Hoàn thiện hệ thống quản lí 5s sàng lọc sắp xếp sạch sẽ săn sóc sẵn sàng tại công ty cổ phần may vinatex hương trà

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU, LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN HỆTHỐNG QUẢN LÍ 5S TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận hệ thống quản lý 5S tại các doanh

ĐẠI HỌC HUẾ ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

ĐỀ TÀI:

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÍ 5S (SÀNG LỌC,

SẮP XẾP, SẠCH SẼ, SĂN SÓC, SẴN SÀNG) TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN MAY VINATEX HƯƠNG TRÀ

Sinh viên thực hiện: Lê Thị Kim Anh

đề tài này.

Em cũng xin gửi lời cám ơn đến công ty cổ phần may Vinatex Hương Trà, đặcbiệt là chị Trương Thị Lan Hương cùng các anh chị phòng Hành Chính Nhân Sự đãgiúp đỡ em về mọi mặt trong suốt quá trình thực tập, đã tạo mọi điều kiện thuận lợi vàcung cấp những thông tin cần thiết để em hoàn thiện đề tài khóa luận của mình

Đặt biệt, em xin gửi lời cám ơn đến Ths: Trương Thị Hương Xuân là giáo viênhướng dẫn của em Cô đã tận tình hướng dẫn, quan tâm giúp đỡ , giải đáp kịp thờinhững thắc mắc của em trong quá trình thực tập để em hoàn thiện bài khóa luận củamình

Tuy nhiên, với điều kiện giới hạn về thời gian và hạn chế về kinh nghiệm củamột sinh viên nên bài khóa luận của em không tránh khỏi những thiếu sót Em rấtmong nhận được sự chỉ bảo, ý kiến đóng góp của quý Thầy Cô để em bổ sung và nângcao kiến thức của mình để phục vụ tốt hơn cho các nghiên cứu, công việc sau này

Một lần nữa em xin chân thành cám ơn!

Người thực hiện

Lê Thị Kim AnhTrường Đại học Kinh tế Huế

MỤC LỤC

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ: 1

1 Lí do chọn đề tài: 1

2.Mục tiêu nghiên cứu: 2

3 Đối tượng và Phạm vi nghiên cứu: 2

3.1 Đối tượng nghiên cứu: 2

3.2 Phạm vi nghiên cứu: 2

4.Phương pháp nghiên cứu: 2

4.1 Phương pháp thu thập số liệu: 2

4.1.1 Số liệu thứ cấp: 2

4.1.2 Số liệu sơ cấp: 3

4.2 Phương pháp phân tích số liệu: 3

5 Kết cấu và nội dung đề tài: 4

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 5

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU, LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN HỆ THỐNG QUẢN LÍ 5S TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 5

1.1 Cơ sở lý luận hệ thống quản lý 5S tại các doanh nghiệp: 1.1.1 Khái niệm về hệ thống quản lý 5S: 5

1.1.2 Mục tiêu và tầm quan trọng của 5S trong các doanh nghiệp: 7

1.1.4 Các bước tiến hành 5S 9

1.1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện 5S 16

1.2 Tổng quan thực tiễn hệ thống quản lý 5s 16

1.2.1 Tổng quan thực tiễn hệ thống quản lý 5S tại các doanh nghiệp Việt Nam: 16

1.2.2 Bài học kinh nghiệm áp dụng hệ thống quản lý 5S của một số doanh nghiệp ở Thừa Thiên Huế: 17

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S Ở CÔNG TY CP MAY VINATEX HƯƠNG TRÀ 18

2.1 Giới thiệu về công ty TNHH may Vinatex Hương Trà 18

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty 18

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 19

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi 19

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH may Vinatex Hương Tr 20

2.2 Đặc điểm sản xuất và kinh doanh của công ty cp may Vinatex Hương Trà 22

2.2.1 Đặc điểm về lao động: 23

2.2.2 Đặc điểm về tài chính: 24

2.3 Tình hình áp dụng 5S tại công ty cổ phần may Vinsatex Hương Trà 27

2.3.1 Công tác lên kế hoạch triển khai hệ thống quản lý 5S 27

2.3.3 Công tác đánh giá thực hiện 5S tại công ty: 50

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S Ở CÔNG TY CP MAY VINATEX HƯƠNG TRÀ 57

3.1 Các vấn đề chính gặp phải khi thực hiện 5S Tại công ty: 57

3.2 Mục tiêu của công ty trong thời gian tới: 57

3.3 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lí 5S tại công ty cổ phần may Vinatex Hương Trà 58

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 60

1,Kết luận: 60

2, Kiến nghị: 61

2.1 Kiến nghị đối với nhà nước: 61

2.2 Đối với công ty: 62

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 64

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 : Kết cấu lao động công ty CP May Vinatex Hương Trà 23

Bảng 2.2 Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch về doanh thu của công ty năm 2016 - 2017 25

Bảng 2.3: Bảng tổng hợp so sánh lương bình quân 27

Bảng 2.4 Danh sách các vật dụng không cần thiết theo đúng tiêu chuẩn 29

Bảng 2.5 Xác định nguồn gốc bụi bẩn 30

Bảng 2.6 Lịch thực hiện Seiso theo giờ và tần suất 31

Bảng 2.7 : Đặc điểm của mẫu nghiên cứu 33

Bảng 2.8 ý kiến công nhân viên về Đào tạo nhận thức về 5S cho nhân viên 34

Bảng 2.9 Y kiến công nhân viên về thành lập ban 5S của công ty 35

Bảng 2.10 Ý kiến công nhân viên về Thành lập và phát triển các quy trình 5S 36

Bảng 2.11 Duy trì 5S hằng ngày 36

Bảng 2.12 Y kiến nhân viên về việc có tài liệu, hồ sơ, trang thiết bị hay vật dụng không cần thiết? 37

Bảng 2.13 ý kiến nhân viên về có vật dụng, máy móc, dây chuyền không cần thiết 38

Bảng 2.14 ý kiến nhân viên về việc nhà bếp, nhà xe có vật dụng không cần thiết 38

Bảng 2.15 ý kiến nhân viên về việc tài liệu, thiết bị được sắp xếp vào vị trí cố định, gọn gàng, khoa học, dễ lấy, dễ trả .39

Bảng 2.16: ý kiến nhân viên về máy móc, vật liệu được để ở vị trí cố định, khoa học, thuận tiện trong sản xuất 40

Bảng 2.17 ý kiến nhân viên về nguyên vật liệu, sản phẩm, sản phẩm bán thành phẩm được để ở vị trí cố định, theo quy luật? 40

Bảng 2.18 ý kiến nhân viên về xe được sắp xếp theo đúng vị trí, gọn gàng 41

Bảng 2.19 Sàn nhà, tường và bàn làm việc sạch sẽ, gọn gàng 41

Bảng 2.20 Y kiến nhân viên về Máy móc và kệ để hàng hóa, sản phẩm được vệ sinh sạch sẽ? 42

Bảng 2.21 ý kiến nhân viên về Các vật dụng, thiết bị trong nhà ăn và nhà bếp được vệ sinh sạch sẽ, an toàn ? 42

Bảng 2.21 ý kiến nhân viên Có quy định về việc thực hiện sàng lọc, vệ sinh rõ ràng 43

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bảng 2.22 ý kiến nhân viên về Có quy định, chỉ dẫn vệ sinh và bảo dưỡng máy móc cụthể và rõ ràng? 43Bảng 2.23 ý kiến nhân viên Có quy định về dọn dẹp vệ sinh các vật dụng, thiết bịtrong khu vực để xe và nhà ăn, nhà bếp 44Bảng 2.24 ý kiến nhân viên Toàn bộ nhân viên tham gia tích cực trong việc thực hiện5S 45Bảng 2.25 ý kiến nhân viên về Nhân viên tự ý thức và tạo hình ảnh tốt cho công

ty 45Bảng 2.26 ý kiến nhân viên về Tích cực thay đổi tốt trong quá trình thực hiện 5S? 46Bảng 2.27 ý kiến nhân viên về Số lượng các thành phẩm hỏng ngày càng ít 46Bảng 2.28 ý kiến nhân viên về Giá thành của sản phẩm thấp hơn các đối thủ cạnhtranh 47Bảng 2.29 ý kiến nhân viên về Công ty giao hàng nhanh hơn các đối thủ cạnhtranh 47Bảng 2.30 ý kiến nhân viên về Nhân viên đều biết cách thực hiện 5S 48Bảng 2.31 ý kiến nhân viên về Nhân viên thực hiện 5S miễn cưỡng theo yêu cầu 48Bảng 2.32 ý kiến nhân viên về Việc kiểm tra 5S tại DN có tần xuất ít đi sau một thờigian thực hiện 49Bảng 2.33bảng đánh giá việc thực hiện 5S tại công ty CP May VINATEX HƯƠNGTRÀ năm 2017 50

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC HÌNH VÀ BIỂU MẪU

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần may Vinatex Hương Trà 21Hình 2.2: Biểu đồ doanh thu thực hiện năm 2017 và năm 2016 26Hình 2.3:Một số hình ảnh sau khi 5S ở công ty 50

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ:

1 Lí do chọn đề tài:

Trên thị trường cạnh tranh hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại vàphát triển thì chỉ có một cách duy nhất là cung cấp các sản phẩm, dịch vụ có chấtlượng thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và thị trường Điều mà khách hàng cần đó

là nhận được những sản phẩm có chất lượng cao, giá cả hợp lý và giao hàng đúng hạn.Bài toán đặt ra cho các doanh nghiệp là phải làm thế nào để vừa đáp ứng các yêu cầungày càng cao của khách hàng, đồng thời vừa đảm bảo thu nhập để tái tạo sức laođộng cũng như duy trì lợi nhuận để phát triển công ty Để giải bài toán này, các doanhnghiệp đã đưa ra các giải pháp như :Mở ra những thị trường mới, đầu tư vào máy mócthiết bị hiện đại, cố gắng giảm chi phí đầu vào để hạ giá thành sản phẩm Tuy nhiên,đối với giải pháp mở rộng thị trường mới hay đầu tư vào máy móc thiết bị hiện đại đòihỏi doanh nghiệp phải có nguồn vốn lớn, đây là giải pháp không dễ dàng quyết định

Bên cạnh các giải pháp này, có một cách đơn giản hơn, kinh tế hơn nhưng vẫnđảm bảo chất lượng của sản phẩm, nâng cao được năng suất Với vẫn nhà xưởng đó,vẫn con người đó, vẫn máy móc thiết bị đó nhưng nếu biết cách tổ chức quản lý tốthơn, mọi người đều có trách nhiệm với sản phẩm mà mình làm ra, coi nhà xưởng nhưnhà của mình, coi máy móc thiết bị như những vật dụng trong gia đình thì chắc chắnsản phẩm làm ra sẽ có chất lượng tốt, máy móc thiết bị sẽ bền hơn và năng suất laođộng sẽ cao hơn, đó là phương pháp áp dụng hệ thống quản lí 5S (Sàng lọc, sắp xếp,sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng ) vào sản xuất

Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thựchành 5S (Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng ) đã được áp dụng tại công ty cổphần may Vinatex Hương Trà

Thực hiện tốt 5S sẽ đem lại những hiệu quả to lớn cho tổ chức trong đócó: nâng cao năng suất, nâng cao chất lượng, giảm chi phí, giao hàng đúng hạn,đảm bảo an toàn cho người lao động và nâng cao tinh thần tự giác, trách nhiệmtrong công việc được giao,đồng thời giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi cho

tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chấtlượng, đem lại niềm tin cho khách hàng

Trường Đại học Kinh tế Huế

Trong quá trình thực tập ở bộ phận hành chính công ty cổ phần may VinatexHương Trà, nhận thấy tầm quan trọng của mô hình 5S đối với sự phát triển của côngty.Vì vậy tôi quyết định chọn đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện hệ thống quản lí 5S tạicông ty cp may Vinatex Hương Trà “.

2.Mục tiêu nghiên cứu:

Mục tiêu chung:

Trên cơ sở phân tích thực trạng áp dụng hệ thống quản lí 5S tại công ty để từ đó

đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lí 5S tại công ty cổ phần mayVinatex Hương Trà

Mục tiêu cụ thể:

-Hệ thống hóa các lý luận cơ bản về 5S trong các doanh nghiệp

- Phân tích, đánh giá thực trạng áp dụng 5S tại công ty cổ phần may VinatexHương Trà

-Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lí 5s tại công ty trongthời gian tới

3 Đối tượng và Phạm vi nghiên cứu:

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

Các vấn đề liên quan đến hệ thống quản lí 5S tại công ty cổ phần may VinatexHương Trà

Cán bộ công nhân viên đang làm việc tại công ty cổ phần may Vinatex Hương Trà

3.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Về nội dung: Nghiên cứu công tác thực hiện hệ thống 5S tại công ty

- Về không gian: Các nội dung được tiến hành nghiên cứu tại công ty cổ phầnmay Vinatex Hương Trà - Khu công nghiệp Tứ Hạ - Thừa Thiên Huế

- Thời gian nghiên cứu: từ tháng 24/9/2018 - 30/12/2018 , số liệu thu thập từ

2015 - 2018

4.Phương pháp nghiên cứu:

4.1 Phương pháp thu thập số liệu:

4.1.1 Số liệu thứ cấp:

Trường Đại học Kinh tế Huế

Tìm hiểu trên giáo trình, báo, khóa luận ở thư viện trường đại học kinh tế Huế,tìm kiếm trên internet và các trang web có liên quan.

Tài liệu của công ty và kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 1015 - 2018 cuảcông ty cổ phần may Vinatex Hương Trà tại các phòng ban của công ty trong quá trìnhthực tập

Các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lí 5S: Công tác lên kế hoạch, tổ chứcthực hiện, kiểm tra đánh giá hệ thống 5S tại công ty

4.1.2 Số liệu sơ cấp:

Được tiến hành trên cơ sở điều tra cán bộ công nhân viên tại công ty cổ phầnVinatex Hương Trà thông qua phiếu khảo sát

Cơ cấu mẫu điều tra:

Số phiếu điều tra: Mẫu điều tra được chọn ngẫu nhiên sao cho phù hợp với mụcđích nghiên cứu

Kỹ thuật lập phiếu điều tra được tìm hiểu, nghiên cứu các tài liệu của các bài liênquan đến hệ thống quản lí 5S.Tất cả các biến quan sát trong các thành phần đều sử dụngthang đo Likert 5 điểm với lựa chọn số 1 là rất không đồng ý và số 5 là rất đồng ý

Điều tra phỏng vấn bảng hỏi:

Dùng phiếu điều tra với những câu hỏi đã chuẩn bị trước nhằm thu thập ý kiếncủa các phòng ban và người lao động

4.2 Phương pháp phân tích số liệu:

Đối với nguồn số liệu thứ cấp : Qua những số liệu thu thập được ta tiến hànhphân tích và tổng hợp với các phương pháp:

Phương pháp phân tích tổng hợp: Tiến hành phân tích trên các số liệu đượccung cấp bởi số liệu sơ cấp rồi đưa ra nhận xét

Đối với nguồn số liệu sơ cấp: Phương pháp thống kê mô tả

Kỹ thuật thống kê này dựa vào các giá trị tần số và tỷ lệ phần trăm được xử lí bởi phầnmềm Excel,Mô tả các đặc trưng của đối tượng nghiên cứu, tóm tắt bằng các bảng biểu,biểu đồ, nhằm giúp cho các đặc điểm của đối tượng được xác định rõ ràng hơn

Trường Đại học Kinh tế Huế

5 Kết cấu và nội dung đề tài:

Ngoài các phần như mục lục, phụ lục, sơ đồ ,kết cấu đè tài gồm có 3 phầnchính:

Phần I :Phần mở đầu:

1, Lí do chọn đề tài

2, Mục tiêu nghiên cứu

3, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4, phương pháp nghiên cứu

5, Kết cấu và nội dung đề tài

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu, lí luận và thực tiễn hệ thống quản lí 5S trongcác doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng áp dụng 5S tại công ty cổ phần may Vinatex Hương TràChương 3: Định hướng phát triển và hoàn thiện hệ thống quản lí 5S tại công ty

cổ phần may Vinatex Hương Trà

Phần III, Kết luận và kiến nghị

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU, LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN HỆ

THỐNG QUẢN LÍ 5S TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận hệ thống quản lý 5S tại các doanh nghiệp:

1.1.1 Khái niệm về hệ thống quản lý 5S:

Khái niệm: 5S là tên của một phương pháp quản lí, sắp xếp nơi làm việc xuất

phát từ Nhật Bản, nhằm tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện,giảm thiểu lãng phí và đảm bảo an toàn 5S là các chữ cái đầu của các từ tiếng Nhậtgồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton ( Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), vàShitsuke (Sẵn sàng).( Ron Fisher,2008)

Seiri (sàng lọc )

Seiri có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự Đây chính là bướcđầu tiên các doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S Nội dung chính trong Seiri làphân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc

Khi xem lại nhà máy hay phòng làm việc của mình, có thể bạn sẽ nhận thấy cácvật dụng không được ghi chính xác nơi lưu trữ, nhiều thứ không cần thiết cho côngviệc nhưng vẫn được lưu giữ lại Do đó, nhiệm vụ của Seiri chính là là phân loại cáccác vật dụng cần thiết và các vật dụng không cần thiết, từ đó di dời hoặc thanh lýnhững vật dụng không cần thiết nhằm tạo nên một môi trường làm việc khoa học Mộttrong những cách thông dụng để thực hiện việc “Sàng lọc” là sử dụng “thẻ đỏ”, bất cứcác vật dụng nào không cần thiết cho công việc sẽ được gắn thẻ ngay lập tức Kết thúcquá trình này người phụ trách mỗi bộ phận có vật dụng gắn thẻ đỏ sẽ xem tại sao nóvẫn ở khu vực của mình Sau đó là việc đưa ra quyết định loại bỏ hay tiếp tục giữ vậtdụng đó theo cách nhất định

Với hoạt động trong Seiri, mọi thứ sẽ được phân loại một cách khoa học, từ đó

có thể giảm thiểu lãng phí từ việc tìm kiếm và di chuyển, đồng thời tạo nên môi trườnglàm việc an toàn hơn ).( Ron Fisher,2008)

chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễtrả lại.

Thông thường việc này sẽ bắt đầu bằng việc xem xét công dụng và tần suất sửdụng các vật dụng còn lại, từ đó quyết định nên để chúng gần nhau hay không? Cần đểchúng gần hay xa nơi làm việc? Bên cạnh đó, công việc này cũng cần phải thực hiệndựa trên việc phân tích trình tự sao cho giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các quátrình trong hệ thống Ở bước này, các vật dụng cần được xác định vị trí sao cho dễđịnh vị nhất, theo nguyên tắc quản lý trực quan: “một vị trí cho mỗi vật dụng, mỗi vậtdụng có một vị trí duy nhất”

Một điểm cần chú ý khi thực hiện Seiton là các vật dụng nên được đánh số hoặcdán nhãn tên giúp mọi người trong công ty có thể dễ dàng nhận biết và tìm kiếm

Với các hoạt động trong Seiton, môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọngàng và thông thoáng hơn, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong côngty.).( Ron Fisher,2008)

Seiso ( sạch sẽ )

Seiso có nghĩa là làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ Công việc chínhtrong phần này là giữ gìn sạch sẽ trong toàn doanh nghiệp Giữ gìn sạch sẽ được thựchiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng,

và khu vực làm việc Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểurủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởngcủa bụi bẩn) Phát động chương trình “5 phút Seiso” cuối mỗi ngày làm việc sẽ giúpcho mọi người thấm nhuần tư tưởng Seiso, duy trì sự sạch sẽ thường xuyên

Vệ sinh không chỉ là để giữ gìn vệ sinh trong công ty mà còn có thể kiểm tramáy móc, thiết bị từ đó phát hiện ra các vấn đề như bụi bẩn trong máy móc, các chỗlỏng ốc, vỡ ốc… Nhờ đó, chúng ta nhanh chóng tìm ra các giải pháp cho các vấn đề

đó, nâng cao năng suất của máy móc, thiết bị và đảm bảo an toàn trong lao động

Sau khi áp dụng được 3 chữ S đầu tiên, doanh nghiệp sẽ đạt được những kết quảđáng ngạc nhiên, góp phần nâng cao năng suất cũng như lợi nhuận cho doanhnghiệp.(Ron Fisher,2008)

Seiketsu ( săn sóc )

Seiketsu được dịch sang tiếng Việt là Săn sóc với mục đích duy trì kết quả vàTrường Đại học Kinh tế Huế

Mục tiêu của Seiketsu là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải làphong trào nhất thời Do vậy, xác định các quá trình cần thiết để đảm bảo tính chínhxác là vô cùng cần thiết để duy trì thành quả của các hoạt động trước đó Bên cạnh đó,các tổ chức, doanh nghiệp nên đưa ra những quy định, nội quy, kế hoạch… để có thểkiểm soát và phát triển việc thực hiện 5S Một điểm quan trọng nữa trong nội dung S4

là các hoạt động kiểm tra, đánh giá các hoạt động mà doanh nghiệp đã thực hiện được,đồng thời tổ chức thi đua cũng giúp nâng cao ý thức của mọi người trong việc thựchành 5S

Bằng việc phát triển Seiketsu, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theocác tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp(Ron Fisher,2008)

Như vậy, trong nội dung Shitsuke, việc đào tạo về Shitsuke là điểm quan trọngnhất, giúp các hoạt động 5S được duy trì và phát triển đến mức cao nhất, từ đó gópphần nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm Mục tiêu của việc thực hiện 5Skhông chỉ là đảm bảo nơi làm việc sạch sẽ ngăn nắp mà còn cắt giảm sự lãng phí trongdoanh nghiệp, vì vậy phần tiếp theo sẽ đưa ra định nghĩa về các hoạt động tạo ra giá trị

và các hoạt động không tạo ra giá trị và các loại lãng phí nhằm giúp các DN định hình

về thế nào là lãng phí.(Ron Fisher,2008)

1.1.2 Mục tiêu và tầm quan trọng của 5S trong các doanh nghiệp:

1.1.2.1 Mục tiêu của 5S:

Trường Đại học Kinh tế Huế

5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trườnglàm việc và nâng cao năng xuất của doanh nghiệp, mục tiêu chính của 5S bao gồm:

- Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc

- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người

- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lí thông quacác hoạt động thực tế

- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.( Becker,2001)

1.1.2.2 Tầm quan trọng của 5S trong các doanh nghiệp:

5S là một phương pháp mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp với chi phíthấp lại đơn giản Hiểu rõ đươc định nghĩa về 5S cũng như xác định được các loại lãngphí là cơ sở lý luận quan trọng cho các doanh nghiệp bước đầu triển khai áp dụng 5S.Hiện nay 5S phổ biến tại rất nhiều quốc gia trên thế giới và được học giả rất nhiềunước quan tâm Các nước có nền công nghiệp phát triển như Nhật, Mỹ, Úc và nhiềunước khác đã và đang áp dụng phương pháp hiệu quả này nhằm loại bỏ lãng phí, nângcao hiệu quả sản xuất

5S là một phương pháp đơn giản, tốn ít chi phí lại mang lại hiệu quả cao nên5S đã được nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng để xây dựng môi trường làmviệc sạch sẽ, khoa học ( OSada,1991)

1.1.3 Lợi ích cơ bản của 5S:

Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, nó sẽ tạo ra sự thay đổi kỳ diệu.Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiếtđược xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máymóc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản

Sau khi thực hiện 3S, các vật dụng được sắp xếp một cách khoa học, dễ dàngtìm thấy và trả lại, do vậy, nhân viên trong doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể thờigian tìm kiếm Từ các hoạt động chung, 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích

sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có tráchnhiệm và ý thức hơn với công việc Bên cạnh đó, nhà xưởng, máy móc và thiết bịtrong doanh nghiệp được vệ sinh sạch sẽ, giúp loại bỏ các nguồn bẩn, ngăn ngừa cácnguyên nhân làm hỏng máy móc, thiết bị Một đóng góp quan trọng nữa của 5S là

Trường Đại học Kinh tế Huế

nâng cao ý thức và tinh thần làm việc của nhân viên, tạo nên phong cách chuyênnghiệp cho tổ chức, củng cố niềm tin của khách hàng cũng như các đối tác.

Tóm lại, thực hành 5S giúp doanh nghiệp xây dựng được môi trường làm việcsạch sẽ, ngăn nắp, đảm bảo an toàn trong công việc, khuyến khích phát huy sáng tạotrong nhân viên và phát triển kỷ luật và văn hóa doanh nghiệp Ðối với các doanhnghiệp sản xuất kinh doanh thì lợi ích này còn có thể được nhận biết thông qua môhình PQCDSM:

- Nâng cao năng suất (P - Productivity)

- Cải tiến chất lượng sản phẩm (Q - Quality)

- Cắt giảm chi phí (C - Cost)

- Giao hàng đúng hẹn (D - Delivery)

- Đảm bảo an toàn trong công việc (S - Safety)

- Nâng cao ý thức, kỷ luật cho nhân viên (M - Moral) (Warwood, 2004)

Chu ẩn bị

Bước chuẩn bị là bước rất quan trọng trong mọi quá trình triển khai hệ thốngquản lý trong tổ chức, doanh nghiệp Nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng, chúng ta sẽ phảiđối mặt với nhiều nguy cơ thất bại

Trong thực hành 5S, bước chuẩn bị chính là yếu tố then chốt giúp doanhnghiệp tiếp cận và phát triển các hoạt động 5S Quá trình chuẩn bị gồm các nội dungchính sau:

- Ban lãnh đạo cần hiểu đúng triết lý và các lợi ích của thực hành 5S

- Ban lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng 5S tại cácdoanh nghiệp trong nước và ngoài nước (nếu có thể)

- Lãnh đạo cam kết thực hiện 5S trong tổ chức

- Thành lập ban chỉ đạo 5S

Trường Đại học Kinh tế Huế

có sự tham gia của lãnh đạo và đại diện của tất cả các phòng ban có liên quan trong tổchức Bên cạnh đó, việc đào tạo lý thuyết cũng như học hỏi kinh nghiệm từ các tổ chức

đi trước trong việc thực hành 5S sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận 5S dễ dàng hơn Bằngcác chuyến tham quan thực tế, cán bộ trong ban chỉ đạo 5S có thể nhận thấy lợi ích của5S cũng như cách thức mà các doanh nghiệp đã vận dụng thành công

Nội dung cuối cùng trong bước chuẩn bị chính là xây dựng kế hoạch chi tiết.Khi thiết lập kế hoạch thực hiện, chúng ta cần chú ý một số vấn đề sau:

Dự tính thời gian cho toàn dự án triển khai 5S, đồng thời thiết lập thời gian cụthể cho từng hoạt động Thông thường kế hoạch triển khai 5S kéo dìa từ 1-2 năm,nhưng đối với các doanh nghiệp khác nhau, thời gian của cả quá trình sẽ khác biệt tùyvào hoàn cảnh, điều kiện của doanh nghiệp mình Các doanh nghiệp nhỏ và vừa ởnước ta có thể rút ngắn thời gian thực hiện song phải đảm bảo khi dự án kết thúc, nhânviên có nhận thức rõ ràng về triết lý 5S Như vậy, các hoạt động 5S trong doanhnghiệp sẽ tiếp tục được duy trì và phát triển

Nội dung công việc nên được xây dựng chi tiết cho từng phòng ban, khu vực Nộidung công việc càng chi tiết thì việc thực hiện và kiểm soát tiến độ càng dễ dàng hơn

Chỉ định người trách nhiệm chính cho các hoạt động 5S tại từng bộ phận Nhũngngười chịu trách nhiệm chính này sẽ tuyên truyền, giám sát và điều phối hoạt động trongphòng ban mình Do vậy, các điều phối viên cần được đào tạo sâu sắc hơn nữa.( LêMinh Tâm, 2007)

Thông báo chính th ức của lãnh đạo

Đây là hoạt động nhằm chính thức phát động chương trình 5S trong tổ chức,doanh nghiệp Trong quản lý, lãnh đạo là người có ảnh hưởng rất lớn đến ý thức của

Trường Đại học Kinh tế Huế

nhân viên; thông báo chính thức của lãnh đạo thể hiện quyết tâm thực hiện chươngtrình 5S trong doanh nghiệp mình, do đó khuyến khích tinh thần, trách nhiệm củaCBCNV trong quá trình thực hiện Bên cạnh đó, lãnh đạo cần phải cam kết thực hiện

và tham gia trực tiếp vào các hoạt động 5S cùng với nhân viên, như vậy chương trình5S mới có thể duy trì và phát triển bền vững trong doanh nghiệp

Để CBCNV hiểu rõ chương trình thực hành 5S, thông báo chính thức của lãnhcần bao gồm các nội dung sau:

- Thông báo chính thức về chương trình thực hành 5S

- Trình bày mục tiêu của chương trình 5S

- Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân côngnhóm/cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực

- Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bảng tin…

- Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người

Trong quá trình thông báo chính thức, việc phổ biến phương hướng, mục tiêucủa chương trình thực hiện 5S là rất quan trọng Nó sẽ giúp CBCNV dần định hướngphương pháp và cách thức thực hiện các hoạt động 5S trong các bước tiếp theo

Sau đó, ban chỉ đạo 5S sẽ xem xét và hệ thống lại tổ chức của ban, từ đó xâydựng sơ đồ tổ chức thực hiện 5S để thuận tiện trong việc kiểm soát, quản lý tại cácphòng ban.Ngoài ra, thiết lập các quy định cũng rất quan trọng trong quá trình thựchiện 5S.Những quy định này có vai trò hướng dẫn các hoạt động 5S cho nhân viên,giúp nâng cao hiệu quả của các hoạt động Để CBCNV dễ dàng hiểu và ghi nhớ quyđịnh, chúng nên được thể hiện bằng hình ảnh hay sơ đồ và được trưng bày ở nhữngchỗ nổi bất dễ nhìn

Sau khi nhân viên nắm rõ được mục tiêu và phương hướng của chương trình5S, việc tổ chức đào tạo cho toàn bộ nhân lực trong doanh nghiệp sẽ được tiếnhành.Thông qua các chương trình đào tạo, doanh nghiệp có thể lồng ghép phổ biếnnhững quy định, quy chuẩn cho các hoạt động 5S bằng các phương thức hiệu quả như

áp phích, băng dôn, khẩu hiệu, ( Lê Minh Tâm, 2007)

Th ực hiện Seiri(sàng lọc)

Trong 5S, sàng lọc các vật dụng không cần thiết là tiền đề để thực hiện các chữa

S tiếp theo Mục đích của sàng lọc là di dời các vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm

Trường Đại học Kinh tế Huế

việc, tránh sự tái xuất hiện của chúng khi không cần đến, hướng tới nâng cao hệ số sửdụng và hiệu suất không gian làm việc, góp phần cải tiến năng suất.

Trong bước Sàng lọc, doanh nghiệp cần thực hiện các nội dung chính sau:

- Lập tiêu chuẩn loại bỏ những vật dụng không cần thiết

- Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh

- Xác định và phân loại những thứ không cần thiết và loại bỏ chúng

Đánh giá lại những vật dụng không dùng nữa nhưng vẫn còn giá trị Những vậtdụng này nên được dán thẻ đỏ để dễ phân biệt và theo dõi Thực hiện công tác sàng lọccùng với phong trào tổng vệ sinh 2 lần trong năm nhằm loại bỏ triệt để các vật dụngkhông cần thiết, tránh lãng phí trong công việc Đồng thời, việc tìm ra các nguyênnhân dẫn đến sự xuất hiện của các vật dụng dư thừa là rất cần thiết giúp doanh nghiệpngăn ngừa sự tái diễn Các yếu tố thường gây ra tình trạng tích lũy nhiều thứ khôngcần thiết bao gồm:

- Thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh

- Đặt số lượng lớn nguyên vật liệu

- Tích trữ nguyên vật liệu quá lâu

- Không kiểm soát số lượng đầy đủ

- Không kiểm soát chất lượng đầy đủ

- Vị trí lưu kho không thích hợp hoặc phương pháp lưu kho không hiệu quả.Dựa vào các nguyên nhân trên, doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch thích hợpnhằm ngăn ngừa sự tái xuất hiện của các vật dụng không cần thiết trong môi trườnglàm việc, giảm bớt công việc sàng lọc ( Lê Minh Tâm, 2007)

Th ực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày( sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ)

 Th ực hiện Seiri hàng ngày(sàng lọc )

Sau khi thực hiện sàng lọc ban đầu, các doanh nghiệp cần tiếp tục các hoạt độngnày để tận dụng được chỗ làm việc hiệu quả hơn Đồng thời ban chỉ đạo 5S và lãnhđạo nên vận động, triển khai cải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để giảm thiểuthời gian tìm kiếm, tạo nên môi trường làm việc ( Lê Minh Tâm, 2007)

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Th ực hiện Seiton (sắp xếp)

Sau khi sàng lọc, các hoạt động Seiton sẽ được thực hiện Seiton có nghĩa là sắpxếp, bố trí các đồ vật cần thiết một cách gọn gàng sao cho dễ lấy

Các nguyên tắc về Seiton bao gồm:

- Tuân thủ phương pháp vào trước ra trước (FIFO) để lưu kho các vật dụng

- Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng

- Tất cả vật dụng và vị trí của chúng cần được thể hiện bằng cách ghi nhãn có

hệ thống

- Đặt các đồ vật sao cho dễ dàng nhìn thấy, tiết kiệm thời gian tìm kiếm

- Sắp xếp các vật dụng sao cho có thể xử lý, vận chuyển dễ dàng

Đối với các công cụ, thiết bị văn phòng phẩm, chúng ta nên bố trí hợp lý, phùhợp với tần suất sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển, lấy trả Các vật dụng thườngxuyên sử dụng nên để gần nơi làm việc nhất, các vật ít dùng tới thì có thể để xa hơn vànhững thứ không cần dùng tới nhưng phải lưu giữ thì cất vào kho riêng và có dấu hiệunhận biết.( Lê Minh Tâm, 2007)

 Ti ến hành Seiso(sạch sẽ)

Seiso có nghĩa là dọn vệ sinh, giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc, máy móc, thiết bị.Thực hiện vệ sinh hàng ngày làm cho môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, tạo sựthoải mái và an toàn cho nhân viên làm việc, khuyến khích sáng tạo Ngoài ra, nhờ nơilàm việc sạch sẽ, việc áp dụng quản lý trực quan tại các doanh nghiệp trở nên dễ dànghơn, góp phần nâng cao năng suất

Bên cạnh tác dụng hỗ trợ quản lý trực quan, Seiso còn đóng góp một vai tròquan trọng trong việc bảo trì máy móc, thiết bị Khi thực hiện Seiton, nhân viên hayngười vận hành máy lau chùi và kiểm tra từng vị trí trên máy móc, nhờ đó phát hiện ranhững bất thường của máy móc ngăn ngừa các nguồn bẩn (một trong những nguyênnhân dẫn đến sự cố máy móc) Từ đó, người vận hành có thể hành động kịp thời nhằmphòng ngừa và khắc phục những bất thường đó

Các công việc chủ yếu trong Seiso là:

- Phân chia khu vực và trách nhiệm Ban chỉ đạo sẽ phân công trách nhiệm ailàm gì và ở khu vực nào dựa vào vị trí làm việc của mỗi người, bộ phận, thiết lập bản

đồ khu vực và bảng kiểm tra 5S để kiểm soát việc dọn vệ sinh thuận tiện

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh.

- Tiến hành thực hiện vệ sinh Trước khi làm vệ sinh, chúng ta cần xác địnhphương hướng làm vệ sinh nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả của hoạtđộng này Khi thực hiện vệ sinh, chúng ta nên nhớ nguyên tắc: “Vệ sinh là Kiểm tra”

- Tiến hành cải tiến vệ sinh Luôn chú ý cải tiến sẽ giúp chúng ta giảm thời gian vệsinh, dễ dàng vệ sinh những vị trí khó làm vệ sinh, ngăn ngừa tối đa các nguồn bẩn

- Đề ra các quy định, khẩu hiệu trong việc giữ gìn vệ sinh.Một khẩu hiệu phổbiến trong các doanh nghiệp là ‘5 phút làm 5S mỗi ngày” sẽ giúp các hoạt động 5Sđược duy trì hàng ngày.( Lê Minh Tâm, 2007)

 Th ực hiện Seiketsu (săn sóc)

Khi thực hiện thường xuyên các hoat động 3S và mang lại hiệu quả lớn, đâychính là chúng ta đang thực hiện Seiketsu Để duy trì và nâng cao 5S, doanh nghiệp cóthể sử dụng một số phương pháp hữu ích sau:

Thứ nhất, ban lãnh đạo đánh giá về các hoạt động 5S Khi thực hiện, ban lãnhđạo cần phải cam kết và đánh giá thường xuyên các hoạt động 5S Cũng giống như các

hệ thống quản lý khác, 5S cần có hệ thống quy định, tài liệu liên quan để có thể đánhgiá chuẩn xác hoạt động 5S Hệ thống tài liệu dùng cho việc đánh giá gồm:

- Chính sách, mục tiêu và kế hoạch thực hiện 5S

- Sơ đồ tổ chức 5S

- Các quy định về 3S

- Tư liệu đào tạo

- Tài liệu quảng bá về 5S

- Bảng tin, bản tin 5S

- Cơ chế khen thưởng cho việc thực hành 5S

- Quy định về đánh giá việc thực hiện 5S

Thứ hai, tổ chức thi đua giữa các phòng ban trong công ty

Thứ ba, tạo ra phong trào thi đua giữa các doanh nghiệp về 5S.( Lê Minh Tâm, 2007)

thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của nhân viên Mục tiêucuối cùng của Shitsuke hay của cả 5S chính là đưa triết lý 5S vào trong văn hóa doanhnghiệp, từ đó nâng cao hình ảnh của công ty trong các nhà cung cấp, khách hàng vàđối tác ( Lê Minh Tâm, 2007)

Đánh giá định kỳ 5S

Để các hoạt động 5S được duy trì lâu dài và mang lại hiệu quả lớn trong cảitiến năng suất, chất lượng, việc đánh giá định kỳ là rất cần thiết Nội dung trong bướcnày cần chú ý:

- Lập kế hoạch đánh giá và khích lệ hoạt động 5S

- Cán bộ đánh giá thường xuyên các hoạt động 5S

- Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban về 5S

- Trao thưởng định kỳ cho nhóm, cá nhân thực hiện tốt 5S

- Tổ chức tham quan việc thực hiện 5S ở các doanh nghiệp, tổ chức khác

- Tổ chức thi đua 5S giữa các công ty để hoàn thiện chương trình 5S hơn.Trong mọi quá trình đánh giá, việc xây dựng bảng tiêu chí đánh giá là vấn đềcần chú ý hàng đầu Tùy thuộc vào điều kiện của từng doanh nghiệp, các tiêu chí đánhgiá thực hiện 5S được thiết lập cho phù hợp

Trong thực tế, việc phát động phong trào thực hiện 5S không quá khó nhưngduy trì và phát triển nó dài hạn lại một vấn đề khá khó khăn đối với các doanh nghiệpViệt Nam Ở hầu hết các doanh nghiệp, ý thức kỷ luật của nhân viên trong công việccòn chưa cao, do vậy kiểm tra, đánh giá thường xuyên trong giai đoạn đầu sẽ giúp triết

lý 5S dần trở thành thói quen của họ Ngoài ra, dựa vào quy mô của doanh nghiệp,chúng ta có thể thiết lập những đợt kiểm tra, giám sát lớn nhỏ khác nhau để đánh giácác hoạt động Sau khi 5S trở thành thói quen của nhân viên, việc đánh giá chỉ cầnthực hiện định kỳ 2 lần/năm để cải tiến chương trình 5S lên mức độ hiệu quả nhất

Ngoài các hoạt động kiểm tra đánh giá, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đếnviệc khen thưởng cho các bộ phận, cá nhân thực hiện tốt 5S Đây cũng là hình thứckhích lệ rất hiệu quả trong quá trình áp dụng 5S trong công ty Bên cạnh đó, tổ chứctham quan, giao lưu kinh nghiệm với các đơn vị đã áp dụng mô hình này sẽ góp phầnthúc đẩy tinh thần của nhân viên trong việc phát triển 5S lâu dài

Trường Đại học Kinh tế Huế

Đây là mô hình áp dụng hiện các doanh nghiệp Viet Nam nói chung và nhiều doanhnghiệp khác trên thế giới, cũng như hiện đang được áp dụng tại một số doanh nghiệpnhỏ và vừa ở Việt Nam ( Lê Minh Tâm, 2007)

1.1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện 5S

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khithực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhómcông tác và chỉ đạo thực hiện

– Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S,cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình Khi đã

có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trongcác hoạt động 5S

– Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S làtạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người

– Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặplại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.(Trần ĐặngMinh Ngọc,2011)

1.2 Tổng quan thực tiễn hệ thống quản lý 5s

1.2.1 Tổng quan thực tiễn hệ thống quản lý 5S tại các doanh nghiệp Việt Nam:

Mô hình 5S thực tế được áp dụng ở Việt Nam lần đầu tiên vào năm 1993 tại 1công ty Nhật (Vyniko) Hiện nay, ngày càng có nhiều công ty sản xuất Nhật đầu tưvào Việt Nam nên 5S ngày càng được phổ biến hơn Và không chỉ ở công ty Nhật màcác công ty, nhà máy Việt Nam cũng bắt đầu hoạt động 5S nhằm cải thiện môi trườnglàm việc, nâng cao ý thức cho nhân viên mình Đặc biệt, các cơ quan đoàn thể liênquan đến nhà nước như Bệnh Viện, các cơ quan công sở ở Việt Nam … cũng đã vàđang áp dụng chương trình 5S vào các phong trào trong cơ quan mình

Tuy nhiên, có một số điểm khác nhau đặc trưng giữa các doanh nghiệp làm 5S,

do đó có một số đơn vị làm thành công, bên cạnh đó cũng có không ít doanh nghiệpchưa làm tốt, chưa phát huy được hiệu quả của 5S

Ở Việt Nam đã từ rất lâu, có rất nhiều các chương trình đào tạo- huấn luyện vàhướng dẫn triển khai 5S, kèm theo là các chương trình hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành

và đơn vị sự nghiệp nhà nước cho doanh nghiệp song trong thực tế còn rất nhiều các

Trường Đại học Kinh tế Huế

kho khăn để áp dụng thành công 5S và đặc biệt là làm sao để 5S mang lại hiệu quảcao, bên cạnh đó là phải duy trì được hoạt động một cách lâu dài và hoàn toàn tựnguyện, làm sao để 5S phải được ăn sâu vào tiềm thức của mỗi thành viên trong tổchức, từ bảo vệ, tiếp tân, các phòng ban chức năng văn phòng/ nhà xưởng/ kho bãi vàlãnh đạo doanh nghiệp rồi ngay cả khách hàng và nhà cung ứng .

Mặc dù nhiều nghiên cứu trên thế giới chỉ ra lợi ích của việc áp dụng 5S và đưa

ra một số mô hình áp dụng vào các DN, nhưng những nghiên cứu này chưa phù hợpvới tình hình các DN Việt Nam Trong nước đã có một số tác giả nghiên cứu về 5Smang tính hàn lâm cao hay những nghiên cứu chưa mang tính thực tiễn Đại đa số cácnghiên cứu này mặc dù đã nêu bật được ưu điểm vượt trội khi áp dụng 5S nhưng lạichưa chỉ ra được hiện trạng áp dụng cũng như chưa đưa ra được mô hình thích hợpcho việc áp dụng phương pháp sản xuất này vào các doanh nghiệp ở Việt Nam.( TrầnVăn Dư,2014)

1.2.2 Bài học kinh nghiệm áp dụng hệ thống quản lý 5S của một số doanh

nghiệp ở Thừa Thiên Huế:

Không chỉ nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và đổi mới côngnghệ vào sản xuất, nhiều nhà máy sản xuất trên địa bàn trong lĩnh vực dệt may, chếbiến khoáng sản như: Công ty CP Dệt may Huế, Scavi Huế, Công ty CP Prime PhongĐiền… đang áp dụng chương trình 5S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng)trong quá trình hoạt động sản xuất Áp dụng 5S giúp doanh nghiệp (DN) tạo ra mộtnơi làm việc an toàn, môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và loại bỏ các lãng phí:vật tư trong quá trình sản xuất, phế phẩm, không gian do sắp xếp không ngăn nắp, cáchoạt động thừa, chờ đợi chậm trễ, lưu kho nhiều…

Qua quá trình áp dụng 5S, nhiều DN kể cả người lao động đều cho rằng dễ thựchiện nhưng đem lại hiệu quả cao hơn Đơn giản như nguyên tắc S1-sàng lọc rất quantrọng đối với nhà máy có nhiều nguyên vật liệu, máy móc làm giới hạn không gian làmviệc Một khi sắp xếp các đồ vật cần thiết như dụng cụ, nguyên liệu, thành phẩm, máymóc hợp lý sẽ giúp người lao động không phải “chết ngập” trong những đống rác, đồvật vô dụng, mà có được nơi làm việc thông thoáng, vệ sinh và an toàn

Trường Đại học Kinh tế Huế

Nguyên tắc S2-sắp xếp là sắp xếp đúng vật, đúng chỗ, có đánh số ký hiệu, giúp

dễ tìm, dễ thấy Nguyên tắc này giúp người lao động không tốn thời gian, sức lực vàoviệc tìm kiếm đồ nghề, dụng cụ, phải xoay trở nhiều khi thao tác do vướng víu, dichuyển, vận chuyển nguyên liệu và bán thành phẩm, lô hàng vòng vèo giữa các vị trítrong nhà xưởng do bố trí không hợp lý…

Duy trì môi trường làm việc sạch sẽ theo nguyên tắc S3-sạch sẽ có ảnh hưởngrất lớn đến sức khỏe và tâm lý của mọi người, an toàn nơi làm việc, chất lượng và tuổithọ của máy móc, thiết bị, chất lượng sản phẩm, nguyên vật liệu và hình ảnh của công

ty Với nguyên tắc này, nhiều nhà máy đã phân công người lao động dành vài phút vệsinh nhà xưởng, máy móc cuối mỗi ca hoặc sau mỗi ngày làm việc Việc làm này vừagiúp công nhân thư giản tay chân sau những tiếng đồng hồ tập trung vào công việc,vừa giúp môi trường làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng, tránh xảy ra ô nhiễm thứ cấp,cháy nổ…

Các hoạt động “sàng lọc- sắp xếp- sạch sẽ” được duy trì thường xuyên và đượcchuẩn hoá thành các công việc hằng ngày để tạo ra một nơi làm việc năng suất, thuậnlợi, an toàn, vệ sinh, đúng như tinh thần hưởng ứng Tháng hành động về an toàn, vệsinh lao động năm 2018 vừa được phát động tại các nhà máy công nghiệp trên địa bàntỉnh.(,2018)

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S Ở

CÔNG TY CP MAY VINATEX HƯƠNG TRÀ

2.1 Giới thiệu về công ty TNHH may Vinatex Hương Trà

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Tên giao dịch: VINATEX HUONG TRA GARMENT LIMITED COMPANY

Số lao động: 638 lao động (Năm 2016)

Số máy móc thiết bị: 900 Sản phẩm: Nam: vest, áo Jacket, quần, áo choàng, shirt, nữ, trẻ em, đồng phục

T-Sản phẩm chính: Blazer, coat, suits, jacket, trouser, chino pants

Năng lực sản xuất mỗi tháng: 80,000 sản phẩm áo suit nữ, áo coat và jacketnam nữ 50,000 sản phẩm quần nam nữ

Khách hàng chủ yếu: Sainbury,Primark, Denny, Topshop, George,…

Phương thức sản xuất chính : nhận gia công hàng áo xuất khẩu

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty cổ phần may Vinatex Hương Trà là đơn vị sản xuất kinh doanh hàngmay mặc, trực thuộc công ty Cổ phần Đầu tư phát triển Vinatex Sáng 17/7/2012, tạiCụm Công nghiệp Tứ Hạ, thị xã Hương Trà, Công ty CP Đầu tư phát triển Vinatex tổchức lễ động thổ xây dựng Nhà máy may Vinatex Hương Trà Dự án nhà máy mayVinatex Hương Trà được thực hiện bởi Công ty TNHH Vinatex Hương Trà, là sự hợptác của Công ty CP Đầu tư Phát triển Vinatex và Công ty CP Dệt May Huế - mộtdoanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam đóng trên địa bàn tỉnh Thừa ThiênHuế Đây là nhà máy thứ 3 trong chuỗi các nhà máy trong chương trình phát triển 300chuyền may của Công ty CP Đầu tư và Phát triển Vinatex Trong những năm qua, với

sự nỗ lực của công nhân viên, công ty đã vượt qua được những khó khăn ban đầu,đang phát triển bền vững khẳng định được vị trí của mình trên thị trường

2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi

Tầm nhìn :Bằng khát vọng và chiến lược đầu tư - phát triển bền vữngVINATEX IDC phấn đấu trở thành một Tổng Công ty may mặc hàng đầu của ViệtNam và khu vực Với năng lực sản xuất lớn và hiện đại cùng phương thức kinh doanhtiên tiến và hiệu quả

- Đối với người lao động: Xây dựng một môi trường làm việc tiện nghị, năngđộng, sáng tạo và nhân văn.

- Đối với đối tác, cổ đông: Luôn thực hiện tinh thần hợp tác cùng phát triển vàhiệu quả

- Đối với xã hội: hài hoá lợi ích doanh nghiệp và xã hội, luôn có trách nhiệmvới cộng đồng

Triết lý

- Tôn trọng con người: luôn tôn trọng và hợp tác với khách hàng, các đối tác vàđồng nghiệp, tạo niềm tin bằng thái độ đối xử công bằng, nhất quán và tinh thần tráchnhiệm cao

- Không ngừng cải tiến: luôn tìm tòi, học hỏi, nghiên cứu để xây dựng một tổchức có trình độ tổ chức điều hành và hoạt động tiên tiến và hiệu quả nhất nhằm cungcấp các sản phẩm tốt nhất

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH may Vinatex Hương Tr

2.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VINATEXHƯƠNG TRÀ

Trường Đại học Kinh tế Huế

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần may Vinatex Hương Trà

(Nguồn: phòng hành chính nhân sự của công ty )

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:

+Giám Đốc công ty là người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm về mọi hoạtđộng của công ty, là người phụ trách chung và điều hành trực tiếp các vấn đề về tàichính, công tác nhân sự, kế hoạch phát triển, sản xuất,…của công ty

+Phó Giám Đốc hành chính: là người thực hiện công tác ngoại giao với đối tácbên ngoài đồng thời quản lý các phòng ban ở công ty

KCS HoànThành

PhòngHCNS

Phòn

g KếToánK

Y Tế

Nhà Ăn

Bảo VệNhân SựNVHC

Trưởng KCS

Trường Đại học Kinh tế Huế

+Phó Giám Đốc kỹ thuật: là người xem xét, chịu trách nhiệm về mẫu mã màkhách hàng đặt, kiểm định chất lượng sản phẩm trước khi giao cho khách hàng

+Phòng Kế hoạch- xuất nhập khẩu: tham mưu với ban giám đốc Công ty côngtác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trong công ty theo định hướng phát triểncủa tổng công ty, tổ chức sản xuất chung trong phạm vi toàn công ty, công tác điều độsản xuất, thống kê kế hoạch sản xuất kinh doanh, quản lý, mua sắm và dự trữ các loạivật tư phục vụ sản xuất Xây dựng kế hoạch tổ chức công tác điều hành thực hiện kếhoạch sản xuất, thị trường

+Phòng kỹ thuật: Quản lý và kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các sản phẩmtheo đúng mẫu mã, quy trình kỹ thuật, chịu trách nhiệm chính về mặt kỹ thuật đối vớicác sản phẩm xuất xưởng, quản lý về an toàn kỹ thuật trong sản xuất, kết hợp vớiphòng kế hoạch theo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa, vật tư khi mua vàohoặc xuất ra

+ Phòng Cải tiến – KCS: Xây dựng, quản lý và phát triển các quy trình chấtlượng tại phân xưởng, tiến hành đánh giá sản xuất thử nghiệm chuẩn bị cho sản phẩmmới trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt, tiến hành kiểm tra các công đoạn sản xuất vàthành phẩm trước khi đóng gói

Trường Đại học Kinh tế Huế

là (707 người) tăng 10,81% tương đương 69 người so với năm 2016 Tuy nhiên tốc độtăng trưởng qua các năm lại có xu hướng giảm ( Từ 18,15% xuống còn 10,81% giảm7,34% ).

Theo đặt tính của ngành dệt may số lượng lao động nữ thường chiếm tỷ lệ cao hơn laođộng nam, tuy nhiên tốc độ tăng trưởng của lao động nữ lại tăng chậm hơn tốc độ tăng

Năm

Chỉ tiêu

2015(1)

2016(2)

2017(3)

trưởng của lao động nam.Cụ thể, số lao động nữ năm 2016 là 479 người tăng 75 ngườitương đương 18,27% so với năm 2015 (405 người), tăng thêm 24 người tương đương5,01% vào năm 2017( 503 người).Số lao động nam năm 2016 là 159 người tăng 24người tương đương 17,78% so với năm 2015 (135 người),tăng thêm 45 người tươngđương 28,3% vào năm 2017( 204 người).

Lao động trực tiếp là 383 người vào năm 2016 tăng 60 người tương đương18,21% so với năm 2015 (324 người),tăng thêm 69 người tương đương 18,01% vàonăm 2017(452 người ).Lao động gián tiếp năm 2016 là 255 người tăng 39 người tươngđương 18,1% so với năm 2015 (216 người),và giữ nguyên con số này vào năm 2017

Lao động của công ty chủ yếu rơi vào độ tuổi dưới 25 tuổi Cụ thể tổng số laođộng của công ty năm 2015 là 540 người thì có đến 367 người chiếm 67,96% dưới 25tuổi, tổng số lao động năm 2016 là 638 người thì có 433 người chiếm 67,87% dưới 25tuổi, và tổng lao động của năm 2017 là 707 người thì có 480 người chiếm 67,89%dưới 25 tuổi, cho thấy số lao động ở độ tuổi nàychiếm tỷ trọng cao và có xu hướngngày càng tăng qua các năm

Với đặc điểm của một công ty dệt may thì lao động phổ thông luôn chiếm tỷtrọng cao nhất, tuy nhiên nguồn lao động có trình độ cao đẳng, đại học ở công ty cũngtăng qua các năm, Cụ thể từ năm 2015 ( 135 người) đến năm 2016 ( 159 người) tăng

24 người tương đương tăng 17,78% người có trình độ đại học, cao đẳng Từ năm2016( 159 người) đến năm 2017( 173 người) tăng 14 người tương đương tăng 8,81%người có trình độ đại học, cao đẳng

Để có được số lao động tăng qua các năm thì công ty đã có nhiều nỗ lực trongcông tác tuyển dụng, đào tạo Và không ngừng tìm cách nâng cao môi trường làm việc,các chế độ đãi ngộ để làm hài lòng và thu hút người lao động Đội ngũ lao động củacông ty chủ yếu dưới 25 tuổi, là một nguồn lao động trẻ hoá năng động và sáng tạo,đồng thời trình độ lao động ngày càng cao cũng là một cơ hội lớn để công ty ngàycàng phát triển hơn

2.2.2 Đặc điểm về tài chính:

 Đặc điểm về doanh thu:

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bảng 2.2 Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch về doanh thu của công ty năm 2016 - 2017

KẾ HOẠCH DT (USD)

DOANH THU THỰC HIỆN(

USD)

(+/-) SO VỚI KH (USD)

TỶ LỆ TH/

KH (%)

DOANH THU ( USD)

2017/20 16 (+/ - )(USD)

TỶ LỆ 2017/20 16 (%)

THÁNG 1 205,173 196,786 (8,387) 96% 186,019 10,767 106%THÁNG 2 198,836 155,565 (43,271) 78% 88,930 66,635 175%THÁNG 3 254,441 207,562 (46,879) 82% 218,309 (10,747

)

95%

THÁNG 4 244,461 212,300 (32,161) 87% 178,599 33,701 119%THÁNG 5 270,338 205,200 (65,138) 76% 196,792 8,408 104%THÁNG 6 260,000 221,514 (38,486) 85% 238,899 (17,385

Trường Đại học Kinh tế Huế

tăng 7% so với kế hoạch tương đương 17,785 USD Có những tháng công ty xấp xỉđạt được kế hoạch đặt ra như tháng 1 96% thiếu 4 % tương đương 8,387 USD và tháng

9 94% thiếu 6% tương đương 14,980 USD.Còn những tháng còn lại doanh thu thựchiện của công ty đều không hoàn thành xa so với doanh thu kế hoạch ví dụ tháng 5 chỉđạt 76% thiếu 24% để hoàn thành kế hoạch tương đương thiếu 65,138 USD

.Qua đó cho thấy sự không đồng đều doanh thu giữa các tháng.Một số nguyênnhân dẫn đến sự không đồng đều về doanh thu trên là do:

-Tình hình đồng bộ hóa, chất lượng nguyên phụ liệu còn nhiều vấn đề là ảnhhưởng đến kế hoạch sản xuất

-Công tác quản lí, triển khai sản xuất còn nhiều hạn chế

-Công tác tiễn khai kỹ thuật, phục vụ sản xuất còn nhiều yếu kém, nghiên cứuchưa sâu và kịp thời, chuyển đổi mã hàng còn rất chậm

So sánh với năm 2016, thì doanh thu thực hiện năm 2017 tăng 79,720 USDtương đương tăng 3%.Điều này một phần là do trình độ tay nghề lao động của công tyngày càng cao hơn và sự phân công lao động hợp lí hơn năm 2016

Hình 2.2: Biểu đồ doanh thu thực hiện năm 2017 và năm 2016

( Nguồn: Báo cáo tổng kết năm 2017)

Nhìn vào biểu đồ trên cho thấy doanh thu thực hiện năm 2017 đạt cao nhất vàotháng 12 với 277,8 USD,Và doanh thu cao nhất của năm 2016 ở tháng 11 với

TH ÁN

G 1

TH ÁN

G 2

TH ÁN

G 3

TH ÁN

G 4

TH ÁN

G 5

TH ÁN

G 6

TH ÁN

G 7

TH ÁN

G 8

TH ÁN

G 9

TH ÁN G 10

TH ÁN G 11

TH ÁN G 12

DT THỰC HIỆN 2017 196,7 155,5 207,5 212,3 205,2 221,5 226,1 257,3 239,3 222,3 195,4 277,8 DOANH THU 2016 186,0 88,93 218,3 178,5 196,7 238,8 233,8 246,0 195,4 224,6 270,0 260,0

0 USD50,000 USD

BIỂU ĐỒ DOANH THU 2017 SO VỚI 2016

Trường Đại học Kinh tế Huế

270,02USD,điều này cũng dễ hiểu vì cuối năm thì các đơn hàng của công ty là nhiềunhất.

Mặc khác, cho thấy doanh thu thực hiện của năm 2016 và 2017 đều có sự biếnđộng không đồng đều,tuy nhiên doanh thu năm 2017có sự ổn định hơn so với năm2016.Điều này một phần là do trình độ tay nghề lao động của công ty ngày càng caohơn và sự phân công lao động hợp lí hơn năm 2016

 Thu nhập của người lao động:

Bảng 2.3: Bảng tổng hợp so sánh lương bình quân

(ĐVT: đồng)

Bộ phận Lương bình quân Chênh lệch 2017/2016 Tỷ lệ so sánh

(%) Năm 2016 Năm 2017

Lao động gián tiếp 3,976,523 4,634,398 657,875 117%

Nguồn: phòng lao động tiền lương Nhận xét:

Năm 2017, chính sách tiền lương và các chế độ khác đã có nhiều thay đổi đáng

kể, so với năm 2016 lương bình quân công nhân may chỉ từ 3,4 triệu đồng/ tháng thìnăm 2017 lương bình quân công nhân may đã tăng lên trên 4,2 triệu đồng/ tháng,chênh lệch 825 nghìn đồng/tháng tương đương tăng 24%

Đối với lao động gián tiếp lương bình quân từ gần 4 triệu đồng/tháng năm

2016 lên 4,6 triệu đồng/tháng năm 2017 chênh lệch 657 nghìn đồng/tháng

Đây là điều kiện hết sức thuận lợi cho công tác tuyển dụng và ổn định lao độngtrong năm 2018 Ngoài chính sách về tiền lương chính sách hỗ trợ cho lao động có connhỏ sau khi đi làm lại với 200.000đồng/ tháng trong vòng 6 tháng đã khích lệ ngườilao động yên tâm làm việc và gắn bó với công ty

2.3 Tình hình áp dụng 5S tại công ty cổ phần may Vinsatex Hương Trà

2.3.1 Công tác lên kế hoạch triển khai hệ thống quản lý 5S

2.3.1.1 Chuẩn bị

Quá trình chuẩn bị ở công ty gồm các nội dung chính sau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Ban lãnh đạo công ty phân tích những thuận lợi, những khó khăn, cũng nhưchi phí, lợi ích hoạt động 5S mang lại Trong giai đoạn này BLĐ cố gắng phân tích vàtìm hiểu những nguyên lí, lợi ích 5S và cam kết thực hiện 5S.

-Lãnh đạo doanh nghiệp có thể đi tham quan một số các doanh nghiệp như:Scavi, công ty dệt may Huế để học hỏi kinh nghiệm.Bằng các chuyến tham quan thực

tế, cán bộ trong ban chỉ đạo 5S có thể nhận thấy lợi ích của 5S cũng như cách thức màcác doanh nghiệp đã vận dụng thành công

-BLĐ cam kết thực hiện 5S trong tổ chức, cam kết sẽ đảm bảo các nguồn lựctrong toàn bộ quá trình thực hiện, cam kết có sự tham gia của lãnh đạo và đại diện củatất cả các phòng ban có liên quan trong tổ chức

-Thành lập ban 5S của công ty chuyên phụ trách về các công việc liên quan đến5S

-Đào tạo nhận thức về 5S cho toàn bộ công nhân viên ở công ty ,đào tạo lýthuyết cũng như những kinh nghiệm học hỏi được từ các tổ chức đi trước trong việcthực hành 5S

2.3.1.2.Thông báo chính thức của lãnh đạo

Lãnh đạo của công ty tuyên bố về viêc thực hiện 5S

- Thông báo chính thức về chương trình thực hành 5S: BLĐ công ty thông báocho toàn thể công nhân các nội dung liên quan đến việc thực hành 5S

- Trình bày mục tiêu của chương trình 5S

- Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phâncông nhóm/cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực

- Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bảngtin…

- Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người.Công ty tổchức các lớp học về 5S cho công nhân, thời gian học là 30 phút,công ty sẽ tính tiềntăng ca cho công nhân

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.3.1.3 Thực hiện Seiri (Sàng lọc )

-Dựa vào bảng trên để sàng lọc các vật dụng không cần thiết:

Bảng 2.4 Danh sách các vật dụng không cần thiết theo đúng tiêu chuẩn

Đối tượng Thời gian không

sử dụng

Đánh giá bởi

Nhận xét Người

thứ nhất

Người thứ hai

Tạp chí cũ, cây cảnh đặt không

Ngườiđứng đầu Giám đốcVật dụng cá nhân không phục vụ

Ngườiđứng đầu Giám đốc

là sự kiểm tra lần 2 của giám đốc:

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Nếu cả 2 lần kiểm tra đều không có lí do để giữ lại những vật dụng đó,thì các

tự sao cho giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các quá trình trong hệ thống

Các vật dụng được đánh số hoặc dán nhãn tên giúp mọi người trong công ty cóthể dễ dàng nhận biết và tìm kiếm

Bã chè

Nguồn phòng hành chính

Các vật dụng thường bị bụi bẩn do các yếu tố như rác, bụi, giấy gói

 Nếu vật dụng bị bẩn do rác và bụi thì cần phải làm vệ sinh dọn dẹp rác, lauchùi bụi

 Nếu vật dụng bị bẩn do giấy gói thì cần vệ sinh giấy gói hoặc thay giấy góicho vật dụng đó

Các máy móc thường bị bẩn do dầu mở và phế liệu

 Nếu máy móc bị bẩn do dầu mỡ thì công nhân thợ máy trong quá trình sửachữa phải lau chùi, vệ sinh cho máy móc

Trường Đại học Kinh tế Huế