Quản lí doanh nghiệp dịch vụ thương mại việt anh, cửa hàng xe máy xe đạp kim anh

Trong một cơ quan nhà nớc hay một doanh nghiệp t nhâncũng vậy có những công việc nếu con ngời làm thì mất rất nhiều thời gian mà kết quả thu đợc lại không cao, nhng nếu chúng ta biết dựa

Lời nói đầu

Công nghệ thông tin nói chung và máy vi tính nói riêng ngày càng giữ vai trò vôcùng quan trọng trong đời sống hàng ngày của chúng ta Con ngời đã biết sử dụng máy vitính cho nhiều mục đích khác nhau và áp dụng tính u việt của hệ thống để chuyển sang tự

động hoá trong mọi lĩnh vực Trong một cơ quan nhà nớc hay một doanh nghiệp t nhâncũng vậy có những công việc nếu con ngời làm thì mất rất nhiều thời gian mà kết quả thu

đợc lại không cao, nhng nếu chúng ta biết dựa vào những u điểm của máy vi tính thì kếtquả mang lại khả quan hơn rất nhiều ở khoá luận tôt nghiệp này tôi đã xây dựng đợc một

hệ thống hoàn chỉnh của việc quản lý và trao đổi mua bán mặt hàng xe máy - xe đạp ởcác đại lý trực thuộc doanh nghiệp dịch vụ thơng mại Việt Anh Ngoài ra tôi còn xâydựng thêm về việc quản lý cả nhân viên trong doanh nghiệp , nh thế sẽ giúp cho ngờiquản lý làm việc một cách dễ dàng hơn nhiều

 Khoá luận về quản lý qoanh nghiệp dịch vụ th ơng mại Việt Anh đ ợc 4 phần chính:

 Phần I: Khảo sát hệ thống

 Phần II: Phân tích hệ thống

 Phần III: Thiết kế hệ thống

 Phần IV: Cài đặt chơng trình

Trong quá trình đi khảo sát, tôi đã thu thập đợc rất nhiều tài liệu và đã đợc tiếp cận thực

tế của việc mua bán trao đổi hàng hoá ở doanh nghiệp dịch vụ thơng mại Việt Anh mà

cụ thể là cửa hàng xe máy – xe đạp Kim Anh Cộng với sự nỗ lực của bản thân và đợc

sự hớng dẫn tận tình của cô giáo Tiến sĩ Phan Lê Na đã giúp tôi hoàn thành khoá luận

này

Mặc dù khoá luận đã xong nhng sẽ không thể tránh khỏi thiếu sót, chính vì vậy rấtmong đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo cùng toàn thể các bạn để sau này tôixây dựng phần mềm này ngày càng hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Tác giả: Chu Văn Minh

Phần I: Khảo sát hệ thống

Khảo sát hệ thống và xác lập dự án là giai đoạn đầu tiên của quá tình phân tích và thiết

kế hệ thống Nhằm tìm hiểu sự hoạt động của hệ thống thông qua các chức năng và dữliệu của hệ thống Do vậy, để xây dựng đợc một hệ thống tổng thể của việc quản lý muabán mặt hàng xe máy – xe đạp và quản lý cả về con ngời thì nhất thiết phải tìm hiểu thật

kỹ lĩnh vực này để từ đó xây dựng một hệ thống hoàn chỉnh

Trong quá trình hoàn thành khoá luận này và cũng đi thực tế khảo sát việc mua bán mặthàng xe máy – xe đạp ở doanh nghiệp dịch vụ thơng mại Việt Anh, và chi nhánh củadoanh nghiệp là cửa háng bán xe máy – xe đạp Kim Anh Tôi đã tìm hiểu đợc hoạt

động của doanh nghiệp này và thấy rằng về cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý bao gồmcác phòng ban nh sau: Phòng giám đốc, Phòng phó giám đốc, phòng kế toán, phòng lắpráp và bảo trì xe gắn máy, phòng quản lý kho hàng , phòng giao dịch, phòng tài vụ…Trong một cơ quan nhà nớc hay một doanh nghiệp t nhân cũng vậy ngời có quyền chỉ

đạo cao nhất là giám đốc tiếp theo là phó giám đốc tiếp nhận chỉ thị của giám đốc để chỉ

đạo các phòng ban hoạt động theo đúng kế hoạch Những ngời quản lý các phòng ban đólại điều hành quản lý cấp dới và nhân viên thực hiện yêu cầu lãnh đạo của cấp trên

 Việc quản lý nhân sự do các phòng ban quản lý nh sau:

Giám đốc truyền đạt chỉ thị đến các trởng phòng và phó giám đốc để điều hành nhânviên trong doanh nghiệp và giám đốc cũng là ngời trực tiếp ký kết các hợp đồng chodoanh nghiệp

của doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật

- Hồ sơ về nhân viên trong doanh nghiệp sẽ đợc phòng ban này trực tiếp quản lý

- Đây là phòng trực tiếp quản lý cấp phát tiền lơng cho nhân viên trong doanhnghiệp

và các mặt hàng đã xuất ra trong ngày , trong tháng và trong năm để từ đó tính toándoanh thu của doanh nghiệp

Việc tra cứu hồ sơ nhân viên cũng nh tra cứu thông tin về các mặt hàng đã nhập về ,cácmặt hàng đã xuất ra trong ngày, tháng ,năm và đặc biệt là về mặt hàng xe máy là phảiquản lý cả thông tin về khách hàng mua xe ,ngoài ra phòng kế toán lu giữ sổ sách bánhàng còn phải lu thông tin của khách hàng đã nhập hàng về cho doanh nghiệp Do khối l-ợng công việc nhiều cộng với lợng thông tin khá lớn về nhiều mặt hàng nh mặt hàng xemáy, xe đạp, linh kiện phụ tùng xe máy, linh kiện phụ tùng xe đạp… Dẫn đến việc tracứu rất vất vả lại tốn nhiều thời gian mà hiệu quả lại không cao, nhiều lúc dẫn đến sự ùntắc quá tải trong công việc Do vậy để làm giảm bớt đi gánh nặng trong công việc đồngthời cũng tăng cờng sự hỗ trợ của máy móc, thì mỗi doanh nghiệp dù sớm hay muộncũng cần phải trang bị những thiết bị tin học để có những hệ thống tin học hoá phục vụcho việc quản lý , điều hành doanh nghiệp của mình.

Đây chính là mục tiêu đặt ra của hệ thống mà tôi cần xây dựng:

 Khắc phục đợc những yếu kém của hệ thống hiện tại

 Đáp ứng đợc các yêu cầu trong tơng lai

 Qua hệ thống thì việc tra cứu thông tin sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều

 Bên cạnh đó về mặt thông tin phải đảm bảo tính chính xác cao

 Hoạt động thờng xuyên của hệ thống là:

- Quản lý hồ sơ nhân viên

- Quản lý việc nhập các mặt hàng nh xe máy, xe đạp, linh kiện xe máy, linh kiện

xe đạp

- Quản lý việc lu thông tin về khách mua hàng và khách nhập hàng

- Quản lý việc thống kê các mặt hàng bán ra trong ngày ,trong tháng …

- Hệ thống giúp cho ngời quản lý thống kê nhanh chóng, chính xác các vấn đề vềhàng hoá

- Cuối tháng sẽ in ra bảng lơng cho nhân viên theo từng phòng ban

- In ra các mặt hàng xe máy nhập về trong ngày,tháng, tổng số tiền là bao nhiêu

- In ra các mặt hàng xe đạp nhập về trong ngày, tháng, tổng số tiền hàng là baonhiêu?

- In ra các mặt hàng nh phụ tùng ,linh kiện xe máy xe đạp nhập về trong

Phần II: Phân tích hệ thốngPhân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là phân tích các thành phần của hệ thống vàchỉ ra các mối quan hệ giữa chúng Còn hiểu theo nghĩ hẹp thì đây là gian đoạn hai của

dự án và là gian đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và việc đi sâu vào các thành phần của hệthống

Phân tích hệ thống bao gồm phân tích các chức năng xử lý và phân tích dữ liệu

Nhằm mục đích xây dựng các biểu đồ mô tả logic các chức năng của hệ thống

II.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng:

Là công cụ đầu tiên để mô tả hệ thống qua các chức năng nó cho phép phân ra các chứcnăng một cách chi tiết dần và thu đợc kết quả là một cây chức năng , trong đó gốc là ứngvới chức năng tổng quát của toàn bộ chơng trình

12 Lập bảng báo giá mặt hàng xe gắn máy

13 Tra cứu thông tin về nhân viên

14 Tra cứu thông tin về khách hàng

15 Tra cứu thông tin về hàng hoá

Quản lý doanh nghiệp dịch vụ thơng mại Việt

Cửa hàng xe

xe đạp Kim Anh

Bán hàng xe

đạp

Bán hàng linh kiện xe máy

Bán hàng linh kiện xe

đạp

Lập bảng báogiá mặt hàng

xe gắn máy

Tra cứu thông tin

ấn

Tra cứu thông tin về nhân viên

Tra cứu thông tin về khách hàng

Tra cứu thông tin về hàng hoá

Thống kê theo ngày

Thống kê theo tháng

Thống kê theo năm

In bảng lơng nhân viên

II.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

a> Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:

Khách cung cấp

hàng cho doanh

nghiệp

Quản lý doanh nghiệp dịch vụ th

ơng mại Việt Anh.

Kh¸ch mua hµng B¸n hµng

Tra cøu th«ng tin

Thông tin về mặt hànglinh kiện xe máy

Thông tin

về mặt hàng linh kiện xe đạp

c> Biểu đồ luồng dữ liệu mức d ới đỉnh :

Nhập xe

kiện xe máy

Nhập linh kiện xe đạp

Kh¸ch mua hµng

LËp b¶ng b¸o gi¸ mÆt hµng xe g¾n m¸y

nghiÖp )

Tra cøu th«ng tin

Hµng ho¸

bán hàng xe máy bán hàng xe đạp bán hàng linh kiện xe máy bán hàng

Thống kê

theo ngày

Thống kê theo tháng

Thống kê theo năm

In bảng l ơng nhân viên

II.2 Phân tích dữ liệu của hệ thống:

Mục đích của việc phân tích dữ liệu là xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD) của hệ thống hiện tại

II.2.1 Các sơ đồ liên kết thực thể

nghiệp:

Hosonhanvien Manv

HotenNgaysinhGioitinhTrinhdoDiachiChucvuMapbTenpbMaluongMucluongchinhBangcu

mucluongchinhbangchu

2 Sơ đồ liên kết thực thể về các mặt hàng có trong doanh nghiệp:

Banmathangxedap

NgaybanTenmatthangHangsxLoaixeMausacSoluongDongiaTongtienbangchu

SoluongMausacDungtich

Sokhung

SomaySodangkiemHoadondoThanhtienVietchu

Khachhangxemay

Ngayban

Makh

TenkhDiachiDienthoaikhMathangcanmuaSohoadonxeLoaixemayHangsxSoluongMausacDungtichSokhungSomaySodkShddoxeTienthanhtoanBangchuConnoBchuxuathddo

c> MÆt hµng linh kiÖn xe m¸y

Banphutungxemay

NgaybanTenmathangHangsanxuatSoluongDongiaTongtienBangchu

Banphutungxedap

NgaybanTenmathangHangsanxuatSoluongDongiaTongtienBangchu

II.2.2 Chuẩn hoá l ợc đồ cơ sở dữ liệu :

1 Về mặt hàng xe máy

Tài liệu/kiểu thực thể Phiếu nhập kho hàng xe máy

Địa chỉ

Số điện thoại

Số hoá đơn Nhãn hiệu hãng xe Loại xe

Số lợng Màu sắc Dung tích

Số khung

Số máy

Số đăng kiểm Hóa đơn đỏ

Số hoá đơn Ngày nhập hàng Tên nơi bán

Địa chỉ

Số điện thoại

Số hoá đơn Nhãn hiệu hãng xe

Số lợng

Số khung

Số khung Loại xe Màu sắc Dung tích

Số máy

Số đăng kiểm Hóa đơn đỏ

Số hoá đơn Ngày nhập hàng Tên nơi bán

Địa chỉ

Số điện thoại

Số hoá đơn Nhãn hiệu hãng xe

Số lợng

Số khung

Số khung Loại xe Màu sắc Dung tích

Số máy

Số đăng kiểm Hóa đơn đỏ

2 Về mặt hàng xe đạp :

Tài liệu/ kiểu thực thể Phiếu nhập kho hàng xe đạp

Địa chỉ

Điện thoại

Số hoá đơn Hãng sản xuất Loại xe

Màu sắc

Số lợng

Số hoá đơn Ngày nhập vào Tên nơi nhập

Địa chỉ

Điện thoại

Số hoá đơn Hãng sản xuất Loại xe

Màu sắc

Số lợng

Số hoá đơn Ngày nhập vào Tên nơi nhập

Địa chỉ

Điện thoại

Số hoá đơn Hãng sản xuất Loại xe

Màu sắc

Số lợng

3 Phiếu nhập kho hàng linh kiện xe máy

Tài liệu/ kiểu thực thể Phiếu nhập kho hàng linh kiện xe máy

Địa chỉ

Điện thoại

Số hoá đơn Tên mặt hàng Hãng sản xuất

Số lợng

Số hoá đơn Ngày nhập vào Tên nơi bán

Địa chỉ

Điện thoại

Số hoá đơn Tên mặt hàng Hãng sản xuất

Số lợng

Số hoá đơn Ngày nhập vào Tên nơi bán

Địa chỉ

Điện thoại

Số hoá đơn Tên mặt hàng Hãng sản xuất

Số lợng

4 Về mặt hàng linh kiện xe đạp:

Tài liệu/ kiểu thực thể Phiếu nhập kho hàng linh kiện xe đạp

Địa chỉ

Điện thoại

Số hoá đơn Tên mặt hàng Hãng sản xuất

Số lợng

Số hoá đơn Ngày nhập vào Tên nơi bán

Địa chỉ

Điện thoại

Số hoá đơn Tên mặt hàng Hãng sản xuất

Số lợng

Số hoá đơn Ngày nhập vào Tên nơi bán

Địa chỉ

Điện thoại

Số hoá đơn Tên mặt hàng Hãng sản xuất

Số lợng

Phần III: Thiết kế hệ thống

III.1 Thiết kế các tài liệu xuất

 Lý lịch trích ngang của nhân viên:

Doanh nghiệp dịch vụ thơng mại Việt anh Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Cửa hàng xe máy kim anh Độc lập – tự do – hạnh phúc

Số 7 đ ờng quang trung – TPvinh – nghệ an

Tel: 568 055

Lý Lịch trích ngang của nhân viên Mã nhân viên:

Ngày sinh:

Giới tính:

Trình độ:

Địa chỉ:

Chức vụ:

Mã phòng ban:

Tên phòng ban:

Mã lơng:

Mức lơng chính:

Bằng chữ:

Vinh, ngày ….tháng…năm 200… tháng ….tháng…năm 200… năm 200 ….tháng…năm 200…

(Trởng phòng tài vụ ký tên)

 Bảng thanh toán tiền l ơng cho nhân viên:

Th«ng tin chi tiÕt vÒ nh©n viªn

 Phiếu nhập kho hàng xe máy:

Doanh nghiệp dịch vụ thơng mại việt anh

Cửa hàng xe máy kim anh

Số 7 đ ờng quang trung – thành phố vinh – nghệ an

Phiếu nhập kho hàng xe máy Ngày nhập hàng về:

Tên nơi nhập:

Địa chỉ:

Số điện thoại:

Số hoá đơn chung của lô hàng:

Bảng thông tin chi tiết các loại xe

Hãng

sản xuất

Loại

xe

Màu sắc

Dung tích

Số khung

đăng kiểm

Số hoá

đơn đỏ

Thành tiền

Tổng số tiền của lô hàng:

Vinh ,ngày ….tháng…năm 200… tháng ….tháng…năm 200… năm 200 ….tháng…năm 200…

Trang 1: (Thủ kho ký tên và đóng dấu)

 Phiếu nhập kho hàng xe đạp

Doanh nghiệp dịch vụ thơng mại việt anh

Cửa hàng xe máy kim anh

Số 7 đ ờng quang trung – thành phố vinh – nghệ an

Phiếu nhập kho hàng xe Đạp

Ngày nhập hàng về: Tên nơi nhập:

Địa chỉ:

Số điện thoại:

Số hoá đơn chung của lô hàng:

Bảng thông tin chi tiết các loại xe

 Phiếu nhập kho hàng phụ tùng xe máy

Doanh nghiệp dịch vụ thơng mại việt anh

Cửa hàng xe máy kim anh

Số 7 đ ờng quang trung – thành phố vinh – nghệ an

Phiếu nhập kho hàng phụ tùng xe máy

Ngày nhập hàng về: Tên nơi nhập:

Địa chỉ:

Số điện thoại:

Số hoá đơn chung của lô hàng:

Bảng thông tin chi tiết các mặt hàng

Tên mặt hàng Hãng sản xuất Số lợng

(chiếc)

Đơn giá/1 chiếc

 Phiếu nhập kho hàng phụ tùng xe đạp

Doanh nghiệp dịch vụ thơng mại việt anh

Cửa hàng xe máy kim anh

Số 7 đ ờng quang trung – thành phố vinh – nghệ an

Phiếu nhập kho hàng phụ tùng xe đạp

Ngày nhập hàng về: Tên nơi nhập:

Địa chỉ:

Số điện thoại:

Số hoá đơn chung của lô hàng:

Bảng thông tin chi tiết các mặt hàng

Tên mặt hàng Hãng sản xuất Số lợng

(chiếc)

Đơn giá/1chiếc

 Giấy hẹn ngày trả thủ tục hải quan:

Doanh nghiệp dịch vụ thơng mại việt anh

Cửa hàng xe máy kim anh

Số 7 đ ờng quang trung – thành phố vinh – nghệ an

Giấy hẹn ngày trả thủ tục hải quan

Họ và tên ngời mua:

Địa chỉ: Nhãn hiệu hãng xe: Số máy: Số khung: Giá tiền xe+Đăng ký: Giá tiền xe: Đã thoả thuận hai bên

Trả trớc: Còn thiếu: Số tiền nợ khách hàng ký rõ tên

Số còn lại phải trả đúng ngày: Nếu quá hạn phải trả lãi suất theo thoả thuận: Thủ tục hải quan của xe hạn vào thời gian:

Đã giao cho ông (Bà) giấy tờ xe gồm: 1) 2) 3) 4) 5)

Khi đ nhận đủ thủ tục hải quanã nhận đủ thủ tục hải quan Vinh,ngày…tháng…năm200 Ngời mua ký tên Cửa hàng trởng

(Ghi rõ họ tên)

Lu ý : Khi đến nhận thủ tục giấy tờ phải có giấy hẹn kèm theo Nếu làm mất chúng tôi

không chịu trách nhiệm về thủ tục Hải quan của xe

Cửa hàng chúng tôi rất hân hạnh đợc làm vừa lòng quý khách

Hẹn gặp lại!

Giao dịch tại T.P vinh Cửa hàng số hai tại nghĩa đàn

NR: 8430186 – 843 359

 Bảng báo giá mặt hàng xe gắn máy:

Doanh nghiệp dịch vụ thơng mại việt anh

Cửa hàng xe máy kim anh

Số 7 đ ờng quang trung – thành phố vinh – nghệ an

Bảng báo giá mặt hàng xe gắn máy

Bảng giá xe gắn máy -Đơn vị tính VND

Lu ý: giá các loại xe trên bao gồm cả thuế giá trị gia tăng (VAT) và có thể thay đổi tuỳ

theo giá thị trờng.

 Thèng kª mÆt hµng xe m¸y b¸n trong ngµy:

Doanh nghiÖp dÞch vô th¬ng m¹i viÖt anh

Cöa hµng xe m¸y kim anh

Sè 7 ® êng quang trung – thµnh phè vinh – nghÖ an

 Thống kê mặt hàng xe đạp bán trong ngày:

Doanh nghiệp dịch vụ thơng mại việt anh

Cửa hàng xe máy kim anh

Số 7 đ ờng quang trung – thành phố vinh – nghệ an

 Thèng kª mÆt hµng linh kiÖn xe m¸y b¸n trong ngµy:

Doanh nghiÖp dÞch vô th¬ng m¹i viÖt anh

Cöa hµng xe m¸y kim anh

Sè 7 ® êng quang trung – thµnh phè vinh – nghÖ an

Sè lîng (ChiÕc)

§¬n gi¸/1 chiÕc

 Thống kê mặt hàng linh kiện xe đạp bán trong ngày:

Doanh nghiệp dịch vụ thơng mại việt anh

Cửa hàng xe máy kim anh

Số 7 đ ờng quang trung – thành phố vinh – nghệ an

Số lợng (Chiếc)

Đơn giá/1 chiếc

 Thèng kª mÆt hµng xe m¸y nhËp trong th¸ng:

Doanh nghiÖp dÞch vô th¬ng m¹i viÖt anh

Cöa hµng xe m¸y kim anh

Sè 7 ® êng quang trung – thµnh phè vinh – nghÖ an

 Thèng kª mÆt hµng xe m¸y b¸n trong th¸ng:

Doanh nghiÖp dÞch vô th¬ng m¹i viÖt anh

Cöa hµng xe m¸y kim anh

Sè 7 ® êng quang trung – thµnh phè vinh – nghÖ an

 Thống kê mặt hàng xe đạp nhập trong tháng:

Doanh nghiệp dịch vụ thơng mại việt anh

Cửa hàng xe máy kim anh

Số 7 đ ờng quang trung – thành phố vinh – nghệ an

 Thống kê mặt hàng xe đạp bán trong tháng:

Doanh nghiệp dịch vụ thơng mại việt anh

Cửa hàng xe máy kim anh

Số 7 đ ờng quang trung – thành phố vinh – nghệ an

 Thèng kª mÆt hµng linh kiÖn xe m¸y nhËp trong th¸ng:

Doanh nghiÖp dÞch vô th¬ng m¹i viÖt anh

Cöa hµng xe m¸y kim anh

Sè 7 ® êng quang trung – thµnh phè vinh – nghÖ an

 Thèng kª mÆt hµng linh kiÖn xe m¸y b¸n trong th¸ng:

Doanh nghiÖp dÞch vô th¬ng m¹i viÖt anh

Cöa hµng xe m¸y kim anh

Sè 7 ® êng quang trung – thµnh phè vinh – nghÖ an

Sè lîng (ChiÕc)

§¬n gi¸/1 chiÕc

 Thống kê mặt hàng linh kiện xe đạp nhập trong tháng:

Doanh nghiệp dịch vụ thơng mại việt anh

Cửa hàng xe máy kim anh

Số 7 đ ờng quang trung – thành phố vinh – nghệ an

Số lợng (Chiếc)

Đơn giá/1 chiếc

 Thống kê mặt hàng linh kiện xe đạp bán trong tháng:

Doanh nghiệp dịch vụ thơng mại việt anh

Cửa hàng xe máy kim anh

Số 7 đ ờng quang trung – thành phố vinh – nghệ an

Số lợng (Chiếc)

Đơn giá/1 chiếc

 Thèng kª mÆt hµng xe m¸y nhËp trong n¨m:

Doanh nghiÖp dÞch vô th¬ng m¹i viÖt anh

Cöa hµng xe m¸y kim anh

Sè 7 ® êng quang trung – thµnh phè vinh – nghÖ an

Sè îng

 Thèng kª mÆt hµng xe m¸y b¸n trong n¨m:

Doanh nghiÖp dÞch vô th¬ng m¹i viÖt anh

Cöa hµng xe m¸y kim anh

Sè 7 ® êng quang trung – thµnh phè vinh – nghÖ an