Quản lý kế toán doanh nghiệp luận văn tốt nghiệp đại học

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý ở từng doanh nghiệp đối với các đối tợng kế toán cụthể mà có thể mở thêm các tài khoản cấp 3, cấp 4… Có thể nói hệ thống tài khoản này sinh ra để làm gọn cá

Trờng đại học vinh Khoa công nghệ thông tin

Lời nói đầu

Sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin hiên nay đã tác động sâu sắc đến mọilĩnh vực của xã hội ở nớc ta ở nớc ta, việc đinh hớng và điều phối các hoạt độngtriển khai công nghệ thông tin không còn ở mức độ thử nghiệm nữa mà đã thành nhucầu bức thiết của quá trình phát triển Phạm vi ứng dụng của CNTT càng ngày càng

đợc mở rộng trên nhiều lĩnh vực: Truyền thông, đo lờng, điều khiển tự động, quản lýcác hoạt động của con ngời và xã hội… Đặc biệt, ở nớc ta hiện nay việc ứng dụng tinhọc trong quản lý chiếm phần lớn về sản phẩm phần mềm tin học Những thành tựu

về công tác quản lý đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực, tạo ra phơng pháp quản lýmới hiệu quả, nhanh chóng và chính xác, khoa học, giảm bớt nhân lực và công sức.Giúp các nhà quản lý có tầm nhìn bao quát, nắm bắt kịp thời các đòi hỏi về thông tin

và các yêu cầu cần xử lý

Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các ngôn ngữ lập trình, các hệ quản trị cơ sở dữliệu không ngừng phát triển và đổi mới, cho phép chúng ta xây dựng các phần mềmứng dụng Các phần mềm này có giá trị đáp ứng các yêu cầu cũng nh đòi hỏi của ng-

ời sử dụng Với tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việcquản lý cho nên em đã tìm hiểu và sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ cơ

sở dữ liệu Microsoft Access để xây dựng phần mềm “ Quản lý kế toán doanh

nghiệp ”.

Chơng 3: Thiết kế giao diện và Modul trong chơng trình

Chơng 4: Một số vấn đề về ngôn ngữ Visual Basic

Luận văn đợc hoàn thành vào tháng 5 năm 2005 tại trờng Đại Học Vinh, dới sự hớngdẫn của thầy giáo Thạc sỹ Lê Văn Bằng Em xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâusắc của em đến thầy Ngời đã định hớng và tận tình giúp đỡ em trong quá trìnhnghiên cứu đề tài cũng nh để thực hiện đợc đề tài này Xin chân thành cảm ơn cácthầy cô giáo trong khoa CNTT đã giảng dạy và chỉ bảo những vấn đề liên quan đến

đề tài

Vinh, Tháng 5 năm 2005

CHơNG I TìM HIểU VΜ đặC Tả BΜI TOáN

Chúng ta đang xem xét vấn đề bài toán thực tế ở đây là: Kế toán vốn bằng tiền

Ban đầu, khi đi vào hoạt động sản xuất thì mỗi doanh nghiệp có 1 lợng tiền nhất

định Nhiệm vụ của ngời kế toán ở đây là quản lý lợng tiền thu vào, thu vào từ đâu,với lợng bao nhiêu và khi chi ra thì phải chi cho đơn vị nào, với lợng bao nhiêu Cuốimỗi kỳ quyết toán thì ngời kế toán phải lập các báo cáo kế toán để nhà lãnh đạo,quản lý biết tình hình sử dụng các loại tài sản, vật t, tiền vốn, tính hiệu quả, phân tích

đánh giá tình hình, kết quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp, từ đó mà đề ra cácbiện pháp, các quyết định phù hợp với hớng phát triển của doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp thì trong quá trình hoạt động SXKD thì mọi nguồn thu chi

là rất lớn và bao gồm nhiều lĩnh vực thu chi khác nhau chính vì vậy không thể quản

lý bắng tên để đánh giá một nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chính vì vậy mà ngời taphải mã hoá các nguồn thu chi đó chính là: Hệ thống tài khoản kế toán- Hệ thống tàikhoản kế toán do Bộ tài chính ban hành

Tài khoản cấp 1 đợc ký hiệu bằng 3 con số, trong đó số thứ nhất là loại tài khoản, sốthứ hai là nhóm tài khoản trong loại; số thứ ba là tên tài khoản cấp 1 của nhóm tàikhoản đó

Tài khoản cấp 2 đợc ký hiệu bằng 4 con số, trong đó 3 số đầu là ký hiệu của tàikhoản cấp 1; số thứ t là tên tài khoản cấp 2 trong tài khoản cấp 1

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý ở từng doanh nghiệp đối với các đối tợng kế toán cụthể mà có thể mở thêm các tài khoản cấp 3, cấp 4…

Có thể nói hệ thống tài khoản này sinh ra để làm gọn các mục trong quản lý

Trên thực tế, Đối với một doanh nghiệp khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh – tức làmột hoạt động thu chi thì không phải lúc nào cũng thanh toán bằng tiền mặt mà cóthể bằng chuyển khoản qua

2 Một số chức năng xử lý chính của chơng trình kế toán:

• Tiền mặt: Quản lý các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng

với nhà cung cấp, những chi phí bán hàng Lập chúng từ thu, chứng từ chi, báocáo tổng hợp thu chi và báo cáo quỹ

• Tiền gửi ngân hàng: Phản ánh tình số hiện có và tình hình hoạt động về các

khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng hoặc công ty tài chính nếu có

• Tiền đang chuyển: Tiền đang chuyển là các khoản: Tiền mặt hoặc séc nộp

vào ngân hàng, kho bạc; Tiền chuyển qua bu điện để trả đơn vị khác; thu tiềnbán sản phẩm nộp thuế ngay cho kho bạc nhà nớc nhng cha nhận đợc giấy báohay bản sao kê của ngân hàng

Chứng từ kế toán:

Để hạch toán tiền đang chuyển sử dụng chứng từ kế toán:

+ Phiếu chi

+ Giấy báo Có của ngân hàng

+ Giấy báo Nợ của ngân hàng

Và điều quan trọng là phải tạo ra một giao diện thân thiện với ngời sử dụng

II Lựa chọn phơng pháp và hệ quản trị cơ sỏ dữ liệu

1 Lựa chọn phơng pháp

Căn cứ vào những kết quả phân tích ở trên, em thấy rằng phơng pháp đợc sử dụngtrong việc tin học hoá quản lý kế toán doanh nghiệp nên là phơng pháp tin học hóatừng phần Theo phơng pháp này các chức năng đợc phát triển tơng đối độc lập vớinhau Do đó, việc thực hiện đơn giản hơn, đầu t ban đầu không lớn Và phơng phápnày không làm biển đổi cơ bản và sâu sắc cấu trúc của hệ thống nên đợc chấp nhậntrong thực tế Điểm mạnh nổi bật của phơng pháp này làtính mở của hệ thống, việc

bổ sung sửa đổi các phân hệ không làm ảnh hởng đến các phân hệ kháccũng nh toàn

bộ hoạt động của hệ thống Với những u điểm đó phơng pháp tin học hoá từng phần

là hoàn toàn phù hợp với nhu cầu, trình độ tổ chức, quy mô hệ thống và khả năngthực tế của doanh nghiệp

2 Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một bộ chơng trình dùng để xử lý và thay đổi cơ sỏ dữliệu để đảm bảo sự thống nhất theo chuẩn, kiểm tra và điều hành quá trình sử dụng

và khai thác dữ liệu Khi tiến hành xây dựng một phần mềm quản lý, việc lựa chọn

hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải dựa trên mục tiêu tích cực hoá vai trò quản trị Đó là:

- Cung cấp các công cụ hữu hiệu để sản sinh ra chơng trình giải quyết hàng loạtvấn đề cơ bản trong việc giải quyết bài toán quản lý

- Cho phép xây dựng hệ thống ngân hàng dữ liệu thích ứng với nhu cầu thực tiễnứng dụng

- Xử lý có hiệu quả trong việc tổ chức, chia xẻ và kết hợp tài nguyên về dữ liệu,khắc phục các tranh chấp và hạn chế mất mát dữ liệu

Phải có quy trình bảo mật thông tin trong việc phân quyền truy nhập và khai thác dữliệu nhiều ngời sử dụng

Trong những năm gần đây, khi các ứng dụng trong quản lý đã trở nên quen thuộc vớimọi ngời Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên PC nh Foxpro hay Microsoft Access,Microsoft Visual Basic đã trở thành phổ dụng Trong đó Microsoft Visual Basic cho

phép bạn lu trữ và quản lý một khối lợng thông tin lớn Đó chính là lý do mà nhiềungời lập trình đã chọn ngôn ngữ Microsoft Visual Basic làm công cụ cài đặt hệthống Căn cứ vào những yêu cầu của đề tài em đã chọn ngôn ngữ Microsoft VisualBasic để cài đặt và phát triển đề tài luận văn của mình.

chơng II Phân tích thiết kế hệ thống

Các b ớc thực hiện:

- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu

- Xây dựng mối quan hệ giữa các thực thể

- Xây dựng mô hình dữ liệu 2.Phân tích hệ thống cũ

Mọi thao tác của hệ thống cũ đều thực hiện thủ công nên rất khó khăn trong việc lutrữ và xử lý thông tin Bởi vậy cần xây dựng một chơng trình quản lý bằng máy tính

để trợ giúp việc quản lý một cách chính xác và hiệu quả hơn, làm giảm nhẹ một phần

+ Tiền đang chuyển

- Báo cáo sổ quỹ tiền mặt

- Báo cáo sổ cái tài khoản

- Báo cáo sổ cái tổng hợp

- Báo cáo cân đối tài khoản

• Tiền giửi ngân hàng

- Sổ tiền giửi ngân hàng

- Sổ theo dõi nộp Séc

• Tiền đang chuyển

- Sổ chi tiết tài khoản

4 Sơ đồ phân cấp chức năng( Của hệ thống mới )

Sơ đồ phân cấp chức năng đợc sử dụng để nêu ra các chức năng và quá trìnhcho biểu đồ luồng dữ liệu, và thông tin qua nó để mô tả các chức năng xử lý của hệthống theo dạng mức Việc phân rã chức năng đợc thực hiện trong sơ đồ phân cấpchức năng còn đợc dùng để chỉ ra mức độ mà từng quá trình hoặc quá trình con phảixuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ phân cấp chức năng

Quản lý kế toán Doanh Nghiệp

Danh mục Tiền Mặt Tiền giửi NH Tiền đang chuyển Tài khoản

Danh mục chứng từ

Lập chứng từ thu chi

Báo cáo cân

đối tài khoản

Sổ tiền gửi tại ngân hàng

Sổ theo dõi nộp Séc

Sổ chi tiết tài khoản

Sửa chứng từ phát sinh

5 Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu dùng để diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thốngtrong tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trớc sau của tiến trình

xử lý và trao đổi thông tin trong hệ thống

Biểu đồ luồng dữ liệu giúp ta thấy đợc đàng sau những gì thực tế xảy ra trong

hệ thống, Phân rã các chức năng và các thông tin cần thiết Biểu đồ luồng dữ liệu đợcchia thành các mức sau:

a Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Là mức tổng quát nhất đợc xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình phân tích

và đợc dùng để vạch ra biên giới của hệ thống cũng nh buộc ngời Phân tích– Thiết kế phải xem xét mọi tác nhân ở bên ngoài hệ thống Mức này ngờiphân tích chỉ cần xác định các tác nhân ngoài hệ thốngvà coi các xử lý của hệthống là một chức năng, ở mức này cha xuất hiện kho dữ liệu

thông tin đáp ứng

quản lý kế toán doanh nghiệp

thông tin yêu cầu

b Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Dựa vào sơ đồ phân cấp chức năng ở mức 2 để tách các chức năng thành các

chức năng con

trên cơ sở tôn trọng 4 nguyên tắc sau:

• Các luồng dữ liệu đợc bảo toàn

• Các tác nhân ngoài cũng đợc bảo toàn

• Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

• Bổ sung thêm các luồng dữ liệu giữa các chức năng

tiền mặt tiền gửi

ngân hàng

tiền đang chuyển

ban giám đốc

thô

tin

p ứngthô

yêu cầu

a B iểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

Từ chức năng cơ bản của biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh, ta tiến hành phân rã

thành các chức năng con chi tiết ứng với biểu đồ phân cấp chức năng thấp nhất theo các nguyên tắccơ bản sau:

- Phải phân rã các chức năng ở mức trên xuống mức dới

- Tác động dữ liệu ở mức trên đợc lặp lại ở mức dới

- Các kho dữ liệu có thể xuất hiện thêm theo yêu cầu quản lý nội bộ

• Các tác nhân ngoài vẫn đợc bảo toàn ở mức khung cảnh

• Chức năng Tài khoản

tµi kho¶n _dm tµi kho¶n

kÕ to¸n

d­ tµi kho¶n cËp nhËt sè môc tµi kho¶n th«

ho¶nth«n tµi kho¶n

• Chøc n¨ng Danh môc

• Chøc n¨ng TiÒn mÆt

Danh môc chøng tõ Danh môc ngo¹i tÖ

KÕ to¸n Th«ng tin

chøng tõ

Dm chøng tõ Dm ngo¹i tÖ

Th«ng tin ngo¹i tÖ

thôn đáp ứng thôn yêu cầu

thôn chứ ừ

kế toán

thu chi lập chứng từ

thu chi sửa chứng từ

thôn yêu cầu

phát sinh liệt kê chứng từ ban giám đốc

tài khoản

thôn đáp

tài khoản báo cáo cân đối tổng hợp

báo cáo sổ cái tiền mặt

báo cáo sổ quỹ

tài khoản _dm tài khoản

thông tin yêu cầuthông tin đáp ứng

• Chức năng tiền gửi ngân hàng

th«ng cÇu th«ng

p øng

• Chøc n¨ng tiÒn ®ang chuyÓn

tài khoản

thô

yêu cầuthô

p ứ ng

thông tin đáp ứng thông tin yêu cầu

tài khoản _dm tài khoản

6 Mô hình thực thể và các thuộc tính

a Chuẩn hoá lợc đồ cơ sở dữ liệu

Trong thực tế, một ứng dụng có thể phân tích, thiết kế thành nhiều lợc đồ cơ sở dữ

liệu khác nhau và tất nhiên chất lợng thiết kế của các lợc đồ cơ sở dữ liệu này cũngkhác nhau chất lợng thiết kế của một lợc đồ cơ sở dữ liệu có thể đợc đánh giá dựatrên các tiêu chuẩn nh: Sự trùng lặp thông tin, chi phí kiểm tra các ràng buộc toànvẹn…

Sự chuẩn hoá lợc đồ cơ sở dữ liệu có ý nghĩa rất lớn đối với mô hình dữ liệuquan hệ Trong thực tế, ở những bớc tiếp cận đầu tiên, ngời phân tích thiết kế rất khóxác định ngay đợc một cơ sở dữ liệu của một ứng dụng sẽ gồm những lợc đồ quan hệcon ( thực thể ) nào Mỗi lợc đồ con có những thuộc tính và tập phụ thuộc hàm rasao? Thông qua một số kinh nghiệm ngời phân tích – thiết kế có thể nhận diện đợccác thực thể của lợc đồ cơ sở dữ liệu nhng lúc đó chất lợng của nó cha hẳn đã cao

Bằng phơng pháp chuẩn hoá, ngời phân tích – thiết kế có thể nâng cao chất lợng củalợc đồ cơ sở dữ liệu ban đầu để đa vào khai thác.

Chuẩn hoá là quá trình khảo sát các danh sách thuộc tính và áp dụng một tập thểquy tắc phân tích vào danh sách đó, chuyển chúng thành một dạng mà:

- Tối thiểu việc lặp lại ( cùng một thuộc tính có mặt ở nhiều thực thể)

- Tránh d thừa ( các thuộc tính có giá trị là kết quả đơn giản đến thựchiện trên các thuộc tính khác)

Để đánh giá một cách cụ thể chất lợng thiết kế của một lợc đồ cơ sở dữ liệu, tácgiả của mô hình dữ liệu quan hệ E.F Cold, đã đa ra 3 dạng chuẩn ( 1NF, 2 NF,

3NF ) Ngời phân tích – thiết kế bắt đầu với một danh sách các thuộc tính dự định

đối với một kiểu thực thể, sau khi áp dụng 3 quy tắc chuẩn hoá từ kiểu thực thể gốc.Các kiểu thực thể mới đợc xác định và tất cả chúng đều đợc chuẩn hoá hoàn toàn Cóthể nói dạng chuẩn thứ 3 ( 3 NF ) là tiêu chuẩn tối thiểu trong việc thiết kế cơ sở dữliệu

Tóm lại, quá trình xây dựng các lợc đồ quan hệ ( thực thể ) dựa trên các kiểu thựcthể gồm các bớc sau:

1 Liệt kê các thuộc tính cha chuẩn hoá, đợc xác định cho mọi kiểu thực thể

2 áp dụng các quy tắc chuẩn hoá và tạo ra những quan hệ đợc chuẩn hoá đầy đủ( danh sách các thực thể )

3 Kết hợp các ban khác nhau của những danh sách kiểu thực thể giống nhau

4 áp dụng lại quy tắc dạng chuẩn thứ 3 ( 3 NF ) đối với ban đợc kết hợp cuốicùng các quan hệ

b Xác định các kiểu thực thể

Tài liệu / Kiểu thực thể

Loại TK Loại TK Loại TK Loại TK

Tên tài khoản Tên tài khoản Tên tài khoản Tên tài khoản

Tên tiểu khoản Tên tiểu khoản Tên tiểu khoản Tên tiểu khoản

Tiểu tiểu khoản Tiểu tiểu khoản Tiểu tiểu khoản Tiểu tiểu khoản

Tên tiểu tiểu khoản Tên tiểu tiểu khoản Tên tiểu tiểu khoản Tên tiểu tiểu khoản

Số d đầu năm Nợ Số d đầu năm Nợ Số d đầu năm Nợ Số d đầu năm Nợ

Số d đầu năm Có Số d đầu năm Có Số d đầu năm Có Số d đầu năm Có

Số d đầu kỳ Nợ Số d đầu kỳ Nợ Số d đầu kỳ Nợ Số d đầu kỳ Nợ

Số d đầu kỳ Có Số d đầu kỳ Có Số d đầu kỳ Có Số d đầu kỳ Có

Luỹ kế từ đầu năm

Nợ

Luỹ kế từ đầu năm Nợ

Luỹ kế từ đầu năm Nợ

Luỹ kế từ đầu năm Nợ

Luỹ kế từ đầu năm

Có

Luỹ kế từ đầu năm Có

Luỹ kế từ đầu năm Có

Luỹ kế từ đầu năm Có

Sau khi thực hiện quá trình chuẩn hoá ta thu đợc thu đợc thực thể với thuộc tính nh

sau:

Taikhoan_dmtaikhoan

LoaiTK, Taikhoan, tentaikhoan, Tieu khoan, tentieukhoan, Tieutieukhoan,

tentieutieukhoan, SodudaunamNo, SodudaunamCo, SodudaukyNo, SodudaukyCo,

LuyketudaunamNo, LuyketudaunamCo

Tài liệu / Kiểu thực thể

SoTTLienketSochungtuNgaychungtuDoituongDonviDiengiaiTongsotienSochungtugoclienquanGhichu

Sau khi thực hiện quá trình chuẩn hoá ta thu đợc thực thể với các thuộc tính sau:

PSTonghop

SoTT, Lienket, Sochungtu, Ngaychungtu, Doituong, Donvi, Diengiai, Tongsotien,

Sochungtugoclienquan, Ghichu

Tài liệu / Kiểu thực thể

LienketTKNoTKCoSotien

LienketTKNoTKCoSotien

Sau khi thực hiện quá trình chuẩn hoá ta thu đợc thực thể với các thuộc tính sau:

ChitietPS

Lienket, TKNo, TKCo, Sotien

7 Thiết kế các bảng dữ liệu

- Table Taikhoan_dmtaikhoan: Lu trữ thông tin về tài khoản của

doanh nghiệp mới vào sản xuất kinh doanh

STT Tªn trêng KiÓu §é réng DiÔn gi¶i

TextTextTextTextTextTextTextNumberNumberNumberNumberNumberNumber

1101010501050DoubleDoubleDoubleDoubleDoubleDouble

Lo¹i tµi kho¶nTµi kho¶nTªn tµi kho¶nTiÓu kho¶nTªn tiÓu kho¶nTiÓu tiÓu kho¶nTªn tiÓu tiÓu kho¶n

Sè d ®Çu n¨m Nî

Sè d ®Çu n¨m Cã

Sè d ®Çu kú Nî

Sè d ®Çu kú CãLuü kÕ tõ ®Çu n¨mNî

Luü kÕ tõ ®Çu n¨mCã

- Table PSTonghop: Lu tr÷ toµn bé th«ng tin khi mét chøng tõ ph¸t sinh víi kho¸ lµ Lienket

AutoNumberText

NumberTextDateTextText

10Integer1085050

Sè thø tùLiªn kÕt

Sè chøng tõM· chøng tõNgµy chøng tõ

§èi tîng

§¬n vÞ