Đồ án tốt nghiệp đề tài: “XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG”.

2 LỜI CẢM ƠN Sau 3 tháng thực tập tốt nghiệp, cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc sỹ Nguyễn Hữu Xuân Trường, em đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài: “XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

1

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập

Tác giả đồ án

Vũ Thu Hà

2

LỜI CẢM ƠN

Sau 3 tháng thực tập tốt nghiệp, cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc

sỹ Nguyễn Hữu Xuân Trường, em đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài:

“XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG”

Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức làm hành

trang bước tương lai Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng

dẫn Nguyễn Hữu Xuân Trường, thầy đã cung cấp cho em những kiến thức quý

báu, động viên, chỉ bảo tận tình trong quá trình em nghiên cứu, giúp em hoàn

thành đồ án của mình

Để thực hiện được đề tài này, em còn được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các các anh chị ở đơn vị thực tập Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn bộ

cán bộ nhân viên Phòng Tài chính Kế toán của Công ty Cổ phần Xây dựng và

Phát triển công nghệ Thăng Long đã tạo điều kiện cho em được thực tập và nhiệt

tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập tốt nghiệp ở công ty

Hà Nội, ngày 5 tháng 05 năm 2014

Sinh viên

Vũ Thu Hà

3

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

MỤC LỤC 3

PHẦN MỞ ĐẦU 9

DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT 12

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 13

1.1 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 13

1.1.1 Khái niệm, vai trò, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong DN 13

1.1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán 13

a Khái niệm phần mềm 13

b Khái niệm phần mềm kế toán 13

1.1.1.2 Vai trò của phần mềm kế toán 13

1.1.1.3 Đặc điểm của phần mềm kế toán 14

a Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn: 14 b.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán: 15

c Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm: 16

1.1.2 Trình tự xây dựng phần mềm kế toán 16

1.1.3 Công cụ xây dựng phần mềm kế toán 17

1.1.3.1 Công cụ quản trị cơ sở dữ liệu 17

a Các khái niệm cơ bản 17

4

b Ưu, nhược điểm của một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng

18

1.1.3.2 Ngôn ngữ lập trình 20

a Khái niệm 20

b Đặc điểm: 21

c Các ngôn ngữ lập trình thường dùng: 21

1.1.3.3 Công cụ tạo báo cáo 21

a Khái niệm 21

b Đặc điểm 21

c Một số công cụ tạo báo cáo 22

1.2 Lý luận chung về kế toán vật tư trong doanh nghiệp 23

1.2.1.Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư 23

1.2.2 Phân loại vật tư 23

1.2.2.1 Nguyên liệu vật liệu 23

a Khái niệm 23

b Phân loại 23

1.2.2.2 Công cụ, dụng cụ 25

a Khái niệm 25

b Đặc điểm 25

c Phân loại 25

1.2.3 Đánh giá vật tư 26

1.2.3.1 Nguyên tắc đánh giá 26

1.2.3.2 Phương pháp đánh giá 27

a Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế: 27

5

b Đánh giá vật tư theo giá hạch toán 28

1.2.3.3 Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho 28

1.2.4 Hạch toán chi tiết vật tư 29

1.2.5 Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư 30

1.2.5.1 Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên 30

a Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên: 30

b Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: 30

1.2.5.2 Kế toán nhập xuất vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ 33

a Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ: 33

b Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: 34

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG 36

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long 36

2.1.1 Giới thiệu về công ty 36

2.1.1.1.Thông tin chung: 36

2.1.1.2 Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh chủ yếu: 36

2.1.1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty 37

2.2 Thực trạng công ty 39

2.2.1 Sơ đồ bộ máy kế toán 39

2.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán 41

2.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng 42

2.2.4 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty 42

6

2.2.5 Phân loại nguyên vật liệu 43

2.2.6 Đánh giá nguyên vật liệu 43

2.2.7 Phương pháp hạch toán NVL 44

2.2.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty 46

2.3 Đánh giá và phương hướng phát triển công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Xây dựng và phát triển công nghệ Thăng Long 46

2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người 46

2.3.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán 47

2.3.3 Tài khoản kế toán sử dụng 49

2.3.4 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty 50

2.3.5 Bộ sổ kế toán 51

2.3.6 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nguyên vật liệu 52

2.3.7 Phương pháp hạch toán NVL 52

2.3.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 53

CHƯƠNG 3 – PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG 54

3.1 Mô hình nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long 54

3.1.1 Xác định mục tiêu của hệ thống 54

3.1.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 54

3.1.2.1 Xác định yêu cầu bài toán 54

3.1.2.2 Mô tả bài toán 55

3.1.2.3 Các hồ sơ thu thập được 56

7

3.1.3 Mô hình nghiệp vụ của bài toán 57

3.1.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh 57

3.1.3.2 Biểu đồ phân rã chức năng 58

3.1.3.3 Mô tả chi tiết chức năng lá 58

3.1.3.4 Hồ sơ, chứng từ sử dụng 60

a Chứng từ 60

b Sổ sách, báo cáo 60

3.1.3.5 Ma trận thực thể chức năng 61

3.1.4 Phân tích mô hình khái niệm – logic 62

3.1.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 62

3.1.4.2 Các biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1 63

a Biểu đồ của tiến trình “1.1 Nhập kho” 63

b Biểu đồ của tiến trình “1.2 Xuất kho” 64

c Biểu đồ của tiến trình “1.3 Kiểm kê, đánh giá lại vật tư” 65

d Biểu đồ của tiến trình “1.4 Báo cáo” 65

3.1.5 Mô hình khái niệm dữ liệu E – R 66

3.1.5.1 Bước 1: Lập bảng từ điển dữ liệu 66

3.1.5.2 Bước 2: Xác định các thực thể và các thuộc tính 70

3.1.5.3 Bước 3: Xác định mối quan hệ và các thuộc tính 71

3.1.5.4 Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E – R 73

3.2 Thiết kế mô hình logic 74

3.2.1 Chuyển mô hình E – R sang mô hình quan hệ 74

3.2.2 Biểu diễn các mối quan hệ 74

3.2.3 Chuẩn hóa 75

8

3.2.3.1 Chuẩn hóa phiếu nhập 75

3.2.3.2 Chuẩn hóa phiếu xuất 75

3.2.3.3 Chuẩn hóa biên bản kiểm kê 76

3.3 Thiết kế mô hình vật lý 76

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 76

3.3.1.1 Phi chuẩn hóa các quan hệ trên 76

3.3.1.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 77

3.3.2 Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ 81

3.3.2 Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống: 82

3.3.2.1 Hệ thống menu chính 82

3.3.2.2 Thiết kế các giao diện: 82

a Một số màn hình giao diện của meun hệ thống 82

b Một số màn hình giao diện trong menu Danh mục 85

c Một số giao diện của menu Chứng từ 91

d Giao diện form “Tính giá xuất kho cuối kỳ” 95

e Một số mẫu báo cáo 95

9

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Đặt vấn đề

Hệ thống thông tin một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin Đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh

Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nước tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX Hiện nay, ở nước ta vấn đề

áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hóa quản lý thông tin cho đơn vị mình Tuy nhiên trong thời gian qua, việc tin học hóa chưa mang lại hiệu quả như mong muốn bởi vì các doanh nghiệp thường quan tâm tới trang bị hệ thống máy tính hiện đại hơn là xây dựng các phần mềm quản lý cho mình

Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển công nghệ Thăng Long, em đã được tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của công

ty thực tập và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán tại đây Em đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý vật tư trong công tác quản lý, đồng thời được sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyễn Hữu Xuân Trường

cùng các cán bộ phòng kế toán cuả công ty em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển công nghệ Thăng Long.”

Hiện nay, tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long đang làm kế toán bằng phương pháp thủ công và một phần hỗ trợ Excel Do vậy cần phải xây dựng một hệ thống thông tin kế toán vật tư giúp cho việc giải quyết các vấn đề đơn giản, giảm bớt vất vả, khó khăn trong công tác quản lý của doanh nghiệp

10

2 Phạm vi của đề tài

Đề tài tập trung vào nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán vật tư của đơn vị Sản phẩm của đề tài là mô hình phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán tại

bộ phận kế toán vật tư

3 Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu chính của đề tài là được người sử dụng chấp nhận và áp dụng vào doanh nghiệp Do đó chương trình phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản: đầy

đủ các chức năng, đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt

Bên cạnh đó, hệ thống còn phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

 Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho các đội thi công

 Hỗ trợ cho nhân viên kế toán vật tư và thủ kho trong việc quản lý nguyên liệu, vật liệu của công ty

 Giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản

lý vật tư

4 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài: phương pháp thu thập thông tin, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin và lập trình hướng đối tượng

5 Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft Sql Server Management Studio 2008 Ngôn ngữ lập trình: Microsoft Visual Studio 2012

Công cụ tạo báo cáo: XtraReport của Devexpress

11

6 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài tập trung chủ yếu vào 3 chương:

Chương 1: Nhận thức chung về công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp

Chương 2: Khảo sát thực trạng Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long

Chương 3: Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long

Dù đã hết sức cố gắng, song đồ án của em không tránh khỏi những hạn chế

và thiếu sót Do vậy, em rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy

cô Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế để giúp em hoàn thiện hơn những kiến thức đã được học và có thể vận dụng vào thực tế

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Hữu Xuân Trường và sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể cán bộ nhân viên Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Cổ Phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long đã giúp em hoàn thành đề tài này!

12

DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT

Tên viết tắt Nghĩa đầy đủ

HTTT Hệ thống thông tin

CTGS Chứng từ ghi sổ

GTGT Giá trị gia tăng

HQTCSDL Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

N- X- T Nhập – Xuất – Tồn

QĐ – BTC Quyết định – Bộ Tài Chính

13

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN

VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, vai trò, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong DN

1.1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán

a Khái niệm phần mềm

Phần mềm là một tập hợp những câu lệnh hoặc chỉ thị được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định, và các dữ liệu hay tài liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ hay chức năng hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó

Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực tiếp đến phần cứng hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình hay phần mềm khác

b Khái niệm phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin

kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ,

xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra

sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị

1.1.1.2 Vai trò của phần mềm kế toán

Vai trò của phần mềm kế toán đồng hành cùng với vai trò của kế toán, nghĩa

là cũng thực hiện vai trò là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin, vai trò theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị Tuy nhiên

do có sự kết hợp giữa hai lĩnh vực: cộng nghệ thông tin và lĩnh vực kế toán nên vai trò của phần mếm kế toán còn được thể hiện thêm qua các khía cạnh sau:

- Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán bằng thủ công:Việc tin học hóa công tác kế toán bằng phần mềm kế toán đã thay thế một

14

phần hay toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, xử lý bằng thủ công của người làm kế toán Giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh hơn, chính xác hơn Căn cứ vào thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề ra các quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanh nhanh hơn bằng cách thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được những kết quả khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa

- Vai trò số hoá thông tin: Phần mềm kế toán tham gia vào việc cung cấp thông tin được số hoá để hình thành nên một xã hội số hoá thông tin điện tử, thông tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng

số hoá để trao đổi thông tin thông qua các báo cáo trên mạng nôi bộ hay trên internet Chẳng hạn như các nhà đầu tư có thể tìm thấy thông tin của doanh nghiệp thông qua các trang web của từng doanh nghiệp hoặc trên trang web của công ty chứng khoán (nếu các công ty đang được niêm yết) Như vậy thay vì đọc gửi các thông tin kế toán bằng giấy tờ qua đường bưu điện, fax… người sử dụng thông tin kế toán có thể có được thông tin từ máy vi tính của họ thông qua công cụ trao tin điện tử như email, internet và các vật mang tin khác Đây cũng là công cụ nền tảng của một xã hội thông tin điện tử mà nhân loại sẽ sử dụng trao đổi với nhau trong hiện tại cũng như trong tương lai nhằm giảm thiểu trao đổi bằng giấy tờ

1.1.1.3 Đặc điểm của phần mềm kế toán

a Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào Trong giai đoạn này người dùng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống theo cách phân loại của từng phần mềm cụ thể

Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ sở

dữ liệu trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều file vật lý