Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính và các lỗi thường gặp (qua ngữ liệu khảo sát tại huyện quảng xương thanh hóa) luận văn thạc sỹ ngữ văn

- Luận văn đã khảo sát 500 VBHC do các cơ quan trên địa bàn huyệnQuảng Xương, tỉnh Thanh Hoá soạn thảo, ban hành bao gồm : VBHC có tínhchất pháp quy chỉ thị, nghị quyết, quyết định và VB

Bộ giáo dục và đào tạo Trờng đại học vinh

Phạm thị mai

đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính

quảng xơng – thanh hóa”

CHUYÊN NGàNH: NGÔN NGữ HọC

Mã số: 60.22.01 LUậN VĂN THạC Sĩ NGữ VĂN

Ngời hớng dẫn khoa học:

pgs ts Phan mậu cảnh

Vinh - 2011

MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

1.1 Văn bản hành chính (VBHC) là phương tiện cơ bản cung cấp thôngtin và điều hành hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức; là phươngtiện kiểm tra theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lí Mặt khác,VBHC thường là tiếng nói của tổ chức, đơn vị đại diện cho quyền lực nhànước nên ngày càng có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội Trên nhiềuphương diện, chất lượng hoạt động quản lí của nhà có liên quan đến khôngchỉ thông tin trong văn bản mà còn liên quan đến thể thức và phương tiệnngôn từ trong văn bản

1.2 Để nâng cao hiệu quả của VBHC trong việc đáp ứng yêu cầu thôngtin và quản lí, điều hành, đặc bịêt là việc lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quanquản lí nhà nước, Chính phủ, Bộ Nội vụ đã ban hành những quy định, hướngdẫn về thể chế quy phạm của các loại văn bản Cũng đã có nhiều công trìnhcủa một số tác giả nghiên cứu về cách soạn thảo văn bản, cách sử dụng ngônngữ trong VBHC Tuy vậy, trong thực tế, VBHC còn có những hạn chế nhấtđịnh, đặc biệt là trong sử dụng ngôn ngữ do những nguyên nhân chủ quan vàkhách quan khác nhau

1.3 Cùng với sự nghiệp phát triển đất nước, công tác hành chính nóichung và việc soạn thảo VBHC nói riêng là một trong những yêu cầu cấpthiết nhằm đáp ứng công tác quản lí của các cấp, các ngành Trong nhữngnăm gần đây, vấn đề cải cách hành chính theo hướng một cửa và cải cáchVBHC là vấn đề đặc biệt được quan tâm

1.4 Nghiên cứu về đặc điểm ngôn ngữ của VBHC ban hành trong thực

tế (mà ở đây là ở huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hoá), luận văn muốn tìmhiểu sâu hơn về một phong cách ngôn ngữ quan trọng trong việc truyền đạt,lưu trữ quản lí thông tin Từ đó, đưa ra một số đề xuất có tính chất chuyênmôn về những vấn đề liên quan, mong góp phần vào việc chuẩn hoá VBHC

và làm cho nó ngày càng phát huy vai trò trong đời sống xã hội

2 Lịch sử vấn đề

2.1 Từ trước tới nay đã có một số công trình nghiên cứu về văn bản vàsoạn thảo VBHC ở góc độ ngôn ngữ học văn bản, phong cách học và thựchành VBHC Các công trình này đã phần nào đáp ứng được yêu cầu nghiêncứu, áp dụng nâng cao chất lượng VBHC

a) Trong các giáo trình về phong cách học như : Phong cách học tiếng

Việt của Đinh Trọng Lạc chủ biên (1999)[19], Phong cách học và đặc điểm

tu từ tiếng Việt của Cù Đình Tú (2001)[41] đều đề cập đến phong cách hành

chính với các đặc điểm ngôn ngữ như ngữ âm, chính tả, từ vựng, ngữ pháp,cách diễn đạt Tuy nhiên các công trình ấy cũng chỉ mới đề cập đến các đặcđiểm ngôn ngữ trong văn bản hành chính một cách giản lược Bên cạnh đó,một số ý kiến cho rằng chưa có sự thống nhất trong khuôn mẫu, cách thứctrình bày của các loại văn bản hành chính và đặt vấn đề cần phải thống nhất

về khuôn mẫu và cách thức trình bày văn bản

b) Tác giả Nguyễn Văn Thâm với Soạn thảo và xử lí văn bản quản lí

nhà nước[33] được tái bản nhiều lần có thể được coi là công trình nghiên cứu

khá kĩ lưỡng về văn bản hành chính Do mục đích nghiên cứu văn bản hànhchính trong mối quan hệ với pháp lí, quyền hạn, nhiệm vụ và công tác soạnthảo nên đặc điểm ngôn ngữ của phong cách hành chính được đề cập quá ít

c) Tác giả Bùi Khắc Việt (1998) trong cuốn Kĩ thuật và ngôn ngữ soạn

thảo văn bản quản lí nhà nước [42] cũng đã đề cập một cách khái quát các

đặc điểm ngôn ngữ của phong cách hành chính để giúp ích cho việc thực hànhsoạn thảo

d) Ngoài ra, có thể đề cập đến một số công trình khác như Xây dựng và

ban hành văn bản quản lí nhà nước của Tạ Hữu Ánh (1998)[2], Hướng dẫn

kĩ thuật soạn thảo văn bản của Nguyễn Văn Thông (2001)[36], Tiếng Việt

trong giao tiếp hành chính của Nguyễn Văn Khang (2002)[18], Tài liệu bồi

dưỡng về quản lí hành chính nhà nước của PGS TS Đinh Văn Mậu (chủ

biên) (2008)[25], Giáo trình kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản của TS.

Lưu Kiếm Thanh (chủ biên) (năm 2008) [30], các công trình này đã nghiên

cứu chi tiết về hướng dẫn ứng dụng các kiến thức vào soạn thảo VBHC

2.2 Từ những điều trình bày, chúng tôi thấy rằng nghiên cứu "Đặcđiểm ngôn ngữ văn bản hành chính và các loại lỗi thường gặp (qua ngữ liệukhảo sát tại huyện Quảng Xương - Thanh Hoá)" là hướng đi tích cực, thiếtthực Trên cơ sở kế thừa mặt lí thuyết của các công trình đi trước, chúng tôi sẽứng dụng và qua khảo sát, luận văn sẽ đưa ra những nhận xét việc sử dụngngôn ngữ trong VBHC của một địa phương cấp huyện với mong muốn đónggóp một phần cho việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng các VBHC củahuyện

3 Đối tượng nghiên cứu và mục đích, nhiệm vụ của luận văn

3.1 Đối tượng nghiên cứu

- VBHC của nhà nước ta hiện nay có nhiều loại, mỗi loại có chức năngriêng được ban hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt động quản línhà nước Đối tượng khảo sát của luận văn là các VBHC thuộc hai hệ thốngVBHC mang tính chất pháp quy và VBHC thông thường của một số cơ quan,đơn vị hành chính sự nghiệp trong huyện

- Tư liệu để khảo sát của đề tài là các loại VBHC có tính chất pháp quy

và các văn bản hành chính thông thường được các cơ quan hành chính nhànước thuộc huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hoá soạn thảo, ban hành trongkhoảng thời gia từ năm 2007 đến năm 2010

- Luận văn đã khảo sát 500 VBHC do các cơ quan trên địa bàn huyệnQuảng Xương, tỉnh Thanh Hoá soạn thảo, ban hành bao gồm : VBHC có tínhchất pháp quy (chỉ thị, nghị quyết, quyết định) và VBHC thông thường (luậnvăn tập trung vào các thể loại như báo cáo, tờ trình, thông báo, công văn, đề

án, kế hoạch, hướng dẫn, quy chế, quy định )

- Việc khảo sát ngữ liệu chủ yếu để tìm hiểu thực trạng sử dụng ngônngữ trong các thể loại VBHC, trong đó tập trung vào các mặt : hình thức, kếtcấu, từ ngữ, câu văn, đoạn văn, văn bản ), các loại lỗi thường gặp trongVBHC ở một địa phương cụ thể (huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa)

Như vậy, đối tượng khảo sát của luận văn là những VBHC do các cơquan trên địa bàn huyện Quảng Xương, Thanh Hoá soạn thảo và ban hành,không bao gồm những VBHC từ những nơi khác (của Trung ương, của tỉnh,của các huyện khác, các xã, thị trấn ) gửi về và ban hành trên địa bàn huyện.

- Căn cứ để xây dựng VBHC chuẩn, từ đó chỉ ra các loại lỗi thường gặptrong VBNH là các văn bản :

Quyết định số 240/QĐ-BGD&ĐT ngày 5/3/1984 của Bộ Giáo dục vàĐào tạo về quy định chuẩn chính tả;

Quyết định số 09/1998 QĐ-VPCP ngày 22/11/1998 của Văn phòngChính phủ về việc Ban hành tạm thời quy định về viết hoa trong văn bản;

Thông tư liên lịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản

3.2.2 Về thực tiễn

Qua khảo sát, phân tích, đánh giá, luận văn sẽ rút ra những nhận xét vềnhững nét đặc thù của VBHC được soạn thảo và ban hành ở địa bàn cấphuyện; đồng thời chỉ ra các loại lỗi thường gặp trong các loại VBHC đã banhành, đề ra các biện pháp khắc phục các lỗi đó nhằm góp phần chuẩn hoá vănbản hành chính, phục vụ tốt hơn nữa công tác hành chính, công tác quản línhà nước

3.3 Nhiệm vụ của luận văn

- Thống kê, phân loại và mô hình hoá các loại văn bản hành chính

- Tìm hiểu đặc điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính

- Mô tả các loại lỗi thường gặp trong văn bản hành chính Nêu những đề xuấtkiến nghị để góp phần hoàn thiện hơn công tác soạn thảo, quản lí văn bảnhành chính.

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện luận văn này, trước tiên, chúng tôi tìm hiểu cơ sở lí thuyết

về các đặc trưng của phong cách ngôn ngữ nói chung và phong cách ngôn ngữvăn bản hành chính nói riêng, đối chiếu làm rõ sự khác biệt giữa phong cáchngôn ngữ hành chính với các phong cách ngôn ngữ khác; đồng thời nắm vững

lí thuyết về ngữ pháp văn bản và tìm hiểu nghiên cứu về lí thuyết của từng thểloại văn bản hành chính

Đây là một đề tài nghiên cứu nhằm mô tả đưa ra những tri thức về nhậndạng các thể loại văn bản hành chính xét từ góc độ ngôn ngữ, cấu trúc câu, tổchức văn bản Sau khi tiến hành thu thập về các thể loại văn bản hành chínhliên quan đến đề tài, trong quá trình nghiên cứu thực hiện, chúng tôi vận dụngnhiều phương pháp khác nhau trong đó chủ yếu :

- Phương pháp thống kê, phân loại để thống kê các loại VBHC, các loạilỗi thường gặp trong VBHC

- Phương pháp miêu tả, phân tích để miêu tả các đặc điểm của các loạiphong cách ngôn ngữ; phân tích đặc điểm thể thức, kết cấu, ngôn từ củaVBHC, miêu tả và phân tích các loại lỗi thường gặp trong các VBHC từ đótìm giải pháp khắc phục

- Phương pháp đối chiếu, so sánh để so sánh việc thực hiện soạn thảo

và ban hành VBHC với các văn bản quy định chuẩn về thể thức, viết hoa,chính tả

- Phương pháp tổng hợp, khái quát dùng để khái quát các đặc điểm cơbản của VBHC và khái quát các lỗi thường gặp khi soạn thảo và ban hànhVBHC

5 Những đóng góp của đề tài

Có thể khẳng định đây là đề tài đầu tiên đi sâu nghiên cứu Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính được xây dựng và ban hành ở huyện Quảng

Xương, Tỉnh Thanh Hoá; chỉ ra các loại lỗi thường gặp trong các văn bản được lưu hành và các giải pháp khắc phục.

6 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, phần nội dung được triển khaitrong ba chương

Chương 1 Những vấn đề lí thuyết có liên quan đến đề tài

Chương 2 Đặc điểm hình thức, kết cấu, ngôn từ của văn bản hànhchính và văn bản hành chính được soạn thảo và ban hành trên địa bàn huyệnQuảng Xương, tỉnh Thanh Hoá

Chương 3 Các lỗi thường gặp trong văn bản hành chính được soạnthảo và ban hành trên địa bàn huyện Quảng Xương (tỉnh Thanh Hoá)

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ THUYẾT CÓ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI

1 1 Khái niệm văn bản và phong cách ngôn ngữ

1.1.1 Khái niệm văn bản

Có rất nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm văn bản, trong luận vănnày, để tiện cho việc tìm hiểu về văn bản nói chung và VBHC nói riêng ở

những phần tiếp theo, có thể hiểu : Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao

tiếp bằng ngôn ngữ, được tạo lập bởi sự liên kết các câu, các đoạn văn tạo thành một đơn vị hoàn chỉnh về nội dung và hình thức, và có tính độc lập.[9,

tr.30]

Như vậy, văn bản có những đặc điểm cơ bản sau :

Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ trong nói

và viết

Văn bản (loại văn bản thông dụng, điển hình) phải là sự liên kết củanhiều câu hoặc nhiều đoạn

Văn bản có tính hoàn chỉnh về nội dung và hình thức

Văn bản có tính độc lập tức là việc tồn tại và nhận biết ý nghĩa văn bản

có thể hoàn toàn không lệ thuộc vào ngữ cảnh

1.1.2 Văn bản và phong cách ngôn ngữ

Trong giao tiếp, văn bản bao giờ cũng tồn tại trong những phong cáchngôn ngữ nhất định Qua nghiên cứu, các nhà ngôn ngữ học chia ra nhiều loạiphong cách khác nhau với đối tượng, nhiệm vụ, nội dung và phương phápnghiên cứu khác nhau.Vấn đề phân loại phong cách chức năng tiếng Việt vẫncòn những ý kiến khác nhau Theo quan niệm phổ biến, phong cách ngôn ngữtiếng Việt hiện đại bao gồm : Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt, phong cáchngôn ngữ báo chí, phong cách ngôn ngữ nghệ thuật, phong cách ngôn ngữchính luận, phong cách ngôn ngữ khoa học và phong cách ngôn ngữ hànhchính (còn gọi là phong cách hành chính công vụ) Ngoài cách phân loại này,

có nhà nghiên cứu còn gọi chung các phong cách khoa học, chính luận và

hành chính là phong cách ngôn ngữ gọt giũa trong thế đối lập với phongcách khẩu ngữ tự nhiên.

1.1.2.1 Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt (phong cách khẩu ngữ)

Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt hay còn gọi là phong cách khẩu ngữ làphong cách giao tiếp phổ thông nhất, quan trọng nhất đối với đời sống conngười, dùng cho tất cả mọi thành viên trong cộng đồng xã hội

Về mặt văn bản, chúng tồn tại dưới dạng các bức thư, các bút kí Phong cách khẩu ngữ tự nhiên là phong cách được dùng trong đời sống sinhhoạt hàng ngày chủ yếu nhằm trao đổi những vấn đề thuộc phạm vi tình cảm,sinh hoạt cá nhân nên ít mang tính chuyên môn Đặc điểm nổi bật nhất củaphong cách này là thường dùng những từ ngữ mang tính cụ thể, giàu hỉnh ảnh

và sắc thái biểu cảm Có thể coi đây là phong cách cơ sở mà tất cả các phongcách chức năng khác có thể khai thác trên phương diện ngôn ngữ

1.1.2.2 Phong cách ngôn ngữ khoa học

Là phong cách được dùng để trao đổi những vấn đề có liên quan đếnviệc tìm hiểu, nghiên cứu và phát triển khoa học Phong cách ngôn ngữ khoahọc dựa chủ yếu vào ngôn ngữ viết - phi nghệ thuật Yếu tố cá nhân của ngườinói giảm xuống tối thiểu Xét về mặt ngữ âm, từ vựng, ngữ pháp, cách tổ chứcvăn bản, đặc điểm ngôn ngữ của phong cách khoa học rất gần với đặc điểmngôn ngữ thuộc phong cách hành chính

Phong cách ngôn ngữ khoa học sử dụng nhiều thuật ngữ khoa học,những từ ngữ trừu tượng, trung hoà về sắc thái biểu cảm xuất hiện với tần sốcao, bên cạnh đó cũng thường sử dụng các lớp từ Hán Việt Về mặt cú pháp,phong cách ngôn ngữ khoa học sử dụng các hình thức câu hoàn chỉnh, kết cấuchặt chẽ, rõ ràng để đảm bảo yêu cầu chính xác, tránh các cách hiểu khácnhau Các phát ngôn hàm chứa nhiều lập luận khoa học, thể hiện chất lượng

tư duy logic cao Độ dư thừa trong các phát ngôn có thể nói là ít nhất so vớicác phát ngôn khác Phong cách ngôn ngữ khoa học thường sử dụng nhữngcấu trúc câu khuyết chủ ngữ hoặc câu có chủ ngữ không xác định

Tuy nhiên, giữa hai phong cách này có những đặc điểm khác nhau:

- Cách tổ chức của của văn bản hành chính ít nhiều mang tính khuônmẫu Đây cũng chính là điểm khác biệt không chỉ với phong cách khoa học

mà với tất cả các phong cách chức năng khác

- Thuật ngữ khoa học trong phong cách ngôn ngữ khoa học gắn liền vớimột ngành khoa học nhất định, thuật ngữ trong văn bản hành chính là cácthuật ngữ chuyên ngành của nhiều ngành khác nhau tuỳ thuộc vào nội dungcông việc mà văn bản hành chính đề cập đến

1.1.2.3 Phong cách ngôn ngữ nghệ thuật

Phong cách ngôn ngữ nghệ thuật (còn gọi là phong cách ngôn ngữ vănchương) là phong cách được dùng trong sáng tác văn chương Phong cách này

là dạng tồn tại toàn vẹn nhất của ngôn ngữ toàn dân Phong cách ngôn ngữnghệ thuật không có giới hạn về đối tượng giao tiếp, không gian và thời giangiao tiếp Tác phẩm văn chương có chức năng phản ánh mọi khía cạnh củacuộc sống muôn màu muôn vẻ nên từ ngữ trong phong cách này rất đa dạng,gồm cả từ phổ thông và từ địa phương, biệt ngữ; từ hiện đại và từ lịch sử; từkhiếm nhã và từ trang nhã Từ trong sinh hoạt bình thường chiếm tỷ lệ cao,bên cạnh đó sự xuất hiện của các lớp từ văn hoá, kể cả thuật ngữ khoa học.Nhờ sử dụng toàn bộ các phương tiện biểu hiện mà phong cách nghệ thuậtluôn luôn chuyển đổi, biến động, đa dạng và mới mẻ trong cách phô diễn

Xét về mặt đặc trưng ngữ nghĩa, cách diễn đạt của ngôn ngữ nghệ thuậtrất khác biệt so với cách diễn đạt thông thường vì văn bản nghệ thuật diễn đạtbằng hình tượng

1.1.2.4 Phong cách ngôn ngữ chính luận

Mặc dù đến nay vẫn còn một số quan niệm chưa thống nhất về việcphân giới giữa phong cách ngôn ngữ chính luận với phong cách ngôn ngữkhoa học, phong cách ngôn ngữ báo chí nhưng phong cách ngôn ngữ chínhluận vẫn được coi là phong cách dùng để giao tiếp có tính chất chính thứctrong lĩnh vực chính trị xã hội Ở phong cách này, người giao tiếp thường bày

tỏ chính kiến, bộc lộ công khai quan điểm chính trị, tư tưởng của mình đối vớinhững vấn đề thời sự của xã hội Qua giao tiếp nhằm tác động tới tư tưởng,

tình cảm, ý chí của người nghe, người đọc Ngoài lời kêu gọi, báo cáo chínhtrị, xã luận, bình luận thì các bài phát biểu, bài viết của chính khách, lãnh tụđều thuộc phong cách ngôn ngữ chính luận.

Đặc điểm nổi bật nhất của phong cách này là sự có mặt của lớp từchính trị, công cụ riêng của phong cách chính luận Tuy vậy, đề tài được đưa

ra bàn luận là những vấn đề thời sự nóng hổi của xã hội cho nên khi cần thiếtngười ta phải dùng tất cả các lớp từ ngữ có quan hệ đến đề tài này Từ ngữ đòihỏi sự minh xác song khi cần bày tỏ sự đánh giá hay tình cảm của mình mộtcách mạnh mẽ đối với các vấn đề nêu ra, người ta còn chọn lọc và sử dụngcác đơn vị từ khẩu ngữ bởi vì đây là lớp từ giàu sắc thái ý nghĩa và sắc tháibiểu cảm

Về cú pháp, do phải thực hiện chức năng thông báo, chứng minh và tácđộng nên phong cách ngôn ngữ chính luận dùng nhiều kiểu câu khác nhau:câu đơn, câu ghép, câu đặc biệt; câu tường thuật, câu nghi vấn, câu cảm thán.Câu văn chính luận thường dài, có kết cấu tầng bậc làm cho tư tưởng nêu rađược xác định chặt chẽ Để nhấn mạnh ý tưởng, gây sự chú ý cho người đọc,phong cách ngôn ngữ chính luận cũng thường dùng kết cấu câu trùng điệp,phép điệp từ, điệp ngữ, các cách so sánh giàu tính liên tưởng và tương phản

để tăng độ tập trung thông tin và hiệu quả bình giá, phán xét

1.1.2.5 Phong cách ngôn ngữ báo chí

Phong cách ngôn ngữ báo chí là phong cách được dùng trong lĩnh vựcthông tin của xã hội Báo chí là phương tiện thông tin đại chúng nên từ ngữđược dùng trong phong cách báo chí trước hết phải là từ ngữ toàn dân, có tínhthông dụng cao Tuy nhiên, một trong những đặc điểm nổi bật nhất của phongcách này là tính thời sự do đó trong ngôn ngữ thường hay xuất hiện lớp từmới, các cách kết hợp mới này sẽ nhập vào hệ thống từ vựng Xét về mặtngôn ngữ, ở mỗi thể loại có sự thể hiện khác nhau kể cả cách dùng từ, cú pháp

và có những khuôn mẫu văn bản, công thức hành văn nhất định

1.1.2.6 Phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ

Văn bản hành chính được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chínhcông vụ nhằm phục vụ cho mục đích giao tiếp chính thức giữa các cơ quan tổchức với nhau hoặc giữa các cá nhân với tư cách là công dân với các cơ quan,

tổ chức hoặc giữa các cá nhân với nhau trong khuôn khổ pháp luật Do đó,đặc điểm nổi bật của văn bản hành chính là :

- Tính chính xác, rõ ràng

Văn bản hành chính là văn bản được viết ra chủ yếu để thực thi, do vậycần phải rất chính xác, rõ ràng Đặc điểm này chi phối toàn bộ các bình diệnngôn ngữ từ ngữ âm, từ vựng, ngữ pháp đến cách tổ chức văn bản Trong đó,nổi bật nhất là tính đơn nghĩa về mặt nội dung - từ ngữ được sử dụng phảihướng tới mục tiêu người tham gia giao tiếp chỉ được hiểu theo một nghĩa duynhất Mỗi từ chỉ có một nghĩa, mỗi câu chỉ có một ý Văn bản hành chínhkhông dùng các phép tu từ hoặc lối biểu đạt hàm ý Mặt khác, ngôn từ trongvăn bản hành chính là chứng tích pháp lí, nên không thể tuỳ tiện xoá bỏ, thayđổi, sửa chữa Các văn bản hành chính đòi hỏi sự chính xác đến từng dấuchấm, dấu phẩy

Phong cách ngôn ngữ hành chính cũng đòi hỏi sự chính xác như phongcách ngôn ngữ khoa học Nội dung của VBHC được soạn thảo theo các căn

cứ pháp lí rõ ràng và thường được trình bày minh bạch thành các điều, khoản,chương, mục để người tiếp nhận lĩnh hội được chính xác và thi hành nghiêmtúc Văn bản hành chính không chính xác, rõ ràng sẽ đưa đến những cách hiểukhác nhau thậm chí nội dung dễ bị lợi dụng, xuyên tạc gây ảnh hưởng đếnđời sống xã hội

- Tính phổ thông, đại chúng

Văn bản cần được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những từngữ phổ thông Các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hoá tối ưu.Muốn văn bản dễ nhớ, dễ hiểu thì cần phải viết ngắn gọn, không lạm dụngthuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học

- Tính khách quan, phi cá tính (tính trung hoà về sắc thái biểu cảm)

Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị bởi

vì loại văn bản này là tiếng nói của của quyền lực nhà nước, chứ không phảitiếng nói riêng của cá nhân dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhânsoạn thảo Là người phát ngôn thay cho cho cơ quan, tổ chức công quyền, cánhân không thể tự ý đưa những quan điểm riêng vào nội dung văn bản.Trongvăn bản hành chính, những biểu đạt tình cảm của cá nhân bị hạn chế ở mứctối đa Các từ ngữ biểu cảm nếu có dùng cũng chỉ có tính ước lệ, khuôn mẫu,

ví dụ : kính chuyển, kính mong, trân trọng Trong đơn từ của cá nhân, khi

muốn trình bày sự việc, người ta chú ý đến những vấn đề biểu ý hơn là biểucảm

- Tính khuôn mẫu

Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuônmẫu, thể thức quy định và trong nhiều trường hợp, theo các bản mẫu có sẵnchỉ cần điền nội dung cần thiết là hoàn thành văn bản

VBHC cần trình bày nội dung theo các thể thức khuôn mẫu đã quy địnhcho từng loại văn bản khác nhau Tính khuôn mẫu văn bản đảm bảo sự thốngnhất, tính khoa học và tính văn hoá của công văn giấy tờ Tính khuôn mẫucòn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính, một số từ ngữ, cụm cố

định như "Căn cứ vào ", "Theo đề nghị ", Các chịu trách nhiệm thi hành

này" , hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp Phong

cách khoa học cũng có tính khuôn mẫu nhưng được thể hiện trong những lược

đồ kết cấu riêng lẻ, còn phong cách hành chính quy định theo những khuônmẫu với những thể loại nhất định Do đó, trong nhiều trường hợp chỉ cần điềnnội dung cần thiết vào các bản mẫu có sẵn

Trên đây, luận văn đã đề cập một cách sơ lược về các phong cách chứcnăng và coi đó là tiền đề lí thuyết để dựa vào đó khảo sát các văn bản cụ thểđồng thời để đánh giá ngữ liệu

1.2 Khái niệm văn bản hành chính và chức năng của văn bản hành chính

1.2.1 Khái niệm văn bản hành chính

Văn bản hành chính công vụ hay còn gọi là văn bản quản lí hành chínhnhà nước, hiểu theo nghĩa chung nhất là khái niệm dùng để chỉ các văn bảnđược tạo lập trong hoạt động quản lí của các cơ quan quản lí nhà nước(các cơquan lập pháp, hành pháp và tư pháp) và ban hành theo thể thức, thủ tục thẩmquyền được pháp luật quy định

Theo nghĩa hẹp hơn, văn bản quản lí hành chính nhà nước là văn bảnđược tạo lập ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lí hành chínhnhà nước "Hành chính" nói chung là sự quản của nhà nước, dùng để chỉ sựquản lí điều hành, kiểm tra nắm bắt tình hình hoạt động của một cơ quanthuộc hệ thống nhà nước hoặc một tổ chức xã hội, xí nghiệp, doanh nghiệp Văn bản quản lí hành chính nhà nước còn được gọi là văn bản hành chính -công vụ

Nhà nước ở mỗi thời kì hoặc các giai đoạn lịch sử khác nhau đều có hệthống văn bản quản lí của riêng mình Hệ thống văn bản quản lí nhà nước củanước ta hiện nay gồm nhiều loại, mỗi loại có chức năng riêng được ban hànhnhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt động quản lí nhà nước Các vănbản quản lí nhà nước này được chia làm hai loại chính:

- Văn bản quy phạm pháp luật

- Văn bản hành chính thông thường

* Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩmquyền ban hành theo một thủ tục và hình thức nhất định có chứa đựng nhữngquy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh một loại quan hệ xã hội nhất định vàđược áp dụng nhiều lần trong thực tế đời sống

Văn bản quy phạm pháp luật còn được gọi tắt là văn bản pháp quy Theo quy định, trong phạm vị chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cấphuyện, để thực hiện nhiệm vụ quản lí, điều hành các hoạt động trên địa bàn,

ngoài các văn bản hành chính thông thường còn có các văn bản quy phạmpháp luật như nghị quyết, quyết định, chỉ thị

Nghị quyết là văn bản pháp quy dùng để ghi lại kết luận và quyết định

của một hội nghị tập thể thuộc các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế,chính trị, xã hội và được thông qua với sự nhất trí cao của hội nghị

Quyết định là văn bản dùng để quy định, quyết định các chủ trương,

chính sách, chế độ, thể lệ, biện pháp để điều hành công việc bằng cách đưa

ra những ý kiến chỉ đạo, mệnh lệnh có tính chất bắt buộc phải tuân thủ

Chỉ thị là hình thưc văn bản dùng để ban hành, truyền đạt các chủ

trương, chính sách, biện pháp về quản lí, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thựchiện các mặt công tác đối với các cơ quan đơn vị cấp dưới của UBND cáccấp

* Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt thông tin tronghoạt động quản lí nhà nước như : công bố hoặc thông báo về một chủ trương,quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức; ghi chéplại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thứcgiữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa nhà nước với tổ chức và côngdân Văn bản hành chính thông thường đưa ra các quy định quản lí, do đókhông được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật Đây là một hệthống đa dạng và phức tạp, bao gồm các loại văn bản sau: công văn, thôngcáo, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, đề án, phương án, kế hoạch,chương trình, diễn văn, công điện, các loại giấy(giấy mời, giấy đi đường, giấy

uỷ nhiệm, giấy nghỉ phép ), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếutrình )

Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin

cho các cơ quan đơn vị và quần chúng nhân dân về tình hình công tác, hoạtđộng, các quyết định về quản lí hoặc các vấn đề sự việc khác để thực hiệnhoặc để biết Các cơ quan nhà nước đều có thẩm quyền ra thông báo

Báo cáo là loại văn bản dùng để sơ kết, tổng kết công tác đã làm, phản

ánh tình hình, tường trình lên cấp trên hoặc với tập thể về một hoặc một sốvấn đề cụ thể Căn cứ vào nội dung, tính chất, mục đích, báo cáo có nhiều loạikhác nhau

Kế hoạch là loại văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ,

chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một nhiệm vụ công tác, một lĩnh vực hoạt độngcủa nhà nước nói chung hoặc của từng cơ quan đơn đơn vị, địa phương nóiriêng

Tờ trình là loại văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên trình bày về một

chủ trương, chế độ chính sách, đề án công tác, các tiêu chuẩn định mức hoặcsửa đổi bổ sung chế độ chính sách và đề nghị lên cấp trên phê duyệt

Các loại công văn hành chính : dùng để chỉ các loại văn bản không có

tên gọi cụ thể được dùng để giao tiếp chính thức với cơ quan và quần chúngnhân dân với mục đích hỏi, đề nghị, trả lời, hướng dẫn, đôn đốc, cảm ơn, từchối Các văn bản này được sử dụng phổ biến trong các cơ quan nhà nước

1.2.2 Chức năng của văn bản hành chính trong đời sống xã hội

Khi nghiên cứu văn bản quản lý nhà nước, dù với mục đích nào đều cầnnắm vững chức năng của chúng Không nắm được chức năng của văn bản sẽkhông thể có được những định hướng đúng đắn cho quá trình sử dụng chúng,

sẽ không biết rõ văn bản cần soạn thảo như thế nào để có thể sử dụng có hiệuquả, và đảm bảo được tính pháp lý của văn bản Câu hỏi đặt ra ở đây cần giảiquyết là: Văn bản quản lý nhà nước có những chức năng gì ? Làm thế nào đểchúng có được những chức năng đó? Qua nghiên cứu lý luận và thực tế, cóthể nêu lên một số chức năng chính của văn bản quản lý nhà nước như sau:

1.2.2.1 Chức năng thông tin:

- Thông tin là chức năng cơ bản nhất của văn bản hành chính Chứcnăng thông tin của văn bản bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lí, truyềnđạt các thông tin đó qua lại trong hệ thống quản lí hoặc từ cơ quan nhà nướcđến nhân dân, giúp các cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động

quản lí và đánh giá các thông tin thu được đó qua các hệ thống truyền đạtthông tin khác.

- Giá trị của văn bản được đảm bảo bởi giá trị thông tin chứa đựngtrong chúng Muốn chức năng thông tin của văn bản đảm bảo phải quan tâmđến khả năng tiếp nhận thông tin qua văn bản thuận lợi hay không, nhữngthông tin đó được sử dụng như thế nào trong thực tế quản lí hành chính nhànước

- Dưới dạng văn bản, thông tin thường gồm ba loại với những nét đặcthù riêng:

+ Thông tin quá khứ : là những thông tin liên quan tới sự việc đã đượcgiải quyết, có giá trị nhất định đối với hoạt động hiện hành và cần được bảoquản lâu dài dưới dạng văn bản

+ Thông tin hiện hành : là những thông tin liên quan đến sự việc đangxảy ra hằng ngày, được xét theo mục đích hoạt động, theo chức năng, nhiệm

vụ đang thực hiện hằng ngày của cơ quan

+ Thông tin dự báo : là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai,

dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lí cần dựa vào để hoạch địnhphương hướng hoạt động của mình

Trong hoạt động của mình, các cơ quan quản lý nhà nước đều phải sửdụng cả 3 loại thông tin nói trên thông qua các văn bản mà các cơ quan đó cóhoặc khai thác từ các cơ sở dữ liệu của những cơ quan liên quan.Làm tốt công tác xây dựng và xử lý các văn bản thực chất là nhằm cung cấpcho các cơ quan quản lý nhà nước những thông tin cần thiết, giúp cho các cơquan đó hoạt động có hiệu quả hơn Nói một cách khác, các cơ quan quản lýnhà nước cần được đảm bảo thông tin đầy đủ để hoạt động và cần có phươngpháp sử dụng văn bản hữu hiệu để thu được những thông tin có giá trị theoyêu cầu của mình dựa trên chức năng, nhiệm vụ mà họ được giao

1.2.2.2 Chức năng quản lí

Chức năng quản lí của văn bản được thể hiện ở chỗ đây là công cụ, làphương tiện để tổ chức có hiệu quả các công việc Chức năng này của văn bản

quản lý nhà nước được thể hiện là nhờ có các văn bản này mà các cơ quanquản lí và lãnh đạo có thể điều hành, tổ chức, kiểm tra được công việc trongnhiều phạm vi không gian cũng như thời gian Nhờ có các văn bản mà cácnhà quản lý có thể có những căn cứ tin cậy để nghiên cứu ban hành các quyếtđịnh quản lý, truyền đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết cácquyết định đã ban hành Văn bản quản lý nhà nước phản ánh các mối quan hệhình thành trong quá trình chỉ đạo thực tiễn của các cơ quan nhà nước Nó làmột công cụ tổ chức quan trọng của bất cứ cơ quan nào Nhờ có các loại vănbản được ban hành thường xuyên mà các cơ quan nhà nước đảm bảo đượctính ổn định trong hoạt động của mình Văn bản quản lý nhà nước hướng chocác cơ quan thực hiện các hoạt động được chuẩn mực, có hiệu quả Trong vănbản quản lý nhà nước có thể tìm thấy những chỉ dẫn mang tính quy phạm chohoạt động của các cơ quan Nhờ đó văn bản góp phần tạo nên tính ổn địnhcho hoạt động của các cơ quan thuộc bộ máy quản lý nhà nước.

Như vậy, để đảm bảo chức năng quản lí, văn bản phải đảm bảo đượckhả năng thực thi của cơ quan nhận được (tính hiệu quả, khả thi của văn bản)

- Xét từ chức năng quản lí, văn bản quản lí hành chính nhà nước gồm 2loại:

+ Những văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo vàquản lí: xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quantrong bộ máy quản lí nhà nước cũng như xác lập mối quan hệ, điều kiện hoạtđộng của cơ quan Ví dụ: nghị định, nghị quyết, quyết định thành lập cơ quancấp dưới, các đề án tổ chức bộ máy quản lí nhà nước …

+ Những văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lí nhà nướchành chính nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình

Đó là các văn bản như : quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn hướng dẫn,báo cáo tổng kết …

1.2.2.3 Chức năng pháp lí

- Thực hiện chức năng thông tin quản lí, VBHC được sử dụng để ghi lại

và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính, do đó là

chứng cứ pháp lí để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lí hành chínhnhà nước

- Chức năng pháp lí của văn bản quản lí hành chính nhà nước được thểhiện trên hai phương diện:

+ Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật

+ Là căn cứ pháp lí để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong điều hànhcông việc

Ngoài ra, tùy thuộc từng loại văn bản, chức năng pháp lí còn thể hiệntrong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lí hànhchính nhà nước, giữa hệ thống quản lí với hệ thống bị quản lí

- Để đảm bảo chức năng pháp lí, cần xem việc xây dựng các văn bảnquản lí hành chính nhà nước là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản líhành chính nhà nước Xây dựng và ban hành văn bản đòi hỏi phải cẩn thận,chuẩn mực, phải đúng thẩm quyền, đúng thể thức, những quy định trong vănbản cần đảm bảo tính hệ thống thống nhất

- Biểu hiện của tính chất pháp lí trong các văn bản không giống nhau

Có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lí thông thường, có nhữngloại mang tính chất cưỡng chế thực hiện Từ đó xuất hiện trong thực tế nhiềuloại hình cụ thể khác nhau của văn bản quản lí hành chính nhà nước và chúngđòi hỏi phải được nghiên cứu cụ thể để đảm bảo sử dụng được chính xác

1.2.2.4 Các chức năng khác

* Chức năng xã hội và giao tiếp

Văn bản nói chung thường được sản sinh do nhu cầu giao tiếp của xãhội VBHC cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau vàcách thức giải quyết các vấn đề đó trong từng thời điểm cụ thể hoặc trongphạm vi được xác định Điều đó tạo nên chức năng xã hội của văn bản nóichung và VBHC nói riêng

Vì VBHC là một phương tiện quan trọng để thực hiện hoạt động giaotiếp của cơ quan nhà nước nên khi soạn thảo, người soạn thảo hoặc cơ quan

soạn thảo đều phải xác định rõ đối tượng giao tiếp, nội dung giao tiếp, mụcđích giao tiếp và cách thức giao tiếp.

* Chức năng văn hóa – lịch sử

Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người hình thành trong quá trình

nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo thiên nhiên

Văn bản góp phần quan trọng vào việc ghi lại và truyền bá cho các thế

hệ mai sau những truyền thống văn hoá quý báu của đất nước Có thể tìm thấytrong các văn bản đã được ban hành, trong các hoạt động của các cơ quanquản lí nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội những chế định cơ bản của nếpsống , của văn hoá trong từng thời kì lịch sử khác nhau để phát triển xã hội,phát triiển đất nước Tất cả những điều đó biểu hiện một thứ văn hoá quản lí.Những văn bản soạn thảo có chất lượng cao có thể xem là một biểu mẫu vănhoá có ý nghĩa đối với đời sống con người Nghiên cứu các văn bản như vậycho thấy rõ nhiều mô thức văn hoá truyền thống có giá trị của dân tộc ViệtNam qua các thời kì

Như vậy, văn bản có một vai trò quan trọng trong việc tạo ra nếp sốngmới cho xã hội Nó đòi hỏi việc soạn thảo văn bản phải góp phần nâng caovăn hoá của quản lí, tạo nên một di sản văn hoá có giá trị cho mai sau

1.3 Vấn đề chuẩn hóa văn bản hành chính

Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản nhằm đảmbảo tính cho văn bản có hiệu lực pháp lí và thuận lợi sử dụng trong quy trìnhhoạt động của cơ quan Có những bộ phận mà thiếu chúng văn bản sẽ khôngđược xem là hợp lệ và do đó quyết định quản lí không có hiệu quả Có những

bộ phận khác nếu thiếu chúng sẽ khó xác định trách nhiệm của người hay bộphận soạn thảo văn bản

Từ trước đến nay đã có rất nhiều văn bản quy định thể thức của văn bảnhành chính Từ năm 2005 đến năm 2010, chúng ta thực hiện theo Thông tưliên lịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ vàVăn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

(sau đây gọi tắt là Thông tư 55) Theo quy định của thông tư

55/2005/TTLT-BNV-VPCP, thể thức văn bản hành chính bao gồm những nội dung sau:

- Quốc hiệu

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: "CỘNG HOÀ XÃHỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" và "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc"

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổchức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp(nếu có) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắtnhững cụm từ thông dụng như Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân(HĐND)

Ví dụ: (Từ đây, các ví dụ được chúng tôi đánh thứ tự từ 1 đến n)

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

- Số, ký hiệu của văn bản hành chính

+ Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan,

tổ chức ban hành trong một năm Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗiloại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thểviệc đăng ký và đánh số văn bản Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập,bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàngnăm

+ Ký hiệu của văn bản hành chính

Đối với văn bản quy phạm pháp luật : Kí hiệu của văn bản quy phạm

pháp luật được sắp xếp như sau : Số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viếttắt của loại văn bản- tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ :

2 Quyết định của Uỷ ban nhân dân huyện Số : 178/2008/QĐ-UBND

3 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện số : 36/2009/NQ-HĐND

Chỉ có văn bản quy phạm pháp luật mới ghi năm ban hành kèm theo

Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm số thứ tự của văn bản/tên viết tắt của loại văn

bản- tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản (Không ghi năm ban hành vănbản)

Ví dụ :

4 Quyết định của Chủ tịch UBND huyện số: 215/QĐ -UBND

5 Báo cáo của Trung tâm Y tế Dự phòng số : 49/BC-TTYTDP

Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc

chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảohoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có),

Ví dụ:

6 Công văn của Huyện uỷ do Văn phòng soạn thảo Số:55 /HU-VP;

7 Công văn của UBND huyện do Phòng Tài nguyên - Môi trường soạnthảo

sẽ viết kí hiệu là Số: 128/UBND-TNMT

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính(tên riêng của huyện, xã, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối vớinhững đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thìphải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:

+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là têncủa huyện, ví dụ:

Văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Quảng Xuơng và của các phòng,

ban thuộc huyện: Quảng Xương;

+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản hành chính là ngày, tháng, nămvăn bản được ký ban hành

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày tháng năm …; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối vớinhững số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

+ Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức banhành Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, đềuphải ghi tên loại, trừ công văn

+ Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm

từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

- Nội dung văn bản

+ Nội dung văn bản

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản Nội dungvăn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp vớiquy định của pháp luật;

Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phảiđược trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nướcngoài nếu không thực sự cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xácđịnh rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng Đối với những từ,cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ

viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ,cụm từ đó;

Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;

Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại,trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hànhvăn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật

và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, kýhiệu của văn bản đó

+ Bố cục của văn bản

Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý đểban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều,khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theomột trình tự nhất định

Văn bản quy phạm pháp luật khác có thể được bố cục như sau:

- Nghị quyết: theo điều - khoản - điểm hoặc theo khoản - điểm;

- Quyết định: theo điều- khoản- điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèmtheo quyết định được cấu tạo theo chương - mục - điều - khoản - điểm;

- Chỉ thị: theo khoản - điểm (không theo điều)

- Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; các quy chế (điều lệ) banhành kèm theo nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Thông tư: theo mục, khoản, điểm

Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:

- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) banhành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt "TM." (thaymặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữviết tắt "KT." (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu;

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt "TL." (thừa lệnh)vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt "TUQ." (thừa

uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

b) Chức vụ của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người

ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ cácvăn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; vănbản ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền và những trường hợp cần thiết khác do các

cơ quan, tổ chức quy định cụ thể

Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng củaNhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo củangười ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó Đối với những Ban, Hội đồngkhông được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danhcủa người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng Trường hợp Ban hoặc Hộiđồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi thêmchức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới, ví dụ:

(Chữ ký, dấu của UBND huyện)

PHÓ CHỦ TỊCH Mai Ngọc Ninh

c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản

Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họtên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác,

trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học,trong những trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị.

- Dấu của cơ quan, tổ chức

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tácvăn thư và quy định của pháp luật có liên quan

- Nơi nhận

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận vănbản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét,giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định củapháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức vàquan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan;căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủtrì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cánhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi têntừng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi chomột hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật

a) Dấu chỉ mức độ khẩn: Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phátnhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩnhoặc khẩn;

b) Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật,tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nướcđược thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

1.4 Tiểu kết chương 1

Ở chương 1, chúng tôi đi sâu trình bày một số tiền đề lí thuyết làm cơ

sở cho việc khảo sát nội dung chính ở chương hai và chương ba, gồm :

- Khái quát về văn bản và phong cách ngôn ngữ (khái niệm văn bản vàphong cách ngôn ngữ nói chung)

- Văn bản hành chính và chức năng của văn bản hành

- Một số vấn đề về chuẩn hoá văn bản hành chính

CHƯƠNG 2 ĐẶC ĐIỂM HÌNH THỨC, KẾT CẤU, NGÔN TỪ CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ĐƯỢC

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN QUẢNG XƯƠNG, TỈNH THANH HOÁ 2.1 Phân loại các văn bản hành chính (qua tư liệu văn bản hành chính được soạn thảo và ban hành trên địa bàn huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa)

VBHC có thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tuỳ theo mụcđích và nhiều nội dung phân loại Các tiêu chí cơ bản là :

- Phân loại theo tác giả : các văn bản được phân biệt với nhau theo từngloại cơ quan đã xây dựng và ban hành chúng

- Phân loại theo tên loại, văn bản có thể bao gồm : nghị quyết, nghịđịnh, chỉ thị, thông báo, báo cáo, kế hoạch

- Phân loại theo nội dung, văn bản được sắp xếp theo những vấn đềđược đưa ra trong trích yếu văn bản như văn bản về giáo dục, văn bản về anninh, văn bản về y tế

- Phân loại theo thời gian ban hành, văn bản có thể là của các nămtháng khác nhau

- Phân loại theo hiệu lực pháp lí, văn bản có thể là quy phạm pháp luậthoặc không chứa đựng quy phạm pháp luật

(Các tiêu chí phân loại trên dẫn theo Đinh Văn Mậu, 25, tr.196-197)

Khi phân loại các VBHC ban hành ở huyện Quảng Xương, Thanh hoá,chúng tôi căn cứ vào tiêu chí phân loại theo hiệu lực pháp lí, cùng với tiêu chínày, chúng tôi còn căn cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản ở cấp huyện Vớicách làm đó, các loại VBHC ban hành ở huyện Quảng Xương có thể đượcphân loại như sau:

2.1.1 Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL)

Gồm các văn bản được ban hành trên cơ sở luật và để thực hiện luật

Cụ thể :

- Hội đồng nhân dân huyện khi ban hành văn bản QPPL nhất thiết phải

được thể hiện dưới hình thức nghị quyết

- Uỷ ban nhân dân huyện chỉ ban hành văn bản QPPL dưới hai hìnhthức là quyết định và chỉ thị

2.1.2 Văn bản áp dụng pháp luật (văn bản cá biệt)

Gồm các loại văn bản nhằm giải quyết quyền, nghĩa vụ, trách nhiệmcủa các cá nhân, tổ chức trong áp dụng luật của các cơ quan có thẩm quyền

2.1.3 Văn bản hành chính thông thường gồm các loại : công văn,

thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, đề án, kế hoạch, các loại giấy (giấymời, giấy đi đường, giấy uỷ nhiệm ), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo )

2.1.4 Văn bản chuyên môn kĩ thuật

- Văn bản chuyên môn : các lĩnh vực như y tế, tài chính, tư pháp

- Văn bản kĩ thuật : xây dựng, kiến trúc

2.2 Đặc điểm về kết cấu văn bản của các loại văn bản hành chính

Kết cấu là một thuật ngữ dùng để chỉ sự phân chia và bố trí các phần,

các chương mục theo một hệ thống nhất định để thể hiện nội dung của tác phẩm.[26, tr.487] Kết cấu được xem như là một tiêu chí để phân biệt văn bản

với một chuỗi câu ngẫu nhiên không phải là văn bản Kết cấu tuỳ thuộc vàotừng loại văn bản và phần nào đó tuỳ thuộc vào cả cách thức trình bày của cánhân trong việc tạo lập văn bản

Trong VBHC, thông thường, chúng ta có thể gặp các loại kết cấu haiphần (mở đầu, triển khai) hoặc bốn phần (nhập đề, trình bày, chứng minh vàkết thúc) nhưng kết cấu ba phần vẫn là dạng phổ biến hơn cả

VBHC thường có bố cục như sau :

Như đã nói ở chương 1 (mục 1.2.2) mỗi thể loại VBHC có những chứcnăng nhất định và bố cục trình bày của mỗi thể loại cũng có những quy địnhkhác nhau (ngoài những yêu cầu chung về thể thức văn bản)

2.2.1 Kết cấu của văn bản có tính chất pháp quy

Chỉ thị : thường có ba phần

- Phần mở đầu : nêu mục đích của việc ra Chỉ thị hoặc nêu căn cứ pháp

lí làm cơ sở cho việc ra Chỉ thị hoặc nêu trực tiếp tình hình thực tế mà chủ đềcủa Chỉ thị sẽ đề cập đến

- Phần nội dung : Nêu các mệnh lệnh, các chủ trương hoặc giao nhiệm

vụ, mục tiêu cần đạt được và các biện pháp thực hiện; cũng có thể là sự đônđốc để đẩy nhanh tiến độ thực hiện các chức năng nhiệm vụ hoặc chấn chỉnh

các chiều hướng lệch lạc trong việc thực hiện các chủ trương, chính sách phápluật đã triển khai trước đây

- Phần kết thúc : Quy định trách nhiệm thực hiện của cấp dưới hoặc chế

độ báo cáo, kiểm tra, tổng kết theo từng giai đoạn và có sự động viên khuyếnkhích cấp dưới thi hành

+ Căn cứ đề nghị của ai ? thực tế nào ?

- Phần II : nêu những vấn đề được quyết định (thường chia thành cácđiều khoản, trong đó điều khoản cuối cùng là điều khoản thi hành)

- Phần III : chữ kí, con dấu và nơi nhận

Nghị quyết : thường có ba phần

- Phần mở đầu : nêu những căn cứ ra nghị quyết

- Phần nội dung : viết thành từng mục cụ thể

- Phần cuối : chữ kí, con dấu và nơi nhận

2.2.2 Kết cấu của văn bản hành chính thông thường

Ngoài đảm bảo yêu cầu về thể thức như quốc hiệu, địa danh, ngàythàng năm, tên cơ quan ban hành văn bản, số và kí hiệu, tên văn bản (trừ côngvăn), trích yếu nội dung, nơi nhận, kí ban hành, đóng dấu thì mỗi loại văn bản

có những yêu cầu cụ thể như sau:

* Công văn (công văn hướng dẫn, công văn phúc đáp, công văn đôn

đốc, công văn giao dịch )

Công văn là hình thức VBHC được sử dụng phổ biến nhằm mục đíchthông tin, giao dịch, trao đổi công tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau,giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân với cả cấp trên

và cấp dưới trực thuộc nhằm đề nghị, phúc đáp, yêu cầu tới các chủ thể cầngiao dịch Công văn thường có các phần sau :

- Phần mở đầu : nêu cơ sở và lí do soạn thảo công văn

- Phần nội dung chính: đây là phần cơ bản, cần được trình bày cụ thể,

rõ ràng, chính xác, các yêu cầu đặt ra xoay quanh mục tiêu chung của côngvăn

- Phần kết thúc : cần viết ngắn gọn, phần này giúp cho các nội dungđược nêu trong công văn được khẳng định thêm hoặc làm sáng tỏ thêm yêucầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn bản khi cần thiết

*Thông báo

Thông báo được dùng để truyền đạt nội dung của một mệnh lệnh, mộtkết quả hoạt động, một văn bản QPPL quan trọng, một tin tức cho các chủthể liên quan biết Thông báo thường đề cập ngay nội dung cần thông tin màkhông cần nêu lí do, căn cứ hoặc tình hình chung như các loại văn bản khác.Nếu thông báo có nhiều nội dung thì có thể chia thành các mục, các điểm

* Tờ trình

Tờ trình là loại văn bản mang tính chất trình bày được sử dụng để đềxuất với cơ quan quản lí cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một chủ trươnghoạt động, một phương án công tác, một công trình xây dựng hoặc một giảipháp nào khác mà không thể tự quyết định được Nội dung tờ trình thườngđược chia thành 3 mục :

- Phần thứ nhất: nêu tình hình công việc hoặc mô tả sự việc đã xảy ratrong thực tế.

- Phần thứ hai : trình bày kết quả, phân tích nguyên nhân, kinh nghiệmđạt được và đánh giá tình hình, xác định tồn tại cần tiếp tục giải quyết

- Phần thứ ba : nêu phương hướng lớn để tiếp tục giải quyết vấn đề

Nội dung đề án thường có 3 phần :

- Phần I : đặc điểm tình hình : nêu rõ hoàn cảnh, tình hình cơ quan, địabàn và những khả năng của chủ thể thực hiện; cần nêu một cách khái quát đểhình dung được sự cần thiết của việc thực hiện và khả năng hoàn thành nộidung công việc

- Phần II : nêu nhiệm vụ, phương hướng và biện pháp thực hiện : nêuđược càng cụ thể càng tốt(dự kiến những khó khăn; những thuận lợi cần tậndung; các biện pháp tổ chức thực hiện, dự kiến kinh phí )

- Phần III : phần kết luận, nêu triển vọng tình hình, đề nghị cấp trên hỗtrợ, đảm bảo các điều kiện vật chất, tinh thần cho việc thực hiện các mục tiêu,nhiệm vụ đã đề ra

* Biên bản

- Phần I : đặt vấn đề : ghi rõ thời gian lập biên bản, địa điểm, thành

phần tham gia

- Phần II : nội dung biên bản: ghi diễn biến sự kiện Nội dung biên bản

phải được ghi chép ngắn gọn, chính xác, cụ thể

- Phần III : kết thúc biên bản : ghi thời gian kết thúc

Riêng phần thẩm quyền kí, phải có tối thiểu hai người kí (chủ toạ và

thư kí)

2.3 Đặc điểm thể thức của văn bản hành chính được soạn thảo và

ban hành trên địa bàn huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa

Các văn bản hành chính ở huyện Quảng Xương mà luận văn khảo sát

được ban hành từ năm 2007 đến năm 2010 nên thể thức và kết cấu được thực

hiện theo hướng dẫn tại thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ Những

đặc điểm cụ thể được thể hiện qua bảng biểu sau :

Cỡ chữ

Kiểu chữ

Ví dụ minh hoạ

Phông chữ VnTime: chữ thường, VnTimeH: chữ

in hoa

Cỡ chữ

In hoa 12-13 Đứng UỶ BAN NHÂN DÂN

HUYỆN QUẢNG XƯƠNG

Stt Thành phần

thể thức

và chi tiết

Loại chữ

Cỡ chữ

Kiểu chữ

Ví dụ minh hoạ

Phông chữ VnTime: chữ thường, VnTimeH: chữ

in hoa

Cỡ chữ

13-14 Nghiêng Quảng Xương, ngày 05 tháng 02 năm 2007

Thị trấn, ngày 29 tháng 6 năm 2007

13

5 Tên loại và trích

yếu nội dung

a Đối với văn bản

14 Đứng, đậm

12-13 Đứng V/v Nâng bậc lương năm 2007 13

6 Nội dung văn bản In

14 Đứng, đậm

14 Đứng, đậm

- Tiêu đề của mục In hoa 12-13 Đứng,

đậm

GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH 12

Stt Thành phần

thể thức

và chi tiết

Loại chữ

Cỡ chữ

Kiểu chữ

Ví dụ minh hoạ

Phông chữ VnTime: chữ thường, VnTimeH: chữ

in hoa

Cỡ chữ

14 Đứng, đậm

13-14 Đứng 1 Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày

- Gửi một nơi Kính gửi: Uỷ ban nhân dân huyện Quảng Xương 14

Stt Thành phần

thể thức

và chi tiết

Loại chữ

Cỡ chữ

Kiểu chữ

Ví dụ minh hoạ

Phông chữ VnTime: chữ thường, VnTimeH: chữ

in hoa

Cỡ chữ

- Gửi nhiều nơi Kính gửi:

- Phòng Giáo dục và Đào tạo;

11 Đứng - Các Bộ, cơ quan ngang

11-12 Đứng Số XX phố Tân Phong, thị trấn Quảng Xương,

Thanh hoá ĐT: (037) XXXXXXX, Fax: (037) XXXXXXX E-Mail: Website:

11

14 Phụ lục văn bản

Stt Thành phần

thể thức

và chi tiết

Loại chữ

Cỡ chữ

Kiểu chữ

Ví dụ minh hoạ

Phông chữ VnTime: chữ thường, VnTimeH: chữ

in hoa

Cỡ chữ

14 Đứng, đậm

SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC 14

2.4 Đặc điểm về chính tả, từ ngữ, kiểu câu của các loại văn bản

hành chính được soạn thảo và ban hành trên địa bàn huyện Quảng

Xương, tỉnh Thanh Hóa

2.4.1 Đặc điểm về chính tả

Chính tả, theo Từ điển tiếng Việt, có nghĩa là cách viết chữ được coi là

đúng, là chuẩn[26; tr.163] Nói một cách cụ thể, chính tả là hệ thống các quy

định về việc viết chữ của một thứ tiếng, được xem là chuẩn mực Nội dung

chính tả tiếng Việt bao gồm một số vấn đề cơ bản sau:

Cách viết một số từ có nhiều dạng phát âm khác nhau

Cách viết tên riêng Việt Nam

Cách viết tên cơ quan, tổ chức kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội

Cách viết tên riêng nước ngoài và thuật ngữ khoa học

Cách viết tên tác phẩm, văn bản Cách viết tắt

Cách dùng số và chữ biểu thị số

Hiện nay, ngoài Quy định về chính tả tiếng Việt và thuật ngữ tiếng Việt

được ban hành kèm theo Quyết định số 240/QĐ ngày 5 tháng 3 năm 1984

của Bộ giáo dục, có Một số quy định chính tả do Uỷ ban khoa học xã hội Việt

Nam và Bộ GD&ĐT thông qua và quyết định số 09/1998 QĐ-VPCP ngày

22/11/1998 của Văn phòng Chính phủ về việc Ban hành tạm thời quy định về

viết hoa trong văn bản Các quy định nói trên vẫn chưa thống nhất về một số

điểm như : viết hoa tên các đơn vị, tổ chức; viết hoa địa danh nước ngoài.Điều đó cũng gây ra nhiều bất cập trong cách viết hoa ở các văn bản.

Đặc điểm chính tả trong các văn bản hành chính ban hành ở huyệnQuảng Xương - Thanh Hoá được thể hiện trên những phương diện sau:

b) Viết hoa tên riêng

* Viết hoa các danh từ riêng (địa danh, nhân danh)

Tên riêng Việt Nam bao gồm nhiều loại : tên người, bút danh, địadanh Trong VBHC tên riêng là địa danh xuất hiện nhiều nhất Đối với tất cảcác loại tên riêng này, các văn bản đã thực hiện viết hoa tẩt cả các chữ cái mởđầucủa các âm tiết trong tên gọi và giữa các âm tiết không gạch nối

Ví dụ :

9 - Địa danh : xã Quảng Đức, huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hoá

- Tên người : ông Đào Phan Thắng, bà Lê Thị Thanh Hà

Trường hợp các danh từ chung được dùng làm tên gọi, nghĩa là đượcriêng hoá cái chung nào đó thì cũng viết hoa chữ cái đầu của từ

* Viết tên cơ quan, tổ chức kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội

Loại tên gọi này, nếu đầy đủ nhất, bao gồm các bộ phận :

Bộ phận chỉ sự phân cấp về mặt quản lí hành chính nhà nước Bộ phậnnày là một từ đơn âm hay đa âm : Uỷ ban, Huyện uỷ, Trung tâm, Phòng, Hội,Trường

Bộ phận chỉ chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức Bộphận này có thể là một từ hay một tổ hợp từ : Giáo dục và Đào tạo, Tài chính

- Kế hoạch, Tài nguyên - Môi trường, Lí luận - Chính trị

Bộ phận chỉ biệt hiệu của cơ quan, tổ chức : Quyết Thắng, Sông Mã,

Hòn Mê

Bộ phận chỉ nơi cơ quan trú đóng Bộ phận này bao giờ cũng là địadanh : Thanh Hoá, Quảng Xương, Quảng Đức, Đa Lộc

Nếu ở dạng không đầy đủ, loại tên này chỉ có hai, ba bộ phận

Đối với loại tên gọi này chưa thống nhất trong quy định viết hoa haykhông viết hoa bộ phận chỉ chức năng nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổchức

- Bộ phận một : viết hoa chữ cái mở đầu

- Bộ phận hai : viết thường (Theo quy định của Bộ giáo dục); viết hoachữ cái đầu của âm tiết thứ nhất (theo quy định tạm thời về viết hoa của Vănphòng Chính phủ)

- Bộ phận ba và bốn, nếu có, thì viết hoa theo cách viết hoa tên riêngViệt Nam như đã trình bày

Có thể thấy tồn tại hai cách viết hoa như sau :

Phòng Giáo dục và Đào tạo Quảng Xương

hoặc Phòng giáo dục và đào tạo Quảng Xương

Trong VBHC, cách viết hoa tên gọi các cơ quan, đơn vị, tổ chức phổbiến dùng theo quy định của Văn phòng Chính phủ

c) Viết hoa tu từ

VBHC không sử dụng lối viết hoa tu từ với mục đích để nhấn mạnhmột từ nào đấy làm cho nghĩa của từ đó mang sắc thái biểu cảm mà chỉ ghitước vị, cấp bậc, chức vụ

10 Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ban Thường vụ Huyện uỷ

2.4.1.2 Cách viết tắt

Hiện nay, có hai cách viết tắt : viết tắt theo từ và viết tắt theo âm tiết.Cách viết tắt phổ biến nhất là viết tắt theo âm tiết, tức là cách viết giữ lại chữ