MỤC LỤC CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU ................................................................................................................................ 3 1.1.Khái quát chung về giao nhận ............................................................................................... 3 1.1.1.Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận ..................................................................................... 3 1.1.2.Phân loại giao nhận : ......................................................................................................... 4 1.1.3.Vai trò của hoạt động giao nhận : ...................................................................................... 4 1.1.4.Một số khái niệm khác: ..................................................................................................... 5 1.2.Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận: ........................................................................ 7 1.3.Vai trò và trách nhiệm của người giao nhận: ......................................................................... 8 1.3.1. Vai trò của người giao nhận: ............................................................................................. 8 1.3.2. Trách nhiệm của người giao nhận : ................................................................................... 9 1.4. Nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại cảng biển : ............................................11 1.4.1. Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại cảng : .........................11 1.4.2. Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hoá XNK : ......................................12 1.4.3. Nghiệp vụ giao nhận hàng hoá XNK tại các cảng biển: ....................................................14 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TIÊN PHONG ......................................................... 18 2.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TIÊN PHONG .............................. 18 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Cty TNHH TM DV Tiên Phong ..........................18 2.1.1.1. Giới thiệu khái quát: .....................................................................................................18 2.1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH TM DV Tiên Phong: .................18 2.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty: ................................................................................19 2.1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty: ..............................................................................................20 2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty: ...................................................................20 2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: ..................................................................20 2.1.4.Tình hình hoạt động kinh doanh XNK của công ty trong những năm 20102012: .............22 2.1.4.1.Kết quả hoạt động kinh doanh XNK của công ty: ..........................................................22 2.1.4.2.Tình hình xuất khẩu của công ty: ...................................................................................23 2.1.4.2.1.Theo cơ cấu thị trường. ...............................................................................................23 2.1.4.2.2.Theo cơ cấu mặt hàng : ...............................................................................................25 2.1.4.3.Tình hình nhập khẩu của công ty : .................................................................................26 2.1.4.3.1.Theo cơ cấu thị trường : ..............................................................................................26 2.1.4.3.2.Theo cơ cấu mặt hàng : ...............................................................................................27 2.1.5.Mục tiêu và hướng phát triển của công ty trong thời gian tới : ..........................................28 Chuyên đề tốt nghiệp SVTH: Trần Minh Tâm Trang 2 2.2. NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TIÊN PHONG ........................................................................................................................................ 29 2.2.1.Thoả thuận và báo giá: ......................................................................................................29 2.2.2.Thực hiện hợp đồng xuất khẩu: .........................................................................................31 2.2.2.1.Phân tích các điều khoản của hợp đồng ngoại thương: ...................................................31 2.2.3.Quy trình thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu: .........................................................................34 2.2.3.1.Chuẩn bị hàng hoá: ........................................................................................................34 2.2.3.1.1 Nhận hướng dẫn giao hàng: ........................................................................................34 2.2.3.1.2 Phân loại hàng hoá theo đúng quy định của hợp đồng: ................................................35 2.2.3.2.Chuẩn bị các chứng từ về hàng hoá: ...............................................................................36 2.2.3.3.Giám định về số lượng và chất lượng: ............................................................................36 2.2.3.4.Khử trùng hàng hoá: ......................................................................................................38 2.2.3.5.Kiểm dịch thực vật: .......................................................................................................38 2.2.3.6.Làm thủ tục Hải Quan: ..................................................................................................39 2.2.3.6.1. Chuẩn bị các chứng từ để làm thủ tục Hải Quan .........................................................40 2.2.3.6.2.Nộp tờ khai và đóng phụ thu .......................................................................................45 2.2.3.6.3.Kiểm tra hàng hoá: .....................................................................................................46 2.2.3.6.4. Thanh lý tờ khai hải quan...........................................................................................47 2.2.3.7.Thông báo kết quả giao hàng .........................................................................................47 2.2.3.8.Lập bộ chứng từ thanh toán ...........................................................................................48 2.2.3.9.Lấy Bill và ký thực xuất ................................................................................................53 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY ................................................... 55 3.1. Đánh giá chung về những thuận lợi và khó khăn .................................................................55 3.1.1.Thuận lợi ..........................................................................................................................55 3.1.2.Khó khăn ..........................................................................................................................56 3.2.Kiến nghị và đề xuất những giải pháp .................................................................................56 3.2.1.Đối với nhà nước: .............................................................................................................56 3.2.2.Đối với công ty: ................................................................................................................57 KẾT LUẬN .................................................................................................................................. 59
Khái quát chung về giao nhận
Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận
Giao nhận là quá trình vận tải bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục cần thiết để chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận.
Giao nhận là dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Nó cũng bao gồm các dịch vụ tư vấn liên quan, như hải quan, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Người giao nhận là cá nhân hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa, bao gồm việc nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao hàng đến tay người nhận Họ hoạt động theo sự uỷ thác của chủ hàng, người vận tải hoặc người giao nhận khác, và có thể thực hiện các dịch vụ này trực tiếp hoặc thông qua đại lý, hoặc thuê dịch vụ từ bên thứ ba.
Giao nhận hàng hóa nhập khẩu là khâu quan trọng trong thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, đóng vai trò là cầu nối giữa người bán và người mua Đây là bước cuối cùng của hợp đồng thương mại, nơi người bán giao hàng và nhận tiền, trong khi người mua nhận hàng và thực hiện thanh toán.
Quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đảm bảo rằng hàng hóa đã được hợp thức hóa và đưa vào lưu thông, từ đó bảo vệ tính hợp pháp và an toàn của hàng hóa cho đến khi đến tay người tiêu dùng.
- Nhận hàng kịp thời sẽ làm tăng tính hiệu quả kinh doanh của công ty
- Kiểm tra hàng cẩn thận sẽ giúp cho công ty tránh được các rủi ro
- Nhận hàng đủ sẽ làm cho việc kinh doanh của nhà xuất nhập khẩu tiến hành đúng dự kiến
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 4
Phân loại giao nhận
1.1.2.1 Căn cứ vào phạm vi hoạt động : có 2 loại
1.1.2.2 Căn cứ vào phương thức vận tải :
- Chủ tàu ( trong và ngoài nước )
- Tổ chức vận chuyển bằng đường bộ
- Tổ chức vận chuyển bằng đường sắt
- Các hãng vận chuyển bằng hàng không
- Các hãng vận chuyển bằng đường thủy
1.1.2.3 Căn cứ vào tính chất giao nhận
- Giao nhận riêng là hoạt do người kinh doanh xuất nhập khẩu tự tổ chức, không sử dụng lao vụ của Freight Forwarder (giao nhận dịch vụ)
- Giao nhận chuyên nghiệp là hoạt động giao nhận của các tổ chức công ty chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận theo sự uỷ thác của khách hàng.
Vai trò của hoạt động giao nhận
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng vai trò trung gian quan trọng giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu Mục tiêu của nhà xuất khẩu là đưa sản phẩm hàng hóa ra thị trường quốc tế để nhận thanh toán, từ đó tăng cường nguồn ngoại tệ cho đất nước.
Nhà nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng và thu về lợi nhuận Trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, việc hợp thức hóa hàng hóa là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và an toàn cho sản phẩm Để hàng hóa có thể lưu thông hợp pháp, cần phải có đầy đủ giấy tờ chứng minh sự hợp lệ và được phép lưu thông cho đến khi đến tay người tiêu dùng.
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 5
- Qui định việc giao nhận được tiến hành ở một nơi nào đó là giao nhận sơ bộ hoặc giao nhận cuối cùng :
+ Giao nhận sơ bộ : bước đầu xem xét hàng hóa xác định sự phù hợp về số lượng , chất lượng hàng so với hợp đồng
+ Giao hàng cuối cùng : xác nhận việc người bán đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng
- Qui định về việc giao nhận về số lượng và chất lượng
Một số khái niệm khác
1.1.4.1 Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract):
Hợp đồng xuất nhập khẩu, hay còn gọi là hợp đồng mua bán ngoại thương, là thỏa thuận giữa các bên có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau Trong đó, bên xuất khẩu (bên bán) có trách nhiệm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho bên nhập khẩu (bên mua), trong khi bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và thanh toán tiền hàng.
1.1.4.2 Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice):
Hoá đơn là chứng từ quan trọng trong quy trình thanh toán, thể hiện yêu cầu của người bán đối với người mua về việc thanh toán số tiền hàng ghi trên hoá đơn Nó cung cấp thông tin chi tiết về đặc điểm hàng hoá, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức vận chuyển, cùng với số và ngày cấp hoá đơn thương mại.
1.1.4.3 Vận đơn đường biển ( Bill of lading ) :
Vận đơn (B/L) là chứng từ do người chuyên chở cấp cho người gửi hàng, xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển Mặc dù mỗi hãng tàu có mẫu vận đơn riêng, nhưng nội dung chung bao gồm tên người gửi, người nhận, tên tàu, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng, giá cả, tổng trị giá, cách trả cước, tình hình xếp hàng, số bản gốc và ngày tháng cấp vận đơn Mặt sau của B/L ghi rõ các điều kiện chuyên chở.
Trong trường hợp có vận đơn, quan hệ giữa người vận tải và người nhận hàng sẽ được điều chỉnh bởi vận đơn, trong khi đó, quan hệ giữa người gửi hàng và người vận tải sẽ được quy định theo hợp đồng thuê tàu.
B/L có ba chức năng cơ bản sau:
- Là một biên lai của người chuyên chở xác nhận là họ đã nhận hàng để chở
- Là một bằng chứng về những điều khoản của một hợp đồng vận tải đường biển
B/L là chứng từ sở hữu hàng hóa, xác định người nhận hàng tại cảng đích, cho phép thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa thông qua việc chuyển nhượng B/L.
Vận đơn đường biển bao gồm nhiều bản gốc được đánh dấu bằng chữ "Original" và các bản sao ghi chữ "Copy" Chỉ bản gốc của B/L có giá trị pháp lý, trong khi các bản sao chỉ được sử dụng cho các mục đích như thông báo giao hàng, kiểm tra hàng hóa và thống kê hải quan.
1.1.4.4 Bảng kê chi tiết (Packing List):
- Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container).v.v
Bảng kê chi tiết thường bao gồm các thông tin quan trọng như tên hàng, quy cách đóng gói, số lượng bao/kiện, tổng khối lượng và trọng lượng tịnh của toàn bộ lô hàng, cùng với số và ngày cấp bảng kê chi tiết.
Phiếu đóng gói có hai dạng chính: phiếu đóng gói chi tiết với tiêu đề rõ ràng và nội dung cụ thể, và phiếu đóng gói trung lập không đề cập đến tên người bán Ngoài ra, còn có loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng, kết hợp thông tin về cả hàng hóa và trọng lượng.
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 7
Bằng chứng xác nhận việc người gửi hàng đã đặt chỗ trên tàu là rất quan trọng, vì cả người gửi hàng và hãng tàu đều có trách nhiệm đối với nhau trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
Là chứng từ mà hãng tàu gởi cho người nhận hàng với nội dung thông báo hàng hoá do hãng tàu chuyên chở đã cập Cảng
Lệnh giao hàng từ hãng tàu yêu cầu Cảng giao lô hàng theo nội dung ghi trên lệnh Người nhận hàng cần mang lệnh giao đến Cảng để thanh toán các khoản phí nâng hạ, phí lưu kho bãi và yêu cầu Cảng vụ chuyển bãi kiểm hoá cho hàng nguyên container.
Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận
Điều 167 Luật Thương Mại quy định người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây:
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lí khác
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu vì lợi ích của khách hàng có lý do chính đáng, có thể thực hiện khác với chỉ dẫn ban đầu của khách hàng, nhưng cần thông báo ngay cho khách hàng về sự thay đổi này.
- Sau khi kí kết hợp đồng, nếu thấy không thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lí nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 8
Vai trò và trách nhiệm của người giao nhận
Vai trò của người giao nhận
1.3.1.1 Khi là “Môi giới hải quan”
Người giao nhận ban đầu chỉ hoạt động trong nước, chủ yếu thực hiện thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu Sau đó, họ mở rộng dịch vụ để phục vụ hàng xuất khẩu và quản lý chỗ chở hàng trong vận tải quốc tế, cũng như lưu cước với các hãng tàu Dựa trên sự cho phép của nhà nước, người giao nhận đại diện cho người xuất khẩu và nhập khẩu để khai báo và thực hiện các thủ tục hải quan như một môi giới hải quan.
1.3.1.2 Khi là đại lý của chủ hàng: (Agent)
Trước đây, người giao nhận chỉ đóng vai trò cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở, không đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở Họ thực hiện các công việc như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan và lưu kho dựa trên hợp đồng uỷ thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở.
1.3.1.3 Khi là Người gom hàng ( Cargo Consolidation): Ở Châu Âu, người giao nhận từ lâu đã cung cấp dịch vụ gom hàng dể phục vụ cho vận tải đường sắt Đặc biệt trong vận tải hàng hoá bằng container dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên (FCL) để tận dụng sức chở container và giảm cước phí vận tải Khi là người gom hàng người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặc chỉ là đại lý
1.3.1.4 Khi là người chuyên chở:
Ngày nay, người giao nhận hàng hoá thường đảm nhận vai trò là người chuyên chở, ký hợp đồng vận tải trực tiếp với chủ hàng Họ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá từ địa điểm này đến địa điểm khác và đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong suốt quá trình vận chuyển Do đó, người giao nhận được xem như là người thầu chuyên chở (Contracting Carrier).
Nếu Trần Minh Tâm ký hợp đồng mà không thực hiện việc chuyên chở, thì anh ta không phải là người chuyên chở thực tế Ngược lại, nếu anh ta tham gia trực tiếp vào quá trình chuyên chở, anh ta sẽ được xem là người chuyên chở thực tế.
1.3.1.5 Khi là người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO):
Trong dịch vụ vận tải đi suốt, người giao nhận đóng vai trò là người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO), chịu trách nhiệm về hàng hóa Họ được xem như "kiến trúc sư vận tải" vì khả năng tổ chức quá trình vận tải một cách hiệu quả, an toàn và tiết kiệm.
1.3.2 Trách nhiệm của người giao nhận :
1.3.2.1 Khi là đại lý của chủ hàng: (Agent)
Tùy thuộc vào vai trò của người giao nhận, họ cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký kết và chịu trách nhiệm về các công việc liên quan.
Giao hàng không đúng chỉ dẫn
Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn
Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
Chở hàng đến sai nơi quy định
Giao hàng cho người không phải là người nhận
Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
Người giao nhận có thể phải chịu trách nhiệm về thiệt hại tài sản và của người thứ ba mà họ gây ra Tuy nhiên, họ không chịu trách nhiệm cho hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác, nếu có thể chứng minh rằng họ đã thực hiện lựa chọn cần thiết.
Khi là đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 10
1.3.2.2 Khi là người chuyên chở: (Carrier/principal)
Người giao nhận, với vai trò là một nhà thầu độc lập, chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng trong lĩnh vực chuyên chở.
Anh ta có trách nhiệm đối với hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, cũng như người giao nhận mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải, coi như những hành vi và thiếu sót đó là của chính mình.
Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của người chuyên chở được xác định bởi các quy định của phương thức vận tải Người chuyên chở thu phí từ khách hàng dựa trên giá dịch vụ cung cấp, không phải là tiền hoa hồng.
Người giao nhận không chỉ là người chuyên chở khi tự vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện của mình (người chuyên chở thực hiện) mà còn khi phát hành chứng từ vận tải hoặc cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở).
Khi người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối, họ sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu sử dụng phương tiện của mình hoặc có cam kết rõ ràng về trách nhiệm này Trong trường hợp này, các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn không áp dụng, mà thay vào đó là các công ước quốc tế hoặc quy tắc của Phòng Thương mại quốc tế Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa trong một số trường hợp nhất định.
Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác
Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp
Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá
Do chiến tranh, đình công
Do các trường hợp bất khả kháng.
Trách nhiệm của người giao nhận
Người giao nhận không chịu trách nhiệm về việc mất lợi ích mà khách hàng đáng lẽ nhận được do sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ, miễn là không phải do lỗi của họ.
Nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại cảng biển
Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại cảng
Việc giao nhận hàng hoá XNK phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật quốc tế, Việt Nam
Các công ước về vận đơn, vận tải
Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hoá
Ví dụ: Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế
Các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước Việt Nam về giao nhận vận tải
Các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng XNK
Ví dụ: Các Luật, bộ Luật, Nghị Định, Thông tư như:
Nghị định 25CP, 200CP, và 330CP cùng với Quyết định số 2106 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải ngày 23/8/1997 quy định các quy trình xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại các cảng biển Việt Nam Những văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động logistics tại các cảng, đảm bảo an toàn và thuận lợi cho việc giao thương.
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại cảng biển Việt Nam như sau:
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển được thực hiện dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác, nhằm đảm bảo quy trình thông suốt và hiệu quả.
Theo quy định mới từ năm 1991, hàng hóa không qua cảng và không lưu kho tại cảng có thể được giao nhận trực tiếp giữa chủ hàng hoặc người được uỷ thác với người vận tải (tàu).
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 12
Chủ hàng hoặc người được ủy thác cần trực tiếp làm việc với người vận tải để kết toán, đồng thời chỉ thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ và thanh toán các chi phí liên quan.
Việc xếp dỡ hàng hoá trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện
Chủ hàng cần thỏa thuận với cảng trước khi đưa phương tiện vận tải vào xếp dỡ và phải thanh toán các lệ phí cùng chi phí liên quan.
Khi được uỷ thác giao nhận hàng hoá XNK với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó
Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng hoá đã ra khỏi kho bãi,cảng
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Họ phải nhận hàng hóa ghi trên chứng từ một cách liên tục trong thời gian ngắn nhất có thể.
Ví dụ : vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan
Việc giao nhận có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hoá XNK
Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hoá với chủ hàng Hợp đồng có hai loại:
+ Hợp đồng uỷ thác giao nhận
+ Hợp đồng thuê mướn: chủ hàng thuê cảng xếp dỡ, vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hoá
Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được uỷ thác
Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hoá và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi cho các chủ hàng
Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự uỷ thác của chủ hàng XNK
Tiến hành việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 13
Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hoá do mình gây ra nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ
Cảng phải bồi thường cho hàng hóa lưu kho bãi bị hư hỏng hoặc tổn thất nếu có biên bản hợp lệ, trừ khi có chứng minh rõ ràng rằng cảng không có lỗi trong sự việc này.
Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá trong các trương hợp sau :
+ Không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi đã ra khỏi kho bãi của cảng
+ Không chịu trách nhiệm về hàng hoá ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn nguyên vẹn
+ Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hoá sai hoặc không rõ ( dẫn đến nhầm lẫn, mất mát )
1.4.2.2 Nhiệm vụ của các chủ hàng xuất nhập khẩu:
- Ký kết hợp đồng uỷ thác giao nhận hàng hoá trong trường hợp hàng qua cảng
Tiến hành giao nhận hàng hóa là quy trình quan trọng, bao gồm việc tiếp nhận hàng hóa không qua cảng hoặc thực hiện giao nhận hàng xuất nhập khẩu với cảng đối với hàng hóa đã qua cảng.
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng hoá với cảng
- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hoá và tàu
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hoá
+ Đối với giao hàng xuất khẩu:
Lược khai hàng hoá (cargo manifest) được lập sau khi phát hành vận đơn cho toàn bộ tàu, do đại lý tàu biển thực hiện và phải được cung cấp ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
Sơ đồ xếp hàng ( cargo plan ) do thuyền phó phụ trách hàng hoá lập, được cung cấp 8 giờ trước khi bốc hàng xuống tàu
+ Đối với nhận hàng nhập khẩu:
Chi tiết hầm tàu ( hatch list )
Vận đơn đường biển trong trường hợp uỷ thác cho cảng nhận hàng
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 14
Các chứng từ này đều phải cung cấp 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu
Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh
Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan
Thanh toán các chi phí cho cảng.
Nghiệp vụ giao nhận hàng hoá XNK tại các cảng biển
1.4.3.1 Đối với hàng hoá xuất khẩu không phải lưu kho bãi tại cảng:
Hàng hóa xuất khẩu là sản phẩm được vận chuyển bởi chủ hàng ngoại thương từ các địa điểm trong nước để xuất khẩu, có thể lưu trữ tại các kho riêng của họ mà không cần qua kho cảng.
Chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao hàng trực tiếp cho tàu từ kho riêng, với quy trình giao nhận tương tự như hàng hóa qua cảng.
- Đưa hàng đến cảng: do các chủ hàng tiến hành
- Làm các thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tàu
Chủ hàng ngoại thương cần thực hiện việc đăng ký với cảng về máng, địa điểm và cầu tàu dùng cho việc xếp dỡ hàng hóa Đồng thời, họ cũng phải hoàn tất các thủ tục liên quan đến xuất khẩu, bao gồm hải quan và kiểm dịch.
+ Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu
+ Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng
Nhân viên giao nhận cần theo dõi quá trình xếp hàng lên tàu do công nhân cảng thực hiện, đồng thời ghi chép vào phiếu kiểm kiện (tally sheet) để giải quyết các vấn đề phát sinh.
+ Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hoá xếp lên tàu ( là cơ sở để cấp vận đơn ) Biên lai phải sạch
Người chuyên chở sẽ cấp vận đơn do chủ hàng lập và yêu cầu thuyền trưởng ký cùng đóng dấu Đồng thời, cần lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng theo hợp đồng hoặc theo quy định của L/C.
+ Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoá ( nếu cần )
+ Tính toán thưởng phạt xếp dỡ hàng nhanh chậm ( nếu có)
Giao hàng cho tàu bao gồm các công việc:
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 15
Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hoá với cảng
Trước khi giao hàng cho cảng, phải gioa cho cảng các giấy tờ :
+ Danh mục hàng hoá xuất khẩu (cargo list )
+ Thông báo xếp hàng của hãng tàu cấp ( shipping order ) nếu cần
+ Chỉ dẫn xếp hàng ( shipping note )
Giao hàng vào kho, bãi của cảng
Cảng giao hàng cho tàu
Trước khi giao hàng cho tàu, chủ hàng phải:
+ Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm ( nếu có )…
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến ( ETA), chấp nhận NOR
+ Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng
+ Tổ chức xếp và giao hàg cho tàu
Trước khi tiến hành xếp hàng, cần tổ chức vận chuyển hàng hóa từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, xác định số máng xếp, và bố trí xe cộ cùng công nhân, cũng như người áp tải nếu cần thiết.
Việc bốc dỡ và giao hàng cho tàu được thực hiện bởi công nhân cảng dưới sự giám sát của đại diện hải quan Nhân viên kiểm đếm tại cảng có trách nhiệm ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cập nhật vào sổ Daily Report vào cuối ngày, và lập Final Report khi hoàn tất việc xếp hàng Đồng thời, nhân viên kiểm đếm của tàu cũng thực hiện việc ghi chép kết quả vào Tally Sheet.
Việc kiểm đếm cũng có thể thuê nhân viên của công ty kiểm diện
+ Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy biên lai thuyền phó ( Mates
Receipt ) để trên cơ sở đó lập vận đơn ( B/ L )
Dựa vào hợp đồng mua bán và L/C, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị bộ chứng từ cần thiết để trình cho ngân hàng nhằm thực hiện thanh toán tiền hàng.
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 16
Khi thanh toán bằng L/C, bộ chứng từ phải hoàn toàn khớp với các điều khoản của L/C và phải đồng nhất với nhau, đồng thời được xuất trình trong khoảng thời gian hiệu lực của L/C.
Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá ( nếu cần)
Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho…
Tính toán thưởng phạt xếp dỡ ( nếu có )
1.4.3.2 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container :
Nếu gửi hàng nguyên ( FCL ):
Chủ hàng hoặc người được ủy thác cần điền thông tin vào booking note và nộp cho đại diện hãng tàu để xin chữ ký, kèm theo bản danh mục xuất khẩu (cargo list).
- Sau khi đăng ký booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn
- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình
Mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm và giám định (nếu có) tham gia kiểm tra và giám sát quá trình đóng hàng vào container Sau khi hoàn tất việc đóng hàng, nhân viên hải quan sẽ thực hiện niêm phong và kẹp chì container để đảm bảo an toàn và đúng quy định.
Chủ hàng phải vận chuyển và giao container cho tàu tại CY trước thời gian quy định (closing time) cho từng chuyến tàu, thường là 8 tiếng trước khi tàu xếp hàng, và nhận biên lai để đổi lấy vận đơn.
Nếu gửi hàng lẻ ( LCL ):
- Chủ hàng gửi booking note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu
- Sau khi booking note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại kho quy định
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 17
Các chủ hàng cần mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hoá và giám sát quá trình đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng Sau khi hải quan thực hiện niêm phong container, chủ hàng sẽ hoàn tất các thủ tục cần thiết để bốc container lên tàu và yêu cầu cấp vận đơn.
- Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ
- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến
Chủ hàng trực tiếp giao hàng cho tàu hay uỷ thác cho cảng giao hàng cho tàu, cũng có thể giao nhận tay ba ( chủ hàng, cảng và tàu):
Trước khi tiến hành xếp hàng, cần tổ chức vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, xác định số máng xếp hàng, và sắp xếp xe cùng công nhân, cũng như người áp tải nếu cần thiết.
Quá trình bốc và giao hàng cho tàu được thực hiện bởi công nhân cảng dưới sự giám sát của đại diện hải quan Nhân viên kiểm đếm của cảng có trách nhiệm ghi số lượng hàng vào Tally Report, cập nhật vào Daily Report cuối ngày và ghi nhận vào Final Report khi hoàn tất xếp hàng Bên phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet Ngoài ra, có thể thuê nhân viên từ công ty kiểm kiện để hỗ trợ trong việc kiểm đếm hàng hóa.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TIÊN PHONG
GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TIÊN PHONG
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Cty TNHH TM DV Tiên Phong
Tên công ty: Cty TNHH TM DV TIÊN PHONG
Tên giao dịch đối ngoại: TIÊN PHONG Co., Ltd
Trụ sở chính: 3, Phổ Quang, F2,Q Tân Bình, Tp HCM
Mã số thuế: 0300993292-1 Mã số KD:
Giám đốc: Ngô Xuân Lực
Công ty có con dấu riêng: Công ty TNHH TM DV Tiên Phong
Chi nhánh: Cty có hai chi nhánh Một ở Hà Nội, và một ở Hải Phòng
Là thành viên của Hiệp hội giao nhận Việt Nam (VIFFAS) và Hiệp hội giao nhận Quốc tế (FIATA), chúng tôi đã nhận được sự chấp thuận từ FIATA để phát hành vận đơn đa phương thức theo mẫu chung của FIATA từ năm 2001.
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH TM DV Tiên Phong:
Để phát triển một quốc gia, cần có nền kinh tế vững mạnh, điều này đòi hỏi mở cửa và hội nhập với kinh tế toàn cầu Đảng và Nhà nước đã thực hiện các chính sách mở cửa nền kinh tế, tăng cường hợp tác đối ngoại, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và khuyến khích đầu tư nước ngoài Sự phát triển này đã dẫn đến sự hình thành ngày càng nhiều doanh nghiệp, tập trung vào việc tìm kiếm và phát triển các sản phẩm có nhu cầu quốc tế, nhằm xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa thiết yếu cho sản xuất và tiêu dùng.
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 19 của doanh nghiệp Buôn bán quốc tế còn mới mẻ với các doanh nghiệp Việt Nam, dẫn đến việc họ chưa nắm rõ các nghiệp vụ và quy định quốc tế về thương mại Để giải quyết những khó khăn và nhu cầu cấp thiết này, vào năm 1994, anh Ngô Xuân Lực cùng gia đình đã thành lập công ty TNHH GNHH Tiên Phong Năm 1997, để thích ứng với tình hình mới và cải thiện mối quan hệ giữa các đối tác, Công ty TNHH TM DV TIÊN PHONG đã được ra đời.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ toàn diện hoặc một phần trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, bao gồm vận chuyển hàng hóa đến địa điểm gửi, đặt chỗ, thuê tàu và phương tiện vận chuyển door to door Chúng tôi cũng đảm nhận thủ tục hải quan, lưu kho lưu bãi, làm giấy tờ và các dịch vụ liên quan đến giao nhận hàng hóa, nhận ủy thác và làm đại lý cho hãng tàu.
Ban đầu, công ty hoạt động với quy mô nhỏ và hạn chế, nhưng sau nhiều năm phát triển, đã mở rộng đáng kể và hiện có khả năng bao trọn gói tất cả các khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng.
2.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty:
Công ty TNHH TM DV TIÊN PHONG là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, hoạt động độc lập trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ, với con dấu riêng và quyền tự chủ về tài chính Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ đa dạng trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Cung cấp các dịch vụ giao nhận trong lĩnh vực vận tải hàng hoá XNK bằng đường biển, đường hàng không và nội địa
Mua bán cước và lập tuyến đường, cung cấp các giá cước đường hàng không, đường biển, thu xếp tổ chức các tuyến đường phù hợp
Tổ chức vận tải đa phương thức và gom hàng lẻ cho hàng xuất khẩu, nhập khẩu và nội địa, đồng thời có quyền phát hành vận đơn đa phương thức theo mẫu FIATA.
Dịch vụ “từ cửa đến cửa “ thu xếp nhận hàng và giao hàng tới sân bay, bến cảng, lưu kho, lưu bãi
Khai thuê hải quan: lập bộ chứng từ hải quan, thực hiện tất cả các thủ tục hải quan cho hàng hóa XNK, đóng gói hàng hóa
Môi giới tổ chức vận chuyển hàng rời, phân chia hàng lẻ và tổ chức quản lý về logistics
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 20
2.1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty:
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng theo mô hình trực tuyến, bao gồm các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ và chịu sự quản lý của Giám đốc, Phó Giám đốc, cùng với Trưởng phòng Mỗi nhân viên đều có trách nhiệm và tự giác trong công việc của mình, góp phần vào sự hoạt động hiệu quả của toàn bộ hệ thống.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: a) Giám đốc:
Là người đứng đầu công ty, giám đốc có trách nhiệm điều hành hoạt động và xây dựng kế hoạch kinh doanh, định hướng phát triển chung Ông/bà cũng chịu trách nhiệm pháp lý và dân sự trước pháp luật về công ty, đồng thời thương lượng và ký kết các hợp đồng giao nhận có giá trị lớn Việc theo dõi tình hình kinh doanh giúp giám đốc kịp thời đưa ra các phương án giải quyết hiệu quả.
Phòng quản lý nhân sự
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 21 b) Phòng quản lý nhân sự:
Chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, bao gồm đề xuất lương, thưởng, hình thức kỷ luật và bố trí nhân lực, theo dõi định mức và năng suất lao động, cũng như đề xuất bổ sung hoặc sa thải nhân viên Đồng thời, chăm sóc đời sống nhân viên, cải thiện môi trường làm việc và hỗ trợ nhân viên vượt qua khó khăn để hoàn thành công việc, tổ chức các hoạt động sinh hoạt cho nhân viên.
Chúng tôi trực tiếp tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với khách hàng trong nước và quốc tế, thương thảo giá cả và ký kết các hợp đồng quy mô nhỏ Đồng thời, chúng tôi cũng lập kế hoạch và định hướng cho hoạt động kinh doanh của công ty.
Hàng xuất đóng vai trò quan trọng trong việc chịu trách nhiệm và lập kế hoạch cho các hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại cảng và sân bay, đồng thời thực hiện các thủ tục cần thiết để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ.
Hàng nhập chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện các công việc giao nhận, đồng thời thực hiện thủ tục cho hàng hóa nhập khẩu tại cảng và sân bay Phòng kế toán cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.
Thực hiện các nghiệp vụ tài chính kế toán và tham mưu hiệu quả cho từng hợp đồng giao nhận, cung cấp số liệu chính xác cho Giám đốc và phòng kinh doanh nhằm lập kế hoạch hoạt động, tính toán doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong các kỳ quyết toán So sánh tiến trình thực hiện với kế hoạch để đề xuất giải pháp tối ưu cho giai đoạn tiếp theo Đảm bảo tình hình tiền lương cho nhân viên Phòng sales & marketing cần đưa ra kế hoạch và chiến lược hoạt động cho doanh nghiệp, tìm kiếm khách hàng và thị trường mới, nắm bắt nhu cầu của các công ty XNK về giao nhận để phát triển chiến lược cạnh tranh, quảng bá dịch vụ và thu hút khách hàng mới, đồng thời xây dựng chính sách ưu đãi cho khách hàng tiềm năng.
SVTH: Trần Minh Tâm Trang 22 f) Kho hàng
Kho hàng không chỉ là nơi lưu trữ và ký gửi hàng hóa cho khách hàng, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi nhuận cho công ty Thông qua hoạt động cho thuê kho và bãi, công ty có thể thu về một khoản thu nhập đáng kể từ nhu cầu lưu trữ của khách hàng.
2.1.4.Tình hình hoạt động kinh doanh XNK của công ty trong những năm 2010-2012: 2.1.4.1.Kết quả hoạt động kinh doanh XNK của công ty:
Bảng 1.1: Tình hình hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty ĐVT: Đồng
Qua bảng số liệu trên ta thấy: