng cấpcao (100% là trình độ sau đại học) Đối với đội ngũ nhân viên, có thể thấyrằng không phải 100% nhân viên đều tốt nghiệp đại học mà chỉ có 47% là tốtnghiệp đại học, 47% tốt nghiệp cao đẳng, 6% tốt nghiệp Trung cấp, nhưng họđều được tạo đạo đúng chuyên ngành đồng thời họ cũng đang không ngừnghọc cải thiện nâng cao chuyên môn của mình Qua đó, với sự nỗ lực khôngngừng của họ, trong tương lại chắc chắn Chi cục sẽ có một đội ngũ nhân viên

hành tốt sẽ góp phần làm hoàn chỉnh các Phông lưu trữ bảo quản tại Chi cụcVăn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng nói riêng, Phông Lưu trữ Quốc giaViệt Nam nói chung, đồng thời qua đó tạo điều kiện để thực hiện tốt cácnghiệp vụ khác của công tác lưu trữ Với hoạt động thu thập và bổ sung TLLTvào Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng chia làm hai trường hợp

Thứ nhất, với tư cách là lưu trữ cơ quan, Chi cục Văn thư – Lưu trữthành phố Hải Phòng tiến hành hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào lưutrữ cơ quan một cách khá quy củ Thời gian hồ sơ được thu vào Lưu trữ cơquan của Chi cục là sau một năm kể từ khi công việc đó kết thúc Vào cuốimỗi năm, cán bộ VT - LT căn cứ vào bản “Danh mục hồ sơ” hoàn thiện củaChi cục, tiến hành thu hồ sơ của 3 phòng ban chuyên môn đã đến hạn nộp,các phòng đều được quy định thời gian cụ thể giao nộp tài liệu Khi thu nộpcán bộ VT - LT lập biên bản bàn giao tài liệu giữa các phòng ban để đảm bảoviệc thu nộp chính xác, chặt chẽ và có thể quy trách nhiệm khi có sự việc xảy

ra Đến nay, Chi cục đã thu được tài liệu của 2 phông lưu trữ cơ quan: PhôngTrung tâm lưu trữ thành phố Hải Phòng (phông đóng), Phông Chi cục Văn thư -Lưu trữ thành phố Hải Phòng (phông mở)

Thứ hai, với chức năng là một lưu trữ Lịch sử thành phố, Chi cục Vănthư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu của các

cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Theo Quyết định số2571/QĐ-UBND của UBND thành phố Hải Phòng ngày 11/11/2015 về việcban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưutrữ lịch sử thành phố (Phụ lục 5), hiện nay có 377 cơ quan, tổ chức, đơn vị lànguồn nộp lưu TLLT vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng.Tuy nhiên, do giới hạn về kho lưu trữ cũng như nguồn nhân lực nên hàng nămChi cục không thể thu hết tài liệu của 377 đơn vị này mà chỉ tiến hành thuthập tài liệu của một số đơn vị Ví dụ, năm 2016, Chi cục đã thu thập tài liệucủa 2 đơn vị: Sở Giao thông vận tải thành phố Hải Phòng và Kho bạc nhà