tiểu luận QTSX_tìm hiểu thực trạng công tác cung ứng nguyên vật liệu cho sản phẩm ống nhựa tại công ty cổ phần nhựa đà nẵng

Vì vậy, làm thế nào để đảm bảo nguồn nguyên liệu cungứng cho hoạt động sản xuất sản phẩm một cách ổn định trong điều kiện nguồnnguyên liệu ít và quy mô cung ứng không ổn định luôn được đ

LỜI MỞ ĐẦU

Trong môi trường cạnh tranh như hiện nay, sự tồn tại và phát triển của các tổchức phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như tài chính, năng lực lao động và quantrọng không kém là công tác quản lý cung ứng nguyên vật liệu Xã hội càng pháttriển, cung ứng càng khẳng định rõ vai trò quan trọng của mình Giờ đây, trongđiều kiện hội nhập và toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, cung ứng đã thực sự trởthành vũ khí chiến lược sắc bén giúp tăng cường sức cạnh tranh của doanh nghiệptrên trường quốc nội và quốc tế

Đối với công ty cổ phần Nhựa Đà Nẵng, vấn đề nguyên vật liệu luôn nhận được

sự quan tâm đặc biệt của các cấp quản lý bởi đây là thành phần chính cấu thànhnên giá thành sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu chiếm đến hơn 75% chi phí hoạtđộng của toàn công ty Vì vậy, làm thế nào để đảm bảo nguồn nguyên liệu cungứng cho hoạt động sản xuất sản phẩm một cách ổn định trong điều kiện nguồnnguyên liệu ít và quy mô cung ứng không ổn định luôn được đề ra nhất là đối vớisản phẩm ống nhựa – một trong những mặt hàng chủ lực của công ty

Giới thiệu đề tài

Thông qua cơ sở lý thuyết về cung ứng, tôi thực hiện việc phân tích mô hình nàythực tế tại một doanh nghiệp để xem xét những ưu điểm cũng như những tồn tạitrong việc quản lý cung ứng nguyên vật liệu

I Quản trị cung ứng nguyên vật liệu và các khái niệm có liên quan

1 Cung ứng và các khái niệm có liên quan

Trong quá trình tồn tại và phát triển của tổ chức thì mua hàng và cung ứng làhoạt động không thể thiếu Xã hội càng phát triển thì vai trò của cung ứng càngthêm quan trọng, giờ đây cung ứng được coi là vũ khí chiến lược sắc bén giúp tăngsức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường Vậy cung ứng là gì?

Trong thực tế, khi nói về hoạt động cung ứng người ta có thể dùng các từ sau:mua hàng (Purchasing), thu mua (Procurement), quản trị cung ứng (Supplymanagement) nhưng qua nghiên cứu ta thấy được 3 khái niệm này hoàn khôngtrùng khớp nhau mà là 3 bước phát triển của hoạt động cung ứng

1.1 Mua hàng (Purchasing)

Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản không thể thiếu của mọi tổchức Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu,trang thiết bị, các dịch vụ, để phục vụ cho hoạt động của tổ chức

Các hoạt động đó bao gồm:

 Phối hợp với các phòng ban, bộ phận để xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máymóc cần cung cấp

 Tổng hợp nhu cầu của toàn bộ tổ chức, xác định lượng vật tư cần mua thực sự

 Xác định các nhà cung cấp tiềm năng

 Thực hiện các nghiên cứu thị trường cho những nguyên vật liệu quan trọng

 Đàm phán với nhà cung cấp tiềm năng

 Phân tích các đề nghị

 Lựa chọn nhà cung cấp

 Soạn thảo đơn đặt hàng / hợp đồng

 Thống kê, theo dõi các số liệu mua hàng

1.2 Thu mua (Procurement)

Thu mua là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát triển, mở rộng chứcnăng mua hàng So với hoạt động mua hàng thì trong thu mua người ta mở rộnghơn chú trọng hơn đến các vấn đề mang tính chiến lược Cụ thể thu mua bao gồmcác hoạt động sau:

 Tham gia vào việc phát triển các nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ, các chi tiết

kỹ thuật

 Thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu và quản lý các hoạt động phântích có giá trị

 Thực hiện những nghiên cứu chuyên sâu về thị trường nguyên vật liệu

 Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng

 Quản trị chất lượng của các nhà cung cấp

 Quản lý quá trình vận chuyển

 Quản trị các hoạt động mang tính đầu tư như: tận dụng, sử dụng lại các nguyênliệu

1.3 Quản trị cung ứng (Supply mangement)

Quản trị cung ứng là một sự phát ở một bước cao hơn của thu mua, quản trịcung ứng chủ yếu tập trung vào chiến lược Những hoạt động chủ yếu của quản trịcung ứng là:

 Đặt quan hệ trước để mua hàng và đặt quan hệ trước với các nhà cung cấp ngaytrong quá trình thiết kế sản phẩm và phát triển các chi tiết kỹ thuật kèm theo củacác sản phẩm quan trọng

 Thực hiện chức năng mua hàng và các hoạt động của quá trình thu mua

 Sử dụng nhóm chức năng chéo trong việc xác định và lựa chọn các nhà cungứng

 Phát triển mối quan hệ thân thiết và các mối quan hệ có lợi cho cả đối bên vớinhững nhà cung cấp chủ yếu cũng như để quản lý chất lượng và chi phí

 Tiếp tục quản lý việc cải thiện dây chuyền cung ứng.

 Tham gia năng động vào quá trình hoạch định chiến lược phối hợp

2 Quản trị cung ứng

Quản trị cung ứng là tiếp cận một cách khoa học - toàn diện và có hệ thốngquá trình cung ứng nhằm thực hiện cung ứng có hiệu quả

Cung ứng là bộ phận không thể thiếu trong mọi tổ chức nhưng ở mỗi tổ chức

cụ thể thì tầm quan trọng của bộ phận cung ứng ở các mức độ khác nhau Việc

bộ phận cung ứng giữ vai trò đặc biệt quan trọng hay chỉ ở vị trí thứ cấp đượcquyết định bởi nhiều yếu tố như:

 Nguồn nguyên liệu:

 Lượng nguyên vật liệu cần mua:

 Tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm:

 Các hình thức mua nguyên vật liệu:

II Nội dung của hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu:

Quy trình nghiệp vụ cung ứng nguyên vật liệu bao gồm các hoạt động sau:

 Xác định nhu cầu và lượng đặt hàng tối ưu

 Lựa chọn nhà cung cấp

 Soạn thảo đơn hàng – ký kết hợp đồng

 Tổ chức thực hiện đơn hàng (hợp đồng)

 Nhập kho nguyên vật liệu – bảo quản – cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu

1 Xác định nhu cầu và lượng đặt hàng tối ưu

Đối với mỗi loại nhu cầu có nghiệp vụ và phương pháp tính toán riêng nhưng nhìn chung để xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần phải dựa vào hai căn cứ: Kếhoạch sản xuất và mức sử dụng vật tư

1.1 Kế hoạch sản xuất kinh doanh

Kế hoạch sản xuất là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch cung ứng vật

tư Mục tiêu của kế hoạch sản xuất là sắp xếp sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của công ty, phối hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận trong công ty để thựchiện quá trình sản xuất đạt chất lượng tốt theo đúng lịch trình đã định với tổng chiphí là thấp nhất

Quá trình lâp kế hoạch sản xuất bao gồm các bước sau:

 Tính toán sơ bộ

 Lập kế hoạch tổng thể

 Kế hoạch sản xuất chi tiết (lịch trình sản xuất chi tiết)

 Phát đơn hàng / lệnh sản xuất cho từng bộ phận sản xuất trực tiếp

 Giám sát việc thực hiện kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch (nếu cần)

1.2 Mức và định mức tiêu hao nguyên vật liệu

1.2.1 Mức sử dụng nguyên vật liệu là lượng hao phí nguyên vật liệu cần

thiết cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm (hoặc hoàn thành một khốilượng công việc) đạt tiêu chuẩn chất lượng quy định trong các điều kiện sản xuấtcủa kỳ kế hoạch

1.2.2.Thành phần của mức sử dụng nguyên vật liệu

Mức sử dụng nguyên vật liệu gồm hai thành phần cơ bản: Phần tạo nênthực thể sản phẩm và phần không tạo nên thực thể sản phẩm nhưng phần thứ haicần thiết và không tránh khỏi và phần này nhiều hay ít là do công nghệ các điềukiện sản xuất quyết định

Công thức chung biểu diễn thành phần của mức sử dụng nguyên vật liệu là:

1.3 Xác định nhu cầu và lượng đặt hàng tối ưu

1.3.1 Xác định nhu cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch

1.3.1.1 Xác định nhu cầu nguyên vật liệu của từng bộ phận của từng bộphận thuộc tổ chức/công ty

Công thức chung để xác định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm là

N = Q.M

Trong đó:

N là nhu cầu nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch

Q là số sản phẩm cần sản xuất trong kỳ kế hoạch ( kế hoạch sản xuất sản phẩm )

M là mức sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm

1.3.1.2 Tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu của toàn thể tổ chức/công tyKhi nhận được báo cáo từ các bộ phận, nhân viên phòng cung ứng phải kiểm tra

kỹ lưỡng độ hoàn chỉnh và tính chính xác của chúng trên cơ sở đó tổng hợp nhucầu của các loại nguyên vật liệu

1.3.2 Xác định lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu

Vấn đề được đặt ra là phải xác định được lượng đặt hàng và dự trữ đem lạihiệu quả kinh doanh cao nhất (lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu) Các nhân tố cần xem xét khi xác định lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu là: tổng nhu cầu về nguyênvật liệu trong kỳ kế hoạch, thời gian, mua sắm, khả năng cung ứng từng phần,năng lực kho tàng, giới hạn về tài chính

Nếu ta có:

Dn là số cầu về nguyên vật liệu của thời kỳ kế hoạch (một năm)

P là giá mua 1 đơn vị nguyên vật liệu

VCms là chi phí kinh doanh mua sắm trực tiếp

FCdh là chi phí kinh doanh cố định đặt hàng gắn với từng lần đặt hàng

VCi là chi phí kinh doanh lưu kho và tiền trả lãi tương ứng với số vốn liên quanđến nguyên vật lưu kho trong kỳ kế hoạch

i là tỷ lệ lãi suất phải trả và chi phí kinh doanh lưu kho so với lượng chi phíkinh doanh lưu kho và tiền trả lãi trong kỳ kế hoạch

TC là tổng chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho trong kỳ kế hoạch

Q là lượng đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng

QQPT là lượng hàng đặt tối ưu cho mỗi lần đặt hàng

Hàm chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho được thiết lập theo công thức:

1.3.3 Xác định lượng dự trữ tối thiểu cần thiết

Một là, lượng dự trữ thường xuyên

Lượng dự trữ thường xuyên là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuấtdiễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường

Lượng dự trữ thường xuyên mỗi loại được xác định theo công thức sau:

DT TX = t cư ĐM TH

Trong đó:

DTTX là lượng dự trữ thường xuyên

tcư là thời gian (ngày) cung ứng trong các điểu kiện bình thường

ĐMTH là định mức sử dụng (tiêu thụ) trong một ngày đếm

Lượng dự trữ này đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục,không bị gián đoạn trong các điểu kiện cung ứng bình thường

Hai là, lượng dự trữ bảo hiểm

Q QPT = 2.D n FC dh /P.i

DTBH là lượng nguyên vật liệu dữ trữ thường xuyên.

tsl là thời gian (ngày) cung ứng sai lệch so với dự kiến, được xác định bằngphương pháp thống kê kinh nghiệm

ĐMTH là định mức sử dụng (tiêu thụ) trong một ngày đêm

Với mức dự trữ này, doanh nghiệp có thể hoạt động liên tục, không bị giánđoạn vì thiếu nguyên vật liệu trong các điều kiện cung ứng không bình thường

Ba là, lượng dự trữ tối thiểu cần thiết.

Lượng nguyên vật liệu dự trữ tối thiểu cần thiết bằng tổng cảu lượng dự trữthường xuyên và lượng dự trữ bảo hiểm:

Ở hệ thống đặt hàng thời điểm, doanh nghiệp xác định khoảng cách thời gianđặt hàng cố định (tCĐ) Khoảng cách thời gian đặt hàng cố định (tCĐ) được xác địnhtrên cơ sở lượng đặt hàng và lưu kho tối ưu, lượng lưu kho tối thiểu cần thiết vàđịnh mức sử dụng nguyên vật liệu Theo đó có thể xác định trước được lịch đặthàng cố định trên cơ sở xác định được số ngày lưu kho tối ưu và số ngày dự trữ tốithiểu cần thiết

Có thể sử dụng hệ thống “hai tín hiệu”: Cứ mỗi lần xuất kho lại so sánh lượnghàng còn lại (tín hiệu thứ nhất) với lượng lưu kho tối thiểu cần thiết (tín hiệu thứhai) Nếu tín hiệu thứ nhất trùng với tín hiệu thứ hai sẽ phải thông báo đặt một đợthàng mới.

Cách 1: Người mua lập đơn hàng  Quá trình giao dịch bằng thư, fax, email,

(hoàn giá)  Nhà cung cấp chập nhận đơn đặt hàng/Ký hợp đồng

Cách 2: Người mua lập đơn đặt hàng  Quá trình đàm phán gặp mặt trực tiếp

 Ký kết hợp đồng cung ứng

GIAI ĐOẠN LỰA CHỌN

GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN

GIAI ĐOẠN THỬ NGHIỆM

Đạt yêu cầu?

Quan hệ lâu dài

4 Tổ chức mua sắm

4.1 Vị trí của hoạt động mua sắm

Bộ phận mua sắm thực hiện các hoạt động có vị trí rất quan trọng trong các tổchức Bởi vì:

- Các chi phí về hàng hóa và dịch vụ thường chiếm hơn phân nửa các chi tiêucủa công ty

- Thực hiện các quan hệ giữa công ty với bên ngoài cụ thể là mạng lưới cungcấp, nó ảnh hưởng rất lớn đến thành công dài hạn của công ty

- Tác động đến khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực bên trong của tổchức

4.2 Các loại nhu cầu mua sắm:

Việc mua sắm được tiến hành trong nhiều tình huống, tuy vậy ta có thể chia thành

5 Nhập kho – bảo quản – cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu

Sau khi tiếp nhận nguyên vật liệu, bộ phận cung ứng / bộ phận nhập kho - quản

lý vật liệu cần làm tốt các công việc sau:

 Nhập kho

 Bảo quản ( tuỳ theo tính chất của từng loại vật liệu)

 Cấp vật liệu cho các bộ phận có nhu cầu

5.1 Tiếp nhận và nhập kho

Tiếp nhận phải đảm bảo đúng về số lượng, chủng loại, chất lượng và thời gian.Tiếp nhận hàng hóa là hoạt động của phận quản trị kho tàng Hoạt động nàyliên quan đến bộ phận cung ứng và vận chuyển hàng về kho Khi tiếp nhận phảiđảm bao thủ tục giao nhận giữa hai bên, bộ phận tiếp nhận phải kiểm tra kỹ lưỡng

cả hai mặt số lượng và chất lượng, phải chuẩn bị kỹ lưỡng nơi nhận hàng, thựchiện tốt thủ tục nhận hàng và bố trí hàng hóa trong kho

5.2 Bảo quản hàng trong kho

Bảo quản hàng trong kho liên quan nhiều đến việc trang thiết bị kho tàng Khitrang thiết bị kho tàng Khi trang thiết bị kho tàng cần chú ý mức trang thiết bịthấp nhất do chính đặc điểm của hàng hóa đòi hỏi

- Công tác kiểm kê hàng hóa

- Công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và cấp phát nguyên vật liệu chocác bộ phận sử dụng có liên quan

- Công tác chuẩn bị sẵn sàng cho cấp phát hàng

Ghi chép, theo dõi cấp phát hàng phải liên tục, đầy đủ các tiêu thức về thời giancấp phát, số lượng, chất lượng địa điểm sử dụng từng loại nguyên vật liệu cụ thểlàm cơ sở cho công tác phân tích và hạch toán chi phí sử dụng nguyên vật liệu vàlập các báo cáo cần thiết Ngày nay, công tác này được tin học hóa

5.4 Kiểm tra kho tàng và hàng hóa trong kho

Kiểm tra kho tàng giúp cho việc đánh giá lại chính xác số lượng và chất lượnghàng lưu kho để thông báo cho bộ phận cung tiêu kiểm tra lại lượng đặt cũng nhưkhoảng cách thời gian đặt hàng, đồng thời phát hiện hàng hóa kém phẩm chất vàphân tích nguyên nhân để có biện pháp kịp thời nâng cao chất lượng bảo quảnhàng hóa trong kho

5.5 Chi phí kinh doanh về kho tàng

Chi phí về kho tàng được cấu thành chủ yếu từ số tiền phải trả lãi cho số vốn liênquan đến kho tàng, tiền thuê mướn hay khấu hao kho tàng, tiền lương cho đội ngũ

lao động phục vụ kho tàng, tiền trả cho điện, nước, phục vụ kho tàng Chi phí nàyphải thấp nhất trong quản trị kho tàng

PHẦN II:

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CHO SẢN PHẨM ỐNG NHỰA CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG

I Giới thiệu về công ty cổ phần Nhựa Đà Nẵng

Công ty cổ phần Nhựa Đà Nẵng ( DANAPLAST CO.), tiền thân là một cơ sở tưnhân chuyên về chế biến các loại sản phẩm bằng nhựa chủ yếu là chế biến các loạinhựa phế thải và thực hiện gia công được thành lập từ ngày 22 tháng 01 năm 1976theo quyết định số 886/QĐ của UBND Tỉnh Quảng Nam với tên gọi ban đầu là Xínghiệp nhựa Đà Nẵng

Trải qua 33 năm hoạt động vừa sản xuất vừa tích lũy cho tái đầu tư đến nay công

ty cổ phần nhựa Đà Nẵng đã có những bước phát triển vượt bậc đáng kể và đượcđánh giá là một trong những đơn vị hoạt động hiệu quả nhất tại thành phố ĐàNẵng Từ một xí nghiệp nhỏ ban đầu gồm 14 người hoạt động trên 500m2 nay cảcông ty đã có 297 cán bộ công nhân viên có tay nghề, trình độ chuyên môn cao;80% máy móc thiết bị ngoại nhập với diện tích mặt bằng 17400m2,

Để đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của khách hàng, công ty cũng đã sản xuấtđược 5 nhóm sản phẩm khác nhau bao gồm: Nhóm bao bì túi xốp; nhóm các loạiống; nhóm sản phẩm két bia, nước ngọt; nhóm sản phẩm tiêu dùng như dép,ủng, cánh quạt, và nhóm các sản phẩm chuyên dùng theo yêu cầu của kháchhàng Hiện nay, công ty đang mở rộng liên doanh với nước ngoài để sản xuấtbao bì các loại, đặc biệt là túi cao cấp cho sản xuất, liên doanh sản xuất khungcửa nhôm cao cấp, mở rộng dây chuyền sản xuất ống nước, đầu tư dây chuyềnsản xuất 20 triệu vỏ bao xi măng mỗi năm