MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA PHÁP LUẬT VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
Khái niệm của công chứng, chứng thực và các loại hợp đồng, giấy tờ cần công chứng, chứng thực
1.1.1 Khái niệm và định nghĩa của công chứng, chứng thực
Thuật ngữ “công chứng” có nguồn gốc từ tiếng Latin là Notarius, nghĩa là viết và ghi chép, được chính thức sử dụng lần đầu tại Việt Nam vào ngày 01/10/1945 trong Nghị định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Sau đó, thuật ngữ này được ghi nhận trong Nghị định số 143/HĐBT năm 1981 và đã trải qua nhiều sửa đổi theo từng thời kỳ, bao gồm Nghị định 75/2000/NĐ-CP, Luật Công chứng 2006 và Luật Công chứng 2014 Hiện nay, công chứng đã trở thành một phần thiết yếu trong đời sống xã hội và được sử dụng phổ biến trên toàn quốc Theo Khoản 1, Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc Công chứng viên chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự, cũng như tính chính xác và hợp pháp của bản dịch giấy tờ theo quy định của pháp luật.
Nhà nước chứng nhận tính xác thực của hợp đồng và giấy tờ theo quy định pháp luật nhằm bảo vệ và quản lý giao dịch, phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật Điều này giúp các giao dịch ổn định, đảm bảo trật tự kỷ cương và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Nhà nước chủ động ngăn chặn tranh chấp, tạo sự an tâm cho nhân dân và nâng cao niềm tin vào sự quản lý, từ đó giảm thiểu hậu quả không đáng có.
Theo Nghị định 75/2000/NĐ-CP đã quy định khái niệm công chứng, chứng thực tại Điều 2:
Công chứng là quá trình mà Phòng Công chứng xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng hoặc giao dịch trong các lĩnh vực dân sự, kinh tế, thương mại và xã hội, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của Nghị định.
Chứng thực là quá trình mà Ủy ban nhân dân cấp huyện và xã xác nhận bản sao của giấy tờ, hợp đồng, giao dịch, cũng như chữ ký của cá nhân Việc này nhằm hỗ trợ cho các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định hiện hành.
Xã hội phát triển nhanh chóng dẫn đến nhu cầu chứng thực ngày càng tăng, khiến các Ủy ban nhân dân cấp huyện, xã và Văn phòng công chứng bị quá tải Cả công chứng và chứng thực đều hướng đến mục đích chung và tuân thủ trình tự thủ tục tương tự, do đó có thể đảm nhiệm một số chức năng của nhau Để khắc phục bất cập này, pháp luật đã liên tục sửa đổi, bổ sung, với Nghị định 23/2015/NĐ-CP được xem là giải pháp tối ưu cho các vấn đề của Nghị định 75/2000/NĐ-CP Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã lồng ghép thẩm quyền chứng thực, giúp giảm tải khối lượng công việc và thúc đẩy giao dịch thuận tiện hơn, từ đó tạo điều kiện phát triển kinh tế quốc gia Người dân không còn phải di chuyển nhiều cơ quan để thực hiện các giao dịch liên quan đến công chứng và chứng thực, mang lại sự thuận lợi cho các giao dịch này.
Việc chứng nhận và xác thực văn bản, hợp đồng được thực hiện bởi những người có thẩm quyền từ Nhà nước, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và nội dung, hình thức của tài liệu Mặc dù công chứng và chứng thực có bản chất giống nhau, nhưng việc phân biệt giữa chúng là cần thiết để nhận diện các loại hình dịch vụ của Văn phòng và Phòng công chứng so với các dịch vụ của Ủy ban nhân dân Sự khác biệt này không chỉ nằm ở tên gọi mà còn ở hành vi công chứng và hành vi thị thực hành chính, do đó, thuật ngữ “công chứng” được sử dụng để phân biệt rõ ràng với hành vi của Ủy ban nhân dân.
Đối tượng của hành vi chứng thực bao gồm các văn bản và giấy tờ thuộc lĩnh vực hành chính như chứng nhận lý lịch và tình trạng hôn nhân Trong khi đó, công chứng chủ yếu liên quan đến các hợp đồng, giao dịch và giấy tờ thuộc lĩnh vực dân sự, kinh tế và thương mại.
Bản chất hành vi chứng thực là sự nhận xét và áp đặt hành chính của Nhà nước đối với các vấn đề pháp lý liên quan đến công dân Trong khi đó, hành vi công chứng thể hiện việc chứng nhận ý chí và nguyện vọng của đương sự khi họ lập các văn bản, giấy tờ phục vụ cho giao dịch của mình.
Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các cơ quan có thẩm quyền như Phòng Tư pháp và Uỷ ban Nhân dân các cấp có quyền thực hiện hành vi chứng thực Trong khi đó, hành vi công chứng phải được thực hiện bởi Công chứng viên, người này sẽ chịu trách nhiệm cá nhân theo Khoản 1, Điều 2 Luật Công chứng 2014.
Hành vi chứng thực và hành vi công chứng có những điểm khác biệt rõ rệt, nhưng không nhất thiết phải phân chia hoàn toàn giữa các cơ sở công chứng và các cơ quan chứng thực Do có một số nét tương đồng, tổ chức hành nghề công chứng có thể thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký theo quy định Đồng thời, Uỷ ban Nhân dân cũng có thể đảm nhận công chứng các việc đơn giản, giúp giảm tải khối lượng công việc cho cả hai bên.
Thạc sỹ Luật Nguyễn Thế Anh (Trung tâm truyền thông Pháp luật Việt Nam) đã định nghĩa công chứng, chứng thực như sau:
Công chứng là quá trình mà Công chứng viên xác nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch bằng văn bản, theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu tự nguyện của cá nhân, tổ chức.
Chứng thực là quá trình mà cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xác nhận bản sao là đúng với bản chính, hoặc xác thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực.
Dựa vào quy định tại Khoản 1, Điều 2 Luật Công chứng 2014 và Khoản 2, Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có sự so sánh với Điều 2 Nghị định 75/2000/NĐ-CP, các quy định đã định nghĩa rõ hơn về thẩm quyền và trách nhiệm của các bên có thẩm quyền Sự phân biệt giữa công chứng và chứng thực theo Nghị định 75/2000/NĐ-CP còn thiếu sót, vì hoạt động chứng thực có bản chất tương tự như công chứng, đều là sự chứng nhận của cơ quan nhà nước về tính xác thực của hợp đồng và giấy tờ Tuy nhiên, hai khái niệm này lại được phân chia khác nhau, dẫn đến những quan điểm trái ngược về giá trị pháp lý của chúng, như văn bản công chứng được coi là có giá trị hơn văn bản chứng thực Những vướng mắc này đã được hai điều luật trên giải quyết, khi thẩm quyền và trách nhiệm được làm rõ hơn.
Theo Điều 2 Nghị định 75/2000/NĐ-CP, chỉ đề cập đến các cơ quan trong nước như Uỷ ban Nhân dân các cấp và Phòng công chứng, mà không đề cập đến hoạt động của cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài Tuy nhiên, Điều 25 Nghị định này quy định rằng cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thể thực hiện các chức năng của Phòng công chứng, và các giấy tờ do cơ quan này công chứng có giá trị pháp lý tương đương với giấy tờ của Văn phòng công chứng trong nước.
Ta có thể thấy sự bất cập không đồng nhất trong Nghị định 75/2000/NĐ-CP và Điều
Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã mở rộng thẩm quyền cho các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, cho phép họ thực hiện các hành vi theo Điều 5 của nghị định này.
Quy định của pháp luật hiện hành về trình tự thủ tục của hoạt động công chứng, chứng thực tại Văn phòng công chứng
1.2.1 Thủ tục chung về công chứng
Theo Luật Công chứng 2014, công chứng được định nghĩa là việc Công chứng viên xác nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản, cùng với việc chứng thực tính chính xác và hợp pháp của bản dịch giấy tờ, văn bản giữa tiếng Việt và tiếng nước ngoài, theo yêu cầu của pháp luật hoặc theo sự tự nguyện của cá nhân, tổ chức.
Luật Công chứng 2014 đã mở rộng phạm vi công chứng, bao gồm cả việc công chứng bản dịch, khác với Luật Công chứng 2006 Theo Điều 2 của Luật, công chứng là hành vi của Công chứng viên xác nhận tính xác thực của hợp đồng và giao dịch, bao gồm cả những trường hợp không bắt buộc nhưng được yêu cầu tự nguyện Hành vi này nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho các quan hệ dân sự, ngăn chặn giao dịch bất hợp pháp và phòng ngừa vi phạm Để đảm bảo hợp đồng được công chứng viên chứng nhận có tính an toàn pháp lý và giảm thiểu tranh chấp, các hoạt động công chứng cần tuân thủ đúng trình tự và thủ tục theo quy định của pháp luật, được quy định cụ thể trong Luật Công chứng.
Theo Luật Công chứng 2014, hành vi công chứng phải tuân thủ trình tự thủ tục tại Điều 40 và Điều 41, bao gồm 04 bước chính trong quy trình công chứng.
Tiếp nhận yêu cầu công chứng;
Nghiên cứu, xử lý hồ sơ;
Hoàn tất thủ tục công chứng
1.2.1.1 Tiếp nhận yêu cầu công chứng Đây là trình tự đầu tiên và cũng là trình tự vô cùng quan trong trong hoạt động công chứng vì trình tự này sẽ là cơ sở để có thể thực hiện các trình tự tiếp theo nhanh chóng và thuận lợi hơn không trái với quy định pháp luật Đầu tiên, Công chứng viên phải có sự trao đổi thông tin với người yêu cầu công chứng để là rõ được 03 vấn đề:
Khi tham gia hợp đồng, giao dịch, ý chí chủ quan của các bên rất quan trọng, giúp Công chứng viên xác định chính xác yêu cầu công chứng và loại hợp đồng cần công chứng Thực tế cho thấy nhiều trường hợp, người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng với mong muốn công chứng hợp đồng tặng cho, nhưng qua trao đổi, Công chứng viên mới phát hiện họ thực sự muốn công chứng di chúc.
Công chứng viên cần xác định xem yêu cầu công chứng có thuộc thẩm quyền của Tổ chức hành nghề công chứng dựa trên cuộc trao đổi với người yêu cầu công chứng.
Công chứng viên cần phải xem xét nội dung yêu cầu công chứng để đảm bảo không vi phạm pháp luật và đạo đức xã hội, dựa trên các quy định pháp luật áp dụng cho từng hồ sơ cụ thể trước khi đưa ra câu trả lời.
Sau khi trao đổi ba vấn đề quan trọng, Công chứng viên xác định rõ loại yêu cầu công chứng và thẩm quyền của tổ chức mình Đồng thời, Công chứng viên cũng nắm bắt các quy định pháp luật liên quan đến quan hệ giữa các bên tham gia giao dịch Tiếp theo, Công chứng viên sẽ hướng dẫn người yêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ cần thiết.
Theo đó, quy định tại Khoản 1, Điều 40 Luật Công chứng 2014, thành phần các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng cần bao gồm thông tin đầy đủ như họ tên, địa chỉ của người yêu cầu, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ kèm theo, tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ và thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản là tài liệu pháp lý cần thiết trong các hợp đồng và giao dịch liên quan đến tài sản phải đăng ký theo quy định của pháp luật.
Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có
Khi yêu cầu công chứng, người yêu cầu cần nộp các giấy tờ và tài liệu liên quan Bản sao được định nghĩa là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không cần chứng thực theo Khoản 2, Điều 40 của Luật Công chứng 2014.
Phiếu yêu cầu công chứng
Theo Khoản 1, Điều 40 Luật Công chứng 2014, phiếu yêu cầu công chứng cần có đầy đủ thông tin như họ tên và địa chỉ của người yêu cầu, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ kèm theo, tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ và thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Luật Công chứng hiện hành đã cải thiện quy định về phiếu yêu cầu công chứng so với các quy định trước đây, thể hiện sự cụ thể và chặt chẽ hơn Trong Luật Công chứng 2006, Điều 35 chỉ liệt kê thành phần cần thiết là “Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu”, nhưng không cung cấp mẫu cụ thể cho các Tổ chức hành nghề công chứng Hầu hết các tổ chức vẫn áp dụng mẫu Phiếu yêu cầu công chứng từ Thông tư số 03/2001/TP-CC, ban hành kèm theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP Tuy nhiên, thực tế cho thấy mỗi tổ chức lại sử dụng mẫu riêng, nhiều mẫu không đầy đủ nội dung theo quy định.
Luật Công Chứng không quy định mẫu cụ thể cho Phiếu yêu cầu công chứng, mà chỉ yêu cầu các nội dung cần thiết phải có, điều này tạo điều kiện cho các Tổ chức hành nghề công chứng linh hoạt trong việc xây dựng mẫu của riêng mình Các tổ chức này cần thể hiện rõ quá trình xây dựng mẫu Phiếu yêu cầu công chứng, có thể áp dụng mẫu số 1 theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng 2014 hoặc phát triển mẫu phức tạp hơn với các thỏa thuận liên quan đến hợp đồng, giao dịch Sự lựa chọn giữa mẫu đơn giản hay phức tạp phụ thuộc vào mục đích sử dụng của từng tổ chức.
Dự thảo hợp đồng giao dịch
Tùy thuộc vào việc công chứng là do người yêu cầu soạn thảo hay Công chứng viên soạn thảo, hồ sơ yêu cầu công chứng sẽ có sự khác biệt Cụ thể, khi công chứng hợp đồng mà Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu, các bên không cần cung cấp dự thảo hợp đồng Đối với những hợp đồng mà pháp luật quy định mẫu, cần tuân thủ đúng mẫu hợp đồng đã được pháp luật xác định.
Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng
Tại Khoản 1, Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:
Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;
Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;
Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TP.HCM
Thực trạng về hoạt động công chứng, chứng thực tại Văn phòng công chứng
2.1.1 Thực trạng của quy định pháp luật về hoạt động công chứng, chứng thực tại Văn phòng công chứng
Hoạt động công chứng và chứng thực tại các Văn phòng công chứng hiện nay rất phổ biến và đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực pháp luật khác nhau Do tính chất bao quát của nó, hoạt động này chịu sự điều chỉnh từ nhiều văn bản luật và lĩnh vực pháp lý khác nhau, với các văn bản trong những lĩnh vực cơ bản thường gặp nhất.
Thứ nhất: Trong lĩnh vực công chứng, chứng thực gồm những văn bản sau:
Luật Công chứng năm 2014 (ban hành: 20/06/2014, hiệu lực: 01/01/2015) – đây là văn bản pháp luật có giá trị pháp lý cao nhất điều chỉnh về hoạt động công chứng
Nghị định 29/2015/NĐ-CP (ban hành: 15/03/2015, hiệu lực: 01/05/2015) Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng
Nghị định 23/2015/NĐ-CP (Ban hành:16/02/2015, hiệu lực:10/04/2015) về chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng
Nghị định 110/2013/NĐ-CP, ban hành ngày 24/09/2013 và có hiệu lực từ 11/11/2013, quy định về xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến các lĩnh vực như luật sư, công chứng, giám định, đấu giá, trọng tài, tư pháp, phá sản, thi hành án và hôn nhân Hiện tại, nghị định này đã hết hiệu lực một phần.
Quyết định 01/2008/QĐ-BTP (Ban hành: 20/02/2008, hiệu lực: 18/03/2008) về việc ban hành một số mẫu giấy tờ dùng trong hoạt động công chứng
Thông tư 06/2015/TT-BTP (Ban hành: 15/06/2015, hiệu lực: 01/08/2015) hướng dẫn luật 53/2014/QH13 về công chứng
Thông tư 111/2017/TT-BTC, ban hành ngày 20/10/2017 và có hiệu lực từ 11/12/2017, sửa đổi và bổ sung một số điều của Thông tư số 257/2016/TT-BTC Thông tư này quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng các loại phí liên quan đến công chứng, bao gồm phí công chứng, phí chứng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn và điều kiện hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động của Văn phòng công chứng, cùng lệ phí cấp thẻ công chứng viên.
Thứ hai: Trong lĩnh vực Đất đai gồm những văn bản sau:
Luật Đất đai năm 2013 đã đơn giản hóa quy trình công chứng so với Luật Đất đai năm 2003, giảm từ 7 điều xuống chỉ còn 1 điều 167 Sự thay đổi này tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân trong việc thực hiện giao dịch đất đai.
Nghị định 43/2014/NĐ-CP (Ban hành:15/05/2014, hiệu lực:01/07/2014) quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai
Thông tư 02/2015/TT-BTNMT quy định chi tiết một số điều của nghị định số 43/2014/NĐ-CP và nghị định số 44/2014/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2014 của chính phủ
Vào ngày 24/11/2015, tại Kỳ họp thứ 10 của Quốc hội khóa XIII, Quốc hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam đã chính thức thông qua Bộ luật Dân sự năm 2015, bao gồm các sửa đổi và bổ sung quan trọng trong lĩnh vực giao dịch dân sự.
Bộ luật Dân sự 2015 quy định 14 điều khoản liên quan đến hoạt động công chứng, bao gồm các điều từ Điều 48 đến Điều 641 Các điều khoản này cung cấp khung pháp lý cho việc thực hiện và quản lý các hoạt động công chứng tại Việt Nam.
Thứ tư: Trong lĩnh vực nhà ở, có Luật Nhà ở năm 2014 có Điều 122 quy định về hoạt động công chứng
Thứ năm: trong lĩnh vực giao dịch bảo đảm và đăng ký giao dịch bảo đảm Gồm các văn bản sau:
Nghị định số 163/2006/NĐ-CP của Chính phủ, ban hành ngày 29/12/2006 và có hiệu lực từ 27/01/2007, quy định về giao dịch bảo đảm, trong đó có hai điều liên quan đến việc công chứng là Điều 9 và Điều 10 Tuy nhiên, nghị định này hiện đã hết hiệu lực một phần.
Thông tư liên tịch 15/2013/TTLT-BTP-BGTVT-BTNMT-BCA, được ban hành vào ngày 05/11/2013 và có hiệu lực từ 25/02/2014, hướng dẫn quy trình trao đổi và cung cấp thông tin về tài sản bảo đảm giữa các cơ quan như cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm, tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thi hành án dân sự, và cơ quan đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền lưu hành tài sản.
Thông tư liên tịch 02/2002/TTLT-NHNN-BTP (Ban hành:05/02/2002, hiệu lực:20/02/2002) hướng dẫn thực hiện Quyết định số 149/2001/QĐ-ttg ngày
Ngày 05/10/2001, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành quy định về thủ tục bán tài sản bảo đảm, bao gồm việc công chứng và chứng thực văn bản bán tài sản, cũng như giao tài sản cho các ngân hàng thương mại theo bản án và quyết định của Tòa án.
Thông tư liên tịch 15/2013/TTLT-BTP-BGTVT-BTNMT-BCA, ban hành ngày 05/11/2013 và có hiệu lực từ 25/02/2014, hướng dẫn việc trao đổi và cung cấp thông tin về tài sản bảo đảm Thông tư này quy định quy trình hợp tác giữa cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm, tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thi hành án dân sự, và cơ quan đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền lưu hành tài sản.
Hoạt động công chứng tại các Văn phòng công chứng liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, từ giao dịch dân sự đến hợp đồng thương mại Các văn bản thường gặp trong công chứng đều yêu cầu giao dịch phải được công chứng trước khi thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm, cho thấy sự quan trọng và tính chất gần gũi của công chứng trong đời sống xã hội.
Hoạt động công chứng được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật khác nhau, rải rác ở các lĩnh vực khác nhau Mặc dù đã có những sửa đổi và bổ sung để hoàn thiện các quy định về công chứng, nhưng vẫn tồn tại nhiều hạn chế và bất cập Những khó khăn này bao gồm sự chồng chéo và mâu thuẫn giữa các quy định trong các văn bản khác nhau, cũng như việc bỏ ngỏ nhiều trường hợp chưa có hướng giải quyết cụ thể và các quy định chưa hợp lý.
Luật Công chứng 2014, mặc dù đã được sửa đổi và bổ sung để hoàn thiện hơn so với Luật Công chứng 2006, vẫn tồn tại một số quy định chưa hợp lý và chưa bao quát toàn diện, dẫn đến khó khăn trong hoạt động công chứng.
Theo Khoản 1, Điều 51 Luật Công 2014, việc công chứng sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ hợp đồng chỉ thực hiện được khi có sự đồng ý bằng văn bản của tất cả các bên tham gia Quy định này, mặc dù giữ nguyên tinh thần của Luật Công chứng 2006, vẫn chưa được sửa đổi để khắc phục những vướng mắc Một vấn đề lớn là quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền, khi người ủy quyền phải có sự đồng ý của người được ủy quyền để hủy bỏ hợp đồng Điều này dẫn đến việc phải đưa nhau ra Tòa án nếu có tranh chấp, gây phiền phức cho cả hai bên Ngược lại, theo Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015, người ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng bất cứ lúc nào với thông báo trước Sự khác biệt này giữa hai văn bản pháp luật đã làm cho việc giải quyết vấn đề ủy quyền trở nên phức tạp hơn.
Tiếp theo, tại Điều 48 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt Công chứng viên
Khi người có thẩm quyền của ngân hàng hoặc doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại Tổ chức hành nghề công chứng, họ có thể ký trước vào hợp đồng Trước khi thực hiện công chứng, công chứng viên cần đối chiếu chữ ký trong hợp đồng với chữ ký mẫu đã đăng ký.
Một số kiến nghị và giải pháp về thực trạng trong hoạt động công chứng, chứng thực tại văn phòng công chứng
2.2.1 Một số kiến nghị và giải pháp đối với quy định pháp luật về hoạt động công chứng, chứng thực tại văn phòng công chứng
Theo Khoản 1, Điều 51 Luật Công 2014, khi một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng, họ phải thông báo bằng văn bản đã được công chứng tại văn phòng công chứng nơi thực hiện hợp đồng cho bên còn lại Hợp đồng sẽ chấm dứt kể từ thời điểm bên nhận được thông báo về việc chấm dứt.
Theo Điều 48 Luật Công chứng 2014, việc bắt buộc thực hiện hoạt động điểm chỉ cùng với ký công chứng nhằm xác minh thân phận một cách rõ ràng hơn Tuy nhiên, người yêu cầu công chứng sẽ không cần thực hiện điểm chỉ nếu tổ chức hành nghề công chứng đã lưu mẫu chữ ký của họ tại tổ chức đó.
Các nhà làm luật cần ban hành những thông tư hướng dẫn chi tiết hơn về Nghị định 8020/VBHN-BTP 2013 liên quan đến đăng ký giao dịch bảo đảm Cần nêu rõ tài sản phải đăng ký bảo đảm cũng như trình tự thủ tục thực hiện công chứng, chứng thực và đăng ký đảm bảo Điều này sẽ giúp các cơ quan tổ chức có thẩm quyền liên quan đến công chứng và chứng thực giảm bớt khó khăn trong quá trình hoạt động chuyên môn.
Bộ Tư pháp cần làm rõ Công văn 4233/BTP-BTTP do một số điểm chưa phù hợp với thực tiễn và có thể đi ngược lại với chủ trương xã hội hóa lĩnh vực công chứng, chứng thực Việc này cũng làm giảm khả năng sử dụng cán bộ, công chức cấp xã trong việc hỗ trợ hoạt động tư pháp, trái với tinh thần của Thông báo số 347/TB-VPCP của Văn phòng Chính phủ cùng các văn bản quy phạm pháp luật khác.
Một số kiến nghị khác:
Nhà làm luật cần có cái nhìn khách quan và toàn diện từ nhiều khía cạnh của hoạt động công chứng, đồng thời thống nhất quan điểm khi xây dựng luật Điều này sẽ đảm bảo tính khả thi và hệ thống của các quy định, tránh tình trạng luật vừa ban hành đã phải sửa đổi, bổ sung, dẫn đến tuổi thọ văn bản luật thấp và gây bức xúc, tốn kém chi phí cho xã hội.
Nhà làm luật cần nghiên cứu quy định TCHNCC là chủ thể duy nhất có quyền công chứng và chứng thực, nhằm nâng cao an toàn pháp lý cho các hợp đồng và giao dịch Điều này sẽ giúp loại bỏ sự chồng chéo và mâu thuẫn trong hoạt động công chứng, chứng thực, đồng thời khôi phục chức năng quản lý hành chính nhà nước cho UBND.
Ba là cơ quan có thẩm quyền thực hiện thanh tra và kiểm tra công chứng, chứng thực, đồng thời tăng cường tuyên truyền cho cá nhân, tổ chức về sự khác biệt giữa công chứng và chứng thực Điều này giúp người dân hiểu rõ hơn khi thực hiện các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, từ đó lựa chọn TCHNCC hoặc UBND cấp xã phù hợp với tính chất hợp đồng và giao dịch.
Tổ chức các cuộc họp mở rộng giữa nhà làm luật và các cơ quan, tổ chức chuyên ngành, hiệp hội luật sư, hiệp hội công chứng viên là cần thiết để thu thập ý kiến chính xác về những vướng mắc và chồng chéo trong luật pháp Qua đó, nhà làm luật có thể nghiên cứu và xem xét các ý kiến thực tế, từ đó soạn thảo văn bản luật có tính thực tiễn cao trong quá trình áp dụng.
Nhà nước cần thiết lập cơ chế rà soát các văn bản luật và dưới luật để cập nhật tình hình sử dụng tại các cơ quan, tổ chức chuyên ngành Việc này giúp đánh giá hiệu quả thực tế và đưa ra các giải pháp điều chỉnh hoặc hướng dẫn thi hành kịp thời, nhằm tránh khó khăn cho các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động.
Nhà làm luật cần thống nhất và đồng bộ trong việc soạn thảo và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn bản dưới luật Điều này giúp tránh sự chồng chéo, từ đó giảm thiểu khó khăn trong việc xác định thẩm quyền thi hành các điều luật của các cơ quan có thẩm quyền và bảo vệ quyền lợi của người dân.
2.2.2 Một số kiến nghị và giải pháp về thực trạng hoạt động công chứng, chứng thực tại văn phòng công, chứng thực tại Văn phòng công chứng
Theo Khoản 1, Điều 51 Luật Công 2014, khi một bên muốn đơn phương chấm dứt hợp đồng, cần phải thông báo bằng văn bản đã được công chứng tại văn phòng công chứng nơi hợp đồng được thực hiện Hợp đồng sẽ chính thức chấm dứt kể từ thời điểm bên còn lại nhận được thông báo này.
Điều 48 Luật Công chứng 2014 đã được bổ sung quy định về việc bắt buộc thực hiện hoạt động điểm chỉ cùng với ký công chứng để xác minh thân phận một cách rõ ràng hơn Tuy nhiên, người yêu cầu công chứng sẽ không cần phải điểm chỉ nếu tổ chức hành nghề công chứng đã lưu mẫu chữ ký của họ tại tổ chức đó.
Nhà làm luật cần ban hành các thông tư hướng dẫn chi tiết hơn về Nghị định 8020/VBHN-BTP 2013 liên quan đến đăng ký giao dịch bảo đảm Các quy định này nên nêu rõ tài sản phải đăng ký bảo đảm cũng như trình tự thủ tục thực hiện công chứng, chứng thực và đăng ký Điều này sẽ giúp các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền liên quan đến công chứng và chứng thực giảm bớt khó khăn trong quá trình hoạt động chuyên môn.
Bộ Tư pháp cần làm rõ Công văn 4233/BTP-BTTP vì nhiều điểm không phù hợp với thực tiễn, thậm chí trái ngược với chủ trương xã hội hóa công chứng và chứng thực Điều này cũng làm giảm khả năng sử dụng cán bộ, công chức cấp xã trong việc hỗ trợ hoạt động tư pháp, không đúng với tinh thần Thông báo số 347/TB-VPCP của Văn phòng Chính phủ và các văn bản pháp luật liên quan.
Một số kiến nghị khác:
Nhà làm luật cần có cái nhìn khách quan và tổng thể từ nhiều góc độ về các vấn đề thực tiễn trong hoạt động công chứng Việc đồng nhất quan điểm khi xây dựng luật là rất quan trọng để đảm bảo tính khả thi và hệ thống Điều này giúp tránh tình trạng luật vừa ban hành đã phải sửa đổi, bổ sung, dẫn đến tuổi thọ văn bản luật thấp, gây bức xúc và tốn kém chi phí cho xã hội.