Tài liệu Hướng dẫn tác nghiệp MISA Mimosa 2006 pdf

Chương 03: Trình bày các thông tin và số liệu kế toán ban đầu phải thiết lập khi bắt đầu sử dụng MISA Mimosa 2006 vào công việc hạch toán kế toán bao gồm: Hệ thống tài khoản; Hệ thống m

Hướng dẫn tác nghiệp MISA Mimosa 2006

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU 4 U

CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU 8 U

BẢNG KÊ KÝ HIỆU, KIỂU CHỮ SỬ DỤNG TRONG TÀI LIỆU 10 U

LÀM THẾ NÀO ĐỂ BẮT ĐẦU VỚI MISA Mimosa 2006 11

I KHỞI ĐỘNG MISA Mimosa 2006 12

II TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU (CSDL) 12

III MỞ CƠ SỞ DỮ LIỆU 12 U IV THIẾT LẬP THÔNG TIN VỀ HỆ THỐNG 13

1 Thông tin về cơ sở dữ liệu 13

2 Tuỳ chọn hệ thống 14

3 Lịch sao lưu dữ liệu 14

THIẾT LẬP THÔNG TIN VÀ SỐ LIỆU KẾ TOÁN BAN ĐẦU 15 U I DANH MỤC NGUỒN KINH PHÍ 16

II HỆ THỐNG TÀI KHOẢN 17

III HỆ THỐNG MỤC LỤC NGÂN SÁCH 20

1 Chương 20

2 Loại khoản 22

3 Nhóm mục 22

4 Nhóm-Tiểu nhóm-Mục-Tiểu mục 23

IV KHAI BÁO SỐ DƯ TÀI KHOẢN ĐẦU NĂM 23

1 Số dư tài khoản công nợ 24

2 Số dư tài khoản dự án 25

3 Số dư tài khoản khác 26

VI PHÒNG BAN 27

VII CÁN BỘ 28

1 Các khoản lương 28

2 Cán bộ 31

3 Thuyên chuyển cán bộ 32

VIII KHAI BÁO VẬT TƯ TỒN KHO ĐẦU NĂM 32

1 Khai báo kho vật tư 33

2 Khai báo loại vật tư 33

3 Khai báo danh sách vật tư, hàng hoá chi tiết 34

4 Đăng ký kho vật tư 35

5 Nhập số lượng và giá trị tồn đầu năm 35

6 Đăng ký công cụ dụng cụ đang sử dụng tại các phòng ban 36

7 Khai báo số lượng và giá trị công cụ, dụng cụ đang sử dụng tại các phòng ban37 IX KHAI BÁO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ĐẦU NĂM 37

1 Thiết lập danh mục TSCĐ 37

2 Khai báo tài sản cố định 38

X KHAI BÁO MÃ THỐNG KÊ CHỨNG TỪ 39

XI KHAI BÁO CÁC NGHIỆP VỤ TỰ ĐỘNG ĐỊNH KHOẢN 40

XII KHAI BÁO THUẾ GTGT ĐẦU NĂM 41

XIII KHAI BÁO TÀI KHOẢN KẾT CHUYỂN 41

XIV CÁC HOẠT ĐỘNG SỰ NGHIỆP CÓ THU 42

1 Các hoạt động sự nghiệp 42

2 Số dư đầu năm các hoạt động 43

QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRÊN MISA Mimosa 2006 44

I KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG, DỰ ÁN 55

II KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ 67

III KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 70

IV KẾ TOÁN VẬT TƯ, HÀNG HOÁ, CÔNG CỤ DỤNG CỤ 71

1 Kế toán nhập kho vật tư, hàng hoá, công cụ dụng cụ 71

2 Kế toán xuất kho vật tư, hàng hoá, công cụ dụng cụ 73

3 Kế toán tăng, giảm công cụ dụng cụ 74

V KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 75

1 Kế toán ghi tăng TSCĐ 75

2 Kế toán ghi giảm TSCĐ 76

3 Đánh giá lại tài sản cố định 77

4 Kế toán hao mòn tài sản cố định 78

VI KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG 80

1 Khai báo Phòng ban 80

2 Khai báo Các khoản lương 80

3 Khai báo Cán bộ 80

4 Trả lương cán bộ 80

5 Kết chuyển chi phí tiền lương 81

VII KẾ TOÁN CÔNG NỢ 82

XIII KẾ TOÁN THUẾ GTGT 83

IX KẾ TOÁN SỰ NGHIỆP CÓ THU 84 U X KẾ TOÁN XÂY DỰNG CƠ BẢN 87

XI KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ KHÁC 89

XII MỘT SỐ NGHIỆP VỤ QUAN TRỌNG CẦN LƯU Ý 90

1 Nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán tạm ứng với Kho bạc 90

2 Nghiệp vụ khôi phục dự toán 90

3 Nghiệp vụ điều chỉnh dự toán 90

4 Nghiệp vụ giảm chi 90

5 Nghiệp vụ nộp trả kinh phí 90

6 Nghiệp vụ hủy dự toán 90

7 Nghiệp vụ kết chuyển cuối năm 90

8 Nghiệp vụ xuất toán 91

9 Nghiệp vụ quyết toán 91

10 Nghiệp vụ tạm giữ 91

XIII KẾT CHUYỂN SỐ DƯ ĐẦU NĂM 91

XIV BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ CÁC SỔ SÁCH KẾ TOÁN 93

HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC VÀ MÃ HOÁ THÔNG TIN 95

I MỤC ĐÍCH VÀ Ý NGHĨA 95

II CÁCH ĐÁNH MÃ THÔNG TIN 95

1 Quy ước chung 95

2 Cách tổ chức mã hoá thông tin 96

MỘT SỐ VƯỚNG MẮC HAY GẶP 102

KHI SỬ DỤNG MISA Mimosa 2006 102

THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN 111

GIỚI THIỆU

Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp MISA Mimosa 2006 là công cụ

hỗ trợ đắc lực, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và nhiệm vụ của công tác hạch toán kế toán tại đơn vị Thật đơn giản giờ đây công việc kế toán chỉ còn là việc nhập số liệu của các chứng từ gốc phát sinh hàng ngày còn toàn bộ các công việc còn lại được tự động hóa hoàn toàn bởi MISA Mimosa 2006

Qua nhiều năm triển khai Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp của MISA đã được người dùng tín nhiệm và hiện nay đã có hơn 6.000 đơn vị tại 64 tỉnh thành trong cả nước đang sử dụng Phần mềm kế toán Hành chính sự nghiệp của MISA là phần mềm duy nhất được Ban chỉ đạo chương trình quốc gia về Công nghệ Thông tin chọn làm bộ phần mềm

để khuyến cáo sử dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp MISA đã đạt được một số giải thưởng lớn sau:

♦ Cúp Vàng sản phẩm CNTT ưa chuộng nhất trong năm 2004,

2005 do người dùng bình chọn thông qua Tạp chí Thế giới Vi tính Việt Nam PCWorld

♦ 07 Huy chương vàng tại Computer World Expo (2000-2005)

♦ 02 Cúp Vàng năm 2002; 2003 cho sản phẩm cấp Ngành

♦ Nhiều bằng khen của các cấp các ngành: Bộ Bưu chính Viễn thông, Bộ Khoa học và Công nghệ; Hội tin học Việt Nam, Hội Tin học Viễn thông Hà Nội, Hiệp hội Doanh nghiệp vừa và nhỏ, UBND Thành phố Hà Nội, UBND tỉnh Bình Định…

♦ Giải thưởng Sao Khuê 2005 cho sản phẩm CNTT tiêu biểu do Hiệp hội phần mềm Việt Nam VINASA trao tặng

Phần mềm kế toán MISA Mimosa 2006 tuân thủ Chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính ra ngày 30/03/2006 Đặc biệt MISA Mimosa 2006 đã cập nhật Hệ thống Mục lục Ngân sách theo quyết định mới nhất

Để có thể học và sử dụng được MISA Mimosa 2006, người sử dụng cần đọc các cuốn tài liệu sau:

♦ Hướng dẫn cài đặt: Hướng dẫn các bước cài đặt phần mềm

♦ Hướng dẫn sử dụng: Giới thiệu chức năng và thao tác thực hiện trên từng chức năng (từng hộp hội thoại)

♦ Hướng dẫn tác nghiệp: Hướng dẫn quy trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán

♦ Bài tập thực hành: Nêu ví dụ đầu vào cụ thể và báo cáo đầu ra

từ MISA Mimosa 2006

Cuốn "Hướng dẫn tác nghiệp" sẽ hướng dẫn người dùng về mặt hạch toán nghiệp vụ kế toán bằng phần mềm MISA Mimosa 2006

Nội dung cuốn sách này bao gồm các chương sau:

- Chương 01: Cách đọc tài liệu

- Chương 02: Làm thế nào để bắt đầu với MISA Mimosa 2006

- Chương 03: Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu

- Chương 04: Quy trình hạch toán kế toán trên MISA Mimosa 2006

- Chương 05: Hướng dẫn việc tổ chức và mã hóa thông tin

- Chương 06: Một số vướng mắc hay gặp phải khi sử dụng phần mềm Trong mỗi chương sẽ trình bày một số nội dung, trả lời các câu hỏi của người sử dụng xoay quanh vấn đề "Làm thế nào để hạch toán kế toán bằng phần mềm kế toán MISA?"

Chương 01: Trình bày về yêu cầu và phương pháp đọc tài liệu có hiệu

quả Yêu cầu người đọc tài liệu phải có trình độ nhất định về nghiệp vụ

kế toán Khi đọc tài liệu Hướng dẫn tác nghiệp phải kết hợp với đọc tài liệu “Hướng dẫn sử dụng” và thực hành ngay trên máy Tuỳ theo trình độ tin học của người sử dụng mà có thể đọc khái quát hay đọc chi tiết cụ thể ngay từng phần của tài liệu hướng dẫn

Chương 02: Trình bày các vấn đề: Khởi động phần mềm; Tạo lập cơ sở

dữ liệu kế toán; Mở cơ sở dữ liệu; Thiết lập thông tin hệ thống; Thiết lập lịch sao lưu dữ liệu Đây là những công việc cần thiết phải làm khi bắt đầu làm việc với MISA Mimosa 2006

Chương 03: Trình bày các thông tin và số liệu kế toán ban đầu phải thiết

lập khi bắt đầu sử dụng MISA Mimosa 2006 vào công việc hạch toán kế toán bao gồm: Hệ thống tài khoản; Hệ thống mục lục ngân sách; Phòng ban, cán bộ, các khoản lương; Danh sách đối tượng; Danh sách vật tư, hàng hoá, tài sản cố định ; Số dư công nợ đầu năm; Số dư dự án đầu năm; Số dư tài khoản đầu năm; Tồn kho đầu năm

Chương 04: Trình bày quy trình hạch toán từng phần hành kế toán trên

MISA Mimosa 2006 bao gồm: Kế toán kinh phí hoạt động, dự án; Kế toán thu chi tiền mặt tại quỹ; Kế toán thu chi tiền gửi ngân hàng; Kế toán vật tư, hàng hoá, công cụ dụng cụ; Kế toán tài sản cố định; Kế toán tiền lương; Kế toán công nợ; Kế toán thuế giá trị gia tăng; Kế toán sự nghiệp

có thu; Kế toán xây dựng cơ bản; Kế toán các nghiệp vụ khác Trong từng phần hành sẽ trình bày 03 nội dung: Thông tin đầu vào; Quy trình thực hiện; Thông tin đầu ra Sau khi đọc xong Chương 04: Quy trình hạch toán kế toán trên MISA Mimosa 2006 người sử dụng phải nắm được: Mỗi phần hành kế toán trên sẽ xử lý các nghiệp vụ kế toán nào? (chứng từ kế toán gì? bút toán định khoản nào?) Nhập bút toán định khoản đó ở đâu? và nhập như thế nào? để có đầu ra là các sổ và báo cáo

kế toán liên quan

Chương 05: Được viết nhằm mục đích gợi ý và hướng dẫn người sử

dụng cách tổ chức và mã hoá các thông tin khi khai báo như: Mã phòng ban, mã cán bộ, mã đối tượng, mã vật tư hàng hoá, mã tài sản cố định

Chương 06: Đưa ra một số vấn đề thường vướng mắc và cách giải quyết

các vấn đề đó Đây là các vấn đề người sử dụng thường gặp trong quá trình hạch toán kế toán bằng phần mềm kế toán MISA

Với mong muốn sản phẩm ngày càng hoàn thiện, thích ứng nhu cầu của người sử dụng, MISA rất mong nhận được các ý kiến đóng góp từ phía người sử dụng

 Mọi ý kiến đóng góp xin liên hệ:

VP MISA tại Thành phố Hồ Chí Minh

Số 07 Nam Quốc Cang, Quận 1, TP Hồ Chí Minh

VP MISA tại Thành phố Buôn Ma Thuột

57 Mai Hắc Đế, Thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh DakLak

Tel: 050-817 400; Fax:050-817 402

Email: Sales@bmt.misa.com.vn

C H Ư Ơ N G 0 1 CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU

Phần mềm kế toán MISA là một phần mềm ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lý Tài chính - Kế toán Khi đưa vào sử dụng, người sử dụng (NSD) cần phải biết định hướng các công việc phải làm, quy trình và các thao tác thực hiện để đạt được mục đích của việc "Làm kế toán trên máy

Đối với NSD đã biết sử dụng máy vi tính nhưng chưa làm kế toán trên máy tính cần phải xem qua giao diện của phần mềm kế toán MISA, sau

đó đọc cuốn tài liệu này để biết được trình tự công việc phải thực hiện,

kết hợp với cuốn "Hướng dẫn sử dụng" để biết được chức năng và thao tác thực hiện trên từng hộp hội thoại

Đối với NSD chưa có kiến thức cơ bản về tin học, trước khi đọc tài liệu hướng dẫn của phần mềm kế toán MISA cần phải học cách dùng chuột

và cách gõ phím soạn văn bản tiếng Việt Khi đọc tài liệu cần phải đọc kỹ từng phần, xem kỹ giao diện của phần mềm kế toán MISA Và cách tốt nhất là nên cài đặt, dùng thử nghiệm một thời gian ngắn, vừa đọc tài liệu, vừa học, vừa thực hành ngay trên máy để hiểu về phần mềm kế toán nói chung và hiểu về phần mềm kế toán MISA nói riêng

Tóm lại, tuỳ từng khả năng nắm bắt kiến thức về phần mềm kế toán mỗi NSD sẽ chọn cho mình một cách học và cách đọc tài liệu riêng sao cho việc vận dụng phần mềm kế toán MISA vào công tác tài chính kế toán có hiệu quả nhất và trong thời gian ngắn nhất

Cuốn tài liệu này được viết nhằm mục đích cho mọi đối tượng là kế toán đều có thể đọc và hiểu được cách hạch toán các nghiệp vụ kế toán bằng phần mềm kế toán MISA

BẢNG KÊ KÝ HIỆU, KIỂU CHỮ SỬ DỤNG

TRONG TÀI LIỆU

I KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG Các phần hành được hướng dẫn trong tài

liệu Tệp\In báo cáo Vào menu Tệp chọn phần In báo cáo Chú ý Các thông tin cần chú ý trên hộp hội thoại

Người sử dụng phải đặc biệt lưu ý đến phần này

CSDL Cơ sở dữ liệu

BHXH Bảo hiểm xã hội

BHYT Bảo hiểm y tế

C H Ư Ơ N G 0 2 LÀM THẾ NÀO ĐỂ BẮT ĐẦU VỚI

MISA Mimosa 2006

Để bắt đầu với MISA Mimosa 2006, NSD cần phải thực hiện một số thao tác thường xuyên hàng ngày như việc khởi động phần mềm và thiết lập một số thông tin về hệ thống, thông tin về đơn vị trước khi thực hiện việc cập nhật các chứng từ gốc

 Trong chương này giới thiệu các nội dung:

- Khởi động MISA Mimosa 2006

- Tạo lập cơ sở dữ liệu kế toán

- Mở cơ sở dữ liệu kế toán

- Thiết lập một số thông tin về hệ thống

- Thiết lập lịch sao lưu dữ liệu

I KHỞI ĐỘNG MISA Mimosa 2006

Đây là thao tác thường xuyên mà NSD phải thực hiện hàng ngày khi bật máy tính và làm việc với MISA

Cách khởi động phần mềm là: Chọn Start\ Programs\MISA Mimosa 2006\MISA Mimosa 2006 Hướng dẫn chi tiết xem trong cuốn ‘Hướng dẫn sử dụng”

II TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU (CSDL)

Cơ sở dữ liệu là nơi chứa đựng toàn bộ số liệu kế toán hạch toán trong một năm của đơn vị Do vậy thao tác này mỗi năm được thực hiện một lần vào đầu năm, cách thao tác xem hướng dẫn chi tiết trong cuốn

“Hướng dẫn sử dụng”

NSD có thể tạo lập nhiều CSDL trong một năm tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, tuy nhiên các CSDL này chỉ chứa một số liệu kế toán riêng và độc lập với nhau

Một CSDL có thể hạch toán cho nhiều chương, nhiều nguồn, nhiều loại khoản,

III MỞ CƠ SỞ DỮ LIỆU

Để thực hiện được việc cập nhật số liệu kế toán, NSD cần phải mở CSDL cần cập nhật, đây là thao tác thường được thực hiện sau khi tạo CSDL và

mở CSDL hàng ngày Cách thao tác xem hướng dẫn chi tiết trong cuốn

IV THIẾT LẬP THÔNG TIN VỀ HỆ THỐNG

Khi sử dụng phần mềm kế toán sẽ có những thông tin thường xuyên phải

sử dụng mang đặc trưng riêng của đơn vị hạch toán hoặc cần có những tuỳ chọn linh hoạt để có thể hạch toán một loại nghiệp vụ trong nhiều trường hợp

Hệ thống MISA Mimosa 2006 có chức năng cho phép thiết lập các thông tin về cơ sở dữ liệu và thiết lập các tuỳ chọn hệ thống đó để ngầm định trong quá trình hạch toán kế toán

1 Thông tin về cơ sở dữ liệu

Thông tin về cơ sở dữ liệu làm việc được thiết lập trong Tệp\Thông tin về csdl

Thiết lập thông tin chung như: Tên, địa chỉ đơn vị, để trên các chứng từ liên quan tới Kho bạc (Giấy rút dự toán ngân sách, chứng từ chuyển khoản…) khi in ra bằng phần mềm sẽ có tên, địa chỉ, tài khoản giao dịch của đơn vị

Thiết lập thông tin về Cán bộ như: Họ và tên Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Thủ kho, Người ghi sổ để trên chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất và trên các báo cáo kế toán khi in ra bằng MISA sẽ có họ và tên của những người chịu trách nhiệm ký tên trên từng báo cáo

Thiết lập thông tin về Tiền lương như: Mức lương tối thiểu, tỷ lệ BHXH, BHYT, KPCĐ do cơ quan đóng để phần mềm tự động tính và hạch toán lương, BHXH, BHYT, KPCĐ cho từng người trong đơn vị khi thực hiện thao tác trả lương cán bộ

Khi có sự thay đổi thông tin về cơ sở dữ liệu, chỉ cần sửa đổi lại thông tin và nhấn nút <Đồng ý>

Nếu đơn vị sử dụng nhiều chương ngân sách chỉ cần chọn thiết lập một chương của đơn vị thường sử dụng nhiều nhất

2 Tuỳ chọn hệ thống

Chức năng Tuỳ chọn hệ thống trên menu Quản trị cho phép thiết lập một

số tuỳ chọn có tính ngầm định trong phần mềm khi nhập số liệu hoặc khi xem báo cáo kế toán

Cách thao tác và thông tin chi tiết xem trong cuốn “Hướng dẫn sử dụng”

Ngầm định những thông tin thường xuyên sử dụng và thiết lập các tuỳ chọn cho trường hợp thường xảy ra

Có thể có những tuỳ chọn mà đơn vị không sử dụng đến như: Nguyên tệ, thuế GTGT, thì những tuỳ chọn này không cần đánh dấu

3 Lịch sao lưu dữ liệu

Chức năng này cho phép NSD có thể thiết lập lịch sao lưu dữ liệu định

kỳ theo ngày, tuần hoặc tháng, hệ thống sẽ tự động thực hiện việc sao lưu theo lịch trình khi thoát khỏi phần mềm

Thực hiện chức năng này trong menu Tệp\Sao lưu cơ sở dữ liệu Cách thao tác và thông tin chi tiết xem trong cuốn “Hướng dẫn sử dụng”

Khi muốn đặt lịch sao lưu cơ sở dữ liệu thì phải đóng CSDL đang làm việc bằng cách vào menu Tệp\Đóng CSDL để trên menu Tệp có chức năng Sao lưu cơ sở dữ liệu

Thư mục sao lưu được thiết lập ngầm định là C:\MISA Mimosa 2006\BACKUP\MISA2006 (tên thư mục chứa CSDL làm việc)

C H Ư Ơ N G 0 3 THIẾT LẬP THÔNG TIN VÀ

SỐ LIỆU KẾ TOÁN BAN ĐẦU

Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu là gì? Tại sao cần thiết lập? Bản chất của công việc hạch toán kế toán có thể hiểu là thực hiện việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị với thước đo là Tiền và các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ này có thể gọi là thông tin kế toán như: Danh mục các tài khoản, các đối tượng công nợ, danh mục vật tư, TSCĐ, Các thông tin này có thể là thông tin thống nhất chung ít bị thay đổi như: Hệ thống tài khoản, mục lục ngân sách, hay các thông tin phát sinh thường xuyên như: Đối tượng công nợ, vật tư, TSCĐ, Thế còn số liệu kế toán ban đầu? đó chính là số dư đầu kỳ trên sổ kế toán, số dư này có thể là số dư của các tài khoản, số dư tồn kho, số dư công nợ,

Do vậy khi hạch toán kế toán trên máy tính các thông tin và số liệu kế toán ban đầu phải được thiết lập trước khi thực hiện việc cập nhật các nghiệp vụ phát sinh (chứng từ gốc) hàng ngày

Toàn bộ các thông tin và số liệu kế toán ban đầu phải khai báo được thực hiện trên menu Khai báo\

Chương này sẽ trình bày mục đích, ý nghĩa của từng loại thông tin được khai báo và trình tự khai báo các thông tin bao gồm:

- Danh mục nguồn kinh phí

- Tài khoản kết chuyển

- Thuế GTGT đầu năm

- Các hoạt động sự nghiệp có thu

I DANH MỤC NGUỒN KINH PHÍ

 Nội dung

Phần mềm kế toán MISA cho phép hạch toán theo nhiều nguồn kinh phí Người sử dụng phải thiết lập số lượng và tên các nguồn kinh phí được sử dụng trong đơn vị trước khi thiết lập hệ thống tài khoản chuẩn của đơn vị mình

II HỆ THỐNG TÀI KHOẢN

 Nội dung

Phần mềm kế toán MISA đã thiết lập sẵn một hệ thống tài khoản theo quy định chung của Bộ Tài Chính Tuy nhiên NSD có thể sửa đổi, thêm mới để

có một hệ thống tài khoản phù hợp với yêu cầu hạch toán của đơn vị

Việc thiết lập hệ thống tài khoản phải được thực hiện ngay từ đầu, trước khi hạch toán nghiệp vụ kế toán phát sinh Đây là việc làm cần thiết và rất quan trọng bởi vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới công tác tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán trên MISA

Trong phần việc này, đòi hỏi người phụ trách kế toán phải tư duy khái quát được nhiệm vụ thu thập và cung cấp thông tin tài chính của đơn vị, để từ đó

có cách tổ chức mở tài khoản chi tiết một cách khoa học và thuận tiện, nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin tài chính của đơn vị

Tuỳ theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu hạch toán cụ thể của từng đơn vị sẽ quyết định mở chi tiết cho những tài khoản nào? mở bao nhiêu tiết khoản? gồm những tiết khoản gì?

 Cách thực hiện

Việc thiết lập hệ thống tài khoản được thực hiện trong Khai báo\Hệ thống

tài khoản Cách thao tác và thông tin chi tiết xem trong cuốn “Hướng dẫn

sử dụng”

Hệ thống phần mềm kế toán MISA đã mở tiết khoản tới bậc 2, bậc 3, thậm chí tới bậc 4 cho một số tài khoản Vì vậy, trước khi quyết định mở thêm tiết khoản cho hệ thống tài khoản của đơn vị phải xem xét toàn bộ các tài khoản chi tiết trong hệ thống tài khoản của MISA

Ví dụ: TK 111 đã mở tiết khoản tới bậc 2, gồm có:

- TK 1111 "Tiền Việt nam"

- TK 1112 "Ngoại tệ"

- TK 1113 "Vàng bạc, đá quí"

Đơn vị có thể mở tiết khoản bậc 3, bậc 4 cho TK1111 tùy vào yêu cầu quản

lý quỹ tiền mặt của đơn vị và cụ thể có thể mở chi tiết cho TK1111 "Tiền Việt Nam" (Tài khoản bậc 3) như sau:

- TK 1111.01 - Tiền mặt ngân sách cấp

- TK 1111.02 - Tiền thu viện phí

- TK 1111.03 - Tiền thu BHYT

- TK 1111.08 - Tiền thu khác

Đối với TK 112 - Tiền gửi ngân hàng có thể vừa mở chi tiết theo ngân hàng vừa mở chi tiết theo từng nguồn kinh phí tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của đơn vị

Đối với các TK 461, 661 NSD có thể không cần mở chi tiết theo từng nguồn kinh phí mà vẫn có thể xem được sổ cái tài khoản và các báo cáo theo từng nguồn khi chọn đánh dấu tài khoản đó chi tiết theo nguồn và không chọn đích danh theo nguồn nào mà chọn vào dòng <<Chọn tất>> trong Khai báo\Hệ thống tài khoản Việc mở chi tiết các tài khoản này theo từng nguồn kinh phí chi tiết sẽ dẫn đến việc NSD phải thiết lập lại danh sách tài khoản kết chuyển vào thời điểm đầu năm và cuối năm, điều đó là hết sức phức tạp Chính vì vậy mà người sử dụng không nên mở chi tiết tài khoản 461, 661 theo từng nguồn kinh phí chi tiết Do TK 461, 661 không chi tiết theo một nguồn đích danh mà lại chi tiết cho tất cả các nguồn kinh phí nên khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo từng nguồn chi tiết NSD phải hết sức lưu ý chọn đúng nguồn kinh phí của nghiệp vụ phát sinh, bởi nếu chọn không đúng nguồn kinh phí thì phần mềm sẽ tổng hợp số liệu lên báo cáo không đúng (Ví dụ: Nghiệp vụ phát sinh thuộc nguồn kinh phí Trung ương nhưng khi hạch toán NSD lại chọn là nguồn kinh phí khác thì số liệu của nghiệp vụ phát sinh này sẽ hiển thị trên báo cáo của Kinh phí khác mà không hiển thị trên báo cáo của nguồn kinh phí Ngân sách cấp)

Đối với các tài khoản Doanh thu (TK5111, TK5112, TK5118) nên mở chi tiết theo từng nguồn kinh phí khác nhau trong trường hợp đơn vị thu từ nhiều nguồn kinh phí khác nhau

Tính chất Nợ/Có của tài khoản quyết định số dư của tài khoản

Chọn là “Công nợ” đối với những tài khoản phải theo dõi công nợ chi tiết

tới từng đối tượng như tài khoản 312, 311, 331 …

Chọn là “Chi tiết MLNS” đối với tài khoản cần theo dõi chi tiết theo mục

lục ngân sách (Nhập số dư đầu năm và số phát sinh theo MLNS) Hệ thống

đã ngầm định là "Chi tiết theo MLNS" cho các tài khoản chi tiết của TK008, TK461, TK661, TK009, TK462, TK662, TK 241, TK 441 TK 465, TK 635

Thông tin “Chi tiết theo nguồn” đối với một tài khoản sẽ phải lựa chọn một

trong ba trường hợp sau: Hoặc không chi tiết theo nguồn (không đánh dấu); Hoặc chi tiết theo một nguồn xác định (đánh dấu và chọn nguồn đích danh); Hoặc chi tiết theo tất cả các nguồn (đánh dấu và không chọn đích danh nguồn nào mà để là <<Chọn tất>>)

Chọn là “Chi tiết theo tiểu mục” với các tài khoản cần theo dõi chi tiết tạm

ứng với Kho bạc đến tiểu mục VD: Các tài khoản TK 336 TK 461

Một tài khoản được chọn chi tiết theo nguồn thì có thể không nhất thiết phải chi tiết theo MLNS Nhưng nếu một tài khoản đã được chọn chi tiết theo MLNS thì bắt buộc phải chọn chi tiết theo nguồn kinh phí

Thiết lập “TK ghi đồng thời” để khi hạch toán ghi Có TK 461, 462, 441

phần mềm sẽ tự động ghi Có TK 008 hoặc TK 009 Ví dụ nhấn chuột vào

TK 46121 chọn TK ghi đồng thời là 0081 ở dòng TK ghi đồng thời trong phần Chi tiết về tài khoản

Thêm mới một tài khoản bậc 1 khác với thêm mới một tài khoản chi tiết khi chọn thông tin về Tài khoản tổng hợp Nếu thêm mới một tài khoản bậc 1 thì Tài khoản tổng hợp chọn là <<Tài khoản bậc 1>> ở dòng cuối cùng trong danh sách tài khoản tổng hợp được chọn Nếu thêm mới một tiết khoản (tài khoản bậc 2 trở đi) thì Tài khoản tổng hợp được chọn là tài khoản cần mở chi tiết

Việc thiết lập hệ thống tài khoản phải được thực hiện ngay từ đầu trước khi nhập số dư tài khoản và trước khi nhập chứng từ kế toán trên menu Giao dịch

Đối với đơn vị hạch toán đơn giản thường chỉ cần kiểm tra lại thông tin chi tiết về tài khoản của một số tài khoản được sử dụng hạch toán trong đơn vị NSD chỉ nên mở tiết khoản cho các tài khoản chi tiết đã được thiết lập trong

hệ thống tài khoản (Tài khoản có hình màu xanh) Trong trường hợp NSD

mở tiết khoản không đúng có thể dẫn đến số liệu trên một số báo cáo sẽ không chính xác

III HỆ THỐNG MỤC LỤC NGÂN SÁCH

Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp, ngoài việc hạch toán theo hệ thống tài khoản còn phải hạch toán theo chương, loại khoản, mục, tiểu mục trong Hệ thống Mục lục ngân sách do Bộ Tài chính quy định

Phần mềm đã thiết lập sẵn Hệ thống mục lục ngân sách theo quy định hiện hành của Bộ Tài Chính Tuy nhiên NSD có thể sửa đổi, thêm mới chương, loại khoản, mục trong hệ thống MLNS để phù hợp với các thông tư mới bổ sung của Bộ Tài chính

Khi đưa phần mềm kế toán MISA vào hạch toán, NSD phải thiết lập được các Chương, Loại khoản được sử dụng cho đơn vị và kiểm tra lại hệ thống Mục, Tiểu mục đã thiết lập sẵn trong phần mềm xem có đầy đủ các Mục, Tiểu mục phù hợp với các thông tư mới nhất của Bộ Tài chính hay chưa?

 Cách thực hiện

Việc thiết lập chương hạch toán trong đơn vị được thực hiện trong Khai

báo\Mục lục ngân sách\Chương Những Chương ngân sách dùng hạch toán

cho đơn vị sẽ được đánh dấu vào mục "Được sử dụng cho đơn vị"

Trong quá trình tạo CSDL làm việc, NSD đã khai báo một chương được sử dụng cho đơn vị, chương này sẽ được tự động đánh dấu là "Được sử dụng cho đơn vị"

Xem tài liệu “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1 để biết các thao tác thiết lập các Chương ngân sách được sử dụng trong đơn vị

Phần mềm kế toán MISA Mimosa 2006 cho phép một đơn vị có thể hạch toán cho một hay nhiều chương ngân sách, mỗi chương sẽ có một hệ thống các báo cáo riêng từ Bảng cân đối tài khoản đến Tổng hợp tình hình kinh phí hay sổ cái các tài khoản Hệ thống cho phép xem báo cáo vừa tổng hợp theo chương vừa tổng hợp theo nguồn kinh phí

Chương ngân sách nào được đánh dấu "Được sử dụng cho đơn vị" trong danh mục Chương sẽ được hiển thị trong danh sách Chương được chọn trên menu Giao dịch

Nếu chỉ sử dụng một chương hoặc có một chương thường xuyên được sử dụng, để giảm bớt thao tác khi nhập liệu nên vào Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống, chọn trang Ngầm định thiết lập mã chương đó, hệ thống sẽ tự động hiển thị mã chương này sau mỗi thao tác thêm dòng trong các hộp hội thoại trên menu Giao dịch

Phải thiết lập chương ngân sách được sử dụng cho đơn vị trước khi nhập số

dư tài khoản đầu năm và trước khi nhập chứng từ kế toán phát sinh trên menu Giao dịch

2 Loại khoản

 Nội dung

Khai báo các loại khoản được sử dụng hạch toán kinh phí trong đơn vị

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Mục lục ngân sách\Loại khoản

- Thiết lập các loại, khoản được sử dụng cho việc hạch toán kinh phí hoạt động và kinh phí dự án của đơn vị (Thao tác thực hiện xem sách

“Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Phải chọn tới khoản để đánh dấu là Được sử dụng cho đơn vị Ví dụ đơn vị

sử dụng loại 13 khoản 01 thì phải chọn tới loại khoản 1301 đánh dấu là

"Được sử dụng cho đơn vị"

Nếu chỉ sử dụng một loại khoản hoặc có một loại khoản thường xuyên được

sử dụng, để giảm bớt thao tác chọn khi nhập liệu nên vào Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống , chọn trang Ngầm định thiết lập loại khoản đó, hệ thống sẽ

tự động hiển thị loại khoản này sau mỗi thao tác thêm dòng trong các hộp hội thoại trên menu Giao dịch

Phải thiết lập loại khoản được sử dụng cho đơn vị trước khi nhập số dư tài khoản đầu năm và trước khi nhập chứng từ kế toán phát sinh trên menu Giao dịch

3 Nhóm mục

 Nội dung

Khai báo và thiết lập các Nhóm mục được sử dụng hạch toán trong đơn vị Phần mềm đã thiết lập sẵn một hệ thống Nhóm mục theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính.Tuy nhiên NSD có thể sửa đổi hoặc thêm mới khi có sự thay đổi

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Mục lục ngân sách\Nhóm mục

- Kiểm tra danh sách các Nhóm mục

- Trường hợp muốn khai báo thêm Nhóm mục, xem các thao tác thực hiện trong sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Mục lục ngân sách\Nhóm-Tiểu nhóm-Mục-Tiểu mục

- Kiểm tra danh sách các Nhóm, danh sách Tiểu nhóm trong từng Nhóm, danh sách Mục trong từng Tiểu nhóm và danh sách các Tiểu mục trong từng Mục

- Trường hợp muốn khai báo thêm Nhóm - Tiểu nhóm - Mục - Tiểu mục, xem các thao tác thực hiện trong sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1

Chú ý tới các nhóm thuộc Phần chi (Số 6, 7, 8, 9) Các tiểu nhóm, mục, tiểu mục trong nhóm này khi thêm mới đều phải thiết lập là Chi

Các mục, tiểu mục chi trong hệ thống MLNS đều đã được gắn với 4 nhóm mục tương ứng: Nhóm mục chi thanh toán cá nhân, nhóm mục chi nghiệp

vụ chuyên môn, nhóm mục chi mua sắm sửa chữa, nhóm mục chi thường xuyên khác

IV KHAI BÁO SỐ DƯ TÀI KHOẢN ĐẦU NĂM

Công việc khai báo số dư đầu năm chỉ phải thực hiện một lần duy nhất khi bắt đầu sử dụng phần mềm MISA

Số dư của các kỳ (tháng) tiếp theo trong năm phần mềm sẽ tự động tính dựa trên cơ sở số phát sinh được nhập hàng tháng

Số dư đầu năm sau sẽ tự động kết chuyển sau khi thực hiện chức năng Kết chuyển số dư đầu năm (Xem sách “Hướng dẫn sử dụng”)

Nhập số dư đầu năm phải nhập theo từng chương ngân sách đã được khai báo là Được sử dụng cho đơn vị

Khi nhập số dư tài khoản đầu năm sẽ phải phân ra theo ba loại số dư: Số dư tài khoản công nợ đầu năm (TK: 312, 311, 331…); Số dư dự án đầu năm (TK 009, 462, 662); Số dư các tài khoản còn lại (TK: 1111, 1121,…)

1 Số dư tài khoản công nợ

Số dư các tài khoản này sẽ được nhập chi tiết cho từng đối tượng có số dư Trình tự thực hiện như sau:

1.1 Khai báo danh sách đối tượng

 Nội dung

Khai báo tất cả các đối tượng có số dư công nợ đầu năm

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Đối tượng

- Khai báo danh sách các đối tượng có số dư công nợ đầu năm (Thao tác thực hiện xem sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Khai báo thêm một đối tượng khác phải nhấn nút thêm mới, không được sửa

mã, tên của đối tượng đã khai báo trước

Mã đối tượng do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cách đánh mã trong chương 05)

1.2 Nhập số dư chi tiết cho từng đối tượng

 Nội dung

Nhập số dư công nợ đầu năm chi tiết theo từng đối tượng

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Số dư tài khoản đầu năm

- Chọn tài khoản công nợ cần nhập số dư trong danh sách và nhấn đúp chuột vào tài khoản đó

- Nhập số dư công nợ cho từng đối tượng và tài khoản chi tiết được chọn: Xem sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1

Nếu tài khoản công nợ được đánh dấu chi tiết theo MLNS thì sẽ nhập chi tiết theo nguồn, chương, loại khoản, mục Nếu tài khoản công nợ chỉ chi tiết theo nguồn thì sẽ nhập vừa theo chương vừa theo nguồn mà không phải theo loại khoản, mục

Số dư công nợ đầu năm được nhập xong sẽ hiển thị chi tiết theo từng đối tượng trong Báo cáo công nợ đầu năm (Xem trong Tệp\In báo cáo\Báo cáo công nợ)

2 Số dư tài khoản dự án

Phần này nhập số dư đầu năm cho các tài khoản liên quan tới dự án (TK

009, TK 462, TK662) Số dư tài khoản dự án được nhập chi tiết cho từng dự

án và theo trình tự sau:

2.1 Khai báo các dự án nhận kinh phí

 Nội dung

Khai báo danh sách các dự án được nhận kinh phí, các thông tin về dự án: Tổng

số kinh phí được duyệt, Số được duyệt năm nay, Số nhận luỹ kế từ khi khởi đầu (phát sinh lũy kế từ khi khởi đầu của TK 462 theo dự án), Số chi luỹ kế từ khi khởi đầu (phát sinh lũy kế từ khi khởi đầu của TK 662 theo dự án…)

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Các dự án nhận kinh phí

- Khai báo lần lượt từng dự án nhận kinh phí có số dư đầu năm (Thao tác thực hiện xem trong sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Trong năm khi có phát sinh thêm dự án nhận kinh phí sẽ khai báo thêm dự

án trong phần này

Mã dự án do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cách đánh mã trong chương 05)

2.2 Khai báo số dư dự án đầu năm

 Nội dung

Khai báo số dư trên các tài khoản liên quan tới dự án (TK 009, 462, 662) theo nguồn, chương, loại khoản, mục cho từng dự án

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Số dư tài khoản đầu năm

- Chọn tài khoản dự án cần nhập số dư trong danh sách và nhấn đúp chuột vào tài khoản đó

- Nhập số dư đầu năm cho từng dự án, số dư được nhập bao gồm số năm trước chuyển sang và số lũy kế từ khi khởi đầu (Thao tác thực hiện xem sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Nhập số dư cho dự án phải nhập chi tiết cho từng dự án trên mỗi tài khoản chi tiết của TK009, TK462, TK662 theo từng loại ngân sách (Trung ương, Tỉnh ), từng hình thức cấp phát (Dự toán, Lệnh chi ), của từng chương, loại khoản, mục Nếu mỗi chi tiết được thay đổi đều có thể có những số dư khác nhau Như vậy trước khi nhập số dư dự án đầu năm vào phần mềm, NSD phải tách số dư của tài khoản liên quan tới kinh phí dự án theo từng chi tiết

Nhập số dư theo từng chi tiết, hệ thống sẽ tự động tổng hợp số dư theo tài khoản và theo dự án của từng chương, loại khoản, ngân sách

3 Số dư tài khoản khác

 Nội dung

Nhập số dư đầu năm cho các tài khoản còn lại không phải là tài khoản công

nợ hoặc không liên quan tới kinh phí dự án Số dư của các tài khoản này

phải được nhập theo từng chương ngân sách được sử dụng cho đơn vị (Ví dụ: TK111, TK112, TK211, TK152 …)

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Số dư tài khoản đầu năm

- Nhập số dư cho từng tài khoản chi tiết nhất (Thao tác thực hiện xem sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Số dư của các tài khoản được nhập trong phần này có 03 trường hợp: Hoặc chỉ nhập chi tiết theo chương; Hoặc vừa nhập theo chương vừa theo nguồn; Hoặc vừa nhập theo chương vừa theo nguồn vừa theo loại khoản, mục như TK4611, TK6611

Chỉ nhập số dư cho tài khoản chi tiết nhất, phần mềm sẽ tự động tính số dư của tài khoản tổng hợp

Sau khi nhập xong số dư đầu năm cho tất cả các tài khoản, NSD có thể kiểm tra kết quả nhập (có cân đối hay không?) bằng cách nhấn chuột vào nút Cân đối Kiểm tra số dư tài khoản đầu năm của từng chương trong Tệp\In báo cáo\Báo cáo tài chính\Bảng cân đối tài khoản

VI PHÒNG BAN

 Nội dung

Khai báo danh sách phòng ban quản lý cán bộ trong đơn vị, danh sách phòng ban được sử dụng cho công việc tính lương cán bộ, phân bổ TSCĐ, theo dõi công cụ dụng cụ theo phòng ban,

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Phòng ban

- Khai báo các phòng ban trong đơn vị (Thao tác thực hiện xem sách

“Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Danh mục phòng ban có thể khai báo linh hoạt tuỳ theo yêu cầu của NSD

Ví dụ: Nếu đơn vị có số lượng cán bộ ít mà muốn bảng thanh toán tiền

lương chỉ in theo một phòng ban cho tất cả các cán bộ thì chỉ cần khai báo một phòng ban là tên của đơn vị, phòng ban này chỉ dùng cho việc trả lương còn các phòng ban khác thì sử dụng cho mục đích khác như theo dõi TSCĐ, CCDC,

Mã phòng ban do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cách đánh mã trong chương 05)

Lương chính: Là các khoản lương cơ bản như lương ngạch bậc, lương tập

sự, lương hợp đồng dài hạn, lương dôi ra ngoài biên chế, (Mục 100 trong MLNS)

Phụ cấp: Là các khoản lương phụ cấp như: Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm,

độc hại, (Mục 102 trong MLNS)

Đóng góp: Là các khoản đóng góp như: BHXH, BHYT, KPCĐ,

Tăng khác: Là các khoản tăng lương khác như: Tiền thưởng, truy lĩnh

lương

Giảm khác: Là các khoản giảm lương như: Tiền nhà, tiền điện

Mỗi khoản lương có một công thức tính lương riêng, sau đây là cách thiết lập các công thức tính lương:

Lương cán bộ = Lương cơ bản + Phụ cấp - Các khoản đóng góp + Các khoản tăng lương khác - Các khoản giảm lương khácTrong hệ thống MISA Mimosa 2006 một số tham số dùng để tính lương được thiết lập ngầm định như sau:

MLTT Mức lương tối thiểu, mức lương này được thiết lập ngầm định

trong Menu Tệp\Thông tin về csdl (MLTT = 350.000 đ) HSXX Hệ số lương cơ bản hoặc hệ số phụ cấp, hai ký tự đầu bắt buộc

phải là HS, hai ký tự sau do NSD tự đặt sao cho tham số này của

các khoản lương khác nhau không được trùng nhau Các hệ số lương được nhập trong Menu Khai báo\Cán bộ\Cán bộ

Cách tính:

Lương cơ bản = (Mức lương tối thiểu)*(Hệ số lương cơ bản)

Phụ cấp = (Mức lương tối thiểu)*(Hệ số phụ cấp)

Các khoản đóng góp = (Lương chính) * (% đóng góp)

Ví dụ: Các khoản lương đã được thiết lập sẵn trong MISA Mimosa 2006:

Các khoản lương Công thức tính

Lương ngạch bậc MLTT*HSNB Lương tập sự MLTT*HSTS Lương hợp đồng dài hạn MLTT*HSHD

Lương CBCNV dôi ra ngoài biên chế MLTT*HSDR

Phụ cấp chức vụ MLTT*HSCV Phụ cấp độc hại MLTT*HSDH Phụ cấp làm thêm, làm đêm MLTT*HSLT

Phụ cấp trách nhiệm MLTT*HSTN Phụ cấp khu vực MLTT*HSKV Phụ cấp lưu động MLTT*HSLD

HSKV)

Kinh phí công đoàn khấu trừ vào lương 0.01*MLTT*(HSNB+HSCV+

HSKV) Bảo hiểm xã hội cơ quan đóng 0.15*MLTT*(HSNB+HSCV+

HSKV) Bảo hiểm y tế cơ quan đóng 0.02*MLTT*(HSNB+HSCV+

HSKV) Kinh phí công đoàn cơ quan đóng 0.02*MLTT*(HSNB+HSCV+

HSKV) Căn cứ vào các tham số của các khoản lương (MLTT và HSXX) NSD có thể thiết lập công thức cho các khoản lương khác, Ví dụ: Lương nghỉ ốm (75%) = 0.75*MLTT*HSNB

Mỗi một khoản lương được thiết lập nghiệp vụ hạch toán tương ứng của khoản lương đó như: TK Nợ; TK Có; Chương; Loại khoản; Tiểu mục Nghiệp vụ được thiết lập này sẽ được tự động hạch toán khi thực hiện thao tác Tính chi phí lương trong Menu Tổng hợp\Chi phí tiền lương cán bộ

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Cán bộ\Các khoản lương

- Khai báo các khoản lương với đầy đủ thông tin: Mã, tên, Loại, Công thức tính, Bút toán định khoản, Chương, Loại khoản, Tiểu mục của từng khoản lương (Thao tác xem sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Các khoản lương được khai báo nhằm mục đích cho việc trả lương và kết chuyển chi phí tiền luơng theo từng khoản lương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong đơn vị Chi phí tiền lương, phụ cấp, BHXH, BHYT được hạch toán chi tiết đến mức nào thì ở đây các khoản lương phải được khai báo chi tiết đến mức đó

Nếu đơn vị sử dụng nhiều chương, loại khoản, mỗi khoản lương sẽ được khai báo theo nhiều lần ứng với các chương, loại khoản đó

Trong bảng thanh toán tiền lương, hệ thống đã cố định sẵn một số loại phụ cấp bao gồm: Chức vụ, Độc hại, Làm thêm, Trách nhiệm, Khu vực, Lưu

động, Vượt khung Nếu có thêm khoản lương khác thuộc loại phụ cấp, người sử dụng sẽ phải thực hiện sửa mẫu Bảng thanh toán tiền lương hoặc sửa đổi lại cột phụ cấp đã có nhưng không sử dụng đến

Mã khoản lương do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cách đánh mã trong chương 05)

- Vào Khai báo\Cán bộ\Cán bộ

- Nhập thông tin chi tiết cho từng cán bộ (Thao tác xem sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Khi khai báo một cán bộ phải khai báo các khoản lương mà cán bộ đó được hưởng, danh sách khoản lương để chọn được hiển thị theo hai Loại lương: Lương tính theo hệ số và Lương không tính theo hệ số Việc phân loại hai

loại lương này được thiết lập trong Khai báo\Cán bộ\Các khoản lương

Khoản lương nào khi thiết lập được đánh dấu "Ngầm định cho tất cả cán bộ" sẽ tự động hiển thị trong phần khai báo cán bộ Khi khai báo cán bộ NSD có thể xoá bớt một hay một số khoản lương đã có hoặc thêm mới khoản lương khác cho cán bộ đó

Đối với các khoản lương tính theo hệ số, khi nhập hệ số hệ thống sẽ tự động tính số tiền theo công thức đã được thiết lập trong phần khai báo các khoản

lương với mức lương tối thiểu được thiết lập trong Tệp\Thông tin về csdl

Đối với các khoản lương không tính theo hệ số nhưng có công thức tính phụ thuộc vào khoản lương tính theo hệ số thì hệ thống cũng sẽ tự động tính số tiền ngay sau khi khoản lương tính theo hệ số được tính ra số tiền (Ví dụ các khoản về BHXH, BHYT, KPCĐ được khấu trừ vào lương)

Đối với khoản lương không có hệ số, không có công thức tính chỉ cần nhập

số tiền (Ví dụ khoản Truy lĩnh lương hay khoản tiền thưởng, tiền phạt cụ thể cho cán bộ được khai báo)

Việc trả lương và kết chuyển chi phí tiền lương của cán bộ được thực hiện theo từng tháng căn cứ vào các thông tin đã khai báo cho từng cán bộ ngay

từ đầu Nhưng nếu trong tháng nào có cán bộ có sự thay đổi về khoản lương thì phải vào phần khai báo cán bộ để sửa đổi lại khoản lương cho cán bộ đó trước khi thực hiện thao tác Trả lương cán bộ

Mã cán bộ do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cách đánh mã trong chương 05)

3 Thuyên chuyển cán bộ

 Mục đích

Thuyên chuyển cán bộ giữa các phòng ban trong đơn vị (Ví dụ: Có thể chuyển cán bộ A từ phòng Hành chính sang phòng Kế toán) việc thuyên chuyển này nhằm mục đích theo dõi cán bộ trên bảng thanh toán tiền lương

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Cán bộ\Thuyên chuyển cán bộ

- Thực hiện thao tác thuyên chuyển cán bộ Từ phòng ban Tới phòng ban (Xem sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Việc thuyên chuyển cán bộ không ảnh hưởng tới các thông tin chi tiết đã khai báo về cán bộ đó chỉ thay đổi vị trí của cán bộ từ phòng ban này sang phòng ban khác

VIII KHAI BÁO VẬT TƯ TỒN KHO ĐẦU NĂM

Đối với đơn vị có quản lý vật tư, hàng hoá, công cụ dụng cụ theo kho, khi bắt đầu sử dụng phần mềm phải khai báo được số lượng và giá trị tồn kho đầu năm Việc khai báo vật tư tồn kho đầu năm phải theo trình tự sau:

1 Khai báo kho vật tư

 Nội dung

Khai báo kho quản lý vật tư, hàng hoá, công cụ dụng cụ tồn kho đầu năm

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Vật tư\Kho vật tư

- Khai báo danh sách các kho có vật tư tồn đầu năm (Thao tác xem sách

“Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Mã kho do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cách đánh mã trong chương 05)

2 Khai báo loại vật tư

 Nội dung

Khai báo danh mục các chủng loại của vật tư, hàng hoá, công cụ dụng cụ tồn kho

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Vật tư\Loại vật tư

- Thực hiện thao tác khai báo các danh mục vật tư, hàng hoá (Xem sách

“Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Khi khai báo thông tin phần chi tiết cần chọn phân loại đúng cho: Vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá hay loại khác Danh mục nào được chọn là Công cụ dụng cụ sẽ xuất hiện trong Khai báo\Vật tư\Đăng ký công

Mã loại do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cách đánh mã trong chương 05)

3 Khai báo danh sách vật tư, hàng hoá chi tiết

 Nội dung

Khai báo danh sách vật tư, hàng hoá, công cụ dụng cụ chi tiết thuộc các danh mục đã khai báo

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Vật tư\Vật tư chi tiết

- Thực hiện thao tác khai báo từng vật tư, hàng hoá, công cụ dụng cụ chi tiết (Xem sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Trong phần này phải khai báo danh sách vật tư chi tiết tồn kho đầu năm (bao gồm cả vật liệu, hàng hoá, sản phẩm, công cụ dụng cụ chi tiết tồn kho đầu năm) và danh sách công cụ dụng cụ chi tiết đang sử dụng tại các phòng ban ở thời điểm đầu năm

Mỗi vật tư chi tiết khi khai báo cần đầy đủ các thông tin về: Loại, Mã, tên, đơn vị tính Đơn vị quy đổi và tỷ lệ quy đổi chỉ cần đối với những vật tư khi nhập kho không theo đơn vị tính: Ví dụ đơn vị tính của Bút bi là chiếc nhưng khi nhập thường nhập theo đơn vị Tá (12 chiếc), khi đó nhập đơn vị tính là Tá, Đơn vị quy đổi là Chiếc và tỷ lệ quy đổi là 12 Đối với những vật

tư có đơn vị quy đổi và tỷ lệ quy đổi, khi nhập - xuất kho chỉ cần nhập số lượng theo đơn vị quy đổi hệ thống sẽ tự động tính ra số lượng theo đơn vị tính Để trong giao dịch nhập hay xuất kho có cột số lượng chuyển đổi phải vào Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống chọn trang màn hình Nhập số liệu đánh dấu mục "Tự động chuyển đổi đơn vị"

Mỗi vật tư chi tiết phải thuộc một loại danh mục vật tư đã khai báo, nếu thiết lập sai loại có thể thay đổi sang loại khác

Mã vật tư chi tiết do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cách đánh mã trong chương 05)

4 Đăng ký kho vật tư

 Nội dung

Sau khi khai báo danh sách kho, loại, vật tư chi tiết, NSD phải đăng ký kho quản lý vật tư chi tiết còn tồn kho đầu năm

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Vật tư\Đăng ký vật tư

- Thao tác đăng ký vật tư cho kho (xem sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Một kho có thể quản lý nhiều vật tư và ngược lại một vật tư có thể được quản lý ở nhiều kho

Đối với công cụ dụng cụ chỉ đăng ký kho quản lý cho các công cụ dụng cụ còn tồn kho đầu năm (chưa xuất cho phòng ban sử dụng)

Việc đăng ký kho vật tư, hàng hoá chỉ cần thực hiện khi khai báo vật tư, hàng hoá còn tồn kho đầu năm Khi trong kỳ có phát sinh nhập vật tư, hàng hoá, NSD nhập vật tư, hàng hoá vào kho nào hệ thống sẽ tự động đăng ký vật tư vào kho đó

5 Nhập số lượng và giá trị tồn đầu năm

 Nội dung

Khai báo số lượng và giá trị tồn đầu năm của từng vật tư chi tiết trong kho

đã đăng ký

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Vật tư\Tồn kho đầu năm

- Nhập số lượng và giá trị của từng vật tư chi tiết tồn theo kho (Thao tác nhập xem sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Chỉ những vật tư nào đã đăng ký kho quản lý mới hiển thị trong phần này Cột Số lượng có 3 số 0 sau dấu chấm có nghĩa là cho phép nhập số lượng

Về nguyên tắc tổng giá trị vật tư tồn đầu năm phải bằng tổng số dư Nợ trên các tài khoản vật tư, hàng hoá (TK152, TK155) và bằng số dư Có TK3371

"Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau - Vật tư hàng hoá tồn kho" Tuy nhiên hệ thống cho phép tách riêng độc lập giữa kế toán quản trị về kho (Quản lý kho, tên vật tư, số lượng, đơn giá, thành tiền) với kế toán tài chính (Tài khoản và số tiền) Vì vậy NSD phải tự nhập số dư đầu năm của các TK152, TK155, TK337 trong phần Nhập số dư tài khoản đầu năm

Khi nhập số dư tài khoản vật tư tồn đầu năm phải nhập theo chương nhưng khai báo vật tư tồn đầu năm không tách theo chương Nếu muốn tách theo chương sẽ phân biệt bằng cách khai báo kho vật tư theo chương và đăng ký vật tư tồn đầu năm theo từng kho đó

6 Đăng ký công cụ dụng cụ đang sử dụng tại các phòng ban

- Vào Khai báo\Vật tư\Đăng ký công cụ dụng cụ

- Thực hiện thao tác đăng ký công cụ dụng cụ cho các phòng ban đang

sử dụng đầu năm (Xem sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Danh sách công cụ dụng cụ để đăng ký chỉ hiển thị danh sách vật tư chi tiết thuộc loại CCDC mà khi khai báo trong Khai báo\Vật tư \Loại vật tư với phân loại được chọn là Công cụ, dụng cụ

Một phòng ban có thể sử dụng nhiều công cụ dụng cụ, ngược lại cùng một loại tên công cụ có thể được sử dụng ở nhiều phòng ban khác nhau

Chỉ đăng ký những công cụ dụng cụ đã xuất kho từ những năm trước còn đang được sử dụng và theo dõi quản lý tại các phòng ban

7 Khai báo số lượng và giá trị công cụ, dụng cụ đang sử dụng tại các phòng ban

 Nội dung

Khai báo số lượng và giá trị của từng công cụ dụng cụ đang quản lý và sử dụng tại các phòng ban vào thời điểm đầu năm

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Vật tư\Công cụ, dụng cụ đầu năm

- Nhập số lượng và giá trị của từng công cụ dụng cụ đang sử dụng tại các phòng ban vào thời điểm đầu năm (Thao tác nhập xem sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Về nguyên tắc giá trị công cụ dụng cụ đang được sử dụng tại các phòng ban phải khớp đúng với số dư đầu năm của TK005 Tuy nhiên người sử dụng phải tự nhập tay số dư TK005 trong phần Khai báo\Số dư tài khoản đầu năm, hệ thống không tự động tổng hợp lên số dư tài khoản vì thực tế cần phải tách riêng kế toán quản trị và kế toán tài chính

IX KHAI BÁO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ĐẦU NĂM

1 Thiết lập danh mục TSCĐ

 Nội dung

Khai báo các nhóm, loại tài sản cố định Hệ thống đã thiết lập sẵn danh mục tài sản cố định theo quy định của Bộ Tài Chính

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Danh mục loại tài sản cố định

- Kiểm tra danh mục TSCĐ đã thiết lập sẵn, nếu chưa đủ sẽ khai báo thêm (Thao tác thực hiện xem sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Chỉ khai báo danh mục TSCĐ, đến bậc gần chi tiết nhất

Trong phần này NSD phải nhập số lượng và giá trị đầu năm của từng loại TSCĐ theo từng chương để hệ thống lấy lên số liệu của cột Số đầu năm trong Báo cáo tăng giảm TSCĐ trong Tệp\In báo cáo\Báo cáo tài chính

Mã danh mục TSCĐ được khai báo thêm do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cách đánh mã trong chương 05)

2 Khai báo tài sản cố định

- Khai báo các đơn vị sử dụng TSCĐ trong Khai báo\Phòng ban

- Vào Khai báo\Tài sản cố định

- Khai báo thông tin chi tiết cho từng tài sản cố định đầu năm (Thao tác thực hiện xem “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Nếu trong phần Danh mục TSCĐ đã khai báo số lượng và giá trị đầu năm của từng nhóm, loại TSCĐ thì trong phần này phải khai báo chi tiết từng TSCĐ thuộc các danh mục đó sao cho tổng số TSCĐ chi tiết của một loại phải bằng số lượng đầu năm của loại đó và tổng nguyên giá đầu năm của các TSCĐ chi tiết trong một loại phải bằng Giá trị đầu năm của loại đó Một TSCĐ được khai báo phải đầy đủ các thông tin: Loại, mã số, tên, đơn

vị sử dụng, ngày mua, ngày khấu hao, ngày sử dụng, tỷ lệ khấu hao, số năm

sử dụng, nguyên giá, trạng thái hiện nay, TK nguyên giá, bút toán khấu hao, chương ngân sách

Trong kỳ nếu có phát sinh nghiệp vụ ghi tăng TSCĐ, NSD cũng phải khai báo thông tin chi tiết cho từng TSCĐ được ghi tăng trong phần này trước khi xử lý bút toán của nghiệp vụ ghi tăng

Mã tài sản cố định do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cách đánh mã trong chương 05)

X KHAI BÁO MÃ THỐNG KÊ CHỨNG TỪ

 Nội dung

Khai báo các tiêu thức nhằm mục đích thống kê các chứng từ được nhập trong menu Giao dịch

 Cách thực hiện

- Vào Khai báo\Mã thống kê

- Khai báo danh sách mã thống kê chứng từ (Thao tác xem sách “Hướng dẫn sử dụng” hoặc nhấn phím F1)

Lựa chọn tiêu thức thống kê thường căn cứ vào mục đích thu thập thông tin của người sử dụng, chẳng hạn có thể thống kê các chứng từ chi cho một hoạt động nào đó

Nếu có sử dụng mã thống kê trước khi nhập chứng từ phát sinh trên menu Giao dịch phải vào Quản trị\Tuỳ chọn hệ thống, chọn trang Nhập số liệu đánh dấu vào mục "Thống kê chứng từ", nếu không sử dụng mã thống kê thì

bỏ đánh dấu

Mã thống kê do NSD tự quy ước (Xem hướng dẫn cách đánh mã trong chương 05)