Xây dựng quy trình nhập xuất vật tư trong mô hình thực hành kế toán ảo tại khoa tài chính kế toán

- Các khoản giảm trừ bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá, trả lại… ™ Giá thực tế xuất kho: Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” Trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn đầu kỳ Nhập nguy

MỞ ĐẦU TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

Vấn đề đặt ra là phải làm sao nâng cao kiến thức cả về lý thuyết lẫn thực tiễn cho sinh viên khi còn được đào tạo trong trường, để sau khi sinh viên khi rời ghế nhà trường có thể tự tin khi bước vào làm công việc

Do đó Khoa Tài Chính – Kế Toán trường Đại Học Lạc Hồng đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài “Mô phỏng quy trình kế toán thực hành” để đáp ứng được yêu cầu của nhà trường và nhu cầu của các doanh nghiệp

™ Lý do chọn đề tài:

Trong lĩnh vực kế toán được chia ra nhiều phần hành kế toán, trong đó Phần hành kế toán về Nhập, Xuất Vật tư là 1 trong những phần quan trọng, nó tham gia vào quá trình chế tạo ra sản phẩm Do đó nếu việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả sẽ nâng cao quá trình sản xuất kinh doanh và hạ thấp giá thành sản phẩm

Chính vì thế, Tôi chọn đề tài Mô phỏng quy trình Nhập, xuất vật tư nhằm mô tả một cách chi tiết về vấn đề này, giúp sinh viên có thể nắm bắt rõ hơn về quy trình nhập, xuất vật tư

™ Phạm vi nghiên cứu: Mô hình công ty TNHH Lạc Hồng

™ Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp khảo sát

- Phương pháp tại bàn

™ Mục tiêu của đề tài:

- Giúp cho sinh viên nắm được kiến thức một cách chắc chắn sau khi đã học lý thuyết

- Giúp sinh viên tiếp cận với công việc thực tế như:

+ Lập được biểu mẫu, chứng từ

+ Biết được trình tự luân chuyển chứng từ

+ Lập các báo cáo liên quan

+ Hạch toán và ghi sổ kế toán

™ Kết cấu của đề tài:

Phần mở đầu

Chương 1: Cơ sở lý luận

Chương 2: Xây dựng quy trình Nhập-Xuất vật tư trong mô hình thực hành kế toán ảo

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

Phần Kết luận

1.2 Đặc điểm:

Đặc điểm NVL là khi tham gia vào từng chu kỳ sản xuất và chuyển hóa thành sản

phẩm, do đó giá trị của nó là một trong những yếu tố hình thành giá thành sản phẩm

1.3 Chứng từ hạch toán và tài khoản sử dụng:

- Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

c) Chứng từ theo dõi quản lý:

- Thẻ kho, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

- Biên bản kiểm kê hàng tồn kho

d) Tài khoản sử dụng:152

1.4 Tính giá nguyên, vật liệu:

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nên hàng tồn kho, do đó kế toán nguyên vật liệu phải tuân theo chuẩn mực hàng tồn kho

Hàng tồn kho được tính theo giá gốc (trị giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp

vụ kinh tế) Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến, và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho

- Các khoản giảm trừ bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá, trả lại…

™ Giá thực tế xuất kho:

Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”

Trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn đầu kỳ

Nhập nguyên vật liệu trong kỳ (mua

ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế

biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các

nguồn khác)

Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê

Trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn cuối kỳ

Xuất nguyên vật liệu trong kỳ (sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến hoặc góp vốn liên doanh)

Trị giá nguyên, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá;

Trị giá nguyên, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

Giá thực tế NVL mua ngoài = Giá mua ghi trên hóa đơn + thuế không hoàn lại + chi

phí mua hàng thực tế - các giảm trừ

Vì nguyên vật liệu nhập kho ở những thời điểm khác nhau theo những nguồn nhập khác nhau và theo giá thực tế nhập kho khác nhau, nên doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp tính giá xuất kho sau:

¾ Phương pháp thực tế đích danh:

Là phương pháp xác định giá xuất kho từng loại nguyên vật liệu theo giá thực tế của từng lần nhập, từng nguồn nhập Phương pháp này thường áp dụng đối với doanh

nghiệp có ít loại mặt hàng có giá trị lớn hoặc mặt hàng ổn định nhận diện được

¾ Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO)

Phương pháp nhập trước, xuất trước dựa trên giả định là hàng hóa tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời

điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ

¾ Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO)

Phương pháp nhập sau, xuất trước dựa trên giả định là hàng hóa tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho sau hoặc gần sau cùng, giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ

¾ Phương pháp bình quân gia quyền (Liên hoàn, cuối kỳ)

Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại tồn kho được tính theo giá trung bình của từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập 1 lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp

Doanh nghiệp có quyền lựa chọn phương pháp tính giá trị thực tế xuất kho của nguyên vật liệu sao cho phù hợp với doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo tính nhất quán

ít nhất 1 niên độ kế toán

1.5 Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

¾ Phương pháp kê khai thường xuyên:

Là phương pháp theo dõi, và phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn vật tư trên sổ kế toán

¾ Phương pháp kiểm kê định kỳ:

Là phương pháp kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán, từ đó xác định giá trị vật tư, hàng hóa

đã xuất trong kỳ theo công thức:

1.6 Một số nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu chủ yếu:

1 Nhập kho có chứng từ đầy đủ, số lượng hàng nhập kho đúng với số lượng phản ánh trên hoá đơn, chứng từ Phản ánh chi phí nguyên, vật liệu, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Giá mua nguyên vật liệu theo hóa đơn

Nợ TK 133 Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 111 Tổng giá trị thanh toán bằng tiền mặt

Có TK 112 Tổng giá trị thanh toán bằng tiền gửi NH

Có TK 141 Tổng giá trị thanh toán bằng tạm ứng

Có TK 331 Tổng giá trị thanh toán chưa trả người bán

2 Các chi phí phát sinh liên quan đến việc mua và nhập nguyên, vật liệu như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm,… được tính vào giá nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Các chi phí thực tế phát sinh

Nợ TK 133 Thuế GTGT (nếu có)

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị nhập kho trong kỳ

- giá trị hàng xuất kho trong kỳ

Giá trị hàng xuất kho trong kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị nhập kho trong kỳ

- giá trị hàng tồn cuối kỳ

Có TK 111 Thanh toán chi phí bằng tiền mặt

Có TK 112 Tổng giá trị thanh toán bằng tiền gửi NH

Có TK 141 Tổng chi phí thanh toán bằng tạm ứng

Có TK 331 Tổng chi phí chưa thanh toán người bán

3 Nếu được bên bán cho doanh nghiệp hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc trả lại vật liệu cho bên bán, thì ghi giảm giá trị vật liệu nhập kho:

Nợ TK 111 Tổng số tiền được giảm giá hoặc trả lại bằng tiền mặt

Nợ TK 112 Số tiền được giảm giá hoặc trả lại bằng chuyển khoản

Nợ TK 331 Tổng số tiền được giảm giá hoặc trả lại trừ vào nợ

Có TK 152 Trị giá nguyên, vật liệu giảm giá hoặc trả lại

Có TK 133 Thuế GTGT (nếu có)

4 Nếu được hưởng chiết khấu thanh toán do thanh toán trước kỳ hạn cho người bán, phản ánh vào thu nhập hoạt động tài chính, kế toán ghi:

Nợ TK 111 Số tiền chiết khấu được hưởng bằng tiền mặt

Nợ TK 112 Số tiền chiết khấu được hưởng bằng tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 331 Số tiền chiết khấu được hưởng trừ vào nợ

Có TK 515 Số tiền chiết khấu được hưởng

5 Đối với hàng nhập khẩu, khoản thuế nhập khẩu phải nộp cho Nhà nước được tính vào giá nhập và kế toán ghi:

Nợ TK 152 Nguyên, vật liệu

Có TK 3333 Thuế nhập khẩu phải nộp

6 Khoản thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) phải nộp cho Nhà nước cũng được tính vào giá nhập, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Nguyên, vật liệu

Có TK 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp

7 Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp nếu được khấu trừ:

Nợ TK 133 Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ

Nợ TK 152 Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho

Nợ TK 133 Thuế GTGT (nếu có)

Nợ TK 138 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu phải thu hồi

Nợ TK 334 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu khấu trừ lương

Có TK 111 Tổng giá thanh toán bằng tiền mặt

Có TK 112 Tổng giá trị thanh toán bằng tiền gửi NH

Có TK 141 Tổng giá trị thanh toán bằng tiền tạm ứng

Có TK 331 Tổng giá trị thanh toán chưa trả cho KH

10 Chưa xác định được nguyên nhân thiếu nguyên vật liệu khi hàng về nhập kho tại thời điểm nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Trị giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho

Nợ TK 133 Thuế GTGT (nếu có)

Nợ TK 1381 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu

Có TK 111 Tổng giá thanh toán bằng tiền mặt

Có TK 112 Tổng giá thanh toán bằng chuyển khoản

Có TK 141 Tổng giá thanh toán bằng tạm ứng

Có TK 331 Tổng giá thanh toán chưa trả cho khách hàng

11 Khi xác định được nguyên nhân thiếu và có quyết định xử lý, liên quan đến đối tượng khác, kế toán ghi:

Nợ TK 1388 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu phải thu khác

Nợ TK 334 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu khấu trừ lương

Nợ TK 632 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu ghi nhận vào giá vốn

Có TK 1381 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu

12 Khi xác định được nguyên nhân thiếu và có quyết định xử lý, liên quan đến nhà cung cấp, nếu nhà cung cấp giao tiếp số hàng thiếu, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu

Có TK 1381 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu

13 Nhà cung cấp không giao thêm nữa, kế toán ghi:

Nợ TK 111 Số tiền nhà cung cấp trả lại bằng tiền mặt

Nợ TK 112 Số tiền nhà cung cấp trả lại bằng tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 331 Số tiền nhà cung cấp trả lại cấn trừ vào công nợ

Có TK 1381 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu

Có TK 133 Thuế GTGT (nếu có) liên quan đến NVL thiếu

14 Nhập kho có chứng từ đầy đủ, số lượng hàng nhập kho với số lượng nhập kho thừa so với số phản ánh trên hoá đơn, chứng từ, nếu chỉ giữ hộ người bán phần nguyên vật liệu thừa:

Nợ TK 002 Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, gia công

15 Khi trả người bán số hàng thừa, kế toán ghi:

Có TK 002 Vật tư hàng hóa nhận giữ hộ, gia công

16 Nếu nhập luôn số nguyên, vật liệu thừa, khi nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho

Nợ TK 133 Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 111 Tổng giá thanh toán bằng tiền mặt

Có TK 112 Tổng giá thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

Có TK 141 Tổng giá thanh toán băng tạm ứng

Có TK 331 Tổng giá thanh toán chưa trả người bán

Có TK 3388 Trị giá vật liệu thừa

17 Khi có quyết định giải quyết số nguyên, vật liệu thừa, mua luôn số thừa:

Nợ TK 3388 Trị giá nguyên, vật liệu thừa

Có TK 111 Thanh toán bổ sung bằng tiền mặt

Có TK 112 Thanh toán bổ sung bằng tiền gửi ngân hàng

Có TK 331 Phần thanh toán bổ sung phải trả người bán

18 Trả lại người bán, kế toán ghi:

Nợ TK 3388 Trị giá nguyên, vật liệu thừa

Có TK 152 Trị giá nguyên, vật liệu thừa

19 Doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn nhưng nguyên vật liệu chưa về nhập kho: lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “ Hàng mua đang đi đường” Trong kỳ, khi nguyên vật liệu về, ghi bình thường

Nợ TK 152 Trị giá nguyên, vật liệu nhập kho

Nợ TK 133 Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 111 Tổng giá thanh toán bằng tiền mặt

Có TK 112 Tổng giá thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

Có TK 141 Tổng giá thanh toán bằng tiền tạm ứng

Có TK 331 Tổng giá thanh toán chưa trả tiền cho người bán

20 Cuối kỳ, nếu nguyên, vật liệu chưa về, kế toán ghi:

Nợ TK 151 Trị giá nguyên, vật liệu theo chứng từ

Nợ TK 133 Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 111 Tổng giá thanh toán bằng tiền mặt

Có TK 112 Tổng giá thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

Có TK 141 Tổng giá thanh toán bằng tiền ạtm ứng

Có TK 331 Tổng giá thanh toán chưa trả người bán

21 Sang kỳ sau, nguyên vật liệu về nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Trị giá nguyên vật liệu nhập kho

Có TK 151 Trị giá nguyên vật liệu nhập kho

22 Nguyên, vật liệu đã về nhập kho nhưng doanh nghiệp chưa nhận được háo đơn: nhập kho nguyên, vật liệu và lưu Phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có Hóa đơn” Trong kỳ hoá đơn về, kế toán ghi bình thường:

Nợ TK 152 Trị giá nguyên, vật liệu nhập kho

Nợ TK 133 Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 111, 112 Tổng giá thanh toán bằng tiền

Có TK 141, 331 Tổng giá thanh toán bằng tạm ứng, nợ

23 Cuối kỳ, nếu hóa đơn chưa về, theo giá tạm tính, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Trị giá nguyên, vật liệu nhập kho (giá tạm tính)

Có TK 111, 112 Số tiền phải thanh toán tạm tính bằng tiền

Có TK 141,331 Số tiền phải thanh toán bằng tạm ứng, nợ

24 Khi có hóa đơn, căn cứ vào giá thực tế trên hóa đơn, kế toán điều chỉnh, nếu giá ghi trên hóa đơn cao hơn giá tạm tính, ghi bổ sung:

Nợ TK 152 Trị giá nguyên, vật liệu nhập kho (phần chênh lệch)

Nợ TK 133 Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 111 Số tiền chênh lệch thanh toán bằng tiền mặt

Có TK 112 Số tiền chênh lệch t.toán bằng chuyển khoản

Có TK 141 Số tiền chênh lệch thanh toán bằng tạm ứng

Có TK 331 Tiền chênh lệch trừ vào nợ phải trả người bán

25 Nếu giá ghi trên hóa đơn thấp hơn giá tạm tính, ghi giảm trị giá hàng nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 111 Số tiền nhận lại bằng tiền mặt (Phần chênh lệch)

Nợ TK 112 Số tiền nhận lại bằng chuyển khoản (chênh lệch)

Nợ TK 141 Số tiền nhận lại bằng tạm ứng (Phần chênh lệch)

Nợ TK 331 Số tiền nhận lại bằng trừ nợ (Phần chênh lệch)

Nợ TK 133 Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 152 Trị giá nguyên, vật liệu (Phần chênh lệch)

26 Doanh nghiệp ứng trước tiền mua nguyên, vật liệu cho người bán, khi ứng tiền cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK 331 Số tiền ứng trước cho người bán

Có TK 111 Số tiền ứng trước bằng tiền mặt

Có TK 112 Số tiền ứng trước bằng tiền gửi ngân hàng

Có TK 141 Số tiền ứng trước bằng tạm ứng

27 Khi nhận hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Trị giá nguyên, vật liệu nhập kho

Nợ TK 133 Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 111 Tổng giá thanh toán bằng tiền mặt

Có TK 112 Tổng giá thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

Có TK 141 Tổng giá thanh toán bằng tạm ứng

Có TK 331 Tổng giá thnah toán chưa trả cho người bán

28 Nguyên, vật liệu nhận góp vốn liên doanh:

Nợ TK 152 Gía thỏa thuận

Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh

29 Nguyên, vật liệu do bộ phận sản xuất dùng không hết nhập kho, phế liệu thu hồi nhập kho:

Nợ TK 152 Trị giá nguyên, vật liệu dư hoặc phế liệu nhập kho

Có TK 621, 627 Trị giá nguyên, vật liệu còn nhập kho

Có TK 154 Trị giá phiếu liệu nhập kho

30 Xuất dùng cho sản xuất, cho quản lý,… kế toán ghi:

Nợ TK 621 Dùng để trực tiếp sản xuất chế biến trong kỳ

Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung trong kỳ

Nợ TK 641 Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ

Có TK 152 Giá trị nguyên, vật liệu xuất kho

31 Xuất góp vốn liên doanh, ghi theo giá thỏa thuận:

Nợ TK 222 Giá thỏa thuận giữa các bên tham gia liên doanh

Có TK 152 Giá trị nguyên, vật liệu xuất kho

32 Khi góp vốn liên doanh vào cở sở kinh doanh đồng kiểm soát bằng vật tư hàng hóa, kế toán ghi:

Nợ TK 222 Góp vốn liên doanh (Theo giá đánh giá lại)

Nợ TK 811 Chi phí khác (Số Chênh lệch giá trị ghi sổ lớn hơn giá đánh giá

lại)

  Nợ TK 641 Chi phí bán hàng trong kỳ

Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ

    Có TK 152 Giá trị nguyên, vật liệu xuất kho

Có TK 711 Thu nhập khác (Số chênh lệch giá ghi sổ nhỏ

hơn đánh giá lại)

33 Trường hợp số chênh lệch giá đánh giá lại vật tư, hàng hoá lớn hơn giá trị ghi sổ của vật tư, hàng hoá, bên góp vốn liên doanh phải phản ánh hoãn lại phần thu nhập khác tương ứng với tỷ lệ vốn góp của đơn vị mình trong liên doanh:

Nợ TK 711 Thu nhập khác (Phần thu nhập tương ứng với lợi ích của bên

Có TK 3387 Doanh thu chưa thực hiện (Chi tiết chênh lệch do

đánh giá lại tài sản cố định đem đi góp vốn vào cơ

sở kinh doanh đồng kiểm soát)

34 Khi cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát đã bán số vật tư, hàng hóa đó cho bên thứ ba độc lập, bên góp vốn liên doanh kết chuyển số doanh thu chưa thự hiện vào thu nhập khác trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 3387 Doanh thu chưa thực hiện

Có TK 711 Thu nhập khác

35 Xuất gia công, chế biến, kế toán ghi:

Nợ TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Có TK 152 Giá trị nguyên, vật liệu xuất kho

36 Xuất bán ra ngoài, kế toán ghi:

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán

Có TK 152 Giá trị nguyên, vật liệu xuất kho

37 Xuất cấp cho đơn vị trực thuộc, kế toán ghi:

Nợ TK 1361 Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc

Có TK 152 Giá trị nguyên, vật liệu xuất kho

38 Xuất cho vay, mượn nội bộ, kế toán ghi:

Nợ TK 1368 Phải thu nội bộ khác

Có TK 152 Giá trị nguyên, vật liệu xuất kho

39 Khi phát hiện thiếu nguyên, vật liệu trong kho (số liệu ghi nhận trên sổ sách lớn hơn số thực tế kiểm kê) Đối với số nguyên, vật liệu thiếu trong định mức hao hụt tự nhiên, ghi tăng giá vốn hàng bán trong kỳ:

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán

Có TK 152 Giá trị NVL thiếu trong định mức hao hụt tự nhiên

40 Đối với số nguyên, vật liệu thiếu trên định mức hao hụt tự nhiên, kế toán tùy từng trường hợp để ghi nhận Xác định được nguyên nhân khi phát hiện ra

số nguyên, vật liệu thiếu, kế toán ghi:

Nợ TK 111 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu thu bằng tiền mặt

Nợ TK 1388 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu phải thu hồi

Nợ TK 334 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu trừ lương nhân viên

Có TK 152 Giá trị nguyên, vật liệu thiếu trên định mức

41 Chưa xác định được nguyên nhân khi phát hiện ra số nguyên, vật liệu thiếu:

Nợ TK 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK 152 Trị giá NVL phát hiện thiếu trên định mức

42 Khi có biên bản xử lý, phần bắt bắt buộc các đối tượng có liên quan bồi thường:

Nợ TK 111 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu thu bằng tiền mặt

Nợ TK 1388 Trị giá nguyên, vật liệu thiếu phải thu hồi

Nợ TK 334 Trị giá nguyên vật liệu thiếu trừ vào lương nhân viên

Có TK 1381 Phần tài sản thiếu buộc các đối tượng có

liên quan phải bồi thường

43 Phần không tìm ra nguyên nhân được ghi tăng giá vốn hàng bán trong kỳ:

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán

Có TK 1381 Phần tài sản thiếu không tìm ra nguyên nhân

44 Khi phát hiện thừa nguyên, vật liệu trong kho (số thực tế kiểm kê lớn hơn số liệu ghi trên sổ sách) Đối với nguyên vật liệu thừa trong định mức, dư thừa

tự nhiên, ghi giảm giá hàng vốn hàng bán trong kỳ:

Nợ TK 152 Trị giá NVL thừa trong định mức dư thừa tự nhiên

Có TK 632 Giá vốn hàng bán

45 Đối với số nguyên,vật liệu thừa trên định mức dư thừa tự nhiên, kế toán tùy từng trường hợp để ghi nhận Xác định nguyên nhân nguyên, vật liệu thừa, nếu người bán giao dư, doanh nghiệp không nhập kho số này mà quyết định đưa vào giữ hộ, kế toán ghi:

46 Khi trả lại cho người bán số nguyên, vật liệu thừa này, kế toán ghi:

Có TK 002 Tài sản nhận giữ hộ

47 Xác định nguyên nhân nguyên, vật liệu thừa khác, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Trị giá nguyên, vật liệu phát hiện thừa trên định mức

Có TK 3388 Trị giá tài sản thừa phải trả cho các bên liên quan

Có TK 111, 112 Số tiền phải trả cho các bên liên quan

48 Chưa xác định nguyên nhân nguyên, vật liệu thừa ghi:

Nợ TK 152 Trị giá nguyên, vật liệu phát hiện thừa trên định mức

Có TK 3381 Tài sản thừa chờ xử lý

49 Khi tìm ra nguyên nhân giải quyết, phần đã xác định được nguyên nhân và trả cho các bên liên quan:

Nợ TK 3381 Tài sản thừa chờ xử lý đã xác định được nguyên nhân

Có TK 3381 Trị giá TS thừa phải trả cho các bên liên quan

Có TK 111 Số tiền mặt trả cho các bên liên quan

Có TK 112 Chuyển khoản trả cho các bên liên quan

50 Phần còn lại không xác định được nguyên nhân, ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 3381 TS thừa chờ xử lý không xác định được nguyên nhân

Có TK 632 Giá vốn hàng bán

51 Trường hợp kiểm kê định kỳ, kết chuyển số dư đầu kỳ (giá trị thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ) từ bên Nợ các tài khoản 151, 152 sang bên

Nợ tài khoản 611, ghi:

  Nợ TK 611 Trị giá nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ

Có TK 151, 152 Trị giá nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ

52 Trong kỳ, khi mua nguyên, vật liệu căn cứ vào hóa đơn (GTGT hoặc bán hàng thông thường) và các chứng từ mua hàng, kế toán sử dụng tài khoản

611 thay cho tài khoản 152 để theo dõi việc nhập kho nguyên vật liệu Nguyên tắc ghi chép và xử lý các trường hợp phát sinh giống như ở phương pháp kê khai thường xuyên Căn cứ vào hóa đơn mua hàng và các hóa đơn phản ánh các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng (chi phí vận chuyển, bốc dở, bảo quản, bảo hiểm,…), phản ánh trị giá nguyên, vật liệu mua về nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 611 Trị giá nguyên tế nguyên, vật liệu nhập kho

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111 Tổng số tiền thanh toán bằng tiền mặt

Có TK 112 Số tiền phải thanh toán bằng chuyển khoản

Có TK 141 Số tiền phải thanh toán bằng tạm ứng

Có TK 331 Tổng số tiền phải thanh toán nhưng chưa trả

53 Nếu doanh nghiệp được bên bán cho hưởng chiết khấu thong mại hoặc trả lại nguyên, vật liệu đã mua thì căn cứ vào các chứng từ có liên quan, ghi giám trị giá nguyên, vật liệu đã nhập kho:

Nợ TK 111 Tổng số tiền thực nhận bằng tiền mặt

Nợ TK 112 Tổng số tiền thực nhận bằng tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 331 Tổng số tiền được giảm trừ vào công nợ phải trả

Có TK 611 Trị giá nguyên, vật liệu đã nhập kho giảm đi

Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) giảm đi

54 Nếu doanh nghiệp được bên bán cho hưởng chiết khấu thương mại khi thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán

Nợ TK 331 Tổng số tiền phải thanh toán

Có TK 111 Tổng số tiền mặt thực tế phải trả

Có TK 112 Tổng số tiền gửi ngân hàng thực tế chi trả

Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính

55 Khi nhập kho nguyên vật liệu đã mua kỳ trước đang đi đường nay về nhập kho, kế toán ghi:

Nơ TK 611 Trị giá nguyên, vật liệu nhập kho

Có TK 151 Hàng mua đang đi đường

56 Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế nguyên, vật liệu tồn kho vào cuối kỳ, phản ánh kết quả kiểm kê (trị giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ) vào bên Nợ TK 152 và bên Có tài khoản 611, kế toán ghi:

Nợ TK 151,152 Trị giá nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ

Có TK 611 Trị giá nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ

57 Phân bổ các tài khoản chi phí có liên quan chi phí co liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 621, 627 Trị giá nguyên, vật liệu sử dụng trong sản xuất

Nợ TK 641, 642 Trị giá nguyên, vật liệu sử dụng trong kinh doanh

Có TK 611 Trị giá nguyên, vật liệu xuất kho trong kỳ

58 Phân bổ các tài khoản chi phí có liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 223 Đầu tư vào công ty liên kết (Giá đánh giá lại)

Nợ TK 811 Chi phí khác (Chênh lệch so với giá ghi sổ)

Có TK 152 Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 711 Thu nhập khác (chênh lệch so với giá ghi sổ)

CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG QUY TRÌNH NHẬP-XUẤT VẬT TƯ

TRONG MÔ HÌNH THỰC HÀNH KẾ TOÁN ẢO

2.1.1 Tổng quan về công ty TNHH Lạc Hồng:

ƒ Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Lạc Hồng

ƒ Địa chỉ: Số 10 Huỳnh Văn Nghệ, Phường Bửu Long, Tp Biên Hòa, Đồng Nai

ƒ Ngành nghề kinh doanh: sản xuất, kinh doanh mặt hàng hàng nội thất trẻ em

ƒ Chế độ kế toán áp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 20/03/2006

ƒ Hình thức kế toán sử dụng: Nhật ký chung

ƒ Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

ƒ Hạch toán thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

ƒ Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12

ƒ Tính giá thành theo phương pháp đơn đặt hàng

2.1.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức của doanh nghiệp:

Đối với một tổ chức kinh tế, bộ máy quản lý thường được chia làm nhiều phòng ban, mỗi phòng ban đều có một chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng chúng có quan hệ tác động qua lại lẫn nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh và cấu thành nên bộ máy quản lý chặt chẽ của tổ chức Tuỳ vào từng đặc điểm, quy mô kinh doanh của các tổ chức mà có thể chia bộ máy quản lý của tổ chức ra làm các phòng ban đáp ứng nhu cầu điều hành và quản lý Đối với Công ty TNHH Lạc Hồng thì bộ máy quản lý được chia thành các phòng ban như sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ Tổ chức công ty TNHH Lạc Hồng

Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:

¾ Phòng nhân sự: chịu trách nhiệm chính về khâu tuyển dụng nhân sự, đảm bảo

nhân sự không bị động và tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ, nâng cao tay nghề của cán bộ công nhân viên Quan tâm đến đời sống công nhân viên để thu hút và giữ chân người lao động làm việc tại doanh nghiệp Theo dõi chấm công cho tất cả các cán

bộ công nhân viên mọi phòng ban Cuối tháng bộ phận nhân sự lập bảng chấm công gửi cho phòng kế toán lập làm căn cứ lập bảng lương Chi mua bảo hiểm y tế, chi bảo hiểm xã hội Phát lương bằng tiền mặt Kiểm tra, đề xuất những vấn đề thuộc an toàn lao động, bảo hộ lao động, phòng cháy chữa cháy trong toàn công ty

¾ Bộ phận sản xuất: chịu trách nhiệm về việc sản xuất sản phẩm theo đúng quy

trình, đảm bảo đúng chất lượng và tiến độ của các đặt đơn hàng Lập phiếu đề xuất cấp nguyên liệu đảm bảo cho tiến độ sản xuất diễn ra liên tục, kịp thời Khi sản phẩm sản xuất hoàn thành, bộ phận sản xuất có trách nhiệm lập phiếu báo nhập kho về số lượng sản phẩm hoàn thành, trình ký và gửi phiếu báo nhập kho thành phẩm cho bộ phận kế toán (kế toán hàng tồn kho) Bộ phận sản xuất có trách nhiệm thống kê lại số sản phẩm

dở dang khi bộ phận có toán có yêu cầu được ban giám đốc chấp thuận để phục vụ cho việc tính giá thành Tham mưu cho ban giám đốc các vấn đề kỹ thuật sản xuất, tiết kiệm chi phí trong sản xuất

¾ Phòng kỹ thuật: thiết kế sản phẩm mới, đưa ra định mức chi của sản phẩm trên

bản vẽ kỹ thuật của mình Sau khi hoàn thành bản vẽ, Phòng kỹ thuật trình ký rồi phô

tô gửi bộ phận kế toán tính giá thành Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm giải thích rõ ràng mọi chi tiết của sản phẩm giúp bộ phận kế toán tính toán dễ dàng và chính xác hơn Giúp bộ phận sản xuất hiểu đúng về các chi tiết của sản phẩm để tránh việc tạo ra các sản phẩm bị lỗi kỹ thuật

¾ Phòng kinh doanh: thực hiện chức năng chính và tìm kiếm khách hàng mới,

mở rộng thị trường, quảng bá hình ảnh sản phẩm Khi nhận được đơn đặt hàng (PO –Purchase Order), hoặc dựa vào bảng báo giá sản phẩm (PI –Proformua Invoice) được khách hàng chấp thuận, bộ phận kinh doanh phô tô một bản gửi bộ phận kế toán làm căn cứ theo dõi thông tin xuất hàng và thu tiền.Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến khách hàng: khiếu nại, chính sách khuyến mãi, giảm giá, Bộ phận kinh doanh theo dõi và đôn đốc các khách hàng trả nợ đúng hạn

¾ Ban giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành chung hoạt động sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp Ban giám đốc hàng tuần chủ trì các cuộc họp giao ban để xử

lý các vấn đề phát sinh của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp

¾ Phòng kế hoạch: có chức năng lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch xuất hàng, lập

dự toán cân đối nguyên vật liệu để sản xuất, báo cáo kế hoạch hoàn thành sản xuất Để

có thể cân đối được lượng nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thường thì phòng kế hoạch phải cân đối giữa lượng nguyên liệu hiện có và lượng nguyên liệu cần cho quá trình sản xuất Phòng kế toán có nhiệm vụ lập báo cáo tồn kho nguyên liệu trình ký và gửi cho phòng kế hoạch Khi xét thấy lượng nguyên vật liệu tồn không đủ và không đảm bảo tiến độ sản xuất thì phòng kế hoạch sẽ làm đề nghị mua nguyên vật liệu Phòng kế hoạch lập lệnh cấp nguyên vật liệu cho từng lệnh sản xuất cụ thể và kiểm soát tình hình nguyên vật liệu cung cấp cho bộ phận sản xuất Khi bộ phận sản xuất lập phiếu đề nghị cấp nguyên vật liệu cho sản xuất thì phải chuyển cho bộ phận kế hoạch kiểm soát

¾ Phòng mua hàng: tìm kiếm các nhà cung cấp, để đảm bảo nguồn đầu vào có

chất lượng, giá cả phù hợp và không bị động về nguồn nguyên liệu Phòng mua hàng chịu trách nhiệm thu thập bộ chứng mua hàng, nhập hàng đầy đủ (gồm: Hoá đơn đỏ,

Phiếu xuất kho của bên bán, biên bản giao nhận hàng hoá, có đủ chữ ký, đóng dấu của người có thẩm quyền) Đàm phán với nhà cung cấp các vấn đề về thời gian mua hàng, phương thức thanh toán, lập đơn đặt hàng Làm việc với nhà cung cấp để giải quyết và giúp ban giám đốc đưa ra phương pháp xử lý các vấn đề về hàng thiếu, kém chất lượng

¾ Phòng quản lý chất lượng: có chức năng kiểm tra chất lượng hàng mua vào

nhập kho và sản phẩm sản xuất hoàn thành nhập kho Khi mua hàng về nhập kho bộ phận kiểm tra chất lượng phải kiểm tra chất lượng hàng mua vào và phải trình bày bằng tài liệu kết quả kiểm tra “Biên bản kiểm tra chất lượng vật tư –nguyên liệu” sau

đó giao cho kế toán làm căn cứ nhập kho Khi sản phẩm sản xuất hoàn thành, Phòng quản lý chất lượng cũng phải kiểm tra lại tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách của sản phẩm

và cũng phải trình bày bằng tài liệu về ý kiến của mình để kế toán có căn cứ nhập kho thành phẩm

¾ Phòng kế toán: Giúp và tham mưu cho ban giám đốc trong công tác theo dõi

chi phí, hạch toán giá thành và lập báo cáo về tình hình tài sản, nguồn vốn, lãi/ lỗ Trực tiếp theo dõi, giám sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Phòng kế toán tham mưu cho ban giám đốc các vấn đề

về thuế: Lập báo cáo thuế, nộp thuế,…

2.1.3 Quy trình sản xuất của doanh nghiệp:

Sơ đồ 2.2: Quy trình sản xuất sản phẩm

™ Diễn giải quy trình sản xuất:

Qui trình sản xuất ở công ty trải qua 2 giai đoạn ở 2 phân xưởng: phân xưởng định hình và phân xưởng hoàn thiện

¾ Phân xưởng Định hình:

Khảo sát toán bộ ván để kiểm tra tình trạng nứt, độ ẩm, cong vênh, …

Xưởng định hình tiến hành phân loại và kiểm tra số lượng, chủng loại

Các tấm ván được chọn lựa một lần nữa và được cưa xẻ làm thành các chi tiết của sản phẩm Các chi tiết này phải được làm một cách hoàn chỉnh theo qui cách qui định dựa trên Hồ sơ kỹ thuật sản phẩm do Phòng kỹ thuật cung cấp Sau đó các chi tiết sẽ được lắp ráp thử thành sản phẩm theo đơn đặt hàng Tại đây sản phẩm cơ bản đã định hình Kết thúc ở phân xưởng định hình chuyển sang phân xưởng hoàn thiện

¾ Phân xưởng hoàn thiện:

Tại đây các chi tiết của sản phẩm sẽ được chà nhám, dán cạnh, sơn Theo chi tiết từng sản phẩm yêu cầu Bộ phận QC sẽ tiến hành kiểm tra lần cuối về chất lượng mẫu

mã, quy cách, yêu cầu kỹ thuật Nếu đạt yêu cầu sẽ tiến hành cùng thống kê phân xưởng lập Biên bản nhập kho thành phẩm và ký xác nhận đạt yêu cầu vào biên bản

Nếu không đạt sẽ yêu cầu sữa chữa, hoàn thiện lại và tính chi phí cho bộ phận liên quan

Phân xưởng hoàn thiện tiến hành bàn giao thành phẩm hoàn thành cho bộ phận kho cùng Biên bản giao nhận thành phẩm đã có xác nhận của QC Kho tiến hành nhập kho thành phẩm chờ xuất bán

2.1.4 Cơ cấu bộ máy kế toán doanh nghiệp

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận:

¾ Kế toán hàng tồn kho:

Bao gồm kế toán nhập xuất nguyên vật liệu và kế toán nhập xuất thành phẩm Kế toán hàng tồn kho có nhiệm vụ lập các phiếu nhập xuất kho nguyên liệu và nhập xuất thành phẩm Cuối kỳ lập báo cáo tồn kho nguyên vật liệu và thành phẩm Lưu các phiếu nhập xuất kho theo thứ tự và đóng thành cuốn theo từng tháng

¾ Kế toán thuế:

Kế toán thuế có trách nhiệm tập hợp và lưu trữ tất cả các hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra theo thứ tự từng tháng Lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng, nộp báo cáo thuế và lưu trữ báo cáo thuế theo từng tháng Xử lý và giúp Kế toán trưởng giải quyết các vấn đề liên quan đến chênh lệch, sai sót về thuế GTGT

¾ Kế toán thanh toán:

Lập phiếu thu chi, theo dõi công nợ phải thu phải trả, lập kế hoạch thu chi hàng tuần lập báo cáo công nợ phải thu phải trả cuối mỗi kỳ Lưu sổ sách chứng từ thu chi theo từng tháng Tham gia kiểm kê quỹ tiền mặt hàng tuần

Thủ quỹ chi tiền, thu tiền tại quỹ và theo dõi thu chi trên sổ theo dõi riêng của mình Chịu trách nhiệm về số tiền tại quỹ

¾ Kế toán giá thành:

Tính giá thành sản phẩm kế hoạch và tính giá thành thực tế Xử lý chênh lệch giữa giá thực tế và giá kế hoạch Quyết toán từng đơn hàng

¾ Kế toán doanh thu, Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ:

Viết hóa đơn, hạch toán doanh thu bán hàng Theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ, lập bút toán khấu hao, phân bổ công cụ dụng cụ hàng tháng

¾ Kế toán tổng hợp:

Kiểm tra số dư các tài khoản, thực hiện các bút toán tổng hợp như kết chuyển doanh thu, chi phí Lập báo cáo tài chính Lập báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp hàng quý, báo cáo quyết toán thuế TNDN năm

Giúp kế toán trưởng điều hành công việc tại phòng kế toán, hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc

¾ Kế toán trưởng:

Kiểm tra, hướng dẫn, chỉ đạo công việc tại phòng kế toán Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp Ký các chứng từ kế toán Kiểm tra các báo cáo và tham mưu cho ban giám đốc về tình hình tài chính, các vấn đề về chi phí, doanh thu

2.2 XÂY DỰNG QUY TRÌNH NHẬP-XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH LẠC HỒNG

2.2.1 Mô phỏng quy trình nhập vật tư:

¾ Giải thích sơ đồ:

(1a),(1b) Phòng kế hoạch căn cứ “phiếu yêu cầu vật tư”, hoặc “kế hoạch mua

vật tư”, tiến hành lập phiếu “đề nghị mua vật tư” trình ban giám đốc ký duyệt, sau

đó chuyển cho bộ phận mua hàng

(2) Bộ phận mua hàng nhận được phiếu đề nghị mua vật tư tiến hành làm thủ tục mua (chọn nhà cung ứng, chất lượng hàng hóa tốt, giá cả hợp lý,….)

(3) Phòng mua hàng tiến hành lập “hợp đồng mua”, hoặc “đơn đặt hàng”

(4e),(4f) Hợp đồng mua, hoặc đơn đặt hàng được photo gửi cho kế toán kho và các bộ phận khác liên quan

(5) Đến thời hạn giao hàng, nhà cung cấp tiến hành giao hàng về đến kho công

ty quy định (kèm theo “phiếu giao hàng” và “hóa đơn bán hàng”)

(6) Khi nhà cung cấp giao hàng về đến kho, bộ phận QC và bộ phận kho tiến

hành kiểm tra chất lượng, quy cách và số lượng vật tư nhập Lập “phiếu kiểm tra vật

tư” có ký xác nhận của các bên

(7a) Nếu kiểm tra thấy nhà cung cấp giao hàng sai quy cách, hoặc chất lượng kém, thì trả lại nhà cung cấp toàn bộ số vật tư

(7b) Phòng mua hàng tiến hành giải quyết số lượng hàng trả lại với nhà cung cấp

(8a) Nếu kiểm tra thấy nhà cung cấp giao hàng đúng số lượng, chất lượng, quy cách, thủ kho tiến hành nhập kho vật tư

(8b) Nếu kiểm tra thấy nhà cung cấp giao hàng thừa, thiếu so với số lượng chứng từ Bộ phận kho tiến hành nhập kho theo số lượng thực tế, và báo cáo bộ phận mua hàng để có hướng giải quyết

(8c) Đại diện nhà cung cấp (người giao hàng) ghi nhận số lượng thừa, thiếu thực tế báo lại với nhà cung cấp

(8d) Phòng mua hàng có trách nhiệm xin ý kiến ban giám đốc và liên hệ với Nhà cung ứng để giải quyết số hàng còn thừa, thiếu

(8e) Phòng mua hàng và bộ phận kho có trách nhiệm báo cáo cho kế toán kho

để bộ phận này xử lý (hạch toán, theo dõi, ) chứng từ đợt hàng nhập thừa, thiếu này

(9) Thủ kho ký nhận “phiếu giao hàng” và giao lại 1 liên cho người giao

hàng, thủ kho giữ 1 liên

(10a) Phòng mua hàng ký nhận “Hóa đơn mua hàng” và giao lại 1 liên cho

nhà cung cấp, phòng mua hàng giữ 1 liên (liên 2)

(10b),(10c) Phòng mua hàng gửi hóa đơn mua cho bộ phận kế toán kho và bộ phận kế toán khác liên quan để hạch toán chứng từ, thanh toán tiền hàng cho nhà cung ứng,…

(11a),(11b) Sau khi nhận được chứng từ của bộ phận kho và phòng mua hàng

(Phiếu nhận vật tư, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, hóa đơn…) kế toán kho lập “phiếu

nhập kho” vật tư và đưa thủ kho ký nhận

(12) Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi vào “thẻ kho”

(13a),(13b) Kế toán kho căn cứ vào các chứng từ Phiếu nhập kho, Hóa đơn

mua hàng, hợp đồng mua…ghi sổ (hoặc hạch toán trên máy) chi tiết vật tư, Bảng

tổng hợp Nhập xuất tồn vật tư, các sổ liên quan khác…

(14) Bộ phận kế toán kho gửi Sổ chi tiết vật tư, Bảng tổng hợp NXT vật tư cho các bộ phận liên quan (nếu cần)

(15) Cuối kỳ kế toán kho tiến hành kiểm kê số lượng tồn thực tế trong kho với

số lượng trên sổ sách để kịp thời điều chỉnh

2.2.2 Mô Phỏng quy trình xuất vật tư

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ xuất kho

xuất vật tư theo yêu cầu và lập “phiếu giao nhận vật tư” thực tế

(5a),(5b) Bộ phận sản xuất nhận vật tư theo yêu cầu và ký xác nhận số lượng vào phiếu giao nhận do thủ kho lập

(6a),(6b) Căn cứ vào phiếu đề nghị cấp vật tư và phiếu giao nhận thực tế xuất kho

của thủ kho lập, Kế toán kho lập “phiếu xuất kho”, và có ký xác nhận của thủ kho

(7) Căn cứ phiếu xuất kho, thủ kho ghi “thẻ kho”

(8a),(8b) Căn cứ chứng từ, Kế toán kho ghi sổ (nhập dữ liệu vào máy) chi tiết vật

tư, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư,…

(9a),(9b),(9c) Bộ phận kế toán kho gửi phiếu xuất kho, Sổ chi tiết vật tư, Bảng tổng hợp NXT vật tư cho các bộ phận liên quan (nếu cần)

(10) Cuối kỳ kế toán kho tiến hành kiểm kê số lượng tồn thực tế trong kho với số lượng trên sổ sách để kịp thời điều chỉnh

2.2.3 Trình tự ghi sổ kế toán Vật tư chi tiết theo hình thức Nhật Ký Chung

Sơ đồ 2.6: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán Vật tư chi tiết

theo hình thức Nhật Ký Chung

¾ Giải thích sơ đồ

(1) Căn cứ chứng từ phát sinh như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng, hợp đồng mua, …Kế toán kho hạch toán vào phần mềm kế toán máy hoặc ghi sổ bằng tay

(2a) Kế toán tổng hợp ghi và theo dõi sổ nhật ký chung, nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng…

(2b) Kế toán kho ghi và theo dõi sổ chi tiết vật tư

(2c) Bộ phận Kế toán liên quan ghi hoặc lấy được các báo cáo liên quan

(3) Kế toán kho ghi và theo dõi các bảng tổng hợp NXT kho

(4) Kế toán tổng hợp ghi và theo dõi Sổ cái tài khoản

(5) Kế toán tổng hợp lập bảng cân đối số phát sinh

(6) Kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính

2.3 ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN VÀ CÁCH LẬP CHỨNG TỪ, MẪU BIỂU SỬ DỤNG TRONG QUY TRÌNH NHẬP-XUẤT VẬT TƯ

2.3.1 Danh mục vật tư và bảng tồn kho đầu kỳ

Bảng biểu 2.1 : BẢNG DANH MỤC VẬT TƯ VÀ TỒN KHO ĐẦU KỲ

Tồn đầu STT Mã Hàng Tên hàng Đơn vị Số

lượng Đơn giá Giá trị

260,000

3 MBT103 DMPU- Dung môi PU-MBT103 Lít 20 30,000 600,000

4 MBT001 SMPU- Sơn màu Pha dương bóng-BT001 Kg 16 80,000 1,280,000

5 MBT002 Sơn màu pha đỏ bóng PU-MBT002 SMPU- Kg 20 80,000 1,600,000

2,240,000

7 MBT004 SMPU- Sơn màu pha xanh lá cây PU-MBT004 Kg 9 80,000 720,000

8 MBT005 SMPU- Sơn màu pha màu hồng tím PU-MBT005 Kg 9 80,000 720,000

Tồn đầu STT Mã Hàng Tên hàng Đơn vị Số

lượng Đơn giá Giá trị

9 MBT006 Sơn màu cam PU-MBT006 SMPU- Kg 16 80,000 1,280,000

10 MBT007 SMPU- Sơn màu dương-MBT007 Kg 6 80,000 480,000

11 MBT008 Sơn màu xám bóng-BT008 SMPU- kg 8 80,000 640,000

960,000

450,000

17 DT-HC-KE-DOG Keo con chó Chai 5 240,000 1,200,000

Cộng 14,704,000 Hardware

1 BC4-66513-XT BLLGC K4 M6x65x13 con

2,000

456

912,000

565

1,695,000

5 KT-20333939-SA Khung trang trí cái 35 76,000 2,660,000

6 VSC-03512-TR Vis gỗ đầu chìm Con 1,250 34 42,500

7 TCV-00613-XT Tán ćy có vành xi thau-M6x13 Con 2,400 371 890,400

300

360,000

10 PACL-004-TR Patte chữ L Cái 600 270 162,000

11 VSC-04030-TR Vis gỗ đầu chìm xi trắng Con 1,600 65 104,000

12 VSC-04015-TR Vis gỗ đầu chìm Con 2,400 37 88,800

13

VSD-04020-TR Vis gỗ đầu dù Con

8,460

58

490,680

Tồn đầu STT Mã Hàng Tên hàng Đơn vị Số

lượng Đơn giá Giá trị

14 PACK-001-TR Patte chặn kính Cái 890 2,000 1,780,000

15 VSC-03515-TR Vis gỗ đầu chìm Con 4,578 36 164,808

16 VSD-03012-TR Vis gỗ đầu dù Con 3,510 34 119,340

2,700,000

380

810,920

22 CDB-63240-ND Chân đế bulong lớn Con 1,276 1,000 1,276,000

23 CDD-92730-XT Chân đế đđinh Cái 539 1,000 539,000

24 TAT-00615-BM Tán thường M6x15 con 2,657 900 2,391,300

25

LM-071725-ND Long đền móng ngựa Con

4,321

380

1,641,980

26 TCO-00613-TR Tán cấy không vành Con 3,768 371 1,397,928

27 VSC-04045-TR Vis gỗ đầu chìm Con 4,326 125 540,750

1,612,500

332

718,780

34 TCV-00613-TR Tán cấy có vành xi trắng Con 3,678 371 1,364,538

35 TN-0923115-IX Tay nắm hộc kéo Bộ 400 7,000 2,800,000

36 TN-053680-IN Núm cửa Bộ 213 6,000 1,278,000

Tồn đầu STT Mã Hàng Tên hàng Đơn vị Số

lượng Đơn giá Giá trị

39 CKC-32692-XT Cụm khung chân kim loại Cái 123 26,788 3,294,924

542,313

43 TCO-00620-TR Tán cấy không vành Con 3,216 371 1,193,136

44 TN-062321-TR Tay nắm cửa (loại ngắn) Bộ 139 6,000 834,000

45 TNP-00613-XT Tán ngang đầu Pake con 3,218 364 1,171,352

46 COR-01020-IN Chốt đỡ kệ cái

1,235

1,000

1,235,000

565

1,513,070

51 KV-232804-IX Khung tay vịn Cái 56 100,000 5,600,000

52 PACL-003-TR Patte bắt cầu thang Cái 2,365 1,800 4,257,000

53 BS4-63513-TR BLLGC K4 Con 2,100 281 590,100

54 TNP-00613-TR Tán ngang đầu Pake Con

6,548

364

2,383,472

55 TAT-0006-TR Tán thường M6 Con 2,680 75 201,000

56 PACL-002-TR Patte chữ L bắt hậu Cái 243 80 19,440

74

266,400

59 VSC-04025-TR Vis gỗ đầu chìm Con 5,600 56 313,600

Tồn đầu STT Mã Hàng Tên hàng Đơn vị Số

lượng Đơn giá Giá trị

60 VSC-04060-TR Vis gỗ đầu chìm Con 4,500 125 562,500

61 KT-20400650-SA Khung trang trí Cái 56 70,000 3,920,000

1,450

2,610,000

64 VSC-04025-BM Vis gỡ 7 màu-M4 x 25 Con 2,345 56 131,320

800,000

68 CTA-016759-IN Cây treo áo Thanh 100 6,500 650,000

69 BLBA-002-NK Bản l b ̀ ̣t thẳng niken-62 x 66 Bộ 200 3,750 750,000

70 VSC-03512-BM Vis gỡ 7 màu-M3,5 x 12 Con 5,600 34 190,400

Cộng 940,400 Ván ép-VMF

75,790,000

7

VMF-30331-ML

Ván MDF Malay phủ 1 mặt - 2.5x1220x2440 M3 3.20006

13,034,131

41,710,000 Cộng 396,865,000 Ván ép-VAD

92,450,000

2 VDA-15332-ID Okal Indo phủ 2 mặt -15 x 1220 x 2440 M3 14.7352 5,038,968 74,250,000

Tồn đầu STT Mã Hàng Tên hàng Đơn vị Số

lượng Đơn giá Giá trị

105,000,000 Cộng 271,700,000 Khác

2 NM-160200-NT Túi Nilong mép gài 160 x 200 cái 650 350 227,500

4,485,000

6 MPE-50500-ML Màng PE nilon dính 50cmx500Yard cuộn 50 250,000 12,500,000

1,275,000 Cộng 44,272,350

2.3.2 Danh mục nhà cung ứng vật tư

Bảng biểu 2.2 : BẢNG DANH MỤC NHÀ CUNG ỨNG VẬT TƯ

STT MÃ KH TÊN CÔNG TY ĐỊA CHỈ MÃ SỐ

Nguyên liệu

2

VANEP Thương Mại Ván Công ty Cổ Phần

Ép Tổng Hợp

792 TRƯỜNG CHINH F15, QTB, TP.HCM

Cung cấp cầu thang treo

4 CHAUL

E

Công Ty TNHH TM-KT Châu Lê

78B, Cao Thắng, Q3, Tp HCM 0303931921

Sửa máy

vi tính và bảo trì

5

VIETTE

L

Công ty Viễn Thông Quân Đội

Bộ Quốc Phòng

Số 1, Giang Văn Minh, Ba Đình, Hà

619A, Ấp Sò Đậu,

TT Hậu Nghĩa, Đức Hoà, Long An

0301150256 Cung cấp sơn

7

METRO

Công Ty TNHH Metro Cash &

Carry Việt Nam

Nguyễn Ái Quốc,

Tp Biên Hoà, Đồng Nai 0302249586

CC văn phòng phẩm,

10, Tp HCM 0302967701

Cung cấp ván

Tp Biên Hòa, Đồng Nai

891/40 Hương Lộ 2 – P.Bình Trị Đông

A, Q Bình Thạnh, HCM

0303670645 Cung cấp

Hardware

2.3.3 Các biểu mẫu sử dụng trong quy trình Nhập, và cách lập chứng từ

Biểu mẫu 2.3: Phiếu đề nghị mua vật tư