Em gửi lời cảm ơn đến cán bộ, nhân viên trong Ban Quản lý dự án xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định đã cung cấp những số liệu, thông tin chân thực để em có nhận thức khách q
PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hằng ngày Nên nếu công tác văn thư không được thực hiện tốt sẽ dẫn đến việc giấy tờ bị ùn tắc, công việc sẽ bị giải quyết chậm trễ, thông tin không được xử lý sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của công việc của cơ quan, tổ chức Công tác văn thư có vai trò quan trọng nên nó cần phải được đổi mới, nâng cao trong bối cảnh các ngành, lĩnh vực xã hội đang không ngừng đổi mới và hiện đại hóa để hội nhập với thế giới Đổi mới công tác văn thư trong giai đoạn hội nhập quốc tế Đây cũng là điều tất yếu và khách quan cần phải thực hiện
Ban Quản lý dự án xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh Nam Định, có chức năng giúp UBND tỉnh Nam Định làm đầu mối quản lý các dự án xây dựng nên công tác văn thư có vai trò quan trọng trong việc điều hành hoạt động của cơ quan diễn ra hiệu quả và việc triển khai, thực hiện các dự án được diễn ra nhanh chóng, tránh được sự ùn tắc, trì trệ Những dự án mà cơ quan đảm nhiệm công tác quản lý là những dự án có ý nghĩa xã hội lớn Công tác văn thư chính là cánh tay đắc lực giúp lãnh đạo cơ quan kiểm soát được những hoạt động hằng ngày diễn ra của cơ quan Thực tế, công tác văn thư của cơ quan còn tồn tại một số hạn chế trong khâu soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Từ việc khảo sát thực tế tại cơ quan và thông qua những số liệu do nhân viên văn thư cung cấp tôi đã có những nhìn nhận và đưa ra những giải pháp để
2 nâng cao hiệu quả công tác văn thư của cơ quan Chính vì vậy tôi quyết định lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Ban Quản lý dự án xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác văn thư là mắt xích quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đảm bảo cung cấp nhanh chóng, kịp thời và chính xác thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân Từ những nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác này, nhiều nhà nghiên cứu, sinh viên, học viên đã chọn đây là đề tài nghiên cứu cho đề tài khóa luận, đề tài nghiên cứu khoa học của mình Cụ thể như:
-Một số giáo trình, tập bài giảng
“Văn bản và Lưu trữ học đại cương” của Vương Đình Quyền, NXB iáo dục, Hà Nội( 1996)
“Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội(2011)
“Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính” của Lê Văn In và Phạm Hưng”, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội(2005)
“ iáo trình Văn thư” của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động, Hà Nội (2016)
-Các khóa luận, luận văn :
Nguyễn Thị Thu “Công tác văn thư tại UBND huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang”, Khóa luận tốt nghiệp năm 2017, Văn thư-Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Vi Thị Thoa “Quản lý công tác văn thư-lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn”, Khóa luận tốt nghiệp năm 2017, Văn thư-Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nguyễn Huyền Trang “Công tác văn thư tại Học viện Hành chính Quốc gia”, Khóa luận tốt nghiệp năm 2017, Văn thư-Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trần Thị Thúy “Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 8”, Khóa luận tốt nghiệp năm 2010, Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Nguyễn Quốc Hỷ “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục thi hành án dân sự-Bộ Tư pháp”, Khóa luận tốt nghiệp năm 2010, Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Thành Đô
Nhữ Mai Nhung “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty cổ phần giấy An Hòa”, Khóa luận tốt nghiệp năm 2015, Văn thư- Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nguyễn Đăng Việt “Khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác văn thư tại, lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn thành phố
Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ, 2014, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn
Các công trình, bài viết ở trên đều đã chỉ ra được thực trạng công tác văn thư ở một số cơ quan, tổ chức hiện nay Mỗi công trình đều đưa ra những giải pháp về công tác văn thư riêng cho từng cơ quan tổ chức Bài khóa luận này đã kế thừa, nghiên cứu và phản ánh thực trạng về công tác văn thư từ đó đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
Nếu phương pháp nghiên cứu hợp lý, khoa học và chú trọng việc đảm bảo thông tin thì công tác văn thư ngày càng được nâng cao, phù hợp với xu thế của xã hội
4 Mục tiêu nghiên cứu đề tài Đề tài thực hiện nhằm giải quyết những mục tiêu sau:
+ Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định để thấy được những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của công tác văn thư
+ Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
Thực hiện mục tiêu trên, đề tài tập trung giải quyết các vấn đề cơ bản sau:
- Làm rõ những vấn đề cơ bản về công tác văn thư
- Khảo sát và tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
6 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Đề tài đi sâu nghiên cứu những vấn đề cơ bản của công tác văn thư, thực trạng công tác văn thư tại Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
Phạm vi nghiên cứu: Do hạn chế về thời gian nên đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng công tác văn thư tại Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định từ năm 2014 đến tháng 2 năm 2018
7 Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học như:
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: những thông tin trong bài được thu thập bằng từ các nguồn khác nhau sau đó được tiến hành tổng hợp, phân tích, chọn lọc, xử lý để tiến hành phân tích thực trạng công tác văn thư tại Ban QLDA
Phương pháp khảo sát thực tiễn: Trong thời gian thực tập, tôi đã có cơ hội khảo sát thực tiễn công tác văn thư tại Ban QLDA
Phương pháp phỏng vấn: phương pháp này được áp dụng để phỏng vấn cán bộ, nhân viên trong Ban QLDA, chủ yếu là cán bộ văn thư bằng cách đặt những câu hỏi liên quan đến các nghiệp vụ công tác văn thư cho cán bộ văn thư và cán bộ chuyên môn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận kết cấu 3 chương gồm:
Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Đề tài thực hiện nhằm giải quyết những mục tiêu sau:
+ Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định để thấy được những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của công tác văn thư
+ Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
Nhiệm vụ nghiên cứu
Thực hiện mục tiêu trên, đề tài tập trung giải quyết các vấn đề cơ bản sau:
- Làm rõ những vấn đề cơ bản về công tác văn thư
- Khảo sát và tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
6 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Đề tài đi sâu nghiên cứu những vấn đề cơ bản của công tác văn thư, thực trạng công tác văn thư tại Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
Phạm vi nghiên cứu: Do hạn chế về thời gian nên đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng công tác văn thư tại Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định từ năm 2014 đến tháng 2 năm 2018
7 Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học như:
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: những thông tin trong bài được thu thập bằng từ các nguồn khác nhau sau đó được tiến hành tổng hợp, phân tích, chọn lọc, xử lý để tiến hành phân tích thực trạng công tác văn thư tại Ban QLDA
Phương pháp khảo sát thực tiễn: Trong thời gian thực tập, tôi đã có cơ hội khảo sát thực tiễn công tác văn thư tại Ban QLDA
Phương pháp phỏng vấn: phương pháp này được áp dụng để phỏng vấn cán bộ, nhân viên trong Ban QLDA, chủ yếu là cán bộ văn thư bằng cách đặt những câu hỏi liên quan đến các nghiệp vụ công tác văn thư cho cán bộ văn thư và cán bộ chuyên môn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận kết cấu 3 chương gồm:
+ Chương 1: Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư( Chương này nêu ra một số khái niệm cơ bản của công tác văn thư như công tác văn thư, văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ, lập hồ sơ; nội dung, ý nghĩa của công tác văn thư, trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ đối với công tác văn thư của Thủ trưởng cơ quan, Trưởng bộ phận Hành chính- Tổ chức, thủ trưởng các đơn vị, cán bộ, viên chức, văn thư cơ quan)
+ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Ban Quản lý dự án xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định( Khảo sát thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư, nhân sự làm công tác văn thư, công tác soạn thảo và ban hành văn bản, công tác quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu từ đó đưa ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó.)
+ Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ban
Quản lý dự án xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định( Đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế, nâng cao hiệu quả công tác văn thư của cơ quan Có như vậy, công tác văn thư mới phục vụ cho hoạt động của cơ quan)
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học như:
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: những thông tin trong bài được thu thập bằng từ các nguồn khác nhau sau đó được tiến hành tổng hợp, phân tích, chọn lọc, xử lý để tiến hành phân tích thực trạng công tác văn thư tại Ban QLDA
Phương pháp khảo sát thực tiễn: Trong thời gian thực tập, tôi đã có cơ hội khảo sát thực tiễn công tác văn thư tại Ban QLDA
Phương pháp phỏng vấn: phương pháp này được áp dụng để phỏng vấn cán bộ, nhân viên trong Ban QLDA, chủ yếu là cán bộ văn thư bằng cách đặt những câu hỏi liên quan đến các nghiệp vụ công tác văn thư cho cán bộ văn thư và cán bộ chuyên môn
Kết cấu khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận kết cấu 3 chương gồm:
+ Chương 1: Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư( Chương này nêu ra một số khái niệm cơ bản của công tác văn thư như công tác văn thư, văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ, lập hồ sơ; nội dung, ý nghĩa của công tác văn thư, trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ đối với công tác văn thư của Thủ trưởng cơ quan, Trưởng bộ phận Hành chính- Tổ chức, thủ trưởng các đơn vị, cán bộ, viên chức, văn thư cơ quan)
+ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Ban Quản lý dự án xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định( Khảo sát thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư, nhân sự làm công tác văn thư, công tác soạn thảo và ban hành văn bản, công tác quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu từ đó đưa ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó.)
+ Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ban
Quản lý dự án xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định( Đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế, nâng cao hiệu quả công tác văn thư của cơ quan Có như vậy, công tác văn thư mới phục vụ cho hoạt động của cơ quan)
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Một số khái niệm
- Khái niệm công tác văn thư
Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, văn là văn bản, giấy tờ, thư là thư là thư từ, thư tín Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và cũng khá phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn
Có nhiều khái niệm để chỉ công tác văn thư, nhưng để thống nhất ta sử dụng theo khái niệm đã được nêu ở tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, tại khoản 2 Điều 1: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” [16; 1]
- Khái niệm văn bản đi
Theo điều 2, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: “Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi”
- Khái niệm văn bản đến
Theo Điều 2, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức”
Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội khóa 13 thì hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân
- Khái niệm lập hồ sơ
Theo Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định
“Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”
Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, công tác văn thư bao gồm những nội dung sau đây:
Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản
Quản lý giải quyết văn bản
Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Quản lý và sử dụng con dấu [16; 13]
Ý nghĩa công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của Ban QLDA Các hoạt động quản lý của cơ quan cũng như quá trình giải quyết công việc hằng ngày đều phải dựa trên văn bản Thông tin trong văn bản càng chính xác thì việc giải quyết các công việc càng hiệu quả
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Ban QLDA; hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ
Soạn thảo văn bản nhanh chóng, chính xác, có phù hợp với tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải quyết các chính xác có đầy đủ căn cứ nhằm rút ngắn thời gian giải quyết công việc nhưng mang lại hiệu suất công
8 việc cao Ngược lại nếu các công việc nếu trên thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc Hạn chế việc ban hành văn bản không phù hợp với thực tế, trái với quy định của pháp luật, thiếu tính khả thi, vi phạm pháp luật, trái với quy định, sự chỉ đạo của Chính phủ, UBND tỉnh
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của Ban QLDA và cán bộ, nhân viên Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ của Ban QLDA Hồ sơ được lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ, lưu trữ lịch sử tỉnh được tiếp nhận một nguồn tài liệu có ý nghĩa, giá trị.
Trách thực hiện các nhiệm vụ đối với công tác văn thư
1.4.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan
Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới
Công tác văn thư của cơ quan có làm tốt hay không, trước hết thuộc trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan Để thực nhiện vụ này, thủ trưởng cơ quan thể giao cho Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình
1.4.2 Trách nhiệm thực hiện của Trưởng bộ phận Hành chính-Tổ chức
Trưởng bộ phận Hành chính-Tổ chức là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc
Trưởng bộ phận Hành chính-Tổ chức phải trực tiếp làm những công việc sau: Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng; ký thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao và ký những văn bản do bộ phận Hành chính-Tổ chức trực tiếp ban hành; tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan; xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký, gửi đi; tổ chức việc đánh máy văn bản đi; trong những điều kiện cụ thể, có thể được Thủ trưởng giao làm một số việc thuộc nhiệm vụ văn thư chuyên trách
1.4.3 Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị
Thủ trưởng đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra công chức, viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện các nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu ở đơn vị Cụ thể là:
Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị;
Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị;
Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ cơ quan;
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cơ quan giao
1.4.4 Trách nhiệm của cán bộ, viên chức
Tất cả cán bộ, viên chức của cơ quan phải thực hiện đầy đủ những nội dung những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình
Cụ thể là: Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của thủ trưởng và cán bộ phụ trách đơn vị; soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình; lập hồ sơ công việc của mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định của cơ quan; bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu; thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của cơ quan
1.4.5 Trách nhiệm của văn thư cơ quan
* Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến; kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số ngày đến; trình văn bản đến; đăng ký văn bản đến; chuyển giao văn bản đến; theo dõi, giải quyết văn bản đến
* Đối với việc quản lý quản lý văn bản đi
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng, năm; đóng dấu văn bản đi; đăng ký văn bản đi; chuyển giao văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu; lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ chuyển giao văn bản; lập và bảo quản sổ sách của cơ quan
*Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Làm danh mục hồ sơ hoặc hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục; kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào lưu trữ cơ quan
*Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu
Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác; trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG CÁC CÔNG TRÌNH TRỌNG ĐIỂM TỈNH NAM ĐỊNH
Lịch sử hình thành của Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
2.1.1 Lịch sử hình thành của Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
Ban quản lí dự án xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định gọi tắt là Ban quản lí được thành lập theo Quyết định số 748/QĐ/UBND ngày 23/3/2005 của UBND tỉnh Nam Định về việc thành lập Ban quản lí dự án xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
Quyết định số 1856/QĐ-UBND ngày 07/8/2006 của UBND tỉnh Nam Định về việc sửa đổi Quyết định số 748/QĐ-UBND ngày 23/5/2005 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Định về việc thành lập Ban quản lí dự án xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban Quản lí
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ban quản lí được ban hành theo Quyết định số 18/2012/QĐ-UBND ngày 20/9/2012 của UBND tỉnh Nam Định Qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu, tổ chức của Ban quản lí dự án các công trình trọng điểm tỉnh có Quy định kèm theo như sau: Điều 1:Vị trí,chức năng:
Ban Quản lí dự án xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định(sau đây gọi tắt là Ban QLDA) là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh Nam Định, có chức năng giúp UBND tỉnh Nam Định làm đầu mối quản lý các dự án xây dựng công trình được UBND tỉnh giao
Ban QLDA có tư cách pháp nhân, có trụ sở, có con dấu và được mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước và các tổ chức tín dụng khác để hoạt động Điều 2:Nhiệm vụ, quyền hạn:
1.Ban QLDA giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chủ đầu tư đối với các dự án trọng điểm của tỉnh do UBND tỉnh là chủ đầu tư, theo đúng quy định của Luật Xây dựng, Luật đấu thầu và Luật sửa đổi bổ sung một số điều của các luật có liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản và các quy định hiện hành của Nhà nước Một số nhiệm vụ cụ thể: a) Thực hiện các thủ tục về giao đất, xin cấp phép xây dựng, phối hợp với UBND các cấp, các đơn vị có liên quan thực hiện công tác giải phóng mặt bằng; chuẩn bị mặt bằng xây dựng và các công việc khác phục vụ cho việc xây dựng công trình b) Chuẩn bị hồ sơ dự án, thiết kế kĩ thuật, dự toán xây dựng công trình, trình UBND tỉnh phê duyệt theo quy định hiện hành c) Lập hồ sơ mời thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu d) Thương thảo, kí kết hợp đồng với các nhà thầu e) Thực hiện nhiệm vụ giám sát thi công, xây dựng công trình g) Quản lí chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xây dựng,an toàn và vệ sinh môi trường của công trình xây dựng h) Nghiệm thu, thanh toán, quyết toán công trình theo hợp đồng kí kết i) Lập báo cáo thực hiện kế hoạch vốn; báo cáo giám sát đầu tư hàng quý, hàng năm theo quy định; báo cáo quyết toán khi dự án hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng k) Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao
2 Ban QLDA được UBND tỉnh ủy thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của chủ đầu tư đối với các dự án là dự án thành phần có quy mô nhỏ chỉ lập báo cáo kinh tế-kĩ thuật, thuộc dự án trọng điểm do UBND tỉnh là chủ đầu tư
Việc ủy quyền được thực hiện bằng văn bản, đối với từng dự án cụ thể Điều 3: Cơ cấu tổ chức
1 Lãnh đạo Ban QLDA: gồm Trưởng ban, Phó trưởng ban thường trực và các Phó trưởng ban chuyên trách hoặc Phó trưởng ban kiêm nhiệm theo chủ đạo của UBND tỉnh;
- Trưởng Ban QLDA là người đứng đầu đơn vị, quản lý điều hành các hoạt động của Ban QLDA, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Ban QLDA;
- Phó trưởng ban là người giúp việc cho Trưởng ban, chịu trách nhiệm trước Trưởng ban và pháp luật về nhiệm vụ được phân công;
- Trưởng ban, Phó Trưởng ban Ban QLDA do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm và thực hiện các chế độ chính sách khác theo quy định hiện hành về phân cấp quản lí cán bộ
2 Các bộ phận giúp việc:
- Bộ phận Hành chính tổ chức;
- Bộ phận Kĩ thuật nghiệp vụ;
- Bộ phận Kế hoạch tài chính
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban QLDA:
Chú thích: Quan hệ chỉ đạo điều hành
- Ban QLDA xây dựng Đề án vị trí việc làm trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt theo quy định tại Nghị định số 41/2012/NĐ-CP của Chính phủ, về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập Điều 4: Trưởng Ban QLDA có trách nhiệm:
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các Phó Trưởng ban; ban hành quy chế làm việc của Ban QLDA theo quy định;
- Sắp xếp, bố trí cán bộ, viên chức và các Bộ phận giúp việc theo đúng quy định của Nhà nước và phân công, phân cấp của UBND tỉnh
Theo Điều 1, Quyết định số 45/2016/QĐ-UBND ngày 25 tháng 10 năm
2016 về việc bổ sung nhiệm vụ đối với Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định:
Phó ban thường trực Phó ban chuyên trách Phó ban kiêm nhiệm
Bộ phận hành chính tổ chức
Bộ phận kỹ thuật nghiệp vụ
Bộ phận kế hoạch tài chính
Thực trạng công tác văn thư tại Ban Quản lý dự án xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
Bổ sung nhiệm vụ “Tư vấn, quản lí dự án xây dựng” đối với Ban QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định, cụ thể như sau:
- Kiểm tra hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng các công trình trọng để chủ đầu tư phê duyệt;
- Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn lựa chọn nhà thầu;
- Thực hiện giám sát thi công xây dựng các công trình;
- Nghiệm thu, thanh toán, quyết toán các hợp đồng đã kí kết và chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và trước pháp luật về tính chính xác, hợp lí của giá trị thanh toán
- Quản lí chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn và vệ sinh môi trường của dự án;
- Nghiệm thu bàn giao công trình;
- Lập báo cáo thực hiện vốn hằng năm, báo cáo quyết toán khi dự án hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng
2.2 Thực trạng công tác văn thƣ tại Ban Quản lý dự án xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
2.2.1 Tổ chức bộ phận công tác văn thư của cơ quan
Theo cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định trong Quyết định
18/2012/QĐ-UBND của UBND tỉnh, bộ phận Hành chính-Tổ chức của Ban QLDA là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo cơ quan về công tác văn thư Nhân viên văn thư của cơ quan trực thuộc bộ phận Hành chính-Tổ chức giúp Trưởng bộ phận Hành chính- Tổ chức trong việc thực hiện công tác văn thư-lưu trữ của Ban QLDA với 2 mảng là công tác văn thư và công tác lưu trữ
Chức năng, nhiệm vụ của văn thư cơ quan:
+Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
+Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
+Theo dõi, đôn đốc việc kiểm tra giải quyết văn bản đến;
+Tiếp nhận dự thảo văn bản trình lãnh đạo cơ quan xem xét, duyệt, kí ban hành;
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan, dấu mật, khẩn;
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu;
+ Quản lý sổ sách, quản lý văn bản, làm thủ tục cấp giấy giấy thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan;
+ Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại dấu khác được giao
2.2.2 Nhân sự làm công tác văn thư
Ban QLDA đã tuyển dụng 01 nhân viên văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ giúp cho cơ quan thực hiện nhiệm vụ này Nhân viên văn thư không được đào tạo đúng với chuyên ngành văn thư lưu trữ mà tốt nghiệp trường Chính trị Trường Chinh tỉnh Nam Định Theo Thông tư 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ về quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư thì nhân viên văn thư của cơ quan chưa đáp ứng được tiêu chuẩn chuyên môn ngạch văn thư Nhân viên văn thư không đúng trình độ chuyên môn dẫn đến năng lực tham mưu cho lãnh đạo ra những quyết định quản lý về công tác này còn hạn chế Việc nhân viên văn thư thiếu kiến thức lý luận là không thể tránh được Điều này khiến cho các công tác văn thư sẽ không được thực hiện một cách trọn vẹn, tối ưu nhất
Việc đào tạo, bồi dưỡng cho nhân viên văn thư đã cơ quan và các cơ quan cấp quan tâm nhưng do khối lượng công việc và nhân sự của cơ quan còn mỏng nên nhân viên văn thư chưa được đi tập huấn, bồi dưỡng
Mặc dù không được đào tạo đúng chuyên ngành nhưng nhân viên văn thư luôn cẩn thận, có tinh thần cầu tiến, nhiệt tình khẩn trương trong công việc được giao và hoàn thành tốt công việc của mình Nhân viên văn thư là người hòa đồng, dễ mến đối với đồng nghiệp và mọi người
2.2.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư
Trang thiết bị văn phòng là những máy móc, dụng cụ cần thiết để phục vụ cho công tác văn phòng Nó đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa cho toàn xã hội và việc hiện đại hóa trong các cơ quan, tổ chức óp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc và cải cách nền hành chính nước nhà
Nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả của trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư nên Ban QLDA đã mua sắm các trang thiết bị để phục vụ tốt nhất cho công tác này
Cơ quan đã thiết kế, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư một cách hợp lý Phòng văn thư được bố trí gần ngay sát phòng Phó Ban Thường trực và bộ phận Kỹ thuật- Nghiệp vụ Điều này thuận tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các đơn vị trong cơ quan Phòng có diện tích rộng khoảng 15m 2 , ở vị trí yên tĩnh, không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn Phòng đã được bố trí điều hòa để cán bộ văn thư có thể làm việc dưới điều kiện thời tiết của mùa hè Bàn làm việc và ghế ngồi của nhân viên văn thư được bố trí ngay cạnh cửa ra vào thuận tiện cho việc quan sát
Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư máy vi tính, máy in, máy fax, máy photo, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu Máy tính của cán bộ văn thư luôn được kết nối Internet để có thể cập nhật các thông tin Nếu không có các trang thiết bị này hỗ trợ thì công tác văn thư sẽ không thể diễn ra một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác Máy vi tính còn giúp cho việc soạn thảo và
18 ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản được diễn ra nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc
Một số trang thiết bị phục vụ công tác văn thư tại Ban QLDA (được thể hiện tại phụ lục 1)
2.2.4 Tình hình thực hiện nghiệ vụ công tác văn thư tại an QLDA xây dựng các công trình trọng điểm tỉnh Nam Định
2.2.4.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Ban QLDA là cơ quan thuộc UBND tỉnh, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì Ban QLDA có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính(văn bản hành chính thông thường và văn bản hành chính cá biệt) Các văn bản do Ban QLDA ban hành gồm: Quyết định, Báo cáo, Tờ trình, Công văn, Thông báo, Giấy mời, Biên bản, Kế hoạch
Ví dụ: Quyết định số 01/QĐ-BQLDA ngày 24/01/2018 của Ban QLDA về việc chỉ định đơn vị và phê duyệt dự toán sửa chữa xe ô tô mang biển số 18B-1107 (phụ lục số 2A)
Giấy mời số 02/GM-BQLDA gửi đồng chí chủ tịch UBND tỉnh Nam Định về dự hội nghị mở hồ sơ dự thầu gói thầu tư vấn thẩm tra hồ sơ thiết kế kỹ thuật, dự toán dự án đầu tư xây dựng khu trung tâm lễ hội thuộc khu di tích lịch sử văn hóa Trần
Công văn số 06/CV-BQLDA ngày 18/01/2018 của Ban QLDA về xử lý tháo dỡ nhà bao che tại đình phương Bông
Ngoài văn bản hành chính, cơ quan còn ban hành các văn bản chuyên ngành, ví dụ như tài liệu dự toán phục vụ cho nhiệm vụ nghiệm thu, thanh toán, quyết toán công trình theo hợp đồng kí kết; bản vẽ thiết kế cơ sở để thực hiện nhiệm vụ giám sát thi công, xây dựng công trình, quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn và vệ sinh môi trường của công trình xây dựng
Việc ban hành văn bản của cơ quan đã đúng thẩm quyền quy định,đúng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Nhìn chung, các văn bản được ban hành luôn đảm bảo tính hợp lý, thuận lợi cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác