Xây dựng chiến lược triển khai ERP trong quản lý nhà trường cấp 3 ngoài công lập luận văn thạc sĩ

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu về giải pháp ERP cho một nhà trường Trung học Phổ thông và xây dựng chiến lược triển khai được trình bày trong luận văn này trung thực và chưa từng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG

LỜI CẢM ƠN

Tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc của tôi tới PGS TS Đặng Trần Khánh, người đã giám sát và tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn của mình tới Thầy PGS.TS Trần Văn Lăng Trưởng khoa, cùng toàn thể quý Thầy Cô trong khoa Công Nghệ Thông Tin Trường Đại học Lạc Hồng, những người đã truyền đạt nhiều kiến thức cho tôi trong thời gian theo học tại trường giúp cho tôi hoàn thành khoá học

Tôi cũng gửi lời cám ơn tới Ban lãnh đạo trường đại học Lạc Hồng, quý Thầy cô phòng Sau đại học, đã cho tôi cơ hội được theo học lớp sau đại học của Quý trường

Cảm ơn các anh chị lớp sau Đại học khoá 2 khoa CNTT trường ĐH Lạc Hồng, đã luôn ở bên cạnh và giúp đỡ tôi vượt qua nhiều khó khăn trong suốt thời gian theo học vừa qua

Sau cùng xin dành lời tri ân sâu sắc tới ban lãnh đạo các trường THPT trong tỉnh Đồng Nai, Hội đồng quản trị, Quý Thầy cô trường THPT Nguyễn Huệ và những người thân của tôi, đã giúp đỡ, khích lệ và chăm sóc tôi để có đủ điều kiện thoả ước mơ trên con đường học vấn của mình

Long khánh, ngày 20 tháng 8 năm 2012

Đoàn Khắc Lúc

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá

nhân, được thực hiện dưới sự giám sát và hướng dẫn khoa học của PGS.TS Đặng Trần Khánh

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu về giải pháp ERP cho một nhà trường Trung học Phổ thông và xây dựng chiến lược triển khai được trình bày trong luận văn này trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào

Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình

Học viên

Đoàn Khắc Lúc

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1 – Thống kê tình hình sử dụng các phần mềm quản lý .32

Bảng 3.2 – Thống kê loại phần mềm đang sử dụng .33

Bảng 3.3 – Thống kê số lƣợng máy tính phục vụ quản lý .33

Bảng 5.1 – Bảng tiêu chí và chiến lƣợc đƣợc lựa chọn 63

Bảng 6.1 – Các tiêu chí đánh giá .74

Bảng 6.2 – Chi phí triển khai 79

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1 - Mô hình ERP cho một doanh nghiệp 8

Hình 2.2 - Biểu đồ chi phí cho một dự án ERP .15

Hình 2.3 - Mô hình triển khai Chiến lược Big Bang .16

Hình 2.4 - Đồ thị hiệu suất công việc trong thời gian “bắt kịp” .17

Hình 2.5 - Mô hình Chiến lược Phased Rollout .18

Hình 2.6 - Mô hình Chiến lược Parallel adoption .20

Hình 2.7 - Mô hình chiến lược triển khai Pilot .21

Hình 2.8 - Kết quả khảo sát lựa chọn các chiến lược .22

Hình 2.9 - Biểu đồ tỷ lệ thực hiện các chiến lược .23

Hình 2.10 -Vòng đời của hệ thống ERP .24

Hình 3.1 - Dự án SREM .31

Hình 3.2 - Phần mềm - Quản lý điểm-Tác giả-ThS Tạ Thúc Nhu .37

Hình 3.3 - Phần mềm - Xếp Thời khoá biểu-Tác giả :-Hoàng Cường 38

Hình 3.4 - Phần mềm: Quản lý học sinh-Tác giả: Vũ Khanh .38

Hình 3.5 - Phần mềm: Quản lý GV – HS-Tác giả:Tập đoàn Viễn thông VN 38

Hình 4.1 - Sơ đồ tổ chức trong nhà trường THPT .48

Hình 4.2 - Mô hình ERP cho trường đại học 49

Hình 4.3 - Mô hình ERP cho trường THPT .49

Hình 5.1 - Sơ đồ tổ chức trường THPT Nguyễn Huệ .56

Hình 6.1 - Giao diện chương trình quản lý nhân sự .69

Hình 6.2 - Giao diện quản lý nhân sự .70

Hình 6.3 - Giao diện quản lý nhân sự .70

Hình 6.4 - Giao diện chức năng hoạch định .71

Hình 6.5 - Giao diện kết nối với bên ngoài CSDL 71

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC HÌNH

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1

1.1 Cơ sở hình thành đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 4

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

1.4 Phương pháp nghiên cứu 5

1.4.1 Thông tin c ần thu thập 5

1.4.2 Phương pháp thu thập thông tin 5

1.5 Quy trình thực hiện đề tài 6

1.5.1 Nghiên cứu về cơ sở lý thuyết 6

1.5.2 Khảo sát tình hình thực hiện quản lý giáo dục bằng ứng dụng CNTT 6 1.5.3 Xây dựng chiến lược triển khai ERP cho trường Dân lập Nguyễn Huệ.6 1.5.4 Đánh giá tính khả thi của chiến lược 6

1.6 Ý nghĩa của đề tài 7

Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 8

2.1 Khái niệm về ERP 8

2.2 Lịch sử của hệ thống ERP .10

2.3 Các bước thực hiện dự án ERP .11

2.3.1 Xác định mục tiêu – lập kế hoạch 11

2.3.2 Lựa chọn nhà cung c ấp – lập kế hoạch .13

2.3.3 Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu .13

2.3.4 Chạy thử .14

2.3.5 Huấn luyện sử dụng .14

2.4 Chi phí cho dự án ERP .15

2.5 Các chiến lược triển khai ERP 15

2.5.1 Chiến lược Big Bang 15

2.5.2 Chiến lược Phased rollout (theo từng giai đoạn) 18

2.5.3 Chiến lược Parallel adoption (thông qua song song) 20

2.5.4 Chiến lược triển khai Pilot (thí điểm) 21

2.5.5 Đánh giá khả năng thực hiện các mô hình triển khai .21

2.6 Vòng đời của ERP 23

Chương 3: KHẢO SÁT THỰC TẾ 25

3.1 Đặt vấn đề .25

3.2 Khảo sát chung cho tỉnh Đồng Nai .29

3.3 Khảo sát riêng các trường ngoài công l ập trong tỉnh .34

3.3.1 Quá trình hình thành nhà trường ngoài công l ập .34

3.3.2 Thực trạng hệ thống thông tin .36

3.4 Kết luận .41

CHƯƠNG 4: ERP CHO NHÀ TRƯỜNG 43

4.1 Định hướng ERP .43

4.1.1 Định hướng chung .43

4.1.2 Những thuận lợi khi triển khai ERP cho một nhà trường .44

4.1.3 Các khó khăn khi triển khai ERP cho các trường học .45

4.1.4 Định hướng ERP thế hệ 2 .45

4.2 Đề xuất mô hình tổng thể ERP cho trường THP T .46

4.2.1 Về cơ cấu tổ chức .46

4.2.1.1 Hiệu trưởng 46

4.2.1.2 Tổ Hành chính 46

4.2.1.3 Tổ chuyên môn 46

4.2.1.4 Ban giáo vụ 47

4.2.1.5 Ban thi đua – Hoạt động ngoài giờ 47

4.2.1.6 Các phòng khác 47

4.2.2 Mô hình ERP cho nhà trường 49

4.3 Các phân hệ quản lý nhà trường .50

4.3.1 Phân hệ quản lý Học sinh .50

4.3.2 Phân hệ quản lý Nhân s ự .50

4.3.3 Phân hệ quản lý Tài chính .50

4.3.4 Phân hệ quản lý Thư viện 50

4.3.5 Phân hệ quản lý Thiết bị .50

4.3.6 Phân hệ quản lý cơ sở vật chất .51

4.3.7 Phân hệ quản lý dạy và học .51

4.4 Vận hành của hệ thống ERP .51

4.4.1 Những yêu cầu của hệ thống .51

4.4.2 Vận hành c ủa hệ thống .51

4.5 Những thuận lợi và khó khăn 52

CHƯƠNG 5: CHIẾN LƯỢC TRIỂN KHAI ERP 55

5.1 Quá trình hình thành trường THP T DL Nguyễn Huệ 55

5.2 Cơ cấu tổ chức của nhà trường và vận hành hệ thống 56

5.3 Cấu trúc c ủa sản phẩm ERP cho nhà trường 57

5.3.1 Kiến trúc c ủa hệ thống 57

5.3.2 Phân hệ quản lý nhân sự 58

5.3.3 Phân hệ quản lý học sinh 59

5.3.4 Phân hệ quản lý tài chính 60

5.3.5 Phân hệ quản lý cơ sở vật chất 60

5.3.6 Phân hệ quản lý thiết bị dạy học 61

5.3.7 Phân hệ quản lý thư viện 61

5.3.8 Phân hệ quản lý chuyên môn 62

5.4 Xây dựng chiến lược triển khai ERP 63

5.4.1 Lựa chọn hướng triển khai 63

5.4.2 Đánh giá tính khả thi của dự án 64

5.4.3 Lập kế hoạch triển khai 65

CHƯƠNG 6: TRIỂN KHAI THỬ NGHIỆM VÀ ĐÁNH GIÁ 68

6.1 Triển khai thử nghiệm 68

6.1.1 Quy trình triển khai 68

6.1.2 Phân hệ quản lý nhân sự : 69

6.1.3 Tính khả thi 72

6.1.4 Những yếu tố ảnh hưởng tới việc triển khai .75

6.1.4.1 Giai đoạn tâm lý rối rắm 75

6.1.4.2 Giai đoạn chống chọi 76

6.1.4.3 Giai đoạn thoải mái 77

6.1.4.4 Giai đoạn hoài cổ 77

6.1.4.5 Giai đoạn hưng phấn 78

6.1.5 Chi phí cho triển khai 78

6.2 Đánh giá: .80

CHƯƠNG 7: KẾT LUẬN VÀ VẤN ĐỀ TRONG TƯƠNG LAI 82

7.1 Tóm tắt kết quả nghiên cứu 82

7.2 Những yếu tố ảnh hưởng tới việc triển khai .83

7.3 Tính khả mở và khả dụng của hệ thống .84

7.4 Những hạn chế và hướng phát triển 85

7.4.1 Những hạn chế 85

7.4.2 Hướng phát triển 86

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

7 Enterprise Resource Planning ERP Phần mềm hoạch định

14 Human Resource Management HRM Quản trị nguồn nhân lực

15 Personal Management

Information System PMIS

Hệ thống phần mềm quản trị

16 Quyết định của Ủy ban nhân

20 Support to the Renovation of

Education Managiement SREM

Dự án hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục

21 Total Cost Ownerrship TCO Tổng chi phí sở hữu

24 Trung tâm giáo dục thường

26 Tập đoàn viễn thông quân đội VIETEL

27 Tập đoàn viễn thông Việt nam VNPT

28 Extensible Markup Language XLM Ngôn ngữ đánh dấu mở

rộng

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN

1.1 Cơ sở hình thành đề tài

Đất nước ta đang trong giai đoạn chuyển mình từ nền kinh tế nông nghiệp sang nền kinh tế công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trong đó chú trọng nâng cao hàm lượng tri thức trong mỗi loại sản phẩm Song hành với sự phát triển cùng đất nước thì ngành Giáo dục cũng ngày một trưởng thành và ngày càng tiến dần tới nền giáo dục hiện đại và tiến bộ trong khu vực và trên thế giới

Theo thống kê của Bộ giáo dục, tính đến năm 2011 Việt Nam có 14.581.820 học sinh trên tổng dân số là 86.927.700 người Với 28.593 cơ sở giáo dục phổ thông, 818.538 giáo viên Hàng năm kinh phí chi cho ngành Giáo dục phổ thông là 104.775 tỷ đồng thì phải nói rằng hệ thống Giáo dục phổ thông chiếm một tỉ trọng không nhỏ trong nền kinh tế - xã hội Việt Nam (Thống kê BGD.2011)

Đại hội Đảng lần thứ XI với tinh thần đổi mới mạnh mẽ và toàn diện, trong nội dung chỉ đạo cho sự phát triển của ngành GD &ĐT đã chỉ ra những những định hướng khá cụ thể:

 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đổi mới toàn diện và phát triển nhanh

GD & ĐT coi GD & ĐT là quốc sách hàng đầu, cùng với khoa học và công nghệ là yếu tố quyết định góp phần tăng trưởng kinh tế và phát triển xã hội

 GD & ĐT phải gắn với nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội, với khoa học công nghệ và củng cố quốc phòng an ninh Xây dựng con người có đầy đủ phẩm chất để xây dựng và bảo vệ đất nước

 GD & ĐT là sự nghiệp của toàn Đảng, toàn dân và toàn xã hội

Tuy nhiên đánh giá của Bộ giáo dục trong dịp tổng kết 10 năm thực hiện Chiến lược phát triển giáo dục 2001 – 2010 có nêu rõ: Hệ thống giáo dục đã phát triển rõ rệt về quy mô, đa dạng về loại hình trường và hình thức đào tạo, bước đầu điều chỉnh cơ cấu hệ thống, cải tiến chương trình, quy trình đào tạo, nguồn lực xã hội được huy động nhiều hơn và đạt được nhiều kết quả tích cực, chất lượng đào tạo từng bước được cải thiện Hệ thống giáo dục phổ thông đã cung cấp nguồn sinh viên cho các trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp và dạy nghề với

chất lượng ngày càng đáp ứng được nhu cầu phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế -

xã hội, quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, bảo đảm an ninh quốc phòng và hội nhập kinh tế quốc tế Hệ thống các văn bản quản lý nhà nước về giáo dục các cấp đã được hoàn thiện đáng kể, đã có nhiều mô hình các trường học quản

lý tốt, đào tạo chất lượng ngày càng cao, trình độ quản lý của các cơ sở giáo dục và đào tạo cũng được nâng lên một bước

Ngoài ra, công tác quản lý của ngành giáo dục đối với các trường chưa đổi mới đáng kể để phù hợp với các quy luật chi phối hoạt động của hệ thống giáo dục và đòi hỏi của phát triển xã hội Phương pháp quản lý nhà nước đối với các trường còn tập trung, chưa tạo đủ điều kiện để các cơ sở đào tạo thực hiện quyền và trách nhiệm tự chủ, công tác quản lý ở các trường chưa phát huy được trách nhiệm và sự sáng tạo của đội ngũ nhà giáo và các nhà quản lý

Có thể nói trong thời đại hiện nay thì ngành giáo dục đang là một tâm điểm quan tâm của toàn xã hội, sau những bước phát triển mạnh mẽ cùng với sự phát triển chung của đất nước thì ngành giáo dục đã từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả giáo dục, song vẫn còn bộc lộ những yếu kém trong quản lý và cần phải có những thay đổi hơn nữa

Chỉ tính riêng khối THPT, cả nước có 2.835.025 học sinh, với 1954 trường công lập và 334 trường ngoài công lập, có 146.879 giáo viên, thì công tác quản lý cũng đã gặp rất nhiều khó khăn và phức tạp Ta hãy phân tích những khâu quản lý còn nhiều sơ

hở

Ngoài một chương trình SGK chuẩn do Bộ giáo dục phát hành với khung chương trình và khung thời gian thực hiện cho trước, còn lại do các trường chủ động lên kế hoạch và lựa chọn nội dung tự chọn để thực hiện Việc khai thác kiến thức tới đâu để truyền đạt trong mỗi giờ dạy lại tuỳ thuộc hoàn toàn vào giáo viên dạy trên lớp

Việc đánh giá học sinh cũng còn nhiều bất cập, đó là còn tuỳ thuộc vào quan điểm của giáo viên đứng lớp, việc ra đề, chấm trả bài, độ khó trong bài thi hoàn toàn phụ thuộc chủ quan giáo viên Chưa có những ngân hàng đề mang tích chất

dùng chung để cho mỗi giáo viên tham khảo hoặc căn cứ vào đó để xác định cho mình những định hướng khi ra đề bài thi

Ngay cả việc ban lãnh đạo nhà trường, hệ thống quản lý chuyên môn cũng không có đầy đủ điều kiện để quản lý giáo viên trong lĩnh vực giảng dạy hay đánh giá học sinh một cách đều đặn mà chỉ được thực hiện trong từng giai đoạn gián

đoạn (chỉ thực hiện được vào cuối mỗi giai đoạn, cuối mỗi kỳ học …)

Mỗi nhà trường THPT hàng năm đều có một phần kinh phí khá lớn chi cho việc mua sắm các thiết bị dạy học, trong mỗi nhà trường kho thiết bị ngày một đầy lên và hiệu quả sử dụng ra sao thì lại có một câu hỏi lớn, đó là sử dụng được bao nhiêu phần trăm, ai là người sử dụng hiệu quả nhất, kém hiệu quả nhất…?, trong

mỗi bài kiểm tra đã thể hiện tỷ lệ kiến thức thực hành thực nghiệm là bao nhiêu?

Kinh phí sử dụng cũng là một bài toán khó, bởi ngoài mức lương định mức theo ngạch bậc được quy định sẵn, thì còn lại tính toán chi phí cho các hoạt động khác (chiếm một tỷ lệ không nhỏ) nhưng lại không có một căn cứ chung cho các trường, mà chủ yếu là “hỏng chỗ nào thì trám vào chỗ đó”, và còn tuỳ thuộc vào mức độ ưu tiên của từng hạng mục do mỗi nhà trường cảm nhận thấy Miễn là có bao nhiêu kinh phí được rót về thì chi tiêu cho hết, dẫn tới cuối năm có chuyện gọi

là “giải ngân”, nghĩa là tìm cho ra hạng mục để chi hết số tiền còn lại mà chưa chi

hết

Sau cùng là mức độ liên kết thông tin giữa các giai đoạn thời gian trong một nhà trường hoặc các nhà trường thực sự là vấn đề nan giải Có thể nói rằng mỗi nhà trường THPT trong một tỉnh là một pháo đài độc lập và chỉ có một cổng liên kết thông tin với nhau hay với cấp trên là thông qua kênh thông tin với lãnh đạo Sở

Giáo dục

Để có thể giúp những nhà quản lý các nhà trường, Bộ giáo dục, Sở giáo dục,

tự thân các nhà trường đã có nhiều cố gắng soạn thảo ra các chương trình quản lý trong đó có sử dụng tới sự hỗ trợ của công nghệ máy tính điện tử, nhiều nhà trường

từ đó cũng đã cải tiến được quy trình quản lý của mình, tuy nhiên không sâu rộng

và không hoàn chỉnh Đặc biệt trong hệ thống các trường ngoài công lập thì lại càng

ít trường có sự quan tâm triển khai hoạt động này

Từ những lý do trên, đề tài “Xây dựng chiến lược triển khai ERP cho một nhà trường thuộc hệ thống trường Dân lập” được đề ra và được nghiên cứu

nhằm sau một thời gian nhất định triển khai sẽ giúp các nhà quản lý nhà trường có thể quản lý, điều hành cũng như đánh giá được hiệu quả hoạt động của tổ chức mình đang quản lý Không những vậy còn giúp các nhà quản lý hoạch định được việc khai thác các nguồn lực cơ quan mình một cách hiệu quả

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu về lý thuyết ERP và những chiến lược triển khai cho một tổ chức xã hội Tìm hiểu những mô hình, những định hướng về ERP cho ngành giáo dục đã và đang áp dụng ở Việt Nam

Phân tích thực trạng việc triển khai các phần mềm quản lý trong tỉnh Đồng nai nhằm phục vụ cho mục đích xây dựng chiến lược triển khai ERP cho một nhà trường

Phân tích về một vài phần mềm quản lý hiện đang sử dụng trong ngành giáo dục, từ đó đề xuất mô hình ERP cho nhà trường THPT ngoài công lập

Đánh giá khả năng thực hiện và tính khả thi trong việc áp dụng vào nhà trường một cách có hiệu quả

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là các nhà Quản lý trường THPT và Giáo viên trực tiếp tham gia giảng dạy, những Nhân viên đang làm việc trong các nhà trường, Phụ huynh học sinh và các Nhà quản lý cấp trên của nhà trường như Sở Giáo dục, tổ chức Đảng, Đoàn, Chính quyền …

Những chương trình và những phần mềm đang được các nhà trường trong ngành giáo dục sử dụng

Những văn bản của Đảng, Chính quyền, ngành Giáo dục có liên quan tới việc chỉ đạo cải tiến, đổi mới trong quản lý giáo dục

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện triển khai đề tài, nhằm đảm bảo tính tập trung vào nội dung cơ bản của đề tài nghiên cứu, việc nghiên cứu chỉ tập trung vào việc đánh giá thực trạng quản lý cũng như nhu cầu thực tế về sự cần thiết phải

triển khai ERP cho một nhà trường, và chỉ giới hạn ứng dụng cho một nhà trường THPT ngoài công lập Trên cơ sở đó có thể cải tiến thay đổi để phục vụ cho nhà trường THPT nói chung Sau đó là những đánh giá về tính khả thi của đề tài

1.4 Phương pháp nghiên cứu

1.4.1 Thông tin cần thu thập

 Thông tin từ kết quả thống kê của ngành giáo dục Đồng nai về hệ thống các trường THPT trong tỉnh

 Thông tin về việc sử dụng những phần mềm phục vụ quản lý giáo dục

1.4.2 Phương pháp thu thập thông tin

 Phương pháp văn bản: Trên cơ sở tìm kiếm thông tin về cơ sở lý thuyết

về ERP, cách tiếp cận ERP, các bước tiến hành triển khai ERP, Những khó khăn khi triển khai ERP, những mô hình ERP cho ngành giáo dục… trên các kênh thông tin như: Đài, báo chí, tạp chí, bài báo khoa học, tư liệu trên mạng Internet…Những văn bản chỉ đạo về định hướng quản lý giáo dục… Đây là nền tảng để hình thành đề tài nghiên cứu

 Phương pháp phỏng vấn: Tiếp cận các nhà trường (THPT) trong tỉnh

Đồng nai, phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên phụ trách, giáo viên…thu thập được những thông tin thực trạng quản lý hiện nay của ngành giáo dục (Đồng nai), những tồn tại cũng như những nhu cầu về ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục

 Phương pháp chuyên gia: Tiếp cận những nhà giáo dục có nhiều năm

công tác trong ngành giáo dục đã từng hoặc đang là cán bộ quản lý giáo dục, có nhiều kinh nghiệm về công tác quản lý giáo dục để xin ý kiến về

mô hình quản lý cũng như những khó khăn khi thực hiện triển khai

chuyển từ quản lý giáo dục truyền thống sang quản lý giáo dục bằng ứng dụng CNTT

1.5 Quy trình thực hiện đề tài

1.5.1 Nghiên cứu về cơ sở lý thuyết

 Tìm hiểu lý thuyết về kiến trúc của hệ thống thông tin

 Tìm hiểu về lý thuyết ERP

 Tìm hiểu về ERP cho ngành giáo dục

 Các chiến lược triển khai ERP

 Các yếu tố đánh giá cho một giải pháp lựa chọn sản phẩm ERP

1.5.2 Khảo sát tình hình thực hiện quản lý giáo dục bằng ứng dụng

CNTT

 Tình hình ứng dụng CNTT trong quản lý Giáo dục của tỉnh Đồng nai

 Quy trình quản lý hiện nay của ngành Giáo dục

 Hệ thống thông tin của ngành Giáo dục hiện nay

 Đánh giá về xu hướng lựa chọn chiến lược triển khai trong các nhà trường

1.5.3 Xây dựng chiến lược triển khai ERP cho trường Dân lập Nguyễn

Huệ

 Xác định sơ bộ cấu trúc sản phẩm ERP

 Lựa chọn giải pháp triển khai

 Lập kế hoạch triển khai

 Đào tạo và triển khai

 Kiểm tra, thử nghiệm

 Đào tạo cho người sử dụng

1.6 Ý nghĩa của đề tài

Việc xây dựng ERP cho một nhà trường sẽ nâng cao hiệu quả cao cho công tác quản lý của nhà trường, sẽ làm thay đổi một cách đáng kể trong tư duy của mỗi nhà quản lý, đó là chuyển công tác quản lý từ phương pháp cổ điển truyền thống sang phương pháp quản lý khoa học trong đó có ứng dụng CNTT

ERP sẽ tạo ta một kênh thông tin hoàn chỉnh và khép kín, hỗ trợ tích cực các

cá nhân cũng như các tổ chức trong nhà trường trong quy trình làm việc

ERP nếu được nâng cấp lên thế hệ 2 có thể liên kết thông tin với các quan hệ bên ngoài như các trường bạn, ngành giáo dục cấp trên hay các ban tuyển sinh, các trường đại học trong các thông tin tổng hợp, hoạch định nguồn lực…

Đối với giáo viên, nhân viên công tác trong trường, ERP sẽ là một công cụ hiệu quả, giúp họ nhanh chóng thực hiện công việc một cách chính xác và tiện ích, giảm bớt nhiều thời gian cho việc kiểm tra dữ liệu, tính toán, truy xuất dữ liệu …

*

* * *

* * * * *

Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1 Khái niệm về ERP

ERP là viết tắt của “Enterprise Resource Planning” Nếu dịch theo sát nghĩa tiếng Anh là “Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp” Theo Christopher Koch trong bài “The ABCs of ERP” đăng trên tạp chí CIO thì mục đích của ERP là tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong một phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ phận khác nhau

Hình 2.1 - Mô hình ERP cho một doanh nghiệp

ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh

nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm:

kế toán, phân tích tài chính, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch

Phần mềm ERP là một loại phần mềm máy tính cho phép công ty (một cơ sở

kinh tế) cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt

được mục tiêu trên Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có

thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, vật tư ERP sẽ thay thế chúng bằng một

chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau

và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà tổ chức yêu cầu, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống ERP còn có chế độ phân quyền người sử dụng linh động ngay trên giao diện sử dụng người quản trị Có chế độ bảo mật an toàn

Thông thường, trước khi ứng dụng ERP, mỗi bộ phận như: tài chính kế toán, kinh doanh, mua hàng, kho hàng, nhân sự … đã có một hệ thống phần mềm đặc thù riêng phục vụ các đặc trưng riêng biệt của từng bộ phận Các phần mềm này thường không kết nối được với nhau Để phục vụ nhu cầu quản lý của từng bộ phận, một thông tin có thể được nhập đi, nhập lại vào các hệ thống khác nhau Do sự nhầm lẫn hoặc không đồng thời khi cập nhật (mỗi bộ phận chỉ nhập số liệu khi cần chứ không nhập số liệu khi có phát sinh), các hệ thống này có thể cho các số liệu khác nhau về cùng một thông tin Các hệ thống này thường cũng không trao đổi thông tin được với nhau, mà thường lại là cát cứ thông tin của mỗi phòng ban Người của phòng ban này không truy cập được vào hệ thống của phòng ban khác

Mục đích của ERP là kết hợp tất cả các hệ thống này trong một phần mềm tích hợp duy nhất sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để các bộ phận khác nhau có thể

dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau

ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer) Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận Tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định cho sự thành công khi triển khai loại hình này

ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải

hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng Kế hoạch sản xuất, kinh doanh, hay bất cứ một hoạt động nào khác phải được lập ra theo năm, tháng,

tuần… Hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch Các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước

ERP là hệ thống với các trách nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities) Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước

ERP Liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments) Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ

2.2 Lịch sử của hệ thống ERP

Hệ thống ERP là một sự tiến hóa của MRPs (MRP, viết tắt của từ Material Requirement Planning được dịch ra là Hoạch định nhu cầu nguyên liệu), tập trung vào kế hoạch hoạt động trong các công ty sản xuất

Trước năm 1960, tập trung chính của các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho dựa trên các khái niệm hàng tồn kho truyền thống (Metaxiotis et al, 2003)

Đầu những năm 1960 đã xuất hiện máy tính sớm (máy tính lớn) và MRPs đầu được gọi là MRP I (MRP thế hệ 1) MRP là bộ phần mềm hỗ trợ có thể tạo ra và duy trì dữ liệu tổng thể cũng như cung cấp dữ liệu cho các chứng từ của tất cả sản phẩm và các bộ phận trong một hoặc nhiều nhà máy (Metaxiotis et al, 2003)

Những năm 1970 chứng kiến sự mở rộng của phần cứng, máy tính lớn, lúc này xuất hiện một số chức năng của MRP bao gồm chức năng về kế toán và những tập trung ban đầu về quy trình kinh doanh (Jacobs và Weston, 2007) Vào thời kỳ này cũng chứng kiến về sự ra đời của các nhà cung cấp phần mềm lớn như SAP, JD Edwardsvà Oracle với truy vấn được biết đến rộng rãi ngôn ngữ có cấu trúc (SQL) Các năm 1980 đã chứng minh sự cần thiết để tích hợp các nguồn lực khác của một tổ chức sản xuất, vì thế có sự phát triển của MRP, và xuất hiện các khái niệm

về hoạch định nguồn lực sản xuất, đó là tiền đề của MRP-II, với MRP- II bản thân

nó là một quy trình kinh doanh khép kín và có một phần mở rộng của MRP như để mua sắm, phân phối và quản lý hoạt động Nếu như MRP chủ yếu đưa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, thì MRP II chú trọng vào khái niệm về quản lý bao gồm cả quản lý lao động và chi phí

Những năm 1990 chứng kiến một sự tăng trưởng nhanh chóng trong phần cứng cũng như của các hệ thống ERP với sự tập trung vào tích hợp các quá trình trong kinh doanh và trên chức năng kinh doanh, MRP-II được tiếp tục mở rộng để bao gồm các lĩnh vực như Kỹ thuật, Tài chính, Nhân sự, Quản lý dự án, Phát triển sản phẩm và quy trình sản xuất tức là phạm vi hoạt động của ERP có thể có mặt trong bất kỳ một doanh nghiệp nào khác Từ đó, thuật ngữ hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) được nhiều cá nhân và tổ chức biết tới

ERP là một tác hợp giữa MRP II (Manufacturing Resource Planning) hệ thống

và máy khách / máy chủ công nghệ ERP bao gồm nhiều chuỗi cung ứng mà MRP

II bao gồm lập kế hoạch và nguồn lực của nhà cung cấp lập kế hoạch dựa trên nhu cầu và lịch trình của khách hàng

ERP trở nên phổ biến bắt đầu từ 1994 khi SAP phát hành phần mềm thế hệ kế tiếp của nó tên là R/3, trong những năm sau, một lượng lớn tiền đã được các công ty

đổ vào các hệ thống ERP của SAP và các đối thủ cạnh tranh của nó chẳng hạn như Oracle cũng tham gia vào quá trình phát triển này

Có thể nói rằng hệ thống ERP đã đạt đến giai đoạn trưởng thành giữa những năm 1990 Phạm vi của hệ thống đã mở rộng bao gồm các chức năng văn phòng như quản lý trật tự, quản lý tài chính, kho bãi, phân phối sản xuất, kiểm soát chất lượng, quản lý tài sản và con người quản lý tài nguyên

Trong những năm gần đây, phạm vi này cũng đã mở rộng để bao gồm cả các chức năng bên ngoài văn phòng như lực lượng bán hàng và tiếp thị tự động hóa và điện tử Thương mại

Trong tương lai khái niệm ERP sẽ tiếp cận với bất cứ một lĩnh vực kinh tế nào trong thời đại “nền kinh tế trí thức” và thời kỳ của “Công nghệ thông tin” Và sẽ làm thay đổi cả văn hoá công sở trong đó có cả văn hoá giao tiếp công sở

2.3 Các bước thực hiện dự án ERP

2.3.1 Xác định mục tiêu – lập kế hoạch

Tìm hiểu bản thân là bước đầu tiên và quan trọng nhất quyết định kết quả ứng dụng ERP Phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các phòng

ban và hiện trạng các phần mềm đang sử dụng thì doanh nghiệp mới có thể xác định được cần máy tính làm thay những việc gì và ở mức độ nào

Mọi thành viên trong doanh nghiệp cần tham gia vào quá trình này Ban giám đốc cần cho biết hiện tại họ sử dụng những báo cáo nào để ra quyết định Người phụ trách các phòng ban cần ghi lại các mối quan hệ và các thông tin trao đổi với nhau trong quá trình làm việc Cả những nhân viên trực tiếp tác nghiệp cũng cần liệt kê các loại thông tin hằng ngày họ tiếp nhận, cách xử lý thông tin và những tình huống cần sửa đổi thông tin phát sinh từ thực tế

Ngoài sổ sách, giấy tờ, hầu hết các công ty đều đã ứng dụng các phần mềm khác nhau để quản lý Kế toán – Tài chính, vật tư, bán hàng… Doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu những chương trình này, cụ thể là tìm hiểu cách lưu trữ dữ liệu, cách xử lý – khai thác thông tin và giới hạn về tính năng của chúng Từ đây, doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp giải pháp ERP mới biết những phần mềm nào có thể tận dụng hay phải thiết kế mới

Nghiên cứu về các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng cũng giúp ích khi doanh nghiệp tích hợp chúng vào hệ thống ERP mới Trong trường hợp phải thiết kế mới toàn bộ, sự hiểu biết này cũng sẽ giúp doanh nghiệp hình dung được các bước phải làm để di chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống mới

Hiểu biết về bản thân mới chỉ là điều kiện cần để ứng dụng thành công ERP Điều kiện đủ là doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình làm việc trước khi xây dựng hệ phần mềm ERP

Việc xây dựng và triển khai một hệ thống gồm nhiều phần mềm cho toàn

bộ các hoạt động kinh doanh đương nhiên sẽ tác động lớn đến doanh nghiệp Nếu chỉ tìm hiểu những quy trình hiện có rồi xây dựng các phần mềm theo những quy trình đó, doanh nghiệp chỉ mới dừng ở bước “nhờ” máy tính làm thay những gì họ đang làm

Để nâng cao năng lực sản xuất – kinh doanh, bản thân doanh nghiệp phải cải tiến các quy trình quản lý, nghiệp vụ trước Máy tính và phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh

Tóm lại, mục tiêu của bước đầu tiên để tiến đến ERP không chỉ là tìm hiểu cặn kẽ cách doanh nghiệp vận hành Đó còn là việc nghiên cứu những giải pháp cải tiến, chuẩn hóa các quy trình hoạt động đã có và đưa ra các quy trình quản

lý mới nếu cần thiết

2.3.2 Lựa chọn nhà cung cấp – lập kế hoạch

Khi đã hiểu rõ mình cần gì, doanh nghiệp mới bắt đầu tiến hành bước thứ hai – chọn người thực hiện Rõ ràng, doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống ERP cho riêng mình, nếu bộ phận CNTT có đủ khả năng Nếu không, phải nhờ đến nhà cung cấp giải pháp ERP Các nhà cung cấp thường có hai loại giải pháp: “đóng gói” và “may đo”

Các yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn nhà cung cấp là nhà cung cấp phải xác định được giới hạn của bài toán quản lý, nhân viên triển khai hiểu rõ tính năng của sản phẩm và phải có quy trình quản lý dự án – kiểm thử sản phẩm tốt

Khi đã chọn được đối tác, doanh nghiệp cần chú ý tránh các vấn đề về phía mình có thể gây cản trở quá trình chuyển đổi sang hệ phần mềm ERP Chẳng hạn, doanh nghiệp chưa định rõ được các quy trình, không nhất quán trong yêu cầu và chưa thiết lập được mối quan hệ giữa các bộ phận Ngoài ra, cũng cần chú ý chuẩn bị dữ liệu đầy đủ và chuẩn bị tâm lý để nhân viên ở các

bộ phận hợp tác tốt với nhà cung cấp giải pháp

2.3.3 Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu

Đối với một phần mềm ERP, việc chuẩn hóa quy trình là triển khai các đề xuất cải tiến ở bước một Đó có thể là chỉnh sửa các tính năng có sẵn để đáp ứng đặc thù của một ngành, của doanh nghiệp hoặc viết thêm hệ thống xử lý thông tin riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật

Cụ thể, nhà cung cấp sẽ quyết định các biểu mẫu, báo cáo nào trong giải pháp của họ phù hợp với doanh nghiệp, cái nào cần bổ sung các mục thông tin cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp Họ có thể bổ sung thông tin để hoàn chỉnh một số biểu mẫu, báo cáo mà doanh nghiệp đang sử dụng Ngoài ra, nhà cung cấp cũng sẽ xây dựng mới các biểu mẫu, báo cáo

Việc chuẩn hóa dữ liệu bao gồm việc chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống ERP mới và đưa các dữ liệu phát sinh hàng ngày vào cơ sở dữ liệu

2.3.4 Chạy thử

Chạy thử trước khi chính thức đưa vào hoạt động là để kiểm tra xem chương trình có chạy đúng với các số liệu giả định hay không Hơn nữa, các chỉnh sửa, bổ sung mới triển khai cũng cần được kiểm tra xem có phối hợp nhịp nhàng với các thành phần khác của hệ thống hay không

Ngoài ra, việc chạy thử còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổn định của chương trình nhằm giảm thiểu những rắc rối có thể phát sinh

về sau

2.3.5 Huấn luyện sử dụng

Thông thường, nhà cung cấp giải pháp sẽ tổ chức các buổi huấn luyện sử dụng cho doanh nghiệp, cụ thể là cho ban giám đốc, các nhân viên trực tiếp tác nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống

Lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống sẽ tìm hiểu mô hình tổ chức thông tin, quy trình xử lý thông tin, khả năng của các chương trình, cách tổ chức đảm bảo thông tin, các yếu tố ảnh hưởng và cách khai thác hệ thống Ngoài ra, nhân viên quản trị còn học cách phát triển thêm các ứng dụng

để mở rộng hệ thống, các biện pháp an toàn – an ninh dữ liệu và cách quản trị các chương trình, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu

Các nhân viên khai thác hệ thống sẽ học cách nhập liệu, chỉnh sửa dữ liệu

và cách sử dụng có hiệu quả

2.4 Chi phí cho dự án ERP

Hình 2.2 - Biểu đồ chi phí cho một dự án ERP

2.5 Các chiến lược triển khai ERP

Trong lựa chọn hệ thống quy hoạch tài nguyên doanh nghiệp mới, việc thực hiện triển khai là một yếu tố quan trọng giống như việc tìm kiếm các chương trình

thích hợp Có hàng trăm đề tài viết về "thực hành tốt nhất" để thực hiện phần mềm

ERP, nhưng sự hiểu biết mỗi chiến lược và lựa chọn tùy chọn tốt nhất là khó khăn Hiện nay những chuyên gia hàng đầu về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đã đề xuất ra 4 chiến lược cơ bản bao gồm :

2.5.1 Chiến lược Big Bang

Thực hiện xảy ra trong một trường hợp duy nhất Tất cả người dùng chuyển sang hệ thống mới vào một ngày nhất định

Chiến lược Big Bang thực hiện như là một sự tập trung của tổ chức nhằm thực hiện chiến lược trong một giai đoạn với cường độ cao và tương đối ngắn hơn thời gian hơn nếu dự án được theo từng giai đoạn Điều này thường xảy ra tình trạng thiếu địa chỉ tài nguyên lâu dài Nó cũng ngưng tụ nhiều cực nhọc và khó khăn của một dự án ERP vào một khoảng thời gian ngắn, mặc dù sự cực nhọc này thường là rất rõ nét khi sử dụng phương pháp này

Big Bang đúng như tên của nó, thực hiện thống ERP như một vụ nổ lớn

xảy ra trong một sự kiện lớn Tất cả các mô đun được cài đặt trên toàn bộ tổ chức cùng một lúc Tất nhiên, chuyển đổi từ hệ thống cũ không xảy ra mà không có kế hoạch thích hợp Có rất nhiều hoạt động cần được thực hiện trước

khi thực hiện các trước khi thực hiện chiến lược Big Bang Sau khi các hoạt động lập kế hoạch đã được thực hiện thành công, hệ thống cũ sẽ được tắt, và hệ thống mới sẽ được đưa ra sử dụng Vào lúc này không còn có sự quay trở lại hệ thống cũ Tuy nhiên, cũng cần phải chuẩn bị trước tình huống quay về điểm xuất phát để đề phòng trường hợp chuyển đổi ban đầu là một sự thất bại Chiến lược thực hiện Big Bang ủng hộ ở cả hai phía của rào cản Những lời chỉ trích thường là yếu tố nguy cơ nhất, ngoài ra còn có một số những điều mà có thể đi sai trong một chuyển đổi ngay lập tức Tuy nhiên, thực hiện nhanh chóng và ít tốn kém hơn so với một cách tiếp cận, dài theo từng giai đoạn kéo dài

Hình 2.3 - Mô hình triển khai Chiến lược Big Bang

Những ưu điểm và nhược điểm của chiến lược BIG BANG

Ưu điểm:

 Thời gian thực hiện ngắn hơn

 Những khó khăn thực hiện và "đau" được ngưng tụ

 Chi phí thấp hơn nhiều hơn so với một implementation dài kéo dài

 Nhân viên chỉ cần được đào tạo về hệ thống mới, không phải cho thời kỳ chuyển đổi

 Thực hiện xảy ra vào một ngày duy nhất và tất cả mọi người biết ngày

 Sử dụng Big Bang sẽ có nguy cơ thất bại thấp hơn trong việc tham gia quản lý các dự án hệ thống ERP

 Các chức năng được liên kết với nhau và được triển khai đồng bộ trên toàn hệ thống

Nhược điểm:

 Những khó khăn sẽ được thể hiện rất rõ nét

 Thông tin chi tiết có thể được bỏ qua trong vội vàng để thay đổi

 Nhân viên có ít thời gian để tìm hiểu các hệ thống mới đầy đủ từ đầu đến cuối của cuộc thử nghiệm hệ thống đó là khó khăn để một tổ chức kinh

tế có thể triển khai thực hiện

 Việc phải quay trở lại kịch bản ban đầu là khó khăn hơn so với ban đầu nhận thức

 Một thất bại trong một phần của hệ thống có thể ảnh hưởng đến người khác

Hình 2.4 - Đồ thị hiệu suất công việc trong thời gian “bắt kịp”

Tồn tại một khoảng thời gian bắt kịp (catch up) đã được Ken Eason mô tả như "Dịp hiện tượng ban đầu" Trần Dịch Tấn, tác giả của "Công nghệ thông

tin và thay đổi tổ chức" là một trong các nhà lãnh đạo quản lý ban đầu về chiến

lược thực hiện, mô tả như một "hiện tượng nhúng ban đầu" xảy ra ngay sau khi thực hiện Khoảng thời gian bắt kịp này xảy ra bởi vì người dùng có sự đấu

tranh với hệ thống mới và cơ quan tổ chức thực hiện, kết quả tạm thời coi như một lời từ chối

2.5.2 Chiến lược Phased rollout (theo từng giai đoạn)

Chuyển đổi đơn vị xảy ra trong các giai đoạn trong một thời gian dài Những người tham gia tác nghiệp với hệ thống sẽ di chuyển vào hệ thống mới trong một loạt các bước Đây là hoạt động mang tính kế thừa, trong đó hệ thống quản lý cũ và hệ thống ERP mới chạy cùng một lúc Người sử dụng tìm hiểu các hệ thống mới trong khi làm việc cũ

Trong sự phù hợp với chủ đề của sự phát triển của tổ chức, tuỳ theo từng giai đoạn triển khai sẽ là có một sự thay đổi nhất định cục bộ (thay vì thực hiện xảy ra trong một trường hợp duy nhất, thay đổi nhỏ xảy ra theo thời gian) Tổ chức sẽ thực hiện một di chuyển ra khỏi các hệ thống cũ và vào hệ thống mới ERP trong một loạt các bước được xác định trước Điều này có thể đạt được bằng nhiều cách khác nhau

Dưới đây là ba kỹ thuật nổi tiếng

Hình 2.5 - Mô hình Chiến lược Phased Rollout

Phased triển khai theo mô-đun

Đây là giai đoạn chiến lược triển khai phổ biến nhất Mô đun ERP được thực hiện tại một thời điểm Thông thường, bạn bắt đầu với chức năng quản lý cốt lõi phục vụ cho những người cần thiết cho hoạt động hàng ngày, sau đó thêm vào các mô đun và chức năng với từng giai đoạn Tuy nhiên, một số

LEGACY SYSTEM PROCESS A

LEGACY SYSTEM PROCESS B

TIME

‘NEW‟ SYSTEM PROCESS A

„NEW‟ SYSTEM PROCESS B

GO LIVE PROCESS A

GO LIVE PROCESS B

chuyên gia có đề nghị nên bắt đầu với các mô-đun dễ dàng, hoặc bắt đầu với các mô-đun tham gia vào những nhiệm vụ quan trọng Đối với một lời giải thích tốt nhất cho kỹ thuật triển khai này là nên tìm hiểu kỹ những tư vấn của nhà cung cấp đối tác

Phased triển khai theo địa lý

Đối với các tổ chức có nhiều địa điểm, triển khai theo từng giai đoạn theo địa lý là một cách tiếp cận thường xuyên Các hệ thống ERP mới được giới thiệu tại một hoặc nhiều địa điểm công ty tại một thời điểm Điều này cũng

được gọi là "phương pháp nhận con nuôi thí điểm" Nó phổ biến cho các tổ

chức lớn có nhiều địa điểm hoặc các bộ phận độc lập

Phased triển khai theo đơn vị kinh doanh

Thực hiện cách tiếp cận này được thực hiện trong một hoặc nhiều đơn vị kinh doanh hoặc các phòng ban tại một thời điểm Ví dụ, bạn bắt đầu với việc thực hiện hệ thống ERP mới trong nguồn nhân lực, sau đó di chuyển đến kế toán Một số tổ chức có thể đặt cùng một đội ngũ thực hiện dự án di chuyển giữa từng bộ phận trong giai đoạn thực hiện Khi toàn thể đội ngũ đã đạt được nhiều kinh nghiệm với từng thực hiện, giai đoạn tiếp theo trở nên hiệu quả hơn

Ưu điểm của Chiến lược Phased rollout

 Các công ty đạt được hiểu biết và kinh nghiệm trong giai đoạn thực hiện ban đầu có thể được áp dụng cho giai đoạn tiếp theo

 Có thể giới thiệu các mô-đun trong khi lập trình mô-đun trong tương lai

 Với chuyển đổi xảy ra ở các bộ phận, thời gian là có sẵn cho điều chỉnh

 Không có thời gian “catch-up” nhân viên khi họ ra đi

 Nhiều thời gian hơn cho người dùng để thích ứng với hệ thống mới

 Nhân viên kỹ thuật có thể tập trung vào một phần của hệ thống hoặc một nhóm chọn của người sử dụng cùng một lúc

 Thành viên dự án có thể phát triển các kỹ năng thực hiện duy nhất mà họ

có thể được thể hiện cho triển khai lần sau

2.5.3 Chiến lược Parallel adoption (thông qua song song)

Là kế hoạch triển khai ERP thực hiện song song, có thể gọi là “chuyển đổi song song” “chạy song song” Thực hiện song song được cho là ít rủi ro trong quá trình triển khai Nó bao gồm các hoạt động cả hệ thống ERP cũ và mới cùng một lúc Cách này người dùng có thể tìm hiểu hệ thống mới trong khi thực hiện các hoạt động làm việc thường xuyên trên hệ thống cũ Sau khi yêu cầu đối với hệ thống mới được đáp ứng, thì hệ thống cũ sẽ ngừng hoạt động

Chiến lược này là chiến lược trung gian giữa 2 chiến lược Big Bang và Phased Nó có tốc độ chuyển đổi chậm hơn so với Big Bang nhưng nhanh hơn

so với chiến lược Phased Người dùng thích ứng dễ dàng hơn so với Big Bang, nhưng khó khăn hơn so với chiến lược Phased

Phương pháp triển khai thực hiện song song là tốn kém nhất Ngoài ra, đòi hỏi nhân viên phải nhập liệu vào cả 2 hệ thống là không hiệu quả Nếu chi phí phụ trội nhỏ hơn chi phí phát sinh của các chiến lược khác, thì đó là một kế hoạch hợp lý Tuy nhiên, các tổ chức không thể dự đoán chi phí vượt mức của chiến lược này, vì vậy chiến lược thực hiện song song ngày càng giảm dần sự phổ biến vì chi phí cao (Houston Neal March 11, 2010)

Hình 2.6 - Mô hình Chiến lược Parallel adoption

2.5.4 Chiến lược triển khai Pilot (thí điểm)

Chiến lược này có thể xem như là sự thay thế cho các chiến lược triển khai ERP cơ bản Các nguyên tắc của phương pháp này là hệ thống mới được sử dụng trong một tập hợp con của tổ chức và thử nghiệm trong một khoảng thời gian

Hình 2.7 - Mô hình chiến lược triển khai Pilot

Phương pháp này hoàn thiện hơn cho chiến lược Phased Chỉ có sự khác nhau ở chỗ là quá trình triển khai có thể tiến hành ở hai hay nhiều phòng ban

Ưu và khuyết điểm của chiến lược này:

 Quản lý dự án có thể chạy thử hệ thống trên các bộ phận phòng ban tham gia

 Vẫn còn tốn kém so với các phương pháp ở trên

 Giảm thời gian triển khai hệ thống Tuy vậy vẫn cần phải duy trì hệ thống

cũ

 Giảm nguy cơ thất bại của dự án

2.5.5 Đánh giá khả năng thực hiện các mô hình tri ển khai

Khảo sát của Houston Neal (tháng 4/2010) để tìm ra mà chiến lược thực hiện ERP là phổ biến nhất và thành công nhất với bốn câu hỏi đơn giản:

LEGACY SYSTEM DEPT A

LEGACY SYSTEM DEPT B AND C

TIME

„NEW‟ SYSTEM DEPT A ONLY

„NEW‟ SYSTEM ALL DEPTS

„GO LIVE‟

Thực hiện chiến lược tổ chức của bạn đã chọn? Big bang, theo từng giai đoạn triển khai, việc áp dụng song song, kết hợp của Big Bang và triển khai theo từng giai đoạn, hoặc khác

Nếu bạn được lựa chọn khác, xin vui lòng mô tả chiến lược mà bạn đã chọn

Có phải thực hiện là một thành công?

Nếu bạn chọn không, xin vui lòng giải thích tại sao?

Kết quả có vô số các câu trả lời và câu hỏi xoay quanh yêu cầu để tìm hiểu khi nói đến việc triển khai ERP là thích hợp và vấn để lựa chọn một chiến lược nhất định Ngoài ra, còn nhận được phản hồi: có một "Chiến lược thành công nhất" sẽ là sai lầm Trong khi một chiến lược có thể làm việc cho một phần lớn của các công ty, nó có thể không có chiến lược tốt nhất cho tổ chức của bạn Như Jonathan Gross từ Pemeco chỉ ra, "Những trường hợp sai khiến sự phù hợp của chiến lược thực hiện một số trường hợp, triển khai theo từng giai đoạn có thể là thích hợp hơn so với một triển khai song song Trong trường hợp khác, nó

có thể là ngược lại."

Kết quả khảo sát đã cho kết quả: Tám mươi chín phần trăm người trả lời sau "Big Bang", "triển khai theo từng giai đoạn" hoặc sự kết hợp của hai chiến lược

Hình 2.8 - Kết quả khảo sát lựa chọn các chiến lược

Theo điều tra cho 45 đối tượng khảo sát, số người sử dụng triển khai theo từng Phased rollout so với Big Bang đã được chia gần như đồng đều, bốn người

sử dụng cho chiến lược Parallel Adoption Còn lại chọn chiến lược "khác" với

lời giải thích như sau: chọn chiến lược riêng của mình, trong đó một bộ phận thực hiện dự án thử nghiệm, với những thử nghiệm đầu tiên về bộ phần mềm (alpha test) hết sức kỹ lưỡng và lặp đi lặp lại trước khi mở nó để toàn bộ đơn vị triển khai Nếu thành công trong một đơn vị, mở rộng phổ biến cho đến khi tất

cả các đơn vị đã áp dụng

Hình 2.9 - Biểu đồ tỷ lệ thực hiện các chiến lược

2.6 Vòng đời của ERP

Vòng đời của hệ thống ERP, từ lúc doanh nghiệp đưa ra quyết định có nên tiến hành triển khai hệ thống ERP hay không, sau đó là lựa chọn giải pháp ERP phù hợp (ví dụ: SAP, Oracle và Microsoft Dynamics AX…)

Trong giai đoạn thiết kế, đây là lúc các “qui định tái cấu trúc” được đưa ra, dù để quyết định sửa đổi hệ thống hiện tại hay tái cấu trúc các qui trình hoạt động (hay cả hai) sau khi thiết kế, bước tiếp theo là triển khai hệ thống ERP

Bước triển khai trong vòng đời của hệ thống ERP là lúc mà hệ thống được triển khai để mang lại kết quả cụ thể đáp ứng các yêu cầu của tổ chức

Để thực hiện vệc triển khai hệ thống ERP, vài chiến lược triển khai được lựa chọn như chiến lược triển khai Phased, Parallel, Big Bang và Pilot…

Going live là lúc việc triển khai hệ thống đã hoàn thành và sẵn sàng cho việc sử dụng hay thể hiện những điều mong đợi từ hệ thống

Giai đoạn đào tạo nhằm hướng dẫn cho người dùng biết cách sử dụng và hiểu các chức năng của hệ thống mới khi triển khai hệ thống

Hình 2.10 - Vòng đời của hệ thống ERP

*

* * *

* * * * *

Chương 3: KHẢO SÁT THỰC TẾ

3.1 Đặt vấn đề

Trong suốt quá trình phát triển của ngành giáo dục Việt Nam thì song song với đổi mới về nội dung, về chương trình giáo dục, tiếp cận với các phương pháp giáo dục của các nước tiên tiến, thì ngành giáo dục nhất là gần đây còn có thêm một tiêu điểm phấn đấu là đổi mới trong quản lý giáo dục Nếu như trước đây, sau hoà bình lập lại (1954) Giáo dục Việt Nam ở miền Bắc chịu ảnh hưởng của nền giáo dục các nước trong phe Xã Hội Chủ Nghĩa, đứng đầu là Liên Xô (cũ), miền Nam lúc đầu chịu tác động và ảnh hưởng của nền giáo dục Âu Pháp và sau đó chịu ảnh hưởng bởi nền giáo dục phụ thuộc Bắc Mỹ Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng thống nhất đất nước chúng ta có một vài năm để ổn định đất nước thì ngành giáo dục bắt đầu cuộc cách mạng giáo dục Trong cuộc cách mạng giáo dục lần thứ 3 (1982 - 1996), với mục tiêu tạo ra sự thống nhất giáo dục trong cả nước Những định hướng có tính nguyên tắc cho cuộc cải cách giáo dục lần thứ ba này là:

 Về mục tiêu giáo dục: Chăm sóc, giáo dục thế hệ trẻ từ tuổi ấu thơ cho đến

lúc trưởng thành nhằm tạo cơ sở ban đầu cho con người phát triển toàn diện; thực hiện phổ cập giáo dục toàn dân nhằm tạo điều kiện thực hiện 3 cuộc Cách mạng (về quan hệ sản xuất, về khoa học - kỹ thuật và về văn hoá - tư tưởng); đào tạo và bồi dưỡng với quy mô ngày càng lớn đội ngũ lao động phù hợp yêu cầu phân công lao động xã hội

 Về nội dung giáo dục: hướng vào việc “Nâng cao chất lượng giáo dục toàn

diện (đức, trí, thể, mỹ), tạo ra những lớp người lao động mới làm chủ tập thể, đủ sức gánh vác sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội của nhân dân…”

 Về nguyên lý giáo dục: Yêu cầu học đi đôi với hành, giáo dục kết hợp với

lao động, nhà trường gắn liền với xã hội

 Về hệ thống giáo dục: Thay thế hệ thống phổ thông 12 năm ở miền Nam và

hệ thống 10 năm ở miền Bắc bằng một hệ thống giáo dục phổ thông 12 năm mới, trong đó, trường cấp 1 và trường cấp 2 được sát nhập thành trường phổ thông cơ sở (9 năm), đồng thời chuẩn bị phân ban ở Trung Học Phổ Thông Nhiều trường đại học chuyên ngành được xây dựng và phát triển

Tuy nhiên theo đánh giá của Uỷ ban cải cách giáo dục, thì trong cuộc cách mạng này cũng đã bộc lộ nhiều hạn chế, trong đó quan trọng nhất là mục tiêu và giải pháp thiếu tính khả thi nguồn lực thực tế không thể đáp ứng quy mô của sự phát triển (Nguyễn Thị Thái – Lịch sử giáo dục việt nam.Tr 20) Trong 10 năm tiếp theo (1996 - 2005), quy mô giáo dục tiếp tục tăng trưởng, số học sinh, sinh viên từ 20 triệu (năm 1996), đã tăng lên 23 triệu (năm 2005) lúc này cơ cấu quản lý được quan tâm hơn bao giờ hết Khái niệm quản lý được đề cập ở đây bao gồm cả quản lý nhà nước và quản lý chuyên môn Quản lý nhà nước, ở cấp vĩ mô, gồm: xây dựng và chỉ đạo thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách giáo dục; ban hành và tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về giáo dục, thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật về giáo dục

Trong phương hướng phát triển giáo dục giao đoạn 2010 – 2020 Bộ giáo dục

đã có phương hướng cụ thể trong quản lý giáo dục theo hướng một nền giáo dục phân cấp, tăng cường tự chủ và trách nhiệm xã hội, đó là:

Bên cạnh việc góp phần tạo ra những thành công, công tác quản lý giáo dục, cần phải tập trung đổi mới công tác quản lý giáo dục, xem đây là khâu đột phá Yêu cầu trước mắt của giải pháp đổi mới quản lý giáo dục là hoàn thiện thể chế giáo dục theo tinh thần cải cách hành chính, bảo đảm hiệu lực và hiệu quả của pháp chế xã hội chủ nghĩa trong lĩnh vực giáo dục Từng bước hoàn thiện cơ chế quản lý giáo dục theo tinh thần phân cấp rõ rệt và mạnh mẽ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các bộ, ngành và địa phương Đồng thời, tăng cường quyền tự chủ và trách nhiệm xã hội của nhà trường đi đôi với việc đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra Phát huy dân chủ trong xây dựng, thực hiện và giám sát việc thực hiện các chủ trương, chính sách, chế độ về giáo dục; bảo đảm tính công khai, minh bạch, công bằng trong huy động và sử dụng nguồn lực đầu tư cho giáo dục Trong việc quản lý giáo dục, xuất phát từ quan điểm lấy việc quản lý chất lượng làm nhiệm vụ trọng tâm, các cơ quan quản lý giáo dục đang khẩn trương nghiên cứu, học hỏi kinh nghiệm của các nước phát triển để tiến hành đổi mới một cách đồng bộ công tác quản lý chất lượng giáo dục, tiếp cận các phương thức quản lý chất lượng hiện đại, phù hợp với trình độ thực tiễn và các đặc điểm Văn hoá - Xã hội của Việt Nam Trong đó vấn đề có tính quyết định là xây dựng và hoàn thiện hệ thống chuẩn quốc

gia về giáo dục, làm cơ sở cho việc theo dõi, kiểm tra, đánh giá và đảm bảo chất lượng ở tất cả các khâu trong quá trình giáo dục và đối với tất cả các loại hình giáo dục

Vì chất lượng giảng dạy và học tập của nhà trường là nguồn gốc chủ yếu tạo nên chất lượng của một nền giáo dục, đồng thời nhà trường cũng là nơi phản ánh đầy đủ nhất hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý giáo dục nên, trên cơ sở phát huy quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm của nhà trường, các cơ quan quản lý giáo dục có trách nhiệm bảo đảm để công tác quản lý giáo dục bám sát thực tế của nhà trường, lắng nghe tiếng nói của nhà giáo, của cha mẹ học sinh và xã hội từ đó có những quyết định đúng đắn, phù hợp và khả thi

Một trong những yêu cầu hiện nay là cần khẩn trương hiện đại hoá công tác quản lý, nhanh chóng thực hiện tin học hoá để thiết lập kênh trao đổi thông tin hai chiều, kịp thời và tin cậy giữa cơ quan quản lý giáo dục với nhà trường, gia đình và

xã hội cũng như giữa nhà trường, nhà giáo, phụ huynh và học sinh, sinh viên (dự án SREM cuốn 1 tr 51)

Hiện nay ngành giáo dục đang có sự chuyển mình rõ rệt trong quản lý từ Trung ương đến các địa phương và tới tận mỗi một nhà trường Trước đây khi chưa

có hiện diện của máy tính điện tử thì phương tiện làm việc và quản lý của ngành giáo dục là Bảng đen - Phấn trắng cùng với một hệ thống sổ sách phức tạp và đa dạng Dụng cụ thí nghiệm thì đơn giản, sơ sài, thiếu chính xác, kém hiệu quả, tác dụng mô tả, mô phỏng nhiều hơn là nghiên cứu chính xác, kém sự thu hút học sinh, không kích thích tính say mê

Đặc biệt với phương pháp quản lý cũ thì thông tin trong quản lý chỉ thuần tuý mang chức năng lưu trữ và sẽ rất khó khăn trong việc giúp các nhà quản lý hoạch định công việc trong tương lai

Bước qua thập niên 80 của thế kỳ XX, Máy tính cá nhân (Personal Computer), bắt đầu xuất hiện ở Việt nam, và ngay sau đó máy tính can thiệp vào các hoạt động trong ngành giáo dục một cách hiệu quả, ngành giáo dục bắt đầu có sự chuyển mình, có thể xác định vào khoảng năm 1995, lúc này có sự xuất hiện nhiều phần mềm có thể ứng dụng được vào trong quản lý

Hiện nay Đảng và nhà nước Việt Nam bắt đầu có những đầu tư lớn về lĩnh vực

ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục, một dự án lớn cho lĩnh vực này là Dự án SREM về quản lý trong hệ thống giáo dục phổ thông và bước đầu là triển khai quản

lý nhân sự của Bộ giáo dục đến từng cơ sở giáo dục

Dự án hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) được bắt đầu thực hiện vào tháng 4 năm 2006, theo kết quả của Hiệp định tài chính AIDCO/VNM/2004/016-

841 giữa Cộng đồng Châu Âu và Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, được ký kết tại Brussel ngày 18/07/2005 và ký kết tại Hà Nội ngày 01/09/2005

Thông qua các hoạt động hỗ trợ kỹ thuật và cấp vỗn trực tiếp, mục tiêu tổng thể của dự án nhằm hỗ trợ Bộ giáo dục và Đào tạo thực hiện các mục tiêu đề ra trong Chiến lược phát triển giáo dục của Việt Nam giai đoạn 2001 – 2010

Nhiệm vụ của SREM:

 Tối ưu hoá: sử dụng tốt hơn các nguồn nhân lực và tài lực

 Hợp lý hoá: xoá bỏ những thủ tục lỗi thời và làm cho công tác quản lý thiếu hiệu quả

 Phân cấp: để cơ quan địa phương quyết định những gì tốt nhất cho công tác quản lý giáo dục tại địa phương

 Làm rõ và cải thiện khung pháp lý cho công tác quản lý ngành giáo dục

 Hỗ trợ cán bộ quản lý nữ khắc phục những khó khăn liên quan đến các vấn

đề về giới

 Củng cố và hoàn thiện Hệ thống thông tin quản lý giáo dục EMIS (thống kê giáo dục) và Hệ thống thông tin quản lý nhân sự PMIS Triển khai đại trà cả hai hệ thống này trên 64 tỉnh

 Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng cán bộ quản lý giáo dục

 Xây dựng mới các hệ thống thông tin quản lý trường học (SMIS), Tài chính (FMIS) và Thanh tra (IMIS)

 Với phân hệ đầu tiên triển khai là quả lý nhân sự

Bước sang năm học 2011 - 2012 Bộ Giáo Dục tiếp tục công bố bộ phần mềm VMIS triển khai hỗ trợ quản lý trên 3 phân hệ:

 Quản lý học sinh

 Quản lý thư viện

 Quản lý thiết bị

Việc triển khai và thực thi những bộ phần mềm này còn nhiều điểm đáng bàn

mà nhiều bài báo đã gọi là nỗi ám ảnh mang tên VEMIS – PEMIS tuy nhiên Bộ chủ trương sử dụng phần mềm chung cho ngành giáo dục để dễ quản lý là hoàn toàn hợp lý Ngoài ra các kỹ sư của SREM đã dày công xây dựng và luôn miệt mài thêm sửa những đoạn code mới với hy vọng các phần mềm của dự án sẽ ngày càng hoàn thiện hơn để một ngày không xa sẽ không còn nỗi ám ảnh mang tên VEMIS PEMIS

3.2 Khảo sát chung cho tỉnh Đồng Nai

Tỉnh Đồng Nai có dân số 2.569.400 tên diện tích 5903,5 Km2 Có 924 cơ sở giáo dục phổ thông, với số lượng giáo viên 25.093, cán bộ quản lý 2.156 và có 536.176 học sinh Riêng khối THPT là 61 trường (công lập 43 trường, ngoài công lập 18 trường), có 3.687 GV, với số học sinh 75.563 (công lập 57.056, ngoài công lập 18.057)

Ngay từ những năm đầu thập niên 80 khi máy tính điện tử cá nhân (máy tính PC) du nhập vào Việt Nam thì tỉnh Đồng Nai là một trong những Tỉnh đi đầu trong

cả nước về việc việc đưa máy tính vào các nhà trường, năm 1987 ngành giáo dục