Thực trạng công tác kế toán tại công ty Cổ phần công nghệ tin học và điện tử

Thực trạng công tác kế toán tại công ty Cổ phần công nghệ tin học và điện tử

LỜI NÓI ĐẦU

Trong mục tiêu công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước và trong thời kì hội nhập kinh tế thế giới là một xu thế khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến các thành phần kinh tế và các loại hình doanh nghiệp trong xã hội Tháng 11/2007 đã đánh dấu một bước ngoặt lớn với việc Việt Nam gia nhập tổ chức Thương mại thế giới WTO Đây là một cơ hội đồng thời cũng là một thách thức lớn để mở rộng, hợp tác liên doanh và thâm nhập thị trường thế giới Đó cũng là thử thách về mặt kỹ thuật, chuyên môn, quản lý, nhân sự… Nếu biết tận dụng thời cơ thì đây là “cơ hội Vàng” với các doanh nghiệp Việt Nam để

có thể đẩy mạnh phát triển, thu hút đầu tư của các nước tư bản và hứa hẹn sẽ đem lại hiệu quả kinh tế cao

Trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo

cơ chế thị trường định hướng XHCN hiện nay Để tồn tại và phát triền đòi hỏi các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh không chỉ xác định cho được hướng đầu tư chiến lược, đưa ra những chính sách đúng đắn , kịp thời nhằm hướng các hoạt động của doanh nghiệp đạt được các mục tiêu

nghệ tin học và điện tử.

Phần III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán

tại công ty Cồ phần công nghệ tin học và điện tử.

Báo cáo tốt nghiệp của em được hoàn thành với sự hướng dẫn nhiệt tình và khoa học của Thạc sỹ Nguyễn Đăng Huy, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các phòng ban và đặc biệt là các anh chị phòng Kế toán thuộc công ty

Cổ phần công nghệ tin học và điện tử

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song do trình độ và thời gian hạn hẹp nên báo cáo của em còn nhiều sai sót và không tránh khỏi những sai sót về cả nội dung và hình thức Nên em mong được sự góp ý của các thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

CÔNG NGHỆ TIN HỌC VÀ ĐIỆN TỬ

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần tin học và điện tử:

Tên công ty: Công ty cổ phần công nghệ tin học và điện tử

Tên giao dịch : INFORMATIC AND ELECTRONIC TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY.

Tên viết tắt: ITECH JSC

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103000216, do Sở Kế Hoạch

và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu vào ngày 10/01/2001 và đăng ký thay đổi lần thứ 3 ngày 17/09/2007

Công ty có trụ sở chính tại: F12 nhà L5 Thái Thịnh, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

Văn phòng giao dịch: 31 Cao Bá Quát – Hà Nội

Ngành nghề hoạt động kinh doanh của công ty khá rộng:

- Sản xuất vật tư, thiết bị điện, điện tử, tin học và phần mềm tin học;

- Dịch vụ lắp đặt, sửa chữa thiết bị điện tử, tin học, viễn thông;

- Mua bán các thiết bị vật tư văn phòng;

Vốn điều lệ của công ty: 2.500.000.000 VND

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

Hoạt động trong lĩnh vực Công nghệ thông tin và điện tử, chức năng và nhiệm vụ của công ty khá rộng và đa dạng:

- Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là hàng điện, điện

tử, tin học, viễn thông)

- Dịch vụ tư vấn và đào tạo trong lĩnh vực điện tử tin học viễn thông

- Dịch vụ chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện tử, tin học, viễn

- Dịch vụ xúc tiến thương mại

- Sản xuất vật tư, thiết bị điện, điện tử, tin học và phần mềm tin học

- Dịch vụ lắp đặt, sửa chữa thiết bị điện tử, tin học, viễn thông

- Mua bán các thiết bị vật tư văn phòng

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

3.1 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

Bộ máy quản lý của công ty bao gồm những cán bộ công nhân viên đã có bằng cấp và kinh nghiệm làm việc, tay nghề vững vàng, có khả năng tốt trong từng lĩnh vực, hoạt động của công ty Bộ máy quản lý của công ty được quản

lý theo mô hình trực tuyến chức năng (Được thể hiện qua phụ lục 1)

3.2 Chức năng của nhiệm vụ:

♦ Giám Đốc: Là người đứng đầu công ty, có nhiệm vụ điều hành mọi

hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động kinh doanh của công ty

♦ Phó Giám Đốc: Là người hỗ trợ giúp giám đốc điều hành hoạt động

của công ty, chịu sự phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm chung trước giám đốc trong việc tiến hành hoạt động kinh doanh của công ty

♦ Phòng Hành chính: Quản lý bộ máy tổ chức của công ty, quản lý đội

ngũ cán bộ công nhân viên theo chế độ chính sách hiện hành

♦ Phòng Tài chính kế toán: theo dõi và quản lý mọi hoạt động liên quan

đến lĩnh vực tài chính kế toán, có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo Giám sát và phản ánh mọi hoạt động của công

ty Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mưu về mặt Tài chính – kế toán của công ty, những số liệu về chi phí, doanh thu từ kinh doanh được đưa lên phòng kế toán để hạch toán

♦ Phòng Kinh doanh: Có chức năng giúp đỡ Ban giám đốc quản lý,

giám sát mọi hoạt động kinh doanh của công ty Thực hiện việc xem xét về hợp đồng và ký kết hợp đồng dưới sự phê duyệt của Giám đốc công ty

4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty:

4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty:

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung Phòng Kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hằng năm, sử dụng đơn vị tiền tệ để thanh toán là đồng Việt Nam

Hình thức sổ kế toán áp dụng hiện nay của công ty là Nhật Ký Chung Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ vào yêu cầu quản lý, công

ty tổ chức bộ máy kế toán (Theo mô hình Phụ Lục 2)

4.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:

♦ Kế toán trưởng: Kế toán trưởng có trách nhiệm phân công lao động kế

toán hợp lý, hướng dẫn toàn bộ kế toán trong phòng phát huy khả năng chuyên môn góp phần thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của kế toán

♦ Kế toán tổng hợp: Tổng hợp lập các báo cáo tài chính của công ty, tổ

chức thông tin kinh tế, tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán, tổ chức

kế toán tổng hợp, phân tích hoạt động kinh doanh

♦ Kế toán tiền lương, TGNH: Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi

tiết tiền lương (BHXH,BHYT,KPCĐ) Phụ trách tiền mặt, TGNH, phản ánh các khoản nợ phải thu, phải trả từ đó kiểm tra và lập các chứng từ thanh toán thu chi bằng tiền mặt

♦ Kế toán thuế: Thực hiện các công việc liên quan đến các báo cáo thuế

cho hoạt động kinh doanh của công ty Kê khai thuế GTGT hàng tháng, nộp báo cáo thuế cho cục thuế, nộp thuế hàng tháng cho kho bạc và giải trình báo cáo thuế (nếu được yêu cầu)

♦ Thủ quỹ: Đảm bảo việc quản lý thu chi các hoạt động tài chính kế toán

của công ty

4.3 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:

Chu trình kế toán được thực hiện kế tiếp nhau Việc tổ chức thực hiện các chu trình kế toán phải được sắp xếp, nhằm đảm bảo các nguyên tắc ghi chép ban đầu, đầy đủ, chính xác, có hệ thống các thông tin tài chính – kế toán, theo các biểu mẫu quy định của từng hình thức kế toán của Bộ tài chính

Công ty cổ phần công nghệ tin học và điện tử là một công ty 100% vốn

tư nhân Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức “Nhật ký chung” thể hiện qua phụ lục 3 Các loại sổ kế toán chủ yếu: Sổ nhật ký chung,

Sổ kế toán chi tiết, Sổ cái, Sổ nhật ký đặc biệt(Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền)

Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, các đối tượng cần theo dõi chi tiết, kế toán ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan và đồng thời phản ánh trên sổ Nhật ký chung Trên cơ sở sổ Nhật ký chung, kế toán vào các sổ Cái có liên quan Trong trường hợp đơn vị có mở các sổ kế toán đặc biệt (4 mẫu sổ đã nêu) trên cơ sở các chứng từ gốc, kế toán ghi vào các sổ nhật ký đặc biệt này (những chứng từ gốc đã phản ánh trên Nhật ký đặc biệt sẽ không phản ánh trên sổ Nhật ký chung), cuối tháng lấy số liệu để chuyển vào các sổ cái có liên quan Cuối kỳ kế toán, cộng số liệu trên các sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết Sau khi đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết, kế toán lập các báo cáo tài chính

Tài khoản sử dụng hầu hết là các tài khoản có liên quan đến hoạt động của công ty, thuộc danh mục hệ thống Tài khoản doanh nghiệp Chế độ áp dụng tại Công ty theo quyết định 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành

5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty:

Từ khi thành lập đến nay tuy thời gian không dài nhưng Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học và Điện tử cũng đang dần khẳng định được vị thế của mình trên thị trường công nghệ thông tin, tạo được niềm tin và uy tín rộng rãi đến với khác hàng Công ty đang tăng cường đổi mới phương tiện, kỹ thuật góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh của Công ty.Mức tăng trưởng doanh thu và tình hình hoạt động trong kinh doanh được thể hiện qua phụ lục 4

Năm 2008 doanh thu đạt: 30.296.700.000 VNĐ, năm 2007 doanh thu đạt: 20.136.300.000 VNĐ Điều đó có nghĩa doanh thu của công ty tăng 10.159.400 VNĐ, tương ứng với tỉ lệ 150% Bên cạnh đó giá vón hàng bán năm 2008 là: 20.121.400.000 VNĐ, năm 2007 là 9.871.500.000 VNĐ tăng 10.249.900.000 VNĐ, tương ứng với tỉ lệ: 203,8%

Tuy nhiên lợi nhuận từ hoạt động tài chính của công ty lại giảm xuống, năm 2008 đạt: 1.800.000.000 so với năm 2007 là 2.300.000.000 VNĐ, giảm 500.000.000 VNĐ tương ứng với tỉ lệ: 78%

• Phiếu thu,Phiếu chi

• Biên lai thu tiền

• Giấy đề nghị thanh toán

1.2.Tài khoản sử dụng

• Tk 111: tiền mặt

• Tk 112: tiền gửi ngân hàng

• Một số tài khoản liên quan như : TK 131,TK 152,TK 211

1.3.Phương pháp hạch toán

Ví dụ: Ngày 13/08 Công ty mua hàng hoá nhập kho hết 10.360.500 đồng,giá chưa bao gồm thuế GTGT 5% Công ty thanh toán bằng tiền mặt tại quỹ

và nhập khẩu.

2.1.Chứng từ sử dụng

• Hoá đơn GTGT

• Tờ khai hải quan

• Hoá đơn mua hàng

• Hoá đơn bán hàng(do bên bán cung cấp)

• Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá

• Phương thức bán lẻ

3.2.Kế toán hàng bán

3.2.1.Chứng từ sử dụng

• Phiếu thu,phiếu chi để ghi nhận các khoản thu chi bằng tiền

• Giấy báo nợ,báo có của ngân hàng

• Các chứng từ khác liên quan (nếu có)

Nợ TK 111: Khách hàng ứng trước bằng tiền mặt

Nợ TK 112: Khách hàng ứng trước bằng chuyển khoản

Có TK 131: Khách hàng ứng trước

Ví dụ: Ngày 17/09/2008,xuất bán trực tiếp cho khách hàng(A) 8 bộ máy tính với giá bán là: 9.500.000 đồng/Bộ,thuế GTGT: 5%.Kế toán ghi:

Xuất bán 8bộ máy tính cho khách hàng A, khách hàng chấp nhận thanh toán sau

Nợ TK 131: 79.800.000 đồng

Có TK 511: 76.000.000 đồng

Có TK 333.11: 3.800.000 đồngKết chuyển giá vốn

• Biên bản xác nhận giảm giá hàng bán

• Phiếu chi,giấy báo nợ

Có TK 111: Tổng số tiền thanh toán bằng TM

Có TK 112: Tổng số tiền thanh toán bằng chuyển khoản

Có TK 131: Tổng số tiền thanh toán trừ vào nợ phải thu

Ví dụ 1: Ngày 20/09/2008, Công ty xuất bán theo phương thức đổi hàng cho khách hàng B 10.000 bao bì sản phẩm có trị giá: 300.000.000 đồng, giá bán: 462.000.000 đồng, gồm 10% thuế GTGT để nhận về một tài sản cố định trị giá: 600.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

3.4.1.Chứng từ hạch toán

• Hoá đơn thuế GTGT.

• Phiếu thu, phiếu chi

• Bảng kê thanh toán tạm ứng.

• Các chứng từ khác có liên quan

3.4.2.Tài khoản sử dụng

• TK 641: Chi phí bán hàng.

• TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

• TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

3.4.3.Phương pháp hạch toán

a.Kế toán chi phí bán hàng

+ Cuối tháng, tính tiền lương phải trả cho nhân viên bộ phận bán hàng

Nợ TK 641(1): Chi phí nhân viên

Có TK 334: Phải trả công nhân viên

+ Trích các khoản trên tiền lương theo quy định

Nợ TK 641(1): Chi phí nhân viên

Có TK 338(2): Kinh phí công đoàn

Có TK 338(3): Bảo hiểm XH

Có TK 338(4): Bảo hiểm YT

Ví dụ : Ngày 18/09/2008, dịch vụ mua ngoài chưa thanh toán cho khách hàng theo hoá đơn là: 8.000.000 đồng,thuế GTGT 10%; phân bố cho bộ phận kinh doanh là 6.000.000 đồng và bộ phận quản lý DN là 2.000.000 đồng, kế toán ghi:

+ Tính tiền lương phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 642(1); Chi phí nhân viên quản lý

Có TK 334: Phải trả công nhân viên

Ví dụ: Ngày 30/09/2008 tính tiền lương phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp.Dựa vào bảng phân bố tiền lương 09/2008, kế toán ghi:

Nợ TK 642(1): 45.443.960 đồng

Có TK 334: 45.443.960 đồng

c.Kế toán xác định kết quả kinh doanh

+ Kết chuyển các khoản doanh thu của số sản phẩm,hàng hoá,dịch vụ đã tiêu thụ bên ngoài và thu thập khác phát sinh trong kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh

Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Nợ TK 711: Thu nhập khác

Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

+ Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm,hàng hoá,dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ,chi phí bán hàng,chi phí quản lý doanh nghiệp,chi phí khác phát sinh trong

kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh

Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

4.1.Chứng từ sử dụng

• Hoá đơn giá trị gia tăng

• Biên bản giao nhận tài sản cố định

• Biên bản thanh lý tài sản cố định

• Biên bản đánh giá lại tài sản cố định

4.2.Tài khoản sử dụng

• TK 211: Tài sản cố định hữu hình

• TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang

• TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản

• TK 811: Chi phí khác

Ngoài ra, còn một số tài khoản liên quan như: Tk 411, TK 711

4.3.Phương pháp kế toán

4.3.1.Kế toán tăng tài sản cố định

Tài sản cố định tăng do mua sắm.Dựa vào các chứng từ liên quan, kế toán xác định nguyên giá TSCĐ và lập biên bản giao nhận TSCĐ

Ví dụ: Ngày 26/10 Công ty mua một chiếc máy in SONY trị giá:

18.700.000 đồng đã bao gồm thuế GTGT 10%.Công ty dùng tiền mặt để thanh toán.Kế toán định khoản:

Nợ TK 211: 17.000.000 đồng

Nợ TK 133: 1.700.000 đồng

Có TK 111: 18.700.000 đồng

4.3.2.Kế toán giảm tài sản cố định

Tài sản cố định hữu hình của công ty có thể giảm do công ty đã khấu hao hết giá trị tài sản nên bán,thanh lý

Ví dụ: Ngày 15/08 Công ty nhượng bản chiếc máy Photocopy nguyên giá 20.000.000 đồng.Chi phí nhượng bán hết 100.000 đồng được thanh toán bằng tiền mặt.Khấu hao luỹ kế la 8.500.000 đồng.Tiền nhượng bán công ty thu bằng chuyển khoản: 12.500.000 đồng,trong đó thuế GTGT: 10%

Kế toán hạch toán như sau:

4.4.Kế toán khấu hao tài sản cố định

Phương pháp khấu hao tài sản mà công ty áp dụng là phương pháp khấu hao bình quân

Mức khấu hao được tính dựa trên giá trị của tài sản cố định và thời gian

Mức khấu hao hàng năm = 120.000.000/10 = 12.000.000 đồng

Ví dụ 2: Trong tháng 09/2008 phân bố khấu hao TSCĐ như sau:

Hiện nay, công ty TNHH Tiếp Thị và Truyền Thông Anh Em đang

áp dụng hình thức trả lương theo thời gian.Để tính được tiền lương phải trả cho người lao động,kế toán phải căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương trong tháng với số liệu của tháng 09/2008.Trong đó hệ số bậc lương được xác định theo các mức khác nhau đối với từng đối tượng.Cơ sở tính lương còn dựa trên ngày công thực tế của người lao động,bộ phận kế toán tiền lương trong công

5.3.Phương pháp hạch toán

+ Trả lương nhân viên quản lý: 45.443.960 đồng

Dựa vào bảng phân bổ tiền lương thang 09/2008(Phụ lục 5), kế toán ghi:

• Hoá đơn thuế GTGT

• Phiếu thu,phiếu chi

• Giấy báo nợ, Giấy báo có

6.2.Tài khoản sử dụng

• TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

• TK 111: Tiền mặt

• TK 112: Tiền gửi Ngân hàng

Ngoài ra,còn một số hạch tài khoản liên quan: 151,156,211,213

6.3.Phương pháp hạch toán

+ Đối với vật tư,hàng hoá,dịch vụ mua về dùng đồng thời cho sản

xuất,kinh doanh hàng hoá dịch vụ chịu thuế nhưng không tách riêng ra

được,kế toán ghi: