Chương 3. TỔ CHỨC CÔNG TÁC THÔNG TIN - 01.2019

Các giải pháp về quản trị thông tin ?4 Nếu thông tin trong một văn phòng không được quản trị tốt, bạn có thể liên tưởng đến hình ảnh này khi đến văn phòng làm việc... Ví dụ về vai trò củ

2

Chính sách quản trị

thông tin

Các giải pháp về quản trị thông tin ?

4

Nếu thông tin trong một văn phòng không được quản trị tốt, bạn có thể liên tưởng đến hình ảnh này khi đến văn phòng làm việc.

CÁC THUẬT NGỮ CẦN PHẢI HIỂU

1 Thông tin là gì?

2 Quản trị thông tin là gì?

3 Quy trình để thực hiện quản trị thông tin

trong một tổ chức?

4 Các nguyên tắc thông tin cần phải tuân thủ

3.1.1.1 KHÁI NIỆM THÔNG TIN

6

Vai trò của thông tin đối với tổ chức

Thống nhất mọi hoạt động của tổ chức:

- Cơ sở ra quyết định của các nhà quản trị

- Gắn kết hoạt động của tổ chức với môi

trường bên ngoài

Thành công của tổ chức phụ thuộc vào việc

chiếm lĩnh thông tin.

Nhiệm vụ quản trị hiệu quả nguồn thông tin là nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản trị

hành chính văn phòng.

Ví dụ về vai trò của thông tin trong quyết định của nhà quản trị

• Một Giám đốc công ty cần có thông tin chính

xác về đối thủ cạnh tranh để đưa ra được các

quyết định kinh doanh;

• Một trưởng phòng hành chính cần có các

thông tin cụ thể về công việc của nhân viên

của mình để có thể lập các kế hoạch làm việc

cho tuần tiếp theo

8

Ví dụ, giải quyết các loại thông tin

Mỗi ngày, văn phòng công ty A sẽ phải làm việc với các loại thông tin:

1 Các loại công văn, thư tín thương mại từ các đối tác, nhà

phân phối (Thông báo mời hàng, thư mời, các chính sách

khuyến mãi, các chương trình hội thảo,Thư yêu cầu thanh

toán…)

2 Các báo cáo từ các phòng ban chức năng (Phòng Tài

chính-kế toán, P.Nhân sự, p.Marketing,…), nhân viên của công ty.

3 Các phản hồi, khiếu nại từ khách hàng

4 Các đề xuất, kiến nghị của các phòng ban, nhân viên của

công ty.

5 Các thông tin liên quan đến các loại chế độ, luật , chính sách

3.1.2 Vai trò của quản trị thông tin

2.1.2.1 Khái niệm về quản trị thông tin

Quản trị thông tin là việc một cơ quan sử dụng các

phương pháp và các thức (phương thức) để xử lý

một cách có hiệu quả các thông tin liên quan đến

các công việc hoạt động của cơ quan, đơn vị.

10

3.1.2 Vai trò của quản trị thông tin

Các phương thức chủ yếu để quản trị thông tin trong tổ chức

Phương thức

Lập kế hoạch

Tập hợp, tạo mới

Tổ chức;

sử dụng Phổ

biến

Kiểm soát, loại bỏ

Phương pháp hiệu quả để quản trị thông tin

Các nhà quản trị nói chung và những nhà quản trị văn phòng sẽ thực hiện quản trị thông tin thông qua các quy trình quản trị thông tin.

12

Các bước của quy trình tổ chức công tác thông tin

Hãy sắp xếp các bước sau theo quy trình

mà bạn cho là đúng.

3.1.4.2 Quy trình tổ chức công tác thông tin

Xác định nhu cầu thông tin

Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin

Thu thập thông tin

Phân tích và xử

lý thông tin

Cung cấp phổ biến thông tin

Lưu trữ và bảo quản thông tin

14

PHÂN LOẠI THÔNG TIN

Phân loại thông tin là bước đầu tiên

trong việc xác định các nhu cầu thông tin Nhà quản trị cần phải đặt ra các câu

hỏi như: thông tin của công ty gồm có những loại nào, nên phân loại chúng như thế nào để dễ quản lý?

Tùy theo tổ chức, họ có thể thực hiện phân loại theo nhiều kiểu khác nhau Sau đây là một số kiểu phân loại thông tin

Xác định nhu cầu thông tin

- Để thu thập thông tin phải xác định các thông tin

nào tổ chức đang cần

- Các nguồn thông tin luôn đa dạng nhưng không phải

lúc nào tổ chức cũng cần đến

16

3.1.1.3 Phân loại thông tin

Phân loại theo hình thức truyền thông tin

3.1.1.3 Phân loại thông tin (tt)

Phân loại theo xuất xứ của thông tin

18

Thông tin bên ngoài vào doanh nghiệp

Thông tin từ cơ quan ra ngoài

Thông tin trong nội bộ doanh nghiệp

Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin

Nguồn thông tin của tổ chức thường được phân loại:

- Thông tin từ bên ngoài vào tổ chức và từ tổ

chức ra ngoài ( Quá trình xử lý văn bản đến và đi)

- Thông tin truyền đạt giữa các phòng ban

chức năng

3.1.1.3 Phân loại thông tin (tt)

Phân loại theo tính chất pháp lý của thông tin

20 Chính thức Không chính thức

3.1.1.3 Phân loại thông tin (tt)

Phân loại theo cấp quản lý

Ngang Ngang

Chéo

: Thông tin từ trên xuống : Thông tin từ dưới lên : Thông tin ngang

Thông tin giữa các phòng ban chức năng

22

Thông tin giữa các Phòng ban và cá nhân

Các Trưởng Phòng thường rất ngại Nhân Viên chuyển thông tin cho bộ phận khác mà bản thân họ không biết.

Nhiều Nhân viên thích vượt mặt Trưởng phòng để

chuyển thông tin cho bộ phận khác hay cấp trên của

Trưởng phòng mình.

Vậy làm thế nào để xử lý vấn đề này?

Cần thiết phải đề ra các quy định và xây dựng các

quy trình thu thập, xử lý, chuyển giao thông tin một

cách tiêu chuẩn.

CÁC LĨNH VỰC QUẢN TRỊ THÔNG TIN TRONG MỘT TỔ CHỨC

Quản trị nguồn thông tin

Quản trị công nghệ thông tin

Quản trị xử lý thông tin

Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách

• Sẵn sàn, thuận tiện

• Khai thác tối đa nguồn tin

• Chính xác, tin cậy, toàn diện, nhất quán

• Duy trì chất lượng

• Yêu cầu về bảo mật thông tin

• Nhấn mạnh hiệu quả xử lý thông tin

3.1.3.1 Những yêu cầu chung

3.1.3.2 Nguyên tắc quản trị thông tin

 Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy

cập tất cả các thông tin mà họ cần cho công việc;

 Tài sản thông tin được khai thác tối đa;

 Chất lượng thông tin phải được duy trì;

 Thông tin được sử dụng trong lĩnh vực

công nghệ thông tin phải chính xác, đáng tin cậy, được cập nhật thường xuyên, toàn diện và nhất quán.

 Nhấn mạnh vai trò của công tác lưu

BƯỚC 3 THU THẬP THÔNG TIN

- Thu thập khi nào là phù hợp? Cần thu thập

thường xuyên, định kỳ hay không?

- Ai phụ trách công việc thu thập, cần bao

nhiêu người phụ trách?

- Kế hoạch kinh phí là bao nhiêu?

- Cách nào để thu thập hiệu quả nhất?

Bước 4 PHÂN TÍCH VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN

Các tổ chức doanh nghiệp hiện nay rất

chú ý đến yếu tố công nghệ trong

bước phân tích và xử lý thông tin

Các nguồn thông tin trong tổ chứcthường rất đa dạng và phức tạp Đểmang lại hiểu quả cao trong việc xử lýthông tin, họ sẽ sử dụng các phầnmềm chuyên dụng cho công tác này vàđòi hỏi kèm theo đó là các kỹ sư phầnmềm máy tính chuyên nghiệp (IT)

Bước 5 CUNG CẤP VÀ PHỔ BIẾN THÔNG TIN

Trong bước này, các nhà quản trị chú trọng đến:

- Mức độ phổ biến của từng loại thông tin

nên như thế nào?

- Các vấn đề về bảo mật thông tin của tổ

chức, doanh nghiệp?

- Các quy tắc chung trong việc truyền thông

tin như: bằng chứng thông tin, phản hồi thông tin (feedback), đảm bảo thông tin chính xác khi nhận (comfirm),…

Ví dụ về Các quy định xử lý thông tin thường được áp dụng trong doanh nghiệp ở Bước 5

30

- Đối với thông tin quan trọng, người gửi phải

đảm bảo người nhận đã nhận được thông tin

- Giao nhận giấy tờ phải có bằng chứng giao

nhận

- Sau khi nhận thông tin, tiến hành xử lý sau 30

phút, trường hợp khẩn, xử lý trong ngày đó

Bước 6 LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN THÔNG TIN

- Cách thức lưu trữ thông tin như thế nào

cho hiệu quả: lưu trữ bằng kho hay lưu trữ trên máy tính (bằng file)

- Nên bố trí chuyên viên phụ trách công tác

lưu trữ hay không

- Cách phân loại sắp xếp hồ sơ lưu trữ như

thế nào cho hợp lý?

- Có nên sử dụng các phần mềm hỗ trợ lưu

trữ hay không?

Quản lý văn thư điện tử

32

3.2.1 Thư điện tử là gì?

E-mail, là một hệ thống chuyển nhận thư từ qua các mạng máy tính.

3.2.2 Phân loại và xử lý sơ bộ thư điện tử

Là hệ thống giao tiếp chính thức của cơ quan Phải có quy định sử dụng rõ ràng.

Tham khảo quy định sử dụng mail.

34

Lời chào mở đầu

Nội dung thư

Lời chào kết Chữ ký Tái bút (nếu có)

Cấu trúc một thư điện tử đơn giản

Khi nhận được Email , trả lời ngày nếu có đầy đủ thông tin theo yêu cầu Nếu chưa có đủ thông tin cũng gửi thư

thông báo đã nhận được mail và sẽ sơm liên lạc lại.

Cấu trúc một TĐT đơn giản

Thưa Trưởng phòng,

Tôi đã tổng hợp xong phần báo cáo kinh doanh của mặt hàng Điện thoại Sony Xperia cho Quý II năm nay.

Thông tin chi tiết đã được cụ thể trong tập tin đính kèm.

Rất mong nhận được sự nhận xét chia sẻ từ anh.

Trân trọng.

Nguyễn Thanh Luân Nhân viên kinh doanh

- Hình thức và văn phong cẩu thả

- Tiêu đề không rõ ràng, không

- Không sử dụng một tài khoản

cho cả việc chung và việc riêng

2.2.5 Những lỗi cần tránh

khi sử dụng thư điện tử

38

Bước 1 Phân loại thư

Nếu là mail của các phòng ban hay cá nhân nào cụ thể thì chuyển (forward) vào địa chỉ nơi đó hay cho cá nhân đó (Phân loại thư)

Bước 2 Xử lý sơ bộ

Nếu có văn bản đính kèm thì lưu tập tin phù hợp, có thể in ra để lưu hay chuyển cho các bộ phận cần thiết.

Bước 3 Trả lời thư Tùy vào việc có sẵn thông tin hay không

- Nếu chưa có đủ thông tin thì sẽ báo là đã nhận được mail cho

người nhận và sẽ sớm liên lạc trở lại

- Nếu đã có đủ thông tin thì trả lời ngay cho người gửi mail.

Các bước về Quy trình xử lý thư điện tử của VP

Anh Tuấn là nhân viên của phòng Kinh doanh, anh xin vắng một cuộc họp quan trọng vào thứ 2 tuần tới (bạn có thể tự cho ngày cụ thể) do phải có lịch hẹn với bác sĩ Anh Tuấn viết mail cho trưởng phòng để xin phép.

Sửa lỗi Email

Người nhận: Nguyen Anh Minh

Chủ đề: Không chủ đề

Hi anh,

Em có việc bận nên xin phép vắng buổi họp của phòng vào thứ 2.

Mong anh thông cảm,

Tuấn

Chị Hoa, nhân viên hành chính gửi một thông tin phản hồi cho

anh Trần Anh Tú – Công ty TNHH An Xuyên để trả lời phúc đáp về việc trả lời phúc đáp cho đơn hàng anh đã đặt ngày 25/7 vừa qua.

Sửa lỗi Email

Người nhận: Tran Anh Tu (trananhtu.anxuyen@gmail.com)

Chủ đề: Trả lời về thông tin đơn hàng ngày 25

Chào anh,

Em đã xem thông tin đơn hàng của anh ngày 25/7 vừa qua.

Công ty em vừa hết mặt hàng này

Hoa.

Câu hỏi ôn tập

1 Anh (chị) nhận xét như thế nào về tầm quan

trọng của việc phân loại thông tin trong tổ

chức ?

2 Thông tin giữ vai trò như thế nào đối với tổ

chức?

3 Có các cách phân loại thông tin nào?

4 Phân tích khái niệm của quản trị thông tin?

5 Các nguyên tắc chung của quản trị thông tin là

gì?

42

Câu hỏi ôn tập

6 Vì sao nguyên tắc về “bằng chứng thông tin” được xem là một yêu cầu rất quan trọng đối với việc chuyển giao thông tin? Anh (chị) hãy nêu ví

dụ cụ thể liên quan

7 Tầm quan trọng của việc xác định nhu cầu

thông tin trong quy trình tổ chức thông tin

44