Tài liệu Giáo trình: " Cách viết thư thương mại" doc

Chúng tôi lμ một công ti chuyên kinh doanh các mặt hμng mμ các ngμi đang xuất khẩu sang Bắc Âu.. Chúng tôi sẽ rất vui mừng nếu các bác gửi cho chúng tôi báo giá/chμo hμng/mẫu hμng/catơl

lesson 1: layout and style of a business letter

N&N Co., Ltd

85 Hue Str Hanoi Vietnam Phone and Fax: 84-4-8645465 E-mail: maihoapp@newsvn.com

Hanoi, 29 th September, 2002

Your Ref: DS/st

Our Ref:

Mr Davids Smith

R.304 Hoa Binh hotel

Hai Ba Trung district

We have pleasure in inviting you and Ms Sussane Taylor to the dinner at Hoa binh Hotel at

N&N Co., Ltd

85 Hue Str Hanoi Vietnam Phone and Fax: 84-4-8645465 E-mail: maihoapp@newsvn.com

Hanoi, 29th Sept 2002

Your Ref: DS/st

Our Ref:

Mr Davids Smith

R.304 Hoa Binh hotel

Hai Ba Trung district

We have pleasure in inviting you and Ms Sussane Taylor to the dinner at Hoa binh Hotel at 7 p.m next Sunday

We are looking forward to hearing from you now and seeing you later

Yours truly,

For N&N Co., Ltd

(signed) Trần Văn Nghĩa The Director

• Semi blocked: all letter parts begin at the left margin except the dateline,

complimentary closing, company signature and and the writer’s

identification, which start at the horizontal center of the page The beginning

of the paragraph indented five or ten spaced

Parts of a business letter:

*Wording and meaning

Tell your reader:

1.1 Why you know him or her

your company = we

Chamber of Commercial and

Industry of the Socialist

2 Gần đây chúng tôi

đã đến thăm quan gian hμng của các ngμi tại trung tâm triển lãm Giảng Võ vμ

do đó biết tên vμ địa chỉ của các ngμi

3 Sáng nay chúng tôi

1 We have been given Your name and address have been given to us by Vietcomchamber

2 We currently have visited your stall at The Giangvo Exhibition Center and (therefore) have, therefore, known your name and address

3 This morning, we were reading your

1.2 What you are

regular buyer = khách mua

1.3 What you want

quotation = báo giá

current price list = bảng giá

Looking forward to having your

reply soon, we are/remain. >

không nên dùng Ving ở đầu câu

4 Chúng tôi lμ một trong những công ti xuất nhập khẩu hμng

đầu của Việt Nam

5 Chúng tôi lμ khách mua hμng thương xuyên các mặt hμng các ngμi quảng cáo trên tờ Thế giới kinh doanh

6 Chúng tôi lμ một công ti chuyên kinh doanh các mặt hμng

mμ các ngμi đang xuất khẩu sang Bắc Âu

7 Chúng tôi sẽ rất vui mừng nếu các bác gửi cho chúng tôi báo giá/chμo hμng/mẫu hμng/catơlô/bảng giá

hiện hμnh các mặt hμng mμ các ngμi có

để xuất khẩu

8 Chúng tôi muốn mua các mặt hμng

điện tử do đó sẽ rất vui lòng nếu các ngμi gửi cho chúng tôi chaò hμng với giá thấp nhất

9 Chúng tôi muốn mua các hμng hoá mμ các ngμi đăng quảng cáo trong các tạp chí nói trên

10 Chúng tôi chờ

advertisement on/in the Saigon Times and we have known your name and address

This morning, we were reading the Saigon Times and your advertisement therein so

we have known

4 we are one of the leading export and import companies in Vietnam

5 We are (a) regular buyer of your articles being advertised in the Business World

6.We are a company specializing in the articles you are exporting to North Europe

7.We will be happy if you send us the quotation/ offer/ sample/ catalogue / current price list for items you have for export

8.We are interested in your electronics and would, therefore, be very glad if you could offer us with the lowest price

9 We are interested in the items advertised in the above-mentioned magazine

VÝ dô:

we are one of the leading

companies in

mong nhËn ®−îc tin cña c¸c ngμi sím

10.We are looking forward to having/receiving your

early reply/ your reply soon

Lesson 3: Offer : free/without engagement

I Terms and conditions of a business transactions

1 Commodities

Tên hàng : goods/name of goods/ description

2 Quality /specification

As per sample sent to you ( theo mẫu đã gửi)

As per sample to be sent to you ( theo mẫu sẽ gửi)

in export customary cartons

in customary export cartons

in seaworthy wooden cases

6 delivery.shipment

7 payment

in USD by a transferable confirmed irrevocable LC to be opened

through/via/with/at ACB bank 15 days prior to (the) shipment valid

for 45 days to the account of the DEF bank in our favour for the

total value of the goods to be shipped

Note: trong the shipment:

• có the; trước chuyến hàng,

• không the: lúc giao hàng

• comments on the terms and conditions ( our goods are good

in quality, attractive in design and competitive in price )

• promises ( if your order is…, i will give you a special discount)

• introduction of the items

II Exercises

1 Thư hỏi hàng 1 câu:

chiếc ABC theo mẫu sẽ gửi cho

các ngài, giá 230 USD/ chiếc kể cả

bao bì có khả năng đi biển, giao hàng một chuyến vào tháng

12/2002 và thanh toán bằng thư tín

dụng không huỷ ngang như

thường lệ

We thank you for your inquiry đated 15 Sept, 2002 and are

pleased to offer you 500 pieces

of ABC as per sample to be sent

to you, at US$ 230 FOB

Haiphong including seaworthy

packing, for delivery in one lot

in Dec.2002, for payment by an irrevocable L/C as usual

theo mẫu đã gửi cho các ngài giá FOB

cảng Hải phòng là 550US$/MT(cả bao

bì) giao hàng một chuyến vào tháng

12/2002 và thanh toán bằng L/C như

thường lệ

2 Chúng tôi xin chào bán 50MT mì

ăn liền theo mẫu đã gửi cho các ngài

với giá FOB Hải phòng là

90000USD/MT và các điều kiện

khác tương tự như điều kiện đối với

bún khô nêu ở trên

3 Chúng tôi vui mừng chào bán

50000 bộ đĩa mây 5 chiếc mỗi bộ với

giá 12USD 1 bộ CIF Sydney với cùng

các điều kiện khác như các điều

kiện đối với làn mây đi chợ

4 Chúng tôi rất lấy làm tiếc rằng hiện

thời chúng tôi không có khả năng

chào bán ABC1 là các ngài hỏi mua

nhưng thay vào đó chung tôi vui

mừng chào bán ABC2 có chất lượng,

có kiểu dáng và màu sắc tương tự như

ABC1

1 We are pleased to offer 500MT of yellow seasame, 01-02 spring summer crop as the samples sent to you, at US$ 550 MT FOB Haiphong including packing for delivery in one lot in Dec.2002, for payment by

irrevocable LC as usual

2 We are pleased to offer 500MT of instant noodles as the samples sent to you at USD

9000 MT FOB Haiphong and on the other

terms and conditions similar to those for

dried vermicelli mentioned above

3 We are pleased to offer 50000 sets of 5

pieces of ratton plates at USD 12 per set

CIF Sydney, and on the same terms and

conditions as those for shopping rattan bags

mentioned above

4 We are sorry that currently we are not in a

position to offer ABC1 you are interested in,

however, in its place, we are pleased to offer ABC2 of the same quality, design and

colour as these for the farmer

5 Hàng của chúng tôi có chất lượng tuyệt hảo, kiểu dáng hấp dẫn và có giá

cả phải chăng nên đã và đang bán rất chạy

6 Hàng của chúng tôi đang bán rất chạy vì chúng tuyệt hảo về chất lượng, hấp dẫn về kiểu dáng và cạnh tranh về giá cả

7 Các ngài sẽ thấy hàng của chúng

tôi đặc biệt và điển hình về chất lượng, kiểu dáng và giá cả

8 CHúng tôi nhân dịp này chào bán

5 Our goods are excellent in quality,

attrative in design and reasonable in price,

have therefore, been selling very well

6 Our goods are selling well because of its

excellent in quality, atraction in design and competiveness in price

7 You will find our goods special, typical

in quality, design and price

8 And we would like to take this opportunity to offer

3 Differences between the 2?

We are pleased to offer ( firm until 15 Oct 2002) on the terms and conditions as follows:

II Exercises

Thưa các ngài chúng tôi đã nhận được

thư hỏi hàng của các ngài đề ngày 25 tháng 9 và xin rất cảm ơn Sau đây chúng tôi vui mừng chào bán mặt hàng các ngài hỏi mua:

1.Tên hàng: tôm đông lạnh 2.Chất lượng theo mẫu đã gửi và theo giấy chứng nhận chất lượng của Vinacontrol

3.Giá CIF cảng Kobe là 18000USD/MT gồm cả bao bì 4.Số lượng: 50MT

5.Bao bì: bằng hòm carton theo tập quán xuất khẩu, mỗi hòm có trọng lượng tịnh là 42 kg

6.Giao hàng làm 2 chuyến chuyến thứ nhất vào 12/2002 có số lượng 30MT, chuyến thứ 2 vào 1/2003 có số lượng 20MT

Dear Sirs,

We have received your inquiry dated

25th Sept for which we thank you

We are pleased to offer the items you are looking for on the terms and conditons as follows:

1 Commodity: Frozen Shrimps

2 Quality: as per sample sent to you and certificate of quality by Vinacontrol

3 Price: US$18000 MT CIF Kobe including packing

7 Payment in USD by irrevocable

LC to be opened through Kobe

7.Thanh toán bằng đồng USD bằng thư tín dụng không thể huỷ ngang mở qua ngân hàng thương mại Kobe ở Kobe

15 ngày trước chuyến hàng thứ 1, có giá trị 90 ngày vào tài khoản của ngân hàng Techcombank Hà nội để chúng tôi được hưởng 100% giá trị hàng hoá

sẽ giao; cho phép giao hàng từng phần, không cho phép chuyển tải và tái xuất

Các ngài có thể thấy rằng giá tôm đông lanh trên thị trường thế giới cao hơn giá

mà chúgn tôi đang chào bán cho các ngài Thế nhưng các ngài là khách hàng thường xuyên của chúng tôi nên chúng tôi vẫn giữ giá cũ

Chúng tôi chờ mong đơn đặt hàng sớm của các ngài

You can see that the price of frozen shrimps in the world market is higher

than that of the goods we are offering But because you have been our

regular customer, we, therefore, are

maintaining old price/ price of the

previous transactions

We are looking forward to receiving your early order

Yours faithfully,

1 Người viết thư:

CTTNHH N&N 86b Phố Huế Hà nội Việt Nam

ĐT và fax; 8645465

2 Người nhận: CTTNHH Grace Brothers

1 Hills Road Cambridge BE 2042

3 Tham chiếu của N&N

là TQtt/dn Tham chiếu của Grace Brothers là GS/st

4 N&N chào bán cố định

mực khô theo tiêu

chuẩn chất lượng vương quốc Anh là BS

6 Giao hàng một chuyến

N&N Co., Ltd

85b Hue Str Hanoi Vietnam

Phone & Fax:

We thank you very much for your inquiry No123 dated 25 Sept.2002 and very pleased to offer firm until 19 Oct.2002 on the terms and conditions as follows:

1 Commodities: dried cattlefish

2 Specification: BS 004SB of British specification standard

vào 12/2002

7 Thanh toán bằng LC

không huỷ ngang, ngân

hàng của N&N là ngân

hàng ngoại thương Việt

Nam ở Hà nội, ngân

hàng của người mua là

NHNT london ở

Cambridge

8 Người bán chào bán cá

khô không xương tiêu

chuẩn Anh quốc theo

giá FOB Hải phòng là

18000GBP/MT vơi các

điều kiện như đối với

cá mực nói trên

9 N&N lấy làm tiếc là

hiện thời họ không có

tôm khô theo tiêu

chuẩn anh quốc BS

055SP nhưng lại có loại

tôm tiêu chuẩn

BS066SP có chất lượng

tốt hơn BS055SP

nhưng lại được chào

bán cùng giá

10 Nhu cầu cá mực khô và

tôm khô hiện thời lớn

tới mức N&N và các

nhà sản xuất ở Việt

Nam khó đáp ứng

nhưng chính sách của

N&N là tăng cường

xuất khẩu sang thị

trường Anh Quốc nên

công ty cố gắng thoả

mãn mọi nhu cầu của

khách hàng

11 N&N cũng sẵn sàng

giành cho đơn đặt hàng

đầu tiên của GBr một

chiết khấu 6.5%

Chú ý: thư chào hàng này dựa

vào thư hỏi hàng của GBr số

123 để ngày 25/9/2002

3 Quantity: 50MT

4 Price: GBP 17000 per MT FOB Haiphong including export customary cartons for long voyage

5 Delivery: in one lot in December 2002

6 Payment: in GBP by irrevocable letter of credit opened through London Commerial Bank, Cambridge 15 days prior to the shipment valid for 45 days to the account of Vietcom Bank, Hanoi, in favour of total value of the goods to be shipped

We would like to take this opportunity to offer boneless fish, the British specification Standard

at GBP 18,000 per MT Haiphong and on the same terms and conditons as thoes for cattlefish mentioned above

We are sorry to inform you that at the moment

we are not in the position to offer dried shrimps, the British specification standard BS055SP However, in its place we are happy to offer BS006SP of better quality and at the same price

as that of BS055SP

We would like to let you know that at the present, the demands for cattlefish and shrims

are so heavy that producers in Vietnam and we

find it difficult to meet However, as our policy

is to promote exporting to UK market, we are doing our best to satisfy customers’need

We also prepare to grant a 5% duscount on your very first order

We are looking forward to your early order Yours faithfully,

For N&N Co., Ltd

(signed) Nguyen Nghia Marketing Manager Encl.:

C.C:

P/s:

Covering letter

1 What’s it? It’s a letter that goes with another letter/an offer/ an order/a claim/a doc./

or the like, giving/introducing further explainations to the same

2 What to write? It s a 4-paragraph letter

a Thanks for inq

b Pleasure in enclosing an offer + major Ts & Cs(Preference:1 sentence offer)

c Others: Comments/Promise/Items (not asked for) emphasis

on what needs to be emphasized

d Hope for an early order

3 Exercise: Viết một bức thư đi kèm với chμo hμng bán 25 máy tiện T116

My notes

1.Cảm ơn thư hỏi hμng của khách

2.Bμy tỏ niềm vui gửi kèm thư

nμy chμo hμng bán máy tiện nói trên theo qui cách phẩm chất

đã thoả thuận với đại diện của khách tại Hμ Nội với giá $2000

1 chiếc CIF cảng người mua &

thanh toán bằng L/C có các ddk thông thường

3.Nhân dịp nμy báo cho khách biết theo thông lệ của anh chị chỉ bảo hμnh 12 tháng kể từ ngμy giao hμng vμ 6 tháng kể từ ngμy sử dụng.Nhưng đặc biệt

đối với khách hμng đang hỏi mua, công ty bạn sẽ bảo hμnh

18 tháng kể từ ngμy mua & 12 tháng kể từ ngμy sử dụng

4.Đối với tμi liệu kỹ thuật : công

ty của bạn sẽ cung cấp 3 bộ TL hướng dẫn lắp ráp, vận hμnh &

bảo dưỡng bằng tiếng Việt, tiếng Anh & tiếng Pháp

5.Trước khi kết thúc thư hãy nhớ :

- nhắc cho khách biết chμo

Dear Sirs,

We thank you for your inquiry No

999 dated 16 October, 2002

We are pleased to enclose our offer

No 345 for 25 units of Lathe T116 as per specifications agreeded upon your representatives in Hanoi at USD2000 per unit CIF Singapore including export packing for immediate shipment and for payment by a Letter of Credit on usual terms and conditions

We would like to advise you that as a rule, we warrant the goods for 12 months from delivery and 6 months from use, but for you exclusively, we are going to warrant 18 months and

12 months respectively

As far as technical documents are concerned, we are going to provide you with 3 sets of instructions for assembly, operation and maintenance in Vietnamese, English and French

hμng nμy cố định trong vòng 15 ngμy & phụ thuộc vμo việc có còn hμng hay không khi nhận

được đơn đặt hμng

- hãy nhớ nói rằng đơn đặt hμng nμo của KH mμ KH có thể

đặt mua với công ty của bạn cũng được công ty của bạn hết sức chú ý & nhanh chóng

- nhớ bμy tỏ hi vọng rằng việc thực hiện trôi chảy đơn đặt hμng của khách sẽ dẫn tới việc buôn bán nhiều hơn nữa của 2 công ty

chú ý: gửi kèm chμo hμng, qui cách phẩm chất

Người ký thư: Nguyễn Quang, TGĐ

As you know, any orders you may place with us will have our best

attention and will be executed without delay

We do hope that the smooth handling

of your order will lead to further trading/business

Yours faithfully, (signed) Nguyen Quang General Director

Enc Offer No.345 Specifications

Order and their execution_Counter offer

1 Counter offer

a What is this?

• Formal:negotiations of terms and conditions of a business transactions

• Informal: bargaining of terms and conditions of a deal

b When to write: when placing an order and when having to bargain

c How to write:

B not A as offered/mentioned/stated

2 Order

a What is this?

• A promise to sell ( offer)

• A promise to buy ( order)

b What to write: the same as with order

Finally you hope for and early acknowledgement/acceptance/confirmation

c How to write? Write almost exactly like an offer because you have to change at

least 1 and 3 /4 words

Oder : We thank you for your offer We are pleased to order in your favour