Công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của trung tâm di sản các nhà khoa học việt nam

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC THU THẬP, SƯU TẦM TÀI LIỆU CÁC NHÀ KHOA HỌC CỦA TRUNG TÂM DI SẢN CÁC NHÀ KHOA HỌC VIỆT NAM

PHẦN MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Để đánh giá trình độ văn minh, phát triển và lịch sử của một quốc gia người ta dựa vào nhiều nguồn sử liệu Trong đó nguồn sử liệu thành văn tức là hồ sơ, tài liệu lưu trữ được coi là nguồn sử liệu quan trọng nhất vì nó chứa đựng thông tin cấp 1 - thông tin gốc, là nguồn thông tin đáng tin cậy Ngoài ra tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin của nhiều mặt: chính trị, khoa học, kinh tế…có vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng

Tài liệu lưu trữ của mỗi quốc gia và dân tộc không chỉ hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức mà còn xuyên qua đời sống của cá nhân, gia đình và dòng họ Trong kho lưu trữ ấy, một loại tài liệu mang giá trị rất quan trọng cho việc nghiên cứu lịch sử là hồ sơ về cuộc đời các nhà khoa học, ghi nhận hành trình, đóng góp và ảnh hưởng của họ Những tài liệu này không chỉ giúp khôi phục bối cảnh lịch sử của một cá nhân hay một gia đình mà còn phản ánh sự phát triển của các ngành khoa học và của cả một giai đoạn đất nước Do đó, dữ liệu về cuộc đời các nhà khoa học đóng vai trò then chốt trong nghiên cứu lịch sử, giúp kết nối các sự kiện với các phát kiến và công trình khoa học, đồng thời mở rộng hiểu biết về cách các hệ thống xã hội, gia đình và dòng họ hình thành nên những nhân vật và làng khoa học của thời đại họ.

Di sản để lại của các nhà khoa học gồm các sổ ghi chép, bản thảo khoa học, giấy tờ, công văn, quyết định, các công trình khoa học, thư từ, đồ dùng học tập, nghiên cứu, các hiện vật liên quan đến cuộc đời nhà khoa học, băng ghi âm, hình ảnh và tư liệu Đây là nguồn tri thức vô giá cần được lưu giữ và bảo quản để phục vụ cho nghiên cứu, giáo dục và truyền cảm hứng cho các thế hệ tương lai Khối tài liệu này đã, đang và sẽ đóng góp vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, đồng thời mở ra cơ hội phát triển nhờ khai thác, số hóa và bảo tồn hiệu quả Từ đó nảy sinh yêu cầu bảo tồn và sử dụng một cách hiệu quả các tài liệu khoa học để phát huy giá trị của nó.

Tuy nhiên, khối tài liệu của các nhà khoa học thuộc quyền sở hữu cá nhân; nó được bảo quản chủ yếu tại gia đình của họ Nhiều tài liệu quý bị hư hỏng do không được bảo quản an toàn, mất mát, thất lạc nhiều, tài liệu các nhà khoa học cần được thu thập, sưu tầm để tổ chức và quản lý bảo quản một cách tốt nhất

Vì vậy, công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam là điều rất cần thiết Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài đối với thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm, đồng thời để em có cơ hội trau dồi thêm kinh nghiệm bản thân Từ đó, em quyết định lựa chọn đề tài: “Công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam” nhằm khảo sát thực trạng công tác thu thập, sưu tầm của Trung tâm và đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng trong công tác thu tập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam.

Lịch sử nghiên cứu

Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, em đã tìm hiểu và tổng kết được các xuất bản phẩm, đề tài, luận văn, bài viết, khóa luận, báo cáo khoa học, tạp chí, sách, trang thông tin điện tử …có liên quan đến đề tài Cụ thể là:

Về góc độ lý luận, vấn đề này đề cập trong giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” Cuốn giáo trình đã cung cấp những kiến thức cơ bản về tài liệu lưu trữ

Về góc độ thực tiễn, đã có nhiều công trình, bài viết trước đó đã tập trung nghiên cứu một số hướng nghiên cứu chính như sau:

Hướng đầu tiên là, giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân, với các bài khóa luận tốt nghiệp trong đó có bài “Giá trị, ý nghĩa của tài liệu xuất xứ cá nhân – những biện pháp tiếp cận và quản lý nhằm phát huy giá trị của chúng” của tác giả Phạm Thị Ngân

Hướng thứ hai là, thu thập, sưu tầm tài liệu tại các lưu trữ tư nhân với các bài viết như:

Các bài viết “Thảo luận về chính sách thu thập tài liệu lưu trữ ở khu vực tư”, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội năm 2015 của NCS Phạm Thị Diệu Linh, “Vài nét về công tác sưu tầm, bổ sung TLLT cá nhân và một số đề xuất”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Nhà nước, số 8, số 9 năm 2012 của ThS Phạm Bính Hải

Hướng thứ ba là, vấn đề tổ chức, quản lý tài liệu Phông lưu trữ cá nhân, với các bài viết như: Kỷ yếu tọa đàm khoa học “Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ” của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước năm 2015; “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ nhân dân, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số

3 năm 2004” của tác giả Nguyễn Văn Thâm

Chúng ta có thể nhận thấy ở các bài viết và các công trình nghiên cứu trước đó, các tác giả đã khái quát được: vị trí, giá trị của tài liệu cá nhân; thành phần tài liệu xuất xứ cá nhân; vấn đề sưu tầm, thu thập tài liệu cá nhân tại các khu vực tư; tổ chức phát huy tài liệu lưu trữ nhân dân Đó là những kết quả nghiên cứu rất đáng được chúng ta ghi nhận Vì thế, đề tài khóa luận tốt nghiệp của em vừa có tính kế thừa, vừa có sự phát triển để làm rõ và sâu hơn về vấn đề này

Qua đề tài này, dưới một góc nhìn mới, em muốn đóng góp một phần công sức, thể hiện quan điểm trong công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam, mà trước đó chưa có đề tài nào nghiên cứu đến.

Mục tiêu nghiên cứu

- Khảo sát thực trạng công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà Khoa học Việt Nam

- Tìm ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân dẫn đến hạn chế của công tác này

Để nâng cao hiệu quả của công tác thu thập và sưu tầm tài liệu của các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam, cần đề xuất một loạt biện pháp nhằm tối ưu hóa quy trình, bảo quản và truy cập Trước hết, xây dựng hệ thống quản trị dữ liệu và chuẩn hóa metadata từ nguồn gốc đến nguồn cấp, nhằm cải thiện khả năng tìm kiếm và khôi phục thông tin về các nhà khoa học và công trình nghiên cứu Thứ hai, tăng cường số hóa và lưu trữ định dạng bền vững, đảm bảo tính toàn vẹn và dễ dàng chia sẻ tài liệu số với cộng đồng khoa học và công chúng Thứ ba, đẩy mạnh hợp tác với các viện nghiên cứu, trường đại học, thư viện và cộng đồng sưu tầm để mở rộng nguồn tài liệu và đảm bảo tính đa dạng và đại diện Thứ tư, thiết lập quy trình đánh giá chất lượng tài liệu, phân tích giá trị lịch sử và bảo tồn vật lý, đồng thời áp dụng biện pháp bảo mật và sao lưu định kỳ Thứ năm, tăng cường hoạt động quảng bá và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm nội dung liên quan, triển khai chiến lược SEO như từ khóa trọng tâm (thu thập tài liệu, sưu tầm tài liệu, nhà khoa học Việt Nam, Trung tâm Di sản) và cập nhật danh mục, nhằm nâng cao khả năng tiếp cận và tầm nhìn của Trung tâm trên các nền tảng số.

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Tập trung hướng tới đối tượng nghiên cứu là thu thập, sưu tầm tài liệu của các nhà khoa học

- Về không gian: Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam đặt trụ sở tại 2 tỉnh Hòa Bình và Hà Nội Với quy mô của một đề tài em chỉ đề cập tới thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm tại trụ sở Hà Nội (26 Nghĩa Dũng, quận Ba Đình, Hà Nội)

- Về thời gian: Khối tài liệu được Trung tâm thu thập, sưu tầm từ năm

- Về loại tài liệu: Hiện nay, tài liệu ở Trung tâm đang bao gồm hai loại: loại thứ nhất là tài liệu xuất xứ cá nhân của các nhà khoa học mà Trung tâm đã tiến hành sưu tầm, bảo quản; loại thứ hai là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chính Trung tâm Với đề tài này, em chỉ tiến hành khảo sát, nghiên cứu loại tài liệu thứ nhất: tài liệu xuất xứ cá nhân của các nhà khoa học mà Trung tâm đã tiến hành thu thập, sưu tầm

5 Nhiệm vụ nghiên cứu Ở đề tài này em tập trung vào những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của vấn đề nghiên cứu;

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức Trung tâm

Di sản các nhà khoa học Việt Nam;

- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam;

Để nâng cao hiệu quả công tác thu thập và sưu tầm tài liệu của các nhà khoa học thuộc Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam, cần xác định rõ ưu điểm như hệ thống lưu trữ tương đối ổn định và có tiềm năng mở rộng, đồng thời đánh giá các hạn chế như hạn chế nguồn lực, thiếu chuẩn hóa dữ liệu và khó khăn trong truy cập Nguyên nhân của các vấn đề này có thể đến từ quản trị chưa đồng bộ, thiếu công nghệ số, thiếu tiêu chuẩn metadata và sự phân tán nguồn lực Trên cơ sở phân tích này, các kiến nghị bao gồm tăng cường đầu tư hạ tầng số, chuẩn hóa quy trình thu thập, số hóa và quản lý metadata, đẩy mạnh hợp tác với các viện nghiên cứu, trường đại học và các đơn vị lưu trữ, áp dụng chuẩn lưu trữ và bảo quản quốc tế, và xây dựng hệ thống quản trị dữ liệu mở, đồng bộ để nâng cao khả năng tra cứu, tiếp cận và khai thác tài liệu, từ đó góp phần gìn giữ và phát huy di sản khoa học Việt Nam.

6 Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp được áp dụng trong nghiên cứu khoa học như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện và tổng hợp, đề tài còn sử dụng các phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp điều tra khảo sát: được áp dụng để tìm hiểu thực trạng công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

- Phương pháp phỏng vấn đối tượng: được áp dụng để phỏng vấn lãnh đạo trung tâm và cán bộ chuyên môn

- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư tiệu có liên quan: được áp dụng để phân tích sự đa dạng của các loại hình tài liệu mà Trung tâm đã thu thập được Do lượng thông tin nhiều, nội dung phong phú vì vậy, đòi hỏi phải được phân tích, tổng hợp nhằm rút ra những nhận định, giải pháp đối với công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Là phương pháp chọn lọc, nghiên cứu tìm hiểu một số tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu như các tài liệu từ sách giáo trình, các bài viết trên các tạp chí: Tạp chí Văn thư - Lưu trữ…; các bài Luận văn, nghiên cứu khoa học có liên quan

7 Đóng góp của đề tài

Qua việc khảo sát, đánh giá thực trạng công tác thu thập, sưu tầm tài liệu và làm rõ những kết quả đạt được, từ đó rút ra tồn tại, hạn chế và nguyên nhân, đồng thời đề xuất các giải pháp khắc phục Đề tài cung cấp thông tin hữu ích làm cơ sở hỗ trợ giảng viên và sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học đang giảng dạy và học tập tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp nói chung và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng, bổ sung tài liệu tham khảo thực tế phong phú, đa dạng liên quan đến lĩnh vực lưu trữ học Bên cạnh đó, đề tài góp phần hình thành nhiều loại hình trung tâm hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ, như bảo tàng và thư viện kết hợp với các dịch vụ văn hóa, nhằm thực hiện mục đích và ý nghĩa của công tác lưu trữ.

8 Bố cục đề tài Đề tài có bố cục gồm 3 phần

Chương 1: Cơ sở khoa học công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Chương 2: Thực trạng công tác thu thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Phần kết luận Để hoàn thành khóa luận này, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ths Trần Văn Quang đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn quý thầy, cô trong Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức trong 4 năm học tập Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học tập không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Trong quá trình thực hiện đề tài, em gặp không ít khó khăn về việc tìm hiểu thực tế việc thu thập, sưu tầm vào Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam, đặc biệt là việc gặp gỡ trực tiếp lãnh đạo Trung tâm Em xin chân thành cảm ơn Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em có cơ hội tìm hiểu thực trạng, khai thác, thu thập thông tin, số liệu để hoàn thành đề tài

Mặc dù đã cố gắng và nỗ lực để hoàn thành đề tài, nhưng do hạn chế về nhiều mặt trong quá trình thực hiện đề tài nên không tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót Em mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của quý thầy, cô để bài khóa luận này được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Nhiệm vụ nghiên cứu

Ở đề tài này em tập trung vào những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của vấn đề nghiên cứu;

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức Trung tâm

Di sản các nhà khoa học Việt Nam;

- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam;

Phân tích sâu các ưu điểm và hạn chế của công tác thu thập và sưu tầm tài liệu bởi các nhà khoa học thuộc Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam, làm sáng tỏ các nguyên nhân gây ra tồn tại và bất cập; từ đó đề xuất các kiến nghị thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, sưu tầm và quản lý tài liệu, bảo đảm tính đầy đủ, chuẩn xác và dễ truy cập cho nghiên cứu và bảo tồn di sản khoa học Việt Nam.

Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp được áp dụng trong nghiên cứu khoa học như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện và tổng hợp, đề tài còn sử dụng các phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp điều tra khảo sát: được áp dụng để tìm hiểu thực trạng công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

- Phương pháp phỏng vấn đối tượng: được áp dụng để phỏng vấn lãnh đạo trung tâm và cán bộ chuyên môn

- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư tiệu có liên quan: được áp dụng để phân tích sự đa dạng của các loại hình tài liệu mà Trung tâm đã thu thập được Do lượng thông tin nhiều, nội dung phong phú vì vậy, đòi hỏi phải được phân tích, tổng hợp nhằm rút ra những nhận định, giải pháp đối với công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Phương pháp nghiên cứu tài liệu là phương pháp chọn lọc và khảo sát có hệ thống các nguồn tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu, nhằm làm rõ bối cảnh lý thuyết và củng cố căn cứ dữ liệu cho đề tài Quá trình này tập trung vào việc thu thập và phân tích các tài liệu từ sách giáo trình, các bài viết trên các tạp chí (như Tạp chí Văn thư - Lưu trữ), cùng với các luận văn và nghiên cứu khoa học có liên quan, từ đó tổng hợp thông tin, đánh giá độ tin cậy và rút ra các luận cứ để hỗ trợ cho quá trình viết và trình bày nghiên cứu.

Đóng góp của đề tài

Qua việc khảo sát sẽ đánh giá thực trạng của công tác thu thập, sưu tầm tài liệu, làm rõ những kết quả đạt được qua đó rút ra được những tồn tại, hạn chế và tìm nguyên nhân, giải pháp khắc phục Đề tài cung cấp thông tin hữu ích là cơ sở giúp cho giảng viên, sinh viên chuyên ngành lưu trữ đang giảng dạy, học tập tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp nói chung và giảng viên, sinh viên của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng có thêm tài liệu tham khảo thực tế phong phú, đa dạng tư liệu liên quan đến chuyên ngành Lưu trữ học Bên cạnh đó góp phần hình thành nên nhiều loại hình Trung tâm hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ hoạt động đa chức năng, như một bảo tàng, một thư viện kết hợp với các dịch vụ văn hóa, thư viện để thực hiện mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ.

Bố cục đề tài

Đề tài có bố cục gồm 3 phần

Chương 1: Cơ sở khoa học công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Chương 2: Thực trạng công tác thu thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Để hoàn thành khóa luận này, em gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ThS Trần Văn Quang đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình làm khóa luận tốt nghiệp Em cũng xin chân thành cảm ơn quý thầy, cô trong Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt kiến thức suốt bốn năm học tập Với vốn kiến thức tích lũy được trong quá trình học, em xem đó là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận và là hành trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin.

Trong quá trình thực hiện đề tài, em gặp không ít khó khăn về việc tìm hiểu thực tế việc thu thập, sưu tầm vào Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam, đặc biệt là việc gặp gỡ trực tiếp lãnh đạo Trung tâm Em xin chân thành cảm ơn Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em có cơ hội tìm hiểu thực trạng, khai thác, thu thập thông tin, số liệu để hoàn thành đề tài

Mặc dù đã cố gắng và nỗ lực hoàn thành đề tài, bài khóa luận vẫn còn một số hạn chế do nhiều yếu tố trong quá trình thực hiện, dẫn đến những khiếm khuyết và sai sót nhất định Em mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của quý thầy cô để bài khóa luận được chỉnh sửa và hoàn thiện hơn, đồng thời nâng cao tính logic, tính mạch lạc và sức thuyết phục của nội dung Những ý kiến đóng góp sẽ giúp làm rõ các phần trọng yếu của đề tài, cải thiện bố cục, ngôn từ và sự nhất quán, từ đó tăng cường chất lượng và phù hợp hơn với yêu cầu đánh giá.

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN NỘI DUNG

CƠ SỞ KHOA HỌC CÔNG TÁC THU THẬP, SƯU TẦM TÀI LIỆU CÁC NHÀ KHOA HỌC CỦA TRUNG TÂM DI SẢN CÁC NHÀ KHOA

1.1.1 Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ

Tài liệu và tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với toàn thể đời sống xã hội Thông qua tài liệu và tài liệu lưu trữ chúng ta có thể nghiên cứu, tìm hiểu được sự phát triển của loài người Thế giới ngày càng phát triển, cùng với đó là sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ thì vị trí, ý nghĩa, tác dụng của việc nghiên cứu tài liệu và tài liệu lưu trữ là rất cần thiết Hiện nay tồn tại nhiều định nghĩa khác nhau về khái niệm này

Theo Cuốn Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng năm 2008 thì tài liệu là

“dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì” [15; tr.1095] Đối với định nghĩa TLLT:

Theo định nghĩa trong Từ điển thuật ngữ lưu trữ (1988) do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế công bố bằng tiếng Anh và tiếng Pháp, tài liệu lưu trữ là những tài liệu còn có giá trị lưu trữ, được bảo quản và có thể trải qua sự lựa chọn hoặc không lựa chọn bởi những người có trách nhiệm sản sinh ra nó, hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng.

Trong Từ điển Thuật ngữ xuất bản năm 1982 tại Moscow, “tài liệu lưu trữ” được định nghĩa là các tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ Tuy nhiên, công tác lưu trữ ở Liên bang Nga hiện nay đã có một số điểm mới về khái niệm tài liệu lưu trữ, cho thấy sự điều chỉnh cách hiểu và quản lý hồ sơ để phù hợp với thực tế và nhu cầu sử dụng nguồn lực lưu trữ Những đổi mới này được thể hiện trong Luật Liên bang Nga về lưu trữ, quy định rõ phạm vi, nguyên tắc và tiêu chuẩn liên quan đến tài liệu lưu trữ, cũng như quá trình bảo quản, lưu trữ và truy cập nguồn lực lưu trữ.

“Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” có hiệu lực từ năm 2004 Trong Luật

CƠ SỞ KHOA HỌC CÔNG TÁC THU THẬP, SƯU TẦM TÀI LIỆU CÁC NHÀ KHOA HỌC CỦA TRUNG TÂM DI SẢN CÁC NHÀ KHOA HỌC VIỆT NAM

Cơ sở lý luận

1.1.1 Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ

Tài liệu và tài liệu lưu trữ đóng vai trò nền tảng cho đời sống xã hội, giúp ghi nhận, bảo tồn và truyền đạt thông tin quan trọng cho các thế hệ Qua chúng ta có thể nghiên cứu và hiểu được quá trình phát triển của loài người, cũng như cách thức xã hội thích nghi với các thách thức lịch sử và hiện đại Trong bối cảnh thế giới ngày càng phát triển và khoa học công nghệ tiến bộ nhanh, vai trò của việc nghiên cứu tài liệu và lưu trữ trở nên thiết yếu cho giáo dục, khoa học, quản lý và ra quyết định Hiện nay có nhiều định nghĩa khác nhau về khái niệm này, nhưng nhìn chung đều nhấn mạnh tầm quan trọng của tài liệu và tài liệu lưu trữ như nguồn dữ liệu tin cậy cho nghiên cứu và phát triển.

Theo Cuốn Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng năm 2008 thì tài liệu là

“dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì” [15; tr.1095] Đối với định nghĩa TLLT:

Theo từ điển thuật ngữ lưu trữ do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản năm 1988 (bản tiếng Anh và tiếng Pháp), tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị lưu trữ lâu dài được bảo quản Quá trình này có thể được thực hiện có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn bởi những người chịu trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng dựa trên giá trị lưu trữ của chúng.

Theo Từ điển Thuật ngữ xuất bản năm 1982 tại Maxcơva: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ” Tuy nhiên, trong công tác lưu trữ của Liên bang Nga hiện nay đã có một số điểm mới về khái niệm tài liệu lưu trữ Nét đổi mới này được thể hiện trong Luật Liên bang Nga về

“Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” có hiệu lực từ năm 2004 Trong Luật này tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: “Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các yếu tố thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định đối với công dân, xã hội và nhà nước” (Điều 3 mục 2 trong Luật

Liên bang Nga số 125-fz về “Công tác lưu trữ ờ Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004)

Trong Từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam”: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hỏa, khoa học, lịch sử của xã hội” Định nghĩa này được nêu ra trong những năm 90 thế kỷ XX Đến nay định nghĩa về tài liệu lưu trữ ở nước ta đã có một số điểm đổi mới Điểm mới này được thể hiện trong định nghĩa nêu tại Khoản 3, Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữu bao gồm bản gốc,bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản bao hợp pháp” Đối với định nghĩa tài liệu tại Khoản 2, Điều 2 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 năm 2011 do Quốc hội khóa XIII ban hành:

“Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”

1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ cá nhân, phông lưu trữ cá nhân

Theo PGS.TS Vũ Thị Phụng, Tài liệu lưu trữ nhân dân (Private archives) là từ dùng để chỉ những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ; các hiệp hội, các tổ chức phi chính phủ các doanh nghiệp tư nhân (gọi chung là tổ chức tư nhân) được các chủ sở hữu lựa chọn, tổ chức lưu giữ, bảo quản và sử dụng để phục vụ cho những nhu cầu, lợi ích của cá nhân, tổ chức [5; tr.17]

Theo Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ thì Phông lưu trữ cá nhân được định nghĩa là: “Toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định” [7, tr.60]

“Tài liệu lưu trữ cá nhân là một bộ phận của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Đó là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với các nhân vật tiêu biểu, điển hình hoạt động trên các lĩnh vực của đời sống xã hội”.[18; tr.12]

Tài liệu trong Phông lưu trữ cá nhân có rất nhiều giá trị và ý nghĩa to lớn Đây là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu về cuộc đời và sự nghiệp hoạt động cách mạng, hoạt động khoa học, sáng tác nghệ thuật của các cá nhân tiêu biểu; về các vấn đề chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Đồng thời là đối tượng để nghiên cứu và sử dụng vào các mục đích khác nhau của xã hội như: cung cấp tư liệu cho việc xây dựng các tuyển tập (đối với tài liệu cá nhân trong lĩnh vực văn học), phục vụ trưng bày triển lãm tài liệu tại các buổi hội thảo, hội nghị; phục vụ nhu cầu nghiên cứu của các nhà khoa học Tuy nhiên, việc tìm hiểu, nghiên cứu giá trị và mục đích khai thác, sử dụng của chúng thì vẫn còn rất nhiều hạn chế

Trên cơ sở các quan điểm trên, nhóm nghiên cứu xây dựng định nghĩa về tài liệu cá nhân như sau: Tài liệu cá nhân hay còn gọi là tài liệu có xuất xứ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động riêng của từng người, chúng mang thuộc tính cá nhân, thuộc sở hữu cá nhân

1.1.3 Khái niệm thu thập, sưu tầm

Hiện nay các cơ quan, tổ chức xã hội, cá nhân tiêu biểu sản sinh ra một khối lượng tài liệu lớn, trong đó có rất nhiều tài liệu có giá trị, ý nghĩa nhiều mặt cần phải thu thập, sưu tầm vào kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ để phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt, lâu dài và bảo quản một cách tốt nhất

Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam (1992) thì: “ Thu thập là quá trình thực hiện các biện pháp bổ sung tài liệu vào lưu trữ thông qua việc xác định giá trị tài liệu” [7; tr.5]

Theo Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản của PGS.TS Vũ Thị Phụng (2006), thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp nhằm xác định nguồn gốc và thành phần của tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia, đồng thời lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo đúng thẩm quyền và phạm vi do nhà nước quy định.

Còn trong cuốn giáo trình Lưu trữ của Trường Đại học Nội Vụ ( 2016) thì khái niệm thu thập tài liệu được định nghĩa là: “ Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan đến việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định” [5; tr.114]

Cơ sở pháp lý

Trong quá trình hình thành, phát triển và hoạt động của Trung tâm, trong những năm qua đơn vị đã áp dụng một số văn bản của Nhà nước nhằm thực hiện công tác thu thập và sưu tầm TLLT Các văn bản này định hướng quy trình thu thập, thẩm định, bảo quản và công bố nguồn tư liệu, bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch và chất lượng của kho tư liệu, đồng thời nâng cao giá trị và khả năng phục vụ người dùng.

Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước ban hành năm 1982;

Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001;

Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001;

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 do Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012, đánh dấu sự phát triển và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội Tại Khoản 3 Điều 20 của Luật quy định về thu thập, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ, trong đó lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu của cá nhân được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận.

Tại Khoản 6 Điều 2 của luật này quy định: “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ TLLT được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân” Điều 4 Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định chính sách của Nhà nước về lưu trữ:

“1 Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

2 Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ

3 Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ

4 Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.”

Trong đó tại Khoản 3 Điều này “thừa nhận quyền sở hữu đối với TLLT” Như vậy, việc tư nhân sở hữu TLLT đã được pháp luật công nhận

Theo Khoản 1, Điều 5 Luật Lưu trữ 2011, các loại tài liệu của cá nhân, gia đình và dòng họ được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được quy định rõ, nhằm mục đích bảo tồn di sản và thông tin liên quan đến thân thế, nguồn gốc và lịch sử gia đình Danh mục này bao gồm hồ sơ hộ tịch, gia phả và các tài liệu liên quan đến quá trình hình thành, phát triển của dòng họ, cùng với các chứng từ và tư liệu có giá trị lưu trữ khác.

1 Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử; b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; d) Công trình, bài viết về cá nhân; đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được

Theo Luật Di sản văn hóa số 28/2001/QH10 ngày 29 tháng 6 năm 2001 của Quốc hội, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2001 Theo Khoản 2, Điều 04 của luật này quy định:“Di sản văn hóa vật thể là sản phẩm vật chất có giá trị lịch sử, văn hóa, khoa học, bao gồm di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh, di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia”

Tài liệu về di sản các nhà khoa học cũng là một trong số các di sản văn hóa vật thể - đó chính là tài liệu về quá trình học tập nghiên cứu khoa học, hoạt động chuyên môn xã hội hay gắn liền với cuộc sống đời thường của các nhà khoa học Di sản bao gồm các hiện vật liên quan đến cuộc đời các nhà khoa học.

Cơ sở thực tiễn

1.3.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam (gọi tắt là Trung tâm) (Tên tiếng Anh: Centre for Heritage of Scientists and Scholars - CHS), tiền thân là Trung tâm Nghiên cứu, Bảo tồn di sản tiến sĩ Việt Nam Trung tâm hoạt động với tư cách pháp nhân là một công ty, trực thuộc Công ty công nghệ và xét nghiệm y học ( MEDLATEC)

Vào năm 2005, Bảo tàng Dân tộc học tổ chức một cuộc triển lãm về đời sống của nhà dân tộc học nổi tiếng Nguyễn Đức Từ Chi (1925–1995); đây là triển lãm đầu tiên ở Việt Nam giới thiệu một nhà khoa học bình thường, không phải một lãnh tụ cách mạng, đồng thời mở ra nhiều câu chuyện liên quan đến lịch sử khoa học, giáo dục và lịch sử dân tộc Cuộc triển lãm cũng phát hiện và làm nổi bật một khối tư liệu của gia đình và học trò Từ Chi đang có nguy cơ hư hại, mất mát Sau sự kiện này, các tham dự viên đã gợi ý mở rộng hướng tiếp cận cho nhiều nhà khoa học khác; đặc biệt, PGS.TS Nguyễn Văn Huy, người trực tiếp chỉ đạo, nêu ý tưởng về một Trung tâm tư liệu lịch sử cuộc đời các nhà khoa học và một Bảo tàng khoa học của đất nước.

Cùng thời điểm đó, một nhóm các nhà khoa học hoạt động ở lĩnh vực Y học cũng đưa ra ý tưởng xây dựng một cơ sở lưu trữ các luận án của các tiến sĩ hoạt động trong cùng lĩnh vực và các hình thức để bày tỏ lòng tri ân của học trò đối với những người thầy của mình Năm 2008, hai ý tưởng trên gặp nhau khi họ mời PGS.TS Nguyễn Văn Huy về làm Giám đốc chuyên môn Trung tâm này Đó là bối cảnh hình thành Trung tâm - một Trung tâm lưu trữ tư nhân về tư liệu lịch sử cuộc đời các nhà khoa học Việt Nam

Ngày 24 tháng 4 năm 2008, UBND tỉnh Hoà Bình cấp giấy chứng nhận đầu tư số 2512100008 cho Dự án xây dựng Công viên các nhà khoa học tại xã Bắc Phong, huyện Cao Phong, tỉnh Hòa Bình với diện tích 20ha; Văn phòng đại diện tại Hà Nội được thành lập, có trụ sở tại số nhà 20C ngõ 76 phố An Dương, Hà Nội

Ngày 18 tháng 6 năm 2008, Trung tâm Nghiên cứu, Bảo tồn di sản tiến sĩ Việt Nam được thành lập theo giấy phép số 25.04.000134 của UBND tỉnh Hòa Bình

Ngày 24 tháng 8 năm 2008, Hội đồng cố vấn được thành lập gồm 20 nhà khoa học có uy tín do GS.VS TSKH Phạm Minh Hạc, nguyên Bộ trưởng

Bộ Giáo dục làm Chủ tịch nhằm giúp Trung tâm định hướng hoạt động để ngày càng phát triển

Ngày 27 tháng 9 năm 2008, tại Văn Miếu - Quốc Tử Giám Hà Nội, dự án xây dựng Trung tâm Nghiên cứu, bảo tồn di sản tiến sĩ Việt Nam, với hạt nhân là Công viên Di sản các nhà khoa học đã chính thức khởi động cùng với Hội nghị ra mắt Trung tâm Nghiên cứu, Bảo tồn di sản tiến sĩ Việt Nam được tổ chức với sự tham dự của hơn 100 nhà khoa học

Ngày 12 tháng 01 năm 2011, sau hơn 2 năm hoạt động Trung tâm Nghiên cứu, Bảo tồn di sản tiến sĩ Việt Nam chính thức đổi tên thành Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam (Trung tâm) theo giấy phép của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội

Bằng những việc làm thể hiện ý nghĩa nhân văn và khoa học, Trung tâm dần nhận được sự tin tưởng của các nhà khoa học nói riêng và của xã hội nói chung Các nhà khoa học và gia đình dần dần nhận thức đúng về giá trị của công tác lưu trữ tài liệu nên đã hợp tác, ủng hộ các hoạt động của Trung tâm Các cá nhân, gia đình đã tự nguyện trao tặng Trung tâm nhiều tài liệu, tư liệu hiện vật liên quan đến lịch sử cuộc đời của các nhà khoa học

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam a Chức năng của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Trung tâm thành lập với những chức năng:

Nghiên cứu, bảo tồn và lưu giữ những giá trị văn hóa vật thể và phi vật thể thông qua ký ức, tư liệu và hiện vật cá nhân của các nhà khoa học Việt Nam Trung tâm đã sưu tầm được kho tư liệu quan trọng, có giá trị trong nhiều lĩnh vực khoa học để gìn giữ và tái hiện lại một phần lịch sử của nền khoa học Việt Nam qua góc nhìn, câu chuyện của những nhà khoa học

Chương trình nhằm giới thiệu và trưng bày cuộc đời cùng những đóng góp và lao động khoa học của các nhà khoa học, tôn vinh những người đã cống hiến cho sự nghiệp khoa học Việt Nam và Tổ quốc Việt Nam, thông qua nhiều hình thức triển khai khác nhau Nội dung trọng tâm là các chủ đề nghiên cứu do Trung tâm thực hiện, qua đó khẳng định vai trò của khoa học đối với sự phát triển của đất nước và lan tỏa cảm hứng, sáng tạo trong cộng đồng và thế hệ nhà khoa học trẻ.

Xây dựng cơ sở dữ liệu ký ức và ngân hàng dữ liệu tư liệu hiện vật cùng với tiểu sử cuộc đời của các nhà khoa học Việt Nam sẽ tạo nên một kho lưu trữ sống động và đáng tin cậy cho lịch sử khoa học nước nhà Việc lưu trữ các ký ức, dữ liệu và hiện vật ở mức độ chi tiết càng cao sẽ giúp độc giả hình dung rõ hơn quá trình phát triển khoa học, đồng thời làm nổi bật đóng góp của từng nhà khoa học Dữ liệu được liên kết, sắp xếp hợp lý và dễ tra cứu sẽ phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy và phổ biến kiến thức khoa học rộng rãi, đồng thời tối ưu hóa cho SEO để tiếp cận người đọc một cách hiệu quả Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu này cần được mở rộng liên tục và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin, nhằm duy trì nguồn tư liệu đáng tin cậy cho tương lai.

Trung tâm hoạt động đa chức năng như một bảo tàng, một thư viện kết hợp với các dịch vụ khoa học, văn hóa và du lịch để dễ dàng đến được với công chúng Ở nơi đây, thông tin được truyền tải sinh động, không còn đơn thuần là tài liệu khô khan Bởi di sản không chỉ là đưa vào bảo tàng để lưu giữ bảo tồn mà phải làm sao để di sản thực sự đến được với cộng đồng và phát huy giá trị trong cuộc sống b Nhiệm vụ Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Nghiên cứu, sưu tầm, lưu giữ, bảo tồn các tư liệu, hiện vật, ký ức của các nhà khoa học Việt Nam ở trong và ngoài nước

Một dân tộc sẽ không còn tồn tại nếu không có ký ức của dân tộc đó

Di sản ký ức của các nhà khoa học là một thành tố quan trọng dệt nên tấm thảm lịch sử của một đất nước Việc tổ chức nghiên cứu di sản của các nhà khoa học một cách quy mô và hệ thống giúp hình dung lịch sử các ngành khoa học Việt Nam dưới nhiều góc độ khác nhau, từ trục dọc của quá trình phát triển đến trục ngang để làm sáng tỏ các tầng lớp và thế hệ trí thức đã được đào tạo, rèn luyện và cống hiến như thế nào Từ cuộc đời của từng nhà khoa học, những dữ liệu sống động ghép lại thành bức tranh toàn cảnh về lịch sử phát triển của khoa học Việt Nam và xa hơn là của đất nước Việt Nam Đây là triết lý mà Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam, do PGS.TS Nguyễn Văn Huy làm Giám đốc, đang âm thầm theo đuổi.

Thông qua hồ sơ các nhà khoa học, những kết quả nghiên cứu tiến tới giới thiệu, trưng bày về cuộc đời của các nhà khoa học, các cá nhân hoặc lịch sử phát triển một hay nhiều ngành khoa học nào đó ở nước ta Qua đó, phục vụ nhu cầu nghiên cứu, giáo dục và tham quan của nhân dân

Trung tâm xây dựng cơ sở tư liệu, dữ liệu phục vụ công tác nghiên cứu, học tập cho những nhà nghiên cứu và bạn đọc quan tâm tới di sản của các nhà khoa học Đặc biệt, thông qua các di sản, tư liệu mà Trung tâm thu thập và bảo tồn, thế hệ trẻ sau này sẽ tìm hiểu các thế hệ tiền bối, học hỏi và trau dồi, nâng cao vốn tri thức, phát triển các sáng tạo c Cơ cấu tổ chức Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Tình hình tổ chức bộ máy, nhân sự thực hiện công tác thu thập, sưu tầm tài liệu tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

2.1.1 Về tổ chức bộ máy

Trung tâm hoạt động dưới hình thức tư nhân nên các bộ phận, phòng ban do Trung tâm tự bố trí

Trung tâm có hai bộ phận chuyên môn đảm nhận nghiệp vụ lưu trữ và một bộ phận thực hiện chức năng hành chính; đối với công tác sưu tầm và bổ sung tài liệu, các nhà khoa học được giao trực tiếp cho bộ phận Nghiên cứu và Sưu tầm, hoạt động này diễn ra thường xuyên, liên tục và luôn nhận được sự quan tâm của Trung tâm; tài liệu cá nhân của các nhà khoa học sau khi sưu tầm sẽ được chuyển giao cho bộ phận Kiểm kê – Bảo quản để thực hiện các công việc như phân loại, xác định giá trị và chuyển vào kho nhằm bảo quản an toàn.

Trong quá trình hoạt động, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên, Hội đồng cố vấn của Trung tâm họp định kỳ hai năm một lần để định hướng hoạt động và kế hoạch phát triển Bên cạnh đó, Trung tâm mời các chuyên gia uy tín như GS Hồ Tuệ Tâm đến thăm quan, trao đổi ý tưởng và phương pháp, tạo điều kiện cho giao lưu học hỏi Thông qua các cuộc giao lưu và chia sẻ kinh nghiệm, Trung tâm thường xuyên tiếp nhận những bài học thực tiễn về nội dung chuyên môn cũng như cách tiếp cận công việc, từ đó nâng cao năng lực đội ngũ và chất lượng hoạt động.

2.1.2 Về tổ chức nhân sự

Qua thực tế khảo sát tại Trung tâm cho thấy, công tác tuyển dụng và sử dụng cán bộ, nhân viên làm tại đây cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu về nhân sự của Trung tâm Tổng số cán bộ, nhân viên tại Trung tâm hiện nay là 42 người hoạt động thường xuyên Cụ thể như sau:

Phòng/ban Số lượng cán bộ, nhân viên

Có chuyên ngành lưu trữ Đại học Thạc sĩ

Bộ phận Nghiên cứu - Sưu tầm 16

Bộ phận Kiểm kê bảo quản 21 01 21

Bộ phận Hành chính tổng hợp 02 02

Ban lãnh đạo của Trung tâm có 03 cán bộ với trình độ chuyên môn từ Thạc sĩ trở lên Đặc biệt trong ban lãnh đạo Trung tâm có PGS.TS Nguyễn Văn Huy là một nhà nghiên cứu dân tộc học Việt Nam Ông từng làm Giám đốc Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam, hiện là Giám đốc chuyên môn của Trung tâm Ông đồng thời là Ủy viên Hội đồng Di sản văn hóa Quốc gia các nhiệm kỳ 2004-2009 và 2010-2014 Ông hiện cũng là giám đốc, kiêm chủ sở hữu của bảo tàng ngoài công lập mang tên Bảo tàng Nguyễn Văn Huyên

Trung tâm chỉ có 01 nhân viên học chuyên ngành lưu trữ học được đào tạo tại Trường Đại học Khoa học - Xã hội và Nhân văn Còn những nhân viên còn lại học các chuyên ngành khác như sư phạm, báo chí Bên cạnh đó còn có các nhân viên và cộng tác viên làm thời vụ

Tuy nhiên, với chức năng chính là lưu giữ, bảo quản tài liệu thì số lượng nhân sự làm về công tác lưu trữ (làm việc tại bộ phận Nghiên cứu - Sưu tầm và Bộ phận Kiểm kê bảo quản) đang phải thực hiện một khối lượng công việc khá lớn và không đảm bảo về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Bởi chỉ có một nhân viên có chuyên môn về lưu trữ Công tác nghiên cứu, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học ở Việt Nam chưa được phổ biến từ trước tới nay, vì thế mọi việc với Trung tâm đều bắt đầu từ những thử nghiệm Đây là một điều khó khăn đối với Trung tâm nói chung và đối với chính cán bộ, nhân viên tại Trung tâm nói riêng

Từ những ngày đầu thành lập, phương châm vừa làm, vừa học vừa rút kinh nghiệm luôn được đề cao Các cộng tác viên có nhiều kinh nghiệm ở các lĩnh vực khác nhau luôn giúp đỡ các cán bộ, nhân viên tại Trung tâm Trong các công việc các cán bộ tại Trung tâm luôn thể hiện thái độ cầu thị, theo dõi và lắng nghe ý kiến từ dư luận và từ các nhà khoa học Ý thức luôn luôn học hỏi, trau dồi kiến thức của cán bộ, nhân viên và việc mời các chuyên gia đến thăm quan, trao đổi ý tưởng và phương pháp tại Trung tâm góp phần nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên Đây là yếu tố quan trọng giúp Trung tâm ngày một phát triển vững mạnh hơn, tạo độ tin cậy cao từ chính các cá nhân đã và sẽ trao tặng tài liệu tới Trung tâm.

Ban hành các văn bản quy định về thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà

Dựa trên văn bản của Nhà nước về lưu trữ, Trung tâm đã áp dụng những văn bản cụ thể như:

Văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất quy định về công tác thu thập, sưu tầm là Luật Lưu trữ năm 2011 Trong đó có các quy định về: sự thừa nhận tư nhân sở hữu tài liệu lưu trữ đã được pháp luật công nhận, các loại hình tài liệu được đăng kí Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, quyền và nghĩa vụ của khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ

Những quy định về thu thập trong Luật này còn ít nhưng nó là những nét khái quát, những nét chung nhất trên cơ sở đó các cơ quan Nhà nước cấp dưới có thể ban hành các văn bản để cụ thể hóa, chi tiết trong điều kiện thực tế

Tiếp theo là Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011; Thông tư

04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trong các văn bản này đã đề cập tương đối đầy đủ về thu thập, sưu tầm tài liệu

Quy chế 278/QC-VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2010 về việc sưu tầm

TLLT, dựa trên văn bản này Trung tâm đang tiến hành xây dựng quy chế riêng.

Chế độ chính sách đối với các nhà khoa học củaTrung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

2.3 Chế độ chính sách đối với các nhà khoa học củaTrung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Bên cạnh các hoạt động phát hiện, sưu tầm, bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu các nhà khoa học Hiện tại, Trung tâm đang thực hiện các chính sách:

Thứ nhất, Trung tâm luôn dành một sự quan tâm đặc biệt đối với các cá nhân, gia đình đã tin tưởng gửi tặng tài liệu vào Trung tâm như một sự tri ân đến họ Do số lượng nhà khoa học lớn, cách xa về mặt địa lý và khối lượng công việc nhiều vì vậy Trung tâm đã tổ chức thăm hỏi cá nhân, gia đình cá nhân theo đợt như dịp lễ Tết, sinh nhật hay khi biết tin nhà khoa học bị ốm

Thứ hai, Trung tâm trực thuộc Công ty công nghệ và xét nghiệm y học

(MEDLATEC) – là một công ty nhân hoạt động trong lĩnh vực y học, có tổ chức dịch vụ khám chữa bệnh Chính vì ưu thế đó cho nên, hằng năm Trung tâm phát thẻ khám bệnh miễn phí tại Bệnh viện đa khoa MEDLATEC cho các cá nhân gửi tặng tài liệu vào Trung tâm

Thứ ba, Trung tâm đăng tải video, clip về các lễ tiếp nhận tài liệu tại trang web của Trung tâm hay các phương tiện thông tin đại chúng nhằm biểu dương các chủ sở hữu đã hiến tặng tài liệu, các cá nhân, gia đình có nhiều đóng góp cho công tác thu thập, sưu tầm tài liệu có giá trị cao nhằm giới thiệu đến đông đảo đọc giả, người nghiên cứu hay toàn thể nhân dân

Lễ tiếp nhận tài liệu của PGS Lê Văn Sáu và PGS Bùi Thị Kim Quỳ, 2014

Trung tâm đã thể hiện sự quan tâm và động viên kịp thời đối với các cá nhân, gia đình gửi tặng tài liệu Tuy nhiên, cần đẩy mạnh hơn nữa các chính sách hỗ trợ và các hình thức khuyến khích thiết thực nhằm thúc đẩy sự tham gia và đóng góp liên tục từ phía người hiến Việc xây dựng mối quan hệ lâu dài giữa Trung tâm và các cá nhân, gia đình có tài liệu gửi sẽ nâng cao tính bền vững cho hoạt động trao nhận tài liệu và tăng cường hiệu quả của các chương trình hỗ trợ.

Tình hình thực hiện công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

2.4.1 Xác định nguồn tài liệu thu thập, sưu tầm vào trung tâm Di Sản các nhà Khoa Học

Công tác thu thập, sưu tầm tài liệu là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động lưu trữ Nội dung đặc biệt quan trọng của công tác này là phải xác định nguồn thu thập, sưu tầm

Việc xác định nguồn thu thập, sưu tầm vào trung tâm có vai trò quan trọng trong quá trình thu thập tài liệu vào lưu trữ, đó là nơi sản sinh ra tài liệu Mục đích của việc xác định nguồn là nhằm quản lý thống nhất việc thu thập, sưu tầm tài liệu tránh sự nhầm lẫn

Công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học vào trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam gồm các nguồn chính sau đây:

Thứ nhất, các nhà khoa học nổi tiếng và có học hàm, học vị cao:

Ví dụ như: Đại tá Nguyễn Văn Nhân (1924-2013) là GS Bác sĩ nổi tiếng của Việt Nam trong lĩnh vực xương và ghép xương; hoạt động nghiên cứu y học của GS Bác sĩ Tôn Thất Tùng; GS.TS Nguyễn Tăng Ấm, GS Vũ Triệu An, nhà khoa học nhân văn GS Đào Duy Anh; GS Hoàng Đình Cầu

Thứ hai, các nhà khoa học đầu ngành, chưa có học hàm học vị nhưng những công trình nghiên cứu của họ được công nhận và đạt giải thưởng cá nhân tiêu biểu: Công trình nghiên cứu khoa học của Nguyễn Từ Chi

Thứ ba, các nhà khoa học ít nổi tiếng nhưng có những tài liệu có giá trị cao như: TS Phạm Lê An; về lĩnh vực pháp luật PGS.TS Phạm Duy Nghĩa, trong chế tạo, chế biến PGS.TS Phan Đức Thắng, PGS.TS Trương Mỹ Dung…

2.4.2 Thành phần tài liệu các nhà khoa học sưu tầm về Trung tâm

Di sản các nhà khoa học

Thành phần tài liệu sưu tầm về của Trung tâm chủ yếu là tài liệu giấy, tài liệu nghe – nhìn, tài liệu về nghiên cứu khoa học, tài liệu hiện vật Đối với tài liệu giấy, cụ thể như GS Tôn Thất Tùng đã được thu thập và được biết đến là một nhà y học nổi tiếng ở Việt Nam Ông có rất nhiều đóng góp trong nền y học đương đại ở Việt Nam về nghiên cứu khoa học, phát minh của ông cắt gan khô và mổ tim hay đặt vấn đề vạch trần việc sử dụng vũ khí hóa học mang chất DIOXIN hủy hoạn con người, những tài liệu mà Trung tâm thu thập được chính là những phim ảnh, tài liệu giấy về cuộc đời của ông những tác phẩm mà ông có;

GS.Văn tạo được biết đến là một nhà nghiên cứu làm việc ở Ban Văn

Sử Địa, tiền thân của Viện Khoa học Xã hội ngày nay, lưu giữ một lượng lớn tài liệu về cuộc đời của ông, trong đó có thư từ, giấy tờ, công văn, bản thảo và các công trình nghiên cứu Những nguồn tư liệu này cho thấy sự phong phú của di sản và vai trò của Sử Địa trong bảo tồn ký ức, đồng thời cung cấp cơ sở cho các nghiên cứu khoa học xã hội sau này.

Hay GS Nguyễn Thúc Tùng được biết đến là một bác sĩ có rất nhiều đóng góp trong việc xây dựng ngành Quân y ở liên khu V những bức thư của ông viết về cho vợ đây là những bức thư không ghi địa chỉ lẫn người viết và cũng không giám nói hết sự thật cuộc sống của ông vì nguyên tắc bảo mật trong điều kiện chiến trường Hay 211 bức thư của vợ chồng GS Văn Tạo gửi cho nhau về cuộc sống học tập ở Liên Xô (1961-1964)

2.4.3 Xác định thủ tục và phương pháp thu tài liệu vào trung tâm

Về Thủ tục thu: Khi được giao tài liệu Trung tâm tiến hành xây dựng thủ tục thu tài liệu

Thủ tục thu bao gồm biên bản giao, nhận, bản thống kê tài liệu thu về

Ví dụ như báo cáo đặt vấn đề nghiên cứu sưu tầm với PGS.TS Nguyễn Đăng Phong

Báo cáo đặt vấn đề nghiên cứu sưu tầm với PGS.TS Nguyễn Đăng Phong

Về phương pháp thu, Trung tâm đã thực hiện kế hoạch “vết dầu loang”

Tài liệu của các nhà khoa học là tài liệu thuộc quyền sở hữu cá nhân, do vậy mà tài liệu của các nhà khoa học nộp vào Trung tâm trên tinh thần tự nguyện Một số nhà khoa học sau khi gửi tài liệu vào Trung tâm thấy được sự an toàn trong việc bảo quản tài liệu đã giới thiệu, chia sẻ về trung tâm, cũng chính lý do này mà trung tâm ngày càng thu được nhiều tài liệu hơn

Các phương pháp thu thập, sưu tầm tài liệu cụ thể mà Trung tâm áp dụng cụ thể như sau:

- Đối với những nhà khoa học không muốn gửi tài liệu vào trung tâm, trung tâm gặp gỡ cá nhân, gia đình các nhà khoa học xin được sao chụp tài liệu còn bản gốc vẫn do cá nhân, gia đình lưu giữ Cách này giúp cho Trung tâm nắm thông tin tài liệu nhằm mục đích phục vụ cho nhu cầu khai thác thông tin của độc giả hay người nghiên cứu

- Khi xác định được nguồn tài liệu, Trung tâm cử cán bộ đến gặp gỡ, động viên khuyến khích của cá nhân, gia đình của các nhà khoa học có tài liệu để họ hiến tặng tài liệu cho Trung tâm cùng với các hình thức hỗ trợ, chế độ, chính sách đãi ngộ cho cá nhân, gia đình

Thông tin tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng được trình bày dưới dạng bài viết và phim ảnh, tập trung vào việc cá nhân trao tặng danh hiệu và danh mục tài liệu cá nhân cần đưa vào lưu trữ, đồng thời cung cấp các hướng dẫn về thành phần tài liệu, quy trình xác nhận và cách lưu trữ hồ sơ để đảm bảo tính đầy đủ và lâu dài.

Trên thực tế, sau khi thu về một số cá nhân, gia đình cá nhân đã có yêu cầu lấy lại tài liệu mà họ đã tặng cho Trung tâm Vì họ chưa thực sự tin tưởng vào Trung tâm và sợ mất hoàn toàn tài liệu Đối với trường hợp này, Trung tâm đã các biện pháp thuyết phục và cam đoan trong việc bảo đảm an toàn tài liệu các nhà khoa học, nhưng trong trường hợp không thuyết phục được Trung tâm vẫn trả lại tài liệu cho các nhà khoa học và gia đình của họ theo yêu cầu và xin chụp lại tài liệu, hoặc số hóa tài liệu đó Đây cũng chính là điểm khác biệt so với các trung tâm lưu trữ nhà nước

Có thể nói các cán bộ làm làm công tác thu thập, sưu tầm của Trung tâm đã chủ động và chạy đua với thời gian để không làm mất đi nguồn tài liệu quý Trung tâm đã cố gắng hết sức nhằm tạo điều kiện thuận lợi giúp các cá nhân yên tâm, tin tưởng hiến tặng tài liệu vào Trung tâm Tuy nhiên để đảm bảo về mặt quản lý, khi đăng ký hiến tặng tài liệu, chủ sở hữu tài liệu và Trung tâm cần phải tuân theo những thủ tục nhất định nhằm đảm bảo cho công việc đạt được mục đích đã định và phù hợp với quyền lợi của mình

2.4.4 Số lượng và nội dung của tài liệu đã được thu thập vào Trung tâm di sản các nhà khoa học

Đến nay, Trung tâm đã thiết lập hơn 1.200 phông lưu trữ nhà khoa học ở Hà Nội và TP Hồ Chí Minh, với hơn 15.000 tài liệu hiện vật Các chuyên ngành được tiếp cận nghiên cứu và sưu tầm đã mở rộng và đa dạng từ khoa học xã hội và nhân văn (như văn học, sử học, địa lý, giáo dục học…) đến khoa học tự nhiên (vật lý, toán học, sinh học, hóa học, y học…) và khoa học kỹ thuật (xây dựng, thủy lợi, vô tuyến điện…) Rất nhiều nghiên cứu viên của Trung tâm đã kịp thời tiếp cận nhà khoa học trước khi họ sang thế giới bên kia, như GS Nguyễn Văn Nhân, GS Nguyễn Thúc Tùng, GS Lê Quang Long, GS Văn Tạo… Bên cạnh đó, nhiều di sản có nguy cơ hư hại cao cũng được Trung tâm khẩn trương sưu tầm và đưa về lưu giữ Gần 1.000 m2 diện tích kho bảo quản của Trung tâm được phân thành 5 loại hình kho riêng biệt: kho xử lý bước đầu, kho tài liệu giấy, kho hiện vật khối, kho phim ảnh và băng đĩa, kho thư viện và luận án, với hệ thống điều hòa không khí và hút ẩm thường xuyên.

Nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong việc thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

Qua tìm hiểu thực tế tại Trung tâm cũng như sử dụng phương pháp phân tích, em nhận thấy rằng các hạn chế hiện nay trong hoạt động thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm xuất phát từ những nguyên nhân sau:

Thứ nhất, Trung tâm là một trong những trung tâm tư nhân đi đầu ở nước ta hoạt động về lĩnh vực lưu trữ Bên cạnh đó tài liệu mà Trung tâm thu về chủ yếu là tài liệu của các nhà khoa học – tài liệu có xuất xứ cá nhân Khối tài liệu này rất đa dạng, phong phú cả về hình thức lẫn nội dung, cho nên việc thực hiện thu thập, sưu tầm tài liệu nói riêng, công tác lưu trữ nói chung đối với khối tài liệu này tại Trung tâm đều bắt nguồn từ những thử nghiệm

Hiện tại, đội ngũ cán bộ và nhân viên của Trung tâm chỉ có một người có chuyên môn về lưu trữ, khiến công tác lưu trữ còn nhiều khó khăn Trung tâm chưa tổ chức các buổi tập huấn và đào tạo chuyên môn cho lực lượng lưu trữ do ban lãnh đạo chưa thực sự quan tâm đến vấn đề này và do nguồn kinh phí hạn chế Điều này ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của công tác lưu trữ tại Trung tâm.

Thứ ba, về việc thực hiện công tác thu thập, sưu tầm tài liệu:

Tài liệu các nhà khoa học là tài liệu thuộc quyền sở hữu cá nhân vì vậy mà việc trao tặng tài liệu vào Trung tâm chủ yếu là do tự nguyện Việc sưu tầm càng gặp nhiều khó khăn hơn.

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt

3.3.1 Đối với nhà nước và cơ quan quản lý ngành về công tác lưu trữ

Căn cứ vào Luật lưu trữ đã được Quốc hội ban hành, Chính phủ cần ban hành Nghị định hướng dẫn chi tiết, trong đó có hướng dẫn đối với các tổ chức tư nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ Cụ thể cần tập trung vào các điểm sau:

Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam hoạt động như một tổ chức lưu trữ tư nhân Theo chủ trương của Đảng, thành phần kinh tế tư nhân được xem là bình đẳng với các thành phần kinh tế khác trong quá trình phát triển; từ đó, các tổ chức lưu trữ tư có thể hoạt động hiệu quả hơn, lưu trữ và bảo quản các tài liệu có giá trị, phục vụ cho công cuộc xây dựng và phát triển đất nước.

Để quản lý lưu trữ tư hiệu quả, cần xác định rõ loại tài liệu được đưa vào lưu trữ tư và phạm vi thu thập: các tài liệu này phải không nằm trong danh mục tài liệu mang bí mật của Nhà nước hoặc bí mật của cơ quan Việc phân loại rõ ràng giúp tránh chồng chéo trong sưu tầm và thu thập tài liệu, đồng thời thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân và gia đình dòng họ trong việc ký gửi, trao tặng tài liệu.

Thứ ba, quy định về việc xử phạt đối với các hành vi làm hư hỏng, mất mát tài liệu hoặc tiết lộ thông tin trong tài liệu một cách trái phép, hoặc sử dụng tài liệu, thông tin trong tài liệu trái phép nhằm thu lợi bất hợp pháp hoặc gây ảnh hưởng không tốt đối với chính chủ sở hữu tài liệu Bên cạnh các quy định về xử phạt, cũng cần có những quy định về các hình thức khen thưởng đối với các tổ chức lưu trữ tư nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ tư mà có thành tích

3.3.2 Đối với Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam

3.3.2.1 Nhóm giải pháp về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ Thứ nhất, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về lưu trữ cho ban lãnh đạo Trung tâm

Sự chỉ đạo của lãnh đạo Trung tâm có ý nghĩa vô cùng lớn quyết định sự thành công của một tổ chức và hoạt động chuyên môn Đầu tiên, cần trang bị khái quát những kiến thức chuyên môn về công tác lưu trữ giúp cho lãnh đạo Trung tâm có sự hiểu biết thấu đáo, có cách nhìn đầy đủ, đúng đắn về vai trò và ý nghĩa của công tác lưu trữ đối với hoạt động thu thập, sưu tầm tài liệu Cần đề cao ý thức tinh thần trách nhiệm và năng lực làm việc, trên cơ sở đó lãnh đạo mới có thể làm tốt trách nhiệm của mình trong việc quản lý, chỉ đạo, điều hành Lãnh đạo hiểu càng sâu kiến thức chuyên môn về công tác lưu trữ thì sẽ càng tạo tiền đề thuận lợi để triển khai thực hiện tốt nghiệp vụ

Việc bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho lãnh đạo có thể triển khai, thực hiện bằng nhiều cách khác nhau, tùy theo điều kiện mà Trung tâm có thể lựa chọn để tổ chức hợp lý như: tổ chức các khóa bồi dưỡng ngắn hạn kiến thức lý luận, mời các chuyên gia trong và ngoài nước đến tham quan, trao đổi ý tưởng; mời các giảng viên của các trường đại học tham gia giảng dạy; tổ chức tham quan thực tế học tập kinh nghiệm của các cơ quan lưu trữ Nhà nước như Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV; nghiên cứu kỹ các văn bản quản lý nhà nước hướng dẫn quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ

Thứ hai, về mặt nhân sự

Một trong những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của công tác lưu trữ cũng như nghiệp vụ thu thập, sưu tầm chính là trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên Hiện nay, Trung tâm mới chỉ có một nhân viên có trình độ chuyên môn về lưu trữ ở bậc đại học Vì vậy mà các nghiệp vụ về lưu trữ sẽ không được thực hiện một cách hiệu quả nhất Do đó, Trung tâm cần hợp tác chặt chẽ với các cơ sở đào tạo chuyên môn về ngành Lưu trữ như Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ Đồng thời, các cơ sở đào tạo cán bộ, nhân viên về công tác thu thập, sưu tầm cho Trung tâm cũng cần tiến hành đi thực tế, khảo sát thực trạng về tình hình hoạt động của Trung tâm, về khối tài liệu đang được bảo quản tại

Trung tâm tập trung cải tiến chương trình đào tạo, hướng dẫn thực tập và các chính sách liên kết đào tạo nhằm xây dựng đội ngũ chuyên trách đáp ứng nhu cầu của Trung tâm Đội ngũ cán bộ, nhân viên trực tiếp thu thập và sưu tầm tài liệu cần thường xuyên trau dồi năng lực chuyên môn và rèn luyện kỹ năng thuyết phục để khai thác được nhiều tài liệu có giá trị hơn Đồng thời, trung tâm sẵn sàng hướng dẫn phương pháp bảo quản tài liệu tại chỗ nhằm hỗ trợ các cá nhân, gia đình của các nhà khoa học khi cần thiết.

3.3.2.2 Xây dựng, ban hành hệ thống văn bản quy định về thu thập, suu tầm

Trung tâm được thành lập năm 2008 Tuy nhiên sau nhiều năm thực hiện chức năng của mình, Trung tâm vẫn chưa hoàn thiện hệ thống văn bản quy định riêng về công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các nhà khoa học Vì thế, việc xây dựng và ban hành hệ thống văn bản quy định về thu thập trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam là việc thực sự cần thiết và quan trọng Một số văn bản quy định mà Trung tâm cần phải hoàn thiện đó là:

- Văn bản quy định về tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu các nhà khoa học vào Trung tâm;

- Văn bản quy định về quy trình sưu tầm tài liệu;

- Quy định về bảo vệ an toàn tài liệu khi sử dụng tài liệu;

- Nội quy kho lưu lưu trữ;

3.3.2.3.Giải pháp về chính sách

Các quy định về chính sách và hỗ trợ cá nhân, gia đình được thiết kế nhằm bảo vệ quyền lợi khi gửi tài liệu vào Trung tâm và cho phép khai thác linh hoạt tài liệu lưu trữ cá nhân; các định chế này hướng tới xây dựng nguyên tắc chung để tổ chức hợp lý các hoạt động liên quan đến tài liệu lưu trữ của cá nhân và gia đình, từ đó tạo sự tin cậy giữa người dân có tài liệu với Trung tâm để họ có thể sử dụng nguồn tài liệu một cách hiệu quả Đây thực chất là một thỏa thuận giữa các cá nhân, gia đình với Trung tâm nhằm quản lý tốt hơn và khai thác có hiệu quả hơn, chứ không phải mô hình quản lý dựa trên quyền lực hành chính, và sự khác biệt này là điều cần được nhấn mạnh.

Ban hành các điều khoản bảo hộ các hình thức ký gửi, tặng cho, bán và quyền khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời quy định rõ quyền lợi và nghĩa vụ giữa Trung tâm và cá nhân, gia đình có tài liệu Trung tâm cần đầu tư kinh phí hỗ trợ nhằm tạo điều kiện cho các cá nhân, gia đình gửi tặng tài liệu tại Trung tâm một cách linh hoạt, phù hợp và dễ thuyết phục hơn, từ đó mang lại hiệu quả quản lý và giá trị tài liệu cao hơn so với cơ chế mua – bán tài liệu.

Trung tâm cần đẩy mạnh các chính sách hỗ trợ, các hình thức khuyến khích và động viên cá nhân một cách thiết thực và kịp thời hơn nữa, nhằm nâng cao hiệu quả và sự gắn kết với cộng đồng Đồng thời, xây dựng mối quan hệ lâu dài, bền chặt bằng cách nắm bắt thông tin liên hệ và địa chỉ một cách minh bạch và có sự đồng thuận, để tạo sợi dây gắn kết tin cậy và bền vững.

3.3.2.4 Giải pháp về thu thập, sưu tầm tài liệu

Công tác thu thập, sưu tầm tài liệu của Trung tâm cũng gặp rất nhiều khó khăn vì nhiều cá nhân, gia đình sau khi gửi tài liệu vào Trung tâm lại có nhu cầu muốn gìn giữ và tự bảo quản những tài liệu đó Vì thế, Trung tâm cần tuyên truyền để các nhà khoa học hiểu và nhận thức đúng đắn giá trị của những tài liệu cá nhân, gia đình nhưng có ý nghĩa đối với quốc gia, xã hội Các biện pháp tuyên truyền có thể trực tiếp như thuyết phục tại chỗ, có thể gián tiếp bằng truyền thông qua báo chí, truyền hình, xuất bản phẩm, triển lãm… nhằm tác động vào nhận thức của con người Việc quản lý không đơn thuần chỉ là thu về cất giữ mà cần phát huy khai thác sử dụng để chính người dân được thụ hưởng những giá trị quý báu của các tài liệu đó

Để công tác sưu tầm tài liệu cá nhân và gia đình đạt hiệu quả cao, Trung tâm cần xây dựng một quy trình sưu tầm chi tiết, bài bản và có hệ thống nhằm thu thập, đánh giá và lưu trữ nguồn tư liệu một cách có trật tự và an toàn Quy trình này cần xác định rõ mục tiêu, phạm vi, các bước thực hiện, tiêu chuẩn chất lượng và cơ chế kiểm tra định kỳ, đồng thời tích hợp các phương pháp lưu trữ số và lưu trữ vật lý để tối ưu hóa khả năng quản lý và truy xuất tài liệu của cá nhân và gia đình.

KẾT LUẬN

Tài liệu của cá nhân nói chung và của các nhà khoa học nói riêng là nguồn tài liệu quý giá, nguồn sử liệu chính xác và đáng tin cậy Đây là nguồn tài liệu có nhiều giá trị quan trọng trong việc nghiên cứu về lịch sử một con người, một gia đình, một ngành khoa học, một lĩnh vực khoa học, rộng hơn là gắn với từng giai đoạn lịch sử đất nước.Vậy nên tài liệu của các nhà khoa học cần được xem như một nguồn tài sản quý của Quốc gia

Nguồn tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của từng cá nhân ngày càng đa dạng và phong phú Hiện nay, Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam đang thu thập và bảo quản tài liệu của khoảng 1.000 nhà khoa học hàng đầu, những người nổi tiếng hoặc ít nổi tiếng hoạt động trên nhiều lĩnh vực khoa học, với trên 50.000 đầu tài liệu được lưu trữ Bên cạnh đó, vẫn còn một khối lượng rất lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân đang nằm rải rác, phân tán trong các gia đình và dòng họ, do các cá nhân tự bảo quản và sử dụng cho mục đích riêng.

Tài liệu nguồn gốc cá nhân là nguồn di sản quý giá của quốc gia, tuy nhiên thực tế cho thấy việc lưu giữ, bảo quản và khai thác giá trị của chúng vẫn chưa được quan tâm đúng mức; nhiều phông lưu trữ nhập về Trung tâm sưu tầm, thu thập gặp mất mát, thiếu sót và chịu ảnh hưởng của tình trạng vật lý như mối mọt, rách, nhòe chữ hoặc mất trang Vì thế thu thập tài liệu kịp thời là yếu tố cần thiết để bảo tồn nguồn di sản quý hiếm này Tuy nhiên, là một Trung tâm có hệ thống văn bản chuyên ngành chưa hoàn thiện và trình độ chuyên môn của cán bộ, viên chức về công tác lưu trữ chưa đáp ứng đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, nên những hạn chế trong quá trình thu thập, sưu tầm là khó tránh khỏi.

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, các nội dung được xem là những bước đầu của quá trình tìm hiểu, đồng thời cho thấy còn nhiều vấn đề cần tiếp tục khám phá trong thời gian tới Qua quá trình nghiên cứu nghiêm túc và cố gắng, tuy nhiên đề tài vẫn không tránh được những thiếu sót; em mong nhận được sự góp ý chân thành từ các thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn.

Cuối cùng, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo trong khoa Văn thư - Lưu trữ, đặc biệt là ThS Trần Văn Quang, người thầy đã hết lòng quan tâm, hướng dẫn tận tình để em có thể hoàn thành đề tài một cách tốt nhất Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các cán bộ, nhân viên tại Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho nhóm trong quá trình nghiên cứu đề tài.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2010), Quy chế 278/QC- VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2010 về việc sưu tầm TLLT

2 Dương Văn Khảm (2006), Công tác văn thư, lưu trữ, NXB Văn hóa

3 NCS Phạm Thị Diệu Linh (2015), Thảo luận về chính sách thu thập tài liệu lưu trữ ở khu vực tư, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội

4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 1 năm 2013, Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

5 Nguyễn Hữu Tri (2012), Lý thuyết Tổ chức giải thích, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội

6 Nguyễn Như Ý (chủ biên, 1998), Đại từ điển tiếng việt, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội

7 PGS.TS Vũ Thị Phụng (2015), Tài liệu lưu trữ nhân dân kết quả nghiên cứu và những vấn đề đặt ra trong với chủ đề “Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, Kỷ yếu hội thảo Khoa học quốc tế

8 Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ

9 Quốc hội (2011), Luật số 28/2001/QH10 ngày 29 /6/ 2001 Luật Di sản văn hóa

10 TS Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động, Hà Nội

11 ThS Phạm Bính Hải (2012), Vài nét về công tác sưu tầm, bổ sung TLLT cá nhân và một số đề xuất, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Nhà nước, (Số 7)

12 ThS Phạm Bính Hải (2012), Vài nét về công tác sưu tầm, bổ sung

TLLT cá nhân và một số đề xuất, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Nhà nước, (Số 8)

13.ThS Phạm Thị Ngân (2010), Giá trị, ý nghĩa của tài liệu xuất xứ cá nhân – những biện pháp tiếp cận và quản lý nhằm phát huy giá trị của chúng của tác giả Phạm Thị Ngân

14 ThS Trần Văn Quang (2017) Tọa đàm khoa học “ Cơ sở khoa học xây dựng mô hình lưu trữ tư nhân ở Việt Nam”

15 Trần Lệ Thu (2017), Tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

16 Trung tâm Nghiên cứu Khoa học, Tổ chức Quản lí (1999), Khoa học tổ chức và Quản lí, NXB Thống kê, Hà Nội

17 Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (2012), Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà

18 website: www.tailieu.vn www.thuvienphapluat.vn www.ninhthuan.gov.vn http://psychologydictionary.org http://www.encyclopedia.com

E PHỤ LỤC Phụ lục 01 Hồ sơ cá nhân nhà khoa học

Văn phòng tại Hà Nội: 26 Nghĩa Dũng, Ba Đình, Hà Nội

Website: heritist.vn Điện thoại: (04 37185650;Fax: (04) 37.150.366;

Email: cpd.vietnam@yahoo.com

HỒ SƠ CÁ NHÂN NHÀ KHOA HỌC

Bút danh (tên gọi khác):………

PHẦN 1: 1 THÔNG TIN CÁ NHÂN

Bút danh (Tên gọi khác): ………

Sinh ngày………tháng………năm…… tại ………

Giới tính:……… Dân tộc………Tôn giáo…………

Chỗ ở hiện nay:……… Điện thoại liên hệ:Nhà riêng:……… Di động:………

2 THÔNG TIN VỀ GIA ĐÌNH, DÕNG HỌ

+ Có bao nhiêu người đã là TS, là nhà khoa học;

+ Mấy đời liên tiếp là TS;

+ Dòng họ có những nhà khoa học tên tuổi, đầu ngành…

PHẦN 2: 1 QUÁ TRÌNH HỌC TẬP

1.1 Học tiểu học từ năm………đến năm……… Học trường……… Địa chỉ trường ……… 1.2 Học trung học cơ sở từ năm……….đến năm……… Học trường……… Địa chỉ trường ……… 1.3 Học trung học phổ thông từ năm ………đến năm………… Học trường ……… Địa chỉ trường ……… 1.4 Học đại học từ năm ………đến năm ………

Học trường ……… Địa chỉ trường………

1.5 Học cao học từ năm ………đến năm ………

Học trường ……… Địa chỉ trường………

1.6 Nghiên cứu sinh từ năm ……….đến năm ……… Tại trường/viện ……… Địa chỉ trường/viện……… 1.7 Bảo vệ luận án TS năm………….tại………

1.8 Bảo vệ luận án TS Khoa học năm ……….tại ……… 1.9 Các khoá học khác ………

2.1 Luận văn tốt nghiệp đại học: Đề tài: ……… Ngôn ngữ: ………

Người hướng dẫn: ……… Năm bảo vệ: ……… Hội đồng: ………

2.2 Luận văn Thạc sỹ: Đề tài: ……… Ngôn ngữ:……… Người hướng dẫn: ………

Năm bảo vệ ……… Hội đồng: ………

2.3 Luận án TS: Đề tài: ……… Ngôn ngữ: ……… Người hướng dẫn: ……… Năm bảo vệ:……… Nơi bảo vệ:……… Hội đồng: ………

2.4 Luận án TS Khoa học: Đề tài: ………

Ngôn ngữ: ……… Người hướng dẫn: ……… Năm bảo vệ: ………

PHẦN 3: 1 QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC VÀ HOẠT ĐỘNG KHOA HỌC

STT Nơi công tác Thời gian công tác Cương vị, chức vụ Ghi chú

2.1 Phong phó GS năm:……… Tại hội đồng : ……… 2.2 Phong GS năm……… Tại hội đồng : ………

PHẦN 4: CÁC ĐỀ TÀI KHOA HỌC ĐÃ CÔNG BỐ

1 Đề tài: (ghi theo thứ tự) Stt; Tên đề tài; Tác giả (1 hoặc nhiều); Tên tạp chí đã công bố; Số tạp chí, tập tạp chí; Trang; Năm công bố; Ngôn ngữ; Ghi chú (nếu có)

2 Sách (ghi theo thứ tự): Stt; Tên sách; Tác giả/ đồng tác giả; Nhà xuất bản, nước xuất bản; Năm xuất bản; Ghi chú (nếu có)

3 Các bài báo đã đăng trên các báo, tạp chí khác (ghi theo thứ tự mục 1)

PHẦN 5: QUÁ TRÌNH THAM GIA ĐÀO TẠO

1 Các cơ sở đã tham gia đào tạo:

2 Đã tham gia hướng dẫn luận văn/ luận án cho:

2.1 Học viên tốt nghiệp Đại học (viết theo trình tự sau):

Thông tin cơ bản được ghi trong hồ sơ bảo vệ gồm số thứ tự, học viên, tên đề tài, năm bảo vệ và nơi bảo vệ, kèm theo hướng dẫn chính (hoặc phụ) và kết quả bảo vệ; các ghi chú đi kèm mô tả học viên hiện nay đã trưởng thành thế nào trong chuyên môn, các hoạt động và cống hiến của họ sau khi bảo vệ.

2.2 Học viên tốt nghiệp Thạc Sỹ ( ghi tương tự như phần 2.1)

2.3 Học viên tốt nghiệp TS ghi tương tự như phần 2.1):

PHẦN 6: TỰ TRUYỆN, TỰ BẠCH, HỒI TƯỞNG

Xin viết lại những kỷ niệm, những câu chuyện, những tâm sự, những nguyện vọng, những ước mong, kỳ vọng, những kinh nghiệm của chính mình; hoặc những lời khuyên cho hậu thế (hãy viết và ký bằng tay) Trung tâm Di sản xin được lưu giữ, bảo tồn, và sử dụng những trang viết này như một di sản ký ức của quý vị cho các thế hệ mai sau:

PHẦN 7: NHỮNG DỰ ĐỊNH KHOA HỌC TRONG TƯƠNG LAI HAY CÕN DANG DỞ

PHẦN 8: Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, NHỮNG NGUYỆN VỌNG, YÊU CẦU CỦA NHÀ KHOA HỌC ĐỐI VỚI ĐỒNG NGHIỆP, VỚI HỌC TRÕ, VỚI THẾ HỆ TIẾP NỐI SAU VÀ VỚI TRUNG TÂM DI SẢN TRONG VIỆC NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ BẢO QUẢN, SỬ DỤNG TÀI LIỆU

2 Với học trò và các thế hệ nối tiếp sau:

3 Với Trung tâm Di sản:

1 Phần 1 1 Thông tin cá nhân 2

2 Thông tin về gia đình, dòng họ 2

2.1 Luận văn tốt nghiệpđại học 4

2.4 Luận án TS khoa học 5

3 Phần 3 1 Quá trình công tác và hoạt động khoa học 6

Các đề tài khoa học đã công bố

3 Các bài báo đã đăng trên các báo, tạp chí khác 9

Quá trình tham gia đào tạo 10

1 Các cơ sở đã tham gia đào tạo 10

2 Đã tham gia hướng dẫn luận văn luận án cho:

2.1 Học viên tốt nghiệp Đại học 10 2.2 Học viên tốt nghiệp Thạc sỹ 11 2.3 Học viên tốt nghiệp TS 11

6 Phần 6 Tự truyện, tự bạch, hồi tưởng 12

7 Phần 7 Những dự định khoa học trong tương lai hay còn dang dở 13

8 Phần 8 Ý kiến đóng góp, những nguyện vọng, yêu cầu của nhà khoa học đối với đồng nghiệp, với học trò, với thế hệ tiếp nối sau và với Trung tâm Di sản trong việc nghiên cứu khoa học và bảo quản sử dụng tài liệu

2 Với học trò và thế hệ nối tiếp sau 14

3 Với trung tâm Di sản 15

Hộp phích phiếu của PGS Nguyễn Văn Hoàn

Tòa nhà lưu giữ di sản các nhà khoa học Việt Nam tại Công viên Di sản các nhà khoa học Việt Nam (Hòa Bình)

Kho tài liệu băng đĩa, phim ảnh

Tài liệu của các nhà Khoa học sau khi sưu tầm về Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam