Pháp luật về hoạt động công chứng của văn phòng công chứng

Khi các giao dịch, hợp đồng được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng có tính chuyên môn, chuyên nghiệp không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn đảm bảo tính chính xác, đúng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HỒ CHÍ MINH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG CỦA

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Giảng viên hướng dẫn : ThS Lê Thị Minh Thư

Sinh viên thực hiện : Trần Xuân Soạn

MSSV: 1511271256 Lớp: 15DLK10

TP Hồ Chí Minh, 2019

Em cũng xin chân thành cảm ơn cô Lê Thị Minh Thư đã nhiệt tình hướng dẫn

em hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp Cô đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình

để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp, đã tận tâm hướng dẫn em qua từng buổi nói chuyện, thảo luận về đề tài Nếu không có những lời hướng dẫn, chỉ dạy của cô thì em nghĩ bài khóa luận này của

em rất khó có thể hoàn thiện được Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô

Sau cùng, em xin kính chúc cô Lê Thị Minh Thư, các quý thầy cô trong khoa Luật thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh trồng người, đào tạo các thế hệ mai sau, tạo ra nhiều nhân tài là nguồn lực cho đất nước

Em xin chân thành cảm ơn

Sinh viên (ký tên, ghi đầy đủ họ tên)

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên: TRẦN XUÂN SOẠN MSSV: 1511271256

Tôi xin cam đoan các số liệu, thông tin sử dụng trong bài Khoá luận tốt nghiệp này

được thu thập từ nguồn tài liệu khoa học chuyên ngành (có trích dẫn đầy đủ và theo đúng qui định);

Nội dung trong khoá luận KHÔNG SAO CHÉP từ các nguồn tài liệu khác

Nếu sai sót tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm theo qui định của nhà trường và pháp luật

Sinh viên (ký tên, ghi đầy đủ họ tên)

DANH MỤC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

trường

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 2

3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu đề tài 2

4.Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Kết cấu của đề tài 4

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 5

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của hoạt động công chứng 5

1.1.1 Sự hình thành và phát triển của hoạt động công chứng tại Việt Nam trước Luật Công chứng 2006 5

1.1.2 Sự phát triển của hoạt động công chứng tại Việt Nam giai đoạn 2006 đến nay 8

1.2 Khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc hành nghề công chứng 11

1.2.1 Khái niệm công chứng 11

1.2.2 Đặc điểm công chứng 13

1.2.3 Nguyên tắc hành nghề công chứng 14

1.3 Khái quát về Văn phòng công chứng 15

1.3.1 Khái niệm, đặc điểm của Văn phòng công chứng 15

1.3.2 Vai trò, ý nghĩa hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng 17

1.3.3 Giá trị pháp lý của văn bản công chứng 18

CHƯƠNG 2 : QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 21

2.1 Điều kiện, trình tự thủ tục thành lập, đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng 21

2.1.1 Điều kiện thành lập Văn phòng công chứng 21

2.1.2 Trình tự, thủ tục thành lập Văn phòng công chứng 25

2.2 Chức năng, thẩm quyền của Văn phòng công chứng 28

2.2.1 Chức năng của Văn phòng công chứng 28

2.2.2 Thẩm quyền của Văn phòng công chứng 29

2.3 Một số hợp đồng bắt buộc công chứng 30

2.3.1 Công chứng hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất 31

2.3.2 Công chứng hợp đồng mua bán nhà ở 34

CHƯƠNG 3: THỰC TIỄN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 38

3.1 Những kết quả đạt được từ thực tiễn hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng 38

3.2 Một số bất cập trong thực tiễn áp dụng pháp luật về hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng 39

3.2.1 Bất cập trong quản lý nhà nước về hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng 39

3.2.2 Bất cập về tên gọi và thay đổi tên gọi, chuyển nhượng Văn phòng công chứng

44

3.2.3 Bất cập trong công chứng các giao dịch liên quan đến hộ gia đình, công chứng

ngoài trụ sở, hoạt động chứng thực của Văn phòng công chứng 48

3.3 Kiến nghị hoàn thiện pháp luật về hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng 54

3.3.1 Hoàn thiện quy định về công tác quản lý nhà nước về hoạt động của Văn phòng

Thực tiễn thực hiện cho thấy tranh chấp trong xã hội ngày càng tăng, vụ việc càng phức tạp, trong đó có nguyên nhân là do không có xác thực Do vậy, việc tuyên truyền, phổ biến, cập nhật pháp luật là cần thiết Bên cạnh đó cũng cần tăng cường hơn nữa các biện pháp công cụ tổ chức thực hiện pháp luật Công chứng là một hoạt động quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động Nhà nước Thông qua hoạt động công chứng và các quy định xung quanh nó, pháp luật trở nên gần với hiện thực hơn, dần trở thành hiện thực sinh động của đời sống xã hội Theo đánh giá của Sở Tư pháp, kết quả xã hội hóa hoạt động công chứng đã mang lại hiệu quả rõ rệt, nâng cao sự an toàn pháp lý cho các giao dịch, hợp đồng Góp phần phòng ngừa các vi phạm pháp luật trong các quan hệ giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại Khi các giao dịch, hợp đồng được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng có tính chuyên môn, chuyên nghiệp không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn đảm bảo tính chính xác, đúng luật, hồ sơ văn bản công chứng được lưu giữ đầy đủ, lâu dài và có tính pháp lý, góp phần phòng ngừa rủi ro, tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên khi tham gia hợp đồng, giao dịch, giúp ổn định cho sự phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh Bên cạnh đó thông qua hoạt động tiếp người yêu cầu công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng đã tích cực tuyên truyền, tư vấn cho cá nhân, tổ chức những quy định của pháp luật, nâng cao nhận thức và ý thức tuân thủ pháp luật cho người dân. Hoạt động công chứng

có sự thay đổi lớn khi Luật Công chứng 2006 được ban hành, cho phép thành lập Văn phòng công chứng hoạt động song song với các Phòng công chứng Nhà nước trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch; chứng thực các loại giấy tờ, Việc cho phép thành các Văn phòng công chứng hoàn toàn phù hợp với chủ trương thay đổi công tác tư pháp theo hướng tích cực, nâng cao chất lượng hoạt động tư pháp, tạo môi trường ổn định cho sự phát triển kinh tế, hội nhập quốc tế, xây dựng và bảo

2

vệ Tổ quốc theo Nghị quyết số 49/NQ-TW ngày 02/06/2005 của Bộ Chính trị về cải cách tư pháp đến năm 2020 Kể từ khi Luật Công chứng 2014 được ban hành, hoạt động công chứng càng được thiện hơn qua các quy định về nâng cao chất lượng công chứng viên, siết chặt đào tạo nghề công chứng, Tuy nhiên, cùng với chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, có rất nhiều vấn đề phát sinh xoay quanh hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng

Nhận thấy được tầm quan trọng, ý nghĩa của hoạt động công chứng trong đời sống hiện nay, tác giả muốn làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn áp dụng pháp luật về hoạt động công chứng trong các giao dịch dân sự, hợp đồng thương mại, nên tác

giả đã lựa chọn đề tài “Pháp luật về hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Thông qua đề tài này tác giả muốn làm rõ hơn vai trò, ý nghĩa của hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng trong đời sống xã hội , cùng với việc áp dụng các quy định pháp luật trong hoạt động công chứng Đồng thời, đưa ra các kiến nghị cho các bất cập trong quá trình hoạt động công chứng và giải pháp nâng cao hiểu quả, hoàn thiện pháp luật về công chứng

3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài

Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Hoạt động công chứng được thực hiện bởi các tổ chức hành nghề công chứng bao gồm các Phòng công chứng và Văn phòng công chứng Trong phạm vi đề tài này, tác giả chỉ nghiên cứu về hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng 2014

Đối tượng nghiên cứu của đề tài: là những đặc điểm về hoạt động công chứng, các quy định của pháp luật về hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng

và những bất cập trong quá trình áp dụng pháp luật về hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng

4 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng là hoạt động tương đối mới ở Việt Nam khi Luật Công chứng 2006 mới chính thức cho phép công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng

3

Một số công trình nghiên cứu khoa học ở từng góc độ khác nhau của hoạt động công chứng:

Nguyễn Trung Tưởng (2006), Xã hội hóa công chứng ở nước ta, Khóa luận

tốt nghiệp, trình bày những nội dung về tình hình xã hội hóa công chứng ở nước

ta sau khi Luật Công chứng 2016 bắt đầu có hiệu lực cũng như các vấn đề phát sinh khi thực hiện xã hội hóa công chứng

Lê Quang Hào (2008), Quản lý nhà nước đối với tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng, Luận văn thạc sĩ nêu các quy định của Luật Công chứng

về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng kèm theo công tác quản lý của nhà nước tới các đối tượng như công chứng viên, các hoạt động của Văn phòng công chứng

Phạm Thị Hiên (2013), Thanh tra đối với hoạt động công chứng, Luận văn

thạc sĩ luật trình bày công tác thanh tra quản lý của các cơ quan chức năng đối với hoạt động công chứng

Các tạp chí về hoạt động công chứng:

Hà Thị Lan Anh (2014), “Những vấn đề về quy chế pháp lý trong việc thành

lập, hoạt động, chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng”, Tạp chí Nghề luật, Học viện Tư pháp 2014 trình bày các quy định của pháp luật về Văn phòng

công chứng như việc thành lập, đăng ký hoạt động, chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng cùng với các hệ quả pháp lý liên quan

Thân Văn Tài (2017), “Công chứng giao dịch về quyền sử dụng đất – Một số

vướng mắc và kiến nghị hoàn thiện”, Tạp chí Dân chủ Pháp luật, Bộ Tư pháp trình

bày trình tự thủ tục công chứng các loại hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất như thế chấp, chuyển nhượng, tặng cho, đồng thời các bất cập liên quan và đưa ra một số giải pháp, kiến nghị hoàn thiện pháp luật về công chứng liên quan đến đối tượng giao dịch là quyền sử dụng đất

Nguyễn Khắc Cường (2018), “Kiến nghị hoàn thiện một số quy định của Luật

Công chứng”, Tạp chí Nghiên cứu lập pháp, Viện Nghiên cứu lập pháp đã đưa các

quy định còn bất cập của Luật Công chứng 2014 và một số kiến nghị hoàn thiện các quy định này nhằm đảm bảo các quy định này được áp dụng chính xác

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu của đề tài gồm phương pháp so sánh, đối chiếu giữa quy định pháp luật hiện tại với những quy định trước đây; phương pháp phân tích các văn bản luật, tài liệu tham khảo, tình huống thực tiễn để đưa ra các kết luận, qua đó đưa ra các giải pháp, kiến nghị hoàn thiện quy định của pháp luật về hoạt

4

động công chứng, phương pháp thống kê các số liệu, khảo sát thực tiễn để nghiên cứu đề tài

6 Kết cấu của đề tài

Kết cấu của khóa luận gồm phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục và phần nội dung với 03 chương:

Chương 1: Khái quát về hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng

Chương 2 :Quy định của pháp luật về hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng

Chương 3: Thực tiễn áp dụng pháp luật và kiến nghị hoàn thiện pháp luật về hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng

5

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG CỦA

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của hoạt động công chứng

1.1.1 Sự hình thành và phát triển của hoạt động công chứng tại Việt Nam giai đoạn trước Luật Công chứng 2006

Trước khi thực dân Pháp xâm lược Việt Nam thì trong dân gian luôn lưu giữ

một hình thức là đối với các giao dịch quan trọng thì đều được làm chứng, xác thực bởi những người có uy tín trong gia tộc hoặc trong xã hội Khi có tranh chấp xảy ra, các quan lại dựa vào những xác nhận đó để chứng minh sự thật và làm cơ sở giải quyết các tranh chấp Khi thực dân Pháp xâm lược, những quy tắc của hệ thống pháp luật tư sản được áp dụng và tổ chức thực hiện lên nước thuộc địa, trong đó có pháp luật về công chứng Năm 1886, văn bản công chứng đầu tiên tại Việt Nam được thực dân Pháp ban hành Năm 1931, Tổng thống Pháp ban hành sắc lệnh 24/8/1931

về hoạt động công chứng tại Việt Nam với những quy định rất khắc khe1

Sau khi cách mạng tháng Tám thành công, nhà nước Việt Nam dân chủ cộng

hòa ra đời Trong hoàn cảnh đầy khó khăn, phức tạp lúc bấy giờ, Chính phủ nước Việt Nam dân chủ cộng hòa vẫn không quên việc giải quyết vấn đề về thể chế công chứng Ngày 01/10/1945 (một tháng sau khi tuyên bố độc lập), Bộ trưởng Bộ Tư pháp Vũ Trọng Khánh đã ký quyết định về một số việc liên quan đến hoạt động công chứng như: bãi chức công chứng viên người Pháp tên là Deroche tại Văn phòng công chứng; bổ nhiệm một công chứng viên người Việt Nam là ông Vũ Quý

Vỹ (luật khoa cử nhân, luật sư tập sự tại Tòa thượng thẩm Hà Nội) thay thế cho công chứng viên người Pháp tại Hà Nội Trong nghị định này đã chỉ rõ: những quy định cũ về công chứng của Pháp vẫn được áp dụng, trừ những quy định trái với chính thể Việt Nam dân chủ cộng hòa; công chứng viên chịu trách nhiệm và chịu

sự kiểm tra giám sát của Ủy ban hành chính các cấp

Sau năm 1954, tại miền Nam, bằng Dụ số 43 ngày 29/11/1954 của Quốc

trưởng Bảo Đại, chính quyền Ngô Đình Diệm đã tổ chức một phòng Chưởng khế tại Sài Gòn và bổ nhiệm các Chưởng khế viên là người Việt Nam thay cho các Chưởng khế viên là người Pháp trước đây Các phòng Chưởng khế này hoạt động

1 Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh (2010), Tập bài giảng pháp luật về công chứng, luật sư

Khoa Luật hành chính – Nhà nước, tr 14

Sang đầu thập kỷ chín mươi, sự nghiệp đổi mới toàn diện ở đất nước ta dưới

sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam thu được nhiều thành tựu rực rỡ Cụ thể :

Ngày 22/11/1981, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 145/HĐBT quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của tổ chức tư pháp, theo đó tổ chức Bộ tư pháp được khôi phục lại với chức năng quản lý Nhà nước thống nhất

về công tác tư pháp trong đó có chức năng quản lý hoạt động công chứng trên phạm vi cả nước Sau Hiến pháp 1980, hàng loạt các văn bản về công chứng đã được ban hành Ngày 10-10-1987, Bộ tư pháp đã ban hành Thông tư số 547/QLTPK hướng dẫn về công tác công chứng Nhà nước, đặc biệt là đã trao cho UBND các cấp quyền công chứng một số loại việc nhất định

Ngày 27/02/1991, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 45/HĐBT quy định về tổ chức và hoạt động của công chứng Nhà nước Sau Nghị định số 45/HĐBT, Nghị định số 31 của Chính phủ ban hành ngày 18-05-1996 về tổ chức

và hoạt động của công chứng Nhà nước (gọi tắt là Nghị định số 31/CP) thay thế Nghị định số 45/HĐBT; Thông tư số 1411 ngày 03/10/1996 của Bộ tư pháp hướng dẫn thực hiện Nghị định số 31/Chính phủ, Thông tư Liên bộ số 01 của Bộ tài chính – Bộ tư pháp ngày 03/7/1996 hướng dẫn trình tự, thủ tục công chứng hợp thế chấp, cầm cố, bảo lãnh, vay vốn ngân hàng Trên đây là những văn bản liên quan đến hoạt động công chứng có giá trị, tạo tiền đề cho việc xây dựng các thể chế công chứng hiện nay

Sau một thời gian thực hiện Nghị định số 31/CP, cùng với việc biến chuyển của nền kinh tế và sự đa dạng các quan hệ, giao dịch trong xã hội mà Nghị định này đã bộc lộ một số hạn chế dẫn đến việc áp dụng các quy định pháp luật không còn khả năng đáp ứng nhu cầu thực tế nữa Thể hiện:

7

Thứ nhất: Việc liệt kê phạm vi công chứng các loại hợp đồng, giao dịch tại

Điều 18 đã dẫn đến việc chúng ta đã giới hạn nhu cầu của người dân trong lĩnh vực này, bởi lẽ việc liệt kê các loại việc được phép làm như vậy thể hiện rõ những điểm yếu mà chúng ta gặp phải trong quá trình lập pháp, lập quy đó là không thể thấy trước và điều chỉnh cập nhật những vấn đề trong xã hội, trong đời sống thường ngày và trong các quan hệ kinh tế, dân sự, thương mại v.v… của nền kinh tế thị trường ngày càng phát sinh và sẽ phát sinh; điều này dẫn đến việc các Phòng công chứng chỉ căn cứ vào đó để áp dụng một cách cứng nhắc, bó hẹp

Trong khi đó về mặt lý thuyết chúng ta thường cho rằng công dân được phép làm những gì mà pháp luật không cấm, nhưng những gì pháp luật không cấm mà cũng không có hướng dẫn hay đề cập đến trong bất kỳ một văn bản pháp luật nào thì các cơ quan có thẩm quyền cũng không thể và không dám thực hiện, như vậy đương nhiên chúng ta đã không thừa nhận quyền được phép làm những gì pháp luật không cấm của công dân Cho nên quy định tại Nghị định số 31/CP đã bỏ sót rất nhiều việc cần công chứng của công dân – không thực sự đáp ứng nhu cầu của người dân

Thứ hai: Trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng phát triển, nhu cầu

hợp tác hoá toàn cầu và đa phương đòi hỏi chúng ta phải nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ trong hoạt động công chứng để đáp ứng đòi hỏi nhu cầu của xã hội Các nước trên thế giới từ lâu đã thừa nhận công chứng là một nghề, thậm chí còn chấp nhận cá nhân có thể hành nghề công chứng một cách độc lập Trong khi

đó tại Việt Nam vẫn chưa có sự nhìn nhận chính thức đó là một nghề, công chứng viên là một chức danh nghề nghiệp Do vậy cần phải sửa đổi Nghị định số 31/CP theo chiều hướng kiện toàn lại cơ cấu, tổ chức, chuyên môn hoá và chuyên nghiệp hoá hoạt động công chứng

Thứ ba: Việc phân định trách nhiệm giữa các cơ quan quản lý Nhà nước,

đặc biệt là những quy định về quản lý công chứng, chứng thực, việc phối hợp kết hợp, chế độ thanh tra, kiểm tra, báo cáo, xử lý vi phạm chưa được quy định rõ dẫn đến việc xử lý thiếu đồng bộ và căn cứ pháp lý

Do vậy, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động công chứng, tạo tiền đề để tiến tới chuyên môn hoá và xã hội hoá nghề công chứng ở nước ta đồng thời cải cách một bước quan trọng về thủ tục công chứng, chứng thực bảo đảm việc giải quyết các yêu cầu công chứng, chứng thực một cách thuận lợi, đơn giản,

8

có hiệu quả, tránh phiền hà, ùn tắc, tiêu cực trong hoạt động công chứng, chứng thực nên ngày 8/12/2000 Chính phủ ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định về công chứng, chứng thực (sau đây gọi tắt là Nghị định số 75/2000/NĐ-CP)

có hiệu lực kể từ ngày 01/4/2001

Theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, phạm vi công chứng đã được quy định dựa trên nguyên tắc xác định chung những loại việc mà pháp luật bắt buộc phải công chứng và những loại việc tuy pháp luật không bắt buộc công chứng nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng thì công chứng viên vẫn có quyền tiếp nhận với điều kiện yêu cầu đó không trái pháp luật và không trái đạo đức xã hội; đồng thời phân biệt rõ hành vi công chứng và hành vi chứng thực; xác định giá trị thi hành của văn bản công chứng đối với các bên giao kết

Ngoài ra, khi thực hiện các giao dịch dân sự liên quan đến chuyển nhượng tài sản và quyền sử dụng đất còn có những văn bản pháp luật chuyên ngành quy định về vấn đề công chứng như là một thủ tục bắt buộc để đảm bảo giá trị pháp lý của giao kết đó Chẳng hạn: Hợp đồng về nhà ở phải có chứng nhận của công chứng hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện đối với nhà ở tại đô thị, chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã đối với nhà ở tại nông thôn2 Thông tư số 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT ngày 13/06/2006 của Bộ tư pháp và Bộ Tài nguyên – Môi trường hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất

1.1.2 Sự phát triển của hoạt động công chứng Việt Nam giai đoạn 2006 đến nay

Sau 06 năm thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, nhằm khắc phục những hạn chế của Nghị định này và xây dựng hành lang pháp lý thống nhất cho tổ chức và hoạt động công chứng, ngày 29 tháng 11 năm 2006 Quốc hội

đã thông qua Luật số 82/2006/QH11 về công chứng Theo Luật Công chứng 2006, thẩm quyền chứng thực của UBND huyện, cấp xã đã được tách riêng để điều chỉnh trong một văn bản khác Ngoài ra, Luật Công chứng 2006cũng quy định cho phép thành lập các Văn phòng công chứng (vốn trước đây là các Phòng công chứng Nhà nước) với địa vị pháp lý bình đẳng về thẩm quyền Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04/01/2008 của Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng quy định cụ thể về chế độ tài chính, con dấu của Văn phòng

2 Khoản 3, Điều 93 Luật Nhà ở 2005

9

công chứng, con dấu của Văn phòng công chứng, quản lý việc tổ chức, đào tạo nghề công chứng, việc quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất của Văn phòng công chứng, phí công chứng

Riêng hoạt động chứng thực của UBND cấp có thẩm quyền một phần thực hiện theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP như chứng thực di chúc, văn bản khái nhận di sản thừa kế Ngoài ra, liên quan đến chứng thực hợp đồng giao dịch thì thực hiện theo Thông tư số 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT ngày 13/06/2006 của Bộ tư pháp và Bộ Tài nguyên – Môi trường hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất

Việc chứng thực bản sao trước đây từng quy định thuộc thẩm quyền của phòng công chứng thì nay thực hiện theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-

CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao

từ bản chính, chứng thực chữ ký và các thủ tục này tiếp tục được quy định chi tiết tại Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/08/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ

ký

Nhìn chung, nghề công chứng tại Việt Nam tuy mang những đặc điểm riêng phù hợp với điều kiện kinh tế, chính trị và xã hội nhưng xét về bản chất thì rất gần với hoạt động công chứng của Pháp và có thể nói rằng ít nhiều chịu sự ảnh hưởng của hệ công chứng nước này, ví dụ như đều quy định văn bản công chứng có giá trị chứng cứ, thừa nhận tính xác thực của văn bản công chứng (cả về nội dung và hình thức), là một hoạt động thể hiện vai trò bổ trợ tư pháp rất hiệu quả

Trước yêu cầu thực tiễn của hoạt động công chứng và để tiếp tục thể chế hoá Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 02/06/2005 của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, tạo cơ sở pháp lý cho việc đẩy mạnh xã hội hoá hoạt động công chứng, đảm bảo thực hiện tốt các nghĩa vụ thành viên của Liên minh công chứng Quốc tế, Luật công chứng mới đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ bảy thông qua ngày 20/6/2014 và

có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015 (sau đây gọi là Luật Công chứng năm 2014)

10

Sự ra đời của Luật Công chứng 2014 có ý nghĩa vô cùng quan trọng, đã góp phần tháo gỡ những khó khăn, bất cập của Luật Công chứng năm 2006, góp phần nâng cao chất lượng của hoạt động công chứng, công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng, tăng cường vai trò quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, đáp ứng chủ trương của Đảng và Nhà nước về xã hội hóa hoạt động công chứng đồng thời phù hợp với công cuộc cải cách tư pháp và hội nhập quốc tế

đã được đề ra tại Nghị quyết số 49-NQ/TW của Bộ Chính trị

Để thực hiện Luật Công chứng 2014 đạt được những thành tựu trong quá trình phát triển của hoạt động công chứng, Chính phủ, Bộ Tư pháp đã ban hành các văn bản hướng dẫn dân chi tiết bao gồm: Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/03/2015 ngày 15/06/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng (có hiệu lực ngày 01/05/2015) về chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng; hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng Văn phòng công chứng; chính sách ưu đãi đối với Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn; điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng; niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản; bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên và tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên; Thông tư số 06/2015/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng (có hiệu lực ngày 01/08/2015) về thủ tục đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, đăng ký hành nghề, cấp Thẻ công chứng viên; đào tạo nghề công chứng, khoá bồi dưỡng nghề công chứng, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm; tổ chức và hoạt động công chứng; một số mẫu giấy tờ trong hoạt động công chứng

Như vậy, có thể nói rằng: Quá trình hình thành và phát triển của hoạt động công chứng của nước ta là một quá trình thăng trầm, thay đổi khá phức tạp, khó khăn và nó thực sự hình thành với tư cách là một hệ thống thể chế chỉ mới bắt đầu khi Nhà nước ban hành Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/1/1991 Cho đến khi Luật Công chứng 2014 ra đời, thể chế này đã tương đối hoàn thiện và phát triển mạnh

mẽ cùng với sự phát triển của kinh tế – xã hội đất nước Để có được sự phát triển như hiện nay, ngay từ đầu xây dựng Nhà nước pháp quyền, Đảng và Nhà nước đã chú trọng công tác hoàn thiện hơn nữa đội ngũ cán bộ làm công tác công chứng, chứng thực cũng như xây dựng hành lang pháp lý thông thoáng nhằm tạo điều kiện tối đa cho người dân thực hiện đủ và tốt hoạt động pháp lý thiết yếu này

11

1.2 Khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc hành nghề công chứng

1.2.1 Khái niệm công chứng

Thuật ngữ “công chứng” được sử dụng trong Nghị định số 143 ngày 21/11/1981 của Hội đồng Bộ trưởng quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và tổ chức Bộ Tư pháp

Trong ngôn ngữ Việt Nam, “công” có nghĩa là chung , trái nghĩa với tư có nghĩa là riêng còn “chứng” hay “làm chứng” có nghĩa là xác nhận sự thực Cho nên, công chứng được hiểu là việc sử dụng quyền chung của xã hội mà chứng nhận tính xác thực một việc gì đó3

Điều 1 Nghị định số 45/1991 NĐ-CP ngày 27/02/1991 về Tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước (sau đây gọi tắt là Nghị định số 45/1991/NĐ-CP) quy

định “Công chứng Nhà nước là việc chứng nhận tính xác thực của các hợp đồng

và giấy tờ theo quy định của pháp luật, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân và các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội (sau đây gọi chung là các tổ chức), góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Hợp đồng và các giấy tờ đã được công chứng có giá trị như chứng cứ

Nghị định số 31/1996/NĐ-CP ngày 18/05/1996 về Tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước (sau đây gọi tắt là Nghị định 31/CP) khái niệm công chứng

lại được nhắc lại “Công chứng Nhà nước là việc chứng nhân tính xác thực của các hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân và các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội (sau đây gọi chung là các tổ chức), góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa…”

Nhưng có khác là đã quy định thêm trường hợp chứng thực của UBND là

“Hợp đồng và các giấy tờ đã được công chứng Nhà nước chứng nhận hoặc UBND cấp có thẩm quyền chứng thực có giá trị như chứng cứ, trừ trường hợp bị Toà án tuyên bố là vô hiệu” (Điều 1)

3 Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh (2010), Tập bài giảng pháp luật về công chứng, luật sư,

Khoa Luật Hành chính-Nhà nước

12

Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 Về công chứng, chứng thực (sau đây gọi tắt là Nghị định số 75/2000/NĐ-CP) ra đời thay thế cho Nghị định số 45/1991 NĐ-CP và Nghị định số 31/1996 NĐ-CP có quy định khái niệm công chứng, chứng thực :

“Công chứng là việc Phòng công chứng chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh

tế, thương mại và quan hệ xã hội khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) và thực hiện các việc khác theo quy định của Nghị định

Chứng thực là việc UBND cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này (Điều 2)

Theo quy định của Nghị định này, khi nói đến hoạt động công chứng thì đã dùng hai từ khác nhau để chỉ việc thực hiện công chứng: Việc chứng nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch do Phòng công chứng thực hiện thì gọi là công chứng, còn việc xác nhận sao y văn bản, giấy tờ… đó UBND cấp huyện trở xuống thực hiện thì gọi là chứng thực

Điều 2 Luật Công Chứng 2014 quy định:

“Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính chính xác hợp pháp, không trái đạo đức của bản dịch”

Như vậy, theo quy định của Luật Công chứng, hoạt động công chứng không chỉ do cán bộ, công chức Nhà nước thực hiện (công chứng viên hành nghề tại các Phòng Công chứng), sử dụng quyền lực Nhà nước mà còn do các công chứng viên hành nghề tại các Văn phòng công chứng thực hiện nên hoạt động công chứng được hiểu là chứng nhận một cách minh bạch và công khai các yêu cầu của đương

sự

Luật Công chứng 2014 cho phép công chứng theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng Các văn bản quy định về công chứng đầu tiên chỉ cho phép công chứng những hợp đồng, giấy tờ mà pháp luật yêu cầu công chứng theo hướng liệt

kê

1.2.2 Đặc điểm của hoạt động công chứng

Đặc điểm của hoạt động công chứng là những nét riêng biệt giúp chúng ta phân biệt với các hoạt động của các cơ quan, tổ chức khác Các chủ thể chính của hoạt động công chứng là người yêu cầu công chứng và công chứng viên Người yêu cầu công chứng có thể là các cá nhân, tổ chức có yêu cầu công chứng các loại hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật Công chứng 2014 và các luật khác có liên quan đến hoạt động công chứng Công chứng viên là người có đủ các tiêu chuẩn được Bộ trưởng Bộ tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng Những đặc điểm của hoạt động công chứng, được thể hiện qua:

Đặc điểm thứ nhất, người thực hiện công chứng là công chứng viên

Đặc điểm thứ hai, bằng việc xác nhận, công chứng viên đảm bảo tính xác thực của hợp đồng, giao dịch ,tính chính xác hợp pháp không trái đạo đức xã hội bản dịch giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt theo yêu cầu của công dân, tổ chức để chứng nhận các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật Đây là đặc điểm quan trọng của hoạt động công chứng để có thể phân biệt với hoạt động mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền

Đặc điểm thứ ba, hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp, góp phần giúp cho hoạt động của các cơ quan tư pháp được thuận tiện, dễ dàng, giúp Nhà nước quản lý xã hội theo trật tự, kỷ cương đồng thời nhằm mục đích tạo ra những chứng thư có giá trị chứng cứ không phải chứng minh Văn bản công chứng phải được thực hiện theo trình tự, thủ tục được quy định trong pháp luật về công chứng mà cụ thể là Luật Công chứng 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành Văn bản công chứng còn có giá trị chứng cứ và không cần phải chứng minh, trừ

Nguyên tắc 2: Khách quan, trung thực Khi thực hiện việc công chứng, công chứng viên phải khách quan, trung thực Đối với những việc có liên quan đến bản thân mình, liên quan đến những người thân của mình thì công chứng viên phải từ chối thực hiện Nếu cố ý thực hiện những việc mà mình biết là hoặc buộc phải biết

là không được làm mà vẫn cố tình thực hiện thì phải chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi đó Hiện nay, cơ chế để kiểm soát vấn đề này chưa có cơ sở pháp lý, chủ yếu là dựa trên nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp để thực hiện Trong tương lai, với yêu cầu tất yếu của xã hội và cạnh tranh nghề nghiệp thì yêu cầu điều chỉnh đạo đức công chứng viên thông qua một quy chế đạo đức hành nghề là việc cần thiết phải làm Công chứng viên, các nhân viên khác của Văn phòng công chứng khi thực hiện nhiệm vụ của mình phải đảm bảo công minh, đúng pháp luật, có trách nhiệm giữ bí mật về người đến công chứng, nội dung công chứng trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Trường hợp pháp luật có quy định khác có thể là theo

4 Điều 92, 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015

15

yêu cầu của những cơ quan tiến hành tố tụng như cơ quan điều tra, Toà án… nhằm

sử dụng văn bản, công chứng hoặc những nội dung có liên quan để xác định sự thật vụ án, vv …

Nguyên tắc 3: Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng Công chứng viên chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi công chứng của mình trước pháp luật Khi thực hiện việc công chứng, công chứng viên phải tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ do đương sự xuất trình (xác định rõ nhân thân và chữ ký của các đương sự theo đúng quy định pháp luật đối với từng trường hợp công chứng, chứng thực cụ thể), hướng dẫn trình tự, thủ tục thực hiện việc công chứng cho đương sự nếu thấy cần thiết

Nguyên tắc 4: Tuân theo quy tắc, đạo đức hành nghề công chứng Đạo đức hành nghề công chứng là những chuẩn mực, yêu cầu về đạo đức do chính đặc thù của nghề nghiệp đặt ra và yêu cầu công chứng viên phải tuân theo Khi hành nghề công chứng viên phải tận tâm hướng dẫn đương sự, không được sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng, không tiết lộ các thông tin mà mình biết được trừ trường hợp được đương sự đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác, không sử dụng thông tin mà mình biết được để xâm hại đến quyền lợi hợp pháp của người khác Công chứng viên phải thật sự khách quan, minh bạch trong khi hành nghề để giữ gìn uy tín cho bản thân cũng như cho nghề nghiệp

1.3 Khái quát về Văn phòng công chứng

1.3.1 Khái niệm, đặc điểm của Văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là tổ chức dịch vụ công thay mặt nhà nước chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch có con dấu và tài khoản riêng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác Ngoài việc được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng còn chịu sử điều chỉnh của các luật có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh mà cụ thể là Luật Doanh nghiệp 20145

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng 2014 thì Văn phòng công chứng được thành lập theo hình thức hoạt động là công ty hợp danh, có 2

5 Điều 22 Luật Công chứng 2014

16

thành viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn So với Luật Công chứng 2006, Luật Công chứng 2014 đã khai tử loại hình doanh nghiệp tư nhân của Văn phòng công chứng Qua các con số thống kê cụ thể, sau 05 năm thi hành Luật Công chứng 2006, có 487 Văn phòng công chứng trên khắp cả nước trong đó, 352 Văn phòng thành lập và hoạt động theo hình thức doanh nghiệp tư nhân, chỉ có

135 Văn phòng được thành lập và hoạt động theo hình thức công ty hợp danh6 Thực tế chứng minh trong giai đoạn trên, hình thức tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh không được ưu tiên lựa chọn ở nước ta7, xuất phát từ các lý

do sau :

Trách nhiệm liên đới và vô hạn đối với các thành viên hợp danh về các khoản

nợ đòi hỏi các thành viên phải thiết lập cơ chế giám sát lẫn nhau trong quá trình hành nghề công chứng Trong khi hoạt động công chứng mang tính chất đặc thù, thực hiện chức nghiệp mang tính độc lập, theo các nguyên tắc như bí mật về thông tin khách hàng, khách quan, trung thực, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, quy tắc nghề nghiệp, do vậy, nếu thực thi việc giám sát lẫn nhau thì các nguyên tắc trên rất khó thực hiện, từ đây, luôn tiềm ẩn các nguy cơ rủi ro trong công việc dẫn đến trách nhiệm liên đới bồi thường thiệt hại của các công chứng viên hợp danh

Quá trình tìm kiếm các công chứng viên hợp danh để thành lập Văn phòng công chứng luôn tồn tại không ít khó khăn, trước tiên là yêu cầu về chuyên môn, trình độ, sau đó là tính cách, tầm nhìn của nhau trong việc định hướng phát triển, mức độ tin tưởng cũng như sẵn sàng liên đới chịu trách nhiệm trong công việc là điều không đơn giản Từ các lý do trên, đa số các Văn phòng công chứng đều hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp tư nhân

Tuy nhiên, loại hình doanh nghiệp tư nhân lại phát sinh bất cập ở chỗ, trường hợp công chứng viên Văn phòng chết, bệnh, có việc gia đình, hoặc các lý do khác thì Văn phòng công chứng lại không thể hoạt động Việc này ảnh hưởng ít nhiều đến cả Văn phòng công chứng lẫn người dân có nhu cầu công chứng Mặc khác, Luật công chứng 2006 chưa cho phép Văn phòng công chứng thuê công chứng viên dưới hình thức hợp đồng lao động Nhận thức được các hạn chế trên, nguyên tắc

6 Bộ tư pháp (2013), Báo cáo tổng kết 5 năm thi hành Luật Công chứng, Báo cáo số: 105/BC-BTP Nguồn: http://quochoi.vn/hoatdongcuaquochoi/cackyhopquochoi/quochoikhoaXIII/kyhopthusau/Pages/van-kien- tai-lieu.aspx?ItemID=733 download ngày 15/06/2019

7 Nguyễn Văn Mích (2018), “Hình thức tổ chức của Văn phòng công chứng theo pháp luật Việt Nam”, Tạp

chí Nghề luật, số 5, tr.76-80

17

thành lập Văn phòng công chứng được quy định mới hoàn toàn tại Khoản 1 Điều

22 Luật Công chứng 2014:

“Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật

này và các văn bản pháp luật khác có liên quan đối với công ty hợp danh ”

Văn phòng công chứng thành lập và hoạt động độc lập, được quyền thu phí công chứng, thù lao công chứng theo quy định của pháp luật, có nghĩa kê khai thuế, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và các nghĩa vụ khác liên quan

1.3.2 Vai trò, ý nghĩa hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng

Hoạt động công chứng là một hoạt động mang tính chất đặc biệt nhằm tăng

cường công tác hành chính tư pháp, bổ trợ cho hoạt động tư pháp Trong đời sống

xã hội, các quan hệ xã hội, quan hệ dân sự, quan hệ pháp luật dân sự luôn luôn xảy

ra dưới nhiều góc độ khác nhau Các tranh chấp xã hội cũng từ đây mà phát sinh một cách nhanh chóng và đa dạng, nhất là đối với thời kì xã hội hội nhập, kinh tế phát triển thì khi xảy ra các tranh chấp, hậu quả tương đối lớn mà thông thường con người khó có thể lường trước được Vì thế, đương sự luôn mong muốn tạo nên những bằng chứng xác nhận việc tạo lập các giao dịch để tránh xảy ra tranh chấp, hạn chế rủi ro Đa số các tranh xảy ra khi thiếu thông tin, bằng chứng xác thực cũng thiện chí thực hiện thỏa thuận giữa các bên Tạo sự ổn định trong xã hội bằng cách hạn chế các tranh chấp xảy ra là điều cần thiết, rất quan trọng, tránh trường hợp giải quyết thông qua thủ tục tố tụng dẫn đến tốn kém vật chất và thời gian

Trong lĩnh vực tư pháp, vai trò của hoạt động công chứng càng được thể hiện

rõ, nó giống luật sư, giám định tư pháp Bằng việc chứng nhận tính xác thực của hợp đồng theo quy định của pháp luật, Nhà nước áp đúng các biện pháp tác động tích cực vào việc quản lý, định hướng các giao dịch thông qua hoạt động công chứng, góp phần phòng ngừa rủi ro, tạo sự an toàn cho các giao dịch Thông qua hoạt động công chứng, các bên giao dịch hiểu rõ ràng, chi tiết hơn về quyền và lợi ích hợp pháp của mình, ý nghĩa pháp lý của việc công chứng, góp phần nâng cao ý thức cũng như văn hóa pháp luật Công chứng viên được xem như “Thẩm phán phòng ngừa”, góp phần chủ động phòng ngừa các tranh chấp và vi phạm pháp luật, ngoài ra, văn bản công chứng còn có thể cung cấp tài liệu có giá trị chứng cứ, thông qua việc thẩm định các loại giấy tờ, các quy định pháp luật, năng lực pháp luật của các bên, ý chí nội dụng thỏa thuận trong hợp đồng phải thực hiện đúng luật, khi thực

18

hiện công chứng có vấn đề nào phát sinh hay chưa rõ ràng phải tiến hành xác minh Các trình tự thủ tục của hoạt động công chứng được thực hiện theo quy định của Luật Công chứng 2014, các văn bản luật khác có liên quan cũng như các Điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết và công nhận Công chứng viên còn trợ giúp về mặt pháp lý cho các bên, chọn ra phương án tối ưu nhất, hạn chế rủi ro, cân bằng lợi ích của các bên, giải thích quyền và nghĩa vụ khi ký kết hợp đồng cũng như giá trị pháp

lý bằng việc trực tiếp soạn thảo hợp đồng hay hướng dẫn cho các bên giao dịch soạn thảo Những bí mật liên quan đến hợp đồng, giao dịch được công chứng cũng như các thông tin về các bên sẽ được giữ kín, ngoài ra, các công chứng viên sẽ chịu trách nhiệm về hành vi của mình trong trường sai sót

1.3.3 Giá trị pháp lý của văn bản công chứng

Giá trị pháp lý cơ bản của văn bản công chứng là giá trị chứng cứ không phải chứng minh Nội dung này đã được quy định từ tại Điểm c Khoản 1 Điều 80 Bộ luật Tố tụng dân sự 2004 và hiện nay Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 thay thế thì quy định này không có nhiều thay đổi khi chỉ bổ sung vào trường hợp khi có dấu hiệu nghi ngờ tính khách quan của các tình tiết, sự kiện đã được ghi trong văn bản và được công chứng hay tính khách quan của văn bản công chứng thì Tòa án có thể yêu cầu các bên gồm đương sự, cơ quan tổ chức, tổ chức hành nghề công chứng xuất trình bản gốc hay bản chính để đối chiếu8 Các quy định này nhìn chung xuất phát từ việc thừa nhận chức năng xã hội của công chứng viên9 về chứng nhận tính xác thực, đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch Tính xác thực này sẽ làm các tình tiết, sự kiện trong hợp đồng giao dịch sẽ là chứng cứ không phải chứng minh trước Tòa, dù cho công chứng viên làm việc tại Văn phòng công chứng hay Phòng công chứng thì đều phải trải qua quá trình đào tạo cũng như phải được Bộ trưởng Bộ tư pháp bổ nhiệm, là người đứng giữa các hợp đồng, giao dịch với vị thế vô tư, khách quan, không vì lợi ích cá nhân ảnh hưởng đến hợp đồng

Không giống với tố tụng hình sự khi nghĩa vụ chứng minh thuộc về cơ quan tiến hành tố tụng, trong lĩnh vực dân sự, nghĩa vụ chứng minh là của các đương sự

có yêu cầu Tòa án bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình Để tạo các điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết các tranh chấp trong các vụ việc dân sự, quy định

về các tình tiết mà ai cũng biết và được Tòa án thừa nhận, những sự kiện, tình tiết

8 Điểm c Khoản 1 Điều 92 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015

9 Điều 3 Luật Công chứng 2014

19

trong bản án quyết định đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án hay các sự kiện, tình tiết được ghi trong văn bản và được công chứng hợp pháp thì không phải chứng minh Văn bản công chứng không phải chứng minh bởi các lẽ sau: những nội dung trong hợp đồng đã được công chứng viên xem xét khi diễn ra giao kết giữa các bên, tại thời điểm giao kết, xác lập hợp đồng, giao dịch, các chủ thể tham gia đều

có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, tự nguyện ký kết dưới sự chứng kiến của công chứng viên, hợp đồng được lưu dưới hình thức văn bản ghi rõ địa điểm, ngày giờ, đối tượng giao dịch kèm theo chữ ký xác nhận của các bên Do đó, các bên không thể chối cãi được, cũng vì lẽ trên, các tình tiết này được Tòa án công nhận có giá trị chứng cứ mà không phải chứng minh

Văn bản công chứng còn có giá trị thi hành Sau khi văn bản công chứng có hiệu lực thì sẽ có hiệu lực bắt buộc thi hành giữa các bên với những gì đã thỏa thuận trong văn bản công chứng Xét dưới góc độ dân sự giữa các bên tham gia hợp đồng thì điều này được xem là hiển nhiên, đồng ý thực hiện những gì mình đã thỏa thuận, không chối cãi, bội ước Các nguyên tắc cơ bản của pháp luật dân sự quy định: Mọi cam kết, thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội có hiệu lực thực hiện đối với các bên và phải được chủ thể khác tôn trọng10

Chúng ta có thể nhìn nhận theo cách hiểu phổ thông hơn đó là, trong các giao dịch đơn thuần giữa các bên về dân sự cũng như trong hoạt động kinh doanh, thương mại, do sự thiếu am hiểu luật pháp, thiếu thông tin về tình trạng pháp lý của các đối tượng giao dịch của một hoặc cả hai bên… sẽ khiến cho các giao dịch chứa đựng rất nhiều rủi ro, dẫn đến những hậu quả bất lợi, những tranh chấp xâm hại đến quyền lợi ích của các bên tham gia giao dịch và cũng đẩy gánh nặng về phía cơ quan chức năng trong việc giải quyết những hậu quả này Các bên giao kết hợp đồng có thể thỏa thuận với nhau cách giải quyết khi có tranh chấp xảy ra, như khởi kiện thông qua Tòa án, phương thức xử lý tài sản bảo đảm, phạt vi phạm khi các bên không thực hiện đúng nghĩa vụ như phạt tiền cọc,…tùy thuộc vào ý chí của các bên Chính vì lẽ đó, hoạt động công chứng cũng góp phần đáng kể trong việc hạn chế xảy ra tranh chấp, giảm thiểu thời gian, chi phí, nhất là áp lực lên hệ thống Tòa án

Công chứng là một loại hình dịch vụ công ích quan trọng, một thể chế không

10 Khoản 2 Điều 3 BLDS 2015

21

CHƯƠNG 2 : QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG

CHỨNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

2.1 Điều kiện, trình tự thủ tục thành lập, đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

2.1.1 Điều kiện thành lập Văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng được thành lập và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến loại hình công ty hợp danh (Luật Doanh nghiệp 2014) Các điều kiện thành lập Văn phòng công chứng cũng xuất phát từ hình thức tổ chức hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng này, cụ thể như sau :

Văn phòng công chứng thành lập và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, phải có ít nhất 02 công chứng viên hợp danh trở lên và đặc biệt là không có thành viên góp vốn Như vậy, muốn thành lập Văn phòng công chứng phải có ít nhất 02 người là công chứng viên

Công chứng viên là những người được Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét

bổ nhiệm để hành nghề công chứng khi đã có đầy đủ các tiêu chuẩn tại Điều 8 Luật Công chứng 2014 là có bằng cử nhân luật (không phân biệt trường đào tạo); sau khi có bằng cử nhân luật phải có thời gian công tác pháp luật ít nhất 05 năm tại các đơn vị, cơ quan tổ chức (có ít nhất 05 năm kinh nghiệm công tác pháp luật); tốt nghiệp khóa đào tạo ngành nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng sau 12 tháng đào tạo và được cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng khi hoàn thành chương trình, đối với các trường hợp được miễn đào tạo nghề công chứng (thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên, luật sư đã hành nghề

từ 05 năm trở lên, các giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật) không cần trải qua khóa đào tạo nghề công chứng kéo dài 12 tháng mà chỉ cần tham gia khóa bồi dưỡng hành nghề công chứng và các kĩ năng để có thể hành nghề công chứng để có thể được bổ nhiệm công chứng viên, và khóa bồi dưỡng này chỉ kéo dài 03 tháng; tiếp đó khi có giấy chứng nhận đã tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng phải tập sự hành nghề công chứng tại một tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng hay Văn phòng công chứng đều được) để được cấp giấy chứng nhận kết quả tập sự hành nghề công chứng; cuối cùng phải có đủ sức khỏe để hành nghề công chứng Riêng

Công chứng viên phải là người có kiến thức pháp luật sâu, rộng áp dụng pháp luật một cách linh hoạt, nhuần nhuyễn Với bản chất nghề nghiệp mang tính đặc thù, yêu cầu đòi hỏi đối với chức danh công chứng viên trên thế giới rất cao, vừa tăng vai trò quản lý hành chính công của nhà nước, vừa giảm thiểu việc lạm dụng quyền hạn đảm bảo tính khách quan của hoạt động tư pháp Dưới đây là yêu cầu của một số nước khi trở thành công chứng viên11:

Ấn Độ : Công chứng viên được Chính phủ bổ nhiệm Luật sư hành nghề

ít nhất 10 năm mới có thể trở thành công chứng viên, là thành viên của dịch vụ pháp lý Án Độ, có trình độ cao về pháp luật, đã thành lập dịch vụ văn phòng công chứng

Anh : Để trở thành một công chứng viên, học viên phải được cấp bằng

đại học thực hành công chứng sau khi đã tốt nghiệp đại học Cambridge và gia nhập hội công chứng viên Ngoài văn bằng luật, học viên phải là luật sư sau 05 năm hành nghề, theo học 02 năm tại một khóa học đào tạo công chứng thực hành, có kinh nghiệm thực tế và buộc biết ít nhất hai loại ngoại ngữ nước ngoài và am hiểu

về pháp luật nước đó, được hướng dẫn bởi một người đang là công chứng viên có nghiệp vụ Ở Anh, còn có sự phân biệt giữa công chứng viên trong lĩnh vực hoạt động tài chính và công chứng viên trong Giáo hội

Mỹ : Công chứng viên được bổ nhiệm bởi Chính phủ hoặc thống đốc

bang Với số lượng 05 nghìn công chứng viên trên hơn 296 triệu dân, số lượng công chứng viên không nhiều bởi thẩm quyền pháp lý của công chứng viên tại Mỹ được trao hạn chế, tuy yêu cầu trở thành công chứng viên đơn giản nhưng phải tham gia một khóa học và trải qua một kì thi sát hạch khó khăn mới có thể trở

11 Hà Thị Lan Anh (2012), “Một số vấn đề về sự phát triển nghề công chứng trên thế giới và tại Việt Nam”,

Tạp chí Nghề luật, Học viện Tư pháp, số 5, tr 40-46

23

thành công chứng viên Tại NewJersey, công chứng viên được đào tạo đủ trình độ pháp luật, được bổ nhiệm có thời hạn 05 năm, đòi hỏi đạo đức hành nghề trung thực, đại diện cho nhân chứng ký vào văn bản, chứng thực các tài liệu, quản lý tư liệu, khẳng định các lời tuyên thệ Ngoài con dấu, chữ ký còn phải dán tem công chứng Công chứng viên bị cấm gặp gỡ riêng, giao tem, con dấu cho người khác, xuất hiện với vai trò là đại diện cho thủ tục pháp lý, không được phép công chứng cho người thân hoặc các lợi ích liên quan đến cá nhân cho mình Tại New York, công chứng viên được bổ nhiệm theo nhiệm kì 04 năm và có thể gia hạn kì tiếp theo, chỉ tham gia công chứng các giao dịch dân sự chứ không chứng thực sao y Tại Washington, để trở thành công chứng viên đòi hỏi phải có một trái phiếu bảo lãnh trị gia 10.000 USD, nhiệm kì bổ nhiệm 04 năm và công dân có thể trở thành công chứng viên qua các kì thi, đạt được những yêu cầu pháp luật quy định

Australia, số lượng công chứng viên được lựa chọn ra từ luật sư tương

đối thấp (100 công chứng viên trên 2500 luật sư) và tại thành phố Melbourne chỉ

có 66 công chứng viên trên 3,5 triệu dân Công chứng viên tại Australia ngoài việc

có đơn yêu cầu còn phải có một thời gian thực hành công tác pháp luật nhất định, nắm chắc pháp luật dân sự, giao dịch, hợp đồng, tập quán thương mại Ngoài ra, cần phải có trình độ quản lý, kế toán

Pháp : Công chứng viên như một hình thức phụ tá pháp lý, yêu cầu có

bằng luật của trường đào tạo chuyên ngành công chứng, có trình độ pháp luật nhất định Có bằng thạc sĩ pháp luật dân sự, tham gia chương trình sau đại học về công chứng Tại Pháp, hình thức đào tạo chức danh công chứng được quy định : Phải có

02 loại bằng tốt nghiệp Có bằng đại học chuyên ngành công chứng, thực tập 02 năm tại văn phòng công chứng, sau khi thực tập phải qua kiểm tra và được cấp bằng thạc sĩ về Luật công chứng (Diplome superieur de notariat) Học viên tham gia kì thi cạnh tranh nghiên cứu áp dụng quy phạm pháp luật Sau khi theo học 01 năm được văn bằng chứng chỉ thực hành công chứng, học viên tiếp tục học tiếp hệ Cao đẳng công chứng viên và được cấp bằng thực hành công chứng (Diplôme), thực tập tại văn phòng công chứng 02 năm, tiếp tục khóa đào tạo tại chỗ 03 năm với chương trình sau đại học Sau khi có đầy đủ các loại bằng, chứng chỉ về công chứng học viên có đủ kinh nghiệm 09 năm tại văn phòng công chứng phải qua một

kì sát hạch kiểm tra cuối cùng để được bổ nhiệm công chứng viên Sau khi được

bổ nhiệm công chứng viên vẫn phải tham gia các khóa bồ dưỡng nghiệp vụ và các hội thảo khoa học

24

Nhìn chung, các tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên ở các quốc gia

có sự khác nhau nhưng không đáng kể, hầu hết đều đề cao vai trò của công chứng viên bởi các hoạt động giao dịch thương mại, liên quan đến tài sản cá nhân, các hợp đồng đều phải qua công chứng trước khi sử dụng hoặc cần bảo lưu để làm bằng chứng Do vậy, các công chứng viên thường phải trải qua các khóa đào tạo đặc biệt và có một quá trình tập sự trước khi hành nghề, các điều kiện này được đề cập rất chọn lọc lẫn tính nghiệp vụ và cả tiêu chuẩn đạo đức hành nghề

Luật Công chứng 2014 cũng có những quy định mới về nâng cao chất lượng công chứng viên thông qua việc siết chặt hơn ở khâu đào tạo, tăng thời gian đào tạo lên 06 tháng so với Luật Công chứng 2006 từ 06 tháng lên 12 tháng, tăng thời gian hành nghề lên từ 03 năm lên 05 năm đối với các trường hợp miễn đào tạo công chứng như thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên, luật sư đồng thời phải tham gia lớp bồi dưỡng nghề trong 03 tháng

Điều kiện về trụ sở Văn phòng công chứng12 Trụ sở Văn phòng công chứng phải đáp ứng các yêu cầu về địa chỉ cụ thể của trụ sở, nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng Diện tích nơi tiếp người yêu cầu công chứng tối thiểu là 30m2 Nơi lưu trữ hồ sơ công chứng phải có diện tích tối thiểu là 20m2 Yêu cầu về trụ sở Văn phòng công chứng nhằm đảm bảo sự chuyên nghiệp, đáp ứng cơ sở vật chất đầy đủ để thực hiện tốt hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng Khi thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên có nghĩa vụ nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở tại thời điểm đăng

ký hoạt động Sở Tư pháp kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện liên quan đến trụ sở Văn phòng công chứng

Điều kiện về tên gọi của Văn phòng công chứng Tên gọi phải bao gồm cụm

từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của

tổ chức hành nghề công chứng khác đặc biệt là Văn phòng công chứng khác, không

12 Điều 17 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/03/2015 hướng dẫn thi hành một số Điều Luật Công chứng 2014

25

vi phạm truyền thống lịch sử văn hóa đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc

Về cơ sở vật chất, Văn phòng công chứng phải có các phương án trang bị cần thiết đảm bảo cho hoạt động công chứng, phương án thực hiện việc kết nối sử dụng phần mềm tra cứu ngăn chặn tài sản và quản lý hồ sơ công chứng Ngoài ra còn phải xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng, quy trình lưu trữ hồ sơ chặt chẽ, đúng theo quy định của pháp luật

2.1.2 Trình tự thủ tục thành lập, đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

Sau khi đã đáp ứng được các điều kiện để thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên có thể tiến hành nộp hồ sơ đề nghị UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định

Như vậy, có thể chia trình tự thực hiện thành lập Văn phòng công chứng qua hai bước:

Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi UBND cấp tỉnh

UBND cấp tỉnh xem xét, cho phép quyết định thành lập Văn phòng công chứng

Cách thức thực hiện như sau: Công chứng viên nộp 01 bộ hồ sơ tại UBND cấp tỉnh Thành phần hồ sơ gồm:

Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng Đơn này phải theo mẫu TP-CC-08 ban hành kèm theo Thông tư số 06/2015/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng

Đề án thành lập Văn phòng công chứng Nội dung của đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, điều kiện vật chất và phải có kế hoạch triển khai thực hiện cụ thể Những nội dung trên phải được nêu rõ như chứng minh sự cần thiết của Văn phòng công chứng tại khu vực dự kiến đặt trụ sở Văn phòng thông qua việc chứng minh được khả năng đáp ứng nhu cầu công chứng cũng như nhu cầu công chứng thực tế của người dân tại khu vực đó Dự kiến số lượng nhân sự của Văn phòng về

số lượng lẫn trình đổ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, khả năng quản trị của

Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng, ở đây là tất cả các công chứng viên khi tham gia thành lập chứ không phải chỉ quyết định bổ nhiệm của Trưởng Văn phòng

Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ của các công chứng viên, UBND cấp tỉnh có thời hạn 20 ngày để xem xét hồ sơ, đồng thời ra quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng (đối với trường hợp cho phép thành lập) theo mẫu TP-CC-13 được ban hành kèm theo Thông tư 06/2015/TT-BTP ngày 15/06/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng Trường hợp không cho phép thành lập Văn phòng công chứng thì UBND cấp tỉnh phải có thông báo bằng văn bản

Việc xem xét, đánh giá các tiêu chí của từng địa phương khác nhau cũng có

sự khác nhau nhất định tùy thuộc vào từng địa phương cụ thể Các tiêu chí có thể

kể đến là vị trí dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng, vị trí thuận lợi cho người dân, không gây ách tắc giao thông hay vị trí đảm bảo khoảng cách giữa các tố chức hành nghề công chứng khác trên cùng địa bàn và địa bàn lân cận sẽ được chú trọng Tính pháp lý, ổn định của trụ sở dự kiến được đánh giá cao nếu như trụ sở thuộc

sở hữu của công chứng viên hợp danh hoặc có hợp đồng thuê, mượn trụ sở đó trên

05 năm so với hợp đồng thuê ngắn hạn

Tổng diện tích trụ sở làm việc lớn sẽ dễ phục vụ cho hoạt động công chứng được ưu tiên Về tổ chức bố trí trụ sở Văn phòng công chứng phải có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích theo quy định của pháp luật

về tiêu chuẩn và định mức trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp , có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng, bố trí địa điểm giữ xe cho nhân viên Văn phòng và người yêu cầu công chứng Phương án phòng cháy chữa cháy cũng không thể thiếu, đặc biệt đối với kho lưu trữ hồ sơ công chứng, là những văn bản công chứng quan trọng, rất dễ xảy ra cháy nên công tác này cũng nên được quan tâm chú trọng

27

Tổ chức nhân sự về số lượng, kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực công chứng của các công chứng viên, các thư ký nghiệp vụ, kế toán, nhân viên công nghệ thông tin, nhân viên lưu trữ, tổ chức quản trị của Văn phòng, Tính khả thi của đề án sẽ là kết quả quá trình đánh giá tổng quan các tiêu chí trên đảm bảo đầy

đủ các nội dung theo quy định của pháp luật Hồ sơ được chọn và quyết định cho phép thành lập là hồ sơ phải đạt số điểm cao nhất trong một đơn vị quy hoạch tại thời điểm xét duyệt và phải không vi phạm các quy định của pháp luật về công chứng

Sau khi nhận được quyết định thành lập của UBND cấp tỉnh, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập trong thời hạn 90 ngày Trình tự thực hiện như sau:

Văn phòng công chứng nộp hồ sơ đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương đã ra quyết định cho phép thành lập

Sở Tư pháp kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng

Sở Tư pháp xem xét, cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

Cách thức thực hiện: Văn phòng công chứng nộp 01 bộ hồ sơ tại Sở Tư pháp

ở địa phương ra quyết định cho phép thành lập Thành phần hồ sơ gồm:

Đơn đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo mẫu

TP-CC-09 ban hành kèm theo Thông tư 06/2015/TT-BTP ngày 15/06/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng Giấy tờ chứng minh

về trụ sở Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng

Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên gồm: Giấy đề nghị hành nghề và cấp Thẻ cho công chứng viên, quyết định bổ nhiệm của công chứng viên được đề nghị đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên (bản sao có chứng thực hoặc kèm theo bản chính để đối chiếu), 01 ảnh chân dung 2x3 (không quá 06 tháng), thẻ Hội viên hoặc giấy tờ chứng minh công chứng viên đã là Hội viên của Hội công chứng viên (ở những nơi đã thành lập Hội công chứng viên),

28

giấy tờ chứng minh nơi cư trú của công chứng viên tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở, giấy tờ chứng minh đã chấm dứt hành nghề đối với người đang là luật sư, đấu giá, thừa phát lại hoặc công việc thường xuyên khác

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động,

Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo mẫu CC-18 ban hành ban hành kèm theo Thông tư số 06/2015/TT-BTP Trường hợp không cấp giấy đăng ký hoạt động thì phải có thông báo bằng văn bản kèm theo lý

TP-do

Sau khi đã có giấy đăng ký hoạt động của Sở Tư pháp cấp Văn phòng công chứng được phép hoạt động chính thức

2.2 Chức năng, thẩm quyền của Văn phòng công chứng

2.2.1 Chức năng của Văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng có chức năng thực hiện chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch các loại giấy tờ, văn bản tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (gọi tắt

là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật là các loại hợp đồng, giấy tờ bắt buộc phải công chứng hoặc trường hợp các cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng các loại hợp đồng không bắt buộc phải công chứng

Chức năng của Văn phòng công chứng tương tự với chức năng xã hội của công chứng viên là đảm bảo sự an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại, giảm thiểu tranh chấp xảy ra, đồng thời, tăng tính ổn định xã hội

Thực hiện hoạt động công chứng, chứng thực nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của các cá nhân, tổ chức về công chứng, chứng thực góp phần phát triển kinh tế xã hội đồng thời tạo sự ổn định, niềm tin của các bên khi thực hiện các giao dịch có công chứng, ngoài ra còn góp phần tăng cường sự quản lý của Nhà nước đối với hoạt động công chứng bằng việc sự dụng các biện pháp tác động tích cực vào các giao dịch để quản lý các giao dịch đó Hoạt động công chứng có chức năng đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch, tạo độ tin cậy cho các bên tham gia, góp phần hạn chế rủi ro, phòng ngừa các tranh chấp xảy ra

2.2.2 Thẩm quyền của Văn phòng công chứng

Thẩm quyền của Văn phòng công chứng thể hiện qua các hoạt động công chứng và chứng thực, được thực hiện bởi công chứng viên, cụ thể:

Thẩm quyền công chứng các loại hợp đồng giao dịch mà theo quy định của pháp luật về công chứng như: Công chứng hợp đồng về bất động sản như hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng thế chấp, chuyển nhượng bất động sản; hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất; hợp đồng ủy quyền; di chúc; văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản thừa kế; công chứng thỏa thuận tài sản vợ chồng; công chứng các bản dịch, các văn bản khác không vi phạm pháp luật, thuần phong mỹ tục, trái với đạo đức xã hội được cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng

Ngoài ra, Văn phòng công chứng còn có thẩm quyền công chứng ngoài giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu của người dân (Khoản 3 Điều 32 Luật Công chứng 2014) ; công chứng ngoài trụ sở của Văn phòng công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án tù hoặc

có lí do chính đáng khác không thể đến được trụ sở Văn phòng công chứng để thực hiện việc công chứng (Khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014)

Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính (sao y); chứng thực các loại giấy tờ, văn bản do của các cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam (bằng tốt nghiệp phổ thông, bằng tốt nghiệp đại học, các loại chứng chỉ hành nghề); văn bản của các cơ quan tổ chức nước ngoài; cơ quan, tố chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với các cơ quan tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản