CƠ SỞ LÝ LUẬN
Cơ sở lý luận
2.1.1 Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ và vai trò của kế toán hành chính sự nghiệp
Đơn vị HCSN là tổ chức được Nhà nước thành lập để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn và quản lý trong một lĩnh vực cụ thể, bao gồm các cơ quan chính quyền và tổ chức Đoàn thể Hoạt động của đơn vị này chủ yếu dựa vào nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước, với việc cấp toàn bộ hoặc một phần kinh phí và các nguồn khác, nhằm thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước trong từng giai đoạn.
Kế toán hành chính sự nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc chấp hành ngân sách Nhà nước tại các đơn vị HCSN, giúp quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính Hàng năm, các đơn vị này cần lập dự toán cho các khoản chi tiêu để chủ động trong quản lý tài chính Dựa vào báo cáo dự toán, ngân sách Nhà nước sẽ cấp kinh phí cho các đơn vị, cho thấy sự quan trọng của kế toán không chỉ đối với từng đơn vị mà còn đối với ngân sách Nhà nước.
Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp
Căn cứ vào chức năng hoạt động: bao gồm các đơn vị như sau:
- Cơ quan hành chính thuần tuý: như các các cơ quan công quyền, cơ quan quản lý kinh tế, xã hội … (các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND…)
- Đơn vị sự nghiệp (Sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế…)
- Các tổ chức, đoàn thể xã hội (Các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội…)
Căn cứ vào việc phân cấp tài chính: Các đơn vị dự toán được chia làm 3 cấp:
Đơn vị dự toán cấp I bao gồm các cơ quan chủ quản thuộc các ngành hành chính sự nghiệp, hoạt động dưới sự quản lý của Trưng ương và địa phương, như Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục và Tổng cục.
Uỷ ban nhân dân, Sở, Ban Ngành…) Đơn vị dự toán cấp 1 quan hệ trực tiếp với cơ quan tài chính về tình hình cấp phát kinh phí
Đơn vị dự toán cấp II là một phần của đơn vị dự toán cấp I, chịu sự quản lý trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí từ đơn vị dự toán cấp I, cụ thể là trong lĩnh vực kế toán cấp II.
Đơn vị dự toán cấp III là một bộ phận thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự quản lý trực tiếp về tài chính và cấp phát kinh phí từ đơn vị dự toán cấp II Đây là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán trong hệ thống kế toán cấp II.
Các đơn vị HCSN có tính chất và hoạt động đa dạng, phức tạp, với phạm vi rộng, chủ yếu được tài trợ bởi nguồn kinh phí từ Nhà nước Đặc điểm của nguồn kinh phí này đảm bảo cho các đơn vị HCSN hoạt động theo chức năng, đồng thời yêu cầu tăng cường quản lý kinh tế tài chính của từng đơn vị và cơ quan chủ quản, dẫn đến chế độ kế toán của các đơn vị HCSN có những đặc điểm riêng biệt.
Các khoản chi tiêu của đơn vị HCSN chủ yếu phục vụ cho tiêu dùng, vì vậy kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài chính Để thực hiện các khoản chi tiêu, kế toán phải dựa vào các tiêu chuẩn định mức, đặc biệt là trong việc chi tiền mặt.
Thông qua kế toán, chúng ta có thể kiểm tra và giám sát các khoản chi tiêu, đồng thời tiến hành phân tích để đảm bảo các khoản chi phù hợp với nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ngân sách và các nguồn kinh phí khác, cần đề xuất những ý kiến và kiến nghị hợp lý Các đơn vị HCSN, hoạt động trong lĩnh vực phi sản xuất như quản lý Nhà nước, giáo dục, y tế, quốc phòng và thể dục thể thao, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ công nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội Việc khai thác hiệu quả các nguồn kinh phí sẽ giúp các đơn vị này hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ của mình.
Nguồn kinh phí cho các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) được cấp từ ngân sách nhà nước (NSNN) và các khoản thu hợp pháp khác Đơn vị HCSN có trách nhiệm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động của mình để phục vụ cho các đối tượng sử dụng theo quy định Các báo cáo cần thiết bao gồm báo cáo tài chính theo quý và năm, báo cáo quyết toán ngân sách năm, và báo cáo quyết toán tổng hợp ngân sách năm từ đơn vị kế toán cấp trên.
Trong bối cảnh kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa phát triển và hội nhập, các hoạt động sự nghiệp ngày càng đa dạng và đóng góp quan trọng vào sự phát triển kinh tế - xã hội Để các hoạt động này hoạt động hiệu quả theo cơ chế thị trường, cần có phương hướng và giải pháp phát triển phù hợp Một trong những biện pháp quan trọng là hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị.
Kế toán trong các đơn vị HCSN đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức hệ thống thông tin để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng quyết toán, quản lý tài sản công, và chấp hành dự toán thu chi theo tiêu chuẩn của Nhà nước Đồng thời, kế toán HCSN cung cấp thông tin về các hoạt động kinh tế trong quá trình chấp hành ngân sách nhà nước, giúp quản lý hiệu quả và tiết kiệm vốn Để nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế tài chính, kế toán cần thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu một cách nghiêm túc và chuyên nghiệp.
Chúng tôi thu thập và phân tích thông tin về việc tiếp nhận, quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí, bao gồm tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, cùng với tình hình thu chi hoạt động sự nghiệp, tiền quỹ và công nợ của đơn vị.
Kiểm tra và kiểm soát tình hình thực hiện dự toán thu, chi là rất quan trọng, nhằm đảm bảo các chỉ tiêu tài chính và tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước được tuân thủ đầy đủ.
Kiểm tra quản lý việc sử dụng vật tư và tài sản của đơn vị, đồng thời đánh giá tình hình chấp hành kỷ luật trong việc thu nộp ngân sách và thanh toán công nợ là rất cần thiết.
- Ghi chép và phản ánh chính xác số vốn ngoài ngân sách do đơn vị tự thu và được phép để lại sử dụng
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH HUYỆN GIỒNG RIỀNG
Quá trình hình thành và phát triển của phòng Tài chính Kế hoạch huyện Giồng Riềng, tỉnh Kiên Giang
3.1.1 Sơ lược về địa bàn huyện Giồng Riềng
Giồng Riềng là huyện thuộc tỉnh Kiên Giang, cách Thành phố Rạch Giá khoảng 32 km Huyện bao gồm một thị trấn Giồng Riềng và 18 xã, bao gồm Thạnh Lộc, Thạnh Hưng, Thạnh Hoà, Thạnh Bình, Thạnh Phước, Ngọc Thuận, Ngọc Chúc, Ngọc Thành, Ngọc Hoà, Hoà Lợi, Hoà Hưng, Hoà An, Hoà Thuận, Vĩnh Thạnh, Vĩnh Phú, Bàn Thạch, Long Thạnh và Bàn Tân Định.
Theo thống kê năm 2008 dân số huyện khoảng 219.960 dân
Cư dân huyện chủ yếu là người Kinh, Khmer chiếm 16.28%, ngoài ra còn có dân tộc khác
Kinh tế Giồng Riềng chủ yếu dựa vào nông nghiệp, nổi bật với sản xuất lúa gạo, làm cho nơi đây trở thành một trong những vùng trồng lúa lớn của tỉnh Kiên Giang Ngoài lúa, địa phương còn trồng nhiều loại hoa màu khác như khoai lang, bí đỏ và dưa hấu, đặc biệt là dưa hấu được trồng quanh năm Trong lịch sử, Giồng Riềng đã trải qua những giai đoạn kháng chiến ác liệt chống Pháp và Mỹ, tạo nên một vùng đất đầy dấu ấn lịch sử.
3.1.2 Sơ lược về UBND huyện Giồng Riềng
Uỷ Ban Nhân Dân Thị Trấn Giồng Riềng tọa lạc tại Khu Vực 3 + 4, Thị Trấn Giồng Riềng, Huyện Giồng Riềng, Kiên Giang Mã số thuế của đơn vị là 1700306813, và được đăng ký cũng như quản lý bởi Chi cục Thuế Huyện Giồng Riềng.
Ngành nghề kinh doanh chính của phòng Tài chính Kế hoạch huyện Giồng Riềng bao gồm hoạt động của Đảng Cộng sản, tổ chức chính trị - xã hội, cùng với việc quản lý nhà nước và kinh tế tổng hợp Phòng Tài chính Kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối và phát triển các chính sách tài chính, kế hoạch kinh tế tại địa phương.
- Tên đơn vị: phòng Tài chính Kế hoạch huyện Giồng Riềng
- Địa chỉ: Khu Nội Ô, Thị trấn Giồng Riềng, Huyện Giồng Riềng, Kiên Giang
- Mã đơn vị quan hệ Ngân sách: 1079953
3.1.4 Quá trình hình thành và phát triển
Phòng Tài chính Kế hoạch được thành lập cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội của huyện, đã trải qua nhiều giai đoạn và thay đổi về tổ chức Ban đầu, phòng bao gồm các bộ phận Tài chính ngân sách, thuế và giá, sau đó ngành thuế được tách riêng, và phòng tiếp nhận bộ phận kế hoạch, chính thức mang tên Phòng Tài chính Kế hoạch Hiện nay, phòng phụ trách hai mảng cơ bản.
Bộ phận quản lý Tài chính ngân sách
Bộ phận Kế hoạch đầu tư.
Cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị
3.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Hình 3.1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của phòng Tài chính Kế hoạch.
3.2.2 Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận
Trưởng phòng chịu trách nhiệm chung cho khối phường, xã, bộ phận kế hoạch đầu tư và ngân sách Công việc bao gồm cân đối thu chi ngân sách huyện, quyết toán và quản lý cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản, cũng như tổ chức cán bộ.
Phó phòng là người hỗ trợ trưởng phòng và chịu trách nhiệm quản lý 5 bộ phận, bao gồm bộ phận thẩm định và quyết toán dự án, chương trình XDCB, và bộ phận kế hoạch tổng hợp Khi trưởng phòng vắng mặt, phó phòng sẽ điều hành chung các công việc của phòng Ngoài ra, phó phòng còn phụ trách cấp giấy chứng nhận ĐKKD, lập kế hoạch, quản lý quỹ đào tạo và kinh phí nội bộ, tổ chức bán đấu giá quyền sử dụng đất và tài sản tịch thu.
Bộ phận thẩm định và quyết toán dự án chương trình XDCB
Bộ phận kế hoạch tổng hợp
Bộ phận kế toán HCSN
Bộ phận theo dõi giá đất và bán đấu giá quyền sử dụng đất đảm nhiệm các công việc quan trọng như tài chính cho HCSN, bồi thường giải tỏa mặt bằng, quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản và quản lý cấp phát biên lai, in ấn.
Bộ phận ngân sách chịu trách nhiệm quản lý tài chính chuyên biệt, kiểm tra ngân sách tổng hợp của huyện và các đơn vị hỗ trợ, đồng thời theo dõi tình hình tài khoản tiền gửi.
Bộ phận thẩm định và quyết toán dự án chương trình XDCB có vai trò quan trọng trong việc thẩm định báo cáo kinh tế và kỹ thuật của các dự án xây dựng cơ bản Đồng thời, bộ phận này cũng chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo liên quan và thẩm tra quyết toán vốn đầu tư cho các dự án XDCB.
Bộ phận kế hoạch tổng hợp có nhiệm vụ lập kế hoạch, báo cáo thực hiện vốn đầu tư XDCB và tham mưu chủ trương đầu tư Ngoài ra, bộ phận này cũng thẩm định hồ sơ đấu thầu, chỉ định thầu, và chịu trách nhiệm báo cáo kết quả đấu thầu Đồng thời, bộ phận tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội của thành phố và thu lệ phí thẩm định báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dựng công trình.
Bộ phận kế toán HCSN chịu trách nhiệm quản lý các đơn vị HCSN nhận dự toán từ ngân sách huyện, đồng thời theo dõi và tổng hợp báo cáo tài chính ngân sách của các đơn vị này Nhiệm vụ của họ là cung cấp số liệu để kết hợp với kế toán ngân sách tổng hợp cho toàn huyện.
Bộ phận theo dõi giá đất và tổ chức bán đấu giá quyền sử dụng đất có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện công tác đấu giá quyền sử dụng đất và bán tài sản bị tịch thu, đồng thời quản lý giá đất trên địa bàn huyện.
Tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị
Vốn bằng tiền Nguồn kinh phí Các khoản thu
Bảng tổng hợp số lượng nhân viên kế toán
STT HỌ VÀ TÊN GIỚI
TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN CHỨC VỤ GHI
01 Nguyễn Thị Oanh Nữ Đại học Kế toán trưởng
02 Từ Văn Sơn Nam Đại học Kế toán ấn chi
03 Nguyễn Thị Thái Nữ Đại học Kế toán đơn vị
04 Phạm Văn Rở Nam Đại học Kế toán ngân sách xã
Nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận
Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo bộ phận kế toán trong đơn vị, đảm bảo thực hiện đúng các chế độ và chính sách tài chính, đồng thời tuân thủ nguyên tắc kế toán theo quy định của Bộ Tài chính.
Kế toán (chi hoạt động, dự án): có nhiệm vụ quản lý các khoản chi hoạt động và dự án của các cấp
Kế toán chuyên trách quản lý và chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước liên quan đến lĩnh vực tài chính và nguồn kinh phí, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong việc sử dụng vốn bằng tiền.
Kế toán ngân sách xã có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ gốc, làm cơ sở để trình chủ tài khoản và ghi chép vào các sổ sách kế toán liên quan Đồng thời, họ cũng tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Chính sách kế toán tại đơn vị 25_Toc448842258
Niên độ kế toán áp dụng: theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12
Đơn vị tính sử dụng trong kế toán: Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam
(Ký hiệu quốc gia là “d”, quốc tế là VND)
Chế độ kế toán áp dụng: đơn vị áp dụng chế độ kế toán HCSN theo
Quyết định số: 19/2006/QĐ-BTC
Hình thức ghi sổ: Nhật ký – Sổ cái, có sự trợ giúp của Excel
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hằng ngày, kế toán sử dụng chứng từ gốc đã được kiểm tra để xác định tài khoản ghi Nợ và Có, sau đó ghi các nội dung cần thiết vào Nhật ký và Sổ cái Mỗi chứng từ kế toán được ghi trên một dòng trong cả hai phần Nhật ký và Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho các chứng từ phát sinh nhiều lần trong tháng hoặc quý.
Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi được sử dụng để ghi Nhật ký và Sổ cái, sẽ được ghi vào Sổ Thẻ kế toán liên quan.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp các chứng từ liên quan vào Sổ Nhật ký và Sổ cái, sau đó cộng số liệu ở cột phát sinh trong Nhật ký cùng với các cột Nợ và Có của từng tài khoản trong Sổ cái Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và số liệu tháng này, kế toán tính toán số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng.
Ghi cuối tháng Đối chiếu , kiểm tra
Chứng từ gốc kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Dựa trên số dư đầu tháng và các giao dịch phát sinh trong tháng, kế toán sẽ tính toán số dư cuối tháng cho từng tài khoản trên sổ Nhật ký và Sổ cái.
Tổng số tiền của cột
“số tiền phát sinh” ở phần Nhật ký
Tổng số tiền phát sinh
Nợ của tất cả các Tài khoản
Tổng số tiền phát sinh
Có của tất cả các Tài khoản
Kế toán thực hiện việc cộng các sổ kế toán chi tiết và dựa vào số liệu từ các sổ này để lập các "bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản tổng hợp Nhật ký là một phần quan trọng trong quy trình này.
Sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết, sau khi được kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lý số liệu, sẽ được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán cùng với các báo cáo tài chính khác.
Cuối kỳ, kế toán cần in các sổ chi tiết và báo cáo tài chính ra giấy, sau đó đóng thành bộ và lưu trữ cùng với sổ Nhật ký và Sổ cái theo quy định của kế toán.
Kế toán nguồn kinh phí hoạt động tại đơn vị
Nguồn kinh phí hoạt động của phòng Tài chính Kế hoạch huyện Giồng Riềng chủ yếu đến từ ngân sách huyện hàng năm, được phân bổ cho các hoạt động của đơn vị sự nghiệp Đào tạo, quy hoạch, và quản lý hành chính Trong đó, một phần kinh phí được tiết kiệm 10% nhằm bố trí cho cải cách tiền lương và thực hiện các chính sách an sinh xã hội.
Kinh phí hoạt động của phòng bao gồm kinh phí thực hiện tự chủ và nguồn kinh phí không thực hiện tự chủ
Phòng TCKH huyện Giồng Riềng là một đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) thuần túy, không có các khoản thu phát sinh bổ sung nào vào nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị.
Các quyết định, văn bản hướng dẫn việc quản lý và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động tại đơn vị:
Luật NSNN số 01/2002/QH11, được Quốc hội thông qua vào ngày 16 tháng 12 năm 2002, quy định về việc lập, chấp hành, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán và quyết toán ngân sách nhà nước Luật này cũng xác định nhiệm vụ và quyền hạn của các cơ quan Nhà nước các cấp trong lĩnh vực ngân sách nhà nước.
Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
Thông tư số 59/2003/TT-BTC, ban hành ngày 26/3/2003 bởi Bộ Tài chính, cung cấp hướng dẫn thực hiện Nghị định số 60/2003/NĐ-CP, được Chính phủ ban hành vào ngày 6/6/2003 Nghị định này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật ngân sách, nhằm đảm bảo việc quản lý và sử dụng ngân sách nhà nước một cách hiệu quả và minh bạch.
Thông tư số 79/2003/TT-BTC, ban hành ngày 13 tháng 8 năm 2003 bởi Bộ Tài chính, quy định hướng dẫn về quản lý, cấp phát và thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước thông qua kho bạc Nhà nước.
Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ quy định quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và quản lý tài chính.
Thông tư số 81/2006/TT-BTC, ban hành ngày 6/9/2006 bởi Bộ Tài chính, quy định về chế độ kiểm soát chi cho các đơn vị sự nghiệp công lập Thông tư này hướng dẫn các đơn vị thực hiện quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và quản lý tài chính.
Quyết định số 33/2008//QĐ-BTC ngày 2/6/2008 của Bộ Tài chính về việc ban hành hệ thống mục lục ngân sách nhà nước
3.5.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng
+ Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số C 32 – HD)
+ Giấy rút dự toán ngân sách (Mẫu số C2-02/NS)
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu số C 33 - BB)
+ Bảng kê chứng từ thanh toán (Mẫu số 01)
+ Bảng đối chiếu dự toán kinh phí NS tại kho bạc (Mẫu F02 – 3a/H) + Các chứng từ ghi thu, ghi chi liên quan
Kế toán sử dụng tài khoản 461 – Nguồn kinh phí hoạt động
Và các tài khoản có liên quan như: TK 008 – dự toán chi hoạt động
Bảng 3.1 Bảng tài khoản theo dõi nguồn kinh phí hoạt động
Số hiệu tài khoản Tên Tài khoản
Nguồn kinh phí hoạt động Nguồn kinh phí năm trước Nguồn kinh phí thường xuyên Nguồn kinh phí không thường xuyên
Nguồn kinh phí KTX ngân sách Nguồn kinh phí chi đào tạo cán bộ) Nguồn kinh phí năm nay
Nguồn kinh phí thường xuyên Nguồn kinh phí không thường xuyên
Nguồn kinh phí KTX ngân sách Nguồn kinh phí chi đào tạo cán bộ)
Dự toán chi hoạt động
Dự toán chi thường xuyên
Dự toán chi không thường xuyên
Dự toán chi ngân sách
Dự toán chi ngân sách KTC
Dự toán chi ngân sách CCTL)
Dự toán chi đào tạo cán bộ
Sổ sách sử dụng: Nhật ký – Sổ cái và các loại sổ kế toán chi tiết, các chứng từ có liên quan…
Để quản lý nguồn kinh phí hoạt động hiệu quả, đơn vị cần sử dụng tài khoản 461 và mở các tài khoản chi tiết Việc này giúp thuận lợi trong việc theo dõi, tập hợp, tiếp nhận, sử dụng và quyết toán kinh phí.
3.5.2 Công tác lập dự toán chi tại đơn vị
Hằng năm, các đơn vị lập dự toán chi ngân sách dựa trên các văn bản hướng dẫn và tình hình thực hiện nhiệm vụ của năm trước, cũng như kế hoạch cho năm tới Việc lập dự toán phải tuân thủ đúng quy định, trong đó cần xác định rõ dự toán chi ngân sách quản lý hành chính, bao gồm chế độ tự chủ và không tự chủ Đồng thời, cần có thuyết minh chi tiết theo nội dung công việc và gửi đến cơ quan chủ quản cấp trên hoặc cơ quan tài chính cùng cấp.
Hình 3.4 Lưu đồ Luân chuyển Chứng từ Quá trình Lập và Giao Dự toán NS
Vào đầu năm, Phòng Tài chính kế hoạch huyện lập kế hoạch hoạt động và bảng dự toán ngân sách cho năm tới Sau đó, kế hoạch và dự toán ngân sách này được trình lên thủ trưởng đơn vị để xét duyệt, trước khi gửi đi các tài liệu đã được phê duyệt.
Phòng TCKH huyện Ủy ban Nhân dân tỉnh
Lập kế hoạch hoạt động
Quyết định giao dự toán
Ủy ban nhân dân tỉnh sẽ xem xét và duyệt dự toán, sau đó lập quyết định giao dự toán thành hai bảng: một bảng gửi về phòng tài chính kế hoạch huyện và một bảng lưu nội bộ Khi nhận được quyết định giao dự toán, phòng tài chính kế hoạch huyện sẽ tiến hành thực hiện dự toán đã được giao.
Nhận xét: Qua lưu đồ luân chuyển chứng từ quá trình lập và giao dự toán ngân sách (hình 3.4) Ta thấy:
Tổ chức luân chuyển chứng từ trong đơn vị được thực hiện một cách hợp lý, đảm bảo từ khi phát sinh cho đến khi lưu trữ, tuân thủ đầy đủ các quy định của chế độ kế toán.
- Nhược điểm: Quá trình luân chuyển chứng từ lập và giao dự toán ngân sách vẫn chưa chặt chẽ, thủ tục nhiều, mất khá nhiều thời gian
Bảng 3.2 Dự toán chi NSNN năm 2015 tại đơn vị
DỰ TOÁN CHI NSNN NĂM 2015 Đơn vị: Phòng Tài chính Kế hoạch huyện Giồng Riềng Đơn vị tính: Đồng
Dự toán chi ngân sách nhà nước 1.198.051.000
Trong đó: - Kinh phí thực hiện tự chủ 858.051.000
-Kinh phí không thực hiện tự chủ 340.000.000
1.1 Kinh phí thực hiện tự chủ 858.051.000
1.2 Kinh phí không thực hiện tự chủ 340.000.000
- Tiết kiệm 10% chi thường xuyên để thực hiện CCTL 51.000.000
- Tiền điện thắp sáng khu vực nhà công vụ các phòng ban 70.000.000
- Lương chi trả cho bảo vệ khu vực công vụ (ngoài khoản đóng góp của các phòng ban) 74.000.000
- Mua sắm tài sản thiết bị, Bảng chỉ dẫn sơ đồ các phòng ban 145.000.000
3.5.3 Rút dự toán và sử dụng kinh phí
Khi nhận quyết định giao dự toán năm 2015, kế toán sẽ thực hiện thủ tục rút kinh phí hàng tháng cho các hoạt động chi tiêu hợp lệ đã được phê duyệt Kho bạc sẽ thanh toán dựa trên dự toán ngân sách và các chứng từ hợp lệ Nếu chưa có đủ chứng từ, đơn vị có thể sử dụng Giấy đề nghị tạm ứng để nhận tiền tạm ứng từ Kho bạc, và sau khi có đủ chứng từ, sẽ tiến hành thanh toán tạm ứng.
Nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị bao gồm kinh phí tự chủ và không tự chủ Tùy thuộc vào tính chất của nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ rút và sử dụng các nguồn kinh phí khác nhau cho các khoản chi thường xuyên hoặc chi không thường xuyên.
Tại đơn vị, rút dự toán ngân sách bao gồm rút tiền mặt hoặc chuyển khoản, để thực chi hay tạm ứng:
Khi rút dự toán bằng tiền mặt, kế toán cần lập giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt và kèm theo các chứng từ liên quan Sau đó, đem đến Kho bạc nhà nước để thực hiện việc rút tiền mặt và nhập quỹ Đồng thời, kế toán cũng phải lập phiếu thu tương ứng với số tiền đã rút, nhằm thể hiện sự tăng trưởng của số tiền trong quỹ.
Tình hình công tác kế toán các khoản chi hoạt động tại đơn vị
3.6.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng
- Giấy rút dự toán ngân sách ( Mẫu số C2-02/NS)
- Bảng kê chứng từ thanh toán (Mẫu số 01)
- Phiếu chi (Mẫu số C 31 – BB)
- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số C 27 – HD)
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số C 32 – HD)
- Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số C 33 – BB)
- Giấy đi đường (Mẫu số C 06 – HD)
Tài khoản sử dụng: kế toán sử dụng tài khoản 661 – Chi hoạt động
Bảng 3.4 Bảng Tài khoản theo dõi chi hoạt động
Số hiệu tài khoản Tên Tài khoản
Chi hoạt động Chi hoạt động năm trước Chi thường xuyên
Chi thường xuyên bao gồm các khoản chi KTX ngân sách và chi cho đào tạo cán bộ Ngoài ra, còn có các khoản chi không thường xuyên và chi cho các hoạt động trong năm nay Các khoản chi này cần được quản lý chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả sử dụng ngân sách.
Sổ sách sử dụng: sổ chi tiết hoạt động
Đơn vị đã mở tài khoản 661 chi tiết cho từng nguồn kinh phí hoạt động, giúp việc lập báo cáo, phân bổ chi tiêu, tập hợp chi phí và quyết toán chi cuối kỳ trở nên dễ dàng và tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán.
3.6.2 Nội dung và quy trình chi a) Nội dung chi:
Chi hoạt động là các khoản chi theo dự toán ngân sách hàng năm, phục vụ cho công tác nghiệp vụ chuyên môn và hoạt động của đơn vị Kinh phí được sử dụng cho cả chi thường xuyên và chi không thường xuyên, được phân loại theo các tiêu chí như loại, khoản, nhóm mục, mục và tiểu mục.
Bảng 3.5 Danh Mục Mục Lục Ngân Sách Nhà Nước tại Đơn Vị
TÊN TRONG MỤC LỤC NSNN
189 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác
Hoạt động của Đảng cộng sản, tổ chức chính trị - xã hội, quản lý NN, và an ninh quốc phòng, đảm bảo xã hội bắt buộc
463 Các hoạt động hành chính NN
0129 Chi thanh toán cho cá nhân
6001 Lương ngạch, bậc theo quỹ lương được duyệt
6050 Tiền công trả LĐTX theo hợp đồng
6051 Tiền công trả LĐTX theo hợp đồng
6113 Phụ cấp trách nhiệm theo nghề, theo công việc
6117 Phụ cấp thâm niên vượt khung
6253 Tiền tàu xe nghỉ phép năm
0130 Chi hàng hóa dịch vụ
6500 Thanh toán dịch vụ công cộng
6552 Mua sắm công cụ, dụng cụ văn phòng
6599 Vật tư văn phòng khác
6600 Thông tin, tuyên truyền, liên lạc
6601 Cước phí điện thoại trong nước
6617 Cước phí Internet, thư điện tử
6702 Phụ cấp công tác phí
6757 Thuê lao động trong nước
6900 Sửa chữa thường xuyên TSCĐ
7000 Chi phí VNCM của từng ngành
7006 Sách, tài liệu dùng cho công tác CM
0135 Chi hỗ trợ vốn cho các doanh nghiệp, các quỹ, đầu tư tài sản
9000 Mua, đầu tư tài sản vô hình
9003 Mua phần mềm máy tính
9050 Mua sắm tài sản dùng cho chuyên môn
9055 Trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng
7752 Chi kỷ niệm ngày lễ lớn
7756 Chi các khoản phí và lệ phí của các đơn vị dự toán
490 Giáo dục và đào tạo
504 Đào tạo lại và bồi dưỡng nghiệp vụ khác cho cán bộ, công nhân viên
6751 Thuê phương tiện vận chuyển
6757 Thuê lao động trong nước
6758 Thuê đào tạo lại cán bộ
6799 Chi phí thuê mướn khác
Chi thường xuyên là nguồn ngân sách hàng năm mà phòng được giao dự toán, bao gồm cả chi hoạt động và chi đầu tư phát triển, được lấy từ nguồn kinh phí tự chủ.
I Chi hoạt động là các khoản chi nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của phòng, bao gồm:
A Chi thanh toán cá nhân (như tiền lương, phụ cấp lương, phúc lợi tập thể, các khoản phải trả theo lương, các khoản phải thanh toán khác cho cá nhân….)
B Chi hàng hóa dịch vụ (như chi thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin tuyên truyền, liên lạc, công tác phí, chi phí thuê mướn… )
II Chi đầu tư phát triển: gồm các khoản chi khác như chi hỗ trợ khác, chi các khoản phí, lệ phí của đơn vị dự toán
Chi không thường xuyên là các khoản chi mà đơn vị chỉ được giao dự toán khi cần thiết, và nguồn kinh phí cho các khoản này được lấy từ nguồn thực hiện không tự chủ.
- Chi cho hoạt động (như chi thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, chi phí thuê mướn và chi phí khác… ) b) Quy trình chi
Dựa trên dự toán chi NSNN đã được phê duyệt và kế hoạch hoạt động chi cụ thể, kế toán lập các chứng từ liên quan khi phát sinh khoản chi Giấy rút dự toán cần ghi rõ nội dung chi theo mục lục NSNN và gửi kèm hồ sơ thanh toán đến kho bạc Nhà nước để thực hiện rút dự toán KBNN sẽ kiểm tra hồ sơ thanh toán và giấy rút dự toán trước khi tiến hành chi trả cho đơn vị Việc thanh toán dự toán có thể được thực hiện bằng tiền mặt để nhập quỹ hoặc chuyển khoản trực tiếp qua tài khoản của đơn vị tại kho bạc Nếu rút dự toán bằng tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu chi để thực hiện việc chi trả theo số thực chi.
Kho bạc sẽ tiến hành chi trả cho đơn vị khi đáp ứng các điều kiện sau: có trong dự toán chi ngân sách nhà nước đã được giao (trừ một số trường hợp đặc biệt); tuân thủ chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; đã có quyết định chi từ thủ trưởng đơn vị (Giấy rút dự toán ngân sách mẫu số C2-02/NS); và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán.
Sau khi hoàn thành các nghiệp vụ chi, kế toán xác định nguồn thực chi đã sử dụng để kết chuyển cuối kỳ Đồng thời, lập báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động nhằm đề nghị quyết toán, tạo cơ sở cho công tác quyết toán với cơ quan cấp trên.
Khi sử dụng dự toán đã rút, kế toán đơn vị chi theo đúng mục lục ngân sách
Hình 3.6 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quá trình chi
Bộ phận sử dụng dự toán ngân sách cần lập giấy đề nghị thanh toán dựa trên dự toán và các chứng từ liên quan, sau đó trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt Tiếp theo, bộ phận kế toán sẽ lập giấy rút dự toán ngân sách kèm theo giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt cùng các chứng từ gửi cho KBNN để xét duyệt giao dự toán Cuối cùng, dựa trên quyết định của KBNN, bộ phận kế toán sẽ lập phiếu chi để thực hiện chi trả.
Nhận xét: Qua lưu đồ luân chuyển chứng từ quá trình chi (hình 3.6) Ta thấy:
Bộ phận sử dụng Thủ trưởng đơn vị Kế toán Kho bạc
Lập giấy rút dự toán
Xét duyệt, giao dự toán
Giấy rút dự toán Giấy ĐN TT
Giấy rút dự toán Giấy ĐN TT
Tổ chức luân chuyển chứng từ trong đơn vị được thực hiện một cách hợp lý, đảm bảo từ khi phát sinh đến khi lưu trữ chứng từ phù hợp với quy định của chế độ kế toán.
- Nhược điểm: Quá trình luân chuyển chứng từ chi vẫn chưa chặt chẽ, thủ tục nhiều, mất khá nhiều thời gian
I Chi thường xuyên a) Chi thanh toán cho cá nhân
Tại đơn vị, chi thanh toán cho cá nhân bao gồm tiền lương cho cán bộ, công chức, tiền công, phụ cấp lương, và các khoản đóng góp theo lương dựa trên hệ số lương và ngạch bậc Ngoài ra, còn có các khoản chi công tác phí, tiền thưởng và phúc lợi, đây là những khoản chi thường xuyên của đơn vị.
1) Chi lương và phụ cấp lương:
Bảng thanh toán tiền lương, giấy rút dự toán ngân sách, phiếu thu, phiếu chi…
Thủ tục luân chuyển: Đầu tháng, căn cứ vào thực tế của cán bộ làm việc tại phòng, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương
Bảng thanh toán lương có vai trò quan trọng trong việc xác nhận và thanh toán tiền lương, phụ cấp, cũng như thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức (CBCC) Đồng thời, nó cũng là công cụ hữu hiệu để kiểm tra quy trình thanh toán lương cho CBCC trong đơn vị.
Sau khi hoàn thành bảng thanh toán tiền lương, kế toán sẽ lập danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân, sau đó trình cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt Tiếp theo, kế toán thực hiện việc lập giấy rút dự toán ngân sách.