Logistics Cơ sở lý thuyết quản trị cung ứng (Biên soạn)

Mua hàng (Purchasing): Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của mọi tổ chức. Các hoạt động của mua hàng: + Phối hợp với các phòng ban, bộ phận để xác định nhu cầu nguyên vật liệu + Tổng hợp nhu cầu của toàn bộ doanh nghiệp, xác định lượng hàng hóa thực sự cần mua. + Xác định các nhà cung cấp tiềm năng. + Thực hiện các nghiên cứu thị trường cho những nguyên vật liệu quan trọng + Đàm phán với các nhà cung cấp tiềm năng + Phân tích các đề nghị + Lựa chọn các nhà cung cấp + Soạn thảo đơn đặt hànghợp đồng + Thực hiện các hợp đồng và giải quyết các vướng mắc + Thống kê theo dõi các số liệu mua hàng. Thu mua (Purchasing): Là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát triển, mở rộng chức năng mua hàng. So với mua hàng người ta chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lược. Cụ thể, thu mua bao gồm các hoạt động: + Tham gia vào việc phát triển các nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ, các chi tiết kỹ thuật. + Thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu và quản lý các hoạt động phân tích có giá trị + Thực hiện những nghiên cứu chuyên sâu về thị trường nguyên vật liệu + Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng + Quản trị chất lượng của các nhà cung cấp + Quản lý quá trình vận chuyển + Quản trị các hoạt động mang tính đầu tư như: tận dụng, sử dụng lại các nguyên liệu.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ CUNG ỨNGNhóm biên soạn: 02

1 Mối quan hệ của quản trị mua hàng, thu mua, quản trị cung ứng vật tư và cungứng vật tư:

1.1 Mối quan hệ của quản trị mua hàng, thu mua, quản trị cung ứng vật tư và cungứng vật tư:

- Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của mọi tổ chức

- Các hoạt động của mua hàng:

+ Phối hợp với các phòng ban, bộ phận để xác định nhu cầu nguyên vật liệu + Tổng hợp nhu cầu của toàn bộ doanh nghiệp, xác định lượng hàng hóa thực sựcần mua

+ Xác định các nhà cung cấp tiềm năng

+ Thực hiện các nghiên cứu thị trường cho những nguyên vật liệu quan trọng+ Đàm phán với các nhà cung cấp tiềm năng

+ Phân tích các đề nghị

+ Lựa chọn các nhà cung cấp

+ Soạn thảo đơn đặt hàng/hợp đồng

+ Thực hiện các hợp đồng và giải quyết các vướng mắc

+ Thống kê theo dõi các số liệu mua hàng

1.1.1.2 Thu mua (Purchasing):

Là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát triển, mở rộng chức năng mua hàng

So với mua hàng người ta chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiếnlược Cụ thể, thu mua bao gồm các hoạt động:

+ Tham gia vào việc phát triển các nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ, các chi tiết

kỹ thuật

+ Thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu và quản lý các hoạt động phân tích

có giá trị

+ Thực hiện những nghiên cứu chuyên sâu về thị trường nguyên vật liệu

+ Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng

+ Quản trị chất lượng của các nhà cung cấp

+ Quản lý quá trình vận chuyển

+ Quản trị các hoạt động mang tính đầu tư như: tận dụng, sử dụng lại các nguyênliệu

1.1.1.3 Quản trị cung ứng (Supply management):

Là sự phát triển ở một bước cao hơn của thu mua Nếu mua hàng và thu mua chủ yếu

là các hoạt động mang tính chiến thuật thì quản trị cung ứng tập trung chủ yếu vào cácchiến lược Những hoạt động cụ thể của quản trị cung ứng là:

+ Đặt quan hệ trước để mua hàng (Early Purchasing Involvement – EPI) và đặt quan

hệ trước với các nhà cung cấp (Early Supplier Involvement – ESI) ngay trong quátrình thiết kế sản phẩm và phát triển các chi tiết kỹ thuật kèm theo của các sản phẩmquan trọng, việc làm này được thực hiện bởi nhóm chức năng chéo

+ Thực hiện chức năng mua hàng và các hoạt động của quá trình thu mua

+ Sử dụng sự thỏa thuận 2 bên khi mua hàng và các liên minh chiến lược với các nhàcung cấp để phát triển mối quan hệ với những nhà cung cấp chủ yếu cũng như quản lýchất lượng và chi phí

+ Tiếp tục xác định những nguy cơ và cơ hội trong môi trường cung ứng của doanhnghiệp

+ Phát triển các chiến lược, các kế hoạch thu mua dài hạn cho các nguyên liệu chủ yếu+ Tiếp tục quản lý việc cải thiện dây chuyền cung ứng

+ Tham gia năng động vào quá trình hoạch định chiến lược phối hợp

 Khái niệm cung ứng khi được mở rộng, sâu chuỗi giữa nhiều tổ chức sẽ hình thànhkhái niệm Chuối cung ứng/ Dây chuyền cung ứng (Supply Chain)

Chuỗi cung ứng là quy trình phối hợp, tổ chức và kiểm soát sự chu chuyển nguyên

vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và các thông tin từ nhà cung cấp cấp đầu tiênqua các khâu trung gian đến người tiêu dùng cuối cùng nhằm thỏa mãn nhu cầu củahọ

Lưu ý:

- Chuỗi cung ứng không phải là một chức năng (trong khi cung ứng xét đơn lẻ ở một tổchức, là một chức năng) Chuỗi cung ứng là một chuỗi xuyên suốt từ đầu vào đến đầura

- Đây là quy trình phối hợp, tổ chức và kiểm soát dòng lưu chuyển vật tư giữa nhiều tổchức, do đó đảm bảo sự thông suốt của dòng chảy là rất quan trọng

- Hình thức của vật tư sẽ thay đổi theo quy trình chu chuyển của chuỗi

- Chuỗi cung ứng gồm nhiều mắt xích bao gồm nhà cung cấp của những nhà cung cấp,nhà cung cấp của khách hàng, và khách hàng của khách hàng…

1.1.1.4Quản trị vật tư:

Quản trị vật tư là chức năng quan trọng, không thể thiếu của mọi tổ chức

Các hoạt động của quản trị vật tư:

+ Quản trị cung ứng vật tư và theo dõi

+ Quản lý vật tư trong suốt quá trình vật tư tồn tại trong tổ chức như một tài sản thuộc

sở hữu của tổ chức

Cùng với sự phát triển của xã hội, quan niệm về quản trị vật tư cũng dần thay đổi, mởrộng, phát triển như bảng 8.1

Bảng 8.1 Quản trị vật tư – những quan niệm cũ và mới

Thị trường

Thị trường của người bán, ít có

sự cạnh tranh, xuất khẩu bị hạnchế

Thị trường của người mua, có

sự cạnh tranh mãnh liệt, theođịnh hướng toàn cầu hóaSản phẩm

Chủng loại không phong phú,vòng đời sản phẩm dài, có kỹthuật thấp

Chủng loại đa dạng, vòng đờingắn, có kỹ thuật cao

Sự sản xuất

Hết công suất, tính linh hoạtthấp, mô hình lớn, thời gian hoànthành dài, chi phí thấp, làm thay

vì mua

Hết công suất, tính linh hoạtcao, mô hình nhỏ, thời gianhoàn thành ngắn, chi phí thấp,mua thay vì làm

Chất lượng

dịch vụ

Chất lượng dịch vụ cao, dự trữlớn, quá trình cung ứng chậm,vận chuyển chậm

Chất lượng dịch vụ cao, dựtrữ ít, quá trình cung ứngnhanh, thời gian vận chuyểnnhanh

Công nghệ

thông tin

Quản lý, xử lý dữ liệu bằng sổsách, giấy tờ

Quản lý, xử lý dữ liệu bằngmáy tính

Chiến lược

kinh doanh Sản xuất đóng vai trò định hướng Theo định hướng thị trường

1.1.2 Mối quan hệ của quản trị mua hàng, thu mua, quản trị cung ứng vật tư và cungứng vật tư:

Hình 8.1 Mối quan hệ giữa các hoạt động mua hàng/ thu mua/ quản trị cung ứng vàquản lý vật tư của công ty

Chiến lược hướng tới tương lai bàn về những khó khăn ở tương lai và làm sao để vượtqua được nó còn về chiến thuật đề cập đến những khó khăn trong việc vận hành vàlàm thế nào để vượt qua những khó khăn đó nhằm đạt được các chiến lược

- Chiến thuật bao gồm : các hoạt động mua hàng và các hoạt động của quátrình thu mua

- Chiến lược bao gồm : các hoạt động quản trị cung ứng

Từ hình 8.1 giữa mua hàng, thu mua và quản trị cung ứng có mối quan hệ mật thiết,

là các bước tiến hóa của hoạt động cung ứng Hình thức sau có phạm vi hoạt độngrộng hơn hình thức trước và nếu mua hàng bao gồm các hoạt động mang tính chiếnthuật, thì quản trị cung ứng chủ yếu tập trung vào các chiến lược

Thực tế chứng minh rằng: hoạt động cung ứng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sảnphẩm, chi phí và năng suất lao động của doanh nghiệp Cung ứng tốt là yếu tố quantrọng góp phần nâng cao tính năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệptrên thương trường

Hệ thống quản lý vật tư kịp thời (Just – in – time: JIT) ra đời và phát triển, cho phépgiảm lượng tồn kho một cách đáng kể Như vậy, ở giai đoạn này nhận thức của vai tròmua hàng đã thay đổi cơ bản, người ta coi mua hàng/cung ứng là chức năng quantrọng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

1.2 Quy trình nghiệp vụ cung ứng vật tư (Operating procedures):

Quy trình nghiệp vụ cung ứng bao gồm những công việc sau:

- Xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy móc thiết bị

- Lựa chọn nhà cung cấp

- Soan thảo đơn đặt hàng, hợp đồng

- Tổ chức thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng

- Nhập kho vật tư – bảo quản – cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu

1.2.1 Xác định nhu cầu vật tư:

Trong mỗi doanh nghiệp, tại bộ phận cung ứng việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu,máy móc, thiết bị… (nhu cầu vật tư) bao gồm các bước sau:

- Xác định nhu cầu vật tư của các bộ phận

- Tổng hợp nhu cầu vật tư của cả doanh nghiệp

- Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm

1.2.1.1Xác định nhu cầu vật tư của từng bộ phận thuộc tổ chức/ công ty:

Nhu cầu vật tư thường xuất phát từ các bộ phận sản xuất hay bộ phận quản lý hàng tồnkho Bộ phận cung ứng xác định được nhu cầu vật tư trên cơ sở:

- Phiếu yêu cầu vật tư

Phiếu yêu cầu vật tư là 1 chứng từ nội bộ, thường gồm các nội dung sau:

+ Bộ phận yêu cầu vật tư

+ Chủng loại, qui cách vật tư yêu cầu

+ Số lượng vật tư yêu cầu

+ Thời gian cung cấp

+ Gía dự tính (nếu có)

+ Tài khoản hoạch toán (nếu có)

+ Ngày lập phiếu

+ ký của người có thẩm quyền

Nhu cầu vật tư ở các bộ phận sử dụng được xác định bằng công thức:

Trong đó:

N: nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm

q: số sản phẩm cần sản xuất

m: mức sử dụng vật tư để sản xuất

- Bảng hoạch định nhu cầu vật tư ( Materials Requirements Planing – MRP): xác định

số lượng cần thiết của từng loại vật tư cần mua phù hợp với tiến độ sản xuất đã định

1.2.1.2Tổng hợp nhu cầu vật tư của toàn thể tổ chức/ công ty:

Khi nhận được các tài liệu trên, nhân viên phòng cung ứng phải kiểm tra kỹ lưỡng độhoàn chỉnh và tính chính xác của chúng Trên cơ sở đó tổng hợp nhu cầu từng loại vật

tư Điều này đặc biệt quan trọng là các loại vật tư phải được mô tả thật rõ ràng, đầy đủ

và chính xác

1.2.1.3Xác định nhu cầu vật tư cần mua:

Nhu cầu vật tư cần mua = Tổng nhu cầu vật tư của tất cả các bộ phận trong tổ chức– (trừ) Tồn kho – (trừ) Lượng vật tư mà tổ chức/doanh nghiệp có thể tự sản xuất

Để giải quyết vấn đề: Tự làm hay đi mua (Make or Buy), bộ phận cung ứng cần cânnhắc:

+ Năng lực nhàn rỗi của tổ chức/doanh nghiệp

+ Khả năng làm việc tại nhà: Nhân lực, Trang thiết bị, Các khả năng trong tương lai+ Yếu tố liên quan đến hiệu quả kinh tế:

N = Q M

Chi phí cần tăng thêm? (Nếu tự sản xuất) và kết quả?

Phân bố chi phí quản lý như thế nào? Và kết quả mang lại? (phải luôn so sánhvới đi mua)

Độ tin cậy của các nguồn cung cấp?

Các mối quan hệ thương mại

Điều kiện làm việc ổn định

Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp

- Giai đoạn khảo sát: Thu thập thông tin về các nhà cung cấp:

+ Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp (nếu có)

+ Các thông tin trên mạng intrenet, báo, tạp chí, các trung tâm thông tin

+ Các thông tin có được qua các cuộc điều tra

+ Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vật tư…

+ Xin ý kiến các chuyên gia

- Giai đoạn lựa chọn: trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành:

+ Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp

+ So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập danh sách những nhà cung cấp đạtyêu cầu

+ Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được

+ Chọn nhà cung cấp chính thức

- Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng: trong giai đoạn này phải thực hiện nhiều

bước có mối quan hệ mật thiết với nhau Bước trước làm nền cho bước sau Cụ thểgồm các giai đoạn:

+ Giai đoạn chuẩn bị

+ Giai đoạn tiếp xúc

+ Giai đoạn đàm phán

+ Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng

+ Giai đoạn rút kinh nghiệm

- Giai đoạn thử nghiệm: sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, cần tổ chức tốt khâu

thực hiện hợp đồng Trong quá trình này luôn theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đãchọn

+ Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ dài lâu

+ Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác

1.2.3 Soạn thảo đơn đặt hàng, hợp đồng:

Sau khi chọn được nhà cung ứng, cần tiến hành thành lập đơn đặt hàng/hợp đồng cungứng Thường thực hiện bằng 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Người mua lập Đơn đặt hàng => quá trình giao dịch bằng thư, fax, email…

(hoàn giá) => Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng/Ký hợp đồng

Cách 2: người mua lập Đơn đặt hàng => quá trình đàm phán gặp mặt trực tiếp => Ký

kết hợp đồng cung ứng

- Đơn đặt hàng: các thông tin cần có trong Đơn đặt hàng

+ Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng

+ Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng

+ Thời gian lập Đơn đặt hàng

+ Tên và địa chỉ của nhà cung cấp

+ Tên, chất lượng, quy cách của loại vật tư cần mua

+ Số lượng vật tư cần mua

 Điều kiện nghiệm thu, giao nhận.

 Phương thức thanh toán

- Những điều khoản chủ yếu: đây là những điều khoản bắt buộc phải có để hình

thành nên 1 chủng loại hợp đồng cụ thể được các bên quan tâm thỏa thuận trước tiên,nếu thiếu 1 trong các điều khoản căn bản của chủng loại hợp đồng đó thì văn bảnHĐKT đó không có giá trị

Theo điều 50 Luật Thương mại, hợp đồng thương mại nói chung, hợp đồng cung ứngnói riêng cần có các nội dung chủ yếu sau: tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, giaohàng, thanh toán

- Những điều khoản thường lệ: là những điều khoản đã được pháp luật điều

chỉnh, các bên có thể ghi hoặc không ghi vào văn bản hợp đồng cung ứng Nếu khôngghi vào văn bản hợp đồng cung ứng thì coi như các bên mặc nhiên công nhận là phải

có trách nhiệm thực hiện những quy định đó Nếu các bên thỏa thuận ghi vào hợpđồng thì nội dung không được trái với những điều pháp luật quy định Ví dụ: điềukhoản về bồi thường thiệt hại, điều khoản về thuế

- Điều khoản tùy nghi: là những điều khoản do các bên tự thỏa thuận với nhau

khi chưa có quy định của Nhà nước hoặc đã có quy định của Nhà nước nhưng các bênđược phép vận dụng linh hoạt vào hoàn cảnh thực tế của các bên mà không trái vớipháp luật Ví dụ: Điều khoản về thưởng vật chất khi thực hiện hợp đồng xong trướcthời hạn, điều khoản về thanh toán bằng vàng, ngoại tệ hay tiền mặt

1.2.4 Tổ chức thực hiện đơn hàng/ hợp đồng:

Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận/hợp đồng được ký kết, thì nhânviên phòng cung ứng tùy từng trường hợp cụ thể sẽ thực hiện hàng loạt các công việctương ứng để thực hiện đơn hàng/hợp đồng: nhận hàng, kiểm tra các ghi chú của nhàcung cấp so với đơn hàng, giám sát dỡ hàng từ phương tiện vận tải, kiể tra hàng hóađược giao, ký vào các chứng từ cần thiết, ghi mã số hàng hóa và cho nhập kho, hiệuchính lại sổ sách cho phù hợp, kiểm tra hóa đơn và thanh toán, tiến hành đánh giá lạitoàn bộ quá trình cung ứng hàng hóa, rút kinh nghiệm

1.2.5 Nhập kho – Bảo quản – Cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu:

Sau khi tiếp nhận vật tư, bộ phận cung ứng/bộ phận kho – quản lývật tư cần làm tốt các công việc: nhập kho, bảo quản (tùy theo tính chất của từng loạivật tư), cấp vật tư cho các bộ phận có nhu cầu

2 Quản trị mua hàng

2.1 Tầm quan trọng của quản trị mua hàng

Mua hàng với tầm quan trọng của nó đối với tổ chức từ 2 nguồn: hiệu quả chi phí vàhiệu quả hoạt động Các nhà quản lý có kỹ năng đàm phán tốt và mối quan hệ chặt chẽvới các nhà cung cấp sẽ tiết kiệm cho các tổ chức của họ những khoản tiền lớn so vớiđối thủ

Việc xác định đúng thiết bị sản xuất và mua nó ở một mức giá tốt có thể tạo ra lợi thế

và chi phí cạnh tranh kéo dài trong nhiều năm Sau cùng thực hành tốt việc mua hàng

để tránh các vấn đề về hoạt động Nếu các thành phần sản xuất thiết yếu không đếnđược nhà máy sẽ ngừng hoạt động Nếu chất lượng của các vật liệu đã mua không đạttiêu chuẩn, sản phẩm có thể không đạt tiêu chuẩn của khách hàng Trong khi tránh một

số vấn đề không cần thiết sẽ ảnh đến hiệu quả hoạt động, hiệu quả hoạt động khôngkhả thi nếu như những vấn đề này xảy ra

Các xu hướng hiện tại gợi ý rằng trong tương lai ban lãnh đạo sẽ có nhu cầu mua hàngnhiều hơn các sản phẩm giá rẻ hơn để tránh các rủi ro Việc thu mua sẽ được thực hiện

để đảm bảo cung cấp tạo ra lợi nhuận chứ không phải làm giảm chi phí Sự tham giacủa những người quản lý cấp cao với việc mua hàng nhấn mạnh tầm quan trọng ngàycàng tăng của nó, đặc biệt liên quan đến chiến lược

Từ quan điểm chi phí thuần tuý, tầm quan trọng của việc mua hàng rỏ ràng hơn Mộtcuộc kiểm tra của những nhà quản lý, ở múc trung bình hoặc thấp hơn trong báo cáocủa từng ngành minh hoạ cho những lợi thế và bất lợi được tạo ra đều ảnh hưởng bởiviệc mua hàng có hiệu quả như thế nào

Ví dụ, một bộ phận của một nhà sản xuất thiết bị vận chuyển có thể tạo ra doanh thu

100 triệu đô la trong 1 năm Với chi phí trung bình cho nguyên vật liệu là 60 triệu đô.Một tổ chức mua hàng chuyên nghiệp có thể mua vật liệu với mức chi phí thấp hơn5% so với trung bình của các công ty-trung bình chi phí nguyên vật liệu là 57 triệu đô

la Một tổ chức có khả năng mua ở mức trung bình sẽ phải bỏ ra nhiều hơn 5% so vớimức trung bình của các công ty-chi phí nguyên vật liệu là 63 triệu đô la

Việc tiết kiệm chi phí là rất lớn qua các ví dụ đơn giản này Tuy nhiên, mỗi một bước

đi và tầm quan trọng của việc mua hàng ngày càng trở nên phổ biến hơn Bảng 2.2cho thấy số liệu kế toán đơn giản để so sánh hiệu quả của hoạt động mua hàng nhưbảng bên dưới Xin lưu ý rằng các chi phí khác và tổng doanh thu là giống nhau cho

cả 3 công ty giả định Một công ty cở vừa cho thấy chi phí mua nguyên vật liệu bằng60% doanh thu, bằng với mức trung bình cho một nhà sản xuất thiết bị vận tải ở HoaKỳ

Bảng 2.1: chi phí của nguyên vật liệu mua vào theo tỉ lệ phần trăm so với doanh số bán hàng trong các ngành công nghiệp được lựa chọn

Thực phẩm và các sản phẩm tương tự 64%

Dầu mỏ 83%

Thiết bị vận tải 60%

Thuốc lá 27%

Các nhà sản xuất cỡ vừa 54%

Bảng 2.2 Sự so sánh giữa các tổ chức mua hàng cao cấp, trung bình và thấp hơn trung bình

Lợi nhuận trên doanh thu

Tăng doanh thu cần thiết 30% hay 30 triệu đô85.7% hay 85.7 triệu đô

để đạt lợi nhuận cao hơn

Việc mua để tiết kiệm chi phí quan trọng như thế nào? Để có được lợi nhuận tương tự như vậy, công ty trung bình sẽ phải tăng doanh số bán hàng lên 30%, lên 130 triệu đô Công ty dưới mức trung bình sẽ phải tăng doanh thu từ 185.7 triệu đô để có được kết quả như nhau

Nếu không có các hoạt động mua hàng có hiệu quả, hoạt động của một công ty có thể

bị gián đoạn, mức độ phục vụ khách hàng có thể giảm, và các mối quan hệ lâu dài với

khách hàng có thể bị hư hỏng Trước khi bất kỳ sản phẩm nào có thể được sản xuất,nguồn cung cấp phải có sẵn và khả năng tận dụng phải đáp ứng các điều kiện nhấtđịnh.

2.2 Mục tiêu mua hàng

Mục tiêu của việc mua hàng giống như mục tiêu của logistics tích hợp Việc mua cácsản phẩm và dịch vụ đúng chất liệu, đúng số lượng, đúng điều kiện vào đúng thờiđiểm từ đúng nguồn với đúng dịch vụ và đúng với giá cả 7 R’s của việc mua hàngtương phản chính xác với 7 R’s của logistics tích hợp

Cụ thể hơn, mua hàng dự kiến sẽ được kỳ vọng hoàn thành 9 mục sau:

1 Cung cấp một dòng chảy liên tục của vật liệu vật tư và dịch vụ cần thiết để vậnhàng công ty Nguyên vật liệu và các phải đến khi được yêu cầu Việc ngừngtrệ sản xuất sẽ ảnh hưởng xấu đến nhân viên và khách hàng và chắc chắn sẽlàm tăng tổng chi phí

2 Giảm thiểu đầu tư và tổn thất hàng tồn kho Chi phí vận chuyển hàng tồn khođạt tới 50% giá trị của sản phẩm Chi phí vận chuyển hàng tồn kho thườngkhoảng từ 20 đến 30% giá trị của sản phẩm Ví dụ, một công ty có mức đầu tưhàng tồn kho trung bình hằng năm là 50 triệu đô và 25% chi phí có thể tiếtkiệm được 2.5 triệu đô bằng cách giảm hàng tồn kho xuống tới 40 triệu đô Kếtquả như vậy có thể và đã đạt được

3 Duy trì các tiêu chuẩn chất lượng đầy đủ Chất lượng sản phẩm của một công

ty có thể bị giới hạn bởi chất lượng nguyên vật liệu đã mua Cụm từ “rác thảivào, rác thải ra” thường được thảo luận về dữ liệu máy tính được dùng ở đây.Thật dễ dàng để mất đi chất lượng khi cố gắng kiểm soát chi phí mua hàng Vìvậy, điều quan trọng nhất là các tiêu chuẩn chất lượng không bị ảnh hưởng chỉ

vì giá thấp hơn

4 Tìm kiếm hoặc phát triển các nhà cung cấp có thẩm quyền Các nhà cung cấptốt giúp giải quyết nhiều vấn đề về mua hàng Đó là mục tiêu chính của ngườiquản lý mua hàng theo đuổi để định vị và thu hút các nhà cung ứng chất lượng

5 Tiêu chuẩn, bất cứ nơi nào và bất cứ khi nào có thể các mặt hàng đã mua Tiêuchuẩn hoá vật liệu có thể làm giảm lượng hàng tồn kho (ít bộ phận hơn), chiphí vận chuyển và có thể thấp hơn so với giá chiết khấu mua vào

6 Mua các mặt hàng và dịch vụ cần thiết với mức giá cuối cùng thấp nhất Điềunày không có nghĩa là chi phí thấp nhất sẽ được tự động chấp nhận Giá có thểđược định nghĩa là thời gian, công sức và tiền cần có để mua một mặt hàng.Chi phí không phải là tiền tệ có thể phụ thuộc vào dịch vụ, chất lượng vật chất,nhu cầu về số lượng và các yêu cầu phân phối

7 Cải thiện vị trí cạnh tranh của tổ chức Mua hàng có thể hổ trợ vị trí cạnh tranhcủa công ty bằng cách đảm bảo rằng các sản phẩm phù hợp được mua ở mứcgiá cuối cùng thấp nhất Điều này kiểm soát chi phí và đảm bảo rằng nguyên

vật liệu luôn có sẵn khi cần Ngoài ra mua hàng có thể phát triển các mối quan

hệ với các nhà cung cấp đảm bảo lưu lượng tiếp tục của vật liệu mặc dù cácđiều kiện tiêu cực ảnh hưởng đến nguồn cung cấp của đối thủ cạnh tranh

8 Làm việc hài hoà với các phòng ban khác trong tổ chức Việc mua hàng khôngđứng một mình Nó ảnh hưởng gần như mọi khía cạnh hoạt động của cty Do

đó điều quan trọng là mua hàng và các bộ phận khác giao tiếp hiệu quả vớinhau, và rằng họ hợp tác để giải quyết các vấn đề chung

9 Hoàn thành các mục tiêu mua ở mức thấp nhất có thể của các chi phí hànhchính Giống như bất kỳ hoạt động hoặc bộ phận nào khác, mua hàng phải chịuchi phí trong hoạt động của nó như cung cấp, điện thoại, đi lại và máy tính Tuynhiên những chi phí hoạt động này cần được kiểm soát hiệu quả Các mục tiêunày phù hợp với các mục tiêu tổng thể của logistics tổng hợp, nhằm cung cấpmức dịch vụ khách hàng mong muốn trong khi giảm thiểu tổng chi phí Sựkhác biệt là khách hàng mua hàng thường nằm trong nhà máy, trong khi kháchhàng logistics tích hợp được tìm thấy trong kênh phân phối

2.3 Mỗi tương quan giữa mua hàng và logistics tích hợp

Theo định nghĩa, việc mua hàng và logistics tích hợp có nhiều điểm chung, chủ yếuvào luồng chảy nội địa của sản phẩm Hai khu vực này phải phối hợp để đảm bảodòng chảy liên tục của sản phẩm thông qua kênh phân phối Với một số doanh nghiệp,mua hàng là một phần của logistics tích hợp, để kiểm soát mua hàng và quản lý toàn

bộ quy trình logistics

Việc phối hợp các hoạt động giữa mua hàng và logistic tích hợp có thể liên quan đếnmột số hoạt động Vận chuyển nội địa, nguyên liệu thô và kho hàng, và kiểm soáthàng tồn kho đều rất phổ biến đối với việc mua hàng và logistic tích hợp trong nhiều

tổ chức Trong số này, vận tải nhận được sự chú ý nhất Vận tải có thể chiếm phần lớnchi phí của nguyên vật liệu đầu vào Ngoài ra, vận tải là quan trọng là thời gian giaohàngtrong môi trường sản xuất JIT

Mua hàng và logistics tích hợp được xem là một phần của chuỗi cung ứng, sự phụthuộc lẫn nhau trở nên rõ ràng Nguyên tắc là trần của một người là tầng của mộtngười khác hoạt động ở đây Đó là một trong những logistics của một tổ chức là cácdịch vụ hậu cần của bên ngoài Ví dụ, một nhà sản xuất động cơ bán cho một ngườibán hàng xe tải và người ấy bán cho một công ty vận tải Ở đây đầu ra là nhà sản xuấtđộng cơ, nhưng đầu vào lại là công ty vận tải Và do đó nó đi trong suốt chuỗi cungứng

Các câu trả lời cho các câu hỏi sau đây giúp phối hợp các hoạt động giữa mua vàlogistics tích hợp Sự phối hợp này lần lượt giúp đảm bảo dòng chảy liên tục của sản

phẩm trong suốt kênh phân phối Các câu trả lời cho những câu hỏi này bao gồm cácvấn đề về vận chuyển, kho bãi và kiểm soát hàng tồn kho.

2.3.1 Bao nhiêu vật liệu đang được mua?

Số lượng mua ảnh hưởng đến nhu cầu không gian lưu trữ trong toàn bộ hệ thống Saukhi tất cả các nguyên liệu thô trở thành hàng tồn kho Số lượng vật liệu đã mua cũngảnh hưởng đến vị trí của không gian của kho và cơ sở kho Điều này cũng có thể ảnhhưởng đến việc lựa chọn chế độ (ví dụ: xe lửa hoặc xe tải) và lựa chọn nhà cung cấpdịch vụ (ví dụ: Đường sắt Bắc Burlington hoặc Đường sắt Union Pacific) để vậnchuyển nguyên vật liệu Lượng hàng mua lớn có thể được giảm giá mua và chi phívận chuyển vật liệu (vận chuyển khối lượng cao hơn thông thường dẫn đến mức giáthấp hơn) nhưng tăng chi phí vận chuyển hàng tồn kho và chi phí lưu trữ

2.3.2 Khi nào vật liệu đã mua sẽ được giao?

logistic tích hợp phải được thông báo khi hàng hoá sẽ đổ vào nhà máy và kho hàng.Đầu tiên, không gian lưu trữ phải có sẵn.Thứ hai, khi đầu vào của phương tiện không

có , hậu cần tích hợp có thể tìm thấy đầu ra cho nó Điều này giúp giảm tổng số phívận chuyển Ngoài ra, ngày và giờ giao hàng ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất và kếhoạch dự kiến

2.3.3 Ai sẽ giao vật liệu đã mua?

Đây là một câu hỏi vận chuyển quan trọng Thông thường, logistics tích hợp hoặc việcquản lý vận tải đã ưu tiên trong danh sách nhà vận chuyển và hợp đồng hiện tại, là chophép ở tỷ lệ thấp hơn Phối hợp giữa đầu vào vận chuyển và đầu ra vận chuyển có thểdẫn đến tỷ lệ thấp hơn theo cả hai cách Người quản lý mua hàng nên thảo luận về cáclựa chọn của nhà cung cấp dịch vụ với người quản lý kho bãi Sau khi tất cả, hóa đơncước phí có thể được tính vào ngân sách mua Câu trả lời cho câu hỏi này trở nên quantrọng hơn nếu công ty có đội ngũ riêng, điều đó là quan trọng cho việc lên lịch và địnhtrước

2.3.4 Định tuyến của dòng chảy trong nước của vật liệu là gì?

Thông thường, nhà quản lý hậu cần tích hợp hoặc người quản lý vận chuyển đã thiếtlập các dịch vụ chuyên dụng - các hãng vận chuyển cùng tuyến trên một lịch trình thờigian cố định Nếu các vật liệu mua vào phù hợp với các dịch vụ này, thì công ty khôngcần một hãng vận chuyển mới Những dành riêngngười vận chuyển thường hiểu cáchoạt động của khách hàng, biết các tuyến đường và làn đường, và có thể dễ dàng tìm

ra cơ sở của nhà máy Điều này có nghĩa là dịch vụ đúng thời gian và chi phí thấp hơn2.3.5 Ai kiểm soát việc vận chuyển

Các nhà cung cấp thường sắp xếp vận chuyển đến các nhà máy hoặc kho của công ty,nhưng một số công ty thích sử dụng danh sách nhà cung cấp của riêng họ Một công

ty có thể có thoả thuận các nhà cung cấp dịch vụ hoặc có thể muốn kiểm soát vậnchuyển hàng hóa vì lý do mất mát, hư hỏng và lý do đáng tin cậy.

2.4 Nguồn nguyên vật liệu

Việc tìm kiếm các sản phẩm vật lý khác với các dịch vụ tìm nguồn cung ứng, do đó,mỗi loại sẽ có cuộc thảo luận riêng Nguồn nguyên vật liệu chỉ đơn giản là mua mộtsản phẩm hoặc dịch vụ từ bên ngoài tổ chức chứ không phải là sản xuất hay cung cấp

nó trong tổ chức Thuật ngữ tìm nguồn cung ứng thường được sử dụng để mô tả quátrình tìm kiếm hàng hoá và dịch vụ từ bên ngoài

2.4.1 Sản phẩm cung ứng vật lý

2.4.1.1 Các lý do để thuê ngoài

Hầu hết các công ty mua vật liệu bên ngoài công ty riêng của họ trong nước hoặc quốc

tế Nguồn cung quốc tế có xu hướng phức tạp hơn nhiều so với nguồn cung nội địa(xem các rủi ro về nguồn cung) Như đã thấy trong Bảng 2.7, các lý do cho việc tìmnguồn cung ứng từ khoảng từ chi phí thấp đến chất lượng tốt hơn Một số trong những

lý do này liên quan đến nguồn cung trong nước và quốc tế, trong khi những nước kháclại chỉ đề cập đến các nguồn cung quốc tế

2.4.1.2 Rủi ro nguồn cung

Rõ ràng các nguồn cung nguyên liệu bao gồm rủi ro Mặc dù danh sách các rủi ro cóthể cao hơn đối với việc mua quốc tế, nhưng cũng có rủi ro với các nguồn cung nộiđịa, mười một loại này bao gồm các rủi ro phổ biến nhất,

Hàng tồn kho: Thời gian giao hàng dài và sự gián đoạn giao hàng có thể buộc người

quản lý mua phải vận chuyển hàng tồn kho lớn hơn và phải chịu chi phí hàng tồn khocao hơn Rủi ro lớn hơn trong nguồn cung quốc tế,

BẢNG 2.7 Các lý do nguồn cung ngoài

1 Nguyên liệu không có tại địa phương (nguồn quốc tế)

2 Người mua hàng có thể đảm bảo nguồn nguyên liệu tốt hơn ( cả trong nước vàquốc tế)

3 Các nguyên vật liệu có thể được mua với chi phí thấp hơn (cả trong nước lẫnquốc tế)

4 Người mua có thể đạt được việc giao hàng nhanh hơn và tiếp tục cung cấp (cảtrong nước lẫn quốc tế)

5 Các công nghệ mới có sẵn bên ngoài công ty hoặc offshore (cả trong và ngoàinước)

6 Người quản lý mua hàng được cung cấp các dịch vụ kỹ thuật tốt hơn (có thể lànhà cung cấp quốc tế hoặc tìm nguồn cung ứng)

7 Nhà cung cấp có thể được mở rộng

8 Về mặt chính trị, cần phải thực hiện ngay cả khi công ty muốn kinh doanh tạimột quốc gia cụ thể (thường là về nguồn vốn quốc tế, nhưng có thể áp dụngcho việc mua bán trong nước giữa Chính phủ

2.4.1.3 Chính phủ

Các bang khác nhau, sự bất ổn về chính trị làm tăng nguy cơ Một chính phủ không ổnđịnh có thể dẫn đến quốc hữu hoá vật liệu, các quan chức mới thương lượng hoặcthậm chí tồi tệ hơn Lấy ví dụ tình hình chính trị trong quá khứ ở Mexico cho đến gầnđây Do tham nhũng của chính phủ và sự bất ổn liên quan của nó, đã có những vụbùng nổ nổi dậy, tăng lãi suất, lạm phát không kiểm soát, và một đồng tiền không ổnđịnh Vấn đề, chính trị chắc chắn có thể mua hàng hoá qua đường dây nhà nước vàgiữa các bang

2.4.1.4 Tiền tệ

Bởi vì tiền tệ dao động, giá của một tài liệu có thể thay đổi mà không báo trước Đây

là một mối quan ngại quốc tế, hủy hoại ngân sách và làm cho nó khó khăn để dự ánchi phí vật liệu

2.4.1.5 Thanh toán

Thư tín dụng phổ biến trong các giao dịch thanh toán, nhưng một số nhà cung cấpnước ngoài có thể yêu cầu tiền mặt với đơn đặt hàng Nhà cung cấp có thể vận chuyểntài liệu nhưng không chuyển nhượng quyền sở hữu cho đến khi nhận được thanh toán.Đây có thể là một rủi ro trong nước và quốc tế

2.4.1.6 Chất lượng

Mặc dù chất lượng là một lý do để tìm nguồn cung, nó cũng có thể là một rủi roNgười quản lý mua hàng phải rất rõ ràng về các yêu cầu về chất lượng Các đơn đặthàng không đúng sẽ khó khắc phục trong khoảng cách dài Chắc chắn, chất lượng làmột vấn đề và rủi ro có thể xảy ra bất kể vật liệu được mua ngoài

2.4.1.7 Thuế quan và thuế

Thuế quan là thuế (phí và thuế) đối với các nguyên liệu được xuất khẩu và nhập khẩu.Điều này làm tăng chi phí nguyên vật liệu và có thể phủ nhận lợi thế về chi phí, Tổchức Thương mại Thế giới và các khối thương mại như Hiệp định Thương mại Tự doBắc Mỹ (NAFTA) đang xoá bỏ thuế theo thời gian, nhưng vẫn còn rất nhiều điều Chỉ

áp dụng cho nguồn cung ứng quốc tế

2.4.1.8 Hợp pháp

Rất khó để kiện các nhà cung cấp nước ngoài cho hàng hoá không hoạt động, hànghoá bị mất hoặc bị hư hỏng, hoặc các vấn đề khác Điều này có thể liên quan đến tìmnguồn cung ứng trong nước, nhưng rủi ro lớn hơn trong nguồn cung ứng quốc tế

2.4.1.9 Vận tải

việc lựa chọn phương thức vận chuyển là hạn chế nghiêm ngặt không khí và nước.Một mặt, ai nhanh, nhưng rất tốn kém Mặt khác, nước không tốn kém, nhưng chậmchạp Người quản lý mua hàng phải phân tích và hiểu được các sự cân bằng liên quanđến việc sử dụng các phương thức này Hơn nữa, người quản lý p phải hiểuINCOTERMS Xem thảo luận trong Chương 18) Mô tả các điều kiện trong đó mộtgiao dịch được thực hiện những người trả tiền cho vận chuyển, chi phí liên quan là gì,

và từ người bán cho người mua Vận tải nội địa cũng là một vấn đề trong gia côngphần mềm về giá cả, tính linh hoạt, và độ tin cậy

2.4.1.10Ngôn ngữ

Các từ có thể khác nhau về ý nghĩa ngay cả khi các quốc gia liên quan nói cùng ngônngữ Trên thực tế, một số từ không thể dịch sang ngôn ngữ khác Do đó, các bên phảithỏa thuận khác biệt Đây thường là một rủi ro quốc tế

2.4.1.11 Văn hoá / xã hội

Các nước khác nhau có phong tục khác nhau Những gì được chấp nhận ở một quốcgia có thể không ở trong một quốc gia khác Nói chung, bạn nên kinh doanh, tránhkinh doanh vào kỳ nghỉ, sử dụng các từ chứ không phải là giao tiếp, tránh tiếng lóng

và "buzzwords", làm bài tập văn hoá của bạn trước khi đi nước ngoài, và nếu bạnkhông hiểu hoặc là không chắc chắn, yêu cầu một định nghĩa tốt hơn hoặc giải thích.Mặc dù thường giả định là một vấn đề quốc tế, các tác giả cũng đã thấy các vấn đề vănhoá và xã hội ảnh hưởng đến việc mua bán trong nước

2.4.1.12 Vị trí

Vị trí của nhà cung cấp là rất quan trọng đối với người quản lý mua hàng Định vị cácnhà cung cấp quốc tế thường khó khăn hơn việc tìm các nhà cung cấp trong nước.Nguồn tìm kiếm các nguồn quốc tế có thể bao gồm các phòng thương mại, đại sứquán, và ngân hàng nước ngoài, chỉ cần đề cập đến một vài Xem lại Bảng 2.3 đối vớimột số nguồn thông tin về người cung cấp

2.4.2 Dịch vụ gia công

Bởi vì dịch vụ là vô hình và không thể được lưu trữ, các dịch vụ gia công phần mềm

có thể khó khăn hơn nhiều so với các sản phẩm gia công Khi các công ty tập trungnhiều hơn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ, họ sẽ cung cấp nhiều dịch vụ hơn.Các dịch vụ này có thể bao gồm vận chuyển, đào tạo, kế toán, lưu kho và nhân sự Tấtnhiên, một trong những vấn đề chính trong dịch vụ gia công phần mềm là chất lượng

Chất lượng dịch vụ rất khó đánh giá trước khi ta trải qua dịch vụ đó Ví dụ, dịch vụvận chuyển Chất lượng giao hàng là gần như không thể đo lường cho đến khi nó đãdiễn ra Đến lúc đó, có thể là quá muộn Có lẽ một ví dụ phi sản xuất sẽ chứng minhvấn đề chất lượng dịch vụ

Bạn đang ở nơi làm việc Trong khi đi bộ xuống một bậc thang, bạn trượt và chân bị gãy thành hai Tất nhiên, công ty đang lo lắng về một vụ kiện, nhưng bạn đang lo lắng nhiều hơn về việc điều trị chân và liệu có thế đi lại như trước Bác sĩ bạn đến thăm là một chuyên gia trong việc thiết lập loại gãy xương này Các kết quả của các cuộc phẫu thuật trước đây đã thất bại, vì vậy bạn lên hẹn một ngày để giải phẫu tiếp tục Các hoạt động đi theo kế hoạch và bạn sẽ trở lại giường bệnh viện trong một vài giờ Vấn đề là chân của bạn không bao giờ chữa được nữa Trong thực tế, các biến chứng nằm trong chân bị hư phải được cắt bỏ Bạn đã kiểm tra trình độ của bác sĩ là tốt nhất trước lúc phẫu thuật, nhưng ông đã làm sai điều này chứng minh bạn không thể kiểm tra dịch vụ cho đến khi dịch vụ đã được cung cấp Sau đó, đã quá muộn!

2.4.3 Sự Khác biệt Dịch vụ

Cũng như các tài liệu khác nhau cũng vậy Người quản lý mua hàng phải hiểu được sựkhác biệt về dịch vụ, bao gồm giá trị, tính lặp lại, tính hữu hình, chỉ đạo, sản xuất, tínhchất của nhu cầu, bản chất của việc giao hàng, mức độ tuỳ biến, và kỹ năng cần thiết

để sản xuất dịch vụ (Bảng 2.8)

2.4.4 Đánh giá các dịch vụ thuê ngoài:

Đánh giá chất lượng dịch vụ mang lại nhiều khó khăn, đặc biệt là dịch vụ không thểđược lưu trữ và thường được cung cấp ngay lập tức.Có một vài các dịch vụ thì dễdàng đánh giá được

2.8 Các yếu tố hỗ trợ dịch vụ

Giá trị của dịch vụ-Dịch vụ có thể được chia thành giá trị thấp, trung bình và cao.

Trong phân loại này nếu nhiều tiền hơn cũng như thời gian trải nghiệm dịch vụ nhiềuhơn, giá trị của nó càng cao

Mức độ lặp đi lặp lại-Người quản lý thu mua cần phân biệt giữa mua bán thường

xuyên, mua lại và mua một tình huống mua dịch vụ

Mức độ hữu hình-Dịch vụ thực sự thay đổi ở mức độ hữu hình Mặc dù các tính năng

thẩm mỹ của xe hơi rất khó đánh giá, nhưng tính năng của xe được thể hiện trên giấy

tờ hoặc máy tính thì dễ dàng đánh giá nó hơn Vì vậy bản vẽ có tính chất hữu

hình.Tuy nhieeb lời khuyên từ các nhà quản lý làm thế nào đầu tư tiền thông minhnhất đó chính là đầu tư vào những thứ vô hình.

Hướng của dịch vụ-Một số dịch vụ được cung cấp cho con người trong khi những

một số dịch vụ khác là cho nhà máy và thiết bị Trong hầu hết các khía cạnh, các dịch

vụ cho người dân cần được cá nhân hóa nhiều hơn

Sản xuất dịch vụ-Dịch vụ có thể được cung cấp bởi các thiết bị hoặc con người Nếu

dịch vụ được thực hiện bởi con người, cần xác định dịch vụ đòi hỏi cường độ lao độngthấp, trung bình hoặc cao Các dịch vụ lao động thấp như vận tải và chế tạo máy tínhthường có các linh kiện đòi hỏi vốn hoặc tài sản cao và nó tập trung vào việc theo dõinăng suất chất lượng của sản phẩm làm ra Còn các dịch vụ cường độ lao động caonhư kế toán, kỹ thuật và tư vấn nhấn mạnh đến năng suất lao động của con người

Tính chất của nhu cầu-Nhu cầu dịch vụ có thể là rời rạc, định kỳ hoặc liên tục Biết

được nhu cầu dịch vụ chính xác sẽ ảnh hưởng đến yêu cầu tìm nguồn cung ứng củangười quản lý mua hàng

Bản chất của việc cung cấp dịch vụ-Nếu dịch vụ được cung cấp không nằm tại nơi

của người mua, thoả thuận hợp đồng có thể phải giải quyết các vấn đề như cài đặt, bảomật, truy cập, trang phục, giờ làm việc và các mục khác Nếu dịch vụ được cung cấptại cơ sở của nhà cung cấp, những vấn đề nêu trên không được áp dụng

Mức độ tiêu chuẩn hóa - Mức độ tiếp xúc của người tiêu dùng cho phép tiêu chuẩn

hoá cao hơn Điều này cũng có thể làm giảm chi phí cung cấp dịch vụ Tuy nhiên, nếukhách hàng yêu cầu mức độ tương tác cao thì dịch vụ sẽ trở nên tùy biến hơn và chiphí thường tăng lên

Kỹ năng cần thiết-Cung cấp các dịch vụ có thể yêu cầu từ việc hầu như không yêu

cầu kỹ năng (như cắt cỏ) cho các yêu cầu kỹ năng cao (kế toán, luật sư, bác sĩ) Khicác kỹ năng dịch vụ cần thiết tăng lên, do đó làm các chi phí cung cấp dịch vụ tăng

Ít nhất, các câu hỏi dưới đây phải được giải quyết:

1 Vấn đề được giải quyết theo sự hài lòng của bạn?

2 Bạn có thể mua lại dịch vụ từ nhà cung cấp đó không?

3 Dịch vụ có đáp ứng yêu cầu chất lượng của bạn không?

4 Chi phí có đáng để phục vụ không?

5 Dịch vụ được cung cấp đúng thời hạn không?

6 Liệu nhà cung cấp dịch vụ có hành động chuyên nghiệp không?

Tất nhiên, nhiều câu hỏi khác có thể được yêu cầu, nhưng những câu hỏi được liệt kê

ở trên phải đã bao hàm hết các ý

2.5 Mua hàng JIT

Just In Time (JIT) là một khái niệm trong sản xuất hiện đại Tóm lược ngắn gọn

nhất của JIT là: “Đúng sản phẩm – với đúng số lượng – tại đúng nơi – vào đúng thời điểm cần thiết”.

Một số đặc điểm liên quan đến chất lượng, vận chuyển, nhà cung cấp và số lượng xácđịnh là những định nghĩa cho sự thành công của chương trình thu mua JIT.(xem bảng

2 9) Việc sản xuất JIT sẽ thất bại nếu không có sự thu mua JIT Việc mua hàng củaJIT đảm bảo rằng trong khi các nguyên liệu tồn kho ở mức thấp nhất, nguyên vật liệuluôn có sẵn cho sản xuất Luôn nhớ rằng, trong 1 mục tiêu lý thuyết của JIT là khôngkiểm kê, nhưng trong thực tế hiếm khi đạt được mức độ ko cần kiểm kê, nếu không cóhàng tồn kho thì ko có gì để bán và không có gì để làm việc

BẢNG 2.9: JIT Đặc điểm thu mua

Chất lượng :

 Người mua áp đặt các thông số sản phẩm tối thiểu

 Nhà cung cấp vật liệu được hỗ trợ bởi người thu mua để đáp ứng các yêu cầuchất lượng

 Các bộ phận đảm bảo chất lượng của người bán và người mua làm việc chặtchẽ với nhau

 Quá trình kiểm soát bằng các biểu đồ, không nên lấy mẫu kiểm tra

Vận chuyển :

 Người quản lý mua hàng lên lịch và kiểm soát càng nhiều hoạt động vận tảicàng tốt

Nhà cung cấp :

 Nên được sử dụng một vài nhà cung cấp nằm càng gần càng tốt

 Các nỗ lực được thực hiện hỗ trợ cho các nhà cung cấp từ xa

 Lặp lại hoạt động kinh doanh với các nhà cung cấp được ưa thích

 Có sự giám sát / đánh giá của nhà cung cấp

 Việc đấu thầu vật liệu được giảm thiểu

 Các nhà cung cấp được khuyến khích tạo ra việc mua hàng của JIT với các nhàcung cấp của họ

Số lượng :

 Thường xuyên, phân phối ổn định các lô nhỏ với số lượng chính xác và yêu cầugiảm kích thước lô sản xuất của nhà cung cấp

 Các hợp đồng mua bán dài hạn là phổ biến

 Tình trạng thiếu hụt và dư thừa là không khuyến khích

Trong khi lượng hàng tồn kho phải được giảm thiểu, công việc chính của việc muahàng là đảm bảo rằng các nguyên vật liệu luôn sẵn có để phục vụ sản xuất Sự thất bạitrong giao hàng có thể làm cho người quản lý mua hàng mất ngủ vì kéo theo là mộtlượng hàng tồn kho và chi phí liên quan Mức độ sẵn có của sản phẩm cao và chi phívận chuyển thấp cũng đòi hỏi mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp.Thời gian và khoảng cách cũng có làm cho lượng hàng sẵn có và lượng hàng tồn khothấp, làm cho JIT thu mua rất khó khăn trong việc tìm nguồn hàng ngoài quốc tế

2.5.1 Những lợi ích của JIT thu mua :

Các công ty phù hợp với hồ sơ trong Bảng 2.9 tạo ra lợi ích cho các nhà cung cấp vàcho chính họ Những lợi ích này bao gồm tăng năng suất và hiệu quả hành chính, giảmchi phí vật liệu, chất lượng cao hơn và thiết kế vật liệu tốt hơn

2.5.2 Lợi ích của người mua JIT :

Việc mua hàng của JIT hoạt động tốt nhất khi người mua có lịch trình sản xuất hợp lý,cung cấp đơn đặt hàng lớn hơn cho nhà cung cấp ít hơn, sử dụng hợp đồng dài hạn vàlựa chọn các nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu của người mua Lợi ích năng suất tiềm ẩnbao gồm giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm việc làm lại, giảm thiểu sự chậm trễ, vàgiám sát ít hơn Hiệu quả quản lý được rút ra từ hợp đồng ít hơn, giảm chi phí, nhàcung cấp ít hơn, truyền thông tốt hơn và chính xác hơn Chi phí hàng tồn kho thấphơn, chi phí vận chuyển thấp hơn, ít phế liệu và ít dẫn đến chi phí nguyên vật liệu thấphơn Chất lượng cao hơn cũng có nghĩa là phát hiện nhanh hơn và sửa lỗi, kiểm tra íthơn, và chất lượng tốt hơn đã hoàn thành tốt Loại cuối cùng, thiết kế nguyên liệu, cónghĩa là đáp ứng nhanh hơn với những sửa đổi về kỹ thuật và cải tiến về thiết kế