Tài liệu Chức năng kiểm tra trong quản trị ppt

CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ Dẫn đến Đạt đ ợc mục đích đề ra của Tổ chức Xác lập mục đích, thành lập chiến l ợc và phát triển kế hoạch cấp nhỏ hơn để điều hành hoạt động Qu

CHỨC NĂNG KIỂM TRA

TRONG QUẢN TRỊ

Dẫn đến

Đạt đ ợc mục đích

đề ra của

Tổ chức

Xác lập mục

đích, thành lập

chiến l ợc và

phát triển kế

hoạch cấp nhỏ

hơn để điều

hành hoạt

động

Quyết định những gì phải làm, làm nh thế nào và ai

sẽ làm việc đó

Định h ớng,

động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn

Theo dõi các hoạt động để chắc chắn rằng chúng đ

ợc hoàn thành nh trong kế hoạch

Lập kế hoạch Tổ chức Điều khi n Điều khi n ển ển Kiểm tra

 Khái niệm và phân loại

 Mục đích và vai trò

 Định nghĩa

 Chức năng Kiểm soát bao hàm việc giám sát tiến trình thực hiện các kế hoạch đã vạch ra và tiến hành những điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được kết quả như dự

kiến

 Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và

phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức

 L à một quá trình hệ thống quá đó các nhà quản lý điều

chỉnh các hoạt động tổ chức để cho các hoạt động này nhất quán với những mong đợi được đề ra trong kế hoạch và để giúp các hoạt động này đạt đuợc những tiêu chuẩn định

trước trong việc thực hiện.

 Mục đích:

 Giúp các nhà quản trị nhận thấy những khuyết điểm trong hệ thống

tổ chức, trên cơ sở đó có thể tiến hành những quyết định điều chỉnh kịp thời

 Bảo đảm sự tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi nhóm, mỗi bộ phận và tổ chức

 Kiểm tra các người thừa hành

 Kiểm tra người quản lý

 Vai trò của chức năng Kiểm Soát

 Là như cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý

 Kiểm tra nhằm đôn đốc việc thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao

 Đảm bảo quyền thực thi quyền lực của nhà tổ chức

 Giúp tổ chức theo sát và đối phó với những thay đổi của môi trường Kiểm tra tạo điều kiện cho quá trình hoàn thiện và đổi mới

LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT

Tiến trình đưa ra các

quyết định về mục tiêu,

chiến lược, chiến thuật và

phân bố các nguồn lực

của tổ chức

Đo lường nhằm đảm bảo rằng các hoạt động và kết quả phù hợp với các kế hoạch, mục tiêu và tiêu chuẩn đã được vạch ra

Vạch ra những hoạt động

và kết quả dự kiến Giúp duy trì, rà soát các hoạt động và kết quả thực

tế Vạch ra mục tiêu và mục

đích Cung cấp thông tin cần thiết, đúng thời điểm

CÁC LOẠI KIỂM SOÁT

1 Kiểm soát phòng ngừa

 Nhằm làm giảm các sai lầm

 có tác dụng làm giảm nhu

cầu đối với các hoạt động

hiệu chỉnh

 Nội dung:

 Định hướng và giới hạn đối

với hành vi của nhân viên và

nhà quản trị bằng cách ban

hành các quy định nguyên

tắc, các tiêu chuẩn, các thủ

tục tuyển mộ và tuyển chọn

nhân sự, các chương trình

huấn luyện và phát triển

nguồn nhân lực

2 Kiểm soát hiệu chỉnh

 Nhằm thay đổi những hành vi không mong muốn và đem lại hiệu quả phù hợp với những tiêu chuẩn hay nguyên tắc đã được vạch ra.

 Ví dụ: như quản lý không lưu

3 Kiểm soát phản hồi

 Kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra  cung cấp thông tin hữu hiệu để lập kế hoạch

và cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên

 Vd: kiểm tra kiểm toán

CÁC ĐIỂM KIỂM SOÁT

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

ĐẦU VÀO (Inputs)

ĐẦU VÀO (Inputs)

QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI (Tranformation Process)

QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI (Tranformation Process)

ĐẦU RA (Outputs)

ĐẦU RA (Outputs)

Kiểm tra phòng ngừa

phòng ngừa

Kiểm tra phòng ngừa hiệu chỉnh hiệu chỉnh Kiểm tra

Kiểm tra hiệu chỉnh Kiểm soát phản hồi

Kiểm soát phản hồi

CÁC NGUỒN KIỂM SOÁT

 Kiểm soát của các nhóm có quyền lợi trong doanh nghiệp

 Từ các áp lực bên ngoài của doanh nghiệp như khách hàng, cổ đông của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, định chế tài chính…

 Kiểm soát của doanh nghiệp

 Xuất phát từ các chiến lược và cơ chế chính thức nhằm theo đuổi các mục tiêu của nó Thể hiện qua các quy chế, nguyên tắc, tiêu

chuẩn, ngân sách và các hoạt kiểm tra nội bộ

 Kiểm soát nhóm

 Chuẩn mực và giá trị của thành viên trong nhóm chia xẻ và duy trì thông qua những phần thưởng và hình phạt nội bộ.

 Kiểm soát của cá nhân

 Có ý thức

 Không có ý thức

Bắt đầu

Bắt đầu

Đo lường việc thực hiện

Đo lường việc thực hiện

So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn

So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn

Phản hồi lại với các sai lệch Phản hồi lại với các sai lệch

X ây dựng các tiêu chuẩn thực hiện

Nếu chấp nhận Tiếp tục Nếu có lệch lạc

TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT

CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

hiện hay là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch Ví dụ như: kế hoạch tiến độ sản xuất, chất lượng sản phẩm, các chỉ tiêu tài chính

chuẩn

 Tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý

 Có khả năng thực hiện trên thực tế

CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

và so sánh việc thực hiện với các tiêu chuẩn

và có các phương tiện xác định một cách chuẩn

xác thì việc đo lường thự hiện thực tế sẽ dễ dàng

dụng các tiêu chuẩn mờ như sự tín nhiệm của

khách hàng, sự tôn trọng các bạn hàng kinh

doanh…

CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

 3 Phản hồi và điều chỉnh các sai lệch

cách tổ chức lại bộ máy trong xí nghiệp, phân công kại các bộ phận, đào tạo nhân viên, tuyển thêm lao động, điều chỉnh mục tiêu…

CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KT PHẢN HỒI

Kết quả

thực tế

Đo l ờng kết quả thực tế

So sánh thực tế với tiêu chuẩn

Xác định các sai lệch

Kết quả

mong muốn

Thực hiện các điều chỉnh

Ch ơng trình

điều chỉnh

Phân tích nguyên nhân

NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT

 Tiêu chuẩn của kiểm soát hữu hiệu

 Kiểm soát gắn liền với kết quả mong muốn

 Kiểm soát phải căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.

 Tính khách quan

 Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho đuợc những nhận xét và kết quả đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả có thể bị sai lệch.

 Tính toàn diện

 Phải lựa chọn và xác định được phạm vi kiểm tra hợp lý và toàn diện, phải xác định đuợc trọng điểm có tính đại diện tốt cho đối tượng cần kiểm tra.

 Tính thời điểm

 Thông tin theo thời gian thực và kiểm tra

 Để có thể thực hiện đ ợc quá trình kiểm tra, ng ời ta cần phải thu thập các thông tin liên quan đến việc thực hiện kế hoạch.

 Thông tin theo thời gian thực là thông tin về cái xảy ra trong khi nó đang xảy ra Các thông tin ngày nay có thể thu thập và xử lý nhờ việc sử dụng máy tính điện tử.

 Một số ng ời coi thông tin theo thời gian thực nh là một ph ơng tiện để tiến hành sự kiểm tra theo thời gian thực trong các vấn đề quan trọng với nhà quản lý Nh ng theo sơ đồ mô tả quá trình kiểm tra, ta thấy rằng việc phân tích các nguyên nhân gây ra sai lệch, xác định ch ơng trình điều chỉnh và thực hiện các ch ơng trình điều chỉnh là những công việc đòi hỏi nhiều

thời gian.

 Trong tr ờng hợp kiểm tra chất l ợng sản phẩm, phải mất nhiều thời gian

để phát hiện nguyên nhân gây ra phế phẩm và cần nhiều thời gian để làm ra các biện pháp điều chỉnh có hiệu lực Công việc càng phức tạp thì thời gian cần thiết cho việc điều chỉnh các sai lệch càng dài Vì vậy đối

 Các kỹ thuật kiểm tra ngân quỹ.

các ngân quỹ là các điều khoản về các kết quả định tr ớc theo quan hệ tài chính (nh ngân quỹ thu-chi, ngân quỹ về vốn) hoặc theo các quan hệ phi tài chính (nh ngân quỹ về số giờ lao dộng trực tiếp, các vật liệu, sản phẩm sản xuất ra)

hoàn thành chúng thì ng ời quản lý mới có thể biết rõ bao nhiêu tiền là cần thiết để thực hiện việc mong muốn

nghiệp, các ngân quỹ sẽ t ơng quan với việc lập kế hoạch và cho phép sự giao phó quyền hạn mà vẫn không thiếu

sự kiểm tra

• Phần nhiều các ngân quỹ giải thích rõ các kế hoạch về các nguồn thu và khoản chi cho hoạt động d ới dạng tiền tệ Cơ bản nhất

trong số này là ngân quỹ bán một cách thể hiện chính thức và chi tiết về sản l ợng bán hàng dự kiến Các khoản thu từ bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ là thu nhập chính để bù đắp các chi phí hoạt động và tạo ra lợi nhuận.

• Các ngân quỹ chi cho hoạt động của một doanh nghiệp có thể có nhiều nh các phân loại chi phí trong sơ đồ hạch toán của doanh

nghiệp Các ngân quỹ này có thể liên quan đến khoản mục chi phí nh : nhân công, nguyên vật liệu, năng l ợng, văn phòng, tiêu thụ,

Ng ời ta th ờng lập ngân quỹ về các khoản mục chính và gộp các khoản mục khác với nhau trong một bảng tổng kết kiểm tra.

• Một số ngân quỹ nếu thể hiện d ới dạng vật lý thì tốt hơn d ới dạng tiền tệ Mặc dù những ngân quỹ đó cũng th ờng đ ợc đổi sang dạng

tiền tệ nh ng chúng sẽ có ý nghĩa nhiều hơn vào một giai đoạn nhất định trong khi lập kế hoạch và kiểm tra nếu chúng đ ợc biểu thị d

ới dạng số l ợng vật lý.

• Hầu hết các doanh nghiệp đều lập ra ngân quỹ về sản l ợng và d ới đó các bộ phận sản xuất lại lập ra ngân quỹ về phần sản l ợng

theo thành phần của sản phẩm cuối cùng Ngoài ra, việc lập ngân quỹ về lao động theo số giờ lao động hoặc số ngày lao động với loại hình lao động cần thiết cũng khá phổ biến Các ngân quỹ này không thể biểu thị tốt d ới dạng tiền tệ do chi phí bằng tiền có thể không đo l ờng chính xác các nguồn lực đ ợc dùng hoặc các kết quả dự định.

• Các ngân quỹ chi tiêu cơ bản vạch ra những khoản chi tiêu cơ bản đặc tr ng cho việc đầu t : thuê, mua nhà x ởng, thiết bị máy móc,

kho tàng, cho dù là dài hạn hay ngắn hạn, các ngân quỹ này đòi hỏi phải thận trọng trong việc đ a ra kế hoạch chi tiêu vốn của doanh nghiệp.

• Do tiền vốn là một trong những yếu tố hạn chế nhất của mọi doanh nghiệp và phải mất một thời gian dài doanh nghiệp mới có thể

Khả năng có tiền mặt để đáp ứng các khoản nợ đến kỳ thanh toán là yêu cầu đầu tiên cho sự tồn tại của doanh nghiệp Lợi nhuận cũng sẽ thấp khi l ợng tiền mặt đọng trong dự trữ, l u thông, máy móc hoặc các tài sản không phải

là tiền mặt khác Việc lập ngân quỹ tiền mặt cũng cho thấy khả năng thừa tiền mặt, từ đó lập kế hoạch đầu t sinh lãi với các khoản tiền dôi ra

đ ợc dùng để thay thế cho việc quản lý thì việc quy các kế hoạch về các giá trị con số cũng có thể đem lại những sai lầm Ví dụ, các sự kiện thực tế cho thấy phải sử dụng loại nguyên liệu này nhiều hơn loại khác, hoặc khi l ợng bán ra thực tế quá khác biệt so với mức dự báo Lúc đó các ngân quỹ trở nên lạc hậu và nếu các nhà quản lý vẫn bị các ngân quỹ ràng buộc thì lợi ích của ngân quỹ sẽ suy giảm hoặc triệt tiêu ngân quỹ không còn phù hợp Điều này đặc biệt đúng ở những nơi mà ngân quỹ đ ợc thiết lập tr ớc cho những thời kỳ dài

lập kế hoạch nên ng ời ta ngày càng chú ý đến các ngân quỹ biến đổi (ngân quỹ linh hoạt)

thay đổi Vì vậy, phần lớn chúng đ ợc giới hạn trong việc áp dụng cho các ngân quỹ chi tiêu

theo khối l ợng sản xuất

mòn, thuế tài sản, bảo hiểm, chi phí bảo d ỡng thiết bị, chi phí duy trì doanh nghiệp,

công cụ và không thể thay thế đ ợc cho việc quản lý

cấp cao Việc lập ra một cơ quan quản trị bằng một chỉ thị sau đó lãng quên đi sẽ dẫn đến việc lập ngân quỹ một cách không chắc chắn và dồn trách nhiệm cho nhà quản lý cấp d ới Họ sẽ phải thực hiện một thủ tục khác hoặc soạn thảo ra hàng loạt hồ sơ, giấy tờ Ng ợc lại, nếu ban quản lý cấp cao thực sự hỗ trợ cho việc lập ngân quỹ và

đặt nền tảng chắc chắn cho ngân quỹ d ạ trên kế hoạch, yêu cầu các bộ phận, các chi nhánh thiết lập và bảo vệ ngân quỹ của họ thì lúc đó ngân quỹ sẽ thu hút đ ợc sự quản lý năng động trong toàn doanh nghiệp

thì thực tế chỉ một ít quyền hạn đ ợc giao phó

và số liệu thống kê, các báo cáo và phân tích chuyên môn, kiểm tra tác nghiệp và quan sát cá nhân.

quan trọng cho việc kiểm tra

• Các nhà quản lý hiểu đ ợc các số liệu thống kê tốt nhất d ới dạng biểu đồ vì ng ời ta có thể thấy đ ợc mối liên

hệ và các xu thế biến đổi của các số liệu Ngoài ra, nếu muốn các số liệu có ý nghĩa thì cần so sánh chúng với một số tiêu chuẩn đã có Ví dụ, việc tăng/giảm 1% l ợng tiêu thụ hoặc chi phí có ý nghĩa gì? Tiêu chuẩn so sánh? Sự thay đổi đó nghiêm trọng tới mức nào?

thống kê và kế toán th ờng cung cấp cho ta những thông tin rất tốt nh ng vẫn có những phạm vi mà ở đó chúng không đủ và không phù hợp

giá th ờng xuyên và độc lập đ ợc thực hiện bởi ban kiểm tra nội bộ về kế toán, tài chính và các hoạt động khác của doanh nghiệp Mặc dù th ờng đ ợc hạn định trong việc kiểm tra sổ sách kế toán nh ng công tác kiểm tra tác nghiệp bao gồm việc đánh giá các hoạt động nói chung, cân nhắc so sánh các kết quả thực tế và kết quả dự định

nghiệp còn đánh giá về các chính sách, các thủ tục, việc sử dụng quyền hành, chất l ợng quản lý,

biểu đồ thống kê đều rất quan trọng, nh ng nếu ng ời quản lý chỉ dựa hoàn toàn vào các biện pháp này mà ngồi trong phòng kín thì khó có thể thực hiện đ ợc việc kiểm tra, đo l ờng, điều chỉnh

biện pháp khoa học hỗ trợ cho việc đảm bảo rằng mọi ng ời đang thực hiện những công việc đã định theo kế hoạch nh ng quan sát cá nhân vẫn là biện pháp kiểm tra cần thiết

•