CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Kiểm soát và kiểm soát chi phí
Kiểm soát là quá trình thiết lập kế hoạch và mục tiêu liên quan, từ đó xác định các hành động cụ thể để đạt được những mục tiêu đó Trong quá trình thực hiện, cần áp dụng các biện pháp và hành động hỗ trợ nhằm nâng cao hiệu quả đạt được mục tiêu Vì vậy, kiểm soát được coi là một chức năng quan trọng trong quản lý.
Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý quan trọng giúp doanh nghiệp nhận biết và sử dụng hiệu quả các khoản chi phí đã bỏ ra Để thực hiện chức năng này, nhà quản lý cần xác định các khoản mục chi phí, tiêu chuẩn và định mức chi phí, cũng như đánh giá tính hợp lý của chúng Quá trình kiểm soát chi phí bao gồm việc thiết lập tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu cụ thể, xây dựng hệ thống kiểm soát với các hình thức và công cụ phù hợp, từ đó đưa ra các giải pháp điều chỉnh cần thiết.
Mục tiêu và vai trò của kiểm soát chi phí
1.2.1 Mục tiêu kiểm soát chi phí
Khi xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh, việc quản lý chi phí là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua Kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả đầu tư, nhận biết tình hình thực tế của các dự án và kế hoạch kinh doanh Bằng cách hiểu rõ chi phí và các yếu tố ảnh hưởng đến chúng, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí theo định mức, từ đó giảm chi phí và giá thành, nâng cao lợi thế cạnh tranh và cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh.
1.2.2 Vai trò của kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết yếu trong doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận Các nhà quản lý cần cắt giảm chi phí để tối ưu hóa lợi nhuận, đồng thời sử dụng chi phí một cách hiệu quả hơn Việc giảm chi phí không chỉ giúp giảm giá thành mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường Qua kiểm soát chi phí, nhà quản lý có thể đánh giá trách nhiệm và hiệu quả công việc của từng cấp, nhận diện vấn đề chưa được kiểm soát tốt và đưa ra biện pháp cải thiện Tuy nhiên, việc giảm chi phí cần gắn liền với việc đảm bảo chất lượng, bởi chất lượng là yếu tố then chốt trong cạnh tranh Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, doanh nghiệp phải kiểm soát chi phí, giảm chi phí nhưng vẫn duy trì chất lượng, đồng thời quản lý hiệu quả chi phí chất lượng để tạo ra sự cân bằng giữa khả năng cạnh tranh và chi phí.
Phân loại chi phí phục vụ cho việc kiểm soát chi phí
Trong kế toán quản trị, chi phí bao gồm các khoản phí thực tế phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày và các khoản phí ước tính cho dự án Việc phân loại chi phí theo nhiều tiêu chí khác nhau là cần thiết để đáp ứng các mục tiêu quản lý đa dạng.
1.3.1 Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động Để trợ giúp các nhà quản lý trong việc vạch kế hoạch và kiểm soát chi phí, các nhân viên kế toán quản trị phân loại chi phí theo chức năng hoạt động của tổ chức Theo đó, chi phí có thể được phân loại thành chi phí sản xuất (manafacturing costs) và chi phí ngoài sản xuất (non-manufacturing costs) Chi phí sản xuất được chia thành ba khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung Chi phí ngoài sản xuất bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Cách phân loại này phục vụ cho việc kiểm soát chi phí để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
1.3.1.1 Chi phí sản xuất: a Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm các loại nguyên vật liệu như sắt, thép, gỗ, và sợi, được sử dụng trong quy trình sản xuất sản phẩm hoặc phục vụ trực tiếp cho quá trình cung cấp dịch vụ, chẳng hạn như nhiên liệu trong ngành vận tải Bên cạnh đó, chi phí nhân công trực tiếp cũng là một yếu tố quan trọng trong sản xuất và cung cấp dịch vụ.
Chi phí nhân công trực tiếp là khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng lao động trực tiếp trong sản xuất sản phẩm Nó bao gồm tiền lương phải trả cho lao động trực tiếp cùng với các khoản trích cho bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn tính trên tiền lương.
Chi phí sản xuất chung là các khoản chi phí phát sinh trong phân xưởng nhằm phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất Những chi phí này không liên quan trực tiếp đến nguyên vật liệu và nhân công, mà có tính chất gián tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm.
1.3.1.2 Chi phí ngoài sản xuất a Chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi cần thiết để thực hiện đơn đặt hàng và giao hàng cho khách hàng Bên cạnh đó, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của công ty.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ những chi phí chi ra cho việc tổ chức và quản lý chung trong toàn doanh nghiệp
1.3.2 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí
Phân loại chi phí theo mức độ hoạt động giúp xác định mối quan hệ giữa chi phí và sản lượng sản xuất Chi phí được chia thành ba loại: biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp Phương pháp này hỗ trợ nhà quản lý tìm kiếm biện pháp quản lý phù hợp nhằm giảm giá thành sản phẩm, xác định sản lượng sản xuất và doanh thu, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh Đồng thời, việc phân tích thông tin chi phí giúp tăng cường công tác kiểm soát chi phí và đưa ra quyết định quản trị hiệu quả cho doanh nghiệp.
Biến phí là loại chi phí thay đổi theo mức độ hoạt động, tăng hoặc giảm tương ứng với sản lượng sản phẩm Mặc dù biến phí cho mỗi đơn vị sản phẩm là một hằng số, nhưng tổng biến phí sẽ biến động khi mức độ hoạt động thay đổi.
1.3.2.2 Định phí Định phí là những chi phí mà tổng số của nó không thay đổi hoặc có thay đổi nhưng không đáng kể khi mức độ hoạt động thay đổi Định phí một đơn vị sản phẩm thay đổi tỷ lệ nghịch theo sự thay đổi của mức độ hoạt động
Chi phí hỗn hợp bao gồm cả chi phí biến và định Ở mức độ hoạt động cơ bản, chi phí này thường mang đặc điểm của chi phí định, trong khi khi hoạt động vượt mức cơ bản, nó thể hiện đặc điểm của chi phí biến.
1.3.3 Phân loại chi phí theo chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được Đây là một phương pháp phân loại chi phí có thể hữu ích trong việc kiểm soát chi phí Nếu một nhà quản lý có thể quyết định về một loại chi phí, thì chi phí ấy được gọi là chi phí kiểm soát được bởi nhà quản lý đó Ngược lại, chi phí mà nhà quản lý không có quyền ra quyết định hoặc gây ảnh hưởng lớn lên nó thì được phân loại là chi phí không kiểm soát được (Hilton, 1991)
Phân loại chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, giúp nhà quản lý xác định những khoản chi phí có thể kiểm soát và từ đó áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp Điều này cũng giúp doanh nghiệp đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản trị qua việc phân tích sự chênh lệch giữa chi phí thực tế và dự toán đối với các khoản chi phí có thể kiểm soát.
1.3.4 Phân loại chi phí chất lượng
Chi phí chất lượng bao gồm tất cả các khoản chi phí phát sinh nhằm đảm bảo chất lượng đạt yêu cầu và các thiệt hại khi chất lượng không được đảm bảo (theo TCVN 5814:1994) Trong những năm gần đây, nhiều tổ chức đã áp dụng các phương pháp để theo dõi và kiểm soát chi phí chất lượng hiệu quả Hiện nay, có bốn loại chi phí chất lượng phổ biến được công nhận.
Chi phí phòng ngừa là những khoản chi nhằm ngăn chặn các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm Điều này bao gồm chi phí cải tiến thiết kế để giảm thiểu tình trạng kém chất lượng, cũng như chi phí đào tạo công nhân và đào tạo nhà cung cấp.
Chi phí phát hiện các vấn đề về chất lượng bao gồm chi phí cho thiết bị và nhân viên thực hiện kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất.
Nội dung kiểm soát chi phí
1.4.1 Kiểm soát chi phí phục vụ cho kiểm soát hiệu quả hoạt động
Trước khi bắt tay vào kiểm soát chi phí, các nhà quản lý cần nhận thức rằng đây không chỉ là nhiệm vụ của một cá nhân hay nhóm mà là trách nhiệm chung của toàn bộ doanh nghiệp Để đạt được hiệu quả trong kiểm soát chi phí, nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản lý là tạo dựng nhận thức đúng đắn về kiểm soát chi phí cho nhân viên và khuyến khích sự tham gia, hợp tác từ tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp.
Chi phí chỉ có thể được kiểm soát khi tuân thủ theo 4 giai đoạn sau:
Giai đoạn 1 của kiểm soát chi phí tập trung vào việc thiết lập mục tiêu, trong đó chi phí thực tế phát sinh cần phải nhỏ hơn hoặc bằng chi phí dự toán đã được xác định.
Giai đoạn 2 trong quy trình quản lý chi phí là xây dựng định mức và lập dự toán chi phí, trong đó định mức được xác định dựa trên các tiêu chuẩn cụ thể, phân tích hoạt động doanh nghiệp, dữ liệu lịch sử, biến động thị trường và chiến lược phát triển Dựa vào định mức và sản lượng sản xuất, nhân viên kế toán quản trị tiến hành lập dự toán chi phí, đây là bước quan trọng giúp kiểm soát chi phí hiệu quả Lập dự toán chi phí sản xuất không chỉ là công cụ đo lường chi phí thực hiện mà còn là cơ sở cho việc kiểm soát chi phí trong tương lai.
Giai đoạn 3: Đo lường và đánh giá kết quả là trách nhiệm không chỉ của Phòng kế toán mà còn cần sự tham gia của các phòng ban khác, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc xử lý thông tin chi phí Việc thu thập thông tin thực tế về chi phí sản xuất là rất quan trọng Kết quả chi phí sẽ được ghi chép qua hình thức kế toán, cho phép doanh nghiệp xác định số liệu thực tế phát sinh Sau đó, các phương pháp phân tích và đánh giá tình hình kiểm soát chi phí sẽ được áp dụng Dựa trên thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận diện sự biến động giữa chi phí thực tế và định mức.
Giai đoạn 4 trong quản lý chi phí là phân tích nguyên nhân và đưa ra biện pháp quản lý Doanh nghiệp nên tập trung vào các chi phí có biến động lớn để điều tra, xác định nguyên nhân biến động là do yếu tố chủ quan hay khách quan Việc xác minh ai có thể giải quyết vấn đề là rất quan trọng Sau khi xác định nguyên nhân, doanh nghiệp cần thực hiện những thay đổi trong chính sách và quy trình để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
1.4.1.1 Xây dựng định mức chi phí Định mức có ý nghĩa quan trọng trong việc lập kế hoạch và kiểm soát trong một doanh nghiệp Định mức ảnh hưởng đến quá trình chuẩn bị ngân sách Định mức được áp dụng cho các chi phí liên quan đến sản xuất và ngoài sản xuất Nếu không có định mức, các chi phí có thể vượt ra khỏi giới hạn và thời gian cần thiết cho phép (Walther, n.d.) Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể Định mức chi phí được xem là một thang điểm để đo lường việc thực hiện chi phí trong thực tế sản xuất kinh doanh
Xây dựng định mức chi phí là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp lập dự toán hoạt động, bao gồm dự toán chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công Định mức chi phí không chỉ giúp các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh mà còn cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định như định giá sản phẩm và phân tích khả năng sinh lời Hơn nữa, định mức chi phí còn gắn liền với trách nhiệm của công nhân trong việc sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm Định mức chi phí được xây dựng dựa trên hai tiêu thức cơ bản: định mức lượng và định mức giá, trong đó định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tính theo công thức: Định mức chi phí NVL = Định mức về lượng x Định mức về giá.
+ Định mức lượng nguyên vật liệu tiêu hao là lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường
Định mức giá nguyên vật liệu là giá của một đơn vị nguyên vật liệu sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán Định mức này là cơ sở để xác định giá nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm.
- Giá mua (trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán)
- Chi phí thu mua nguyên vật liệu
Xây dựng định mức nguyên vật liệu trực tiếp có thể thực hiện thông qua phương pháp thống kê kinh nghiệm, phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình sản xuất ổn định Quá trình này dựa vào dữ liệu lịch sử để phân tích và xác định định mức về lượng Đồng thời, các yếu tố thị trường và quyết định tồn kho cũng được xem xét để xây dựng định mức giá Đối với định mức chi phí nhân công trực tiếp, cần xác định định mức giá cho một giờ lao động và lượng thời gian lao động cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm.
Công thức tính: Định mức chi phí NCTT = Định mức lượng x Định mức giá
Định mức giá là mức lương tính theo giờ cho lao động trực tiếp, bao gồm lương cơ bản cùng với các khoản phụ cấp như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ).
Nhiều doanh nghiệp áp dụng định mức tiền lương theo giờ lao động chung cho tất cả nhân viên trong cùng một bộ phận Công thức tính định mức giá cho một giờ lao động trực tiếp được xác định như sau: Định mức giá = (lương bình quân + các khoản phụ cấp bình quân + lương cấp bậc bình quân) / số giờ lao động trong tháng.
Định mức lượng là thời gian tối đa cho phép để hoàn thành một sản phẩm Để xác định thời gian sản xuất, quá trình được chia thành các công đoạn, mỗi công đoạn có thời gian định mức riêng Thời gian sản xuất tổng cộng được tính bằng tổng thời gian của tất cả các công đoạn, bao gồm thời gian chuẩn bị, thời gian sản xuất, thời gian nghỉ ngơi và nhu cầu cá nhân, cùng với thời gian ngừng công nghệ Có hai phương pháp để xác định định mức về lượng.
Phương pháp kỹ thuật này bao gồm việc chia công việc thành nhiều công đoạn và kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn của các thao tác kỹ thuật, nhằm xác định thời gian chuẩn cho từng công việc.
Phương pháp bấm giờ là công cụ quan trọng trong việc xác định định mức chi phí sản xuất chung, được xây dựng dựa trên biến phí và định phí sản xuất chung Việc này nhằm mục đích phân tích biến động chi phí sản xuất chung một cách hiệu quả.
Biến phí sản xuất chung là chi phí không thể tách rời trong quá trình sản xuất, được xác định theo định mức cho một đơn vị sản phẩm Định mức này bao gồm định mức giá, phản ánh đơn giá của biến phí sản xuất chung, và định mức lượng, có thể là số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy, hoặc số sản phẩm sản xuất, dùng làm cơ sở để phân bổ biến phí cho từng sản phẩm.