thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty may Thang Long

thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty may Thang Long

Lời mở đầu

Nền kinh tế thị trờng phát triển ở nớc ta đã mở ra nhiều cơ hội cho các

doanh nghiệp, song nó cũng đặt những doanh nghiệp đó trong một môi trờng

cạnh tranh với nhiều thách thức Chính điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải

luôn tìm cách thích ứng với môi trờng hoạt động, đa ra đợc những chính sách,

chủ trơng hợp lý để có thể tạo đợc thế chủ động trong kinh doanh và ngày càng

lớn mạnh, đạt đợc mục tiêu đặt ra

Hiện nay, ở nớc ta có rất nhiều doanh nghiệp, trong số đó có những doanh

nghiệp hoạt động có lãi, song đã có những doanh nghiệp hoạt động thua lỗ…

Một bộ máy quản lý có năng lực, một hệ thống phòng ban đợc tổ chức hợp lý,

đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn… luôn là những yêu cầu tất yếu đối

với hoạt động của bất kì một doanh nghiệp nào Bên cạnh yếu tố lao động sống,

đối với doanh nghiệp sản xuất thì yếu tố đầu vào là yếu tố vô cùng quan trọng để

tiến hành các hoạt động kinh doanh

NVL là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng đó, đó là thành phần

quan trọng của vốn lu động, biểu hiện một bộ phận quan trọng của sản phẩm sản

xuất Do đó, việc quản lý NVL là một yêu cầu đợc đặt ra Song việc quản lý NVL

không phải là vấn đề đơn giản, vì mỗi một doanh nghiệp do loại hình kinh doanh

khác nhau nên sẽ sử dụng các loại NVL khác nhau với rất nhiều mẫu mã, quy

cách khác nhau Kế toán với vai trò là một bộ phận chức năng không thể thiếu

trong bộ máy tổ chức của mỗi doanh nghiệp cũng góp phần quan trọng trong việc

quản lý NVL

Công ty may Thăng Long - đợc thành lập khi đất nớc cha hoàn toàn giải

phóng (1958) – một hoàn cảnh không đợc thuận lợi, song đã cố gắng đứng vững

và cho đến nay đã đạt đợc những thành tựu đáng kể Hiện công ty là một doanh

nghiệp kinh doanh hàng may mặc lớn của cả nớc Với đặc điểm sản phẩm kinh

doanh nh vậy, đơng nhiên NVL của công ty có khối lợng lớn, phát sinh thờng

Chuyên đề kế toán trởng Vì lý do đó em xin chọn đề tài : Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công“Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công

tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty may Thăng Long”, với kết cấu của

Phần I Thực trạng hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty may thăng long

I Khái quát về công ty may Thăng Long.

Tên gọi: Công ty may Thăng Long

Tên giao dịch quốc tế: ThangLong Garnent Company

Tên viết tắt: THALOGA

Trụ sở của công ty: 250 Minh Khai- Hai Bà Trng- Hà Nội

Là một doanh nghiệp Nhà nớc, công ty may Thăng Long nay thuộc Bộ công

nghiệp đợc thành lập đầu tiên vào ngày 08/05/1958 theo Quyết định của Bộ trởng

với nhiệm vụ sản xuất và nhận gia công hàng may mặc theo đơn đặt hàng Hiện

công ty đang là một trong những doanh nghiệp kinh doanh hàng may mặc lớn

của nớc ta

Với ngành nghề kinh doanh nh vậy sản phẩm của công ty chủ yếu là: quần

áo bò, quần áo sơmi bò mài, áo sơmi cao cấp, áo jacket, áo khoác các loại, quần

áo trẻ em các loại,

Cho đến nay, sau hơn 40 năm phát triển mặc dù gặp không ít khó khăn nhng

công ty luôn cố gắng củng cố trang thiết bị kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, nâng

cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm Nhờ không ngừng cải tiến chất l

-ợng, mẫu mã, sản phẩm của công ty không chỉ đợc xuất sang Liên Xô mà đã mở

rộng thị trờng sang cả các nớc Đông Âu, có thị trờng ổn định, rộng lớn Công ty

đã tạo đợc hàng trăm mẫu mã đẹp, mới lạ để xuất khẩu và bán trong thị trờng nội

địa, ngoài ra công ty còn nhân gia công, thêu, mài 80% sản phẩm của công ty

dành cho xuất khẩu, sản phẩm của công ty đã có mặt trên 30 quốc gia trên thế

giới Trong quá trình sản xuất, tiêu thụ đảm bảo có lãi và thực hiện đầy đủ nghĩa

với Nhà nớc Điều đó đã khẳng định đợc tên tuổi và chỗ đứng của công ty trên thị

Chuyên đề kế toán trởng

đến Z ( bao gồm cắt, may, là, đóng gói, đóng hòm, nhập kho) với các loại máy

móc chuyên dùng và nguyên liệu chính là vải

2 Tổ chức quản lý ở công ty.

Công ty may Thăng Long là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, trực thuộc

tổng công ty dệt may Việt Nam, tổ chức quản lý " trực tuyến chức năng" theo hai

cấp: cấp công ty và cấp xí nghiệp

Đứng đầu bộ máy quản lý là tổng giám đốc cùng với 3 phó giám đốc điều

hành và các phòng ban chức năng

(Sơ đồ1)

3 Tổ chức bộ máy kế toán.

Phòng kế toán là một trong số những phòng ban chức năng của công ty may

Thăng Long, với 11 lao động kế toán, trong đó bao gồm: một kế toán trởng, một

phó phòng kế toán, một kế toán tổng hợp và 7 kế toán phần hành, một thủ quỹ

Ngoài ra, công ty còn có các nhân viên thống kê tại các xí nghiệp nhằm

phục vụ cho công tác kế toán

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, bộ máy kế toán của

công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung Toàn bộ công tác kế toán đợc thực

hiện trọn vẹn ở phòng kế toán của công ty, ở các xí nghiệp thành viên và các bộ

phận trực thuộc không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên

thống kê

(Sơ đồ 2)

4

Văn phòng

Phòng kinh doanh thị

tr ờng

Phòng kho

Phòng kế toán tài vụ

TTTM và giới thiệu sản phẩm

Cửa hàng thời trang

XN dịch

vụ đời sống

Giám đốc các XN

Chuyên đề kế toán trởng

Sơ đồ 2.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty may Thăng Long.

Công ty đã đăng ký sử dụng hết hệ thống tài khoản mà Bộ tài chính ban hành

và đã sử dụng hệ thống tài khoản theo Chuẩn mực kế toán mới từ 01/01/2003

Hệ thống sổ sách sử dụng là theo hình thức “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngNhật ký chứng từ”

Đối với hàng tồn kho công ty ghi sổ giá nhập theo giá gốc, giá xuất tính theo

phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ

II Thực trạng hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty may

Thăng Long.

Công ty may Thăng Long có quy mô sản xuất lớn, chuyên sản xuất và gia

công các sản phẩm may mặc có chất lợng cao, sản phẩm của công ty đa dạng với

vốn

Kế toán l

ơng và BHXH

Kế toán tập hợp chi phí và giá

thành

Kế toán tiêu thụ

Kế toán vật t

Kế toán công nợ

Thủ quỹ

Kế toán tổng hợp

Nhân viên thống kê các xí nghiệp, phân x ởng

Phó phòng kế toán6

+ Xét theo nguồn hình thành thì NVL của công ty bao gồm:

NVL mua ngoài (công ty mua)

NVL do khách hàng mang đến ( thuê gia công)

+ Xét theo vai trò trong sản xuất, NVL của công ty có 8 loại:

NVL chính (chủ yếu là vải), Vật liệu phụ, Xăng dầu, Phụ tùng,Văn phòng

phẩm, Bao bì, Phế liệu, Hoá chất

+ Ngoài ra, công ty còn loại nguyên vật liệu tiết kiệm đợc nếu nh xí nghiệp

thực hiện sản xuất với định mức thấp hơn kế hoạch Số nguyên vật liệu này công

ty cho xí nghiệp hởng 50%, còn 50% nhập kho theo 80% giá thị trờng của loại

NVL đó

Các loại NVL này đã đợc sắp xếp theo từng chủng loại trong từng kho để

tiện cho việc quản lý Ví dụ nh đối với NVL chính trong kho nguyên liệu đợc

chia ra và quản lý tại từng kho cụ thể nh kho vải bò, kho vải kaki… Với vật liệu

phụ cũng vậy: tại kho phụ liệu các loại vật liệu phụ đợc phân theo từng chủng

loại (cúc, khóa…) và xếp cùng nhau

Hệ thống tài khoản chi tiết (NVL) của công ty đợc thiết kế dựa trên cách

phân loại này

2 Tính giá nguyên vật liệu tại công ty.

- Đối với nguyên vật liệu nhập kho công ty ghi sổ theo giá gốc

- Đối với nguyên vật liệu xuất kho công ty tính giá theo phơng pháp bình

quân cả kỳ dự trữ

3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty may Thăng Long.

Nh đã phân tích, NVL của công ty tơng đối lớn, biến động liên tục do nhu

cầu của sản xuất, do đó đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ, đó cũng là yêu cầu

đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán NVL

Công ty may Thăng Long hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song

song

Để hạch toán kế toán sử dụng các chứng từ: Phơng án giá, Bảng nhu cầu

nguyên liệu, Giấy đề nghị thanh toán, Hoá đơn GTGT, Hợp đồng mua bán – sản

Chuyên đề kế toán trởng

ở kho: Hàng ngày thủ kho ghi phiếu nhập, xuất và tiến hành việc nhập, xuất

đồng thời vào thẻ kho số lợng nguyên vật liệu nhập, xuất từng loại và tính ngay

ra số tồn cho từng loại nguyên vật liệu đó Định kỳ, chuyển các chứng từ này cho

kế toán để làm căn cứ ghi sổ vật liệu Cuối tháng, thủ kho phải lập “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngBáo cáo nhập

– xuất – tồn kho nguyên liệu” nhằm theo dõi và tổng hợp số lợng từng loại

nguyên vật liệu nhập, xuất tồn

(Biểu 1)

8

Chuyên đề kế toán trởng

ở

phòng kế toán.

Sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ chi tiết theo

từng cột nhập và xuất Sổ này đợc mở cho từng loại NVL tơng ứng với thẻ kho của

thủ kho

- Đối với NVL nhận gia công chế biến: kế toán ghi sổ chi tiết theo số

l-ợng (nhập – xuất – tồn)

- Đối với NVL mua ngoài:

Khi nhập kho: ghi sổ chi tiết theo số lợng và giá trị

Khi xuất kho: do cuối tháng mới tính đơn giá NVL xuất dùng để tính ra giá trị

nên hàng ngày kế toán chỉ ghi sổ theo số lợng xuất và tồn Cuối tháng sau khi tính

ra đơn giá xuất thì xác định giá trị NVL xuất kho và tồn kho; đồng thời lập kế

hoạch đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với thẻ kho của thủ kho, đối chiếu với kế

toán tổng hợp và lập báo cáo NVL tồn kho Biểu này đợc lập nhằm tổng hợp số

l-ợng và giá trị từng loại NVL nhập – xuất trong tháng và tồn cuối tháng đối với

“Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngNVL công ty mua” Nhằm theo dõi số lợng từng loại NVL nhập – xuất trong

tháng và tồn cuối tháng đối với “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngNVL nhận gia công” Số lợng NVL nhập – xuất

– tồn trên bảng này phải khớp với số liệu trên “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngBáo cáo nhập – xuất – tồn kho

nguyên liệu của thủ kho”

(Biểu 2,3).

10

BiÓu 2.

C«ng ty may Th¨ng Long Sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu

Th¸ng 3 n¨m 2003 Tªn, quy c¸ch vËt liÖu: V¶i bß 8 oz xanh M· hµng: K403

SL (m)

§¬n gi¸

(®)

Thµnh tiÒn (®)

KÕ to¸n trëng(Ký, hä tªn)

Ngµy 31 th¸ng 3 n¨m 2003

KÕ to¸n trëng(Ký, hä tªn) Ngµy 31 th¸ng 3 n¨m 200312

4 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty may Thăng Long.

4.1 Tài khoản sử dụng.

Để hạch toán NVL, công ty đã sử dụng tài khoản 152 – “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngNguyên vật liệu”

để ghi sổ đúng nh chế độ, tài khoản này đợc chi tiết dựa trên vai trò của NVL đối

với sản xuất nh sau:

TK 152 – “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công Nguyên vật liệu ”

15211 Nguyên liệu chính (Hàng may) 1524 Phụ tùng

15212 Nguyên liệu chính ( Hàng nhựa) 1525 Văn phòng phẩm

15221 Vật liệu phụ ( Hàng may) 1527 Phế liệu

15222 Vật liệu phụ ( Hàng nhựa) 1528 Hoá chất

Ngoài ra, để kế toán NVL kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác liên

quan nh: 111,112, 133, 141, 331, 621, 622…

Công ty không sử dụng TK 151 và TK 113 (hàng mua đi đờng và tiền đang

chuyển)

4.2 Quy trình hạch toán tổng hợp NVL.

+ Nh đã trình bày: NVL đợc công ty theo dõi về số lợng và giá trị nếu mua

ngoài, còn NVL nhận gia công kế toán công ty chỉ phản ánh về mặt số lợng nhập

– xuất Với hàng mua, giá trị NVL nhập xuất đợc phản ánh là giá đơn vị bình

quân cả kỳ nhân với số lợng NVL xuất ra, do đó kế toán chỉ phản ánh những bút

toán liên quan đến biến động NVL mua ngoài theo những định khoản trong sơ đồ

sau:

Chuyên đề kế toán trởng

Sơ đồ 4

Trờng hợp NVL đợc cấp phát, biếu tặng (nếu có) hoặc dùng các quỹ, tiền

vay… để mua, việc hạch toán tơng tự nh chế độ đã quy định

Trờng hợp phế liệu thu hồi nhập kho hoặc xuất dùng không hết thì căn cứ

vào số lợng nhập và giá thực tế (mua vào) để phản ánh, loại NVL này đợc theo

dõi ở phần nhập khác trên báo cáo N – X – T kho nguyên liệu do thủ kho lập

Riêng đối với NVL mà khách hàng mang đến gia công nh đã trình bày: kế

toán công ty chỉ theo dõi về mặt số lợng, nhng đồng thời phải theo dõi chi phí

vận chuyển nếu công ty đồng ý vận chuyển hộ khách hàng về kho công ty

Khoản chi này đợc thể hiện trên cột “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngvận chuyển” trên bảng kê xuất vật liệu

+ Để phản ánh các bút toán về biến động của NVL, kế toán công ty ghi sổ

Mua NVL cha thanh toán

Mua NVL bằng tiền tạm ứng

Xuất NVL cho sản xuất

Xuất NVL phục vụ sản xuất chung

TK 133VAT đầu vào

14

Sơ đồ 5.

Vì công ty có đặc điểm về NVL là: phần lớn NVL là nhận gia công (80%)

còn lại là do công ty mua ngoài, do vậy để quản lý chặt chẽ NVL, công ty có

thêm “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngBảng kê nhập NVL” ở từng XN và “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngBảng kê xuất NVL” Trên bảng kê

xuất NVL có thêm cột “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngvận chuyển” để phản ánh chi phí vận chuyển của từng

đơn hàng đối với loại NVL nhận gia công

NVL nhận gia công sau khi về kho công ty và xuất cho các XN, thì khoản

chi phí vận chuyển đợc phân bổ cho các XN dựa vào lợng NVL chính xuất cho

các XN và chi phí bình quân đơn vị NVL chính để gia công mỗi đơn hàng, sau

đó cộng với phí gia công của mỗi XN để tính ra đơn giá gia công cho mỗi đơn

Bảng kê xuất NVL

Tõ c¸c sæ chi tiÕt TK331, kÕ to¸n sÏ vµo sæ tæng hîp thanh to¸n víi nhµ cung

cÊp theo mÉu sau:

16

Chuyên đề kế toán trởng

Biểu 6

Nhật ký chứng từ 5

Ghi Có TK331Tháng 3/ 2003

Kế toán tr18

Đối với những nghiệp vụ xuất NVL cho sản xuất, kế toán phải phản ánh

những bút toán này trên “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngBảng kê xuất vật liệu” – nếu xuất NVL cho sản xuất,

trên “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngBảng kê xuất NVL phục vụ sản xuất chung” – nếu xuất NVL cho sản

xuất chung, phục vụ quản lý…

Đồng thời khi các XN nhận đợc NVL do công ty giao, nhân viên hạch toán

ở XN phải phản ánh số lợng NVL thực nhập trên “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngBáo cáo nhập vật liệu” Báo

cáo này đợc gửi lên cho kế toán vào cuối tháng và là căn cứ để đối chiếu với

“Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngBảng kê xuất vật liệu” của kế toán, số liệu của hai bảng này phải giống nhau.

Đvt Số ợng

l-Đơn giá (đ)

Thành tiền (đ)

Vận chuyển

Tổng cộng (đ) XN1

1 2/3 Ixrael S07 Vải ngoài m 245,5 152.210

Bảng kê này dùng để theo dõi giá trị NVL xuất dùng cho sản xuất, trong đó

cột thành tiền là giá trị NVL mà “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngcông ty mua” xuất dùng cho sản xuất Cột “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngvận

chuyển” phản ánh giá trị “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện côngNVL nhận gia công” xuất dùng cho sản xuất (đây

chính là chi phí vận chuyển mà công ty trả hộ khách hàng khi nhận vận chuyển

Bảng kê này sẽ là căn cứ để kế toán lên NKCT 7 – (Tập hợp chi phí sản

xuất kinh doanh toàn công ty)

Các NKCT 1,2,4,5,7 và 10 đợc lập là căn cứ để vào sổ Cái TK 152 để hoàn

tất quá trình hạch toán tổng hợp NVL

20

C¸c NKCT liªn quan NK

CT 1

NK CT 2

NK CT 4

(9)= 222.164.500(10)= 125.734.650(11)= 202.426.423

(12)= 363.572.352(13)= 545.358.528(14)= 18.760.081

Kế toán trởng (Ký, họ tên)Các loại NKCT liên quan và sổ cái TK 152 này đợc sử dụng để đối chiếu với

kế toán tổng hợp và là căn cứ để kế toán tổng hợp lên các báo cáo kế toán hàng

quý

+ Nguyên vật liệu của công ty đợc kiểm kê mỗi năm một lần vào cuối năm

nhằm kiểm tra, giám sát vật t, hàng hóa trong kho

+ Công ty không tiến hành trích lập các khoản dự phòng do đó cũng không

trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và giảm giá nguyên vật liệu

nói riêng

22

Phần IIPhơng hớng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại

Công ty may Thăng Long.

I Nhận xét và đánh giá về công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở công

ty.

1 Về bộ máy kế toán.

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, tức là toàn bộ công việc đợc tập trung tại phòng kế toán

Cán bộ và chuyên viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, thích ứng với cờng độ làm việc lớn

Việc phân công lao động ở phòng kế toán rõ ràng, đảm bảo tính chuyên trách cao

ở các XN không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ hạch

toán ban đầu: thu nhập, ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi XN và kiểm tra các chứng từ,

lập các báo cáo ở XN… Cuối kì hoặc định kỳ họ có nhiệm vụ tập hợp và chuyển các chứng từ, báo cáo đó cho kế toán để

ghi chép vào sổ kế toán

Với một công ty có quy mô lớn, số lợng công nhân nhiều, nhiều nghiệp vụ phát sinh nh vậy thì việc tổ chức bộ máy

kế toán tập trung cho công tác hạch toán đợc tiến hành một cách quy củ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung và chịu trách