Bài giảng chương 5 2 kiểm toán tiền lương và nhân sự

Về mặt bản chất, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động Tiền lương của một doanh nghiệp bao gồm: lương nhân viên hành chính; lương trả cho người lao động sản xuất theo

5.2 Kiểm toán Tiền lương và nhân sự

5.2.1 Mục tiêu và căn cứ kiểm toán chu kỳ tiền

lương và nhân sự

5.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ

tiền lương và nhân sự

5.2.3 Thực hiện các thủ tục kiểm toán cơ bản

5.2.4 Tổng hợp kết quả kiểm toán

5.2.1 Mục tiêu và căn cứ kiểm toán

tiền lương và nhân sự

5.2.1.1 Mục tiêu kiểm toán tiền lương và nhân sự

Các thông tin tài chính có liên quan đến tiền lương và nhân sự Mục tiêu kiểm toán tiền lương và nhân sự

5.2.1.2 Căn cứ để kiểm toán tiền lương và nhân sự

5.2.1.1 Mục tiêu kiểm toán tiền lương và nhân sự

Các thông tin tài chính có liên quan đến chu kỳ tiền lương

và nhân sự Mục tiêu kiểm toán chu kỳ tiền lương và nhân sự

Các thông tin tài chính có liên quan đến

tiền lương và nhân sự

Hiểu biết về tiền lương:

Tiền lương (tiền công) chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền của hao phí SLĐ sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian khối lượng, chất lượng công việc mà họ đã đóng góp cho doanh nghiệp Về mặt bản chất, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động

Tiền lương của một doanh nghiệp bao gồm: lương nhân viên hành chính; lương trả cho người lao động sản xuất theo sản lượng, công việc đã hoàn thành hay thời gian lao động thực tế; các khoản tiền thưởng, hoa hồng; các khoản phúc lợi và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ)-> gọi chung là lương và các khoản trích theo lương

Các thông tin tài chính có liên quan

đến tiền lương và nhân sự

Đặc điểm:

- Chu kỳ này có mối quan hệ mật thiết với các chu kỳ khác

- Chu kỳ này liên quan đến nhiều chỉ tiêu và thông tin tài chính trong các báo cáo tài chính hiện hành của doanh nghiệp

- TL và các khoản trích trên tiền lương là một khoản liên quan đến thu nhập của ngươi lao động cũng như một khoản liên quan trực tiếp tới quyền lợi của người lao động

- Tiền lương của đơn vị có thể bị lãng phí do công tác quản lý không hiệu quả hay do biển thủ thông qua các hình thức gian lận

- Trong thực tế phần lớn các doanh nghiệp thường vi phạm các quy định về lao động và tiền lương

- Việc chi trả lương và các khoản trích theo lương có ảnh hưởng đến chỉ tiêu lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Các thông tin tài chính có liên quan

đến tiền lương và nhân sự

Ý nghĩa của kiểm toán tiền lương:

- Việc kiểm toán không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu liên quan đến chu kỳ tiền lương như: Các khoản phải trả cho cán

bộ công nhân viên, chi phí nhân công… mà còn ảnh hưởng đến

sự chính xác của chi phí, giá thành cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp

- Việc kiểm toán tiền lương không chỉ đảm bảo ý nghĩa kinh tế đơn thuần mà còn đảm bảo cả ý nghĩa xã hội

- Việc kiểm toán tiền lương sẽ đảm bảo hạn chế việc lãng phí tiền lương và đảm bảo việc tuân thủ các quy định về lao động, tiền lương…

Các thông tin tài chính có liên quan

đến tiền lương và nhân sự

Chu kỳ tiền lương và thông tin có liên quan:

 Chu kỳ tiền lương và lao động được bắt đầu từ thời điểm tiếp nhận nhân sự vào làm việc đến việc theo dõi thời gian làm việc hoặc sản phẩm hoàn thành; tính lương phải trả cho công nhân viên, các khoản trích theo lương; thanh toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên và cuối cùng là xem xét việc chấm dứt hợp đồng lao động vài giải quyết các chế độ cho người lao động

Minh họa bằng mô hình sau:

5.2.1.1 Mục tiêu kiểm toán tiền lương và nhân sự

+ Tính đầy đủ (Completeness) Các nghiệp vụ tiền lương đã xảy ra thì đã ghi chép đầy đủ

+ Tính hiện hữu (Exstence) Các nghiệp vụ tiền lương đã được ghi chép thì thực tế đã xảy ra Các khoản chi phí tiền lương và các khoản tiền lương chứa thanh toán thì thực sự tồn tại

+ Tính đánh giá (Valuation): Các nghiệp vụ tiền lương và các số dư đã ghi chép là điều đúng

+ Tính trình bầy (Presentation): Các nghiệp vụ tiền lương đã được phân loại, trình bày vào các TK thích hợp và đều được trình bày trên BCTC.)

+ Tính đúng kỳ: (Cut off): Tiền lương phát sinh kỳ nào thì phải được phản ánh đúng kỳ đó

+ Tính đảm bảo phân loại (classification): Tiền lương phải được mở sổ và theo dõi chi tiết theo từng phương pháp trả lương hay theo loại lao động

5.2.1.2 Căn cứ để kiểm toán

tiền lương và nhân sự

(1) BCTC (chủ yếu là BCĐKT, BCKQKD)

(2) Sổ hạch toán (sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, sổ tác nghiệp liên quan đến TL và các khoản trích) của các TK có liên quan như TK 334, TK

338 (3382, 3383, 3384); TK 622, 6271, 6411, 6421; TK 333; TK 111, TK112; TK 138…… ;

(3) Các chứng từ kế toán có liên quan đến chu kỳ này như:

- Bảng chấm công (mẫu số 02 - LĐTL)

- Phiếu xác nhận sản phẩm, lao vụ hoàn thành (Mẫu số 06 - LĐTL)

- Bảng kê khối lượng công việc, số lượng

- Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 08 - LĐTL)

- Thẻ thời gian

- Bảng tính lương và các khoản trích theo lượng

- Giấy chứng nhận nghỉ ốm, thai sản hoặc nghỉ phép

- Phiếu báo làm thêm giờ (Mẫu số 07- LĐTL)

Ngoài ra: Bảng thanh toán BHXH, bảng kê thanh toán tiền thưởng và các khoản khác cho công nhân viên, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương; Bảng thanh toán lương, phụ cấp, bảo hiểm, giấy chứng nhận nghỉ ốm, thai sản, nghỉ phép, biên bản điều tra tai nạn lao động… (tiếp)

5.2.1.2 Căn cứ để kiểm toán tiền lương và nhân sự

- Các chính sách chế độ của Nhà nước mà đơn vị áp dụng và các quy định, quy chế do đơn vị ban hành như: Chính sách về lao động tiền lương, chế độ nhân sự như: quy chế tuyển dụng và phân công lao động; quy định về quản

lý và sử dụng lao động, quy chế tiền lương, tiền thưởng, quy định về tính lương, ghi chép lương, phát lương cho người lao động,

- Các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát các hoạt động liên quan đến lương như: nguyên tắc phân công phân nhiệm trong việc thực hiện các chức năng của chu kỳ; Phương pháp quản lý nhân sự; quy định về quản lý và lưu trữ

hồ sơ nhân viên.v.v

- Các tài liệu về định mức lao động, tiền lương; kế hoạch (dự toán) chi phí nhân công…

- Các hồ sơ tài liệu liên quan khác: Hồ sơ cán bộ CNV: ( Số (danh sách) lao

động; sơ yếu lý lịch; hợp đồng lao động; quy định phân công trách nhiệm, công việc; quy định phê chuẩn tiền lương do các bộ phận có chức năng

quản lý nhân sự nắm giữ

- Các tài liệu khác như: Sơ đồ tài khoản tổng quát cho chu kỳ tiền lương và lao động…

5.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

đối với tiền lương và nhân sự 5.2.2.1 Các bước công việc và chức năng KSNB TL-NS

5.2.2.2 Thủ tục khảo sát cơ bản về KSNB TL-NS

5.2.2.1 Các bước công việc và

chức năng KSNB TL-NS

Chu kỳ tiền lương – nhân sự bao gồm các bước công việc chủ yếu:

 Tiếp nhận và quản lý nhân sự (tuyển dụng, phê chuẩn, ký HĐLĐ);

 Theo dõi và ghi nhận thời gian lao động, khối lượng công việc, sản phẩm, lao vụ hoàn thành;

 Tính lương, lập bảng thanh toán lương, lập bảng phân bổ tiền lương

và ghi chép sổ sách;

 Thanh toán lương và các khoản khác cho công nhân viên;

 Giải quyết chế độ về lương, các khoản trích theo lương và chấm dứt hợp đồng lao động

Mỗi bước công việc đều cần có chức năng kiểm soát nội bộ độc lập và phù hợp Việc xây dựng và ban hành các quy định, quy chế và các bước kiểm soát rõ ràng sẽ đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và hiệu quả kinh tế cho các hoạt động

về tiền lương và lao động cũng như chi phí tiến lương và các khoản khác

5.2.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

TL và NS

Khảo sát về kiểm soát nội bộ cần phải xác định:

- Mục đích đạt được của việc khảo sát về KSNB?

- Khảo sát về kiểm soát nội bộ gắn với từng chức năng?

- Phương pháp khảo sát về KSNB?

- Thủ tục để thực hiện khảo sát về KSNB?

5.2.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

TL và NS

Khía cạnh cần phải tìm hiểu để đánh giá KSNB:

Về việc thiết kế:

Trên đây cũng chính là những mục tiêu cần đạt được khi khảo sát về

HTKSNB chu kỳ Tiền lương và lao động của đơn vị được kiểm toán

5.2.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

TL và NS

Thủ tục khảo sát để để đánh giá KSNB:

—Thu thập các chính sách và quy định mà đơn vị áp dụng đối với các hoạt động liên quan đến TL và NS thông qua việc tìm kiếm, đọc, nghiên cứ tài liệu, hoặc trao đổi với ban lãnh đạo và những người có liên quan;

—Trao đổi với đơn vị về quan điểm trong việc ban hành các chế độ và phương pháp quản lý đối với nhân sự;

—Tìm hiểu hệ thống các hoạt động liên quan đến lương để đánh giá sự đầy đủ và hiệu lực KSNB

—Phỏng vấn trực tiếp hoặc gửi bảng câu hỏi đối với những người có liên quan đến hoạt động ảnh hưởng tới tiền lương, và các khoản trích theo lương như: bộ phần hành chính, tổ chức, bộ phận quản lý trực tiếp lao động, bộ phận tính toán và thanh toán lương…

—Tìm hiểu một số dấu viết kiểm soát các hoạt động ảnh hưởng tới tiền lương như: ký xác nhận sản phẩm hoàn thành, giờ công, làm thêm giờ, lên lương, thưởng, phạt, trợ cấp, …

5.2.2.2 Khảo sát về kiểm soát nội bộ

TL và NS

Bằng chứng thu được để đánh giá KSNB:

- Sự hiểu biết của KTV về tiền lương … trong đơn vị

- Sơ đồ kiểm soát các hoạt động liên quan đến lương

- Các quy định chủ yếu có liên quan

- Các bảng câu hỏi đã có sự trả lời của những người có liên quan

- Số liệu kế toán tổng hợp về lương

- …

5.2.3 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản

5.2.3.1 Thủ tục phân tích

5.2.3.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ tiền lương và các

khoản trích theo lương 5.2.3.3 Kiểm tra chi tiết số dư các tài khoản

5.2.3.4 Khảo sát một số tình huống đặc thù

5.2.3.1 Thủ tục phân tích

Mục đích:

- Thấy được xu hướng biến động của những chỉ tiêu liên quan đến tiền lương

để đánh giá tính chất bất thường

- Thấy được mối quan hệ giữa các chỉ tiêu liên quan đến chu kỳ tiền lương

và lao động để xem xét các chỉ tiêu có liên quan đến chu kỳ tiền lương và lao động có ảnh hưởng lẫn nhau và ảnh hưởng như thế nào đến các chỉ tiêu khác

=> kiểm toán viên sẽ mở rộng hay thu hẹp phạm vi kiểm toán (tiến hành thêm hay bỏ một số thủ tục khảo sát chi tiết về nghiệp vụ.)

+ Đối chiếu số dư trên Bảng cân đối kế toán với sổ tổng hợp tài khoản, các sổ chi tiết

và các tài liệu khác (quyết toán với cơ quan BHXH )

+ So sánh số dư các TK giữa kỳ này với kỳ trước, giải thích những biến động bất thường (nếu có)

+ So sánh tỷ lệ chi phí tiến lương trong giá thành sản phẩm (hoặc tỷ lệ chi phí tiền lương trong chi phí sản xuất kinh doanh hoặc trên doanh thu) kỳ này so với kỳ trước Tiền lương sản phẩm= số lượng sản phẩm x đơn giá tiền lương (mức lương thực tế

do NN quy định; hồ sơ lương; lương định mức)

(tiếp)

5.2.3.1 Thủ tục phân tích

Thủ tục phân tích:

+ So sánh khoản tiền lương trực tiếp với tiền lương của bộ phận gián tiếp để xem xét tỷ lệ chi phí của nhân viên bán hàng hay chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp với chi phí tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất có hợp lý không

+ So sánh các khoản trích trên tiền lương của kỳ này với kỳ trước

Lưu ý:

- Khi so sánh, KTV cần phải loại trừ các yếu tố ảnh hưởng mang tính đương nhiên (biến động hợp lý) như tăng lương, tăng số lượng công nhân viên thăng chức, sa thải, chuyển công việc… KTV phải loại bỏ những yếu tố hợp

lý mới đánh giá được những yếu tố bất hợp lý

- Khi đánh giá yếu tố bất hợp lý mà rất nghiêm trọng thì KTV cho rằng đây

là trọng tâm, trọng điểm để đi sâu kiểm toán

5.2.3.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương

- Các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương như BHYT, BHXH, KPCĐ thường được kiểm soát bởi các tổ chức bảo hiểm và công đoàn, nếu có sai sót thì đã được phản hồi, yêu cầu doanh nghiệp kiểm tra lại cho đúng Mặt khác, một phần trích BHXH và BHYT được tính trừ vào thu nhập của người lao động nên phần này đã được kiểm tra phát hiện sai sót một cách thường xuyên của người lao động

5.2.3.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương

- Phân bổ không đúng đối tượng (tính toán và phân loại)

- Ghi sổ sai (hạch toán)

5.2.3.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương

Thủ tục khảo sát nghiệp vụ:

a Phát sinh

+ Có căn cứ hợp lý:

- Đối chiếu tên và mức lương của từng công nhân viên trên bảng lương với

tên và mức lương của công nhân viên đó trên hồ sơ nhân viên xem có phù hợp không

- Đối chiếu số giờ công, ngày công dùng để tính lương thời gian của từng

công nhân viên trên bảng tính lương với số giờ công, ngày công của công nhân viên đó trên bảng chấm công, thẻ tính giờ

- Đối chiếu khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành dùng để tính lương

sản phẩm cho từng công nhân (từng bộ phận) với khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành của công nhân (hoặc bộ phận) đó trên phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành hoặc trên sổ theo dõi sản xuất của

bộ phận đó xem có phù hợp không

5.2.3.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương

Thủ tục khảo sát nghiệp vụ:

a Phát sinh

+ Có căn cứ hợp lý:

- Đối chiếu số ngày, số tiền trên bảng thanh toán BHXH của từng công nhân

viên với số ngày, số tiền trên phiếu nghỉ hưởng BHXH của công nhân viên

đó xem có phù hợp không

- đối chiếu tên, mức lương cơ bản của công nhân viên trên phiếu nghỉ

hưởng BHXH với tên và mức lương của họ trên hồ sơ nhân viên xem có trường hợp khai khống BHXH được hưởng không

- So sánh tổng số tiền trên bảng thanh toán lương với tổng số tiền đã chi

lương trên phiếu chi tiền mặt, séc trả lương xem có trường hợp khai man tiền lương đã trả không

- Kiểm tra đối chiếu chữ ký của công nhân viên trên bảng thanh toán lương

giữa các kỳ xem có sự thay đổi không, có chữ ký lặp không Trường hợp nghi ngờ có thể so sánh với chữ ký trên hồ sơ gốc

5.2.3.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương

Thủ tục khảo sát nghiệp vụ:

5.2.3.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương

Thủ tục khảo sát nghiệp vụ:

a Sự tính toán, đánh giá:

• Tính lại số giờ công, ngày công trên bảng chấm công, thẻ tính giờ hay khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành trên các bảng chấm công, thẻ tính hay phiếu báo sản phẩm, công việc hoàn thành

• So sánh mức lương, phụ cấp của từng công nhân viên trên bảng tính lương với mức lương,phụ cấp của công nhân viên đó trên hồ sơ nhân viên

• Thực hiện tính lại số tiền lương và các khoản trích theo lương dựa trên số ngày công, giờ công hoặc khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành và mức lương, phụ cấp lương đã được kiểm tra

• Kiểm tra lại việc tính các khoản khấu trừ lương và các khoản lương đã tạm ứng trong kỳ; còn được lĩnh cuối kỳ của từng công nhân viên

5.2.3.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương

Thủ tục khảo sát nghiệp vụ:

 Đối chiếu số tiền ghi nợ TK 334 đối ứng có các TK 338, 138, 333, 111 trên

sổ cái TK 334 với các số liệu tương ứng trên bảng phân bổ tiền lương và BHXH; bảng thanh toán BHXH; bảng thanh toán lương và các phiếu chi lương

để kiểm tra việc ghi sổ các khoản đã thanh toán tiền lương và các khoản khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên có đầy đủ không