HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘCHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠICÔNG TY TNHH THÉP TOÀN THIÊN

Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo IFAC, kiểm soát nội bộ là chức năng liên tục của các tổ chức, nhằm xác định và quản lý rủi ro trong từng quy trình công việc, từ đó đề xuất các biện pháp ngăn chặn hiệu quả để đạt được tất cả các mục tiêu của đơn vị.

- Bảo vệ tài sản của đơn vị

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.”

Hệ thống kiểm soát nội bộ theo VAS 400 là các quy định và thủ tục do đơn vị được kiểm toán xây dựng nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật, kiểm tra và ngăn ngừa gian lận, sai sót Mục tiêu của hệ thống này là lập báo cáo tài chính trung thực, bảo vệ và quản lý hiệu quả tài sản của đơn vị.

KSNB, theo định nghĩa của Ủy ban Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trong báo cáo tài chính (COSO), là một quá trình do Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và nhân viên của tổ chức thực hiện, nhằm đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy.

 Các luật lệ và quy định được tuân thủ.

 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.

Hệ thống kiểm soát nội bộ (HT KSNB) bao gồm các phương pháp, chính sách và thủ tục do Hội đồng quản trị và Ban giám đốc thiết kế, nhằm quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị một cách hiệu quả Mục tiêu của HT KSNB là ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, và đảm bảo tuân thủ các chính sách và quy trình đã được thiết lập.

Sự cần thiết, nguyên tắc xây dựng và những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ:

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là một nhiệm vụ thiết yếu và liên tục mà mọi công ty cần thực hiện Đây là một quy luật tất yếu trong quá trình phát triển và vận động của doanh nghiệp.

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại cho tổ chức các lợi ích như:

 Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;

 Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra;

 Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;

 Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty

 Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra.

 Bảo vệ quyền lợi của khách hàng, nhà đầu tư và gây dựng được lòng tin đối với họ.

 Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ

Khi công ty phát triển, lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ càng trở nên quan trọng, đặc biệt khi người chủ gặp khó khăn trong việc giám sát rủi ro chỉ dựa vào kinh nghiệm cá nhân Đối với các công ty có sự tách biệt lớn giữa quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ tăng cường niềm tin của cổ đông Hệ thống này không chỉ là yếu tố then chốt trong quản trị doanh nghiệp mà còn rất cần thiết cho các công ty có nhà đầu tư bên ngoài, vì các nhà đầu tư thường sẵn sàng trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.

1.1.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ:

Ban giám đốc có trách nhiệm thiết lập, quản lý và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức Để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả, cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản.

 Xây dựng một môi trường kiểm soát chú trọng đến sự liêm chính, chính trực, đạo đức nghề nghiệp và phân công trách nhiệm rõ ràng.

Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ của công ty được xác định một cách rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ, đảm bảo mọi nhân viên đều nắm bắt được thông tin cần thiết.

 Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp.

 Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao.

 Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản.

 Mọi nhân viên đều phải tuân thủ HT KSNB.

 Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát

 Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.

1.1.2.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ:

HT KSNB bản thân nó không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu quản lý do những hạn chế tiềm tàng như:

 Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;

 Yêu cầu thường là chi phí cao do HT KSNB không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại;

Khả năng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) không thể phát hiện sự thông đồng giữa các thành viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những cá nhân khác, cả trong và ngoài đơn vị.

 Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi pham;

Phần lớn thủ tục kiểm soát nội bộ được thiết lập chủ yếu cho các nghiệp vụ thường xuyên và lặp đi lặp lại, trong khi các nghiệp vụ không thường xuyên thường không được chú trọng.

 Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiên thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình;

Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo COSO, một HT KSNB gồm các cấu phần sau:

Môi trường Kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập nền tảng cho các thành phần khác của Hệ thống kiểm soát nội bộ, thông qua việc xây dựng và áp dụng các chính sách kiểm soát hiệu quả trong công ty.

 Đánh ra rủi ro kiểm soát (Risk Assessment): Nhận biết và phân tích các rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh của công ty.

Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục được thực hiện nhằm hỗ trợ ban giám đốc trong việc phát hiện và ngăn ngừa rủi ro, từ đó đạt được các mục tiêu kinh doanh của công ty.

Hệ thống thông tin và giao tiếp trong công ty đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả Hệ thống này giúp mỗi nhân viên và từng cấp quản lý thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả hơn.

Hoạt động kiểm soát là quá trình đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm đảm bảo rằng hệ thống này vận hành một cách trơn tru và hiệu quả.

Tóm lại, một HT KSNB gồm 5 bộ phận cơ bản sau:

 Thông tin và truyền thông

Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, quan điểm và hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và vai trò của nó trong tổ chức Điều này tạo ra sắc thái chung cho tổ chức và ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên, đồng thời là nền tảng cho các bộ phận khác trong đơn vị.

Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố:

 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý quản lý phản ánh quan điểm và cách nhìn nhận của nhà quản lý, ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị Sự khác biệt trong triết lý này có thể dẫn đến những quyết định quan trọng; ví dụ, nếu nhà quản lý chú trọng thu hút nhà đầu tư và công khai báo cáo tài chính, họ có thể bỏ qua các rủi ro và không thiết lập các biện pháp bảo vệ cần thiết.

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy, SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Để hạn chế rủi ro trong hoạt động kinh doanh, nhà quản lý cần thực hiện các thủ tục kiểm soát hiệu quả Ngược lại, nếu mục tiêu là bảo vệ hoạt động kinh doanh, việc chú trọng đến công tác kiểm soát sẽ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Phong cách điều hành của nhà quản lý ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát trong đơn vị Triết lý quản lý và thái độ của nhà quản lý quyết định tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ Trong trường hợp có sự độc quyền trong quản lý, việc tiếp cận kiểm soát sẽ gặp khó khăn, đặc biệt khi Ban Giám đốc giao phó toàn bộ quyền hành cho nhân viên nắm quyền, dẫn đến môi trường kiểm soát thiếu chặt chẽ.

 Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người liên quan đến môi trường kiểm soát

Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người tham gia vào môi trường kiểm soát là yếu tố quan trọng hàng đầu để đảm bảo hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Nếu thiếu những yếu tố này, các quy trình kiểm soát, dù có được thiết lập chặt chẽ đến đâu, cũng sẽ khó có thể được thực thi hiệu quả trong thực tế.

Nhà quản lý cần thiết lập các chuẩn mực đạo đức trong tổ chức và thể hiện hành vi đúng mực Họ cũng phải làm gương cho nhân viên trong việc tuân thủ các quy định và đảm bảo rằng tất cả thành viên đều nắm rõ các quy định này thông qua các hình thức truyền đạt phù hợp.

 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:

Phân định quyền hạn và trách nhiệm là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, giúp cụ thể hóa nhiệm vụ của từng thành viên trong đơn vị Việc này không chỉ giúp họ hiểu rõ vai trò của mình mà còn nhận thức được ảnh hưởng của hành vi đối với tổ chức Do đó, cần thiết phải thể chế hóa bằng văn bản quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận cũng như từng nhân viên trong đơn vị.

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu tổ chức Nó là nền tảng cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động, giúp phát hiện và ngăn chặn sai sót cũng như gian lận.

Cơ cấu tổ chức phù hợp là nền tảng cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động hiệu quả Sơ đồ tổ chức thể hiện rõ ràng cơ cấu này, và nó cần phải tương thích với quy mô cũng như đặc thù hoạt động của đơn vị.

Trình độ và phẩm chất của nhân viên trong một đơn vị chịu ảnh hưởng lớn từ các chính sách nhân sự, bao gồm chính sách tuyển dụng, đào tạo sau tuyển dụng, cùng với chính sách khen thưởng và kỷ luật Do đó, các chính sách này có vai trò quan trọng trong việc hình thành môi trường kiểm soát của đơn vị.

 Vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ

Việc một đơn vị thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập, báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc hoặc Hội đồng quản trị, cho thấy sự quan tâm của đơn vị đối với hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và môi trường kiểm soát.

Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng và thanh toán

a) Đối với khâu mua hàng:

Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình mua sắm, cần lựa chọn đúng loại hàng hóa, đảm bảo quy cách, chất lượng và số lượng phù hợp Ngoài ra, việc chọn đúng nhà cung cấp với giá cả hợp lý và tuân thủ sự phân công, phân cấp của lãnh đạo cũng rất quan trọng.

 Mua hàng đủ số lượng hàng hóa đã đề nghị, đã được phê duyệt

Việc mua hàng đúng thời hạn và theo kế hoạch đã xây dựng là rất quan trọng, nhằm đảm bảo không làm gián đoạn hoạt động sản xuất và tiêu thụ của công ty Bên cạnh đó, quy trình thanh toán cũng cần được thực hiện một cách hiệu quả để duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh.

 Việc thanh toán phải đảm bảo đúng với số lượng hàng thực tế mua, đúng nhà cung cấp

 Thanh toán đúng giá đã thỏa thuận trên hợp đồng, trả đủ số tiền thực sự nợ nhà cung cấp

 Thanh toán đúng hạn đã ký kết trong hợp đồng, các khoản nợ nhà cung cấp, đã cam kết thời hạn thanh toán

 Các nghiệp vụ thanh toán đều được phê chuẩn bởi Giám đốc

Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán cần được kế toán ghi nhận và báo cáo chính xác về tình hình xuất nhập tồn hàng hóa cũng như công nợ của từng khách hàng một cách kịp thời và rõ ràng.

Nghiệp vụ mua hàng cần phải có đầy đủ các chứng từ như hóa đơn từ người bán, hợp đồng, đơn đặt hàng và phiếu nhập kho, tất cả đều phải được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền.

THỰC TẾ HT KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THÉP TOÀN THIÊN

Tổng quan về công ty TNHH Thép Toàn Thiên

2.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty:

Công ty được thành lập vào năm 2007, theo Giấy chứng nhận đăng ký Kinh doanh số 4102031963, do Phòng Đăng ký Kinh doanh - Sở Kế Hoạch & Đầu Tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 13 tháng 09 năm 2007.

 Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thép Toàn Thiên

 Tên giao dịch quốc tế: Thep Toan Thien Corporation

 Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH

 Trụ sở chính: 11/6 Hồ Đắc Di, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành Phố

Hồ Chí Minh, Việt Nam.

 Cửa hàng: 2172-2150/27/17, QL1A, P.Tân Chánh Hiệp, Q.12, Thành Phố Hồ

 Hình thức sở hữu vốn: Tư nhân

 Website: http://www theptoanthien com.vn

 Người đại diện theo pháp luật của Công ty là Bà: Trịnh Thị Hà Chức vụ: Giám Đốc.

Số vốn là 3.500.000.000 đ (Ba tỷ năm trăm triệu đồng).

Công ty TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THÉP TOÀN THIÊN có địa chỉ trụ sở chính tại 11/6 Hồ Đắc Di, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Cửa hàng thép chuyên dùng tại 2172-2150/27/17, QL1A, P.Tân Chánh Hiệp, Q.12, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH Sản xuất Thương mại Thép Toàn Thiên bao gồm:

Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ mua bán sắt thép, kim loại màu, hàng trang trí nội thất và vật liệu xây dựng Ngoài ra, chúng tôi còn là đại lý ký gửi hàng hóa và kinh doanh vận chuyển hàng hóa bằng ô tô, đảm bảo phục vụ nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Công ty chủ yếu mua hàng hóa nội địa, nhưng sẵn sàng nhập khẩu một số mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng, đặc biệt là thép đặc chủng (SB).

Công ty TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THÉP TOÀN THIÊN chuyên cung cấp đa dạng các loại thép như thép tấm, thép hình, thép góc, thép đặc chủng và thép xây dựng Ngoài ra, công ty cũng sẵn sàng đáp ứng nhu cầu cung cấp các loại thép khác theo yêu cầu của khách hàng.

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty: a) Sơ đồ bộ máy tổ chức chung công ty:

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu chung công ty. b) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

Thừa hành và giải quyết các vấn đề do hội đồng thành viên đưa ra, đồng thời chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty theo quy định của nhà nước Tổ chức các hoạt động nhằm đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp lý.

Phòng kế toán Phòng kinh doanh

Bộ phận giao nhận và Kho của Công ty có nhiệm vụ kiểm tra và đôn đốc nhân viên thực hiện kế hoạch đã đề ra Đồng thời, bộ phận này cũng chú trọng xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và các tổ chức khác nhằm phát huy thế mạnh của toàn Công ty.

Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh kế toán của nhà nước, bao gồm ghi chép, thống kê và tổng hợp chứng từ cũng như báo cáo tài chính Cần thường xuyên đối chiếu chứng từ công nợ và lập bảng thanh lý hợp đồng Theo dõi tình hình tín dụng, tài chính, vật tư và tài sản của Công ty, đồng thời tổ chức kiểm kê và đánh giá tài sản, điều chỉnh xử lý chênh lệch tài chính Cuối cùng, lập báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng và hàng quý để cung cấp thông tin cho lãnh đạo Công ty.

Tham mưu cho ban giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, thực hiện chào giá, đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế Theo dõi và triển khai các hợp đồng đảm bảo tiến độ và đáp ứng nhu cầu khách hàng Nắm bắt thông tin thị trường, đề xuất phương thức kinh doanh và chính sách giá cả, giảm giá khuyến mãi để duy trì và mở rộng lượng khách hàng.

 Phòng hành chánh nhân sự:

Tổ chức bộ máy nhân sự trong công ty bao gồm quản lý tình hình biến động nhân sự, tổ chức tuyển dụng, khen thưởng và kỷ luật Đồng thời, lập kế hoạch đào tạo để nâng cao trình độ và tay nghề cho nhân viên Ngoài ra, cần thực hiện công tác hành chính quản trị, bao gồm việc mua sắm thiết bị và dụng cụ văn phòng.

 Bộ phận giao nhận và Kho:

Bốc xếp hàng hóa là quá trình nhận hàng từ xe và đưa vào kho, đảm bảo kiểm tra quy cách và chất lượng hàng hóa Đội ngũ giao hàng cần thực hiện việc giao hàng đúng thời gian và địa điểm theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời phối hợp chặt chẽ với phòng kinh doanh để đáp ứng mọi yêu cầu giao hàng kịp thời.

Cung cấp hàng hóa cho bộ phận giao nhận dựa trên đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh, đồng thời kiểm tra chất lượng, số lượng và quy cách hàng hóa Đối với hàng hóa bị lỗi, cần có biện pháp xử lý kịp thời Theo dõi lượng hàng tồn kho để bổ sung và lập kế hoạch xuất bán hợp lý.

2.1.5 Tổ chức công tác kế toán tại công ty:

2.1.5.1 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty: a) Chế độ chứng từ kế toán:

Hiện nay, các doanh nghiệp đang triển khai hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động kế toán.

Công ty hiện đang sử dụng hệ thống tài khoản cấp 1 theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính, ban hành ngày 20/03/2006 Dựa trên thực tế công tác kế toán tại công ty, bộ phận kế toán đã phát triển thêm các tài khoản cấp 2 và cấp 3 để phù hợp hơn với nhu cầu quản lý tài chính.

Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung và ghi sổ bằng máy vi tính.

Công ty TNHH SX-TM Thép Toàn Thiên đã áp dụng phần mềm kế toán Arasoft vào quy trình kế toán, giúp nhân viên nhanh chóng cập nhật số liệu cần thiết Phần mềm này tự động xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán theo chương trình đã được cài đặt, giảm thiểu khối lượng công việc Nhờ đó, thông tin kế toán được bảo mật chặt chẽ và truy cập nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

: Ghi cuối tháng hay định kỳ.

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (Nguồn: trích sách kế toán doanh nghiệp ĐHCN)

Thực tế Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty

Công ty TNHH Thép Toàn Thiên chưa có quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ (HT KSNB) bằng văn bản cho từng chu trình kế toán cụ thể, dẫn đến việc cán bộ nhân viên không có cơ sở thực hiện mục tiêu đề ra và Ban giám đốc không thể kiểm soát rủi ro gian lận và sai sót Đề tài nghiên cứu này sẽ tập trung vào HT KSNB trong chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty.

2.3.1 Môi trường kiểm soát: a) Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người liên quan:

Cán bộ và nhân viên công ty luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, chú trọng đến liêm chính và đạo đức nghề nghiệp Họ đảm bảo kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc, điều này giúp công ty hoạt động hiệu quả dù số lượng nhân viên ít Sự thành công này khẳng định vị trí của công ty trên thương trường khốc liệt Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý cũng góp phần quan trọng vào hiệu quả làm việc của đội ngũ.

Giám đốc công ty sở hữu phong cách làm việc chuyên nghiệp, tinh thần trách nhiệm cao và chuyên môn vững vàng Sự quyết đoán của ông góp phần quan trọng vào việc quản lý công ty một cách hiệu quả.

Sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong công ty được quy định rõ ràng bằng văn bản, đảm bảo tính độc lập tương đối cho từng bộ phận.

Chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động của Công ty theo quy định của nhà nước, thừa hành và giải quyết các vấn đề từ hội đồng thành viên Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của cán bộ dưới quyền, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và các tổ chức khác nhằm phát huy thế mạnh của Công ty.

Tổ chức hoạt động kinh doanh theo pháp lệnh kế toán của nhà nước, ghi chép và thống kê chứng từ, báo cáo tài chính để phản ánh tình hình tài chính của Công ty Đối chiếu chứng từ công nợ và lập bảng thanh lý hợp đồng thường xuyên Theo dõi tình hình tín dụng, tài chính, vật tư và tài sản, tổ chức kiểm kê và đánh giá tài sản, điều chỉnh các chênh lệch tài chính Cuối cùng, lập báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng và hàng quý để báo cáo cho lãnh đạo Công ty.

Tham mưu cho ban giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và tiến hành chào giá, đàm phán để ký kết hợp đồng kinh tế cho công ty Theo dõi và triển khai các hợp đồng kinh tế một cách hiệu quả, đảm bảo tiến độ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng Nắm bắt thông tin thị trường để đề xuất các phương thức kinh doanh, chính sách giá cả và chương trình khuyến mãi nhằm duy trì và mở rộng lượng khách hàng.

 Phòng hành chánh nhân sự:

Tổ chức bộ máy nhân sự trong công ty bao gồm quản lý theo dõi tình hình biến động nhân sự, tổ chức công tác tuyển dụng, khen thưởng và kỷ luật Đồng thời, lập kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ và tay nghề cho nhân viên Ngoài ra, cần tổ chức thực hiện công tác hành chính quản trị, bao gồm việc mua sắm thiết bị và dụng cụ văn phòng.

 Bộ phận giao nhận và Kho:

Bốc xếp hàng hóa là quá trình nhận hàng từ xe và đưa vào kho, đảm bảo kiểm tra đúng quy cách và chất lượng Đội ngũ giao hàng cần thực hiện giao hàng đúng thời gian và địa điểm theo yêu cầu của khách hàng và phòng kinh doanh.

Cung cấp hàng hóa cho bộ phận giao nhận dựa trên đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh, đồng thời kiểm tra chất lượng, số lượng và quy cách hàng hóa Đối với hàng hóa bị lỗi, cần có biện pháp xử lý kịp thời Ngoài ra, theo dõi lượng hàng tồn kho để bổ sung kịp thời và lập kế hoạch xuất bán hiệu quả.

Việc tuyển dụng và trả lương cho người lao động phải tuân thủ hợp đồng lao động giữa Giám đốc hoặc người được ủy quyền, đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

Công ty chú trọng đến chính sách phúc lợi cho nhân viên thông qua các chế độ phụ cấp như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thưởng vào dịp lễ Tết và phụ cấp công tác.

Công ty hiện không có chính sách tuyển dụng rõ ràng, chủ yếu chỉ nhận nhân viên thông qua mối quan hệ quen biết, dẫn đến việc xây dựng lòng tin nhưng chất lượng lao động chưa đạt yêu cầu cao.

Công ty hiện chưa có chính sách đào tạo sau tuyển dụng được quy định bằng văn bản do quy mô còn nhỏ, dẫn đến việc chưa tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên tham gia vào các chương trình đào tạo.

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy, SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương nhấn mạnh rằng việc tổ chức các khóa tập huấn nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cho bộ phận kế toán, là rất cần thiết Đồng thời, các vấn đề liên quan đến khen thưởng và kỷ luật cần được chú trọng hơn và quy định cụ thể bằng văn bản, nhằm tạo ra một môi trường kiểm soát hiệu quả và chuyên nghiệp Vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc này.

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ

Định dạng
Số trang	68
Dung lượng	0,95 MB