Hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH jhcos vina

Để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh văn phòng còn có vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu.Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc h

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG TRONG SẢN XUẤT

VÀ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH JHCOS VINA,

TỈNH BẮC NINH

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS TRƯƠNG THỊ MAI ANH Sinh viên thực hiện : HÀ THỊ LAN

Mã số sinh viên : 1605QTVD027

HÀ NỘI - 2020

LỜI CẢM ƠN

Thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp để hoàn thành mục tiêu ra trường, sau

ba tháng cố gắng, miệt mài em đã hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “ Hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa”

Để hoàn thành nhiệm vụ được giao, ngoài sự nỗ lực học hỏi của bản thân còn

có sự hướng dẫn tận tình của thầy cô, cô chú, anh chị tại các doanh nghiệp

Em chân thành cảm ơn cô giáo – ThS Trương Thị Mai Anh, người đã hướng dẫn cho em trong suốt thời gian thực tập Mặc dù cô bận đi nhiều việc nhưng không ngần ngại chỉ dẫn em, định hướng đi cho em, để em hoàn thành tốt nhiệm vụ Một lần nữa em chân thành cảm ơn cô và chúc cô dồi dào sức khoẻ

Xin cảm ơn tất cả các bạn bè, thư viện, doanh nghiệp, công ty đã giúp đỡ, dìu dắt em trong suốt thời gian qua Tất cả các mọi người đều nhiệt tình giúp đỡ, đặc biệt ở Công ty TNHH Jhcos ViNa, mặc dù số lượng công việc của công ty ngày một tăng lên nhưng công ty vẫn dành thời gian để hướng dẫn rất nhiệt tình

Tuy nhiên vì kiến thức chuyên môn còn hạn chế và bản thân còn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung của Khóa luận không tránh khỏi những thiếu xót, em rất mong nhận sự góp ý, chỉ bảo thêm của quý thầy cô cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên tại các doanh nghiệp để đề tài này được hoàn thiện hơn

Một lần nữa xin gửi đến thầy cô, bạn bè cùng các cô chú, anh chị tại các doanh nghiệp lời cảm ơn chân thành và tốt đẹp nhất!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn một cách khoa học của ThS Trương Thị Mai Anh Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Các số liệu trong bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét , đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau đều trích dẫn đầy đủ nguồn gốc

Nếu có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của khóa luận tốt nghiệp

Hà Nội, ngày tháng năm 2020

Sinh viên

HÀ THỊ LAN

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI MỞ Đ U 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Phạm vi nghiên cứu 3

4 Đối tượng nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Ý nghĩa của đề tài 3

7 Kết cấu của luận văn 4

CHƯƠNG CƠ SỞ L LUẬN V HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG TRONG SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH JHCOS VINA 5

1.1 Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng 5

1.1.1 Khái niệm về văn phòng 5

1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng 5

1.1.2.1 Vị trí 5

1.1.2.2 Vai trò của văn phòng 6

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 6

1.1.4 Chức năng của văn phòng 7

1.1.5 Nguyên tắc hoạt động của văn phòng 9

1.1.5.1 Nguyên tắc hành chính 9

1.1.5.2 Nguyên tắc quan hệ phối hợp 9

1.2 Cơ sở lý luận về hoạt động sản xuất và kinh doanh 10

1.2.1 Khái niệm 10

1.2.1.1 Khái niệm về sản xuất 10

1.2.1.2 Khái niệm về kinh doanh 10

1.2.1.3.Nội dung của hoạt động sản xuất kinh doanh 11

1.2.2 ản chất của hoạt động sản xuất và kinh doanh 12

1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và kinh doanh 14

1.2.3.1 Nhóm nhân tố khách quan 14

1.2.3.2 Nhóm nhân tố chủ quan 16

1.3 Khái quát về quá trình hình thành, phát triển của công ty và văn phòng tại công ty TNHH Jhcos ViNa 17

1.3.1.Khái quát về lịch sử hình thành và phát triển công ty 18

1.3.1.1 Các mặt hàng sản xuất 18

1.3.1.2.Thị trường tiêu thụ 18

1.3.2 Khái quát về văn phòng tại công ty TNHH Jhcos ViNa 19

Tiểu kết: 22

CHƯƠNG TH C TRẠNG V HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG TRONG SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH JHCOS VINA 23

2.1 Vị trí của văn phòng đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh 23

2.2 Chức năng của văn phòng đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh 24

2.2.1 Chức năng tham mưu, t ng hợp đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh 24 2.2.2 Chức năng trợ giúp điều hành 27

2.2.3 Chức năng hậu cần 29

2.3 Nhiệm vụ của văn phòng đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh 30

2.3.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch và t chức thực hiện chương trình kế hoạch 30

2.3.2 Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin 31

2.3.3 T chức xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng 32

2.3.4 Thực hiện công tác văn thư 33

2.3.5 T chức tiếp đón khách hàng, đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự 34

2.3.6 Tư vấn về văn bản cho lãnh đạo 35

2.3.7 Xây dựng cơ cấu t chức của văn phòng hợp lý 36

2.3.8 Chủ trì hoặc phối hợp t chức các cuộc họp 36

2.3.9 Phối hợp với các đơn vị đảm bảo chuyến đi công tác cho lãnh đạo 37

2.3.10 Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan 38

2.4 Nguyên tắc hoạt động của văn phòng đối với hoạt động sản xuất và kinh

doanh 39

2.4.1 Nguyên tắc hành chính đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh 39

2.4.3 Nguyên tắc quan hệ phối hợp đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh 41 2.5 Điều kiện làm việc trong văn phòng đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh 41

2.5.1 Trang thiết bị của văn phòng 41

2.5.2 Môi trường làm việc của văn phòng 44

2.7 Văn phòng hỗ trợ quảng bá sản ph m đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh 45

2.8 Chiến lược định hướng của văn phòng đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh 46

2.9 Các chính sách của văn phòng đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh 48 2.10 Nhận xét quá trình hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh 50

2.10.1 Ưu điểm 50

2.10.2 Hạn chế 52

2.10.3 Nguyên nhân 54

2.10.3.1 Nguyên nhân khách quan 54

1.10.3.2.Nhóm nhân tố chủ quan 55

Tiểu kết: 56

CHƯƠNG Đ XUẤT GIẢI PHÁP N NG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG TRONG SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH JHCOS VINA 58

3.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh 58

3.1.1 Nhóm giải pháp giành cho ban lãnh đạo công ty 58

3.1.1.1 Giải pháp bố trí và sắp xếp nhân sự 58

3.1.1.2 Giải pháp t chức công tác văn thư 59

3.1.1.3 Giải pháp tăng cường cơ sở vật chất 59

3.1.1.4 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng

tạo của đội ngũ cán bộ nhân viên 60

3.1.1.5 Xây dựng mối quan hệ phát huy mối quan hệ giữa các phòng, ban, bộ phận 61

3.1.2 Nhóm giải pháp dành cho khối văn phòng và nhân viên văn phòng tại công ty 61

3.1.2.1 Công tác tham mưu, t ng hợp 61

3.1.2.2 Công tác t chức điều hành 62

3.1.2.3 Công tác t chức thông tin 64

3.1.3 Nhóm giải pháp dành cho khối sản xuất và kinh doanh 64

3.1.3.1 Xây dựng các chiến lược phát triển 64

3.1.3.2 Hoàn thiện chính sách trong hoạt động sản xuất và kinh doanh 65

Tiểu kết: 66

KẾT LUẬN 67

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 68

PHỤ LỤC 69

và điều hành t chức đi đúng hướng và ngày càng phát triển Muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải t chức tốt công tác văn phòng bởi đây là một bộ phận t chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi t ng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo Quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp văn phòng luôn giữ một vị trí đặc biệt quan trọng Văn phòng có chức năng tham mưu, t ng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của một cơ quan t chức Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng giúp cho cơ quan, t chức, doanh nghiệp đ i mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng của công tác lãnh đạo Chính vì vây, việc tăng cường xây dựng và t chức cải cách hoạt động văn phòng tại bất kỳ

cơ quan, doanh nghiệp nào cũng phải được đặc biệt quan tâm Nếu văn phòng được

t chức khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, t chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đ y việc triển khai hiệu quả các nhiệm

vụ chuyên môn của t chức và đơn vị

Để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh văn phòng còn có vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu.Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ chính của doanh nghiệp do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm.Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt động của doanh nghiệp Cánh tay đắc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật (chỉ tiêu, định mức, qui trình,…) Trung tâm cung

cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các hoạt động hoặc dự

án chuyên biệt

Công ty TNHH Jhcos Vina hoạt động về lĩnh vực điện tử, đời sống công nghệ hiện đại không thể nào thiếu thiết bị điện tử Các thiết bị này ph biến ở khắp các hộ gia đình, trong các thiết bị giải trí,trong nhà máy sản xuất và có thể nói là tất

cả mọi nơi có con người Chính vì vậy ngành điện tử có nhu cầu nguồn nhân lực và

số lượng máy móc, thiết bị lớn để sản xuất trong tương lai Vậy nên, Văn phòng đ y mạnh với vai trò quảng bá thương hiệu, thực hiện các hoạt động về tiếp thị nhằm quảng bá thương hiệu và các sản ph m của công ty trên thị trường Đ y mạnh công tác hậu cần trong việc quán triệt công tác máy móc, tăng cường bảo quản, bảo trì, t chức xây dựng mua sắm trang thiết bị đáp ứng như cầu sản xuất Hỗ trợ các phòng ban chuyên môn: phòng nhân sự trong quá trình quản lý và sắp xếp con người, phòng maketing trong quá trình thu hút thị trường, phòng kinh doanh với các chiến lược quảng bá sản ph m, phòng bán hàng Thực hiện tốt chính sách chất lượng đối với khách hàng để duy trì và phát triển, phát huy mọi nguồn lực, đ y mạnh hoạt động đối nội và đối ngoại, liên doanh, liên kết với các đối tác nước ngoài để tiếp cận thị trường quốc tế rộng lớn hơn

Bản thân tôi với vai trò của một sinh viên Khoa Quản trị văn phòng, trong quá trình làm đề tài tôi cảm nhận thấy hoạt động của văn phòng tại doanh nghiệp là một hoạt động quan trọng, có thể nói rằng văn phòng chính là cơ quan đầu não của mọi hoạt động, nó bao quát điều hành tất cả các công việc từ những công việc nhỏ nhặt đến những công việc lớn mang tầm quan trọng với doanh nghiệp

Xuất phát từ những lý do trên tôi quyết định chọn đề tài“ Hoạt động của văn

phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa, tỉnh Bắc Ninh” với mong muốn góp phần hoàn thiện, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt

động của văn phòng tại doanh nghiệp

2 M c iê n hiên c

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động của t chức tại doanh nghiệp

- Phân tích hiệu quả hoạt động của văn phòng tại doanh nghiệp

- Tìm hiểu về thực trạng hoạt động của văn phòng đối với hoạt động sản xuất

- Phương pháp thu thập, t ng hợp tài liệu;

- Phương pháp khảo sát thực tế: tiến hành xem xét, quan sát thực tiễn các khía cạnh hoạt động tại tại công ty

- Phương pháp so sánh, đối chiếu;

việc của cơ quan.Từ việc khảo sát đánh giá có thể thấy được những ưu điểm và những hạn chế để có thể đưa ra các phương pháp mang tính hiệu quả

7 K c của n v n

Đề tài nghiên cứu gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa

Chương 2: Thực trạng về hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa

Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa

CHƯƠNG CƠ SỞ L LUẬN V HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG TRONG SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH

TẠI CÔNG TY TNHH JHCOS VINA 1.1 C ở n v h ộn của v n h n

Quá trình hoạt động của văn phòng tại doanh nghiệp luôn giữ một vị trí đặc biệt quan trọng Văn phòng có chức năng tham mưu, t ng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của một cơ quan t chức Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng giúp cho cơ quan, t chức, doanh nghiệp đ i mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng của công tác lãnh đạo Chính vì vây, việc tăng cường xây dựng và t chức cải cách hoạt động Văn phòng tại bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào cũng phải được đặc biệt quan tâm

1.1.1 h i ni v văn phòng

Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa:

- Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị là địa điểm mà hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc

- Văn phòng là bộ máy điều hành t ng hợp của cơ quan, đơn vị là nơi thu thập, cung cấp, xử lý, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị [3, tr.6]

1.1.2 V tr , vai trò của văn phòng

Văn phòng là cơ thể trung gian phục vụ cho việc ghép nối mối quan hệ trong

quản lý và điều hành theo yêu cầu của người đứng doanh nghiệp Do doanh nghiệp

có trách nhiệm t chức giao tiếp đối nội, đối ngoại Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữa cấp trên và cấp dưới, cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới

Khác với bộ phận khác chỉ thu nhận và xử lý Văn phòng không những quản

lý và cung cấp thông tin cho Lãnh đạo mà còn cung cấp các điều kiện về vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình hoạt động nên văn phòng cũng phải gắn liền với hoạt động của t chức

Với vị trí như trên văn phòng được coi là trung tâm kết nối quá trình quản lý, điều hành của các cấp các bộ phận trong doanh nghiệp

1.1.2.2 Vai trò của văn phòng

- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý và điều hành của t chức và doanh nghiệp, bởi vì các quyết định của người đứng đầu đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác Văn phòng cũng phải theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của doanh nghiệp

- Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả mối quan hệ nhất là quan hệ với các t chức khác, văn phòng được coi là c ng gác thông tin bởi vì thông tin đều phải đi qua bộ phận văn phòng Từ những thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại theo những kiểu thích hợp để đề bạt hoặc lưu giữ;

- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho Lãnh đạo;

- Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động t chức, điều hành;

- Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý và đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp;

- Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ t ng hợp cho hoạt động của tất cả các phòng ban nói chung và lãnh đạo nói riêng

1.1.3 Nhi v của văn phòng

Với mỗi loại cơ quan t chức hay doanh nghiệp thì văn phòng ở đó có những đặc điểm riêng Từ đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ tương ứng Tại bất kỳ doanh nghiệp, t chức nào thì nhiệm vụ nào của văn phòng cũng nhằm hoàn thành các công việc mà Lãnh đạo giao cho, đảm bảo cho doanh nghiệp đạt

được mục đích, mục tiêu của mình

- Xây dựng chương trình, kế hoạch và t chức thực hiện chương trình kế hoạch;

- Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin;

- Tư vấn văn bản cho Lãnh đạo;

- Truyền đạt các quyết định quản lý của Lãnh đạo;

- Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp;

- Theo dõi và triển khai việc thực hiện các quyết định thực hiện công tác văn thư;

- T chức tiếp đón khách hàng;

- T chức, phối hợp với các đơn vị khác trong t chức cuộc họp;

- Xây dựng cơ cấu t chức của văn phòng hợp lý

1.1.4 h c năng của văn phòng

Văn phòng tại các cơ quan, đơn vị hay doanh nghiệp đóng vai trò hết sức to lớn có ảnh hưởng quyết định mọi hoạt động cuả doanh nghiệp Quan trọng hơn, văn phòng là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý doanh nghiệp Bất cứ một doanh nghiệp hay t chức nào dù có qui mô lớn hay nhỏ cũng đều có văn phòng là nơi đại diện cho doanh nghiệp đảm nhận công tác hoạt động doanh nghiệp Văn phòng có 3 chức năng cơ bản sau:

- Chức năng tham mưu, t ng hợp

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu

t ng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham

mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi, để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải t ng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định

Ngoài công việc tham mưu, tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho Lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ

Cách thức t chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên gia ở từng lĩnh vực, chuyên môn, song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành t ng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với Lãnh đạo những phương án hành động t ng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, t ng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho Lãnh đạo cơ quan, đơn vị

- Chức năng t chức và điều hành

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và t chức triển khai thực hiện các kế hoạch

đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, t chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

- Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn

vị Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho Lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ b sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ

quan, đơn vị

1.1.5 Nguy n tắc hoạt động của văn phòng

Bất kỳ tại một cơ quan hay doanh nghiệp nào Muốn cho t chức của mình hoạt động một cách hiệu quả thì cần phải tuân theo các nguyên tắc nhất định Cũng tương tự như vậy các đơn vị, phòng ban khi làm việc cũng dựa trên các nguyên tắc trong đó văn phòng cũng không ngoại lệ, văn phòng dựa trên các nguyên tắc cụ thể như sau: gồm 2 nguyên tắc chính

1.1.5.1 Nguy n tắc hành ch nh

Văn phòng là bộ máy làm việc t ng hợp và trực tiếp của cơ quan, doanh nghiệp chức năng phục vụ và điều hành cho lãnh đạo cơ quan Văn phòng quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản và chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan doanh nghiệp T chức các lễ tân, khánh tiết Quản lý và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật Bộ phận t ng hợp các lĩnh vực liên quan, dựa trên nguyên tắc hành chính văn phòng là người chịu trách nhiệm trong việc thực hiện tuần tự một cách chặt chẽ để hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra bình thường

1.1.5.2 Nguy n tắc quan h phối hợp

Tại doanh nghiệp được chia ra thành nhiều các bộ phận khác nhau và đảm nhiệm những nhiệm vụ thuộc về chuyên môn của bộ phận Nhưng giữa các bộ phận này có sự giàng buộc và liên kết với nhau thông qua việc thực hiện chủ trương chính sách đường lối chung của doanh nghiệp Qua đó các bộ phận sẽ xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc Văn phòng sẽ theo dõi, đôn đốc và kiểm tra các đơn vị thực hiện kế hoạch, t chức điều hành các hoạt động của các bộ phận Sau đó lên kế hoạch thực hiện chức năng tham mưu rồi t ng hợp sẽ sắp xếp và phân chia lịch trình của từng bộ phận Đồng thời văn phòng hỗ trợ các bộ phận gặp khó khăn trong giải quyết các công việc

Như vậy, văn phòng tại doanh nghiệp còn có vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống các nguyên tắc hoạt động của cơ quan.Vai trò là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính của doanh nghiệp do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm.Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin,

phối hợp các qui trình hoạt động của doanh nghiệp Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt v.v…

1.2 C ở n v h ộn n v inh d anh

Hoạt động sản xuất và kinh doanh là việc thực hiện một số hoặc thực hiện tất

cả các công đoạn của quá trình từ đầu tư sản xuất đến tiêu thụ hoặc thực hiện dịch

vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lời Các doanh nghiệp quan tâm nhất chính là vấn đề hiệu quả sản xuất Sản xuất kinh doanh có hiệu quả giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển Hiểu theo mục đích cuối cùng thì hiệu quả kinh doanh đồng nghĩa với phạm trù lợi nhuận, là hiệu số giữa kết quả thu về với chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó Hoạt động sản xuất kinh doanh cao hay thấp phụ thuộc vào trình

độ t chức sản xuất và qủa lý của mỗi doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp để đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh cần phải trú trọng đến điều kiên nội tại, phát huy năng lực hiệu quả của các yếu tố sản xuất

và tiết kiệm mọi chi phí yêu cầu của việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là phải sử dụng các yếu tố đầu vào hợp lý nhằm đạt được kết quả tối đa và chi phí tối thiểu

1.2.1 h i ni

1.2.1.1 h i ni v sản uất

Sản xuất là một quá trình là sự kết hợp của các loại nguyên liệu đầu vào vật chất và phi vật chất (kế hoạch)khác nhau để nhằm tạo ra thứ gì đó cho tiêu dùng (sản ph m) Đó là hoạt động tạo ra sản ph m, hàng hóa hay dịch vụ, có giá trị sử dụng và mang lại ích lợi cho người sử dụng [1, tr.11]

1.2.1.2 h i ni v kinh doanh

Kinh doanh là phương thức hoạt động kinh tế trong điều kiện tồn tại nền kinh

tế hàng hoá, gồm t ng thể những phương pháp, hình thức và phương tiện mà chủ thể kinh tế sử dụng để thực hiện các hoạt động kinh tế của mình (bao gồm quá trình đầu tư, sản xuất, vận tải, thương mại, dịch vụ ) trên cơ sở vận dụng quy luật giá trị

cùng với các quy luật khác, nhằm đạt mục tiêu vốn sinh lời cao nhất [2, tr.8]

1.2.1.3.Nội dung của hoạt động sản xuất kinh doanh

Nội dung chủ yếu của hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm một loạt các hoạt động phục vụ cho hoạt động kinh doanh như nghiên cứu nhu cầu thị trường, t chức các hoạt động nghiệp vụ, huy động nguồn lực phục vụ cho kinh doanh và quản

lý các yếu tố về vốn, chi phí Qua các nội dung của hoạt động văn phòng sẽ trực tiếp đảm nhận vai trò hỗ trợ như sau:

- Nghiên cứu thị trường

Trong quá trình sản xuất và kinh doanh thị trường là một yếu tố quan trọng, trong quá trình thúc đ y về mặt hàng Để tìm kiếm các thị trường phù hợp với doanh nghiệp về cung ứng các sản ph m, mặt hàng chủ lực thì hoạt động của văn phòng là rất quan trọng Văn phòng sẽ phát huy vai trò cửa ngõ, thực hiện hoạt động đối nội, đối ngoại để tiếp nhận các thông tin nhanh chóng từ nhiều nguồn khác nhau Văn phòng sẽ t ng hợp các nguồn thông tin đó để báo cáo lên Lãnh đạo cơ quan để kịp thời nắm bắt tình hình và đưa ra các quyết định hợp lý Từ đó doanh nghiệp sẽ nắm rõ cần những yếu tố gì để tìm được thị trường phù hợp Góp phần cho lương hàng hóa có thể lưu thông một cách dễ dàng

thiết Thông qua quá trình bán hàng văn phòng sẽ t chức truyền thông bằng cách

hỗ trợ quảng các, logo, tạo hình, băng rôn, banner và hỗ trợ hoạt động maketing

- Huy động nguồn lực

Đảm bảo tương quan giữa các bộ phận có sự liên kết với nhau, để quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng và tinh gọn nhất Bộ phận văn phòng sẽ sắp xếp các đơn vị phòng ban nào, bộ phận nào nằm gần nhau để tiện cho việc trao đ i

hỗ trợ nhau Văn phòng sẽ thực hiện việc bố trí các phòng có mối quan hệ mật thiết thì nằm cạnh nhau: Bộ phận điều hành, kinh doanh, sẽ được bố trí nằm gần nhau bởi hai bộ phận này sẽ trực tiếp thực hiện quá trình chỉ đạo của doanh nghiệp Bộ phận

kế toán, tài chính nằm cạnh nhau sẽ bởi hai phòng này liên quan đến tiền và vốn của doanh nghiệp Văn phòng sẽ bố trí nằm giữa các bộ phận này để nắm bắt và thâu tóm tình hình và trực tiếp t ng kết báo cáo với Lãnh đạo

- Vốn kinh doanh

Vốn kinh doanh đóng vai trò quan trọng đối với sự ra đời, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, qua vốn kinh doanh cho phép biết được tiềm lực của doanh nghiệp, vốn kinh doanh quyết định quy mô kinh doanh, mặt hàng kinh doanh

Để có đủ nguồn vốn cho doanh nghiệp hoạt động bình thường Văn phòng đóng vai trò là một người thư ký, cùng lãnh đạo đàm phán tìm đối tác, ký kết hợp đồng, hợp tác làm việc lâu dài với doanh nghiệp Để thực hiện được điều đó, bộ phận văn phòng phải là người nắm bắt các thông tin của bu i đàm phán, chế độ hoạt ngôn và nắm bắt được tâm lý của đối tác để đưa ra được những tình huống xử lý kịp thời Bộ phận văn phòng là người nắm rõ điều này và thực hiện một cách chuyên nghiệp, Lãnh đạo cơ quan rất yên tâm khi giao phó cho bộ phận văn phòng

1.2.2 ản chất của hoạt động sản uất và kinh doanh

Bản chất của hoạt động sản xuất và kinh doanh là mối quan hệ so sánh giữa kết quả đạt được và chi phí bỏ ra để sử dụng các yếu tố đầu vào và có tính đến các mục tiêu của doanh nghiệp Để thực hiện được mục tiêu chung của doanh nghiệp không chỉ bộ phận văn phòng mà tất cả các bộ phận đều phải chung tay góp sức

Do đó để tính được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ta phải

tính kết quả đạt được và chi phí bỏ ra Nếu xét mối quan hệ giữa kết quả và hiệu quả thì kết quả nó là cơ sở và tính hiệu quả sản xuất kinh doanh, mục tiêu cuối cùng là hướng tới lợi nhuận Văn phòng sẽ là bộ phận hỗ trợ tất cả các khâu trong quá trình sản xuất và kinh doanh, từ việc sắp xếp t chức các cuộc hội họp, đến các công việc tham mưu, t ng hợp thông tin từ cuộc họp, sau đó t ng kết và báo cáo thông tin lên Lãnh đạo cơ quan Như vậy kết quả đạt được từ các khâu đi tới mấu chốt mục tiêu của doanh nghiệp

- Phải phân biệt hiệu quả xã hội, hiệu quả kinh tế xã hội với hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp : Hiệu quả xã hội phản ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu về xã hội nhất định Các mục tiêu xã hội thường là : Văn phòng thông qua Lãnh đạo giải quyết công ăn việc làm cho người lao động trong phạm vi doanh nghiệp, nâng cao trình độ văn hoá, nâng cao mức sống, đảm bảo vệ sinh môi trường Còn hiệu quả kinh tế xã hội văn phòng phản ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu cả về kinh tế xã hội trên phạm doanh nghiệp cũng như trên phạm vi từng vùng, từng khu vực của nền kinh tế

- Hiệu quả trước mắt với hiệu quả lâu dài : Văn phòng đề và xây dựng hệ thống các chỉ tiêu hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phối hợp với các

bộ phận để lồng ghép các mục tiêu của doanh nghiệp do đó mà tính chất hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Xét về tính lâu dài thì Lãnh đạo thông qua các bộ phận đưa ra các chỉ tiêu phản ánh rồi thông qua sự quá trình chọn lọc và sắp xếp thông tin về các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả của toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh trong suốt qúa trình hoạt động của doanh nghiệp là lợi nhuận và các chỉ tiêu

về doanh lợi Xét về tính hiệu quả trước mắt (hiện tại) thì nó phụ thuộc vào các mục tiêu hiện tại mà doanh nghiệp đang theo đu i Trên thực tế tất cả các bộ phận của doanh nghiệp thực hiện mục tiêu bao trùm lâu dài của doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận có rất nhiều doanh nghiệp hiện tại lại không đạt mục tiêu là lợi nhuận mà lại thực hiện các mục tiêu nâng cao năng suất và chất lượng của sản ph m, nâng cao uy tín danh tiếng của doanh nghiệp, mở rộng thị trường cả về chiều sâu lẫn chiều rộng do đó mà các chỉ tiêu hiệu quả ở đây phải có dự đồng nhất mục tiêu doanh

nghiệp đưa ra Như vậy các chỉ tiêu hiệu quả và tính hiệu quả trước mắt có thể là trái với các chỉ tiêu hiệu quả lâu dài, nhưng mục đích của nó lại là nhằm thực hiện chỉ tiêu hiệu quả lâu dài

1.2.3 c nh n tố ảnh h ng đ n hoạt động sản uất và kinh doanh

Hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là mối quan hệ so sánh giữa kết quả đạt được trong qúa trình sản xuất kinh doanh với chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó Nó phản ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực đầu vào để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp công nghiệp ta có thể chia nhân tố ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như sau:

1.2.3.1 Nh nh n tố kh ch quan

- Môi trường chính trị, pháp luật

Môi trường chính trị n định luôn luôn là tiền đề cho việc phát triển và mở rộng các hoạt động đầu tư của các doanh nghiệp Môi trường pháp lý bao gồm luật, các văn bản dưới luật, các quy trình quy phạm kỹ thuật sản xuất tạo ra một hành lang cho các doanh nghiệp hoạt động, các hoạt động của doanh nghiệp như sản xuất kinh doanh cái gì, sản xuất bằng cách nào, bán cho ai ở đâu, nguồn đầu vào lấy ở đâu đều phải dựa vào các quy định của pháp luật Các doanh nghiệp phải chấp hành các quy định của pháp luật, phải thực hiện các nghĩa vụ của mình với nhà nước, với

xã hội và với người lao động như thế nào là do luật pháp quy định Có thể nói luật pháp là nhân tố kìm hãm hoặc khuyến khích sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp, do đó ảnh hưởng trực tiếp tới các kết quả cũng như hiệu quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp

Nếu định hướng đúng và các công cụ quản lý hữu hiệu sẽ góp phần thúc đ y công tác văn phòng Những công cụ mang tính chất pháp lý của Nhà nước vừa bảo

vệ vừa giúp cho hoạt động của doanh nghiệp Đồng thời là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế nhằm thống nhất mọi hoạt động của cơ quan mình

- Đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng rất lớn đến việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp đồng thời thúc đ y sự tiến bộ trong kinh doanh, tạo ra động lực phát triển của doanh nghiệp.Hoạt động của các doanh nghiệp luôn tồn tại

đối thủ cạnh tranh Để cạnh tranh một cách hiệu quả lành mạnh và lâu dài văn phòng cần:

Văn phòng đ y mạnh với vai trò quảng bá thương hiệu, thực hiện các hoạt động về tiếp thị nhằm quảng bá thương hiệu và các sản ph m của doanh nghiệp trên thị trường Thực hiện tốt chính sách chất lượng đối với khách hàng để duy trì và phát triển thương hiệu, thị phần Phát huy mọi nguồn lực, đ y mạnh hoạt động đối ngoại, liên doanh, liên kết với các đối tác nước ngoài để tiếp cận thị trường quốc tế rộng lớn hơn

Đối với thị trường đầu vào: Văn phòng cung cấp các yếu tố thông tin cho quá trình sản xuất như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị các yếu tố này tác động trực tiếp đến giá thành sản ph m, tính liên tục và hiệu quả của quá trình sản xuất

Còn đối với thị trường đầu ra: Văn phòng hoach định báo cáo kết quả quyết định doanh thu của doanh nghiệp trên cơ sở chấp nhận hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp

Thị trường đầu ra sẽ quyết định tốc độ tiêu thụ, tạo vòng quay vốn nhanh hay chậm văn phòng đề ra những chính sách phù hợp tác động đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

- Mối quan hệ và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường

Đây chính là tiềm lực vô hình của doanh nghiệp tạo nên sức mạnh của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh của mình, nó tác động rất lớn tới sự thành bại của việc nâng cao hiệu quả kinh doanh

Văn phòng giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu, hình ảnh, uy tín tốt về doanh nghiệp liên quan đến hàng hóa, dịch vụ chất lượng sản ph m, giá cả, v.v Đây được xem là cơ sở tạo dựng sự quan tâm của khách hàng đến sản ph m của

doanh nghiệp, mặt khác sẽ tạo cho doanh nghiệp một ưu thế lớn trong việc tạo nguồn vốn, hay mối quan hệ với bạn hàng

Với mối quan hệ rộng sẽ tạo cho doanh nghiệp nhiều cơ hội, nhiều đối tác vì vậy hoạt động đối nội đối ngoại của văn phòng phải thật sự khôn khéo để doanh nghiệp có thể lựa chọn được những cơ hội, phương án kinh doanh tốt nhất cho mình

Vì vậy văn phòng cũng cần phải quan tâm đến nhiều khía cạnh khác nhau để

t ng hợp những phương án hiểu quả nhằm thúc đ y doanh nghiệp có những hướng

đi đúng với thị trường trong từng thời điểm và giai đoạn cụ thể

- Khoa học kỹ thuật

Tình hình phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ, tình hình ứng dụng của khoa học kỹ thuật và công nghệ vào sản xuất của doanh nghiệp ảnh hưởng tới trình

độ kỹ thuật công nghệ và khả năng đ i mới kỹ thuật công nghệ của doanh nghiệp do

đó ảnh hưởng tới năng suất chất lượng sản ph m tức là ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bộ phận văn phòng cần cấp nhật nhanh chóng thông tin công nghệ, đ y mạnh công tác hậu cần, đảm bảo trang thiết bị phục vụ cho

sản xuất

1.2.3.2 Nh nh n tố chủ quan

- Yếu tố con người

Con người là yếu tố quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất và kinh doanh Vì vậy việc bố trí, sắp xếp và sử dụng nguồn nhân lực là yếu tố quyết định đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp Nếu nhân sự trong cơ quan

có sự hiểu biết, tạo điều kiện cho văn phòng thì văn phòng sẽ thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình

- Quy mô và cơ cấu t chức của cơ quan đơn vị

Quy mô càng lớn, lĩnh vực hoạt động càng nhiều, các bộ phận hoạt động trên địa bàn rộng thì công việc của văn phòng sẽ phức tạp và ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và kinh doanh ơi vì văn phòng không thể cùng một lúc quán xuyến mọi việc, cần có sự phối hợp của các bộ phận và chia nhỏ công việc của bộ phận văn phòng, để các bộ phận khác có thể trợ giúp góp phần giảm nhẹ và đ y lùi được sự

gián đoạn Thúc đ y sự phát triển của hoạt động sản xuất và kinh doanh

- Quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị

Quy chế quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng

bộ phận Những quy định đó để quy định bộ phận, từng cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn phòng Quy chế hoạt động ảnh hưởng đến cơ cấu t chức

và nhiệm vụ cụ thể của văn phòng

- Cơ sở vật chất kỹ thuật

Tình trạng trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho công việc văn phòng không chỉ làm các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà còn tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc Các trang thiết bị văn phòng hiện đại, đầy

đủ sẽ góp phần bảo vệ sức khỏe tốt cho nguồn nhân lực văn phòng Do vậy lãnh đạo

cơ quan thường xuyên quan tâm đến công tác xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng nhân lực trong văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoạt động n định

1.3 Kh i v nh h nh h nh, h iển của côn y v v n

h n t i côn y TNHH Jhc ViNa

Công ty TNHH Jhcos ViNa đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật hiện hành đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy phép đăng ký kinh doanh với mã số thuế là 2300796146 kể từ ngày 10/12/2013

và bắt đầu hoạt động Tính đến nay công ty TNHH Jhcos ViNa đã thành lập hơn 6 năm

Người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH Jhcos ViNa là Choi Kiyoung người sẽ là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát triển từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước trọng tài, tòa án các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật

Công ty TNHH Jhcos ViNa được chia ra nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau Mỗi bộ phận thực hiện một nhiệm vụ, chức năng khác nhau.Văn phòng là bộ phận quan trọng trong quá trình hoạt động, là cầu nối cửa ngõ tạo ra sự thành công trong doanh nghiệp

Công ty là một doanh nghiệp công nghệ đi đầu tư vào Việt Nam Tuy nhiên không phải là lý do duy nhất thu hút công ty Đây là một trong những nhà máy hiện đại nhất thế giới công ty được sản xuất hoàn toàn khép kín”, ông Giám đốc nói và cho biết, ngoài việc tự sản xuất linh kiện, mà sau này công suất sẽ tăng cao sau khi nhà máy SAMCO, ở Bắc Ninh, đi vào hoạt động, thì công ty hiện đã thu hút được nhiều nhà máy ở Việt Nam Và tiếp tục có những bước tiến cho những năm mới

Các sản ph m chính của doanh nghiệp là các mặt hàng về điện thoại ên cạnh đó còn một số các sản ph m da dụng: máy hút mùi, lò nướng, lò vi sóng, bếp từ để phục vụ thị trường Doanh nghiệp muốn mang thương hiệu quảng bá rộng rãi trên tất cả các thị trường

Công ty TNHH Jhcos ViNa hoạt động về lĩnh vực điện tử, đời sống công nghệ hiện đại không thể nào thiếu thiết bị điện tử Các thiết bị này ph biến ở khắp các hộ gia đình, trong các thiết bị giải trí,trong nhà máy sản xuất và có thể nói là tất

cả mọi nơi có con người Chính vì vậy ngành điện tử có nhu cầu nguồn nhân lực và

số lượng máy móc, thiết bị lớn để sản xuất trong tương lai

1.3.1.2.Th tr ng ti u th

Các mặt hàng sản xuất tại công ty được xuất đi các thị trường nội địa trong

nước Sau đó chọn lọc xuất đi các nước Châu Âu, và các thị trường khó tính như:

Mỹ, Nhật Bản, Trung Quốc

Trong số này, theo thông tin về công ty TNHH jhcos ViNa, có nhiều nhà cung cấp Hàn Quốc, 5 nhà cung cấp của Trung Quốc và một số nhà cung cấp khác Trong đó, tại Bắc Ninh có 4 nhà cung cấp trang thiết bị, các linh kiện thì được nhập

từ nước ngoài vào Việt Nam

Nhờ sự có mặt của các nhà cung cấp này và sự chủ động sản xuất linh kiện, năm 2013 - 2019, đã đạt được con số khá lớn, “Con số này sẽ tăng nhanh trong những năm tới, khi các nhà máy sản xuất linh kiện của công ty, cũng như các nhà máy vệ tinh sản xuất n định”, ông Nguyễn Văn Đạo, Phó t ng Giám đốc công ty TNHH jhcos ViNa đã nói

1.3.2 h i qu t v văn phòng tại công ty TNHH Jhcos ViNa

Tại công ty TNHH Jhcos ViNa, văn phòng là một bộ phận cấu thành cùng với các bộ phận khác như: ộ phận nhân sư, bộ phận kế toán, tài chính, văn thư tạo thành bộ máy t chức hoàn chỉnh Đây là bộ phận không thể thiếu được của cơ quan, doanh nghiệp

Văn phòng tại công ty TNHH Jhcos ViNa là bộ máy làm việc t ng hợp và trực tiếp của cơ quan, đơn vị chức năng phục vụ và điều hành cho Lãnh đạo cơ quan Là tai mắt của Lãnh đạo vì văn phòng, là nơi có nguồn thông tin thường xuyên, đầy đủ, tự tin, phục vụ cho công tác quản lý điều hành của doanh nghiệp.Văn phòng quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản và chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan T chức công tác lễ tân, khánh tiết Với ý nghĩa văn phòng là trụ sở làm việc sẽ tham mưu trong vấn đề sắp xếp vị trí nhân sự, phù hợp với các vị trí việc làm, nếu có bộ phận nào vắng hoặc nghỉ đột xuất, văn phòng sẽ là bộ phận điều chuyển cùng với bộ phận nhân sự, tìm người thay thế cho

vị trí chống Để đảm bảo công việc vẫn được diễn ra một cách bình thường và không bị gián đoạn quá trình làm việc

Tại công ty TNHH Jhcos ViNa, văn phòng thực hiện việc hoạch định, mua sắm về trang thiết bị làm viêc Xem tình trạng thiết bị phục vụ cho quá trình hoạt động của cơ quan có đủ số lượng và hoạt động bình thường, nếu thấy tình trạng máy

móc lỗi thì báo cáo cho bên kỹ thuật, điểu chuyển và sửa chữa kịp thời, sao cho không ảnh hưởng đến tiến độ làm việc Lãnh đạo không những là người chỉ đạo và còn là người bận rất nhiều công việc khác nhau Vì vậy bộ phận này sẽ thay lúc lãnh đạo vắng mặt điều hành các công việc mà lãnh đạo giao phó dưới chức năng và quyền hạn của mình Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp cho quản lý trong công tác quản lý điều hành công việc chung Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, t chức tiếp đón khách, t chức hội họp, t chức các chuyến đi công tác, công tác văn thư Bởi vậy đây chính là lý do văn phòng là cánh tay đắc lực của Lãnh đạo

Văn phòng tại công ty TNHH Jhcos ViNa do Choi Kiyoung người sẽ là cá nhân đại diện Văn phòng có khoảng 6 vị trí nhân sự, ngoài văn phòng còn có các phòng ban khác nhau bao gồm:

+Bộ phận hành chính văn thư: Có 1 vị trí nhiệm vu quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, t chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ

thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư

+Bộ phận t ng hợp: Gồm 2 vị trí chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn

có liên quan tư vấn cho quản lý trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi t ng hợp tình hình hoạt động của quá trình sản xuất và kinh doanh để báo cáo

kịp thời cho quản lý và đề xuất các phương án giải quyết

+Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả đối với hoạt động của doanh nghiệp

+Bộ phận lưu trữ: gồm 1 vị trí đảm bảo việc sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, t chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ

quan

+Bộ phận tài vụ: ( doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách) Dự trù kinh

phí đối với vấn đề mua sắm trang thiết bị cho hoạt động của cơ quan, t chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan

+Bộ phận t chức nhân sự : xây dựng kế hoạch và t chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, t chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân sự

Văn phòng hỗ trợ trực tiếp sẽ bố trí 1 nhân sự làm thư ký cho lãnh đạo trực tiếp giúp lãnh đạo trong việc giao tiếp, ký kết hợp động cho doanh nghiệp Giúp cho lãnh đạo trong quá trình đi công tác: phác thảo chuyến đi nếu chuyến đi nhiều tuần đỏi hỏi bộ phận văn phòng phải chọn những căn nhà đủ tiện nghi, nếu chuyến đi tiếp xúc với khách hàng tiềm năng văn phòng sẽ chọn khách sạn sang trọng để tiếp đón khách hàng.Trong quá trình hoạt động văn phòng đăng ký thủ tục,soạn thảo kế hoạch chuyến đi, lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm tại nhà, kiểm tra chuyến đi phút chót

Văn phòng bố trí 2 nhân sự để hỗ trợ hoạt động maketing

Một người hỗ trợ cho quá trình sản xuất các sản ph m: cung cấp thông tin các nguyên vật liệu đầu vào hàng ngày tại công ty TNHH Jhcos ViNa nguyên vật liệu nhập đầu vào rất nhiều như: tem, linh kiện, chip, băng người hỗ trợ các nguyên vật liệu do bộ phận văn phòng sắp xếp phải cận th n và tinh ý để kiểm tra tuy nhiên tình trạng nhập sai, giá chênh lệch vẫn tồn tại vậy nên mỗi lần lập báo cáo cho đơn hàng tốn về mặt thời gian và cả chi phí, kiểm tra các thiết bị sản xuất: hàng loạt các máy móc hoạt động hằng ngày, các thiết bị trong sản xuất

Một người hỗ trợ trong quá trình kinh doanh: tìm thị trường, quảng cáo sản

ph m thông qua các trang nhiều lượt theo dõi, như tại các website, trang facebook,

trang điện tử những trang thu hút số lượng người theo dõi nhiều

+Bộ phận bảo vệ: t chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi doanh nghiệp Phụ trách văn phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng

Quá trình tuyển chọn nguồn nhân sự là trách nhiệm của bộ nhân sự, còn việc

sắp xếp và tuyển chọn vị trí là công việc của bộ phận văn phòng đảm nhiệm thay cho lãnh đạo.Dựa trên quá trình hoạch định văn phòng cần sử dụng và sắp xếp nguồn nhân lực sao cho phù hợp với quá trình sản xuất và kinh doanh

Tiểu k t:

Trong chương 1 tôi đã làm rõ cơ sở lý luận với các vấn đề chức năng, nhiệm

vụ của văn phòng Với mỗi loại cơ quan, t chức thì văn phòng có những đặc điểm riêng, từ đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ của văn phòng phải thực hiện

và đảm nhiệm nhằm hoàn thành tốt các công việc mà Lãnh đạo giao phó, đảm bảo cho cơ quan đạt được mục đích và mục tiêu của mình, nội dung và bản chất của hoạt động trong quá trình sản xuất và kinh doanh liên quan chủ yếu đến một loạt các hoạt động phục vụ cho hoạt động kinh doanh như nghiên cứu nhu cầu thị trường, t chức các hoạt động nghiệp vụ, huy động nguồn lực phục vụ cho kinh doanh và quản

lý các yếu tố về vốn, chi phí Với bản chất là mối quan hệ so sánh giữa kết quả đạt được trong qúa trình sản xuất kinh doanh với chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó

Nó phản ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực đầu vào để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Từ đó khái quát chung về quá trình hình thành và phát triển của văn phòng trong việc giúp doanh nghiệp đảm nhiệm được mọi vấn đề Văn phòng đóng vai trò rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến diện mạo doanh nghiệp Văn phòng là bộ máy làm việc t ng hợp và trực tiếp của cơ quan, doanh nghiệp Là tai mắt của Lãnh đạo, quản lý, điều hành hiệu quả các lĩnh vực liên quan, dựa trên nguyên tắc hành chính và mối quan hệ phối hợp, văn phòng là người chịu trách nhiệm trong việc thực hiện tuần tự một cách chặt chẽ để hoạt liên tục và thường xuyên của cơ quan Với vai trò đảm nhận các chức năng tham mưu, t ng hợp văn phòng thực hiện các nhiệm vụ để hoàn thành mục tiêu chung của t chức Nói một cách dễ hiểu, văn phòng phải thể hiện được cá tính và phong cách làm việc của doanh nghiệp, điều đó giúp khách hàng, đối tác ghi nhớ thương hiệu doanh nghiệp Tạo nền tảng quan trọng để nhìn nhận thực trạng hoạt động của văn phòng đối với quá trình sản xuất

và kinh doanh tại chương 2

CHƯƠNG TH C TRẠNG V HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG TRONG SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH

TẠI CÔNG TY TNHH JHCOS VINA 2.1 Vị í của v n h n i với ho ộng s n xu v inh d anh

Tại công ty TNHH Jhcos ViNa, văn phòng là một bộ phận cấu thành cùng với các bộ phận khác tạo thành bộ máy t chức hoàn chỉnh Đây là bộ phận không thể thiếu của bất kỳ cơ quan, hay doanh nghiệp nào, dù quy mô lớn hay nhỏ

Văn phòng là cửa ngõ luôn luôn có mối quan hệ đối nội và đối ngoại, đó chính là quá trình tiếp cận khách hàng trong và ngoài doanh nghiệp thông qua các

hệ thống văn bản đi, văn bản đến và văn bản nội bộ Các văn bản: văn bản giao hàng, văn bản chất lượng nguyên vật liệu, văn bản b xung chất lượng từ đó bộ phận văn phòng đảm nhiệm vai trò kiểm tra và báo cáo lên Lãnh đạo Để lãnh đạo nắm bắt tình hình rồi đưa ra ý kiến

Văn phòng là bộ phận giúp việc trực tiếp của Lãnh đạo vì văn phòng là nơi

có nguồn thông tin, thường xuyên, đầy đủ phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của doanh nghiệp Tất cả hàng hóa từ nguyên vật liệu, đến thành ph m đóng gói xuất hàng đều thông qua văn phòng Văn phòng là nơi thu thập các số liệu về các nguồn vật liệu đầu vào rồi chuyển từ các bộ phận cất giữ dưới kho, khi cần đến thì báo cáo số liệu về quá trình nhập hàng Các thủ tục số liệu liên quan đến xuất hàng cũng được văn phòng ghi chép một cách c n thận, để báo cáo lên cho lãnh đạo khi cần thiết, như vậy văn phòng là khâu trung gian quan trọng của doanh nghiệp

Với các hoạt động của doanh nghiệp vai trò hậu cần của văn phòng phải luôn đầy đủ và chất lượng Đây là một khâu quan trọng đối với quá trình sản xuất và kinh doanh Thiếu con người thì có thể điều chuyển vị tri, nhưng thiết máy móc dụng cụ làm việc thì doanh nghiệp sẽ phải dừng toàn bộ các hoạt động ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp nói chung

Văn phòng cũng là nơi giao tiếp với các doanh nghiệp khác, trong quá trình giao tiếp văn phòng hỗ trợ quảng bá sản ph m thông qua bộ phận maketing về quảng cáo thương hiệu của doanh nghiệp mình đến các doanh nghiệp khác về các sản ph m chủ lực cũng như các mặt hàng kinh doanh chạy, bên cạnh đó còn một số

các mặt hãng cũng đang trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp Đồng thời văn phòng sẽ tiếp thu, và học hỏi thông qua quá trình trao đ i với các doanh nghiệp

2.2 Ch c n n của v n h n i với ho ộng s n xu v inh d anh

Đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos ViNa, văn phòng thực hiện chức năng hậu cần và hỗ trợ các phòng ban chuyên môn khác như phòng kinh doanh, phòng maketing, phòng bán hàng nhằm hoàn thành tốt các công việc mà Lãnh đạo giao phó, nhằm đảm bảo cho cơ quan đạt được mục đích và mục tiêu của mình

2.2.1 h c năng tha u, t ng hợp đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh

Hoạt động đầu tiên mà văn phòng thực hiện công tác tham mưu đó là trong các cuộc hội họp: cuộc họp sẽ được triển khai vào bu i đầu tiên của tuần mới, đây

là lúc diễn ra các hoạt động giao ca, chuyển giao công việc và xây dựng kế hoạch làm việc cho tuần mới Mỗi ngày thực hiện một công việc khác nhau Vậy văn phòng sẽ lên kế hoạch công việc cụ thể

Trong cuộc họp của công ty TNHH Jhcos ViNa cuộc họp diễn ra sau bu i giao ca Bộ phận văn phòng triệu tập phòng ban, quản lý đầu ca đứng vào dây truyên để triên khai cuộc họp Lãnh đạo sẽ là người nói ra những vẫn đề đã đạt được hay chưa đạt được trong quá trình sản xuất và kinh doanh, cùng với bộ phận văn phòng bộ phận hậu cần sẽ chu n bị bàn, ghế, máy chiếu, loa đài để họp Văn phòng chu n bị biên bản và ghi lại những điều mà cần thiết của lãnh đạo và ý kiến của các

bộ phận về bu i họp Tuy nhiên cuộc họp hàng tuần đều diễn ra nhưng thời gian tiến hành cuộc họp còn chậm chễ, người đến muộn, người bận, một số thiết bị loa đài gặp trục chặc trong quá trình họp làm giảm tiến độ dẫn tới chất lượng cuộc họp không cao, bị giảm sút

Bộ phận văn phòng sẽ thay Lãnh đạo quán xuyến mọi đối tượng trong đơn

vị và kết nối hoạt động của họ với mình một cách nhịp nhàng, ăn khớp Vì vậy văn phòng phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác, kịp thời nhiều vấn đề Do đó văn phòng chính là một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là hoạt động tham mưu và t ng hợp

Thứ hai, văn phòng sẽ tham mưu trong vấn đề sắp xếp vị trí nhân sự, phù hợp với các vị trí việc làm, nếu có bộ phận nào vắng hoặc nghỉ đột xuất, văn phòng

sẽ là bộ phận điều chuyển cùng với bộ phận nhân sự, tìm người thay thế cho vị trí chống

Trong quá trình hoạt động tại công ty TNHH Jhcos ViNa nguồn nhân lực cần

b xung cho hoạt động sản xuất vô cùng nhiều, mỗi vị trí dây truyền gồm 6 công đoạn Vậy bộ phận văn phòng huy động nhân sự từ 4 đến 5 người cho một vị trí,bởi quá trình sản xuất các thiết bị điện tử này nguồn lao động lúc hay bị thiếu hụt Tuy nhiên trong quá trình hoạt động nguồn nhân sự bị điều chuyển thay thế nhau ở nhiều

vị trí khác nhau Làm cho quá trình sản xuất luôn phải tìm người thay thế Để đảm bảo công việc vẫn được diễn ra một cách bình thường và không bị gián đoạn quá trình làm việc Văn phòng sẽ đảm nhiệm việc sắp xếp nhân sự cố định vào đầu giờ làm và sắp xếp các vị trí tại chỗ, không cần di chuyển nhiều tránh tình trạng lộn xộn

và mất thời gian cho việc sắp xếp lại

Thứ ba, văn phòng thực hiện việc tham mưu về trang thiết bị làm viêc Xem tình trạng thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh có đủ số lượng và hoạt động bình thường, nếu thấy tình trạng máy móc lỗi thì báo cáo cho bên kỹ thuật, điểu chuyển và sửa chữa kịp thời, sao cho không ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của doanh nghiệp Lãnh đạo không những là người chỉ đạo và còn là người bận rất nhiều công việc khác nhau Vì vậy bộ phận này sẽ thay lúc Lãnh đạo vắng mặt điều hành các công việc mà lãnh đạo giao phó dưới chức năng và quyền hạn của mình Bởi vậy đây chính là lý do văn phòng là cánh tay đắc lực của lãnh đạo

Các trang thiết bị hoạt động của văn phòng trong quá trình sản xuất và kinh doanh tại doanh nghiệp cần: ba máy tính để bàn bao gồm; một máy tính phục vụ cho thư ký, một máy tính dành cho văn thư cơ quan và một máy co người phụ trách quản lý văn phòng với một chiếc máy in và máy photo giúp cho văn phòng trong quá trình in ấn, chỉnh sửa, ken và photo tài liệu phục vụ cho Lãnh đạo Tuy nhiên do máy móc hoạt động nhiều năm và tình trạng sửa chữa nhiều lần nên trong quá trình phục vụ công việc máy thường bị lỗi ảnh hưởng đến quá trình in, ấn tài liệu Vì vậy văn phòng phải đôn đốc kỹ thuật kiểm tra thường xuyên và nên kế hoạch thay thế

thiết bị mới kịp thời, tăng hiệu suất làm việc và không gây ảnh hưởng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Văn phòng tham mưu về nguồn hàng cung ứng ra thị trường, tham mưu quá trình nhập kho các sản ph m nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất Thì văn phòng là bộ phận thường xuyên theo dõi và kiểm tra các thiết bị dưới kho hàng hoặc phận công bộ phận kho có trách nhiệm báo cáo kịp thời các nguyên vật liệu cần để phục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh

Với các sản ph m muốn tiếp cận mới đối tượng khách hàng thì văn phòng phối hợp với phòng maketing sẽ đưa thông tin về quảng cáo, baner, áp phích để phòng có thể nắm thông tin kịp thời để trao đ i trực tiếp với bên khách hàng Góp phần tăng thêm thông tin để thay đ i kíp thời phù hợp với chính sách của khách hàng không ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp

Những kết quả tham vấn trên xuất phát từ những thông tin đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên nhiều các lĩnh vực, nhiều đối tượng mà nộ phận văn phòng thu thập được Những thông tin ấy sẽ được sàng lọc, phân tích, t ng hợp, lưu giữ và khai thác sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo trong các lĩnh vực cụ thể Đó chính là công việc chính của bộ phận văn phòng

Nhờ vào bộ phận văn phòng đã giúp ích cho công tác tham mưu được thuận lợi, bên cạnh bộ phận tham mưu là văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể

hỗ trợ cho bộ phận văn phòng cùng tham mưu cho lãnh đạo từ vấn đề mang tính chuyên sâu Đây là điểm khác nhau để phân biệt bộ phận văn phòng với các bộ phận khác

ên cạnh những mặt tích cực còn tồn tại một số vấn đề, công tác tham mưu -

t ng hợp của văn phòng tại công ty TNHH Jhcos ViNa thời gian qua vẫn còn những hạn chế như: Công tác báo cáo, t ng hợp có lúc còn chậm tiến độ, chất lượng chưa đảm bảo (báo cáo còn chung chung, phản ảnh chưa sát với thực tế, số liệu chưa thống nhất); công tác phục vụ còn thiếu kinh nghiệm; xử lý tình huống có lúc thiếu linh hoạt Việc bố trí cán bộ phụ trách các mảng công tác chưa phù hợp với trình độ được đào tạo trong khi khối lượng công việc tương đối nhiều… Đây là áp lực đối với cán bộ bộ phận văn phòng trong thực hiện nhiệm vụ được giao

2.2.2 h c năng trợ gi p đi u hành

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp cho quản lý trong công tác quản lý điều hành của doanh nghiệp Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, t chức tiếp đón khách, t chức hội họp, t chức các chuyến đi công tác, công tác văn thư

+Đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos Vina, việc xây dựng chương trình kế hoạch được diễn ra theo ngày, tuần, tháng, quý và năm Mỗi một ngày thì lại chia ra làm những nhiệm vụ nhỏ và chi tiết, một tuần lại chia ra những nhiệm vụ lớn hơn của những ngày làm việc của tuần Vì vậy văn phòng phải có sự điều chỉnh hợp lý:

Một ngày làm việc: chia ca ngày và ca đêm Việc của văn phòng là phân công nhiệm vụ cho các bộ phận trực ca, làm việc theo ca, b sung một số những việc cần thiết cho ca làm việc đó Sau đó theo dõi và nhắc nhở việc làm báo cáo thông báo tình hình hoạt động Xem hôm đó ca đó làm việc có tốt hay không, hiệu quả làm việc sẽ được báo cáo t ng kết của ca làm việc hôm đó nếu chưa tốt văn phòng sẽ trình báo lên nhà lãnh đạo xem xét và điều chỉnh kíp thời

Công tác lịch hàng tuần, hàng tháng văn phòng cũng làm lịch trình như công việc hàng ngày T ng hợp, xây dựng chương trình công tác của doanh nghiệp, phối hợp với các phòng, bộ phận thuộc doanh nghiệp để thực hiện nhiệm vụ theo chương trình, kế hoạch; giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các phòng, bộ phận trong việc thực hiện nhiệm vụ và t ng hợp, báo cáo kết quả thực hiện chương trình công tác của các phòng, bộ phận và của đơn vị Ghi s nghị quyết họp giao ban, dự thảo thông báo kết luận họp giao ban của doanh nghiệp; chu n bị các điều kiện liên quan t chức và phục vụ các cuộc họp của t chức

Văn phòng t ng hợp thông tin, báo cáo của các phòng, bộ phận trong t chức

và bộ phận làm công tác bên ngoài gửi đến để xây dựng báo cáo định kỳ: Tuần, tháng, quý, sáu tháng và báo cáo t ng kết năm, đột xuất theo quy định của doanh nghiệp

+ Đối với công tác tiếp đón khách hàng thì văn phòng sẽ là bộ phận đi trước đón đầu ,giúp lãnh đạo gặp mặt khách hàng, chu n bị các giấy tờ cần thiết cho bu i

gặp mặt, sau đó báo cáo lịch trình cho lãnh đạo, điều này sẽ giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình và nhanh chóng có những phương án giải quyết, nói chuyện hợp lý

+ Đối với việc chu n bị hội họp thì bộ phận văn phòng sẽ phối hợp với các

bộ phận khác cùng t chức cuộc họp trong cơ quan, văn phòng sẽ thu thập các thông tin của các phòng ban để chọn lọc những thông tin cần thiết cho cuộc họp, giúp cho cuộc họp được xúc tiến một cách nhanh chóng, chi tiết cuộc họp sẽ đi thẳng vào vấn

đề, góp phần loại bỏ những thông tin lan mang và không cần thiết Cùng với bộ phận hậu cần chu n bị những thiết bị, dụng cụ phục vụ tốt cho bu i họp: máy chiếu, máy tính, loa,đài, điều hòa cùng với các giấy tờ, văn bản của bộ phận văn thư báo cáo lên Để cuộc hội họp sẽ nhanh chóng giải quyết các vấn đề một cách hợp lý

+ Đối với công tác lưu trữ, văn phòng thường xuyên tiếp nhận các văn bản đến và văn bản đi Vì vậy văn phòng phải thực hiện việc sắp xếp các trình tự văn bản theo số thứ tự, thời gian và bảo quản tốt Đây được coi là các thông tin pháp lý, hợp pháp Trong quá trình sản xuất kinh doanh có chục chặc thì dựa trên trên các văn bản lưu hành văn lãnh đạo có thể nhanh chóng giải quyết sự việc

Chức năng t chức và điều hành có đi đúng hướng và đúng tiến độ hay không thì nhìn vào cách thức làm việc có tốt hay không của bộ phận văn phòng sẽ được sự đánh giá chính xác của lãnh đạo

Tuy nhiên bên cạnh bên cạnh những mặt đóng góp còn tồn tại mặt hạn chế: Tại công ty TNHH Jhcos ViNa công tác triển khai, quán triệt văn bản: Một

số văn bản do Lãnh đạo phân công bộ phận phòng ban triển khai, quán triệt nhưng chưa thực hiện đầy đủ, kịp thời, còn dài dòng, chưa có trọng tâm, trọng điểm Người được phân công ghi biên bản chưa ghi chép đầy đủ các văn bản được triển khai cũng như các ý kiến tham gia góp ý của các bộ phận Dẫn tới tình trạng nguồn thông tin chưa thiếu.Công tác phân công nhiệm vụ còn có việc chưa khoa học, cụ thể

Công tác nắm bắt tâm lý, diễn biến tư tưởng của nhân viên trong hoạt động còn hạn chế, văn phòng chưa kịp thời phát hiện những biểu hiện mất đoàn kết nội

bộ hoặc cán bộ có nhiều mối quan hệ xã hội phức tạp, chưa yên tâm công tác để

có biện pháp giải quyết kịp thời; một số bộ phận trong doanh nghiệp ý thức trách

nhiệm chưa cao, trông chờ thụ động, ỷ lại; chưa tích cực, chủ động, sáng tạo trong công việc, chưa thực hiện đầy đủ yêu cầu tác nghiệp của lãnh đạo hướng dẫn và ý kiến chỉ đạo phụ trách nhưng chưa được chấn chỉnh, xem xét trách nhiệm một cách thấu tình đạt lý

Công tác kiểm tra của văn phòng chưa thường xuyên theo kế hoạch đã đề ra, một số chỉ tiêu kế hoạch thực hiện chưa đúng thời gian, thời điểm; còn nể nang, ngại va chạm, chưa kiên quyết trong việc thực hiện quyền kháng nghị, kiến nghị dẫn đến chưa bảo đảm các chỉ tiêu công tác nghiệp vụ

2.2.3 h c năng h u c n

Chức năng hậu cần liên quan đến việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị

kỹ thuật, y tế, môi trường và một số yếu tố khác phục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh tại công ty TNHH Jhcos Vina Điều đó sẽ được văn phòng xử lý một cách hiệu quả như sau:

Văn phòng sẽ đảm bảo công tác hậu cần một cách nhanh chóng như việc chu n bị máy móc, thiết bị đầy đủ như: máy tính, bàn, ghế văn phòng ph m cho hoạt động sản xuất và kinh doanh Trang thiết bị và môi trường làm việc có ảnh hưởng gián tiếp đến chất lượng của công việc, sự hài lòng cũng như sức khỏe của nhân viên trong quá trình làm việc, nếu sự chậm trễ của công tác hậu cần có ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ và chất lượng công việc Đặc biệt là uy tín của cơ quan t chức Quá trình hoạt động tại công ty TNHH Jhcos ViNa thường xuyên phải tiếp đón khách hàng tới thăm và làm việc, bộ phận văn phòng sẽ nhanh chóng bố trí sắp xếp bộ phận lễ tân tiếp đón chu đáo và đúng giờ

Văn phòng sẽ đảm bảo công tác hậu cần một cách hợp lý và tránh tình trạng lãng phí Tiêu trí làm việc hàng đầu tại công ty TNHH Jhcos ViNa là tránh tình trạng lãng phí vô ích, nó ảnh hưởng đến cách thức hoạt động cũng như tính cách của con người Bởi vì chi phí của công tác hậu cần chiếm một phần không nhỏ và

có ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành của sản ph m Vì vậy văn phòng cần hoạch định và t chức việc mua sắm trang thiết bị phù hợp Với số lượng nhân viên là khoảng hơn 3000 người thì cần hơn một nghìn máy móc phục vụ cho công việc Trung bình 3 người làm việc trên một máy Trong quá trình sử dụng tuân thủ trong

quá trình sử dụng, bảo quản và bảo dưỡng, với các thiết bị đã cũ hoặc không sử dụng được văn phòng sẽ báo cáo để bộ phận hậu cần xem xét và b sung

Văn phòng đảm bảo hậu cần hoạt động chặt chẽ và hiệu quả đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh Đối với các cuộc họp văn phòng dựa vào mục đích yêu cầu, thành phần tham dự, thảo chương trình nghị sự được phê duyệt, văn phòng

sẽ in ấn những tài kiệu liên quan, chu n bị công tác thư ký, lễ tân, chu n bị bàn ghế, trang bị phòng họp, kiểm tra thiết bị phối hợp với các bộ phận

2.3 Nhi v của v n h n i với ho ộng s n xu v inh d anh

Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ có những nhiệm vụ cụ thể để đáp ứng nhu cầu của hoạt động sản xuất và kinh doanh Song tùy vào đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của doanh nghiệp đó được giao những nhiệm vụ khác nhau Các nhiệm vụ đó bao gồm:

2.3.1 y d ng ch ng tr nh, k hoạch và t ch c th c hi n ch ng tr nh

k hoạch

Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần và thường xuyên theo dõi, đôn đốc thực hiện chương trình công tác đó

Tại công ty TNHH Jhcos Vina một ngày làm việc: chia ca ngày và ca đêm Việc của văn phòng là phân công nhiệm vụ cho các bộ phận trực ca, làm việc theo ca, b sung một số những việc cần thiết cho ca làm việc đó Sau đó theo dõi và nhắc nhở việc làm, báo cáo thông báo tình hình hoạt động: báo cáo hoạt động sản xuất trên ngày, số lượng sản ph m trên ngày Xem hôm đó ca đó làm việc có tốt hay không, hiệu quả làm việc sẽ được báo cáo t ng kết của ca làm việc hôm đó nếu chưa tốt văn phòng sẽ trình báo lên nhà lãnh đạo xem xét và điều chỉnh kíp thời

Công tác lịch hàng tuần, hàng tháng văn phòng cũng làm lịch trình như công việc hàng ngày T ng hợp, xây dựng chương trình công tác của doanh nghiệp, phối hợp với các phòng, bộ phận thuộc doanh nghiệp để thực hiện nhiệm vụ theo chương trình, kế hoạch; văn phòng theo dõi, đôn đốc các phòng, bộ phận trong việc thực hiện nhiệm vụ và t ng hợp, báo cáo kết quả thực hiện chương trình công tác của các phòng, bộ phận và của đơn vị Ghi s nghị quyết họp giao ban, dự thảo thông báo

kết luận họp giao ban của doanh nghiệp; chu n bị các điều kiện liên quan t chức và phục vụ các cuộc họp của t chức

Văn phòng t ng hợp thông tin, báo cáo của các phòng, bộ phận trong t chức

và bộ phận làm công tác bên ngoài gửi đến để xây dựng báo cáo định kỳ: Tuần, tháng, quý, sáu tháng và báo cáo t ng kết năm, đột xuất theo quy định của doanh nghiệp

+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc đối với công ty TNHH Jhcos ViNa: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, t chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho bộ phận văn phòng chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc

gì sau, không bỏ sót công việc

+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đ i trong quá trình điều hành t chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu

đã đề ra Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo phân b và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một

kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho lãnh đạo điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc Lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể

2.3.2 Thu th p , cung cấp, quản thông tin

Tại công ty TNHH Jhcos ViNa hàng ngày văn phòng tiếp nhận rất nhiều thông tin khác nhau: thông tin nội bộ, thông tin trong cơ quan và thông tin ngoài cơ quan.Văn phòng kiểm tra tính chính xác, thích hợp lý của các tài liệu, số liệu; hệ thống hóa, phân tích t ng hợp số liệu, tài liệu; chỉnh lý chính xác số liệu, tài liệu để văn phòng phản ánh được tình hình, xác định đúng bản chất của các sự việc, các hoạt động, từ đó văn phòng đưa ra các giải pháp, phương án cho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, ban hành các văn bản thích hợp, Việc của văn phòng là phân chia các nguồn thông tin theo các doanh mục nội dung, chia cho phòng bạn và đơn vị cần làm về nguồn thông tin thu thập