Mục đích của bài báo cáo này nhằm phân tích đánh giá tình hình tổ chức giao nhận nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của công ty thông qua quá trình thực tập tại công ty NSX và việc đi thực tế, tham gia trực tiếp vào nghiệp vụ giao nhận tại sân bay và cảng. Đồng thời, bản thân cũng đưa ra những điểm mạnh và điểm yếu của công ty trong việc tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận đường hàng không không, cụ thể là quy trình nhập khẩu. Từ đó, đề xuất một số giải pháp giúp cho hoạt động giao nhận của công ty thêm hoàn thiện, củng cố và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NSX
Qúa trình hình thành và phát triển công ty
1.1.1 Đôi nét về công ty
Xuất nhập khẩu-Logistics có tiềm năng phát triển cực kì lớn, đặc biệt là sau khi Việt Nam tham gia hàng loạt các hiệp định quốc tế mang tính chiến lược như TPP, AEC, Liên minh kinh tế Á-Âu, Hiệp định Việt Nam-EU… Hai ngành có mối quan hệ mật thiết, chặt chẽ gắn bó với nhau Logistics giúp vận hành, bơm và vận chuyển hàng hóa của các công ty xuất nhập khẩu Đồng thời, Việt Nam có vị trí địa lý thuận lợi, bờ biển dài với hàng chục cảng lớn nhỏ rất phù hợp cho việc phát triển giao thương bằng đường biển và đường hàng không
Nắm bắt được tình hình kinh tế hiện nay cũng như tiềm năng to lớn về nghành nghề xuất nhập khẩu- Logictics Công ty TNHH NSX đã được thành lập 07/11/2014, là Công ty giao nhận vận tải hàng hoá chuyên nghiệp, cùng với sự cộng tác của các thành viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa và vận chuyển quốc tế Công ty luôn luôn mong muốn mang lại cho quý khách hàng những giải pháp tốt nhất về vận chuyển hàng hóa quốc tế - nội địa cũng như các dịch vụ có liên quan như khai báo hải quan, dịch vụ kho bãi
Bên cạnh đó, với chiến lược phát triển bền vững lâu dài, Công ty luôn tìm kiếm cơ hội hợp tác lâu dài với quý khách hàng, các đối tác trong và ngoài nước Qua đó chia sẻ kinh nghiệm trong hoạt động vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế để ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH NSX
- Tên giao dịch: NSX company limited
- Địa chỉ: 15 Đường 23, Phường Tân Quy, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Đại diện pháp luật: Bà Đặng Thị Ngọc Bích
- Email:ops@nsx.com.vn
Hình 1.1 : Logo công ty nsx
(Nguồn: www.nsx.com.vn) d
1.1.2 Nguồn vốn và cơ sở vật chất
1.1.2.1 Nguồn vốn: Để tiến hành hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi công ty phải có một lượng vốn tiền tệ nhất định Đó là tiền đề cần thiết cho việc hình thành và hoạt động kinh doanh của công ty Ngoài nguồn vốn điều lệ sẵn có, nguồn vốn còn được bổ sung từ lợi nhuận sau thuế của hoạt động kinh doanh của công ty
Hệ thống máy tính chuyên dụng và phần mềm kinh doanh cước vận tải được thiết kế riêng biệt, nhằm phục vụ cho giao dịch, quản lý kinh doanh và tư vấn khách hàng Đội ngũ xe phục vụ vận tải đông đảo và chuyên nghiệp, sẵn sàng đáp ứng ngay các nhu cầu về giao nhận và kinh doanh cước vận tải.
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp
NSX là một công ty làm chức năng dịch vụ quốc tế về vận chuyển giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hóa, đại lý, tư vấn… cho các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực vận chuyển giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa
Chúng tôi cung cấp các dịch vụ tư vấn về giao nhận hàng hóa, vận tải kho bãi và các vấn đề liên quan theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước Dịch vụ được thiết kế nhằm giúp khách hàng nắm bắt quy trình nghiệp vụ, tối ưu chi phí vận chuyển và quản lý tồn kho hiệu quả, từ việc phân tích yêu cầu đến đề xuất giải pháp và hỗ trợ triển khai Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi hỗ trợ tư vấn về giao nhận, logistics, tuân thủ quy định và cải thiện chuỗi cung ứng, đảm bảo sự thông suốt của hoạt động vận chuyển, giao nhận và lưu trữ hàng hóa đồng thời đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý và hợp đồng.
Nhận ủy thác dịch vụ về kho vận, giao nhận, thuê và cho thêu kho bãi, lưu cước các phương tiện vận tải bằng các hợp đồng trọn gói giao tận nơi (door to door) và thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa nói trên, như việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao nhận hàng hóa đủ cho người chuyên chở để tiếp chuyển tới nơi qui định
Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam
Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước về các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu…
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành, nhằm thực hiện, mục đích và chức năng của công ty
Mua sắm, xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện kỹ thuật của công ty
Bảo đảm việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tạo ngồn vốn, bảo đảm trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý, theo đúng chế độ, sử dụng hiệu quả các ngồn vốn, làm trọn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước
Thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lý an toàn trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải lưu kho, lưu bãi, giao nhận hàng hóa và bảo đảm hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của công ty
Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ kho vận, giao nhận, kiến nghị cải tiến biểu giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy chế hiện hành, để có các biện pháp thích hợp bảo đảm quyền lợi của các bên khi ký kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng để củng cố và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường.
Cơ cấu dịch vụ của công ty
1.2.1 Lĩnh vực hoạt động của công ty
Lĩnh vực kinh doanh của công ty:
- Vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế cho cả hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ
- Dịch vụ liên quan chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice… Trong đó, lĩnh vực giao nhận hàng hóa XNK là dịch vụ chính của công ty NSX Đồng thời, kinh doanh dịch vụ vận tải quốc tế bằng đường biển, đường hàng không hiện cũng là thế mạnh của công ty với hệ thống đại lý tin cậy Ngoài ra, công ty còn làm các dịch vụ liên quan đến chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice, … và được Hải quan Tp.HCM công nhận là đại lý hải quan Việc công nhận này cùng với chứng nhận đại lý hải quan điện tử do Hải quan TP.HCM cấp trước đó, công ty có thể có thể thay chủ hàng ký tên, đóng dấu trên tờ khai hải quan, giải quyết các vấn đề phát sinh, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thông quan hàng hóa cho khách hàng Điều đó khẳng định chuyên nghiệp và trách nhiệm của Công ty NSX trong dịch vụ khai báo hải quan của NSX trong dịch vụ khai báo hải quan Thông tin về hàng hóa thường xuyên được cập nhập, với những khách hàng lớn, công ty cử nhân viên thường xuyên có mặt tại văn phòng của khách để giải quyết ngay nhu cầu mới phát sinh, được khách hàng tin cậy và đánh giá cao
Bảng 1.1: Bảng thể hiện doanh thu theo cơ cấu dịch vụ
Doanh thu( trđ) Tỉ trọng
Doanh thu( trđ) Tỉ trọng
Doanh thu( trđ) Tỉ trọng
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Theo bảng 1.1, công ty hoạt động trong các lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu (XNK), vận tải và tư vấn XNK Nhìn chung, doanh thu từ các dịch vụ này tăng dần theo từng năm trong giai đoạn hai tháng cuối năm 2015 và các năm 2016, 2017, với các số liệu cụ thể được trình bày ở phần tiếp theo.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK luôn chiếm doanh thu cao nhất qua các năm, với mức doanh thu lần lượt 1.124,21 triệu đồng cho 2 tháng cuối năm 2015, 5.284,25 triệu đồng cho năm 2016 và 5.682,15 triệu đồng cho năm 2017 Nguyên nhân của sự chênh lệch này là công ty muốn tạo thế mạnh về giao nhận và đồng thời xây dựng đội ngũ nhân viên có nghiệp vụ thành thạo, với quy mô nhân sự giao nhận đông đảo để đảm bảo quy trình thông suốt và đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Doanh thu dịch vụ vận tải có tăng qua từng năm nhưng mức tăng không đáng kể: năm 2015 đạt 297,83 triệu đồng chỉ cho 2 tháng cuối năm; năm 2016 lên 651,37 triệu đồng, tăng 353,54 triệu đồng so với năm trước; và năm 2017 đạt 668,31 triệu đồng, tăng 16,94 triệu đồng so với năm 2016 Sự chênh lệch giữa các năm không lớn do cách tính khác nhau: 2015 chỉ tính cho 2 tháng cuối năm, còn 2016 và 2017 tính cả 12 tháng, dẫn đến chênh lệch khoảng 10 tháng và tổng mức tăng chỉ 353,92 triệu đồng.
Công ty cung cấp dịch vụ cung ứng về xuất nhập khẩu và các dịch vụ liên quan như mua bán máy móc và tư vấn đầu tư trong và ngoài nước Tuy nhiên, các hoạt động này vẫn ở quy mô khiêm tốn, doanh thu từ nhóm dịch vụ này không ổn định và chiếm tỷ trọng thấp so với tổng doanh thu của công ty Doanh thu từ hoạt động tư vấn XNK (xuất nhập khẩu) giai đoạn 2016 được ghi nhận ở mức thấp, cho thấy tiềm năng tăng trưởng của mảng kinh doanh này còn chưa được khai thác đầy đủ.
- 2017 giảm 9,84 triệu Nguyên nhân là do công ty chỉ thực hiện tư vấn khi khách hàng có yêu cầu chứ chưa quảng bá đến khách hàng tiềm năng Hơn nữa, thông tin ngày càng phổ biến, khách hàng có thể tìm kiếm năm bắt thông tin từ nhiều nguồn khắc nhau một cách dễ dàng, số lượng khách hàng tìm đến dịch vụ tư vấn còn hạn chế
Có thể kết luận rằng : dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK là dịch vụ thế mạnh của công ty và ngày càng khẳng định uy tín với khách hàng cũ, thu hút nhiều khách hàng mới Đường biển
Phòng Hành chính nhân sự
Phòng Giao nhận Giám Đốc
Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của các phòng ban
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ về cơ cấu tổ chức của công ty NSX
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự) d
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc: là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, có các quyền và nghĩa vụ:
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
- Bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty
- Ký kết hợp đồng nhân danh công ty
- Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc ký với công ty
Phòng kinh doanh Đại diện công ty chủ động tiếp xúc, giao dịch với khách hàng, sau đó trình dự án nghiên cứu lên cho giám đốc, giao dịch với khách hàng về các vấn đề nghiệp vụ như giá cước, sự biến động trong quá trình giao nhận hàng, tổ chức tiếp thị, quãng cáo tìm đối tác cho công ty, nghiên cứu, tập hợp hệ thống các văn bản pháp quy Luật lệ hiện hành có liên quan đến hoạt động của công ty, nghiên cứu, đề xuất các dự án kinh doanh
Bộ phận tạo ra thu nhập chính cho hoạt đông của công ty Sau khi được giám đốc phân công, bộ phận giao nhận đảm nhận việc thực hiện các nghiệp vụ về giao nhận từ việc chuẩn bị chứng từ liên quan đến lô hàng xuất hoặc nhập như: C/O, B/L, D/O, lên tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu…,nhận vận chuyển hàng hóa từ kho của các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất khẩu để giao hàng và ngược lại đối với hàng nhập.Bộ phận giao nhận là bộ phận trực tiếp thực hiện,hoàn thành hợp đồng giao nhận của công ty
Phòng kế toán – chứng từ
Là phòng chức năng tham mưu, giúp giám đốc thực hiện công tác tài chính kế toán Cụ thể là quản lý công tác kế toán, thống kê, báo cáo theo pháp lệnh kinh tế, kế toán của nhà nước, quan hệ với ngân hàng cơ quan thuế, thực hiện quyết toán, thu hồi vốn theo dõi nợ, chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty với các công ty khác, người giữ con dấu nên phải chịu trách nhiệm với giám đốc công ty về những gì liên quan đến con dấu
Phòng hành chính nhân sự
Đảm nhận nhiệm vụ tổ chức các hoạt động của công ty liên quan đến nội quy và chính sách công ty, đảm bảo sự nhất quán và tuân thủ giữa các bộ phận Đồng thời tiến hành nghiên cứu và đề xuất các kế hoạch nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển của công ty trong tương lai, nhằm tối ưu nguồn lực, tăng hiệu quả làm việc và hỗ trợ mục tiêu tăng trưởng dài hạn.
1.3.3 Phân tích tình hình nhân sự
Với đội ngũ quản lý kinh nghiệm và trưởng thành, công ty dặc biệt quan tâm đến vấn đề đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiện có để đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của ngành vận tải hàng hóa hiện nay NSX nhấn mạnh việc đổi mới, chất lượng và dịch vụ, phối hợp linh hoạt để tận dụng các nguồn lực, khách hàng đang có và luôn luôn có được ưu tiên hàng đầu của NSX Trong giai đoạn 2014-2017, Cơ cấu lao động của Công ty TNHH NSX được thể hiện cụ thể qua Bảng 1.2:
Bảng 1.2 : Cơ cấu lao động của Công ty TNHH NSX giai đoạn 2014 – 2017
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Trong 4 năm qua, tổng số lao động của công ty có sự chuyển biến rõ rệt và liên tục tăng theo từng năm Từ khi thành lập đến năm 2014, công ty giữ mức nhân sự ở mức ổn định, cho thấy giai đoạn đầu ổn định trước khi đà tăng trưởng được đẩy mạnh ở các năm tiếp theo Xu hướng tăng trưởng của lực lượng lao động phản ánh sự mở rộng quy mô hoạt động, nâng cao năng lực sản xuất và phục vụ khách hàng tốt hơn, đồng thời cho thấy sự phát triển bền vững của công ty.
7 người, do lúc này công ty mới bước vào thị trường, còn gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh cũng như trong công tác quản lý nên việc giữ số lượng nhân viên như trên là hợp lý Tuy nhiên từ sau năm 2014, mỗi năm công ty lại tăng thêm 1 lao động trực tiếp Ngoài ra, công ty còn tuyển thêm lao động gián tiếp (Cộng tác viên) nhằm chia sẽ bớt công việc của các nhân viên vì lúc này, mối quan hệ khách hàng của Công ty đã đủ lớn, Công ty nhận được nhiều hợp đồng kinh doanh hơn Sỡ dĩ công ty có xu hướng ưu tiên tuyển dụng cộng tác viên hơn bởi vì đa số các Cộng tác d viên là những sinh viên năm cuối, nhằm tạo cơ hội cho các bạn cọ sát với thực tế trước khi được Công ty tuyển dụng chính thức trong tương lai
Xét theo giới tính, số lao động nữ tại công ty đã có xu hướng tăng dần qua các năm, cho thấy mức độ cân bằng giới tính đang dần ổn định Sự cân bằng này phần nào được duy trì nhờ sự phân bổ công việc theo đặc thù giới, với những vị trí di chuyển nhiều và làm việc ngoài công ty như ở phòng giao nhận và kinh doanh thường ưu tiên nam giới, trong khi các công việc đòi tính cẩn thận và tỉ mỉ như kế toán - chứng từ hoặc nhân sự lại mang lại nhiều cơ hội cho nữ giới Việc tăng cường sự tham gia của lao động nữ ở các bộ phận này góp phần củng cố cân bằng giới tính và tạo nền tảng cho môi trường làm việc đa dạng và hiệu quả.
1.3.3.2 Chính sách tiền lương và khen thưởng
Với mục tiêu tạo mọi điều kiện cho nhân viên an tâm, gắn bó dài lâu và đồng thời tiếp tục duy trì văn hóa công ty NSX, chính vì vậy chính sách đãi ngộ lao động luôn được công ty xem trọng và liên tục hoàn thiện Do đó, tại công ty, nhân viên được hưởng các chế độ tiền lương theo quy chế rõ ràng
Công ty thực hiện chế độ khen thưởng dựa trên năng lực và mức độ đóng góp của nhân viên, với các chính sách được áp dụng định kỳ theo tháng, quý và năm, bên cạnh khen thưởng đột xuất cho những cá nhân, tập thể có đóng góp nổi bật Những trường hợp triển khai xuất sắc các chính sách, chủ trương và chiến lược của công ty sẽ được ghi nhận và khen thưởng thích đáng Chương trình khen thưởng nhằm thúc đẩy hiệu quả làm việc, khuyến khích sáng tạo và tăng cường sự gắn kết giữa cá nhân với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Có thể kết luận rằng: Kể từ khi thành lập đến nay, công ty đã tập hợp đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm trong ngành, nhiệt huyết, đồng thời xây dựng được bộ máy quản lý có năng lực lãnh đạo, chuyên môn cao Do quy mô công ty còn mức nhỏ nên cơ cấu phòng ban đơn giản, gồm Giám đốc, phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng chứng từ, phòng giao nhận và phòng hành chính nhân sự.
Kết quả hoạt động và kinh doanh của công ty giai đoạn 2014-2016
1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của tất cả các lĩnh vực 2015-2017
Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh cả năm của Công ty NSX giai đoạn 2015-
2017 Đơn vị tính: Triệu đồng
Qua bảng 1.3 thể hiện kết quả kinh doanh cả năm của công ty trong giai đoạn
Doanh thu: có sự chênh lệch lớn giữa năm 2016, 2017 với năm 2015 Cụ thể năm 2015 là 1.514 triệu đồng, 2016 là 5.876 triệu đồng, 2017 là 5.437 triệu đồng tức 2016 so với 2015 tăng 4.362 triệu đồng, 2017 so với năm 2015 tăng 4.923 triệu đồng
Chi phí: cũng có sự chênh lệch lớn giữa năm 2016, 2017 với năm 2015 Cụ thể năm 2015 là 1.237 triệu đồng, 2016 là 4.592 triệu đồng, 2017 là 4.462 triệu đồng tức 2016 so với 2015 tăng 3.355 triệu đồng, 2017 so với năm 2015 tăng 3.225 triệu đồng
Lợi nhuận cho thấy sự chênh lệch lớn giữa các năm so với năm 2015: năm 2015 đạt 227 triệu đồng, năm 2016 lên tới 1.284 triệu đồng và năm 2017 đạt 1.975 triệu đồng; 2016 so với năm 2015 tăng 1.007 triệu đồng, còn 2017 so với năm 2015 tăng 1.698 triệu đồng.
Nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch này là do công ty thành lập vào tháng 11/2015 và bắt đầu hoạt động vào 2 tháng cuối năm 2015 nên các chỉ tiêu năm 2015 đều thấp hơn nhiều so với năm 2016 và 2017 Để hiểu rõ hơn về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, thì bảng 1.4, biểu đồ 1.1 sẽ làm rõ vấn đề này thông qua số liệu của 2 tháng cuối năm từ năm 2015-
Bảng 1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 2 tháng cuối năm trong giai đoạn 2015-2017 Đơn vị tính: Triệu đồng
(Nguồn: Phòng kế toán) zd
Biểu đồ 1.1: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 tháng của Công ty giai đoạn 2015-2017
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Qua bảng 1.4 và biểu đồ 1.1 đã thể hiện về hoạt động kinh doanh của công ty 2 tháng cuối năm trong giai đoạn 2015- 2017 ta có thể thấy tình hình hoạt động kinh doanh trong giai đoạn này tương đối ổn định cụ thể như sau:
Doanh thu: Năm 2017 đạt doanh số cao nhất trong 3 năm là 2.137trđ Năm
2015 đạt doanh số thấp nhất trong 3 năm là 1.514 triệu đồng Nhìn chung doanh thu mỗi năm đều tăng:
- 2015- 2016: năm 2016 doanh thu tăng 24% tức tăng 362trđ so với năm 2015 (1.514 triệu đồng- 2015 và 1.876 triệu đồng- 2016)
- 2016-1017: năm 2017 doanh thu tăng 14% tức tăng 261 triệu đồng so với năm
2016 (1.876 triệu đồng- 2016 và 2.137 triệu đồng- 2017)
Nguyên nhận thấy doanh thu hai tháng cuối năm 2015-2017 tăng lên nhờ hoạt động giao nhận của công ty tương đối ổn định Trong giai đoạn này, các đơn hàng đều phát triển và tình hình thế giới ít biến động, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh Đồng thời, với chiến lược kinh doanh hợp lý, công ty đã xây dựng niềm tin ở khách hàng và thu hút thêm một lượng khách hàng mới Tuy nhiên, mức chênh lệch về doanh thu vẫn tồn tại giữa các thời kỳ, cho thấy cần tiếp tục tối ưu hóa hiệu quả và quản lý rủi ro thị trường để duy trì đà tăng trưởng.
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Kết quả hoạt động kinh doanh trong hai tháng cuối năm ở giai đoạn 2015-2017 cho thấy đà tăng trưởng giữa các năm bị co lại Cụ thể, so với năm 2015, năm 2016 tăng thêm 362 triệu đồng, tuy nhiên so với năm 2016, năm 2017 chỉ tăng thêm 261 triệu đồng, cho thấy mức tăng trưởng đã yếu đi Nguyên nhân của sự giảm này có thể xuất phát từ cả yếu tố khách quan và chủ quan.
Chi phí: Năm 2017 có chi phí cao nhất trong 3 năm là 1.662 triệu đồng Năm
2015 có chi phí thấp nhất là 1.237 triệu đồng Nhìn chung, chi phí qua mỗi năm có xu hướng gia tăng cụ thể:
- 2015- 2016: năm 2016 chi phí tăng 21% tức tăng 255 triệu đồng so với năm
2015 (1.237 triệu đồng- 2015 và 1.492 triệu đồng- 2016)
- 2016-2017: năm 2017 chi phí tăng 11% tức tăng 170 triệu đồng so với năm 2016(1.492 triệu đồng- 2016 và 1.662 triệu đồng- 2017)
Nguyên nhân chính khiến chi phí tăng là hiệu quả sử dụng chi phí của công ty chưa tối ưu, khiến còn có nhiều chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó, tình hình kinh tế năm 2014 có nhiều biến động khi giá xăng dầu thế giới tăng cao sau thời gian ít biến động, cùng với một số chi phí phát sinh khác tác động làm tăng chi phí tổng thể.
Giải pháp của doanh nghiệp để giảm chi phí: Trước tình hình chi phí tăng cao, ban lãnh đạo công ty đã triển khai các chiến lược ngắn hạn nhằm cải thiện hiệu quả và tối ưu hóa chi phí vận hành Những biện pháp này giúp môi trường làm việc của các công ty dịch vụ, đặc biệt là công ty giao nhận, trở nên thuận lợi hơn và tạo đà cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp nói chung trong thời gian tới Đáng chú ý, khi các hiệp định thương mại được ký kết, hoạt động trao đổi hàng hóa và vận tải sẽ phát triển mạnh mẽ, mang lại cơ hội mở rộng thị trường và tăng trưởng doanh thu cho các doanh nghiệp dịch vụ.
Trong 3 năm gần đây, lợi nhuận cho thấy xu hướng tăng trưởng: năm 2015 ghi nhận mức lợi nhuận thấp nhất là 277 triệu đồng, còn năm 2017 đạt 475 triệu đồng và là cao nhất trong khoảng thời gian này Nhìn chung, lợi nhuận có sự tăng lên theo từng năm, cho thấy sự cải thiện liên tục về hiệu quả kinh doanh.
- 2015-2016: năm 2016 lợi nhuận tăng 39% tức tăng 107 triệu đồng so với năm
2015 (277 triệu đồng- 2015 và 384 triệu đồng- 2016)
- 2016-2017: năm 2017 lợi nhuận tăng 24% tức tăng 91 triệu đồng so với năm
2016 (384 triệu đồng- 2016 và 475 triệu đồng- 2017)
- Nguyên nhân về sự gia tăng lợi nhuận mỗi năm là do tình hình kinh doanh của công ty có sự phát triển đều Tuy nhiên, ta vẫn dễ dàng thấy mức tỷ lệ chênh lệch lợi nhuận qua mỗi năm có xu hướng giảm cụ thể mức chênh lệch giữa năm 2016 so với năm 2015 là 39% nhưng chênh lệch giữa năm 2017 so với năm 2016 lại giảm xuống chỉ còn 24% Nguyên nhận về sự giảm này là do mức tỷ lệ chênh lệch về doanh thu giữa các năm lại giảm xuống và mức tỷ lệ chênh lệch về chi phí giữa các năm tăng
1.4.2 Doanh thu theo phương thức giao nhận trong doanh thu từ dịch vụ giao nhận zd Đường hàng không Phương thức khác
Bảng 1.5: Bảng thể hiện doanh thu theo phương thức giao nhận trong doanh thu từ dịch vụ giao nhận Đơn vị tính: triệu đồng
Doanh thu theo phương thức vận tải
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Đường biển 423,54 37,67% 1.524,27 29,72% 1.678,53 28,63% Đường hàng không 546,23 48,59% 2.375,35 46,32% 3.124,21 53,29%
(Nguồn: Bộ phận kế toán) Biểu đồ 1.2: Biểu đồ tỷ trọng về doanh thu theo phương thức vận tải
(Nguồn: Bộ phận kế toán) Đường hàng không Phương thức khác 46.32%
Năm 2016 Đường hàng không Phương thức khác
Qua biểu đồ 1.2 và bảng 1.5 ta thấy doanh thu theo tất cả các phương thức đều có tăng đều qua từng năm cụ thể như sau: Đường hàng không có doanh thu tăng dần qua các năm (546,23 triệu đồng- 2015; 2.375,35 triệu đồng- 2016; 3.124,21 triệu đồng- 2017 và chiếm giá trị cao trong các phương thức giao nhận qua các năm Từ năm 2015 (2 tháng cuối năm) đến năm 2017, ta thấy doanh thu theo phương thức vận tải cao nhất và chiếm tỷ trọng cao trong công ty (48,59%- 2015; 46,32%- 2016; 53,29%- 2017) Doanh thu năm 2017 tăng 748,86 triệu đồng so với năm 2016 (2.375,35 triệu đồng- 2016; 3.124,21 triệu đồng - 2017) Qua đó ta thấy rằng giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không luôn đóng vai trò chủ đạo trong cơ cấu doanh thu của công ty Đường biển thì giá trị cũng có sự biến đổi nhưng không đáng kể Năm 2017 so với năm 2016 chỉ chênh lệch 154,26 triệu đồng (1.524,27 triệu đồng- 2016; 1.678,53 triệu đồng- 2017) Có sự biến đổi này là do hàng hóa chủ yếu được xuất nhập khẩu qua đường hàng không vì nó vận chuyển nhanh chóng, các hãng hàng không ngày càng phát triển với sự nâng cấp chất lượng máy bay cũng như dịch vụ, chi phí vận chuyển đường hàng không thì ngày càng rẻ hơn, lại đáp ứng được yêu cầu về thời gian của việc kinh doanh do đó khối lượng vận chuyển ngày càng tăng lên
Ngoài ra, công ty cũng hoạt động ở những phương thức giao nhận khác như đường bộ, đường sắt nội địa nhưng các phương thức này thường không ổn định và chiếm giá trị thấp trong bảng doanh thu của công ty
Có thể kết luận rằng: doanh thu giao nhận đường hàng không chiếm tỉ trọng cao nhất trong doanh thu dịch vụ giao nhận Có thể nói giao nhận bằng đường hàng không là thế mạnh của công ty zd
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU ĐƯỜNG
HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY NXS
Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan dến quy trình
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình
INDOCHINE WELLNESS CO., LTD CONCEPT 2 INC
Giao hàng cho khách hàng
Sơ đồ quy trình giao nhận
Sơ đồ quy trình giao nhận:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ thực hiện nghiệp vụ giao nhận đường hàng không
Tóm tắt các bước trong quy trình:
Bước 1: Công ty NSX sẽ kí hợp đồng dịch vụ với công ty TNHH Indochine
Wellness sau khi đã thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng và được sự đồng ý từ hai bên
Bước 2: Công ty NSX sẽ nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng thông qua các chứng từ:
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Vận đơn đường hàng không (air way bill)
- Thông báo hàng đến (Arrival notice)
- Phiếu đóng gói (Packing list)
- Giấy giới thiệu của công ty Indochine Wellness
- Một sỗ chứng từ liên quan khác
(1) Nhận và kiểm (2) tra thông tin về lô hàng
Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Khai hải quan hàng nhập
Tổ chức nhận hàng tại sân bay
Quyết toán tiền cho khách hàng zd
Bước 3: Công ty NSX khai hải quan hàng nhập trên hệ thống VINACCS/VCI
Bước 4: Nhân viên giao nhận công ty TNHH NSX đến cảng hàng không để nộp thuế và sau đó làm thủ tục Hải quan bao gồm: nộp hồ sơ, tiếp nhận kiểm hóa và thanh lý cổng
Bước 5: Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho công ty
Indochine Wellness theo địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ
Ở Bước 6, kế toán viên của Công ty TNHH NSX tiến hành kê khai chi phí cho lô hàng và thực hiện quyết toán phí dịch vụ, đảm bảo ghi nhận đầy đủ các chi phí liên quan Hồ sơ liên quan sau đó được bàn giao cho khách hàng là Công ty TNHH Indochine Wellness, hoàn tất quá trình đối soát và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Phân tích quy trình tổ chức và thực hiện giao nhận hàng nhập mặt hàng chân đế và tay đỡ màn hình cho máy tập chèo thuyền bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX
2.3.1 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Công ty TNHH Indochine Wellness gửi thông tin lô hàng cho NSX qua fax, mail đề nghị ký hợp đồng dịch vụ là NSX sẽ thay mặt công ty TNHH Indochine Wellness tiến hành, hoàn thành các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết để nhận được hàng, sau khi xem xét thấy lô hàng phù hợp với khả năng, công ty NSX sẽ thỏa thuận về giá và các điều khoản trong hợp đồng sao cho có lợi cho hai bên Công ty NSX sẽ soạn thảo hợp đồng dịch vụ giao nhận gửi cho công ty Indochine Wellness tham khảo và hợp đồng sẽ được ký khi có sự chấp thuận từ hai bên Với hợp đồng này, công ty TNHH NSX có nhiệm vụ thay mặt công ty TNHH Indochine Wellness tiến hành, hoàn thành các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết để nhận được hàng và phải giao hàng theo đúng qui định như trong hợp đồng dịch vụ đã ký cho công ty Indochine Wellness
2.3.2 Nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng
2.3.2.1 Nhận thông tin lô hàng thông qua bộ chứng do khách hàng cung cấp
Nhân viên giao nhận của công ty NSX sẽ tới công ty Indochine Wellness nhận bộ chứng từ và các giấy tờ liên quan về lô hàng hóa để tiến hành làm thủ tục nhận hàng theo hợp đồng Bộ chứng từ mà bên công ty Indochine Wellness giao cho NSX gồm:
- Hợp đồng mua bán – Sale contract (01 sao y bản chính)
- Phiếu đóng gói – Packing List (01sao y bản chính)
- Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice (01sao y bản chính)
- Vận đơn hàng không – Airwaybill (01 sao y chính)
- Thư báo nhận hàng do bên công ty do công ty TNHH DV- HH Tân Sơn Nhất
- Giấy giới thiệu từ công ty Indochine Wellness: 3 bản có dấu mộc
- Một số giấy tờ liên quan khác…
2.3.2.2 Kiểm tra thông tin lô hàng, chứng từ
Sau khi nhận được bộ chừng từ do công ty Indochine Wellness cung cấp lúc này nhân viên giao nhận của công ty NSX tiến hành kiểm tra các chứng từ như sau:
Hợp đồng mua bán – Sale Contract
Với hợp đồng thương mại, các nội dung cần xem xét:
- Thông tin hợp đồng: Hợp đồng số 1002566, ngày ký hợp đồng 20/3/2017
- Bên nhà xuất khẩu: Người xuất khẩu: CONCEPT2, INC Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville, VT 05661 USA.Sđt: + 802.888.6333- 3028 Đại diện nhà xuất khẩu: Ms Kathy Gruber- Sales Manager
- Bên nhà nhập khẩu: INDOCHINE WELLNESS COMPANY LIMITED Địa chỉ: 4F1, Crescent Plaza, 105 Tôn Dat Tien, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam Sđt: +84 8 5413 59973 Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal-giám đốc điều hành
- Thông tin hàng hóa, lô hàng: chân đế và tay đỡ màn hình cho máy tập chèo thuyền; CONCEPT II MODEL E PM5 INDOOR ROWER (BLACK
COLOR) Đối với mặt hàng này, thì không cần xin giấy phép nhập khẩu vì không nằm trong danh mục hàng hóa “nhạy cảm”, có thể tìm hiều ở Nghị định 187/2013/NĐ –CP Việc xem xét có xin giấy phép nhập khẩu là rất quan trọng vì sẽ ảnh hương trực tiếp đến thời giao nhận hàng và có thể bị xử phạt trong nghị định 127/2013/NĐ-CP
- Số lượng, nguồn gốc, tiêu chuẩn chất lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng: số lượng 5 chiếc (pcs), nguồn gốc: Mỹ, tiêu chuẩn chất lượng: theo tiêu chuẩn xuất khẩu- hàng mới 100%, đơn giá: 1050,00 USD; tổng giá trị lô hàng: 5250,00 USD; tổng giá trị tính theo điều kiện CIF: 6336,00 USD (bao gồm phí bảo hiểm: 13,66 USD, 1072,34 USD)
- Qui cách đóng gói: phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu
Trong hợp đồng này, thanh toán được thực hiện bằng phương thức TT và thanh toán 100% giá trị hợp đồng trước khi giao hàng Vì vậy, người mua cần chú ý đến thời hạn thanh toán và ngày hết hạn hợp đồng để đảm bảo tiến độ giao hàng và tránh phát sinh tranh chấp về thanh toán hoặc vi phạm điều khoản.
Giao hàng bằng đường hàng không, thời gian giao hàng tối đa 3 tháng kể từ khi nhận thanh toán Cảng chuyển tải được phép và giao hàng từng phần cũng được chấp thuận khi cần thiết POL: USA POD: Cảng hàng không Tân Sơn Nhất (TCS).
- Ngoài ra phải đối chiếu các chứng từ hợp đồng, phiếu đóng gói, hóa đơn, vận tải đơn trên cơ sở những nội dung như số hợp đồng, ngày ký, tên hàng, ngày giao hàng…nếu không hợp lệ, nhân viên chứng từ cần yêu cầu nhà nhập khẩu bổ sung, chỉnh sửa
Phiếu đóng gói (Packing List)/ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Cần phải đối chiếu các thông tin trên phiếu đóng gói/ hóa đơn thương mại so với hợp đồng có trùng khớp không Để không gây khó khăn hay không lấy được zd hàng Nếu có sai ảnh hưởng tới việc nhận hàng thì yêu cầu bên nhà xuất khẩu sửa chữa kịp thời
Với phiếu đóng gói (Packing List), hóa đơn thương mại (commercial invoice) nội dung cần đối chiếu, so sánh so với hợp đồng:
- Nhà nhập khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, fax)
- Nhà xuất khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, fax)
- Mô tả hàng hóa (các thông tin về sản phẩm, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, các loại phí, khối luợng, kiểu cách đóng gói)
Bảng 2.1: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên phiếu đóng gói/hóa đơn thương mại với hợp đồng
Phiếu đóng gói/ Hóa đơn thương mại
Nhà nhập khẩu Công ty TNHH
Indochine Wellness Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà Crescent Plaza, 105 Tôn Dật Tiến, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận
Công ty TNHH Indochine Wellness Địa chỉ: 4F1, Crescent Plaza, 105 Tôn Dat Tien, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam
Sđt: +84 8 5413 59973 Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal-giám đốc điều hành
Nhà xuất khẩu Công ty CONCEPT2,
INC Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville,
Công ty CONCEPT2, INC Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville, VT
Sđt: + 802.888.6333- 3028 Đại diện nhà xuất khẩu:
Ms Kathy Gruber- Sales Manager
Mô tả hàng hóa CONCEPT II MODEL
E PM5 INDOOR ROWER (BLACK COLOR)
Số lượng: 5 cái (PC) Đơn giá: 1050,00 USD Tổng số tiền: 5.250,00 USD
Hàng hóa được đóng gói trong 10 kiện khối lượng tịnh193 kg
CONCEPT II MODEL E PM5 INDOOR ROWER (BLACK COLOR)
Số lượng: 5 cái (PC) Đơn giá: 1050,00 USD Tổng số tiền: 5.250,00 USD
Phí bảo hiểm: 13,66 USD Tổng giá CIF HCMC:
Số tiền bằng chữ: sáu nghìn ba trăm ba mươi sáu đôla mỹ Đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu
Phiếu đóng gói phải là sao y bản chính và có chữ ký cùng dấu mộc của công ty TNHH Indochine Wellness
Sau khi so sánh, đối chiếu các thông tin trên packing list (phiếu đóng gói), commercial invoice (hóa đơn thương mại) với hợp đồng là hợp lệ, trùng khớp
Vận đơn hàng không (Airway bill)
Với vận đơn hàng không, các nội dung cần đối chiếu với hợp đồng, phiếu gói hàng/hóa đơn thương mại, thông báo hàng đến như sau:
Cần kiểm tra các thông tin trên vận đơn hàng không có trùng khớp với các thông tin trên hợp đồng Để xem xét có sai sót gì không, để sớm sửa chữa nhằm có thể lấy được hàng và đúng thời hạn Các nội dung cần kiểm tra, đối chiếu:
- Thông tin nhà nhập khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không
- Thông tin nhà xuất khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không
- Sân bay đến, sân bay đi có hợp lý, trùng khớp không
Sân bay chuyển tải có được cho phép zd
- Mô tả hàng hóa (các thông tin về sản phẩm, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, các loại phí, khối luợng, kiểu cách đóng gói) có phù hợp, giống nhau
Bảng 2.2: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng
Vận đơn hàng không Hợp đồng
Nhà nhập khẩu Công ty TNHH
Indochine Wellness Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà
Crescent Plaza, 105 Tôn Dật Tiên, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam
Công ty TNHH Indochine Wellness Địa chỉ: 4F1,
Crescent Plaza, 105 Tôn Dat Tien, Phú
Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam Sđt: +84 8 5413
59973 Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal- giám đốc điều hành
Nhà xuất khẩu CONCEPT 2, INC Địa chỉ: 105 Industrial park drive morrisville, vt 05661- 8532, USA
Công ty CONCEPT2, INC Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville, VT
3028 Đại diện nhà xuất khẩu: Ms Kathy Gruber- Sales Manager Đóng gói Số kiện, trọng lượng: 10 kiện - 193 kg
Tỉ lệ tính phí (đơn giá):
4,60 USD Tổng giá trị hàng:
Chi phí khác của đại lý:
148,69 USD Tổng giá trị trả trước:
Hàng hóa được đóng gói trong 10 kiện khối lượng tịnh193 kg
Vận chuyển và giao hàng Sân bay đi: BOSTON,
Sân bay đến: TÂN SƠN NHẤT, HỒ CHÍ MINH
Sân bay chuyển tải: TPE
Sân bay đến: HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM Sân bay chuyển tải: cho phép
Phương tiện: máy bay Thời gian giao hàng: trong vòng 3 tháng kể từ ngày nhận được tiền thanh toán
Trong hợp đồng này có ghi rõ điều kiện giao hàng là CIF, đồng nghĩa với việc nhà xuất khẩu trả trước cuớc phí vận chuyển, phí bảo hiểm, các chi phí liên quan tới hàng hóa cho đến khi hàng được giao và các chi phí thủ tục hải quan cần thiết để xuất khẩu (Incorterms 2010) Ở đây công ty CONCEPT 2, INC là nhà xuất khẩu nên phải trả trước các cước, phí cho tới khi hàng được giao
Sau khi đối chiếu, so sánh các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng thì các thông tin đều hợp lệ, trùng khớp
Phiếu đóng gói/ hóa đơn thương mại
Cần kiểm tra các thông tin trên vận đơn hàng không có trùng khớp với các thông tin trên phiếu đóng gói/ hóa đơn thương mại Để xem xét có sai sót gì không, để sớm sửa chữa nhằm có thể lấy được hàng và đúng thời hạn Các thông tin cần kiểm tra:
- Thông tin nhà nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại có trùng khớp không
- Thông tin nhà xuất khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại có trùng khớp không
- Đóng gói có giống nhau, phù hợp với nhau không zd
Bảng 2.3: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với phiếu đóng gói/ hóa đơn thương mại
Vận đơn hàng không Phiếu đóng gói
Nhà nhập khẩu Công ty TNHH
Indochine Wellness Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà Crescent Plaza, 105 Tôn Dật Tiên, Phú
Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam
Công ty TNHH Indochine Wellness Địa chỉ : lầu 4, tòa nhà Crescent Plaza, 105 Tôn Dật Tiến, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam
Nhà xuất khẩu CONCEPT 2, INC Địa chỉ: 105 Industrial park drive morrisville, vt 05661-
Công ty CONCEPT2, INC Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville,
Kathyg@concept2.com Đóng gói Số kiện, trọng lượng:
Hàng hóa được đóng gói trong 10 kiện khối lượng tịnh193 kg
Sau khi đối chiếu, so sánh các thông tin trên vận đơn hàng không với phiếu đóng gói/ hó đơn thương mại thì các thông tin đều hợp lệ, trùng khớp
Nhận xét chung về công tác thực hiện
Công tác tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH NSX khá chặt chẽ từ khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, thiết lập tờ khai Hải quan cho đến khi tiến hành thông quan, giao hàng Đóng góp vào kết quả thực hiện khá thành công của quy trình này có thể kể đến các yếu tố cơ bản như sau:
Thứ nhất, quy trình được diễn ra với sự phối hợp giữa các bộ phận nghiệp vụ từ bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán chứng từ cho đến bộ phận giao nhận Với mô hình tổ chức nhân sự tương đối đơn giản và có sự phân công rõ ràng nên mọi nhân viên đều có thể phối hợp và giải quyết công việc hợp lý, thống nhất và nhanh chóng, chứng từ được xem xét một cách cẩn thận, tránh được những sai sót có thể gây tổn thất cho công ty
Thứ hai, là do đa phần nhân viên chứng từ đều là nhân viên có tính cẩn thận, có kinh nghiệm nên việc chuẩn bị hồ sơ ít xảy ra sai sót, nhầm lẫn nên ít tốn thời gian chỉnh sửa Hơn nữa, nhân viên giao nhận có mối quan hệ tốt với hải quan và các đơn vị công tác khác như hãng tàu, hải quan, cơ quan đăng kiểm, nên đó là một lợi thế cho công ty Điểm mạnh cuối cùng là nhờ vào đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình của Công ty Dù chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng đội ngũ nhân viên luôn cố gắng trau dồi nghiệp vụ, giúp đỡ nhau để hoàn thành đúng hạn công việc được giao Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty các phòng ban từ bộ phận chứng từ, bộ phận kế toán đến bộ phận kinh doanh, bộ phận hiện trường, giao nhận được thiết lập chặt chẽ trong toàn bộ quá trình diễn ra nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nên tránh được việc một bộ phận phải làm quá nhiều việc dẫn đến sai sót
Bên cạnh những thuận lợi góp phần vào kết quả thực hiện thành công của quy trình thì bên cạnh đó công tác tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty cũng gặp phải những khó khăn cần khắc phục như sau: Thứ nhất, tuy có chú trọng đến việc đầu tư nâng cấp trang thiết bị nhưng nhìn chung cơ sở vật chất kĩ thuật của NSX còn yếu kém Công ty lại không có trạm thu gom hàng lẻ, phải nhờ phương tiện của cảng nên làm tăng giá cung cấp dịch vụ, ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của Công ty Việc đóng hàng còn phụ thuộc vào điều kiện thời tiết, cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đủ mạnh để khắc phục tình trạng chậm trễ khi kéo cont Trong khâu vận chuyển, vì NSX không có bãi container riêng nên phải chuyển container từ hãng tàu về tận kho hàng của doanh nghiệp xuất nhập khẩu (thường là tại các khu công nghiệp ở Đồng Nai, Bình Dương ) Khoảng cách xa nên không chủ động về thời gian Phần mềm văn phòng như Microsoft Office, Open Office, Win giữa các phòng ban chưa được thống nhất nên khi chuyển giao file và số liệu trong mạng nội bộ hay gửi cho khách hàng gặp khó khăn, phải thao tác nhiều lần mới đọc và mở được file Điều này đã tác động trực tiếp đến bước khai báo tờ khai hải quan, khai báo C/O, khai báo S/I và gửi và nhận dữ liệu của bộ phận xuất hàng đến hãng tàu và khách hàng, đến các bộ phận khác bị gián đoạn
Song song với đội ngũ cán bộ nòng cốt có kinh nghiệm lâu năm, lực lượng nhân viên trẻ còn thiếu thực tế và cần được đào tạo bài bản để xử lý hiệu quả các sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện quy trình Nhiều nhân viên bán hàng mới chưa linh hoạt đáp ứng yêu cầu của khách hàng, dẫn đến chậm trễ trong phục vụ và đáp ứng nhu cầu khách hàng Quản lý ở một số bộ phận, như nhân viên hiện trường và nhân viên giao nhận, chưa được thắt chặt, làm giảm hiệu quả vận hành và cần bổ sung biện pháp giám sát, quy trình chuẩn và phân công trách nhiệm rõ ràng.
Việc tiếp cận khách hàng mới và khai thác thị trường tiềm năng vẫn chưa được đẩy mạnh, cho thấy nghiên cứu thị trường còn yếu và hiệu quả marketing bị giới hạn do được giao cho phòng kinh doanh nhưng khối lượng công việc quá tải Để thâm nhập vào thị trường lớn và phục vụ các khách hàng khó tính, cần đầu tư nghiêm túc cho nghiên cứu thị trường và tối ưu hóa chiến lược marketing, đồng thời bổ sung nguồn lực để nâng cao hiệu quả công việc và giảm áp lực cho đội ngũ kinh doanh.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY
Công tác tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH NSX khá chặt chẽ từ khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, thiết lập tờ khai Hải quan cho đến khi tiến hành thông quan, giao hàng Đóng góp vào kết quả thực hiện khá thành công của quy trình này có thể kể đến các yếu tố cơ bản như sau:
Thứ nhất, quy trình được diễn ra với sự phối hợp giữa các bộ phận nghiệp vụ từ bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán chứng từ cho đến bộ phận giao nhận Với mô hình tổ chức nhân sự tương đối đơn giản và có sự phân công rõ ràng nên mọi nhân viên đều có thể phối hợp và giải quyết công việc hợp lý, thống nhất và nhanh chóng, chứng từ được xem xét một cách cẩn thận, tránh được những sai sót có thể gây tổn thất cho công ty
Thứ hai là do đa phần nhân viên chứng từ đều là nhân viên có tính cẩn thận, có kinh nghiệm nên việc chuẩn bị hồ sơ ít xảy ra sai sót, nhầm lẫn nên ít tốn thời gian chỉnh sửa Hơn nữa, nhân viên giao nhận có mối quan hệ tốt với hải quan và các đơn vị công tác khác như hãng tàu, hải quan, cơ quan đăng kiểm, nên đó là một lợi thế cho công ty Điểm mạnh cuối cùng là nhờ vào đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình của Công ty Dù chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng đội ngũ nhân viên luôn cố gắng trau dồi nghiệp vụ, giúp đỡ nhau để hoàn thành đúng hạn công việc được giao Mối quan hệ giữa giữa các phòng ban trong công ty các phòng ban từ bộ phận chứng từ, bộ phận kế toán đến bộ phận kinh doanh, bộ phận hiện trường, giao nhận được thiết lập chặt chẽ trong toàn bộ quá trình diễn ra nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nên tránh được việc một bộ phận phải làm quá nhiều việc dẫn đến sai sót
Bên cạnh những thuận lợi góp phần vào kết quả thực hiện thành công của quy trình thì bên cạnh đó công tác tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty cũng gặp phải những khó khăn cần khắc phục như sau: Thứ nhất, tuy có chú trọng đến việc đầu tư nâng cấp trang thiết bị nhưng nhìn chung cơ sở vật chất kĩ thuật của NSX còn yếu kém Công ty lại không có trạm thu gom hàng lẻ, phải nhờ phương tiện của cảng nên làm tăng giá cung cấp dịch vụ, ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của Công ty Việc đóng hàng còn phụ thuộc vào điều kiện thời tiết, cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đủ mạnh để khắc phục tình trạng chậm trễ khi kéo cont Trong khâu vận chuyển, vì NSX không có bãi container riêng nên phải chuyển container từ hãng tàu về tận kho hàng của doanh nghiệp xuất nhập khẩu (thường là tại các khu công nghiệp ở Đồng Nai, Bình Dương ) Khoảng cách xa nên không chủ động về thời gian Phần mềm văn phòng như Microsoft Office,
Do sự không thống nhất giữa hai nền tảng OpenOffice và Windows, việc chuyển giao file và số liệu qua mạng nội bộ hoặc gửi cho khách hàng gặp nhiều khó khăn và đòi hỏi thao tác lại nhiều lần để đọc và mở file Tình trạng này tác động trực tiếp đến các bước khai báo hải quan, khai báo C/O và khai báo SI, đồng thời làm gián đoạn quá trình gửi và nhận dữ liệu giữa bộ phận xuất hàng, hãng tàu và khách hàng cùng các bộ phận khác.
Bên cạnh những cán bộ nòng cốt với kinh nghiệm lâu năm, đội ngũ nhân sự vẫn có những nhân viên trẻ, thiếu kinh nghiệm thực tế và cần được đào tạo để học hỏi nhiều hơn, từ đó nâng cao khả năng xử lý sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện quy trình Nhiều Sales mới chưa linh hoạt với yêu cầu của khách hàng nên dẫn đến chậm trễ trong việc đáp ứng nhu cầu, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ Việc quản lý nhân sự tại một số bộ phận như nhân viên hiện trường và nhân viên giao nhận vẫn chưa được chặt chẽ, dẫn tới thiếu sự phối hợp và hiệu quả vận hành chưa tối ưu.
Cuối cùng, việc tiếp cận khách hàng mới và nhiều tiềm năng, nghiên cứu thị trường vẫn chưa được đẩy mạnh và tỏ ra yếu kém do công tác marketing được giao cho phòng kinh doanh nhưng hiệu quả công việc chưa cao do khối lượng công việc quá tải Nếu muốn thâm nhập vào thị trường lớn mạnh với những khách hàng khó tính thì việc nghiên cứu càng phải được đầu tư kĩ lưỡng
3.2 Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường hàng không tại công ty
3.2.1 Giải pháp đối với doanh nghiệp
Cập nhật Văn bản, quy định mới của cơ quan nhà nước:
Việc cần thiết đầu tiên là cử một nhân viên phụ trách cập nhật thường xuyên các thông tin, nghị định mới ban hành từ các bộ ngành liên quan như Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, để khi có văn bản mới người này có thể tiến hành thông báo và cập nhật cho toàn thể nhân viên nắm rõ Nhân viên này sẽ đảm bảo nguồn thông tin được cập nhật kịp thời và tin cậy, giúp toàn thể nhân viên làm việc thông suốt hơn và tiết kiệm thời gian bằng cách hạn chế sự chậm trễ và nhầm lẫn do thiếu thông tin.
Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh:
Giữ vững mối quan hệ với các đơn vị trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và các đối tác kinh doanh nhằm duy trì thị trường sẵn có Bên cạnh đó còn đẩy mạnh việc tìm kiếm các cơ hội hợp tác mới, thiết lập những mối quan hệ mới thồng qua tham gia các diễn đàn, hội chợ triễn lãm
Công ty nên tăng cường bộ phận sales với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, năng động nhằm phát triển hoạt động logistics ra nhiều lĩnh vực, nghiên cứu tìm hiểu thị trường và điều chỉnh mức giá cho phù hợp, chăm sóc khách hàng và liên kết chặt chẽ với khách hàng
Chúng tôi xây dựng và nâng cấp website riêng cho công ty, liên tục cập nhật thông tin và hình ảnh về công ty cùng các lĩnh vực hoạt động nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng, tăng nhận diện thương hiệu và quảng bá hiệu quả, đồng thời mở rộng cơ hội hợp tác mới.
Nâng cao dịch vụ khách hàng:
Công ty nên thường xuyên chủ động trong việc thu thập thông tin và ý kiến của khách hàng về dịch vụ của Công ty Kiểm tra và đánh giá các ý kiến nhằm cải zd thiện kịp thời và khách quan nhất Từ đó, những khâu dịch vụ vào chưa tốt, còn nhiều vướng mắc trong cả quy trình thì sẽ được Công ty lưu tâm và có biện pháp khắc phục phù hợp
Với đặc thù của ngành dịch vụ, giao tiếp và một công cụ quan trọng trong quá trình truyền tải sản phẩm đến khách hàng Chính vì thế, thái độ và cách tiếp cận của mỗi nhân viên đối với kahsch hàng cũng phần nào phản ánh chất lượng dịch vụ của cả Công ty Nâng cao kỹ năng giao tiếp là một việc làm cần thiết giúp nhân viên có được sự tin tưởng của khách hàng thông qua thái độ niềm nở, biết lắng nghe tiếp thu và có phản hồi thích hợp trong quá trình tiếp xúc với khách hàng
Giải pháp về việc đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề và hiệu quả công việc cho nhân viên
Lao động chính là cốt lõi của doanh nghiệp Hình ảnh nhân viên ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh hoạt động của Công ty Nhân viên giỏi không những sẽ tạo nên lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ chung ngành mà còn tạo dựng sự tin tưởng tuyệt đối của khách hàng đối với dịch vụ của Công ty Chính vì lẽ đó, việc đào tạo, nâng cao trình độ làm việc của nhân viên nên được Công ty chú ý nhiều hơn Cụ thể có thể thực hiện một số giải pháp sau:
Với tính chất là dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, ngoại ngữ là một công cụ không thể thiếu trong công tác thực hiện các quy trình cũng như trong giao tiếp, ký kết hợp đồng, liên lạc mở rộng mối quan hệ với khách hàng nước ngoài Công ty cần tạo nhiều cơ hội, động viên các nhân viên trao dồi thêm nhiều ngoại ngữ; có chính sách tạo điều kiện về mặt thời gian để nhân viên có thể học tập thoải mái