I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS. ......................... 4 II. HỆ THỐNG THÔNG TIN LOGISTICS TÍCH HỢP (ILIS) ................................................................................... 7 1. Chất lƣợng thông tin. ................................................................................................................................................ 7 2. Hệ thống thông tin logistics tích hợp. ....................................................................................................................... 9 3. Phân loại quản trị hệ thống thông tin. ................................................................................................................... 10 3.1. Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS Office Automation System). ....................................................... 10 3.2. Hệ thống truyền thông (Communication Systems). ....................................................................................... 12 3.3. Hệ thống xử lý giao dịch (TPS Transaction Processing Systems). ............................................................. 14 3.4. Hệ thống Hỗ trợ Quyết định ............................................................................................................................ 16 3.5. Hệ thống thông tin quản lý (MISManagement Information systems) và Hệ thống thông tin điều hành (EIS Executive information systems)................................................................................................................... 18 3.6. Hệ thống doanh nghiệp (ES Enterprise Systems). ....................................................................................... 21 III.TÁC ĐỘNG CỦA INTERNET ĐẾN HOẠT ĐỘNG LOGISTICS. ...................................................................... 24 1. Online retailing – Bán hàng trực tuyến. ................................................................................................................ 25 2. Cloud Computing – Điện toán đám mây. .............................................................................................................. 26 3. Electronic Procurement – Đấu thầu điện tử. ......................................................................................................... 27 IV. THÁCH THỨC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ......................................................................................................... 28 V. THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ. ........................................................................................................................................ 30 1. Giới thiệu. ................................................................................................................................................................. 30 2. Phân loại thƣơng mại điện tử. ................................................................................................................................ 31 2.1. Thƣơng mại điện tử B2B (Business – To – Business). ................................................................................... 31 2.2. Thƣơng mại điện tử B2C. ................................................................................................................................ 32 2.3. Thƣơng mại điện tử B2G (Business – To – Government). ............................................................................ 32 2.4. Thƣơng mại điện tử G2G (Government – To – Government) ...................................................................... 33 2.5. Thƣơng mại điện tử C2C (Consummer – To – Consummer). ...................................................................... 33 3. Các cấp độ thƣơng mại điện tử............................................................................................................................... 34 VI. ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ZETTA TRONG QUẢN LÝ TẬP ĐOÀN MISUMI. ................................................. 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................................................................. 38
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH
KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING
- -
THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISSTICS
NHÓM : 7 LỚP : LT22FT001
TP.HCM, Tháng 11/2017
Trang 2DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM 7
Trang 3PHỤ LỤC
I TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS 4
II HỆ THỐNG THÔNG TIN LOGISTICS TÍCH HỢP (ILIS) 7
1 Chất lượng thông tin 7
2 Hệ thống thông tin logistics tích hợp 9
3 Phân loại quản trị hệ thống thông tin 10
3.1 Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS - Office Automation System) 10
3.2 Hệ thống truyền thông (Communication Systems) 12
3.3 Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Transaction Processing Systems) 14
3.4 Hệ thống Hỗ trợ Quyết định 16
3.5 Hệ thống thông tin quản lý (MIS-Management Information systems) và Hệ thống thông tin điều hành (EIS - Executive information systems) 18
3.6 Hệ thống doanh nghiệp (ES - Enterprise Systems) 21
III.TÁC ĐỘNG CỦA INTERNET ĐẾN HOẠT ĐỘNG LOGISTICS 24
1 Online retailing – Bán hàng trực tuyến 25
2 Cloud Computing – Điện toán đám mây 26
3 Electronic Procurement – Đấu thầu điện tử 27
IV THÁCH THỨC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 28
V THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ 30
1 Giới thiệu 30
2 Phân loại thương mại điện tử 31
2.1 Thương mại điện tử B2B (Business – To – Business) 31
2.2 Thương mại điện tử B2C 32
2.3 Thương mại điện tử B2G (Business – To – Government) 32
2.4 Thương mại điện tử G2G (Government – To – Government) 33
2.5 Thương mại điện tử C2C (Consummer – To – Consummer) 33
3 Các cấp độ thương mại điện tử 34
VI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ZETTA TRONG QUẢN LÝ TẬP ĐOÀN MISUMI 34
TÀI LIỆU THAM KHẢO 38
Trang 4I TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS
Theo luật Giao dịch điện tử của nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam được quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005, thì:
- Hệ thống thông tin là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện các xử lý khác đối với thông điệp dữ liệu
- Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử
- Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật
số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự
- Hệ thống thông tin logistics bao gồm:
- Thông tin trong nội bộ từng tổ chức thuộc hệ thống logistics: doanh nghiệp logistics; các nhà cung cấp; các khách hàng/ người mua hàng
- Thông tin trong từng bộ phận chức năng của mỗi doanh nghiệp: logistics, kỹ thuật, kế toán – tài chính, tổ chức – nhân sự, marketing, sản xuất, kinh doanh,
- Thông tin trong từng khâu của dây chuyền cung ứng: dịch vụ khách hàng, kho hàng, bến bãi, vận tải,…
- Và sự kết nối thông tin giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn nêu trên
Bản chất của hệ thống thông tin trong logistics là chuyển đổi các dữ liệu chính xác thành thông tin hữu ích cho việc hoạt động của bộ phận, doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp với nhau để có thể kiểm soát và quản lý hệ thống thông tin một cách chính xác nhất Dữ liệu không chính xác và thông tin kém có thể phá hoại mọi hoạt động logistics
Ví dụ:
Về việc vận chuyển hàng hóa, chúng ta cần phải có thông tin về hàng hóa đó Để vận chuyển đúng hàng hóa đến đúng địa điểm vào đúng thời điểm theo đúng điều kiện với đúng các chứng từ Câu trả lời cho tất cả các câu hỏi của từ “đúng” mà chúng ta cần phải biết Người tài xế chở hàng này đến nơi nhận hàng là ở đâu? Ai là người nhận hàng? Hàng tồn kho của mỗi mặt hàng trong kho là bao nhiêu và số lượng của mỗi mặt hàng sẽ dùng để sản xuất là bao nhiêu? Hiện tại lô hàng này ở đâu? Thông tin thâm nhập vào hệ thống logistics, nhưng, cũng giống như những hàng hóa, thông tin phải đi đến đúng người đúng thời điểm dưới một hình thức hữu ích Đơn giản như là thông tin của một kiện mới đến hoặc phức tạp hơn là đề xuất thiết kế một chuỗi cung ứng mới cho thiết bị nặng (Công nghiệp nặng là những ngành công nghiệp như khai khoáng, luyện kim, chế tạo, sản xuất nên tất cả những thiết bị của các ngành trên đều được coi là thiết bị công nghiệp nặng Còn công nghiệp nhẹ hay còn gọi là ngành công nghiệp không khói như du lịch, dịch vụ ) Bản chất của hệ thống thông tin trong logistics là chuyển đổi các dữ liệu chính xác thành thông tin hữu ích Dữ liệu không chính xác và thông tin kém phá hoại hoạt động logistics Dĩ nhiên, ngay cả với dữ liệu chính xác và thông tin tốt, thì ai sẽ hành động theo
Trang 5Dữ liệu không chính xác trong hệ thống hàng tồn kho làm gián đoạn phục vụ khách hàng, vận chuyển, hoạt động kho bãi, sản xuất, và quản lý hàng tồn kho Với một công ty sản phẩm tiêu dùng 12,000 sản phẩm bảo quản kho trị giá 20 triệu usd dựa trên 7500 chủng loại sản phẩm - sự khác biệt giữa những gì hệ thống hàng tồn khó báo và những gì thực sự
có trong kho – trong hàng tồn kho hàng năm Gía trị của hàng tồn kho đã giảm xuống chỉ 40,000 USD, do đó những sản phẩm có giá trị cao giảm xuống cân bằng với sản phẩm có giá trị thấp Trong khi điều này làm giảm thiểu sự sai sót kế toán Nó làm tăng gián đoạn hoạt
động Một khách hàng gọi tới đặt hàng thông tin từ hệ thống máy tính sẽ báo với khách hàng
về tình trang tồn kho của hàng hóa đó Thông tin hiển thị trên màn hình máy tính chỉ có 38%
là thông tin chính xác Vì vậy mà dịch vụ khách hàng không biết liệu những hàng hóa có trong kho có như được hiển thị hay không Khách hàng có thể đặt mua hàng mà nó không có trong kho Điều này có nghĩa là phải gọi đến khách hàng giải thích, xúc tiến sản xuất đơn hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thay đổi lịch trình vận chuyển để đẩy nhanh đơn hàng cho khách hàng Khách hàng có thể đặt hàng những hàng hóa có trong kho nhưng thông tin cho thấy là chúng không có Bán hàng bị mất và khách hàng lại không được phục
vụ Công ty sẽ tự hỏi về lượng khách hàng cũng như kinh doanh bán hàng bị sụt giảm nhanh chóng Doanh thu từ 80 triệu USD giảm xuống còn 9 triệu USD và từ 900 nhân viên giảm xuống còn 85 nhân viên Vấn đề chính ở đây là dữ liệu không chính xác và quản lý hệ thống
thông tin kém
Như vậy để có thể kiểm soát cũng như vận hành một cách hiệu quả để đảm bảo được hệ thống thông tin trong Logistics phải chính xác là sự cần thiết không thể thiếu Đặc biệt đối với việc doanh nghiệp phải cạnh tranh vô cùng khốc liệt trong nền kinh tế mở hiện nay thì việc làm sao để có thể quản lý và kiểm soát được hệ thống thông tin của từng bộ phận, từng soanh nghiệp hay rộng hơn là trong môi trường hoạt động logistics là yếu tố tất yếu
Sử dụng EDI trong doanh nghiệp
EDI là hình thức thương mại điện tử đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp
Tầm quan trọng của hệ thống thông tin sẽ được nhìn nhận rõ ràng khi áp dụng hệ thống trao đổi dữ liệu dưới dạng có cấu trúc (stuctured form – có cấu trúc nghĩa là các thông tin trao đổi được với các đối tác được thỏa thuận với nhau tuân thủ thep một khuôn dạng nào đó) từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác, giữa các công ty hoặc đơn vị đã thỏa thuận buôn bán với nhau, tự động hóa hoàn toàn không cần có sự can thiệp của con người Theo ủy ban liên hợp quốc về luật thương mại quốc tế (UNCITRAL), việc trao đổi điện
tử - EDI được định nghĩa như sau:
“Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là việc chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận để cấu trúc thông tin”
Các dữ liệu giao dịch trong EDI bao gồm các thông tin được chứa đựng trong các hóa đơn, phiếu đặt hàng, yêu cầu báo giá, vận đơn và báo cáo nhận hàng sẽ được xử lý trực tiếp
từ máy tính của các công ty phát hành đến công ty tiếp nhận Rút ngắn đáng kể khoảng thời
Trang 6gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi thanh toán kết thúc, bằng cách gửi đi những thông tin cần thiết và tránh được sự trùng lắp, sai sót trong cả quá trình giao dịch Các tiêu chuẩn EDI đang được phổ biển và ứng dụng trong doanh nghiệp như các tiêu chuẩn của liên hợp quốc hoặc tiêu chuẩn quốc tế: ANSI ASC X12, EDIFACT (hay UN/EDIFACT), XML, TXT, Trong đó, chuẩn ANSI ASC X12 được sử dụng phổ biến ở Mỹ và chuẩn EDIFACT (UN/EDIFACT) được sử dụng phổ biến ở châu Âu và châu Á
Để ứng dụng quy trình EDI thì giữa các doanh nghiệp đối tác với nhau, những bên tham gia cần phải tích hợp hệ thống EDI Các bên đối tác tham gia sẽ gửi và nhận dữ liệu điện tử dưới dạng chuẩn EDI Và hiện nay thông thường sử dụng dạng chuẩn là UN/EDIFACT
Nguyên lý hoạt động của EDI:
Bước 1: Bên gửi chuẩn bị tài liệu điện tử để gửi đi: Những dữ liệu điện tử của bên gửi sẽ được mã hóa dưới dạng chuẩn EDI dựa vào hệ thống phần mềm của họ trước khi gửi đi để đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu khi truyền tải
Bước 2: Dịch dữ liệu để truyền tải: Từ bộ chuyển đổi của EDI, phong bì EDI cho dữ liệu modern cần truyền tải để chuẩn bị truyền dữ liệu thông qua các phương tiện điện tử
Bước 3: Truyền tải dữ liệu:
Cách 1: Truyền EDI thông qua môi trường mạng Internet công cộng Phương pháp này có ưu điểm là tốn ít chi phí, nhưng độ an toàn bảo mật không cao Dữ liệu có thể
dễ dàng bị thay đổi trên đường truyền tới đối tác
Cách 2: Truyền EDI thông qua mạng giá trị gia tăng – mạng VAN riêng Nghĩa là sẽ
có những công ty đứng ra lập các đường dây mạng để kết nối các đối tác với nhau Phương pháp này có nhược điểm là rất đắt nhưng ưu điểm là độ bảo mật được thực hiện một cách tuyệt đối Tài liệu không thể bị thay đổi do truyền trong một đường dây riêng
Bước 4: Dịch dữ liệu truyền tới: Tại đây với hệ thống phần mềm của mình, phía bên nhận dữ liệu điện tử truyền tới sẽ tiến hành dịch các dữ liệu mà phía bên gửi gửi tới thông qua bộ hệ thống phần mềm của họ dựa theo các chuẩn EDI đã được quy định
Bước 5: Xử lý dữ liệu điện tử nhận được: Dữ liệu sau khi được dịch sẽ được chuyển đến
hệ thống điện tử để xử lý
Khi giao dịch được thực hiện bằng EDI, hệ thống máy tính sẽ hoạt động sẽ hoạt động như một kho dự trữ các dữ liệu cần thiết đễ hỗ trợ các giao dịch đó Khi được sử dụng, EDI rút thông tin từ những ứng dụng của công ty và truyền tải các chứng từ giao dịch phi giấy tờ dưới dạng máy tính đọc được qua đường dây điện thoại hoặc các thiết bị viễn thông khác: ở đầu nhận, dữ liệu có thể nhập trực tiếp vào hệ thống máy tính của đối tác, được tự động xử
lý với các ứng dụng nội bộ tại nơi nhận Toàn bộ quá trình này diễn ra trong vài phút mà không cần phải gõ lại thông tin và tránh cho các bên những phiền toái về giấy tờ đi kèm với việc xử lý văn bản bằng tay Lúc này mạng EDI (thay cho bưu chính) kết nối hai công ty
Hơn nữa việc tạo, gửi và nhận các chứng từ giao dịch EDI có thể được tự động hóa và tích hợp với những ứng dụng máy tính hiện hành trong nội bộ công ty
Trang 7Những lợi ích thấy rõ khi sử dụng EDI:
Giảm được khoảng 60%-70% thời gian để lập, lưu trữ hồ sơ, lưu chuyển một cách hiệu quả đến địa chỉ cần thiết, các công việc có liên quan trong nội bộ hoặc liên công
Giảm lượng hàng dự trữ
EDI không chỉ giúp nâng cao hiệu quả khâu trung tâm của hệ thống logistics - chu trình đặt hàng, mà còn giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả ở tất cả các khâu khác
nhau
II HỆ THỐNG THÔNG TIN LOGISTICS TÍCH HỢP (ILIS)
Hiệu quả hậu cần đỉnh cao và hiệu quả đòi hỏi một hệ thống thông tin hậu cần tích hợp cao (ILIS) Nếu không có quyền truy cập thông tin chính xác, hoạt động logistics tổng hợp
sẽ mất hiệu quả và hiệu quả Hậu cần tích hợp sẽ không duy trì một lợi thế chiến lược, cạnh tranh Ứng dụng ưu tiên của ILIS là tình trạng kiểm kê, truy tìm và xúc tiến, đón và giao hàng, đặt hàng thuận tiện, chính xác lệnh, cân bằng các cơ hội giao thông trong và ngoài, và
xử lý đơn đặt hàng
1 Chất lƣợng thông tin
Như câu chuyện giới thiệu gợi ý, chất lượng của thông tin chảy qua ILIS là vô cùng quan trọng Câu nói "rác thải ra ngoài" áp dụng cho bất kỳ hệ thống thông tin nào Ba mối quan tâm nổi bật về chất lượng thông tin: (1) nhận được thông tin chính xác, (2) độ chính xác của thông tin, và (3) truyền thông tin hiệu quả
Nhận được thông tin chính xác
Một vấn đề lớn đối với các nhà quản lý logistics tích hợp đang nhận được thông tin để đưa ra quyết định Có ba lý do chính cho việc này Thứ nhất, một số nhà quản lý logistics tích hợp có thể không hoặc sẽ không xác định thông tin nào họ yêu cầu Thứ hai, hệ thống không cung cấp cho các nhà quản lý các thông tin mà họ yêu cầu ILIS cung cấp thông tin thuận tiện nhất, thông tin mà một người khác tin rằng phù hợp cho logistics tổng hợp hoặc thông tin có cấu trúc cho một số mục đích phi hậu cần Trong bất kỳ trường hợp nào, thông tin sẵn có thường không phù hợp với nhu cầu của nhà quản lý hậu cần tích hợp Thứ ba,
Trang 8thông tin đúng là xung quanh, nhưng không thể tiếp cận với hậu cần Nó được chôn trong hệ thống thông tin của các khu chức năng khác và khó tìm thấy
Độ chính xác của thông tin
Thông tin phải chính xác Nếu không có dữ liệu chính xác thì người quản lý hậu cần tích hợp không thể đưa ra những quyết định đúng đắn Dữ liệu kế toán truyền thống ít khi phù hợp với các quyết định hậu cần Chi phí được phân bổ cho tiếp thị, tài chính và kế toán và sản xuất, vì vậy phần lớn chi phí hậu cần được tích hợp trong các chức năng khác Nếu logistics tích hợp được coi là một chức năng, thì vấn đề này không nghiêm trọng Kế toán chi phí hoạt động (ABC) cung cấp thông tin chi phí chính xác hơn cho logistics, nhưng chưa được sử dụng rộng rãi ABC theo dõi chi phí trực tiếp cho một hoạt động hoặc sự kiện
Một số thực tiễn thiết lập hệ thống cho sự không chính xác Vấn đề gặp phải trong công
ty được trích dẫn trong phần giới thiệu liên quan đến việc sử dụng số phát minh hàng năm Ngay cả vào ngày đếm hàng tồn kho và hồ sơ được cập nhật, hồ sơ cho hơn 500 SKUs vẫn không chính xác Dữ liệu hàng tồn kho hàng năm thường bao gồm việc đóng cửa nhà máy
và sử dụng những trợ giúp tạm thời: nhân viên văn thư, những người không phải là hậu cần
và những người không có kinh nghiệm để nhanh chóng hoàn thành việc đếm Nhân viên lễ tân từ trụ sở có thể tính hàng tồn kho ít được đào tạo, không muốn làm công việc và không quan tâm đến kết quả Ngay cả khi phát hiện được những sự không chính xác, nguồn của chúng rất khó tìm ra trong một hoặc hai tuần một năm cho phép
Một cuộc điều tra cho thấy nhiều sự không chính xác đến từ sự nhiệt tình của nhân viên
vì đã làm tốt công việc trên bến Những công nhân tìm hàng không đầy đủ đã trở lại kho hàng thiếu Các lô hàng hoàn chỉnh sau đó được gửi đến khách hàng, nhưng việc giảm hàng tồn kho không bao giờ được đưa vào hệ thống máy tính Vì vậy hồ sơ trở nên không chính xác Trong suốt một năm, các mặt hàng phổ biến nhất đã phát triển sự khác biệt lớn nhất Công ty này đã phải chịu đựng nhiều vấn đề trong hệ thống hậu cần Cuối cùng họ đã gây ra gần như phá sản
Hệ thống tính chu kỳ giúp tăng độ chính xác của dữ liệu và phát hiện ra các nguồn lỗi trong bản ghi hàng tồn kho Thay vì đếm hàng tồn kho mỗi sáu tháng hoặc một năm, hàng tồn kho được tính một cách liên tục, với những mặt hàng quan trọng nhất được đếm thường xuyên hơn Bộ đếm chu trình đào tạo theo dõi kiểm kê và điều tra các nguyên nhân của lỗi, sửa lỗi và báo cáo các nguyên nhân để quản lý liên tục Các thủ tục như vậy cải thiện đáng
kể độ chính xác của dữ liệu
Truyền thông hiệu quả
Người quản lý hậu cần tích hợp phải truyền thông tin chính xác để người nhận tin nhắn
có thể giải mã nó một cách chính xác Hình 15.1 cho thấy quá trình truyền thông cơ bản Người gửi phải mã hoá tin nhắn sao cho tin nhắn nhận được tương ứng với tin nhắn đã gửi
Nó cũng phải được gửi qua môi trường chính xác Người gửi phải biết người nhận có thể nhận thức được gì, người nhận mong muốn nhận thức như thế nào, và người nhận sẽ phản ứng như thế nào với nhận thức
Trang 9Ví dụ: Trò chơi thông báo ở trường tiểu học bắt đầu với việc giáo viên thì thầm một tin nhắn ngắn cho một học sinh ở phía sau lớp học Học sinh đó sau đó sẽ chuyển thông điệp cho học sinh tiếp theo cho đến khi thông điệp đã được thì thầm với từng học sinh, từng người một Học sinh cuối cùng nghe tin nhắn sẽ thông báo nó vào phòng Hiếm khi nó giống với thông điệp ban đầu Bài tập này cho thấy tầm quan trọng của việc lắng nghe, phản hồi, xác nhận, xe hơi trong việc xây dựng thông điệp và truyền tải thông điệp chính xác đến người khác
Như đã thấy trong mô hình, truyền thông đòi hỏi phản hồi từ người nhận Người đúng đã nhận đúng thông điệp? Thông tin phản hồi cho biết liệu tin nhắn đã được nhận và giải mã đúng hay không Tiếng ồn ảnh hưởng đến nhiều bài viết Tiếng ồn đề cập đến bất cứ điều gì làm gián đoạn sự tiếp nhận hoặc hiểu biết của tin nhắn Tiếng ồn có thể là thể chất, cảm xúc, hoặc tâm lý Tiếng ồn thể chất có nghĩa là làm cho tin nhắn khó nghe hoặc nhìn thấy Tiếng
ồn và cảm xúc tâm lý xảy ra khi người nhận có những thứ khác trong tâm trí của mình Tiếng ồn trở nên khó khăn hơn để vượt qua trong logistics toàn cầu
2 Hệ thống thông tin logistics tích hợp
Một ILIS có thể được định nghĩa là:
Sự tham gia của con người, thiết bị và các thủ tục cần thiết để thu thập, phân loại, phân tích, đánh giá, và sau đó phân phối các thông tin cần thiết đến các nhà hoạch định chính sách một cách kịp thời và chính xác để họ có thể đưa ra quyết định hậu cần chất lượng
Một ILIS thu thập thông tin từ tất cả các nguồn có thể để hỗ trợ quản lý hậu cần tích hợp trong việc ra quyết định Nó cũng kết nối với hệ thống thông tin tiếp thị, tài chính và sản
Trang 10xuất Tất cả những thông tin này sau đó được gửi đến ban quản lý cấp cao để giúp xây dựng các quyết định mang tính chiến lược
Hình 15.2 mô tả ILIS và các tương tác giữa các hệ thống con của nó ILIS có bốn thành phần chính: hệ thống xử lý đơn đặt hàng, nghiên cứu và hệ thống thông tin tình báo, hệ thống hỗ trợ ra quyết định, và các báo cáo và hệ thống đầu ra Cùng nhau bốn hệ thống con này cần cung cấp sự tích hợp Quản lý hậu cần với thông tin kịp thời và chính xác để đưa ra các quyết định Các hệ thống con này giao tiếp với các chức năng quản lý hậu cần tích hợp và môi trường quản lý hậu cần tích hợp Như đã miêu tả trong hình vẽ, trước khi thông tin được phát triển, cần xác định nhu cầu thông tin Tương tự như vậy, khi thông tin được tạo ra dựa trên đánh giá nhu cầu, thì nó sẽ được phân phối cho người quản lý hậu cần tích hợp
3 Phân loại quản trị hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và dữ liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước Con người được xem xét một phần của hệ thống tức là hệ thống sẽ không làm việc mà không có họ Giáo sư Steven Alter đã xác định được sáu loại hệ thống thông tin khác nhau áp dụng cho mọi chức năng kinh doanh
3.1 Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS - Office Automation System)
Ngày nay những văn phòng bừa bộn với hàng đống giấy tờ, tủ to, tủ nhỏ, các loại máy móc photocopy, in ấn, máy fax, máy, chấm công, máy hủy tài liệu, máy sấy tài liệu và cần
ấy con người để gắn với những thứ đó đã dần dần được thay thế bởi hệ thống văn phòng điện tử
Trang 11Công nghệ đã cho phép tích hợp tự động hóa những người thừa, giấy tờ thừa, máy móc thừa vào làm một (all in one) Thậm chí họ còn để văn phòng trên đám mây (cloud) để đi đâu cũng làm được việc, làm việc di động thay vì văn phòng truyền thống chỉ ngồi một chỗ dưới mặt đất (ground)
Hệ thống tự động hóa văn phòng là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử
lý, lưu trữ, gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân và các tổ chức với nhau
Một loạt các hệ thống tự động hóa văn phòng đã được áp dụng cho các giao dịch kinh doanh và truyền thông từng được sử dụng thủ công hoặc tại nhiều địa điểm của Tổ chức, chẳng hạn như chuẩn bị Truyền thông và Lập kế hoạch chiến lược
Hệ thống cung cấp các cách hiệu quả để xử lý dữ liệu kinh doanh cá nhân và tổ chức, để thực hiện tính toán và tạo tài liệu Bao gồm trong hệ thống văn phòng tiền chế là các gói phần mềm định dạng từ, bảng tính, trình bày và ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu
Gói phần mềm tổng quát liên quan nhất cho các nhà logistics là bảng tính Trong khi bảng tính ban đầu có vô số các tính năng cho phép các nhà quản lý để giải quyết một loạt các vấn đề kinh doanh phức tạp tương đối nhanh chóng và không tốn kém
Thật vậy, các ứng dụng bảng tính trong logistics vào đầu những năm 1990 có xu hướng phản ánh khả năng hạn chế của gói phần mềm hiện có Đối với các chủ đề đại diện của mẫu đại diện, bao gồm các tính toán về trật tự trật tự kinh tế (EOQ), quy mô kho, phương thức vận chuyển và quyết định của nhà cung cấp dịch vụ, quy hoạch sản xuất và trung tâm xác định vị trí trọng lực Khi chúng tôi trải qua những năm 1990, các tính năng bảng tính được tăng cường cho phép các tổ chức phân tích các vấn đề mà trước đây vẫn được các chương trình máy tính thiết kế đặc biệt Trong tĩnh mạch này, vấn đề cổ điển về giảm thiểu chi phí vận chuyển sản phẩm từ nhiều nguồn đến nhiều điểm đến, với chi phí vận chuyển tối thiểu -
Vậy ứng dụng bảng tính là gì? Ví dụ như Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project cũng như Microsoft Visio Tất cả đều là các ứng dụng bảng tính Đây là hệ thống tự động hóa văn phòng
Trang 123.2 Hệ thống truyền thông (Communication Systems)
Hệ thống truyền thông giúp đỡ các bên liên quan khác nhau nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng làm việc cùng nhau bằng cách giao tiếp và chia sẻ thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau
Theo quan điểm hậu cần, tầm quan trọng của các hệ thống truyền thông được xác định
rõ ràng và được thực hiện tốt đã được nhấn mạnh bởi các sự kiện trong tháng 11 năm 2001, đặc biệt là đối với các công ty sử dụng hoặc cung cấp dịch vụ vận tải hàng không Do việc ngừng hoạt động của hệ thống hàng không của Hoa Kỳ trong nhiều ngày sau vụ tấn công khủng bố, nên nhiều máy bay chở hàng đã được chuyển sang xe tải, do đó trì hoãn nhiều lần giao hàng Như các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không như Fedex đã làm việc một cách sốt sắng để thông báo cho khách hàng cập nhật thông tin các lô hàng của họ để dễ theo dõi, hài lòng khách hàng
Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic data interchange - EDI) được nhiều chuyên gia coi như là thước đo cho công nghệ thông tin hậu cần trong những năm 1990 Trái lại, thông tin liên lạc không dây đã trở thành thước đo trong thập kỷ đầu tiên của thế kỷ 21
Trao đổi dữ liệu điện tử là sự truyền thông tin từ máy tính gửi đến máy tính nhận bằng phương tiện điện tử, trong đó có sử dụng một số định dạng chuẩn nhất định nào đó
Chuẩn EDI được xây dựng và phát triển năm 1982 và đưa vào sử dụng năm 1985 Một
bộ chuẩn EDI là một khung hướng dẫn cho các định dạng dữ liệu thống nhất dùng để tạo những phiên bản điện tử đọc được bằng máy tính thay thế cho tài liệu giấy truyền thống Với mục đích truyền thông tin, truyền thông không dây là thông tin liên lạc mà không cần cáp và dây điện và bao gồm truyền dẫn hồng ngoại, vi sóng và radio Trao đổi dữ liệu, thông tin qua các mạng xã hội như zalo, skype, messenger-facebook đang được phổ biến hiện nay
Mặc dù truyền thông không dây có nhiều ứng dụng hậu cần, nhưng còn có những loại
phổ biến hơn, cụ thể là các hệ thống định vị toàn cầu (Global Positioning System – GPS).Hệ
thống định vị toàn cầu được xem một mạng lưới các vệ tinh truyền các tín hiệu xác định vị trí chính xác của một đối tượng Bạn có thể quen thuộc với các hệ thống định vị toàn cầu dưới dạng các thiết bị định vị cá nhân cung cấp bản đồ hoặc hướng dẫn bằng giọng nói khi bạn lái ô tô của mình
Các hệ thống phân phối toàn cầu trở nên có giá trị đối với thành phần vận chuyển của hậu cần vì chi phí nhiên liệu cao và áp lực không ngừng đối với thành phần vận chuyển của hậu cần do chi phí nhiên liệu cao và áp lực không ngừng để không hiệu quả và năng suất Thực tế, các công ty vận tải đã triển khai các hệ thống định vị toàn cầu đã báo cáo sự gia tăng năng suất lao động, giảm chi phí hoạt động và cải thiện mối quan hệ với khách hàng
Cụ thể hơn, một nghiên cứu cho thấy việc thực hiện GPS cho phép các công ty vận tải thu hồi gần một giờ mỗi ngày về thời gian lái xe của họ, nghĩa là tiết kiệm lao động khoảng 5,500 đô la cho mỗi nhân viên Nghiên cứu này cũng báo cáo rằng việc thực hiện GPS cho
Trang 13phép các công ty giảm được số lần đi lại bằng ô tô khoảng 230 nile mỗi tuần, để tiết kiệm nhiên liệu hàng năm khoảng 52.000 đô la
Các công ty Việt Nam cũng đã áp dụng thành công ứng dụng GPS này, ví như công ty
Cổ phần Vận Tải Bộ Tân Cảng đã quản lý và kiểm soát tối đa các chi phí nhiên liệu, con người trong việc quản lý điều phối vận tải nội bộ trong nước tăng hiệu quả kinh doanh, năng suất lao động và hài lòng khách hàng
Hình 3.1 Hệ thống định vị vận tải công ty Cổ phần Vận Tải Bộ Tân Cảng
Các máy tính bảng, chẳng hạn như Ipad của Apple, cũng đang trở thành những người đóng góp quan trọng trong việc ra quyết định về logistics, Việc sử dụng các loại thiết bị di động loại người tiêu dùng này trong một môi trường công nghiệp, chẳng hạn như nhà kho hay cảng, có thể đòi hỏi thiết bị trở nên "cứng cáp" để chịu được các điều kiện tồn tại ở những địa điểm này Ví dụ, Markley Enterprises, một doanh nghiệp sản xuất sử dụng sản phẩm hỗ trợ tiếp thị của Ipads cùng với các ứng dụng bên thứ ba để nâng cao năng suất của nhân viên kho của họ, sử dụng Ipads xe tải giao hàng của họ mà đã dẫn ro tiết kiệm chi phí giấy tờ, tăng sử dụng xe tải và cải thiện dịch vụ khách hàng
Những cải tiến liên tục về phần cứng và phần mềm đã dẫn đến việc cắt giảm đáng kể chi phí cho truyền thông không dây và một ý nghĩa là công nghệ không còn giới hạn ở những công ty có nguồn tài chính sâu nhất Hơn nữa, phần cứng và phần mềm giảm chi phí, rút ngắn thời gian hoàn vốn đầu tư có liên quan và triển khai GPS có thể tự thanh toán cho mình trong vòng một năm
Trang 143.3 Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Transaction Processing Systems)
Hệ thống xử lý Giao dịch thu thập và lưu trữ thông tin về các giao dịch và cũng có thể kiểm soát một số khía cạnh của giao dịch Mục tiêu chính của TPS là xử lý hiệu quả các giao dịch để kết thúc này, các tổ chức có thể chọn để xử lý hàng loạt hoặc thời gian thực
Với xử lý hàng loạt, dữ liệu được thu thập và lưu trữ để xử lý một lần, có thể dựa trên lịch trình (ví dụ: tiến hành sáu giờ một lần) hoặc khối lượng (ví dụ: xử lý khi đã có 25 giao dịch đã tích lũy) Xử lý thời gian thực có nghĩa là các giao dịch được xử lý khi chúng được nhận Mặc dù việc xử lý hàng loạt có thể không phù hợp với sự nhấn mạnh hiện đại về tốc
độ và thời gian cắt giảm, nhưng nó có thể khá hiệu quả khi xử lý thời gian thực là không cần thiết Hơn nữa, so với các hệ thống thời gian thực, hệ thống xử lý hàng loạt có xu hướng ít tốn kém và dễ dàng hơn cho nhân viên để học
Một ví dụ nổi bật về TPS liên quan đến hậu cần là trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), truyền
dữ liệu kinh doanh từ máy tính sang máy tính theo một định dạng có cấu trúc Bởi vì EDI cung cấp truyền dữ liệu liên tục giữa các công ty (giả sử khả năng tương thích về công nghệ), nó có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc hội nhập và phối hợp giữa các bên tham gia chuỗi cung ứng Do đó các doanh nghiệp có liên kết EDI mạnh đến cả nhà cung cấp và khách hàng có thể có lợi thế đáng kể dây chuyền mà không cần triển khai như vậy Sử dụng chung của EDI bao gồm hoá đơn, nộp đơn đặt hàng, giá cả, thông báo vận chuyển nâng cao, chuyển tiền điện tử và thanh toán hoá đơn
EDI có một số lợi ích, bao gồm giảm thời gian chuẩn bị và xử lý tài liệu, chi phí vận chuyển hàng tồn kho, chi phí nhân viên, thông tin nổi, lỗi vận chuyển, hàng hoá trả lại, thời gian hàng, thời gian đặt hàng, và chi phí đặt hàng Ngoài ra, EDI có thể dẫn đến tăng dòng tiền mặt, tính chính xác của thanh toán, năng suất và sự hài lòng của khách hàng Những hạn chế tiềm ẩn đối với EDI bao gồm thiếu các lợi ích, chi phí thiết lập cao, thiếu các định dạng chuẩn và sự không tương thích của máy tính phần cứng và phần mềm
Mặc dù những hạn chế này và nhận thức rằng EDI là một công nghệ "cũ".EDI tiếp tục là công cụ công nghệ hậu cần quan trọng trong thế kỷ 21 Hơn nữa, trong khi Internet được một số người coi là một sự thay thế hoặc thay thế cho EDI, thời gian cho thấy rằng Internet
có thể phục vụ như một sự bổ sung cho thay vì thay thế hoặc thay thế cho EDI Ví dụ: Walmart là một trong những công ty đầu tiên áp dụng EDI trên nền Internet (I-EDI) thay cho EDI dựa trên Mạng Giá trị gia tăng (VAN) Tôi thiết lập các chi phí thiết lập EDI thấp hơn nhiều so với EDI dựa trên VAN khiến I-EDI phù hợp hơn cho các công ty nhỏ hơn, do đó
mở rộng phạm vi của EDI
Các công nghệ nhận diện tự động, một loại TPS liên quan đến hậu cần, bao gồm nhận dạng ký tự quang học (có thể đọc chữ cái, chữ và số), tầm nhìn máy (có thể quét, kiểm tra và giải thích quan điểm), nhập dữ liệu bằng giọng nói ( có thể ghi lại và giải thích tiếng nói của con người), nhận dạng tần số vô tuyến (có thể được sử dụng ở nơi không có đường giữa tiếng thở dài giữa máy quét và nhãn) và dải từ
Trang 15Các hệ thống nhận dạng tự động là một thành phần thiết yếu trong các hệ thống bán lẻ (Point Of Sales-POS) và ý tưởng đằng sau các hệ thống POS là cung cấp dữ liệu để hướng dẫn và tăng cường việc ra quyết định quản lý, hoạt động, các hệ thống POS liên quan đến việc quét nhãn Universal Product Code (UPC) bằng cách truyền sản phẩm qua máy quét quang học hoặc ghi lại bằng máy quét cầm tay UPC được đọc và ghi vào cơ sở dữ liệu cung cấp thông tin như giá sản phẩm, thuế áp dụng, tem phiếu thực phẩm có thể được sử dụng, vân vân.Giá cụ thể của từng sản phẩm và mô tả của nó cũng được chiếu trên một màn hình màn hình nằm gần quầy Khi tất cả các sản phẩm đã được ghi lại, khách hàng sẽ nhận được xác minh liệt kê các sản phẩm đã mua, giá của mỗi bài báo, và tổng hóa đơn
Máy quét mã vạch hiện vẫn là hệ thống nhận dạng tự động phổ biến nhất.Họ làm việc để tích hợp các nhà cung cấp và khách hàng trong chuỗi cung ứng vì tất cả các chi nhánh đều đọc cùng một nhãn, ngoài ra việc chuyển hàng giữa các bên có thể được ghi lại bằng các phương tiện điện tử đơn giản.Theo truyền thống, máy quét laser đã được sử dụng để đọc mã vạch Các máy quét ecord dữ liệu hàng tồn kho và có thể được trực tiếp gắn liền với một máy tính sử dụng dữ liệu để điều chỉnh hồ sơ hàng tồn kho và theo dõi chuyển động
Công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến (Radio frequency identification - RFID) là một công nghệ nhận diện tự động khác đã nhận được sự quan tâm đáng kể trong phần đầu của thế kỷ 21.Theo khái niệm, RFID liên quan đến việc sử dụng tần số vô tuyến để xác định các đối tượng đã được cấy ghép với một thẻ RFID Về mặt hoạt động, RFID bao gồm ba thành phần, một ăngten quét, một thẻ RFID (chip) truyền tải dữ liệu có liên quan và một máy thu phát giải thích dữ liệu Khi một thẻ RFID vượt qua phạm vi của dải quét, dữ liệu của thẻ được thu bởi ăng-ten quét và được giải thích bởi bộ thu phát So với mã vạch, RFID không đòi hỏi đường rõ ràng giữa đối tượng và phần cứng RFID, có thể lưu trữ nhiều lượng dữ liệu lớn hơn và có thể cung cấp cả khả năng đọc và viết
Một chất xúc tác chính cho việc sử dụng RFID trong logistics là một nhiệm vụ của Walmart cho đến ngày 1 tháng 1 năm 2005, 100 nhà cung cấp hàng đầu của họ đã triển khai các thẻ RFID trên các chuyến hàng đến một đại lộ Walmart cụ thể bution ở Texas Mặc dù mục tiêu này đã không được thực hiện, nhiệm vụ của Walmart đã bắt đầu một công nghệ đã tồn tại từ những năm 1940 nhưng điều đó vẫn chưa được các tổ chức sử dụng rộng rãi Kết quả là đã có sự cải tiến đáng kể trong công nghệ và chi phí đang giảm xuống Ngành dệt may và chăm sóc sức khoẻ đang tiếp cận một lượng lớn người sử dụng Nhiều công ty bán lẻ lớn đang sử dụng RFID để theo dõi các mặt hàng quần áo riêng lẻ và khoảng 10% bệnh viện
ở Hoa Kỳ có một số hệ thống RFID được cài đặt
Một số lợi ích đã được báo cáo bởi người chấp nhận công nghệ RFID Chẳng hạn, Walmart và một số nhà cung cấp của Walmart báo cáo rằng sự giảm mạnh (từ 20 đến 50 phần trăm) trong số hàng tồn kho đã được báo cáo Thêm vào đó, RFID giảm thời gian cần thiết để đếm hàng tồn kho tới 80% và cải thiện độ chính xác của số lượng hàng tồn kho tại một nhà bán lẻ quần áo Mặc dù có những lợi ích tiềm tàng liên quan đến RFID, nhiều thách thức phải được giải quyết trước khi công nghệ trở nên được sử dụng rộng rãi hơn trong hậu
Trang 16cần Hạn chế lớn nhất của việc áp dụng RFID lan rộng bao gồm chi phí lắp đặt phần cứng và phần mềm liên quan, có thể từ 100.000 đô la cho các công ty nhỏ đến 20 triệu đô la cho các công ty lớn
Một nhược điểm nữa của RFID là liên quan đến vấn đề riêng tư, chẳng hạn như việc sử dụng công nghệ không phù hợp.Ví dụ, một nhà bán lẻ lớn đã nhúng chip RFID vào một dòng sản phẩm mỹ phẩm đặc biệt và người tiêu dùng đã chọn sản phẩm này từ cửa hàng đã được gửi qua webcam tới trụ sở chính của nhà sản xuất.Tuy nhiên, một hạn chế nữa là độ chính xác của dữ liệu có thể thấp hơn ở các mặt hàng có độ ẩm cao, chẳng hạn như trái cây
và rau cải
3.4 Hệ thống Hỗ trợ Quyết định
Hệ thống Hỗ trợ Quyết định (DSS- Decision Support Systems) là một hệ thống thông
tin máy tính cụ thể hỗ trợ hoạt động ra quyết định kinh doanh và tổ chức Hệ thống này sử dụng một mô hình cơ sở, nó cung cấp truy cập vào một số mô hình khác nhau để hỗ trợ ra quyết định Hệ thống có thể phân tích và xác định dữ liệu hiện có và dự đoán các xu hướng trong tương lai Thông qua hệ thống hỗ trợ ra quyết định, các nhà quản lý có thể so sánh số liệu, con số doanh thu dự báo cũng như hình dung ra kết quả của các lựa chọn thay thế khác nhau
Các hệ thống hỗ trợ ra quyết định giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định bằng cách cung cấp thông tin, mô hình hoặc các công cụ phân tích và chúng có thể được các nhà hậu cần áp dụng và sử dụng rộng rãi Các ứng dụng cụ thể của DSS trong hậu cần bao gồm, nhưng không giới hạn, các vấn đề định tuyến xe, quyết định kiểm soát hàng tồn kho, phát triển các hệ thống tự chọn hàng tự động và các mô hình tối ưu hóa cho các cuộc đàm phán giữa người bán và người mua
Loại thứ nhất của DSS, Mô phỏng là một kỹ thuật mô hình hóa một hệ thống thế giới thực, thường sử dụng các phương trình toán học để biểu diễn các mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống Sự mô phỏng độ tin cậy đạt được bằng cách làm cho mô hình giống như thế giới thực nhất có thể Mặc dù mô phỏng có thể là một công cụ phân tích mạnh, nhưng
mô phỏng xây dựng kém có chứa dữ liệu không chính xác hoặc các giả định không chính xác về mối quan hệ giữa các biến đổi các giải quyết tối ưu các giải pháp hậu cần hoặc không thực hiện được
Lợi thế chính của mô phỏng là nó cho phép công ty kiểm tra tính khả thi các thay đổi được đề xuất , thay đổi tương đối ít chi phí Ngoài ra, nó ngăn cản các công ty gặp phải sự lúng túng của nhân viên khi tạo ra một sự thay đổi lớn trong hệ thống hậu cần có thể dẫn đến
sự xuống cấp của mức dịch vụ hoặc tăng tổng chi phí hoạt động
Loại thứ hai của DSS là phần mềm ứng dụng cụ thể đã được phát triển để giúp các nhà quản lý giải quyết các quy trình logistics cụ thể hoặc các hoạt động.Theo truyền thống, phần mềm ứng dụng cụ thể thường liên quan đến việc khách hàng mua gói phần mềm cụ thể và sau đó cài đặt phần mềm (tức là, gọi là "mua và cài đặt") máy tính của họ Việc mua và cài
Trang 17đặt phần mền là khá đắt, chi phí phần mềm có thể đạt tới 500.000 USD trong khi chi phí thực hiện có thể chạy vào một vài đô la
Lựa chọn phổ biến ngày càng phổ biến đối với phần mềm ứng dụng cụ thể là phần mềm theo yêu cầu (còn gọi là phần mềm như dịch vụ hoặc điện toán đám mây) hoặc "phần mềm
mà người dùng truy cập vào cơ sở sử dụng mỗi lần thay vì phần mềm họ sở hữu hoặc cấp giấy phép cài đặt Một lợi thế lớn của việc mua và cài đặt phần mềm theo yêu cầu là mô hình trả cho mỗi lần sử dụng theo yêu cầu cho phép khách hàng tránh được chi phí đầu tư vốn cao
Hệ thống quản lý vận tải (Transportation Management Systems -TMS) và hệ thống quản
lý kho (Warehouse Management System-WMS) là hai ví dụ nổi bật của phần mềm ứng dụng chuyên biệt về hậu cần Thật vậy, một cuộc khảo sát phần mềm hàng năm do tạp chí Logistics Management tiến hành đã cho thấy rằng phần mềm TMS và WMS là những ứng dụng có thể sẽ được mua hoặc nâng cấp Do tầm quan trọng của chúng như các hệ thống hỗ trợ ra quyết định hậu cần, chúng ta sẽ xem xét các hệ thống quản lý vận chuyển và hệ thống quản lý kho
Một hệ thống quản lý vận chuyển là một gói phần mềm tự động hóa quá trình xây dựng đơn hàng, chăm sóc tải, theo dõi các lô hàng, kiểm toán và thanh toán Phần mềm TMS đã thông báo giảm trong dặm trống xe, giảm tiêu thụ nhiên liệu và giảm chi phí vận chuyển Nhu cầu TMS tiếp tục phát triển nhờ nhiều yếu tố Những yếu tố này bao gồm: các hệ thống TMS cũ cần được nâng cấp, sự tăng trưởng của vận tải đa phương thức Nâng cao khả năng của TMS vượt quá khả năng thực hiện, sự nổi lên của các dữ liệu lớn đã được mô tả trước đây và mong muốn có thêm các giải pháp toàn diện hơn Ngoài ra, việc sử dụng TMS giờ đây được coi là một cách để tổ chức cải thiện môi trường vận chuyển hàng hóa của họ đến nơi các công ty có thể và khi nào nó cần thiết theo cách hiệu quả hơn về môi trường Các hệ thống quản lý kho là các gói phần mềm cung cấp sự giám sát về lưu trữ và lưu chuyển vật liệu trong hoạt động của công ty Các hoạt động có thể được kiểm soát bởi WMS bao gồm quản lý hàng tồn kho, nhận sản phẩm, xác định vị trí lưu trữ, quá trình đặt hàng và vận chuyển đơn đặt hàng Các lợi ích tiềm tàng đối với hệ thống quản lý kho bao gồm giảm đáng kể các lỗi nhập dữ liệu cũng như giảm đáng kể khoảng cách đi lại để chọn hàng Các lợi ích khác cho WMs bao gồm giảm chi phí hoạt động, tiết kiệm ít hơn, tăng độ chính xác hàng tồn kho và cải thiện dịch vụ cho khách hàng
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng các doanh nghiệp đã thông qua và triển khai WMS có các quy trình hậu cần hiệu quả hơn rất nhiều so với các công ty không ứng dụng WMS Các công ty đã nhận thấy chi phí ít hơn cho các quy trình hậu cần tổng thể, mặc dù chi phí của WMS ảnh hưởng đến chi phí vận hành nhà kho của họ Các kết quả chủ yếu là do sự gia tăng khả năng hiển thị được cung cấp bởi WMS
Với nhiều sự lựa chọn TMS và WMS khác nhau dành cho người quản lý hậu cần, điều quan trọng là một tổ chức sử dụng một gói phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình, trái ngược với một trong những nhà cung cấp nhiều tùy chọn không cần thiết Hơn nữa, việc cài
Trang 18đặt một TMS hoặc WMS là nguyên nhân của sự thay đổi trong tổ chức theo nghĩa tổ chức sẽ thay đổi cách tiếp cận đã được thiết lập để quản lý vận chuyển và lưu kho và nhân viên hiện tại sẽ cần nhiều mức độ đào tạo khác nhau để trở nên thông thạo với các hệ thống mới
Khai thác dữ liệu, có thể được định nghĩa là "việc áp dụng các công cụ toán học vào dữ liệu lớn để trích các mối tương quan và các quy tắc, là một kỹ thuật DSS đã phát triển phổ biến trong những năm gần đây '' mô hình khối lượng dữ liệu lớn; những mô hình này cho phép các nhà quản lý nâng cao khả năng ra quyết định cũng như tăng cường lợi thế cạnh tranh của tổ chức Mặc dù việc khai thác dữ liệu được đánh giá là một "cuộc thám hiểm đánh cá" theo cách áp dụng các kỹ thuật phức tạp chỉ đơn thuần để tìm ra các mối quan hệ, trong thực tế phải tuân thủ theo một phương pháp được xác định rõ ràng
Việc khai thác dữ liệu hiệu quả phụ thuộc vào kho dữ liệu, tức là một kho lưu trữ trung tâm cho tất cả các dữ liệu liên quan được thu thập bởi một tổ chức Walmart, được thừa nhận
là có một trong những kho dữ liệu quan trọng nhất thế giới, và các nhà cung cấp của nó sử dụng rộng rãi việc khai thác dữ liệu để nâng cao hiệu quả và hiệu quả của hậu cần Ví dụ: khai thác dữ liệu đã cho phép Walmart phát hiện ra rằng khi cơn bão dự kiến sẽ di chuyển đến tiểu bang Florida, nhu cầu tăng lên đáng kể khi được dự đoán cho bia và Kellogg's Pop Tarts (sản phẩm bánh ngọt nướng)! Vì vậy, khi cơn bão đang có mặt tại Florida, Walmart đảm bảo rằng các cửa hàng của mình ở đó
3.5 Hệ thống thông tin quản lý (MIS-Management Information systems) và Hệ thống thông tin điều hành (EIS - Executive information systems)
Hệ thống thông tin quản lý là việc xử lý thông tin thông qua máy tính và các thiết bị thông minh khác để quản lý và hỗ trợ các quyết định quản lý trong một tổ chức
Với hệ thống này, sự di chuyển trong kho hàng như dòng lưu trữ bốc dở và phân phối có thể được giám sát một cách dễ dàng Thông tin cung cấp được chuyển đổi bởi hệ thống thông tin quản lý từ dữ liệu thu thập được từ hệ thống xử lý giao dịch nên chính xác và nhanh Hệ thống này giúp cho quá trình vận chuyển dễ dàng theo dõi tiến trình từ việc nhận, nhận, gửi, giữ, chọn, giao hàng và vận chuyển hàng
Hệ thống quản lý thông tin (MIS) là hệ thống tích hợp giúp quản lý thông tin liên quan
để điều hành hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả Mục đích cốt lõi là làm cho dữ liệu thô thành thông tin hữu ích giúp cho việc ra quyết định quản lý Các chức năng của MIS là thu thập dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, xử lý dữ liệu, phân phối dữ liệu và thông tin, dự báo, lập kế hoạch và kiểm soát Thu thập dữ liệu là quá trình thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau Điều này bao gồm: các điểm tiếp xúc với khách hàng như các cửa hàng và các trang web thương mại điện tử tự mua sắm trên điện thoại di động; đầu ra của một hoặc nhiều hệ thống như hoạt động phân tích thị trường tài chính bán hàng và từ các trang truyền thông kỹ thuật
số và xã hội Tất cả các dữ liệu đã thu thập được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hoặc trong các tập tin dữ liệu Dữ liệu này cũng được lưu trữ trong các phương tiện lưu trữ khác nhau như ổ đĩa DVD, điện toán đám mây - dựa trên các ứng dụng lưu trữ dữ liệu tại các máy chủ ảo Chuyển đổi dữ liệu thô sang thông tin có ý nghĩa là những gì mà các chuyên gia gọi là xử lý
Trang 19dữ liệu Đây là một chức năng quan trọng của MIS vì thông tin là điều cốt lõi cần thiết để đạt được lợi thế cạnh tranh Việc phân phối thông tin đúng, cho đúng người, vào đúng thời điểm được gọi là phân phối thông tin Thông tin có thể dưới hình thức là hình ảnh báo cáo, tin nhắn, tập tin, hình thức video hoặc âm thanh Để tạo điều kiện so sánh, thông tin được trình bày dưới dạng biểu đồ cột hoặc bảng Với sự giúp đỡ của thống kê số học hiện đại và mô phỏng MIS có thể dự đoán kinh doanh sử dụng dữ liệu lịch sử làm căn cứ Các báo cáo được tạo ra dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp Những báo cáo này giúp ban quản lý lên kế hoạch trước Điều này cho phép mỗi bộ phận chức năng hoạt động hiệu quả MIS giúp quản lý và theo dõi các hoạt động chống lại kế hoạch của tổ chức Độ lệch giữa hoạt động và kế hoạch
tổ chức được phân tích để thực hiện kiểm soát Như đã thảo luận ở trên, MIS có các chức năng khác nhau cho phép quản lý hoạt động một cách hiệu quả
Hệ thống thông tin điều hành (EIS - Executive information systems), còn được gọi là hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS–Executive Support System), là một hệ thống thông tin quản lý
tạo điều kiện và hỗ trợ thông tin điều hành cấp cao và nhu cầu ra quyết định Nó cung cấp truy cập dễ dàng thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến mục đích tổ chức Nó thường được coi là một hình thức chuyên biệt của hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS)
Về cấu trúc, MIS và EIS được mô tả như một cấu trúc kim tự tháp, bao gồm:
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System);
- Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Informaton System);
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS – Decision Support System);
- Hệ thống Thông tin điều hành (EIS – Executive Information System)
Hình 3.2 Cấu trúc Hệ thông thông tin theo cấp bậc sử dụng