ĐẶC ĐIỂM TỒN KHO GỖ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XUẤT KHẨU GỖ NỘI NGOẠI THẤT: 1.1 Đặc điểm hàng tồn kho Hàng tồn kho là các nguyên liệu, vật liệu hoặc thành phẩm, bán thành phẩm được doanh nghiệ
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN KHOA KINH TẾ - KẾ TOÁN
BÀI TIÊU LUẬN MÔN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TỒN KHO GỖ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
SẢN XUẤT GỖ NỘI NGOẠI THẤT XUẤT KHẨU
Giảng viên: TS Lê Thị Thanh Mỹ Học viên: Phạm Nguyễn Phi Hùng Lớp: Cao học kế toán – K23A
Quy Nhơn, tháng 06 năm 2020
Trang 2BÀI TIÊU LUẬN
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TỒN KHO GỖ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT GỖ NỘI NGOẠI THẤT XUẤT KHẨU
BỐ CỤC
I ĐẶC ĐIỂM TỒN KHO GỖ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT GỖ NỘI
NGOẠI THẤT XUẤT KHẨU: 1
1.1 Đặc điểm hàng tồn kho 1
1.2 Đặc điểm tồn kho gỗ 2
1.3 Các sai phạm thường gặp 3
II CÁC MỤC TIÊU KIỂM SOÁT: 5
2.1 Quá trình thu mua 5
2.2 Quá trình lưu kho 5
2.3 Quá trình sản xuất 5
III CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU: 6
3.1 Các thủ tục kiểm soát chung 6 3.2 Các thủ tục kiểm soát cụ thể 7
Trang 33
Trang 4I ĐẶC ĐIỂM TỒN KHO GỖ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XUẤT KHẨU GỖ NỘI NGOẠI THẤT:
1.1 Đặc điểm hàng tồn kho
Hàng tồn kho là các nguyên liệu, vật liệu hoặc thành phẩm, bán thành phẩm được doanh nghiệp lưu giữ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02), hàng tồn kho là những tài sản:
+ Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường
+ Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
+ Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng trữ một lượng hàng tồn kho nhất định vì nhiều lý do khác nhau Tuy nhiên có thể khái quát các lý do chính để tồn trữ tồn kho như sau:
+ Tính sẵn có của hàng tồn kho: Hàng hóa hay nguyên liệu cần thời gian
để vận chuyển từ nhà cung ứng đến doanh nghiệp và cũng cần thời gian để doanh nghiệp sản xuất và cung ứng sản phẩm ra thị trường Vì vậy để đảm bảo nguồn nguyên liệu cho sản xuất hoặc cung ứng kịp thời cho người mua, doanh nghiệp phải luôn trữ một lượng tồn kho nhất định
+ Tính bất ổn trong nguồn cung: Trong một số trường hợp, vì các lý do
khách quan và chủ quan, doanh nghiệp không thể tiếp cận nguồn cung kịp thời để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình
+ Biến động giá trị tồn kho: Một số hàng tồn kho có sự biến động về giá
nhất là đối với nông sản, kim loại thô, nhiên liệu… làm ảnh hưởng mạnh đến giá thành sản xuất từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp Việc lựa chọn mua vào và trữ hàng tồn kho khi giá đầu vào thấp sẽ tạo lợi thế lớn cho doanh nghiệp
Nhìn chung hàng tồn kho có vai trò quan trọng đối với hoạt động của các doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất khi giá trị hàng tồn kho chiếm phần lớn giá trị tài sản và chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành phẩm
Trang 51.2 Đặc điểm tồn kho gỗ
Các doanh nghiệp đồ gỗ nội ngoại thất xuất khẩu có sản phẩm chính là đồ gỗ nội ngoại thất Nguyên liệu chính của các doanh nghiệp nội ngoại thất là gỗ và chiếm từ 70% đến 80% giá thành sản phẩm bán ra Trong điều kiện hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định chủ yếu sản xuất theo các đơn hàng được đặt sẵn bởi các người mua nước ngoài Để tăng lợi nhuận các doanh nghiệp gỗ phải tiết kiệm tối đa chi phí để tạo lợi nhuận trong khi giá bán hầu như
cố định theo hợp đồng Bên cạnh đó, tiêu chuẩn ngày càng cao đối với chủng loại
gỗ, nguồn gốc gỗ hợp pháp cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp sản xuất
gỗ nội ngoại thất xuất khẩu Chính vì vậy, kiểm soát tồn kho gỗ nguyên liệu gần như là điều kiện quan trọng để các doanh nghiệp hoạt động, tăng tính cạnh tranh và đem lại lợi nhuận
Giống như các loại hàng tồn kho khác, gỗ nguyên liệu tồn kho có nhiều đặc điểm đặc thù cần lưu ý như sau:
+ Theo phân loại trong sản xuất, gỗ tồn kho có thể ở nhiều dạng như nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và phế phẩm
+ Theo chủng loại, gỗ tồn kho có nhiều chủng loại như gỗ thông, gỗ bạch đàn, gỗ keo, gỗ chò, … Hoặc theo nguồn gốc xuất xứ như gỗ nhập khẩu, gỗ nội địa, gỗ có chứng nhận FSC (chứng nhận bảo vệ rừng – gỗ hợp pháp), gỗ không có chứng nhận FSC,…
+ Gỗ là loại vật liệu dễ cháy, dễ ẩm mốc, mối mọt và giảm chất lượng trong quá trình tồn kho
+ Để sản xuất ra thành phẩm, nguyên liệu gỗ được luân chuyển qua một quá trình sản xuất phức tạp với tỷ lệ hao hụt lớn so với khối lượng ban đầu
+ Tiêu chuẩn cao về nguồn gốc gỗ hợp pháp theo quy định Nhà nước và yêu cầu của người mua
Các công đoạn sản xuất có sự tham gia của nguyên liệu gỗ:
+ Bước 1: (Xẻ sấy) Gỗ cây nguyên khối được khai thác từ rừng được đưa
vào xẻ thành các khối vuông hoặc gỗ ván tùy theo quy cách sản xuất yêu cầu và sấy trong lò sấy cho đến khi đạt độ ẩm thích hợp (thường là từ 15% - 20%)
5
Trang 6+ Bước 2: (Chế tạo chi tiết) Từ các khối gỗ, gỗ ván đã sấy, các chi tiết được
cưa gọt tạo hình riêng theo thiết kế kỹ thuật sản phẩm Sau đó các chi tiết được chà nhám để tạo hình chính xác
+ Bước 3: (Lắp ráp) Từ các chi tiết riêng biệt ở bước 2, các chi tiết được lắp
đặt thành các sản phẩm hoàn chỉnh và chuyển qua dây chuyền sơn phun dầu để tạo
độ bóng tạo màu và chông mối mọt
+ Bước 4: (Đóng gói) Sản phẩm được đóng gói theo từng bộ hoàn chỉnh,
hoặc từng phần để lắp ráp trong các thùng cạc tông
+ Bước 5: (Xuất bán) Chuyên chở sản phẩm thành phẩm ra khu vực bến
cảng để xuất khẩu đến người mua
1.3 Các sai phạm thường gặp
Qua các đặc điểm kể trên của hàng tồn kho, có thể nhận thấy công việc quản
lý gỗ tồn kho tương đối phức tạp và có khả năng xảy ra sai phạm vì gỗ sử dụng đa dạng về chủng loại, dễ hư hại giảm chất lượng và được sử dụng qua nhiều công đoạn sản xuất với tỷ lệ hao hụt lớn Các sai phạm trong quản lý tồn kho gỗ có thể phân loại như sau
+ Sai phạm trong quá trình thu mua:
Chủng loại gỗ tương đối đa dạng và tùy theo yêu cầu đặt hàng sẽ sử dụng các chủng loại gỗ khác nhau với giá thành từng chủng loại cũng khác nhau và biến động liên tục Doanh nghiệp cũng cần chú ý đến chủng loại và giá nhập kho vì gỗ chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất
Bên cạnh nguồn gốc gỗ hợp pháp cũng là yêu cầu quan trọng đáp ứng tiêu chuẩn cao của người mua hay thị trường Để hạn chế nạn phá rừng, hầu hết gỗ nguyên liệu đều được yêu cầu chứng chỉ bảo vệ rừng và chứng minh được nguồn gốc gỗ hợp pháp Các thị trường khó tính như Châu Âu, Hoa Kỳ thường yêu cầu
gỗ có nguồn gốc hợp pháp cho sản phẩm của mình
Vì các lý do trên các sai phạm trong quá trình thu mua rất dễ xảy ra và ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận, khả năng cạnh tranh trên thị trường, quyết định phần lớn thành bại của doanh nghiệp
Trang 7Các sai phạm tiêu biểu có thể kể đến như:
- Nhập sai chủng loại gỗ, gỗ không đạt chuẩn
- Giá gỗ nguyên liệu thu mua cao
- Chi phí thu mua cao: chi phí vận chuyển, đám phán, nhập kho, …
- Gỗ bất hợp pháp, gỗ không có xuất sứ rõ ràng,
- Gỗ không có chứng từ chứng minh nguồn gỗ hợp pháp, chứng từ chứng minh nguồn gốc là chứng từ giả mạo, không phù hợp quy định, …
+ Sai phạm trong quá trình lưu kho:
Gỗ là loại vật chất dễ bắt lửa và có khả năng hư hại trong quá trình bảo quản Thực tế các vụ cháy gỗ tồn kho có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp thậm chí dẫn đến phá sản
Các sai phạm tiêu biểu có thể kể đến như sau:
- Bảo quản gần khu vực dễ bắt lửa, vật liệu dễ cháy, thiếu hệ thống phòng cháy chữa cháy.
- Bảo quản ở nơi ẩm mốc, mối mọt
+ Sai phạm trong quá trình sản xuất:
Gỗ được xử lý qua nhiều công đoạn trước khi ra thành phẩm Việc quản lý trong quá trình sản xuất tương đối phức tạp do yêu cầu kỹ thuật cao, tỷ lệ hao hụt thất thoán lớn Vì vậy, các sai phạm trong quản lý tồn kho gỗ rất hay xảy ra ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, chất lượng thành phẩm
Các sai phạm tiêu biểu có thể kể đến như sau:
- Chọn sai chủng loại, xuất kho không đúng kế hoạch sản xuất
- Lãng phí, thất thoát trong quá trình sản xuất
7
Trang 8II CÁC MỤC TIÊU KIỂM SOÁT:
2.1 Quá trình thu mua
- Thu mua đúng chủng loại và số lượng cụ thể từng loại phù hợp kế hoạch sản xuất
- Phân loại chính xác chủng loại, số lượng từng loại nhập kho
- Ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời từng chủng loại, số lượng từng loại khớp đúng với số lượng thực tế trong kho
- Thu mua gỗ từng các nguồn gốc hợp pháp, truy xuất được nguồn gốc gỗ, tuân thủ yêu cầu nguồn gốc gỗ của người mua và quy định nhà nước
- Thu mua gỗ nguyên liệu với giá, chi phí thu mua hợp lý trong định mức 2.2 Quá trình lưu kho
- Đúng số lượng, giá trị, chủng loại gỗ, ghi chép kịp thời, chính xác thực tế
- Phân loại rõ ràng chủng loại
- Bảo quản tốt chất lượng gỗ, chống ẩm mốc, mối mọt
- Hạn chế rủi ro cháy nổ
2.3 Quá trình sản xuất
- Sử dụng đúng chủng loại gỗ, số lượng, giá trị nguyên liệu gỗ trong quá trình sản xuất
- Sử dụng hiệu quả nguyên liệu gỗ trong quá trình sản xuất, chống lãng phí thất thoát, đảm bảo định mức sản xuất
Trang 9III CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU:
3.1 Các thủ tục kiểm soát chung
+ Sử dụng nhân viên có năng lực trung thực
+ Phân chia rõ ràng trách nhiệm quản lý và có sự kiểm tra chéo giữa các khâu
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
+ Phân tích và khảo sát trong quá trình sản xuất và triển khai thủ tục kiểm soát
+ Có ý thức bảo vệ hàng tồn kho gỗ
3.2 Các thủ tục kiếm soát cụ thể
+ Quá trình mua hàng
- Tách rời giữa các chức năng lên kế hoạch, mua hàng, nhập kho và ghi sổ Phân định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận tham gia trong khâu mua hàng Theo
đó, bộ phận chịu trách nhiệm lên kế hoạch, bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm mua hàng theo kế hoạch, bộ phận quản lý tồn kho nhận hàng và phân loại từ bộ phận mùa hàng, bộ phận kế toán ghi nhận trên sổ sách và lập, lưu giữ biên bản giao nhận hàng
- Việc giao nhận gỗ nguyên liệu nhập kho nên lập thành biên bản có sự xác nhận của các bộ phận tham gia mua hàng: bộ phận kế hoạch, bộ phận thu mua, bộ phận lưu kho, bộ phận kế toán
- Định kỳ ban giám đốc, bộ phận kế hoạch kiểm tra đơn giá gỗ nguyên liệu mua vào theo từng chủng loại dựa trên số liệu do bộ phận kế toán cung cấp Cập nhật giá cả thị trường cho các kế hoạch sản xuất dự kiến
- Chỉ chọn mua gỗ từ các nguồn hợp pháp Thường xuyên rà soát đánh giá
độ tin cậy về tính hợp pháp của các nhà cung cấp gỗ nguyên liệu
- Trước khi mua hàng, yêu cầu nhà cung cấp sao chụp chứng từ chứng minh nguồn gốc gỗ Lưu giữ chứng từ về nguồn gốc gỗ để kiểm tra đối chiếu khi cần
9
Trang 10thiết Thường xuyên cập nhật tiêu chuẩn pháp lý về nguồn gốc gỗ, đối chiếu với các chứng từ đã có để bổ sung tiêu chuẩn kịp thời
+ Quá trình lưu kho
- Tiến hành đối chiếu thường xuyên giữ số liệu trên sổ sách và giá trị tồn kho
gỗ nguyên liệu đảm bảo đúng số lượng, chủng loại giá trị
- Phân loại khoa học các chủng loại gỗ trong kho, đánh ký hiệu để nhận biết phục vụ cho việc xuất kho và kiểm đếm Trang bị hệ thống camera để kiểm soát hoạt động trong kho
- Trang bị hệ thống chống cháy cho kho nguyên liệu gỗ Bố trí kho nguyên liệu gỗ tách biệt với các vật liệu dễ cháy nổ như: sơn, dầu màu, … gần với nguồn nước Kiểm soát độ ẩm kho, hạn chế để ẩm mốc, mối mọt
- Định kỳ kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy, điều kiện lưu giữ trong kho Đào tạo định kỳ về nghiệp vụ chữa cháy tại chỗ
+ Quá trình sản xuất
- Phân chia rõ chức năng xuất kho, tiếp nhận, ghi sổ giữa các bộ phân Theo
đó, bộ phận lưu kho xuất kho theo đúng chủng loại chất lượng, bộ phận sản xuất tiếp nhận kiểm đếm và bộ phận kế toán ghi nhận trên sổ sách Quá trình xuất kho nên lập thành biên bản giữa các bên giao bộ phận kế toán lưu giữ
- Định kỳ kiểm tra tình trạng tồn kho bán thành phẩm
- Việc giao nhận bán thành phẩm giữa các phân đoạn sản xuất phải lập thành biên bản giao nhận giữa 2 bên do bộ phận kế toán lưu giữ
- Tồn kho phế phẩm được tập hợp và ghi nhận để bán phế liệu tiết kiệm chi phí