TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TỔ CHỨC PGS.TS. Lê Thị Anh VânTrường Đại học Kinh tế Quốc dân

• Hiểu được các chức năng của quá trình quản lý mà mọi nhà quản lý trên mọi cương vị quản lý phải thực hiện.. • Xác định được các kỹ năng cần phát triển để trở thành một nhà quản lý có n

GIỚI THIỆU HỌC PHẦN QUẢN LÝ HỌC

yếu nhất mà một nhà quản lý, dù trên cương vị nào, trong bất cứ tổ chức nào cũng phải

có được

Bài 1: Tổng quan về tổ chức và quản lý tổ chức

Bài 2: Ra quyết định quản lý

BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC

VÀ QUẢN LÝ TỔ CHỨC

PGS.TS Lê Thị Anh Vân

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

v1.0013107207 4

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Một ngày bình thường của cô Chi

Chi là một nhà quản lý 30 tuổi ở hãng truyền thông VCN, tại trụ sở ở Hà Nội.

• Cô tới văn phòng vào lúc 7:30 phút và nhìn thấy bản “Báo cáo nghiên cứu thị trường” trên bàn làm việc của mình An, trưởng đơn vị nghiên cứu thị trường, đã dành cả tuần để hoàn thành báo cáo kịp cho Chi

có thể xem trước khi trình bày với Phó giám đốc Chi làm việc với An 20 phút tại quán cà phê trong hãng

và lập kế hoạch xử lý văn bản và đồ họa cho bản báo cáo cuối cùng.

• Khi quay trở lại phòng làm việc, Chi nhận được ba tin nhắn điện thoại Cô gọi lại 2 cuộc điện thoại, nhưng chỉ gặp được một người và sắp xếp lịch gặp trong tuần sau Cô vội vàng đến cuộc họp triển khai

kế hoạch tháng lúc 8:30 phút với các nhân viên, cuộc họp sẽ kết thúc lúc 10:30 phút.

• Ngân quỹ của phòng năm tới phụ thuộc vào cuộc họp ngày mai, khi mà các đề nghị sửa đổi sẽ được quyết định Trong khi đó, Chi phải gặp Giám đốc của cô lúc 2 giờ chiều ngày hôm nay để giải thích về việc tại sao phòng của cô lại vượt quá ngân sách trong năm nay Cuộc gặp lúc 2 giờ của cô diễn ra tốt đẹp Ông Giám đốc của Chi ủng hộ việc cô là người đứng đầu ngân sách năm tới và đánh giá tốt về kế hoạch của cô cho phòng của mình Họ thảo luận 15 phút về chương trình nghị sự và thảo luận về chi nhánh tại Đà Nẵng trong 35 phút Giám đốc nói với cô rằng ông đang xem xét việc cơ cấu lại chi nhánh

để giảm thiểu trùng lắp Cuối buổi gặp, Chi nhắc tới báo cáo mà cô và An đã chuẩn bị và đưa ra ý kiến rằng An đã hoàn thành công việc rất tốt

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Một ngày bình thường của cô Chi

• Lúc 3:30 phút, Chi tham gia một cuộc họp của lực lượng liên công ty được lập ra để thực hiện hợp tác chiến lược với công ty VNN Khi quay trở lại văn phòng lúc 5 giờ, cô thấy có 8 cuộc điện thoại nhỡ và bắt đầu gọi cho các khu vực mà người nhận có thể vẫn còn đang ở cơ quan.

• Lúc 6 giờ, Chi rời văn phòng Cô cảm thấy mệt mỏi nhưng tốt Bây giờ cô có thể bắt đầu nghĩ về quyết định tuyển dụng một chuyên gia marketing cho thị trường game on line mà cô cần phải đưa ra đề nghị Cuộc phỏng vấn đã đưa ra ba ứng viên tốt nhất – một người đàn ông Hàn Quốc, một phụ nữ Nhật và một người đàn ông Việt Nam Cô phân vân ai sẽ là người phù hợp nhất cho phòng của cô và phù hợp với cam kết hội nhập quốc tế của VCN?

• Cô Chi là một trong số các nhà quản lý điển hình đang làm việc trên khắp thế giới.

1 Những hoạt động trong ngày hôm đó thể hiện cô Chi đã thực hiện những chức năng

v1.0013107207 6

MỤC TIÊU

• Hiểu được các thuật ngữ: tổ chức và quản lý, và lý giải vì sao phải quản lý

các tổ chức

• Hiểu được các chức năng của quá trình quản lý mà mọi nhà quản lý trên mọi

cương vị quản lý phải thực hiện

• Phân biệt được các vai trò khác nhau của nhà quản lý

• Giải thích được tại sao các nhà quản lý ở các cấp khác nhau lại cần sự kết

hợp khác nhau của các kỹ năng kỹ thuật, con người và nhận thức

• Xác định được các kỹ năng cần phát triển để trở thành một nhà quản lý có

năng lực trong thế giới ngày nay

NỘI DUNG

Tổ chức

Quản lý

Nhà quản lý

v1.0013107207 8

1.2 Phân loại tổ chức

1 TỔ CHỨC

1.1 Khái niệm và đặc trưng của tổ chức

1.3 Các hoạt động cơ bản của tổ chức

1.1 KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC TRƯNG CỦA TỔ CHỨC

cùng làm việc vì những mục đích chung trong hình

thái cơ cấu ổn định

 Mang tính mục đích

 Gồm nhiều người làm việc vì mục tiêu chung

trong cơ cấu tổ chức ổn định

 Chia sẻ mục tiêu lớn – cung cấp sản phẩm

và dịch vụ có giá trị đối với khách hàng

 Là tổ chức mở

 Cần được quản lý

 Tổ chức phi lợi nhuận

 Tổ chức chính thức

 Tổ chức phi chính thức

dự báo

Tìm kiếm huy động

Sản xuất,phân

Dịch vụhậu

Mục đích:

Thoả mãn lợi ích của các chủ sở hữu

Mục tiêu:

• Thị trường

• Lợi nhuận

• Tăng cường sức mạnh nguồn lực

• An toàn

Thiết kếsản phẩm,

1.3 CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC – MÔ HÌNH “CHUỖI GIÁ TRỊ” CỦA M.PORTER

v1.0013107207 12

2.2 Quá trình quản lý

2 QUẢN LÝ

2.1 Khái niệm và các yếu tố cơ bản của quản lý

2.3 Quản lý là một khoa học, một nghệ thuật, một nghề

2.1 KHÁI NIỆM VÀ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ

hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao mộtcách bền vững trong điều kiện môi trường luôn biến động

Xác định và sắp xếp nhiệm vụ, con người

và các nguồn khác để thực hiện kế hoạch

Lập kế hoạch

Xác định mục tiêu và các phương thức

Ra quyết định và tổ chức thực hiện

Lãnh đạo

Truyền cảm hứng, tạo động lực làm việc cho con

v1.0013107207 14

2.1 KHÁI NIỆM VÀ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ

• Quản lý là làm gì?

• Đối tượng của quản lý là gì?

• Quản lý được tiến hành khi nào?

• Mục tiêu của quản lý là gì?

• Quản lý được thực hiện trong điều kiện nào?

2.2 QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ

• Lập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu và

phương thức hành động thích hợp để đạt mục tiêu

• Tổ chức là quá trình đảm bảo nguồn lực cho thực

hiện kế hoạch trong các hình thái cơ cấu nhất định

• Lãnh đạo là quá trình đánh thức sự nhiệt tình, tạo

động lực cho con người để họ làm việc một cách tốt

nhất nhằm đạt được các mục tiêu kế hoạch

• Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá

và điều chỉnh hoạt động để đảm bảo sự thực hiện

theo các kế hoạch

3.2 Vai trò của nhà quản lý

3 NHÀ QUẢN LÝ

3.1 Nhà quản lý và phân loại các nhà quản lý

3.3 Học tập để làm quản lý

v1.0013107207 18

3.1 NHÀ QUẢN LÝ VÀ PHÂN LOẠI CÁC NHÀ QUẢN LÝ

những người khác để tổ chức do họ quản lý đạt được mục đích của mình

 Theo mối quan hệ với đầu ra của tổ chức:

 Nhà quản lý theo tuyến

 Nhà quản lý tham mưu

3.2 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN LÝ

Nhà quản lý

- Vị thế - Nhiệm vụ - Quyền hạn - Trách nhiệm - Nghiệp vụ

Vai trò liên kết con người (interpersonal roles)

Nhà quản lý tác động qua lại với những người khác như thế nào?

- Người đại diện - Người lãnh đạo - Người liên lạc

Vai trò thông tin (Informational roles)

Nhà quản lý trao đổi và xử lý thông tin như thế nào?

- Người giám sát - Người truyền bá - Người phát ngôn

v1.0013107207 20

3.3 HỌC TẬP ĐỂ LÀM QUẢN LÝ

• Các yêu cầu thiết yếu đối với nhà quản lý:

 Yêu cầu về kỹ năng quản lý;

 Yêu cầu về phẩm chất cá nhân

• Phát triển năng lực quản lý

3.3.1 CÁC YÊU CẦU THIẾT YẾU ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN LÝ

Yêu cầu về kỹ năng quản lý:

• Kỹ năng kỹ thuật là năng lực thực hiện các hoạt động chuyên môn được tiến hành bởi tổ chứcvới mức độ thành thục nhất định

• Kỹ năng con người (hay kỹ năng làm việc với con người) là năng lực của một người có thểlàm việc trong mối quan hệ hợp tác với những người khác

• Kỹ năng nhận thức là năng lực phát hiện, phân tích và giải quyết những vấn đề phức tạp

• Tầm quan trọng của các kỹ năng thay đổi theo cấp quản lý:

100

Phần trăm

công việc

Kỹ thuật Quan hệ con người

v1.0013107207 22

3.3.1 CÁC YÊU CẦU THIẾT YẾU ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN LÝ

Yêu cầu về phẩm chất cá nhân:

• Ước muốn làm công việc quản lý

• Nhà quản lý phải là người có văn hoá

• Có ý chí

3.3.2 PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC QUẢN LÝ

• Nhà truyền thông vĩ đại

• Nhà đào tạo cá nhân

• Người chơi trong nhóm

• Nhà quản lý công nghệ

• Người giải quyết vấn đề

• Nhà đại sứ nước ngoài

• Nhà thay đổi và sáng tạo

• Nhà chính trị

• Người học hỏi suốt đời

1 Cô Chi đã thực hiện các chức năng quản lý sau: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát.

2 Những vai trò quản lý chủ yếu được thể hiện trong tình huống này là: vai trò liên kết conngười, vai trò thông tin, vai trò quyết định

v1.0013107207 26

CÂU HỎI TỰ LUẬN

Nêu tên một tổ chức mà bạn quan tâm Hãy xác định các hoạt động cơ bản của tổ chức đó?

Trả lời:

Chọn một tổ chức mà bạn quan tâm Sử dụng mô hình Chuỗi giá trị để xác định các hoạt động cơbản của tổ chức đó Các hoạt động đó thường là:

• Nghiên cứu và dự báo môi trường

• Thiết kế ra các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng

• Tìm kiếm và huy động các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức, đặc biệt là đầu vào cho quátrình tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức

• Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ - quá trình sản xuất

• Phân phối các sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng

• Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ

• Xây dựng hệ thống kết cấu hạ tầng kỹ thuật và xã hội của tổ chức

• Thực hiện hoạt động kế toán và thống kê để phản ánh hoạt động của tổ chức bằng con số

• Xây dựng, củng cố, phát triển các mối quan hệ đối ngoại

• Thực hiện hoạt động nghiên cứu và phát triển

• Thực hiện các hoạt động hậu cần để hỗ trợ cho các hoạt động kể trên của tổ chức

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

• Khái niệm tổ chức, đặc trưng của tổ chức và các hoạt động cơ bản của tổ chức

• Khái niệm quản lý, các yếu tố cơ bản của quản lý, quá trình quản lý

• Quản lý là một khoa học, một nghệ thuật, một nghề

• Khái niệm nhà quản lý, phân loại các nhà quản lý, vai trò của nhà quản lý

• Các yêu cầu thiết yếu đối với nhà quản lý và phát triển năng lực quản lý