Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Lời nói đầu

Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển của nền kinh tế, để có

đợc chỗ đứng vững chắc trên thị trờng đòi hỏi các doanh nghiệp phải có đờng lối và có sự quan tâm đúng đắn tới công tác quản lý và hạch toán công tác kế toán sao cho thật chi tiết và chính xác để tiết kiệm đợc tối đa chi phí, nâng cao hiệu suất kinh doanh thu đợc nhiều lợi nhuận

Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp là một trong những doanh nghiệp đã tìm đợc hớng đi đúng đắn đó một phần do có đội ngũ kế toán chuyên nghiệp

Em lựa chọn thực tập mảng đề tài "Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo

l-ơng" cũng không nằm ngoài mục đích tìm hiểu về hoạt động cũng nh cách thức xây dựng bộ máy kế toán của công ty

Em chân thành thành cám ơn sự hớng dẫn tậntình của thầy giáo, Phó giáo

s Tiến sỹ Hà Đức Trụ Thầy đã tận tình hớng dẫn em để em có đợc bài báo báo hoàn thiện Trong bài báo cáo chắc chắn còn nhiều thiếu sót, em rất mong đợc

sự hớng dẫn và đóng góp của các thầy cô để bài báo cáo của em đạt chất lợng tốt hơn

Em chân thành cảm ơn!

Phần thứ nhất

Khái quát chung và giới thiệu bộ máy kế toán

I Khái quát chung về Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp

1 Quá trình thành lập của Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp

Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp (VIGECAM)

- Vốn điều lệ: 256.622.000.000 đồng

- Tên giao dịch quốc tế: VIGECAM

- Địa chỉ trụ sở chính: 16 Phố Ngô Tất Tố, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

- Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp đợc thành lập từ ngày 1 tháng 6 năm 1960

- Thời kỳ đầu là Cục t liệu sản xuất nông nghiệp trực thuộc Bộ Nội

Th-ơng Sau đó chuyển thành Cục Vật t Nông nghiệp trực thuộc Bộ Nông nghiệp

Từ năm 1970 cho đến này là Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp

- Trong những năm còn cơ chế bao cấp cơ quan đợc Nhà nớc và Bộ Nông nghiệp giao nhiệm vụ tiếp nhận, bảo quản và phân phối toàn bộ các loại phân bón nhập khẩu theo nghị định th ký giữa Chính phủ Việt Nam, Liên Xô và các nớc Đông Âu (Cũ) theo chỉ tiêu và Pháp lệnh của Nhà nớc

- Toàn ngành đã đợc Nhà nớc tặng thởng nhiều Huân chơng các loại nhiều bằng khen của Chính phủ, Bộ Nông nghiệp và ủy ban nhân dân các tỉnh Hiện tại Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp là doanh nghiệp nhà nớc, đợc giao nhiệm vụ nhập khẩu và cung ứng 60% nhu cầu phân bón của cả nớc, chủ yêu là phân đạm, phân kali, phân bón tổng hợp và sản xuất phân lân vi sinh

- Tổng công ty có đội ngũ công nhân viên chức lâu năm trong nghề, có

hệ thống kho tàng đủ sức chứa trên 200.000 tấn phân bón hoá học đóng ở ba

đầu mối nhập khẩu là: Hải Phòng, Đà Nẵng, Sài Gòn Ngoài ra còn có một số doanh nghiệp trực thuộc khác làm nhiệm vụ kinh doanh vật t phục vụ sản xuất nông nghiệp

- Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp có quan hệ buôn bán với nhiều hãng buôn bán lớn của nhiều nớc trên thế giới Đang từng bớc mở rộng mạng lới kinh doanh giữ đợc tín nhiệm với khách hàng trong nớc và nớc ngoài

- Hiện tại hoạt động kinh doanh, cung cấp phân bón của Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp đã phục vụ đắc lực cho sản xuất nông nghiệp và góp phần bình ổn giá cả phân bón trong cả nớc

2 Chức năng và nhiệm vụ

Ngành, nghề kinh doanh

+ Kinh doanh phân bón hoá học, lơng thực và nông sản các loại

+ Sản xuất và tiêu thụ các loại phân bón

+ Sản xuất bao bì các loại cho đóng gói phân bón

+ Vận tải, giao nhận vật t nông nghiệp và nông sản các loại

+ Nhập khẩu phân bón hoá học, xuất khẩu lơng thực và nông sản các loại + Xuất khẩu lơng thực và nông, lâm, thuỷ hải sản, nông sản chế biến hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc

+ Nhập khẩu: Vật t, nguyên liệu, vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị,

ph-ơng tiện vận tải và hàng tiêu dùng

+ Kinh doanh hạt và quả có dầu, nguyên liệu thức ăn, vật t bảo vệ thực vật, vật t thú y

+ Kinh doanh bất động sản

+ Xây dựng công trình dân dụng, công trình giao thông

+ Chuẩn bị mặt bằng xây dựng

+ Kinh doanh vật liệu xây dựng

+ Kinh doanh xuất khẩu lao động

+ Dịch vụ khách sạn

3 Tổ chức bộ máy

Sơ đồ tổ chức bộ máy Vigecam

Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp: Là một doanh nghiệp hạch toán độc lập và có trách nhiệm quản lý phần vốn góp (vốn điều lệ) trong các công ty cổ phần (gồm 07 công ty) và các công ty liên doanh liên kết (gồm 02 công ty)

Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc

Công

ty cổ phần vật tư

nông nghiệp Sông Hồng

Công

ty cổ phần vật tư

nông nghiệp

2 Đà Nẵng

C.ty

Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư

nông nghiệp

3 TP.

HCM

C.ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư

nông nghiệp

và nông sản

Công

ty Cổ phần xuất nhập khảu nông sản Vận Tải

Công

ty cổ phần vật tư

nông sản

Công

ty Cổ

phần

vật tư

nông

nghiệp

I Hải

Phòng

Phòng Kinh doanh

số 1

Phòng Kinh doanh

số 2

Phòng Kinh doanh

số 3

Phòng Tài chính

-Kế toán

Phòng

KH -

Đầu tư

Phòng

tổ chức

hành

chính -

Pháp

Chế

Các phòng ban chức năng

4 Định hớng và mục tiêu

- Xây dựng văn hoá công ty mang phong cách riêng

- Trở thành công ty năng động hiệu quả trong nền kinh tế hội nhập

- Đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh, lấy kinh doanh vật t nông nghiệp làm ngành nghề chủ lực

- Tiếp tục chỉ đạo để hoàn thành việc cổ phần hoá Tổng công ty (dự kiến vào cuối năm 2009)

5 Chiến lợc

- Phát huy nội lực sẵn có kết hợp với thế mạnh của những đối tác chiến

l-ợc nhằm tối u hoá các cơ hội kinh doanh

- Xây dựng và phát triển bền vững quan hệ với các đối tác chiến lợc trên cơ sở hợp tác cùng có lợi

- Xây dựng và phát triển bộ máy nhân sự đáp ứng nhu cầu phát triển lâu dài

II Giới thiệu về bộ máy kế toán tại Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp

*Cơ cấu tổ chức bộ máy tài chính kế toán

Phòng tài chính kế toán là 1 trong 6 phòng ban chức năng thuộc sự quản

lý trực tiếp của Tổng giám đốc Phòng tài chính cũng là phòng có trách nhiệm tham mu cho phòng giám đốc định hớng về đờng lối hoạt động và phát triển của công ty Bộ máy kế toán đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

- Kế toán trởng: Phụ trách chung toàn bộ công tác tài chính kế toán Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm trớc tổng giám đốc, hội đồng quản trị và các cơ quan quản lý của Nhà nớc về toàn bộ công tách hạch toán kinh doanh, đ-ờng lối của công ty

Kế toán trởng cũng là ngời chỉ đạo trực tiếp công tác kế toán tại công ty

và tham mu cho tổng giám đốc

Phó kế toán trởng: Trợ giúp kế toán trởng điều hành công việc

Thủ quỹ: Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ

K.toán TH, quyết toán TC theo dõi DP, trích trớc: Theo dõi tổng hợp các nghiệp vụ kế toán phát sinh

Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các khoản nợ và tiền gửi ngân hàng

Kế toán trưởng

Thủ quỹ

K.toán TH, quyết toán

TC theo dõi DP, trích trước

Kế toán tiền gửi ngân hàng

Kế toán bán hàng

và doanh thu

Kế toán

TM , TL và các khoản trích theo lương

Phó kế toán trưởng

Kế toán bán hàng và doanh thu: Theo dõi tình hình công nợ khách hàng

Kế toán TM , TL và các khoản trích theo lơng: Theo dõi tiền lơng hàng tháng, tiền đóng bảo hiểm và các khoản trích theo lơng, theo dõi nguồn tiền và thu nhập của từng cán bộ trong công ty

Tuy mỗi kế toán đảm nhiệm một nhiệm vụ khác nhau nhng đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và chịu sự chỉ đạo của tổng giám đốc Bên cạnh đó, phòng kế toán còn tham mu cho tổng giám đốc về kế hoạch tài chính cũng nh đờng lối phát triển của công ty trong từng giai đoạn cụ thể

Phần thứ hai

Một số nhận xét về kết quả và tình hình hoạt động

I Những kết quả chủ yếu của Tổng Công ty trong năm 2006 - 2007

1 Kết quả tình hình sản xuất kinh doanh một số năm gần đây

Từ sau năm 2003 nhà nớc xoá bỏ hạn ngạch nhập khẩu các loại phân bón khiến cho TCTy vấp phải sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp nhập khẩu khác Tuy nhiên đợc sự quan tâm của Nhà Nớc, Chính phủ các Bộ, ngành với chính sách u tiên phát triển nông nghiệp và hiện đại hoá nông thôn, cùng với sự

lỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ, công nhân viên của TCTy khiến cho TCTy

có doanh thu ngày càng tăng, làm ăn có lãi và đứng vững trên thị trờng

Ta xem xét về kết quả kinh doanh của TCTy trong 2 năm gần đây

Bảng 1 :Kết quả kinh doanh của TCTY

ĐVT: Triệu đồng

mã

so sánh

số tiền lệ(%)Tỷ

01 Tổng doanh thu 1262 278 1 696 840 434 562 34,43

8 Doanh thu thuần 1 262 139 1 696 840 434 701 34,44

9 Giá vốn hàng bán 1 189 383 1 625 325 435 942 36,65

10 Lợi tức gộp 72 756 71 515 - 1 241 - 1,71

11 Chi phí bán hàng 17 075 33 367 16 292 95,41

12 Chi phí quản lý DOANH NGHIệP 5 689 76 326 70 637 1241,64

13 Lợi tức HĐKINH DOANH 49 992 - 38 178 - 88 170 - 176,37

14 Lợi tức HĐ tài chính 7 491 784 - 6 707 - 89,53

15 - Thu nhập HĐTC 19 847 37 621 17 774 89,56

16 - Chi phí HĐTC 12 356 36 837 24 481 198,13

17 Lợi tức HĐ bất thờng 2 168 38 644 36 476 1682,47

18 - Thu nhập bất thờng 9 983 49 736 39 753 398,21

19 - Chi phí bất thờng 7 815 11 092 3 277 41,93

20 Tổng lợi tức trớc

Ta thấy tuy doanh thu năm 2006 là 1 696 480 triệu đồng tăng 434 701 triệu

đồng với tỷ lệ tăng 34,44 % nhng tổng lợi tức trớc thuế của doanh nghiệp năm

2007 lại giảm rất lớn từ 59 651 triệu đồng năm 2003 xuống còn 1 250 triệu

đồng, giảm 58 401 triệu với tỷ lệ giảm là 97,9 % Lợi nhuận trớc thuế giảm là

do lợi tức hoạt động kinh doanh và lợi nhuận thoạt động tài chính giảm quá nhanh

Lợi tức hoạt động kinh doanh trong năm âm tức là hoạt động kinh doanh

bị lỗ cụ thể lỗ 38 178 triệu đồng Nguyên nhân khiến lợi nhuận trong năm âm

là do chi phí quản lý doanh nghiệp đã tăng đột biến từ 5 689 triệu đồng năm

2003 lên 76 326 triệu đồng vào năm 2006 mà lý do chủ yếu ở đây là trong năm doanh nghiệp phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi số tiền trích lập là 59 tỷ

đồng khoản này ảnh hởng trực tiếp làm hoạt động kinh doanh bị lỗ vốn Điều đó còn cho thấy chính sách bán hàng và thu hồi nợ của doanh nghiệp cha hợp lý

và hiệu quả, nếu doanh nghiệp không có biện pháp thu hồi nợ sẽ dẫn đến tình trạng doanh nghiệp mất khả năng thanh toán và mất vốn Bên cạnh đó một nguyên nhân khác là nhà nớc quyết định phụ thu đối với phân nhập khẩu và trong năm doanh nghiệp phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho số tiền

là 11 tỷ đồng đã làm tăng giá thành, cũng làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp

Lợi tức hoạt động tài chính là 784 triệu đồng giảm 6 707 triệu đồng so với năm 2006 nguyên nhân là do chi phí hoạt động tài chính trong năm tăng

24481 triệu đồng tỷ lệ tăng là 198,13%so với năm 2003 Lý do chủ yếu làm cho chi phí hoạt động tài chính là trong năm tăng là thuế GTGT phải nộp ngay

từ khi nhập khẩu, đơn vị phải vay ngân hàng nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu quá lớn làm tăng đột biến về chi phí hoạt động tài chính

2 Kế toán tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng

Kế toán tiền lơng tại tổng công ty thuộc bộ phận kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng Phòng tài chính - kế toán Kế toán sử dụng các chứng từ hạch toán lao động do phòng nhân sự lập có sự phê duyệt của giám đốc để hạch toán lơng và các khoản trích theo lơng trả cho cán bộ hàng tháng

Hàng tháng, kế toán tính ra tổng số tiền lơng, các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lơng phải trả cho ngời lao động, các khoản trích theo lơng và phân

bổ cho các đối tợng sử dụng Để hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo

l-ơng, kế toán sử dụng các TK sau

- TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- TK 334: Phải trả công nhân viên

- TK 138: Phải thu khác

- TK 141: Tạm ứng (chi tiết theo đối tợng)

- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc

- TK 338: Phải trả, phải nộp khác

- TK 512: Doanh thu nội bộ

- TK 335: Chi phí phải trả

- TK 3383: Bảo hiểm xã hội

- TK 413: Quỹ khen thởng, phúc lợi

- TK 622, 327, 641, 642: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

Kế toán phụ trách tiền lơng và các khoản trích theo lơng sử dụng các chứng từ do phòng nhân sự cung cấp và sử dụng các tài khoản ở trên hạch toán theo sơ đồ sau:

s

TK 111, 112

TK 138, 141, 333, 338

TK 512

TK 333 (333311)3

TK 338 (3383)

TK 431

TK 622 627, 641, 642

ứng và thanh toán lương

các khoản khác cho người

lao động

Các khoản khấu trừ vào lư

ơng và thu nhập của người

lao động

Trả lương bằng sp, hh

Thuế GTGT (nếu có)

Phải trả tl nghỉ phép của người lđ nếu trích trước

Bảo hiểm xã hội phải trả

người lao động

Tiền thưởng phải trả người

lao động

Lương và các khoản mang tính chất lương phải trả ngư

ời lđ

Phần thứ ba

Một số nhận xét và tiếp thu đợc qua thời gian thực tập tại Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp

1 Trong hai năm 2006 - 2007 Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp đã bám sát phơng hớng nhiệm vụ và kế hoạch sản xuất nên các chỉ tiêu đã đạt đợc và một số chỉ tiêu đã vợt mức

2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty

- Bộ máy kế toán đợc bố trí hợp lý

- Công ty đã chấp hành đầy đủ và nghiêm túc nhiệm vụ của cấp trên giao cho công tác kế toán

- Việc chấp hành các chế độ kế toán hiện hành công ty đã thực hiện tốt

3 Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đem lại hiệu quả, các chỉ tiêu năm sau tăng hơn năm trớc, lợi nhuận cũng thu đợc nhiều hơn

4 Qua thời gian thực tập, đối chiếu giữa lý thuyết và nghiệp vụ chuyên môn học đợc ở trờng với thực tế mà em đã nắm đợc qua thời gian thực tập thì có nhiều điểm giữa thực tế và lý thuyết không giống nhau Hiện nay, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính, việc tổ chức hạch toán tại các đơn vị cơ sở không giống nh lý thuyết (một nhân viên kế toán có thể kiêm nhiều việc)

5 Qua thời gian thực tập em đã nghiên cứu nội dung để viết đề tài nêu trên tại Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp là phù hợp với tình hình thực tế và những điều em đã tiếp thu đợc qua thời gian thực tập

Phần thứ t

ý kiến đề xuất và kiến nghị

1 Nhận xét chung về hoạt động của Tổng Công ty Vật t Nông nghiệp Các hoạt động của công ty diễn ra liên tục, bám sát tình hình thị trờng, có

độ phản ứng nhanh với diễn biến của nền kinh tế Bởi vậy bộ phận kế toán của công ty cũng đợc đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác, gọn nhẹ trong giải quyết các nghiệp vụ hàng ngày, đặc biệt là phần hành kế toán tiền lơng càng phải làm việc hiệu quả để đảm bảo quyền lợi cho các cán bộ Có nh vậy cán bộ công nhân viên mới yên tâm làm việc và cống hiến hết mình cho công ty Tuy nhiên,

do các lý do chủ quan và khách quan nên công tác này vẫn còn nhiều tại cha khắc phục dứt điểm

2 Một số nhợc điểm tồn tại về công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

Nhìn chung, công tác kế toán tiền lơng đã thực hiện đúng trách nhiệm

đ-ợc giao Tuy nhiên, xử lý nghiệp vụ cụ thể cha linh hoạt Ví dụ, với các cán bộ

đi công tác, ngoài lơng hàng tháng họ còn đợc hởng các khoản trợ cấp và công tác phí Các khoản này lẽ ra đợc thanh toán khi các bộ phân phụ trách cán bộ công tác xuất trình đề nghị thanh toán khi các bộ phận phụ trách cán bộ đi công tác xuất trình đề nghị thanh toán cho kế toán tiền lơng Tuy nhiên kế toán tiền

l-ơng lại đợc giao đối chiếu độ chính xác của đề nghị thanh toán và hoạt động thực tế của cán bộ Việc chồng chéo trách nhiệm này dẫn đến tình trạng thanh toán chậm

3 Một số ý kiến đề xuất giải pháp thực hiện công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

Qua thời gian quan sát hoạt động thực tế của bộ phận kế toán tiền lơng và tham khảo qua ý kiến của nhiều cán bộ chuyên môn có kinh nghiệm, em nhận thấy bất cập chủ yếu hiện nay của bộ phận này là tại sự phân công trách nhiệm không rõ ràng giữa bộ phận kế toán và các bộ phận trách nhiệm khác trong công ty Do vậy em mạnh dạn đề nghị ý kiến sau:

3.1 Đối với công ty