THẨM QUYỀN CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ TỪ THỰC TIỄN HUYỆN BÌNH CHÁNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Trong các thủ tục hành chính hiện nay thì thủ tục về chứng thực là thủ tục mà người dân tham gia nhiều và chiếm số lượng lớn nhất trong việc giải quyết hàng ngày tại Ủy ban nhân dân Huyệ

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Huyện Bình Chánh là một trong năm huyện ngoại thành nằm phía Tây – Tây Nam của Thành phố Hồ Chí Minh, địa bàn rộng, trải dài, phía Tây giáp ranh quận Bình Tân, huyện Hóc Môn và huyện Đức Hòa tỉnh Long An, phía Nam giáp ranh Quận 7, Quận 8, huyện Nhà Bè và huyện Cần Giuộc tỉnh Long An; là một trong những huyện có tốc độ đô thị hóa nhanh, thu hút dân nhập cư

từ các nơi về làm ăn sinh sống Đại hội Đảng bộ huyện Bình Chánh lần thứ XII nhiệm kỳ 2020 – 2025 vừa tổ chức thành công vào tháng 8 năm 2020 xác định mục tiêu chung: xây dựng Đảng và hệ thống chính trị trong sạch; nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước; phát huy hiệu quả nguồn lực và lợi thế so sánh;

xây dựng huyện Bình Chánh theo hướng đô thị, hiện đại Để từng bước thực

hiện mục tiêu đại hội Đảng bộ Huyện, Ủy ban nhân dân Huyện hướng tới việc xây dựng hình ảnh chính quyền phục vụ, thân thiện, nhanh chóng, hiện đại với mục tiêu cải thiện chỉ số hài lòng của người dân đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính; gia tăng tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn; nâng cao tỷ lệ người dân

và tổ chức tham gia sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 Trong các thủ tục hành chính hiện nay thì thủ tục về chứng thực là thủ tục mà người dân tham gia nhiều và chiếm số lượng lớn nhất trong việc giải quyết hàng ngày tại Ủy ban nhân dân Huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã và đòi hỏi giải quyết nhanh chóng, kịp thời, đúng quy định pháp luật từ đó nâng cao chỉ số hài lòng của người dân tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả

Chứng thực hiện nay được thực hiện theo quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ

sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) Qua hơn năm năm thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP,

Bộ Tư pháp đã tổng kết, đánh giá thực tiễn và lý luận ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi

hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Thông tư số 01/2020/TT-BTP) với nhiều quan điểm mới quan trọng như: 04 trường hợp

được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền; không ghi bất kỳ nhận xét gì vào

tờ khai lý lịch cá nhân; 07 mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại

bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; cách

ghi số chứng thực chữ ký và số chứng thực hợp đồng

Thời gian qua, công tác quản lý chứng thực trên địa bàn huyện Bình Chánh

đã đạt một số kết quả nhất định: cán bộ được bố trí, phân công thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực đảm bảo trình độ chuyên môn nghiệp

vụ, kỹ năng, kinh nghiệm, cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ công tác chứng thực được trang bị đầy đủ, hiện đại đảm bảo giải quyết hồ sơ nhanh chóng đúng thời gian, đúng quy định pháp luật Ủy ban nhân dân xã, thị trấn cũng quan tâm và tạo điều kiện về cơ sở vật chất để công tác chứng thực được thực hiện tốt; việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ chứng thực được bố trí tại tổ tiếp nhận và trả hồ

sơ, trang bị máy tính có kết nối Internet, có bảng niêm yết công khai về thủ tục hành chính, các khoản phí, lệ phí trong lĩnh vực chứng thực được đầu tư phục

vụ cho nhân dân Bên cạnh những kết quả đạt được công tác chứng thực vẫn

còn một số hạn chế, khó khăn và phát sinh nhiều vấn đề bất cập cần giải quyết

như: cán bộ, công chức phụ trách chứng thực thường xuyên luân chuyển gây khó khăn trong việc nghiên cứu, trau dồi kỹ năng nghiệp vụ; công tác tuyên truyền, giáo dục ý thức pháp luật về chứng thực chưa được quan tâm đúng mức; công tác cải cách thủ tục hành chính, đơn giản hóa giấy tờ tuy đã được quan tâm nhưng vẫn chưa thực sự tạo thuận lợi cho người dân, một bộ phận người dân cũng chưa nắm rõ quy định pháp luật, vẫn còn công chức nhũng nhiễu, phiền hà dân nên tâm lý người dân sợ thủ tục hành chính rườm rà…Những hạn chế, bất cập trên đây đã ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện quyền, lợi ích

hợp pháp của công dân làm giảm hiệu quả công tác quản lý nhà nước và xã hội Chính vì lẽ đó, để đánh giá đúng thực trạng và đề ra giải pháp phù hợp, tôi chọn

đề tài “Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện

Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh” làm Luận văn, đây là một yêu cầu cấp

thiết để làm rõ những cơ sở lý luận và thực tiễn trong công tác quản lý chứng thực tại địa phương, trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị, đề xuất góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về chứng thực

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Hoạt động chứng thực có tầm quan trọng nhất định và được nhiều tác giả chọn làm đề tài nghiên cứu, cho đến nay đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về lĩnh vực này như sau:

Bộ Tư pháp, “Đặc san tuyên truyền pháp luật số 02/2015 – Chủ đề pháp luật về chứng thực”, Vũ Thị Thảo (2015), Hà Nội

Lê Thị Hiếu Thảo (2007), Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn tại Thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ Luật học, Trường đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh Luận văn nghiên cứu thẩm

quyền về chứng thực trên cơ sở Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5

năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Nghị định số 79/2007/NĐ-CP), khái quát về nguồn gốc và quá trình phát triển công chứng, nguồn gốc hình thành thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân, khái niệm công chứng, chứng thực, đánh giá thực trạng của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tại Thành phố Hồ Chí Minh, đồng thời đưa ra một số kiến nghị hoàn thiện công tác chứng thực Nguyễn Thị Thúy Vân (2017), Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã

từ thực tiễn huyện Mỹ Đức thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Luật học, Học viện khoa học xã hội Luận văn phân tích những khái niệm cơ bản, quy định pháp luật về chứng thực, đánh giá vai trò của chứng thực, phân tích những yếu

tố ảnh hưởng chứng thực từ đó đánh giá thực tiễn chứng thực của Ủy ban nhân

dân xã trên địa bàn huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội, đưa ra quan điểm và giải pháp hoàn thiện chứng thực

Nguyễn Kiều Diễm Phúc (2018), Quản lý nhà nước về chứng thực từ thực tiễn quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ Luật Hiến pháp – Luật Hành chính, Học viện khoa học xã hội Luận văn đánh giá chứng thực theo gốc độ quản lý chứng thực của cấp quận, đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực từ thực tiễn quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

Hoàng Thị Phương Thảo (2019), Quản lý nhà nước về chứng thực từ thực tiễn quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Luật học, Học viện khoa học xã hội Luận văn nghiên cứu về quản lý chứng thực, thực trạng tại quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội và đưa ra một số định hướng, giải pháp nhằm tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực tại quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

Phạm Thanh Ba (2020), Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Hiệp Đức, tỉnh Quảng Nam, Luận văn thạc sĩ Luật học, Học viện khoa học xã hội Đây cũng là đề tài nghiên cứu về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã ở gốc độ chung, chưa chuyên sâu vào thẩm quyền Luận văn đã có cái nhìn tổng thể về chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã, thực trạng tại huyện Hiệp Đức, tỉnh Quảng Nam, đồng thời đưa ra giải pháp nâng cao chất lượng chứng thực Cơ sở pháp lý về chứng thực luận văn dựa vào là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

Các công trình trên đã nhìn nhận chứng thực ở nhiều khía cạnh khác nhau, đánh giá ở góc độ khác nhau, làm phong phú cơ sở lý luận về chứng thực Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu, luận văn, bài viết nào công bố về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh,

Thành phố Hồ Chí Minh Đặc biệt là chưa có luận văn về đánh giá hoạt động chứng thực theo quy định của Thông tư số 01/2020/TT-BTP

Bên cạnh việc kế thừa những giá trị khoa học của các công trình đã được bảo vệ, công bố, tôi mong muốn đóng góp cách tiếp cận mới cũng như khẳng định không trùng lặp về phạm vi và đối tượng nghiên cứu chứng thực so với

các Luận văn trước thông qua đề tài “Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân

dân cấp xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh”

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về chứng thực, thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân xã

Phân tích, đánh giá thực trạng pháp luật về chứng thực; thực trạng thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Đưa ra giải pháp hoàn thiện về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu:

Luận văn nghiên cứu pháp luật về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã và thực trạng hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân xã

từ thực tiễn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

Không gian: Luận văn nghiên cứu thực tiễn hoạt động chứng thực tại Ủy

ban nhân dân xã, thị trấn trên địa bàn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Thời gian: Luận văn nghiên cứu các vấn đề về thẩm quyền chứng thực của

Ủy ban nhân dân cấp xã từ ngày Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi

hành cho đến nay

5 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Đề tài “Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn

huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh” được nghiên cứu dựa trên lý luận

của Chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh về nhà nước và pháp luật, các quan điểm, đường lối, chủ trương của Đảng về tăng cường quản lý nhà nước bằng pháp luật, về cải cách hành chính, cải cách tư pháp

Đề tài này có sử dụng một hệ thống các phương pháp nghiên cứu cụ thể tiêu biểu như: phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, phương pháp

so sánh, phương pháp đánh giá, phương pháp chứng minh, phương pháp thu thập thông tin, phương pháp phân tích và tổng hợp, thống kê và so sánh được

sử dụng để thu thập, phân tích và khai thác thông tin…

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

Về phương diện lý luận: Đây là công trình nghiên cứu một cách có hệ

thống các quy định pháp luật về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Bình Chánh và thực tiễn áp dụng Khi được hoàn thiện, luận văn sẽ góp phần thiết thực vào việc nâng cao hiệu quả công tác cải cách tư pháp, cải cách hành chính trên địa bàn huyện Bình Chánh

Về phương diện thực tiễn: Qua việc phân tích, đánh giá thực trạng thẩm

quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã đánh giá được thuận lợi và khó khăn trong quản lý nhà nước về chứng thực trên địa bàn huyện; kết quả nghiên cứu của luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho học tập, nghiên cứu hoạt động thực tiễn chứng thực; những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực có thể ứng dụng thực tế trên địa bàn huyện;

7 Kết cấu của luận văn

Luận văn gồm phần mở đầu, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục và 3 chương, cụ thể:

Chương 1: Những vấn đề lý luận về chứng thực, thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã

Chương 2: Thực trạng về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban

nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CHỨNG THỰC, THẨM QUYỀN

CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ

là giống nhau cả về thủ tục và giá trị pháp lý, từ đó đòi hỏi, chúng ta phải đưa

ra khái niệm tổng quát về chứng thực để phân biệt nó với các hoạt động khác

Để đưa ra khái niệm về “chứng thực” đầy đủ, chúng ta phải tìm hiểu nó qua nhiều khía cạnh khác nhau, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn Ngữ,

Nhà xuất bản từ điển Bách khoa 2007 “chứng Nhận xét sự thật đã thấy; bằng

cớ, làm bằng”; “chứng thực Chứng nhận rằng đúng với sự việc xảy ra”;“Sao Chép y lại”;“ Sao y Chép y, chép giống bản chánh: Sao y nguyên văn” Theo

Từ điển Tiếng Việt của Lương văn Hy, Nhà xuất bản Thanh Niên 2009 giải

thích “Chứng nhận/thực: xác nhận sự thật” Như vậy, “chứng thực” xét về góc

độ ngôn ngữ có nhiều cách hiểu khác nhau

Về thuật ngữ pháp lý, chứng thực lần đầu tiên được nhắc đến tại khoản 2 Điều 2 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính

phủ về công chứng, chứng thực

“Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này” Quy

định trên chỉ mang tính chất liệt kê công việc cần làm, mà chưa mang tính định nghĩa

Qua nghiên cứu, chúng ta chưa tìm thấy khái niệm một cách chính thức, đầy đủ về “chứng thực” mà có thể hiểu thông qua các hoạt động khác như chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch

để hiểu về chứng thực Nghị định số 23/2015/NĐ-CP giải thích các từ ngữ sau:

“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực

“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.”

Theo Đặc san tuyên truyền pháp luật số 02/2015 của Hội đồng phối hợp phổ biến, giáo dục pháp luật Chủ đề “Pháp luật về chứng thực” tác giả Vũ Thị Thảo, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực–Bộ Tư pháp đưa ra khái niệm

“Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các

sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh

tế, hành chính…”[69] Tuy nhiên, khái niệm trên chưa phản ánh được việc

chứng thực hợp đồng giao dịch của Ủy ban nhân dân cấp xã Theo quan điểm tác giả, chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền thực hiện xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao

dịch

1.2 Quy định pháp luật về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã

1.2.1 Chủ thể thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Theo Từ điển tiếng Việt–Viện ngôn ngữ Khoa học–xã hội–nhân văn Nhà xuất bản bách khoa (tái bản lần thứ 3) trang 1041“Thực hiện” với từ loại: động

từ có nghĩa là đem một lý thuyết, một lời nói hay hứa ra làm: thực hiện một chủ trương Từ đó chúng ta có thể hiểu chủ thể thực hiện chứng thực là người – đại diện cơ quan có thẩm quyền, đưa quy định về chứng thực thi hành trong thực

tế

“Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài [18, khoản 9, Điều 2] Như vậy, người thực hiện chứng thực tại cấp xã là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Khi thực hiện chứng thực Chủ tịch, Phó Chủ tịch

Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã [18, điểm h, khoản 2, Điều 5] Điều này có nghĩa là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải chịu trách nhiệm cá nhân khi thực hiện chứng thực; Chủ tịch chịu trách nhiệm cá nhân Chủ tịch, không thay mặt Ủy ban nhân dân xã thực hiện; Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm cá nhân Phó Chủ tịch, không thừa lệnh, ký thay Chủ tịch Điều này thể hiện rõ nét hơn tại mẫu lời chứng ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP Quy định này hoàn toàn phù hợp với việc nêu cao tinh thần trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong thực hiện nhiệm vụ, công vụ Đây cũng là điểm kế thừa quy định Nghị định số 79/2007/NĐ-CP

Người thực hiện chứng thực có các nghĩa vụ, đồng thời là các quyền sau đây:

- Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình

- Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là

vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi

- Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, Điều

- Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền

Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực [18, Điều 9] Trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của người chứng thực đáng lưu ý là việc từ chối chứng thực, việc từ chối này không thể thực hiện theo cảm tính, theo ý thích, theo quan điểm chủ quan của người thực hiện chứng thực mà phải thực hiện trong khuôn khổ pháp luật, được pháp luật quy định tại các Điều 22, Điều 25 và Điều 32 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Đồng thời, việc từ chối chứng thực phải được thực hiện bằng văn bản, trong đó phải giải thích rõ lý do

để người yêu cầu chứng thực rõ, quy định này nhằm đảm bảo công khai, minh bạch trong giải quyết thủ tục hành chính, đảm bảo việc thực hiện pháp chế, người dân được quyền thông tin lý do tại sau hồ sơ của mình bị từ chối, cơ sở

bị từ chối, thông qua việc từ chối bằng văn bản người dân xem như đã được

tuyên truyền pháp luật quy định về chứng thực, ngược lại người thực hiện chứng thực khi phải từ chối người dân cũng có cơ hội, xem xét, đánh giá trước

khi ghi vào văn bản từ chối người dân

Người thực hiện chứng thực giải thích theo khoản 9 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP dẫn đến việc áp dụng trong thực tế còn chưa phù hợp, bởi lẽ không Chủ tịch hay Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã nào thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ hay chứng kiến việc người yêu cầu chứng thực chữ ký ký tên trước mặt mình, việc giải quyết các bước này do cán bộ tiếp nhận và trả kết quả tại Bộ phận một cửa chịu trách nhiệm Trong quy trình giải quyết hồ sơ chứng thực, Chủ tịch hay Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đóng vai trò là người

ký chứng thực, điều này cũng thể hiện rõ tại Phục lục Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về mẫu sổ chứng thực Thông tư số 01/2020/TT-BTP bổ sung quy định trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa, quy định rõ công chức tư pháp – hộ tịch xã chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, chịu trách nhiệm về

tính xác thực chữ ký [8, Điều 8]

1.2.2 Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã

Để đánh giá thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, trước tiên chúng ta tìm hiểu thuật ngữ “thẩm quyền”, theo Từ điển Tiếng Việt của

Lương văn Hy, Nhà xuất bản Thanh Niên 2009 “Thẩm quyền: quyền xem xét

để kết luận và định đoạt vấn đề về mặt pháp luật; tư cách chuyên môn để có ý kiến mang tính quyết định về một vấn đề” Trong tiếng Pháp “Thẩm quyền”– competence được hiểu là quyền của một cơ quan nhà nước, hành chính hay tư pháp, một quan chức hành chính hay tư pháp được làm một số việc, được quyết định và ra một số văn bản về một số vấn đề trong phạm vi pháp luật cho phép”;

có thể nói về mặt ngôn ngữ thuật ngữ “thẩm quyền” trong tiếng Pháp và Tiếng Việt có sự tương đồng, cùng là xem xét để kết luận và định đoạt, quyết định một vấn đề

Trong khoa học pháp lý “Thẩm quyền được hiểu là tổng hợp các quyền

và nghĩa vụ hành động, quyết định của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống bộ máy Nhà nước do pháp luật quy định” Tuy nhiên, thuật ngữ này chưa nhắc

đến các cá nhân được giao quyền hay nói một cách khác là các chức vụ trong

hệ thống cơ quan nhà nước Theo quan điểm tác giả: thẩm quyền là tổng thể

các quyền và nghĩa vụ được giao cho chủ thể (cơ quan nhà nước, một chức danh được cơ quan nhà nước giao quyền) thực hiện công việc có quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ được quy định theo luật

Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nêu rõ Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực các loại sau:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ

ký người dịch;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

- Chứng thực di chúc;

- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; động sản, nhà ở

Người ký chứng thực là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện, điều này có nghĩa là khi thực hiện công tác chứng thực, người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm cá nhân, được cụ thể hóa tại khoản 9 Điều 2

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP “Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng,

Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ

tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài

Mặc dù, Phòng Tư pháp làm việc theo chế độ thủ trưởng, Ủy ban nhân dân xã làm việc theo chế độ tập thể, nhưng khi thực hiện công tác chứng thực, người

ký chứng thực tự chịu trách nhiệm cá nhân, không nhân danh tập thể hay thay mặt người đứng đầu; từ đó nâng cao trách nhiệm của người thực hiện chứng thực

Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định pháp luật hiện nay được thực hiện trên cả ba lĩnh vực: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch; phạm vi của từng lĩnh vực có sự giới hạn nhất định

- Ủy ban nhân dân cấp xã được phân quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận Như vậy, hiện nay khi xác định giấy tờ, văn bản do Ủy ban nhân

dân cấp xã được chứng thực là dựa vào cơ quan cấp giấy tờ, văn bản đó; không

phân biệt Tiếng Việt hay song ngữ Mặt khác, trong hệ thống các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam còn rất đa dạng, thậm chí một số tỉnh khác nhau lại phân cấp thẩm quyền khác nhau, nên việc xác định “cơ quan có thẩm quyền” trong một số trường hợp còn lúng túng

Khoản 5 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã đưa ra thuật ngữ “bản chính” tương đối đầy đủ, khắc phục được những hạn chế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, kế thừa hướng dẫn về bản chính tại Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ

ký, “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Bản chính

đã mở rộng không chỉ là những giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp

mà còn là những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

Khoản 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP giải thích “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc; so với Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã lượt bỏ giấy tờ viết tay, vì thực tiễn cho thấy, đã là giấy tờ viết tay thì không thể thể hiện đầy đủ nội dung như bản chính đã được

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp được

1.2.3 Thủ tục chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã

Thủ tục theo từ điển Tiếng Việt dùng để chỉ những việc cụ thể phải làm theo một trật tự quy định để tiến hành một công việc có tính chất chính thức hay hiểu đơn giản hơn thủ tục là những việc cần làm theo một quy trình đã định sẳn để giải quyết một vấn đề nào đó Trong hoạt động quản lý nhà nước, nhắc đến thủ tục thông thường được hiểu với nghĩa là thủ tục hành chính, trong thủ tục chứng thực bao gồm các loại như: thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc; thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính; thủ tục chứng thực chữ ký; thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục chứng thực, trong đó phân rõ trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực

định số 23/2015/NĐ-CP thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính

- Người có thẩm quyền chứng thực:

Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu

Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan,

tổ chức cấp bản sao

Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan,

tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến

1.2.3.2 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

So với Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định cụ thể hơn các bước mà người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực phải làm, cụ thể như sau:

Trước hết, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành sao chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan,

tổ chức không có phương tiện để sao chụp

Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính thì thực hiện chứng thực như sau:

- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực

1.2.3.3 Thủ tục chứng thực chữ ký

- Để tạo thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định cụ thể hồ sơ yêu cầu chứng thực và trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực chữ ký Theo đó, người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc

Hộ chiếu còn giá trị sử dụng (Nghị định này không cho phép người yêu cầu chứng thực xuất trình các giấy tờ tùy thân khác có giá trị thay thế như quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP);

+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó

Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực xuất trình Nếu người yêu cầu chứng thực chữ ký không phải

là người trong Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ đó là giả mạo, không còn giá trị sử dụng thì có quyền từ chối chứng thực Bên cạnh đó, người thực hiện chứng thực chữ ký còn phải kiểm tra nội dung của giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào, nếu nội dung của giấy tờ không trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế

độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, xúc

phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ chức, vi phạm bí mật đời tư cá nhân

và người yêu cầu chứng thực hoàn toàn minh mẫn, nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực

Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực Việc ghi lời chứng, ký và đóng dấu vào văn bản chứng thực được thực hiện tương tự như thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

- Thủ tục chứng thực chữ ký nêu trên cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản; + Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;

+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản

Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện chứng thực thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực Đồng thời, thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã trên toàn quốc đã tổ chức triển khai thực hiện thủ tục chứng thực tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông (người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ

và nhận kết quả tại bộ phận “một cửa”) Việc triển khai hoạt động chứng thực theo cơ chế “một cửa” trên thực tế đã tạo thuận lợi hơn cho người dân, tiết kiệm chi phí, đi lại, giảm bớt thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực của tổ

chức, cá nhân, nâng cao trách nhiệm của cơ quan chứng thực Như vậy, thực

tế khi nộp hồ sơ tại bộ phận “một cửa”, người dân được công chức tiếp nhận

hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào không có nội dung thuộc trường hợp cấm và tại thời điểm chứng thực nhận thức và làm chủ được hành vi của mình thì đề nghị người yêu cầu chứng thực

ký trước vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển giấy tờ cho người có thẩm quyền ký chứng thực Việc ghi lời chứng, ký và đóng dấu vào văn bản chứng thực được thực hiện như trường hợp chứng thực chữ ký thông thường Tuy nhiên, lời chứng theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP xác nhận người yêu cầu chứng thực đã ký trước mặt người thực hiện chứng thực là chưa phù hợp với thực tế, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã hướng dẫn điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế

1.2.3.4 Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch khá đơn giản, người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ có đủ các giấy tờ theo quy định, người yêu cầu chứng thực có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật, các bên tự nguyện giao kết hợp đồng thì thực hiện chứng thực Cụ thể như sau:

Thứ nhất: người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng

thực, gồm các giấy tờ sau đây:

+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch (người thực hiện chứng thực không có trách nhiệm soạn thảo hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu chứng thực); + Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;

+ Bản sao giấy tờ liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có, như giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc

bản sao giấy tờ thay thế đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng Bản sao giấy tờ nêu trên được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu

Thứ hai: Sau khi tiếp nhận hồ sơ của người yêu cầu chứng thực, người

thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ

sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực

Thứ ba: Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người

thực hiện chứng thực Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không

ký, không điểm chỉ được thì phải có hai người làm chứng Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch

Thứ tư: Sau khi hoàn tất các thủ tục, người thực hiện chứng thực ghi lời

chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi

rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối cùng của hợp đồng, giao dịch Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

Trong trường hợp một trong các bên tham gia hợp đồng, giao dịch không thông thạo tiếng Việt thì phải có phiên dịch, người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là

người phiên dịch

1.3 Trách nhiệm quản lý nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã

Quản lý nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã được hiểu theo nghĩa rộng là trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp huyện trong quản lý chứng thực đối với cấp xã và trách nhiệm quản lý nhà nước về chứng thực của

Ủy ban nhân dân cấp xã tại địa bàn quản lý

Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực đối

- Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã;

có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn, nhằm bảo đảm quyền, lợi ích của cá nhân, tổ chức;

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;

- Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định

Phòng Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ nêu trên, trừ việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực Trưởng Phòng Tư pháp, Phó trưởng Phòng Tư pháp phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp Để thực hiện nhiệm vụ, định kỳ hàng năm, Phòng Tư pháp xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, duy trì chế độ giao ban công tác hàng quý, chịu trách nhiệm

là cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ cho công chức phụ trách chứng thực tại cấp

xã, kết hợp việc kiểm tra công tác chứng thực

Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã

- Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về chứng thực;

- Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;

Tiểu kết chương 1

Với nội dung chương 1, Những vấn đề lý luận về chứng thực, thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, luận văn đã làm rõ một số nội dung: một số vấn đề lý luận về chứng thực; quy định pháp luật về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã như: thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, quy trình chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, thủ tục chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, trách nhiệm quản lý nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã Luận văn cung cấp những nội dung cơ bản về chứng thực, đưa ra nhận thức cơ bản về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, góp phần phục vụ tốt hơn cho người dân, thực hiện công cuộc cải cách hành chính nhà nước ta hiện nay, nhằm hướng tới xây dựng nền hành chính phục vụ và hiện đại

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ THẨM QUYỀN CHỨNG THỰC

CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ TỪ THỰC TIỄN

HUYỆN BÌNH CHÁNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.1 Đặc điểm kinh tế xã hội huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Huyện Bình Chánh có 16 xã - thị trấn, gồm thị trấn Tân Túc, xã An Phú Tây, xã Bình Hưng, xã Bình Chánh, xã Tân Kiên, xã Tân Quý Tây, xã Tân Nhựt, xã Hưng Long, xã Phong Phú, xã Đa Phước, xã Qui Đức, xã Phạm Văn

Hai, xã Lê Minh Xuân, xã Bình Lợi, xã Vĩnh Lộc A và xã Vĩnh Lộc B (với 101

ấp, 05 khu phố; 1.778 tổ nhân dân, 65 tổ dân phố), với 193.315 hộ dân, 740.256

nhân khẩu

Dân cư ở các xã phân bố không đồng đều, 03 xã đông dân nhất: xã Vĩnh Lộc B là 7.007 người/km2, xã Bình Hưng là 6.383 người/km2, xã Vĩnh Lộc A: 6.345 người/km2 Bên cạnh đó các xã có dân số thấp, thậm chí có xã chỉ bằng 1/10 dân số các xã trên như: xã Bình Lợi 668 người/km2, xã Lê Minh Xuân 1.164 người/km2, xã Tân Nhựt 1.199 người/km2

Tỷ lệ lao động trong độ tuổi 396.231/740.256 người, chiếm tỷ lệ 53,53%

Tỷ lệ lao động có việc làm thường xuyên trong các ngành kinh tế năm 2020 đạt 385.244/396.231 người, chiếm tỷ lệ 97,23%

Về cơ cấu cán bộ: ngày 31 tháng 12 năm 2020 theo Quyết định số 7135/QĐ – UBND của Ủy ban nhân dân huyện Bình Chánh về tạm giao biên chế hành chính và hợp đồng 68tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Bình Chánh năm 2021, trong đó biên chế 12 cơ quan chuyên môn là

257 công chức, 06 hợp đồng bảo vệ, tạp vụ theo Nghị định số 68/NĐ-CP ngày

17 tháng 11 năm 2000 của Chính phủ về thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp Theo Quyết

định số 117/QĐ–UBND ngày 15 tháng 01 năm 2021 của Ủy ban nhân dân huyện Bình Chánh về giao biên chế hành chính năm 2021 đối với xã, thị trấn thuộc huyện Bình Chánh là 576 biên chế, trong đó 352 cán bộ, công chức, 224 cán bộ không chuyên trách

Bảng 2.1 Diện tích, dân số và mật độ dân số huyện Bình Chánh năm 2019

TỔNG SỐ

Số khu phố/ấp

Diện tích tự nhiên (km2)

Dân số trung bình (người)

Mật độ dân số (người/km2) Chia theo

Nguồn: Niên giám thống kê năm 2019

Từ đặc điểm kinh tế xã hội trên phần nào ảnh hưởng đến công tác giải quyết thủ tục hành chính, trong đó có công tác chứng thực Dân số trẻ, tỷ lệ người dân độ trong tuổi lao động cao, nằm cửa ngõ vào thành phố, thuận lợi giao thông, buôn bán, tốc độ phát triển nhanh, đất rộng, thuận lợi triển khai các dự án xây

dựng nhà ở, chung cư, khu biệt thự dẫn đến tình trạng “sốt” đất, nhu cầu “đầu cơ”,

“đón gió” là một thực tế tồn tại nhiều năm qua

2.2 Thực trạng quy định pháp luật về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã tại huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

2.2.1 Thực trạng chủ thể thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn

2001 – 2010 theo Quyết định số 136/2001/QĐ/TTg ngày 17 tháng 9 năm 2001

do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Bộ Nội vụ đã tham mưu Chính phủ ban hành Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương theo đó tại xã, phường, thị trấn thực hiện “một cửa” ở các lĩnh vực: xây dựng nhà ở, đất đai, hộ tịch, chứng thực Hiện nay, theo Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ và Thông tư số 01/2020/TT-BTP/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính Như vậy, việc tiếp nhận hồ sơ chứng thực được thực hiện tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và do cán bộ Tiếp nhận và trả kết quả thực hiện Công chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp

xã là công chức thuộc các chức danh công chức cấp xã quy định tại Luật Cán

bộ, công chức, trong đó phải có chức danh Tư pháp – Hộ tịch và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ vào thực tế tại địa phương phê duyệt danh sách nhân sự được cử ra thực hiện tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả cấp xã Năm 2015, huyện Bình Chánh có 13 xã loại 1 và 03 xã loại 2, trong đó có 15/16 xã bố trí 02 công chức Tư pháp – Hộ tịch, riêng xã Bình Lợi bố trí 01 công chức Tư pháp – Hộ tịch, do dân số xã Bình Lợi ít nhất trong 16 xã, thị

trấn, dân cư thuần nông, dân cư thưa thớt, nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính không cao

Bảng 2.2 Theo dõi công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã năm 2015

công tác: có 14/31 công chức dưới 5 năm công tác, 08/31 có thâm niên trên 5

năm đến 10 năm, 09/31 công chức có thâm niên trên 10 năm

Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định về cán bộ, công chức cấp xã

và người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố có hiệu lực ngày 25 tháng 6 năm 2019 bằng Nghị định số 34/2019/NĐ-CP ngày 24 tháng 4 năm 2019 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định về cán bộ, công chức cấp xã và người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố (Nghị định số 34/2019/NĐ-CP) đã tác động rất lớn đến việc bố trí công chức xã, thị trấn Năm 2020, toàn huyện bố trí 28 công chức Tư pháp – Hộ tịch tại 16 xã, thị trấn giảm 03 công chức so với năm 2015, có 12/16 xã, thị trấn bố trí 02 công chức Tư pháp – Hộ tịch; có 04/16 xã bố trí 01 Tư pháp – Hộ tịch, trong đó có: xã Tân Nhựt, xã Vĩnh Lộc B Việc bố trí 01 công chức ảnh hưởng rất lớn đến việc thực hiện các nhiệm vụ của chức danh Tư pháp – Hộ tịch cấp

xã theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 06 tháng 11 năm 2019 của Bộ Nội

vụ về hướng dẫn một số quy định về cán bộ, công chức cấp xã và người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố Để giải quyết công việc hành chính hàng ngày, một số xã vận dụng phân công cán bộ không chuyên trách phụ trách hoặc hợp đồng trong ngân sách bố trí phụ trách công tác chứng

thực bản sao từ bản chính để giải quyết thủ tục hành chính cho dân

Nghị định số 34/2019/NĐ-CP áp dụng từ ngày 25 tháng 6 năm 2019 giới hạn xã loại 1 không quá 37 biên chế trong đó 14 là cán bộ không chuyên trách,

23 cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách (16/16 xã thị trấn huyện Bình Chánh đều là xã loại 1) tác động rất lớn đến việc phân công công tác, dẫn đến việc bất hợp lý của phân công công tác và đầu công việc thực hiện của công chức Tư pháp – Hộ tịch giữa các xã trên địa bàn huyện Bình Chánh, kết quả thể hiện bảng số liệu năm 2020 như sau:

Bảng 2.3 Theo dõi công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã năm 2020

dịch; trung bình 01 ngày xã Bình Lợi, xã An Phú Tây thực hiện từ 25 đến 30 yêu cầu

Xã Tân Nhựt hiện nay chỉ bố trí 01 công chức Tư pháp – Hộ tịch nhưng phải thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính 48.762 bản, 6.896 bản chứng thực chữ ký, 01 việc chứng thực hợp đồng giao dịch, trung bình 01 ngày xã Tân Nhựt thực hiện từ 150 đến 160 yêu cầu, gấp 5 lần số lượng hồ sơ do xã Bình Lợi hay An Phú Tây tiếp nhận Do vậy, một số xã vận dụng bố trí công chức Văn phòng – Thống kê hoặc hợp đồng cán bộ thực hiện, nhằm việc giải quyết nhu cầu thực hiện chứng thực cho người dân Đây chỉ là giải pháp tình thế, tạm thời để nghiên cứu giải pháp, bố trí đủ 02 công chức Tư pháp – Hộ tịch Riêng,

xã Vĩnh Lộc A dù đã bố trí đủ 02 công chức, tuy nhiên các năm 2015 đến 2019

bố trí thêm 03 cán bộ không chuyên trách phụ trách công tác Tư pháp – Hộ tịch mới giải quyết được nhu cầu chứng thực, do địa bàn xã dân cư quá đông, là xã

số dân đông nhất của toàn thành phố, năm 2020 đã giải quyết chứng thực bản sao từ bản chính 97.993 bản, 15.378 bản chứng thực chữ ký, 98 việc chứng thực hợp đồng giao dịch gấp 15 lần hồ sơ xã An Phú Tây, trung bình 01 ngày giải quyết trên 310 yêu cầu, đây là số lượng quá lớn, đòi hỏi phải bố trí ít nhất

02 cán bộ thực hiện Mặt khác, các yêu cầu chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP phải giải quyết ngay trong ngày, trường hợp nhận sau 15 giờ hoặc số lượng lớn thì mới được hẹn lại, trong khi phần lớn người yêu cầu chứng thực là cá nhân, số lượng bản không nhiều đều thuộc trường hợp phải giải quyết ngay trong ngày gây rất nhiều khó khăn cho chính quyền cấp xã đánh giá công việc để sắp xếp nhân sự

Về người thực hiện chứng thực, hiện nay 16/16 xã, thị trấn phân công trực hành chính luân phiên giữa Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịch xã, thực hiện chứng thực Hầu hết lãnh đạo xã vừa giải quyết công tác chuyên môn vừa thực hiện giải quyết hồ sơ hành chính, chứng thực, cá biệt một số xã số lượng chứng thực lớn như xã Vĩnh Lộc A, xã Tân Kiên, xã Bình Chánh, xã Tân Nhựt, xã Bình

Hưng… lãnh đạo xã trực hành chính hầu như giải quyết hồ sơ chứng thực rất khó thực hiện công tác chuyên môn, gây áp lực rất lớn cho xã

Bảng 2.4 Thống kê kết quả chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã trên

địa bàn huyện (từ ngày 01/01/2020 đến ngày 31/12/2020)

Nguồn: Phòng Tư pháp huyện Bình Chánh - Báo cáo thống kê công tác

chứng thực năm 2020

Đối với các xã có một công chức tư pháp – hộ tịch như xã Tân Nhựt, xã Qui Đức, xã Vĩnh Lộc B, thị trấn Tân Túc việc thực hiện tất cả nhiệm vụ tư pháp – hộ tịch đã rất nhiều, trong khi theo Điều 8 Thông tư số 01/2020/TT-BTP

và mẫu lời chứng ban hành kèm theo việc chứng thực chữ ký phải do công chức

tư pháp – hộ tịch ký tên vào mẫu lời chứng trước khi trình lãnh đạo xã ký chứng thực Quy định này vô tình “trói” công chức công chức tư pháp – hộ tịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, trong khi các nhiệm vụ khác phải thực hiện đòi hỏi phải có sự xác minh, thu thập tài liệu như: tuyên truyền, hòa giải tranh chấp, thi hành án…

2.2.2 Thực trạng chứng thực theo thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh

Thẩm quyền chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn Thành phố

Hồ Chí Minh về cơ bản thực hiện theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Tuy nhiên, do cơ chế đặc thù của Thành phố Hồ Chí Minh và thực hiện đề án chuyển giao công chứng, thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh có những nét khác biệt so với các tỉnh, thành phố khác trong cả nước Nhìn chung, về phạm vi chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã tại Thành phố Hồ Chí Minh hẹp hơn so với thẩm quyền Ủy ban nhân dân cấp xã theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, vấn đề này cũng gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, do đây là một quá trình áp dụng thí điểm chuyển giao dần theo chủ tương cải cách hành chính chung của cả nước, việc triển khai trong thực tế, vừa thực hiện, vừa đánh giá khắc phục hạn chế

Thực hiện theo Luật Công chứng 2006, Nghị định số 88/2009/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi

hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP các tỉnh, thành phố đã chuyển giao tất cả hợp đồng, giao dịch về nhà đất từ phường, xã cho tổ chức hành nghề công chứng Do vậy, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn thành phố (Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND) hoạt động chuyển giao thực hiện từ ngày 01 tháng 6 năm 2011 Thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chỉ giới hạn hai vấn đề chính là:

1 Chứng thực đối với di chúc (kể cả di sản là bất động sản)

2 Các loại hợp đồng, giao dịch khác (trừ các hợp đồng, giao dịch về quyền

sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất) thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn

Đến Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực, thẩm quyền công chứng, chứng thực phát sinh vấn đề vướng mắc tại Thành phố Hồ Chí Minh do áp dụng chuyển giao cho tổ chức công chứng, Sở Tư pháp có nhiều văn bản báo cáo Bộ

Tư pháp và Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh Ngày 16 tháng 11 năm

2015, Bộ Tư pháp có Công văn 4233/BTP-BTTP đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh/thành giao Sở Tư pháp phối hợp khảo sát, đánh giá kết quả thực hiện việc chuyển giao, đề xuất ý kiến báo cáo Ủy ban nhân dân–Hội đồng nhân dân thành phố, kết quả có đến 80% người dân hài lòng khi thực hiện thủ tục công chứng Cán bộ, công chức tư pháp quận/huyện, phường/xã cũng đánh giá hoạt động công chứng giúp hạn chế rủi ro, tranh chấp phát sinh Do vậy, ngày 10 tháng

11 năm 2017, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh có Công văn số 6999/UBND-NCPC chấp thuận việc tiếp tục thi hành Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND Tuy nhiên, Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND được ban hành trên cơ sở Luật Công chứng 2006, Nghị định số 88/2009/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và Thông tư số 03/2008/TT-

BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, các văn bản này đã hết hiệu lực thi hành Theo Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ về quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, ngay khi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực Sở

Tư pháp phải tham mưu việc rà soát các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh trong việc đánh giá hiệu lực thi hành Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND Nếu chủ trương chuyển giao công chứng là phù hợp thì phải tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố xin chủ trương của Chính phủ Bởi lẻ, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP do Chính phủ ban hành, nên việc Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành văn bản thực hiện Nghị định theo hướng khác là không phù hợp với Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị định của Chính phủ có giá trị pháp lý cao hơn so với Quyết định quy phạm pháp luật do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Việc không thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản theo Nghị định

số 23/2015/NĐ-CP của Thành phố Hồ Chí Minh đã làm hạn chế quyền của người dân

2.2.3 Thực trạng thủ tục chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã

Về thủ tục chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn Thành phố

Hồ Chí Minh được cụ thể hóa bằng hai văn bản: Quyết định số UBND ngày 28 tháng 4 năm 2016 về việc công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp được chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh (Quyết định số 2103/QĐ-UBND) và Quyết định số 2700/QĐ-UBND ngày 29 tháng 6 năm 2018 về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành, được sửa đổi, bổ sung, thay thế và bị bãi bỏ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp, công bố thủ tục hành chính về chứng thực (Quyết định số 2700/QĐ-UBND) là 10 thủ tục Để cụ thể hóa trách nhiệm cán bộ, công chức trong việc tham gia, giải quyết thủ tục hành chính, ngày 30 tháng 3 năm 2020,