HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỖ TRỢ CHUẨN BỊ HỒ SƠ (Dành cho doanh nghiệp)

8 Hình 10: Màn hình soạn thảo điều lệ Bước 2: Thêm mới điều lệ Tại từng điều khoản trong Điều lệ, Hệ thống cho phép người sử dụng sửa đổi, thêm, xóa các thông tin có sẵn.. Nộp dự thảo

1

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ CỤC QUẢN LÝ ĐĂNG KÝ KINH DOANH

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG HỖ TRỢ CHUẨN BỊ HỒ SƠ

(Dành cho doanh nghiệp)

Hà Nội, 2018

2

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

I QUY TRÌNH DỰ THẢO HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THÀNH LẬP MỚI 3

1 Đăng ký tài khoản 3

2 Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập mới doanh nghiệp 4

2.1 Tạo hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp 4

2.2 Nhập thông tin trong khối dữ liệu 4

2.3 Soạn thảo điều lệ 7

2.4 Xem biểu mẫu và thành phần nộp dự thảo hồ sơ 9

2.5 Nộp dự thảo hồ sơ 10

2.6 Xem thông báo tình trạng hồ sơ 10

3 Chuẩn bị hồ sơ đăng ký lập chi nhánh/ văn phòng đại diện/ địa điểm kinh doanh 11

4 Tra cứu hồ sơ 12

5 Nhận phản hồi từ Phòng ĐKKD và sửa đổi hồ sơ 13

II Nộp hồ sơ 16

1 In dự thảo hồ sơ đã được chấp thuận 16

2 Nộp hồ sơ tại Phòng ĐKKD 17

3

I QUY TRÌNH DỰ THẢO HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THÀNH LẬP MỚI

Các bước nộp hồ sơ qua Hệ thống hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ

1 Đăng ký tài khoản

Bước 1: Nhập email muốn sử dụng để tạo tài khoản

Bước 2: Đặt mật khẩu

Bước 3: Nhập mã xác thực

Hình 1: Màn hình đăng ký tài khoản

- Nhấn nút [Đăng Ký] để được tạo tài khoản đăng nhập Hệ thống

4

Lưu ý: Sau khi tạo tài khoản thành công, Hệ thống tự động gửi email thông

báo kích hoạt tới Email mà người sử dụng dùng để đăng ký tài khoản

Bước 4: Nhập tên đăng nhập và mật khẩu đăng nhập vào Hệ thống

Hình 2: Màn hình đăng nhập nhập Hệ thống

2 Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập mới doanh nghiệp

2.1 Tạo hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Bước 1: Đăng nhập vào Hệ thống

Bước 2: Vào màn hình “Soạn thảo hồ sơ” chọn loại hình mà doanh nghiệp

muốn đăng ký

Hình 3: Loại hình doanh nghiệp 2.2 Nhập thông tin trong khối dữ liệu

5

Người sử dụng nhập thông tin tại từng Khối dữ liệu Thông tin phải nhập theo thứ tự từ trên xuống

Hình 4: Màn hình nhập thông tin Lưu ý:

- Khi nhập tên công ty, nếu xuất hiện cảnh báo [Có doanh nghiệp trùng tên]

 NSD nhấn vào cảnh báo để tham khảo danh sách các công ty có tên trùng

Hình 5: Cảnh báo có doanh nghiệp trùng tên

- Cảnh báo thông tin chưa hợp lệ

6

Khi nhập thiếu, hoặc nhập chưa hợp lệ dữ liệu bắt buộc, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và không cho phép lưu thông tin Người sử dụng cần nhập thông tin hợp lệ tại những mục này

Hình 6: Cảnh báo thông tin chưa hợp lệ

- Sau khi nhập đầy đủ thông tin “Tên, địa chỉ trụ sở doanh nghiệp”  Nhấn nút [Lưu thông tin]

- Nếu thông tin trước đó chưa đúng hoặc cần bổ sung thông tin  Nhấn nút [Cập nhật] để sửa, thêm thông tin

- Tiếp tục kê khai các thông trên Khối dữ liệu bằng cách nhấn nút ở góc dưới cùng bên phải (Nút này sẽ hiển thị tên của khối dữ liệu tiếp theo, ví dụ: [Thêm Ngành, nghề kinh doanh], [Thêm thông tin chủ sở hữu],…)

Hình 7: Màn hình khai thông tin tiếp theo

7

- Với các thông tin cá nhân (Người đại diện pháp luật, thành viên…) Người sử dụng chọn [Chức năng] và nhấn [Cập nhật] để sửa đổi thông tin

Hình 8: Màn hình cập nhật

- Người sử dụng chọn [Quay lại] để trở về màn hình trước đó Thông tin đã

nhập sẽ không được ghi nhận nếu chưa nhấn “Lưu”

Hình 9: Màn hình quay lại khối thông tin trước 2.3 Soạn thảo điều lệ

Bước 1: Sau khi đã nhập thông tin hồ sơ, người dùng Nhấn nút [Soạn thảo điều lệ]

8

Hình 10: Màn hình soạn thảo điều lệ Bước 2: Thêm mới điều lệ

Tại từng điều khoản trong Điều lệ, Hệ thống cho phép người sử dụng sửa đổi, thêm, xóa các thông tin có sẵn

Hình 11: Màn hình nhập thông tin điều lệ Lưu ý: Khi nhấn [Trở về trang đăng ký], hệ thống sẽ lưu lại toàn bộ thông tin

Điều lệ và quay về màn hình thông tin chung về hồ sơ

9

Hình 12: Các điều khoản trong điều lệ 2.4 Xem biểu mẫu và thành phần nộp dự thảo hồ sơ

Sau khi đã kê khai thông tin, người sử dụng có thể kiểm tra nội dung tất cả thành phần của hồ sơ (bao gồm các mẫu đơn, văn bản) dưới dạng bản in Dự thảo

Hình 13: Thông tin của hồ sơ

10

Với biểu mẫu có kí tự khi hồ sơ chưa được chấp thuận, người sử dụng chỉ được xem nội dung mẫu đơn dưới dạng Dự thảo

Với những biểu mẫu có kí tự người sử dụng có thể tải về

2.5 Nộp dự thảo hồ sơ

Sau khi hoàn tất hồ sơ, người sử dụng nhập Mã xác thực và nhấn [Gửi hồ sơ]

Lưu ý: Người sử dụng tích chọn vào ô “Đề nghị đăng Công bố nội dung đăng ký kinh doanh” nếu muốn công bố nội dung đăng ký kinh doanh lên

Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Hình 14: Màn hình nhập mã xác thực Tại danh sách hồ sơ, Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái Dự thảo hồ sơ là [Đã gửi hồ sơ]

Mục [Thông báo] sẽ hiển thị thông tin mỗi khi có cập nhật từ Hệ thống đối

với các hồ sơ

2.6 Xem thông báo tình trạng hồ sơ

11

Hệ thống tự động hiển thị cập nhật về tình hình xử lý hồ sơ cho người sử dụng tại mục “Thông báo”

Hình 15: Màn hình hiển thị thông báo Lưu ý:

Hệ thống tự động gửi email thông báo tới người sử dụng khi nộp hồ sơ thành công

Hình 16: Email thông báo nộp hồ sơ thành công

3 Chuẩn bị hồ sơ đăng ký lập chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh

Tương tự thao tác thành lập doanh nghiệp, người sử dụng chọn loại hình Chi nhánh/ Văn phòng đại diện/ Địa điểm kinh doanh

12

Hình 17: Loại hình đơn vị trực thuộc

Để thành lập chi nhánh/VPĐD/ĐĐKD, người sử dụng nhập Mã số doanh nghiệp hoặc Mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm doanh nghiệp chủ quản

Hình 18: Màn hình tìm kiếm doanh nghiệp

- Người sử dụng thao tác tương tự như đối với các bước thành lập đăng ký

doanh nghiệp

4 Tra cứu hồ sơ

Khi cần tìm bộ hồ sơ, người sử dụng tìm kiếm tại danh sách các hồ sơ đã tạo

Bước 1: Lựa chọn tiêu chí tìm kiếm phù hợp

Bước 2: Nhấn [Tìm kiếm]

13

Hình 19: Màn hình tra cứu hồ sơ

5 Nhận phản hồi từ Phòng ĐKKD và sửa đổi hồ sơ

Theo dõi tình trạng hồ sơ

Đang nhập hồ sơ Người sử dụng đang nhập thông tin và chưa gửi đi

Đã gửi hồ sơ Người sử dụng đã gửi thông tin tới Phòng ĐKKD

Đang xử lý,

Cần xem lại,

Trình Lãnh đạo

Thông tin đang được Phòng ĐKKD xử lý

Thông báo bổ sung hồ

sơ

Người sử dụng cần sửa hồ sơ theo hướng dẫn

Được chấp thuận Hồ sơ Dự thảo đã hợp lệ, người sử dụng có thể in hồ

sơ đã được duyệt, kèm theo các giấy tờ khác theo quy định pháp luật và mang đến Phòng ĐKKD để nộp

Hình 20: Tình trạng hồ sơ

14

Người sử dụng quản lý hồ sơ dựa trên một số tiêu chí tại màn hình danh sách hồ sơ:

- Người sử dụng nhập tiêu chí sau đó chọn [Tìm kiếm] để tìm kiếm hồ sơ trong

danh sách

- Nhấn [Xóa] để xóa các hồ sơ trong danh sách hồ sơ

Lưu ý: Chỉ có thể xóa được những hồ sơ chưa nộp tới Phòng ĐKKD

Hình 21: Màn hình quản lý hồ sơ dự thảo Sửa đổi bổ sung hồ sơ

Khi Phòng ĐKKD yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ, Hệ thống cảnh báo và gửi email tới người sử dụng

Những Khối dữ liệu có thông tin phản hồi của Phòng ĐKKD sẽ hiển thị biểu

tượng

15

Hình 22: Màn hình phản hồi Với các khối dữ liệu có mục [Phản hồi] tại thông tin đã nhập, người sử dụng

nhấn để đọc thông tin hướng dẫn chi tiết của Phòng ĐKKD

Tại mục [Phản hồi], người sử dụng có thể trao đổi thông tin với Phòng

ĐKKD về dữ liệu nhập Người sử dụng nhấn vào từng khối dữ liệu và chọn

[Phản hồi] ở thanh màu xanh để nhập thông tin có nhu cầu trao đổi với Phòng

ĐKKD

Hình 23: Màn hình phản hồi tại ngành nghề kinh doanh

Người sử dụng nhấn vào từng khối dữ liệu và sửa đổi thông tin Thông tin trước và sau khi sửa đổi sẽ được hiển thị tại mục “Phản hồi”

16

Hình 24: Màn hình nội dung phản hồi

Sau khi đã sửa đổi, phản hồi thông tin, người sử dụng nhấn “Gửi hồ sơ”

để gửi lại hồ sơ tới Phòng ĐKKD

Hình 25: Màn hình nộp hồ sơ

II Nộp hồ sơ

1 In dự thảo hồ sơ đã được chấp thuận

Khi Phòng ĐKKD chấp thuận hồ sơ, hệ thống có thông báo và gửi email tới người sử dụng

Trạng thái dự thảo khi đó sẽ thay đổi thành [Được chấp thuận]

17

Hình 26: Trạng thái dự thảo

Các bản in tại Hồ sơ đã được chấp thuận sẽ có mã vạch và Watermark

Hình 27: Bản in giấy đề nghị đăng ký

(Hình: Giấy đề nghị Đăng ký doanh nghiệp của hồ sơ đã được chấp thuận)

2 Nộp hồ sơ tại Phòng ĐKKD

Bước 1: Người sử dụng in các tài liệu của hồ sơ Dự thảo (đã được Phòng Đăng

ký kinh doanh chấp thuận) cùng với các tài liệu khác từ Hệ thống

18

Bước 2: Người sử dụng ký vào các biểu mẫu, bổ sung các giấy tờ cần thiết khác

của bộ hồ sơ và mang tới nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp

dự kiến đặt trụ sở chính