TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN
Tổng quan về tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn
1.1.1 Tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn trên thế giới Để phác họa một cách bao quát cơ sở lý luận của quản trị tinh gọn trên thế giới, tác giả mô tả theo dòng thời gian từng thời kỳ xuất hiện các phương pháp, lý luận liên quan làm tiền đề hình thành nên lý thuyết quản trị tinh gọn sau này
Khởi nguồn của quản trị tinh gọn xuất phát từ lý thuyết phân công lao động của Adam Smith, cho phép chia nhỏ công việc lớn thành các nhiệm vụ phụ để nhiều người cùng thực hiện Phương pháp này đã giúp các nhà sản xuất tăng cường hiệu quả lao động và tiết kiệm thời gian.
Sự ra đời của "tiêu chuẩn" do Eli Whitney (1765 - 1825) đề xuất đã nâng cao hiệu quả sản xuất, giúp các nhà sản xuất tạo ra sản phẩm với chất lượng cao hơn.
Lý thuyết quản trị tinh gọn, được phát triển bởi Frederick Taylor, một kỹ sư cơ khí người Mỹ, nhấn mạnh tầm quan trọng của "quản lý theo khoa học" Ông cho rằng để nâng cao năng suất công nghiệp, cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng quy trình làm việc nhằm tối ưu hóa chuỗi thao tác và thực hiện công việc theo cách hiệu quả nhất.
Henry Ford (1863-1947) là người kế thừa và kết hợp các tư tưởng tiến bộ từ lý thuyết sản xuất trước đó, bao gồm thuyết phân chia làm động của Adam Smith, tiêu chuẩn hóa của Eli Whitney và phương pháp "làm theo cách tốt nhất" của Frederick Taylor Ông không chỉ là cha đẻ của phương pháp sản xuất hàng loạt mà còn tạo ra một bước ngoặt quan trọng trong ngành công nghiệp sản xuất ô tô toàn cầu.
Kiichiro Toyoda (1894-1952) đã học hỏi từ hệ thống sản xuất của Ford và áp dụng ý tưởng Just-In-Time (JIT) vào Toyota Ông cũng đã giới thiệu phương pháp sản xuất tinh gọn theo phong cách Nhật Bản, góp phần cách mạng hóa ngành công nghiệp ô tô.
Edward Deming (1900-1993) là một học giả nổi bật, được biết đến với quy trình PDCA (Plan - Do - Check - Act) mà vẫn được áp dụng rộng rãi hiện nay Ông cũng có những quan điểm quan trọng về quản lý chất lượng hiện đại.
- nền tảng quan trọng của quản trị chất lƣợng trong sản xuất tinh gọn hiện nay
Taiichi Ohno, người sáng lập phương pháp sản xuất Toyota (TPS), đã có những đóng góp quan trọng trong việc phát triển chi tiết khái niệm Just-In-Time (JIT) và Jidoka, cũng như cách kết hợp chúng trong quy trình sản xuất tại Tập đoàn Toyota Nhật Bản.
Xuất phát từ việc nghiên cứu bí quyết thực hiện phương pháp sản xuất tinh gọn thành công, triết lý và tư duy quản trị tinh gọn đã được phát triển bởi Thomas L Jackson.
Theo nghiên cứu của năm 1996, để xây dựng một hệ thống sản xuất tinh gọn, doanh nghiệp cần phải thiết lập hệ thống quản trị tinh gọn trước tiên Lý do cho điều này bao gồm: tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả sản xuất.
- Doanh nghiệp cần chiến lƣợc phát triển dài hạn và đủ cam kết để chuyển sang phương pháp sản xuất mới
Quá trình chuyển đổi từ mô hình sản xuất cũ sang mô hình sản xuất mới đòi hỏi sự thay đổi toàn diện về quy chế, quy trình vận hành, cơ cấu tổ chức, cũng như việc cập nhật con người, máy móc và thiết bị.
Quyết định chuyển đổi sang mô hình sản xuất tinh gọn đòi hỏi sự nhiệt tâm từ người lãnh đạo có quyền quyết định cao nhất trong tổ chức Vào những năm 1990, ba tác giả James Womack, Daniel Jones và Daniel Roos đã giới thiệu khái niệm quản trị tinh gọn trong cuốn sách "The machine that changed the world" Quản trị tinh gọn được định nghĩa là phương pháp quản lý nhằm giảm thiểu lãng phí, từ đó nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả trong toàn bộ quá trình sản xuất Ý tưởng cốt lõi của việc tinh gọn sản xuất là loại bỏ hoàn toàn lãng phí trong từng công đoạn từ sản xuất đến tiêu dùng.
Vào năm 1996, James Womack và Daniel Jones đã định nghĩa khái niệm "tinh gọn" trong cuốn sách "Tư duy tinh gọn" dựa trên ba yếu tố chính: dòng sản xuất, hệ thống kéo và nỗ lực đạt được "sự xuất sắc" "Sự xuất sắc" được hiểu là một hệ thống các phương pháp sản xuất nhằm giảm thiểu lãng phí, tập trung vào những gì khách hàng thực sự mong muốn.
Theo John Shook, nhà quản lý người Mỹ đầu tiên tại Toyota Nhật Bản, định nghĩa "tinh gọn" là triết lý sản xuất nhằm rút ngắn thời gian từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng bằng cách giảm thiểu lãng phí.
1.1.2 Các nghiên cứu về quản trị tinh gọn trong nước
Quản trị tinh gọn đã được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi trên toàn cầu, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất của tổ chức và tạo ra lợi thế cạnh tranh thông qua các nguyên tắc và công cụ hỗ trợ Tuy nhiên, việc áp dụng cần linh hoạt và phù hợp với bối cảnh kinh doanh cũng như đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp và địa phương.
Cơ sở lý luận về quản trị tinh gọn
Quản trị tinh gọn là phương pháp quản lý tập trung vào việc giảm thiểu lãng phí nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả trong toàn bộ quá trình sản xuất Ý tưởng cốt lõi của quản trị tinh gọn là loại bỏ triệt để lãng phí trong mọi giai đoạn từ sản xuất đến tiêu dùng.
Các nội dung nền tảng của quản trị tinh gọn xuất phát từ sự thấu hiểu khách hàng và thấu hiểu chính doanh nghiệp, bao gồm:
- Xác định đúng nhu cầu của khách hàng, thấu hiểu tổ chức và tạo ra văn hóa từ lối tƣ duy tinh gọn
Nhận dạng chuỗi giá trị là quá trình xác định các điểm nút quan trọng tạo ra giá trị cho doanh nghiệp và khách hàng Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện và loại bỏ các lãng phí đang tồn tại, từ đó tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao giá trị cung cấp.
- Tạo dòng chảy vật tƣ và nguồn lực liên tục trong quá trình sản xuất, kinh doanh
- Kéo dòng chảy theo chiều xuất phát từ khách hàng
- Khi dòng sản xuất, kinh doanh đã ổn định, thực hiện cải tiến không ngừng để hướng đến sản phẩm, chất lượng hoàn hảo
Áp dụng các nguyên tắc này sẽ giúp loại bỏ lãng phí, được hiểu là những hoạt động và hành vi không mang lại giá trị gia tăng từ quan điểm của khách hàng.
Nỗ lực cắt giảm chi phí và đạt đến sự hoàn hảo thông qua cải tiến liên tục là nỗ lực không bao giờ kết thúc (Womack và Jones, 1999)
Hình 1.1: Năm nguyên lý nền tảng của quản trị tinh gọn
Các nguyên lý quản trị tinh gọn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, đạt tiêu chí về chất lượng, chi phí, thời gian giao hàng, đồng thời hướng tới bảo vệ môi trường và trách nhiệm xã hội Những nguyên lý này liên kết chặt chẽ với nhau, tạo thành một mạch liên tục, là nền tảng cho việc triển khai các nguyên lý tiếp theo, hình thành một vòng khép kín trong triết lý quản trị tinh gọn.
Theo nội dung trên, nguyên lý của nền tảng của quản trị tin gọn đề cập đến các khái niệm:
- Nhận dạng lãng phí và tạo ra giá trị từ quan điểm của khách hàng
- Nhận dạng chuỗi giá trị
- Cải tiến liên tục hướng đến sự hoàn hảo
1.2.1 Nhận dạng chuỗi giá trị
Chuỗi giá trị là tập hợp các hoạt động cho một sản phẩm, dịch vụ, bao gồm:
- Các hoạt động giải quyết vấn đề trong quá trình thiết kế và sản xuất sản phẩm
Quản lý thông tin trong quá trình tiếp nhận đơn hàng, hoạch định và điều độ là các hoạt động thiết yếu trong doanh nghiệp Những hoạt động này giúp phối hợp xử lý công việc hiệu quả, từ việc nhận nguyên vật liệu cho đến sản xuất và giao hàng Thông qua việc quản lý thông tin tốt, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định cuối cùng chính xác và kịp thời.
- Hoạt động chuyển đổi vật lý trong quá trình tiếp nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, gia công lắp ráp thành phẩm cho khách hàng
Theo Womack và Jones, chuỗi giá trị cần được mô hình hóa qua sơ đồ, trong đó bao gồm dòng vật tư và dòng thông tin cho một sản phẩm hoặc một nhóm sản phẩm.
Dòng vật tư thể hiện quá trình chuyển đổi vật lý khi tiếp nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp và gia công lắp ráp thành phẩm cho khách hàng.
Dòng thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát dòng vật tư, bao gồm các hoạt động từ tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch, đến điều phối quá trình nhận nguyên liệu, sản xuất và giao hàng.
Phân tích chuỗi giá trị giúp phân loại các hoạt động trong chuỗi giá trị: hoạt động gia tăng giá trị và hoạt động không gia tăng giá trị
Hoạt động không gia tăng giá trị là những hoạt động lãng phí, thường khó nhận diện trong hệ thống Phân tích chuỗi giá trị đóng vai trò quan trọng trong việc xác định, giảm thiểu và loại bỏ các lãng phí này.
Dòng chảy liên tục trong chuỗi giá trị thể hiện qua việc vận chuyển hàng hóa không bị gián đoạn, giúp nâng cao giá trị sản phẩm Để đạt được điều này, chuỗi giá trị cần tập trung vào quan điểm của khách hàng hoặc sản phẩm, tổ chức theo quy trình thay vì theo chức năng.
Để đạt được sản xuất tinh gọn, việc tạo dòng chảy nhanh và linh hoạt là rất quan trọng Phương pháp này giúp hệ thống sản xuất nâng cao đồng thời năng suất và chất lượng Hệ thống cần tập trung vào việc tối ưu hóa dòng chảy, đồng thời thực hiện các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu lãng phí cũng như biến thiên trong quá trình sản xuất.
Tốc độ là yếu tố then chốt trong sản xuất tinh gọn, nhằm giảm thiểu thời gian từ khi khách hàng đặt hàng đến khi thanh toán Để đạt được điều này, cần loại bỏ các lãng phí không gia tăng giá trị sản phẩm.
- Dòng chảy linh hoạt xem sản xuất lý tưởng là sản xuất với cỡ lô bằng một
Khách hàng cần sản xuất đúng số lượng mà họ yêu cầu, điều này không chỉ mang lại lợi ích cho khách hàng mà còn là một chính sách tối ưu cho các nhà sản xuất.
Dòng chảy sau khi được thiết lập sẽ được kiểm soát theo hai phương pháp cơ bản là đẩy và kéo
- Phương pháp đẩy: đẩy vật tư trên dòng chảy từ trước ra sau
- Phương pháp kéo: kéo vật tư trên dòng chảy từ sau tra trước
Nguyên tắc tinh gọn tập trung vào phương pháp kéo, nghĩa là chỉ sản xuất sản phẩm khi có nhu cầu thực tế từ khách hàng, nhằm đáp ứng kịp thời các yêu cầu ngắn hạn mà không tạo ra hàng tồn kho thừa.
1.2.4 Cải tiến liên tục hướng tới sự hoàn hảo
Sự tương tác giữa các yếu tố của nguyên lý tinh gọn thúc đẩy quá trình giảm thiểu nguồn lực, lãng phí, thời gian và chi phí, đồng thời gia tăng giá trị Tư duy tinh gọn không có điểm dừng, mà hướng đến việc cải tiến liên tục để đạt được sự hoàn hảo.