Mục tiêu nghiên cứu đề tài là giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân. Đồng thời, chúng tôi nghiên cứu về thực trạng tổ chức tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân này. Từ đó, chúng tôi nêu lên những ưu điểm, hạn chế trong việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân và đưa ra một số đề xuất để việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân được tốt hơn.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu ở góc độ lý luận, chúng tôi tham khảo những cuốn giáo trình
“Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của tác giả Đào Xuân Chức và cộng sự (1990); “Kỷ yếu tọa đàm khoa học về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ” của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2015); Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016);… giáo trình đã giúp chúng tôi có những kiến thức lí luận cơ bản đến những vấn đề chuyên sâu về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học, công tác tổ chức quản lí tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ cá nhân nói riêng
Về góc độ thực tiễn, chúng tôi cũng tìm đọc một số bài viết liên quan, các đề tài khoa học nghiên cứu về phông lưu trữ cá nhân như:
- Những tài liệu liên quan đến thân thế và sự nghiệp, những bài viết về Giáo sư Văn Tân được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
- Phạm Thị Hồng Liên (1999), Vấn đề thu thập và quản lý tài liệu Phông lưu trữ cá nhân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội;
- Nguyễn Lan Chiên (2005), Công tác bổ sung tài liệu Phông lưu trữ cá nhân tại trung tâm lưu trữ quốc gia III nhận xét và kiến nghị, khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội;
- Phạm Bích Hải (2007), Một số nét về công tác lưu trữ tài liệu xuất xứ cá nhân trong thời gian qua, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, (số 9);
- PGS TS Vũ Thị Phụng (2013), Lưu trữ tài liệu trong các gia đình ở Việt Nam qua khảo sát thực tế và các vấn đề cần nghiên cứu, Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, tr.79;
- Th.s Trần Văn Quang , Ths Phạm Thị Ngân (2017), Những dấu ấn một thời qua khảo sát tài liệu lưu trữ của gia đình ông Huỳnh Đức Nữa, Dấu ấn thời gian số 1+2/2017
- Các báo cáo khoa học về ý thức lưu giữ tài liệu cá nhân của các gia đình, dòng họ như: “Khảo sát ý thức của các gia đình trong việc lưu giữ các tài liệu thuộc sở hữu cá nhân” của tác giả Đỗ Thị Lan Anh và Nguyễn Thị Thơm;
“Khảo sát ý thức của một số dòng họ tại huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh trong việc lưu trữ các tài liệu thuộc sở hữu cá nhân” của tác giả Ngô Thị Thuyên,
Những tài liệu trên đã cung cấp cho chúng tôi cơ sở lý luận và thực tiễn để nghiên cứu Khi tìm hiểu những tài liệu này chúng tôi thấy rằng có tài liệu cung cấp kiến thức chung về phông lưu trữ cá nhân, có tài liệu cung cấp một số nét về Giáo sư Văn Tân nhưng những tài liệu trên chưa cung cấp đầy đủ những thông tin về tổ chức phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân Vì vậy, đề tài chúng tôi vừa có tính kế thừa, vừa tính phát triển những công trình nghiên cứu trước đó với mong muốn đóng góp một phần công sức của mình trong công tác tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân được hoàn thiện hơn.
Mục tiêu nghiên cứu
Qua đề tài này, chúng tôi muốn giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân Đồng thời, chúng tôi nghiên cứu về thực trạng tổ chức tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân này Từ đó, chúng tôi nêu lên những ưu điểm, hạn chế trong việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân và đưa ra một số đề xuất để việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân được tốt hơn.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu đã nêu trên, đề tài của chúng tôi thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
- Tìm hiểu, nghiên cứu cuộc đời và sự nghiệp hoạt động cách mạng, sự nghiệp hoạt động khoa học của Giáo sư sử học, nhà văn, nhà báo Văn Tân;
- Khảo sát thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
- Tìm hiểu công tác tổ chức tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân;
- So sánh giữa lí luận và thực tiễn để từ đó đưa ra nhận xét, đề xuất
5 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu là phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân
+ Không gian: Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Số 34 Phan Kế Bính, Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội)
6 Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:
+ h ng pháp hảo sát Phương pháp này giúp chúng tôi về mặt thực tiễn đánh giá một cách khách quan về tổ chức phông lưu trữ cá nhân nói chung và của Giáo sư Văn Tân nói riêng, góp phần có được những thông tin chính xác trong việc tìm hiểu cũng như nghiên cứu được hoàn thiện hơn;
+ h ng pháp ph ng v n Chúng tôi áp dụng phương pháp này để phỏng vấn cán bộ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III và thân nhân của giáo sư nhằm tìm hiểu cách tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại đây;
+ h ng pháp so sánh: Dựa trên những lý thuyết cũng như những nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nước qua đó chỉ ra những điểm tương đồng và khác biệt trong tổ chức giữa tài liệu cá nhân với tổ chức tài liệu cơ quan, tổ chức ;
+ h ng pháp ph n t ch, t ng h p Đây là phương pháp được chúng tôi sử dụng để nghiên cứu những cơ sở lý luận trong việc tìm hiểu tổ chức phông lưu trữ cá nhân Trên cơ sở các công trình nghiên cứu trước đó, tiếp thu, kế thừa những thông tin có liên quan đến đề tài; sắp xếp thông tin thành một hệ thống
Từ đó sẽ có cái nhìn tổng quan trong việc tổ chức phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân
7 Đóng góp của đề tài
Cung cấp thông tin thực tiễn về phông lưu trữ cá nhân và tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân qua đó cung cấp thêm tư liệu để giảng viên, sinh viên tham khảo trong nghiên cứu, giảng dạy và học tập Cụ thể đề tài giới thiệu cho độc giả thành phần, nội dung và đặc điểm của tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III (cụ thể là Phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân); từ đó thấy giá trị, vai trò việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân đối với đời sống xã hội;
Ngoài ra, đề tài còn phát hiện ra những bất cập trong việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân, lý giải nguyên nhân của những bất cập này và đưa ra một số đề xuất
8 Bố cục của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:
Chương 1 : Lý luận chung về phông lưu trữ cá nhân và tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân
Chương 2: Thực tiễn tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn
Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÔNG LƯU TRỮ CÁ NHÂN VÀ
TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ CÁ NHÂN
1.1 Lý luận chung về phông lưu trữ cá nhân
1.1.1 Khái niệm phông lưu trữ
Theo điều 2 Luật lưu trữ số 01 2011 QH13: “Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân”
1.1.2 Khái niệm phông lưu trữ cá nhân
Trên thế giới, thuật ngữ tài liệu cá nhân được định nghĩa ở nhiều góc độ khác nhau:
Theo trang web Từ điển Tâm lý học của Mỹ, tài liệu cá nhân là các tác phẩm, tài liệu, vật liệu được tạo ta bởi một cá nhân, bất cứ khi nào đánh giá tài liệu cá nhân có thể đưa ra kiến thức về đặc tính, đạo đức, quan điểm, niềm tin của cá nhân đó [18]
Theo trang web chịu sự điều hành của HighBeam Research - thư viện số nổi tiếng ở Chicago, tài liệu cá nhân được định nghĩa là “… những tài liệu sử dụng trong khoa học xã hội, ghi lại một phần cuộc sống của bản thân họ Tài liệu này bao gồm các tài liệu, nhật ký, tiểu sử, với nhiều loại hình khác nhau Các tài liệu cá nhân nhằm mục đích phản ánh chủ quan của một đời người và có giá trị thông tin để nghiên cứu [19]
Tại Việt Nam, cụm từ “tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” được xuất hiện lần đầu tiên trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982: “Tài liệu riêng của các cá nhân, gia đình, dòng họ và tập thể có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội, khoa học, kỹ thuật được Nhà nước đăng ký và bảo hộ, các cơ quan lưu trữ hướng dẫn, giúp đỡ về mặt bảo quản Nhà nước khuyến khích việc kí gửi, tặng tài liệu đó vào các cơ quan Lưu trữ Nhà nước, cấm chuyển ra nước ngoài dưới mọi hình thức; trong trường hợp muốn bán thì chỉ được bán cho cơ quan lưu trữ Nhà nước”
Cho đến năm 1992, trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản: “Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một hoặc một nhóm người” [12,76]
Trong khái niệm về tài liệu lưu trữ được quy định trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia cũng bao gồm tài liệu của các cá nhân, nhưng lại chỉ là các nhân vật lịch sử, tiêu biểu Điều này đã làm thu hẹp cách hiểu cũng như phạm vi của tài liệu cá nhân Về mặt lý thuyết, việc xác định tài liệu lưu trữ cá nhân chỉ liên quan đến những nhân vật nổi tiếng cũng tạo nên những rào cản cho sự mở rộng phạm vi sưu tầm các tài liệu có nguồn gốc cá nhân và đang nằm trong tay nhân dân Vì thế, chúng ta cần phải có cách hiểu đầy đủ hơn về tài liệu xuất xứ cá nhân
Từ những định nghĩa về tài liệu cá nhân nêu trên, thuật ngữ phông lưu trữ cá nhân đã được khái quát như sau:
Theo cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Liên Xô” do Phòng chế độ Nghiệp vụ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng dịch và ấn hành năm 1967 định nghĩa: “Phông cá nhân là một khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành theo quá trình lịch sử được tích luỹ nên trong sự nghiệp hoạt động của một cá nhân, của một gia đình, của một gia tộc”
Theo Bách khoa toàn thư mở: “Lưu trữ cá nhân là một nhánh của khoa học và lưu trữ gia phả, tập trung vào việc sưu tầm và bảo quản các giấy tờ cá nhân và các tài liệu khác của cá nhân có liên quan Nó thường liên quan đến tiền sử gia đình, khi tiểu sử của gia đình ảnh hưởng, đóng góp để lại như một di sản cho thế hệ tương lai”