MỐI QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

MỐI QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

MỤC LỤC

Trang

Phần một: Cơ sở lý luận về Quan hệ công chúng – PR 3

1.2 Tầm quan trọng của PR:

4

II – Các mối quan hệ công chúng của doanh nghiệp thương mại 6

Phần hai: Mối quan hệ với nhân viên trong công ty EduViệt 11

1 Giải thích chính sách và cách thức lãnh đạo của công ty 11

3 Cập nhật những thông tin pháp luật liên quan 12

4 Tạo sự hoà hợp giữa nhân viên trong công ty 12

LỜI MỞ ĐẦU

“Quan hệ công chúng là một nỗ lực được lên kế hoạch và kéo dài liên tục để thiết lập và duy trì sự tín nhiệm và hiểu biết lẫn nhau giữa một tổ chức và công chúng”

(PR Society of UK)

“Quan hệ công chúng là một nghệ thuật và môn khoa học xã hội, phân tích những xu hướng, dự đoán những kết quả, tư vấn đưa ra các lời khuyến cáo cho các nhà lãnh đạo của tổ chức và thực hiện các chương trình hành động đã được lập kế hoạch

để phục vụ quyền lợi của cả tổ chức và công chúng”

Trong quá trình phát triển, mỗi doanh nghiệp đều mong muốn sở hữu một thương hiệu mạnh, có sự nhận biết cao, có chỗ đứng bền vững trong tâm trí người tiêu dùng Trong thực tế, mong muốn phát triển thương hiệu của từng doanh nghiệp sẽ được triển khai thực hiện bằng những chiến lược, và những kế hoạch cụ thể, trong đó những công cụ quan hệ công chúng - PR (Public Relation), công tác nhân sự (HR - Human

Resource), tiếp thị (Marketing) sẽ được sử dụng

Trong đó, hoạt động truyền thông đối với nhân viên trong công ty là một hoạt động vô cùng quan trọng mà trước đây có nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực sự chú tâm đến Tuy nhiên, trong bối cảnh như hiện nay, tinh thần của nhân viên trong doanh nghiệp đã ngày càng được đề cao Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong đề tài này, tôi xin làm rõ những vấn đề trong quan hệ với nhân viên của doanh nghiệp

Do giới hạn trong tìm kiếm tài liệu cũng như nhận thức nên chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự quan tâm góp ý của thầy giáo và các bạn để tôi có thể hoàn thiện bài nghiên cứu và hệ thống tư duy của mình

Xin chân thành cảm ơn!

Phần một: Cơ sở lý luận về Quan hệ công chúng – PR

I – Khái niệm và tầm quan trọng:

a Khái niệm về PR

+ Định nghĩa theo chức năng: PR là chức năng quản trị dùng để

- Đánh giá thái độ của công chúng

- Nhận định mối quan tâm của công chúng đối với các chính sách và cơ chế của một cá nhân hay một tổ chức

- Lập kế hoạch và thực hiện những hoạt động cần thiết để đạt được sự hiểu biết và chấp nhận từ phía công chúng

+ Định nghĩa theo nguyên tắc: 5 nguyên tắc:

- Truyền thông trung thực để tạo uy tín

- Cởi mở và hành động kiên định để được tín nhiệm

- Hành động công bằng để được tôn trọng

- Truyền thông 2 chiều để tránh tình huống bất lợi và xây dựng mối quan

hệ

- Nghiên cứu môi trường, tổng kết đánh giá đưa ra quyết định hoặc kịp thời thay đổi để hòa hợp với xã hội

Vây: Quan hệ công chúng là một chức năng quản trị nhằm mục đích thiết lập, duy trì sự truyền thông 2 chiều, sự hiểu biết, chấp nhận và hợp tác giữa một tổ chức và

“công chúng” của họ…Quan hệ công chúng bao gồm sự quản lý những vấn đề hay sự kiện ma tổ chức cần phải nắm được dư luận của quần chúng và có trách nhiệm thông tin cho họ

Hơn thế nữa PR còn là một trong những công cụ hỗ trợ bán hàng hữu hiệu đối với tất cả các Doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân Những người muốn tạo ra một tầm ảnh hưởng nhất định của mình đối với những đối tượng nhất định Tuỳ vào mục đích của mình và đối tượng mà mình muốn tác động, các tổ chức hoặc cá nhân này sẽ có những cách thức và hình thức tiếp cận khác nhau: có thể tích cực tham gia vào các hoạt động xã hội như các hoạt động từ thiện, chăm sóc sức khoẻ cộng đồng do các tổ chức hoạt động nhằm mục đích xã hội tổ chức nhằm tạo ra hình ảnh một tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm với công đồng; hoặc cũng có thể tham gia dưới hình thức một nhà tài trợ mạnh tay luôn thấy xuất hình ảnh trong các chương trình có quy mô lớn như các cuộc thi Hoa hậu, các Hội chợ triển lãm tầm cỡ Tất cả những hình thức đó nhằm tạo

ra một hình ảnh đẹp, nổi bất và rộng khắp về bản thân tổ chức hoặc cá nhân với mong muốn thông qua những hình ảnh được đánh bóng đó, công chúng sẽ trở nên gần gũi và dành nhiều thiện cảm, quan tâm hơn tới họ

b Tầm quan trọng của PR:

Có thể nói hoạt động PR là giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp vì nó có ảnh hưởng tốt, hữu hình với chi phí rất thấp, tạo được tiến vang khi truyền tải hình ảnh doanh nghiệp đến công chúng

Về cơ bản vai trò chính của PR là cầu nối giữa doanh nghiệp với các nhóm công chúng bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp Nói cách khác PR giúp doanh nghiệp truyền tải các thông điệp đến khách hàng và những nhóm công chúng của họ

Với nhóm công chúng đối nội, thông điệp này là những chỉ đạo, ý kiến, tầm nhìn của lãnh đạo để chuyển tải đến nhân viên ngõ hầu đạt được tốt nhất các mục tiêu đề ra cũng như xoa dịu các bất đồng trong doanh nghiệp (nếu có)

Với nhóm công chúng đối ngoại, các thông điệp này là nhằm giúp khách hàng dễ dàng liên tưởng tới mỗi khi đối diện với một thương hiệu

Ví du: Dutch Lady tổ chức một chương trình PR rộng rãi được quảng cáo khá rầm rộ mang chủ đề “Đèn đom đóm” Tương tự Unilever vận động chương trình “Áo trắng ngời sáng tương lai” theo đó nhãn hàng Omo vận động mọi người gởi tặng đồng phục không dùng nữa cho Omo để gởi tặng các bạn nũ sinh ở vùng sâu vàng xa… Cả hai chương trình này đều có tính từ thiện, phục vụ cho cộng đồng nên tranh thủ được thiện cảm của công chúng với nhãn hiệu nói riêng và xây dựng hình ảnh tập đoàn nói chung

PR dễ dàng gây thiện cảm với công chúng nên đi sâu vào trong tâm trí khách hàng và thương hiệu ngày càng được mở rộng hơn Do PR ít mang tính thương mại vì

sử dụng các phương tiện trung gian như hoạt động tài trợ, bài viết trên báo (tin, phóng sự)

Với vai trò như vậy thì PR có lợi ích gì?

PR là cách tốt nhất để chuẩn bị và tạo dư luận tốt Quảng cáo không làm được việc này Marketing cũng vậy PR làm rất tốt công việc này PR giúp doanh nghiệp tạo

dư luận tốt thông qua sự ủng hộ của giới truyền thông và các chuyên gia phân tích thương mại Đơn giản chỉ vì quảng cáo dễ gây ấn tượng nhưng không dễ dàng thuyết phục công chúng tin Trong khi chi phí cho quảng cáo có thể nói là khổng lồ thì ngược lại chi phí cho hoạt động PR thấp hơn các loại hình khuyến mãi khác Khi so sánh chi phí cho chiến dịch tiếp thị trực tiếp hoặc đăng một mẫu quảng cáo với chi phí cho một thông cáo báo chí; đương nhiên mẫu thông cáo báo chí sẽ có một lượng công chúng rộng rãi hơn

Bên cạnh đó, PR còn giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhân lực tài giỏi Thông thường người lao động thích được làm việc trong những công ty nổi tiếng vì họ tin tưởng là công ty đó rất vững chắc , và họ có thể có rất nhiều cơ hội để thăng tiến

Đó là chưa kể, PR còn giúp doanh nghiệp vượt qua những cơn sóng gió và những cơn bão táp Khi có khủng hoảng, doanh nghiệp đó sẽ tìm được sự ủng hộ bênh vực, hỗ trợ từ phía cộng đồng (đầy là điều kì diệu không thể bỏ tiề nra mua như đăng quảng cáo) trong việc cứu vãn uy tín và giữ gìn nguyên vẹn hình ảnh của doanh nghiệp

Có thể nói hoạt động PR là giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp vì nó có ảnh hưởng tốt, hữu hình với chi phí rất thấp, tạo được tiến vang khi truyền tải hình ảnh doanh nghiệp đến công chúng

II – Các mối quan hệ công chúng của doanh nghiệp thương mại:

1 Quan hệ với giới truyền thông:

Là việc thiết lập mối quan hệ thuận lợi, hiệu quả giữa người phụ trách PR và những nhà báo hay đại diện của những kênh truyền thông thích hợp

2 Quan hệ với chính phủ:

Nhằm nâng cao kiến thức về hoạt động của khách hàng, của giới chính phủ đối với doanh nghiệp và sản phẩm của doanh nghiệp, tạo lập và thúc đẩy những thái đỗ, những hành vi có lợi của chính phủ đối với doanh nghiệp

3 Quan hệ với các nhà đầu tư và giới tài chính:

Là tạo quan hệ với các đối tượng như: Các cổ đông, những nhà đầu tư tiềm năng, các nhà tư vấn đầu tư, phân tích chứng khoán, giới truyền thông tài chính, các kênh truyền thông, in ấn phẩm; nhằm tăng cường sự hiểu biết của họ về sự phát triển doanh nghiệp Nhằm duy trì mối quan hệ tốt đẹp cũng như sự quan tâm của họ đối với công

ty, bảo đảm tăng thêm nguồn vốn và thu được nhiều thông tin từ các nhà đầu tư

4 Quan hệ với cộng đồng:

Làm tăng nhận thức của cộng đồng về hoạt động của tổ chức: sản xuất, sản phẩm, dịch vụ, nhân viên, và những sự ủng hộ dự án của cộng đồng với doanh nghiệp

Đảm bảo sự ủng hộ lớn hơn, có lợi hơn từ những người đứng đầu cộng đồng cũng như xác định được những phản ứng của họ

5 Quan hệ với khách hàng và người tiêu dùng:

Là quan hệ với các cá nhân hay tổ chức đã, đang và sẽ mua hàng của donh nghiệp, những người tiêu dùng trực tiếp hay công chúng truyền thông đại chúng; nhằm làm tăng hiểu biết của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp Đảm bảo đánh giá của người tiêu dùng với doanh nghiệp, thúc đẩy sự tham gia nhiệt tình hơn, mối quan hệ với người tiêu dùng, khuyến khích những phản hồi tích cực của người tiêu dùng để bổ xung cho hoạt động sản xuất cũng như PR

6 Quan hệ với nhân viên:

Nhằm nâng cao hiểu biết, nhận thức của nhân viên về chính sách, những hoạt động, định hướng phát triển của doanh nghiệp, nâng cao thái độ tích cực của nhân viên đối với doanh nghiệp và biến họ trở thành người phát ngôn tuyên truyền tích cực trong cộng đồng, có thể nhận được nhiều thông tin phản hồi của họ

III - Xây dựng quan hệ tốt đẹp với nhân viên:

Mối quan hệ giao tiếp tốt đẹp với nhân viên trong tổ chức sẽ giúp công tác PR trở nên thành công và hiệu quả hơn Một đội ngũ nhân viên tận tâm và gắn bó tạo nên một hình ảnh tốt về tổ chức, vì thế không nên xem nhân viên chỉ là lực lượng lao động

mà phải như là một đối tượng chính của PR

Có câu chuyện rằng: Spike sở hữu và quản lý một công ty sản xuất băng đĩa nhỏ với 25 nhân viên Một nghệ sĩ đã kiện ông khi có sự bất đồng về khoản tiền bản quyền Bối rối trước vụ kiện, Spike giữ kín tin này Nhưng những lời đồn đại cuối cùng đã đến tai nhân viên của Spike Họ bắt đầu lo lắng về tương lai của mình, tin đồn cho rằng vụ kiện có thể khiến Spike phá sản Một nhân viên đã xin chuyển sang công ty khác vì lo ngại về sự không đảm bảo của công việc hiện tại Sau khi phát hiện ra trong công ty đang lan truyền những tin đồn xấu, sai sự thật, ông đã cho triệu tập một cuộc họp để giải thích tình hình Các nhân viên mới biết rằng Spike bị bôi nhọ và hoàn toàn có khả

năng thắng kiện Tinh thần mọi người đã ổn định trở lại và họ cùng nhau sát cánh bên Spike trong suốt giai đoạn khó khăn này Việc Spike ngấn ngại không thông báo tin xấu với nhân viên đã gây tâm lý sợ hãi, bất an và cuối cùng là mất đi một nhân viên Bằng cách trò chuyện với nhân viên của mình, Spike đã loại bỏ mọi lo ngại và tiếp tục nhận được sự ủng hộ từ họ

Từ câu chuyên trên, câu hỏi đặt ra là làm cách nào một tổ chức đạt được sự hỗ trợ của nhân viên trong tổ chức đó Ban quản lý có thể trả lương cao và thưởng “đậm”, môi trường làm việc tốt hơn so với những công ty khác trong cùng ngành nhưng nhân viên vẫn không mấy hài lòng Trừ khi họ thấy rằng họ là một phần của tổ chức và có ảnh hưởng trong việc ra quyết định, ít nhất là trong những công việc họ trực tiếp đảm nhận PR cung cấp một hệ thống giao tiếp hiệu quả cùng với tổ chức chắc chắn sẽ mở ra những kênh giao tiếp trong tất cả các chiều - từ trên xuống, từ dưới lên và theo chiều ngang Những công cụ chính phục vụ cho mục đích này bao gồm: tạp chí nội bộ, thư thông báo và bản ghi chú, buổi họp và thảo luận, hệ thống đề xuất cho nhân viên và ủy ban thường trực

Tạp chí nội bộ

Tạp chí nội bộ là kết nối quan trọng giữa người quản lý và nhân viên Ban biên tập nên bao gồm thành viên của ban quản lý, phòng PR và nhân viên Tạp chí nội bộ nên cung cấp những thông tin hữu ích, có ý nghĩa về nhiều chủ đề hoạt động, phúc lợi, tình huống làm việc, thơ, tiểu thuyết và cả thể thao Những bài viết, câu chuyện, lá thư của những người tham gia nên tạo ra sự hãnh diện cho họ Trách nhiệm của những người làm PR là chắc rằng tạp chí nội bộ phù hợp với những tiêu chuẩn cao nhất của một tờ báo Bên cạnh thông tin, tài liệu, giải trí nên có sự lý thú và truyền cảm hứng Một tạp chí nội bộ không nên dành quá nhiều chỗ cho những chính sách và thành công của công ty hơn là nhìn nhận thiếu sót Điều đó rất dễ nghi ngờ trong mắt nhân viên, đồng nghĩa với tạp chí nội bộ đơn thuần chỉ là tiếng nói của nhà quản lý

Bảng thông báo

Bảng thông tin nhân viên (hay bảng thông báo, bảng chú ý) là phương pháp giao tiếp trung gian để hàng ngày cung cấp thêm thông tin về các vấn đề của tổ chức đến với đông đảo nhân viên Bên cạnh đó, những thông tin được đưa lên bảng thông tin còn có

thể được nhiều nhân viên đọc để giải trí Bảng thông tin có thể sử dụng một bảng đủ rộng, trình bày nổi bật, sắp xếp những thông tin về tổ chức, hoạt động của các phòng ban, thời khóa biểu các cuộc họp Thêm nữa là các mẩu chuyện cắt ra từ báo chí, nhân viên tiêu biểu, quảng cáo của công ty và những tin tức hàng ngày

Họp và thảo luận

Hãy cho nhân viên tham gia vào các cuộc họp chính thức hoặc không chính thức Điều này sẽ giúp tạo nên những dòng thông tin từ bên trên, bên dưới và theo chiều ngang Đây là những cơ hội tốt để nhà quản lý biết được cảm giác và thái độ của nhân viên Cảm giác được tham gia và liên quan đến các cuộc họp sẽ tạo nên sức mạnh, từ đó sức lôi cuốn trong công việc sẽ trở nên mạnh mẽ hơn, tinh thần và sự hài lòng của nhân viên cũng cao hơn Ngoài ra, từ cuộc họp mọi người sẽ có thêm kiến thức và kinh nghiệm, thảo luận có thể giúp phát triển những ý tưởng và giải pháp mới cho các vấn đề của công ty

Ủy ban thường trực

Đây cũng là một phương pháp được sử dụng khá nhiều trong PR nội bộ, nhiều phòng ban của các công ty hiện nay cần có sự hợp tác để tránh tình trạng có sự chia rẽ giữa các phòng ban với nhau Với ủy ban này, tất cả những chi nhánh, phòng ban của công ty có thể làm việc cùng nhau như một đội với cùng một mục đích Ủy ban có thể bao gồm đại diện của cả ban quản lý và đại diện của nhân viên Ví dụ, công ty thành lập

ủy ban an toàn cung cấp những thông tin về chính sách bảo vệ an toàn của công ty và chắc rằng toàn thể nhân viên hiểu chính sách này một cách rõ ràng

Hệ thống đề xuất của nhân viên

Nhiều tổ chức tiến bộ đã cổ vũ nhân viên của họ đưa ra những đề xuất mang tính xây dựng nhằm phát triển chính sách và quy trình làm việc của công ty Nhân viên có thể phát biểu quan điểm và đưa ra đề xuất thông qua quản lý thậm chí trực tiếp đến cấp cao Những hộp đề xuất có thể được đặt tại những vị trí quan trọng trong công ty để thực hiện mục đích này Luôn có phần thưởng cho người đưa ra được những đề xuất hữu ích Thậm chí, nếu một đề xuất không được chấp nhận vì bất kỳ lí do gì, đại diện

quản lý nên đến gặp nhân viên và giải thích cho anh ta hiểu tại sao đề xuất đó không được chấp nhận

Trả lời câu hỏi xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên khó hay dễ còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố Thật ra đây là một mối quan hệ khá phức tạp, nhiều trường hợp

“cơm không lành canh không ngọt” Dễ hay khó phụ thuộc vào sự nỗ lực của từng công

ty trong các hoạt động với nhân viên của mình Hãy để nhân viên cảm thấy họ được trân trọng và công ty như một gia đình, nơi họ được yêu thương, che chở và đóng góp