Bao cao tot nghiep Van Phong Thong ke

§iÒu kiÖn tù nhiªn, x· héi cña UBND x· Chøc n¨ng nhiÖm vô quyÒn h¹n vµ c¬ cÊu tæ chøc Kh¶o s¸t c«ng t¸c hµnh chÝnh v¨n phßng cña UBND x· HiÖp S¬n Tình hình tổ chức hoạt động quản lý hoạt[r]

Mục lục

I Khái quát đặc điểm tình hình hoạt động của UBND xã

Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dơng

1 Điều kiện tự nhiên, xã hội của UBND xã

2 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức

II Khảo sát công tác hành chính văn phòng của UBND xã

1 Tình hình tổ chức hoạt động quản lý hoạt động công tác

1.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng

1.1.1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng

1.1.2 Nhiệm vụ của VP HĐND và UBND

1.2 Quy trình quản lý và phân công nhiệm vụ các phân sự

thuộc văn phòng

1.3 Bố trí phòng làm việc khoa học của Văn phòng

1.5 Quy trình tổ chức hội nghị ( hoặc hội thảo, hội họp của

UBND xã)

1.6 Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi

công tác cho lãnh đạo Văn phòng

1.7 Quy trình tổ chức thông tin của VP cho lãnh đạo

1.8 Các biện pháp hiện đại hoá văn phòng

2.1 Mô hình tổ chức văn th cơ quan

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1 Quy định về ban hành và soạn thảo văn bản

2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

2.2.3 Quy trình soạn thảo văn bản

2.2.4 Tình hình kiểm tra, rà soát hệ thống hoá văn bản

2.2.5 Thể thức văn bản

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

2.3.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

2.3.2 Quy trình tổ chức giải quyết văn bản đến

2.3.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp cơ quan

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

3 Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ lu trữ của UBND

3.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu Lu trữ

3.3 Công tác bảo quản tài liệu

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu

3.5 Đánh giá những u, nhợc điểm

III Chuyên đề thực tập soạn thảo văn bản quản lý 23

IV Nhận xét đánh giá, đề xuất ý kiến về công tác hành chính

Dang mục các từ viết tắt

Phần A: lời nói đầu

Trong quá trình hoạt động quản lý của cơ quan, công tác công văn giấy tờngày càng đợc chú trọng, đợc biết tình hình đổi mới của đất nớc thì sự nghiệp cảicách nền hành chính đối với tất cả các cơ quan trong bộ máy quản lý Nhà nớc, và

đặc biệt đối với UBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dơng nói chungngày càng đợc quan tâm và luôn có sự thay đổi có những tiến bộ rõ rệt Song trêncon đờng hội nhập khoa học quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ và thôngtin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội về văn phòng đợc hiểu là loại hìnhgiấy tờ, hành chính sự vụ đơn giản thì ngày nay trong điều kiện của nền kinh tế thịtrờng bùng nổ thông tin một cuộc cải cách mạnh mẽ văn phòng đợc coi là loại hìnhlao động sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng Chính vì vậy cần phải có một đội ngũvăn phòng đợc đào tạo với trình độ cao, theo hớng đa năng về nghiệp vụ kỹ năng đểkịp thời đa đất nớc bắt kịp với thời đại và thế giới

Xuất phát từ những yêu cầu này trờng Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội (tiền nhân làtrờng Cao đẳng Văn Th Lu Trữ TW1) sau khi đã nâng cấp lên thành trờng Cao đẳng

đã nhanh chóng bắt tay vào việc đào tạo những cử nhân quản trị văn phòng đầu tiêncho đất nớc Đợc tuyển sinh và đào tạo liên thông từ năm 2007 cho đến nay lớpQTVP KIIB đã hoàn thành xong chơng trình đào tạo tại trờng Đây là lúc quy trình

đào tạo ngành nghề đợc khép lại để đa kiến thức vào thực tiễn khoảng thời gian này

sẽ rèn luyện cho các học viên có đợc phong cách làm việc, tác phong nhanh nhẹntrong công việc và đợc giao tiếp có khả năng độc lập để giải quyết công việc củamột ngời làm công tác văn phòng

Thực tập tốt nghiệp là thời gian rất cần thiết đối với mỗi học viên khi sắp sửa

ra trờng đồng thời khép lại quy trình đào tạo của nhà trờng nhằm mục đích “học đi

đôi với hành” gắn lý thuyết với thực tiễn công vệc từ đây giúp học viên áp dụng vào

kiến thức đợc học sau 36 tháng, đến cơ quan trực tiếp làm việc cụ thể rèn luyện chohọc viên những kỹ năng nghề nghiệp, hiểu rõ đợc vai trò và tầm quan trọng của vănphòng nói chung và công tác văn th nói riêng Rèn luyện phong cách làm việc vàkhả năng độc lập giải quyết công việc của ngời cán bộ văn phòng

Với suy nghĩ và mục đích trên em đã tự liên hệ đến thực tập tại văn phòngUBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dơng, nhằm làm sáng tỏ những lýthuyết mà trong nhà trờng và thu đợc những bài học bổ ích từ thực tiễn sinh động,của hoạt động văn phòng UBND xã Hiệp Sơn, trong quá trình thực tập, bản thân em

đã cố gắng nỗ lực học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng nh rèn luyện về kỹ năngnghiệp vụ và trực tiếp đảm nhiệm một số công việc nh: soạn thảo một số văn bảnthông thờng, sử dụng máy vi tính, tiếp khách, trực điện thoại, làm thủ tục giải quyếtvăn bản đi, văn bản đến, giao nhận công văn tài liệu

Thời gian thực tập 60 ngày Địa điểm thực tập tại văn phòng UBND xã HiệpSơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dơng

Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Trờng Cao đẳng nội vụ Hà Nội, đãtạo điều kiện cho em đợc thực hiện ý tởng của mình về việc đem kiến thức đã học

áp dụng vào thực tế, cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các đồng chí đã giúp em thấy

đợc tầm quan trọng của công tác văn phòng và ý thức đòi hỏi ở mỗi cán bộ vănphòng trong quá trình làm việc

Do thời gian thực tập còn hạn chế nên bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của

em không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế Em rất mong nhận đợc sự góp ý,nhận xét của trờng, khoa học quản trị văn phòng cùng các thầy cô và bạn bè để báocáo của em đợc hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hiệp Sơn, ngày 15 tháng 6 năm 2010

Học viên

Trần Trọng Khoan

Phần B: Nội dung Chơng I: khái quát tình hình hoạt động của ubnd

1 Điều kiện tự nhiên, xã hội của UBND xã Hiệp Sơn

1.1 Điều kiện tự nhiên;

Xã Hiệp Sơn là xã miền núi thuộc phía Đông Bắc huyện Kinh Môn với diệntích 3,5km2 Là xã đợc UBND tỉnh Hải Dơng quy hoạch là cụm công nghiệp đã có

18 doanh nghiệp về đóng trên địa bàn xã, diện tích đất canh tác là 341,14ha còn lại

là đất rừng và đất nông nghiệp

- Phía Tây giáp xã Phạm Mệnh

- Phía Đông giáp thị trấn Kinh Môn

- Phía Bắc giáp sông Kinh Thầy

- Phía Nam giáp dãy núi An Phụ

Diện tích tự nhiên là 697 ha số dân toàn xã tính đến ngày 11/6/2010 là 9100ngời

Với vị trí địa lý và số dân nh trên là xã có vị trí quan trọng trong việc pháttriển kinh tế của huyện Kinh Môn – tỉnh Hải Dơng

1.2 Điều kiện xã hội.

Xã Hiệp Sơn, hiện có 4 thôn, là một xã có bề dày lịch sử và truyền thốngcách mạng Trải qua quá trình xây dựng và trởng thành đến nay xã Hiệp Sơn đã cónhiều đổi mới

Trong quá trình phát triển, có thể nói xã Hiệp Sơn, trong những năm gần đây

có bớc phát triển nhanh: An ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội luôn luôn đợc giữvững và tăng cờng, đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân đợc cải thiện tạo tiền

đề quan trọng cho sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phơng trong những năm tiếptheo

2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan.

2.1 Vị trí, chức năng của UBND xã Hiệp Sơn.

UBND xã Hiệp Sơn là một cơ quan hành chính nhà nớc ở cấp xã thực hiệnchức năng và nhiệm vụ quy định tại Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003.

* Nguyên tắc tổ chức làm việc của UBND xã Hiệp Sơn.

UBND xã Hiệp Sơn làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vaitrò tập thể đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của chủ tịch,phó chủ tịch UBND mỗi việc giao cho ngời phụ trách và chịu trách nhiệm cá nhân

về lĩnh vực phân công

Chấp hành sự chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nớc cấp trên sự lãnh đạocủa Đảng uỷ, sự giám sát của HĐND cấp xã phối hợp chặt chẽ giữa UBND xã vớiMTTTQ và các đoàn thể cùng cấp trong quá trình triển khai thực hiện các nhiệm

vụ, kinh tế, chính trị, an ninh quốc phòng

Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức đúng pháp luật, đúng thẩmquyền và phạm vi trách nhiệm đảm bảo công khai minh bạch kịp thời và có hiệuquả, theo trình tự luật định

Cán bộ công chức xã sâu sát cơ sở lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân dântừng bớc hoạt động của UBND xã ngày càng hiện đại, vì mục tiêu xây dựng cơ sởchính quyền vững mạnh nâng cao đời sống của nhân dân

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: UBND xã có trách nhiệm xây dựng kế hoạch

phát triển kinh tế- xã hội của huyện phê chuẩn kế hoạch kinh tế – xã hội của xã,lập dự toán chi ngân sách nhà nớc trên địa bàn

2.2.2 Trong lĩnh vực Nông - Lâm - Ng nghiệp: Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi

chơng trình khuyến khích phát triển Nông - Lâm - Ng, xét duyệt quy hoạch kếhoạch kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã có hiệu quả

2.2.3 Trong lĩnh vực CN - TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển

các cơ sở CN - TTCN trên địa bàn

2.2.4 Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác và sử dụng các

chơng trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng

2.2.5 Trong lĩnh vực thơng mại và du lịch: Xây dựng kiểm tra chấp hành quy

định của nhà nớc và hoạt động thơng mại, xây dựng du lịch

2.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá - xã hội, thông tin thể thao: Xây

dựng kiểm tra các chơng trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục thông tin thểthao, y tế trên địa bàn xã và tổ chức thực hiện sau khi đợc cấp có thẩm quyền phêduyệt

2.2.7 Trong lĩnh vực An ninh - Quốc phòng, trật tự an toàn xã hội: Thực

hiện nghiệp vụ an ninh, an toàn xã hội, xây dựng lực lợng công an xã vững mạnhphòng chống các tệ nạn xã hội

2.2.8.Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ

đạo việc kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo

2.2.9 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.

2.3 Cơ cấu tổ chức: UBND xã Hiệp Sơn bao gồm 1 chủ tịch, 2 phó chủ tịch,

các uỷ viên, uỷ ban và các ban chuyên môn

2.3.1 Chủ tịch UBND xã: Là ngời đứng đầu UBND xã lãnh đạo và điều

hành công việc của UBND xã, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ quyền hạn củamình tại 127 Luật tổ chức HĐND và UBND

2.3.2.Phó chủ tịch văn hoá: Phụ trách mảng lao động thơng binh xã hội vănhoá - thông tin - thể thao, trung tâm y tế Văn phòng HĐND và UBND thay mặtUBND xã làm việc với các đoàn thể của xã

2.3.3 Phó chủ tịch kinh tế; phụ trách mảng nông nhiệp - phát triển nông

thôn hạ tầng kinh tế, tài nguyên môi trờng

2.3.4 Các thành viên UBND: Chịu sự phân công việc.

2.3.5 Các ban chuyên môn UBND xã: Là cơ quan tham mu, giúp UBND xã

thực hiện chức năng quản lý Nhà nớc ở địa phơng và thực hiện một số nhiệm vụquyền hạn theo sự uỷ quyền của Chủ tịch UBND xã

Có thể mô hoá tổ chức bộ máy của UBND xã Hiệp Sơn

(Xem phụ lục 1 trang 73 )

Chơng ii khảo sát công tác hành chính văn phòng

của UBND xã Hiệp Sơn

1 Tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan.

1.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng

1.1.1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng:

Văn phòng HĐND và UBND xã Hiệp Sơn là cơ quan tham mu tổng hợp chothờng trực HĐND và UBND xã Là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt

động quản lý; chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện cơ

sở vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan

1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng HĐND và UBND xã:

- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chơng trình, kế hoạch công tác giúpUBND xã

- Tổ chức truyền đạt kiến nghị với UBND xã những biện pháp cần thúc đẩyviệc thực hiện các quyết định, chỉ thị UBND xã

- Bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của HĐND vàUBND xã

- Tổ chức các mối quan hệ làm việc giữa UBND với các ban ngành đoàn thể

- Đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời phục vụ công tác giám sát củaHĐND, chỉ đạo điều hành của UBND xã

* Cơ cấu, lề lối làm việc của văn phòng:

Văn phòng HĐND và UBND xã Hiệp Sơn là văn phòng tham mu tổng hợpcho thờng trực HĐND và UBND xã thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mìnhtheo đúng quy định chế độ làm việc của uỷ ban, văn phòng có trách nhiệm chung

về mọi mặt Tổng hợp theo dõi, đôn đốc quy chế nhiệm vụ làm việc của uỷ ban,quy chế làm việc của uỷ ban, báo cáo thờng xuyên cho lãnh đạo UBND xã

Các bộ phận của văn phòng, thống kê tổng hợp gồm:

* Bộ phận phụ trách công tác hành chính – văn th lu trữ.

- Giúp UBND xã xây dựng chơng trình công tác, lịch làm việc theo dõi việcthực hiện chơng trình công tác, lịch làm việc theo dõi việc thực hiện chơng trìnhcông tác, lịch làm việc tổng hợp báo cáo tình hình

- Tiếp nhận, phát hành và lu trữ công văn giấy tờ của HĐND và UBND xã

- Tiếp nhận, chuyển văn bản, giấy tờ đầy đủ, kịp thời đến ngời có tráchnhiệm giải quyết theo đúng quy định của pháp luật và quy chế làm việc của UBND

- Soạn thảo tài liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND xã, tổchức thu thập bảo quản hồ sơ tài liệu lu trữ của HĐND và UBND xã một cách khoahọc

- Tham mu cho lãnh đạo UBND xã trong việc tiếp nhận, xử lý, giải quyết các

đơn th khiếu nại, tố cáo của công dân

- Giúp HĐND và UBND xã về công tác thi đua khen thởng về thực hiện côngtác bầu cử đại hội đại biểu HĐND và UBND xã theo quy định của pháp luật vềcông tác đợc giao

- Giữ dấu HĐND, UBND xã nếu đi vắng trong buổi làm việc phải giao dấucho Chủ tịch hoặc phó chủ tịch xã

- Giúp UBND xã dựt hảo văn bản trình cấp trên có thẩm quyền, làm báo cáogửi lên cấp trên

* Bộ phận phụ trách tạp vụ.

- Tổ chức tiếp đón khách, phục vụ sinh hoạt cho các hội nghị, đảm bảo điềukiện cho các chuyến đi công tác

- Theo dõi, nắm bắt lịch làm việc của các ban ngành, các đơn vị thuộc phạm

vi quản lý của UBND xã

- Đảm bảo chế độ chính sách đối với các cán bộ, trong văn phòng theo quy

đạo UBND, nếu đợc phê duyệt mới tiến hành ký hợp đồng lao động

Có thể sơ đồ hoá các quy trình tuyển dụng nhân sự sau:

( Xem phụ lục số 2 trang 74 )

1.2.2 Quản lý và sử dụng nhân sự thuộc văn phòng:

Hiện nay, văn phòng HĐND và UBND có 3 đ/c gồm: văn phòng và các cán

bộ chuyên viên, nhân viên Trong đó một bộ phận có trình độ chuyên môn đợc đàotạo theo yêu cầu và nhiệm vụ đúng với chức năng chuyên môn đợc đào tạo

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế,trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, văn phòng có trách nhiệm phân bổ nguồnnhân lực đợc giao vào các vị trí công tác cho phù hợp

Tuỳ vào tính chất công việc, nhiệm vụ công tác, văn phòng đề nghị cơ quancho nhân sự trong văn phòng đợc đi học tập, bồi dỡng để nâng cao trình độ nghiệp

vụ của mình

1.3 Cách bố trí phòng làm việc và các trang thiết bị trong văn phòng.

Sắp xếp bố trí phòng làm việc khoa học có vị trí quan trọng quyết định đếnthành công trong công việc Phòng làm việc của văn phòng đợc bố trí tập trung ởkhu vực nhà A của trụ sở UBND xã Riêng phòng bảo vệ (thờng trực) cơ quan đợc

bố trí ở dãy nhà gần cổng ra vào để dễ dàng cho việc hớng dẫn, theo dõi khách đếncơ quan liên hệ công tác Tuỳ vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ màmỗi phòng làm việc lại đợc sắp xếp bố trí, trang bị đồ dùng khác nhau Hiện nayvăn phòng đợc trang bị một số thiết bị sau: 2 máy tính, 1 máy phôtô, 2 máy in, 2máy điện thoại

Em xin đợc dẫn chững cụ thể việc tổ chức phòng làm việc của văn phòngHĐND và UBND xã Hiệp Sơn nh sau:

Phòng làm việc của văn phòng đợc bố trí bên phải nhà A để tiện cho việcgiám sát và quản lý nhân viên cũng nh kịp thời phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo củathủ trởng cơ quan

Trong phòng làm việc của văn phòng cũng đợc trang bị đầy đủ các phơngtiện, trang thiết bị làm việc nh: máy in, máy tính, điện thoại, tủ đựng tài liệu, bànghế làm việc, tiếp khách, bảng ghi lịch công tác, đồng hồ, bình đựng nớc nóng Trên bàn làm việc có các đồ dùng nh bút, gim, kẹp tài liệu, sổ ghi chú, lịch nhằmgiúp cho văn phòng có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quảnhất

Có thể sơ đồ hoá phòng làm việc của văn phòng nh sau;

( Xem phụ lục số 3 trang 75)

* Ưu điểm:

- Các phòng làm việc đợc bố trí phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho việc đilại, tiếp xúc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với nhân viên

- Các phơng tiện, trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu giải quyết công việc đầy

đủ và hiện đại, giúp công việc đợc giải quyết nhanh chóng không bị ùn tắc

- Vị trí các thiết bị, phơng tiện đợc sắp đặt khoa học và phù hợp tạo điều kiệntốt nhất cho các cán bộ văn phòng khi thực hiện nhiệm vụ

* Nhợc điểm:

- Tuy đã đợc đầu t các thiết bị hiện đại trong phòng làm việc nhng việc bố trí,xắp xếp vẫn cha khoa học nh: bố trí bàn làm việc gần cửa ra vào, đặt điện thoại bênphải bàn làm việc làm ảnh hởng đến hiệu quả công việc, đồng thời một số đồdùng, dụng cụ đã cũ cần đợc mua mới

Diện tích phòng làm việc còn hẹp, khoảng trống di động ít, khó khăn choviệc đổi mới, tổ chức lại phòng làm việc khi cần

- Do điều kiện kinh tế địa phơng không cho phép nên việc đầu t các trangthiết bị văn phòng còn gặp nhiều khó khăn Số lợng máy vi tính còn ít, một số

phòng còn cha có điều hoà nhiệt độ, làm ảnh hởng đến tuổi thọ của máy tính cũng

nh sức khoẻ của cán bộ, công chức đặc biệt là vào mùa hè oi bức

- Nhìn chung việc bố trí phòng làm việc ở đây đợc tổ chức tơng đối khoahọc, nhng bản thân em xin đề xuất thêm một số phơng án khác nh:

1 Bàn tiếp khách nên đặt gần cửa

2 Bàn làm việc đặt xa, chếch so với cửa ra vào và quay lng vào cửa sổ

3 Tủ đựng hồ sơ nên đặt phía bên trái bàn làm việc

4 Điện thoại, đèn nên đặt phía bên trái bàn làm việc

5 Máy tính, máy in đặt bên phải bàn làm việc

6 Bàn làm việc nên sử dụng mô hình bàn chữ U hoặc chữ L

7 Trang bị thêm các trang thiết bị làm việc hiện đại cho văn phòng

1.4 Quy trình xây dựng công tác thờng kỳ cho cơ quan.

Những chơng trình, kế hoạch công tác thờng kỳ của uỷ ban, quy mô thờigian có thể là tuần, tháng, quý, năm kế hoạch tuần đợc lập vào ngày cuối cùngcủa tuần trớc; Kế hoạch tháng đợc lập vào tuần cuối cùng của tháng trớc; kế hoạchquý đợc lập vào tháng cuối cùng của quý trớc; kế hoạch năm đợc lập vào quý cuốicùng của năm trớc

Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thóng nhất và hiệuquả thì văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chơng trình công tác tuần,tháng, quý, năm cho uỷ ban Quy trình xây dựng các chơng trình kế hoạch ngàytuân theo các bớc cụ thể sau: Văn phòng yêu cầu các ban đăng ký nội dung côngviệc; sau đó tổng hợp và xây dựng bản thảo; trình bản thảo, để xin ý kiến phêduyệt, ban hành chơng trình, kế hoạch

Có thể sơ đồ hoá quy trình xây dựng chơng trình công tác thờng kỳ củaUBND xã Hiệp Sơn nh sau:

( Xem phụ lục số 4 trang 76

Qua thời gian thực tập tại UBND xã Hiệp Sơn em thấy lại hình hội họp đợc

sử dụng nhiều nhất là họp giao ban và hội nghị Trong đó bản thân em cũng đợctham gia phục vụ, chuẩn bị ở một số hội nghị của uỷ ban

Theo tìm hiểu của bản thân, để tổ chức đợc một hội nghị thành công cần phảichuẩn bị tốt rất nhiều công việc Em xin khái quát một số công việc cơ bản sau

Đơn vị chủ trì hội nghị lập kế hoạch tổ chức hội nghị, đăng ký công việc với vănphòng để sắp xếp thời gian, số lợng đại biểu, địa điểm tổ chức, chuẩn bị nội dung,tài liệu phục vụ hội nghị, chuẩn bị kinh phí, cơ sở vật chất, khi hội nghị bắt đầuthực hiện một số công việc nh: đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, điểm danh đại biểu,dẫn chơng trình hội nghị, ổn định tổ chức, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, nêumục đích, lý do, thông báo về nội dung, chơng trình hội nghị, chủ trì cuộc thảoluận, phát biểu ý kiến, tham gia xây dựng những nội dung đã triển khai, ghi biênbản, cảm ơn đại biểu đến dự, kết luận chung và tuyên bố bế mạc hội nghị.

Sơ đồ hoá quy trình tổ chức hội nghị của UBND xã Hiệp Sơn

( Xem phụ lục số 5 rang 77)

1.6 Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan của văn phòng.

Tổ chức chuyến đi công tác là một số hoạt động thờng xuyên, cần thiếtkhông thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơquan Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thảo, đi kiểm tra, đi hớng dẫn cơ sở, đi thămquan, học tập kinh nghiệm quản lý hoặc đi nớc ngoài Vì vậy chuyến đi của lãnh

đạo đợc cán bộ văn phòng chuẩn bị rất chu đáo nh: Lập kế hoạch cụ thể chuyến đi,trình thủ trởng phê duyệt, liên hệ đến nơi công tác, đôn đốc nhắc nhở các đơn vịthực hiện nhiệm vụ phân công; chuẩn bị phơng tiện đi lại, kinh phí, văn bản, tài liệu

có liên quan, báo cáo công tác của cơ quan khi thủ trởng đi công tác, khi lãnh đạo

đi công tác về thì báo cáo tình hình giải quyết công việc, thanh quyết toán kinh phíchuyến đi

Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

( Xem phụ lục số 6 trang 78)

1.7 Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan.

Thông tin là tri thức đợc ghi lại trên các phơng tiện nh: văn bản, sách báohay ở dạng số hoá Thông tin trong hoạt động quản lý là toàn bộ những sự kiện xảy

ra và các yếu tố bên ngoài có liên quan đến hoạt động đó Thông tin có ý nghĩa hếtsức quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề cụ thể, thậm chí có ảnh hởng trựctiếp tới hệ thống của cơ quan

Việc cung cấp thông tin cho thủ trởng là hết sức cần thiết, nhất là trong thờigian bùng nổ thông tin nh hiện nay Để có thể cung cấp kịp thời thông tin phục vụcho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo Quy trình cung cấp thông tin đợctiến hành nh sau: Thu thập thông tin, xử lý thông tin, tổng hợp và cung cấp thôngtin cho lãnh đạo

Thông tin sau khi đợc sàng lọc có thể đợc trình lên lãnh đạo thông qua vănbản, điện thoại, fax internet, truyền miệng những thông tin cung cấp cho lãnh đạolúc này phải đảm bảo đợc chất lợng, cũng nh tính kịp thời của tin

Sơ đồ hoá quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan:

( Xem phụ lục số 7 trang 79)

1.8 Các biện pháp hiện đại hoá văn phòng.

Có thể nói việc đầu t, xây dựng mô hình văn phòng hiện đại trên thế giới đặcbiệt là ở các nớc phát triển là rất phổ biến Nhng ở Việt Nam do điều kiện kinh tếcha cho phép nên việc phát triển mô hình văn phòng hiện đại chỉ diễn ra ở cácdoanh nghiệp t nhân, doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài Riêng đối với vănphòng cơ quan hành chính Nhà nớc, để có thể bắt kịp với xu thế xã hội hiện đại cầnphải tiến hành một số công việc cơ bản nh;

- Tăng cờng việc ứng dụng khao học công nghệ tiên tiến, trang bị các phơngtiện, kỹ thuật hiện đại vào phục vụ vụ công tác hành chính văn phòng, góp phầnnâng cao năng xuất, hiệu quả giải quyết công việc

- Tích cực nâng cao các kỹ năng nhận biết, thu thập, xử lý và cung cấp thôngtin Đảm bảo chất lợng của tin, cung cấp kịp thời cho lãnh đạo giúp đón đầu, tiênliệu, dự báo phát triển, đa ra những quyết định quản lý đúng đắn sáng tạo

- Tiến hành đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức theo hớng đa năng, toàn diện

về nghiệp vụ, chuyên môn Đáp ứng đợc yêu cầu của nền hành chính trong giai

Công tác văn th của UBND xã đợc tổ chức theo hình thức tập trung, có cán

bộ Văn th chuyên trách (trình độ trung cấp) Với nhiều năm kinh nghiệm, sử dụngthành thạo các thiết bị văn phòng, thực hiện tốt các nghiệp vụ, chuyên môn đáp ứng

đợc yêu cầu cải cách hành chính Văn th cùng chung một phòng với văn phòng đểtiện cho việc liên hệ công tác Mọi văn bản, giấy tờ đi hay đến đều phải qua văn th.Các phơng tiện phục vụ công tác văn th đợc trang bị nh: Tủ đựng tài liệu, bàn làmviệc có ngăn khoá để đựng con dấu và tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy in vàmột số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo cũng nh quản lý văn bản đảm bảoduy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa học

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản.

2.2.1 Quy định của cơ quan về ban hành và soạn thảo văn bản

- Văn bản do cơ quan ban hành ra phải có mục đích rõ ràng Nghĩa là nộidung ban hành phải xoay quanh một vấn đề có liên quan đến chức năng nhiệm vụcủa cơ quan

- Nội dung văn bản phải đảm bảo tính đúng đắn, khách quan phù hợp với

điều kiện thực tế và quy định của pháp luật

- Hình thức của văn bản phải thể hiện đầy đủ và chính xác các thành phầnquy định tại Thông t liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP

- Câu văn trong văn bản phải thể hiện văn phong hành chính, phải ngắn gọn,

dễ hiểu, phù hợp trình độ dân trí

- Văn bản phải đợc ban hành đúng thẩm quyền, không trái với quy định củahiến pháp, pháp luật

2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản.

UBND xã Hiệp Sơn có thẩm quyền ban hành các loại văn bản nh: Quyết

định, Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình

Chủ tịch ký các văn bản nh: Quyết định và một số văn bản khác của UBNDxã về chế độ và chính sách tổ chức và nhân sự thuộc trách nhiệm, quyền hạn củamình

Khi Chủ tịch đi vắng, Phó chủ tịch xã có thẩm quyền ký thay một số văn bảnthuộc thẩm quyền của UBND và Chủ tịch UBND xã các phó chủ tịch ký thay một

số văn bản thuộc các ngành, lĩnh vực mình phụ trách

Chánh văn phòng đợc Chủ tịch UBND xã uỷ quyền ký thừa lệnh một số vănbản Tất cả các văn bản pháp quy của chủ tịch, phó chủ tịch, văn phòng đều phải kýtrực tiếp

* Ưu điểm:

- Nhìn chung việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng thẩm quyền Việcphân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp cho văn bảnban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định Đồng thời cũng tạo điều kiện thuậnlợi cho việc quản lý giải quyết các văn bản và truy cứu trách nhiệm cá nhân liênquan đến văn bản

UBND xã coi các văn bản là cẩm nang pháp lý trong việc chỉ đạo, lãnh đạo

để thực hiện tốt các nhiệm vụ chính trị của địa phơng nên thẩm quyền ban hành vănbản luôn đợc quan tâm quán triệt thực hiện

* Nhựơc điểm:

- Tuy đã đợc quy định về thẩm quyền và trách nhiệm ban hành văn bản nhngnhững quy định này không đợc chi tiết cụ thể hoá nên đôi khi vẫn xảy ra tình trạngchồng chéo, nhầm lẫn về trách nhiệm xử lý, giải quyết văn bản dẫn đến việc truycứu trách nhiệm còn đợc gặp nhiều khó khăn

- Việc quy định thẩm quyền ban hành văn bản cha đợc thống nhất dẫn đếnthẩm quyền ký văn bản cũng nh các thể thức đề ký đôi khi còn cha đúng, chachuẩn

2.2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.

Hàng ngày ở UBND xã Hiệp Sơn văn phòng đợc lãnh đạo HĐND & UBNDxã phân công soạn thảo số lợng văn bản tơng đối lớn Đó có thể là Công văn trả lời,giao việc, Giấy mời, Quyết định, Thông báo Nhìn chung để ban hành một vănbản quản lý đều phải tuân theo một quy trình nhất định.

Các bớc soạn thảo văn bản ở cơ quan chủ yếu là: Xác định tên lọai văn bản,thu thập thông tin, xây dựng đề cơng, bản thảo, chuyển xuống văn th chỉnh sửa vềnội dung và hình thức ghi số, trình thủ trởng duyệt và xin ý kiến giải quyết, phêduyệt của ngời có thẩm quyền

Có thể sơ đồ hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nh sau:

( Xem phụ lục số 8 trang 80)

2.2.4 Tìm hiểu tình hình kiểm tra, rà soát hệ thống hoá văn bản cơ quan.

2.2.4.1 Hệ thống hoá văn bản cơ quan trong 5 năm gần đây.

Trong thời gian thực tập ở UBND xã Hiệp Sơn, em đã tìm hiểu và thống kê

số lợng văn bản cơ quan ban hành ra trong 5 năm gần đây nh sau:

2.2.4.2 Công tác kiểm tra và rà soát văn bản.

Trong quá trình đa ra, ban hành những văn bản mới có thể phát sinh nhữngtồn tại, khiếm khuyết cũng nh những sai sót Công tác rà soát và hệ thống hoá cácvăn bản quy phạm pháp luật nhằm loại bỏ những quy định pháp luật không cònhiệu lực hoặc chồng chéo, trùng lặp đợc triển khai có kết quả Trong 2 năm(2007–2008), phòng T pháp đã phối hợp với các phòng rà soát văn bản quy phạmpháp luật, trên cơ sở phân loại 2.840 văn bản, đề nghị bãi bỏ 1 văn bản hết hiệu lực,

đề nghị bổ xung, sửa đổi 29 văn bản

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã

đã có bớc đổi mới theo hớng nâng cao trách nhiệm của các cơ quan đợc chủ trì xâydựng văn bản Kết quả từ 2007 – 2008 xã Hiệp Sơn đã tổ chức t vấn pháp luậtmiễn phí cho 158 lợt ngời dân

2.2.5 Thể thức văn bản.

Nhìn chung các văn bản UBND xã Hiệp Sơn ban hành có đầy đủ 9 thànhphần cơ bản, các thành phần này đợc đợc trình bày theo thể thức quy định tạiThông t liên tịch số 55 của Bộ nội vụ và văn phòng chính phủ Ngoài ra, văn bảncũng có thể có thêm một số thành phần bổ sung nh: dáu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu

mang tính chất chỉ dãn (“xem xong trả lại” “lu hành nội bộ” ) thông tin chỉ tínhchất dự thảo, viết tắt tên ngời đánh máy, số lợng bản phát hành,

* Ưu điểm: Về văn bản do địa phơng ban hành đã đảm bảo tính khoa học,

tính pháp lý chân thực cũng nh tính thẩm mỹ

* Nhợc điểm:

Thông t liên tịch số 55 ban hành từ năm 2005, đến nay đã áp dụng thực hiện

đợc 4 năm, nhng việc trình bày các thành phần thể thức của văn bản vẫn còn một sốchỗ cha phù hợp với quy định nh:

Những văn bản không có tên loại nh Công văn, trong phần số, ký hiệu vẫn có

ký hiệu của tên loại văn bản

- Phần nơi nhận vẫn trình bày sai: Chữ “Nơi nhận” đợc trình nghiêng, đậm vàngạch dới Ví dụ: Nơi nhận (có tài liệu minh hoạ)

- Phần “Lu” cũng trình bày cha hợp lý Sau từ Lu không có dấu chấm (.) Vídụ: “ Lu VP.” ( Có tài liệu minh hoạ)

- ở bản sao lục, sao y văn bản, thành phần ngày, tháng, năm ban hành vănbản đợc để ở kiểu chữ nghiêng đậm Nh vậy là cha phù hợp Ví dụ: “ Hiệp Sơn,ngày 08 tháng 4 năm 2009” ( có tài liệu minh hoạ)

- Với những công văn hành chính hoặc 1 số giấy mời có nhiều đơn vị, cánhân nhận văn bản thì sau từ “ Kính gửi” là dấu hai chấm (:) và gạch đầu dòng têncá nhân, đơn vị nhận ngay, chứ không để xuống dòng, gạch đầu dòng

Ví dụ: Kính gửi: - UBND huyện Kinh Môn

- Phòng kinh tế hạ tầng huyện Kinh Môn

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.

2.3.1 Nội dung nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đi:

Nhìn chung quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi là một tổng thể các

b-ớc nh: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, trình văn bản, ghi

sổ, ngày tháng năm và đóng dấu đến, đăn gký, chuyển giao văn bản đi (qua bu

điện, hoặc văn th chuyển trực tiếp) thờng xuyên tập hợp văn bản xếp vào cặp để lu

* Ưu điểm: Qua thực tế và trực tiếp giải quyết công việc tại văn phòng

HĐND - UBND xã Hiệp Sơn em thấy nhân viên văn th của cơ quan là ngời có kinhnghiệm làm việc lâu năm, rất nhiệt tình với công việc, luôn hoàn thành tốt côngviệc của mình, đảm bảo đúng nguyên tắc, chính xác, cẩn thận

Ví dụ: Nhân viên văn th rất cẩn thận trong việc đăn gký văn bản, các dự liệu

đợc nhập tuần tự, chính xác; con dấu đợc đóng ngay ngắn, đúng quy định

* Nhợc điểm: Do không đợc đào tạo chuyên ngành, bồi dỡng thờng xuyên

nên việc đăng ký văn bản vẫn còn thực hiện trên sổ chứ không có phần mềm quản

lý văn bản riêng Bên cạnh đó trong quá trình đánh máy văn bản cha kiểm tra kỹ

l-ỡng, còn sai lỗi chính tả Khi trình bày văn bản có lúc còn nhầm lẫn từ số này sang

số khác

Có thể sơ đồ hoá quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi nh sau:

(Xem phụ lục số 9 trang 81)

2.3.2 Nội dung, nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đến.

Văn bản đến cơ quan đợc tổ chức, giải quyết theo các bớc sau: Văn th cơquan chịu tiếp nhận kiểm tra, phân loại bóc bì đóng dấu đến vào sổ để đăng ký vănbản đến Sau đó văn bản đợc chuyển đến ngời có thẩm quyền để giải quyết vàchuyển giao cho ngời có thẩm quyền để tiếp nhận xử lý công việc

Có thể sơ đồ hoá quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến nh sau:

(Xem phụ lục số 10 trang 82)

2.3.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào cơ quan.

2.3.3.1 Lập hồ sơ hiện hành.

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn th, là mắt xích gắnliền công tác văn th với công tác lu trữ và có ảnh hởng trực tiếp đến công tác lu trữ,bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa

Muốn hồ sơ đợc đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lợng từng cán bộ nhân viêntrong quá trình giải quyết can phải chú trọng thu nhập kịp thời văn bản tài liệu để

đa vào hồ sơ, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đa vào đúng việc đó

2.3.3.2 Nộp hồ sơ vào lu trữ cơ quan;

Ngời đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, chỉ đạocác cá nhân trong cơ quan giao nộp những văn bản tài liệu có giá trị để văn th cơquan tiến hành lập hồ sơ để nộp vào lu trữ hiện hành

Khi giao nộp hồ sơ vào lu trữ cơ quan, mục lục hồ sơ đợc lậpt hành 3 bản,trong đó bên giao và bên nhận mỗi bên 1 bản, 1 bản ở văn phòng tại văn phòng uỷcủa ban

* u nhợc điểm: Tuy những hồ sơ ở UBND xã Hiệp Sơn lập không đáng kể,

song về chất lợng thì đây là hồ sơ lập khá tốt, đầy đủ các giấy tờ có liên quan, đợcxếp theo trình tự công việc lôgíc

Có thể sơ đồ hoá công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lu trữ cơ quan

nh sau:

(Xem phụ lục số 11 trang 83)

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Việc quản lý và sử dụng con dấu đợc quy định cụ thể tại Nghị định số58/2001/NĐ-CP, ngày 24/08/2001 của Chính phủ; Thông t liên tịch số 07/2002/TT-

LT, ngày 06/05/2002 của Bộ Công an và Bộ tổ chức Cán bộ Chính phủ về hớng dẫnthực hiện một số quy định tại Nghị định 58

UBND xã Hiệp Sơn có các con dấu sau: Dấu của UBND, dấu văn phòng, dấuchức danh, dấu họ tên, dấu hoả tốc, dấu đến,

Dấu của cơ quan chỉ đợc phép đóng vào văn bản khi đã có chữ ký hợp lệ, tức

là chữ ký của thủ trởng hoặc ngời đợc thủ trởng cơ quan uỷ quyền ký văn bản Điều

đó đòi hỏi cán bộ văn th phải nhận biết đợc chữ ký của lãnh đạo, trong trờng hợpnhân viên đánh máy vào văn bản phần họ tên của ngời ký mà chỉ để chức danh thìnhân viên văn th phải cẩn thận

Cán bộ văn th là ngời đợc giao trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụng condấu Theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu thì chỉ cán bộ văn

th mới đợc quyền đóng dấu, có trách nhiệm quản lý chặt chẽ con dấu, không đểmất, không tự ý trao cho ngời khác khi cha có ý kiến của lãnh đạo văn phòng Tuynhiên, nh đã nói ở trên do biên chế văn th mới chỉ có một nên việc quản lý con dấucòn cha chặt chẽ

3 Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ lu trữ của UBND xã Hiệp Sơn.

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lu trữ:

Chánh văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ văn th xác định nguồn tàiliệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giao vào các kho lu trữ Cán bộ,công chức trong quá trình làm việc phải nộp hồ sơ công việc của cơ quan

Công tác thu thập bổ sung vào lu trữ cơ quan dựa trên 3 nguyên tắc: theo thời

đại lịch sử, theo phông lu trữ, theo phối phông

Đối với UBND xã Hiệp Sơn công tác lu trữ cha đợc quan tâm, do vậy nhiềutài liệu còn ứ đọng ở các đơn vị, công chức, đặc biệt là tài liệu chính quyền cữ

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lu trữ:

Chỉnh lý tài liệu và việc tổ chức khai thác tài liệu trong phông theo một

ph-ơng án pâhn loại khoa học UBND xã Hiệp Sơn lựa chọn phph-ơng án chỉnh lý và “thờigian- mặt hoạt động”

Để tiến hành chỉnh lý tài liệu phải thực hiện các bớc sau:

* Phân chia tài liệu chỉnh lý:

Có thể lấy ví dụ tài liệu năm 2000 của UBND xã Hiệp Sơn nh sau: Ban đầutài liệu đợc chia thành từng nhóm lớn theo mặt hoạt động (khối tổng hợp, khốihành chính, khối văn xã, khối nông - lâm nghiệp, khối công nghiệp ) tiếp theo tàiliệu trong mỗi khối lại đợc phân chia ra thành từng nhóm vừa ( ví dụ: tài liệu trongkhối nội chính đợc chia thành tài liệu tổ chức cán bộ, tài liệu về công an, quốcphòng ) tài liệu trong nhóm vừa lại đợc chia thành nhiều nhóm nhỏ ( ví dụ: tài liệukhối tổ chức cán bộ đợc chia thành tài liệu về tổ chức bộ máy và tổ chức cán bộ )Nếu có thể chia nhỏ đợc thì cán bộ chỉnh lý tiếp tục chia nhỏ khối tài liệu đó đểtiện cho việc tra tìm Trong quá trình này cần chú ý loại bỏ những tài liệu đã hết giátrị Tài liệu trong một nhóm nhỏ lại đợc sắp xếp theo một trật tự nhất định

* Lập hồ sơ:

Sau khi kiểm tra lại lần cuối cùng xem nhóm nhỏ đã đạt yêu cầu cha, cán bộchỉnh lý sẽ sắp xếp tài liệu trong từng nhóm nhỏ theo số hoặc ngày tháng rồi tiếnhành đánh số tờ cho văn bản vào mục lục hồ sơ

Trong quá trình phân loại tài liệu ra phải dự kiến tiêu đề hồ sơ bằng mảng gàivào sơ mi Khi bên mục trên cơ sở tiêu đề dự kiến, biên mục chính thức vào bìa hồsơ Nội dung của bìa hồ sơ phải thể hiện đợc những nội dung nh: tên phòng lu trữ,tên đơn vị, tổ chức, tên tiêu đề hô sơ, thời gian bắt đầu và kết thức, số lợng bì, thờihạn bảo quản, số lu trữ, sắp xếp tài liệu lên giá tủ

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lu trữ:

Phơng tiện bảo quản tài liệu l trữ thông thờng ở UBND xã Hiệp Sơn chủ yếulà: giá, tủ, hòm đựng tài liệu Ngoài những phơng tiện này, để thuận tiện cho việcphân loại, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu các hồ sơ đợc để trong cặp,hộp đựng tài liệu

Công tác bảo quản tài liệu lu trữ là nghiên cứu, sử dụng các biện pháp khoahọc để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ đợc tốtnhững yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trớc mắt và lâu dài các biện pháp kỹthuật Chống ẩm mốc, côn trùng, chống cháy

Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lu trữ: Kho lu trữ có chế độ quản lý tài liệunhằm bảo vệ tài liệu an toàn; quy chế kiểm tra định kỳ, đột xuất về chất lợng, số l-ợng của tài liệu lu trữ; đảm bảo vệ sinh và có nội quy ra vào kho Ngoài ra, để tránhcho việc gây h hại tài liệu cơ quan cũng sử dụng hoá chất để bảo quản

Đối với những tài liệu h hỏng, phải đem sửa chữa, nếu có thể áp dụng khoahọc kỹ thuậ thì phải qua một số lần thí nghiệm khi thấy chắc chắn mới đợc áp dụngcho tài liệu

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ của cơ quan:

Tổ chức sử dụng tài liệu là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lu trữphục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết nhiệm vụ hiện hành của cơ quan,

tổ chức, cá nhân

Tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ tại phòng đọc đợc áp dụng phổ biến nhấttrong các cơ quan vì thế UBND xã Hiệp Sơn áp dụng phơng pháp này Phòng đọccòn là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả nên thu đợc nhiều ý kiến đóng góp

Đối với văn phòng HĐND & UBND xã Hiệp Sơn, phòng đọc cha đợc đầu tnhiều nhng cũng phục vụ đợc phần nào nhu cầu của cán bộ và nhân dân địa phơng

Chính vì vậy, tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ đã nâng cao đời sống vật chấttinh thần cho nhân dân, là động lực thúc đẩy sự nghiệp lu trữ phát triển Công tác lutrữ là một lĩnh vực quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan, nó đã góp phầnvào nhiệm vụ quản lý nhà nớc về lu trữ, thực hiện các nhiệm vụ của địa phơng vụ

sự nghiệp lu trữ nh thu thập, bổ xung tài liệu lu trữ bảo quản an toàn và tổ chức sửdụng.

3.5 Đánh giá những u nhợc điểm về công tác lu trữ tại UBND xã Hiệp Sơn.

- Công tác lu trữ đợc tổ chức tơng đối khoa học, bảo quản đợc số lợng lớn tàiliệu lu trữ, chất lợng đợc đảm bảo

- Tuy nhiên, công tác lu trữ cha đợc quan tâm nên nhiều tài liệu còn ứ đọngnhất là tài liệu của chính quyền các thời kỳ

- Cha có biên chế lu trữ riêng, công tác lu trữ còn do cán bộ văn th kiêmnhiệm

- Kho lu trữ cũng cha đợc quan tâm, các trang thiết bị bảo quản tài liệu đã

cũ, không còn phù hợp; phơng tiện tra tìm lạc hậu, cha đáp ứng đợc yêu cầu củangời sử dụng, tài liệu sắp xếp còn lộn xộn, cha khoa học,

Chơng III Soạn thảo văn bản quản lý

(Xem phụ lục: Trang 31 đến trang 72)

Chơng IV nhận xét đề xuất ý kiến về công tác hành chính văn phòng

1 Nhận xét những u điểm, nhợc điểm trong công tác hành chính văn phòng, văn th lu trữ ở UBND xã Hiệp Sơn – huyện Kinh Môn – tỉnh Hải D -

sự thay đổi lớn nh: đội ngũ cán bộ, công chức chủ yếu là thế hệ trẻ có lòng nhiệttình, t duy, sáng tạo và đợc đào tạo trình độ chuyên môn bài bản; các trang thiết bịvăn phòng khá đầy đủ và hiện đại (máy tính, máy in, máy fax, máy scan, máyphôtôcopy, điện thoại, điều hoà, tủ đựng tài liệu, cặp hồ sơ, văn phòng phẩm, )

Tháng 1/2009 đợc sự quan tâm của UBND xã tỉnh Hải Dơng và các ngành cóliên quan đầu t cho văn phòng HĐND - UBND xã Hiệp Sơn đã đợc bổ sung thêm

02 máy tính, 2 máy in bộ bàn ghế làm việc góp phần đêm lại nguồn cổ vũ, khích lệtinh thần lớn lao đối với cán bộ văn phòng nơi đây, đồng thời cũng giúp nâng caohiệu quả công việc

Việc sắp xếp, phân công công việc trong văn phòng cũng rất hợp lý, đảm bảocông việc không bị chồng chéo, lộn xộn, mỗi công việc đợc giải quyết một cáchnhanh chóng và hiệu quả nhất Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan

đợc văn phòng chỉ đạo thực hiện một cách khoa học, chính xác và kịp thời giúpcung cấp thông tin đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo.

Bên cạnh đó, văn phòng cũng rất quan tâm tới việc bồi dỡng, đào tạo cán bộ,công chức cả về chuyên môn và đạo đức chính trị Thờng xuyên tổ chức các lớp tậphuấn nghiệp vụ chuyên môn góp phần nâng cao trình độ nh: Cử cán bộ đi học thêmlớp bồi dỡng chính trị ngắn hạn, lớp đào tạo tiếng anh trình độ B nhờ đó 100%cán bộ đợc đào tạo qua trờng lớp và có bằng cấp

Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, là cầu nối giữa lãnh đạo với cá nhân và

đơn vị khác trong cơ quan vì vậy các cán bộ văn phòng luôn giữ cho mình tácphong làm việc khoa học, thái độ ứng xử niềm nở, lịch sự, thể hiện nét văn hoá củacơ quan mình

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản đảm bảo đợc những yêu cầu mà Nhànớc quy định Mỗi cán bộ soạn thảo Nhà nớc luôn rèn luyện cho mình đức tính cần

cù, cẩn thận, khoa học để văn bản ban hành ra đảm bảo cả về chất lợng và số lợng

Các phơng tiện, dụng cụ phục vụ công tác lu trữ đợc trang bị đầy đủ hiện đại

đảm bảo hiệu qủa giải quyết công việc

1.1.2 Công tác hành chính văn phòng;

Cán bộ văn phòng đều là những ngời có trình độ chuyên môn, nhạy bén, say

mê tìm tòi, sáng tạo trong công việc Chính vì vậy công tác hành chính văn phòngluôn đợc giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả Đáp ứng đợc yêu cầu cảicách nền hành chính trong thời đại mới

Việc chấp hành nội quy, quy định của cơ quan trong thời gian làm việc đợcthực hiện nghiêm túc Mỗi cán bộ đều có ý thức chấp hành sự chỉ đạo, điều hànhcủa lãnh đạo, từ đó phấn đấu hoàn thiện bản thân, tích cực tham gia xây dựng mốiquan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong cơ quan

1.2 Nhợc điểm

1.2.2 Công tác văn phòng;

Trong thời đại bùng nổ thông tin thì công tác Văn phòng vẫn còn gặp một sốkhó khăn nh các trang thiết bị văn phòng đã cũ, lạc hậu không thích ứng kịp thờinhững yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo

Nhân sự trong văn phòng, đặc biệt là nhân sự ở bộ phận tổng hợp còn thiếudẫn đến công việc đôi khi còn chậm, ùn tắc

Bớc vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên Công nghệ thông tin đòi hỏi mỗi cơ quanphải tự hoàn thiện, nâng cao năng lực hoạt động của mình kịp thời đáp ứng nhữngyêu cầu của nền kinh tế thị trờng Tiến tới xây dựng mô hình Văn phòng hiện đạikiểu mẫu phù hợp với xu thế của thời đại.

Để làm đợc điều này, mỗi văn phòng cần phải chủ động cải tiến các quytrình nghiệp vụ, với sự hỗ trợ của các thiết bị kỹ thuật tiên tiến và đội ngũ con ngờilàm văn phòng có trình độ cao Bản thân em xin có một số ý kiến đề xuất nh sau:

2.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức.

- Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, năng lực nhận thức của lãnh đạo cũng

nh cán bộ, công chức văn phòng về công tác hành chính, văn th lu trữ trong xu thếmới của thời đại Giúp cho hoạt động của văn phòng bắt kịp đáp ứng đợc nhu cầucủa nền hành chính Nhà nớc trong thời kỳ hội nhập toàn cầu

- Thờng xuyên tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn,nghiệp vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan nh: cử cán bộ đi học các lớp hàmthụ, bồi dỡng nâng cao nghiệp vụ, các lớp tập huấn ngắn hạn, các buổi tham quanhọc tập kinh nghiệm,

- Mỗi cán bộ, công chức cần chủ động đổi mới, hoàn thiện mình cả về nhậnthức và chuyên môn, nghiệp vụ; trau dồi đạo đức, lối sống, bản lĩnh chính trị, có

nh vậy mới đáp ứng đợc yêu cầu của nền công vụ trong cuộc công nghiệp hoá, hiện

đại hoá đất nớc

- Nâng cao trình độ nhận thức, khả năng nhận biết và xử lý thông tin của cán

bộ văn phòng Không để chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ sự vụ lấn

át chức năng chủ động xử lý thông tin Tăng cờng công tác đào tạo trình độ ngoạingữ và tin học văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng đợc nhu cầu giải quyếtcông việc trong văn phòng hiện đại,

2.2 Về quy trình nghiệp vụ:

- Mỗi công việc trong văn phòng nh xây dựng chơng trình công tác, soạnthảo và ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác phân loại,sắp xếp hồ sơ, tài liệu, nộp hồ sơ vào lu trữ lịch sử, đều phải đa ra những quy định

cụ thể về nghiệp vụ cũng nh quy trình tổ chức, giúp cho công việc đợc giải quyếtmột cách trình tự và khoa học

- Tăng cờng triển khai thực hiện hiệu quả việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO9000-2000 trong công tác văn phòng, TCVN: 5700-2002 văn bản quản lý Nhà nớcmẫu trình bày

- Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hoá về quy trình soạn thảo và ban hànhvăn bản, có sự phân công công việc một cách khoa học và hợp lý, không để xảy ratình trạng chồng chéo, bỏ xót việc

- Tổ chức công việc một cách khoa học cả về nhân sự, sổ sách, tài liệu và cơ

sở vật chất, đặc biệt là công tác lập hồ sơ Đây là công việc có ý nghĩa hết sức quantrọng tới công tác quản lý và giai quyết công việc trong cơ quan Có thể sử dụngmột số biện pháp cụ thể nh: tổ chức tập huấn cho cán bộ văn th, lu trữ, có nhữngquy định cụ thể về việc lập hồ sơ, không để tình trạng văn bản bị phân tán

- Cần cập nhập và sử dụng phần mềm quản lý văn bản đề cập nhật và quản lývăn bản đi, đến cơ quan

- Quan tâm hơn nữa đến công tác lu trữ nh: có biên chế cán bộ lu trữ, đầu ttrang bị cho kho, dụng cụ và các phơng tiện bảo quản tài liệu (tủ đựng hồ sơ, giá,cặp, bó, ) để phục vụ một cách tốt nhất cho hoạt động lu trữ, khai thác, sử dụng,bảo quản tài liệu lu trữ Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệuthông qua việc đầu t xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin của lãnh đạo,cán bộ và quần chúng nhân dân ở địa phơng

2.3 Về trang thiết bị văn phòng.

Tích cực đổi mới văn phòng kiểu cũa sang văn phòng hiện đại, trong đó tậptrung tới các vấn đề cải thiện các phơng tiện làm việc, trang bị các trang thiết bịhiện đại, có tốc độ truyền dẫn cao nh: điện thoại, máy fax, máy tính, máy in, máyphôtôcopy, cho văn phòng, giúp công việc đợc giải quyết một cách dễ dàng gópphần tích cực vào công tác xây dựng Chính phủ điện tử

Xây dựng một mô hình văn phòng làm việc hiệu quả có sự kết hợp hài hoàgiữa con ngời văn phòng và phong thuỷ Tổ chức phòng làm việc một cách khoahọc với đầy đủ các tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trờng làm việccông sở đảm bảo cả về sức khoẻ và tinh thần cho cán bộ công chức

- Trang bị máy tính, máy in và các dụng cụ làm việc khác để phục vụ côngtác văn th: ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản

Tiến tới quản lý văn bản bằng phần mềm dữ liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìmmột cách nhanh chóng Đồng thời, trang bị thêm điện thoại cho phòng văn th đểtiện cho việc điều hành, chỉ đạo công tác của lãnh đạo văn phòng

Hiện nay ở môi trờng làm việc công sở đã đợc trang bị thêm rất nhiều trangthiết bị hiện đại, trong quá thực tập bản thân em cũng nh nhiều học viên còn gặpnhiều khó khăn, lúng túng trong cách sử dụng các trang thiết bị hiện đại đó Xuấtphát từ những khó khăn của bản thân trong quá trình thực tập tại UBND xã HiệpSơn em rất mong nhà trờng và khoa Quản trị văn phòng xem xét, tăng thêm số tiếthọc các môn nh: Sử dụng trang thiết bị văn phòng, tin học văn phòng, nghi thứcnhà nớc, cũng nh tăng thêm số tiết thực hành để giúp học viên nắm vững kiếnthức và nghiệp vụ, không bị bỡ ngỡ trong thực tập ngoài

Trên đây là những ý kiến đề xuất của bản thân em sau quá trình thực tập tạicơ quan, kết hợp những kiến thức đã học đợc từ sách vở và nhà trờng Em hỵ vọng

mình có thể đóng góp một phần nhỏ bé giúp cho công tác văn phòng ngày càngkhẳng định đợc u thế của mình trong nền kinh tế – xã hội phát triển hiện nay.

Phần C: kết luận

Gia nhập WTO, hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội cũng nh tháchthức cho Việt Nam đòi hỏi chúng ta phải không ngừng đổi mới trên mọi lĩnh vựcnhằm nâng cao u thế, khả năng cạnh tranh của mình Để tận dụng một cách triệt đểcác cơ hội, vợt qua những khó khăn thử thách, Đảng và Nhà nớc ta đã chỉ đạo cáccơ quan, tổ chức, các ban ngành, đoàn thể tích cực hoàn thiện khuôn khổ pháp lý,tạo môi trờng cạnh tranh năng động và cải cách có hiệu quả nền hành chính quốcgia Bên cạnh quyết tâm về mặt chủ trơng, cần phải có một đội ngũ cán bộ đủ mạnhxuyên suốt từ Trung ơng đến địa phơng Đây cũng là một thách thức to lớn đối vớichúng ta bởi vì đội ngũ cán bộ, công chức còn hạn chế về kinh nghiệm điều hành

Chính những yêu cầu cấp bách của tình hình mới đã khiến Văn phòng trởthành 1 bộ phận quan trọng không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức Chính vìvậy, Văn phòng phải là đơn vị đi đầu trong hoạt động cải cách hành chính, cải tiến

kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ, nâng cao trình độ cán bộ, công chức làm việc trongvăn phòng Để làm đợc điều này bên cạnh sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có sựquan tâm đầu t hơn nữa của Đảng và Nhà nớc giúp cơ quan cần phải có sự quantâm đầu t hơn nữa của Đảng và nhà nớc giúp cho Văn phòng có thể phát huy hếtnhững tiềm năng thế mạnh của mình

Các văn phòng nớc ta hiện nay đang có những bớc chuyển mình rõ rệt Vănphòng kiểu cũ sang Văn phòng kiểu mới với sự cải tiến về quy trình nghiệp vụ,trang thiết bị làm việc và đặc biệt là đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Vănphòng Tác nghiệp hành chính văn phòng, văn th - lu trữ là một nghiệp vụ quantrọng trong công tác hành chính đối với tất cả các cơ quan nói chung và Văn phòngHĐND & UBND xã Hiệp Sơn nói riêng Nó giúp cơ quan giải quyết công việc đợcnhanh chóng và chính xác, kịp thời đảm bảo bí mật, tránh sai xót xảy ra, đặc biệtvới xu thế phát triển vợt bậc của Công nghệ thông tin,…

Thời gian khảo sát và thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND xã Hiệp Sơn

đã giúp em nhận thức đúng đắn hơn về vị trí của công việc áp dụng kiến thức hànhchính văn phòng, văn th - lu trữ, tạo cơ sở cho việc áp dụng kiến thức đã học vàothực tế của văn phòng UBND xã Thông qua những công việc đợc làm trong thời kỳnày đã giúp em tiếp thu những kinh nghiệm cần thiết cho bản thân sau này trongthực tế môi trờng công sở, làm quen đợc tác phong công tác của một cơ quan Nhànớc đồng thời bổ sung và nâng cao kỹ năng trong công việc

Thông qua quá trình thực tập, đợc sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ, đặc biệt

là sự quan tâm của các thầy cô giáo đã giúp em nâng cao đợc trình độ chuyên môn

và học hỏi thêm đợc những kinh nghiệm, đức tính quý báu của ngời cán bộ vănphòng trong tơng lai.

Qua đây, em xin đợc gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ và lãnh

đạo văn phòng đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành tốt khoá thực tập Em cũng xin

đợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu nhà trờng, các thầy cô giáo khoaQuản trị Văn phòng đã hớng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệpnày

Em xin chân thành cảm ơn!

Hiệp Sơn, ngày 28 tháng 7 năm 2010

Học viên

Trần Trọng Khoan

Phần D: phụ lục

I Tài liệu tham khảo

1 nghị định số 140/CP, ngày 28/9/1963 Hội đồng Bộ trởng ban điều hành

điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lu trữ

2 Công văn số 608/LTNN – TTNC, ngày 19/11/1999 của Cục lu trữ Nhà

n-ớc ban hành bản hớng dẫn về ứng dụng công nhệ thông tin trong văn th – lu trữ

3 Nghị định số 58/2001/NĐ - CP, ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con

dấu

4 Thông t số 21/2005/TT- BNV, ngày 01/02/2005 của Bộ nội vụ hớng dẫn

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn th, lu trữ bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND

5 Thông t liên tịch số 55/2005 TTLT – BNV – VPCP, của Bộ nội vụ và

văn phòng Chính phủ ban hành ngày 06/5/2005 hớng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản

6 Công văn số 425/VLTTNN, ban hành ngày 18/7/2005 của Cục Văn th Lu

trữ Nhà nớc về việc hớng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến

7 Giáo trình lý luận và phơng pháp công tác văn th của PGS Vơng Đình

Quyền, xuất bản năm 2004

8 Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ Hành chính – TS Lu Kiếm Thanh ( củ

biên) xuất bản năm 2004

9 Giáo trình Lu trữ học, Giáo trình nghiệp vụ công tác Văn th, Giáo trình

nghiệp vụ Th ký, Giáo trình quản trị Văn phòng,…( chơng trình của trờng Cao

đẳng văn th lu trữ trung ơng I)

10 Thông t liên tịch của Bộ công an – Ban tổ chức cán bộ Chính phủ số

07/2002/TTLT – BCA – CBCP, ngày 16/5/2002 hớng dẫn thực hiện một số quy

định tại Nghị định số 58/2001/NĐ - CP, ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng condấu

11 Soạn thảo và sử lý văn bản quản lý Nhà nớc – PGSTSKH Nguyễn Văn

Thâm, nhà xuất bản Chính trị quốc gia năm 2003

12 Pháp lệnh Lu trữ quốc gia, Nhà xuất bản – Chính trị quốc gia Hà nội

Thực hiện Nghị quyết đại hội Đảng bộ lần thứ XXXI, UBND xã đã xây dựngchơng trình phát triển thanh niên giai đoạn 2010 – 2015

Song dới sự lãnh đạo trqcj tiếp của BCH Đảng bộ, sự điều hành chỉ đạo củachính quyền, sự phối hợp với UBMTTQ và các tổ chức chính trị xã hội cơ bản đúng

và tay nghề đợc nâng lên, đã mạnh dạn ứng dụng KHKT vào sản xuất, thi đua làmgiàu chính đáng, tích cực XĐGN, làm nhà tình nghĩa

Tổng số đoàn viên thanh niên tham gia sinh hoạt đến nay có 43%, có 4 chi

đoàn xếp vững mạnh, 1 chi đoàn xếp loại khá

Nội dung sinh hoạt đợc đổi mới và có các chuyên đề nội dung cụ thể nh:

- Nội dung học tập và làm theo tấm gơng đạo đức Hồ Chí Minh

- Nội dung tham gia xây dựng chính quyền

- Nội dung XĐGN, tạo công ăn việc làm

- Nội dung đền ơn đáp nghĩa

Trên cơ sở bám sát 5 chơng trình hoạt động của thanh niên trong tình hìnhmới do huyện đoàn phát động.

2 Khuyết điểm tồn tại:

- Tổ chức đàon cha đợc thực sự vững mạnh, nhiều chi đoàn còn yếu trongsinh hoạt, nhất là một số chi đoàn xa trung tâm

- Tỷ lệ tập hợp đoàn viên, thanh niên vào tổ chức đạt thấp

- Một số bộ phận thanh niên không chịu khó học tập ỷ lại, đua đòi, ăn chơidẫn đến vi phạm đạo đức, vi phạm các tệ nạn xã hội, vi phạm pháp luật

II Công tác thanh niên.

- UBND xã đã quan tâm chỉ đạo công tác thanh niên với các nhiệm vụ giảipháp phù hợp với điều kiện thực tiễn của địa phơng, trên cơ sở kết hợp với các tổchức đoàn thể chính trị xã hội, từ đó các chơng trình hành động thanh niên đợccủng cố và duy trì tốt hơn

Song công tác thanh niên còn nhiều hạn chế, đó là sự chỉ đạo của một số Chi

bộ Đảng thôn xóm cha thực sự quan tâm đến công tác thanh niên, từ đó vai trò củacán bộ đoàn cha phát huy tính tiên phong đang còn hạn chế

Nhất là tạo việc làm cho thanh niên, cha có mô hình thanh niên làm kinh tếgiỏi, trình độ tay nghề cha đáp ứng đợc yêu cầu mới

B Phơng hớng, mục tiêu nhiệm vụ về công tác thanh niên giai đoạn 2010 – 2015.

II Một số chỉ tiêu chính.

1 Làm tốt công tác tuyên truyền giáo dục phổ biến các nội dung cơ bản pháp

luật liên quan đến thanh niên, chỉ đạo phối hợp tập huấn các đề tài về chơng trìnhkhoa học kỹ thuật vào sản xuất, chăn nuôi tạo điều kiện cho thanh niên đợc vay vốn

đầu t phát triển kinh tế, trên cơ sở làm công tác XĐGN cho thanh niên, nhân rộngmô hình thanh niên làm kinh tế giỏi, không có hột hanh niên nghèo, chú trọng vàquan tâm thanh niên xuất khẩu lao động và liên hệ với các doanh nghiệp đóng trên

địa bàn xã để thanh niên vào làm

2 Chỉ đạo các thôn xóm 100% có sân chơi giải trí sinh hoạt cho thanh niên,

nh TDTT, văn nghệ, tại khuôn viên nhà văn hoá

3 Phối hợp với Ban văn hoá xã làm tốt công tác xây dựng và củng cố giữ gia

đình văn hoá, thôn văn hoá,tham gia các chơng trình TDTT, văn nghệ do UBND xã

và các đoàn thể tổ chức

4 Phối hợp với ban Công an xã tham gia và làm tốt công tác an ninh trật tự

an toàn xã hội Đặc biệt là các TNXH đen nh ma tuý, mại dâm, cờ bạc, rợu bê tha,làm suy thoái bản chất của ngời thanh niên

III Nhiệm vụ và giải pháp chủ yếu.

1 Nâng cao vai trò của Đoàn TN trong việc đẩy mạnh các phong trào xây

dựng và củng cố tổ chức đoàn, hội đội

2 Tăng cờng giáo dục lý tởng, ớc mơ hoài bão cho TN không ngừng nâng

cao trình độ văn hoá, trình độ quản lý KHKT, trình độ hiểu biết về xã hội, giáo dục

lý luận chính trị t tởng Hồ Chí Minh, truyền thông của quê và đất nớc

3 Đoàn lãnh đạo dội ngũ thanh niên trên cơ sở tham mu chính quyền và chủ

động phối hợp với các tổ chức chính trị xã hội, các cấp, các ngành để thực hiện tốtnhiệm vụ về công tác thanh niên trong tình hình và nhiệm vụ mới

Tiếp tục đổi mới phơng thức hoạt động của tổ chức đoàn đảm bảo tính thiếtthực hiệu quả, triển khai tốt phong trào thanh niên tình nguyện xây dựng và bảo vệ

tổ quốc

- Xây dựng chơng trình hành động, thực hiện tốt nhiệm vụ đợc giao

- Xây dựng các mô hình làm kinh tế, thực và đi đầu việc cới hỏi trong độingũ thanh niên, đảm bảo văn hoá và tiết kiệm, tổ chức tốt các hoạt động phòngchống các TNXH, nhất là ma tuý

4 Phát huy nòng cốt lực lợng thanh niên là đội ngũ xung kích thực hiện tốt

các chơng trình trọng tâm của xã, nh mô hình làm kinh tế, mô hình chăn nuôi cóthu nhập cao, xây dựng và củng cố đơn vị văn hoá, gia đình văn hoá Công tác giáodục, y tế, dân số, vệ sinh môi trờng, giữ gìn ANTT và an toàn xã hội

IV Nâng cao vai trò lãnh đạo, chỉ đạo của chính quyền về công tác thanh niên.

1 Định kỳ 3 tháng 1 lần Thờng trực UBND xã làm việc với BTV đoàn xã và

BCH để lắngnghe ý kiến tâm t nguyện vọng của thanh niên

2 BCH đoàn xã xây dựng chơng trình tham mu cho chính quyền để tập trung

chỉ đạo

3 Chỉ đạo và có cơ chế chính sách khuyến khích cho Thanh niên áp dụng

các tiến bộ KHKT tạo điều kiện cho thanh niên giúp nhau XĐGN

4 Đầu t nguồn từ ngân sách xã cho công tác hoạt động Thanh niên và đề

nghị cấp trên nên có và đầu t các dự án vay vốn cho Thanh niên, để tạo điều kiệncho Thanh niên phát triển

5.Tạo sự phối hợp chặt chẽ giữa MTTQ và các đoàn thể chính trị xã hội,

không ngừng xây dựng đội ngũ thanh niên để hoàn thành nhiệm vụ trong tình hìnhmới

Căn cứ công văn số 1605/CV-UBND ngày 01 tháng 11 năm 2009 của UBNDhuyện Kinh Môn V/v kiểm điểm công tác chỉ đạo điều hành năm 2009 và đăng kýchơng trình, đề án, kế hoạch năm 2010 của UBND huyện Kinh Môn;

Căn cứ chơng trình công tác năm 2009 của Đảng bộ xã Hiệp Sơn, UBND xãxây dựng chơng trình công tác năm 2010 nh sau:

A Định hớng kế hoạch năm 2010.

- Tiếp tục chỉ đạo, thực hiện tốt quy hoạch tổng thể, bố trí cơ cấu hợp lý phùhợp với điều kiện khả năng của địa phơng, nhờ sự hỗ trợ của cấp trên và yếu tố tác

động chung của xã hội, để đáp ứng đợc tình hình mới, tăng trởng kinh tế có nhịp độ

đều, bền vững, gắn với xử lý các vấn đề bức xúc của xã hội, từng bớc nâng cao đờisống của nhân dân, giữ gìn an ninh chính trị, củng cố an ninh - quốc phòng, đápứng đợc hhiều kiện hiện nay Xây dựng chính quyền vững mạnh, Nhà nớc của dân,

do dân, vì dân, thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở, chỉ đạo chuyển dịch cơ cấucây trồng vật nuôi phù hợp với tình hình của địa phơng, xây dựng cơ bản kết cấuhạn tầng cơ sở đảm bảo yêu cầu cho việc phát triển kinh tế, văn hoá - Xã hội, vớiphơng châm Nhà nớc và nhân dân cùng làm Làm tốt công tác cải cách hành chínhcủa bộ máy Nhà nớc, giải quyết tốt công tác tiếp dân không để đơn th vợt cấp, đểphát huy quyền làm chủ của nhân dân, quan tâm công tác đào tạo cán bộ, bố trí sửdụng hợp lý, nhằm nâng cao năng lực lãnh đạo và quản lý để phát triển kinh tế - xãhội bền vững

B Các chỉ tiêu và biện pháp.

I Một số chỉ tiêu tổng quát và kế hoạch năm 2010.

- Tốc độ tăng trởng kinh tế 11,5%giá trị tăng thêm bình quân thu nhập7.491.000đ

+ Cơ cấu kinh tế: Nông - Lâm - Ng 41%, Xây dựng 15,7%, Dịch vụ và thunhập khác 43,3%.

- Tổng giá trị sản xuất giá trị TT tính theo HH = 58.779 tăng 11,4% so vớinăm 2009

- Trong đó: Nông - Lâm - Ng = 32.716 triệu đồng tăng 7,9% so với năm2009

- CNXD = 9.230 triệu đồng tăng 7,9% so với năm 2009

- Dịch vụ thu nhập khác = 16.853 triệu đồng tăng 15.4% so với năm 2009.+ Sản lợng lơng thực (cây có hạt) 1.750 tấn, tăng 15.7 trong đó lúa 1.615 tấn.Bình quân lơng thực đầu ngời: 389kg, tăng 4.2%

+ Giải quyết việc làm cho 255 lao động

Giá trị tăng thêm bình quân đầu ngời = 6.800.000 đồng/năm (tính theo giáTTT)

II Nhiệm vụ và giải pháp chủ yếu

- Giá trị sản xuất (Giá SS 94) = 16.533 triệu đồng, tăng 7.9%

* Lâm nghiệp: Giá trị sản xuất (giá TTHH): 25 triệu đồng, tăng 2% so vớicùng kỳ

- Quản lý và khai thác tốt rừng thông đã có

* Nuôi trồng thuỷ sản:

Giá trị sản xuất ( giá SS 94) = 256 triệu đồng, tăng 29,1%

Với điều kiện của địa phơng chỉ nuôi trên ao hồ, 1 diện tích ao đầm là21,2ha

Diện tích nuôi cá nớc ngọt 21,2 ha, năng xuất 13,5 tạ/ ha Trong đó nuôichuyên canh 10 ha

Giải pháp: áp dụng tiến bộ KHKT, tập huấn cho toàn dân theo chơng trìnhkhuyến nông, đa các giống cây con có năng xuất và giá trị kinh tế cao vào sản xuất

và chăn nuôi, chuyển dịch cơ cấu đúng hớng, đa 100% giống lai vào sản xuất Tăngcờng công tác chỉ đạo kiểm tra việc sản xuất thờng xuyên

* Công nghiệp – xây dựng:

Sản xuất công nghiệp (giá SS 94) đạt 10.038 triệu đồng (giá SS 94) tăng12,4% so với năm 2009, đẩy mạnh các mặt hàng nh vật liệu xây dựng, lâm sản,nông sản, mộc dân dụng cao cấp từng bớc đa chất lợng hiệu quả cao

Không ngừng học hỏi, đào tạo đa dạng hoá các ngành nghề, nhằm tăngnhanh chất lợng hàng hoá

Ưu tiên xây dựng kiên cố hoá đờng bê tông nông thôn ở các xóm còn lại là8,3km, các công trình phục vụ sản xuất; mơng tiêu, giao thông nội đồng và phòngchống bão lụt

Kế hoạch: Tổng giá trị SSCN (giá SS 94) = 10.038 triệu đồng, tăng 12,4%.Trong đó: TTCN = 3.688 triệu đồng, tăng 6% so với cùng kỳ

CN xây dựng = 6.350 triệu đồng tăng 17,2% so với cùng kỳ

* Dịch vụ:

Căn cứ vào kế hoạch KT-XH năm 2006-2010 lập kế hoạch quản lý đất đainhằm phát triển kinh tế, đảm bảo nguyên tắc quản lý Nhà nớc đáp ứng yêu cầu sảnxuất lu thông hàng hoá và tiêu dùng của nhân dân, xây dựng chợ trung tâm thơngmại Hiệp Thợng để trao đổi hàng hoá ổn định buôn bán đợc hình thành và hoạt

động Khuyến khích lu thông hàng hoá kết hợp quản lý chặt chẽ những trờng hợpbuôn lậu và xử lý theo quy định

Có chính sách, u tiên lao động trong độ tuổi đi lao động xuất khẩu nớc ngoài

* Giải pháp:

Ưu tiên đầu t xây dựng kết cấu hạ tầng, có chính sách đầu t ngân sách hàngnăm để cho xây dựng, khuyến khích cho các ngành nghề phát triển, cụ thể nh: Hỗtrợ ngân sách, giảm mức thu thuế để khuyến khich phát triển, hàng năm tổ chức hộinghị những ngời sản xuất ngành nghề giỏi, nhân rộng mô hình trên địa bàn toàn xã

u tiên các điểm trung tâm phù hợp với việc kinh doanh xây dựng phấn đấu xã thànhthị trấn của huyện

* Tài chính tín dụng

Thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách Nhà nớc gắn với chi ngân sách, xãhội hoá một số lĩnh vực nhằm huy động mạnh nguồn lực, thu hút vốn đàu t từ bênngoài, tăng đầu t phát triển, từng bớc thực hiện cơ chế tự trang trải chi phí, rà soátlại các nguồn thu, cha thu để lập phơng án đảm bảo thu đủ chi tiêu năm 2010

Quản lý, kiểm tra việc thu phí, lệ phí để đảm bảo mọi nguồn thu đợc huy

lý, tiết kiệm, đầu t đúng các lĩnh vực, đúng trọng điểm, để tiết kiệm nguồn chi

III Văn hoá xã hội – thể dục thể thao

1 Văn hoá TD – TT:

Đẩy mạnh phong trào toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá ở khudân c, tập trung chỉ đạo xây dựng làng văn hoá, thiết chế văn hoá thể thao, thôngtin đồng bộ, các hoạt động thông tin đại chúng, tăng cờng phát thanh các Nghịquyết của Đảng uỷ –HĐNN – UBND, khuyến khích hoạt động văn hoá, nghệthuật câu lạc bộ, tăng cờng truyên truyền pháp luật, các Chủ trơng chính sách,Quyết định, chỉ thị của cấp trên, toàn dân tham gia TDTT

Thờng xuyên kiểm tra việc thực hiện hởng ứng các cơ sở, xem xét đánh giágia đình văn hoá, cam kết làng xóm, giữ vững đơn vị văn hoá

Số đơn vị văn hoá: 2/4 đạt 50 %

Gia đình văn hoá: 1450 hộ đạt 75 %

*Giải pháp: Tập trung chỉ đạo xây dựng thiết chế TD-TT đồng bộ, đảm bảocác hoạt động vui chơi giải trí, ngời ngời tham gia hoạt động TD – TT, tích cựcxây dng số lợng gia đình văn hoá, họ tộc, làng xóm đảm bảo chất lợng về các tiêuchí văn hoá

2 Y tế – dân số – gia đình và trẻ em

*y tế: Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, khám và chữa bệnh chobệnh cho nhân dân, làm tốt công tác dự phòng, ngăn chặn và phòng các loại dịchbệnh xẩy ra

Trao dồi nghiệp vụ, đạo đức chuyên môn cho đội ngũ thầy thuốc

Kiểm tra và xử lý các trờng hợp vi phạm y dợc t nhân

Thực hiện chơng trình y tế quốc gia một cách nghiêm túc và đầy đủ

*Dân số gia đình và trẻ em:

Tăng cờng công tác tuyên truyền truyền thông cho dân số theo Nghị quyết47/BTC và chỉ thị 49 của Chính phủ về pháp lênh dân số, thực hiện có hiệu quảKHHGĐ, có kế hoạch cụ thể cho từng vùng, giáo dục từng bớc giảm tỉ lệ sinh conthứ 3 trở lên

Tạo sự phối hợp chặt chẽ giữa các ngành và các cơ sở thực hiện có hiệu quả,chơng trình chăm sóc trẻ em, hạn chế trẻ em suy dinh dỡng, chăm sóc trẻ em cóhoàn cảnh đặc biệt khó khăn

Thực hiện tốt việc ký cam kết KHHGĐ đến với từng hộ

Tuyên truyền lồng ghép, ký cam kế KHHGĐ , xử phạt ngời vi phạm pháplệnh dân số.

* Giải pháp: Thực hiện nghiêm chỉnh chơng trình y tế quốc gia, chăm lo sứckhoẻ cho nhân dân với phơng châm phòng là chính

Làm tốt công tác tuyên truyền viên về dân số KHHGĐ, để giảm tỷ lệ dân số,

số ngời sinh con thứ 3 Làm tốt công tác xây dựng gia đình, chăm lo sức khoẻ trẻ

em, chống bạo lực trẻ em, giảm tỷ lệ trẻ em suy dinh dỡng

tr-+ Đạt chỉ tiêu xét tuyển tốt nghiệp của các cấp đạt từ 95-100% học sinh.+ Học sinh giỏi các cấp của các trờng tăng từ 10-15%

+ Phổ cập giáo dục THCS đúng độ tuổi 85% trở lên

+ Phát huy trung tâm giáo dục cộng đồng để mọi ngời đợc học tập, trang bịkiến thức KH-KT

Thực hiện tốt các đối tợng chính sách theo chủ trơng

Giải quyết các vấn đề xã hội bức xúc, chơng trình đào tạo nghề, giải quyếtviệc làm, giảm bớt lao động d thừa, tổ chức lao động xuất khẩu

Hỗ trợ giúp đỡ những ngời nghèo gặp khó khăn, các cháu trẻ mồ côi và gia

Không ngừng nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn đào tạo và thờngxuyên tập huấn cho cán bộ lãnh đạo chuyên môn và sử dụng cán bộ hợp lý.

Tiếp tục thực hiện tốt pháp lệnh QCDC cơ sở, đảm bảo nghiêm túc trongcông việc tiếp dân, nâng cao chất lợng, trách nhiệm tiếp dân Công khai hoá cáccông trình XDCB và quản lý đất đai

Tổ chức chỉ đạo kiểm tra thờng xuyên việc thực hiện kế hoạch, hoạt độngchính quyền gắn với công tác XDCQ theo hớng dẫn của Sở nội vụ

Tập trung giải quyết các đơn th rứt điểm, khắc phục những khó khăn tại địaphơng

Tăng cờng tuyên truyền giáo dục pháp luật bằng các chơng trình cụ thể.Tất cả các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ có trình độ, năng lực, phẩm chất

đạo đức và tinh thần trách nhiệm cao, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ

Chế độ làm việc một cửa làm việc đúng chức năng, giải quyết nhanh, đầy đủkịp thời cho nhân dân

IV An ninh - Quốc phòng.

Nâng cao chất lợng của các lực lợng vũ trang, hoàn thành chơng trình huấnluyện cho dân quân tự vệ và lực lợng dự bị động viên, giao quan đảm bảo chất lợng,

đủ số lợng và thời gian

Xây dựng cơ sở ATLC-SSCĐ, phát huy phong trào thi đua quyết thắng hoànthành xuất sắc nhiệm vụ, duy trì nghiêm túc chế độ trực Chủ động phối hợp vớicac slực lợng, giữ gìn chính trị an ninh chính trị an ninh xã hội, có trung đội nòngcốt 25đ/c xã, tỷ lệ Đảng viên bố trí hợp lý, đúng quy định 1 thôn có 1 trung đội dânquân tự vệ

Xây dựng ANTT, đẩy lùi mọi biểu hiện tiêu cực, lấy pháo đài toàn dân làmcông tác an ninh, giáo dục những lầm lỗi tại cộng đồng dân c

Xây dựng lực lợng quân sự, công an và cán bộ cá bản lĩnh chính trị kiên địnhvững vàng, có phẩm chất đạo dức tốt, nâng cao trình độ nghiệp vụ, tạo sự phối hợp

để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đợc giao

Tiếp tục đẩy mạnh công tác truy quét tội phạm, làm trong sạch địa bàn, thựchiện các Nghị định của Chính phủ, rà soát và xử lý nghiêm túc các trờng hợp viphạm pháp luật

Nắm chắc tình hình an ninh trật tự cơ sở, tham mu kịpt hời cho cấp uỷ, chínhquyền, giải quyết tình hình mâu thuẫn ở cơ sở, không để các vụ việc phức tạp xẩy

ra, không có điểm nổi cộm về ANTT, nắm chắc tình hình an ninh, tạo điều kiệnlành mạnh cho sự phát triển KT – XH

Phấn đấu hai ngành quân sự – công an đạt quyết thắng năm 2010

- Khuyến khích hỗ trợ phát triển các ngành mũi nhọn, các cơ sở khó khănnhất là: sản xuất vụ đông (trợ giá giống) các loại cây trồng trích kinh phí tập huấnthờng xuyên, hỗ trợ các gia đình gặp khó khăn.

- Tổ chức tham quan các mô hình làm ăn giỏi tại địa phơng, khuyến khích

đầu t bằng vốn vay u đãi của các chơng trình cho xây dựng trang trại

- Ưu điểm xuất khẩu lao động, có cơ chế chính sách hỗ trợ, giới thiệu tổchức đảm bảo uy tín

Phần III: Những kiến nghị

đề nghị UBND huyện, các Ngành có liên quan quan tâm, chỉ đạo, gắn vớicác tổ chức các dự án tại địa phơng mà điều kiẹn lợi thế cha đợc phát huy nh: Xâydựng trang trại chăn nuôi, xây dựng trang trại kết hợp, vờn rừng để có hiệu quả cao,

đề nghị Ngân hàng chính sách đầu t vốn lãi xuất u đãi để phát triển kinh tế tổnghợp

Đề nghị UBND huyện hỗ trợ kinh phí xây dựng trờng mầm non bán cônggiai đoạn 3

Đề nghị Nhà nớc quan tâm đầu t kinh phí cho việc kiên cố hoá hiện đại hóacho công trình tới tiêu theo mục tiêu hiện đại hoá nông nghiệp nông thôn Mà đề ánxã lập đề nghị các cấp quan tâm đề án sớm đợc thực hiện để đa công nghiệp hoáhiện đại hoá cho sản xuất nông nghiệp

Chỉ đạo việc thu ngân sách trên địa bàn, đảm bảo thu đúng, thu đủ các nguồnthu đã đợc HĐND xã phê duyệt

Tuyên truyền Nghị quyết HĐND xã để dân biết rõ chủ trơng của HĐND vàthực hiện các nghĩa vụ của mình

Chỉ đạo 3 trờng tập trung đủ học sinh đảm bảo dạy và học tốt

Chi trả đầy đủ các chế độ chính sách cho các đối tợng chính sách xã hội ngời