HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ DỰ TOÁN KINH PHÍ ĐỀ TÀI KH&CN CẤP ĐẠI HỌC HUẾ

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ DỰ TOÁN KINH PHÍ ĐỀ TÀI KH&CN CẤP ĐẠI HỌC HUẾ Phạm Khắc Liệu Ban KHCN&MT Đại học Huế pklieu@hueuni.edu.vn... Thực tế sử dụng: Chủ yếu quản

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHOA HỌC

VÀ DỰ TOÁN KINH PHÍ ĐỀ TÀI KH&CN CẤP ĐẠI HỌC HUẾ

Phạm Khắc Liệu

Ban KHCN&MT Đại học Huế

pklieu@hueuni.edu.vn

1 Sơ lược phần mềm QLKH

http://qlkh.hueuni.edu.vn/

1 Sơ lược phần mềm QLKH (2)

Ý tưởng xây dựng:

1 Quản lý tất cả các khâu của “vòng đời” đề tài các

cấp tại ĐH Huế từ đề xuất cho đến nghiệm thu

2 Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu các đề tài lâu dài

1 ĐỀ

XUẤT

2 TUYỂN CHỌN CHỦ NHIỆM

3 TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN, GIÁM SÁT HỢP ĐỒNG

4 NGHIỆM THU

5 GIAO NỘP SẢN PHẨM

Các nhiệm vụ/đề tài thực hiện trong năm

Chủ trì và hợp đồng thực hiện

- Báo cáo cáo tiến độ của CT

Ý tưởng

nghiên cứu

Thực tế sử dụng:

 Chủ yếu quản lý đề tài cấp ĐHH

 Mới chỉ được 2 giai đoạn (Đề xuất và Thuyết minh)

 Khá mất thời gian (do CBGV chưa quen, do còn có

chỗ chưa hoàn thiện, )

 Thay đổi quy định quản lý đề tài

 Bất cập về quyền quản trị (mỗi điều chỉnh phải qua tác giả phần mềm – Trung tâm CNTT)

Vẫn tiếp tục sử dụng 2 giai đoạn đề xuất và tuyển chọn chủ nhiệm

1 Sơ lược phần mềm QLKH (3)

Các công việc hiện đang làm trên phần mềm QLKH:

Giai đoạn đề xuất

 ĐH Huế đăng thông báo, mở đăng ký đề xuất

 CBGV vào làm và nộp đề xuất

 Phòng/Tổ QLKH kiểm tra, cho chỉnh sửa đề xuất

 Ban KHCNMT in danh sách tổng hợp đề xuất

 Phòng/Tổ QLKH nhập kết quả HĐXĐ danh mục cơ sở

 Ban KHCNMT nhập kết quả HĐXĐ danh mục ĐHH

 Phòng/Tổ QLKH và Ban KHCNMT gửi yêu cầu chỉnh

sửa đề xuất

1 Sơ lược phần mềm QLKH (4)

Giai đoạn tuyển chọn chủ nhiệm

 ĐH Huế đăng thông báo, mở đăng ký tuyển chọn

 CBGV vào làm và nộp thuyết minh

 Phòng/Tổ QLKH kiểm tra, cho chỉnh sửa thuyết minh

 Ban KHCNMT in danh sách tổng hợp thuyết minh

 Ban KHCNMT nhập kết quả HĐ tuyển chọn chủ

nhiệm

 Phòng/Tổ QLKH và Ban KHCNMT gửi yêu cầu chỉnh

sửa thuyết minh

1 Sơ lược phần mềm QLKH (5)

 Phòng/Tổ QLKH chưa khóa HĐCS để Ban KHCNMT

thao tác tiếp theo

 Phòng/Tổ QLKH chưa thường xuyên kiểm tra, gửi

yêu cầu chỉnh sửa (trước, sau khi họp các HĐ)

 Phòng/Tổ QLKH, Ban KHCNMT chưa nhập hết kết

quả các HĐ (xác định danh mục, tuyển chọn)

 Hiện trên hệ thống

1 Sơ lược phần mềm QLKH (5)

2 Vài lưu ý về sử dụng phần mềm QLKH

trong quản lý đề tài cấp ĐHH

2.1 Đối với nhà khoa học

(Phòng/Tổ QLKH và Trợ lý NCKH các khoa nhắc nhở)

cần báo cho Phòng/Tổ QLKH để tạo mới

 Thường xuyên vào kiểm tra thông báo, nhắc việc

2 Vài lưu ý về sử dụng phần mềm QLKH

trong quản lý đề tài cấp ĐHH (2)

2.2 Đối với các Phòng/Tổ QLKH

Trước khi có thông báo đề xuất:

 Rà soát danh sách CBGV đơn vị mình để thêm-bớt, chỉnh sửa

 Nhắc CBGV vào “Sửa đổi phần thông tin cá nhân” (vì có mục trong thuyết minh được tự động lấy từ hồ sơ cá nhân).

 Theo dõi các thông báo, nhắc việc.

Trong thời gian làm đề xuất và thuyết minh:

 Hướng dẫn, giải đáp thắc mắc của CBGV

 Thường xuyên vào kiểm tra, gửi yêu cầu chỉnh sửa và theo

dõi việc chỉnh sửa

 Khi kết thúc họp các HĐ, vào nhập kết quả và khóa HĐ

 Kịp thời báo lên Ban KHCNMT các vấn đề về phần mềm QLKH.

3 Sử dụng bảng tính excel cho dự toán kinh phí

đề tài cấp ĐHH

3.1 Giới thiệu

• Ban KHCNMT xây dựng file nhằm hỗ trợ CBGV làm dự toán đề

tài KHCN dễ dàng, thống nhất (không phải văn bản quy định)

• Căn cứ để xây dựng dự toán:

• TT liên tịch 55/2015/TTLT-BTC-BKHCN ngày 22/4/2015 của Bộ TC và Bộ KH&CN

• Quyết định 752/QĐ-ĐHH ngày 24/6/2016 của Giám đốc Đại học Huế

• Bảng Tổng hợp trong file excel được tự động chèn vào mục 19 Thuyết minh

• Một số chú ý chung:

 Không nhập số liệu vào các ô có gạch chéo; chỉ nhập vào các ô trắng.

 Số thập phân: dấu chấm (.), không phải dấu phẩy (,).

 Muốn thêm mục chi mới, chèn hàng phía trên của hàng "Cộng" hay "Tổng"

(sheet 2-7).

 Đơn vị tính là "nghìn đồng“ (VD: muốn nhập giá trị 2 triệu thì sẽ nhập số 2000)

Màn hình file excel dự toán kinh phí

Gồm 8 sheets:

Hướng dẫn Tổng hợp 1-Tiền công 2-Nguyên vật liệu 3-Tài sản cố định 4-Hội thảo

5-Dịch vụ ngoài 6-Điều tra khảo sát 7- VPP, in ấn

8- Hội đồng cơ sở

 Có thể tải về từ:

http://hueuni.edu.vn/portal/vi/index.php/News/mot-so-bieu-mau-3 Sử dụng bảng tính excel cho dự toán kinh phí

3) Hiểu chưa đúng các Sheet “Chi dịch vụ ngoài” và

“Điều tra khảo sát”

4) Khai sai ở Sheet “8-HĐ cơ sở”

5) Xuất hiện số lẻ hoặc số âm trông cột nguồn kinh

KP ĐHH Khác

*(5)*(6) (8) (9)=(7)-(8)

1 Nghiên cứu tổng quan (xây dựng thuyết minh,

báo cáo tổng quan vấn đề nghiên cứu)

3 Thu thập thông tin, tài liệu, dữ liệu; xử lý số

liệu, phân tích thông tin, tài liệu, dữ liệu

Lương cơ

sở (nghìn

đồng)

Khoản 1 Chi tiền công lao động trực tiếp

1.1 Dự toán theo nội dung công việc

TT Nội dung chi Số ngày

• phải khớp với danh sách thành

viên ở mục 8 Thuyết minh.

• tùy nội dung có đủ cả 4 thành

phần hay không, vi dụ: Nghiên

cứu tổng quan không có kỹ thuật viên/nhân viên hỗ trợ

(2) Sheet “4 Hoi_thao"

- Số buổi: có thể là 1 hay nhiều hơn, tuy nhiên phải khớp với bảng tiến độ ở mục 16

Thuyết minh

- Số buổi cho báo cáo viên = số người báo cáo x số buổi (ví dụ, tổ chức 2 hội thảo,

mỗi buổi 2 báo cáo viên  4 buổi)

- Sau này phải có chứng từ hội thảo, ví dụ: chương trình hội thảo, danh sách ký nhận, bài trình bày của báo cáo viên,

định mức chi cụ thể do đơn vị chủ trì quyết định.

3 Báo cáo viên trình bày tại hội thảo 0 0

4 Báo cáo được đặt hàng nhưng không trình bày 0 0

4.1 Chi hội thảo khoa học

(nghìn đồng) *

Thành tiền

(nghìn đồng)

Nguồn kinh phí (nghìn đồng)

(3) Sheet “5-Dich vu ngoai“ và “6-Dieu tra khao sat”

 Trong 2 khoản chi này có thể có tiền công thuê người bên ngoài; khác với tiền công

ở khoản 1 chỉ là công các thành viên trong nhóm Vi dụ:

 Khoản 5, dịch vụ ngoài có thể gồm tiền công người lặn lấy mẫu dưới đáy song

 Khoản 6, chi điều tra có thể gồm tiền công cho sinh viên đi phỏng vấn người dân

 Tuy nhiên: cần có hợp đồng, biên nhận làm chứng từ

 Khoản 6 thường liên quan nhiều đến các bộ phiếu điều tra, tiền bồi dưỡng người

Đơn giá

(nghìn đồng)

Thành tiền

(nghìn đồng)

Đại biểu được mời tham dự 0 0

8.2 Chi viết nhận xét đánh giá 0 0 0

TT Nội dung chi Số người (nghìn đồng) *Định mức chi

 Chỉ dự toán họp Hội đồng nghiệm thu cơ sở và chỉ họp 1 lần

 Số lượng, chức danh thành viên phải theo đúng Quyết định thành lập

 Thư ký hành chính là 01 chuyên viên Phòng/Tổ KHCN của đơn vị

 Đại biểu mời: đại diện khoa, phòng KHCN,

 Số lượng ủy viên ở 8.1 và 8.2 phải khớp nhau

24/6/2016, định mức chi cụ thể do đơn vị chủ trì quyết định.

(5) Khắc phục vấn đề số lẻ hay số âm ở cột Nguồn kinh phí khác

• Nguyên nhân: Các ô được đặt chế độ làm tròn số

(ẩn số lẻ sau dấu phẩy), khi gõ đúng con số đã làm

tròn từ cột “Tổng kinh phí” sang cột “KP

KHCN-ĐHH” các số lẻ sẽ dẫn đến dư hay âm ở cột “Khác”

• Cách khắc phục:

• Đã chọn hiển thị số lẻ ở các cột liên quan.

• Nếu vẫn còn xuất hiện do số tiền nhiều số lẻ, thì theo

cách sau:

• Thay vì gõ trực tiếp con số nhìn thấy từ cột “Tổng kinh phí”, tiến hành “Copy” ô này.

• Đưa con trỏ vào ô tương ứng ở cột “KP KHCN-ĐHH”, chọn

“Paste Special” (click chuột phải hoặc chọn trên menu

“Home”>>”Paste”), chọn “Paste Values”

• Khi đó ô tương ứng ở cột “Khác” sẽ tự động bằng 0

Ví dụ:

• Sau khi nhập số người, số ngày:

KP ĐHH Khác

*(5)*(6) (8) (9)=(7)-(8)

1 Nghiên cứu tổng quan (xây dựng thuyết minh,

báo cáo tổng quan vấn đề nghiên cứu)

Xin cảm ơn quý thầy cô, anh chị

đã lắng nghe!