Logistics Thảo luận và trả lời câu hỏi Quản trị hệ thống thông tin trong Logistics

Câu 1: Nêu các hệ thống thông tin được sử dụng trong việc quản lý các hoạt động Logistics và ứng dựng như thế nào trong Doanh Nghiệp? 1 Câu 2: Giải pháp cải thiện hệ thống thông tin trong Doanh nghiệp? 4 Câu 3: Kể tên một số phần mền ứng dụng trong lĩnh vực Logistics? 6 Câu 4: Khách sạn cho phép khách đặt phòng trước không giời hạn về thời gian, số phòng. Khách sạn nên sử dụng phần mềm quản lý xử lý giao dịch TPS trực tiếp hay theo lô để áp dụng phù hợp cho tính chất Khách sạn? 8 Câu 5: Trong các loại hệ thống thông tin, loại nào được sự dụng nhiều nhất trong toàn thế giới cũng như việt Nam nói riêng. Ưu nhược điểm mỗi loại. Loại nào tối ưu nhất? 8 Câu 6: Hiện nay ở hệ thống các Cảng biển của nước ta đang sử dụng hệ thống quản lý thông tin nào? 12 Câu 7: Phần mềm EDI được tổ chức UCC cấp chứng nhận hoạt động. Vậy UCC là tổ chức gì và giấy phép đó quy định chứng nhận hoạt động hiệu quả ra sao? Có được bảo hành không? 12 Câu 8: Ví dụ về một hệ thống quản lý thông tin có thể cung cấp các thông tin về: thông tin sản phẩm, Marketing, thông tin về nhà cung cấp, tài khoản? 12 Câu 9: Trong ứng dụng Điện toán đám mây, nếu sử dụng máy chủ thì khi xảy ra sự cố phải làm như thế nào? 13 Câu 10: Trong Thương Mại điện tử có kênh phân phối hay không? Nếu có thì có bao nhiêu kênh? 13 Câu 11: Tại sao các công ty tại Việt Nam nên sử dụng EDI trong giao dịch thương mại? Liên hệ thực tế về sự phát triển của hệ thống này tại các Doanh Nghiệp Việt Nam? 14 Câu 12: Ở Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp đang đầu tư và phát triển theo thương mại điện tử, Vậy đầu tư cho Thương Mại điện tử có tốn kém không? Có đảm bảo tính bảo mật và có phải là giải pháp tối ưu cho sự cạnh tranh bán hàng của Doanh nghiệp không? 17 Câu 13: Tác động của Internet đối với hoạt động Logistics? Liên hệ ở Viêt Nam? 24

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

DANH MỤC CÂU HỎICâu 1: Nêu các hệ thống thông tin được sử dụng trong việc quản lý các hoạt động

Logistics và ứng dựng như thế nào trong Doanh Nghiệp? 1

Câu 2: Giải pháp cải thiện hệ thống thông tin trong Doanh nghiệp? 4 Câu 3: Kể tên một số phần mền ứng dụng trong lĩnh vực Logistics? 6 Câu 4: Khách sạn cho phép khách đặt phòng trước không giời hạn về thời gian, số

phòng Khách sạn nên sử dụng phần mềm quản lý xử lý giao dịch TPS trực tiếp haytheo lô để áp dụng phù hợp cho tính chất Khách sạn? 8

Câu 5: Trong các loại hệ thống thông tin, loại nào được sự dụng nhiều nhất trong toàn

thế giới cũng như việt Nam nói riêng Ưu nhược điểm mỗi loại Loại nào tối ưu nhất?8

Câu 6: Hiện nay ở hệ thống các Cảng biển của nước ta đang sử dụng hệ thống quản lý

thông tin nào? 12

Câu 7: Phần mềm EDI được tổ chức UCC cấp chứng nhận hoạt động Vậy UCC là tổ

chức gì và giấy phép đó quy định chứng nhận hoạt động hiệu quả ra sao? Có được bảohành không? 12

Câu 8: Ví dụ về một hệ thống quản lý thông tin có thể cung cấp các thông tin về:

thông tin sản phẩm, Marketing, thông tin về nhà cung cấp, tài khoản? 12

Câu 9: Trong ứng dụng Điện toán đám mây, nếu sử dụng máy chủ thì khi xảy ra sự cố

phải làm như thế nào? 13

Câu 10: Trong Thương Mại điện tử có kênh phân phối hay không? Nếu có thì có bao

nhiêu kênh? 13

Câu 11: Tại sao các công ty tại Việt Nam nên sử dụng EDI trong giao dịch thương

mại? Liên hệ thực tế về sự phát triển của hệ thống này tại các Doanh Nghiệp ViệtNam? 14

Câu 12: Ở Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp đang đầu tư và phát triển theo

thương mại điện tử, Vậy đầu tư cho Thương Mại điện tử có tốn kém không? Có đảmbảo tính bảo mật và có phải là giải pháp tối ưu cho sự cạnh tranh bán hàng của Doanhnghiệp không? 17

Câu 13: Tác động của Internet đối với hoạt động Logistics? Liên hệ ở Viêt Nam? 24

QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS

Câu 1: Nêu các hệ thống thông tin được sử dụng trong việc quản lý các hoạt động Logistics và ứng dựng như thế nào trong Doanh Nghiệp?

Trong xu thế hiện nay, với bất kỳ doanh nghiệp nào để vận hành và quản trị Logisticsmột cách chuyên nghiệp, phục vụ nhu cầu của khách hàng một các nhanh chóng vàchính xác ngoài những yếu tố về con người thì hệ thống thông tin là một yếu tố quantrọng không kém Thậm chí, khi vận dụng Hệ thống thông tin hợp lý sẽ giúp doanhnghiệp tiết kiệm chi phí rất nhiều, đạt được lợi nhuận tối ưu và tăng lợi thế cạnh tranh.Vậy như thế nào là vận dụng Hệ thống thông tin một cách hợp lý? Những hệ thốngthông tin nào nên được đưa vào khâu nào trong tiến trình hoạt động Logistics?

1 Hệ thống tự động hóa văn phòng – OAS (Officer Assignment System)

Trong nội bộ doanh nghiệp, OAS giúp nâng cao sự liên kết giữa các phòng ban vớinhau tạo nên 1 tập thể thống nhất và mạnh, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo lợithế cạnh tranh so với các đối thủ

Ví dụ: Khi nhận được thông tin mua hàng từ khách hàng, phòng Sale chuyển ngay đến

bộ phần Chăm sóc khách hàng để xử lý đơn hàng, sau khi xử lý, có đầy đủ thông tinhàng mà khách hàng yêu cầu, bộ phận chăm sóc khách hàng thông báo nhanh đến bộphận đặt hàng để bộ phận đặt hàng tiến hành đặt hàng ở các Supplier

Sau khi tiến hành đặt hàng thành công, bộ phận Đặt hàng thông báo lịch hàng về với

bộ phận Xuất Nhập Khẩu, để bộ phận XNK kịp thời hoàn thành các thủ tục giúp hànghóa được thông quan đưa về kho, bộ phận kho tiến hành xử lý hàng hóa, đóng gói theoyêu cầu của đơn hàng, tiến hành chuyển giao hàng hóa cho bên Vận chuyển để giaohàng cho khách đúng hạn

Việc trong đổi giữa các phòng ban đã được OAS tạo ra một hệ thống thông tin chung,

ở đây OAS giúp mã hóa dữ liệu đưa vào, xử lý và đưa dữ liệu đến các phòng ban saocho phù hợp nhất

2 Hệ thống truyền thông – CS (Communication System):

OAS đã giúp liên kết giữa các phòng ban, vậy CS đã giúp việc trao đỗi thông tin giữacác phòng ban trở nên đã dạng và hiệu quả hơn

Ví dụ, khi chuyển thông tin từ phòng Sale đến bộ phận chăm sóc khách hàng, CS đãgiúp chuyển những thông tin có liên quan đến khách hàng như mã khách hàng, thôngtin hàng hóa mà khách hàng cần mua, thời gian khách hàng muốn hàng về tới kho củakhách dưới dạng văn bản: word, excel, email,

Không những vậy CS còn tích hợp các ứng dụng như Skype, Zalo, để giúp việc traođổi thông tin giữa các phòng ban, hay với khách hàng được kịp thời và nhanh chóng.Hay với việc cách xa về địa lý, CS cũng đã đáp ứng tốt việc làm sao để cuộc họp giữacác thành việc khác quốc gia 1 các hiệu quả và chân thực như: livechat, chatvoice, chúng ta có thể vừa trò chuyện vừa thấy mặt nhau, giúp cho cuộc họp trở nên thực hơnmặc dù cách rất xa về địa lý

3 Hệ thống xử lý giao dịch – TPS ( Transaction Processing System):

Việc xử lý giao dịch cực kỳ quan trọng trong hoạt động Logistics, bởi rất dể nhẫm lẫn

do số lượng nhiều, thông tin chống chéo, làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.Đáp ứng nhu cầu giảm thiếu rũi ro trong giao dịch, TPS giúp chúng ta xử lý bằng cáchtạo ra hệ thống thông tin, mà trong đó thông tin được mã hóa (mã khách hàng, thôngtin thanh toán, số tiền thanh toán, mã đơn hàng, mã sản phẩm trong đơn hàng, địađiểm và thời gian giao hàng, ) tất cả được TPS lưu trữ và truy xuất nhanh chóng

- Đối với hoạt động kho: TPS giúp phân biệt hàng hóa qua mã vạch, vị trí hàng hóađang ở đâu trong kho, giúp nhân viên kho tìm kiếm 1 cách nhanh chóng và chính xác.

4 Hệ thống Hỗ trợ quyết định – DSS (Decision Support System):

Trong bất kỳ hoạt động nào, kể cả hoạt động Logistics, chúng ta đều cần ra quyết địnhcho một vấn đề nào đó, một cách cấp bách và chính xác DSS giúp chúng ta truy xuấtthông tin nhanh chóng và chính xác thông tin chúng ta cần, để ra quyết định

Ví dụ, trong một đơn hàng đã được tạo ra, nhưng với yêu cầu thêm từ khách hàng làphải giao hàng sớm hơn kế hoạch 2 ngày, DSS giúp các nhà quản trị truy xuất chéovới TPS hay OAS để biết thông tin về hàng hóa mà khách hàng cần, nếu giao sớm hơn

sẽ có lợi, có hại gì cho doanh nghiệp, hay chi tiết hơn, DSS giúp cho các nhà quản trịxác định đơn hàng đang thực hiện tới công đoạn nào? Hàng hóa được thông quanchưa? Hiện tại đã ở kho chưa? Từ đó nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định là có nên chấpnhận hay không với yêu cầu giao hàng sớm hơn 2 ngày từ khách hàng

Một ví dụ khác, để việc lưu kho được tối ưu hóa, lưu kho bao nhiêu là đủ để kịp thờigiao hàng cho khách, hay mỗi lần đặt hàng từ Supplier bao nhiêu để giảm thiểu chiphí DSS giúp các nhà quản trị truy xuất chéo với TPS hay OAS, đưa ra những biểu

đồ thống kê, hằng tháng mặt hàng nào được mua với số lượng là bao nhiêu

Hay với việc quản lý, DSS còn giúp các nhà quản trị truy xuất thời gian xử lý một đơnhàng của từng bộ phận là bao nhiêu, từ đó các nhà quản trị có cơ sở để đưa ra cáchướng giải quyết như: đầu tư vào việc nâng cao nghiệp vụ, hay tăng số lượng nhânviên, tăng cơ sở dữ liệu để hoạt động của hệ thống thông tin được mượt mà hơn, haytăng diện tích kho chưa hàng được nhiều hơn,

Hay với việc chăm sóc khách hàng, DSS giúp truy xuất lượng hàng từng khách hàngmua? Việcthanh toán của từng khách hàng? Từ đó xếp loại khách hàng ở mức VIP,thường, tăng, giảm lượng chiết khấu cho từng đơn hàng, DSS còn giúp các nhàquản trị truy xuất việc giao hàng đến khách hàng có đúng giờ? Giao hàng có bị sai, đủ,thiếu số lượng? Thông quan phản ứng từ khách hàng, các nhà quản trị có thể đưa ragiải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ ở khâu nào, làm tăng thỏa mãn từ khách hàng

5 Hệ thống thông tin quản lý – MIS (Maganement Information System) và Hệ thống thông tin điều hành – EIS (Executive Information System):

Đây là 2 hệ thống chuyên biệt của DSS, Mục đích chung vẫn đều giúp các nhà quảntrị logistics truy xuất và lập kế hoạch ngắn hạn cũng như dài hạn EIS nâng cao hơn vàMIS chuyên sâu hơn

6 Hệ thống doanh nghiệp – ES (Enterprise System):

ES giúp hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, quản lý chuổi cung ứng, quản lý quan

hệ khách hàng

Nếu như OAS giúp cho việc liên kết giữa các bộ phận thêm chặt chẽ, CS giúp choviệc giao tiếp thuận lợi thì ES lại giúp thống nhất các hoạt động trong logistics thành 1chuỗi và quản lý nó từ khâu tài nguyên cho đến lúc khách hàng nhận được tài nguyên

và phản hồi lại

Câu 2: Giải pháp cải thiện hệ thống thông tin trong Doanh nghiệp?

Hệ thống thông tin là do con người tạo ra, nhằm phục vụ các hoạt động của con người,giải quyết các vấn đề mà bản thân con người thực hiện sẽ rất mất thời gian và côngsức

Là một doanh nghiệp thông minh, chúng ta cần xác định rõ nhu cầu cần thiết, khôngphải đầu tư nhiều vào hệ thống thông tin là mang lại lợi thế cho doanh nghiệp, nếukhông biết tính toán, thậm chí Doanh nghiệp còn phải trả giá rất cao cho những hệthống thông tin mà Doanh nghiệp không thực sự cần sử dụng, làm phản lại tác dụngtốt mà hệ thống thông tin mang lại như giảm chi phí, giảm công sức, tăng lợi nhuậntối đa

Qua việc áp dụng hệ thống thông tin ở câu 1, hoạt động của từng loại hệ thống thôngtin vẫn còn chống chéo lên nhau, từ đó dẫn đến việc chọn hệ thống thông tin nào để ápdụng trở nên dể nhẫm lẫn với các nhà quản trị

Để trành nhầm lẫn, đòi hỏi Doanh nghiệp phải có một kiến thức tốt về hệ thống thôngtin, con người phải ngày càng học tập, trau dồi thêm kỹ năng sử dụng hệ thống thôngtin sao cho tối ưu.

Trong thời buổi hiện nay, thông tin rất quan trọng đối với một doanh nghiệp, bởi khithông tin nội bộ được đối thủ cạnh tranh nắm bắt, sẽ dẫn đến những hậu quả khônglường trước được Để tránh việc bị mất thông tin, bản thân Doanh nghiệp phải có hệthống thông tin vững chắc, thông tin phải được lưu trữ mật, nhân viên tiếp xúc với hệthống thông tin phải có sự trung thành với Doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu của hệ thốngthông tin phải được bao bọc bởi nhiều nhất có thể những “bức tường lửa”, tối ưu việcbảo mật thông tin

Ngoài ra, để giảm bớt sự chống chéo giữa các nguồn thông tin, nhóm cũng đưa ra giảipháp đó là tạo ra một hệ thống thông tin đồng nhất, tích hợp 6 loại hệ thống thông tinnêu trên Tuy nhiên, việc đồng nhất này, đòi hỏi Doanh nghiệp phải đầu tư lớn về cơ

sở dữ liệu để lưu trữ, cũng như việc tích hợp không phải đơn giản

Câu 3: Kể tên một số phần mền ứng dụng trong lĩnh vực Logistics?

- Hệ thống nhận dạng tần sóng vô tuyến PFID.

- Phần mền Odoo: quản trị doanh nghiệp

- Phần mềm Bitrix: quản lý và xử lý công việc

- Hệ thống định vị GPS của công ty vận tải

Câu 4: Khách sạn cho phép khách đặt phòng trước không giời hạn về thời gian,

số phòng Khách sạn nên sử dụng phần mềm quản lý xử lý giao dịch TPS trực tiếp hay theo lô để áp dụng phù hợp cho tính chất Khách sạn?

Câu hỏi đề cập quy định Khách sạn cho phép khách đặt phòng trước không giới hạnthời gian, số phòng, quy định về thời gian này không hợp lý dù khách sạn có rất nhiềuphòng đi chăng nữa Vì từng mùa vụ, từng loại hình thức kinh doanh mà khách sạn có

số lượng khách phù hợp trong từng thời điểm nhất định, số phòng cũng thế sẽ chồngchéo và không kiểm soát được sẽ đặt phòng vào thời gian nào để sắp xếp Câu hỏi nên

bổ sung những quy định khác của khách sạn để có cách quản lý phù hợp Khách sạn sẽ

sử dụng vừa xử lý giao dịch (TPS) trực tiếp vừa xử lý theo lô cho từng nhu cầu củakhách hàng

Câu 5: Trong các loại hệ thống thông tin, loại nào được sự dụng nhiều nhất trong toàn thế giới cũng như việt Nam nói riêng Ưu nhược điểm mỗi loại Loại nào tối

Ưu nhược điểm của mỗi loại hệ thống thông tin:

- Thực hiện các nhiệm vụ vượt quá khảnăng của con người về kích thước, trọnglượng, tốc Độ, Độ bền, vv

- Tự động hóa có thể góp phần nâng caohiệu quả kinh tế của doanh nghiệp, xãhội hay của nhân loại

- Giảm thời gian hoạt động và thời gian

- Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trìnhgửi, giúp đỡ trong việc tối ưu hóa các thủtục văn phòng

- Các cơ quan, doanh nghiệp có thể dễdàng mua và tích trữ hàng hóa của họ với

sự trợ giúp của công nghệ

- Các chi phí cho phần cứng đểđáp ứng công việc tự động hóa

là khá lớn

- Người sử dụng ít có khả năngquan sát vai trò của công việc

- Đòi hỏi người sử dụng, nhânviên cần có trình độ về côngnghệ thông tin

- Một khi các loại thư điện tửđược gửi đi có sai sót khó cóthể chỉnh sửa hoặc gỡ bỏ

- Môi trường công nghệ thayđôỉ sẽ ảnh hưởng đến việc phảithay đổi toàn bộ hệ thống

- An toàn thông tin của doanhnghiệp bị đe dọa và thườngnhận được những thông tinkhông mong muốn như thư rác,quảng cáo,… gây gián đoạncông việc

- Không sử dụng trong khi cúpđiện

truyền thông đối

- Sinh động, thuyết phục, hiệu quả nhanh

- Đối tượng tác động rộng lớn, đông đảocông chúng trong xã hội

- Thuận lợi cho việc trao đổi thông tintrong một cơ quan tổ chức, giữa các cơquan với nhau

- Chi phí đào tạo và thời gian

- Không tự động thay đổi khi

có giao dịch thay đổi

- Sử dụng các công cụ phântích và mô hình hoá thông tinphức tạp

- Người sử dụng hạn chế chocác bộ phận cấp cao

- Tăng cơ hội kinh doanh;

- Chuẩn hoá được quy trình kinh doanhtrước khi áp dụng;

- Kiểm soát được tài chính và dòng tiền

- Nguồn dữ liệu cần sàn lọc,thông tin từ nhiều nguồn

- Yêu cầu có trình độ cao

(kiểm soát nguồn vốn, giảm chi phí tàichính/chi phí hoạt động);

- Sử dụng nhân lực khoa học và hiệu quảhơn – Ngày càng tối ưu cùng bộ địnhmức;

- Lưu giữ lại các giá trị của doanh nghiệp

và chia sẻ tái sử dụng;

- Giảm thiểu chi phí giấy tờ;

- Nhanh chóng thích ứng với mô hìnhkinh doanh mới, sản phẩm và dịch mới,

- Truy cập thông tin trong môi trườngthời gian Thực

- Quá trình nhanh hơn và Giảm chi phíkhi làm việc

- Hài lòng khách hàng, có thể nhận đượchàng đúng lúc

- Đắt tiền lần đầu cài đặt

- Yêu cầu kỹ thuật cao để ápdụng

- Sự Chống lại thay đổi nhânviên

- Chi phí đào tạo và thời gian

- Không sử dụng trong khi cúpđiện

Loại nào tối ưu nhất: Mỗi hệ thống có mỗi chức năng riêng, nên việc công ty tích hợpcác hệ thống thông tin trong việc quản lý, điều hành và kinh doanh của công ty sẽ tốthơn

Câu 6: Hiện nay ở hệ thống các Cảng biển của nước ta đang sử dụng hệ thống quản lý thông tin nào?

Tân cảng Sài Gòn đã áp dụng hệ thống phần mềm quản lý container tại cảng Cát Láilàm giảm được nhiều thời gian chờ đợi, lấy hàng khỏi cảng, góp phần vào giải tỏa tắcnghẽn tại cảng.

Câu 7: Phần mềm EDI được tổ chức UCC cấp chứng nhận hoạt động Vậy UCC

là tổ chức gì và giấy phép đó quy định chứng nhận hoạt động hiệu quả ra sao?

Có được bảo hành không?

Hội đồng mã thống nhất (tiếng Anh: Uniform Code Council, viết tắt UCC) là tổ chứcđánh số ở Mỹ để quản lý và điều hành các tiêu chuẩn của hệ thống EAN·UCC tại Mỹ

dễ quản lý người ta thông thường đánh số mặt hàng theo trật tự 001, 002, 003, v.v

Câu 8: Ví dụ về một hệ thống quản lý thông tin có thể cung cấp các thông tin về: thông tin sản phẩm, Marketing, thông tin về nhà cung cấp, tài khoản?

SAP Bussiness One: một phần mềm hoạch định nguồn doanh nghiệp tích hợp(integrated enterprise resource planning) (ERP) đáp ứng cho yêu cầu phần mềm củadoanh nghiệp vừa và nhỏ của công ty SAP AG đặt tại Walldorf, Đức:

 Gói quản trị

 Gói tài chính kế toán

 Gói cơ hội bán hàng

 Gói bán hàng

 Gói mua hàng

 Gói bạn hàng kinh doanh

 Gói nguồn nhân lực

 Gói báo cáo

 Thương mại điện tử

Câu 9: Trong ứng dụng Điện toán đám mây, nếu sử dụng máy chủ thì khi xảy ra

sự cố phải làm như thế nào?

Mỗi máy chủ trên hệ thống sử dụng điện toán đám mây đều phải được sao lưu thươngxuyên, theo giờ, ngày, tháng Nếu xảy ra sự cố thì có thể sử dụng bản sao lưu gần nhất

Câu 11: Tại sao các công ty tại Việt Nam nên sử dụng EDI trong giao dịch thương mại? Liên hệ thực tế về sự phát triển của hệ thống này tại các Doanh Nghiệp Việt Nam?