Công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng cục phòng, chống HIV AIDS, bộ y tế

Khái niệm tham mưu, tổng hợp Theo tác giả Văn Tất Thu 2011, Tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Nxb Chính trị Quốc gia – sự thật, Hà Nội,“

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÕNG CỤC PHÕNG, CHỐNG HIV/AIDS, BỘ Y TẾ

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS ĐẶNG VĂN PHONG

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN TRỌNG TÂM

Mã số sinh viên : 1605QTVA054

Khóa : 2016-2020

HÀ NỘI - 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là khóa luận tốt nghiệp của tôi Các kết quả, số liệu nghiên cứu được trình bày trong khóa luận là trung thực, khách quan và chưa từng được công bố dưới bất kỳ hình thức nào

Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện khóa luận đã được cảm ơn, các thông tin trích dẫn trong khóa luận đều được trích nguồn

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận “Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn

phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế”, với tình cảm và lòng biết ơn

chân thành, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn tới: Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng toàn thể giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến thức, kỹ năng cần thiết để nghiên cứu và hoàn thành khóa luận của mình

Đặc biệt, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới ThS Đặng Văn Phong – giảng viên hướng dẫn đã tận tình hướng dẫn, quan tâm và cho tôi những lời khuyên, những bài học kinh nghiệm hữu ích trong lĩnh vực tham mưu, tổng hợp để tôi có thể hoàn thành khóa luận

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo Cục Phòng, chống HIV/AIDS nói chung và toàn thể cán bộ, công chức, người lao động tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS nói riêng đã rất tận tình hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi để tôi hoàn thành khóa luận của mình

Tôi xin kính chúc quý thầy cô, quý cơ quan thành công trong công việc

và cuộc sống

Trong quá trình nghiên cứu, bản thân tôi gập khá nhiều khó khăn, mặt khác do trình độ chuyên môn còn hạn chế nên dù đã rất cố gắng nhưng khóa luận không tránh khỏi những sai sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được những

ý kiến đóng góp, phản hồi từ phía thầy, cô để khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

DANH MỤC HÌNH, SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Hình 2.1 Hình ảnh Phòng Hành chính – Quản trị 38 Biểu đồ 2.1 Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độcủa Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS năm 2020 40 Biểu đồ 2.2 Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổicủa Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS năm 2020 41 Biểu đồ 2.3 Biểu đồ đánh giá những yếu tố khách quan cản trở việc củng cố

và phát triển kỹ năng tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục 55 Biểu đồ 2.4 Biểu đồ những biện pháp nâng cao chất lượng công táctham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục 58 Biểu đồ 2.5 Biểu đồ đánh giá những yêu cầu đặt ra đối với người làmcông tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục 62

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quy trình tiếp nhận và xử lý thông tintại Văn Phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS 45

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình tham mưu, tổng hợp tại Văn phòngCục Phòng, chống HIV/AIDS 48 Bảng 2.1 Bảng kết quả xếp loại của cá nhân 52 Bảng 2.2 Bảng kết quả đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp tại Cục 53

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Giả thuyết nghiên cứu 5

7 Phương pháp nghiên cứu 6

8 Bố cục 7

NỘI DUNG 8

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÕNG 8

1.1 Một số khái niệm 8

1.1.1 Khái niệm văn phòng 8

1.1.2 Khái niệm tham mưu, tổng hợp 10

1.1.3 Khái niệm công tác tham mưu, tổng hợp 13

1.2 Nội dung tham mưu, tổng hợp của văn phòng 14

1.3 Quy trình tham mưu, tổng hợp của văn phòng 21

1.4 Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp 23

1.5 Yêu cầu và nguyên tắc trong công tác tham mưu, tổng hợp 24

Tiểu kết 28

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÕNG CỤC PHÕNG CHỐNG HIV/AIDS, BỘ Y TẾ 29

2.1 Tổng quan về Cục và Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế 29

2.1.1 Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế 29

2.1.2 Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế 30

2.2 Tình hình công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng,

chống HIV/AIDS, Bộ Y tế 30

2.2.1 Nội dung tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS 30

2.2.1.1 Tham mưu, tổng hợp trong công tác hành chính, quản trị 30

2.2.1.2 Tham mưu, tổng hợp trong công tác tổ chức nhân sự 39

2.2.1.3 Tham mưu, tổng hợp trong công tác tài chính – kế toán 42

2.2.1.4 Tham mưu trong công tác pháp chế 43

2.2.1.5 Tổ chức thực hiện công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Cục 44

2.2.2 Phương pháp và quy trình tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS 46

2.2.3 Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS 49

2.3 Đánh giá tình hình thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế 52

2.3.1 Ưu điểm 52

2.3.2 Hạn chế 54

2.3.3 Nguyên nhân 55

Tiểu kết 57

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÕNG CỤC PHÕNG CHỐNG HIV/AIDS, BỘ Y TẾ 58

3.1 Hoàn thiện thể chế, quy định về công tác tham mưu, tổng hợp 59

3.2 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo Cục về công tác tham mưu, tổng hợp 60

3.3 Xây dựng đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp 61

3.4 Hiện đại hóa văn phòng đặc biệt là trong công tác tham mưu, tổng hợp 63

Tiểu kết 65

KẾT LUẬN 66

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 68

DANH MỤC PHỤ LỤC 71

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan Các cơ quan dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi vì văn phòng là đơn vị hay bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan Chủ tịch Hồ Chí Minh

đã từng nói “Công tác văn phòng là công tác có tầm quan trọng đặc biệt, giúp

cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết không đúng.” [32; tr1]

Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế có vị trí đặc biệt quan trọng trong bộ máy tổ chức của Cục Vị trí đặc biệt quan trọng này được quy định bởi các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng Cục là tham mưu trong tổ chức điều hành công việc của Cục; thông tin tổng hợp tình hình hoạt động của Cục và quản trị hành chính phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đạo Cục và các hoạt động chung của Cục Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS có mối quan hệ hữu cơ với tất cả các đơn vị, tổ chức, trực thuộc Cục Đồng thời Văn phòng Cục còn là trung tâm giao dịch với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân bên ngoài Hiệu quả lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành công việc hàng ngày của lãnh đạo Cục cũng như hoạt động chung của Cục phụ thuộc phần nhiều vào việc tổ chức khoa học lao động trong Văn phòng Cục, trước hết là vào việc tổ chức tốt công tác tham mưu, tổng hợp trong Văn phòng Cục

Thực tế nghiên cứu, khảo sát tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế tôi nhận thấy lãnh đạo Cục mới chỉ tập trung chủ yếu vào việc nghiên cứu kiện toàn tổ chức bộ máy của Văn phòng Cục, ít đầu tư vào nghiên cứu, cải tiến hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Cục Cho đến nay

chưa có công trình hay đề tài nghiên cứu sâu về hoàn thiện các lĩnh vực công tác của Văn phòng Cục Vì vậy, hoạt động của Văn phòng Cục trên từng lĩnh vực như: Công tác tham mưu, tổng hợp; công tác văn thư - lưu trữ, kế hoạch - tài chính; hành chính - quản trị… chưa đáp ứng được yêu cầu nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Văn phòng Cục

Chính vì vậy, nghiên cứu và thực hiện đề tài “Công tác tham mưu,

tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế” có ý nghĩa

thiết thực, cấp bách và cần thiết hơn bao giờ hết

2 Lịch sử nghiên cứu

Tìm hiểu về công tác hành chính văn phòng, văn phòng hay quản trị văn phòng là một hướng nghiên cứu được sinh viên khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất quan tâm Hiện nay, vấn đề này được một

số nhà quản lý, cán bộ giảng dạy, các sinh viên, học viên cao học quan tâm, tiếp cận ở các cấp độ khác nhau Cụ thể:

 Một là, giáo trình, sách

- Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo, Trần Thị Phương Hiền (2005),

Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb Lao động Xã hội, Hà Nội;

- Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình Quản

trị văn phòng, Nxb Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh;

- Nguyễn Minh Phương (1996), Sổ tay công tác văn phòng, Nxb Chính

trị Quốc gia, Hà Nội;

- Lưu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc (2006), Giáo trình

hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước: Dùng cho Đại học Hành chính – tái bản lần thứ 1, Nxb Giáo dục, Hà Nội;

- Lưu Kiếm Thanh (2009), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb

Thống kê, Hà Nội;

- Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb

Thống kê, Hà Nội;

- Văn Tất Thu (2011), Tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ, cơ

quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Nxb Chính trị Quốc gia – sự thật,

Hà Nội

Các giáo trình, sách này đã đưa ra hệ thống lý luận chung về công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng và các vấn đề có liên quan đến công tác tham mưu, tổng hợp làm cơ sở cho việc nghiên cứu, đánh giá và so sánh với thực tế công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng các cơ quan, tổ chức

- Hải Dương (2017), Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công

tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng HĐND&UBND Thị xã Phước Long,

Trang thông tin điện tử thị xã Phước Long;

- Lê Ngọc Hồng (2016), Một số vấn đề về năng lực đội ngũ tham mưu

trong tổ chức hành chính nhà nước, Tạp chí Tổ chức Nhà nước;

- Lê Ngọc Hồng (2019), Về tổ chức hoạt động tham mưu của cơ quan

hành chính nhà nước hiện nay, Quản lý Nhà nước;

- Nhị Lê (2007), Tố chất cán bộ tham mưu của cấp ủy, Tạp chí Xây

dựng Đảng;

- Diệu Minh (2018), Văn phòng Chính phủ tiếp tục nâng cao chất

lượng tham mưu, tổng hợp, Báo Chính phủ điện tử;

- Tiêu Phương (2016), Sáng tạo tham mưu, phục vụ chu đáo, Báo Nhân

dân điện tử

- Cao Thị Thanh Hải (2016), Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn

phòng Đảng ủy Khối các cơ quan Trung ương, Khóa luận tốt nghiệp Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội;

- Lê Ngọc Hồng (2019), Hoàn thiện công tác tham mưu của cơ quan

hành chính Nhà nước ở Trung ương Luận án tiến sĩ Quản lý hành chính công

Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội;

- Đinh Thị Tuyết Ngân (2017), Giải pháp nâng cao chất lượng công

tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội;

- Văn Tất Thu (2009), Nghiên cứu hoàn thiện công tác tham mưu, tổng

hợp của Văn phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Hà Nội

Sau khi tìm hiểu tổng quan tình hình nghiên cứu, tôi thấy rằng những

đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận này đã bước đầu tìm hiểu về công tác tham mưu, tổng hợp tại một số cơ quan, tổ chức chính trị - xã hội Qua đó các tác giả đã đưa gia nhận xét, kiến nghị về công tác này giúp chúng ta phần nào hiểu rõ hơn ưu – nhược điểm về công tác tham mưu, tổng hợp của cơ quan mà

đề tài nghiên cứu Quá trình tìm hiểu cũng chỉ rõ chưa có công trình nào

nghiên cứu về “Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng,

chống HIV/AIDS, Bộ Y tế”

Kế thừa các công trình, đề tài nghiên cứu nói trên, khóa luận của tôi sẽ tập trung phản ánh thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế; phân tích những ưu điểm, hạn chế của công tác này tại Văn phòng Cục và đề xuất một số khuyến nghị nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế

3 Mục tiêu nghiên cứu

Khóa luận sẽ hướng tới một số mục tiêu cơ bản sau:

- Một là, làm rõ cơ sở lý luận, yêu cầu, nguyên tắc, quy trình và nội

dung công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng;

- Hai là, nghiên cứu, làm rõ thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại

Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế;

- Ba là, đề xuất một số khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng, hiệu

quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống

HIV/AIDS, Bộ Y tế

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu, khóa luận đã tập trung thực hiện một

số nhiệm vụ nghiên cứu sau:

- Một là, làm rõ nội hàm, chỉ ra mối quan hệ, nội dung và vai trò, ý

nghĩa của một số khái niệm có liên quan đến đề tài nghiên cứu như: Văn phòng; tham mưu, tổng hợp; công tác tham mưu, tổng hợp;

- Hai là, đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn

phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế;

- Ba là, đề xuất một số khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác

tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế trong thời gian tới

5 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS hiện nay

6 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác tham mưu, tổng hợp là công tác quan trọng đối với Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế sẽ được nâng cao nếu tìm ra đúng giải pháp và giải quyết được những khó khăn, tồn đọng

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện khóa luận, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biện

chứng để tiến hành xem xét, tính toán, luận giải và đánh giá các vấn đề liên quan tới công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế một cách hợp lý

- Phương pháp quan sát: Để thực hiện khóa luận, tôi đã tập trung quan

sát và ghi chép lại quy cách làm việc và quy trình cụ thể của công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Sử dụng bảng hỏi để điều tra,

khảo sát công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế nhằm đánh giá nhận thức cũng như tìm hiểu những khó khăn, thuận lợi trong quá trình tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Cục

- Phương pháp thống kê: Trong quá trình nghiên cứu tại Văn phòng

Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế tôi đã sử dụng phương pháp này để nắm bắt được các thông tin cần thiết làm dẫn chứng khách quan cho những luận điểm, căn cứ đưa ra

- Phương pháp so sánh: Giúp cho tôi có cái nhìn khách quan, toàn diện

hơn về vấn đề cần đưa ra so sánh, đối chiếu đồng thời nhận xét giữa lý luận và thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Tôi đã tiến hành phỏng vấn trực

tiếp lãnh đạo Văn phòng và chuyên viên phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế nhằm làm rõ những thuận lợi, khó khăn; nắm bắt được nhận thức, tâm tư và nguyện vọng của họ trong quá trình làm công tác tham mưu, tổng hợp

8 Bố cục

Ngoài phần mở đầu, lời cam đoan, lời cảm ơn, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, phần nội dung chính của khóa luận được triển khai theo nội dung gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng

Chương 2: Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế

Chương 3: Một số khuyến nghị nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế

NỘI DUNG Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP

CỦA VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Ở bất kỳ một cơ quan đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lý cung cấp truyền đạt thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lý điều hành của lãnh đạo, bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan đơn vị, bộ phận đó được gọi là “văn phòng”

Ở mỗi góc độ khác nhau, khái niệm văn phòng được hiểu theo từng nghĩa nhất định Tuy nhiên, cho đến thời điểm hiện tại vẫn chưa có khái niệm chung nhất về văn phòng

Theo Từ điển Tiếng Việt của tác giả Lê Tân: “Văn phòng là bộ phận

phụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan.” [24; tr 847]

Cũng có quan niệm tương tự với tác giả Lê Tân, tác giả Hoàng Phê

trong Từ điển Tiếng Việt định nghĩa: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công

việc liên quan đến giấy tờ, văn bản, cung cấp thông tin và các nghiệp vụ hành chính của một cơ quan” [21; tr.1022] Tác giả Hoàng Phê giải thích

thêm: “Văn phòng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ

chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Văn phòng Sở hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty

và thường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn phòng…) Thời trung cổ (1000 - 1300) văn phòng đã được manh nha hình thành và là nơi mà hầu hết các lá thư của triều đình, các văn bản luật pháp đã được sao chép và lưu giữ” [21; tr.1023]

Các quan điểm trên chưa phản ánh được một cách đầy đủ về văn phòng Khái niệm văn phòng được hiểu theo hai nghĩa cơ bản sau:

- Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp

tham mưu, trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị

- Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của các cơ quan đơn vị,

là nơi diễn ra hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó Theo góc

độ này, khái niệm văn phòng được tiếp cận từ ba phương diện: Tổ chức, chức năng và tính chất:

+ Phương diện tổ chức: Văn phòng là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ

chức của cơ quan

+ Phương diện chức năng: Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng

hợp để phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo

+ Phương diện tính chất: Thông quan thực hiện các nhiệm vụ, văn

phòng tiến hành thu thập, cung cấp thông tin (chủ yếu từ văn bản) để phục vụ hoạt động quản lý của lãnh đạo

Căn cứ vào chức năng, quy mô và tính chất của cơ quan, hoạt động văn phòng ở mỗi cơ quan sẽ có sự khác nhau về cả mức độ và phạm vi Đối với các cơ quan, tổ chức có quy mô lớn, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng được nâng cao; với các cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ, bộ máy văn phòng sẽ được thiết kế gọn nhẹ để kiêm nhiệm thêm một số chức năng khác như nhân

sự, kế toán…

Theo tác giả Nguyễn Thành Độ “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng

hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần bảo đảm các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.” [12; tr.9]

Tôi đồng tình với quan điểm này bởi khái niệm đã phản ánh tương đối đầy đủ và toàn diện về văn phòng Tác giả Nguyễn Thành Độ đã chỉ rõ vị trí của văn phòng trong cơ cấu tổ chức của cơ quan và hai chức năng chính của văn phòng là tham mưu, tổng hợp và hậu cần sự vụ

1.1.2 Khái niệm tham mưu, tổng hợp

Theo tác giả Văn Tất Thu (2011), Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Nxb Chính trị Quốc gia –

sự thật, Hà Nội,“Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất các ý tưởng, các

sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu với thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đề ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan, đơn vị để đạt kết quả cao nhất Dưới thời phong kiến, cá nhân làm tham mưu gọi là các mưu sĩ, những người tham mưu hiến kế cho thủ lĩnh, cho nhà vua trong trận mạc, đề ra các kế hoạch tấn công tác chiến.” [31; tr.90]

Trong bài viết đăng trên Tạp chí Tổ chức Nhà nước, 07/7/2016 với

nhan đề Một số vấn đề về năng lực đội ngũ tham mưu trong tổ chức hành

chính Nhà nước tác giả Lê Ngọc Hồng có định nghĩa: “Tham mưu là một loại nhiệm vụ, hoạt động mang tính chất chuyên nghiệp, chuyên trách của một cá nhân hoặc một bộ phận chuyên trách trong tổ chức, phục vụ cho lãnh đạo trong việc ban hành quyết định, tổ chức thực hiện quyết định thông qua việc thực hiện công tác thông tin, phân tích, đề xuất phương án giải quyết đúng đắn, hiệu quả trong lĩnh vực chuyên môn nhất định.” [14; tr.1]

Tác giả Nguyễn Thành Độ trong cuốn Giáo trình Quản trị văn phòng

có quan niệm: “Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm

những quyết định tối ưu.” [12; tr.9]

Trong quản trị, tham mưu được hiểu là đưa ra những ý kiến, đóng góp mang tính quyết định để giúp cho nhà quản trị cấp cao có thể đưa ra những quyết định phù hợp nhất

Hiện nay, có nhiều quan điểm đồng nhất nghĩa của tham mưu và tư

vấn Tuy nhiên tác giả không đồng tình với quan điểm này Theo Đại từ điển

Tiếng Việt, “Tham mưu là góp ý kiến về chủ trương, kế hoạch và biện pháp cho một người hay một tổ chức” [34; tr.593] Theo Từ điển thông dụng của

Trung tâm Từ điển học, “Tư vấn là góp ý kiến về những vấn đề được hỏi đến

nhưng không có quyền quyết định.” Rõ ràng, giữa tham mưu và tư vấn có sự

khác biệt về tính chất và mức độ quan trọng Tham mưu thường được sử dụng trong bối cảnh công vụ, chủ thể làm tham mưu thường là cá nhân hoặc đơn vị (cấp dưới tham mưu cho cấp trên) Ngược lại, tư vấn thường được sử dụng trong bối cảnh cá nhân hoặc không xác định

Trong lịch sử, tham mưu được dùng phổ biến trong lĩnh vực quân sự với vai trò nổi bật là đưa ra những mưu kế, sách lược nhằm giúp lãnh đạo, chỉ huy có thông tin làm cơ sở cho những quyết định để giải quyết vấn đề nào đó Ngày càng có nhiều quan điểm về tham mưu trong đời sống xã hội Đặc biệt, trong công tác văn phòng tham mưu trở thành một trong những chức năng quan trọng và cơ bản nhất giúp lãnh đạo tổ chức tốt, điều hành và làm tốt vai trò lãnh đạo

Như vậy, “Tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội

dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc, công đoạn cụ thể theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo, người chỉ huy.”

Công tác tổng hợp trong văn phòng là nội dung vô cùng quan trọng Không có công tác tổng hợp sẽ không có cơ sở để quản lý và điều hành công việc một cách khoa học và chặt chẽ

Theo Từ điển Tiếng Việt, “Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thành

một chỉnh thể” [21; tr.721] Tổng hợp được thực hiện ở nhiều lĩnh vực, như

tổng hợp thông tin, tổng hợp số liệu… Để tổng hợp được chính xác và đầy đủ cần có thông tin nhiều nguồn khác nhau

Phân tích khái niệm tổng hợp, tác giả Văn Tất Thu có định nghĩa:

“Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó

hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể Hiểu một cách đơn giản, tổng hợp là tập hợp tất cả các cái riêng lẻ thành cái chung, như tổng hợp các ý kiến thảo luận tại hội nghị, cuộc họp; tổng hợp tình hình

hoạt động của cơ quan, đơn vị; tổng hợp thông tin, số liệu…” [31; tr.125]

Tác giả cũng giải thích thêm: “Tổng hợp có sự liên kết chặt chẽ với phân tích

Việc kết thúc một quá trình phân tích là khởi đầu cho tổng hợp Ngược lại, sau một lần tổng hợp lại bắt đầu cho một quá trình phân tích Trong một quá trình nhận thức, tổng hợp và phân tích luôn bổ sung cho nhau, thống nhất với nhau, giúp con người ngày càng nhận thức sâu sắc hơn bản chất của sự vật, hiện tưởng trong thế giới hiện thực khách quan.” [31; tr.126]

Như vậy, Tổng hợp là sự tổ hợp, xâu chuỗi các hiện tượng, yếu tố riêng

rẽ thành một chỉnh thể thống nhất, có thể bổ trợ cho nhau để hoàn thành mục tiêu chung

 Mối quan hệ giữa tham mưu, tổng hợp

Trong hoạt động của văn phòng, để có quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án đúng nhất Cùng là chức năng của văn phòng, chính vì vậy giữa tham mưu và tổng hợp

có mối quan hệ không thể tách rời

Trong cuốn Tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ tác giả Văn Tất Thu có nêu: “Công tác tổng hợp gắn chặt với công tác tham mưu, không làm tốt công tác tổng hợp khó có thể làm tốt công tác tham mưu Công tác tổng hợp trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của văn phòng có làm tốt mới có cơ sở để công tác tham mưu bảo đảm chính xác và chất lượng Công tác tổng hợp làm không tốt sẽ dẫn đến việc lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan khó có thể có thể chất lượng.” [31; tr.128]

Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri “Văn phòng có chức năng tham mưu và

chức năng tổng hợp, hai chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau, những kết quả của tham mưu xuất phát từ các thông tin đầu vào, đầu ra mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, tổng hợp.” [33; tr.8]

Trong một nghiên cứu khác, nhóm tác giả Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In

cho rằng “Chức năng của văn phòng là tham mưu, nhưng tham mưu mang tính

tổng hợp, giúp người lãnh đạo chỉ huy, điều hành chung mọi hoạt động, mọi đơn vị trong cơ quan, làm cho bộ máy tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp chạy đều, vận hành trôi chảy, còn tham mưu của các đơn vị, tổ chức khác trong cơ quan là tham mưu chuyên sâu về nội dung theo từng lĩnh vực.” [17; tr.14]

Tóm lại, tham mưu, tổng hợp của văn phòng là việc tiếp nhận phương

án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, tập hợp lại thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng của từng bộ phận chuyên môn Chức năng tham mưu của văn phòng khác với chức năng tham mưu của các đơn vị chức năng, đó là tham mưu, tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuối cùng, giai đoạn quyết định và ở tầm cao hơn, chính xác hơn Giữa tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ không thể tách rời mà luôn đi liền, hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động tổng hợp là cơ sở để tham mưu và tham mưu chỉ đạt được kết quả tốt khi tổng hợp được thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời

1.1.3 Khái niệm công tác tham mưu, tổng hợp

Theo Từ điển Tiếng Việt của tác giả Ngọc Thái, Quốc Khánh khái niệm

“công tác” có thể được hiểu theo ba nghĩa:

- Thứ nhất, “Công tác là công việc của Nhà nước hoặc của đoàn thể.”

- Thứ hai, hiểu theo nghĩa động từ, “Công tác là làm việc của Nhà

nước, của đoàn thể.”

- Thứ ba, “Công tác là làm việc tại một nơi khác, xa nơi làm việc

thường ngày, trong một khoảng thời gian nhất định.” [25; tr.96]

Trong hoạt động hành chính, công tác được hiểu là toàn bộ một hệ thống các công việc được thực hiện một cách khoa học, có quy trình cụ thể để thực hiện một nội dung công việc có tính chất quan trọng nào đó, ví dụ như: Công tác văn thư - lưu trữ, công tác Đảng, công tác thi đua - khen thưởng…

Tác giả Cao Văn Thống cho rằng: “Công tác tham mưu là tổng hợp các

công việc, các hoạt động, các biện pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức hay một cá nhân có tính chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc tổ chức và hoạt động, đáp ứng yêu cầu của tổ chức hoặc cá nhân cần tham mưu về một chủ trương, một nội dung, công việc nhất định với mục tiêu, yêu cầu đã được xác định.” [29; tr.15]

Theo tác giả Văn Tất Thu, “Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên

quan đến quá trình xâu chuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, cái riêng lẻ thành cái chung, cái chỉnh thể bằng những phương pháp và kỹ thuật nhất định” [31; tr.126]

Tóm lại, công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng được hiểu là tham mưu ở dạng tổng hợp và tổng hợp để tham mưu Làm công tác tham mưu, tổng hợp là việc giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan một cách thống nhất và chặt chẽ, bao gồm một loạt nội dung công việc như: Giúp các đơn vị, tổ chức trong cơ quan phối hợp công tác với nhau trong giải quyết nhiệm vụ chung của cơ quan; thực hiện việc kiểm tra về phạm vi, yêu cầu quy trình, tiến độ, thể thức các văn bản ban hành, các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; biên tập, chỉnh lý, phát hành, lưu trữ các văn bản của

cơ quan…

1.2 Nội dung tham mưu, tổng hợp của văn phòng

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ được quy định cụ thể trong các văn bản của từng cơ quan, tổ chức Sự khác nhau về quy mô, tính chất và lĩnh vực hoạt động của từng cơ quan, tổ chức kéo theo nội dung văn phòng tham mưu, tổng hợp cũng có sự khác biệt Tuy nhiên, nội dung công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng nói chung có thể khái quát như sau:

a) Tham mưu, tổng hợp trong việc xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo, cơ quan và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, quy chế làm việc

Việc xây dựng chương trình, kế họach công tác cho lãnh đạo và cho cơ quan là rất cần thiết trong tổ chức điều hành công việc của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào Hoạt động này nhằm thực hiện công việc một cách khoa học, chủ động, có định hướng, từng bước cụ thể hóa mục tiêu, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Văn phòng phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức; nhiệm vụ công tác hàng năm hoặc đột xuất của cấp trên giao; kết quả, kinh nghiệm thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức trong các năm trước để xây dựng phù hợp chương trình, kế hoạch công tác hàng năm,

6 tháng, 3 tháng và hàng tháng cho lãnh đạo và cho cơ quan, tổ chức

Vai trò tham mưu của văn phòng thể hiện ở chỗ xác định nội dung công việc; công việc trọng tâm cần ưu tiên giải quyết; thứ tự thời gian thực hiện; phân công cho đơn vị, tổ chức, cá nhân chủ trì thực hiện; đơn vị, tổ chức, cá nhân phối hợp thực hiện; điều kiện, nguồn lực để thực hiện; đề xuất các giải pháp hữu hiệu để thực hiện và dự kiến kết quả cuối cùng phải đạt được Đồng thời, văn phòng đóng vai trò trong việc đôn đốc, kiểm tra thường xuyên việc thực hiện để đảm bảo tiến độ và chất lượng thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; kịp thời kiến nghị, đề xuất các giải pháp khắc phục các tồn tại, những vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến tiến độ, có nguy cơ không hoàn thành chương trình, kế hoạch công tác

Ngoài việc tham mưu, đề xuất xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác văn phòng còn phải tham mưu, đề xuất xây dựng quy chế làm việc cho cơ quan, tổ chức Điều này giúp cho việc điều hành công việc của cơ quan, tổ chức theo trật tự quy chuẩn, hợp lý và khoa học Nếu không có hệ thống quy định chuẩn và thống nhất trong quy chế quản lý thì việc quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc và các hoạt động

khác của cơ quan, tổ chức sẽ rối loạn, tùy tiện; hiệu lực, hiệu quả lãnh đạo, quản lý và điều hành của lãnh đạo cũng như các hoạt động của cơ quan, tổ chức sẽ không cao

Trên cơ sở thực trạng các lĩnh vực hoạt động và công tác của cơ quan, tổ chức; các quy định pháp lý hiện hành, văn phòng sẽ tham mưu, đề xuất xây dựng ban hành hệ thống văn bản quản lý (các quy chế) và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đảm bảo đồng bộ, điều chỉnh các lĩnh vực hoạt động, công tác chủ yếu của cơ quan, tổ chức Trong quá trình triển khai thực hiện các văn bản nói trên, văn phòng là đơn vị tổ chức giúp lãnh đạo cơ quan hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy chế đó trong các đơn vị thuộc, trực thuộc Cũng chính từ quá trình hướng dẫn triểu khai, đôn đóc, kiểm tra này, văn phòng có thể tham mưu, đề xuất sửa đổi,

bổ sung và hoàn thiện quy chế đó, tạo ra hệ thống các văn bản quản lý ngày một hoành chỉnh

b) Tham mưu, tổng hợp trong quản lý công tác kế hoạch tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan, tổ chức

Quản lý công tác kế hoạch tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan, tổ chức là một trong những chức năng, nhiệm vụ quan trọng của văn phòng Yêu cầu nhiệm vụ của công tác kế hoạch tài chính là phải đảm bảo kinh phí, điều kiện cơ sở vật chất cho các hoạt động, cho việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và các nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất được cấp trên giao Vai trò tham mưu của văn phòng trong quản lý công tác kế hoạch tài chính,

kế toán thể hiện ngay từ khâu văn phòng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức đảm bảo bao quát hết được các nhiệm vụ thường xuyên và bổ sung đột xuất trong năm được cấp trên giao làm sao tính toán và dự kiến được toàn bộ khối lượng công việc của cơ quan, tổ chức đã và đang thực hiện, sẽ phải thực hiện phát sinh trong năm Trên cơ sở các quy định của nhà nước; chương trình, kế hoạch công tác đã được lãnh đạo

cơ quan, tổ chức phê duyệt và thực trạng thu, chi ngân sách năm trước, văn phòng sẽ hướng dẫn cho các đơn vị trong cơ quan lập dự toán thu ngân sách của các đơn vị sau đó tổng hợp xây dựng dự toán thu chi ngân sách hàng năm của cơ quan, tổ chức trình lãnh đạo phê duyệt

Vai trò tham mưu, đề xuất của văn phòng trong quản lý công tác kế hoạch tài chính còn được thể hiện rõ ở khâu tổ chức thực hiện có hiệu quả dự toán ngân sách được giao và thường xuyên kiểm tra, thống kê báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhằm điều chỉnh việc chi tiêu ngân sách cho từng nội dung, nhiệm vụ cụ thể cho phù hợp đảm bảo tiết kiệm, hiệu lực, hiệu quả, tránh làm thất thoát ngân sách của cơ quan, tổ chức

c) Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo

Thông tin trong hoạt động quản lý là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống đối với môi trường xung quanh

Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải có thông tin Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý đúng đắn Thông tin bao gồm nhiều loại khác nhau Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử

lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính là văn phòng Văn phòng là “cửa sổ”, là “bộ lọc” thông tin vì tất cả thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát hay lưu trữ tại văn phòng Thông tin tổng hợp càng chính xác, đầy đủ thì quyết định đưa ra càng nhanh chóng

và đảm bảo được các yêu cầu Đây là hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, tổ chức Làm tốt công tác tham mưu

tổ chức thực hiện thông tin còn góp phần gợi mở suy nghĩ của lãnh đạo và nâng cao hiệu quả quản lý, lãnh đạo Vì vậy văn phòng phải tuân thủ những quy định về văn thư - lưu trữ khi thu thập, xử lý, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ thông tin

d) Tham mưu, tổng hợp trong tổ chức nhân sự

Đối với các cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ, không có bộ phận nhân sự riêng, văn phòng sẽ đảm nhiệm chức năng tổ chức bộ máy nhân sự của cơ quan, tổ chức đó Trường hợp cơ quan, tổ chức có bộ phận nhân sự, vai trò của văn phòng lúc này là tham mưu cho lãnh đạo trong việc tổ chức đội ngũ nhân sự của văn phòng

Các nội dung liên quan đến nhân sự mà văn phòng đóng vai trò tham mưu tổng hợp trong cơ quan, tổ chức bao gồm: Tuyển dụng nhân sự; đào tạo, bồi dưỡng nhân sự; kiểm tra, đánh giá và đãi ngộ nhân sự Đối với các hoạt động nêu trên, văn phòng đóng vai trò tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo các tiêu chí, tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ, chức danh nghề nghiệp đối với nhân sự làm công tác văn phòng để có cơ sở xây dựng kế hoạch, quy hoạch

bố trí, sắp xếp, sử dụng hợp lý trình độ, năng lực của họ Nhờ tham mưu, tổng hợp được số lượng, chất lượng đội ngũ nhân sự, văn phòng mới có căn cứ tham mưu kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho họ một cách kịp thời, đáp ứng các yêu cầu nhiệm vụ đặt ra đối với văn phòng

Nhờ việc tham mưu, tổng hợp nên nắm được đầy đủ số lượng, chất lượng nhân sự giúp việc làm lương nhân sự hàng tháng cũng như xem xét giải quyết chế độ chính sách đối với họ một cách thuận tiện và không bị bỏ sót; đồng thời có kế hoạch tuyển dụng mới do nhu cầu công việc cũng như thay thế những người đến tuổi nghỉ hưu Có thể khẳng định tham mưu, tổng hợp nguồn nhân lực hay đội ngũ nhân sự của văn phòng để quản lý và sử dụng là nhiệm vụ quan trọng trong công tác cán bộ của văn phòng Nó tạo ra một cơ

sở dữ liệu thông tin quan trọng không thể thiếu được trong quản lý và hoạt động của văn phòng cơ quan, tổ chức

đ) Tham mưu, tổng hợp trong quản lý công tác văn thư - lưu trữ của

cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư - lưu trữ là một hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức bao gồm toàn bộ các công việc từ xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức đến bảo đảm an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Tham gia vào quy trình công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiều người,

từ lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo các đơn vị đến chuyên viên, cán bộ văn thư – lưu trữ Các nghiệp vụ của công tác văn thư – lưu trữ thực chất là các tác nghiệp hành chính, không chỉ của lãnh đạo văn phòng, của nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ mà còn là của toàn bộ cán bộ, nhân sự làm công tác nghiên cứu và quản lý của cơ quan, tổ chức Song việc tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức trong tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ

là do bộ phận văn phòng đảm nhiệm Vì đây là lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Để quản lý công tác văn thư – lưu trữ một cách quy củ và khoa học, văn phòng phải nghiên cứu, tham mưu, đề xuất và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức như: Quy chế công tác văn thư – lưu trữ, quy chế bảo mật trong công tác văn thư – lưu trữ, hình thức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, hướng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ, đảm bảo an toàn và khai thác, sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ,… Hàng năm, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư – lưu trữ trong cơ quan và đưa ra phương hướng, kế hoạch hoạt động trong năm tiếp theo

Liên quan đến công tác tổ chức nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ, văn phòng có trách nhiệm tham mưu, đề xuất và tổ chức hoặc phối hợp với các đơn vị chuyên môn thực hiện việc tuyển dụng, bố trí nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đồng thời đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

e) Tham mưu, tổng hợp về công tác thi đua khen thưởng

Đổi mới, nâng cao chất lượng công tác thi đua khen thưởng là một trong những nội dung quan trọng văn phòng cần tham mưu Để công tác này thật sự có hiệu quả, kích thích được năng lực, sự cống hiến của cá nhân cho

cơ quan, tổ chức, văn phòng cần tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo ban hành, sửa đổi, bổ sung các văn bản nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong triển khai công tác thi đua, khen thưởng phù hợp với quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng và tình hình tại cơ quan, tổ chức; tạo chính sách khuyến khích các cá nhân hưởng ứng các phong trào thi đua Đồng thời, văn phòng có vai trò tổ chức, theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về thi đua, khen thưởng và đề xuất biện pháp cụ thể liên quan trực tiếp đến lợi ích của đội ngũ nhân sự làm việc trong cơ quan, tổ chức đề xuất lãnh đạo xem xét, cho ý kiến

f) Tham mưu, tổng hợp trong quản trị hành chính cơ quan, tổ chức

Chức năng tham mưu của văn phòng trong quản trị hành chính cơ quan,

tổ chức thể hiện cụ thể ở khâu phân bổ diện tích, sắp xếp, bố trí phòng làm việc cho lãnh đạo, các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức một cách hợp lý theo các nguyên tắc tổ chức quản trị công sở; trong quản lý việc cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng trụ sở, trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện làm việc một cách chặt chẽ, kịp thời, đáp ứng yêu cầu làm việc của nhân sự trong cơ quan, tổ chức

Tham mưu trong tổ chức công tác lễ tân, chăm sóc sức khỏe ban đầu, bảo vệ trật tự an toàn cơ quan, tổ chức Vai trò, chức năng tham mưu của văn phòng thể hiện rõ ở chỗ xây dựng, triển khai và thực hiện các quy chế, quy định quản lý các khâu, các lĩnh vực trong quản trị hành chính cơ quan, tổ chức

để việc quản trị hành chính trong cơ quan, tổ chức được thực hiện một cách chặt chẽ, quy chuẩn, vừa bảo đảm điều kiện và phương tiện làm việc, vừa giữ được trật tự kỷ cương và văn hóa hành chính trong cơ quan, tổ chức

1.3 Quy trình tham mưu, tổng hợp của văn phòng

Thực hiện quy trình tham mưu, tổng hợp trong các cơ quan, tổ chức có các chuyên viên, lãnh đạo bộ phận chuyên môn Tuy nhiên, quá trình phân công giải quyết công việc, trình lãnh đạo quyết định hoặc phê duyệt còn có sự tham gia của đầu mối văn phòng với trách nhiệm tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức kiểm soát việc thực hiện Qua quá trình nghiên cứu, quy trình tham mưu, tổng hợp của văn phòng được chia thành các bước sau:

Bước 1: Phát hiện vấn đề, phân công giải quyết

Hoạt động phát hiện vấn đề cần tham mưu được văn phòng triển khai thông qua việc xây dựng các kênh thông tin, xây dựng nguồn tin trong quá trình hoạt động như: Báo cáo hàng năm của các cơ quan nhà nước; các văn bản, đơn đề nghị của các tổ chức, doanh nghiệp; thông tin phản ánh từ người dân và báo chí… Thông qua các cuộc họp giao ban lãnh đạo văn phòng báo cáo với lãnh đạo cơ quan, tổ chức và trao đổi với các đơn vị chuyên môn thông tin những trường hợp chưa giải quyết, chậm giải quyết nhằm tháo gỡ vướng mắc

Trên cơ sở ý kiến trao đổi của các đơn vị chuyên môn, ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo văn phòng tiến hành phân công chuyên viên hoặc bộ phận tiếp nhận, theo dõi, xử lý theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ

Hoạt động phát hiên vấn đề, phân công giải quyết được đánh giá dựa vào tỉ lệ đáp ứng về mặt nội dung và thời điểm các văn bản, các quyết định quản lý được đưa ra so với các yêu cầu phát sinh từ đòi hỏi của thực tiễn

Bước 2: Tổng hợp, phân tích thông tin

Trên cơ sở ý kiến phân công, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan và lãnh đạo văn phòng Chuyên viên hoặc bộ phận được phân công theo dõi, xử lý cần tiến hành thu thập, nghiên cứu các văn bản, tài liệu; lấy ý kiến của các đơn vị chuyên môn liên quan đến vụ việc cần giải quyết Hoạt động thu thập, tổng hợp, phân tích thông tin được thực hiện qua nhiều công đoạn: kiểm tra,

phân tích, tổng hợp, thống kê, dự báo, dán nhãn… Tất cả phải đảm bảo nguyên tắc chính xác, khách quan và kịp thời.

Bước 3: Xây dựng báo cáo, đề xuất phương án

Các bước xây dựng phương án đề xuất trong văn phòng được tiến hành như sau:

- Chuyên viên, bộ phận được phân công có trách nhiệm xây dựng dự thảo phương án đề xuất;

- Tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị liên quan trên cơ sở phê duyệt của lãnh đạo văn phòng;

- Tổng hợp các ý kiến, hoàn chỉnh dự thảo đề xuất;

- Thực hiện thẩm định, kiểm tra tính pháp lý, đánh giá tác động đối với phương án đề xuất;

- Trình lãnh đạo văn phòng phê duyệt phương án, hoàn chỉnh hồ sơ trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức phê duyệt

Nội dung báo cáo cần đáp ứng các tiêu chí: chính xác, khách quan, kịp thời, đầy đủ, chuyên sâu và thống nhất Đánh giá chất lượng báo cáo thông qua phân tích hiệu quả đầu vào, đầu ra là phương thức quan trọng để đánh giá trình độ, năng lực tham mưu của cá nhân, đơn vị

Bước 4: Trình bày phương án, trình lãnh đạo

Phiếu trình và hồ sơ trình sau khi có đầy đủ chữ ký nháy của lãnh đạo đơn vị chuyên môn (duyệt nội dung), lãnh đạo văn phòng (duyệt thể thức) sẽ được vào sổ theo dõi và trình thủ trưởng cơ quan đơn vị xem xét ký phê duyệt Trường hợp văn bản chưa đạt sẽ được trả lại chuyên viên thụ lý tiếp tục chỉnh sửa và lặp lại các bước trình

Bước 5: Tổng hợp đánh giá chất lượng tham mưu

Kết thúc quy trình tham mưu cần tiến hành tổng hợp kết quả và đánh giá theo tiêu chí chất lượng nội dung và thời điểm Sản phẩm sau cùng của tham mưu chủ yếu thể hiện bằng hình thức các dự thảo văn bản và cần được

thủ trưởng cơ quan tiến hành đánh giá nhằm quyết định xem có phê duyệt chính sách, quyết định hay không, ngoài ra là đánh giá hiệu quả chính sách sau khi được ban hành xem có đảm bảo thực hiện hay cần điều chỉnh và sau nữa là đánh giá năng lực đội ngũ tham mưu

Hoạt động tổng hợp đánh giá chất lượng tham mưu được tiến hành thông qua nhiều kênh khác nhau như: Lấy ý kiến đánh giá của chính cá nhân,

bộ phận tham mưu; nhận xét của lãnh đạo văn phòng; đánh giá chéo thông qua nhận xét của các đơn vị chuyên môn; lấy ý kiến xã hội, cá nhân, tổ chức trực tiếp chịu ảnh hưởng bởi chính sách, quyết định và lấy ý kiến của các chuyên gia…

1.4 Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp

Theo tác giả Văn Tất Thu, văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo

cơ quan điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan, tổ chức, đồng thời

là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý Chức năng tham mưu của văn phòng khác với chức năng tham mưu của các đơn vị chức năng,

đó là tham mưu, tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuối cùng, giai đoạn quyết định và ở tầm cao hơn, chính xác hơn Nhiều trường hợp trên cơ sở tham mưu, đề xuất của văn phòng, lãnh đạo cơ quan, tổ chức quyết định triển khai hay không triển khai công việc của cơ quan, tổ chức; quyết định ban hành hay không ban hành các quyết định quản lý của cơ quan, tổ chức; giải quyết hay không giải quyết các kiến nghị, đề xuất, yêu cầu của các đơn vị trong cơ quan,

tổ chức… Công tác tham mưu của văn phòng là rất quan trọng, cần phải đề cao trách nhiệm và chất lượng tham mưu của văn phòng

Cũng theo tác giả Văn Tất Thu, vị trí, vai trò của công tác tổng hợp trong văn phòng là vô cùng quan trọng Không có công tác tổng hợp sẽ không tổng hợp được chương trình, kế hoạch công tác chung của cơ quan, tổ chức; lãnh đạo cơ quan, tổ chức sẽ không có cơ sở để quản lý và điều hành công việc một cách khoa học và chặt chẽ Nếu không tổng hợp tốt thông tin, số liệu từ các báo

cáo của các đơn vị chuyên môn, việc tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và báo cáo hàng năm, hàng quý, hàng tháng khó có thể có chất lượng và bảo đảm tính khả thi Đồng thời, nếu không tổng hợp được thông tin,

số liệu về tình hình hoạt động, đội ngũ nhân sự, nguồn lực tài chính của các đơn vị chuyên môn để báo cáo lãnh đạo thì lãnh đạo cơ quan, tổ chức khó có thể nắm bắt tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách tổng hợp và bao quát dẫn đến việc đề ra các quyết định quản lý không phù hợp…

Công tác tổng hợp gắn chặt với công tác tham mưu của văn phòng, không làm tốt công tác tổng hợp khó có thể làm tốt công tác tham mưu Công tác tổng hợp trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của văn phòng cũng như của

cơ quan, tổ chức có làm tốt mới có cơ sở để công tác tham mưu bảo đảm chính xác và có chất lượng Công tác tổng hợp không làm tốt sẽ dẫn đến việc lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, tổ chức khó có thể có chất lượng

Có thể khẳng định công tác tổng hợp cũng như công tác tham mưu của văn phòng có vị trí và vai trò cực kỳ quan trọng trong chỉ đạo điều hành công việc của cơ quan, tổ chức

1.5 Yêu cầu và nguyên tắc trong công tác tham mưu, tổng hợp

Theo tác giả Văn Tất Thu, công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng cần phải đáp ứng một số yêu cầu và nguyên tắc cơ bản sau:

a) Tham mưu, tổng hợp phải đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ quản lý, chỉ

đạo và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức

Nhiệm vụ, yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ngày càng nặng nề, phức tạp Yêu cầu nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý, chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ nói trên đòi hỏi công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng phải đáp ứng các yêu cầu lãnh đạo cơ quan, tổ chức đặt ra Điều này cũng có nghĩa

là trong xây dựng, triển khai, đôn đốc và kiểm tra thực hiện chương trình, kế

hoạch công tác của cơ quan, tổ chức, văn phòng phải thường xuyên tham mưu, tổng hợp báo cáo để các chương trình, kế hoạch này thực hiện đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng và các yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Yêu cầu nhiệm vụ quản lý các lĩnh vực công tác của cơ quan, tổ chức đặt

ra đến đâu, công tác tham mưu, tổng hợp phải kiến nghị, đề xuất các giải pháp

để thực hiện đến đó Điều quan trọng là trên cơ sở kết quả tổng hợp, văn phòng phải tham mưu các giải pháp hữu hiệu và đủ mạnh để giải quyết thành công các yêu cầu và nhiệm vụ quản lý của cơ quan, tổ chức

b) Đảm bảo chất lượng tổng hợp và tham mưu, đề xuất

Văn phòng là bộ phận thực hiện chức năng tổng hợp và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhiều nội dung công việc khác nhau, từ xây dựng, ban hành, tổ chức thực hiện các quy chế, quy định; kế hoạch tài chính, kế toán; đến hướng dẫn nghiệp vụ về các lĩnh vực hoạt động khác nhau… Để tham mưu, tổng hợp có chất lượng, đảm bảo chính xác và đúng cần phải đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau như: Đội ngũ nhân sự có trình độ, năng lực về chuyên môn nghiệp vụ; phải có đầy đủ thông tin từ nhiều nguồn khác nhau; nắm vững các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước; trung thực khách quan, đề cao trách nhiệm cá nhân; không được chủ quan, duy ý chí và phải có tầm nhìn xa, tầm nhìn chiến lược… Ngoài ra, phải tính toán và lường trước được những thuận lợi, khó khăn, rủi ro, kể cả khách quan

và chủ quan để chủ động đề xuất các giải pháp ngăn chặn và khắc phục

c) Đảm bảo tính khả thi và hiện thực trong công tác tham mưu, tổng hợp

Yêu cầu này đòi hỏi quá trình tham mưu, tổng hợp văn phòng cần bám sát thực tế, phân tích thực trạng các quy định pháp lý, thực trạng hoạt động và đội ngũ nhân sự… để chỉ ra được các ưu, nhược điểm và các giải pháp khắc phục Khi tổng hợp, tham mưu cần căn cứ vào luận cứ khoa học, không được lồng ghép mong muốn cá nhân trong tổng hợp, tham mưu, đề xuất Chỉ trên

cơ sở hiện thực và các luận cứ khoa học đầy đủ thì các kiến nghị, đề xuất mới khả thi

Trong tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức cần tuân thủ ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo song việc tuân theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, tổ chức phải tuân theo nguyên tắc nhất định Phải có chính kiến; bảo vệ suy nghĩ, kiến nghị, đề xuất có tính chất độc lập của mình

Muốn làm được điều này, cán bộ quản lý và nhân sự nghiên cứu tổng hợp của văn phòng phải am hiểu pháp luật, chế độ, chính sách thuộc phạm vi, lĩnh vực công tác được giao và các lĩnh vực công tác có liên quan

b) Có cơ sở khoa học, khách quan, trung thực

Nguyên tắc này xuất phát từ yêu cầu phải bảo đảm các vấn đề tham mưu, đề xuất chính xác và có chất lượng cao Chỉ trên cơ sở phân tích các luận cứ khoa học, cơ sở lý luận và thực tiễn tổng hợp thông tin liên quan đến nhiệm vụ được giao mới có thể tham mưu, đề xuất được chương trình, kế hoạch và các giải pháp thực hiện hữu hiệu

Nguyên tắc khách quan, trung thực trong tham mưu, tổng hợp phải xuất phát từ thực tế, thực trạng khách quan công việc hay nhiệm vụ đang giải quyết, khả năng hiện thực, điều kiện, năng lực thực tế của đội ngũ nhân sự và điều kiện cơ sở vật chất để thực hiện Tôn trọng nguyên tắc khách quan, trung

thực sẽ loại bỏ được sự chủ quan duy ý chí, lồng ghép các ý muốn và tham vọng cá nhân vào trong tham mưu, tổng hợp

c) Đề cao trách nhiệm trong công tác tham mưu, tổng hợp

Cần phải đề cao vai trò trách nhiệm của văn phòng trong công tác tham mưu, tổng hợp các nội dung cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức Yêu cầu tuân thủ nguyên tắc này nhằm mục đích giúp việc tham mưu, tổng hợp, đề xuất phải đảm bảo đúng chủ trương, quan điểm, đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước Khi tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quyết định một vấn

đề hệ trọng, tập thể và cá nhân tổng hợp, tham mưu phải thận trọng cân nhắc, tính toán kỹ, phải lường trước được hệ quả nếu tham mưu, tổng hợp không đúng, cá nhân và tập thể phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo, trước cơ quan,

tổ chức và trước pháp luật Đề cao trách nhiệm trong tham mưu, tổng hợp cũng là để hạn chế những sai lầm, rủi ro không cần thiết có thể sảy ra

d) Nguyên tắc chính xác, toàn diện và kịp thời

Đây là nguyên tắc phát sinh từ yêu cầu bảo đảm thông tin kịp thời cho lãnh đạo và quản lý Hoạt động điều hành, quản lý của cơ quan, tổ chức diễn

ra hàng ngày, hàng giờ; nhiều công việc, quyết định phải được xử lý, giải quyết và ban hành kịp thời trên cơ sở xem xét toàn diện các khía cạnh của vấn

đề (quá khứ, hiện tại và tương lai) Điều này đòi hỏi công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng phải cung cấp thông tin, phản ánh tình hình kịp thời cho lãnh đạo để xử lý giải quyết và ra các quyết định Việc tham mưu, tổng hợp không chính xác, không toàn diện và kịp thời dễ dẫn đến cơ quan, tổ chức không làm chủ được tình thế, đánh mất cơ hội phát triển

Điều này đòi hỏi đội ngũ nhân sự làm công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng phải hết sức năng động, ngoài khả năng tổng hợp phân tích tình hình còn phải biết ứng dụng thành thạo các kỹ năng và thành tựu khoa học công nghệ vào công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý

Tiểu kết

Trong chương 1, tôi đã trình bày một số khái niệm như: Khái niệm văn phòng; khái niệm tham mưu, tổng hợp; khái niệm công tác tham mưu, tổng hợp Tiếp đó, tôi đã đi sâu tìm hiểu và làm rõ: Nội dung tham mưu, tổng hợp của văn phòng; quy trình tham mưu, tổng hợp; vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp; yêu cầu và nguyên tắc trong công tác tham mưu, tổng hợp Đây là những nội dung quan trọng, đóng vai trò là cơ sở lý luận cho khóa luận tốt nghiệp và là cơ sở để tôi nghiên cứu thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế trong Chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÕNG CỤC PHÕNG CHỐNG HIV/AIDS, BỘ Y TẾ

2.1 Tổng quan về Cục và Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS,

ký Quyết định số 432/QĐ-TTg về việc thành lập “Cục Phòng, chống HIV/AIDS Việt Nam” thuộc Bộ Y tế trên cơ sở tách ra từ Cục Y tế Dự phòng

và Phòng, chống HIV/AIDS Ngày 26/7/2005, Bộ trưởng Bộ Y tế đã ký Quyết định số 21/2005/QĐ-BYT về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Phòng, chống HIV/AIDS chính thức đi vào hoạt động Trải qua 15 năm hoạt động và phát triển, Cục Phòng chống HIV/AIDS đã tạo nên một bước ngoặt quan trọng trong công tác phòng chống HIV/AIDS ở nước ta và cũng là một minh chứng về sự cam kết mạnh mẽ của Chính phủ nhằm quyết tâm đẩy lùi đại dịch nguy hiểm này

 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

Ngày 29/11/2017, Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành Quyết định số 5386 BYT Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục

/QĐ-Phòng, chống HIV/AIDS [Xem chi tiết tại Phụ lục 1]

Vị trí, chức năng

Nhiệm vụ, quyền hạn

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Cục Phòng, chống HIV/AIDS gồm: 04 phòng chức năng và 02 đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sơ đồ cơ cấu tổ chức Cục Phòng,

chống HIV/AIDS [Xem chi tiết tại Phục lục 2]

[Xem sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục tại Phụ lục 4]

2.2 Tình hình công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế

2.2.1 Nội dung tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS

2.2.1.1 Tham mưu, tổng hợp trong công tác hành chính, quản trị

a) Tham mưu xây dựng và ban hành chương trình, kế hoạch

Theo nhiệm vụ được giao, Văn phòng Cục có trách nhiệm xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác để tham mưu giúp lãnh đạo Cục tổ chức thực hiện tốt một khối lượng công việc lớn, phức tạp của cơ quan Cục và của ngành y tế một cách thực sự logic, khoa học và hiệu quả

Kết quả khảo sát chỉ rõ, căn cứ để Văn phòng Cục xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Cục thường là các chương trình chiến lược như: Chương trình cải cách hành chính; chương trình thực hiện Nghị

quyết của Đảng; chương trình xây dựng luật, pháp lệnh hàng năm của Quốc hội; chương trình công tác của Chính phủ và của Bộ Y tế; các nhiệm vụ được giao trong các văn bản chỉ đạo của Bộ Y tế Để đảm bảo tính khả thi, chương trình, kế hoạch công tác còn được Văn phòng Cục xây dựng căn cứ vào năng lực thực tế, tình hình nhân lực, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị có liên quan Văn phòng Cục có trách nhiệm tổng hợp thông tin, sự kiện, số liệu các văn bản có liên quan để xác định nội dung, vấn đề bảo đảm hợp lý, đúng trọng tâm, trọng điểm; xây dựng dự thảo chương tình, kế hoạch công tác Do mức

độ, tính chất quan trọng của nội dung chương tình, kế hoạch công tác nên thông thường việc xây dựng chương trình, kế hoạch do đồng chí Cục trưởng chỉ đạo, có tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị thuộc Cục có liên quan vào dự thảo; một số chương trình, kế hoạch công tác lớn của Cục được tập thể lãnh đạo Cục xem xét, cho ý kiến nhằm phát huy trí tuệ tập thể Như vậy, chương trình, kế hoạch công tác của Cục được xây dựng theo một lộ trình hợp lý dựa trên các văn bản, thông tin của các đơn vị và nghiên cứu, tổng hợp phân tích của Văn phòng Cục nhằm đảm bảo tính hai chiều, đáp ứng đòi hỏi thực tiễn công tác, hạn chế tối đa tính áp đặt, chủ quan

Hàng năm, trong hoạt động thường xuyên của mình, Văn phòng Cục là đơn vị chủ trì soạn thảo nhiều chương trình, kế hoạch công tác của Cục Đó là:

- Chương trình công tác năm của Cục Phòng, chống HIV/AIDS;

- Chương trình hành động của Cục Phòng, chống HIV/AIDS thực hiện các chương trình hành động của Chính phủ và của Bộ Y tế;

- Chương trình công tác tuần, tháng, quý, 6 tháng của Cục;

- Kế hoạch thực hiện các sự kiện lớn của Cục và ngành y tế;

- Kế hoạch xây dựng các đề án, văn bản trình Chính phủ, Bộ Y tế ban hành;

- Kế hoạch công tác của Cục (bao gồm xây dựng các văn bản, hoạt động kiểm tra việc thực hiện chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch của Cục và các hoạt động khác…)

Trong việc xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, Văn phòng Cục đặc biệt chú trọng đến chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của Cục Đây là văn bản làm cơ sở cho các hoạt động chủ yếu của cơ quan Cục trong cả năm công tác Việc xây dựng và ban hành văn bản này luôn nhận được sự quan tâm của lãnh đạo Cục cũng như các đơn vị cả về nội dung và tiến độ nhằm đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo Yêu cầu đặt ra đối với một chương trình, kế hoạch công tác là phải có hình thức phù hợp và nội dung rõ ràng, đầy đủ như: có các tiêu chí phấn đấu cụ thể, các sản phẩm đầu ra hợp lý, lộ trình thực hiện rõ ràng… Thông thường, một chương trình, kế hoạch công tác được Văn phòng Cục xây dựng gồm ba phần: Phần mở đầu nêu vấn đề, bối cảnh tình hình, những nhân tố tác động, mục đích của việc thực hiện chương trình; phần nội dung chính liệt kê theo thứ tự các mặt công tác phải thực hiện theo một trình tự hợp lý; phần tổ chức thực hiện xác định những đơn vị và cá nhân có trách nhiệm thực hiện, bao gồm những vấn đề có liên quan đến tổ chức triển khai như xác định trách nhiệm xây dựng kế hoạch hoặc chương trình hành động để triển khai thực hiện, việc

tổ chức kiểm tra thực hiện chương trình theo định kỳ và trách nhiệm báo cáo kết quả thực hiện với các cá nhân, cơ quan có thẩm quyền Kế hoạch công tác năm 2020 của Cục và Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế được cụ thể hóa bằng Kế hoạch số: 242/KH-AIDS ngày 15 tháng 12 năm

2019 về việc ban hành kế hoạch trọng tâm công tác năm 2020

Văn phòng Cục với chức năng tham mưu của mình là đơn vị được Cục trưởng giao trách nhiệm đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác định kỳ; chương trình, kế hoạch xây dựng các dự án, các văn bản của Cục Để thực hiện nhiệm vụ này, Văn phòng Cục thường xuyên giữ mối quan hệ phối hợp với các đơn vị thuộc Cục, trực tiếp làm việc với những bộ phận làm công tác tổng hợp nhằm bám sát tình hình thực hiện các nội dung công việc ghi trong chương trình, kế hoạch công tác, qua đó đôn

đốc về tiến độ thực hiện hoặc về việc hoàn thiện các thủ tục, hồ sơ trình cấp

có thẩm quyền Hình thức đôn đốc, theo dõi, kiểm tra là thông qua các báo cáo giao ban định kỳ; các thông báo về kết quả thực hiện kết luận giao ban; bằng các cuộc họp và nhắc nhở của lãnh đạo Cục đối với các đơn vị liên quan

Từ kết quả đôn đốc, theo dõi, kiểm tra, Văn phòng Cục kiến nghị các biện pháp để bảo đảm thực hiện, kể cả việc sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác của Cục cho phù hợp với chương trình công tác của Bộ Y tế và các nhiệm vụ mới phát sinh Để điều chỉnh chương trình,

kế hoạch công tác đã được phê duyệt, trước hết Văn phòng Cục tiến hành rà soát lại toàn bộ các nội dung công việc đã được đưa vào chương trình, kế hoạch và tiến độ thực hiện; trên cơ sở đó, trao đổi ý kiến với các cơ quan, đơn

vị có liên quan cả ở trong và ngoài Cục Tiếp đó, Văn phòng Cục báo cáo xin

ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Cục, phối hợp với các đơn vị liên quan lập văn bản, tờ trình để báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, cho phép thực hiện Nội dung điều chỉnh thường là đề xuất việc chuyển nội dung nhiệm vụ cho đơn vị khác thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao; bổ sung những nhiệm vụ cần thiết phải thực hiện ngay để đáp ứng yêu cầu thực tiễn…

Nhìn chung, kế hoạch và các nội dung công tác trong kế hoạch trọng tâm công tác của Cục và Văn phòng Cục được đánh giá tốt khi có sự phân công cụ thể, quy định rõ ràng trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ

b) Tham mưu ban hành quy chế, nội quy hoạt động

Việc xây dựng và áp dụng nội quy, quy chế có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của Cục Phòng, chống HIV/AIDS Nhờ có nội quy, quy chế cán bộ, công chức, người lao động làm việc trong Cục thống nhất, tuân thủ đúng các quy tắc về thời gian, quy trình đồng thời là cơ sở để lãnh đạo Cục tiến hành kiểm tra, đánh giá dễ dàng và chính xác Thực hiện chức năng của mình, trong những năm qua, Văn phòng Cục đã tham mưu cho lãnh đạo Cục

ban hành nhiều nội quy, quy chế bao gồm: Nội quy ra vào cơ quan; nội quy phòng cháy, chữa cháy; nội quy sử dụng xe công; quy chế làm việc…

[Xem chi tiết tại Phụ lục 5]

Để tham mưu, ban hành được các nội quy, quy chế phù hợp, đội ngũ nhân sự làm công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Cục đã tiến hành đồng bộ nhiều biện pháp nghiệp vụ khác nhau như: Tổng hợp ý kiến, đề xuất của cán bộ, công chức, người lao động trong Cục; nghiên cứu quy định của pháp luật, cơ quan cấp trên và thực tiễn tại Cục sau đó xây dựng dự thảo, tổ chức lấy ý kiến trước khi trình Lãnh đạo Cục xem xét ký ban hành

Kết quả khảo sát tại Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS, Bộ Y tế tác giả nhận thấy quy trình xây dựng nội quy, quy chế tại đây được thực hiện như sau:

- Bước 1: Thu thập thông tin từ các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản của Bộ, ngành liên quan và từ thực tế hoạt động tại Cục;

- Bước 2: Xử lý thông tin và xây dựng dự thảo nội quy, quy chế;

- Bước 3: Lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị trong Cục;

- Bước 4: Hoàn thiện, trình lãnh đạo Cục ký ban hành;

- Bước 5: Tổ chức thực hiện nội quy, quy chế

Việc ban hành nội quy, quy chế góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức từ đó nâng cao chất lượng hoạt động của Cục Tham mưu ban hành nội quy, quy chế hoạt động của Cục đã giúp Văn phòng Cục khẳng định sự đa dạng trong tầm nhìn cũng như chuyên môn, nghiệp vụ của mình trong hoạt động chung của cơ quan

c) Tham mưu tổ chức và quản lý công tác văn thư - lưu trữ

Tham mưu tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ là nội dung gắn liền với hoạt động của Văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS Đây là quá trình tác động bao gồm các hoạt động: Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo

về văn thư – lưu trữ; tổ chức đào tạo, hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ và kiểm