Kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép sài gòn

MỤC ĐÍCH VÀ NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI - Đánh giá được thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng và thanh toán tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN - Gíú

LỜI CẢM ƠN

Suốt bốn năm trên giảng đường đại học mặc dù em gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình học tập nhưng em đã vượt qua để đạt được kết quả như ngày hôm nay Để có được thành quả này em đã có được sự dìu dắt, giúp đỡ, động viên, hướng dẫn nhiệt tình của quý thầy cô, gia đình, bạn bè

Trước hết em xin kính chuyển đến toàn thể quý thầy cô trường Đại Học Lạc Hồng những người đã hết lòng dìu dắt, dạy dỗ cho em nhiều kiến thức để giúp em có thể đứng vững trên đường đời – lời cảm ơn sâu sắc và chân thành nhất

Em xin kính chuyển đến thầy TS Huỳnh Đức Lộng – Giáo viên hướng dẫn là người đã tận tâm chỉ bảo em trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp này–lời cảm ơn chân thành và lòng biết ơn sâu sắc nhất

Em xin chân thành cám ơn ban giám đốc, bộ phận kế toán trong công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn đã chỉ bảo em tận tình trong thời gian thực tập tại công ty, lời cảm ơn đến các anh chị cô chú nhân viên trong công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tế về công tác kế toán trong thời gian này

Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc đối với gia đình nhất là ba

mẹ em, là những người luôn ở bên cạnh hỗ trợ động viên em cả về vật chất lẫn tinh thần giúp cho em hoàn thành việc học tập của mình

Và sau cùng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả bạn bè, những người luôn quan tâm ủng hộ em

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Trương Thị Phương Thảo

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

2 MỤC ĐÍCH VÀ NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI 1

3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2

4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

5 BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI 2

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3

1.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) 3

1.1.1 Định nghĩa 3

1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB 4

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát 5

1.1.2.2 Đánh giá rủi ro 7

1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát 9

1.1.2.4 Thông tin và truyền thông 13

1.1.2.5 Giám sát 14

1.2 Mục đích và lợi ích của hệ thống KSNB 16

1.2.1 Mục đích của KSNB 16

1.2.2 Lợi ích của hệ thống KSNB 17

1.2.2.1 Đối với phòng kế toán 17

1.2.2.2 Đối với hệ thống kiểm soát nội bộ 17

1.2.2.3 Hệ thống chi phí 18

1.2.2.4 Thông tin quản trị 18

1.2.2.5 Thuế 19

1.2.2.6 Huy động vốn và vay vốn ngân hàng 19

1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB 19

Tóm Tắt chương 1 22

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH

TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÕN 23

2.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn 23

2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh 23

2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 23

2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 24

2.1.1.3 Mạng lưới kinh doanh 25

2.1.1.4 Quy mô công ty ( tính đến ngày 31-12-2011) 26

2.1.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 33

2.1.1.6 Quy trình công nghệ 36

2.1.1.7 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển 39

2.1.2 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn 40

2.1.2.1 Các chính sách hiện hành đang được áp dụng tại công ty 40

2.1.2.2 Hệ thống sổ sách kế toán 41

2.1.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán 42

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÁI GÕN 46

2.2.1 Quy trình mua hàng và thanh toán tiền ại công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn 46

2.2.1.1 Thực trạng quy trình mua hàng-thanh toán nội địa 48

2.2.1.2 Đối với hoạt động mua hàng nhập khẩu 51

2.2.2 Kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép sài gòn 54

2.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát 54

2.2.2.2 Đánh giá rủi ro 55

2.2.2.3 Thiết lập thủ tục kiểm soát 55

2.2.2.4 Đảm bảo độ tin cậy và tính trung thực của thông tin 61

2.2.2.5 Đảm bảo hiệu quả hoạt động 62

2.2.2.6 Tổ chức thực hiện các thủ tục kiểm soát 64

2.2.2.7 Giám sát-đánh giá 67

Tóm tắt chương 2 69

CHƯƠNG 3 : NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ - GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ KIỂM

SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH

GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÕN 70

3.1 Nhận xét và đánh giá về quy trình mua hàng và thanh toán tiền tại công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn: 70

3.1.1 Nhận xét về môi trường kiểm soát 72

Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên 72

Triết lý về quản lý và phong cách điều hành 73

Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn 73

Phân chia trách nhiệm 74

Thông tin và truyền thông 74

Giám sát 74

3.1.2 Nhận xét về hoạt động kiểm soát 75

3.1.2.1 Hoạt động yêu cầu nguyên vật liệu 75

3.1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp 75

3.1.2.3 Lập hợp đồng 75

3.1.2.4 Nhận hàng và nhập kho 76

3.1.2.5 Hoạt động ghi nhận nợ 76

3.1.2.6 Họat động thanh toán 76

3.2 Một số kiến nghị giải pháp để hoàn thiện quy trình mua hàng và thanh toán tiền 77 3.2.1 Trong môi trường kiểm soát 77

3.2.1.1 Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên 77

3.2.1.2 Cơ cấu tổ chức và cách phân chia quyền hạn, trách nhiệm 77

3.2.1.3 Nâng cao năng lực và đạo đức của nhân viên 78

3.2.1.4 Đa dạng hóa các kênh thông tin 78

3.2.1.5 Tăng cường giám sát 80

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán 80

Tóm tắt chương 3 82

KẾT LUẬN CHUNG 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Chương 1

Bảng 1.1: bảng so sánh kiểm soát chứng từ và kiểm soát sổ sách 12

Bảng 1.2: Bảng mô tả các bộ phân kiểm soát nội bộ 15

Chương 2 Bảng 2.1: Bảng thể hiện tài sản 26

Bảng 2.2: Bảng thể hiện nguồn vốn 29

Bảng 2.3: Bảng thể hiện trình độ nhân viên 31

Bảng 2.4: Bảng thể hiện giới tính của nhân viên 32

Bảng 2.5: Bảng thể hiện kết quả sản xuất kinh doanh 38

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Chương 1

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ thể hiện hệ thống kiểm soát nội bộ 4

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ đánh giá rủi ro 7

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hoạt động kiểm soát nội bộ 10

Chương 2 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 33

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ thể hiện quy trình công nghệ 36

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức hệ thống kế toán 41

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 42

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ thể hiện quy trình mua hàng và thanh toán tiền 46

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Chương 2

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện tài sản của công ty 28

Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể hiện nguồn vốn của công ty 30

Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thể hiện trình độ nhân viên của công ty 31

Biểu đồ 2.4: Biểu đồ thể hiện giới tính của nhân viên 32

Biểu đồ 2.5: Biểu đồ thể hiện doanh thu 38

Biểu đồ 2.6: Biểu đồ thể hiện lợi nhuận 39

Hiểu được tầm quan trọng và sự cần thiết của vai trò này, đây là những yếu tố không thể thiếu trong một doanh nghiệp chính vì vậy mà em quyết định chọn dề tài này: “KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN”

2 MỤC ĐÍCH VÀ NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI

- Đánh giá được thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng

và thanh toán tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN

- Gíúp cho doanh nghiệp dự toán và tránh được những rủi ro đến mức thấp nhất nhằm đem lại hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh

- Phân tích được những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống ,từ đó đề ra các giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng và thanh toán tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN mà còn có thể

áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô tương ứng khác

- Đảm bảo các thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được phản ánh một cách đáng tin cậy

3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Đề tài sử dụng những phương pháp nghiên cứu như sau:

 Phương pháp quan sát tình hình thực tế

 Phương pháp phân tích

 Phương pháp so sánh

 Phương pháp tổng hợp các số liệu

4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

- Đối tượng nghiên cứu: CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN

-Phạm vi nghiên cứu:

Thời gian nghiên cứu: 15-01-2012 đến 15-05-2012

Không gian nghiên cứu: tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN

Tuy thời gian có hạn nhưng để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý, đề tài cũng tập trung nghiên cứu những khoản mục được xem là trọng yếu nhất của doanh nghiệp đó là:

- Chu trình tài chính

- Chu trình vốn bằng tiền

- Chu trình mua hàng và thanh toán

- Chu trình sản xuất

- Chu trình bán hàng và thu tiền

- Chu trình tiền lương

Đánh giá và tìm nguyên nhân các nhân tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát và các thủ tục kiểm soát

5 BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI

Đề tài bao gồm các chương sau:

- Chương 1: Giới thiệu về CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN

- Chương 2: Kiểm soát quy trình mua hàng và bán hàng tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN

- Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB)

1.1.1 Định nghĩa[3]

Định nghĩa kiểm soát nội bộ theo COSO:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau:

-Báo cáo tài chính đáng tin cậy

-Các luật lệ và quy định được tuân thủ

-Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Trong phần định nghĩa trên cần nắm đúng bốn nội dung cơ bản như quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

Giải thích

 Kiểm soát nội bộ là một quá trình:

Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diên ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất, quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị thực hiện mục tiêu của mình

 Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người:

Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẩu…

mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như hội đồng quản trị ban giám đốc, các nhân viên khác… chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát

ở mọi nơi và vận hành chúng

 Kiểm soát nội bộ cung ứng một sự đảm bảo hợp lý:

Kiểm soát nội bộ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện

Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu Kiểm sát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu

chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro

 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

- Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính các nhà quản lý trong đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Do với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý về việc chấp hành đúng luật phắp và quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, kiểm soát nội

bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị

- Đối với mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực , bảo mật thông tin, nâng cao uy

tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB[6]

Do có sự khác nhau về tổ chức quản lý, hoạt động kinh doanh mà mỗi loại hình doanh nghiệp có những hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau Nhưng nhìn chung thì có

5 yếu tố chính cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ thể hiện hệ thống kiểm soát nội bộ[6]

Môi trường kiểm

soát

Đánh giá các rủi ro

Hoạt động kiểm soát

Thông tin và truyền

thông

Giám sát

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát

- Một khía cạnh quan trọng của công tác kiểm soát là xem xét cung cách của bộ phận quản lý cao cấp nhất, kiểm tra và giám sát các nghiệp vụ, các hoạt động của đơn

vị như thế nào Bộ phận quản lý tạo ra môi trường chung, nhờ đó để xác định thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát Môi trường kiểm soát chung cũng tạo ra các chính sách các trình tự, các chỉ dẫn đảm bảo sự giám sát liên tục và có hiệu quả đối với các nghiệp vụ của doanh nghiệp Sự nhận thức về môi trường kiểm soát rất quan trọng đối với kiểm toán viên, trong việc xác định phạm vi của kiểm toán trên cơ sở nắm vững hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị

- Sự đánh giá của kiểm toán viên về môi trường kiểm soát để giải đáp thái độ và hành động của bộ phận quản lý cao nhất đối với hệ thống kiểm soát sẽ có ảnh hưởng như thế nào đối với tính hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp Có thể khẳng định rằng không có sự chỉ dẫn chung và sự giám sát liên tục của bộ phận quản lý, sẽ không có một sự đảm bảo nào về các bước kiểm soát của các nhân viên được tiến hành một cách thích hợp và có hiệu quả

- Môi trường kiểm soát mạnh không đảm bảo tính hiệu quả của những ký thuật kiểm soát cụ thể Tuy nhiên, nếu không có môi trường kiểm soát chung sẽ làm giảm hiệu quả tổng quát của kiểm soát cũng như độ tin cậy cuối cùng của số liệu được tạo ra bởi các hệ thống kiểm toán và thông tin

- Như vậy, có thể nói rằng, môi trường kiểm soát chung bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động, và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị, các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức và hành động của người quản lý đơn vị Hơn nữa nó còn là nền tảng cho sự hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và có ảnh hưởng đến các yếu tố còn lại trong hệ thống kiểm soát nội bộ

Dưới đây là các nhân tố chủ yếu:

- Đặc thù về quản lý (tính chính trực, giá trị đạo đức và quan điểm của nhà quản lý)

Là muốn nói đến các quan điểm khác nhau của người quản lý đơn vị đối với tình trạng báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro kinh doanh.Một số nhà quản lý chú ý quá mức đến việc báo cáo tình hình tài chính và nhấn mạnh đến việc hoàn thành kế

hoạch lợi nhuận.Những người này có thể sẵn sàng hành động mạo hiểm để đổi lấy một mức lợi nhuận cao, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra.Ở một số nhà quản lý khác lại có thái độ hết sức dè dặt và thận trọng Các quan điểm như vậy của nhà quản lý có ảnh hưởng rất lớn đến chính sách và thủ tục kiểm soát của đơn vị cũng như độ tin cậy của báo cáo tài chính

Cơ cấu về quyền lực trong một đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lý, nếu việc quyết định quản lý chỉ tập trung vào một người thì phải chú trọng đến nhân cách và năng lực của người đó Nếu quyền quản lý được phân tán nhiều người trong bộ máy quản lý thì vấn đề quan trọng là kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã được phân quyền nhằm đề phòng các trường hợp không sử dụng hết quyền được giao, hoặc lạm dụng quyền hạn này

- Công tác kể hoach

Bao gồm một hệ thống kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính cũng như phương án chiến lược của bộ phận cao nhất.Chiến lược sản xuất kinh doanh và các kế hoạch giúp

cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả.Công tác kế hoạch được tiến hành nghiêm túc và khoa học cũng sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu

- Bộ phận kiểm toán nội bộ

Là một nhân tố cơ bản trong môi trường kiểm soát, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ, bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu để giúp cho đơn vị có những thông tin kịp thời và xác thực về hoạt động nói chung và chất lượng công tác kiểm soát nói riêng để điều chỉnh, bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và có hiệu lực hơn Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ, có thể phát huy tác dụng tốt nếu:

Về tổ chức: bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó Đồng thời phải được giao quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tường đối độc lập với bộ phận được kiểm tra

Về nhân sự: bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có khả năng đủ để thực hiện nhiệm vụ

- Các nhân tố bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung ở một đơn vị nào cũng còn bao gồm nhân tố bên ngoài Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng tương đối lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thê Thuộc các nhân tố này là: ảnh hưởng của các cơ quan chức trách nhà nước, các nhà đầu tư và pháp lý

Phân tích và đánh giá rủi ro

Kiểm soát rủi

ro

Đánh giá rủi ro

Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm các bước sau đây: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro

Trong lĩnh vực kế toán, có thể có những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không thuộc quyền sở hữu của đơn vị, đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế toán, khai báo không đầy đủ về thu nhập và chi phí, trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán

Đánh giá rủi ro nghĩa là nhận dạng rủi ro, phân tích khả năng xảy ra Việc đánh giá rủi ro có hiệu quả khi:

- Xác định được mục tiêu của đơn vị: Xác định được mục tiêu của đơn vị là một

điều kiện quan trọng trong việc đánh giá rủi ro Để từ đó đơn vị đề ra các phương pháp

kế hoạch quy trình, nhằm giảm thiểu tối đa các rủi ro

- Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có rất nhiều dạng như khi đổi mới khoa học kỹ thuật,

sự cải tiến sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi chính sách pháp luật của nhà nước, sự quản lý thiếu minh bạch, trình độ, trách nhiệm của cán bộ thấp Những dạng rủi ro đó có thể ảnh hưởng tới một bộ phận hay toàn hoạt động của đơn vị Để nhận dạng các rủi ro có thể sử dụng các phương pháp như là dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ hay là việc rà soát thường xuyên các hoạt động

Các loại rủi ro chính:

Rủi ro tiềm tàng:

Là khả năng trong báo cáo tài chính có những sai sót nghiêm trọng hay những điều kiện không bình thường trước khi xem xét tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ

Rủi ro kiểm soát:

Là khả năng mà hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị không phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót.Kiểm toán viên phải tìm hiểu đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội

bộ của đơn vị để đánh giá mức độ rủi ro và có phương pháp phù hợp

- Phân tích và đánh giá rủi ro: Sau khi nhận dạng được rủi ro, cần phải phân tích

và đánh giá mức độ của rủi ro, xem xét mức độ xảy ra thường xuyên của rủi ro Nó ảnh

hưởng thế nào đến mục tiêu của đơn vị, của toàn hoạt động trong đơn vị Từ đó đưa ra các biện pháp ngăn ngừa kịp thời

Khi phân tích và đánh giá các rủi ro cần chú ý tới bản chất kinh doanh của đơn vị, các nhân tố ảnh hưởng tới ngành nghề của đơn vị, bản chất của từng bộ phận Và các nhân tố từ bên ngoài như môi trường hoạt động, các chính sách mới

- Kiểm soát rủi ro: Sau khi đã xác định mục tiêu của đơn vị, nhận dạng rủi ro,

phân tích đánh giá rủi ro, thì cần có các biện pháp giảm thiểu rủi ro để tránh thiệt hại

cho đơn vị

1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát

Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểm soát có hiệu quả.Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện

đủ là doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện nghiêm túc các hoạt động kiểm soát

Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập các thủ tục kiểm soát là:

- Sự phân chia việc trông giữ tài sản tách khỏi việc thực hiện công tác kế toán Bởi lẽ không cho phép một người làm công việc trông coi tài sản tạm thời hoặc thường xuyên được làm công tác kế toán về tài sản là để bảo vệ cho công ty chống lại sự tham

ô Khi một người thực hiện cả hai chức năng, sẽ có một rủi ro rất lớn đó là việc xử lý tài sản người đó quản lý cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh những báocáo để làm giảm bớt trách nhiệm cá nhân Ví dụ một người làm hai việc thủ quỹ và kế toán thanh toán, hoặc cùng một người làm thủ kho kiêm kế toán các tài khoản về kho

-Việc phân chia quyền lực quản lý tách khỏi mua sắm, nắm giữ tài sản có liên quan: Quyền lực trong quản lý và mua sắm, nắm giữ tài sản có liên quan bởi cùng một người có thể làm tăng việc tham ô trong tổ chức Ví dụ như một người làm kế toán thanh toán kiêm thêm chức năng mua hàng hóa, lãnh đạo đơn vị là người duyệt chi đồng thời trực tiếp mua sắm tài sản

-Phân chia quyền lực và trách nhiệm trong quản lý và các hoạt động: Hoạt động kiểm soát chỉ có thể thực hiện được tốt khi trách nhiệm, quyền lực trong quản lý phải được xác định rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân có liên quan, bao gồm cả việc ủy quyền Việc phân chia trách nhiệm và quyền lực rõ ràng, sẽ bảo đảm hoạt động kiểm soát được thực hiện thông suốt, không bị chồng chéo, bỏ sót; gắn được trách nhiệm cá nhân với kết quả, hiệu quả của hoạt động kiểm soát

Bên cạnh việc thiết lập thủ tục kiểm soát theo các nguyên tắc nêu trên, việc thực hiện tốt các thủ tục kiểm soát là yếu tố quan trọng để đạt được các mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm: Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu, chứng từ kế toán; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra số liệu giữa báo cáo tài chính, số kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết; Kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu, tài liệu; So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ

kế toán; Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch; Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

Cụ thể là các hành động, quy chế, các mục tiêu quản lý đặt ra nhằm đảm bảo chỉ thị của lãnh đạo được thực hiện và những biện pháp cần thiết để xử lý các rủi ro Các hoạt động của kiểm soát là:

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hoạt động kiểm soát nội bộ[6]

Phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Tức là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi nghiệp vụ từ khi Bảo quản tài sản với chức năng kế toán: nhằm ngăn chặn các hành vi tham ô tài sản, hoặc rủi ro xảy ra khi nhân viên tự tiện sử dụng tài sản phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che dấu sai phạm

- Phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng kế toán: hạn chế khả năng thâm lạm tài sản

Ví dụ người phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương có thể xảy

ra thâm lạm khi người đó cố tình khai khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương

- Thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: nhằm đảm bảo tính chính xác, vì khi nhân viên kiêm nghiệm cùng lúc hai chức năng này sẽ xảy ra rủi ro khi họ báo cáo kết quả thiếu chính xác để tăng thành tích của bản thân hoặc bộ phận mà họ đang thực hiện

Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn

hình thành cho đến khi kết thúc, không thành viên nào được kiêm các chức năng cùng lúc nhằm để các nhân viên kiễm soát lẫn nhau, giảm cơ hội cho bất kỳ nhân viên nào gây sai sót hoặc giấu giếm những sai phạm của mình, đồng thời nếu có sai sót xảy

ra cũng được phát hiện nhanh chóng kịp thời Cụ thể là không được kiêm nhiệm các chức năng sau cùng lúc:

Tất cả các nghiệp vụ đều phải được những người có trách nhiệm phê chuẩn trước khi thực hiện như là phê chuẩn chung, phê chuẩn cụ thể

Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành chính sách thực hiện

cho toàn đơn vị

Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý phải xét duyệt từng nghiệp vụ

riêng biệt, áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên như là mua sắm máy móc thiết bị

Bảng 1.1: bảng so sánh kiểm soát chứng từ và kiểm soát sổ sách[6]

 Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng

 Đánh số trước liên tục

 Lập kịp thời

 Lưu chuyển chứng từ khoa học

 Bảo quản và lưu trữ chứng từ

 Thiết kế sổ sách

 Ghi chép kịp thời, chính xác

 Bảo quản và lưu trữ

- Kiểm soát vật chất

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ

đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sư tiếp cận với các chương trình tin học và các hồ sơ dữ liệu Thí dụ: tài sản có thể kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, nhân viên bảo vệ và những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của doanh nghiệp

Việc so sánh, đối chiếu giữ sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ.Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải được điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và số sách có liên quan Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc cũng có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp

- Kiểm tra độc lập

Là xem xét cẩn thận các thủ tục kiểm soát hay các nghiệp vụ, được tiến hành bởi những ngườ hoàn toàn độc lập với cá nhân hay bộ phận thực hiện các nghiệp vụ được kiểm tra nhằm đánh giá cũng như chấn chỉnh việc tuân thủ các thủ tục được yêu cầu

Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kỳ lý

1.1.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là huyết mạch cho sự vận hành của toàn bộ hoạt động trong tổ chức

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ Vai trò chính là hệ thống kế toán của đơn vị

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh chuyển giao kết quả trong đơn vị và đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau Thông tin và truyền thông được liên kết với nhau và được cung cấp thông qua hệ thống thông tin Hệ thống thông tin của một doanh nghiệp có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện

Truyền thông là một phần của hện thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Liên quan đến vấn đề này cần chú ý các khía cạnh sau:

- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị của cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong doanh nghiệp Điều này sẽ được thực hiện nhờ vào tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ

- Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, báo đài) cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó doanh nghiệp mới có thể có những phản ứng kịp thời Các thông tin bên ngoài (Nhà nước, cổ đông) cũng cần được truyền đạt kịp thời, bảo đảm độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán.Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý

và tổng hợp

Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm 2 phần có liên quan chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin kế toán quản trị Hai bộ phận này thường được sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý

và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau khi kiểm toán báo cáo tài chính Các kiểm toán viên thường quan tâm đến hệ thống thông tin kế toán tài chính

Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịp thời, hiệu quả), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin cần đạt được như sau:

 Xác định và ghi chép các nghiệp vụ có thật

 Nghiệp vụ chỉ có thể chính xác khi có sự phê chuẩn đúng đắn

 Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ

 Đo lường giái trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

 Xác định đúng thời gian của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghichép đúng kỳ

 Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính Việc ghi nhận thông tin có thể được thực hiện theo nhiều cách như thông tin bằng văn bản, điện thoại, Email, hộp thư Bên cạnh đó đơn vị sẽ có biện pháp bảo mật thông tin, lặp đặt hệ thống bảo vệ, kiểm tra giám sát để đảm bảo rằng thông tin quan trọng của đơn vị không bị lọt ra ngoài, cũng như ngăn cản sự tiếp cận của những người không có thẩm quyền, trách nhiệm

Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, để hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hoạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán, vì thế chúng còn được xem như là phương tiện truyền thông về chính sách

Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính Các nhân viên xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế nào đến người khác và yêu cầu phải báo cáo các những tình huống bất thường cho cấp trên

Tóm lại là hệ thống thông tin và truyền thông cần được tổ chức để đảm bảo chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền

1.1.2.5 Giám sát

Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện viêc kiểm soát nội bộ

để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết Ví dụ thường xuyên rà soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh

đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không

Trong giám sát thì có giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ:

Giám sát thường xuyên: Thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của

khách hàng, hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường

Giám sát định kỳ: Thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội

bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện

Nói tóm lại việc đưa ra một cấu trúc kiểm soát nội bộ gồm các bộ phận chính như trên nhằm giúp cho các đơn vị có thể nhận thức được toàn diện những yêu cầu phải đạt được của hệ thống KSNB hữu hiệu Cụ thể có thể mô tả tóm tắt các bộ phận hợp thành KSNB trong bảng sau:

Bảng 1.2: Bảng mô tả các bộ phân kiểm soát nội bộ[5]

Môi trường kiểm soát Tạo ra một sắc thái chung

của một tổ chức; chi phối ý thức kiểm soát của mọi người trong tổ chức; là nền tảng của bộ phận khác của KSNB

Đánh giá rủi ro Đơn vị phải nhận biết và

đối phó với các rủi ro bằng cách thiết lập các mục tiêu

tổ chức hình thành cơ chế nhận dạng, phân tích và đánh giá các rủi ro liên quan

- Xác định mục tiêu đơn vị

- Nhận dạng rủi ro

- Phân tích và đánh giá rủi ro

Hoạt động kiểm soát Các chính sách và thủ tục

để đảm bảo rằng các chỉ thị của nhà quản lý được thực

- Phân chia trách nhiệm

- Kiểm soát quá trình

hiện và có các hành động đối với rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu

xử lý thông tin

- Kiểm soát vật chất

- Phân tích rá soát việc thực hiện

Thông tin và truyền

thông

Mọi thành viên trong đơn

vị có khả năng nắm bắt và trao đổi thông tin cần thiết cho viêc điều hành và kiểm soát hoạt động

- Đảm bảo chất lượng thông tin – truyền thông

Giám sát Toàn bộ quy trình phải

được giám sát và điều chỉnh khi cần thiết

- Giám sát thường xuyên và định kỳ

1.2Mục đích và lợi ích của hệ thống KSNB[5]

1.2.1 Mục đích của KSNB

- Mục đích của hệ thống kiểm soát trong việc quản lý là:

Điều khiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả

Mang lại sự đảm bảo một cách chắc chắn là các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định

đó

Phát hiện kịp thời các rủi ro trong kinh doanh hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó

Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong kinh doanh

Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, đúng thể thức về nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh

Lập báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan

- Kiểm soát xử lý được đặt ra để:

Kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà nhân viên đã thực hiện và đã được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo

- Kiểm soát để bảo vệ tài sản là:

Các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an toàn về an toàn tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích trong đơn vị

Dễ dàng nhận thấy, kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng đối với sự an toàn và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của đơn vị Việc xây dựng và thực hiện được một cơ chế kiểm soát nội bộ phù hợp và hiệu quả sẽ cho phép các đơn

vị chống đỡ tốt nhất với rủi ro

Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị bao gồm nhiều hệ thống con.Các hệ thống được lập ra giúp nhà quản lý doanh nghiệp đạt được các mục đích cụ thể Mỗi hệ thống bao gồm nhiều quy chế kiểm soát nội bộ và quy trình kiểm soát, trong đó một số có tác dụng tương hỗ nhau, một số lại có chức năng độc lập Để phát huy tác dụng mỗi hệ

thống phải được xây dựng khoa học, thiết thực và hoạt động tốt

1.2.2 Lợi ích của hệ thống KSNB

1.2.2.1 Đối với phòng kế toán

-Giảm sai sót nhờ quy trình kế toán rõ ràng: Những quy trình kế toán sẽ được viết và trình bày rõ ràng, việc đối chiếu các số liệu kế toán thường xuyên sẽ giúp giảm bớt các giao dịch hoạch toán không chính xác hoặc không nhất quán, do đó sẽ giảm được thời gian giải quyết các sai sót này và đồng thời cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy hơn

-Số liệu được trình bày đáng tin cậy hơn nhờ chính sách kế toán rõ ràng: Chính sách kế toán được xác định rõ ràng sẽ giúp cho việc cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy vì các giao dịch và các chi phí khác nhau sẽ được hoạch toán nhất quán dựa trên chính sách kế toán chung

-Giải phóng thời gian cho cấp lãnh đạo kế toán: các quy trình, trách nhiệm được phân công rõ ràng và hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho các kế toán được làm việc độc lập hơn Điều này sẽ giải phóng cho kế toán trưởng( hoặc giám đốc tài chính) khỏi các công việc hằng ngày và cho phép họ tập trung vào những công việc hay những phân tích tạo ra giá trị cao hơn

1.2.2.2 Đối với hệ thống kiểm soát nội bộ

-Phát hiện gian lận và trộm cắp: báo cáo chính xác về những tài khoản như tiền, hàng tồn kho và tài sản cố định, cũng như việc đối chiếu thường xuyên giữa sổ sách của xưởng với sổ sách kế toán sẽ giúp nhanh chóng tìm ra chênh lệch giữa số trên sổ và số trên thực tế, do đó giúp nhanh chóng phát hiện gian lận và trộm cắp

-Tách biệt nhiệm vụ: Hệ thống kế toán tách biệt nhiệm vụ sẽ giúp cho việc loại trừ các sai sót và gian lận từ các nhân viên kế toán, vì sẽ không cho phép một nhân viên nào vừa hạch toán vừa xử lý tất cả các công đoạn của một nghiệp vụ

1.2.2.3 Hệ thống chi phí

-Tìm ra nguyên nhân lãi lỗ: Một hệ thống chi phí hiệu quả sẽ cho phép doanh nghiệp biết được chi phí thực của những sản phẩm, phòng ban, khách hàng….nhất định bằng cách phân bổ các chi phí như điện, khấu hao, chi phí nhân công và tổng chi phí cho các sản phẩm Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp hiểu biết rõ ràng về lĩnh vực nào doanh nghiệp kinh doanh có lãi hay lỗ

-Định giá hiệu quả: Một hệ thống chi phí hiệu quả như hệ thống chi phí dựa trên hoạt động sẽ cho biết giá thành của một đơn vị sản phẩm ở các mức sản xuất khác nhau, do đó giúp cho doanh nghiệp xác định giá bán sản phẩm trên thị trường hiệu quả hơn

-Tìm ra lĩnh vực giảm chi phí: Một hệ thống chi phí hiệu quả như hệ thống chi phí dựa trên hoạt động sẽ giúp cho doanh nghiệp tìm ra các lĩnh vực (phòng ban, phân xưởng, sản phẩm, khách hàng…) có chi phí cao bất thường mà có thể giảm đi đáng kể

1.2.2.4 Thông tin quản trị

-Cung cấp thông tin quản trị hữu ích và kịp thời cho ban lãnh đạo công ty: Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho việc cung cấp các thông tin hữu ích và đáng tin cậy cho ban lãnh đạo, chẳng hạn như các báo cáo quản trị hàng tháng Các báo cáo này giúp cho ban lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý đúng đắn.Các báo cáo này thường bao gồm các thông tin sau:

+Doanh thu và lợi nhuận chi tiết cho từng bộ phận, khách hàng, nhân viên bán hàng, sản phẩm….để giúp doanh nghiệp hiểu được nguồn gốc lãi lỗ

+So sánh kết quả hoạt động kinh doanh với ngân sách hoặc kế hoạch

+Xu hướng biến động chi phí theo thời gian

+Quản lý các tài sản lưu động như tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho,…

+Các phương pháp khác nhau để đo lường hiệu quả hoạt động Ví dụ như tỷ suất doanh thu trên nhân viên, doanh thu trên máy móc, giá trị phế phẩm ở từng giai đoạn sản xuất, tỷ xuất lợi nhuận trên tài sản, tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư

-Cung cấp thông tin đánh giá kết quả công việc: Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đưa ra được các báo cáo đáng tin cậy và chi tiết ở các cấp phòng ban, hoặc các phòng ban được đánh giá dựa vào khả năng họ đạt được mục tiêu lợi nhuận hoặc giảm được chi phí, điều này hỗ trợ hệ thống đánh giá kết quả công việc một cách hiệu quả

-Dự toán và lập kế hoặch tài chính: Các số liệu kế toán chi tiết và đáng tin cậy sẽ giúp cho doanh nghiệp lập dự toán và kế hoạch phát triển đúng đắn do doanh nghiệp có thể dự toán và phân bổ chi phí một cách có cơ sở và điều này sẽ giúp cho các doanh nghiệp đưa ra các quyết định đầu tư đúng đắn

1.2.2.6Huy động vốn và vay vốn ngân hàng

-Đối với các công ty cổ phần, các nhà đầu tư vốn cổ phần sẽ chấp nhận trả giá cao hơn cho công ty có hệ thống kế toán minh bạch, vì rủi ro đối với các nhà đầu tư sẽ thấp hơn khi các nhà đầu tư có thể tin tưởng vào vị thế tài chính của công ty

-Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho doanh nghiệp vay các khoản vốn trung và dài hạng, vì ngân hàng có độ tin cậy cao hơn về dự toán luồng tiền đối với các doanh nghiệp này

1.3Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB[3]

Bên cạnh những ưu điểm, hệ thống KSNB cũng có những hạn chế, đặc biệt là hệ thống KSNB thường khó có thể ngăn ngừa hết các gian lận, là những hành vi cố ý của con người

Về chủ quan:

Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống KSNB do có sự thông đồng của một người trong Ban giám đốc hay một nhân viên với người khác ở trong hay ngoài đơn vị; Những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền cho mục đích riêng của bản thân mình; Sự đòi hỏi chi phí kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị sai phạm xảy ra nên có những dạng sai phạm nhỏ thì không quan tâm đúng mức

Về khách quan:

Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường; Sai sót bởi con người thiếu chủ ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc; Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm; Hoặc do điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp nữa

Cụ thể qua sáu hạn chế chính của hệ thống KSNB như sau:

Thứ nhất: Yêu cầu thường xuyên của các nhà quản lý là các chi phí cho việc

kiểm tra, kiểm toán phải thấp hơn các tổn thất do các hành vi sai sót và gian lận gây ra Điều này trên thực tế không phải lúc nào cũng đạt được như vậy, bởi lẽ trong một số vụ việc cần giải quyết có thể chi phí cho kiểm tra, kiểm soát sẽ cao hơn tổn thất, song qua

đó nó đem lại bài học kinh nghiệm, để có phương pháp sửa chữa uốn nắn và phương pháp chống lại trong phạm vi toàn hệ thống

Thứ hai: Hầu hết các biện pháp kiểm soát đều căn cứ vào các hoạt động đã lặp

đi lặp lại chứ không phải là nghiệp vụ bất thường, do đó ảnh hưởng đến yêu cầu kịp thời

Thứ ba: Hoạt động kiểm soát nội bộ chỉ có thể góp phần làm giảm thiểu những

sai lầm thiếu sót, lạm dụng, gian lận hoặc có thể phát hiện ra các dấu vết của các hành

vi đó để lại chứ không thể ngăn chặn hoàn toàn mọi sự việc đáng tiếc xảy ra

Thứ tư: Việc điều hành, kiểm soát có thể bị phá vỡ do bản thân các cá nhân điều

hành kinh doanh bị lợi dụng hoặc không thực hiện đúng quy chế, có hành vi gian lận hoặc có sự thông đồng lẫn nhau, thông đồng với bên ngoài hoặc các nhân viên nghiệp

vụ, do đó kết quả sẽ bị che đậy, không đúng với thực chất vụ việc, mà không phải lúc nào các nhà quản lý cũng dành thời gian thích đáng để tìm hiểu kỹ vẫn đề

Thứ năm: Hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ còn phụ thuộc vào tinh thần

trách nhiệm và thái độ thực thi công vụ của các kiểm toán viên, hoạt động kiểm toán có thể bị mất hiệu lực do hành động cố tình bỏ qua , lơi lỏng hoặc phạm sai lầm trong nhận định, tính toán thiếu cụ thể sâu sắc hoặc có lạm dụng, gian lận, thông đồng của kiểm toán viên trong quá trình thực thi nhiệm vụ

Thứ sáu: Các thủ tục và biện pháp kiểm toán trở nên lỗi thời, không thích hợp vì

điều kiện hoàn cảnh thực tế đã thay đổi, hạn chế đến kết quả kiểm tra, kiểm toán

Nắm được những hạn chế của hệ thống KSNB giúp người quản lý giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực của những hạn chế đó bằng những chính sách, thủ tục kiểm soát bổ sung, đặc biệt là cần thường xuyên đánh giá vầ điều chỉnh hệ thống KSNB kịp thời

Tóm Tắt chương 1

Trong chương I em đã trình bày cơ sở lý luận về quá trình kiểm soát nội bộ,quá trình này bao gồm những nội dung sau:

- Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ

- Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm:

+ Môi trường kiểm soát

+ Đánh giá các rủi ro

+ Hoạt động kiểm soát

+ Thông tin và truyền thông

+ Giám sát

- Mục đích và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm sóat nội bộ

Chương này em đã hệ thống hóa toàn bộ lý thuyết vế quá trình kiểm soát nội bộ

mà em đã được học tại trường và tham khảo nhiều sách khác nhau Trong quá trình tìm hiểu để viết chương I, đã giúp em nắm vững lý thuyết, có cơ sở vững chắc để nghiên cứu thực tế vế kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH gia công

và dịch vụ thép Sài Gòn một cách tốt hơn, tạo nền tảng để em tiếp tục nghiên cứu thực trạng của công ty

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG

VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH GIA

CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÕN 2.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn

2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh

2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Tên công ty: Công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn

Tên giao dịch quốc tế: Saigon steel service & processing corp.ltd(“SGC”)

Website: www.sgc.com.vn

Tổng giám đốc: Phan Quốc Tuấn

Tổng vốn đầu tư: 7.360.000 USD

Tập đoàn nhận thấy được tiềm năng và cơ hội phát triển ở thị trường Việt Nam nên tập đoàn đã tiến hành hoạt động đầu tư vào Việt Nam.Vào tháng 2 năm 1997 theo giấy phép đầu tư số 1767/GP do bộ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ cấp ngày 7 tháng

12 năm 1996 Với số vốn đầu tư 7.360.000 USD từ Việt Nam, Nhật Bản và Malaysia, công ty đã đi vào hoạt động từ tháng 3 năm 1998

Việt Nam là thị trường mới đang phát triển, có nhiều tiềm năng và cơ hội nhưng thời gian đầu thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn như về các chính sách, quy chế quản lý của nhà nước, đội ngũ lao động…đã là những trở ngại của một công ty có số vốn đầu tư nước ngoài

Nhưng cùng với sự nỗ lực, cố gắng và sự vững mạnh của tập đoàn SUMITOMO

đã đưa công ty từng bước vượt qua khó khăn và ngày một vững mạnh hơn

Với số vốn đầu tư không nhỏ, trang thiết bị hiện đại cùng với các chính sách ưu đãi về tiền lương, các chính sách phúc lợi cho người lao động, công ty đã thu hút được

số lao động phổ thông và số lao động có trình độ kĩ thuật từ nhiều khu vực trong nước

Với nguồn nguyên vật liệu phong phú không chỉ trong nước mà công ty còn nhập từ nước ngoài về gia công sản xuất, tạo ra nhiều sản phẩm đáp ứng được nhu cầu không chỉ trong nước mà còn xuất khẩu đi nhiều nước trên thế giới như: Trung Quốc,

Đài Loan, Thái Lan, Úc, Nhật…Với tiêu chí “ Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng với

chất lượng cao, giá cả hợp lý, giao hàng đúng hạn, không ngừng cải tiến và hoàn thiện

hệ thống chất lượng “ công ty đã dần chiếm được sự quan tâm của khách hàng và ngày

càng đứng vững trên thị trường Việt Nam

2.1.1.2Chức năng và nhiệm vụ

-Công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ gia công cắt thép cuộn thành tấm và xẻ dọc cuộn theo kích thước mà khách hàng yêu cầu Với các thiết bị mới và hiện đại của NHẬT BẢN, công ty cung cấp các sản phẩm thép cắt với độ chính xác cao và giao hàng đúng hạn

-Với chính sách chất lượng:”Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng với chất lượng

cao, giao hàng đúng hạn và không ngừng cải tiến hoàn thiện hệ thống chất lượng và môi trường công ty xanh sạch đẹp thể hiện văn hóa tốt đẹp của công ty và trách nhiệm cao của mọi người với công ty và với cộng đồng”,

-Hiện công ty đang được sự tín nhiệm của rất nhiều khách hàng trong và ngoài nước và công ty tự hào rằng SGC là một trung tâm cắt cuộn hàng đầu Việt Nam hiện nay

2.1.1.3Mạng lưới kinh doanh

Từ trụ sở chính là tập đoàn SUMITOMO tại Nhật Bản, tập đoàn đã mở rộng sang nhiều nước trên thế giới như Singapore, Malaysia…trong đó có Việt Nam Bằng

sự lớn mạnh của mình tập đoàn SUMITOMO có mạng lưới kinh doanh trên khắp thế giới

Công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài gòn đã được tổ chức Quốc tế BUREAU VERITAS cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004

Công ty hiện đang cung cấp các chủng loại thép khác nhau, đặc biệt là các loại thép có chất lượng cao và đặc chủng như:

-Cán loại thép cán nguội(JIS G3141 SPCC-SD, SPCF – SD)

-Các loại thép cán nóng(JIS G3131 SPHC, SPHD, SPHE; JIS G3132 SPHT-1, SPHT-2

-Thép mạ kẽm(JIS G3302 SGCC, SGCD, SGHC)

-Thép mạ màu theo tiêu chuẩn JIS G3312 CGCC

-Thép silic (JIS C2552 50A 1000, 50A 1300, C2553, )

-Thép mạ điện(JIS G3313 SECC, SECD, SECE, )

-Thép không rỉ (SUS304, SUS430, )

-Thép mạ nhôm kẽm (JIS G3321 SGLCC – AZ90, AZ100, AZ150, )

Lĩnh vực kinh doanh:

-Sơn – Thiết bị kiểm tra độ dày,dính

-Thép – sản xuất & kinh doanh

-Thép – kho chứa & gia công

-Thép cuộn

-Thép tấm

2.1.1.4Quy mô công ty ( tính đến ngày 31-12-2011)

17.663.768.342

-

96.751.730.959 130.000.000

173.142.307.944 (3.905.173.289)

V Tài sản ngắn hạn

khác 150 6.548.670.237 3.134.146.390

- 1.898.925.005 4.509.533.723 (2.610.608.718)

-

16.533.687.216 90.306.136.007 (73.772.448.791)

- 2.405.305.001 4.509.533.723 (2.104.228.722)

V Tài sản dài

hạn khác 260 659.667.578 784.732.540

1 Chi phí phải trả trước dài hạn

261

IV.06

528.195.320 531.184.094

2 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại

3 Tài sản dài hạn khác

(Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn)

Biểu đồ thể hiện tài sản

16,236,396,

082

395,883,72 5,851

Tài sản ngắn hạn Tài sản dài hạn

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện tài sản của công ty Tồng nguồn vốn :412.120.121.933

 Nợ phải trả : 343.732.326.260

 Vốn chủ sở hữu :68.387.795.673

Chi tiết như sau :

TỔNG CỘNG NGUỒN

VỐN 440 412.120.121.933 335.077.883.980

(Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn)

Biểu đồ thể hiện nguồn vốn

68,387,795,673

343,732,326,260

Nợ phải trả Vốn chủ sỡ hữu

Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể hiện nguồn vốn của công ty

 Trình độ nhân viên trong công ty như sau:

Bảng 2.3: Bảng thể hiện trình độ nhân viên

(Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn)

Biểu đồ thể hiện trình độ nhân viên trong công ty

14.02%

11.21%

Đại Học Cao Đẳng Trung Cấp Lao Động Phổ Thông

Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thể hiện trình độ nhân viên của công ty

 Phân loại theo giới tính của nhân viên trong công ty như sau:

Bảng 2.4: Bảng thể hiện giới tính của nhân viên

(Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn)

Biểu đồ thể hiện giới tính của nhân viên

16.82%

83.18%

Nam Nữ

Biểu đồ 2.4: Biểu đồ thể hiện giới tính của nhân viên

Qua đây cho ta thấy được bộ máy tổ chức của công ty hoạt động khá tốt với đội ngũ lãnh đạo từng bước được trẻ hóa và năng động mang lại hiệu quả tốt hơn, đây là yếu tố không nhỏ góp phần vào thành công của công ty

Do là công ty gia công và dịch vụ thép yêu cầu công viêc nặng nên số lao động nam lớn hơn số lao động nữ phù hợp với tính chất của công việc

Giới tính Số lượng Tỷ lệ

2.1.1.5Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

(Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn)

QC Sản

Xuất

Vật Tư Thiết

Bị

BAN GIÁM ĐỐC

Nhóm Phân Xưởng

Kỹ Thuật

An Toàn

Tiếp thị bán hàng

Mua nguyên liệu

Nhóm Vận Hành

Nhận

Kế Hoạch

Nhóm Tài Chính

Kế Toán

Nhóm Nhân Sự - Thư Ký

Tài Chính

Kế Toán

Tổng

Vụ

Nhân

Sự - Thư

Ký