(NB) Tài liệu học tập được biên soạn theo đúng chương trình đào tạo và các quy định về cách trình bày của Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp. Tài liệu gồm 8 chương với những nội dung chính sau: Nhập môn quản trị hành chính văn phòng, hoạch định và tổ chức công việc hành chính văn phòng, điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng,... Mời các bạn cùng tham khảo.
NHẬP MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Khái niệm hành chính văn phòng
1.1.1.1 Khái niệm, nhiệm vụ của văn phòng
Có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng:
Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tính chất giấy tờ (bàn giấy)
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý công văn và giấy tờ hành chính tại các cơ quan, đơn vị Thông thường, văn phòng được xem là bộ phận văn thư, chịu trách nhiệm xử lý và lưu trữ các tài liệu quan trọng.
Văn phòng là nơi làm việc chính của các cơ quan, đơn vị, nơi mà cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ hàng ngày, chẳng hạn như văn phòng Ủy ban Nhân dân các cấp và văn phòng các bộ.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo và quản lý, giúp thực hiện hiệu quả chức năng và nhiệm vụ của đơn vị.
Để hiểu rõ về văn phòng, cần xem xét toàn diện các hoạt động của nó trong các cơ quan, đơn vị Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác Hoạt động đầu ra bao gồm phân phối, truyền tải và xử lý thông tin phản hồi, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý Đồng thời, văn phòng cần các phương tiện vật chất kỹ thuật thiết yếu để thực hiện nhiệm vụ Nó không chỉ là đơn vị nghiên cứu và đề xuất ý kiến cho lãnh đạo mà còn thực hiện các công việc như tổ chức mua sắm, quản lý tài sản và trang thiết bị, nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng.
Từ các quan niệm trên, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ nhất về văn phòng:
“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập xử lý,
Cung cấp và truyền đạt thông tin là yếu tố quan trọng hỗ trợ cho hoạt động quản lý, đồng thời đảm bảo dịch vụ hậu cần và các điều kiện vật chất cần thiết cho văn phòng của cơ quan, đơn vị.
* Nhiệm vụ của văn phòng
Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động và quy mô của từng cơ quan, văn phòng sẽ được giao các nhiệm vụ khác nhau Những nhiệm vụ này thường bao gồm việc quản lý, tổ chức và điều phối các hoạt động nhằm đảm bảo hiệu quả công việc.
Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác hàng tháng, quý và tuần Họ cần theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch này, đồng thời trực tiếp xây dựng lịch công tác cho lãnh đạo để hỗ trợ họ trong công việc Mỗi cơ quan, đơn vị có thể có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng, vì vậy văn phòng đóng vai trò tổng hợp các chương trình này, tạo thành một hệ thống hoàn chỉnh nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan.
Thông tin là yếu tố thiết yếu trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định Các loại thông tin đa dạng và đến từ nhiều nguồn khác nhau, vì vậy lãnh đạo không thể tự mình xử lý hết mà cần sự hỗ trợ từ văn phòng Văn phòng hoạt động như “cửa sổ” và “bộ lọc” thông tin, nơi thu thập, xử lý, chuyển phát và lưu trữ thông tin Hoạt động này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, do đó, văn phòng cần tuân thủ các quy định về văn thư và lưu trữ trong quá trình quản lý thông tin.
Lãnh đạo cần truyền đạt các quyết định quản lý một cách rõ ràng và theo dõi việc triển khai thực hiện những quyết định này Đồng thời, việc tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị là cần thiết để báo cáo cho lãnh đạo Từ đó, đề xuất các biện pháp hỗ trợ cho công tác chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo sẽ được thực hiện hiệu quả hơn.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành
Theo dõi đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận
Chúng tôi cung cấp tư vấn cho thủ trưởng về việc soạn thảo văn bản, giúp đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền và tuân thủ quy định của Nhà nước.
Tổ chức công tác đón tiếp khách là nhiệm vụ quan trọng của cơ quan, đóng vai trò cầu nối giữa cơ quan với các đơn vị cấp trên, ngang cấp và cấp dưới Công tác này không chỉ đảm bảo sự giao tiếp hiệu quả mà còn tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp, nâng cao hình ảnh và uy tín của cơ quan trong mắt đối tác và cộng đồng.
Chủ trì và phối hợp với các đơn vị khác để tổ chức các cuộc họp và làm việc của lãnh đạo cơ quan, đồng thời thực hiện ghi biên bản cho các cuộc họp này.
- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, bảo đảm cho các chuyến đi đạt kết quả cao nhất
Để đảm bảo hoạt động hiệu quả của cơ quan, cần chú trọng đến cơ sở vật chất như kinh phí và trang thiết bị làm việc Quy mô và yêu cầu về các điều kiện vật chất này sẽ khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm và tình hình của từng đơn vị Do đó, văn phòng cần lập kế hoạch chi tiết để đáp ứng các nhu cầu này.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, cần thực hiện 5 bước quan trọng: lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, trang bị và quản lý sử dụng các cơ sở vật chất Những bước này sẽ giúp tối ưu hóa tài nguyên và cải thiện chất lượng làm việc trong môi trường văn phòng.
Tùy vào đặc điểm và tính chất hoạt động của từng cơ quan, văn phòng có thể điều chỉnh nhiệm vụ cho phù hợp, bằng cách thêm hoặc bớt một số công việc cần thiết.
1.1.1.2 Các yếu tố cấu thành văn phòng
Quản trị hành chính văn phòng
1.2.1 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng
Quản trị hành chính văn phòng là một lĩnh vực quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, đơn vị Nó bao gồm việc tổ chức, sắp xếp và kiểm soát các quy trình làm việc nhằm đảm bảo sự hiệu quả và năng suất trong công việc.
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
1.2.2 Vai trò của quản trị hành chính văn phòng
Văn phòng là bộ phận thiết yếu trong mọi cơ quan, đóng vai trò quan trọng trong quản trị hành chính Quản trị văn phòng không chỉ hoạt động độc lập mà còn liên kết chặt chẽ với các lĩnh vực quản trị khác Khi văn phòng được tổ chức khoa học, nề nếp và kỷ cương, công việc của cơ quan sẽ diễn ra suôn sẻ, giúp quản lý hành chính trở nên hiệu quả hơn Tổ chức công tác văn phòng khoa học mang lại nhiều lợi ích cho toàn bộ cơ quan.
- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị
- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị
- Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị
- Nâng cao năng suất lao động của cơ quan đơn vị
Hoạt động văn phòng đa dạng và phức tạp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của các bộ phận và toàn thể cơ quan Quản trị hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng, giúp các đơn vị thực hiện hiệu quả các lĩnh vực quản trị khác nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
1.2.3 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng
1.2.3.1 Hoạch định công việc hành chính văn phòng
Hoạch định là chức năng quan trọng đầu tiên trong quản trị văn phòng, đóng vai trò mở đường cho các hoạt động quản lý Nó là cơ sở để triển khai công việc một cách đồng bộ và có trọng tâm trong một khoảng thời gian nhất định Qua đó, hoạch định không chỉ tăng cường tính chủ động của văn phòng mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan.
Nội dung hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng bao gồm việc xây dựng chương trình kế hoạch công tác định kỳ cho cơ quan và cho chính văn phòng.
- Hoạch định các cuộc họp của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan
- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan
- Hoạch định kinh phí bảo đảm cho các hoạt động của cơ quan
Để xác định nhu cầu nhân sự cho công tác văn phòng, thủ trưởng văn phòng cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn trong phạm vi hoạt động Từ đó, họ sẽ xây dựng phương án đề xuất nhu cầu nhân sự gửi đến cấp có thẩm quyền để xem xét và quyết định.
1.2.3.2 Tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ văn phòng một cách hiệu quả nhằm hỗ trợ và phối hợp các hoạt động của các bộ phận khác trong cơ quan.
Cần phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân trong bộ phận dựa trên nhu cầu công việc, trình độ chuyên môn và năng lực của mỗi người để tối ưu hóa hiệu quả làm việc.
- Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực
- Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của văn phòng
1.2.3.3 Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng:
Lãnh đạo là quá trình tác động và hướng dẫn người khác nhằm đạt được mục tiêu Chánh văn phòng đóng vai trò lãnh đạo đội ngũ lao động văn phòng trong việc thực hiện nhiệm vụ Để thành công, chánh văn phòng cần có tiêu chuẩn và phương pháp làm việc hiệu quả.
1.2.3.4 Kiểm soát công việc hành chính văn phòng
- Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc, quy trình công tác
Kiểm tra công việc là quá trình đánh giá xem các nghiệp vụ chuyên môn tại văn phòng có thực hiện đúng tiêu chuẩn, thủ tục và kế hoạch đã được đề ra hay không.
- Kiểm tra nhân sự: xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc và đánh giá năng lực của cán bộ nhân viên văn phòng
CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời các câu hỏi sau
Câu 1: Khái niệm văn phòng, hành chính văn phòng, quản trị hành chính văn phòng?
Câu 2: Trình bày các công việc chính của hành chính văn phòng? Các chức năng của hành chính văn phòng?
Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời đúng nhất
Câu 1 Theo nghĩa rộng, văn phòng là:
A Là bộ máy quản lý của cơ quan, tổ chức
B Là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức
C Là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức
D Nơi làm việc của nhân viên
Câu 2 Quản trị hành chính văn phòng là:
A Hoạch định các hoạt động xử lý thông tin
B Tổ chức các hoạt động cho văn phòng
C Kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
D Hoạch định, tổ chức, phối hợp, kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
Câu 3 Đâu là chức năng của quản trị hành chính văn phòng?
B Tổ chức thực hiện công việc văn phòng
Câu 4 Theo nghĩa hẹp, văn phòng là:
A Bộ máy điều hành của cơ quan, tổ chức
C Trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức
C Bộ máy quản lý của cơ quan, tổ chức
D Phòng làm việc của nhân viên
Câu 5 Dưới góc độ quản trị, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức
Câu 6 Vấn đề nào sau đây không thuộc chức năng của Văn phòng:
Câu 7 Đầu mối giao tiếp, cổng tiếp nhận và cung cấp thông tin chính thức của cơ quan tổ chức thể hiện chức năng nào của văn phòng?
Câu 8 Tổ chức theo dõi, đôn đốc các bộ phận, đơn vị thực hiện kế hoạch chung là:
A Nhiệm vụ bắt buộc của văn phòng
B Công việc tùy chọn của văn phòng
C Công việc tùy chọn của văn phòng
D Phụ thuộc vào quy mô văn phòng
Quản lý việc sử dụng cơ sở vật chất, phương tiện và trang thiết bị làm việc của cơ quan, tổ chức là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận hành chính văn phòng Bộ phận này đảm bảo rằng tất cả tài nguyên được sử dụng hiệu quả và hợp lý, đồng thời duy trì điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên Việc quản lý chặt chẽ các trang thiết bị không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao năng suất làm việc trong tổ chức.
Câu 10 Trong văn phòng, bộ phận hành chính có nhiệm vụ gì?
A Thực hiện công tác văn thư, đánh máy, lễ tân, khánh tiết, tổng đài điện thoại, thường trực khách ra vào cơ quan
B Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện điều kiện vật chất cho hoạt động tổ chức
C Tổ chức công tác bảo vệ trật tự, trị an cho hoạt động của tổ chức
D Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của tổ chức
Một Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội đang cần thuê một địa điểm tại thành phố
Hồ Chí Minh làm văn phòng làm việc công ty trong thời gian tới Giả sử bạn là Trưởng phòng Hành chính hãy:
1 Hãy trình bày với Giám đốc các yếu tố liên quan đến quyết định lựa chọn văn phòng
2 Ban giám đốc đưa ra yêu cầu địa điểm chọn phải có diện tích khoảng 120m 2 , tọa lạc ở mặt tiền của tuyến đường chính của thành phố, địa điểm này phải có ít nhất 4 phòng làm việc, trong đó có một phòng rộng tối thiểu 40m 2 để dùng làm hội trường, có bãi để xe và có chi phí thuê mỗi tháng dưới 50 triệu Sau khi khảo sát ban đầu, nhân viên phòng Hành chính đề xuất 3 địa điểm như sau: địa điểm thứ 1 trên đường Võ Văn Kiệt quận 5, địa điểm thứ 2 trên đường Lê Duẩn quận một và địa điểm thứ 3 ở đường Nguyễn Đình Chiểu quận 3 Hãy tư vấn cho giám đốc ra quyết định chọn địa điểm nào phù hợp để làm văn phòng của công ty? (Lưu ý: Bạn có quyền giả định thông tin về 3 địa điểm trên để thuận tiện cho việc ra quyết định)
HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Hoạch định công việc hành chính văn phòng
2.1.1 Khái niệm và đặc điểm hoạch định hành chính văn phòng
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và lựa chọn các giải pháp, công cụ để xây dựng kế hoạch và chương trình hành động nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra Đây là chức năng đầu tiên trong quản trị, có ảnh hưởng lớn đến các chức năng khác.
Hoạch định có 3 đặc trưng cơ bản:
- Hoạch định gắn liền với dự báo do đó phải chấp nhận một độ sai lệch nhất định
- Hoạch định luôn hướng tới tương lai trên cơ sở đánh giá quá khứ và hiện tại
- Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng ta có hoạch định dài hạn hay hoạch định ngắn hạn
Hoạch định công việc hành chính văn phòng là quá trình xác định mục tiêu và nhiệm vụ, đồng thời xây dựng kế hoạch hành chính Điều này nhằm đảm bảo hệ thống hành chính doanh nghiệp thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình.
Kế hoạch hành chính là sản phẩm của quá trình hoạch định hành chính, đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp các hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Đặc điểm của kế hoạch hành chính:
- Kế hoạch hành chính thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần, tháng, quý)
- Kế hoạch hành chính chi tiết và cụ thể (đến từng con người, đến từng địa điểm, từng thời gian và công việc)
- Kế hoạch hành chính xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa
Tác dụng của hoạch định hành chính
- Giảm tối đa sự trùng lặp công việc giữa các đơn vị, các bộ phận và cá nhân nhà quản trị
- Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy
- Là cơ sở cho sự phối hợp và kiên kết giữa các bộ phận, đơn vị chức năng
- Tiết kiệm chi phí và thời gian
2.1.2 Quy trình xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng
Về phương pháp chung, công tác hoạch định hành chính văn phòng được tiến hành theo trình tự:
- (1) Xác định mục đích, yêu cầu
Khi thực hiện một công việc, điều quan trọng đầu tiên là hiểu rõ lý do và yêu cầu của việc hoạch định Việc xác định mục tiêu và yêu cầu giúp chúng ta tập trung vào trọng tâm và đánh giá hiệu quả cuối cùng Để xác định mục tiêu, chúng ta có thể trả lời những câu hỏi cụ thể liên quan đến công việc.
+ Tại sao chúng ta phải làm công việc này? (thông thường vì có yêu cầu phát sinh, hoặc vì muốn thay đổi cải tiến cái hiện có)
+ Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của chúng ta?
+ Hậu quả nếu không thực hiện chúng?
Mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART, cụ thể là:
+ Specific (cụ thể, dễ hiểu): chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai
Để đảm bảo tính đo lường, các chỉ tiêu cần có tiêu chuẩn cụ thể và rõ ràng Ví dụ, thay vì yêu cầu nhân viên "phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể", hãy quy định rõ ràng rằng họ phải trả lời trong ngày nhận được thư.
+ Achievable (vừa sức): Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng phải khả thi, đừng đặt ra những chỉ tiêu không thể đạt nổi
Tiêu chí thực tế đánh giá sự cân bằng giữa khả năng thực hiện và nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm thời gian, nhân sự và tài chính.
Mọi công việc cần có thời hạn hoàn thành để tránh bị trì hoãn Việc sắp xếp thời gian hợp lý không chỉ giúp chúng ta đạt được mục tiêu hiện tại mà còn tạo điều kiện chuẩn bị cho các mục tiêu mới trong tương lai.
Mục tiêu của mỗi doanh nghiệp và nhân viên là khác nhau, có thể là mục tiêu chung của doanh nghiệp, nhóm hoặc cá nhân, và có thể phân loại thành ngắn hạn hoặc dài hạn Để lập kế hoạch hiệu quả, cần xác định mục tiêu rõ ràng, biết được điều mình muốn đạt được và xác định khách hàng, bao gồm cả khách hàng bên ngoài và khách hàng nội bộ trong công ty, vì họ là trung tâm của mọi hoạt động.
- (2) Xác định nội dung công việc (What)
Để xác định rõ nội dung công việc, cần phân tích tình trạng thực tế hiện tại: chúng ta đang ở giai đoạn nào, có phải bắt đầu từ đầu, có kinh nghiệm hay đang thực hiện nhưng chưa hiệu quả Dựa trên phân tích đó, cần xây dựng một kế hoạch hành động với các công việc cụ thể.
+ Làm gì để đạt được điều đó?
+ Các bước chính cần phải tiến hành là gì, theo trình tự nào?
- (3) Xác định người thực hiện công việc (Who) liên quan đến các vấn đề: Ai làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ trợ? Ai chịu trách nhiệm?
Khi xác định thời gian thực hiện, cần xem xét tiến độ, phân bổ nguồn lực và phân tích chi phí-lợi ích Để thiết lập thời hạn cho công việc, cần đánh giá mức độ khẩn cấp và quan trọng của từng nhiệm vụ Các công việc có thể được phân loại thành bốn nhóm: (1) quan trọng và khẩn cấp, (2) không quan trọng nhưng khẩn cấp, (3) quan trọng nhưng không khẩn cấp, và (4) không quan trọng và không khẩn cấp.
Xác định địa điểm thực hiện công việc là bước quan trọng, bao gồm việc làm rõ nơi diễn ra công việc, địa điểm giao hàng, và bộ phận cũng như công đoạn kiểm tra Việc này giúp đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả và chính xác.
Xác định phương pháp thực hiện công việc là bước quan trọng trong quản lý quy trình Tài liệu hướng dẫn cần nêu rõ cách thức thực hiện từng công việc cụ thể, tiêu chuẩn chất lượng áp dụng và quy trình vận hành máy móc nếu có Việc này giúp đảm bảo hiệu quả và đồng nhất trong công việc.
Để kiểm soát chất lượng công việc, cần xác định phương pháp theo dõi và điều chỉnh hiệu quả Điều này bao gồm việc xác định các đặc tính của công việc, cách đo lường chúng, và thiết lập các chuẩn mực rõ ràng và chính xác nhằm đảm bảo chất lượng.
Để xác định phương pháp kiểm tra hiệu quả, cần xác định các bước công việc cần kiểm tra, tập trung vào những điểm trọng yếu theo nguyên tắc Pareto 20/80, tức là chỉ 20% các điểm kiểm tra có thể gây ra đến 80% sai sót Cần xác định tần suất kiểm tra và người thực hiện kiểm tra để đảm bảo quy trình được thực hiện một cách hiệu quả.
- (9) Xác định nguồn lực (5M: Man, Money, Material, Machine, Method): đây là yêu cầu để đảm bảo cho kế hoạch được khả thi
Để xác định nhu cầu về con người trong công việc, doanh nghiệp cần xem xét các yêu cầu cụ thể và đánh giá xem họ đã sở hữu đội ngũ nhân sự phù hợp hay chưa Việc lập kế hoạch bổ sung nguồn lực con người là cần thiết để đảm bảo hiệu quả hoạt động và đạt được mục tiêu kinh doanh.
Tổ chức công việc hành chính văn phòng
2.2.1 Khái niệm tổ chức công việc hành chính văn phòng
Tổ chức là quá trình nghiên cứu và thiết lập cấu trúc hợp lý cho các mối quan hệ giữa các thành viên, nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Sự thiếu vắng của một tổ chức năng động và hợp lý sẽ gây ra những hậu quả đáng tiếc:
- Mối quan hệ giữa các cá nhân và giữa các hoạt động bên trong cơ sở không được tốt đẹp, có thể dẫn đến tranh chấp quyền hành
- Các cá nhân làm việc rời rạc, làm việc cho riêng mình chứ không phải làm việc như là những thành viên của một tập thể
- Một vài người đã phải làm việc quá sức mình trong khi số khác lại nhàn rỗi
- Phí tổn tăng cao, lợi nhuận giảm sút, dịch vụ khách hàng nghèo nàn thấy rõ
- Tinh thần của nhân viên suy sụp, tài năng không được sử dụng đúng đắn
2.2.2 Các nguyên tắc tổ chức công việc hành chính văn phòng
Nguyên tắc 1: Nguyên tắc về mục tiêu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ chức năng và mục tiêu hoạt động của từng nhóm Mỗi nhóm cần có một tiêu chí rõ ràng để xác định mối tương quan trong cấu trúc tổ chức, từ đó đảm bảo sự phối hợp hiệu quả và đạt được mục tiêu chung.
Mục tiêu chính của hành chính là phục vụ một cách tiết kiệm và hiệu quả, đồng thời hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận khác hoạt động hiệu quả hơn.
Mục tiêu của nhóm phục vụ phải đặt dưới mục tiêu của nhóm hoạt động chính
Chức năng và nhiệm vụ phải được quy định rõ trước khi cá nhân được bổ nhiệm vào chức vụ đó
Nguyên tắc 2 liên quan đến việc khuyến khích cá nhân tham gia thảo luận về các vấn đề quản trị liên quan đến công việc của họ Cần xem xét sự khác biệt giữa các cá nhân để phân công công việc một cách hợp lý Nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn khi họ hiểu rõ lý do tại sao cần thực hiện nhiệm vụ và tuân theo các chính sách, quy định nhất định.
- Nguyên tắc 3: Cân bằng quyền hạn và trách nhiệm
Quyền hạn phải được phân chia và chỉ thị một cách phù hợp
Quyền hạn phải được giao cụ thể rõ ràng và người được giao quyền phải hiểu rõ
Quyền hạn phải ngang bằng với trách nhiệm
Trách nhiệm cần được xác định rõ ràng trước khi phân công công việc Việc phân công nên chú ý đến chuyên môn hóa, và các chức năng liên quan hoặc tương tự nên được nhóm lại để tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Quyền hạn và trách nhiệm có thể ủy thác cho người khác nhưng ủy thác phải báo cáo với cấp trên
- Nguyên tắc 5: Thông tin phản hồi
Mỗi nhân viên chỉ báo cáo cho một cấp trên duy nhất
Hình thức khoảng cách và vi phạm vi báo cáo phải được quy định rõ ràng
Hình thức những báo cáo cùng loại nên càng thống nhất càng tốt
- Nguyên tắc 6: Tầm hạn kiểm soát: số nhân viên trực thuộc có thể báo cáo trực tiếp cho 1 cấp trên phải được hạn chế lại
- Nguyên tắc 7: Điều hành tổ chức
Sơ đồ tổ chức là kim chỉ nam hướng dẫn dẫn điều hành tổ chức
Tổ chức phải linh hoạt, phải uyển chuyển
2.2.3 Các phương thức tổ chức công việc hành chính a Tổ chức công việc hành chính tập trung theo địa bàn
Tất cả các công việc hành chính sẽ được tập trung tại một địa điểm cụ thể và do bộ phận chuyên môn (phòng hành chính) đảm nhận Phương pháp này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, nơi yêu cầu tính chuyên môn cao.
- Ưu điểm: Để kiểm soát chặt chẽ công việc , nguyên tắc và quy trình hành chính
Xử lý, cung cấp thông tin nhanh
Sử dụng hiệu quả trang thiết bị và chi phí
Nhược điểm của tổ chức công việc hành chính bao gồm tình trạng quá tải công việc và chuyên môn hóa, dẫn đến việc thiếu chú trọng đến tầm quan trọng của từng nhiệm vụ Điều này có thể gây trì trệ trong quá trình chuyển giao công việc và gia tăng quyền lực của bộ phận hành chính doanh nghiệp, đồng thời tạo ra sự phân tán trong tổ chức công việc hành chính.
Tất cả công việc hành chính sẽ được phân chia cho các chức năng tự động dựa trên mức độ phát sinh công việc Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động phân tán hoặc gặp khó khăn về địa bàn Đây là giải pháp hiệu quả cho những doanh nghiệp tổ chức theo mô hình “phi cơ cấu”.
Tạo tính linh hoạt và thích ứng
Giảm bớt áp lực công việc, các công việc sẽ chủ động cho công việc của mình
Khó kiểm soát công việc, công việc hành chính văn phòng sẽ trùng lặp dễ vi phạm nguyên tắc và thủ tục hành chính
Lãng phí trong đầu tư và sử dụng trang thiết bị c Tổ chức công việc hành chính kết hợp
Sự kết hợp giữa tổ chức hành chính tập trung và phân tán cho phép các bộ phận tự giải quyết công việc phát sinh theo quyền hạn, trong khi những vấn đề mang tính nguyên tắc và thủ tục vẫn được tập trung quản lý.
Việc thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lý mang lại lợi ích lớn, bởi họ sẽ đóng vai trò tư vấn cho các nhà quản trị hành chính văn phòng Những chuyên viên này sẽ hỗ trợ trong việc cải thiện các hoạt động hành chính và tối ưu hóa công việc tại từng bộ phận chuyên môn.
- Nhược điểm: nếu không khéo léo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trưởng (lấn quyền các nhà quản trị chuyên môn)
2.2.4 Cơ cấu cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng
Trong lĩnh vực công việc HCVP, có thể phân chia thành ba cấp bậc chính: cấp bậc nhân viên, cấp bậc thư ký và cấp bậc quản trị.
Việc phân loại chức vụ, chức danh những người làm công việc HCVP tùy thuộc vào các yếu tố sau đây:
- Tính phức tạp của công việc
- Mức trách nhiệm đối với công việc của mình
- Mức độ giám sát theo yêu cầu
- Mức độ giao tiếp theo yêu cầu
- Mức độ trách nhiệm đối với công việc của người khác
Bảng sau đây cho ta thấy bối cảnh chức vụ hành chính văn phòng một cách tổng quát
Nhân viên Thư ký Cấp quản trị
Có nghiệp vụ chuyên môn, có kinh nghiệm trong nghề ở mức tối thiểu
Có nghiệp vụ chuyên môn cao/trình độ học vấn và có kinh nghiệm trong nghề
Có kỹ năng quản trị cộng với kinh nghiệm, trình độ học vấn chuyên ngành về công việc hành chính văn phòng
- Nhân viên tiếp tân và nhân viên hành chính
(nhân viên thư tín hoặc nhân viên lưu trữ hồ sơ)
- Nhân viên điều hành xử lý thông tin
- Thư ký chuyên ngành luật, y khoa
- Thư ký tổng quát (thư ký cho cấp quản đốc, giám đốc hoặc tổng giám đốc…)
- Chuyên viên xử lý thông tin: Thư ký hành chính hoặc thư ký văn phòng
- Trợ lý hành chính, trưởng phòng/ giám đốc hành chính
- Trưởng phòng xử lý thông tin
Bảng 2.6 Chức vụ hành chính văn phòng
Vice President of Operation (Phó tổng giám đốc điều hành)
Office Automation Manager (Giám đốc hệ thống tự động hoá HCVP)
Office Manager (Trưởng phòng hành chánh)
Executive Secretary (Thư ký cho cấp quản trị cao và trung)
Junior Secretary (Thư ký cấp thấp)
Office Cler (Nhân viên văn phòng)
Cấp bậc nhân viên văn phòng là vị trí thấp nhất trong hệ thống hành chính, yêu cầu nghiệp vụ nhưng không cần nhiều kinh nghiệm Nhân viên ở cấp bậc này bao gồm nhân viên đánh máy, lưu trữ hồ sơ, tiếp tân và hành chính tổng quát, thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày theo quy trình đã định Họ cũng tham gia vào việc xử lý thông tin và ghi chép tốc ký, đồng thời có thể được giao nhiệm vụ thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, làm việc tại các phòng ban chuyên môn.
Thư ký đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau Để trở thành một thư ký, cá nhân cần có khả năng phân tích tình huống, phán đoán, kiến thức chuyên môn và sự sáng tạo Trách nhiệm của thư ký phức tạp hơn so với nhân viên hành chính văn phòng, do đó yêu cầu về kinh nghiệm cũng cao hơn.
Dưới đây là danh sách tóm tắt các nhiệm vụ của thư ký, bao gồm cả thư ký tổng hợp và thư ký chuyên ngành Số lượng và loại hoạt động mà họ thực hiện sẽ phụ thuộc vào vị trí của họ trong tổ chức.
Trách nhiệm của một thư ký
- Giúp chọn lựa các trang thiết bị hành chính văn phòng
- Duy trì lịch các cuộc hẹn và lên lịch họp
- Tổ chức, phân phối và trả lời văn thư đến
- Hoàn thành các nhiệm vụ do cấp trên yêu cầu
- Soạn thảo lịch trình các chuyến công tác và phối hợp các yêu cầu chuyến đi của cấp quản trị
- Nhân bản các tài liệu
2 Trách nhiệm quản trị hồ sơ
- Lên lịch thời gian thực hiện các dự án
- Tổ chức và duy trì các hệ thống lưu trữ hồ sơ
- Trả lời và chuyển tiếp các cú điện thoại đến
- Sắp xếp các cuộc điện thoại gọi ra ngoài
- Đề xuất thiết bị và thủ tục mới
4 Trách nhiệm đánh máy và sao chép lại
- Soạn thảo thư từ, thông báo nội bộ và các bảng tường trình
- Cách xén sửa chữa bản thảo
- Ghi chép lại thông tin từ bạn ghi tốc ký hoặc từ máy
- Đánh máy thông báo nội bộ, các bảng tường trình và các tài liệu khác từ các bản viết tay hoặc bản thảo khác
Bảng 2.7 Danh sách trách nhiệm của thư ký c Cấp bậc quản trị
Nhà quản trị hành chính văn phòng
Nhà quản trị hành chính văn phòng là người chịu trách nhiệm điều phối và giám sát công việc của nhân viên, đồng thời là người ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định đó Họ thực hiện các chức năng quản trị quan trọng trong môi trường văn phòng.
Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng
Nhà quản trị hành chính văn phòng cần có những tiêu chuẩn sau:
Là một nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
- Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
- Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở
- Có tính gần gũi, biết hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
- Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn
- Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới
CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời câu hỏi sau
Câu 1 Hoạch định là gì? Hoạch định hành chính văn phòng là gì?
Câu 2 Sắp xếp thời gian hoàn tất các công việc sau đây cho giám đốc trong một ngày:
- Mua vé máy bay cho giám đốc đi công tác Sài Gòn ngày hôm sau
- Điện chia buồn với Tổng giám đốc Thành Đạt khi nghe tin vợ ông vừa qua đời
- Mua quà cho giám đốc vào Sài Gòn tặng đối tác
- Ra thông báo nhắc các đơn vị trực thuộc chuẩn bị báo cáo kết quả sơ kết quý 2/2018
- Soạn thảo 1 thư đòi nợ khách hàng trình giám đốc ký trước khi đi công tác
Câu 3 Giả sử bạn đang làm việc tại một doanh nghiệp, hãy vẽ sơ đồ cơ cấu doanh nghiệp bạn đang làm việc?
Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời đúng nhất
Câu 1 Câu nào sau đây là ưu điểm của hình thức tổ chức công việc hành chính văn phòng tập trung một đầu mối?
A Chuyên môn hóa công việc
B Quan tâm đến tầm quan trọng của từng loại công việc
C Dễ điều hành công việc, huy động nhân sự, kiểm tra, điều động, phân bổ trang thiết bị, phương tiện làm việc
Câu 2 Khi công việc hành chính văn phòng được tổ chức dưới hình thức tập trung theo chức năng thì: