Quản lý và hạch toán nguyên liệu ở công ty xây dựng Giao thông Đông Hưng

Quản lý và hạc toán nguyên liệu ở công ty xây dựng Giao thông Đông Hưng

lời nói đầu

Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải có

đầy đủ ba yếu tố cơ bản: lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động Vật liệu làmột đối tợng lao động, là cơ sở và là một bộ phận chủ yếu để tạo ra hình thái vậtchất của sản phẩm vì vậy nó là một trong những yếu tố không thể thiếu đối với cáchoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Để hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tiến hành một cách có hiệu quả,doanh nghiệp không những chỉ đơn giản là có và sử dụng vật liệu xây dựng mà điềuquan trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngngtrệ sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn bởi vì chi phí vật liệu th ờng chiếm tỷtrọng lớn trong giá thành sản phẩm Muốn vậy phải có chế độ quản lý thích đáng vàtoàn diện đối với vật liệu từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng vật liệu sao cho cóhiệu quả nhất Hiệu quả quản lý vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lu động

và chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp Vì vậy nhất thiết phải xây dựng đợc chutrình quản lý vật liệu xây dựng một cách khoa học Điều đó không chỉ có ý nghĩa

về mặt kế toán là giúp cho hạch toán vật liệu đợc chính xác mà còn là một vấn đề

có ý nghĩa thực tiễn ở tầm vĩ mô góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp

Trong điều kiện tồn tại sản xuất hàng hoá, giá trị của vật liệu đợc xác định làmột bộ phận của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá trị sản phẩm, do đóviệc hạch toán chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm có ý nghĩa rấtquan trọng Nó giúp cho việc xác định giá thành sản phẩm đợc chính xác, giúp choban lãnh đạo có tầm nhìn nhận, đánh giá đúng đắn nguyên nhân của sự tăng giảmgiá thành sản phẩm, từ đó có biện pháp phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ giá thành sảnphẩm để thu lợi nhuận cao và quyết định sự phát triển của doanh nghiệp

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, trong nềnkinh tế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt Công ty Xây dựng Giao thông Đông Hngcũng đứng trớc một vấn đề bức xúc là làm sao để quản lý vật liệu có hiệu quảnhất Chi phí nguyên vật liệu ở Công ty chiếm khoảng 70% đến 80% giá trị xâydựng đồng thời là bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất Vấn đề khó khăn nhất ở

đây là phải theo sát những biến động về vật liệu để làm thế nào quản lý và sử dụng

có hiệu quả nhất đồng thời tìm đợc phơng hớng để đa lý luận vào thực tế vừa chặtchẽ vừa linh hoạt vừa đúng chế độ chung nhng cũng phù hợp với điều kiện riêngcủa doanh nghiệp Thời gian qua Công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác quản

lý, hạch toán nguyên vật liệu, tuy nhiên không phải là đã hết những tồn tại, vớngmắc đòi hỏi phải tìm ra những phơng hớng hoàn thiện.

Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý và hạchtoán tại Công ty Xây dựng Giao thông Đông Hng thấy tầm quan trọng của vật liệu

và những vấn đề cha đợc hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu, đợc sự giúp đỡnhiệt tình của Công ty Xây dựng Giao thông Đông Hng và sự hớng dẫn của thầy

giáo PGS,TS Hoàng Minh Đờng em đã lựa chọn và đi sâu vào nghiên cứu đề tài:

Quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Xây dựng Giao thông Đông Hng.

Do trình độ và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những thiếu sót; Emmong đợc sự giúp đỡ, góp ý kiến của các Thầy giáo, Qúi Công ty để em ngày cànghoàn thiện kiến thức của mình

Phần I

Lý luận chung về quản lý và hạch toán nguyên vật

liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

I- Một số vấn đề cơ bản về tổ chức Quản lý và hạch toán nguyên

Xét về mặt hiện vật thì vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khitham gia vào quá trình sản xuất dới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn

bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sảnphẩm.

Xét về mặt giá trị thì vật liệu là một bộ phận của vốn kinh doanh, khi thamgia vào quá trình sản xuất vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúngvào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Từ đặc điểm cơ bản của vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của vậtliệu trong quá trình sản xuất Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản và là cơ sở vậtchất cấu thành nên thực thể của sản phẩm và sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuấttiến hành bình thờng Do vậy kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hởng lớn nếuviệc cung cấp vật liệu không đầy đủ, kịp thời Mặt khác, chất lợng sản phẩm có

đảm bảo đợc hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lợng vật liệu Chi phí vật liệuchiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất ( nh trong giá thành sản xuất côngnghiệp cơ khí từ 60% đến 70%, trong giá thành sản xuất công nghiệp chế biếnchiếm tới 85%, trong giá thành sản xuất công nghiệp nhẹ chiếm 70% ) Do vậy cả

số lợng và chất lợng sản phẩm đều đợc quyết định bởi số vật liệu tạo ra nó nên yêucầu vật liệu phải có chất lợng cao, đúng quy cách, chủng loại, chi phí vật liệu đợchạ thấp, giảm mức tiêu hao vật liệu thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, giáthành hạ, số lợng sản phẩm tăng nhằm thoả mãn nhu cầu khách hàng Chất lợngcao, giá thành hạ làm cho doanh nghiệp có thể đạt lợi nhuận cao có thể cạnh tranhtrong điều kiện kinh tế thị trờng Từ đó cho thấy việc tiết kiệm chi phí vật liệu có ýnghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành

2- Yêu cầu quản lý vật liệu và nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Quản lý là tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Quản lý vật liệu

là công việc không thể thiếu đợc trong bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào Tuynhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phơng pháp quản lýcũng có những mặt khác nhau Muốn đạt đợc mức hạ giá thành, giảm chi phí sảnxuất thì phải quản lý chặt chẽ vật liệu và đó là yếu tố khách quan, yêu cầu trongkinh doanh của nền kinh tế thị trờng nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao

Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta cha phát triển, nguồn cung cấp vật liệukhông ổn định, do đó yêu cầu của công tác quản lý vật liệu phải quản lý ở tất cả cáckhâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng

- ở khâu thu mua: Phải đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cảhợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tâm tới chi phí thu muanhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa

- ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợp vớitính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu, tức là phải tổ chức sắp xếp những loại vật liệu

có cùng tính chất lý hoá giống nhau vào một nơi, tránh việc để lẫn lộn với nhau làm

ảnh hởng đến chất lợng của nhau

Mặt khác, cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý cho dễ nhập, dễ xuất, dễkiểm tra, tránh h hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn

- ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tốithiểu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng không bị ngừng trệcũng không gây ứ đọng vốn

- ở khâu sử dụng: Cần phải ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sửdụng Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi

Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý kinh tế, tài chính của doanhnghiệp, trong đó có kế toán vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý

và sử dụng vật liệu Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu vềtình hình thu mua, vận chuyển và bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu

Để thực hiện đợc vai trò, nhiệm vụ của mình thì kế toán vật liệu phải đảm bảonhững yêu cầu sau:

- Kế toán vật liệu cần phải tổ chức ghi chép, phản ảnh chính xác, kịp thời vàtrung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhậpxuất tồn kho vật liệu Tính giá thực tế vật liệu đã mua và nhập kho

- áp dụng đúng các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theodõi tình hình biến động, tồn kho của từng loại vật liệu

- Thờng xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụngvật liệu, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu,

ứ đọng, kém hay mất phẩm chất nhằm hạn chế thiệt hại có thể xảy ra

- Phải tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị vật liệu thực tế đa vào

sử dụng và tiêu hao, phân bổ chính xác giá trị vật liệu sử dụng cho các đối tợng tínhgiá thành

- Định kỳ phải kiểm kê và đánh giá lại vật liệu

- Phải phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật liệu

3- Điều kiện tổ chức Quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.

Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệu nóiriêng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải bảo đảm những điều kiện nhất định

Trớc hết doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng, bến bãi để bảo quản vật liệu,kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân đo, đong đếm cần thiết, phải

bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm

vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho Việc bốtrí, sắp xếp vật liệu trong kho phải tuân theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản,thuận tiện cho việc nhập xuất và theo dõi kiểm tra.

Bên cạnh đó phải xây dựng định mức dự trữ, xác định lợng cần thiết, tối đa,tối thiểu cho sản xuất, xây dựng mức tiêu hao vật liệu trong sử dụng và trong haohụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý

và hạch toán vật liệu

Mặt khác cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vậtliệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiếttheo đúng chế độ quy định Đồng thời thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê đối chiếuvật liệu

4- Phân loại vật liệu.

Do vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khácnhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vậtliệu căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu đợc chiathành các loại sau:

Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ): Là đối t ợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh săt, thép trongnhà máy chế tạo cơ khí, bông trong nhà máy dệt, vải trong doanh nghiệp may.Đốivới nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục chế biến nh sợi mua ngoàitrong các nhà máy dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính

Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sảnxuất chế tạo sản phẩm, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màusắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao

động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức nh thuốc nhuộm, thuốctẩy, hồ dán, xà phòng, dầu nhờn

- Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí nh xăng dầu, than củi, hơi đốtdùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất ra sản phẩm cho các phơng tiện, máymóc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thếcho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( vậtkết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t choxây dựng cơ bản

- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lýtài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( gạch, sắt, vải vụn )

- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh baobì, vật đóng gói, các loại vật t đặc trng.

Ngoài ra để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hànhthờng xuyên, liên tục, không bị gián đoạn và quản lý chặt chẽ thì phải xây dựng sổ

danh điểm vật liệu “ Sổ danh điểm vật liệu’’ ( Biểu số 1 ) bao gồm nhiều loại

nguyên vật liệu đợc chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu và

đ-ợc xây dựng trên cơ sở số hiệu của loại nguyên vật liệu:

Biểu số 1

sổ danh điểm vật liệu

Loại: Nguyên vật liệu chính

Ký hiệu: 1521

ký hiệu tên nhãn hiệu,

quy cách v.liệu

đơn vị tính

động, tồn kho của từng loại vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả vật liệu, phục vụkịp thời đầy đủ nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh

a/ Thủ tục chứng từ nhập kho nguyên vật liệu có thể đợc trình bày trên sơ đồsau:

Bộ phận cung ứng vật t nhằm đảm bảo cung cấp vật t thờng xuyên, kịp thời,

đầy đủ, đồng bộ cho sản xuất, nếu thấy có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng, bộphận mua hàng da vào nhu cầu đó để xét duyệt quyết định mua hàng Sau đó đa

đơn đặt hàng cho ngời bán, hai bên lập hợp đồng mua hàng, giao một bản cho bộphận cung ứng và một bản cho kế toán thanh toán và ngời bán

Khi vật liệu về đến doanh nghiệp, bộ phận cung ứng trên cơ sở hoá đơn, giấybáo nhận hàng, biên bản kiểm kê vật t ( nếu có ) so sánh với hợp đồng mua hàng để

lập Phiếu nhập kho “ ” ( Biểu số 2 )

Tại kho, sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lợng thực nhập vào phiếu nhậpkho Nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc không đúng quy cách, phẩm chất ghi trênchứng từ thì phải báo cho bộ phận cung ứng biết và lập biên bản để làm căn cứ giảiquyết với ngời cung cấp Thủ kho không đợc tự ý nhập kho những thứ vật liệukhông ghi trên phiếu nếu cha có ý kiến của bộ phận cung ứng

Phiếu nhập kho khi đã có đầy đủ chữ ký của ngời phụ trách cung ứng, ngờigiao và ngời nhận, thủ kho gửi một bản thừa hoặc thiếu ( nếu có ) cho bộ phận cungứng Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho đợc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toáncòn hợp đồng của ngời bán đợc giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồichuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua và nhập vật liệu

Bộ phận kế toán thanh toán với ngời bán, đối chiếu hợp đồng mua hàng, đơn

đặt hàng và phiếu nhập kho, sau đó ghi chi tiết trên sổ thanh toán với ngời bán – Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệpTK331

Với vật liệu nhập kho từ các nguồn khác thì kế toán phải lập các chứng từ kếtoán thích hợp

Kho

Kế toán thanh toán với ngời bán

Kế toán vật

t, hàng hoá

Số lợng

Đơn giá

Thành tiền

Theo chứng từ

Thực nhập

Cộng

b Thủ tục chứng từ xuất kho

Trong doanh nghiệp, vật liệu xuất vào sản xuất kinh doanh ngoài ra còn có thể xuất bán, xuất cho vay bất cứ sử dụng mục dích gì đều phải thực hiện

nghiêm ngặt việc cân, đo, đong, đếm Trên chứng từ phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu Việc xuất kho có thể tổng quát theo sơ đồ:

Sơ đồ 2

sơ đồ xuất kho nguyên vật liệu

Phiếu xuất kho vật t ( 1 )

Đội, xởng sản xuất

Bộ phận cung ứng vật t

Kế toán vật t, hàng hoá

Kế toán tiêu thụ và thanh toán Kho

vật t nhiều phát sinh thờng xuyên trong tháng nên thay bằng “ Phiếu xuất vật t theohạn mức ”.

- “ Phiếu xuất vật t theo hạn mức ” lập cho tháng nào thì có giá trị thángtrong đó Nếu dùng thừa thì lập “ Phiếu xuất nhập vật t ”

- “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ” Biểu số 3; sử dụng trong trờng hợp xuấtbán vật liệu, phiếu đợc lập thành ba liên ( nhờ ngân hàng thu thì bốn liên )

- “ Phiếu xuất vật t thuê ngoài chế biến ” dùng khi xuất vật liệu thuê ngoàichế biến, phiếu này đợc lập thành ba liên

- “ Phiếu di chuyển nội bộ ” xuất vật liệu từ kho này sang kho khác củadoanh nghiệp

thành tiền

* Phơng pháp tính giá:

a/ Khái niệm và sự cần thiết của phơng pháp tính giá:

- Tính giá là phơng pháp thông tin và kiểm tra về sự hình thành và phát sinhchi phí có liên quan đến từng loại vật t sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ Nói cáchkhác, tính giá là phơng pháp dùng thớc đo giá trị để biểu hiện loại tài sản khácnhau nhằm phản ánh, cung cấp các thông tin tổng hợp cần thiết và xác định giá trịtiền tệ để thực hiện các phơng pháp phản ánh khác nhau của kế toán Về thực chất,tính giá tài sản là phơng pháp xác định giá trị ghi sổ của tài sản.

- Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, nhờ sử dụng phơng pháp tính giá kếtoán đã theo dõi, phản ánh một cách tổng hợp và kiểm tra đợc các đối tợng hạchtoán kế toán bằng thớc đo tiền tệ Đồng thời, nhờ có tính giá, kế toán tính toán vàxác định đợc toàn bộ chi phí bỏ ra có liên quan đến việc thu mua sản xuất, chế tạo

và tiêu thụ từng loại vật t, sản phẩm Từ đó, so với kết quả thu đợc để đánh giá kếtquả kinh doanh nói chung cũng nh hiệu quả kinh doanh của từng loại sản phẩm,dịch vụ và từng hoạt động kinh doanh riêng Có thể nói, không có phơng pháp tínhgiá thì các doanh nghiệp không thể thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh doanh đợc

Yêu cầu: Để thực hiện tốt chức năng thông tin và kiểm tra các loại tài sản

của mình tính giá phải đảm bảo các yêu cầu dới đây

- Chính xác: Việc tính giá cho các loại sản phẩm phải đảm bảo chính xác,phù hợp với giá cả đơng thời và phù hợp với số lợng, chất lợng Nếu việc tính giákhông chính xác, thông tin do tính giá cung cấp sẽ mất tính xác thực, không đángtin cậy, ảnh hởng đến quyết định kinh doanh

- Thống nhất: Việc tính giá phải thống nhất về phơng pháp tính toán giữa cácdoanh nghiệp khác nhau trong nền kinh tế quốc dân và giữa các thời kỳ khác nhau;

có nh vậy, số liệu tính toán ra mới đảm bảo so sánh đợc giữa các thời kỳ và cácdoanh nghiệp với nhau Qua đó đánh giá đợc hiệu quả kinh doanh

b/ Tổ chức tính giá vật liệu nhập kho:

- Với vật liệu mua ngoài: giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngờibán ( bao gồm cả thuế nhập khẩu và thuế khác ) cộng với các chi phí khác thu muathực tế nh chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí thê kho bãi, tiền phạt, bồithờng, chi phí nhân viên trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá ( nếu có ) Chi phíthu mua vật liệu có thể tính trực tiếp vào giá thực tế của từng loại vật liệu Nếu liênquan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ chi phí thu mua theo tiêu thức nhất

định nh trọng lợng, giá trị

- Với vật liệu doanh nghiệp tự chế biến gia công thì giá thực tế bao gồm: Gíathực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến

- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến giá trị thực tế gồm giá trị thực tếvật liệu xuất thuê chế biến cộng với các chi phí liên quan nh tiền thuê gia công, chếbiến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ

- Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức cá nhân tham gia liêndoanh thì giá trị thực tế là giá thoả thuận do hai bên xác định

- Với phế liệu là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tốithiểu

- Với vật liệu đợc tặng, thởng giá trị thực tế đợc tính theo giá thị trờng tơng

đơng

c/ Tính giá vật liệu xuất kho

Nh đã nói ở trên, khi tổ chức kế toán vật t ngời ta có thể dùng một trong haicách đánh giá vật t xuất kho theo giá thực tế hay theo giá hạch toán

Hạch toán theo giá thực tế: Tuỳ theo đặc điểm của doanh nghiệp vào yêu cầuquản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thờng dùng các phơng pháp sautheo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng

Phơng pháp đơn giá mua bình quân:

Phơng pháp này dựa trên giả thiết là số vật liệu nào nhập trớc, xuất hết sốnhập trớc rồi mới đến số nhập sau theo giá trị thực tế của từng số hàng xuất Cònchi phí thu mua thì phân bổ một lần vào cuối kỳ Tính theo phơng pháp này đợcthực hiện thờng xuyên trong kỳ hạch toán và việc tính giá xuất tơng đối hợp lý, tuynhiên công việc ghi chép và theo dõi hạch toán chi tiết nhiều và phải tiến hànhcông phu nên phơng pháp này chỉ thích hợp với những đơn vị có ít danh điểm vậtliệu với số lần nhập của mỗi loại vật liệu không nhiều.

- Phơng pháp nhập sau xuất trớc:

Phơng pháp này giả định lô vật liệu nhập sau sẽ đợc xuất dùng trớc vì vậy giáthực tế của vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở lợng xuất và giá thực tế của lầnnhập liền trớc Phơng pháp này áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vậtliệu, giá cả vật liệu tơng đối ổn định, tần xuất nhập xuất vật liệu lớn

- Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh:

Phơng pháp này áp dụng với các vật liệu có giá trị cao, vật liệu đặc trng Giáthực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từnglô, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần

- Phơng pháp tính vật liệu tồn cuối kỳ:

Theo phơng pháp này đến cuối kỳ hạch toán tiến hành kiểm kê số lợng vậtliệu tồn kho, sau đó tính trị giá mua thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ theo đơngiá mua lần cuối cùng trong kỳ đó

Trị giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ bằng số lợng vật liệu tồn kho cuối kỳnhân với đơn giá mua lần cuối

Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng bằng trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ cộngvới trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ trừ đi trị giá vật liệu tồn cuối tháng

Phơng pháp này áp dụng với trờng hợp doanh nghiệp vận dụng hạch toánhàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

- Hạch toán theo giá hạch toán:

Đối với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thờng xuyên biến động,việc nhập vật liệu diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nênphức tạp tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện đợc Do đó việc hạch toánhàng ngày nên sử dụng giá hạch toán, giá hạch toán là loại giá tơng đối ổn định,doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn khovật liệu trong khi cha tính đợc giá thực tế của nó Có thể sử dụng giá kế hoạch hoặcgiá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trớc Sửdụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệuhàng ngày, nhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn

kho theo giá thực tế Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giáhạch toán.

Hệ số giá vật liệu bằng giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong

kỳ chia cho giá hạch toán của vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ

Giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ ( hoặc tồn cuối kỳ ) bằng giáhạch toán của vật liệu xuất dùng trong kỳ ( tồn cuối kỳ ) nhân với hệ số giá vật liệu

3- Tổ chức vận dụng tài khoản.

Để tiến hành hạch toán vật liệu, kế toán sử dụng một hệ thống các tài khoản

có liên quan sau để thực hiện hạch toán Tuy nhiên, tuỳ theo phơng pháp hạch toántổng hợp sử dụng là kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ mà các tài khoản này

có ý nghĩa, nội dung kinh tế khác nhau

a/ Tài khoản áp dụng khi áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên

- Tài khoản 152 ( nguyên liệu, vật liệu )

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của cácloại nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từngloại, nhóm thứ vật t tuỳ theo yêu cầu của quản lý và phơng tiện tính toán

Kết cấu của tài khoản 152:

+ Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong

kỳ nh mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng ( với ph

-ơng pháp kiểm kê định kỳ thì kết chuyển cuối kỳ )

+ Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong

kỳ nh xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu đợc hởng,giảm giá hay trả lại ngời bán ( kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ theo ph-

ơng pháp kiểm kê định kỳ )

D nợ: Giá thực tế vật liệu tồn đầu hay cuối tháng

Tuỳ theo yêu cầu quản lý TK 152 có thể đợc chi tiết theo các tiểu khoản sau:

- Tài khoản 151 - ( Hàng mua đang đi đờng )

Tài khoản này đợc sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ,dụng cụ, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở

hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về kho nhập ( kể cả số đang gửi cho

ng-ời bán )

+ Bên nợ: Phản ánh giá trị vật t, hàng hoá đang đi đờng cuối tháng cha vềhoặc đã về tới doanh nghiệp nhng đang làm thủ tục nhập kho ( kết chuyển giá thực

tế vật t, hàng hoá đang đi đờng cuối kỳ nếu sử dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ )

+ Bên có: Phản ánh giá trị hàng hoá, vật t đi đờng kỳ trớc đã nhập kho haychuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng ( kết chuyển giáthực tế hàng đi đờng đầu kỳ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ )

+ D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng ( đầu và cuối tháng )

- Tài khoản 331 - ( Phải trả ngời bán )

Đợc dùng để phản ánh toàn bộ các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp vật t,hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản.Ngoài ra, TK331 cũng đợc dùng để phản ánh số tiền đặt trớc, ứng trớc cho ngờibán Khi sử dụng tài khoản này, kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ, vàkhông đợc bù trừ khi nên bảng cân đối

+ Bên nợ: Số tiền phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp kể cả các khoản ứngtrớc, chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, trị giá hàng mua trả lại

+ Bên có:

Số tiền phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ và ngời nhậnthầu

Giá trị hàng đã nhận liên quan đến tiền ứng trớc Số tiền thừa ngời bán trả lại

Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về cha có hoá đơn khi

có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức

+ D nợ: Số tiền đã ứng trớc hay trả thừa cho ngời bán, ngời nhận thầu

+ D có: Số tiền còn nợ ngời bán, ngời nhận thầu

- Tài khoản 621 – Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ( Chi phí vật liệu trực tiếp )

Tài khoản này đợc mở chi tiết theo từng đối tợng tập hợp chi phí ( phân ởng, bộ phận sản xuất )

x-+ Bên nợ: Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm.+ Bên có:

Giá trị vật liệu xuất dùng không hết

Kết chuyển chi phí vật liệu trực tiếp

Tài khoản 621 cuối kỳ không có d Tài khoản này cũng có thể đợc chi tiếttheo các tiểu khoản tơng tự nh tài khoản 152:

• TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp

• TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu phụ trực tiếp

• TK 6213: Chi phí nhiên liệu trực tiếp.

• TK 6214: Chi phí phụ tùng thay thế

• TK6215: Chi phí vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản

• TK6218: Chi phí vật liệu khác

b/ Tài khoản sử dụng áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ

- Tài khoản 152 không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất trong kỳ mà chỉdùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ vào TK611 “Mua hàng ”

- Tài khoản 611 “ Mua hàng ” dùng để phản ánh giá thực tế của số vật t,hàng hoá mua vào, xuất ra trong kỳ Kết cấu của TK611 nh sau:

+ Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoátồn kho đầu kỳ, mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bán trả lại

+ Bên có: Phản ánh giá thực tế vật liệu, hàng hoá xuất dùng, xuất bán,thiếu hụt, chiết khấu đợc hởng trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

Tài khoản 611 cuối kỳ không có số d do đã kết chuyển số tồn kho vào tàikhoản thích hợp và chi tiết thành hai tiểu khoản:

TK6111: Mua nguyên vật liệu

TK6112: Mua hàng hoá

Ngoài ra cũng có các tài khoản liên quan nh phơng pháp kê khai thờngxuyên

4- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanhnghiệp, hạch toán tổng hợp sự biến động của vật liệu là sự ghi chép sự biến động vềmặt giá trị của vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp Trong hệ thống kế toán hiệnhành nguyên vật liệu đợc hạch toán theo hai phơng pháp là kê khai thờng xuyên vàkiểm kê định kỳ

a/ Phơng pháp kê khai thờng xuyên

Sơ đồ 3 - Hạch toán nhập xuất vật liệu theo phơng pháp kê khai

Nhập kho do mua ngoài Xuất phục vụ quản lý SX

Nhập kho do tự chế biến Xuất thuê ngoài gia

thuê ngoài chế biến gia công công, chế biến

Là phơng pháp theo dõi và phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập,xuất, tồn kho của từng loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi cócác chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu Nh vậy, việc xác định giá trị nguyên vậtliệu đợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho, sau khi đã đợc tập hợp, phânloại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào sổ tài khoản và sổ kế toán Phơng phápnày đợc áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp sảnxuất kinh doanhnhững mặt hàng có giá trị lớn nh máy móc, thiết bị, ô tô tuynhiên, quá trình hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép sổsách, nhng phơng pháp này phản ánh chính xác, gia strị nguyên vật liệu sau mỗi lầnnhập kho, xuất kho, đảm bảo cân đối số lợng, thoả thuận cho việc phân bổ giá trịnguyên vật liệu xuất kho vào từng tài khoản liên quan,

b/ Hạch toán tổng hợp theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Phơng pháp này không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục tình hìnhnhập, xuất, tồn kho vật liệu mà chỉ chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳcăn cứ vào số liệu kiểm kê đầu kỳ Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tàikhoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giátrị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tínhtheo công thức:

Trị giá hàng xuất bằng tổng giá trị hàng nhập cộng ( hoặc trừ ) chênh lệch trịgiá hàng tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ

Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện đợc giá trị xuất dùngcho từng đối tợng, các nhu cầu khác nhau và không thể biết đợc số mất mát, hhỏng, tham ô ( nếu có )

Phơng pháp này đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mônhỏ chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thơng mại kinhdoanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều

Nh vậy, xét theo góc độ kế toán chi tiết thì việc hạch toán chi tiết đối với vậtliệu trong các doanh nghiệp tiến hành theo phơng pháp kê khai thờng xuyên vàkiểm kê định kỳ không có gì khác nhau ở đây là nhìn từ góc độ kế toán tổng hợp( kế toán tài chính ), việc mở các tài khoản, sổ kế toán để theo dõi chi tiết tình hìnhnhập, xuất, xác định giá trị hàng tồn kho trên các tài khoản

Mỗi doanh nghiệp có thể tuỳ thuộc vào từng điều kiện cụ thể của mình màlựa chọn phơng pháp hạch toán hàng tồn kho cho phù hợp Việc lựa chọn phơngpháp nào cũng phải đảm bảo tính nhất quán Trong trờng hợp có sự thay đổi phải đ-

ợc giải thích rõ ràng và chỉ thay đổi khi đã kết thúc niên độ kế toán

Công thức tính giá thực tế vật liệu xuất dùng:

giá thực tế vật liệu xuất dùng bằng giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ cộngvới giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ trừ đi giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ

Sơ đồ 4 – Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp hạch toán tổng hợp tăng, giảm vật liệu theo phơng

thanh toán trả bằng tiền kinh doanh

c/ Sổ kế toán đợc sử dụng trong kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu

Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính ban hành ở nớc ta hiện tồntại bốn hình thức sổ kế toán:

5 Hạch toán chi tiết sự biến động của vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc có khối luợng lớn, là khâu hạch toánkhá phức tạp ở doanh nghiệp Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giátrị, số lợng, chất lợng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho Vì vậyviệc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ở kho và phòng kế toán có liên lệ chặt chẽ vớinhau để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu một cách hợp lý trongviệc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kếtoán đảm bảo phù hợp với số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán, đồng thời tránh đ-

ợc sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tiết kiệm lao động trong hạch toán, quản

lý có hiệu quả vật liệu Chính sự liên hệ này đã hình thành nên các phơng pháphạch toán chi tiết vật liệu khác nhau Kế toán phải lựa chọn phù hợp với yêu cầutrình độ của đội ngũ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp để vận dụng một trong baphơng pháp sau:

a/ Phơng pháp thẻ song song

Phơng pháp này khá đơn giản và đợc áp dụng phổ biến ở nớc ta trong nhữngnăm trớc năm 1970, Theo phơng pháp thẻ song song để hạch toán nghiệp vụ nhập,xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và ởphòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng vàgiá trị.

Sơ đồ 5 – trình tự hạch toán vật liệu theo phơng pháp

thẻ song song.

4

4 1

Ghi chú:

Ghi hàng ngày hoặc định kỳ

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Trình tự hạch toán tại kho ( 1 ); Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhậpxuất kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào các “Thẻ kho ” ‘Biểu số 4 ’ liên quan

và sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho.Mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho một dòng Đối với phiếu xuất vật liệu hạn mức saumỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kếtthúc chứng từ mới ghi một lần Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghitrên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vậtluôn luôn khớp nhau, hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần Sau khi ghi thẻkho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán

Biểu số 4:

thẻ kho

Ngày lập thẻ

Tờ số: Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu:

Số tổng hợp

Trình tự hạch toán ở phòng kế toán ( 2 ): Kế toán sử dụng “ Sổ thẻ kế toán

chi tiết vật liệu ” ‘ Biểu số 5 ’ để ghi chép tình hình nhập xuất, tồn kho theo chỉ

tiêu hiện vật và giá trị cho từng danh điểm vật liệu tơng xứng với thẻ kho ở mộtkho Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần , nhận đợc các chứng từ nhậpxuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán kiểm tra chứng từ, đối chiếu cácchứng từ nhập xuất kho với các chứng từ có liên quan nh hoá đơn mua hàng, phiếumua hàng, hợp đồng vận chuyển ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tiến thành tiềntrên từng chứng từ nhập xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần l ợt ghicác nghiệp vụ nhập xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống

nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho

( 3 ) cuối tháng sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất kho vàothẻ kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho củatừng danh điểm vật liệu Số lợng vật liệu tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiếtphải đợc đối chiếu khớp với số tồn ghi trên thẻ kho tơng ứng Mọi sai sót phát hiệnkhi đối chiếu phải đợc kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực

( 4 ) để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán tổng hợp sau khi đối chiếuvới thẻ kho kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu lập bảng tổng hợpnhập xuất tồn kho vật liệu Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của kếtoán tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá vật liệu

chú

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

D

ĐKỳ

Cộn g

Phơng pháp này có u điểm là việc ghi chép sổ thẻ đơn giản dễ làm, dễ kiểmtra, đối chiếu số lợng và phát hiện sai sót trong việc ghi chép quản lý chặt chẽ tìnhhình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số lợng và giá trị Tuy vậyphơng pháp này cũng có nhợc điểm là việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho vàphòng kế toán, khối lợng ghi chép quá lớn nếu có nhiều chủng loại và tình hìnhnhập xuất diễn ra thờng xuyên Do vậy phơng pháp này thờng đợc áp dung đối vớinhững doanh nghiệp ít có chủng loại vật liệu, tình hình nhập xuất kho hàng ngàykhông thờng xuyên, trình độ nghiệp vụ kế toán và quản lý doanh nghiệp không cao

b/ Phơng pháp đối sổ luân chuyển

Phơng pháp này cải tiến trên cơ sở phơng pháp thẻ song song

Sơ đồ 6 – hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối

chiếu luân chuyển

Tại kho, hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho để ghi sau chuyểngiao chứng từ cho kế toán để tính giá vật liệu nh phơng pháp trên

Tại phòng kế toán: Không mở sổ kế toán chi tiết vật liệu mà thay vào đó chỉ

mở một quyển “ Sổ đối chiếu luân chuyển” ( Biểu số 6 ) để hạch toán số lợng và

giá trị của từng danh điểm vật liệu trong từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lầnvào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong thángcủa từng vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ

Bảng kê xuất

Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ tổng hợp

Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻkho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sổ này để đối chiếu với kếtoán tổng hợp.

số d đầu tháng 1

tháng 2

áp dụng phơng pháp này công việc ghi chép chi tiết của kế toán đợc giảmnhẹ nhng toàn bộ công việc bị dồn vào cuối tháng, cho nên việc hạch toán và lậpbáo cáo hàng tháng bị chậm trễ Các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp này thờng

có đặc trng là chủng loại vật liệu phong phú, mật độ nhập xuất lớn, hệ thống khotàng phân tán và quản lý tổng hợp lao động kế toán không đủ để thực hiện đốichiếu thờng xuyên

c/ Phơng pháp sổ số d:

Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toánchi tiết vật liệu Đăc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việcthanh toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sởkết hợp đó ở kho chỉ hạch toán về số lợng còn phòng kế toán hạch toán về mặt giátrị, xoá bỏ đợc mặt ghi chép trùng lặp ở hai nơi, tạo điều kiện kiểm tra thờng xuyên

và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịpthời

Biểu số 6:

phiếu giao nhận chứng từ

Từ ngày ….tháng….năm… .đến ngày ….tháng….năm… .tháng ….tháng….năm… .năm ….tháng….năm… nhóm vật liệu số lợng chứng từ số hiệu chứng từ số tiền

Ngày tháng năm

Ngời nhận ….tháng….năm… Ngời giao….tháng….năm….….tháng….năm….

định mức dự trữ

ghi chú

Tại phòng kế toán: Nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho vật liệu và phiếugiao nhận chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liênquan Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền củacác chứng từ nhập xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trênphiếu giao nhận chứng từ đã đợc tính giá kế toán ghi vào “ Bảng luỹ kế nhập, xuất,tồn kho vật liệu” ( Biểu số 9 ) Bảng này đợc mở cho từng kho, số cột trong cácphần nhập xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống khonhận chứng từ

Sổ thị trờng tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng kê luỹ kế

đ-ợc sử dụng để đối chiếu với số d bằng tiền trên sổ số d và với bảng kê tính giá vậtliệu của kế toán tổng hợp

Phơng pháp này có u điểm là giảm bớt khối lợng ghi sổ kế toán công việc

đ-ợc tiên shành đều trong tháng Tuy nhiên do kế toán cha ghi số liệu liên quan nênkhông thể biết trớc số hiện có và tình hình tăng, giảm của từng loại vật liệu mà phải

xem số liệu trên thẻ kho Ngoài ra việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn rất khókhăn.

III/ Những nhân tố ảnh hởng tới công tác quản lý và hạch toán

ở Công ty Xây dựng giao thông Đông Hng.

1/ Về công tác quản lý.

Công ty Xây dựng Giao thông Đông Hng có số lợng CB.CNV khá lớn nhngtrong đó cán bộ quản lý lại thiếu, đặc biệt là cán bộ kế toán, vật t thiết bị nên việcthực hiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở đây thờng trì trệ không

đáp ứng đợc nhu cầu gây ảnh hởng lớn đến quá trình hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty, đồng thời hiệu quả công việc không đáp ứng đợc nh nhu cầumong đợi của Công ty

Việc sắp xếp nhân sự cho việc điều hành sản xuất đối với cán bộ chuyên môncha thích hợp với một số vị trí, CBCNV cha có kinh nghiệm nhiều chiếm khá đôngtrong các đội sản xuất cũng là nguyên nhân gây ảnh hởng lớn đến kết quả kinhdoanh

2/ Về nguyên vật liệu.

Chất lợng nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất

do đó quản lý vật liệu là một công việc không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệpnào.Muốn đạt giá thành hạ, giảm chi phí sản xuất thì phải quản lý chặt chẽ vật liệu

và đó là yếu tố khách quan Để chất lợng đảm bảo yêu cầu thì phải quản lý tất cảcác khâu nh: Khâu thu mua, khâu bảo quản, khâu dự trữ, khâu sử dụng Để đảmbảo những yêu cầu trên thì trớc hết doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng, bến bãi

để bảo quản vật liệu, phải có các phơng tiện cân đo đong đếm cần thiết, việc bố trísắp xếp vật liệu vào kho phải tuân theo đúng yêu cầu kỹ thuật

3/ Về yếu tố khách quan.

Trong cơ chế thị trờng với sự cạnh gay gắt của nhiều doanh nghiệp, để giáthành thấp mà sản phẩm vẫn đảm bảo chất lợng cũng là vấn đề mà các doanhnghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý giá thành Đồng thời vật liệu cungcấp ra công trờng khi cha triển khai thực hiện thi công kịp thời khi gặp thời tiết bấtthờng dẫn đến chất lợng của sản phẩm khi đa vào sử dụng sẽ kém chất lợng, khichất lợng không đạt yêu cầu buộc doanh nghiệp phải thay thế bằng vật liệu khácgây thiệt hại về kinh tế cho doanh nghiệp

Phần II:

Tình hình thực tế về công tác quản lý và hạch toán nguyênvật liệu tại Công ty Xây dựng Giao thông Đông Hng

I- Tình hình và đặc điểm chung của Công ty Xây dựng Giao thông

Đông Hng.

1/ Qúa trình hình thành phát triển của Công ty Xây dựng Giao thông

Đông Hng.

Công ty Xây dựng Giao thông Đông Hng là một doanh nghiệp t nhân đợc

thành lập theo quyết định số 1405 QĐ/UB ngày 31 tháng 8 năm 1995 của UBND

tỉnh Hải Hng, Công ty Xây dựng Giao thông Đông Hng có trụ sở tại: Thôn Thuỵ

Lôi, xã Thụy Lôi, huyện Phù Tiên, tỉnh Hải Hng ( nay là tỉnh Hng yên ).

Là Công ty TNHH có hai thành viên sáng lập, gồm các thành viên sau:

Ông: Phạm Văn Nhờng, SN 1957, thờng trú tại: Thôn Thụy Lôi, xã Thụy

Lôi, huyện Tiên Lữ, tỉnh Hng Yên ( Giám đốc Công ty )

Ông: Nguyễn Văn Đông, SN 1944, thờng trú tại: Thôn Bái Khê, xã Cơng

Chính, huyện Tiên Lữ , tỉnh Hng Yên ( Thành viên )

Vốn điều lệ lần 1: 320 Triệu đồng

Ngành nghề kinh doanh: Xây dựng các công trình giao thông loại vừa và nhỏ

Đến năm 2005 Công ty Xây dựng Giao thông Đông Hng bổ sung thay đổi

ngành nghề, vốn điều lệ, thành viên, trụ sở Công ty:

Ngành nghề kinh doanh thay đổi

Xây dựng công trình giao thông qui mô vừa và nhỏ, kinh doanh vật liệu xâydựng, xây dựng công trình dân dụng, thuỷ lợi qui mô vừa và nhỏ

Trụ sở thay đổi: số 323- Tô Hiệu – Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp TXHY – Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Tỉnh Hng Yên

Thay đổi thành viên

Ông: Trần Đức Vĩnh, SN 1971, thờng trú tại: Thôn Bái Khê, xã Cơng Chính,

huyện Tiên Lữ , tỉnh Hng Yên

Thay cho thành viên

Ông: Phạm Văn Nhờng, SN 1957, thờng trú tại: Thôn Thụy Lôi, xã Thụy

Lôi, huyện Tiên Lữ , tỉnh Hng Yên

Vốn điều lệ thay đổi: 670 Triệu đồng

Ngời đại diện theo pháp luật của Công ty:

Ông: Nguyễn Văn Đông – Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chức danh: Giám đốc

Nguồn vốn của Công ty là nguồn vốn đợc huy động từ các thành viên trongCông ty

Công ty hiện nay có 80 cán bộ công nhân viên:

Số cán bộ tốt nghiệp đại học: 12 ngời

Số cán bộ tốt nghiệp cao đẳng: 3 ngời

Số cán bộ tốt nghiệp trung cấp: 5 ngời

Công nhân lao động phổ thông và công nhân lái máy: 60 ngời

Trong thời kỳ đầu thành lập công ty sản lợng của Công ty chỉ đạt trên dới

300 triệu đồng, thu nhập bình quân đầu ngời thấp, đời sống của công nhân trong

Công ty gặp rất nhiều khó khăn Cùng với quá trình phát triển của đất nớc Công ty

Xây dựng Giao thông Đông Hng đã có những phát triển vợt bậc, Công ty đã mạnh

dạn đầu t và đã đạt đợc kết quả khách quan, lợi nhuận, sản lợng nộp ngân sách nhànớc cũng nh thu nhập bình quân của nhân viên trong Công ty ngày một tăng, mặc

dù Công ty có số lao động khá đông, tuy nhiên Công ty đã cố gắng tìm kiếm việclàm thực hiện tốt các chế độ đối với cán bộ công nhân viên đặc biệt là chế độ tiền l-

Năm 2002

Năm 2003

Năm 2004

Năm 2005

-ơng, Thái Bình trong những năm tới Công ty tham dự các dự án lớn, khai thác

và sử dụng tốt các thiết bị máy móc, quản lý sử dụng lao động hợp lý Đảm bảo đờisống cán bộ công nhân viên ngày đợc cải thiện

2/ Hệ thống tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận trực thuộc.

Công ty Xây dựng Giao thông Đông Hng là một doanh nghiệp t nhân hạchtoán độc lập vì vậy bộ máy quản lý sản xuất của Công ty đợc tổ chức trực tuyếnthành các phòng ban thực hiện các chức năng quản lý nhất định cụ thể nh sau:

* Ban Giám đốc: gồm 1 Giám đốc và 2 phó Giám đốc

- Giám đốc là ngời đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty chịu trách nhiệmchỉ huy toàn bộ máy quản lý Ngoài việc uỷ nhiệm cho các Phó Giám đốc, Giám