XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ - KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ, LẬP BẢNG CHEKLIST, CHECKSHEET TẠI THỰC TẾ

XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH PHƯƠNG BẮC (NORI) Bài tiểu luận xây dựng chương trình đánh giá thực tiễn tại doanh nghiệp. Các bước đánh giá từ xây dựng bảng kế hoạch đến lập bảng checklist check sheet chi tiết và cụ thể nhất dựa theo tiêu chuẩn iso 9001-2015

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ

TIỂU LUẬN MÔN HỌC

GIỚI THIỆU XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ

KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH PHƯƠNG BẮC (NORI)

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN HOÀNG KIỆT

SINH VIÊN THỰC HIỆN: PHẠM MINH KIÊN

LỚP – MSSV: CL001 - 31181022860

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2021

2

MỤC LỤC

(NORI) 4

1 Lịch sử hình thành & thông tin công ty 4

2 Sơ đồ tổ chức 4

3 Dịch vụ cung cấp 5

4 Quá trình giám định của CTCP Phương Bắc 6

5 Mô hình SIPOC của CTCP Phương Bắc 7

II CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ CTCP PHƯƠNG BẮC 8

1 Mục tiêu xây dựng chương trình đánh giá 8

1.1 Định hướng chiến lược CTCP Phương bắc 8

2 Rủ ro xảy ra và phương án hành động 8

3 Phạm vi chương trình đánh giá 9

3.1 Phạm vi bên được đánh giá 9

3.2 Phạm vi danh mục tài liệu dùng để đánh giá: 9

4 Phương pháp đánh giá 9

5 Yêu cầu thanh tra viên đánh giá 9

6 Lịch trình đánh giá định kì 10

III KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ CTCP PHƯƠNG BẮC 10

A NỘI DUNG KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ 10

1 Mục đính & phạm vi đánh giá 10

1.1 Mục đích 10

1.2 Phạm vi 11

3

2 Thành viên đánh giá viên 11

3 Tiêu chuẩn và tài liệu đánh giá được áp dụng 11

TCVN 12871:2020 12

4 Phương pháp thu thập thông tin 12

4.1 Phương pháp đánh giá 12

4.2 Kế hoạch thu thập dữ liệu 12

5 Nội dung đánh giá 13

6 Kết quả dự kiến cần đạt được 13

7 Báo cáo việc thực hiện và phân phối đến bên liên quan 13

8 Lịch trình hoạt động đánh giá 14

B CÂU HỎI CHECKLIST 15

C CÂU HỎI CHECKSHEET 17

4

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH PHƯƠNG

BẮC (NORI)

1 Lịch sử hình thành & thông tin công ty

Công ty Cổ phần Giám định Phương Bắc (NORI) hiện là một trong các công ty

giám định hàng đầu tại Việt Nam chuyên về lĩnh vực giám định thân tàu, P&I, hàng hóa xuất nhập khẩu và giám định tài sản kỹ thuật Công ty Cổ phần Giám định Phương Bắc (NORI) được thành lập vào năm 2005 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0304023425

do sở kế hoạch và đầu tư cấp ngày 28/09/2005 NORI hiện nay là một đơn vị giám định có

uy tín, hoạt động có chất lượng và hiệu quả cao trong ngành nghề giám định thương mại tại Việt Nam

Với đội ngũ giám định viên có kinh nghiệm cùng các chuyên gia đầu ngành về hàng hải như thuyền trưởng, máy trưởng và sỹ quan tàu biển đã từng làm việc trong lĩnh vực giám định hàng hải; các chuyên gia có năng lực trong các lĩnh vực xây dựng, công trình thủy, điện tử viễn thông, cơ khí, hóa dầu…NORI cung cấp cho khách hàng tất cả các loại hình giám định có chất lượng về hàng hải, hàng hóa xuất nhập khẩu, phương tiện vận tải, xây dựng lắp đặt và tài sản kỹ thuật vào bất cứ thời gian nào khi được yêu cầu và tại bất cứ nơi đâu ở trong nước cũng như ở các nước trong khu vực Đông Nam Á

Với phương châm “Lấy chất lượng dịch vụ làm tiêu chí phát triển” NORI liên tục cải tiến năng lực chuyên môn cho sự phát triển bền vững Mọi hoạt động của công ty chúng tôi được cụ thể hóa theo các quy trình của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn

ISO 9001:2015 với chính sách chất lượng “Nhanh chóng, chính xác, trung thực, độc lập

và chuyên nghiệp”

2 Sơ đồ tổ chức

5

3 Dịch vụ cung cấp

Công ty cung cấp 04 dịch vụ chính đó là: Giám định hàng hải, Giám định hàng hóa

xuất nhập khẩu và Giám định tài sản kỹ thuật, trong đó:

● Giám định hàng hải bao gồm giám định tình trạng tàu biển, thuê trả tàu, điều tra tai nạn và tổn thất hàng hải

● Giám định hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm giám định đề phòng tổn thất, giám định tổn thất hàng hóa, giám định xăng dầu hóa chất thực phẩm đường biển và giám định gạo xuất khẩu

● Giám định tài sản kỹ thuật với nhiệm vụ giám định tổn thất tài sản , tổn thất kỹ thuật, gián đoạn kinh doanh, đánh giá rủi ro

Chủ tịch HDQT - Giám đốcNguyễn Đức Học

Phó giám đốcNguyễn Ngọc Tuấn

Trưởng phòng HC - KTNguyễn Thị Thanh Hiền

Trưởng phòng giám định Hàng hải

Võ Tấn Thành

định Tàu thủyNguyễn Công Đức Huy

TSKTPhan Thanh Hoàng

6

4 Quá trình giám định của CTCP Phương Bắc

vụ bên ngoài

QT xem xét yêu cầu sản phẩm và dịch vụ

QT đo lường năng lực, đánh giá nội bộ, xem xét lãnh đạo

Nguồn lực công ty

Cơ sở vật chất

Đánh giá viên

& nhân viên

Công cụ đánh giá

Tiến hành đánh giá

Đối chiếu, phân tích

Văn bản nội

bộ

Trực tiếp thu thập

Phỏng vấn, biểu mẫu,

…

Kế hoạch đánh giá, kết quả

dự kiến

Mục đích, phạm

vi, nội dung, tiêu chuẩn, nguồn lực, phương pháp

Lịch trình đánh giá

Báo cáo đánh giá

Chứng nhận chất lượng

Văn bản kết quả đánh giá

Cam kết theo dõi giám sát chất lượng

QUY TRÌNH (Process)

ĐẦU RA (output)

KHÁCH HÀNG (Customer)

• Thông tin của khách hàng

• Văn bản quy định, chất lượng, quy phạm có liên quan

• Hệ phóng pháp luật

• Quy trình hướng dẫn kiểm soát dịch vụ bên ngoài

• Quy trình xử lý cơ hội và rủi

• Quy trình đo lường năng lực

• Quy trình đánh giá nội bộ

• Quy trình xem xét lãnh đạo

chất lượng

• Các văn bản kết quả đánh giá

• Các đội tàu biển trong vào ngoià nước: VIETFRACHT, VITRANSCHART,…vv

• Các hội P&I tương hỗ, hội P&I phí cố định: WOE,

BMM,…vv

• Các cảnh biển: cảng Quy Nhơn, PORT of Hải Phòng, SAIGON Port,…vv

• Các công ty bảo hiểm trong

và ngoài nước: MIC, GIC, PVI, SVIC,…vv

8

II CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ CTCP PHƯƠNG BẮC

1 Mục tiêu xây dựng chương trình đánh giá 1.1 Định hướng chiến lược CTCP Phương bắc

Công ty muốn trở thành công ty giám định hàng hải hàng đầu Việt Nam về lĩnh vực giám định thân tàu, P&I, hàng hóa xuất nhập khẩu và giám định hàng hải kĩ thuật Xây dựng môi trường làm việc tiện ích thoải mái và năng xuất

= > Chương trình được xây dựng với mục đích đảm bảo yêu cầu về chất lượng

cơ sở làm việc, điều kiện làm việc Chương trình đảm bảo điều kiện và cơ sở luôn tuân

thủ tốt quy định về HTQLCL ISO 9001-2015, tạo ra một chu kỳ kiểm định nhằm duy trì chất lượng hoạt động của tổ chức xác định các hoạt động phòng ngừa, khắc phục những

sự cố xảy ra và tình cơ hội cải tiến => nâng cao năng xuất làm việc cho phòng giám định thuộc CTCP Phương Bắc

2 Rủ ro xảy ra và phương án hành động

• Chênh lệch về khoảng thời gian thực hiện

đánh giá do các tác động ngoài ý muốn:

thiên tai, an ninh,…

• Thiếu sót thiết bị phục vụ cho công việc

đánh giá: Máy chiếu, phòng họp làm việc,

các công cụ có liên quan

• Hồ sơ văn bản thiếu sót đểm tham khảo cập

nhật chưa đầy đủ

• Những vấn đề mới phát sinh theo thời gian

mà chương trình đánh giá không theo kịp:

tiến bộ khoa học, hình thức hoạt động

mới,…

• Rủi ro các thành viên không tham gia đầy đủ

trong kì đánh giá của công ty

• Năng lực của đoàn đánh giá hoàn toàn đạt

đủ trình độ để thực hiện và đạt được mục tiêu đánh giá

• Phát hiện lỗ hổng quy trình

• Cập nhật những quy định mới, tiến bộ

PHƯƠNG ÁN HÀNH ĐỘNG

9

• Cập nhật những yêu cầu, thay đổi trong hình thức đánh giá

• Đa dạng hình thức đánh giá

• Lên lịch trình thực hiện chi tiết cho đoàn đánh giá

• Gửi bản yêu cầu về nguồn lực và hồ sơ cần thiết cần thiết để phục vụ cho công tác đánh giá tại phòng ban

• Gửi bản kế hoạch và các mốc thời gian đánh giá cho công ty để sắp xếp thời gian tiến đón đoàn đánh giá

Chọn lựa các thành viên trong đoàn đánh giá là những người có kinh nghiệm, đủ chuyên môn và hiểu rõ nội dung đánh giá HLQLCL ISO 9001

3 Phạm vi chương trình đánh giá 3.1 Phạm vi bên được đánh giá

• Phòng giám định hàng hải thuộc CTCP Phương Bắc: Nhân lực, cơ sở vật chất và điều kiện làm việc

3.2 Phạm vi danh mục tài liệu dùng để đánh giá:

• Quy trình đo lường năng lực: QTHT-07

• Quy trình xem xét lãnh đạo: QTHT-09

• Quy trình đánh giá nội bộ: QTHT-08

• Sổ tay chất lượng công ty: STCL

• Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001-2015 và TCVN 12871:2020

4 Phương pháp đánh giá

Xem xét đánh giá từng yếu tố riêng lẻ

Xem xét từng thành phần có liên quan trong phòng Giám định hàng hải lần lượt từ con người, tài liệu liên quan rồi mới đến cơ sở vật chất Đánh giá từng thành phần một cách độc lập và khách quan

5 Yêu cầu thanh tra viên đánh giá

Tiêu chuẩn thanh tra viên đánh giá

• Có bằng cử nhân hoặc hơn về chuyên ngành liên quan đến đánh giá

• Có ít nhất một năm kinh nghiệm làm việc trong hoạt động đánh gía

• Có khả năng lập kế hoạch, chương trình đánh giá

• Có khả năng thu thập chi tiết số kiệu, không bị giao động

10

• Đánh giá bằng góc nhìn khách quan

• Thực hiện tổng hợp và báo cáo đánh giá

6 Lịch trình đánh giá định kì

Chương trình đánh giá diễn răng từng quý trong một năm, cụ thể:

THỜI GIAN TIÊU CHUẨN

Qúy I

20/03

ISO 9001-2015 TCVN 12871:2020

• Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng

• Trách nhiệm, quyền hạn chức năng, nhiệm

vụ của ban lãnh đạo và nhân viên phòng giám đinh hàng hải CTCP Phương Bắc

• Các chế độ báo cáo và trao đổi thông tin

• Kiểm soát tài liệu

• Kiểm soát hồ sơ liên quan đến các quá trình thuộc đơn vị quản lý

• Tất cả các quy trình quản lý có liên quan đến điều kiện là việc và cơ sở vật chất liên quan đến phòng giám định hàng hải

• Đánh giá nội bộ

Qúy II

20/06

ISO 9001-2015 TCVN 12871:2020 Qúy III

20/09

ISO 9001-2015 TCVN 12871:2020

Qúy IV

20/12

ISO 9001-2015 TCVN 12871:2020

III KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ CTCP PHƯƠNG BẮC

A NỘI DUNG KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ

1 Mục đính & phạm vi đánh giá

1.1 Mục đích 1.1.1 Mục đích đánh giá bên thứ nhất (CTCP Phương Bắc)

● Đảm bảo liên tục thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2015 về điều kiện

làm việc & cơ sở vật chất tại phòng giám định hải của CTCP Phương Bắc

● Đánh giá quá trình hoạt động của hệ thống quản trị, quản lý của phòng ban có đáp ứng những yêu cầu của tiêu chuẩn HTQLCL ISO 9001-2015 hay không?

1.1.2 Mục đích đánh giá bên thứ ba (tổ chức đánh giá độc lập)

1.2 Phạm vi

• Đơn vị được đánh giá: Phòng giám định hàng hải thuộc CTCP Phương Bắc

• Thành phần được đánh giá: Toàn bộ nhân lực phòng giám định hàng hải, cơ sở vật

chất và tài liệu có liên quan

2 Thành viên đánh giá viên

Thành viên đoàn

đánh giá viên Chức vụ Thành viên nơi tổ chức được đánh giá Chức vụ

3 Tiêu chuẩn và tài liệu đánh giá được áp dụng

• Những điều khoản thuộc yêu cầu HTQLCL ISO 9001-2015 được công ty áp dụng

• Tiêu chuẩn quy định, thông tư, luật định, công ước có liên quan đến phòng giám

định đó là:

STT KÝ HIỆU NƠI BAN HÀNH TÊN TÀI LIỆU/TRÍCH YẾU

CTCP PHƯƠNG BẮC

QT Đo lường năng lực

12

12871:2020

Bộ Khoa học và Công nghệ

Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 12871:2020 Văn phòng kết hợp lưu trú - Yêu cầu chung về thiết

kế

4 Phương pháp thu thập thông tin

4.1 Phương pháp đánh giá

Thu thập thông tin độc lập thông qua:

• Quan sát: Quan sát quy trình thực hiện, quan sát môi trường làm việc và cơ sở vật

chất (nhìn, chạm, dùng lực), ghi chép biểu mẫu

• Phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp, ghi chép biểu mẫu

• Xem xét quy trình: kiểm tra tài liệu, hệ thống văn bản,

4.2 Kế hoạch thu thập dữ liệu

Thực hiện theo bảng kế hoạch thu thập dữ liệu sau:

STT NHIỆM VỤ NỘI DUNG KẾT QUẢ CẦN ĐẠT CẦN THIẾT VẬT DÙNG

thực tế

Quan sát quy trình:

• Quy trình đo lường năng lực

• Quy trình đánh giá nội bộ

• Quy trình xem xét lãnh đạo

Thông tin quy trình thực hiện

ghi chép

• Checklist câu hỏi

• Checksheet câu hỏi

trực tiếp

Phỏng vấn ông Võ Tấn Thành (Trưởng hòng giám định hàng hải)

Thông tin về yếu

tố lãnh đạo, thực

HTQLCL Phỏng vấn ngẫu nhiên 50% nhân

viên trong phòng giám định hành hải

Thông tin về mức

độ thực hiện theo HTQLCL

Mức độ hài lòng với dịch vụ

5 Nội dung đánh giá

• Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng

• Trách nhiệm, quyền hạn chức năng, nhiệm vụ của ban lãnh đạo và nhân viên phòng giám đinh hàng hải CTCP Phương Bắc

• Các chế độ báo cáo và trao đổi thông tin (nội bộ và bên ngoài)

• Kiểm soát tài liệu

• Kiểm soát hồ sơ liên quan đến các quá trình thuộc đơn vị quản lý

• Tất cả các quy trình quản lý có liên quan đến điều kiện là việc và cơ sở vật chất liên quan đến phòng giám định hàng hải

• Đánh giá nội bộ

6 Kết quả dự kiến cần đạt được

• Phòng giám định đạt được 90% các yêu cầu của HTQLCL ISO 9001 – 2015

• Phòng giám định thực hiện tốt, đúng tiêu chuẩn và quy trình dựa vào các nguồn lực

hiện có

• Phản hồi tích cực về kết quả thực hiện giám định của ban lãnh đạo và nhân viên

phòng giám định

7 Báo cáo việc thực hiện và phân phối đến bên liên quan

• Đánh giá của bên đoàn đánh giá: thông báo bằng Thư gửi cho bên được đánh giá, qua hình thức thư trực tiếp

• Thư thông báo hoặc Bảng ghi nhớ phải gửi đến trưởng phòng giám định hàng hải CTCP Phương Bắc

dung này trong bộ phận của mình phụ trách

• Thông tin trước trong và sau khi thực hiện đánh giá liên tục được cập nhật và truyền

đạt giữa hai bên thông qua trưởng đoàn đánh giá và trưởng phòng giám định

8 Lịch trình hoạt động đánh giá

Thực hiện đánh giá trong ngày 10/06/2021

Ngày 10/06/2021

PHỤ TRÁCH TIÊU

CHUẨN Đánh giá viên PHẠM MINH KIÊN

08h00 – 08h30

ISO

9001-2015

TCVN 12871:2020

Họp khởi động đánh giá

08h30 – 13h00

Kiểm tra các văn bản có liên quan và quy trình thực hiện:

• Quy trình đo lường năng lực

• Quy trình đánh giá nội bộ

• Quy trình xem xét lãnh đạo

15

B CÂU HỎI CHECKLIST

1

Điều kiện làm việc

1.1 Điều kiện làm việc

Không gian làm việc đảm bảo mỗi nhân viên sẽ được tối thiểu:

Diện tích cây xanh, diện tích trung bình làm việc, Độ sáng văn phòng tối thiểu, Mức ồn cho phép tại nơi làm việc 8 tiếng, Có không gian chung, Nhiệt độ

1.2 Công cụ, phương tiện phục

vụ làm việc

Nước lọc tại văn phòng, giấy trăng photo có đủ dùng, có cách công cụ cần thiết cho cuộc họp như: máy chiếu, bút lông, bảng,

1.3 Hệ thống viễn thông, liên

2

Cơ sở vật chất

16

lịch 2 lần, party hằng quý

3.4 Trách nghiệm lãnh đạo Người đại diện có ra mặt cho những khiếu nại, tố cáo của khách hàng, chốt những

hoạch định cho phòng và đề ra phương hướng

4

Phỏng vấn nhân viên

4.3 Nhân viên đánh giá lãnh đạo Có xem xét và thực hiện ghi chép hoạt động đánh giá lãnh đạo theo biểu mẫu:

SF - 01.QTHT.09 & SF - 02.QTHT.09

Mẫu phiếu ở file nép đính kèm

5

Đánh giá nội bộ

5.2 Ghi chép đánh giá

Có ghi chép đấy đủ vào các biểu mẫu

- SF – 02/QTHT.08 phiếu ghi chép đánh giá nội bộ

- SF – 03/QTHT.08 phiếu ghi chép những điểm không phù hợp

Mẫu phiếu ở file nép đính kèm

kiểm tra từng yếu tố thành phần cơ bản

5.4 Người đại diện đánh giá Người đại diện có giới thiệu các thành viên, mục đích, phạm vi, trách nghiệm và

hành động tới mọi người hong phòng ban

được công nhận bởi mọi người

6 Hồ sơ văn bản

17

6.1 Thông tin tạo mới và cập

6.3 Truyền tải thông tin Thông tin tuyền tải có đủ các dạng: văn bản, âm thanh, dữ liệu số

6.4 Tình trạng hồ sơ văn bản Có nguyên vẹn, đầy đủ thành tố, chữ và dư liệu có nhận dạng được

C CÂU HỎI CHECKSHEET

CHUẨN

KHÔNG ĐẠT

GHI CHÚ NHẸ T BÌNH NẶNG

Nhiệt độ làm việc trong khoảng 20-27oC

1.2

Công cụ, phương

tiện phục vụ làm

việc

Nước uống cung cấp tối thiểu 1,5lit/ người/ ngày

Số lượng giấy in đủ trung bình 30 tờ A4/người/ngày

Dụng cụ cho các cuộc họp: bút, tẩy, bảng, máy chiếu