Vận dụng hệ thống kế toán mỹ nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán tại công ty TNHH dinh dưỡng á châu (VN)

Lý do chọn đề tài: “Trong cơ chế kinh tế mới, kinh tế thị trường, mở cửa và hội nhập, KT và kiểm toán không chỉ là công cụ quản lý kinh tế - tài chính và cung cấp thông tin hữu ích, tin

Được sự phân công của các thầy cô khoa Tài chính – Kế toán trường đại học Lạc Hồng, sau 04 tháng thực tập tôi đã hoàn thành bài báo cáo nghiên cứu: “Vận dụng hệ thống kế toán Mỹ nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán tại công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu (VN)”

Tôi xin chân thành cảm ơn ban giám đốc công ty đã tạo điều kiện cho tôi được thực tập trong một môi trường năng động, chuyên nghiệp giúp cho tôi có cơ hội học hỏi, rèn luyện kỹ năng của mình

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến các anh, chị phòng kế toán đã tận tình chỉ bảo và tạo điều kiện cho tôi bổ sung những kiến thức thực tế, nâng cao nghiệp vụ kế toán

Tôi xin cảm ơn các quý thầy cô trường đại học Lạc Hồng đã giảng dạy cho tôi những kiến thức quý báu, giúp tôi có được nền tảng chuyên môn vững chắc

Xin cảm ơn quý thầy, cô khoa Tài chính – Kế toán đã quan tâm, theo sát và có những thông báo kịp thời trong thời gian thực tập và làm báo cáo

Đặc biệt tôi xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến thầy TS Phan Đức Dũng, người đã trực tiếp quan tâm, hướng dẫn, động viên và khích lệ tôi trong suốt thời gian viết báo cáo Tuy nhiên, vì kiến thức chuyên môn còn hạn chế và bản thân còn thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, tôi kính mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo thêm của quý thầy, cô cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty và để đề tài này được hoàn thiện hơn

Một lần nữa, xin gửi đến quý thầy cô, anh chị trong công ty những lời cám ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp nhất

Đồng Nai, tháng 05 năm 2010

Sinh viên thực hiện

Lê Thị Hải Vân

Danh mục viết tắt

Danh mục bảng biểu

Danh mục sơ đổ

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Tổng quan về lịch sử nghiên cứu đề tài: 2

3 Phương pháp nghiên cứu: 3

4 Mục tiêu nghiên cứu: 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 4

6 Nội dung nghiên cứu: 4

CHƯƠNG 1 5

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN, HỆ THỐNG KẾ TOÁN MỸ VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 5

1.1 Cơ sở lý luận chung về KT 5

1.1.1, Bản chất của KT 5

1.1.2, Sự cần thiết của thông tin KT đối với người sử dụng 8

1.1.3, Phân biệt KTTC và KT quản trị 10

1.2 Nội dung tổ chức công tác KT trong DN 12

1.2.1, Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác KT trong DN 12

1.2.2, Nội dung tổ chức công tác KT trong DN 13

1.2.2.1, Nội dung thông tin mà KT cung cấp 13

1.2.2.2, Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành hệ thống KT DN 14

1.2.2.2.1, Tổ chức vận dụng chế độ CT KT: 14

1.2.2.2.2, Tổ chức vận dụng hệ thống TK KT: 16

1.2.2.3, Tổ chức bộ máy KT 19

1.2.2.3.1, Hình thức tổ chức công tác KT tập trung 19

1.2.2.3.2, Hình thức tổ chức công tác KT phân tán 20

1.2.2.3.3, Hình thức tổ chức công tác KT vừa tập trung, vừa phân tán 21

1.2.2.4, Tổ chức hệ thống thông tin KT 22

1.2.2.5, Tổ chức phân tích HĐKD trong DN 22

1.2.2.6, Kiểm tra KT và kiểm toán nội bộ 23

1.2.2.7, Tổ chức trang bị cơ sở vật chất – kỹ thuật phục vụ cho công tác KT 24

1.3 Khái quát về hệ thống KT Mỹ 24

1.3.1, Nguyên tắc xây dựng chế độ KT Mỹ 24

1.3.2, Các phương thức KT 25

1.3.2.1, KT theo phương thức tiền mặt 26

1.3.2.2, KT theo thực tế phát sinh 26

1.3.3, Đặc điểm của KT Mỹ 26

1.3.3.1, Đối tượng KT và phương thức KT 26

1.3.3.2, Chu trình KT Mỹ 27

1.3.3.3, Hệ thống TK KT Mỹ 27

1.3.3.4, Hệ thống sổ KT Mỹ 28

1.3.3.5, Bút toán điều chỉnh trong KT Mỹ 29

1.3.3.6, Bảng cân đốit thử và bảng KT nháp 30

1.3.3.6.1, Bảng cân đối thử: 30

1.3.3.6.2, Bảng KT nháp 31

1.3.3.7, Các BCTC 31

1.6 Sự tương hợp giữa các CMKT và sự hoàn thiện công tác KT của các quốc

gia………35

Kết luận chương 1: 35

CHƯƠNG 2 36

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ ÁP DỤNG KẾ TOÁN MỸ TẠI CÔNG TY TNHH DINH DƯỠNG Á CHÂU (VN) 36

2.1 Tổng quan về công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu (VN) 36

2.1.1, Lịch sử hình thành và phát triển 36

2.1.2, Chức năng và nhiệm vụ của công ty 38

2.1.2.1, Chức năng 38

2.1.2.2, Nhiệm vụ 38

2.1.3, Bộ máy tổ chức quản lý của công ty 38

2.1.3.1, Cơ cấu lao động : 38

2.1.3.2, Bộ máy tổ chức quản lý của công ty 39

2.1.4, Quy trình công nghệ sản xuất thức ăn gia súc 42

2.1.4.1, Tiêu chuẩn của thức ăn gia súc 42

2.1.4.2, Các công đoạn của quy trình sản xuất 42

2.1.5, Các sản phẩm chính của công ty 43

2.1.6, Khái quát về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh 43

2.1.6.1, Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh 43

2.1.6.2, Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển của công ty……… 45

2.1.6.2.1, Những thuận lợi : 45

2.1.6.2.2, Những khó khăn : 46

2.1.7.1, Sơ đồ tổ chức bộ máy KT 47

2.1.7.2, Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận 48

2.1.7.3, Hình thức KT 48

2.2 Thực trạng công tác tổ chức KT tại công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu(VN) 49

2.2.1, Tình hình vận dụng các bộ phận cấu thành hệ thống KT DN 50

2.2.1.1, Tổ chức hệ thống CT và ghi chép ban đầu 50

2.2.1.1.1, Lập CT và phản ánh NVKTPS vào CT 50

2.2.1.1.2, Kiểm tra CT 55

2.2.1.1.3, Phân loại, sắp xếp CT 56

2.2.1.1.4, Tổ chức luân chuyển CT 56

2.2.1.1.5, Tổ chức bảo quản và lưu trữ CT KT 63

2.2.1.2, Thực trạng tổ chức hệ thống TK KT 63

2.2.1.3, Thực trạng lựa chọn hình thức KT và hệ thống sổ KT 64

2.2.1.4, Thực trạng tổ chức hệ thống BCTC 68

2.2.2, Thực trạng lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy KT 70

2.2.3, Tổ chức hệ thống thông tin KT - Thực trạng ứng dụng CNTT 71

2.2.4, Thực trạng tổ chức kiểm tra KT và kiểm toán nội bộ 72

2.3 Thực trạng áp dụng KT Mỹ tại công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu (VN) 74 2.3.1, Về chế độ CT 75

2.3.2, Về hệ thống TK 75

2.3.3, Về chế độ sổ sách 78

2.3.4, Về trình bày cáo tài chính 79

2.3.4.3, Trường hợp không áp dụng các yêu cầu 80

2.3.5, Sự hài hòa và khác biệt giữa CMKT Việt Nam và CMKT Quốc tế .80

2.3.5.1, Sự hài hòa tương đồng: 80

2.3.5.2, Những điểm khác biệt: 81

2.4 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác KT tại công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu ( VN) 82

2.4.1, Những ưu điểm 82

2.4.2, Một số hạn chế và nguyên nhân 83

Kết luận chương 2: 85

CHƯƠNG 3 86

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DINH DƯỠNG Á CHÂU (VN) 86

3.1 Sự cần thiết áp dụng chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế tại Việt Nam 86

3.2 Hoàn thiện công tác tổ chức KT theo hướng phù hợp với hệ thống KT Mỹ tại công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu (VN) 89

3.2.1, Lợi ích đạt được khi công ty tổ chức công tác KT phù hợp với KT Mỹ .89

3.2.2, Định hướng và các nhân tố ảnh hưởng đến hoàn thiện tổ chức công tác KT theo hệ thống KT Mỹ 90

3.3 Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác KT theo hệ thống KT Mỹ tại công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu (VN) 91

3.3.1, Hoàn thiện về tổ chức hệ thống CT và ghi chép ban đầu 91

3.3.2, Hoàn thiện tổ chức hệ thống TK KT 94

3.3.3, Lựa chọn hình thức KT và hệ thống sổ KT 96

3.3.4, Hoàn thiện tổ chức tự kiểm tra KT 96

3.3.5, Hoàn thiện lựa chọn mô hình tổ chức công tác KT 97

3.4 Những lợi ích chủ yếu khi xây dựng một hệ thống KT vững mạnh 99

3.4.1, Phòng KT hoạt động hiệu quả, tin cậy 99

3.4.2, Kiểm soát nội bộ 100

3.4.3, Thông tin quản trị 100

3.4.4, Thuế 100

3.5 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ KT tại công ty TNHH Dinh Dường Á Châu (VN) 100

3.5.1, Kiến nghị đối với Nhà nước 100

3.5.2, Một số kiến nghị với DN 102

Kết luận chương 3: 104

Kết luận……… 104

Danh mục tài liệu tham khảo

Phụ lục

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Nhu cầu thông tin kế toán của từng nhóm đối với từng quyết định Trang 8

Bảng 1.2: So sánh sự khác nhau của KTTC và KT quản trị 11

Bảng 1.3: Bảng phân loại tài khoản 28

Bảng 1.4: Cấu tạo của một trang sổ nhật ký chung 28

Bảng 1.5: Cấu tạo của một trang sổ cái 29

Bảng 1.6: Kết cấu của bảng cân đối thử 30

Bảng 1.7: Kết cấu của bảng tính 31

Bảng 2.1: Trình độ của cán bộ công nhân viên trong công ty 39

Bảng 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 44

Bảng 2.3: Bảng xóa tạm ứng cho nhân viên 53

Bảng 2.4: Bảng thanh toán tiền vận chuyển 54

Bảng 2.5: So sánh một số điểm giữa kế toán Mỹ và kế toán Việt Nam 77

Bảng 3.1: Mẫu bảng tính 97

DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ HÌNH ẢNH

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung Trang19

Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức công tác kế toán phân tán 20

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức công tác kế toán vừa pptập trung vừa phân tán 21

Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức hoạt động của công ty 40

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 47

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung 65

Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 67

Hình 2.1: Logo thương hiệu sản phẩm chính của công ty 43

LỜI MỞ ĐẦU -X—W -

1 Lý do chọn đề tài:

“Trong cơ chế kinh tế mới, kinh tế thị trường, mở cửa và hội nhập, KT và kiểm toán không chỉ là công cụ quản lý kinh tế - tài chính và cung cấp thông tin hữu ích, tin cậy phục vụ các quyết định quản lý và kinh doanh, mà đã trở thành một ngành một lĩnh vực dịch vụ- dịch vụ hỗ trợ quản lý kinh doanh quan trọng trong phạm vi từng quốc gia, trong khu vực và thế giới Hội nhập kinh tế quốc tế mang lại nhiều lợi ích dài hạn, nhưng đặt ra không ít thách thức đối với nền kinh tế kinh tế Việt Nam Việt Nam đã ra nhập khu vực mậu dịch tự do ASEAN (AFTA) và đang trong lộ trình cắt giảm thuế quan Trong khuôn khổ hợp tác với các nước ASEAN Việt Nam đã tham gia đàm phán và cam kết mở cửa thị trường dịch vụ Việt nam cũng đã chính thức trở thành thành viên thứ 21 của Diễn đàn hợp tác kinh tế Châu Á-Thái Bình Dương (APEC) Trong khuôn khổ APEC Việt Nam đã đưa ra kế hoạch hành động quốc gia mang tính tự nguyện, tiến tới tự do hoá thương mại

và đầu tư vào năm 2020 Hiệp định thương mại song phương Việt-Mỹ cũng đã được ký kết và có hiệu lực từ năm 2001 Từ đầu năm 2007, Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ chức thương mại thế giới (WTO) Hội nhập chỉ có hiệu quả và mang lại lợi ích khi chúng ta có bước đi thích hợp trong toàn bộ quá trình từ đàm phán, cam kết đến thực hiện nghiêm chỉnh cam kết quốc tế, kể cả song phương và đa phương”.[11]

Trong xu thế hội nhập hiện nay không có một quốc gia nào trên thế giới tồn tại độc lập

mà không có quan hệ thương mại quốc tế, quan hệ thương mại quốc tế đem lại cho các quốc gia những lợi ích khác nhau Để mỗi quốc gia đạt được lợi ích mong muốn thì KT là một công cụ quan trọng phục vụ cho việc hạch toán và quản lý kinh tế, nó còn có vai trò tích cực đối với việc quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, gắn liền với sự phát triển của một quốc gia Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một DN, cần có một số công cụ theo dõi những HĐKD hàng ngày của DN, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo KT Những phương pháp mà

một DN sử dụng để ghi chép và tổng hợp thành các báo cáo KT dịnh kỳ tạo thành hệ thống KT

Mỗi quốc gia đều có những khác biệt về: hệ thống luật pháp, luật thuế, các nhà cung cấp tài chính…Nhưng để mỗi quốc gia đạt được mục tiêu cải tiến công tác KT của mình thì họ cần có sự thống nhất với nhau trong việc đưa ra các quyết định, các chuẩn mực chung về KT Việc áp dụng CMKT chung sẽ giúp các quốc gia, các DN thuận lợi rất nhiều trong công tác KT nhất là đối với những DN có vốn đầu tư nước ngoài cần lập BCTC cho mục đích báo cáo cho công ty mẹ ở nước ngoài

Khi các nhà đầu tư nước ngoài muốn hợp tác với các DN trong nước thì điều đầu tiên

họ yêu cầu đó là cung cấp thông tin liên quan đến các lĩnh vực họ sẽ hợp tác đầu tư, trong

đó có thông tin tài chính do KT, kiểm toán cung cấp Rõ ràng, nếu thông tin đó chưa theo chuẩn mực BCTC quốc tế thì những thông tin DN trong nước cung cấp không có ý nghĩa đối với họ Vấn đề này ở nước ta hiện nay đang được các DN hết sức quan tâm, đã có nhiều hội thảo và diễn đàn bàn về vấn đề này song vẫn còn nhiều khó khăn trong tiến trình thực hiện

Như vậy KT là một phần không thể thiếu cho sự hoạt động của một DN hay một tổ chức kinh tế Vậy làm thế nào để công tác KT tại một DN hay một tổ chức kinh tế hoạt động thực sự có hiệu quả?, mỗi DN nên hoàn thiện hệ thống KT của mình theo hướng nào? Và tầm quan trọng của việc khuyến khích các quốc gia áp dụng một CMKT chung

là gì? Đây là điều mà các quốc gia trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang trăn trở Nhận thức được vai trò quan trọng của việc hoàn thiện hệ thống KT trong DN

nên tôi đã thực hiện đề tài nghiên cứu: “ Vận dụng hệ thống KT Mỹ nhằm hoàn thiện

hệ thống KT tại công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu (VN)” với mong muốn đem lại

cho DN một hệ thống KT hoạt động hiệu quả, phù hợp với tình hình của DN, tình hình kinh tế xã hội của Việt Nam và phù hợp với các CMKT quốc tế

2 Tổng quan về lịch sử nghiên cứu đề tài:

Trong báo cáo nghiên cứu: “Vận dụng hệ thống KT Mỹ nhằm hoàn thiện hệ thống KT tại công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu (VN)” tôi tiến hành nghiên cứu hệ thống KT trong phạm vi tổ chức công tác KT tại DN, phân tích theo bốn nội dung đó là: hệ thống

CT, hệ thống TK, hệ thống sổ sách và hệ thống báo cáo Từ cơ sở lý luận về hệ thống KT

Mỹ tôi tiến hành phân tích và so sánh giữa KT Mỹ và KT đang áp dụng tại công ty theo bốn nội dung nêu trên tìm ra những ưu điểm và hạn chế, tiếp theo là hướng đến hoàn thiện

hệ thống KT tại công ty theo hệ thống KT Mỹ

Tổ chức công tác KT là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở DN, nó luôn là đề tài hấp dẫn được nhiều người tham gia tìm hiểu, nghiên cứu, trao đổi Đã có nhiều hội thảo nghiên cứu về vấn đề này ở nhiều góc độ khác nhau

Trước đây, Luận văn thạc sỹ kinh tế của tác giả Lý Minh Nguyệt trường đại học Kinh

Tế TP Hồ Chí Minh đã bàn về vấn đề này nhưng phạm vi rộng đó là tổ chức công tác KT tại các DN nhỏ và vừa ở Việt Nam, ở đề tài này mang tầm rộng các giải pháp hướng đến thiết lập mô hình tổ chức công tác KT cho những DN nhỏ và vừa Trong phạm vi trường đại học Lạc Hồng cũng có nhiều bạn sinh viên nghiên cứu về vấn đề này và đưa ra được nhiều giải pháp giúp hoàn thiện hệ thống KT một cách hiệu quả Ở đề tài của mình tôi đưa

ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KT tại công ty theo hướng KT Mỹ, theo hướng phù hợp với các CMKT quốc tế và phù hợp xu hướng hội nhập kinh tế của nước ta hiện nay Đây là điểm khác biệt của bài nghiên cứu

3 Phương pháp nghiên cứu:

- Thu thập số liệu từ BCTC của công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu (VN)

- Sử dụng phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp từ đó đưa ra nhận xét về tổ chức công tác KT và tình hình áp dụng KT Mỹ tại công ty

4 Mục tiêu nghiên cứu:

¾ Tìm hiểu về KT, hệ thống KT Mỹ, CMKT quốc tế và tổ chức công tác KT tại DN

¾ Thực trạng tổ chức công tác KT và áp dụng KT Mỹ công ty Dinh Dưỡng Á Châu(VN)

¾ Đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống KT tại công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu (VN)

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống KT tại công ty TNHH Dinh Dưỡng Á Châu (VN)

và hệ thống KT Mỹ

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: Công ty TNHH dinh dưỡng Á Châu(VN)

+ Về thời gian: đề tài thực hiện từ năm 2009 đến năm 2010

6 Nội dung nghiên cứu:

Ngoài phần mở đầu và kết luận báo cáo nghiên cứu khoa học gồm có ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về KT, hệ thống KT Mỹ và tổ chức công tác KT tại

DN

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác KT và áp dụng KT Mỹ tại công ty TNHH

Dinh Dưỡng Á Châu (VN)

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác KT tại công ty TNHH

Dinh Dường Á Châu (VN)

Thêm nữa,báo cáo nghiên cứu khoa học còn có tài liệu tham khảo và phụ lục đính kèm

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN, HỆ THỐNG KẾ TOÁN

MỸ VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

1.1 Cơ sở lý luận chung về KT

1.1.1, Bản chất của KT

Trong các DN, để quản lý tài sản và quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải

sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau KT ở DN với chức năng thu nhận, xử

lý, hệ thống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở DN nhằm cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính vĩ mô

và vi mô đã trở thành một công cụ quản lý kinh tế quan trọng, một bộ phận cấu thành hệ thống công cụ quản lý kinh tế

Có nhiều cách tiếp cận với KT, vì vậy có rất nhiều định nghĩa khác nhau về KT, các định nghĩa về KT luôn thay đổi là nhằm đáp ứng sự thay đổi của môi trường KT Tuy nhiên, những định nghĩa này đều thống nhất với nhau ở chỗ: KT là một hệ thống của những khái niệm và phương pháp, hướng dẫn chúng ta thu thập, đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin cần thiết cho việc ra những quyết định tài chính hợp lý Sau đây là một số định nghĩa đã được đưa ra:

Một định nghĩa về KT được chấp nhận trong suốt thời gian qua là định nghĩa được trình bày trong “Báo cáo về lý thuyết KT căn bản” ban hành bởi Hiệp hội KT Hoa Kỳ:

“Kế toán là một tiến trình ghi nhận, đo lường, và cung cấp các thông tin kinh tế nhằm

hỗ trợ cho các đánh giá và các quyết định của người sử dụng thông tin”

Ủy ban nguyên tắc KT của Mỹ (APB), trong thông báo số 4, đã định nghĩa: “Kế toán

là một dịch vụ Chức năng của nó là cung cấp thông tin định lượng được của các tổ chức kinh tế, chủ yếu là thông tin tài chính giúp người sử dụng đề ra các quyết định kinh tế”

Khi định nghĩa về KT, Liên đoàn KT quốc tế (IFAC) cho rằng: “Kế toán là nghệ thuật

ghi chép, phân loại tổng hợp theo một cách riêng có bằng những khoản tiền các nghiệp

vụ và các sự kiện mà chúng có ít nhất một phần tính chất tài chính và trình bày kết quả của nó”

Giáo sư, Tiến sĩ Robert Anthony – một nhà nghiên cứu lý luận kinh tế nổi tiếng của

trường Đại học Harvard của Mỹ cho rằng: “Kế toán là ngôn ngữ kinh doanh”

Theo Gene Allen Gohlke giáo sư tiến sỹ viện đại học Wiscónsin: “Kế toán là một

khoa học liên quan đến việc ghi nhận, phân loại, tóm tắt và giải thích các nghiệp vụ tài chính của một tổ chức ,giúp ban giám đốc có thể căn cứ vào đó mà làm quyết định”

Theo quan điểm nêu trong Luật KT của Việt Nam, định nghĩa KT được trình bày ở

điều 4 như sau: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế,

tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”

“Sau khi tiếp cận các quan điểm khác nhau về khái niệm KT, chúng ta xác định được bản chất của KT:

Nhận thức KT là một ngôn ngữ đã được hội nghề nghiệp về KT của nhiều nước thừa nhận Bởi vì giữa ngôn ngữ và KT có nhiều điểm tương đồng tiềm ẩn Ngôn ngữ của KT được chuyển thể từ ngôn ngữ chung thành những ký hiệu của KT, sắp xếp theo một hệ thống có căn cứ và mô phỏng theo một nguyên tắc nhất định Sự sắp xếp này của các ký hiệu được gọi là ngôn ngữ, và các nguyên tắc tác động đến kiểu mẫu và công dụng các ký hiệu đó hình thành văn phạm của ngôn ngữ đó

¾ KT là một hệ thống thông tin

KT luôn luôn được xem là một hệ thống thông tin Nó được cho là quá trình kết nối một nguồn thông tin, một kênh thông tin với tập hợp những nguồn nhận thông tin (những người sử dụng) Theo quan điểm KT là một hệ thống thông tin, KT có thể hiểu là: “Quá

trình mã hóa các quan sát theo ngôn ngữ của KT, thành các ký hiệu qua các báo cáo của

hệ thống đó và giải mã chúng để truyền đạt các kết quả đó”

Quan điểm này nhấn mạnh đến việc nhận thức và truyền đạt thông tin KT Trước hết, giả thuyết KT là một hệ thống đo lường chính thức duy nhất trong một tổ chức Sau đó,

nó nâng cao khả năng thiết kế một hệ thống KT tùy ý, đủ khả năng để cung cấp các thông tin hữu ích cho nguồn cần sử dụng thông tin

¾ KT là một hồ sơ lịch sử

Nhìn chung, KT được xem là phương tiện cung cấp thông tin lịch sử của một tổ chức

và các giao dịch của nó với các môi trường xung quanh nó Đối với người chủ sở hữu hay đối với các cổ đông của một DN, các hồ sơ KT cung cấp lịch sử về trách nhiệm quản lý các nguồn lực của chủ sở hữu

¾ KT là một hàng hóa

KT cũng được xem là hàng hóa sinh ra từ một hoạt động kinh tế Bởi vì, KT cung cấp những thông tin hữu ích cho các đối tượng cần sử dụng thông tin khác nhau Người nhận thông tin có thể ra quyết định sáng suốt và hiệu quả hơn, Thay vì nếu không có thông tin, muốn có được các thông tin cần có chi phí bỏ ra, nguời sử dụng thông tin này phải nhận diện được kết quả của thông tin làm thay đổi các quyết định so với chi phí để có được thông tin” [10]

Trong nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường, các DN đều bình đẳng trong quá trình kinh doanh, mối quan hệ kinh tế tài chính của các doanh ghiệp được mở rộng Mặt khác, với sự phát triển đa dạng của các nguồn tạo vốn từ bên ngoài đã làm cho đối tượng

sử dụng thông tin KT trở nên đa dạng hơn Mục đích của KT không chỉ cung cấp thông tin chủ yếu cho bản thân DN, cho Nhà nước, mà còn cung cấp thông tin cho các đối tượng như ngân hàng, các nhà đầu tư tương lai, nhà cung cấp, khách hàng,… Vì vậy, định nghĩa

KT nhấn mạnh đến chức năng cung cấp thông tin – và chức năng này được coi là chức năng cơ bản nhất của KT Các định nghĩa sau này kể cả Việt nam, cũng như các nước trên thế giới đều nhấn mạnh đến chức năng cung cấp thông tin của KT

Tóm lại, muốn sử dụng được thông tin của KT, phải hiểu được bản chất, thông lệ của việc định lượng thông tin và các thuộc tính của thông tin kinh tế mà KT cung cấp lý thuyết

và thực hành của quá trình ra quyết định, và cần nhận diện được các đối tượng khác nhau có nhu cầu sử dụng thông tin KT khác nhau

1.1.2, Sự cần thiết của thông tin KT đối với người sử dụng

Với các cách định nghĩa khác nhau nhưng đều thể hiện bản chất của KT là hệ thống thông tin và kiểm tra về hoạt động kinh tế tài chính ở DN Vai trò của KT là tạo ra thông tin về sự kiện kinh tế phát sinh từ các hoạt động của DN trong môi trường của nó Kết quả của KT được trình bày tốt nhất bởi mô hình thông tin, và được sắp xếp trên các BCTC, với những ghi chú giải trình của quá trình lập BCTC và những thông tin khác của DN đã được kiểm toán theo nghĩa kiểm toán viên đã phán xét độc lập để chứng nhận sự việc những báo cáo này trình bày trung thực với tình hình và kết quả của DN và phù hợp với nguyên tắc KT được thừa nhận chung

Thông tin KT trong các DN được nhiều đối tượng quan tâm ở các phương diện, mức

độ và mục đích khác nhau Khái quát nhu cầu thông tin KT của từng nhóm đối với từng quyết định qua bảng sau:

Bảng 1.1 Nhu cầu thông tin KT của từng nhóm đối với từng quyết định

Nhóm sử dụng Quyết định có nhu cầu thông tin

Nhà quản trị Xác định trình độ và hiệu quả để điều hành HĐKD

Cổ đông Mua, bán hoặc nắm gửi cổ phiếu

Chủ nợ Tăng, giảm hoặc giữ nguyên tín dụng

Nhân viên Đệ trình yêu cầu tăng lương, thay đổi việc làm

Chính quyền Tính thuế, đánh giá ảnh hưởng của DN đến môi trường kinh doanhKhách hàng Mua sản phẩm của DN và cung cấp dịch vụ…

¾ Các nhà quản trị DN

Bao gồm các cấp độ quản trị khác nhau trong DN, là những người trực tiếp điều hành HĐKD Họ sử dụng thông tin về KT đế xác định mục tiêu kinh doanh, đề ra các quyết định để thực hiện, đánh giá thực hiện mục tiêu và điều chỉnh nếu thấy cần thiết để HĐKD của họ đạt hiệu quả cao hơn Vai trò của KT trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị là nhằm liên kết các quá trình quản lý với nhau và liên kết DN với môi trường

bên ngoài

¾ Chủ sở hữu

Là những người có quyền sở hữu với vốn HĐKD của DN (như cổ đông, người góp vốn liên doanh, Nhà nước trong các DN quốc doanh và công ty cổ phần…), họ quan tâm đến lợi tức sinh ra từ vốn kinh doanh, vì nay là căn cứ để họ đưa ra các quyết định cần thiết, bao gồm cả quyết định phân chia lợi tức cho họ Đồng thời qua việc xem xét thông tin trên báo cáo KT, họ có thể đánh giá năng lực trách nhiệm của các bộ phận quản lý ở

DN là tốt hay xấu

¾ Các nhà cho vay và cung cấp hàng hoá dịch vụ

Các ngân hàng, các tổ chức tài chính cũng như các nhà cung cấp hàng hoá dịch vụ trước khi cho vay hoặc cung cấp đều có nhu cầu thông tin về khả năng thanh toán của DN như thế nào Nghĩa là DN đã có đủ khả năng chi trả hay không Để có được thông tin này,

họ phải sử dụng thông tin của KT

¾ Các nhà đầu tư

Các nhà đầu tư là người cung cấp vốn cho tổ chức HĐKD với hy vọng thu được lợi tức trên vốn đầu tư Họ luôn luôn muốn đầu tư vào nơi nào có tỷ lệ hoàn vốn cao nhất và thời gian ngắn nhất Do vậy, trước khi đầu tư họ cần thông tin về tình hình tài chính của

DN để qua đó nghiên cứu, phân tích, đánh giá rồi đi đến quyết định

¾ Các cơ quan thuế

Các cơ quan thuế địa phương và trung ương dựa vào tài liệu của KT để tính thuế, đặc biệt là thuế thu nhập Các cơ quan thuế thường lấy số liệu lợi tức được thể hiện trên báo

cáo KT trừ đi các khoản miễn giảm thuế theo luật định để xác định lợi tức chịu thuế

¾ Các cơ quan Nhà nước

Các cơ quan Nhà nước cần số liệu KT của DN để tổng hợp cho ngành, địa phương và trên cơ sở đó phân tích đánh giá nhằm định ra các chính sách kinh tế thích hợp để thúc đẩy sản xuất kinh doanh và điều hành kinh tế vĩ mô

1.1.3, Phân biệt KTTC và KT quản trị

Căn cứ vào phạm vi, yêu cầu và mục đích cung cấp thông tin KT ở DN, KT được phân chia thành KTTC và KT quản trị:

KTTC là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính bằng BCTC cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị KT

KT quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính

theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị KT

Như vậy KTTC và KT quản trị là những bộ phận cấu thành công tác KT trong mỗi DN,

đều dự phần vào quản lý DN

¾ Sự khác nhau và giống nhau giữa KTTC và KT quản trị

Bảng 1.2: So sánh sự khác nhau giữa KTTC và KT quản trị

Người sử dụng thông tin KTTC là

những người bên ngoài DN như:

Nhà đầu tư, cơ quan thuế, nhà cho

vay…

Người sử dụng thông tin KT quản trị là những nhà quản lý nội bộ vì thông tin của

KT quản trị là những thông tin bí mật

KTTC chú trọng đến hiện tại KT quản trị chú trọng đến tương lai

Thông tin của KTTC đòi hỏi phải

khách quan và thẩm tra được

Thông tin của KT quản trị đòi hỏi phải linh hoạt thích hợp đối với từng vấn đề ra quyết định

KTTC phán ánh tình hình và kết

quả hoạt động ở toàn bộ doanh

nghiệp

KT quản trị không chỉ phán ánh tình hình và kết quả hoạt động ở toàn bộ doanh nghiệp

mà đi sâu vào phân tích ở từng bộ phận trong tổ chức

Thông tin của KTTC đòi hỏi phải

- Các báo cáo KT chủ yếu :

+ Các báo cáo chủ yếu của KTTC bao gồm : Bảng cân đối KT, Báo cáo kết quả

kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC

+ Các báo cáo chủ yếu của KT quản trị bao gồm : Các báo cáo cung cấp, dự trữ vật tư, hàng hóa…, Các báo cáo về quá trình sản xuất (tiến độ, chi phí, kết

quả), các báo cáo về bán hàng (chi phí giá vốn, doanh thu)…

Tóm lại, KT là cầu nối giữa HĐKD và người ra quyết định Người ra quyết định sử dụng thông tin KT để ra các quyết định đúng đắn trong nhiều lựa chọn

1.2 Nội dung tổ chức công tác KT trong DN

1.2.1, Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác KT trong DN

Tổ chức công tác KT là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức quản lý ở

DN Tổ chức công tác KT phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của DN không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn bảo đảm cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu sử dụng thông tin cho quản lý kinh doanh khác nhau Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác KT trong DN chủ yếu là:

¾ Ảnh hưởng của môi trường kinh doanh đến việc tổ chức công tác KT

Môi trường kinh doanh bao gồm đặc điểm và lĩnh vực hoạt động, quy mô và đặc điểm

tổ chức công tác quản lý, khả năng phát triển và hội nhập của DN tác động trực tiếp đến

tổ chức công tác KT, nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng khác

nhau có tính đa dạng và mở rộng, gắn liền với phạm vi toàn cầu

¾ Ảnh hưởng của môi trường pháp lý đến việc tổ chức công tác KT

Môi trường pháp lý bao gồm sự tuân thủ luật KT, CMKT, chế độ KT, sự tuân thủ các luật khác liên quan đến hoạt động của DN cũng như sự tuân thủ nội quy, quy chế của cơ quan chủ quản và của bản thân DN, chi phối trực tiếp đến việc tổ chức công tác KT, nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng cho các đối tượng sử dụng thông tin đa dạng ở bên ngoài

DN, trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nước

1.2.2, Nội dung tổ chức công tác KT trong DN

1.2.2.1, Nội dung thông tin mà KT cung cấp

Đầu ra của chu kỳ KT là BCTC, nó là sản phẩm quan trọng nhất của tiến trình KT nhằm cung cấp thông tin về những thực thể cụ thể cho những người sử dụng Có ít nhất là bốn loại BCTC, trong đó có ba loại báo cáo do KTTC cung cấp và một loại do KT quản trị cung cấp

¾ Nội dung thông tin mà KTTC cung cấp

Các BCTC là những sản phẩm quan trọng nhất của KTTC Nó được trình bày một cách chính xác và vô tư nhất về tình hình tài chính của DN và tiến độ hướng tới các mục tiêu đó Có ít nhất ba loại BCTC :

• Loại thứ nhất là báo cáo cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả hoạt động của công ty cho những người sử dụng bên ngoài chủ yếu là những người đầu

tư và cho vay

• Loại thứ hai là các báo cáo về thuế gửi cho cơ quan thuế và chính quyền

• Loại thứ ba là các báo cáo đặc biệt gửi cho các cơ quan quản lý theo yêu cầu của cơ quan quản lý

Ba loại BCTC này nhằm đáp ứng cho nhu cầu giải quyết các quan hệ pháp lý, cung cấp thông tin tài chính của những người bên ngoài DN

Các BCTC được lập và trình bày ít nhất mỗi năm một lần và đã được định hướng theo yêu cầu về thông tin của người sử dụng bên ngoài BCTC hình thành nên một bộ phận của quá trình BCTC Một bộ BCTC hoàn chỉnh bao gồm : Bảng cân đối KT, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng thuyết minh báo cáo

¾ Nội dung thông tin mà KT quản trị cung cấp

Loại báo cáo thứ tư bao gồm các báo cáo về quản trị cho những người hằng ngày trực tiếp quản lý và ra quyết định trong DN Loại báo cáo này thuộc lĩnh vực của KT quản trị

soạn thảo những thông tin nhằm giúp nhà quản trị đưa ra quyết định nên sản xuất sản phẩm nào, cần bán sản phẩm đó với giá bao nhiêu

Thông tin KT quản trị là các số liệu tài chính và số liệu vật chất về các mặt hoạt động, các quá trình, các đơn vị kinh doanh, các loại sản phẩm, dịch vụ, khách hàng… của một

tổ chức Tùy theo chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên trong tổ chức mà KT quản trị

sẽ thiết kế và cung cấp thông tin phù hợp

1.2.2.2, Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành hệ thống KT DN

1.2.2.2.1, Tổ chức vận dụng chế độ CT KT:

™ Khái niệm

CT KT là loại giấy tờ, vật mang tin (đĩa vi tính, đĩa CD) dùng để minh chứng cho các

NVKTPS KT căn cứ vào nội dung CT để phân tích, ghi chép, vào sổ KT

- Mọi NVKTPS đều phải có CT

- CT KT là tài liệu gốc, có tính bằng chứng, tính pháp lý

- CT phải chính xác, đầy đủ, kịp thời và hợp pháp, hợp lệ

™ Phân loại

- CT bắt buộc: phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp phân hoặc có yêu cầu quản

lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi (Mẫu biểu do Nhà nước quy định)

- CT hướng dẫn: là loại CT KT sử dụng trong nội bộ DN (Mẫu biểu được thay đổi

thiết kế phù hợp với đơn vị)

Hệ thống KT Việt Nam có quy định 46 loại CT KT (trong đó có những loại có tính bắt

buộc) được phân loại theo nội dung của NVKTPS thành 5 loại:

- Loại 1 : Lao động – tiền lương

- Loại 2 : Hàng tồn kho

- Loại 3: Bán hàng

dung qui định cho CT KT

- Ký CT: Mọi CT KT phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên CT mới có giá

trị hiện thực Riêng CT điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Phải ký bằng bút bi hoặc bút mực không ký bằng bút đỏ, bút chì và phải đăng ký chữ ký mẫu theo quy định Thủ trưởng và KT trưởng không ký trên CT trắng, mẫu

in sẵn, séc trắng

™ Tổ chức thu nhận thông tin KT phản ánh trong các CT KT:

- Xác định rõ các mẫu CT KT thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính

phát sinh

- Xác định rõ người chịu trách nhiệm trực tiếp ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến

việc ghi nhận

™ Trình tự kiểm tra CT KT:

- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tính trung thực và chính xác, tính hợp lý

- Xử lý CT KT : chỉnh lý những thiếu sót nếu có, chuẩn bị cho việc ghi sổ KT như lập bảng tổng hợp CT gốc, bảng phân bổ, định khoản, …; nếu phát hiện có hành vi vi phạm phải từ chối thực hiện việc xuất quỹ, thanh toán, xuất kho, … đồng thời báo

ngay cho Giám đốc DN biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành

™ Trình tự tổ chức luân chuyển và bảo quản, lưu trữ CT KT:

- Tổ chức luân chuyển : Phải xây dựng chương trình hoặc lưu đồ luân chuyển CT cho từng loại nghiệp vụ kinh tế, xác định rõ trách nhiệm của các bộ phận có liên quan nhằm thực hiện việc kiểm tra ghi chép kịp thời, giảm bớt những thủ tục CT không

cần thiết

- Bảo quản, lưu trữ CT KT : “phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ; lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài liệu KT bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận ; phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ KT năm hoặc kết thúc công việc KT; Người đại diện theo pháp luật của đơn vị KT chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu KT; thời hạn lưu trữ: Tối thiểu năm năm đối với tài liệu KT dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị KT, gồm cả CT KT không sử dụng trực tiếp để ghi sổ KT và lập BCTC; Tối thiểu mười năm đối với CT KT sử dụng trực tiếp để ghi sổ KT và lập BCTC, sổ KT và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật

có quy định khác; Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu KT có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng”.[5]

Tóm lại, chế độ CT KT được Nhà nước quy định có tính chất chung, liên quan đến nhiều lĩnh vực hoạt động cũng như các thành phần kinh tế khác nhau Do vậy, cần căn cứ vào quy định của chế độ CT KT và đặc điểm hoạt động của DN để chọn lựa, xác định các loại CT cần phải sử dụng trong công tác KT Cần lưu ý bên cạnh những CT được quy định trong chế độ, còn có những CT hoàn toàn mang tính chất nội bộ, liên quan đến kỷ thuật và phương pháp hạch toán mà DN cần phải thiết lập một cách thích ứng với yêu cầu cung cấp và xử lý thông tin

1.2.2.2.2, Tổ chức vận dụng hệ thống TK KT:

Hệ thống TK KT thống nhất áp dụng trong DN là một mô hình phân loại đối tượng

KT được nhà nước quy định để thực hiện việc xử lý thông tin gắn liền với từng đối tượng

KT nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm tra, kiểm soát Hệ thống TK KT được quy định chung cho nhiều loại hình DN khác nhau nên DN cần phải căn cứ vào đặc điểm hoạt

động, yêu cầu và khả năng quản lý để lựa chọn các TK phù hợp và sử dụng chúng đúng theo các quy định về ghi chép trong từng TK

- TK KT : dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế (Luật KT – điều 23)

- Hệ thống TK KT: Hệ thống TK KT gồm các TK KT cần sử dụng Mỗi đơn vị KT phải sử dụng một hệ thống TK KT Hệ thống TK KT gồm 9 loại trong Bảng danh mục hệ thống TK KT DN (loại 1 đến loại 9 thực hiện theo phương pháp ghi kép) và

01 loại ngoài bảng (loại 0 thực hiện theo phương pháp ghi đơn)

+ Loại 1, 2 : Nhóm TK Tài sản

+ Loại 3, 4 : Nhóm TK Nguồn vốn

+ Loại 5, 6, 7, 8, 9: Nhóm TK trung gian

+ Loại 0 : Có số dư cuối kỳ ghi ngoài bảng Cân đối KT

1.2.2.2.3, Tổ chức vận dụng chế độ sổ KT:

™ Khái niệm:

Sổ sách KT là loại sổ chuyên môn dùng để ghi chép, theo dõi các NVKTPS bằng phương pháp riêng của KT Hay nói cách khác, sổ KT dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến DN DN phải thực hiện các quy định về sổ KT trong Luật KT, nghị định số 129/2004/NĐ –CP ngày 31/05/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật KT trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật KT và Chế độ KT quy định trong Quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006

Mỗi DN chỉ có 1 hệ thống sổ KT cho 1 kỳ KT năm Sổ KT gồm sổ KT tổng hợp và sổ

KT chi tiết Sổ KT tổng hợp gồm : Sổ nhật ký, sổ cái Sổ KT chi tiết gồm : Sổ, thẻ KT chi tiết

™ Các hình thức KT :

DN có thể tổ chức hệ thống sổ KT theo 1 trong 5 hình thức sổ KT như sau:

mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán

bộ KT, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức KT phù hợp và phải tuân thủ đúng quy định của hình thức sổ KT đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu, kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ KT Trong chuẩn mực quốc tế về KT không đề cập đến sổ sách KT mà chỉ hướng dẫn thực hiện, nghĩa là CMKT quốc tế về KT cho phép các DN tự thiết lập Tuy nhiên, được sử dụng nhiều hơn

là nhật ký sổ cái và nhật ký chung do đơn giản và dễ thực hiện

1.2.2.2.4, Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo KT

Báo cáo KT gồm 2 phân hệ : Hệ thống BCTC và hệ thống báo cáo KT quản trị

¾ Hệ thống BCTC bao gồm :

- Bảng Cân đối KT

- Báo cáo kết qủa HĐKD

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Bảng thuyết minh BCTC

Hệ thống BCTC được lập với mục đích:

- Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản của DN, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của

DN trong một năm tài chính

- Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản của DN, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của

DN trong một năm tài chính

¾ Báo cáo KT quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra để phục vụ cho yêu cầu quản trị của DN ở các cấp độ khác nhau Báo cáo KT quản trị không bắt buộc phải công khai

1.2.2.3, Tổ chức bộ máy KT

Lựa chọn mô hình tổ chức công tác KT rất quan trọng trong hoạt động KT ở DN, bởi suy cho cùng thì chất lượng của công tác KT phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công, phân nhiệm hợp lý của các nhân viên trong công tác KT Về cơ bản có ba hình thức tổ chức công tác KT ứng với ba mô hình tổ chức bộ máy KT ở DN :

1.2.2.3.1, Hình thức tổ chức công tác KT tập trung

Theo hình thức này toàn DN (công ty, tổng công ty…)chỉ tổ chức một phòng KT trung tâm (ở văn phòng công ty, ở tổng công ty…)còn ở các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức KT riêng Mô hình tổ chức bộ máy KT ở DN áp dụng hình thức tổ chức công tác KT tập trung :

Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức công tác KT tập trung

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

CÁC NHÂN VIÊN KẾ TOÁN Ở CÁC

ĐƠN VỊ PHỤ

(Nguồn:[11])

1.2.2.3.2, Hình thức tổ chức công tác KT phân tán

Theo hình thức này, DN thành lập phòng KT trung tâm (đơn vị KT cấp trên), còn ở các đơn vị KT cấp cơ sở đều có tổ chức KT riêng (đơn vị KT cấp cơ sở) DN lựa chọn hình thức tổ chức công tác KT này thường là những DN đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị KT cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lãi, lỗ riêng, nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị KT cấp cơ sở này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh Mô hình tổ chức bộ máy KT ở DN áp dụng hình thức tổ chức công tác KT phân tán:

Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức công tác KT phân tán

ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP

TRÊN

ĐƠN VỊ 1

BỘ PHẬN KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

CÁC NHÂN VIÊN KẾ TOÁN Ở CÁC ĐƠN VỊ PHỤ THUỘC ĐƠN VỊ CẤP

DƯỚI

KT trung tâm Hình thức tổ chức công tác KT này thích hợp với các DN lớn có nhiều đơn

vị KT cấp cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế khác nhau, quy mô và trình độ cán

bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng vừa tập trung vừa phân tán

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức công tác KT vừa tập trung vừa phân tán

BỘ PHẬN KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG KINH TẾ TÀI CHÍNH Ở ĐƠN VỊ CẤP TRÊN

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN…

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN…

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN…

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN…

KẾ TOÁN TRƯỞNG Ở CÁC ĐƠN VỊ

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

NHÂN VIÊN KẾ TOÁN Ở CÁC ĐƠN VỊ PHỤ THUỘC KHÔNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN RIÊNG

(Nguồn:[11])

1.2.2.4, Tổ chức hệ thống thông tin KT

Hệ thống thông tin KT : là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch Trong các hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin KT được xem là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cho các cấp độ ra quyết định

Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế như bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí… hệ thống KT sẽ xử lý nghiệp vụ như ghi nhận, chuyển sổ cái và tạo ra các BCTC, báo cáo quản trị

Để thật sự là thông tin hữu ích cho những người sử dụng, các thông tin do hệ thống KT cung cấp phải đảm bảo được tính chính xác, tính kịp thời, tính đầy đủ và hệ thống, tính thích hợp, tính có thể so sánh được và tính bảo mật

Một trong những nội dung quan trọng trong công tác phân tích mà KT trưởng phải trực tiếp đảm nhận là phân tích tài chính của DN Thông qua phân tích thực trạng tài chính của

DN sẽ giúp cho các nhà quản lý có những quyết định kịp thời trong việc huy động, sử dụng vốn, tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, tăng cường hiệu quả sử dụng vốn nhằm tối đa hóa lợi nhuận

1.2.2.6, Kiểm tra KT và kiểm toán nội bộ

Kiểm tra KT nhằm bảo đảm cho công tác KT trong DN thực hiện đúng chính sách, chế

độ được ban hành Thông tin do KT cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức công tác KT tiết kiệm và đạt hiệu quả tốt

Trong điều I của “Chế độ kiểm tra KT” ban hành theo Quyết định số 33/QĐ/TC/KT ghi rõ: “Kiểm tra KT là xem xét, đối soát dựa trên CT KT số liệu ở sổ sách, báo biểu KT

và các NVKTPS, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, phản ánh, tính hợp lý của các phương pháp KT được áp dụng”

¾ Nhiệm vụ của kiểm tra KT là:

- Kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

- Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của KT về các mặt chính xác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ KT và kết quả công tác của bộ máy KT

- Thông qua việc kiểm tra KT mà kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành

kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỷ luật nộp thu, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền; phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính

Qua kết quả kiểm tra KT mà đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếm khuyết trong công tác quản lý của DN

¾ Nội dung kiểm tra KT:

Nội dung kiểm tra KT bao gồm kiểm tra việc thực hiện các công việc KT chủ yếu và kiểm tra các nội dung chủ yếu của KT như KT tài sản cố định, vật tư, hàng hóa, lao động tiền lương, chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, phí lưu thông, thành phẩm và

hàng hóa, thanh toán vốn bằng tiền…

Kiểm toán nội bộ được xác định là một hệ thống được dùng trong việc kiểm tra, đo lường và đánh giá tính xác thực của các thông tin tài chính và tính khả thi của các quyết

định quản lý, nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị trong nội bộ DN Kiểm toán nội bộ không chỉ tiến hành đối với hoạt động tài chính – KT mà đối tượng của nó được mở rộng

với hầu hết các hoạt động khác nhau thuộc các bộ phận trực thuộc DN

Thông qua kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho các nhà quản trị có được những căn cứ có tính xác thực và có đủ độ tin cậy để xem xét, đánh giá các hoạt động trong nội bộ, tính đúng đúng đắn của các quyết định cũng như tình hình chấp hành và thực hiện các quyết

định đã được ban hành với các bộ phận và cá nhân thừa hành

Để thực hiện kiểm toán nội bộ, DN cần tổ chức một bộ phận độc lập trực thuộc giám đốc hoặc hội đồng quản trị nhằm tạo cho bộ phận này có được sức mạnh cần thiết để thực hiện và phát huy được chức năng giám sát của mình Bộ phận này có thể bao gồm một vài

người hoặc đông hơn tuỳ theo quy mô hoạt động của DN

Nói chung với một hệ thống kiểm soát nội bộ được tổ chức chu đáo, có quy chế hoạt được xác lập hợp lý và khoa học sẽ là cơ sở vững chắc để thực hiện chức năng kiểm tra có

Hiện nay, việc ứng dụng tin học vào công tác KT đang trở thành xu thế chung của thời đại và kết quả do việc ứng dụng này mang lại là hết sức to lớn Việc ứng dụng này có kết quả tốt hầu như ở mọi loại hình DN Vấn đề đặt ra là phải có phương án đầu tư, ứng dụng một cách phù hợp với quy mô và điều kiện quản lý ở DN, để khai thác một cách triệt để những ưu điểm vốn có của công nghệ tin học

1.3 Khái quát về hệ thống KT Mỹ

1.3.1, Nguyên tắc xây dựng chế độ KT Mỹ

KT có các chức năng chính sau:

- KT viên quan sát các hoạt động, nhận biết và đo lường các sự kiện và các quá trình kinh tế bằng thước đo giá trị Các sự kiện và quá trình kinh doanh được thể hiện qua các NVKTPS

- Các NVKTPS được ghi chép lại và sau đó phân loại theo các nhóm và cuối cùng được tổng hợp theo từng đối tượng

- Lập các báo cáo KTTC và các báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm Thông thường các KT viên phải diễn giải các báo cáo kế toán Sự diễn giải này còn bao gồm cả việc so sánh quá trình hoạt động của DN với các năm trước và các DN khác

¾ Các điểm cần lưu ý đối với thông tin KT

Thứ nhất, do KT có liên quan đến việc tính toán các chỉ tiêu bằng thước đo giá trị nên nhiều người cho rằng luôn cần có sự chính xác tuyệt đối trên BCTC Tuy nhiên, thực tế là

KT bao gồm một loạt các ước tính, các giả định và sự phát xét về các đối tượng Hơn nữa

KT viên thường xuyên phải lựa chọn phương án tối ưu trong nhiều phương án kinh doanh của đơn vị qua thời gian, điều này tạo nên sự không chính xác tuyệt đối của thông tin KT Thứ hai, không phải tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều có thể tính thành tiền Ví dụ như

sự ra đi của một người quản lý quan trọng hoặc sự thiếu đạo đức của nhân viên thường dẫn đến kết quả đạt được không như mong đợi Tuy nhiên, quy tất cả những ảnh hưởng này thành tiền là một việc cực kỳ khó khăn

Thứ ba, các thước đo sử dụng không thể mô tả được giá trị đích thực đối tượng của chúng Thước đo mà KT sử dụng là dựa trên giá trị ban đầu (nguyên giá, giá thực tế) hơn

là giá trị hiện tại

Điều này không nên xem là hạn chế của KT mà đây chính là nền tảng cho việc ban hành các chuẩn mực, các nguyên tắc KT

1.3.2, Các phương thức KT

¾ KT Mỹ chấp nhận hai phương thức KT sau:

1.3.2.1, KT theo phương thức tiền mặt

Theo phương thức này: Doanh thu được ghi nhận khi thực tế thu tiền và chi phí được ghi nhận khi thực tế chi tiền

Ưu điểm của phương thức KT theo tiền mặt là đơn giản, dễ hiểu Các thông tin về dòng tiền mặt là xác thực và khả năng thanh toán của công ty được thể hiện rõ

Tuy nhiên, phương thức KT này không thể hiện được mối liên kết giữa doanh thu và chi phí Do vậy, không thể xác định chính xác được kết quả kinh doanh và không đánh giá đúng được hiệu quả kinh doanh của DN

1.3.3.1, Đối tượng KT và phương thức KT

¾ KT Mỹ phân chia các đối tượng KT thành 3 loại sau:

- Tài sản: là những thứ có giá trị mà DN đang có quyền sở hữu Tài sản cũng được coi

là nguồn lực của DN Các tài sản có giá trị bởi chúng có thể được sử dụng hoặc đổi chúng để lấy hàng hóa khác phục vụ cho mục đích kinh doanh tại DN Tài sản được tài trợ, hình thành từ hai nguồn đó là nguồn nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu

- Nợ phải trả: là khoản nợ mà DN có trách nhiệm trả trong thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn khoản nợ này phát sinh trong quá trình DN mua chịu tài sản hoặc vay mượn

từ ngân hàng để mua tài sản

- Vốn chủ sở hữu: là phần hùn vốn trong đơn vị được sở hữu hoàn toàn bởi các nhà chủ sở hữu hay là phần chênh lệch giữa tài sản và nợ phải trả

Ba đối tượng này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong phương trình KT sau:

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

1.3.3.2, Chu trình KT Mỹ

KT Mỹ áp dụng hình thức KT nhật ký chung Chu trình KT trải qua 8 bước:

- Thu nhập, kiểm tra CT gốc của các NVKTPS

- Ghi nhận các NVKTPS vào sổ nhật ký chung

- Phản ánh vào các sổ cái của các TK có liên quan đến các NVKTPS (có thể phản ánh

thêm vào các sổ KT chi tiết các đối tượng)

- Cuối kỳ, lập bảng cân đối thử để kiểm tra tính cân đối KT của việc ghi chép các

NVKTPS và giá trị phát sinh và giá trị còn lại của các TK KT

KT Mỹ không quy định chi tiết số hiệu TK KT Các DN chủ động xây dựng hệ thống

TK KT để sử dụng cho phù hợp với đặc điểm HĐKD của mình và tuân thủ phân loại TK

ở trên

Số hiệu TK cấp 1 của TK KT có thể bao gồm 2 chữ số hoặc 3 chữ số

¾ Nguyên tắc ghi vào TK

TK Tài sản, Chi phí, Rút vốn TK Vốn, Doanh thu

Tăng Giảm Giảm Tăng

1.3.3.4, Hệ thống sổ KT Mỹ

KT mỹ áp dụng hình thức nhật ký chung Sổ KT bao gồm sổ nhật ký chung, sổ cái và

các sổ KT chi tiết khác

¾ Sổ nhật ký chung : Đây là sổ KT dùng để phản ánh tất các các NVKTPS theo thời

gian và được ghi chép hàng ngày

Bảng 1.4: Cấu tạo của một trang sổ nhật ký chung

Date (Ngày) Description (Diễn giải) Post Reference ( Tham chiếu) Debit (Nợ) Credit (Có)

(Nguồn: Phan Đức Dũng, TS, “Kế toán Mỹ đối chiếu kế toán Việt Nam”, NXB Thống Kê,

2007.[4])

¾ Sổ cái : Sổ cái là sổ KT dùng để ghi chép theo từng TK KT Mỗi TK KT được mở

một sổ cái để theo dõi tình hiện có và sự biến động của đối tượng KT có liên quan

Sổ cái có thể phản ánh vào định kỳ hoặc vào cuối kỳ KT, tùy thuộc vào khối lượng

NVKTPS

Bảng 1.5: Cấu tạo của một trang sổ cái

GENERAL LEDGER (Sổ cái)

Account Title: (tên TK) Account No: (số hiệu TK)

Balance (số dư) Date (Ngày) Item

(khoản mục)

Post Ref

(tham chiếu)

Debit (Nợ)

Credit (có)

Debit (nợ) Credit (có)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

(Nguồn: Phan Đức Dũng, TS, “Kế toán Mỹ đối chiếu kế toán Việt Nam”, NXB Thống Kê,

2007.[4])

1.3.3.5, Bút toán điều chỉnh trong KT Mỹ

Vào cuối kỳ KT, trước khi lập các báo cáo KT và xác định kết quả kinh doanh, KT

thực hiện các bút toán điều chỉnh nhằm xác định đúng doanh thu và chi phí phát sinh

trong kỳ để từ đó tính toán được các chỉ tiêu kết quả chính xác

Các bút toán điều chỉnh dùng để điều chỉnh các khoản chi đã trả trước, các khoản thu

đã nhận trước cần phân bổ dần vào chi phí, doanh thu của nhiều kỳ và các khoản chi phải

trả, các khoản thu phải thu cần tính trước vào chi phí, doanh thu trong kỳ

Có 2 loại bút toán điều chỉnh cơ bản đó là : Phân bổ chi phí và doanh thu liên quan đến nhiều kỳ và chi phí và doanh thu đã phát sinh nhưng chưa ghi nhận

1.3.3.6, Bảng cân đốit thử và bảng KT nháp

1.3.3.6.1, Bảng cân đối thử:

Vì mỗi NVKTPS đều được cân bằng bên nợ và có trong bảng cân đối, tổng bút toán bên nợ phải bằng tổng bút toán bên có Vào cuối kỳ KT, kiểm tra sự cân đối này bằng cách kẻ bảng hai cột gọi là bảng kết toán kiểm tra, dùng để so sánh tổng số dư bên nợ và tổng số dư bên có Thủ tục như sau:

- Liệt kê tên TK theo thứ tự

- Ghi chép số dư của mỗi TK, vào số dư nợ bên cột trái, số dư có bên cột phải (Lưu ý: các TK tài sản và chi phí được ghi bên nợ thể hiện tăng và thường có số dư nợ

TK các khoản nợ phải trả, vốn và thu được ghi bên có thể hiện tăng thường có số dư có.)

- Cộng từng cột và ghi tổng số

- So sánh tổng số hai cột

Nếu tất cả các tổng số đều ăn khớp, bảng cân đối thử được cân bằng, thể hiện nợ và có được ăn khớp cho hàng trăm hoặc hàng ngàn NVKTPS đã được chuyển vào sổ cái Trong khi bảng cân đối thử đưa ra bằng chứng đúng đắn về số lượng trong việc ghi chép, nó không đưa ra được bằng chứng về quản lý

Bảng 1.6: Kết cấu của bảng cân đối thử

TRIAL BALANCE (bảng cân đối thử) For the Month ended………

Order (thứ tự) Account title (tên TK) Debit (nợ) Credit (có)