Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty khai thác nước ngầm

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty khai thác nước ngầm

Bộ công nghiệp Trờng cao đẳng công nghiệp Hà Nội

Giáo viên hớng dẫn : Nguyễn Minh Phơng

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Hà Lớp : CĐKT3 K2.–

Hà nội, 8 – 2003

Lời mở đầu

Trong những năm qua, Việt Nam đã tiến hành đổi mới về mọi mặt trớc hết về kinh tế với nội dung cơ bản là phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần Là một trong những công cụ quan trọng để quản lý nền kinh tế nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng, kế toán Việt Nam đã hình thành, phát triển và từng bớc hoàn thiện phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ và cơ chế quản lý kinh tế trong từng thời kỳ

Kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động kế toán nói chung Là một trong ba yếu tố cơ bản của qúa trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chiếm một vị trí to lớn, là khâu đầu vào của qúa trình sản xuất, là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm Do đó việc hạch toán, quản lý, sử dụng nguyên vật liệu luôn là một vấn đề cần đợc quan tâm hàng đầu

Ngày nay, trong nền kinh tế thị trờng với sự phát triển mạnh mẽ của nhiều ngành nghề thì việc cung cấp nguyên vật liệu không còn là vấn đề bức xúc Tuy nhiên, với mỗi doanh nghiệp sản xuất, việc cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu còn phải gắn liền với hiệu qủa kinh tế Cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời để tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu ảnh hởng tới tiến

độ sản xuất, hoặc tình trạng thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn Việc sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm, tránh lãng phí nhằm giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm nhng vẫn đảm bảo chất lợng là vấn đề mà mọi doanh nghiệp đều quan tâm Để làm đợc điều đó, các doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu cả về việc quản lý và sử dụng, nhằm đảm bảo cho qúa trình hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, đạt hiệu quả cao

Đối với các doanh nghiệp xây lắp nói riêng cũng nh ngành xây dựng cơ bản nói chung, do tính chất đặc thù trong sản xuất và sản phẩm, nguyên vật liệu luôn chiếm một tỷ trọng lớn (75-80%) trong tổng chi phí cũng nh giá thành sản phẩm Là một doanh nghiệp vừa hoạt động trong lĩnh vực xây lắp vừa hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội cũng đang đứng trớc vấn đề làm thế nào để quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, hiệu quả Thời gian qua, công ty đã có nhiều

nỗ lực cải tiến trong việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Tuy nhiên,

để ngày càng hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao

hiệu quả quản lý, sử dụng nguyên vật liệu, phát huy tiềm năng, thế mạnh của công ty thì đây vẫn là một vấn đề cần đợc quan tâm hơn nữa

Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, sau một thời gian thực tập tại: Công

ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội, trên cơ sở những kiến thức đã có, cùng với sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy: Nguyễn Minh Phơng và sự giúp đỡ

của các nhân viên phòng Kế toán, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại: Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội” làm

luận văn tốt nghiệp Trong quá trình nghiên cứu em đã sử dụng hai phơng pháp:

- Phơng pháp duy vật biện chứng lịch sử

- Phơng pháp lôgic chi tiết tổng hợp

Nội dung đề tài bao gồm:

Phần 1: Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Phần 2: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại: Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội

Phần 3 : Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại: Công ty sản xuất công nghiệp

và xây lắp Hà Nội

Phần 1 Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu và

phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu

trong các doanh nghiệp sản xuất

1.1 Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu

- Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao động NVL là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hóa, là tài sản lu động dự trữ cho qúa trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm

- Đặc điểm chủ yếu của NVL:

+ NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất nh: Sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc

+ Khác với t liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào qúa trình sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm

+ Chi phí về NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

- Vai trò của NVL:

Đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp thì NVL giữ một vai trò hết sức quan trọng Nó chính là đối tợng lao động để DN tác động vào, tạo ra sản phẩm

Những đặc điểm và vai trò nêu trên đã tạo ra những đặc trng riêng trong công tác hạch toán NVL trong các doanh nghiệp, đồng thời đặt ra yêu cầu tăng cờng công tác quản lý, sử dụng NVL để đảm bảo sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả nhằm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm Do vậy, các doanh nghiệp cần đặt ra yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý NVL

1.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Một trong những yếu tố góp phần thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm là việc quản lý tốt vật liệu Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp phải tiến hành quản lý NVL toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ

đến sử dụng

ở khâu thu mua: NVL thờng đa dạng về chủng loại, mỗi loại vật liệu có

tính chất hóa lý khác nhau, công dụng, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau nên quá trình thu mua phải đáp ứng đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, giảm thiểu hao hụt Đồng thời, phải quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa

ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với

tính chất hoá lý của mỗi loại vật liệu Tức là tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng tính chất hoá lý giống nhau ra một nơi riêng, tránh để lẫn lộn với nhau làm ảnh hởng đến chất lợng của nhau

ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp cần phải xác định đợc mức độ dự trữ tối

thiểu, tối đa để đảm bảo cho qúa trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hay gây ứ đọng vốn

do dự trữ qúa nhiều

ở khâu sử dụng: Việc sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định

mức và dự toán chi có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp Tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh cần đợc phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời

Mặt khác, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những điều kiện nhất

định Đó là, doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần thiết Phải bố trí thủ kho, nhân viên bảo quản đầy đủ và có khả năng nắm vững việc thực hiện ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra tình hình nhập-xuất-tồn kho vật liệu

Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng của doanh nghiệp, đối với mỗi loại vật liệu, doanh nghiệp cần xác định mức tiêu hao vật liệu sát thực tế vì đó là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu Hệ thống định mức tiêu hao vật liệu không những phải đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ phận sản xuất mà còn phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện để đạt tới định mức tiên tiến Mặt khác, doanh nghiệp cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật t, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ chi tiết và mở sổ tổng hợp hạch toán vật liệu Đồng thời, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công

tác quản lý sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp cũng nh ở từng phân xởng, tổ,

đội sản xuất

Quản lý chặt chẽ vật liệu một cách toàn diện là nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu quản lý, việc hạch toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốt các nhiệm

vụ đợc giao, qua đó góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm

1.1.3 Nhiệm vụ hạch toán

Giá trị NVL thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất - kinh doanh của một doanh nghiệp, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và

sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Để cung cấp

đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện đợc các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của NVL (tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập-xuất-tồn kho NVL) Tính giá thực tế vật liệu nhập kho và xuất dùng

- áp dụng đúng đắn và nhất quán các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để phản ánh tình hình biến động từng loại NVL Kế toán NVL cần hớng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu nh: Lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở các

sổ (thẻ) chi tiết Thờng xuyên đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với thẻ kho và

số tồn thực tế

- Thờng xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu thừa, thiếu hoặc ứ đọng nhằm hạn chế tối đa mọi thiệt hại có thể xảy ra

- Xác định chính xác số lợng và giá trị thực tế NVL sử dụng, tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh Phân bổ giá trị vật liệu sử dụng cho từng

đối tợng tính giá thành phải chính xác, phù hợp

- Định kỳ kế toán tham gia hớng dẫn các đơn vị kiểm kê, đánh giá lại vật liệu theo chế độ Nhà nớc quy định Lập báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn

- Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp nhằm phát huy những mặt làm đợc và khắc phục những mặt còn tồn tại góp phần nâng cao hiệu quả quản lý

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ hạch toán nói trên, một trong những công việc không thể thiếu là việc phân loại và tính giá NVL, qua đó góp phần cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL nói chung.

1.2 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu

1.2.1 Phân loại NVL

Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp rất đa dạng, phong phú

về chủng loại, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất-kinh doanh cũng nh có tính năng lý, hóa học rất khác nhau Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL

• Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và tác dụng của NVL trong qúa trình sản xuất kinh doanh là cách phân loại thông

dụng nhất trong thực tế hạch toán NVL ở các doanh nghiệp Theo

đặc trng này, NVL ở các doanh nghiệp bao gồm:

- Nguyên vật liệu chính: Những nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình

gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào) Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ

đối tợng lao động cha qua chế biến công nghiệp

- Vật liệu phụ: Những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất,

đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lợng của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để bảo đảm công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý

- Nhiên liệu: Những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình

sản xuất, kinh doanh Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và

đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng

có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thờng

- Phụ tùng thay thế: Những loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động sửa

chữa, bảo dỡng và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại vật liệu và

thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm phục vụ hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản

- Phế liệu: Những vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh

lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt );

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể

trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng

Hạch toán NVL theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản

ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL Để bảo đảm thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên Sổ danh điểm vật liệu Sổ

này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hóa công tác hạch toán ở doanh nghiệp

Ngoài cách phân loại trên, NVL còn đợc phân loại theo các cách sau:

• Phân loại theo quyền sở hữu: theo cách phân loại này, NVL bao gồm

- Nguyên vật liệu tự có: Những NVL do doanh nghiệp mua sắm, do

nhận cấp pháp, tặng thởng, nhận vốn góp liên doanh

- Nguyên vật liệu giữ hộ hay nhận gia công: Những nguyên, vật liệu

do doanh nghiệp nhận giữ hộ, nhận gia công cho bên ngoài

Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng riêng cho các loại vật liệu từ từng nguồn nhập khác nhau Trên cơ sở đó đánh giá đợc hiệu quả sử dụng vật liệu cho sản xuất kinh doanh

• Phân loại theo nguồn hình thành: Theo cách phân loại này, NVL bao gồm:

- Nguyên vật liệu mua ngoài: Những NVL do doanh nghiệp mua

ngoài bằng tiền mặt, tiền vay, tiền gửi ngân hàng, mua chịu

- Nguyên vật liệu tự sản xuất: Những sản phẩm của sản xuất chính,

sản xuất phụ do doanh nghiệp sản xuất dùng làm nguyên, vật liệu

- Nguyên vật liệu nhận cấp phát, nhận vốn góp: Những nguyên, vật

liệu do đợc cấp phát (cấp trên, Ngân sách); nhân vốn góp (vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần, vốn góp của các thành viên)

- Nguyên vật liệu hình thành từ các nguồn khác: Những nguyên, vật

liệu thu hồi từ phế liệu, từ thanh lý tài sản cố định, nhận tặng ởng, viện trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc

th-• Phân loại theo chức năng nguyên vật liệu đối với qúa trình sản xuất: Theo cách phân loại này, NVL bao gồm:

- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các loại NVL tiêu hao

trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm

- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng: Là các loại vật liệu phục vụ

cho quá trình bán hàng (nh bao bì đóng gói sản phẩm )

- Nguyên vật liệu phục vụ cho qúa trình quản lý doanh nghiệp: Các

loại vật liệu nh giấy, bút, sổ sách

Các cách phân loại nêu trên nói chung không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết NVL, gây khó khăn cho công tác tính giá thành Vì vậy, cách phân loại NVL theo vai trò và công dụng kinh tế

là u việt hơn cả

Trên cơ sở phân loại nêu trên, mỗi doanh nghiệp còn cần phải tiến hành tính giá NVL, đây là một công tác quan trọng và không thể thiếu trong việc tổ chức hạch toán NVL nói chung

1.2.2 Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất Về nguyên tắc, cũng nh các loại hàng tồn kho, NVL hiện có trong các doanh nghiệp đợc phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo giá thực tế Tuy nhiên, để đơn giản và giảm bớt khối lợng ghi chép, tính toán hàng ngày, doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để theo dõi tình hình tăng giảm NVL nh-

ng vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập, xuất NVL trên tài khoản và

sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế

1.2.2.1 Tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế

Trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL đợc tính theo giá thực tế Đây là chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc NVL, hay nói cách khác, là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra vật chất.

a Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ:

Giá thực tế NVL nhập kho đợc xác định tùy theo nguồn nhập, cụ thể là:

• Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Các yếu tố để hình thành nên giá

thực tế là:

+ Giá hóa đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có):

- Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ: Giá thực tế không bao gồm thuế giá trị gia tăng đầu vào

- Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp: Giá thực tế bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào

+ Chi phí thu mua: Chi phí thực tế phát sinh nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt lu kho, lu hàng (chi phí này cũng đợc xác

định trên cơ sở phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp lựa chọn)

• Đối với nguyên vật liệu gia công chế biến xong nhập kho: Giá thực

tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ

• Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần:

Giá thực tế của NVL là giá trị NVL đợc các bên tham gia góp vốn thừa nhận

• Đối với nguyên vật liệu vay, mơn tạm thời của đơn vị khác: Giá

thực tế của NVL nhập kho đợc tính theo giá thị trờng hiện tại của số NVL đó

• Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Giá thực tế đợc tính theo đánh giá thực tế hoặc giá bán trên thị trờng

b Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ

Việc tính giá thực tế NVL xuất kho phụ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp, về số lợng, danh điểm, số lần nhập-xuất NVL, trình độ nhân viên kế toán, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp Song nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính giá nào thì phải theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán (nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng) Các phơng pháp tính giá thực tế NVL xuất kho thờng dùng là:

• Ph ơng pháp giá thực tế đích danh (tính trực tiếp):

Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng Khi xuất vật liệu nào thì sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó

Ưu điểm:

- Công tác tính giá NVL đợc thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi đợc thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu

- Đây là phơng pháp có thể coi là lý tởng nhất, nó tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán: Chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của vật t xuất dùng cho sản xuất phù hợp với giá trị của thành phẩm mà nó tạo ra; và giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho đợc phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó

Nhợc điểm:

Việc áp dụng phơng pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ

có thể áp dụng đợc khi hàng tồn kho có thể phân biệt, chia tách ra thành từng loại, từng thứ riêng rẽ

Điều kiện vận dụng:

Phơng pháp này thờng đợc sử dụng trong các doanh nghiệp có ít loại

NVL hoặc những NVL ổn định và nhận diện đợc

• Ph ơng pháp Nhập tr ớc - xuất tr ớc (phơng pháp FIFO):

Theo phơng pháp này, NVL đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả

định là lô vật liệu nào nhập kho trớc sẽ đợc đợc xuất dùng trớc, xuất số nhập trớc hết mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất Nói cách

khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của hàng mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế hàng xuất trớc và do vậy, giá trị hàng tồn kho cuối

kỳ sẽ là giá thực tế số hàng mua vào sau cùng trong kỳ

Ưu điểm:

- Phơng pháp này cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, cung cấp những thông tin hợp lý, đúng đắn về giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán Phơng pháp này gần đúng với luồng nhập-xuất hàng trong thực tế Trong trờng hợp vật t đợc quản lý theo

đúng hình thức nhập trớc-xuất trớc, phơng pháp này sẽ gần với

ph-ơng pháp giá thực tế đích danh và do đó sẽ phản ánh tph-ơng đối chính xác giá trị vật t xuất kho và tồn kho

- Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho sẽ đợc phản ánh gần sát với giá trị thị trờng, vì giá trị hàng tồn kho sẽ bao gồm giá trị của vật t đợc mua ở những lần mua sau cùng

- Đặc biệt, khi giá cả có xu hớng tăng lên thì áp dụng phơng pháp này, doanh nghiệp có đợc số lãi nhiều hơn so với khi sử dụng các phơng pháp khác, do giá vốn của hàng bán bao gồm giá trị của những vật tmua vào từ trớc với giá thấp

Nhợc điểm:

Phơng pháp này làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại, vì doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị của vật t, hàng hóa đã đợc mua vào từ cách đó rất lâu

Điều kiện vận dụng:

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh

điểm vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều

• Ph ơng pháp Nhập sau - xuất tr ớc (phơng pháp LIFO):

Phơng pháp này tính giá vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ đợc xuất dùng trớc Vì vậy việc tính giá vật liệu xuất kho nhìn chung ngợc với phơng pháp Nhập trớc - Xuất trớc ở trên

Ưu điểm:

- Phơng pháp này làm cho những khoản doanh thu hiện tại đợc phù hợp với những khoản chi phí hiện tại, vì theo phơng pháp này, doanh

thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị của vật t vừa mới đợc mua vào ngay gần đó

- Quan trọng hơn, trong khi giá cả có xu hớng tăng lên, phơng pháp này sẽ giúp cho đơn vị kinh doanh giảm đợc số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nớc Bởi vì, giá của vật t đợc mua vào sau cùng, thờng cao hơn giá của vật t đợc nhập vào trớc tiên, sẽ đợc tính vào giá vốn hàng bán và do đó, giảm lợi nhuận dẫn tới giảm số thuế lợi tức phải nộp hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp

Nhợc điểm:

- Phơng pháp này bỏ qua việc nhập-xuất vật t trong thực tế Vật t, hàng hóa thông thờng đợc quản lý gần nh theo kiểu nhập trớc-xuất trớc Nhng phơng pháp này lại giả định rằng vật t đợc quản lý theo kiểu nhập sau-xuất trớc

- Hơn nữa, với phơng pháp này, chi phí quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật t nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao Điều này trái ngợc với xu hớng quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả, giảm tối thiểu lợng hàng tồn kho nhằm cắt giảm chi phí quản lý hàng tồn kho

- Mặt khác, giá trị hàng tồn kho đợc phản ánh thấp hơn so với giá trị thực tế của nó Bởi vì, theo phơng pháp này, giá trị hàng tồn kho sẽ bao gồm giá trị của những vật liệu đợc nhập vào đầu tiên với giá thấp hơn so với giá hiện thời Do giá trị hàng tồn kho đợc phản ánh thấp hơn so với giá thực tế, vốn lu động của đơn vị kinh doanh cũng đợc phản ánh thấp hơn so với thực tế Điều này làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế

• Ph ơng pháp giá bình quân :

Đây là phơng pháp trung hòa giữa hai phơng pháp trên, có ý nghĩa về mặt thực tế hơn là cơ sở lý thuyết, chính xác và dễ áp dụng nhất trong thực tiễn Theo phơng pháp này, giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ tính theo giá trị bình quân Trong đó:

Giá thực tế của

NVL xuất kho =

Giá đơn vị bình quân của 1 đơn vị NVL ì Số lợng vật

liệu xuất kho+ Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ :

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định

đợc giá bình quân của một đơn vị NVL Căn cứ vào số lợng NVL xuất dùng trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất dùng trong kỳ

- Ưu điểm: Giảm nhẹ đợc việc hạch toán chi tiết NVL so với phơng

pháp Nhập trớc-xuất trớc và Nhập sau-xuất trớc, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm NVL

- Nhợc điểm: Công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng

đến tiến độ của các khâu kế toán khác và công tác quyết toán nói chung Đồng thời, phải tính theo từng danh điểm NVL và độ chính xác không cao

+ Ph ơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập :

Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm NVL Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của NVL xuất kho

- Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho

kịp thời, vừa chính xác vừa cập nhật

- Nhợc điểm: Khối lợng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành

tính giá từng danh điểm NVL

Phơng pháp này chỉ sử dụng đợc ở những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều.

+ Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ tr ớc :

Theo phơng pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lợng NVL tồn kho cuối kỳ trớc Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lợng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho theo từng danh điểm

Giá đơn vị

bình quân

cuối kỳ trớc =

Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ này

Số lợng thực tế NVL tồn kho đầu kỳ này

- Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép giảm nhẹ khối lợng tính toán của

kế toán

- Nhợc điểm: Độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình

hình biến động giá cả NVL, trờng hợp giá cả thị trờng NVL có sự biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theo phơng pháp này trở nên thiếu chính xác và có trờng hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho

âm)

+ Ph ơng pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ :

Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế NVL đòi hỏi kế toán phải xác định lợng NVL xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng NVL tồn kho cuối kỳ, sau đó mới xác định đợc giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ

Giá thực tế của NVL

tồn kho cuối kỳ =

Số lợng NVL tồn kho cuối kỳ ì Đơn giá NVL nhập

kho lần cuối

1.2.2.2 Tính giá NVL theo giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thờng xuyên biến

động, nghiệp vụ nhập-xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện

đợc Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán

Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi cha tính đợc giá thực tế của nó Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trớc để làm giá hạch toán Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế

kho trong kỳ

Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập kho trong kỳ

Ưu điểm: Phơng pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi

tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá đợc tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lợng danh điểm NVL và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều hay ít

Nhợc điểm: Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều

chủng loại NVL (nhiều danh điểm vật t) và đòi hỏi đội ngũ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao

Những doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính giá hạch toán sử dụng

Bảng kê số 3 - Bảng kê tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu Mẫu Bảng

kê số 3 đợc lập nh sau:

Giá trị NVL xuất dùng trong tháng sẽ đợc xác định bằng (=) giá trị NVL xuất kho theo giá hạch toán (ở Bảng phân bổ số 2 - bảng phân bổ NVL)

nhân (ì) với hệ số chênh lệch trên Bảng kê số 3)

1.3 Tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp

1.3.1 Tổ chức hạch toán ban đầu

ban kiểm nghiệm

Trên cơ sở hóa đơn, Biên bản kiểm nghiệm vật t (nếu có), bộ phận cung ứng so sánh với Hợp đồng mua hàng để lập Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)

Tại kho, sau khi kiểm nhận xong, thủ kho ghi rõ số lợng thực nhập vào Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho sau khi đã có đầy đủ chữ ký của ngời phụ trách cung ứng, ngời giao và ngời nhận, thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa (thiếu) nếu có cho bộ phận cung ứng Bản còn lại sau khi ghi vào Thẻ kho đợc

chuyển cho kế toán ghi sổ, còn Hợp đồng của ngời bán đợc giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ hạch toán thu mua và nhập vật liệu

1.3.1.2 Thủ tục xuất kho

Với các doanh nghiệp, vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh, ngoài ra có thể xuất bán, xuất cho vay, di chuyển nội bộ

Trong mọi trờng hợp xuất kho vật liệu, dù sử dụng cho bất cứ mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đo, đong, đếm tuỳ theo tính chất từng loại vật liệu Trên các chứng từ xuất vật liệu đều phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu (cho ai, làm gì)

Chứng từ xuất kho vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho Các loại chứng từ xuất vật t thờng đợc sử dụng trong các doanh nghiệp là:

- Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT)

- Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu số 04-VT)

- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH)

Phiếu xuất kho đợc sử dụng trong các trờng hợp xuất kho vật liệu không

thờng xuyên, với số lợng ít Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên: 1 liên giao cho ngời lĩnh vật t, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật t và 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ Do Phiếu xuất kho chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp

với các trờng hợp sử dụng vật liệu nhiều, phát sinh thờng xuyên trong tháng nên các doanh nghiệp thờng sử dụng Phiếu xuất kho theo hạn mức, phiếu này

lập cho tháng nào chỉ có giá trị trong tháng đó Cuối tháng, nếu không sử dụng hết số vật liệu đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập Phiếu nhập kho đem đến kho

cùng với số vật liệu thừa và Phiếu xuất kho theo hạn mức Thủ kho phải ghi số

lợng thừa vào cả hai phiếu này

Trong trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung tiêu căn cứ vào thỏa thuận với khách hàng để lập Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu này đợc lập

thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng và

1 liên giao cho thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán

Trờng hợp xuất vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh nghiệp, bộ phận cung ứng lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

1.3.2 Hạch toán chi tiết NVL

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp thờng có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngng trệ sản xuất Hạch toán chi tiết NVL là công việc có khối lợng lớn, là khâu hạch toán khá phức tạp đối với mỗi doanh nghiệp Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị,

số lợng, chất lợng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho Vì vậy việc tổ chức hạch toán chi tiết NVL ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau để những chứng từ về nhập-xuất vật liệu đợc sử dụng một cách hợp lý

và phù hợp số liệu trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và việc ghi chép sổ kế toán, tránh đợc sự ghi chép trùng lắp không cần thiết, tăng hiệu quả

trong công tác quản lý Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nớc ta, các doanh nghiệp thờng áp dụng 1 trong 3 phơng pháp hạch toán chi tiết NVL là: Phơng pháp thẻ song song, Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phơng pháp sổ số d.

1.3.2.1 Phơng pháp thẻ song song:

Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho NVL,

ở kho phải mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng, ở phòng kế toán mở Sổ kế toán chi tiết NVL để theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị Công việc cụ thể nh

ra số tồn kho ghi vào Thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho

nhận) các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng danh điểm cho phòng

kế toán

Tại phòng kế toán: Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL để ghi số lợng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu (mở tơng ứng với Thẻ kho) Về cơ bản, Sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có

kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm các cột để phản ánh giá trị vật liệu

Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu với Thẻ kho tơng ứng do thủ kho chuyến đến, đồng thời từ Sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo từng danh điểm, từng loại vật liệu để đối chiếu với số liệu kế

toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu

Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song có thể khái quát theo sơ đồ sau:

♦ Sơ đồ 1:

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Ưu điểm: Phơng pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu

số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập - xuất - tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời chính xác

1.3.2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật liệu, ở kho vẫn phải mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng loại

NVL, ở phòng kế toán sẽ mở Sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến

động của NVL về mặt giá trị và mặt hiện vật Cụ thể nh sau:

Tại kho: Thủ kho mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng và hiện vật đối

với từng loại NVL trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất NVL giống nh phơng pháp thẻ song song

Tại phòng kế toán: Kế toán chỉ mở Sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo

từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh

điểm NVL và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kê xuất vật liệu và dựa vào các bảng kê này để ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển NVL

Khi nhận đợc thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lợng nhập, xuất của

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ (thẻ) chi tiết vật liệu

Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn kho vật liệu

Sổ

kế toán tổng hợp

về vật liệu (Bảng kê tính giá)

từng thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển NVL, đồng thời từ sổ này lập Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp

vật liệu

Quy trình hạch toán chi tiết có thể khái quát theo sơ đồ 2

Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm nhẹ do chỉ ghi một lần vào cuối tháng

Nh

ợc điểm : Do dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong trờng hợp số lợng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là

ảnh hởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác

Điều kiện vận dụng: Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và số lợng chứng từ nhập, xuất NVL không nhiều

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (Bảng

kê tính giá)

Sổ đối chiếu luân chuyển

Thẻ kho

Bảng kê nhập vật liệu

Bảng kê xuất vật liệu

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày, sau khi ghi Thẻ kho, thủ

kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh và phân loại theo từng nhóm NVL theo quy định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập Phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi số lợng chứng từ, số hiệu cho từng nhóm vật

liệu và giao cho phòng kế toán kèm theo phiếu nhập, phiếu xuất Cuối tháng thủ kho căn cứ vào Thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra, ghi số lợng NVL tồn kho

cuối tháng của từng danh điểm NVL vào Sổ số d.

Tại phòng kế toán: Kế toán dựa vào số lợng nhập, xuất của từng danh

điểm NVL đợc tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận đợc khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3-5 ngày một lần (kèm theo Phiếu giao nhận chứng từ), kế toán kiểm tra và tính ra trị giá thành tiền NVL nhập xuất theo giá hạch toán đối với từng chứng từ, từ đó ghi vào Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn

(Bảng này đợc mở theo từng kho) Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ số d do

thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên Sổ số d với

số tồn kho trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn Từ bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật

liệu kế toán lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế

toán tổng hợp về vật liệu

Quy trình hạch toán theo phơng pháp này đợc khái quát qua sơ đồ 3

Ưu điểm: Phơng pháp này tránh đợc việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ.

Nh

ợc điểm : Việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn, kết cấu sổ phức tạp, vì vậy đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao

Điều kiện vận dụng: Phơng pháp này áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời số lợng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều

Quan hệ đối chiếu

1 3.3 Tổ chức hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển NVL

kỳ Tơng ứng với 2 phơng thức kiểm kê trên, trong kế toán NVL nói riêng và

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu

Sổ kế toán tổng hợp

về vật liệu

kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có 2 phơng pháp là : Kê khai thờng xuyên và Kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc

điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, yêu cầu của công tác quản lý, trình

độ của cán bộ kế toán và quy định của chế độ kế toán hiện hành

a Phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX)

Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi, phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật t, hàng hóa trên sổ kế toán một cách thờng xuyên, liên tục,

có hệ thống

Trong trờng hợp áp dụng phơng pháp KKTX thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng đợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật t, hàng hóa Vì vậy, giá trị vật t, hàng hóa trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán

Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật t, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lợng vật t thừa, thiếu và tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời

Phơng pháp KKTX áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất

và các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn

b Phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phơng pháp KKĐK là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm

kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp rồi từ đó tính ra giá trị vật t, hàng hóa đã xuất trong kỳ theo công thức sau:

+

Trị giá vật

t, hàng hóa tồn

đầu kỳ

- t, hàng hóa Trị giá vật tồn cuối kỳ

Theo phơng pháp này, mọi biến động vật t, hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho mà giá trị vật t, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ đợc phản ánh trên một tài khoản riêng (tài khoản Mua hàng)

Công tác kiểm kê vật t, hàng hóa đợc tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán

để xác định giá trị vật t, hàng hóa tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản

ánh vào các tài khoản hàng tồn kho Nh vậy, khi áp dụng phơng pháp KKĐK, các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số d

đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số d cuối kỳ)

Phơng pháp này có u điểm là giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán nhng độ chính xác về vật t, hàng hóa xuất dùng cho các mục đích khác nhau không cao và bị phụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến, bãi

Phơng pháp KKĐK thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hóa với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất thờng xuyên

- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê

Bên Có:

- Giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh,

- Trị giá NVL đợc giảm giá hoặc trả lại ngời bán,

- Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

D Nợ: Giá thực tế NVL tồn kho

TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông thờng các doanh nghiệp chi tiết TK này theo vai trò và công dụng của NVL nh:

+ TK 152.1: Nguyên vật liệu chính

+ TK 152.2: Vật liệu phụ

+ TK 152.3: Nhiên liệu.

• TK 151 “Hàng mua đang đi đ ờng”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật t, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cha về nhập kho doanh nghiệp Kết cấu TK nh sau:

D Nợ: Giá trị hàng đi đờng cha về nhập kho.

• Ngoài ra, trong quá trình hạch toán NVL, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh TK 133 “Thuế GTGT đợc khấu trừ”, TK 331

“Phải trả ngời bán”, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”

b Chứng từ sử dụng

Đối với các nghiệp vụ thu mua, nhập kho NVL thì doanh nghiệp phải có

2 loại chứng từ bắt buộc, đó là Hóa đơn bán hàng (do ngời bán gửi cho doanh

nghiệp) và Phiếu nhập kho (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập) Trờng

hợp NVL là nông, lâm, thủy, hải sản mua trực tiếp của ngời sản xuất thì doanh nghiệp lập Phiếu mua hàng thay cho hóa đơn Ngoài ra trong các trờng hợp

đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lập một số chứng từ khác nh Biên bản kiểm nghiệm vật t, Biên bản xử lý vật t thiếu, Bảng kê thu mua hàng nông, lâm, thuỷ, hải sản

Đối với các nghiệp vụ xuất kho NVL thì doanh nghiệp phải lập Phiếu xuất kho hoặc Phiếu xuất vật t theo hạn mức, thủ kho và ngời nhận NVL phải

làm thủ tục kiểm nhận lợng NVL xuất kho theo phiếu xuất

Việc ghi chép nghiệp vụ xuất và nhập kho NVL của kế toán phụ thuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ trên

c Phơng pháp hạch toán:

Theo phơng pháp này, khi phát sinh nghiệp vụ nhập kho vật liệu, kế toán phản ánh vào bên Nợ TK 152, và khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho vật liệu, kế toán phản ánh vào bên Có TK 152

Trình tự hạch toán có thể khái quát qua sơ đồ 4

1.3.3.3 Hạch toán tổng hợp về NVL theo phơng pháp KKĐK

a Tài khoản sử dụng

Trờng hợp doanh nghiệp sử dụng phơng pháp KKĐK để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán phải sử dụng TK 611 “Mua hàng” TK này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật t, hàng hóa mua vào, xuất trong kỳ Kết cấu

TK này nh sau:

Bên Nợ:

+ Trị giá thực tế hàng hóa, vật liệu tồn đầu kỳ

+ Trị giá thực tế hàng hóa, vật liệu mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán bị trả lại

Bên Có:

+ Trị giá thực tế hàng hóa, vật liệu xuất trong kỳ

+ Trị giá thực tế hàng hóa đã gửi bán nhng cha xác định là tiêu thụ trong kỳ

+ Trị giá vật t hàng hóa trả lại cho ngời bán hoặc đợc giảm giá

+ Trị giá thực tế hàng hóa, vật liệu tồn cuối kỳ

TK 611 không có số d cuối kỳ và đợc chi tiết thành các TK cấp 2:

TK 611.1: Mua nguyên liệu, vật liệu

vào cuối kỳ, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê Trình tự hạch toán có thể khái quát theo sơ đồ 5.

♦ Sơ đồ 4: : Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

đầu vào

TK 627,641,642 Xuất NVL cho bán hàng, quản lý

TK 3381,642

NVL thừa phát hiện khi kiểm kê

TK 1381,642

TK 336,338

NVL vay cá nhân, nội bộ NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê

♦ Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

TK 133.1 Thuế GTGT

đầu vào

TK 111,112

TK 111,112,331

Chiết khấu TM, trả lại hàng cho ngời bán

(DN tính thuế GTGT khấu trừ) TK133.1

Thuế GTGT đầu vào

1.3.3.4 Hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá lại vật liệu tồn kho:

Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật t ở các kho Kiểm kê vật liệu là nhằm xác định chính xác số lợng, chất lợng và giá trị từng loại vật liệu hiện có của doanh nghiệp, kiểm tra tình hình bảo quản, nhập xuất và sử dụng vật liệu; phát hiện và xử lý kịp thời những loại vật liệu hao hut, h hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất; ngăn ngừa hiện tợng tham ô, lãng phí vật t; có biên pháp xử lý kịp thời những hiện tợng tiêu cực, nhằm chấn chỉnh và đa vào nền nếp công tác quản lý và hạch toán vật t của doanh nghiệp

Đánh giá lại vật t thờng đợc thực hiện trong trờng hợp Nhà nớc quy định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có sự biến động lớn về giá cả và đem vật t góp vốn liên doanh Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê vật liệu có thể

đợc thực hiện trong phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị, kiểm

kê định kỳ hoặc kiểm kê bất thờng

Khi kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng hoặc Ban kiểm kê

Hội đồng hoặc Ban kiểm kê phải có thành phần đại diện lãnh đạo; những ngời

chịu trách nhiệm vật chất về bảo quản NVL; phòng kế toán và cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp Khi kiểm kê phải thực hiện việc cân, đo, đong,

đếm và phải lập Biên bản kiểm kê (Mẫu số 08-VT), xác định chênh lệch giữa

số liệu kiểm kê với số liệu ghi trong sổ sách kế toán, đề xuất ý kiến xử lý chênh lệch (nếu có) Việc hạch toán cụ thể kết quả kiểm kê, đánh giá lại NVL tồn kho trong các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp KKTX đợc tiến hành nh sau:

• Căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tại các kho, kế toán ghi:

- Trờng hợp phát hiện thiếu NVL:

Nợ TK 138 (138.1): Giá trị vật liệu thiếu chờ xử lý

Có TK 152: Giá trị vật liệu thiếu (chi tiết vật liệu)

- Trờng hợp phát hiện thừa NVL:

Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa (chi tiết vật liệu)

Có TK 338.1: Giá trị vật liệu thừa chờ xử lý

• Căn cứ vào kết quả xử lý, kế toán ghi:

- Xử lý số thiếu:

+ Nếu thiếu hụt, tổn thất trong định mức:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 138 (138.1): Giá trị thiếu đã xử lý

+ Nếu số vật liệu thiếu, ngời chịu trách nhiệm vật chất phải bồi ờng:

th-Nợ TK 138 (138.8): Phải thu cá nhân làm mất mát, h hỏng

Nợ TK 334, 111, 112: Cá nhân bồi thờng trừ vào lơng hoặc thu

+ Nếu NVL thừa xác định do bên bán vật liệu giao nhầm, nếu giao lại cho bên bán, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002 “Vật t, hàng hóa, giữ hộ, nhận gia công”, nếu doanh nghiệp quyết định mua số

vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết để họ gửi hóa

đơn bổ sung cho doanh nghiệp Căn cứ vào giá mua NVL cùng loại, kế toán ghi:

Nợ TK 338 (338.1): Giá trị thừa đã xử lý

Có TK 111, 112, 331: Số thanh toán theo hóa đơn

• Căn cứ vào kết quả xử lý khoản chênh lệch đánh giá lại NVL tồn kho, nếu đợc phép ghi tăng, giảm nguồn vốn kinh doanh, kế toán ghi:

- Nếu chênh lệch giảm, ghi giảm vốn kinh doanh:

Nợ TK 411/Có TK 412

- Nếu chênh lệch tăng, ghi tăng vốn kinh doanh:

Nợ TK 412/Có TK 411

1.3.3.5 Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu:

Trong kinh doanh, để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn

về tài chính trong các trờng hợp xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan, doanh nghiệp cần thực hiện chính sách dự phòng giảm giá Đối với hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng, luôn luôn có sự biến động giữa giá gốc và giá thị trờng Do đó, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng nh lập dự phòng giảm giá NVL là nghiệp vụ không thể thiếu trong công tác hạch toán nói chung

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc hiểu là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất sẽ ảnh hởng đến kết quả sản xuất kinh doanh do giảm giá vật liệu tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu giá gốc (ghi trên sổ kế toán) với giá thị trờng của từng loại hàng tồn kho Chỉ đợc trích dự phòng giảm giá đối với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trờng hiện tại giảm xuống so với giá gốc

Công thức xác định mức trích dự phòng giảm giá của từng loại hàng tồn kho nói chung cũng nh từng loại NVL nói riêng nh sau (giả thiết loại NVL cần lập dự phòng có tên là A):

Mức dự phòng

cần lập cho loại

Số lợng tồn kho của NVL A ì Giá gốc của 1 đơn vị

NVL A

-Giá trị trờng của

1 đơn vị NVL A

Để hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá NVL, kế toán sử dụng Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” với kết cấu và nội dung nh sau:

Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của niên độ trớc; Bên Có: Trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở cuối niên độ này;

Số d bên Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cha hoàn nhập.

Tài khoản này đợc chi tiết cho từng loại hàng tồn kho đợc trích dự phòng giảm giá Phơng pháp hạch toán nh sau:

Cuối năm tài chính, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho ở thời điểm ngày 31 tháng 12 tính toán khoản phải lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho so sánh với số đã lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trớc, xác định số chênh lệch phải lập thêm hoặc giảm đi (nếu có):

- Trờng hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm tr-

ớc, thì số chênh lệch lớn hơn đợc lập thêm, ghi:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Trờng hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trớc, thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập, ghi:

Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

1.3.4 Tổ chức sổ kế toán tổng hợp về NVL

Tuỳ theo phơng pháp hạch toán tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn

vị đã chọn để xác định khối lợng công việc kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ tổng hợp vật liệu phù hợp nhất Việc vận dụng hình thức sổ nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác, và nâng cao hiệu quả công tác kế toán

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức

sổ kế toán sau:

- Nhật ký - Sổ cái: Đặc trng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dụng kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký-Sổ cái

- Nhật ký chung: Đặc trng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh đều phải đợc ghi vào Sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật

ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp

vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

- Chứng từ - Ghi sổ: Đặc trng cơ bản của hình thức này là việc ghi sổ kế

toán tổng hợp bao gồm ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi

sổ, sau đó ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.

- Nhật ký - Chứng từ: đặc trng cơ bản của hình thức này bao gồm

+ Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên

Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh

tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ

+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)

+ Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

+ Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính

Trong 4 hình thức trên, hình thức Nhật ký - Chứng từ là hình thức đợc tổ

chức chặt chẽ hơn cả, có u điểm là tránh việc ghi chép trùng lặp giữa các sổ kế toán và thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán, do đó thờng đợc áp dụng tại những doanh nghiệp có quy mô lớn, yêu cầu quản lý cao

♦ Sơ đồ 6:

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Sổ (thẻ)

kế toán chi tiết vật tư

Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 3

Nhật ký chứng từ số 7

Bảng kê số

4,5,6

Bảng tổng hợp chi tiết vật tư

Sổ cái TK 152

Báo cáo kế toán

1.4 phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng

nguyên vật liệu

Muốn cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp

đ-ợc tiến hành đều đặn, liên tục phải thờng xuyên đảm bảo cho nó các loại NVL

về số lợng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất Doanh nghiệp sản xuất cần phải có NVL mới tồn tại đợc Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại NVL có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, phải thờng xuyên và định kỳ phân tích tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ NVL để kịp thời nêu lên những u, nhợc

điểm trong công tác quản lý vật t ở doanh nghiệp

1.4.1 Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu

Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vợt mức

kế hoạch sản xuất là việc cung cấp NVL phải đợc tổ chức một cách hợp lý,

đảm bảo đủ số lợng, đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời gian Cung cấp NVL cần phải đảm bảo về số lợng, chủng loại, chất lợng, tính đồng bộ của NVL, tính kịp thời của việc cung cấp, và cả tiến độ và nhịp điệu cung ứng NVL Trong số các yêu cầu nêu trên, yêu cầu về đảm bảo số lợng và chủng loại NVL rất quan trọng và không thể thiếu đợc

• Phân tích cung cấp NVL theo số l ợng:

Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lợng Nếu cung cấp với số lợng quá lớn, d thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn, do đó dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả Nhng ngợc lại, nếu cung cấp không đủ về số lợng sẽ ảnh hởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất, kinh doanh Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh phần lớn là do thiếu nguyên vật liệu

Số lợng NVL loại i cần mua (theo KH trong kỳ)

• Phân tích cung cấp NVL theo chủng loại:

Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung cấp NVL

là phải phân tích theo từng loại NVL chủ yếu Khi phân tích tình hình cung cấp từng loại vật liệu chủ yếu cần phân biệt vật liệu có thể thay thế đợc và vật liệu không thể thay thế đợc

- Vật liệu có thể thay thế đợc là loại vật liệu có giá trị sử dụng tơng

đ-ơng, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lợng sản phẩm Khi phân tích loại vật liệu này, ngoài các chỉ tiêu về số lợng, chất lợng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí (giá cả các loại vật liệu thay thế)

- Vật liệu không thể thay thế đợc là loại vật liệu mà trong thực tế không

có vật liệu khác thay thế hoặc nếu thay thế sẽ làm thay đổi tính năng, tác dụng của sản phẩm

• Phân tích cung cấp vật liệu về chất l ợng

Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng NVL đảm bảo

đầy đủ tiêu chuẩn về chất lợng là một yêu cầu cần thiết Bởi, NVL tốt hay xấu

sẽ ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm, đến năng suất lao động và ảnh hởng đến giá thành sản phẩm Do đó khi nhập NVL phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu với các hợp đồng đã ký để đánh giá NVL đã đáp ứng tiêu chuẩn, chất lợng hay cha

Để phân tích chất lợng NVL, có thể dùng chỉ tiêu Chỉ số chất lợng NVL

Mil, Mik: Khối lợng NVL từng loại theo cấp bậc chất lợng loại i kỳ thực tế

và kỳ kế hoạch (tính theo đơn vị hiện vật);

Sik: Đơn giá NVL từng loại theo cấp bậc chất lợng loại i kỳ kế hoạch;

Ichất lợng càng lớn hơn 1, chứng tỏ chất lợng NVL thực tế nhập kho càng cao

1.4.2 Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu

Dự trữ NVL là một yếu tố quan trọng đảm bảo sự liên tục của quá trình tái sản xuất ở doanh nghiệp Đại lợng dự trữ vật t cho sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố khác nhau nh lợng vật t tiêu dùng bình quân trong một ngày

đêm, tình hình tài chính doanh nghiệp, thuộc tính tự nhiên của các loại vật t

Để phân tích tình hình dự trữ NVL, phơng pháp chung là so sánh số lợng NVL thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lợng vật t cần dự trữ Nếu dự trữ cao quá sẽ gây ứ đọng vốn Nhng nếu dự trữ qúa thấp, không đảm bảo cho qúa trình sản xuất kinh doanh đợc liên tục Do vậy, mục tiêu của dự trữ vật t phải luôn kết hợp hài hòa, vừa đảm bảo sản xuất, kinh doanh đợc thờng xuyên đều

đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn

1.4.3 Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu

Sử dụng tiết kiệm NVL là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu phải đợc tiến hành thờng xuyên, định kỳ

Để phân tích tình hình sử dụng khối lợng NVL, có thể sử dụng chỉ tiêu ợng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm:

-Lợng NVL còn lại, cha hoặc không dùng đếnLợng NVL còn lại cha dùng đến, cuối kỳ kiểm kê thờng có sự chênh lệch không đáng kể Nếu lợng NVL còn lại cha hoặc không dùng đến bằng 0, thì:

Lợng NVL dùng cho

sản xuất sản phẩm =

Lợng NVL xuất cho sản xuất sản phẩm

Để phân tích mức độ đảm bảo khối lợng NVL cho sản xuất sản phẩm, cần tính ra hệ số:

Hệ số đảm bảo

NVL cho sản xuất =

Lợng NVL dự trữ đầu

kỳ + Lợng NVL nhập trong kỳLợng NVL cần dùng trong kỳ

Các chỉ tiêu trên cần tính và phân tích cho từng loại NVL, đặc biệt đối với các loại NVL không thay thế đợc

Để phân tích tình hình sử dụng khối lợng NVL vào sản xuất sản phẩm, cần xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tơng đối sau đây:

- Mức biến động tuyệt đối: Lấy khối lợng NVL tiêu dùng thực tế (M1) so với khối lợng NVL kỳ kế hoạch (Mk) theo công thức:

Q1 , Qk - Khối lợng sản phẩm hoàn thành thực tế và kế hoạch

Mk - Khối lợng NVL kế hoạch nhng đã đợc điều chỉnh theo tỷ lệ

hoàn thành kế hoạch sản lợng sản phẩm

Kết quả tính toán trên phản ánh mức sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm đã tiết kiệm hay lãng phí

1.5 Liên hệ kế toán quốc tế

Trong hơn thập kỷ qua, cùng với quá trình phát triển và đổi mới sâu sắc theo cơ chế thị trờng, hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng đợc hoàn thiện và phát triển, góp phần tích cực vào việc tăng cờng và nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế, tài chính Trên cơ sở nghiên cứu chuẩn mực kế toán quốc tế, học tập kinh nghiệm của một số nớc trên thế giới trong khuôn khổ pháp luật, phù hợp với yêu cầu quản lý, yêu cầu hội nhập quốc tế, tháng 1/2002, Bộ Tài Chính đã ban hành và công bố đợt thứ nhất 4 chuẩn mực kế toán đầu tiên của Việt Nam Các điều khoản đợc nêu ra trong chuẩn mực kế toán Việt Nam về cơ bản là phù hợp với những chuẩn mực mà kế toán quốc tế đa ra Có thể thấy

rõ điều đó thông qua xem xét chuẩn mực về hàng tồn kho

Q 1

Q k

Q 1

Q k