Thiết kế công việc tại công ty điện lực kon tum

Kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổ chức, tạo động lực tới mức tối đa cho người lao động, đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các khả năng và kỹ năng của

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan nghiên cứu 3

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Bố cục luận văn 7

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 8

1.1 TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 8

1.1.1 Thiết kế công việc 8

1.1.2 Các văn bản thiết kế công việc 14

1.2 NỘI DUNG THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 16

1.2.1 Chuẩn bị thiết kế công việc 16

1.2.2 Tiến hành thiết kế công việc 19

1.3 CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI SẢN PHẨM CỦA THIẾT KẾ CÔNG VIỆC22 1.3.1 Yêu cầu đối với bản mô tả công việc 22

1.3.2 Đối với bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc 24

1.4 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 26

1.4.1 Các yếu tố bên trong 26

1.4.2 Các yếu tố bên ngoài 28

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 29

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THIẾT KẾ CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT – VẬT TƯ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM 30

2.1 TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM 30

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 30

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 33

2.1.3 Kết quả hoạt động 45

2.1.4 Cơ cấu lao động của công ty 49

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM 52

2.2.1 Thực trạng tiến hành thiết kế công việc tại Công ty điện lực Kon Tum – Phòng kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tư 53

2.2.2 Kết quả phân tích công việc 62

2.2.3 Thực trạng ứng dụng các kết quả thiết kế công việc trong quản lý, điều hành 64

2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT - VẬT TƯ 66

2.3.1 Ưu điểm 66

2.3.2 Tồn tại 67

2.3.3 Nguyên nhân 67

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 69

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN THIẾT KẾ CÔNG VIỆC CHO PHÒNG KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT – VẬT TƯ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM 70

3.1 CƠ SỞ ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM 70

3.1.1 Mục tiêu kinh doanh của công ty Điện lực Kon Tum tới năm 202570 3.1.2 Nguyên tắc để thiết kế công việc 71

3.1.3 Vai trò của phòng tổ chức nhân sự trong thiết kế công việc 71

3.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN THIẾT KẾ CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT – VẬT TƯ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM 73

3.2.1 Các giải pháp về sự cam kết của lãnh đạo và cơ cấu tổ chức 73

3.2.2 Nâng cao năng lực thực hiện chuyên môn của cán bộ thiết kế công

việc 76

3.2.3 Các giải pháp về phân tích công việc 77

3.2.4 Các giải pháp về thiết kế công việc 77

KẾT LUẬN 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

2.1 Tình hình sử dụng vốn của công ty giai đoạn

2017-2019

47

2.6 Cơ cấu lao động trực tiếp và gián tiếp 53 2.7 Phân công trách nhiệm trong công tác thiết kế

công việc

62

DANH MỤC CÁC HÌNH

2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty Điện lực Kon Tum 34 2.2 Mức độ phù hợp của bản mô tả công việc các

chức danh so với thực tế

67

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì cần có một đội ngũ lao động

có đủ trình độ, năng lực, tay nghề để tiếp thu được khoa học công nghệ tiên tiến trên thế giới Bởi đội ngũ lao động là nhân tố quyết định sự thành công của một tổ chức cũng như sự phát triển của nó Tổ chức muốn đạt được các mục tiêu đề ta thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động một cách hợp lý, hiệu quả; công tác quản lý nhân sự phải được thực hiện sao cho

có thể khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn nhân lực

Thiết kế công việc là điều cần thiết phải làm và cần thực hiện tốt để có nền tảng hoạt động cũng như quản lý tốt nhân sự Tại nước ta thì hầu như thiết kế công việc còn khá mới mẻ, các doanh nghiệp hoạt động nhưng chư xây dựng cụ thể thiết kế công việc Hoạt động quản lý nhân sự còn chưa nhận thức và đánh giá đúng đắn, chưa hiểu rõ bản chất của thiết kế công việc, vai trò của thiết kế công việc đối với quản lý nhân sự do đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác này Tại công ty điện lực Kon Tum, công tác thiết kế công việc chưa được quan tâm và thực hiện đầy đủ

Thiết kế có hiệu quả là một quá trình tổng thể cần được xem xét từ nhiều góc độ Kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổ chức, tạo động lực tới mức tối đa cho người lao động, đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các khả năng và kỹ năng của người lao động với các đòi hỏi của công việc đều là những nhìn nhận trong thiết kế công việc Sự bỏ qua một trong những khía cạnh đó đều có thể dẫn đến giảm hiệu quả và hiệu suất lao động của tổ chức cũng như sự thỏa mãn của người lao động

Ở nước ta thiết kế công việc được xây dựng và áp dụng nhiều đối với dạng doanh nghiệp tư nhân Còn với doanh nghiệp nhà nước thiết kế công

việc tồn tại dưới dạng lệnh miệng, văn bản giao nhiệm vụ, phân công công việc và mang tính tổng hợp không chi tiết cụ thể Nó được hình thành trên cở

sở quy trình, quy định Tại Công ty Điện lực Kon Tum, công tác thiết kế công việc được hình thành dưới dạng văn bản giao nhiệm vụ và phân công công việc từ Phòng tổ chức hành chính ban hành Nó mang tính tổng quát công việc của bộ phận phòng nhưng không được chú trọng vào chi tiết từng công việc cụ thể Tại công ty, kết quả công tác thiết kế công việc chỉ được đánh giá

là phù hợp khi thang điểm đánh giá thành tích hàng tháng, công trình, dự án,… được vận dụng tối đa trong công việc Cùng với sự chỉ đạo của Tập đoàn Điện lực Việt Nam trong ba năm vừa qua việc sát nhập các đơn vị từ cấp điện áp 110kV qua 22kV (Công ty Điện lực Kon Tum) kéo theo là việc sát nhập các bộ phận, phân bổ nhân sự không phù hợp, do đó có rất nhiều tình trạng phòng ban thừa, thiếu cán bộ công nhân viên Cán bộ không chuyên vẫn đảm nhiệm công việc, sự không phù hợp đến lĩnh vực - kinh nghiệm công việc giao, không đúng chuyên môn và năng lực làm việc, ảnh hưởng của tuổi tác không bắt kịp được với nhu cầu về công nghệ,….sinh ra tình trạng công việc giao chồng chéo và liên tục thay đổi mà khó có cách giải quyết hiệu quả, đánh giá không đúng năng lực đi kèm thù lao lao động, gây ra hình tượng bất bình chán nản không có văn hóa trong doanh nghiệp Người lao động không muốn cống hiến cho Công ty Bởi đơn giản “Cha chung không ai khóc” Tinh thần trách nhiệm không cao chất lượng công việc không đạt và năng suất làm việc dần sẽ đi xuống Gần đây nhất là đã có một vài đơn xin nghỉ việc của cán

bộ văn phòng, công nhân Theo khảo sát, đến cuối năm 2018, số công việc được thiết kế, sắp xếp lại chưa nhiều cung như công tác thiết kế công việc chưa được chú trọng, mới chỉ dừng lại ở các văn bản phân công, mang tính tổng quát công việc của bộ phận phòng nhưng không được chú trọng vào chi tiết từng công việc cụ thể.”

Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác thiết kế công việc, tôi lựa

chọn đề tài “Thiết kế công việc tại Công ty Điện lực Kon Tum” làm đề tài

nghiên cứu Tuy nhiên phạm vi đề tài chỉ xét trong lĩnh vực kế hoạch – kỹ thuật – Vật tư

2 Tổng quan nghiên cứu

Thiết kế công việc tại Việt Nam là sự kế thừa những lý luận, phương pháp thiết kế công việc hiện đại trên thế giới và xu hướng nghiên cứu chính hầu hết chỉ tập trung vào việc ứng dụng các phương pháp phân tích công việc trong thực tiễn quản lý tại Việt Nam Để ứng dụng hiệu quả thiết kế công việc vào hoạt động quản trị doanh nghiệp Việt Nam, ngày càng có nhiều bài phân tích được viết dưới dạng Sách chuyên ngành, hoặc các bài viết tổng hợp dựa trên các tác phẩm của các tác giả nước ngoài do các Nhà xuất Bản trong nước

phát hành như cuốn Quản trị nguồn nhân lực của Nguyễn Đức Quân - NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân, xuất bản năm 2012; Quản Trị Nhân Sự Và Các

Kỹ Năng Nghiệp Vụ Về Tổ Chức Hành Chính, Nhân Sự - Nguyễn Vũ Việt Trinh- NXB Hồng Đức, xuất bản năm 2015; Phương pháp quản lý hiệu quả Nguồn nhân lực của Hương Huy của Nhà xuất bản Lao động xã hội, Tái xuất bản năm 2014; Phương pháp & kỹ năng Quản lý nhân sự của tác giả Lê Anh

Cường, Nguyễn Thị Mai của Viện nghiên cứu và đào tạo Quản lý Đây là những tài liệu được đánh giá là rất hữu dụng cho tổ chức, bởi đã đi sâu nghiên cứu về cách ứng dụng các phương pháp và triển khai phân tích công việc theo

xu hướng quốc tế trong thực tiễn các doanh nghiệp Việt Nam

Theo cuốn Thẻ điểm cân bằng của Paul R.Niven - Dương Thị Thu Hiền

có nói về “Tiêu chuẩn với người thực hiện công việc”: Nội dung này nhằm mục đích là làm rõ yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, khả năng đối với người thực hiện công việc theo MTCV Về tiêu chuẩn với người thực hiện công việc

có 2 trường phái chính là tiêu chuẩn khung cứng và tiêu chuẩn khung mở rộng Cách tiếp cận khung tiêu chuẩn cứng là cách thức quy định bộ tiêu

chuẩn chung cho tất cả các chức danh công việc, phân theo lĩnh vực và cấp độ chức danh, cách tiếp cận này khá phổ biến tại Nhật Bản và các quốc gia Châu

Á Tiêu chuẩn khung mở rộng, đây là hệ thống tiêu chuẩn hướng đến đa kỹ năng Với nhận định các chức danh công việc khác nhau có yêu cầu tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc cũng khác nhau, do đó bộ khung này chỉ đưa ra khung tiêu chuẩn sàn chung đối với tất cả người lao động Đây là cách tiếp cận mới không mâu thuẫn với cách thứ nhất nhưng chi tiết hơn, có tính ứng dụng cao hơn, đồng thời giúp NLĐ đạt được những tiêu chuẩn năng lực chính xác theo yêu cầu của công việc Cách tiếp cận đa kỹ năng được coi

là bước phát triển mới về lý luận trong phân tích công việc.” [9]

Bài báo nghiên cứu Đánh giá thực hiện tại công việc tại doanh nghiệp Việt Nam của Lê Trung Thành đăng trên Tạp chí Kinh tế và phát triển số 163,

tháng 01 năm 2011 Bài báo đã hệ thống lại các giai đoạn đánh giá thực hiện công việc: từ mục tiêu, giám sát, hướng dẫn, cung cấp thông tin phản hồi và đánh giá cuối kỳ Bên cạnh đó, bài viết còn đề cập đến các công việc cần thiết

mà cán bộ quản lý nguồn nhân lực cần làm để áp dụng hệ thống đánh giá thự hiện công việc tại các doanh nghiệp Việt Nam.”

Lê Thị Diệu Hằng (2015), trong luận văn thác sĩ quản trị nhân lực Công tác Đào tạo nguồn nhân lực ở Công ty Cổ Phần Licogi 16 đã hệ thống hóa

một số vấn đề lý luận về đào tạo nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp Đánh giá thực trạng, rút ra những thành tựu và hạn chế còn tồn tại trong công tác đào tạo nguồn nhân lực ở Công ty Cổ phần Licogi 16 Qua đó, tác giả luận văn đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đào tạo nguồn nhân lực ở Công ty CP Licogi 166 trong thời gian tới [7]

Lê Anh Cường, Nguyễn Thị Mai (2011) “Phương pháp & kỹ năng Quản lý nhân sự”, của Viện nghiên cứu và đào tạo Quản lý Đây là những tài liệu được đánh giá là rất hữu dụng cho tổ chức, bởi đã đi sâu nghiên cứu về

cách ứng dụng các phương pháp và triển khai phân tích công việc theo xu hướng quốc tế trong thực tiễn các doanh nghiệp Việt Nam

Có thể thấy các nghiên cứu trên mới chỉ nghiên cứu ở những góc độ khác nhau về phân tích công việc cũng như trong công tác quản lý nhân sự, chưa có nghiên cứu nào nghiên cứu về công tác thiết kế công việc và nhất là tại đơn vị cụ thể là Công ty Điện lực Kon Tum, vì thế tác giả chọn đề tài

“Thiết kế công việc tại công ty điện lực Kon Tum” là mang tính cấp thiết, mời

mẻ

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận liên quan đến công tác thiết kế công việc

- Phân tích thực trạng thiết kế công việc tại công ty điện lực tỉnh Kon Tum

- Trên cơ sở phân tích và đi sâu tìm hiểu thuận lợi, khó khăn, những thành công cũng như hạn chế, qua đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thiết kế công việc tại công ty điện lực tỉnh Kon Tum

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập dữ liệu: bao gồm phương pháp bàn giấy và phương pháp hiện trường

+ Phương pháp thu thập dữ liệu bàn giấy là phương pháp thu thập các

dữ liệu sẵn có bên trong và bên ngoài công ty, tức là dữ liệu thứ cấp Tuy nhiên, bằng các phương tiện viễn thông hiện đại như web, e-mail, điện thoại, máy ghi hình nối mạng , người nghiên cứu có thể tiếp cận gián tiếp với đối tượng cần nghiên cứu để thu thập cả dữ liệu sơ cấp Tác giả thu thập số liệu thứ cấp tại Công ty điện lực Kon Tum từ năm 2017 đến năm 2019 Dựa trên các số liệu đó để phân tích, đánh giá hoạt động thiết kế công việc

+ Phương pháp hiện trường:

Phương pháp quan sát:

Phương pháp quan sát cho ta kết quả khách quan Tuy nhiên, khó khăn đối với phương pháp này là không thấy được mối liên hệ giữa hiện tượng và bản chất của nó Muốn vậy người ta phải tiến hành quan sát nhiều lần để tìm

ra quy luật Khi quan sát cần giữ bí mật để đảm bảo tính khách quan Nếu khách hàng biết chúng ta quan sát thì họ sẽ không ứng xử hành vi một cách khách quan Trên thực tế làm việc tại công ty, tác giả quan sát thực tế công tác thiết kế công việc, quan sát sự phân công, sự thực hiện công việc được giao của mỗi cá nhân, bộ phận; và quan sát để đánh giá kết quả đạt được của thiết

kế công việc trong đơn vị

Phương pháp phỏng vấn:

Phỏng vấn có thể được tiến hành bằng cách phỏng vấn trực tiếp cá nhân, phỏng vấn tại nơi công cộng, phỏng vấn nhóm tập trung, phỏng vấn qua điện thoại và phỏng vấn qua thư, tác giả phỏng vấn 10 cán bộ, nhân viên của công ty Mỗi phương pháp này cũng có các ưu nhược điểm riêng Tác giả đã tiến hành phỏng vấn các cán bộ, nhân viên trong phòng Phòng Kế hoạch – Kỹ

thuật – Vật tư công ty Điện lực Kon Tum để đánh giá thực trạng các công tác

cụ thể trong thiết kế công việc tại đơn vị

6 Bố cục luận văn

Luận văn gồm 3 nội dung chính như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về thiết kế công việc

Chương 2: Thực trạng thiết kế công việc tại Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tư Công ty Điện lực Kon Tum

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện thiết kế công việc cho Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tư tại Công ty điện lực Kon Tum

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

1.1 TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

Công việc chính là phương tiện của người lao động có thể đóng góp sức mình vào việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức Đồng thời thiết kế công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân lực đối với người lao động như bố trí công việc, kế hoạch hóa lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động …

Thiết kế công việc hiệu quả còn có những tác động rất quan trọng tới cá nhân người lao động, ảnh hưởng tới vai trò cương vị của họ trong tổ chức, tiền lương cũng như thái độ lao động [8] Trong phần này, tác giả sẽ trình bày các lý thuyết cơ bản về công việc và thiết kế công việc

1.1.1 Thiết kế công việc

a Khái niệm thiết kế công việc

Khái niệm công việc

Trong một tổ chức, do chuyên môn hoá lao động mà các nghề được chia thành các công việc Mỗi công việc lại được hình thành từ nhiều nhiệm

vụ cụ thể và được thực hiện bởi một hoặc một nhóm người lao động tại các vị trí việc làm Trong đó:

Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện

Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động

Trong một doanh nghiệp công việc có thể được xem như sự phân chia lao động trong một tổ chức Công việc được xem như là một đơn vị mang tính

tổ chức nhỏ nhất trong một công ty và nó cũng có những chức năng quan trọng

Tóm lại công việc chính là phương tiện của người lao động có thể đóng góp sức mình vào việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức Đồng thời công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân lực đối với người lao động như bố trí công việc, kế hoạch hoá lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động,… Mặc khác công việc còn có những tác động rất quan trọng tới cá nhân người lao động, ảnh hưởng tới vai trò cương

vị của họ trong tổ chức, tiền lương cũng như thái độ lao động

Khái niệm thiết kế công việc

Theo giáo trình Quản trị nguồn nhân lực của Trần Kim Dung, thiết kế

công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi người lao động trong tổ chức cũng như các điều kiện cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm đó

Cũng có ý kiến cho rằng thiết kế công việc là cách mà một loạt các công việc hoặc một công việc được thiết lập Thiết kế công việc là sự phân công công việc theo nhiệm vụ để thực hiện chiến lược kinh doanh Nếu công việc được thiết kế phù hợp sẽ là một nhân tố động viên nhân viên làm việc và

sự thành công của tổ chức

“Thiết kế công việc là quá trình xác định cách thức công việc sẽ được triển khai và những nhiệm vụ thực tế mà công việc đó yêu cầu Thiết kế công việc đề cập đến việc tổ chức các công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm trong một bộ phận công việc, bao gồm nội dung công việc và tác động của công việc trên nhân viên Thiết kế công việc tác động rõ ràng đến thành quả, đặc biệt đối với các công việc mà nhân viên có thể tạo ra sự khác biệt rõ ràng Giảm chi phí thông qua quá trình giảm sự luân chuyển và sự vắng mặt của nhân viên cũng liên quan đến thiết kế công việc.”

“Thiết kế công việc có thể tạo ra sự thỏa mãn trong công việc, bởi vì con người có thể thỏa mãn với cách thức bố trí công việc này hơn cách thức khác, điều quan trọng là có thể xác định điều gì làm nên một công việc mà họ cảm thấy là tốt Tuy nhiên, thiết kế công việc cũng có thể ảnh hưởng đến cả tình trạng vật lý và tâm trí của nhân viên.”

Tóm lại, thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau để tạo thành một công việc trọn vẹn nhằm giao cho một cá nhân, hay nhân viên thực hiện Nói cách khác thiết kế công việc là quá trình xác định công việc cụ thể cần hoàn thành và các phương pháp được sử dụng để hoàn thành công việc cũng như mối quan hệ của công việc đó với các công việc khác trong tổ chức Thiết kế công việc là quá trình xác định cách thức công việc sẽ được triển khai và những nhiệm vụ thực tế mà công việc đó yêu cầu

b Ý nghĩa của thiết kế công việc

Đối với tổ chức, thiết kế công việc có ý nghĩa quan trọng bởi nhờ có thiết kế công việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọng đối với người lao động và làm cho NLĐ hiểu đươc các kỳ vọng đó, các nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng cá nhân, từng bộ phận; Mặt khác, thiết kế công việc còn cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc, mối tương quan của công việc đó với các công việc khác

Đối với người lao động, giúp bản thân người lao động hiểu được các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công việc Mặt khác, là cơ sở quan trọng đối với người lao động bởi nó cung cấp đầy đủ thông tin về công việc

để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình khi thực hiện công việc được giao, tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm cần phải

có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi và các yêu cầu khác để tự nâng cao năng lực bản thân Bên cạnh đó, thiết kế công việc còn giúp người lao động hiểu được cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn

để hoàn thành công việc đáp ứng yêu cầu của tổ chức

Thiết kế công việc tác động rõ ràng đến thành quả, đặc biệt đối với các công việc mà nhân viên có thể tạo ra sự khác biệt rõ ràng Giảm chi phí thông qua quá trình giảm sự luân chuyển và sự vắng mặt của nhân viên cũng liên quan đến thiết kế công việc

Thiết kế công việc có thể tạo ra sự thỏa mãn trong công việc, bởi vì con người có thể thỏa mãn với cách thức bố trí công việc này hơn cách thức khác, điều quan trọng là có thể xác định điều gì làm nên một công việc mà họ cảm thất là "tốt" Tuy nhiên, thiết kế công việc cũng có thể ảnh hưởng đến cả tình trạng vật lý và tâm trí của nhân viên

c Các hình thức thiết kế công việc

Hình thức phổ biến trong thiết kế công việc là mở rộng công việc (job enlargement) và làm phong phú công việc (job enrichment)

Mở rộng công việc: bao gồm mở rộng phạm vi của một công việc bằng cách tăng thêm trách nhiệm về hoạch định, tổ chức, kiểm soát và đánh giá công việc Mặt khác, nhà quản trị có thể làm phong phú hóa một công việc bằng cách nâng cao sự đa dạng, đòi hỏi thêm kỹ năng và trách nhiệm, đem đến sự tự chủ nhiều hơn, tăng thêm cơ hội phát triển cá nhân

Làm phong phú hóa công việc: thường gặp là giao cho nhân viên toàn

bộ công việc thay vì chỉ một phần, giao thêm quyền tự do và thẩm quyền để nhân viên có thể thực hiện công việc theo cách phù hợp, hoặc tăng thêm trách nhiệm trong công việc bằng cách giảm sự kiểm soát từ bên ngoài Ngoài ra, nhà quản trị có thể mở rộng các bộ phận để nhân viên học cách thực hiện các nhiệm vụ mới và phát triển các lĩnh vực chuyên môn mới, cũng như báo cáo phản hồi trực tiếp cho nhân viên thay vì thông qua giới quản trị trung gian

Luân chuyển công việc (job rotation): là một hình thức khác của quá trình thiết kế công việc Đây là cách thức phá bỏ sự đơn điệu của một công việc có phạm vi hẹp thường nhật, bằng cách luân chuyển nhân viên từ công việc này sang công việc khác Điểm lợi của cách thức này là các nhân viên có

khả năng làm nhiều việc khác nhau, có thể bổ sung hoặc hỗ trợ lẫn nhau trong những trường hợp cần thiết, bớt đi sự nhàm chán trong công việc Luân chuyển công việc đặc biệt quan trọng và cần thiết trong quá trình triển khai hoạch định kế tục quản trị, tức là chuẩn bị đội ngũ quản trị kế cận cho tổ chức

d Các phương pháp thiết kế công việc

“Khi một tổ chức có yêu cầu thiêt kế công việc có thể lựa chọn một trong sô những phương pháp sau:

Phương pháp truyền thống: là phương pháp xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc dựa trên các yếu tố chung hoặc giống như nhau của từng công việc được tổ chức khác nhau

Nghiên cứu hao phí thời gian và chuyển động: là phương pháp nghiên cứu chuyển động của bàn tay, cánh tay, chuyển động thân thể của người lao động trong quá trình làm việc, trong mối quan hệ của các công cụ làm việc và các nguyên liệu để xây dựng và tiêu chuẩn hoá một chu trình hoạt động hợp

lý tối đa hoa hiệu suất của quá trình lao động đó chính là việc tiêu chuẩn hoá công việc và cách thức thực hiện công việc để mọi người có thể thực hiện theo đúng yêu cầu của sản xuất.”

e Tầm quan trọng của thiết kế công việc

- Giúp quy hoạch nguồn nhân lực một cách chính xác:

“Kế hoạch hóa nguồn nhân lực (KHH NNL) là quá trình đánh giá các nhu cầu về nguồn nhân lực xuất phát từ mục tiêu của tổ chức và xây dựng các

kế hoạch về nhân lực nhằm đáp ứng các nhu cầu đó KHH NNL là điều kiện

để các tổ chức thực hiện các mục tiêu của mình vì nhờ KHH mà có thể dự tính các giải pháp về NNL, giúp doanh nghiệp có đủ số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động đáp ứng các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn Kết quả thiết kế công việc là cơ sở để dự đoán nhu cầu phát triển nguồn nhân lực Do đó có cung cấp thông tin một cách khoa học về số lượng, chất lượng NNL cần thiết cho

doanh nghiệp, kết hợp với chiến lược phát triển vạch ra quy hoạch NNL phù hợp với chiến lược phát triển NNL

- Giúp cho việc sắp xếp công việc hợp lý, cân bằng (Công việc phù hợp với mỗi người, con người phù hợp với công việc):

Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn đối với người thực hiện còn là công

cụ hỗ trợ đắc lực trong việc sắp xếp và bố trí lao động trong tổ chức Chỉ khi hiểu rõ những yêu cầu đặt ra đối với người đảm nhiệm công việc và năng lực của NLĐ, doanh nghiệp mới có thể bố trí NLĐ vào đúng vị trí công việc mà

họ có thể phát huy năng lực một cách tốt nhất Nếu các yêu cầu của công việc không rõ ràng, đầy đủ, hoặc quá xa thực tế thì dù tuyển được người thích hợp

cũng không thể sắp xếp công việc một cách hiệu quả nguồn lực tổ chức.”

“- Giúp nâng cao hiệu quả công tác đánh giá thực hiện công việc:”

“Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTVCV) là một quá trình đo lường mức độ hoàn thành công việc của người (nhóm người lao động) với yêu cầu đặt ra của tổ chức, đảm bảo sự thống nhất chung về kết quả đánh giá giữa tổ chức và đối tượng đánh giá ĐGTHCV là một nhiệm vụ quan trọng của QTNNL bởi ảnh hưởng đến lợi ích của người lao động trong tổ chức, đánh giá không chính xác tạo ra sự mất công bằng trong doanh nghiệp Vì thế ĐGTHCV tuy phức tạp, nhạy cảm nhưng là cấp thiết nếu muốn mang lại hiệu quả cao trong công việc Để xây dựng được một hệ thống ĐGTHCV tốt thì một trong những điều kiện không thể bỏ qua là xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc, đây là những tiêu chuẩn phải xuất phát từ Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc (một sản phẩm của TKCV) Kết quả thiết kế công việc sẽ cung cấp cho cán bộ quản lý những tiêu chuẩn khách quan để đánh giá thành tích nhân viên một cách công bằng, khách quan và chính xác.”

- Giúp quản lý thù lao lao động một cách hữu hiệu:

“Thù lao lao động bao gồm tất cả các khoản người lao động nhận được thông qua quan hệ thuê mướn giữa NLĐ với tổ chức Thù lao lao động ảnh

hưởng tới việc chọn nghề, chọn việc, sự thoả mãn trong công việc và kết quả thực hiện công việc của người lao động Thông tin thiết kế công viêc giúp cho việc xây dựng chính sách tiền lương công bằng, khoa học và phù hợp với Căn

cứ vào kết quả thiết kế công việc, môi trường làm việc, tổ chức có thể nhận diện được rõ hơn về thực tế điều kiện, môi trường làm việc của người lao động Trên cơ sở so sánh với tiêu chuẩn về điều kiện làm việc, hoặc kinh nghiệm của các đơn vị khác, doanh nghiệp có thể tìm các phương án cải tiến môi trường, điều kiện lao động (ánh sáng, độ ẩm, độ bụi, tiếng ồn ) nhằm ngăn ngừa, loại bỏ những nguy cơ gây tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.”

“Bên cạnh đó giúp nâng cao chất lượng công việc đạt được

Ngoài ra còn giúp nâng cao hiệu quả đào tạo, phát triển nguồn nhân lực Đào tạo là tổng thể các hoạt động học tập giúp người lao động nâng cao năng lực cá nhân nhằm thực hiện có hiệu quả hơn công việc được giao phó Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt nhằm cung cấp cho người lao động những kiến thức và kĩ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong tương lai hoặc phát triển nghề nghiệp thể đáp ứng được công việc trong hiện tại và tương lai Mặt khác, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiên công việc là một sản phẩm của thiết kế công việc có thể coi là một cơ sở quan trọng khi xây dựng chương trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực cho tổ chức.”

1.1.2 Các văn bản thiết kế công việc

- Bản mô tả công việc:

“Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra, giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của người thực hiện công việc, mối quan hệ trong công việc, điều kiện làm việc, bao gồm một vài câu tóm lược về mục đích hoặc chức năng của công việc.”

“Bản mô tả công việc không có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức, tùy các tổ chức và mục đích mà bản mô tả công việc được trình bày khác nhau, thường bao gồm:”

“+ Xác định công việc

+ Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ

+ Điều kiện làm việc”

“Phần tóm tắt về các nghiệm vụ và trách nhiệm công việc: là phần tường thuật viết theo cách liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm chính yếu thuộc công việc Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, ngắn gọn về những công việc mà NLĐ phải làm, cách thực hiện các nhiệm vụ và phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của chức danh công việc Phần điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện môi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.”

- Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện:

“Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện liệt kê các yêu cầu của công việc về trình độ giáo dục – đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, phẩm chất cá nhân,… cần có để có thể hoàn thành công việc Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc là bản liệt kê các yêu cầu tối thiểu cần có của công việc đối với người thực hiện công việc về các kiến thức, kỹ năng, khả năng cần phải có như: trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu

cụ thể khác.”

- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc:

“Nêu ra hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí phản ánh yêu cầu hoàn thành công việc về số lượng, chất lượng, thời gian,… là một hệ thống các chỉ

tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng về kết quả hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc.”

1.2 NỘI DUNG THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

1.2.1 Chuẩn bị thiết kế công việc

“Đây là giai đoạn xác định mục tiêu và lập kế hoạch thiết kế công việc Giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau đây: Xác định mục đích, xác định những tài liệu cần thu thập, phương pháp thu thập thông tin, lựa chọn công việc cần thiết kế, thành lập nhóm thiết kế Nếu làm tốt giai đoạn chuẩn bị, việc triển khai TKCV sẽ đạt hiệu quả cao Trong giai đoạn chuẩn bị thiết kế, cần đặc biệt chú trọng đến những nội dung sau:”

a Lựa chọn nguồn thông tin

“Cán bộ thiết kế cần lắng nghe và ghi nhận những nguồn thông tin nghiệp cụ thể tại các bộ phận khác có liên quan đến việc phối hợp công việc với chức danh công việc cần thiết kế

b Lựa chọn cán bộ thiết kế

Cán bộ thiết kế phải là người có kinh nghiệm, am hiểu về chức danh cần thiết kế, có trình độ học vấn nhất định Trong quá trình thiết kế, người thiết kế công việc phải giữ được sự độc lập, tránh sự can thiệp của những nhân tố khác, làm giảm mức độ tin cậy và hiệu quả của công tác thiết kế.”

c Lựa chọn phương pháp về hệ thống thu thập thông tin

“Các phương pháp thu thập thông tin rất đa dạng Trong mỗi tình huống, cán bộ thiết kế công việc sử dụng phương pháp phù hợp nhất hoặc có thể sử dụng kết hợp một vài phương pháp khác nhau Tuỳ vào các căn cứ để lựa chọn phương pháp thu thập thông tin mà cán bộ thiết kế có thể quyết định

sử dụng một trong các phương pháp sau đây:

Phương pháp bảng hỏi

Theo phương pháp này, bảng câu hỏi được thiết kế sẵn gồm những câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến một công việc cụ thể Bảng câu hỏi được phát tới những người lao động để điền thông tin về trách nhiệm theo yêu cầu và hướng dẫn Bảng câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theo phương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí Thông tin thu thập có thể dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin và xử lý trên phần mềm máy tính Tuy nhiên, việc thiết kế bảng câu hỏi khá tốn kém thời gian và chi phí.”

Phương pháp phỏng vấn

“Phương pháp phỏng vấn là phương pháp cán bộ thiết kế tiến hành phỏng vấn trực tiếp từng người thực hiện công việc, hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp, hoặc phỏng vấn nhóm người lao động về các thông tin liên quan đến công việc cần điều tra Cán bộ thiết kế công việc chuẩn bị sẵn những câu hỏi sẽ đặt ra trong quá trình phỏng vấn Phương pháp phỏng vấn là phương pháp được áp dụng hiệu quả cho lao động gián tiếp, lao động quản lý, lao động chuyên môn nghiệp vụ và cho những công việc mà hành vi không bộc lộ ra bên ngoài, công việc thuộc về trí óc đòi hỏi tư duy, sáng tạo Ưu điểm của phương pháp này có thể thu thập được nhiều thông tin khác nhau, tìm hiểu sâu vào những thông tin cần thiết, thu được bức tranh rõ ràng về công việc Nhược điểm là phỏng vấn tốn thời gian, chi phí; thông tin thu được

từ phỏng vấn có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người phỏng vấn.”

Phương pháp quan sát-trao đổi

“Trong phương pháp quan sát, cán bộ thiết kế công việc thiết kế mẫu phiếu quan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tin như: quy trình thực hiện công việc; các mối quan hệ trong công việc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công

việc… Phương pháp quan sát được áp dụng chủ yếu những công việc mà hoạt động lao động diễn ra trong thời gian ngắn, thể hiện ra bên ngoài, lặp đi lặp lại và dễ dàng quan sát được pháp này là tốn thời gian quan sát, thông tin thu được dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát Đặc biệt là người được quan sát, khi biết đang được quan sát

có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện công việc Phương pháp này không dễ thực hiện với những công việc liên quan đến trí não, tư duy, những công việc không biểu lộ nhiều hành vi ra ngoài để quan sát như lập kế hoạch, thiết kế…”

Phương pháp hội thảo chuyên gia

“Hội thảo chuyên gia là phương pháp tổ chức hội thảo nhằm thảo luận

về công việc cần thiết kế giữa các chuyên gia là những người có trình độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng, ban…Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thông tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục đích thiết kế công việc Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí và thời gian.”

Phương pháp ghi chép nhật ký

“Tự ghi chép nhật ký công việc là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép lại những thông tin có liên quan đến công việc của mình vào biểu mẫu đã được thiết kế sẵn Với phương pháp tự ghi chép, có thể thu được nhiều thông tin sát với thực tế thực hiện công việc mà tiết kiệm chi phí và thời gian Tuy nhiên, độ chính xác của thông tin thu thập lại bị hạn chế do dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người ghi chép, quá trình ghi chép có thể không đảm bảo sự liên tục, nhất quán Phương pháp hội thảo chuyên gia Hội thảo chuyên gia là phương pháp tổ chức hội thảo nhằm thảo luận về công việc cần thiết kế giữa các chuyên gia là những người có trình độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộ

phận, phòng, ban… Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thông tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục đích thiết kế công việc Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí và thời gian.”

1.2.2 Tiến hành thiết kế công việc

“Công tác thiết kế công việc được tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1: Đánh giá công việc hiện tại:

Xác định thiết kế công việc có cần thiết hay khả thi không? tổ chức thảo luận quá trình với các nhân viên và người giám sát có liên quan và làm

rõ quá trình đó, hoặc phải thay đổi, hoặc phải đào tạo.”

“Bước 2: Phân tích công việc:

Kiểm tra công việc và quyết định chính xác các nhiệm vụ phải làm Cân nhắc xem thiết bị và đặc điểm gì nơi làm việc mà có tầm quan trọng để hoàn thành các nhiệm vụ đó đồng thời xác định các vấn đề liên quan

Bước 3: Thiết kế công việc:

Xác định các phương pháp để tiến hành công việc, thời gian làm việc nghỉ ngơi, các kế hoạch làm việc, các buổi tập huấn cần thiết, các thiết bị cần

sử dụng và những thay đổi trong địa điểm làm việc Kết hợp những nhiệm vụ công việc khác nhau bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, bao gồm cả hoạt động trí óc và thể chất tránh tình trạng quá tải hoặc nhàn nhã quá gây nên nhàm chán trong công việc.”

“Việc thiết kế tên gọi/hay tên chức danh công việc phải đạt tới việc tiêu chuẩn hóa hướng đến tên gọi của công việc phải phản ánh được bản chất, tính chất và nội dung công việc Đồng thời, tên gọi của công việc phải chính xác,

dễ hiểu, ngắn gọn

Việc thiết kế cần các bước nhỏ như sau:

- Mô tả công việc

Thông qua việc nghiên cứu, đánh giá nội dung công việc, có thể nhận thức được một cách toàn diện toàn bộ công việc Để thiết kế, trước tiên cần nghiên cứu, đánh giá, phân tích các mặt sau đây:

Phân tích nhiệm vụ, trách nhiệm công việc: Quy định rõ ràng những nhiệm vụ cơ bản của công việc, các bước cần thiết để hoàn thành công việc, tính độc lập và mức độ đa dạng hóa của công việc.”

“Các mối quan hệ trong công việc: Phân tích mối quan hệ hợp tác trong công việc, bảo gồm ảnh hưởng qua lại giữa công việc đó với các công việc khác trong doanh nghiệp, bên ngoài doanh nghiệp (nếu có)

Môi trường công việc: Nội dung chính bao gồm:

Môi trường vật lý: như nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, bụi bẩn, ánh sáng, chấn động và thời gian mà nhân viên phải tiếp xúc hàng ngày

Môi trường xã hội: Bao gồm mức độ thuận tiện về sinh hoạt tại nơi làm việc, mức độ độc lập khi làm việc, phong cách người lãnh đạo trực tiếp, quan

hệ với đồng sự, mức độ căng thẳng/tập trung trí óc khi làm việc

- Phân tích tiêu chuẩn đối với bộ phận, cá nhân thực hiện công việc

Tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc có mục đích là nhằm xác định những điều kiện tối thiểu mà người thực hiện công việc cần có để làm tốt công việc được phân công

Xác định kinh nghiệm cần có là xác định thời gian kinh nghiệm đối với công viêc tối thiểu cần có đối với người thực hiện công việc Có một lưu ý đây là kinh nghiệm đối với công việc, không bao gồm kinh nghiệm không liên quan tới công việc.”

“Khả năng/năng lực cần có: quy định năng lực cần có đối với người thực hiện công việc như năng lực: quyết định, sáng tạo, năng lực tổ chức, tính thích ứng, năng lực phán đoán, trí lực, mức độ thành thạo trong thao tác mà công việc đòi hỏi

Tố chất tâm lý cần có: Căn cứ vào đặc điểm công việc để xác định những yêu cầu tâm lý mà người đảm nhiệm cần có như sự tập trung, tính chủ động, tinh thần trách nhiệm, khả năng chi phối người khác, sự ổn định về tinh thần…

- Thiết kế, phân chia công việc cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân

Công việc sau khi được thiết kế được giao cho từng bộ phận, cá nhân thực hiện Đây là bước tiếp theo sau khi công việc được thiết kế cụ thể

- Phân tích tiêu chuẩn hoàn thành công việc

Xác định nội dung đánh giá: Có hai nội dung cơ bản về tiêu chuẩn hoàn thành công việc gồm: nội dung thuộc về số lượng, nội dung thuộc chất lượng Xây dựng các tiêu chí đánh giá: Mỗi tiêu chuẩn hoàn thành công việc có thể bao gồm một hay nhiều tiêu chí đánh giá Tiêu chí đánh giá bao gồm tiêu chí định tính và tiêu chí định lượng.”

“Nội dung thiết kế những thông tin về công việc phải căn cứ vào đặc điểm phát triển của tổ chức, tùy theo mục đích phân tích khác nhau mà có sự điều chỉnh cần thiết, thuận lợi cho việc sử dụng nguồn nhân lực đặc thù của từng tổ chức.”

“Sau đó diễn đạt kết quả của thiết kế công việc Kết thúc việc thiết kế các đặc tính, yêu cầu công việc, các nội dung này được thể hiện dưới dạng văn bản viết Kết quả được thể hiện cụ thể bằng ba tài liệu gồm: Bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc Ở nhiều tổ chức để đơn giản hóa việc kiểm soát công việc và hệ thống tài liệu thiết kế công việc, thực hiện gộp 3 sản phẩm trên của thiết kế công việc được gộp chung thành một văn bản gọi chung là Bản mô tả công việc.”

“Sau đó các kết quả thiết kế công việc được ban hành áp dụng trong quản lý điều hành Các kết quả của thiết kế công việc sau khi được chuẩn hóa

về mặt nội dung, hình thức sẽ được trình duyệt Lãnh đạo, hoặc cấp có thẩm quyền để đưa vào thực hiện tại đơn vị

Trong quá trình thực hiện kết quả thiết kế công việc, nếu thấy chưa phù hợp và cần sửa đổi, bổ sung, ta tiến hành điều chỉnh kết quả thiết kế công việc trong quá trình áp dụng Song song với việc ban hành hệ thống tài liệu thiết

kế công việc vào thực tế hoạt động, giai đoạn này còn giải quyết vấn đề thúc đẩy việc sử dụng kết quả thiết kế công việc bằng cách ứng dụng các tài liệu vào các hoạt động quản trị nhân lực tại tổ chức Một số hoạt động cụ thể gồm: biên soạn tài liệu ứng dụng cụ thể, lập điều kiện tuyển dụng, tiêu chuẩn kiểm tra, nội dung đào tạo, đào tạo cán bộ…và các nội dung quản trị nhân lực khác

có sử dụng kết quả thiết kế nhằm nâng cao tính khoa học của hoạt động quản

lý Bên cạnh đó, để đảm bảo thiết kế công việc được hiệu quả, tổ chức phải định kỳ kiểm tra, rà soát các công việc để xác định những thông tin trong văn bản thiết kế công việc để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với thực tiễn công việc; đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ; áp dụng văn bản thiết kế công việc vào công việc, định kỳ tổ chức phải kiểm tra, rà soát lại các công việc để xác định những thông tin trong văn bản thết kế công việc có còn chính xác và phù hợp với công việc hiện tại không hay đã lạc hậu, lỗi thời, không còn phù hợp để từ đó cần phải điều chỉnh và bổ sung thông tin nào cho đúng với thực tế công việc.”

1.3 CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI SẢN PHẨM CỦA THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

1.3.1 Yêu cầu đối với bản mô tả công việc

“Bản mô tả công việc hướng đến sự ngắn gọn, súc tích và sử dụng các động từ có tính quan sát để mô tả từng hoạt động, cụ thể của từng nghĩa vụ chính Để chất lượng Mô tả công việc đảm bảo cần phải đáp ứng được các yêu cầu chủ yếu sau:

Trước tiên phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung chủ yếu về công việc: Các thông tin tối thiểu một bản MTCV cần có gồm những thông tin về công việc; chức năng và trách nhiệm trong công việc; quyền hạn của người thực hiện công việc; những mối quan hệ trong công việc Nếu việc liệt kê các trách nhiệm thiếu dẫn đến công việc không được thực hiện, nếu thừa dẫn đến sự chồng chéo trong tổ chức công việc giữa các chức danh Để yêu cầu này được đảm bảo cần có sự trao đổi, tham vấn giữa Bộ phận quản trị nhân sự và Người phụ trách chuyên môn để đảm bảo các trách nhiệm được mô tả chính xác, đầy đủ.”

“Hơn nữa, các nhiệm vụ và trách nhiệm được sắp xếp theo đúng trình

tự thực hiện trong thực tế: Một chức danh công việc được giao đảm nhiệm nhiều trách nhiệm, nhiệm vụ khác nhau, tuy nhiên bản MTCV chỉ nên nêu những công việc có tần suất thường xuyên, quan trọng, phản ánh bản chất của chức danh công việc Bên cạnh đó, các công việc cần được sắp đặt theo trình

tự thực hiện để người đọc dễ theo dõi, dễ thực hiện

Ngoài ra, ngôn ngữ viết dễ hiểu, ngắn gọn: Mô tả công việc là một tài liệu không chỉ cho nhà quản trị mà cho cả NLĐ sử dụng Do đó, từ ngữ hoặc thuật ngữ chuyên môn phải chính xác, trong sáng và súc tích Tránh dùng các

từ lóng, từ đa nghĩa dẫn đến sự hiểu lầm cho người đọc Mặt khác, các trách nhiệm của bản MTCV nên bắt đầu bằng một “động từ” nhằm thể hiện rõ bản chất của nhiệm vụ Để đảm bảo yêu cầu này đòi hỏi người viết MTCV phải có kinh nghiệm soạn thảo và vốn từ ngữ phong phú, trình bày dễ hiểu và nên được thẩm định ít nhất 03 lần trước khi trình ký lên cấp tiếp theo Hoặc sử dụng phương pháp đưa ra tiêu chuẩn về dung lượng trình bày để người soạn thảo tự chủ động rà soát sản phẩm đảm bảo súc tích, ngắn gọn và rõ ràng.”

1.3.2 Đối với bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc

“Thứ nhất, các tiêu chuẩn đánh giá phải đầy đủ để phản ánh được năng lực người có thể thực hiện công việc Đối với mỗi công việc khác nhau cần yêu cầu số lượng và mức độ năng lực đối với người thực hiện khác nhau Do

đó, để có thể lựa chọn được cá nhân phù hợp thực hiện công việc thì phải xác định được chính xác các năng lực cần thiết và mức độ yêu cầu ở mỗi loại năng lực Nếu xác định không chính xác loại và cấp độ năng lực sẽ dẫn đến việc tuyển dụng, đề bạt sai người (hoặc là không đủ năng lực thực hiện công việc, hoặc là dư thừa nhân lực dẫn đến sử dụng nguồn nhân lực tổ chức không hiệu quả)

Thứ hai, tiêu chuẩn đối với người thực hiện là yêu cầu tối thiểu đủ để thực hiện công việc: các tiêu chuẩn được mô tả là những yêu cầu ở mức tối thiểu đối với người đảm nhiệm công việc, không phải là trình độ, năng lực thực tế của người đang thực hiện công việc đó Các yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm… không để ở mức quá cao, hoặc quá thấp sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức Để đảm bảo yêu cầu này trước tiên cần có

sự tham vấn của Người phụ trách chuyên môn, trên cơ sở tham khảo năng lực thực tế của người lao động và yêu cầu thực tế về năng lực đối với người thực hiện công việc tại các đơn vị khác nhưng có sự tương đồng về công việc.”

“Thứ ba, tiêu chuẩn phải cụ thể, rõ ràng: các tiêu chuẩn chỉ nên bao gồm các yêu cầu có liên quan trực tiếp tới việc thực hiện công việc và có thể xác định được Tránh đưa ra những yêu cầu mơ hồ, thậm chí khó có thể xác định, hoặc không liên quan đến công việc (tôn giáo, giới tính ) dẫn đến sự phân biệt đối xử trong tập thể lao động

Có doanh nghiệp xây dựng một cách có hệ thống các tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng chức danh công việc, hoặc có nơi xây dựng cho nhóm đối tượng nhất định Mặc dù có nhiều cách thể hiện, nhưng tựu chung

lại cần có các yêu cầu sau để đảm bảo một bản tiêu chuẩn hoàn thành công việc chất lượng:”

“Thứ nhất, trách nhiệm được đánh giá phải phản ánh được thực chất kết quả thực hiện công việc Một chức danh công việc có nhiều nội dung trách nhiệm, trong đó có nhiều công việc không thường xuyên, chiếm tỉ trọng thời gian ít, hoặc ít quan trọng Do đó để đánh giá chính xác mức độ hoàn thành công việc của một cá nhân không thể đem đo lường tất cả các tránh nhiệm để đánh giá hiệu quả làm việc mà phải xác định được những nhiệm vụ quan trọng nhất phản ánh bản chất cuả công việc, từ đó đo lường, đánh giá đối với trách nhiệm trọng yếu.”

“Thứ hai, tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng chỉ nên bao gồm các yêu cầu

về chuyên môn có liên quan trực tiếp tới việc thực hiện công việc và các tiêu chí này có thể đánh giá được Tránh đưa ra những tiêu chí mơ hồ, thậm chí khó có thể xác định, đo lượng hoặc rất hiếm khi xảy ra Để điều kiện này được đảm bảo cần có sự trao đổi, tham vấn giữa Bộ phận quản trị nhân sự và Người phụ trách chuyên môn để các tiêu chí đánh giá có thể phản ánh chính xác kết quả hoàn thành công việc

Thứ ba, tiêu chí đánh giá có thể đo lường được Các tiêu chí khi được thiết lập phải đảm bảo có thể đo lường được Có hai dạng đo lường là định tính và định lượng sử dụng trong đánh giá Tuy nhiên, để đảm bảo sự chính cầu quá cao mà không cần thiết, hoặc thể hiện sự phân biệt đối xử với người lao động (giới tính, dân tộc…) Hoặc cũng không nên đưa ra các tiêu chuẩn quá thấp sẽ không có tác dụng khuyến khích và tạo động lực Để tiêu chí này được đảm bảo cần có sự tổng hơp kết quả thực hiện công việc của NLĐ trong

kỳ và tại các thời điểm khác nhau để đưa ra các giới hạn tiêu chuẩn phù hợp.”

1.4 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

“Nên cân nhắc tất cả những yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc và sắp xếp nội dung và nhiệm vụ để toàn bộ công việc sẽ ít có khả năng là rủi ro cho người lao động Thiết kế công việc liên quan đến các lĩnh vực hành chính như: Sự luân phiên của công việc, sự mở rộng của công việc, tiến độ công việc, giờ làm việc.”

1.4.1 Các yếu tố bên trong

a Cơ cấu tổ chức

“Cơ cấu tổ chức cho biết mối quan hệ giữa các phòng, ban trong tổ chức, mối liên hệ tương quan giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện công viêc, đây là một trong những cơ sở quan trọng để phân công lao động, phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới từng phòng ban, từng chức danh công việc… Công việc là kết quả của quá trình phân công lao động, thiết kế công việc hiệu quả phải dựa trên sự phân công lao động hợp lý Do đó, cơ cấu

tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền hạn và mối quan hệ trong

tổ chức, thể hiện sự thống nhất, rõ ràng.”

b Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động

“Thiết kế công việc là công tác không những phức tạp về chuyên môn

mà còn mang tính nhạy cảm vì nó liên quan tới quyền lợi, công việc của nhiều

cá nhân, bộ phận trong tổ chức Sự chỉ đạo, quyết tâm của các cấp quản lý mà đặc biệt là Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng quyết định đến sự thành bại của công tác này

Những thói quen làm việc của người lao động, yêu cầu họ phải thay đổi

để thực hiện những nội dung công việc theo thiết kế mới phù hợp hơn, yêu cầu được quy định nên chắc chắn không tránh khỏi sự phản ứng, không hưởng ứng từ phía người lao động Vì vậy, để thiết kế công việc được triển khai xây dựng và vận hành hiệu quả, cần thiết có sự vận động, tuyên truyền

cho NLĐ hiểu được lợi ích lâu dài của thiết kế công việc từ đó xóa bỏ những thái độ bất hợp tác, ngờ vực về mục đích của thiết kế công việc.”

c Yếu tố thuộc về bộ phận phụ trách và các phòng/ban tại Công ty

“Cán bộ thiết kế công việc là người chịu trách nhiệm, có vai trò chính trong công tác thiết kế công việc Thiết kế công việc vốn là nhiệm vụ phức tạp do liên quan tới các quyết định nhân sự nhạy cảm của tổ chức như tái cơ cấu, điều chuyển, đề bạt, tinh giảm biên chế, cải tiến tiền lương … vì vậy người thực hiện thiết kế công việc sẽ phải chịu áp lực khá lớn từ nhiều đối tượng thiết kế Do đó, cán bộ thiết kế công việc phải là người am hiểu về các công việc trong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ năng về thiết kế công việc, trung thực và khách quan trong công việc.”

“Mặt khác, thiết kế công việc là một công tác cần có sự phối hợp của các Phòng/Ban trong tổ chức về việc tham gia cũng như từ mọi người lao động trong tổ chức trong việc cung cấp thông tin, thẩm định, bổ sung, góp ý điều chỉnh các sản phẩm của thiết kế công việc

Thiết kế công việc cung cấp các thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi một công việc và mối quan hệ của công việc đó với các công việc khác trong tổ chức

Ngoài ra còn bị ảnh hưởng của quy trình hoạt động của tổ chức, đơn vị Mỗi hoạt động trong tổ chức là một quá trình Hoạt động của tổ chức được thực hiện bởi một mạng quy trình Biểu đồ của quy trình sẽ cho thấy các mối liên kết và tương tác giữa các chức năng, các bộ phận và đặc biệt là sự liên quan về công việc với nhau Biểu đồ quá trình còn cho thấy những gì cần phải làm, khi nào làm, những việc đó được làm ở đâu và chức danh công việc nào

có trách nhiệm thực hiện công việc Thông qua quy trình công nghệ/hoặc quy trình nghiệp vụ sẽ giúp cho người thiết kế công việc có thể xác định các phương pháp để tiến hành thiết kế công việc một cách phù hợp Mặt khác quy trình sẽ giúp xác định chính xác các kỹ thuật dữ liệu nào sẽ phải thực hiện,

những thông tin nào sẽ được thu thập và xem xét Như vậy, quy trình công nghệ/ hoặc các quy trình nghiệp vụ cần phải được nghiên cứu, tham khảo trước khi thiết kế công việc được tiến hành.”

1.4.2 Các yếu tố bên ngoài

“Các yếu tố về đặc thù ngành hoạt động của Công ty:

Trong thiết kế công việc đòi hỏi người thiết kế phải nhận biết được đặc điểm về Ngành-nghề của công việc, qua đó xác định nhiệm vụ nào cần được tiến hành thực hiện, mức độ ưu tiên ra sao và việc sử dụng công cụ máy móc

hỗ trợ nào cho phù hợp…điều đó đòi hỏi người hoặc hệ thống thiết kế phải

am hiểu công việc cần thiết kế và có khả năng thu thập, tổng hợp mới có thể đưa ra được những kết luận chính xác và khoa học Do đó, yêu cầu đòi hỏi người làm công tác thiết kế phải nắm được quy trình nghiệp vụ, quy trình công nghệ đặc thù tại tổ chức, yêu cầu kỹ năng để từ đó xây dựng bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc Đây là một khó khăn lớn trong hoạt động thiết kế công việc.”

“Các yếu tố về văn hóa vùng miền, địa lý:

Do thiết kế công việc bắt buộc phải thực hiện một cách có hệ thống và yêu cầu sử dụng một số kỹ năng cơ bản mang tính địa phương như: ngôn ngữ, văn hóa…cần thiết để thực hiện thiết kế công việc Mặt khác,việc nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, phẩm chất, kỹ năng của người lao động đòi hỏi phải có thời gian tiếp cận, tìm hiểu Điều này gây khó khăn cho người làm công tác thiết kế do có nhiều yếu tố đầu vào tác động, và đặc biệt những yếu tố đó thường không ổn định theo thời.”

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

“Thiết kế công việc là quá trình ảnh hưởng đến hầu hết các mặt của công tác quản lý nguồn nhân lực Thiết kế công việc một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho con người cả về mặt trí lực và thể lực nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc với năng suất cao, sử dụng hợp lý quỹ thời gian làm việc và có tính hấp dẫn, thách thức đối với con người nhằm tối đa hoá động lực làm việc Thiết kế công việc có một vị trí quan trọng trong một

tổ chức Đối với mỗi tổ chức thì luôn có sự phân chia lao động thành các công việc Mà mỗi một công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ và được thực hiện bởi người lao động làm việc ở các vị trí Chính vì thế các công việc phải được thiết kế hợp lý để vừa có tác dụng nâng cao năng suất lao động vừa tạo ra sự thoả mãn lao động đối với người lao động Trong chương 1 này, tác giả đã hệ thống hoá cơ sở lý luận về thiết kế công việc, là cơ sở để nghiên cứu thực trạng thiết kế công việc tại phòng kế hoạch – Kỹ Thuật – Vật tư Công ty Điện lực Kon Tum trong chương 2.”

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG THIẾT KẾ CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT – VẬT TƯ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC

KON TUM

2.1 TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

“Quá trình hình thành và phát triển của công ty điện lực Kon Tum:

Là đơn vị trực thuộc Tổng công ty điện lực miền Trung, hạch toán phụ thuộc Tổng công ty điện lực miền Trung

- Tên giao dịch tiếng anh: Kon Tum Power Company

- Tên viết tắt: KTPC

- Trụ sở chính: Số 184 Trần Hưng Đạo, phường Thắng Lợi, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum.”

“Ngành nghề đăng ký kinh doanh:

- Truyền tải và phân phối điện: phân phối và kinh doanh mua bán điện năng; xuất nhập khẩu điện năng;

- Sản xuất điện: sản xuất điện năng; đầu tư phát triển lưới điện có tính chất phân phối, các dự án năng lượng mới, năng lượng tái tạo;

- Xây dựng công trình điện: quản lý vận hành, sản xuất, sửa chữa, bảo dưỡng, đại tu, cải tạo, nâng cấp thiết bị điện, cơ khí, điều khiển, tự động hóa thuộc các công trình lưới điện đến cấp điện áp 110kV;

- Đào tạo: về lĩnh vực SCADA/DMS, tự động hóa lưới điện, lưới điện thông minh, vận hành các trung tâm điều khiển xa;

- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan: tư vấn quy hoạch điện lực; khảo sát, thiết kế; Tư vấn quản lý dự án; Tư vấn lập dự án đầu tư, tư vấn đấu thầu, lập dự toán và giám sát thi công các công trình đường dây và

trạm biến áp; Tư vấn khảo sát, thiết kế; Tư vấn quản lý dự án; Tư vấn lập dự

án đầu tư, tư vấn đấu thầu, lập dự toán và giám sát thi công các công trình viễn thông - công nghệ thông tin, các công trình công nghiệp và dân dụng Tư vấn, thiết kế, lắp đặt, giám sát, cấu hình, kết nối mở rộng phần cứng và phần mềm của hệ thống SCADA-DMS, các hệ thống tự động hóa lưới điện, lưới điện thông minh; Tư vấn giải pháp công nghệ tiết kiệm năng lượng và tư vấn thực hiện các dự án tiết kiệm năng lượng;”

“- Kiểm tra và phân tích kỹ thuật: thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị điện; kiểm định an toàn kỹ thuật cho các thiết bị, dụng cụ điện; kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm, lắp đặt, kiểm tra: các loại thiết bị điện, phương tiện đo lường điện, dụng cụ đo lường điện, trang thiết bị điện, bảo vệ, điều khiển;

- Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính: quản lý vận hành, xử lý sự cố, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế, nâng cấp hệ thống SCADA/DMS; Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ

hệ thống SCADA; Kết nối và trao đổi cơ sở dữ liệu với các hệ thống khai thác